Reglement Certificatie & Inspectie

Document Versie Pagina

: Reglement C&I :8 : 1 van 21

Onderwerp Datum akkoord

: Certificatie & Inspectie : 01-06-2012 : D. v.d. Kerke

Reglement Certificatie & Inspectie





Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Algemeen Inleiding Gegevens op het certificaat Gebruik van woord- en beeldmerken Geldigheidsduur Certificatie overeenkomst Openbaarmaking

3 3 4 4 5 6 6

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Initiële certificatie Informatievoorziening en beoordeling aanvraag Tijdsberekening en offerte Voorbereiding en uitvoering initiële certificatie Besluitvorming en certificatie Proefaudit

7 7 7 7 8 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Periodieke audits, hercertificatie en beëindiging certificaat Periodieke audits Hercertificatie Afzeggen of uitstellen van audits Beëindiging van het certificaat Tussentijdse (Deel-audits op verzoek van de SNA Overname van het certificaat

9 9 10 10 10 10 11

4 4.1

Afhandelen tekortkomingen Maatregelen bij tekortkomingen

11 11

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Verplichtingen en overige bepalingen Verplichtingen certificaathouder Verplichtingen SCI Klachten van derden Beroepen en bezwaarschriften Aansprakelijkheid Algemene voorwaarden

13 13 13 14 14 14 14

Bijlage 1: Bijlage 2:

Algemene voorwaarden SCI Instructie mandagen VCA / VCU

15 16


1.




Algemeen

1.1 Inleiding Certificatie van een bedrijf of managementsysteem van een bedrijf, betekent dat is vastgesteld dat het bedrijf of het managementsysteem voldoet aan de eisen zoals deze bepaald zijn in de betreffende norm. Safex Certificatie Instelling (SCI) certificeert bedrijven op basis van de norm NEN 4400-1-2 en managementsystemen van bedrijven op basis van de norm Veiligheid Checklist Aannemers (VCA) en de norm Veiligheid Checklist Uitzendbureaus (VCU). (vingerende versie) NEN 4400-1 & 2 De volledige titel luidt: NEN 4400-1-2:2006/2010 & 2008 “Uitleners en (onder)aannemers – Eisen aan en beoordeling op afdracht van belastingen en sociale lasten en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland. De norm is onderdeel van een reeks van drie delen. Deel 1 betreft in Nederland gevestigde ondernemingen. Deel 2 zal gelden voor in het buitenland gevestigde ondernemingen. Deel 3 zal gelden voor organisaties die zelfstandigen zonder personeel (ZZP-ers) bemiddelen. SCI certificeert alleen op basis van deel 1 & 2. De norm NEN 4400-1 & 2 zijn te verkrijgen bij het Nederlands Normalisatie-instituut (internet: www.nen.nl). VCA/VCU Wanneer in dit Reglement wordt verwezen naar de norm VCA, dan wordt hiermee bedoeld de VCA* (lees VCA één ster) is met name bedoeld voor organisaties die werkzaamheden uitvoeren als onderaannemer. VCA** (lees VCA tweester) is met name bedoeld voor organisaties die bij werkzaamheden optreden als hoofdaannemer. Verder kan geen onderscheid meer worden gemaakt naar bedrijfsgrootte. De vigerende versie VCA is ten alle tijde van toepassing. In de laatste versie is ook opgenomen de VCA Petrochemie met aanvullende eisen voor de petrochemie. Wanneer in dit Reglement wordt verwezen naar de norm VCU, wordt hiermee bedoeld de vingerende versie zoals deze door de SSVV is uitgegeven. Deze norm is geschikt voor certificatie van het V&G beheerssysteem van uitzenden detacheringbureaus die personeel uitzenden naar sectoren met een verhoogd risico. De normen VCA*, VCA** en VCU zijn te verkrijgen via de website van SSVV.(www.vca.nl)





1.2 Gegevens op het certificaat Naar aanleiding van een beoordeling (audit) door SCI van het bedrijf of het managementsysteem van het bedrijf, kan worden vastgesteld dat aan de eisen van de betreffende norm wordt voldaan. SCI zal dan een certificaat afgeven. Op het certificaat staan de volgende zaken vermeld: De volledige bedrijfsnaam van de certificaathouder; de beoordeelde activiteit (uitgedrukt in de zgn. NACE code) en evt. uitsluitingen daarvan; Vestigingsplaats, hoofdkantoor of regiokantoor; De norm op basis waarvan het certificaat is verleend (VCA*, VCA**, VCU of – NEN 4400-1 voor Nederlandse organisaties de NEN 4400-2 voor buitenlandse organisaties; De tekst waarin wordt aangegeven dat het bedrijf of het managementsysteem van het bedrijf voldoet aan de gestelde eisen van de betreffende norm; Geldigheidsduur; Logo/woordmerk van de norm waarvoor het certificaat van toepassing is; Naam en logo/woordmerk van de accreditatie-instelling (RvA); Raad van Accreditatie Handtekening van de directeur van SCI; NEN4400-1 & 2 certificaat Aanvullend op bovenstaande, zijn op een NEN 4400-1 & 2 certificaat de volgende zaken opgenomen: Registratienummer Kamer van Koophandel (alleen bij privaatrechtelijke lichamen); Loonheffingennummer belastingdienst; Omzetbelastingnummer; Datum van goedkeuring; Een verwijzing naar het Register Normering Arbeid. 1.3 Gebruik van woord- en beeldmerken Woord-/beeldmerk SCI Het SCI (SCI) woord/-beeldmerk eigendom is van de Stichting SCI. Na toekenning van het VCA, VCU of NEN 4400-1 & 2 certificaat door SCI aan de certificaathouder, ontvangt deze van SCI het Reglement SCI woord-/beeldmerk. De certificaathouder is gerechtigd het e RVA scope) van certificering en daar niet buiten gaan. Het accreditatiemerk mag in deze situatie niet betreffende woord-/beeldmerk te voeren op briefpapier en op andere documenten indien overige vermeldingen overeenkomen met scope(lees NACE code en RVA scope) van certificering en daar niet buiten gaan. Verder is het geoorloofd het betreffende woord-/beeldmerk te gebruiken voor PR doeleinden van de certificaathouder, indien en voor zover niet de indruk wordt gewekt dat het woord- en beeldmerk een bredere scope betreft dan waar het certificaat voor is afgegeven. In alle andere gevallen is gebruik van het betreffende woord-/beeldmerk niet toegestaan, tenzij met schriftelijke toestemming van (de directeur van) SCI. Woord-/beeldmerk Raad voor Accreditatie(RvA) Na toekenning van het VCA- dan wel VCU certificaat door SCI aan de certificaathouder, ontvangt deze van SCI het digitale RvA woord-/beeldmerk zoals dit door de RvA is toegekend aan SCI. De certificaathouder is gerechtigd het betreffende woord-/beeldmerk te voeren op briefpapier en op andere documenten indien overige vermeldingen overeenkomen met scope. Het gebruik van het accreditatiemerk op visitekaartjes van personeel van de certificaathouder is niet toegestaan. Het accreditatiemerk voor certificatie van VCA- dan wel VCU beheerssystemen mag niet worden gebruikt op producten of verpakkingen van producten of op gerelateerde producten





