Rijksmuseum doet met Exchange Server 2007 eerste ervaringen op met mobiel platform
Een van Nederlands belangrijkste musea wil bezoekers op een moderne manier van informatie voorzien en neemt daarop een aanloop met een pre-release van Microsofts nieuwe communicatieplatform.
“Als ons museum na de verbouwing over een paar jaar weer opent, dan verwacht ik niet dat de bezoekers nog met een walkman of cd-player door het gebouw lopen. Ik verwacht dat informatie op een of andere manier via hun mobiele telefoons verstrekt gaat worden. De mensen lopen dan langs de collectie en krijgen informatie via hun eigen mobieltje over het object in hun nabijheid. Ik fantaseer maar even, maar dit wordt realiteit, en daar is een belangrijke rol weggelegd voor Microsoft technologie. Om daar alvast ervaring mee op te doen zijn wij onder begeleiding van Microsoft en partner BRAIN FORCE - VAI met een pre-release van Exchange Server 2007 aan de slag gegaan.” Aan het woord is Paul van Kooten van het Rijksmuseum Amsterdam. De hoofdvestiging in Amsterdam ondergaat momenteel een ingrijpende verbouwing. Een deel van de enorme kunstcollectie ligt intussen opgeslagen in Lelystad, een deel wordt tentoongesteld in de dependance op Schiphol. De hele organisatie telt circa 400 medewerkers en 250 pc‟s. Op uitnodiging van BRAIN FORCE - VAI heeft het museum deelgenomen aan het Rapid Deployment Pack van Exchange Server 2007, een kennismakingstraject voor een selecte groep snelle instappers of „early adaptors‟. Eerste stap deelname aan RDP-programma Eric Walraven van BRAIN FORCE - VAI: “Het Rijksmuseum beschikt over een moderne werkplek- en serverinfrastructuur, compleet met Exchange Server 2003. Deze is ingericht conform BRAIN FORCE VAI Infrastructure Framework, waardoor de stabiliteit zeer hoog is en het aantal helpdeskmeldingen minimaal. In zo‟n omgeving is het altijd plezierig om nieuwe dingen uit te proberen. Bovendien is de mailomgeving hier zeer overzichtelijk en lagen er plannen om een mobiel platform in te richten. Voor het Rijksmuseum zou Exchange Server 2007 een mooie eerste stap zijn in die richting.” Het Rijksmuseum is een van de eerste gebruikers van het nieuwe communicatieplatform, en wilde niet wachten tot de definitieve versie van Exchange Server 2007 op de markt kwam. Paul van Kooten: “Ik
stel meestal niet uit wat ik vandaag kan doen. Het aanbod om met Exchange Server 2007 kennis te maken kwam qua tijd goed uit. Bovendien leek het me wel interessant, temeer omdat ik in dit RDPtraject kan rekenen op de beste steun van de beste specialisten en veel kennis en ervaring kan opdoen. Dat de software een pre-release is, daarover maak ik me niet zo‟n zorgen, want ik weet dat deze software bij een aantal grote multinationals, waaronder Microsoft, al langer in gebruik is.”
Mail belangrijkste toepassing Paul van Kooten: “E-mail is hier net zo belangrijk als de telefoon. Als een van de twee het eens een keer niet zou doen, is “Leiden in last”! We zien de mailstroom voortdurend groter worden en dan bedoel ik voornamelijk het mailvolume. Dat komt door de vele bijlagen die onze medewerkers met hun e-mail meesturen. Veelal zijn dat afbeeldingen en foto‟s.” Paul van Kooten: “Overigens zou dat volume wel kleiner kunnen. Onze medewerkers versturen namelijk meer dan eens, overbodig grote afbeeldingen via e-mail. Zo komt het voor dat een kleurenfoto van zeer hoge resolutie naar een dagblad wordt gestuurd, terwijl die in een lage resolutie en in zwart-wit wordt geprint. Eigenlijk schiet de techniek hier tekort. Om dit op te lossen gaan we later dit jaar een speciale machine installeren, die de gebruiker vraagt waar de afbeelding voor bedoeld is, bijvoorbeeld voor drukwerk, een persbericht, een webpublicatie of een PowerPoint presentatie. Op basis van de keuze wordt automatisch het juiste formaat beschikbaar gesteld.”
