RISICO-INVENTARISATIE EN EVALUATIE. Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (ibmg) Erasmus Universiteit Rotterdam

RI&E inclusief maatregelen iBMG 5 januari 2012, versie definitief inclusief prioritering

RISICO-INVENTARISATIE EN –EVALUATIE Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (iBMG) Erasmus Universiteit Rotterdam

Juli 2011 Alleen tabel met knelpunten en verbetersuggesties INCLUSIEF TE NEMEN MAATREGELEN iBMG November 2011

RI&E Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg inclusief maatregelen, versie definitief inclusief prioritering

1 deelrapportage specifiek voor iBMG Risico-Inventarisatie en –Evaluatie iBMG Onderwerp

Plan van Aanpak

Constatering / Risico / Knelpunt

Plan van Aanpak R

P

Datum gereed

Arbozorg en verzuimbeleid iBMG beschikt niet over een actuele RI&E noch over 1 Stel een ‘Plan van Aanpak’ op naar aanleiding van een actueel plan van aanpak. deze rapportage om tot een wettelijk goedgekeurde versie van de RI&E te komen. Betrek de BMG-raad bij het opstellen van het plan van aanpak H

Arbo- en verzuimbeleid

Advies / te nemen maatregel

Naam verant woorde lijke

Het overkoepelende arbobeleid van de EUR is integraal onderdeel van het HR-beleid, waaraan door middel van de mandaatregeling (onderdeel van Bestuurs- en Beheersreglement van de EUR) uitvoering wordt gegeven door de organisatieonderdelen. Voorbeelden hiervan zijn: beleidsregels m.b.t. ziekteverzuim, regeling ongewenst gedrag, KANS folder. Voor de harde kant van Arbo worden vanuit het SSC EFB (universitaire) procedures vastgelegd.

3

Nov 2011

Reactie: Kans Folder staat op het BMG intranet en wordt standaard meegegeven aan de nieuwe medewerkers. Nieuwe medewerkers worden tevens uitgebreid geïnformeerd over ARBO-aspecten. Gezien de aard van de werkzaamheden bij iBMG acht het management een jaarlijks beleidsplan niet noodzakelijk. Aanvullend daarop:

Er is een preventiemedewerker voor iBMG benoemd;Mevrouw Y. Lengkeek, Stafmedewerker facilitaire zaken vervult deze taak. M

Maetis N.V.

Maatregel 1: Geert Het plan van aanpak is in november gereed en wordt besproken in de BMG-raad van 22 november. Het plan van aanpak omvat de RI&E, aangevuld met de voorgestelde maatregelen. Maak het arbobeleid breder bekend binnen de organisatie, bv door het jaarlijkse arbobeleidsplan en het plan van aanpak behorende bij de deze RI&E breed te communiceren.

Maatregel 2: Eén keer per jaar (januari) wordt een herinneringsmail verstuurd. Ook worden medewerkers geïnformeerd bij relevante wijzigingen/ontwikkelingen via mail/intranet.

Yvonne

Doorlopend

2


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie iBMG

Plan van Aanpak

Onderwerp


R

Verzuim procedure

De verzuimprocedure en het verzuimreglement zijn aanwezig en schriftelijk vastgelegd. Medewerkers kunnen de afspraken lezen op intranet. De HRafdeling is naast de directe leidinggevenden het eerste aanspreekpunt bij vragen over het reintegratietraject. Niet alle leidinggevenden pakken hun rol in het verzuimproces op. Zo is er zelden op de eerste dag contact met de verzuimende medewerker. Deze meldt zich ziek bij het secretariaat. De verslaglegging van de verzuimgesprekken gebeurt niet consequent.

3

P

Beleidsoverleg/

Een goede, digitale verzuimregistratie is aanwezig. De 3 verzuimcijfers kunnen worden opgesplitst naar zowel leeftijd, geslacht, afdeling en functie, de frequentie en duur van het verzuim. Dit geeft een goed inzicht in de verzuimcijfers. 1x per jaar wordt een uitdraai ontvangen. Dit is tbv het sociaal jaarverslag. Opgemerkt dient te worden dat de indruk bestaat dat de verzuimcijfers mooier lijken dan ze in werkelijkheid zijn, omdat mn het wetenschappelijk personeel zich niet altijd ziek meldt, maar een dag gaat thuis werken bij ziekte. Binnen iBMG wordt op diverse niveaus formeel 3 overleg gevoerd: er is 2-wekelijks een MT-overleg. 1x

Maetis N.V.

Datum gereed

Draag zorg voor een goede uitvoering en borging van de rol van de leidinggevenden in het gehele verzuimproces (zorg ook voor goede verslaglegging van de verzuimgesprekken) en bied de leidinggevenden eventueel een training verzuimmanagement aan. Geef extra aandacht aan het hersteld melden. Reactie: Het hersteld melden gaat ons inziens goed en wordt consistent uitgevoerd. M

Maatregel 3: We brengen de rol van de leidinggevende bij het ziekteverzuim onder de aandacht bij de sectieleider.

Geert

Nov 2011

M

Maatregel 4: In de ziekmeldingsmail wordt we de standaardzin opgenomen dat de leidinggevende geacht wordt tijdens de eerste ziektedag contact op te nemen en dat regelmatig te blijven doen tijdens de ziekteperiode. Vraag om het verzuim te kunnen monitoren 1x per kwartaal de verzuimcijfers (percentage, frequentie en duur) op en bespreek deze in het MT.

Elif/ Secret.

December/ Doorlopend

M

Maatregel 5: Het verzuim wordt één keer per kwartaal gerapporteerd aan – en besproken in – het MT.

Julie

Doorlopend

L

-

Het hersteld melden gaat niet altijd goed.

Verzuim registratie



Continueer het houden van overleg. Agendeer ook arbo en verzuim regelmatig.

