Reglement zelfcontrolesysteem “Zekerheid in Veilig Voedsel” KBBL Inspectie B.V. Door Marcel Kappert Hoofd Inspectie Datum 13 september 2013 Versie 14
1. Structuur van de organisatie KBBL omvat KBBL Wijhe B.V. en KBBL Inspectie B.V.. KBBL Wijhe B.V. is het bedrijf waar de afdelingen Laboratorium, Logistiek, Kwaliteitszorg en Advies onder vallen. KBBL Inspectie B.V. omvat de Inspectiedienst. De organisatiestructuur van KBBL Inspectie B.V. is per 1 juli 2013 als volgt: Directeur Henk Tolman
Financiele & Personeelsadministratie & ICT
Kwaliteitsmedewerker Petra Morsing
Hans Stomphorst
Hoofd Inspectie Marcel Kappert
Projectmanager
Auditoren (9)
Jos Kruiper
Projectcoördinator
2. Inspectiemethodiek Het principe van de inspecties door KBBL Inspectie B.V. in het kader van het zelfcontrolesysteem berust op onaangekondigde inspecties waarbij implementatie en naleving van voorschriften uit een door het ministerie van VWS goedgekeurde hygiënecode worden gecontroleerd. Deze inspecties zijn dan ook alleen voor bedrijven die volledig een hygiënecode gebruiken voor het borgen van de voedselveiligheid. Ook bemonstering van producten voor toetsing aan microbiologische criteria van de hygiënecode is onderdeel van de inspectie. De microbiologische richtwaarden voor proceshygiëne stellen een bovengrens aan de hoeveelheid bacteriën – te weten Aëroob kiemgetal en Enterobacteriaceae - die in een product aanwezig mogen zijn aan het eind van een kritische processtap. Als een richtwaarde wordt overschreden, betekent dit dat de processen onvoldoende beheerst worden. De microbiologische richtwaarden zijn alleen van toepassing op producten die een verhittingsstap of kiemreducerende stap hebben ondergaan.
Pagina 1 van 6
Hieronder worden de normen gegeven, die KBBL hanteert voor productonderzoek en die gebaseerd zijn op de diverse branche hygiënecodes, waaronder de CBL Hygiënecode. Aëroob kiemgetal Processtap Goed Afkoelen <10.000 kve/gr Bewaren <1.000.000 kve/gr Verkoop <1.000.000 kve/gr
Matig >10.000 - <30.000 kve/gr >1.000.000 - <3.000.000 kve/gr >1.000.000 - <3.000.000 kve/gr
Tekortkoming >30.000 kve/gr >3.000.000 kve/gr >3.000.000 kve/gr
Enterobacteriaceae Processtap Goed Afkoelen <100 kve/gr Bewaren <1.000 kve/gr Verkoop <1.000 kve/gr
Matig >100 - <300 kve/gr >1.000 - <3.000 kve/gr >1.000 - <3.000 kve/gr
Tekortkoming >300 kve/gr >3.000 kve/gr >3.000 kve/gr
De inspectie wordt uitgevoerd aan de hand van een vooraf opgesteld onderzoeksplan. Dit onderzoeksplan is gebaseerd op basisvoorwaarden en processtappen uit de geldende branche hygiënecode. De volgende sectoren worden getoetst: • Hygiëne • Ongedierte • Bouwkunde • Ontvangst • Opslag en bewaren • Bereiding • Presenteren en verkopen • Kruisbesmetting • Overig (Klachten, Verificatie, verkoop van alcohol en tabak etc.) • Productonderzoek De inspectie wordt uitgevoerd door gekwalificeerde onafhankelijke auditoren volgens het Quality Performance Management System (QPMS) van KBBL (zie onder 4). Auditoren bezoeken de te inspecteren locaties en leggen de inspectieresultaten digitaal vast. Na beëindiging van de inspectie wordt gesynchroniseerd met de KBBL server, waarna het afwijkingen rapport digitaal beschikbaar is voor de ondernemer, regiomanager en hoofdkantoor via het klantenportal van KBBL. In een later stadium worden de analyseresultaten toegevoegd en vindt een controle door de projectmanager of de projectcoördinator plaats, waarna een definitief rapport digitaal wordt opgemaakt en beschikbaar is voor de ondernemer, regiomanager en hoofdkantoor. Elk bedrijf cq. elke locatie wordt ten minste 1x per jaar geïnspecteerd. Tijdens dit bezoek worden, indien van toepassing, monsters genomen, die vervolgens microbiologisch worden onderzocht.