Gefaseerde uitrol Paul van Kooten: “De hardware die wij hadden staan was niet de allernieuwste, hij was al financieel afgeschreven en bovendien zou hij minder geschikt zijn geweest voor het 64-bits platform van Exchange Server 2007. Het Rijksmuseum overwoog sowieso al om volgend jaar de overstap te maken naar Exchange Server 2007. Nu het RDP-traject zich aandiende is dat moment naar voren getrokken en is alvast een deel van de benodigde hardware aangeschaft.” Eric Walraven: “Omdat e-mail zo cruciaal is voor het Rijksmuseum, is hier al jaren sprake van een geclusterde situatie, dat wil zeggen een mailcluster bestaande uit twee gekoppelde servers met daarop Exchange Server 2003. In een clusteromgeving kunnen de mailboxservers geen andere rollen vervullen. Wil je dat wél, dan moet je daar extra servers voor neerzetten. Voor de RDP is gekozen voor een niet-geclusterde opzet we kunnen daardoor op één server meerdere rollen draaien en uitproberen. Zodra de hele organisatie overstapt zal een geclusterde situatie wel vereist zijn.”
Paul van Kooten: “In het kader van het RDP-programma hebben we nu - volgens planning – tien procent van onze 400 mailboxen naar de nieuwe omgeving gemigreerd. Naast elkaar hebben we nu 40 mailboxen in Exchange Server 2007 en 360 in Exchange Server 2003.” Eric Walraven: “Het migreren van mailboxen van Exchange Server 2003 naar Exchange Server 2007 is een zeer soepele operatie gebleken. Andersom ook, wat belangrijk is voor het testen van eventuele „fall back‟ scenario‟s.” Bij de implementatie was Microsoft partner BRAIN FORCE – VAI betrokken. Rob Hendriks, IT-manager Rijksmuseum: “De samenwerking met Microsoft en zijn partner Brain Force - VAI staan garant voor een optimale implementatie en de benutting van alle functionaliteiten.”
Veranderingen in basistoepassingen Mail, Agenda en Reservering Paul van Kooten: “Je wilt graag bij je mail kunnen, ook als je een keer niet in het Rijksmuseum bent. Onze medewerkers hebben daar steeds meer behoefte aan. We gebruiken naast Office-Outlook op de desktop al jarenlang ook Outlook Web Access, en sinds kort staan we OWA ook toe via het internet. Dat betekent dat gebruikers van buitenaf en vanaf een willekeurige pc bij hun mail kunnen, bijvoorbeeld vanuit huis. De nieuwe eigenschappen van OWA2007 zijn in dit opzicht een echte aanwinst. We hebben hier bijvoorbeeld vijftien gemeenschappelijke mailboxen, die niet met een organisatorische eenheid verbonden zijn, maar daar „overheen‟ liggen. Hieronder vallen Press Office, Bibliotheek, Rijksmuseum Fonds, Vacatures en dergelijke. In OWA2007 kunnen deze mailboxen gemakkelijk geopend worden naast de eigen mailbox.
“Exchange 2007 zal een sprong voorwaarts betekenen in onze communicatie via pda's, email, fax en telefoon. Medewerkers kunnen vanuit één applicatie - Outlook - straks faxen, mailen evoice mail ontvangen van collega's, leveranciers en relaties. Communiceren en samenwerken is dan vanuit elke werkplek, vast of mobiel, mogelijk.” Rob Hendriks, IT-manager Rijksmuseum
Behalve mail doen onze medewerkers ook heel veel met de Agenda en evalueren we de reserveringsmogelijkheden van Exchange Server 2007. U kunt zich voorstellen dat met de ruimtes in
het Rijksmuseum meer wordt gedaan dan alleen reserveren, denk aan exposities, evenementen, wat ga je exposeren et cetera. We hebben daarvoor nu een ruimtemanagement informatiesysteem in gebruik. Die applicatie draait al geruime tijd naar tevredenheid, maar ik ben een groot voorstander van standaardisatie, zowel wat betreft productkeuzes als leveranciers. Dus als de ingebouwde voorziening van Exchange Server 2007 met enkele toevoegingen en aanpassingen onze applicatie kan evenaren, dan zal ik zeker overwegen om hierop over te stappen.”
Eerste nieuwe rol: mobiel gebruik Paul van Kooten: “Er komt steeds meer vraag naar mobiele toepassingen, vooral omdat medewerkers en management in hun omgeving steeds meer mensen bezig zien met e-mail op een PDA of een mobiele telefoon. Nu heb je daar veel verschillende systemen in, en omdat ik een wildgroei aan mobile devices wilde voorkomen, heb ik dit zo lang mogelijk afgehouden. Ik wil alle communicatieoplossingen namelijk binnen het Microsoft platform houden. Wat dat betreft komt Exchange Server 2007 dus precies op tijd. Vooral voor ons management, want met name onze managers willen al heel lang „mobiel ontsloten‟ worden. Exchange Server 2007 sluit naadloos aan bij mobieltjes die onder Windows Mobile 5 draaien: zij kunnen dus constant over hun mail en agenda beschikken.” “De eerstvolgende stap die we gaan nemen is de aanleg van een wireless netwerk, om Windows Mobile Pocket PC‟s binnenshuis te koppelen. Mede omdat het Exchange Server 2007 traject zo voorspoedig verloopt, zal ook dit versneld worden ingezet. Daar ben ik heel blij mee, want zo kunnen we ervaring opdoen om later ook onze bezoekers via hun mobieltjes van informatie voorzien over onze collectie.”