3


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie iBMG Onderwerp


Werkoverleg

per maand een sectieleidersoverleg. 1x per maand een overleg van de directeur bedrijfsvoering met de hoofden van de staf. Per sectie is er wisselend aantal keren per jaar overleg. Arbo en verzuim is geen vast agendapunt bij deze overleggen.

OR / Er is een FR aanwezig binnen iBMG, de BMG-raad. Er faculteitsraad wordt nog geen jaarplan opgesteld. De BMG-raad is (FR) betrokken bij de totstandkoming van de RI&E.

Preventiemedewerker

Beroepsziekte, beroepsgerelateerde klachten

Mevrouw Yvonne Lengkeek Stafmedewerker facilitaire zaken is als preventiemedewerker benoemd. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de preventiemedewerker zijn beschreven. Ook de maatwerkscholing staat beschreven. De functie en de persoon van de preventiemedewerker is nog niet bekend bij alle medewerkers. Bij elke nieuwe medewerker die in dienst komt richt zij de werkplekken conform de eisen in. Daarna is er sprake van een reactief beleid.

Plan van Aanpak R

Advies / te nemen maatregel -

3

L

Datum gereed

Yvonne

Maart 2012

Bespreek ook het plan van aanpak RI&E en laat periodiek de preventiemedewerker punten over het Arbo-beleid in de overlegstructuren toelichten.

Reactie: De RI&E wordt breed besproken. Conform maatregel 5 wordt het verzuim regelmatig besproken. Het plan van aanpak / jaarplan voortkomende uit deze rapportage zal besproken moeten worden met de BMG-raad. Stel een regeling op om jaarlijks de voortgang van het plan van aanpak met de BMG-raad te bespreken. Reactie: Een regeling wordt niet nodig geacht. In voorkomende gevallen worden ARBO-punten geagendeerd. Richt samen met de preventiemedewerker het beleid zodanig in dat er sprake is van een algehele individuele inventarisatie van alle bestaande werkplekken. Hierdoor wordt de RI&E compleet conform de arbowetgeving.

2

Er zijn het laatste jaar geen beroepsziekten 3 geconstateerd door de Arbodienst en gemeld aan het Nederland centrum voor Beroepsziekten (NCB). Voor de gehele EUR is een beperkt aantal werkgerelateerde psychische klachten gemeld door de bedrijfsarts.

Maetis N.V.

P


Reactie: De preventiemedewerker geeft standaard aan de nieuwe medewerkers werkplekadvies. H

L

Maatregel 6: Een ronde werkplekonderzoek door het gehele instituut is reeds opgestart. Vraag bij de bedrijfsarts na of dit ook medewerkers van iBMG betreft. Neem zo nodig passende maatregelen ter preventie in de toekomst. Reactie:

4


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie iBMG

Plan van Aanpak

Onderwerp


R

AOS / PMO

Het is niet alle medewerkers bekend welke 3 mogelijkheden er zijn om het arbeidsomstandighedenspreekuur (het spreekuur bij de bedrijfsarts waar een medewerker terecht kan die niet verzuimt, maar wel een vraag heeft over zijn werk in relatie tot zijn gezondheid (AOS)) te bezoeken. Ook leidinggevenden zijn vaak niet op de hoogte. Er is geen PMO-beleid (Preventief Medisch Onderzoek gericht op de effecten van de risico’s die het werk met zich mee brengt) geformuleerd en geïmplementeerd.

P

Nieuwe medewerkers van iBMG worden ontvangen door de preventiemedewerker, die hen dan wegwijs maakt op het gebied van een aantal arbozaken. Zij stelt ook de werkplek van de nieuwe medewerker goed in. Een introductieprogramma is er verder niet. De nieuwe medewerker wordt voorgesteld aan zijn collega’s.

3

Datum gereed

Navraag is gedaan. Voor iBMG niet aan de orde Stel uw medewerkers op de hoogte van de mogelijkheden van het AOS. In hoofdstuk 10 wordt een PMO-advies geformuleerd. Bespreek dit met de bedrijfsarts en neem het PMO advies mee in het plan van aanpak. Reactie: De belangrijkste PMO-maatregel betreft de werkplek. Daaraan is binnen het lopende beleid, aangevuld met de uit dit rapport resulterende maatregelen voldoende invulling gegeven. Een aanvullend beleid wordt niet nodig geacht. M

Introductie



Aanvullend: Maatregel 7: Medewerkers zullen via intarnet worden gewezen op de mogelijkheid van AOS. Dit wordt ook standaard meegegeven aan nieuwe medewerkers bij de introductie. Het introductieprogramma dient ondermeer aandacht te schenken aan Arbo aspecten. Zeker voor nieuwe medewerkers is het belangrijk om de volgende zaken bij indiensttreding duidelijk aan de orde te laten komen: Ontruiming (BHV-organisatie) Instelling beeldschermwerkplek Algemene en specifieke werkinstructies.

Elif

Reactie: De constatering klopt niet. Nieuwe medewerkers worden consistent geïnformeerd over relevante ARBO-zaken. Tevens is er een introductieprogramma dat ook consistent wordt uitgevoerd.

Maetis N.V.

5




Plan van Aanpak R

P

L

Voorlichting, onderwijs en instructies

Medewerkers worden onvoldoende structureel geïnstrueerd met betrekking tot de arbeidsomstandigheden in hun werk. Er is geen structuur aanwezig om in het werkoverleg om procedures te bespreken. Een compleet beleid op het gebied van voorlichting en onderricht ontbreekt, zoals bv het beleid over agressie en geweld en de BHV-organisatie.