Met betrekking tot de regels over het gebruik van accreditatie- en certificatiemerken, wordt verwezen naar het RvA Reglement voor het gebruik van Accreditatiemerken (RvA-R3). Dit document is verkrijgbaar via www.rva.nl. Woord-/beeldmerk VCA/VCU Het VCA- dan wel VCU woord- en beeldmerk is eigendom van SSVV en als zodanig gedeponeerd. Na toekenning van het VCA- dan wel VCU certificaat door SCI aan de certificaathouder, ontvangt deze van SCI het Reglement VCA- respectievelijk VCU woord- en beeldmerk. De certificaathouder is gerechtigd het betreffende woord-/beeldmerk te voeren op briefpapier indien overige vermeldingen overeenkomen met scope van certificering en daar niet buiten gaan. Verder is het geoorloofd het betreffende woord-/beeldmerk te gebruiken voor PR doeleinden van de certificaathouder, indien en voor zover niet de indruk wordt gewekt dat het woord- en beeldmerk een bredere scope betreft dan waar het certificaat voor is afgegeven. In alle andere gevallen is gebruik van het betreffende woord-/beeldmerk niet toegestaan, tenzij met schriftelijke toestemming van SSVV/CCVD-VCA. N.B.: in verband met het beheer en onderhoud van het VCA-/VCU-systeem is voor het gebruik van het VCA- dan wel VCU-woord-/beeldmerk op certificaten een afdracht verschuldigd aan SSVV. Bij het gebruik van het woord- en beeldmerk op briefpapier of voor PR doeleinden (onder bovengenoemde voorwaarden) is geen afdracht verschuldigd. Woord-/beeldmerk Stichting Normering Arbeid (SNA) Na inschrijving in het Register van de SNA, ontvangt de onderneming van de SNA het bijbehorende woord-/beeldmerk. De voorschriften die gelden ten aanzien van het gebruik hiervan, worden in een begeleidend schrijven van SNA duidelijk gemaakt. Gebruik woord-/beeldmerk na beëindiging. Indien de ondernemer na beëindiging nog gebruik maakt van het woord-/beeldmerk van SCI en/of de SNA of de RVA, zal er een aangetekende schriftelijke aanzegging worden verstuurd, waarna er een boete aanzegging zal zijn van minimaal 1.500,- euro per dag, dat de onderneming nog gebruik maakt van het woord-/beeldmerk van eerder genoemde organisaties. (zie ook artikel 5.1). 1.4 Geldigheidsduur Gedurende de geldigheidstermijn van het certificaat is de certificaathouder gerechtigd te publiceren dat zijn bedrijf of VG(M)-beheerssysteem gecertificeerd is, maar uitsluitend en ondubbelzinnig voor de op het certificaat vermelde norm, het toepassingsgebied(en) en de vestiging(en). VCA/VCU certificaat Het VCA of VCU certificaat wordt verleend voor een periode van 3 jaar. Gedurende deze periode houdt SCI middels tussentijdse audits toezicht op het blijvend voldoen aan de gestelde eisen door de certificaathouder. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van dit Reglement. NEN 4400-1 certificaat Een NEN 4400-1 & 2 certificaat is afgegeven op basis van de resultaten van een beoordeling op een bepaald moment. Het betreft een zogeheten inspectiecertificaat. Het certificaat is





geldig zolang er halfjaarlijks controles worden uitgevoerd door SCI en aan de hand daarvan geen schorsing of intrekking van het certificaat van toepassing is. 1.5 Certificatie overeenkomst Voorafgaand aan de uitvoering van certificatiewerkzaamheden sluiten SCI en de aanvrager een certificatieovereenkomst, waarin ten minste wordt vastgelegd: De aard van de door SCI te leveren diensten; Het van toepassing zijnde dit vingerende Reglement; zoals VCA,VCU of NEN; De van toepassing zijnde norm waartegen wordt gecertificeerd; De vergoeding aan SCI; De duur van de certificatie-overeenkomst. 1.6 Openbaarmaking SCI verzorgd maandelijks een actueel overzicht van alle certificaathouders dat door SSVV respectievelijk SNA wordt gepubliceerd op de website. Het overzicht omvat de volgende informatie: -

-

De beoordeelde activiteiten, NACE-code, inclusief de geografische reikwijdte indien er uitsluitingen zijn; De volledige bedrijfsnaam van de certificaathouder; Vestigingsplaats, hoofdkantoor of regiokantoor, indien er binnen één (woon)plaats meer(dere) vestigingen zijn, moet ook het adres worden vermeld, zodat unieke identificatie van de gecertificeerde organisatorische eenheid/vestiging mogelijk is; De geldigheid en geldigheidsduur van het certificatie; De norm op basis waarvan het certificaat is toegekend.

Overige gegevens over de certificaathouder worden door SCI als vertrouwelijk behandeld en niet aan derden verstrekt. Wel kunnen deze gegevens op verzoek worden verstrekt aan de RvA en SSVV, en het CCvD-VCA. (Centraal college van deskundigen VCA.) Wanneer de wettelijke verplichting dit vereist, zal SCI informatie over aanvragers of certificaathouders mededelen aan derden. SCI zal de aanvrager of certificaathouder hiervan op de hoogte stellen, binnen de grenzen van de wet.


2




Initiële certificatie

2.1 Informatievoorziening en beoordeling aanvraag SCI informeert een organisatie die daarom vraagt door toezending van dit Reglement over het verloop van de aanvraagprocedure en het daaruit volgende certificatietraject. Een bijgesloten aanvraagformulier dient te worden ingevuld, ondertekend en geretourneerd. SCI beoordeelt op basis van het ontvangen formulier of zij de competentie, capaciteit en onafhankelijkheid heeft om de aanvraag in behandeling te nemen. VCA/VCU aanvragen: De VCA/VCU systemen zullen minstens 3 maanden operationeel moeten zijn, voordat een beoordeling van de implementatie daarvan mogelijk is. NEN 4400-1 & 2 aanvragen: Startende ondernemingen zullen ten minste een eerste maal belasting en sociale premies moeten hebben afgedragen, voordat een beoordeling mogelijk is. Dit betekent dat niet eerder e dan in de 3 maand na de start van de onderneming een afspraak gemaakt kan worden. 2.2 Tijdsberekening en offerte Wanneer de aanvraag in behandeling wordt genomen, wordt een offerte opgesteld en voorzien van een overzicht van de geldende tarieven, toegezonden aan de aanvrager. Door ondertekening van de offerte, geeft de aanvrager akkoord voor de uitvoering het certificatieonderzoek. Na ontvangst van de door de aanvrager ondertekende offerte van SCI, geldt dit document als wederzijdse certificatie overeenkomst bij het vervolg van het certificatie traject. Indien bij de behandeling van de aanvraag de geoffreerde tijdsbesteding dreigt te worden overschreden, overlegt SCI met de aanvrager alvorens de extra tijd te besteden. VCA/VCU tijdsberekening: Voor VCA/VCU certificatie geldt een door het College van Deskundigen VCA/VCU voorgeschreven berekening voor het aantal te besteden mandagen, zoals deze is opgenomen in Bijlage 2 van dit Reglement. 2.3 Voorbereiding en uitvoering initiële certificatie Na het afsluiten van de certificatie overeenkomst, wordt met de aanvrager een afspraak gemaakt voor de uitvoering van de initiële beoordeling. SCI selecteert een gekwalificeerd beoordelingsteam en stelt deze voor aan de aanvrager. Deze mag bezwaar maken tegen de samenstelling van het team, SCI zal op basis van de gegeven argumenten besluiten of het team anders zal worden samengesteld. Ten behoeve van de initiële beoordeling, dient de aanvrager alle relevante documentatie beschikbaar te stellen en ter plaatse alle noodzakelijke medewerking te verlenen. Tijdens de uitvoering van de certificatie-audit, beoordeeld het audit team in hoeverre aan de in de norm gestelde eisen wordt voldaan. Afwijkingen ten opzichte van de norm worden gerapporteerd op afwijkingsformulieren. Voor de afhandeling van afwijkingen en de daarbij geldende termijnen, wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van dit Reglement. De audit teamleider draagt zorg voor de rapportage van de audit bevindingen en de eventuele resultaten van de beoordeling van eventueel corrigerende maatregelen. Het rapport wordt afgesloten met een conclusie, over het al dan niet voldoen van de aanvrager aan de eisen van de norm. De aanvrager kan gedurende het traject van initiële certificatie te allen tijde de aanvraag intrekken, onverminderd zijn verplichtingen tot betaling van de reeds door SCI gemaakte kosten.