3. Competentiematrix De auditoren van KBBL Inspectie B.V. zijn ingedeeld volgens een competentiematrix, waarin de relatie tussen competenties en taken weergegeven wordt. In dit geval is een competentie het geheel van kennis, vaardigheden en houdingen dat nodig is om als auditor te presteren. Een taak bestaat uit samenhangende activiteiten die door een auditor moeten worden Pagina 2 van 6
uitgevoerd. In onderstaande tabel wordt één en ander samengevat, waarbij medewerkers met code F alle competenties dienen te bezitten, medewerkers met code E de competenties genoemd bij code E t/m A etc.. Daarnaast is type (voor)opleiding, opleidingsniveau en werkervaring (sector, duur, niveau) van belang. Code
Taak
Competentie Succesvol een opleiding tot Lead auditor gevolgd hebben al dan niet aangevuld met specialistische trainingen (training Zekerheid in Veilig Voedsel, inspectie speeltoestellen, training van opdrachtgever, etc.) Kennis hebben van Hygiënecodes en een verificatie hiervan o.b.v. standaardvragen en normbladen kunnen uitvoeren
F
Specialistische audit
E
Certificeringsaudit
D
Controle
Procedure m.b.t. controles (max. 2 uur) kennen en volgens procedure kunnen uitvoeren
C
Quick scan
Procedure m.b.t. Quick scans (korte controle van max. 1 uur) kennen en volgens procedure kunnen uitvoeren
B
Monsters nemen
Procedures m.b.t. de monstername kennen en volgens procedure monsters kunnen nemen
A
Monsters transporteren
Procedures m.b.t. het transport van monsters kennen en volgens procedure monstertransport kunnen verzorgen
4. Beoordelingssystematiek De basis van QPMS (het Quality Performance management System van KBBL) wordt gevormd door de diverse branche hygiënecodes. Deze hygiënecodes zijn door KBBL omgewerkt tot één mastervragenlijst. De vragenlijst is zo opgebouwd dat de vraagsectoren en de themacodes uit de hygiënecode behandeld worden. Per vraag is een classificatie aangegeven (Goed, Matig, Tekortkoming) en per vraag is aangegeven of de vraag een zogenaamde Knock Out (KO) vraag is. Per vraag kan afhankelijk van de classificatie een bepaald aantal punten verkregen worden. Bedrijven dienen zowel een totaalscore van minimaal 80% als een score van minimaal 80% op elke sector te behalen om de “Groenstatus” te behalen. Een tekortkoming op een “KO-vraag” zorgt in ieder geval voor een score van <80% op een sector. Onderstaande screenshot geeft een impressie van een rapportage in QPMS.