3

Advies / te nemen maatregel Aanvullend: Maatregel 8: Het introductieprogramma wordt geëvalueerd en op basis daarvan eventueel aangepast. Stel vanuit deze RI&E een opleidingsplan op. De voorlichting voor de medewerkers moet toegespitst zijn op de functie en de werkplek. Te denken valt aan: Werkinstructies over wat te doen bij calamiteiten. De inrichting van de beeldschermwerkplek. Ongewenst gedrag Houdt toezicht op de uitvoering van dit beleid, evalueer regelmatig het effect en stuur bij.


Datum gereed

Julie

Maart 2012

Reactie: De medewerkers worden goed geïnformeerd, zeker ook als de reeds aangekondigde maatregelen worden geëffectueerd. Er heeft onlangs een ontruimingsoefening plaatsgevonden. Een opleidingsplan wordt niet nodig geacht. M

PBM’s (Persoonlijke beschermingsmiddelen)

Gezien de aard van de werkzaamheden is er geen PBM-beleid aanwezig.

-

-

Aanvullend: Maatregel 9: Er wordt een regeling voor ongewenst gedrag open vastgesteld en gecommuniceerd. -

Keuringen/ Machines/ Gereedschappen Voorschriften Gezien de aard van de werkzaamheden zijn er geen veiligheidsvoorschriften van toepassing Algemene voorzieningen Pauzeruimtes Er is een ruimte die als pauzeruimte wordt gebruikt. -

Maetis N.V.

6




Plan van Aanpak R

P



Datum gereed

Er wordt in deze ruimte elke dag een gezamenlijke lunch gehouden.

Elektrische installatie

Magazijnstellingen

Werktijden / pauze Schadelijk / hinderlijk geluid

Inrichting Arbeidsplaatsen Er wordt enorm veel gebruik gemaakt van 2 Zie toe op een normaal gebruik van verlengsnoeren. verlengsnoeren wat kan leiden tot overbelasting van Werk kabels weg onder het bureau. het net en tot struikelgevaar bij calamiteiten. Ook trekt men regelmatig met de voeten kabels los bij het Yvonne M Maatregel 10: gaan verzitten achter een bureau. Verlengsnoeren worden waar mogelijk weggewerkt. Bijna alle bureaus bij iBMG zijn voorzien van kabelgoten. ICT Helpdesk heeft als taak bij het installeren van de werkplekken deze kabels in de kabelgoten weg te werken. Dit was niet bekend bij de medewerkers van ICT Helpdesk.

2

In de diverse archiefruimtes zijn de magazijnstellingen soms niet geschoord. Omdat de stellingen tot boven aan toe gebruikt worden bestaat de kans op omvalgevaar

2

Uitgevoerd

Bespreek het wegwerken van de kabels met de medewerkers van ICT helpdesk en zie toe op uitvoering van deze taak. M

Maatregel 11: Snoeren worden waar mogelijk in de kabelgoten verwerkt. Bevestig de kasten tegen de wand. Gebruik bovenste laag van de stellingkasten niet

M

Maatregel 12: Kasten worden voor zover dit nog niet is gebeurd waar nodig bevestigd. Werk- en rusttijden 3 L Blijvend aandachtspunt.

Yvonne

Uitgevoerd

Yvonne

dec 2011

Werktijden en pauzes zijn vastgelegd en bekend gemaakt bij de medewerkers. Blootstelling aan diverse risico’s Gezien de aard van de werkzaamheden is er geen 2 Op dit moment is men bezig de pompen trillingsvrij te sprake van schadelijk of hinderlijk geluid door plaatsen. Evalueer het eindresultaat hiervan gedegen. machines. Het geluid van de klimaatbeheersing is een constant punt Wel is er op de 8e etage sprake van hinderlijk van aandacht, maar de technische mogelijkheden zijn achtergrondgeluid, omdat er op het dak (8e etage is beperkt.

Maetis N.V.

7



Constatering / Risico / Knelpunt de hoogste verdieping) pompen staan van het ventilatie systeem. Deze pompen staan direct op het betonnen dak. Bij het aanslaan en het werken van die pompen is er sprake van trillingen en geluidsoverlast Veel medewerkers geven aan dat de klimaatbeheersing erg veel geluid maakt in de kamers. Er wordt buiten gerookt, vlak bij de ingangen. Dit kan hinder geven bij passanten en/of gebruikers van het pand.

Roken

Fysieke belasting

Gezien de aard van de werkzaamheden is er sprake van fysieke belasting op het gebied van beeldschermwerk

Plan van Aanpak R

3

P


M

Maatregel 13: Evaluatie trillingvrij maken pompen

L

Rookplaats aanwijzen verder van de toegangsdeuren af.

1

Medewerkers hebben geen voorlichting gekregen m.b.t. beeldschermwerk. Als een medewerker klachten aangeeft dan volgt een werkplekonderzoek door de preventiemedewerker. Er is geen inventarisatie geweest op individueel niveau.

1

Yvonne

Datum gereed

Januari 2012

Reactie: Ons zijn geen klachten bekend. De huidige hoek schermt de rokers af voor koude. Derhalve wordt de aanbeveling niet opgevolgd. Breng de fysieke belasting van de medewerkers dmv onderzoek precies in kaart. Tref maatregelen om knelpunten op het gebied van de fysieke belasting te verminderen. Mevrouw Y. Lengkeek doet deze werkzaamheden op afroep bij klachten. Beter is het om dit te structureren. Bij nieuwe medewerkers zit de inrichting van de werkplek in het introductiepakket H

Beeldscherm- De inrichting van de beeldschermwerkplekken op de werk, KANS diverse etages voldoet niet altijd aan de eisen.


Reactie: Bij maatregel 6 wordt dit reeds meegenomen. Het is een standaard onderdeel bij de introductie. Geef de medewerkers periodiek voorlichting over het werken met beeldscherm en pas de werkplekken aan. Breng de werkplekken individueel in kaart. Voer een preventief beleid en breng van alle beeldschermwerkplekken de ergonomische aspecten in kaart. Deze inventarisatie kan gelijk benut worden voor een beeldschermvoorlichting aan de medewerkers. Plaats beeldschermen recht voor de gebruiker, zodat

Maetis N.V.

