Raad van Bestuur Sportraad donderdag 22 januari 2015 Start vergadering: 20 uur Aanwezig: Peter Maertens, ondervoorzitter Kris Vander Vorst, secretaris Steven Coosemans (lid) Johan Verdonck (lid) Chris Vanderperre (lid) Krista Kerckhoven (lid) Rudy Peeters (plaatsvervangend lid) Stefan Imbrechts, Schepen voor sport Jelle Vonckx, sportfunctionaris Verontschuldigd: Rina Vanosmael, voorzitter Lut Daenen, Wim Vanhamme, Eric Vanhecke, Pascal De Becker (leden) Gerry Croon, departementshoofd Culturele zaken Aanwezig voor agendapunt 2: Paul Van Vlasselaer (JoKa) Karel Van Loo (JoKa) Sarah Huybrechts (OTB) Herman Seghers (OTB)
1. Goedkeuring verslag vergadering 25 november 2014 Het verslag van de sportraadvergadering op 25-11-2014 is goedgekeurd. 2. Verderzetting Eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging Joka heeft informeel aangegeven te willen stoppen met de organisatie van de eindejaarsmarathon/jogging. Zij willen wel nog meehelpen maar niet langer als hoofdverantwoordelijke. De leden van JoKa kwamen zelf langs om uitleg te geven over hun beslissing en over mogelijke samenwerking in de toekomst:
Paul Van Vlasselaer en Karel Van Loo (JoKa): De laatste jaren blijken er veelal problemen te zijn om voldoende vrijwilligers/helpers te verkrijgen voor de organisatie van de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging. Zowel voor de voorbereiding/organisatie van de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging als voor hulp tijdens het weekend zelf werd er telkens teruggevallen op dezelfde personen. Dit weegt enorm op deze mensen en zij hebben, na 25 edities, de beslissing genomen om de organisatie niet meer op zich te nemen. Hiermee wordt bedoeld dat zij zichzelf niet meer zien als initiatiefnemer maar eerder een ‘coaching’ functie willen vervullen bij een nieuwe doorstart. Zij zijn ook bereid om te helpen als vrijwilliger op de dagen van de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging zelf. De leden van de sportraad krijgen een draaiboek van zowel het weekend zelf, als van de hele voorbereiding aangeboden. Dit als overzicht van de organisatie van het sportieve weekend. Jelle Vonckx, sportfunctionaris, zorgt dat dit via mail aan alle leden wordt bezorgd. De leden van OTB geven aan dat de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging voor hen een grote financiële hulp is, zij zijn zeker bereid om verder mee te werken aan de organisatie ervan, maar geven aan niet voldoende ‘knowhow’ te bezitten voor het sportieve aspect. Het gedeelte catering willen zij, net zoals ze nu doen, op zich blijven nemen met eventueel nog wat extra taken. Momenteel zijn er een 30 vrijwilligers van OTB voor de catering, en 65 vrijwilligers vanuit JoKa voor het sportieve gedeelte. Kris Vander Vorst vraagt of het misschien een optie is om de marathon te laten vallen, zodat het een eendaags evenement zou worden met minder voorbereiding. De leden van JoKa en OTB geven hierop aan dat de marathon financieel het interessantste is wegens meer omzet qua consumpties. Hierop pikt Peter Maertens in met de vraag van waar de omzet van de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging voornamelijk vandaan komt. Dit blijkt voor het grootste gedeelte vanuit de catering te komen, gevolgd door de inschrijvingen. Krista Kerckhoven vraagt of er een optie is om een samenwerking aan te gaan met andere joggingclubs, eventueel van buurgemeenten. Het blijkt echter dat er reeds veel vrijwilligers uit deze hoek worden gebruikt en dit dus ook geen oplossing kan bieden. Krista Kerckhoven pikt hier verder op in en stelt de vraag of het mogelijk is om samen te werken met andere sport -en/of jeugdverenigingen. Hierop wordt door JoKa geantwoord dat dit zeker kan maar dat OTB als doelstelling moet blijven. Het grote probleem is echter dat alle sportverenigingen ongeveer met hetzelfde probleem zitten, nl. een tekort aan vrijwilligers en al