Pagina 3 van 6
5. Correctie mechanisme Behalve dat het afwijkingenrapport digitaal beschikbaar is via het klantenportal, wordt na afloop van een inspectie een e-mail naar de locatie-ondernemer gestuurd met een link naar het afwijkingenrapport. Dit als aanmaning aan de ondernemer om snel aan de slag te gaan om de afwijkingen af te handelen. De ondernemer dient in het digitale afwijkingenrapport aan te geven op welke wijze de afwijking aantoonbaar en juist gecorrigeerd is. Toetsing van deze afhandeling geschiedt door de projectcoördinator. Bij een totaalscore <80% of een score <80% op een sector (wat het geval is bij een KOsituatie – zie Vragenlijst) vindt binnen 2 maanden na inspectie een fysieke her-inspectie plaats op de oorspronkelijk geconstateerde afwijkingen. Ingeval van een KO-situatie op monsteronderzoek, vindt binnen 1 maand na monstername een her-bemonstering plaats. Bij een score ≥ 80% maar < 100%, vindt binnen 2 maanden na inspectie een administratieve her-inspectie op de oorspronkelijk geconstateerde afwijkingen plaats. Ter voorkoming dat frequente herhaling van geringe afwijkingen kunnen voortduren, waarbij een bedrijf toch boven de 80% blijft scoren, worden bij een volgende inspectie eerder geconstateerde afwijkingen (nogmaals) getoetst op afhandeling (vraag 73 uit de checklist). Vraag 73 is een KO-vraag, waardoor bij constatering van herhaling van dezelfde afwijkingen de (pre) groen-status kan komen te vervallen. Nr
Type
73
KO
Thema Procedure
Sector Overig
Goed
De verificatie wordt jaarlijks uitgevoerd door KBBL.
Rapport vorige verificatie is aanwezig.
De verbeterpunten uit de vorige verificatie zijn afgehandeld.
De verbeterpunten uit de vorige verificatie van KBBL zijn volledig afgehandeld.
Matig
1 verbeterpunt (mits geen type KO vraag) uit de vorige verificatie van KBBL is niet afgehandeld.
Tekortkoming
G
Rapport vorige verificatie is afwezig.
10
M 0
Verbeterpunten (type KO vraag of meer dan 1 type basisvraag) uit de vorige verificatie van KBBL zijn niet afgehandeld.
De afwijkingenrapporten, de inspectierapporten en de afhandeling van de afwijkingen zijn digitaal te volgen door het middel-management (regio managers en/of bedrijfsadviseurs) en het hoger management (directie en/of kwaliteit verantwoordelijken) van formulebedrijven of individuele bedrijven. Afhankelijk van het toegangsniveau heeft een vertegenwoordiger van een bedrijf meer of minder toegang tot de inspectiegegevens. Doorgaans is de verdeling dat de ondernemer toegang heeft tot de gegevens van zijn winkel, de regio manager tot de inspectiegegevens van de winkels in zijn regio en de directie en/of kwaliteitsmanager tot de inspectiegegevens van alle winkels. Het management krijgt bovendien toegang tot een rapportgenerator, waar managementstuurinformatie mee kan worden gegenereerd. 6. Lijst van bedrijven met Groen-status De individuele bedrijven die zich aanmelden voor controle door KBBL Inspectie B.V., leggen contractueel vast dat KBBL Inspectie B.V. gerechtigd is inspectiegegevens uit te wisselen met de NVWA. 7. Groen-status verkrijgen en behouden De fasen die onderscheiden worden bij het verkrijgen en behouden van de “Groen-status” zijn: • Fase 1 Verkrijgen Pre-Groen-status (na nulmeting en her-inspectie) • Fase 2 Verkrijgen Groen-status (na initiële inspectie) • Fase 3 Behouden Groen-status (na her-inspectie en routine-inspectie) Pagina 4 van 6
T -30