8




Plan van Aanpak R

P

Niet alle werkplekken van de medewerkers zijn geïnventariseerd en aangepast aan de desbetreffende medewerker.



Datum gereed

Yvonne

Feb 2012

medewerker, toetsenbord en scherm zich in een rechte lijn bevinden. Juist bij flexplekken is het van belang dat deze maximaal instelbaar zijn

De flexplekken zijn niet allemaal voorzien van voldoende in hoogte verstelbare bureaus.

Maatregel: De bureaus die op de werkplekken staan zijn verstelbaar

H

Gevaarlijke stoffen -

Register gevaarlijke stoffen Product informatie bladen Afzuiging chemische stoffen Opslag Chemische stoffen

Er wordt geen gebruik gemaakt van chemische of anderszins gevaarlijke stoffen

Taakeisen:

Over het algemeen scoort dit blok redelijk. 2 Werkdruk, snelheid van werken en werkhoeveelheid zijn niet altijd goed te reguleren. Er zijn veelvuldige verstoringen in het werk. Het

Werktempo en

Reactie: Zie o.a. eerdere maatregel en bestaand beleid. Verder: Maatregel 14: Alle bureaus van flexplekken die niet handmatig te verstellen zijn worden vervangen.


-

-

-


-

-

-


-

-

-

Maetis N.V.

Welzijn L Stel een op het gebied van welzijn een gedragen pva (= plan van aanpak) op en neem dat gedeelte mee in het integrale pva vanuit de RI&E. Draag er zorg voor dat de beeldschermwerkplekken

9




werkhoeveelheid

WP kiest vaak voor een dag thuis werken als er met concentratie gewerkt moet worden. Binnen het faculteitsbureau is het een druk jaar geweest doordat er veel verloop was. Er is geen sprake van emotionele belasting. Lichamelijke inspanning wordt behoudens de belasting tgv beeldschermwerk niet ervaren. Opvallende opmerkingen: Het WP geeft aan dat je zo veel kunt werken als je wilt. Je moet zelf grenzen stellen en dat is soms lastig. Zo lang het werken leuk is, is het niet erg om het druk te hebben. Laatste jaren is het prestatiegerichte en bedrijfsmatig werken toegenomen. Dat geeft meer ervaren werkdruk.

Emotionele belasting Lichamelijke inspanning

Over het algemeen scoort dit blok voldoende. Er is voor de meeste geïnterviewden veel afwisseling in het werk. Er wordt in voldoende mate een beroep gedaan op de aanwezige vaardigheden. Afwisseling Er zijn voor een groot deel van de in het werk geïnterviewden voldoende kansen om hun kennis en vaardigheden te vergroten. Leermogelijkheden Opvallende opmerkingen: Voor ondersteunend personeel zijn er veel scholingsmogelijkheden om zich te Veelzijdigheid van het werk:

Maetis N.V.

Plan van Aanpak R

P



Datum gereed

goed ingericht zijn en dat de medewerkers voldoende (micro)pauzes nemen.

-

Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: Er vindt op dit moment een medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats. Dat geeft een totaler beeld dan deze RI&E op dit punt. Op basis daarvan zal het aspect welzijn verder worden opgepakt. 3

L

-

-

Behoud het goede. Bekijk de ontwikkelingsmogelijkheden voor de medewerkers en maak dit tot standaard onderwerp bij de jaargesprekken. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: De aanbevelingen zijn conform de gangbare praktijk.

10




R

P


Het blok regelmogelijkheden scoort over het 3 algemeen voldoende. Er is voldoende zelfstandigheid in het werk om het eigen werk in te delen en de volgorde te bepalen. Ook de werktijden zijn vaak flexibel in te plannen. Er is voldoende ruimte voor inspraak. Gestructureerd werkoverleg wordt op de meeste afdelingen gehouden. De frequentie wisselt van 1x per week tot 2x per jaar. Arbo staat niet met regelmaat op de agenda. Opvallende opmerkingen: Medewerkers geven aan dat de student altijd prioriteit heeft en de werkzaamheden regelmatig verstoren. Er zijn veel bilaterale overlegvormen.

L

-

3 Dit blok scoort over het algemeen voldoende. Het meest tevreden is men over de afstemming en samenwerking met de directe collega’s. De sfeer wordt door de meeste geïnterviewden als goed, ontspannen en informeel ervaren. De relatie met de leidinggevende is in het algemeen voldoende. Opvallende opmerkingen:

L

-

Regelmogelijkheden: Zelfstandigheid in het werk Inspraak

Sociaal organisatorisch: Relatie met collega’s Relatie met

Plan van Aanpak

Maetis N.V.


Datum gereed

ontwikkelen. Daar wordt ook veel gebruik van gemaakt. Een cursus volgen geeft regelmatig agendatechnische problemen bij het WP, waardoor zij ervan af zien.

-

-

Stel een op het gebied van welzijn een gedragen pva (= plan van aanpak) op en neem dat gedeelte mee in het integrale pva vanuit de RI&E. Maak binnen alle geledingen het werkoverleg gestructureerd met een agenda en actiepuntenlijstje. Zet ook arbo en verzuim met enige regelmaat op de agenda. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: De aanbevelingen zijn conform de gangbare praktijk, behoudens wellicht bij sommige werkoverleggen op het punt van agenda en actiepuntenlijst. De behoefte daaraan is wisselend per werkoverleg. Dit wordt niet vanuit centraal gereguleerd. -

Behoud het goede. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: Dit wordt meegenomen n.a.v. uitkomsten van het lopende medewerkers-tevredenheidsonderzoek.