te vaak terugvallen op steeds dezelfde personen. Als deze personen dan ook nog eens dit gaan moeten doen, dreigt het voor iedereen te veel te worden. Een stelling die door allen aanwezig wordt beaamd. De sportdienst, Jelle Vonckx, geeft aan dat er misschien terug kleiner moet worden begonnen, met 1 dag ipv een heel weekend, zoals ook Kris Vander Vorst eerder stelde. Dit om de werklast voor velen te verkleinen en zo stilaan terug opnieuw te kunnen uitbreiden. Peter Maertens stelt hierbij de vraag of OTB deze optie ziet zitten, aangezien deze toch financieel minder zal blijken. OTB geeft aan dat dit zeker kan en dat ze hier rekening mee houden. Zij willen vooral vermijden dat het evenement volledig verdwijnt. Chris Vanderperre vraagt of de oplossing kan gevonden worden door een engagement van meerdere mensen om mee in de organisatie te stappen. Mensen die vanaf september mee als ‘manager’ willen helpen bij de organisatie. Hierbij maakt hij ook een onderscheid tussen een volledige stop van JoKa als organisator of verder doen als organisator maar dan met de hulp van ‘nieuw bloed’. De leden van JoKa geven aan dat dit voor hen misschien nog wel een goede, zoniet de beste optie is. Op deze manier kunnen zij hun knowhow gedurende 1 à 2 jaar overgeven, in de vorm van een coachingfunctie en kan de organisatie stilaan overgenomen worden in plaats van abrupt. Ze stellen wel dat het goede doel OTB een vereiste is, dit is voor de leden van de sportraad eveneens een vaststaand feit. Peter Maertens stelt, ingaande op het voorgaande, voor om een openbare oproep te doen naar hulp. Een duidelijk afgebakend profiel van organisatoren moet worden opgesteld en vrijgegeven naar de inwoners van Kampenhout en daarbuiten. Dit gaat niet over vrijwilligers de dag zelf, maar effectief over mensen die van meet af aan willen voorbereiden en organiseren om het weekend van de jogging te organiseren. De huidige generatie van organisatoren heeft nood aan vernieuwing en verjonging en vanuit enkel de sportraad of de sportverenigingen kan dit niet verholpen worden. Een openbare oproep lijkt alle leden dan ook een goede optie. De leden van JoKa en OTB gaan hiermee akkoord en zullen helpen bij het opstellen van het juiste profiel. De rode draad doorheen dit verhaal blijft echter het goede doel van OTB, dit moet ook duidelijk worden gemaakt aan mogelijke kandidaten. Jelle Vonckx, sportfunctionaris, stelt een eerste profiel op en zal dit ter goedkeuring doormailen naar alle aanwezigen. Zo kunnen er aanpassingen worden gemaakt tot het ideale profiel voor de oproep is opgesteld. Het gezochte profiel moet via verschillende kanalen worden gezocht: info-avond, mededeling op de kampioenenviering, krant, gemeenteberichten, AV sportraad, … .
Er wordt besloten dat er een beslissing moet vallen over het al dan niet doorgaan van de eindejaarsmarathon en eindejaarsjogging ten laatste voor de zomer, op deze manier is er nog voldoende tijd om alles te organiseren.
3. Opvolging actieplannen en acties sport 2015 Onderstaande acties dienen uitgevoerd/opgevolgd te worden in 2015: 1. Financiële ondersteuning van de sportverenigingen op basis van vernieuwd subsidiereglement (sinds 2014). 2. Installatie van een digitale lichtkrant in zowel Sporthal Kampenhout als sport- en cultuurcentrum Berg
Jelle Vonckx, sportfunctionaris, bekijkt samen met de informaticadienst van de gemeente wat de mogelijkheden zijn.