In tegenstelling tot de initiële NEN 4400-1 & 2 certificatie beoordelingen, geldt voor VCA/VCU certificatie een gefaseerde jaarlijkse beoordelingsmethode. Initiële certificatie audit VCA/VCU Omdat VCA/VCU certificatie van een managementsysteem betreft, is voor de initiële beoordeling een gefaseerde methode van toepassing. 

Fase 1: beoordeling van het gedocumenteerde VG(M)-beheerssysteem van de aanvrager tegen de voorschriften zoals gesteld door het CCvD-VCA/VCU (kosteloos te verkrijgen bij SCI, of bij de SSVV).



Fase 2: beoordeling van de implementatie van het gedocumenteerde VG(M)beheerssysteem, SCI beoordeelt of het vastgelegde systeem en de toepassing ervan voldoen aan de eisen die zijn gesteld in VCA*, VCA**, dan wel VCU. (vingerende versie)

NB: voor herbeoordeling geldt dat, tevens een fase 1 beoordeling wordt uitgevoerd als er wijzingen in de organisatie en/of documentatie zijn aangebracht, of als er wijzigingen zijn in de bedrijfsvoering en/of organisatie. Op basis van de resultaten van de documentenbeoordeling, zal de audit teamleider beslissen of kan worden vervolgd met fase 2, of dat eerst maatregelen genomen en beoordeeld dienen te worden. De aanvrager ontvangt na de uitvoering van fase 1 een auditrapport hiervan, plus een auditprogramma voor de uitvoering van fase 2. In dit audit-programma zijn de volgende onderwerpen aangegeven: - Het toepassingsgebied waarop de audit betrekking heeft; - De activiteiten en/of functies die in de audit zullen worden betrokken; - De afspraken over de tijdstippen waarop de implementatie audit zal plaatsvinden; - De samenstelling van het auditteam. 2.4 Besluitvorming en certificatie De gerapporteerde audit-bevindingen en conclusies van de audit-teamleider, worden afgegeven aan de bij SCI aangewezen reviewer VCA coördinator of de Technisch Manager voor de NEN. Deze beoordeelt onafhankelijk van het auditteam, de gerapporteerde gegevens en conclusies van het auditteam en formuleert een certificatieadvies. Indien de rapportage onduidelijkheden of onjuistheden bevat, wordt de betreffende audit-teamleider daarop aangesproken met het verzoek om aanpassing en/of aanvulling van informatie. De aangewezen reviewer geeft een certificatie advies af aan de VCA coördinator of de Technisch Manager voor de NEN van Safex certificatie, die uiteindelijk beslist of al dan niet tot certificatie kan worden overgegaan en een certificaat kan worden afgegeven. Bij een positieve beslissing ontvangt de onderneming het certificaat en de hierbij behorende woord- en beeldmerken. Bij een negatieve beslissing wijst SCI de aanvraag af onder schriftelijke vermelding van de redenen die tot deze beslissing hebben geleid. Een nieuwe aanvraag zal niet eerder dan na 3 maanden na het genomen negatieve besluit, in behandeling genomen worden. Binnen een maand nadat het onderzoek is afgesloten, zal een certificatie beslissing worden genomen. SCI zal vervolgens de op het certificaat vermelde gegevens volgens de geldende bepalingen, openbaar maken. 2.5 proefaudit Op verzoek van de aanvrager kan SCI voorafgaand aan de initiële certificatie een proefaudit uitvoeren. De inhoud en omvang van de proefaudit wordt in onderling overleg tussen de aanvrager en SCI overeengekomen. De beoordelingsaspecten waarvan tijdens een proefaudit is vastgesteld dat deze in overeenstemming zijn met de eisen van de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2 , zullen bij de initiële





inspectie niet opnieuw worden beoordeeld. Mits de certificatie audit binnen een periode van 6 weken kan worden beoordeeld. Verder geldt als voorwaarde dat de risicobepalingen en steekproefgroottes t.a.v. de diverse administraties zoals tijdens de proefaudit zijn toegepast, in overeenstemming zijn met de daaraan in NEN 4400-1 en NEN 4400-2 gestelde eisen. resultaten van een proefaudit zullen niet worden betrokken bij de initiële audit,

3

Periodieke audits, hercertificatie en beëindiging certificaat

3.1 Periodieke audits Na certificatie voert SCI periodieke controle audits uit. Ten behoeve van de periodieke controle audits stelt de certificaathouder aan SCI alle relevante documentatie kosteloos ter beschikking. Verder dient alle, voor een adequate uitvoering van de audit, noodzakelijke medewerking aan het auditteam verleend te worden. Gelijk aan de initiële certificatie rapporteert SCI binnen een maand na de afronding van de audit aan de certificaathouder. En informeert het certificatie besluit aan de SNA Stichting Normering Arbeid. Middels ondertekening van de certificatieovereenkomst machtigt de onderneming Safex certificatie hiertoe. NEN 4400-1 & 2 audits: Uitgangspunt is dat ieder half jaar een periodieke audit wordt uitgevoerd, met betrekking tot de volgende onderwerpen. - Het voldoen aan de eisen van de norm; - Eventuele consequenties van: De toepassing van gewijzigde procedures en regels; - Openbaarmaking van het certificaat; - De eigen beoordeling van het systeem door de certificaathouder; - Corrigerende maatregelen naar aanleiding van externe audits en eigen beoordelingen van de certificaathouder; - Het gebruik van woord- en beeldmerken. VCA/VCU audits: Uitgangspunt is dat jaarlijks periodieke audit’s worden uitgevoerd, iedere 3 jaar afgewisseld met een hercertificatie audit. Omdat het certificaat na afgifte slechts 3 jaar geldig is, zal de hercertificatieaudit dusdanig tijdig worden uitgevoerd, dat voldoende tijd (maximaal 3 maanden) is om corrigerende maatregelen te nemen en te beoordelen. De datums voor de uitvoering van de tussenliggende 2 periodieke controleaudits zullen hierop worden afgestemd. Tijdens hercertificatie-audits worden alle vereisten beoordeeld, tijdens een periodieke audit komen de volgende onderwerpen aan de orde. - Het voldoen aan de eisen van de norm; - Eventuele consequenties van: - wijzigingen van de organisatie; - wijzigingen van het voortbrengingsproces; - wijzigingen in het handboek; - De toepassing van gewijzigde procedures en regels; - Openbaarmaking van het certificaat; - De eigen beoordeling van het systeem door de certificaathouder; - Corrigerende maatregelen naar aanleiding van externe audits en eigen beoordelingen van de certificaathouder;


: Reglement C&I :8 : 10 van 21 -



Behandelingen van klachten die zijn ontvangen over de werkzaamheden van de certificaathouder binnen het toepassingsgebied van het certificaat; Het gebruik van woord- en beeldmerken.