11




direct leidinggevende

-

Arbeidsvoorwaarden: Toekomstonzekerheid

Plan van Aanpak R

P


3

L

-

Datum gereed

Sommige geïnterviewden zien hun leidinggevende alleen bij het functioneringsgesprek. Er is veel inhoudelijke kennis bij de collega’s aanwezig. Iedereen is bereid die kennis te delen en staat open voor vragen. De teams op J7 zouden meer met elkaar verbonden moeten zijn.

Dit blok scoort in het algemeen redelijk. Een deel van de geïnterviewden geeft aan dat hun toekomst niet altijd zeker is. Zij hebben een langlopend tijdelijk contract.

Opvallende opmerkingen: Je moet zelf aan de bel trekken bij je begeleider om er achter te komen of er ook na je tenue track nog werk voor je is. Functieprofielen van UHD zijn onduidelijk. Daardoor zijn de promotiecriteria om van UD naar UHD te gaan ook niet duidelijk. Dat geeft het gevoel dat er sprake is van willekeur bij benoemingen. 3 Welbevinden: Dit blok scoort in het algemeen goed. De medewerkers hebben over het algemeen plezier in het werk. Plezier in het De betrokkenheid van de medewerkers is redelijk werk eenduidig en beperkt zich vooral tot het eigen werk/ afdeling en iBMG. BetrokkenDe betrokkenheid lijkt door de snelle groei van heid bij de iBMG wat af te nemen. organisatie Seniorenbeleid is er niet, anders dan een regeling voor meer vrije dagen (die dan moeilijk op te nemen zijn).

Maetis N.V.


-

Stel een op het gebied van welzijn een gedragen pva (= plan van aanpak) op en neem dat gedeelte mee in het integrale pva vanuit de RI&E. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: Zie eerdere reacties m.b.t. plan van aanpak welzijn. De functieprofielen van UHD zijn helder beschreven in de UFO. Ook de benoemingsscriteria zijn bekend.

L

-

-

Stel een op het gebied van welzijn een gedragen pva (= plan van aanpak) op en neem dat gedeelte mee in het integrale pva vanuit de RI&E. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op.

Reactie: Zie eerdere reacties op dit punt.

12




Plan van Aanpak R

P


3

L

-


Datum gereed

Opvallende opmerkingen: De betrokkenheid bij de EUR is er als er zakelijk contact is met mensen van buiten de EUR. Er is vanuit het werk ook een betrokkenheid met ErasmusMC. Er zijn medewerkers die ook graag na het pensioen door willen werken. De gezamenlijke lunch is een goed middel om elkaar tegen te komen.

Spanning: Herstelbehoefte Piekeren

Dit blok scoort in het algemeen voldoende. Het werk loslaten lukt in het algemeen wel, maar sommige van de geïnterviewden geven aan thuis meer met het werk bezig te zijn dan ze willen.

-

Opvallende opmerkingen: Accepteren dat het niet klaar is moet je leren. -

Stel een op het gebied van welzijn een gedragen pva (= plan van aanpak) op en neem dat gedeelte mee in het integrale pva vanuit de RI&E. Heb aandacht voor de medewerkers die moeite hebben met het herstellen en het werk lastig kunnen los laten. Denk hierbij bv. aan een training omgaan met werkdruk of een cursus timemanagement. Bespreek de opvallende opmerkingen in het werkoverleg en vraag naar de herkenning hiervan bij de collega’s en los eventuele knelpunten op

Reactie: Er is een P&O-cyclus waarin dit soort zaken worden besproken. Medewerkers hebben daarbij voldoende opleidingsmogelijkheden. Aanvullende maatregelen worden niet nodig geacht.

Maetis N.V.

13


2 deelrapportage bevindingen bij iBMG die EUR-breed opgepakt moeten worden Risico-Inventarisatie en –Evaluatie IBMG Onderwerp


Plan van Aanpak R

P


Arbozorg en verzuimbeleid Regels over het gebruik of in het bezit zijn van 3 Neem regels over het bezit zijn van versuffende versuffende medicijnen, drugs, alcohol zijn nog niet medicijnen, drugs, alcohol op in een (huis)reglement en opgenomen in een (huis)reglement. Er zijn wel verstrek het reglement aan alle medewerkers en laat hen algemene bepalingen in o.a. het reglement van orde, tekenen voor ontvangst. CAO-NU, Integriteitcode, waarin staat dat je je moet gedragen als een goede medewerker. Reactie: We zullen dit melden aan EUR-Centraal. Ons inziens is tekenen voor ontvangst vergand. Bedrijfsonge- In 2010 zijn er geen bedrijfsongevallen gemeld. De 3 Blijf alert op bedrijfsongevallen en let op dat er geen vallen verantwoordelijkheid van de registratie en melding onderregistratie plaats heeft. van ongevallen ligt bij de bewaking. Reactie: Waarvan acte. Vertrouwens- De EUR heeft een beleid dat alle vormen van agressie, 3 Breng het beleid en de procedure ongewenst gedrag persoon/ geweld, (seksuele) intimidatie, pesten en discriminatie nogmaals goed onder de aandacht bij alle medewerkers. beleid tegen personeel en studenten tegengaat. De EUR Laat dit bij voorkeur doen door de vertrouwenspersoon. ongewenst heeft vertrouwenspersonen en een gedrag klachtencommissie. Eea staat in een folder en op Reactie: intranet. Desondanks weten veel medewerkers niet Er is een vertrouwenspersoon op EUR-niveau. wat ze moeten doen bij ongewenst gedrag. Tevens heeft iBMG een vertrouwenspersoon voor In 2010 zijn er voor de EUR 7 meldingen bij de jong BMG-ers. Mogelijk moet dat wat breder. vertrouwenspersoon gedaan. M Maatregel 15: De meerwaarde van een vertrouwenspersoon op iBMG-niveau wordt bezien en afhankelijk daarvan wordt deze ‘ingesteld’. Communicatie vindt in dat licht ook plaats. Risicogroe23% van de medewerkers is ouder dan 45 jaar deze 2 Maak voor deze groepen personeel van iBMG aanvullende pen groep wordt bestempeld als een risicogroep. afspraken. Dit kan op groepsniveau of op individueel

Naam verant Datum woorde gereed lijke

Alcohol, drugs en medicijnen

Maetis N.V.