3. Uitgave van vrijetijdsgids (tweejaarlijks > nu 2016-2018)
Op vraag van de sportverenigingen wordt er bekeken of het terug mogelijk is om de gids bus aan bus te verdelen. Eventueel met inbreng van reclame in de gids om de kost te drukken. Stefan Imbrechts, Schepen van sport, legt dit voor aan het college.
4. Standplaats voorzien voor sportverenigingen op avondmarkt
Op vraag van de sportverenigingen zal Stefan Imbrechts, Schepen van sport, navragen aan de organisatie van de markt of het mogelijk is elektriciteit te voorzien voor de standen van de sportverenigingen.
5. Verderzetting sportprogramma voor sportweken 6. Organisatie van 3 sportactiviteiten voor scholen a. Initiatie (Handbal: 20-28/04) b. Sportdag voor scholen (DI 28/04) c. Scholenveldloop (DI 29/09)
Jelle Vonckx, sportfunctionaris, polst op het scholenoverleg of deze datum kan voor alle scholen.
7. Organisatie van een sportdag voor senioren 8. Samenwerking sportregio Noord
Jelle Vonckx, sportfunctionaris, werkt momenteel samen met de andere sportdiensten van sportregio Noord een voorstel uit om de werking verder te zetten na stopzetting ondersteuning vanuit de provincie Vlaams-Brabant (na 2015).
9. Organisatie sportpromotionele activiteiten + mogelijkheid tot ondersteunen of organiseren nieuwe activiteit 10. Initiatiereeks voor verscheidene doelgroepen 11. Organisatie van de jaarlijkse kampioenenviering 12. Organisatie G sportdag met buurgemeenten 13. Aanbieden G-sport op circusdag (ism OTB) 14. Opstellen reglement kansengroepen ism jeugddienst en OCMW 15. (Dienst vrije tijd/ culturele zaken gebruikt sociale media) > opstellen facebook/twitter/etc voor sportdienst/sportaanbod
Jelle Vonckx, sportfunctionaris, gaat dit bekijken in overleg met de dienst communicatie van de gemeente.
4. Jaarprogramma 2015 WOE 4 februari 2015: kleuternamiddag te Machelen (sportregio Noord) (februari 2015: vergadering RvB sportraad) Vrijdag 27 februari 2015: kampioenenviering (maart 2015: vergadering RvB sportraad) April – mei – juni 2015: fietsenpakket voor scholen 7 – 10 april 2015: sportweek 1 (6 – 12 jarigen) 13 – 17 april 2015: sportweek 2 (6 – 12 jarigen) 16 april 2015: avonturensportdag (april 2015: vergadering RvB sportraad)
17 april tot 26 juni 2015: Lessenreeks leren zwemmen 50+ (sportregio Noord) 20 april – 28 april 2015: initiatiereeks handbal voor scholen DI 28 april 2015: Scholensportdag DO 23 april 2015: Regionale sporteldag te Haacht (sportregio Noord) WOE 6 Mei 2015: algemene vergadering sportraad DO 7 Mei 2015: circusdag Ons Tehuis Brabant ZA 9 mei 2015: Kijk, ik fiets (sportregio Noord) DI 26 mei 2015: Regionale sporteldag Durbuy (sportregio Noord) Mei 2015: oproep regelmatige gebruikers sporthal Kampenhout/Berg Juni 2015: versturen jaarverslag Bloso 2014 Juni 2015: versturen aanvraagformulieren subsidiëring Juni 2015: kalenders regelmatige gebruikers opmaken en versturen (juni 2015: vergadering RvB sportraad) 1 – 3 juli 2015: sportweek 1 (4-5 jarigen) 6 – 10 juli 2015: sportweek 2 (6 – 12 jarigen) 3 – 7 augustus 2015: sportweek 3 (6 – 12 jarigen) 10 – 14 augustus 2015: sportweek 4 (12 – 16 jarigen) 10 – 14 augustus 2015: G-sportkamp voor kinderen te Boortmeerbeek (sportregio Noord) 24 – 28 augustus 2015: sportweek 5 (6 – 12 jarigen) VR 28 augustus 2015: springkastelenfestival te Tremelo (sportregio Noord)
DI 8 september 2015: sportdag gemeentepersoneel te Steenokkerzeel (sportregio Noord) DO 10 september 2015: sportdag Vitamin te Rotselaar (sportregio Noord) VR 11 september 2015: avondmarkt Kampenhout DO 17 september 2015: seniorensportdag aan zee OF VR 18 september 2015: seniorensportdag aan zee DI 29 september 2015: scholenveldloop (september 2015: vergadering RvB sportraad) September 2015: deadline indienen aanvraag subsidiëring September – oktober 2015: verwerken subsidieaanvragen 2 oktober – 11 december 2015: lessenreeks leren zwemmen 50+ (sportregio Noord)