3.2 Hercertificatie Voor het verstrijken van de geldigheidstermijn van het certificaat zal door SCI opnieuw moeten worden vastgesteld of het VG(M)-beheerssysteem van de certificaathouder nog volledig aan de van toepassing zijnde eisen voldoet. Hercertificatie vindt plaats door het opnieuw uitvoeren van een documentatiebeoordeling en implementatie-audit, zoals in hoofdstuk 2 omschreven. 3.3 Afzeggen of uitstellen van audits Indien de certificaathouder een schriftelijk door SCI bevestigde afspraak voor een audit afzegt of uitstelt, is de directie van SCI bevoegd tot het nemen van een of meer van de in hoofdstuk 4 en 5.6 van dit Reglement genoemde maatregelen. Ook is SCI dan gerechtigd de kosten in rekening te brengen, zoals is aangegeven in de Algemene Voorwaarden SCI. Indien tijdens een NEN 4400-1/2 of VCU/VCA en/of ISO onderzoek, blijkt dat een positieve beslissing over de verlening van een certificaat redelijkerwijs niet te verwachten is, en de auditor de audit cq inspectie geen doorgang kan vinden omdat de opdrachtgever de gegevens cq documenten niet op orde heeft, is de auditor /Inspecteur gemachtigd om de inspectie cq audit af te breken. De kosten die tot dan toe zijn gemaakt, zullen bij de aanvrager volledig in rekening worden gebracht. 3.4 Beëindiging van het certificaat (De directeur van) SCI kan in de volgende gevallen met onmiddellijke ingang een certificaat intrekken: - Ernstige tekortkomingen zijn vastgesteld tijdens de audit, zie hoofdstuk 4 van dit Reglement; - Corrigerende maatregelen als gevolg van een schorsing van het certificaat, zijn niet tijdig genomen en/of niet adequaat, zie ook hoofdstuk 4 van dit Reglement; - Vastgesteld is dat in ernstige mate in strijd is gehandeld met een of meer van de in de certificatieovereenkomst genoemde verplichtingen (ook financiële zie 5.6 van dit reglement); Vastgesteld is dat de certificaathouder de belangen van SCI ernstig heeft geschaad. Een certificaat kan door de certificaathouder met onmiddellijke ingang worden opgezegd, wanneer SCI in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met een of meer van haar verplichtingen in gevolge de certificatieovereenkomst of belangen van de certificaathouder ernstig heeft geschaad. In andere dan de hierboven genoemde gevallen kan het certificaat alleen worden beëindigd met inachtneming van een termijn van ten minste drie volledige kalendermaanden, tenzij door beide partijen een andere termijn is overeengekomen. Beëindiging dient per aangetekende brief aan de andere partij te worden meegedeeld, onder vermelding van de datum van de beëindiging en de reden. Beëindiging van het certificaat laat de vanwege de certificaathouder tegenover SCI ontstane financiële verplichtingen onverlet. Bij beëindiging van het certificaat vervalt de met de certificaathouder gesloten certificatieovereenkomst. 3.5 Tussentijds (deel-audit op verzoek van de SNA) Ingeval verklaringen omtrent het betalingsgedrag ontbreken of wanneer daartoe aanleiding is op basis van in het protocol afwijkingen beoordelingssystematiek ( zie bijlage E van de NEN 4400-1:2010 en de vingerende documenten of aanvullingen van eerder genoemde zaken, kan Safex certificatie op





verzoek van de stichting normering arbeid een tussentijdse (deel-) audit uitvoeren. De gecertificeerde/geïnspecteerde onderneming dient dit te accepteren en de kosten te dragen.

3.6 Overname van een certificaat Ingeval SCI een NEN 4400-1 & 2 certificaat of een VCA/VCU certificaat van een andere certificatieinstelling overneemt, tijdens de geldigheidstermijn van het betreffende certificaat, dient de certificaathouder het meest recente beoordelingsrapport en de daarbij behorende documenten, tezamen met het offerteaanvraagformulier aan (de directie van) SCI te zenden. SCI zal op basis daarvan het verdere verloop van het certificatietraject in de offerte verwerken. De voorwaarden uit de certificatieovereenkomst blijven bij intrekking van het certificaat onverkort van toepassing. Het is de onderneming niet toegestaan een certificatieovereenkomst in het kader van de NEN 4400-1 of de NEN 4400-2 aan te gaan met een andere certificatie instelling(en), zolang er een certificatieovereenkomst van kracht is tussen de onderneming en SCI. Dit om te voorkomen dat de effectiviteit van intrekking van het certificaat van de onderneming teniet wordt gedaan.;

4

Afhandeling tekortkomingen

4.1 Maatregelen bij tekortkomingen VCA/VCU audits: Indien tijdens de tussentijdse audits tekortkomingen worden vastgesteld door de auditor(en), dient de certificaathouder tijdens de eindbespreking aan te geven welke corrigerende maatregelen naar aanleiding hiervan zullen worden genomen. De registratie daarvan dient de oorzaakanalyse, zoals gevraagd op het afwijkingenformulier, te vermelden. Binnen drie maanden na vaststelling van de tekortkoming, dient de certificaathouder te hebben aangetoond dat de corrigerende maatregelen zijn geïmplementeerd. SCI zal de effectiviteit van de genomen corrigerende maatregelen toetsen middels uitvoering van een bijkomende audit op de bedrijfslocatie, of middels beoordeling van de door de certificaathouder toegezonden documentatie en registraties. De teamleider besluit tijdens de eindbespreking van de tussentijdse audit voor welke van deze opties zal worden gekozen. Bij ernstige tekortkomingen met betrekking tot de te nemen corrigerende maatregelen kan SCI, afhankelijk van de ernst, een of meer van de volgende maatregelen treffen: - Een schriftelijk waarschuwing; - Uitvoering van een extra tussentijdse audit; - Opschorting van het recht op gebruik van het certificaat gedurende een bepaalde periode; - Onmiddellijke beëindiging van het certificaat; - Publicatie van de opschorting of beëindiging in die organen die SCI daarvoor geschikt acht. SCI stelt de certificaathouder schriftelijk en met een opgave van de redenen op de hoogte van haar beslissing. Voor zover met bovenvermelde maatregelen extra kosten voor SCI gemoeid zijn, worden deze aan de certificaathouder doorberekend. De certificaathouder verplicht zich deze te voldoen. Binnen de gestelde periode van opschorting blijven de certificatieovereenkomst en alle daaruit voortvloeiende verplichtingen van kracht. Indien binnen de gestelde periode van opschorting door de