Geert

Maart 2012

14


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie IBMG Onderwerp


Plan van Aanpak R

P



niveau. Stel voor gehele organisatie een beleidskader op voor het leeftijdsbewustpersoneelsbeleid (LPB). Denk hierbij bijvoorbeeld aan een nulmeting van de leefstijlgewoonten en leefstijleffecten (o.a. fysieke klachten en stressgevoelens) van de oudere medewerkers. Die vullen daartoe een vragenlijst in, bv via internet. Dit kan gecombineerd worden met fysieke gezondheidsmetingen, zoals bloeddruk, cholesterol, glucose longinhoud en BMI. Daarnaast kan er gekeken worden naar: o Welk factoren, thuis en op de werkplek beïnvloeden hun gezondheid, positief of juist negatief? o Welke trends zijn er te ontdekken bij de faculteit? o Deze informatie komt uit de verzuimgegevens, medewerkerstevredenheidsonderzoek en ander uitgevoerde onderzoeken zoals RI&E’s.

Inkoopbeleid

Reactie: De aard van de werkzaamheden bij iBMG nopen niet tot een verdergaand leeftijdsgebonden personeelsbeleid. Er zijn ook geen signalen uit de doelgroep die zo een noodzaak zouden onderschrijven. Continueer dit beleid.

Er is een centraal inkoopbeleid voor de EUR. De eisen 3 zoals een CE-merk, NEN/EN normen en overige specificaties worden structureel bij aanbestedingen in het programma van eisen als eis opgenomen. Hierdoor wordt gewaarborgd dat nieuw aangeschafte zaken aan de gestelde normen voldoen. Noodvoorziening/ Bedrijfsnoodplan

Maetis N.V.

15


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie IBMG

Plan van Aanpak

Onderwerp


R

BHVorganisatie

In het Arbo-beleidsplan is de bedrijfhulpverleningsorganisatie beschreven. De heer Harmen Rebel is Stafmedewerker Veiligheid/Coördinator BHV . De taken van de coördinator BHV, hoofd BHV per hoofdlocatie en bedrijfshulpverlener zijn uitgewerkt. De BHVorganisatie is full time operationeel.

1

P



Houd het BHV plan actueel. Reactie: Waarvan acte.

Er is zeer regelmatig overleg met brandweer en verzekering over de BHV. De BHV-ers krijgen elk jaar na- en bijscholing

Er zijn ontruimers op elke etage. De jaarlijkse ontruimingsoefening was begin mei 2011. In principe is er 1x per jaar een ontruimingsoefening. Vaak is niet bekend hoeveel medewerkers/ bezoekers in het pand zijn. Hierdoor is het overzicht voor de ontruimers vaak erg lastig. Bij de laatste ontruimingsoefening waren er geen vergaderingen in de diverse vergaderzalen. Bij volledige bezetting van die vergaderruimtes dient bij ontruiming extra aandacht gegeven te worden.

BHV op locatie

De alarmering van de BHV-ers is bekend bij de medewerkers. BHV is georganiseerd in de Calamiteiten Ordner van de EUR. Daarin is door middel van flow charts aangegeven hoe elke calamiteit ingeschaald dient te worden en welk team hierin een rol moet spelen. Er is een Calamiteiten Management Team, een Calamiteiten Team Medewerkers, een Calamiteiten Team Studenten en een Calamiteiten Team Fysiek.

Maetis N.V.

1

Zorg ervoor dat de BHV-organisatie actueel blijft. Reactie: Waarvan acte.

16




Plan van Aanpak R

P


M

Voer een inventarisatie uit op alle locaties m.b.t. de aanwezigheid van verbanddozen.


Afhankelijk van ernst en omvang van een calamiteit vindt opschaling plaats van het in te zetten Calamiteiten Team. De BHV-organisatie is onderdeel van de calamiteitenorganisatie op de campus. De calamiteitenorganisatie is onderverdeeld in teams die werken op verschillende niveaus. De BHV-organisatie werkt op het operationele niveau en verzorgt samen met de beveiliging voor een eerste respons. Wordt er opgeschaald en zijn er andere facilitaire diensten betrokken, dan wordt er gecoördineerd vanuit het Calamiteiten Team Operationeel. Bij grote calamiteiten is er een Calamiteiten Management Team voor beleidsbeslissingen, het verzorgen van communicatie naar buiten en afstemmen met andere afdelingen. De BHV-organisatie bestaat uit: - 21 BHV-ers, waaronder 8 met ademluchtcertificaat - 56 EHBO-ers, waarvan 24 met een pieper. - 85 ontruimers De campus is verdeeld in 4 zones. Elke zone heeft ongeveer 6 BHV-ers en 6 EHBO-ers met een pieper. Zij zijn oproepbaar bij calamiteiten.

Controle verbanddoos

Op dit moment zijn de EHBO-ers goed getraind. BHV-ers en ontruimers hebben recentelijk weinig geoefend. Met name de ademluchtdragers zullen meer oefening nodig hebben willen zij veilig hun inzet kunnen uitvoeren. Tot nu toe wordt de inhoud van de verbandtrommels 3 nog niet halfjaarlijks gecontroleerd. Het overzicht en

Maetis N.V.