Tweede nieuwe rol: Unified Messaging Paul van Kooten: “De integratie van telefonie met mail is in mijn visie een praktische stap. In het verleden hadden we al eens een poging hiertoe gedaan en een aparte directory aangemaakt voor IT en telefonie. Dat was toen nog teveel houtje-touwtje, de techniek was er nog niet klaar voor. Het is bijvoorbeeld geen pretje om met je naam in te loggen op een numeriek toetsenbord.” Exchange Server 2007 is een keerpunt. We zijn nu net bezig met de implementatie van Unified Messaging, dus ik kan er nog niet veel over zeggen. Het lijkt me wel heel handig om voice-mails binnen te krijgen in je Postvak en op afstand emails te kunnen beluisteren. Zo word je immers nog onafhankelijker van je werkplek.”
Verre en nabije toekomst Paul van Kooten: “Het beeld dat ik schetste van de communicatie met museumbezoekers is ook intern interessant. Integratie van informatieplatforms is hier van wezenlijk belang. Ik denk dan aan een soort digitaal dashboard, waarop alle informatie samenkomt. Ons management gaat nog een stap verder, die heeft als visie dat je via een Windows Live achtig overzicht over je hele organisatie kunt krijgen. Daar hebben we voorlopig alleen maar ideeën over, maar feit is wel dat je dit soort gedachten steeds meer werkelijkheid ziet worden.” Eric Walraven: “BRAIN FORCE – VAI verwacht dat Exchange2007 in combinatie met Office System 2007 een grote vlucht gaat nemen. Met de doorontwikkeling van BRAIN FORCE Infrastructure Framework bieden wij hierin concrete oplossingen.” Paul van Kooten over een volledige migratie naar Exchange Server 2007: “Omdat we nu met twee gelijksoortige pakketten in de productie-omgeving hebben draaien, Exchange Server 2003 én Exchange Server 2007, wil ik zo snel mogelijk standaardiseren naar één programma. Ik weet dus zeker dat ik overga en afhankelijk van de komst van de definitieve versie, verwacht ik rond jaarwisseling volledig over te zijn op versie 2007.”
Tot slot Eric Walraven over wat hem het meest is opgevallen tijdens het RDP-project: “Het Rijksmuseum heeft zijn huidige infrastructuur goed onder controle door de toepassing van Infrastructure Framework van BRAIN FORCE - VAI. Bij organisaties waar de IT-omgeving niet goed op orde is, zie je IT-managers de hele dag bezig met het oplossen van incidenten. Ze hollen van het ene probleem naar het volgende. Daardoor hebben zij weinig tijd voor de optimalisatie van hun dienstverlening.” Paul van Kooten en IT-manager Rob Hendriks hebben nauwelijks meldingen, er zijn nauwelijks calamiteiten. Dat geeft hun de ruimte om voor de komende jaren een strategie uit te stippelen voor een communicatieplatform waarmee medewerkers vanuit één applicatie straks faxen, mailen en bellen met andere medewerkers, leveranciers en relaties. Paul van Kooten: “Ik wil graag nog een opmerking maken over de kwaliteit van Exchange Server 2007. Die is écht goed, dit is écht goede software.”
Eisen
Overgangsperiode waarin Exchange2003 en Exchange2007 onderling samen dienen te werken
Mogelijkheden om verschillende taken op verschillende servers te installeren
Toepassing als platform voor mobiele communicatie (PDA)
Planning is de volledige migratie in Q1 2007 afgerond te hebben
Voordelen
Unified messaging, integratie van IT en telefonie
Mail gemakkelijk langer te archiveren, zoals wetgeving vereist.
Mobiele mailbox werkt eenvoudig, gebruikers verwachten daardoor efficiënter te kunnen werken
Product
Microsoft Exchange Server 2007 - www.microsoft.nl/exchange
Windows Mobile – www.microsoft.nl/windowsmobile
BRAIN FORCE Infrastructure Framework
Links
BRAIN FORCE – VAI - www.brainforce.nl