onderneming geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen, zal SCI het certificaat beëindigen. NEN 4400-1 & 2 audits: Indien tijdens de (tussentijdse) audits tekortkomingen worden vastgesteld door de auditor(en), dient de certificaathouder aan te geven welke corrigerende maatregelen naar aanleiding hiervan zullen worden genomen. De registratie daarvan dient de oorzaakanalyse, zoals gevraagd op het afwijkingenformulier, te vermelden. Aangezien tijdens een inspectie van SCI, die SCI uitvoert de conformiteit als gelijk aan de norm beoordeeld op basis van steekproeven, kan een volgende inspectie tot een ander resultaat leiden. Er door de wijziging van de interpretatiedocumenten en of harmonisatie structuur van de aangesloten Inspectie Instellingen, en er daarom geen aanspraken of rechten worden of kunnen worden ontleend aan voorgaande inspecties. De onderneming vrijwaart SCI tegen alle aanspraken en schade vorderingen ter zake van de onderneming en derden. Binnen dertig werkdagen na vaststelling van de tekortkoming, dient de certificaathouder te hebben aangetoond dat de corrigerende maatregelen zijn geïmplementeerd. Non-conformiteit: Het niet voldoen aan een gespecificeerde eis uit de norm. Major non-conformiteit: Het niet voldoen aan een gespecificeerde eis, die onmiddellijk een hoog risico inhoudt. Minor non-conformiteit: Het niet voldoen aan een gespecificeerde eis, die binnen voor de volgende reguliere inspectie hersteld dient te zijn, m.u.v. van normelementen 4.2.3.1 sub 2, 4.2.3.1 sub 3, 4.2.3.1 sub 6, 4.2.3.1 sub 9, 4.2.4.4 sub 2 en 4.2.5.5 deze dienen binnen 3 maanden na uitvoering inspectie hersteld te zijn. SCI zal de effectiviteit van de genomen corrigerende maatregelen toetsen middels uitvoering van een bijkomende audit op de bedrijfslocatie, of middels beoordeling van de door de certificaathouder toegezonden documentatie en registraties. In de bovengenoemde normelementen kunnen in opdracht van de SNA en of het harmonisatie overleg de herstelperiode en of nummering uit de norm NEN 44001 worden gewijzigd. Bij ernstige met betrekking tot de te nemen corrigerende maatregelen tekortkomingen kan SCI, afhankelijk van de ernst, een of meer van de volgende maatregelen treffen: - Uitvoering van een extra tussentijdse audit; - Opschorting van het recht op gebruik van het certificaat gedurende een bepaalde periode; - Onmiddellijke beëindiging van het certificaat; - Publicatie van de opschorting of beëindiging in die organen die SCI daarvoor geschikt acht. SCI stelt de certificaathouder schriftelijk en met een opgave van de redenen op de hoogte van haar beslissing. Voor zover met bovenvermelde maatregelen extra kosten voor SCI zijn gemoeid, worden deze aan de certificaathouder doorberekend. De certificaathouder verplicht zich deze te voldoen. Binnen de gestelde periode van opschorting blijven de certificatieovereenkomst en alle daaruit voortvloeiende verplichtingen van kracht. Indien binnen de gestelde periode van opschorting door de onderneming geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen, zal SCI het certificaat beëindigen.


5




Verplichtingen en overige bepalingen

5.1 -

Verplichtingen Certificaathouder De aanvrager mag tijdens de aanvraagprocedure naar derden toe niet de indruk wekken dat het bedrijf of het managementbeheerssysteem reeds gecertificeerd is. De certificaathouder dient SCI tijdig op de hoogte te stellen van wijzigingen van de structuur, eigendom of naam van de organisatie. SCI zal daarop vaststellen of een aanvulling op de eerdere audits noodzakelijk is. Hieruit voortvloeiende extra audits worden door SCI doorberekend aan de certificaathouder. De certificaathouder verplicht zich deze te voldoen. Wijzigingen VCA/VCU: Ook wijzigingen van het VG(M)-beheerssysteem en/of het voortbrengingsproces dienen direct aan SCI gemeld te worden.

-

-

-

5.2 -

SCI brengt aan de aanvrager/certificaathouder de kosten in rekening die verband houden met de certificatie, zoals in de certificatieovereenkomst met de certificaathouder is overeengekomen. De vergoeding kan jaarlijks worden aangepast aan de (CBS)prijsontwikkeling. Wijzigingen in de vergoedingen worden door SCI tenminste tweemaanden (zie ook de algemene voorwaarden) van te voren schriftelijk medegedeeld aan de aanvrager/certificaathouder. De aanvrager/certificaathouder moet de door SCI in rekening gebrachte kosten voldoen binnen de op de factuur gestelde termijn. De aanvrager/certificaathouder is ervoor verantwoordelijk dat certificatiepersoneel van SCI de taken kan uitvoeren in een werkomgeving die voldoet aan de relevante verplichtingen die voortvloeien uit de Arbo-wetgeving. Indien er naar het oordeel van het certificatiepersoneel gevaar bestaat voor hun veiligheid, gezondheid en/of welzijn, is het certificatiepersoneel van SCI bevoegd de werkzaamheden op te schorten totdat de aanvrager/certificaathouder naar het oordeel van het certificatiepersoneel passende corrigerende maatregelen heeft getroffen. Vanaf de datum van beëindiging van het certificaat of tijdens een periode van opschorting van het recht op het gebruik van het certificaat mag de (voormalig) certificaathouder geen gebruik (meer) maken van het certificaat en de hieraan gerelateerde woord- en beeldmerken. Hij mag ook niet de indruk wekken dat hij nog het recht zou hebben op het gebruik van het certificaat. Ingeval van overtreding van deze bepaling is de (voormalig) certificaathouder aan SCI een terstond opeisbare boete van Euro 1.500,- verschuldigd. Voor ieder dag dat genoemde overtreding voortduurt (na constatering) is de (voormalig) certificaathouder een terstond opeisbare boete van € 950,- verschuldigd aan SCI. Verplichtingen SCI SCI doet aan derden geen mededelingen over de aanvraag van certificatie en de status daarvan, behoudens met toestemming van de desbetreffende aanvrager. SCI zal haar werkzaamheden niet uitbesteden aan een andere Certificatie instelling. SCI zal wijzigingen van de certificatie-eisen en indien van toepassing de daarbij behorende overgangstermijn, tijdig bekend maken bij de Certificaathouder/ Certificaat aanvrager. Alle medewerkers van SCI (zowel internen als externen als ook commissieleden) tekenen een verklaring van geheimhouding en onafhankelijkheid. SCI laat toezicht uitoefenen op haar activiteiten. Dit toezicht vindt plaats door de Stichting Raad voor Accreditatie (RvA). De RvA beoordeelt SCI periodiek op het voldoen aan de eisen uit de relevante accreditatienorm.


-

-




Voor VCA/VCU is dit de norm ISO/IEC 17021: 2006 (voorheen NEN-EN 45012:1998). Voor NEN 4400-1 & 2 certificatie is dit de ISO/IEC 17020: 1998. SCI verplicht zich er op toe te zien dat geen oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van de certificaten alsmede woord- en beeldmerken door derden. Daaronder valt ook het gebruik tijdens een periode van opschorting of het gebruik na beëindiging van een certificaat. SCI kan, al dan niet tezamen met certificaathouder, een vordering instellen tegen derden die oneigenlijk gebruik maken van certificaten dan wel woord- en beeldmerken.