17




Plan van Aanpak R

P

de controle op dit onderwerp ontbreekt.

Advies / te nemen maatregel Laat vervolgens de inhoud van de verbanddozen op alle locaties periodiek controleren op de inhoud (compleetheid) en uiterste gebruiksdata van de diverse middelen. Maatregel 16: Verbanddozen controleren en dit agenderen bij iBMG

Evac chair

Er zijn evac chairs aanwezig.


3

Yvonne

Uitgevoerd

Yvonne

Januari 2012

Maak het gebruik van de evac chairs tot een essentieel onderdeel van de oefeningen op BHV-gebied. Reactie: Dat gebeurt.

Blusmiddelen Op de diverse etages zijn slanghaspels aanwezig. Er zijn geen poederblussers aanwezig.

3

Het aantal en de soort blustoestellen is niet in de Arbo wet geregeld. Bij de bepaling van het vereiste aantal blustoestellen wordt onderscheid gemaakt tussen basisbeveiliging en aanvullende beveiliging. Het totaal aantal blustoestellen hangt af van het vloeroppervlak (m2) van de te beveiligen zone en de maximale loopafstand tot het dichtstbijzijnde blustoestel. De beheerder van het gebouw hanteert hierbij het Bouwbesluit 2003 en de NEN 4001.

In alle ruimtes wordt gebruikt gemaakt van computers. Dit betekent dat bij het blussen met water er kans bestaat op elektrocutie of grote materiele schade omdat er een volledige stroomuitval is.

Plaats op meer strategische plaatsen CO2 blussers. L

Maatregel 17: Afstemming met beveiliging inzake aantal en plaatsing brandblussers. Wetgeving: “De zogenoemde kleine blusmiddelen moeten zijn afgestemd op de risico’s. Ook moeten ze in voldoende mate aanwezig zijn. Het aantal en de soort zijn

Maetis N.V.

18




Plan van Aanpak R

P



niet specifiek voorgeschreven in de wetgeving. Dit is overigens wel het geval voor slanghaspels, waaraan eisen waaraan in het Bouwbesluit bepaalde eisen worden gesteld. Voor kleine blusmiddelen is een projecteringsmethodiek ontwikkeld. Daarin wordt uitgegaan van basisbeveiliging en aanvullende beveiliging. In deze projecteringsmethodiek wordt uitgegaan van basisbeveiliging en aanvullende beveiliging. Het vereiste aantal blussers wordt bepaald per zone in het bedrijf. Een zone is een gedefinieerd gebied: waarin in hoofdzaak één belangrijke brandklasse relevant is; waarin eenzelfde soort activiteiten wordt uitgevoerd (fabriek, magazijn, opslag, kantoor); waarvan alle individuele ruimten met elkaar in verbinding staan. De zones komen meestal overeen met de brandcompartimenten van een gebouw. Een zone met een oppervlak van 30 m2 of kleiner, kan worden beschouwd als een lokaal risico. Deuren in een zone kunnen de bereikbaarheid van middelen hinderen en het noodzakelijk maken om de gebieden aan weerszijden van de deur als aparte zone te definiëren. Basiseenheid per 150 m2 6-literblustoestel met als blusstof water, water met additieven of schuim; 6-kilogramblustoestel met als blusstof BC- of ABC poeder. Basiseenheid per 200 m2 9-literblustoestel met als blusstof water, water met additieven of schuim;

Maetis N.V.

19




Plan van Aanpak R

P



9-kilogramblustoestel met als blusstof BC- of ABCpoeder. Als basiseenheid mag ook een toestel met grotere inhoud worden toegepast. Elke zone moet worden toegerust met een basiseenheid voor iedere 150 m2 of 200 m2 vloeroppervlakte of deel daarvan, met een minimum van twee blustoestellen per zone. De blustoestellen moeten op duidelijk zichtbare plaatsen worden geplaatst op ophangbeugels of statieven. De maximale hoogte van de bovenkant van het blustoestel tot de vloer is 1,5 m bij 4 kg (of liter) of minder, en 1 m vanaf 5 kg (of liter). De plaats van de toestellen moet zijn gemarkeerd met pictogrammen volgens de richtlijn 92/58/EEG.” nadere info van de nieuwe Stafmedewerker Veiligheid Vanwege de grootte van het vraagstuk is het niet mogelijk om hier snel antwoord op te geven. Het antwoord zal namelijk betrekking moeten hebben op alle gebouwen en daar moet dus eerst beleid voor gemaakt worden. We nemen de observatie in overweging bij het maken van het beleid m.b.t. brandblussers.

Keuring blusmiddelen

Keuringen/ Machines/ Gereedschappen Jaarlijks worden de blusmiddelen gekeurd door een 3 Controleer de aanwezigheid van keuringsstickers op externe firma. de blusmiddelen. Bij de droge blusleiding in de trappenhal is op elke etage een sticker geplakt die aangeeft dat er jaarlijks onderhoud gepleegd moet worden. De norm NEN 1594 geeft aan dat er jaarlijks een visuele inspectie moet zijn en 1x per 5 jaar dient de leiding met

Maetis N.V.

Pleeg overleg met de onderhoudscontractant om de status quo te weten te komen. Handel daarna een en ander af conform NEN 1594

20



Onderhoud / keuringen

Sanitair

Staat van onderhoud gebouw

Veiligheid tijdens onderhouds werkzaamhe

Plan van Aanpak


R

waterdruk afgeperst te worden. Wellicht dat de stickers geplaatst zijn om aan te geven dat de jaarlijkse visuele inspectie heeft plaatsgevonden. De inspectie van 2011 is niet aangegeven op die stickers Er is een legionellabeheersplan geïmplementeerd.

3

P


Blijvend aandachtspunt.