In het schema op pagina 6 worden de stappen van de verschillende fasen weergegeven. Bedrijven die de “Groen-status” hebben worden jaarlijks onaangekondigd en in een willekeurige maand (9 tot 12 maanden na de voorgaande inspectie) bezocht voor een routine inspectie. Bij voldoende resultaat (≥ 80%) behouden zij de “Groen-status”. Verplicht bij een score tussen 80% en100% is een administratieve her-inspectie op afhandeling van geconstateerde afwijkingen uit de Initiële inspectie of Routine inspectie. 8. Groen-status verliezen Bedrijven waar tijdens de “routine inspectie” onvoldoende resultaat wordt geconstateerd (< 80%), worden binnen 2 maanden bezocht voor een her-inspectie. Blijkt tijdens deze herinspectie dat het bedrijf niet aan de normen voldoet, dan verliezen zij de “Groen-status”. Dit wordt gemeld aan de NVWA en KBBL Inspectie B.V. schrapt het betreffende bedrijf van de lijst van “groene” bedrijven. Algemene voorwaarden • Deelnemers (individuele bedrijven of retail organisaties) sluiten een overeenkomst met KBBL Inspectie B.V. voor onbepaalde tijd. • Alleen deelnemers die werken met een goedgekeurde hygiënecode kunnen deelnemen aan het zelfcontrolesysteem “Zekerheid in Veilig Voedsel” van KBBL Inspectie B.V. • Alle inspecties vinden onaangekondigd plaats. • Elke locatie wordt tenminste 1 keer per jaar geïnspecteerd. • Her-inspectie wordt uitgevoerd binnen 2 maanden. In het geval van een tekortkoming bij het productonderzoek volgt her-inspectie binnen 1 maand. • Een initiële inspectie vindt plaats binnen 4 tot 8 maanden na de her-inspectie op de nulmeting. • Onderdelen van de checklist die verband houden met de verkoop van alcohol en tabak, vallen buiten het verkrijgen van verminderd toezicht van de NVWA. • Inspectieresultaten worden digitaal gerapporteerd via het klantenportal van KBBL. • Deelnemers krijgen toegang tot het klantenportal van KBBL door middel van een inlognaam en wachtwoord. • Inspectiegegevens van “groene” bedrijven zijn ter inzage voor de NVWA. • Openbare inspectiegegevens van de NVWA, die verband houden met de gebruikte hygiënecode, kunnen invloed hebben op de “Groen-status”. • KBBL Inspectie B.V. behoudt zich het recht voor de “Groen-status” op te schorten bij kennisname van ernstige overtredingen van de hygiëne voorschriften. Deze kennisname kan geschieden via officiële instanties of media. • KBBL Inspectie B.V. zal bij beëindiging van de overeenkomst de vermelding op de site in trekken. • KBBL Inspectie B.V. behoudt zich het recht voor bij onvoldoende score na een herinspectie de “Groen-status” vermelding op de site in te trekken. • De NVWA voert met enige regelmatig een steekproef uit bij deelnemende bedrijven met “Groen-status”. Dit ter verificatie van het KBBL Inspectie B.V. controlesysteem. • Tijdens de kantooraudit door de NVWA bij KBBL Inspectie B.V. zijn alleen inspectiegegevens inzichtelijk van deelnemers met “Groen-status”. Gegevens van ondernemers die nog geen “Groen-status” hebben, maar wel in het proces zitten, worden niet ter inzage gegeven aan de NVWA. • KBBL Inspectie B.V. behoudt zich het recht voor haar auditoren te controleren op locatie. Dit houdt in dat een 2e auditor van KBBL een schaduw inspectie uitvoert. De resultaten worden beoordeeld door het management van KBBL Inspectie B.V.
•
Pagina 5 van 6
Schematische weergave Zelfcontrolesysteem KBBL Inspectie B.V. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Aanmelding deelnemer
Plannen Nulmeting
Nulmeting (incl. monsterneming)
100%
Fase 1 Verkrijgen Pré-Groen-status
≥ 80%
< 80%
Her-inspectie binnen 2 mnd.*
Score < 80 %
Pre-groenstatus bij score ≥ 80%
………………………………………………………………………………………………….. Initiële inspectie na 4-8 mnd.
Fase 2 Verkrijgen Groen-status
(incl. monsterneming)
100%
≥ 80%
< 80%
Her-inspectie binnen 2 mnd.*
≥ 80%
< 80%
………………………………………………………………………………………………….. Fase 3 Behouden Groen-status Routine inspectie na 9 12 mnd. (incl. monsterneming)
100%
≥ 80%
< 80%
Her-inspectie binnen 2 mnd. *
≥ 80%
< 80%
* 1 maand bij tekortkoming productonderzoek Score ≥ 80%: administratieve her-inspectie
Pagina 6 van 6