5.3 Klachten van derden Wanneer SCI een klacht van derden over een certificaathouder ontvangt, zal SCI de betreffende certificaathouder informeren over het uit te voeren onderzoek, de aard en de oorzaak van de klacht en toezien op de afhandeling binnen redelijke termijn. Voor klachten van certificaathouders over het (nalaten van) optreden door medewerkers van SCI, is op verzoek een formulier F-12a te verkrijgen, op basis waarvan de klacht in behandeling zal worden genomen. SCI behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van een ontvangen klacht een onafhankelijk onderzoek in te laten stellen. De daaraan verbonden kosten kan SCI op basis van ongelijk aan klager of certificaathouder in rekening brengen. Deze verplicht zich genoemde kosten te voldoen. Indien de klacht gegrond blijkt, kan dit voor SCI aanleiding zijn tot nader overleg met de certificaathouder over corrigerende maatregelen, of tot het opleggen van een maatregel zoals genoemd in hoofdstuk 4 van dit Reglement. 5.4

Beroepen en bezwaarschriften

Artikel 1: Definities In dit reglement wordt verstaan onder: 1. Stichting: de Stichting Normering Arbeid. 2. Inspectie-instelling: de instelling waarmee de stichting een overeenkomst heeft gesloten op grond waarvan deze instelling NEN 4400-1 en/of NEN 4400-2-inspecties uitvoert bij ondernemingen. 3. Onderneming: de onderneming waarmee de inspectie-instelling een inspectieovereenkomst heeft gesloten en die is aangemeld bij de Stichting. 4. Besluit inspectie-instelling: een besluit van een inspectie-instelling inzake een individuele onderneming betreffende: o het niet toekennen van een inspectiecertificaat; o het niet voldoen aan een gespecificeerde eis uit NEN 4400-1 of NEN 4400-2 die op termijn een verhoogd risico inhoudt (minor non-conformiteit); o het niet in behandeling nemen van een inspectieverzoek. 5. Geschil: een geschil over een besluit zoals genoemd in lid 4. 6. Bezwaarschrift: een aangetekende brief waarin de onderneming bezwaar maakt tegen het besluit van de inspectie-instelling. Artikel 2: Toepassing reglement Dit reglement is van toepassing op geschillen tussen ondernemingen en inspectie-instellingen over de in artikel 1 lid 4 vermelde besluiten.





Artikel 3: Bezwaar maken 1. Het maken van bezwaar geschiedt door het indienen van een bezwaarschrift dat aangetekend aan de directie van de inspectie-instelling wordt toegezonden, uiterlijk binnen één maand nadat de onderneming het schriftelijk besluit van de inspectie-instelling heeft ontvangen. 2. Het bezwaarschrift dient in elk geval te bevatten: a) de naam en vestigingsplaats van de onderneming; b) een afschrift van het besluit van de inspectie-instelling waarop het geschil betrekking heeft; c) de bezwaren tegen dit besluit met een toelichting hierop. 3. Uiterlijk binnen één maand na de ontvangst van het bezwaarschrift moet de inspectieinstelling wanneer de onderneming dat wenst, haar uitnodigen voor een hoorzitting waarin de inspectie-instelling en onderneming in de gelegenheid worden gesteld hun standpunt toe te lichten en waarin de mogelijkheid van een minnelijke regeling kan worden onderzocht. 4. Een hoorzitting zoals bedoeld in het vorige lid dient in elk geval plaats te vinden binnen een maand na ontvangst van het bezwaarschrift, tenzij de inspectie-instelling en onderneming akkoord zijn met een later tijdstip. 5. De inspectie-instelling neemt ter zake een nieuw, gemotiveerd besluit, welke aangetekend aan de onderneming wordt toegezonden uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het bezwaarschrift of uiterlijk binnen één maand nadat het in lid 3 bedoelde gesprek heeft plaatsgevonden. 6. Het maken van bezwaar schorst het besluit van de inspectie-instelling niet. 7. Het niet tijdig maken van bezwaar leidt tot niet-ontvankelijkheid. Artikel 4: Commissie Bezwaarschriften 1. De Commissie Bezwaarschriften behandelt het bezwaarschrift en bestaat uit drie leden, te weten: a. Een onafhankelijke voorzitter met deskundigheid op gebied van de NEN 4400-1/2 norm en relevante fiscaal en/of juridische kennis. b. Een onafhankelijk lid met deskundigheid op gebied van de NEN 4400-1/2 norm en relevante fiscaal en /of juridische kennis. c. Een lid gekozen uit het harmonisatie overleg van de Stichting Normering Arbeid en niet van de betreffende inspectie instelling. 2. Wanneer er spraken is van enigerlei vermengingen van belangen van de appellant en een lid van de Commissie Bezwaarschriften, zal dit lid onmiddellijk terugtreden ten gunste van een door de voorzitter aan te wijzen vervanger. De leden van de Commissie Bezwaarschriften zijn verplicht tot de geheimhouding van alles waarvan zij kennis nemen omtrent de personen, de ondernemingen of de persoonlijke of zakelijke omstandigheden van de appellant. en de instelling. Artikel 5: Waarborgsom 1. De voorzitter stelt bij instelling van het bezwaar een waarborgsom vast die door de appellant moet worden voldaan, maar die nooit minder dan € 495,- zal bedragen. De definitief vast te stellen hoogte van de waarborgsom staat in redelijke verhouding tot de geschatte kosten voor de behandeling van het bezwaar. Deze waarborgsom zal na uitspraak worden verrekend met eventueel door hem verschuldigde kosten.





2. Zolang de waarborgsom niet is voldaan, kan de voorzitter besluiten om het bezwaar niet in behandeling te nemen. Wanneer na verzenden van een herinnering de waarborgsom door appellant niet is voldaan binnen een termijn van acht dagen, kan de voorzitter besluiten om het ingestelde bezwaar niet ontvankelijk te verklaren. Artikel 6: Zitting Commissie Bezwaarschriften 1. De voorzitter stelt, na het vragen van de verhinderdata aan appellant en inspectie-instelling, in overleg met de overige leden van de commissie de datum en het tijdstip vast, waarop het bezwaar zal worden behandeld. Bij het vaststellen van deze datum zal een termijn van ten minste 14 dagen in acht worden genomen om de betrokken partijen in de gelegenheid te stellen om zich op de behandeling van het bezwaar voor te bereiden. De secretaris informeert de partijen over de datum waarop het bezwaar zal worden behandeld. 2. De appellant mag voorafgaande aan de zitting aanvullende informatie verstrekken. Deze aanvullende informatie moet zodanig tijdig beschikbaar zijn dat de instelling in de gelegenheid kan worden gesteld daarop voor de zitting te reageren. Appellant en instelling behoren elkaar afschriften te zenden van al wat zij inbrengen bij de Commissie Bezwaarschriften. 3. De Beroepscommissie zal tijdens de zitting beide partijen horen. De instelling zal hierbij worden vertegenwoordigd door de auditor die het onderzoek heeft uitgevoerd. Beide partijen mogen zich tijdens de zitting laten vertegenwoordigen. Beide partijen mogen tijdens de zitting getuigen en/of deskundigen voortbrengen, mits deze ten minste vijf dagen voor de zitting bekend zijn bij de Commissie Bezwaarschriften en de andere partij. De commissie mag bovendien zelf getuigen oproepen, deskundigen raadplagen en andere maatregelen of voorzieningen treffen, die het in het belang van een goede uitspraak nodig acht. De commissie zal dit in de voorkomende gevallen kenbaar maken aan partijen. De verklaring van deze getuigen en het oordeel van de deskundigen is vatbaar voor commentaar van de partijen. 4. Zo nodig kan de Commissie Bezwaarschriften besluiten tot het houden van een nadere zitting. Artikel 7: Uitspraak Commissie Bezwaarschriften De Commissie Bezwaarschriften doet binnen een maand na de zitting een uitspraak over het ingestelde bezwaar. De commissie beslist op het ingestelde bezwaar bij meerderheid van stemmen. De beslissing wordt schriftelijk en gemotiveerd vastgesteld. De secretaris draagt er zorg voor dat de partijen binnen een week na de uitspraak daarover kunnen beschikken. In de uitspraak worden door de commissie tevens de kosten bepaald die aan de behandeling van het bezwaar zijn verbonden, en voor rekening van welke partij deze kosten komen. Artikel 8: Beroepsmogelijkheid Binnen een maand na uitspraak van de Commissie Bezwaarschriften van de instelling inzake het bezwaar, kan de onderneming in beroep gaan bij de Commissie van Beroep van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Het reglement van de Commissie van Beroep is op te vragen bij het secretariaat van de SNA. De contactgegevens hiervan zijn als volgt: Stichting Normering Arbeid Postbus 90154, 5000 LG Tilburg Telefoon: 013-5944687 Fax: 013-5944748 Email: [email protected] Internet: www.normeringarbeid.nl