DO 5 november 2015: uitstap snowworld Landgraaf (sportregio Noord) (november 2015: vergadering RvB sportraad) ZA 12 december 2015: eindejaarsmarathon (OV) ZO 13 december 2015: eindejaarsjogging (OV) 5. Voorbereiding kampioenenviering: vrijdag 27 februari 2015 Datum: Vrijdag 27 februari 2015 om 19.30 uur. Locatie: Sport- en cultuurcentrum Berg – ontmoetingszaal Materiaal: Stoelen en tafels zijn aanwezig. 10 receptietafels + doeken, 16 podiumelementen, beamer + laptop zijn door Jelle Vonckx, sportfunctionaris, aangevraagd. Kandidaturen 2014, kampioenenviering 2015: Na overleg worden volgende kandidaturen weerhouden: Jongeren individueel: Shauni Van Opstal Louise Van Bellinghen Charlotte Van Bellinghen Lotte Geerens Jongeren ploegen: U15 SKK Kampelaar U11 SK Kampenhout U12 SK Kampenhout Volwassenen individueel: Theo Van Cappellen Thomas Lissens Patrick Brigitta Betty Raets Volwassenen: ploegen: Reserven SKK Kampelaar Mavericks United B
Badmintonteam: Marc Van Nieuwenhuyse & David Rits Badmintonteam: David Rits & Veerle Van Mele Badmintonteam: Maja Jonckers & Bart Thumas
Sportverdienste: Paul De Brauwer Sportfiguur: Charlotte Van Bellinghen De kandidatuur van 1e ploeg SKK Kampelaar werd niet weerhouden. Zij krijgen wel een eervolle vermelding tijdens de kampioenenviering. Aanpassing reglement kampioenenviering Het reglement van de kampioenenviering wordt naar volgend jaar toe aangepast zodat ook ploegen die promotie afdwingen in aanmerking komen voor de kampioenenviering. Programma: 1. Intermezzo bij het binnenkomen van de genodigden 2. Gasten krijgen drankje + hapjes bij binnenkomst 3. Verwelkoming gasten, kampioenen 4. Huldiging Kampenhoutse Kampioenen: jongeren 5. Intermezzo (kort) 6. Eervolle vermelding: Promotie naar 2e provinciale A SKK Kampelaar 7. Huldiging Kampenhoutse Kampioenen: volwassenen 8. Intermezzo (lange pauze – drankgelegenheid) 9. Huldiging Kampenhoutse Kampioenen: ploegen 10. Intermezzo (kort) 11. Huldiging sportverdienste 12. Intermezzo (kort) 13. Apotheose: huldiging sportfiguur van het jaar 14. Slotwoord 15. Groepsfoto 16. Gasten krijgen drankje + broodjes na de viering
Presentatie: Jelle Vonckx, sportfunctionaris, neemt contact op met Lut Daenen om de presentatie op zich te nemen. Zij had zichzelf kandidaat gesteld op de vergadering van 25 november 2014. PowerPoint: Voorstelling per kampioen met vermelding van de belangrijkste prestaties + foto of filmpje. Jelle Vonckx, sportfunctionaris, maakt deze op en overloopt deze met de presentator/presentatrice. Intermezzo: De muziekgroep Peper & Zout is door Jelle Vonckx, sportfunctionaris, gecontacteerd en vastgelegd zoals besproken op de sportraadvergadering van 25 november 2014. Prijzen: - Kader met ‘SPORTKAMPIOEN 2014 KAMPENHOUT’ - Sporthanddoek met opdruk: ‘KAMPIOENENVIERING 2014 KAMPENHOUT’ - Prijs sportverdienste: cadeaubon AS Adventure of Plaatselijke biermand - Prijs sportfiguur: trofee met afbeelding sport en vermelding ‘sportfiguur Kampenhout 2014’ Allen met de kleuren, het logo van kampenhout, het logo van de sportdienst en vermelding sportkampioen 2014. Poetsdames: Deze worden door Jelle Vonckx, sportfunctionaris, nog gecontacteerd als extra hulp. Broodjes: Bestelling via Croissy (idem vorige jaren) Gezonde hapjes: Idem vorige jaren (Lut Daenen geeft de bestelling door aan de sportdienst) Drank: Bestelling via Van Craenenbroek. Idem vorig jaar. Wijn: Roger Swillen. Idem vorig jaar.