Reactie: Dat gebeurt. Algemene voorzieningen De sanitaire voorzieningen zijn op alle locaties in 3 Ontwerp in overleg met GOM een registratie. Bijv. bij voldoende mate aanwezig en worden goed elke toiletunit een lijst die afgetekend wordt door de onderhouden. medewerker van het GOM. Het onderhoud is uitbesteed aan het GOM. Er zijn nergens indicaties of het onderhoud ook gepleegd is. Reactie: Dit hangt wel in de toiletten. Inrichting Arbeidsplaatsen Staat van onderhoud van het pand is over het 3 Blijvend aandachtspunt. algemeen goed. Men maakt pas twee jaar gebruik van het pand. Reactie: Dat gebeurt. 3 In de trappenhal is bij de 5e etage een Repareer de muur beveiligingsdeur weggehaald. Deze deur is één etage lager gehangen. Op de 5e etage is de muur hierdoor fors beschadigd L Maatregel 18: Reparatie van de muur wordt in de Alle leidingen buiten de schachten worden onderhoudsafspraken meegenomen. brandwerend afgedicht in verband met compartimentering Bij de rondgang bleek dat tijdens 2 Instrueer de medewerkers van EFB die deze onderhoudswerkzaamheden diverse materialen zoals werkzaamheden verrichten om de werkplekken te trappen en haspels, vaak onbeheerd, midden inde markeren en om materialen zeker niet onbeheerd looppaden staan. Dit kan leiden tot (bijna) achter te laten. Geef aan de preventie medewerker

Maetis N.V.


Yvonne

Mei 2012

21




den

ongevallen. Soms duurt het ook erg lang voordat gebruikte materialen opgeruimd worden nadat de klus geklaard is.

Toegangkelijkheid

Schoonmaak

Elektrische installatie

Plan van Aanpak R

3

In de trappenhal brandt de verlichting niet overal. Bij de laatste ontruimingsoefening d.d. 3-5-2011 werd geklaagd over slecht zicht in de trappenhal.

1

Maatregel 19: Dit aspect wordt standaard meegenomen in de instructies bij voorkomende werkzaamheden. Blijvend aandachtspunt

3

ElektrotechDeze worden in eigen beheer door EFB uitgevoerd nische werkzaamheden NooduitganZijn aangewezen en functioneren goed. gen

3

Noodverlichting

3

Maetis N.V.

Yvonne

Continu

Yvonne

Blijvende actie

Yvonne

Mrt 2012

In overleg met schoonmaakorganisatie dergelijke lijsten ophangen en aftekenen. Reactie: Dit hangt wel in de toiletten. Blijvend aandachtspunt. Vervang de lampen. Reactie: Hier wordt al goed op gestuurd. Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte.

3

Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte. Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte.

2 In de technische ruimte is het indicatiebordje van de nooduitgang verwijderd.

Advies / te nemen maatregel aan wanneer er werkzaamheden verricht worden zodat

De deuren die bedoeld zijn voor de compartimentalisering en die met behulp van elektromagneten vastgezet zijn (deze laten los bij alarm) functioneren goed Schoonmaak is uitbesteed. Er hangen geen aftekenlijsten dat schoonmaak van toiletten gebeurd is.

Is aanwezig en functioneert. Controle op het functioneren wordt regelmatig gehouden.

P


M

Vervangen Maatregel 20: Vervangen indicatiebordje

22


Risico-Inventarisatie en –Evaluatie IBMG

Plan van Aanpak

Onderwerp


R

Vluchtwegen

Vluchtwegen zijn vrij van obstakels

3

Zonwering

De zonwering wordt als voldoende ervaren.

3

Klimaat

Er worden klimaatproblemen ervaren: hitte/ koude/ tocht/ bedompt.

2

Ventilatie

Hoewel klimaatbeheersing een constant punt van aandacht is, wordt op individueel niveau veel geklaagd.

2

Vloeren

Trappen

Verlichting

P



Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte. Vooral de vloeren in de gangen kunnen glad zijn 3 Aandachtspunt bij onderhoud Reactie: Waarvan acte. Zijn goed en vrij van obstakels 3 Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte. Verlichting en uitzicht In de trappenhal brandt de verlichting niet overal. Bij 3 Blijvend aandachtpunt de laatste ontruimingsoefening d.d. 3-5-2011 werd Reactie: geklaagd over slecht zicht in de trappenhal. Inmiddels Waarvan acte. branden de lampen weer overal.

3 Als er reparatie van de klimaatbeheersing of een nieuwe instelling van de ventilatie wordt verricht op basis van de klachten, dan wordt dit vaak niet

Maetis N.V.

Blijvend aandachtspunt. Reactie: Waarvan acte. Klimaat Betrek de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen Reactie: Dat gebeurt regelmatig. Recent nog in een klankbordgroep huisvesting. Probeer zoveel mogelijk in overleg met de medewerkers tegemoet te komen aan de wensen Reactie: Dat gebeurt regelmatig. Recent nog in een klankbordgroep huisvesting. De wensen zijn soms niet realiseerbaar (bijv. airconditioning) Structureer deze werkzaamheden beter Reactie:

23




Temperatuur

teruggekoppeld aan de stafmedewerker facilitaire zaken. Er is ook geen evaluatie van de verrichtte werkzaamheden op effectiviteit Op de diverse etages is sprake van grote temperatuurschommelingen. Afhankelijk of de kamer aan de zonkant of de niet-zon kant ligt is klimaatbeheersing erg lastig.

Maetis N.V.

Plan van Aanpak R

P



Er is goed overleg.

2

Draag zorg voor een betere temperatuurregulatie in het gebouw. Reactie: Technisch niet mogelijk.

24


Maetis N.V.

25

RISICO-INVENTARISATIE EN EVALUATIE. Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (ibmg) Erasmus Universiteit Rotterdam

Recommend Documents