5.5 Aansprakelijkheid SCI is niet aansprakelijk voor schade, in welke vorm dan ook, ontstaan in verband met de aanvraag, het aangaan, de uitvoering en/of de beëindiging van de inspectie(certificatie)overeenkomst of het gebruik van het certificaat, tenzij en voor zover de schade te wijten is aan opzet dan wel schuld van SCI. De aanvrager certificaat(inspectie)houder vrijwaart SCI tegen alle aanspraken en schadevorderingen ter zake van derden, en of opdrachtgever. 5.6 Algemene voorwaarden SCI Ten aanzien van onderwerpen die in dit Reglement niet zijn beschreven, zijn de Algemene Voorwaarden van SCI van toepassing. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 van dit Reglement en maken hiervan integraal onderdeel uit.



Bijlage 1: Algemene voorwaarden SCI Artikel 1

Definities

1.1 Onder SCI wordt deze voorwaarden verstaan: Safex Certificatie Instelling gevestigd te Ridderkerk, KvK 24352783. 1.2 Onder “opdrachtgever” wordt in deze voorwaarden verstaan: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die zich in verband met het leveren van diensten dan wel het verrichten van enige andere prestatie jegens SCI heeft verbonden. 1.3 Onder “partijen” wordt in deze voorwaarden verstaan: SCI en de opdrachtgever.

Artikel 2

Algemeen

2.1 Alle aanbiedingen, leveringen en diensten van SCI geschieden uitsluitend onder toepassing van deze algemene voorwaarden. 2.2 Bekendmaking van deze voorwaarden kan onder meer geschieden door vermelding op briefpapier, offerte, opdrachtbevestiging of factuur. 2.3 Bijzondere bedingen die van deze voorwaarden afwijken of deze aanvullen, zijn slechts bindend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen en gelden slechts per geval. 2.4 Voor zover deze voorwaarden ook zijn opgemaakt in een andere taal dan de Nederlandse, is de Nederlandse tekst bij verschillen steeds beslissend.

Artikel 3

Aanbiedingen

3.1 Alle aanbiedingen van SCI, mondeling, schriftelijk, per fax of per e-mail, zijn geheel vrijblijvend, behoudens de bij de aanbieding vermelde geldigheidsduur. 3.2 Alle bij een aanbieding verstrekte inlichtingen en/of specificaties gelden steeds bij benadering en zijn voor SCI slechts bindend, indien zulks uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd.

Artikel 4

Overeenkomst

4.1 Een overeenkomst tussen partijen komt tot stand op het moment dat SCI een begin maakt met de uitvoering van de opdracht c.q. dat SCI een opdracht van de opdrachtgever schriftelijk bevestigt. 4.2 Eventueel later gemaakte aanvullende afspraken of wijzigingen zijn slechts bindend, indien SCI deze schriftelijk heeft bevestigd. Ook afspraken die zijn gemaakt met en/of toezeggingen die zijn gedaan door het personeel van SCI, moeten door SCI schriftelijk worden bevestigd alvorens deze SCI binden.

Artikel 5

Prijzen

5.1 De overeengekomen prijzen zijn gebaseerd op kostprijsbepalende factoren op het moment van de aanbieding. SCI behoudt zich het recht voor om deze tarieven te wijzigen. Over een eventuele aanpassing van de tarieven zal de opdrachtgever minimaal twee maanden van tevoren worden geïnformeerd. 5.2 Kosten van aanvullingen en/of wijzigingen van de opdracht of overeenkomst van de kant van de opdrachtgever, zijn voor rekening van de opdrachtgever. Het bedrag dat in rekening zal worden gebracht. Is een percentage dat in rekening zal worden gebracht, afhankelijk van de termijn waarop de werkzaamheden worden uitgesteld of geannuleerd: < 15 werkdagen voor aanvang werkzaamheden, 100% < 35 werkdagen voor aanvang werkzaamheden, 50% Dit bedrag zal niet worden verrekend met het uiteindelijke


Artikel 6


Betaling

6.1 Voor elke overeenkomst geldt de algemene conditie: betaling netto contant. Ingeval een factuur toegezonden wordt, is de betalingstermijn maximaal 30 dagen na datum factuur. Afwijkende betalingsafspraken gelden uitsluitend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. 6.2 Betaling dient te geschieden zonder enige korting of verrekening. Uit welke hoofde dan ook. 6.3 Alle betalingen dienen te geschieden op een door SCI aan te wijzen rekening dan wel ten kantore van SCI. 6.4 Betalingen dienen te worden voldaan in de valuta waarin de overeengekomen prijzen zijn uitgedrukt. Betaling anders dan in geld is toegestaan, indien SCI hier schriftelijk mee akkoord gaat. 6.5 De opdrachtgever is, ingeval niet betaald is binnen de afgesproken betaaltermijn, zonder dat enige sommatie of ingebrekestelling is vereist, in verzuim door het verstrijken van de betalingstermijn. 6.6 Betalingen van de opdrachtgever na het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn, strekken steeds primair tot voldoening van de door hem verschuldigde vertragingsrente en (buiten)gerechtelijke kosten en worden vervolgens in mindering gebracht op de oudste openstaande vordering. Zelfs al deelt de opdrachtgever mede dat de betaling betrekking heeft op een latere factuur en of vordering. 6.7 Gedurende de periode van zijn verzuim is de opdrachtgever over de openstaande vordering een vertragingsrente van 8%, Wettelijke handelsrente (6:119a BW) per maand of gedeelte van een maand verschuldigd. Telkens na afloop van een jaar wordt het bedrag waarover de vertragingsrente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde vertragingsrente. 6.8 Bij buitengerechtelijke invordering is de opdrachtgever, naast de hoofdsom en de vertragingsrente, incassokosten verschuldigd. De buitengerechtelijke incassokosten en alle kosten om verschuldigde bedragen te innen. 6.9 Bij gerechtelijke invordering, faillissementsaanvragen daaronder begrepen, blijft de opdrachtgever de vertragingsrente en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. 6.10 Indien de opdrachtgever met enige betaling in verzuim is, is SCI gerechtigd haar prestaties op te schorten, terwijl zij eveneens het recht heeft om zonder gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst ontbonden te verklaren. In dat laatste geval is de opdrachtgever verplicht om SCI 100% van de nog niet vervallen termijnen en/of nog niet verschuldigde bedragen te betalen als vergoeding van de gemaakte kosten en de winstderving. Bovendien is de opdrachtgever gehouden alle andere kosten, door SCI gemaakt ter voorbereiding op de door SCI te leveren presentaties, alsmede alle overige door SCI geleden schade te vergoeden. 6.11 Ingeval de opdrachtgever de door SCI te verrichten werkzaamheden uitstelt of annuleert, is, SCI gerechtigd om een percentage van het voor de desbetreffende werkzaamheden overeengekomen honorering alsnog aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

Artikel 7

Aanbetaling en zekerheid

7.1 SCI kan bij het aangaan van de overeenkomst, alsmede voorafgaand aan of tijdens de uitvoering van de opdracht, een aanbetaling dan wel betaling vooraf verlangen.





te betalen bedrag.

Artikel 8 Terbeschikkingstelling van informatie door de opdrachtgever 8.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden welke SCI overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op gewenste wijze ter beschikking te stellen. 8.2 opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan SCI ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn, voor zo0ver uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit. 8.3 de uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extrakosten en extra honorarium, ontstaan door het niet ,niet tijdig of niet behoorlijk terbeschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden zijn voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 9

Eigendomsvoorbehoud

9.1 SCI behoudt zich het eigendom voor van alle aan de opdrachtgever verstrekte zaken totdat de opdrachtgever al zijn betalingsverplichtingen integraal is nagekomen. 9.2 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt SCI zich de auteursrechten en alle overige rechten met betrekking tot het intellectuele eigendom op de door haar verstekte teksten en rapportages certificaten en logo’s etc. 9.3 de opdrachtgever is gehouden de in lid 1 en 2 genoemde zaken op eerste verzoek aan opdrachtnemer te retourneren op straffe van een boete van € 950,- per dag

Artikel 10

Honorarium

10.1 Het honorarium van SCI is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende opdracht. 10.2 Het honorarium van voor SCI, zo nodig vermeerderd met bijkomende kosten voor administratie, registratie en afdrachten, is gebaseerd op de geldende tarieven op het moment van de aanbieding. SCI houdt zich het recht voor om deze tarieven te wijzigen. Over een eventuele aanpassing van de tarieven zal de opdrachtgever minimaal twee maanden van tevoren worden ingelicht. 10.3 Kosten van aanvullingen c.q. wijzigingen van de opdracht of overeenkomst van de kant van de opdrachtgever, zijn voor rekening van de opdrachtgever. 10.4 Het honorarium van SCI, zo nodig vermeerderd met bijkomende kosten voor administratie, registratie en afdrachten, wordt op de wijze zoals vermeld in de aanbieding in rekening gebracht, tenzij opdrachtgever en SCI hierover andere afspraken hebben gemaakt. Over alle door opdrachtgever aan SCI verschuldigde bedragen wordt de omzetbelasting afzonderlijk in rekening gebracht.

Artikel 11

Overmacht

11.1 Onder overmacht wordt ten deze verstaan: elke van de wil van partijen onafhankelijke c.q. onvoorzienbare omstandigheid waardoor nakoming van de overeenkomst redelijkerwijs door de opdrachtgever niet meer van SCI kan worden verlangd. 11.2 Onder overmacht wordt in ieder geval begrepen: brand, vorst-,water- of stormschade, ander natuurgeweld, diefstal of vernieling van bedrijfsmiddelen c.q.-gegevens. 11.3 Indien zich een situatie van overmacht voordoet is SCI gerechtigd om de uitvoering van de overeenkomst op te schorten dan wel de overeenkomst definitief te ontbinden. 11.4 SCI is gerechtigd betaling te vorderen voor de prestaties, die bij de uitvoering van de desbetreffende overeenkomst zijn verricht voordat van de omstandigheid, welke overmacht oplevert, is gebleken.

Artikel 12

Toepasselijk recht

12.1 Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en SCI waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen beslecht worden door de Rechtbank te Rotterdam.





Bijlage 2 Instructie minimaal aantal te besteden mandagen in het kader van VCA-auditing en –evaluatie In onderstaande tabellen tabel 1 (Versie VCU 2007/04) is het aantal te besteden mandagen aangegeven in relatie tot het aantal medewerkers en het aantal te bezoeken projectlocaties voor het gehele traject van VCA certificering. (Tabel 2 & 3 geld voor de versie VCA 2008) Voor het aantal medewerkers wordt uitgegaan van allen die invloed hebben op het VCA-systeem. Daaronder vallen ook de relevante medewerkers van het moederbedrijf (zoals bijvoorbeeld medewerkers van een centrale veiligheidsdienst of onderhoudsdienst en het verantwoordelijk management) en uitzendkrachten en regiewerkers. Voor vaste medewerkers wordt uitgegaan van het aantal op de datum van certificatie aanvraag. Voor de uitzendkrachten en regiewerkers wordt uitgegaan van het gemiddelde aantal gedurende de voorgaande 12 maanden. N.B.: Van de afwijking van het aantal te besteden mandagen naar beneden dient een concrete onderbouwing te worden opgenomen in, respectievelijk gehecht te worden aan de VCAauditrapportage! Instructie minimaal aantal te besteden mandagen in het kader van VCU-auditing en –evaluatie Met vestiging wordt bedoeld de hoofdvestiging met "VCU-cel". De nevenvestigingen zijn de bijkomende kantoren waar ook "VCU-cellen" zijn gelokaliseerd. 

initiële evaluatie

 Voor de evaluatie van 1 vestiging: 1,5 dag Elke nevenvestiging moet bezocht en geëvalueerd worden: 0,5 dag per nevenvestiging. TABEL 1 SCHEMA Evaluatie

Aantal mandagen

Initieel Tussentijdse audit Herhalingsaudit I = minimaal 1 dag in totaal

1,5 dag + 0,5 dag x nevenvestiging 0,5 dag + 0,5 dag x nevenvestiging I 1 dag + 0,5 dag x nevenvestiging

TABEL 2 (VCA versie 2008) Aantal medewerkers van invloed op VCA-systeem VCA VCA VCA VCA VCA VCA VCA

1-25 26-50 51-100 101-200 201-500 501-1000 1000-2000

Aantal dagen initiële audit 1,5 inclusief P 1,5 + 0,5P 2 + 0,5P 3 + 0,5P 4 + 0,5P 5 + 0,5P 6 + 0,5P

Aantal dagen Aantal dagen Aantal dagen I, H, T, tussentijdse audit herhalingsaudit per Vestiging 1,5 inclusief P 1,5 + 0,5P 2 + 0,5P 3 + 0,5P 4 + 0,5P 5 + 0,5P 6 + 0,5P

1 inclusief P 1 + 0,5P 1,5 + 0,5P 1,5 + 0,5P 2 + 0,5P 2,5 + 0,5P 3 + 0,5P

0,5 0,5 1 1 1,5 2 3





Onder projectlocaties wordt tevens bedoeld "nevenvestigingen" (zie begrippen en definities) van hetzelfde bedrijf. In elk geval dient elke nevenvestiging bezocht te worden. Indien een nevenvestiging verbonden is aan één opdrachtgever telt deze als één project. Voor het vaststellen van het aantal te bezoeken projectlocaties wordt uitgegaan van het aantal projectlocaties gedurende de voorgaande 12 maanden. Bij (veel) kleine projectlocaties geldt het minimum aantal te bezoeken projectlocaties. Voor grote projectlocaties geldt het maximum aantal te bezoeken projectlocaties. TABEL 3 Totaal aantal projectlocaties

1-5 6-10 11-20 21-30

Te bezoeken Jaarlijks te bezoeken projectlocaties, initiële projectlocaties en bij tussentijdse & audit, P herhalingsaudit, P 1 2 3 4

1 2 3 4

Reglement Certificatie & Inspectie

Recommend Documents