Geluid/techniek: Rudi Peeters, reeds gecontacteerd door Jelle Vonckx, sportfunctionaris. Fotograaf: Margo Verbist, idem vorig jaar. Plateaus, handdoeken, … : Aangevraagd bij economaat Hulp: Leden van sportraad helpen, indien mogelijk, bij klaarzetten zaal, drank,opkuis. Zij worden verwacht vanaf 18.30 uur.
6. Aanvraag van ZVC Mavericks United voor toetreding tot sportraad Mavericks United (via Kenny De Vogelaere) hebben aangegeven zich als lid aan te willen sluiten bij de sportraad. Via Rudy Peeters (eveneens lid van ZVC Mavericks United) wordt de boodschap overgedragen dat zij welkom zijn op de algemene vergadering in mei. Als eerste punt staan hier toetredingen op de agenda. Indien hun aanvraag dan wordt goedgekeurd kunnen zij de vergadering verder volgen als nieuw lid.
7. Varia Stefan Imbrechts, Schepen voor sport, meldt volgende zaken in verband met de geplande renovatiewerken aan de sporthal Kampenhout: De ramen worden volgende week opgemeten. De werken aan het dak van de sporthal starten zodra het weer dit toelaat, de aannemer staat klaar om te starten. De aanbesteding voor de vernieuwing van het sanitair staat gepland op 07/02/2015, de gunning zou dan eind februari in orde moeten zijn. De opstart van de werken aan het sanitair zou dan in april starten. Er worden tijdelijke kleedkamers geplaatst vooraleer de werken aan het sanitair en de verwarming starten, dit om de hinder voor de gebruikers van de sporthal zo klein mogelijk te houden. Er komen extra parkeerplaatsen aan de zijkant van de sporthal + regenwaterputten die gebruikt zullen worden voor het sanitair.
Normaal gezien zullen alle werken gebeuren binnen het jaar 2015.
Johan Verdonck, Krista Kerckhoven en Rudy Peeters melden hun bezorgdheid in verband met het elektriciteit -en internetgebruik van hun sportverenigingen tijdens de geplande werken aan de sporthal Kampenhout. Zij vragen zich af of dit afgekoppeld gaat worden eens de werken van start gaan, gezien zij leidingen gebruiken die op het terrein rond de sporthal liggen. Stefan Imbrechts, Schepen voor Sport & Jelle Vonckx, sportfunctionaris, gaan dit na en zullen de sportverenigingen tijdig verwittigen in het geval van een afkoppeling. Krista Kerckhoven vraagt of tijdens de werken de parkeerplaatsen aan de sporthal vooraan nog kunnen gebruikt worden. Stefan Imbrechts, Schepen voor sport, meldt dat deze normaal gezien niet gebruikt gaan worden als werf en dus perfect beschikbaar blijven. Rudy Peeters stelt de vraag of er al iemand voor de uitbating van de cafetaria is gevonden. Stefan Imbrechts, Schepen voor Sport, meldt dat er een concessie is uitgeschreven, kandidaturen kunnen tot 30/01/2015 11.00 uur worden binnengebracht.
De volgende sportraadvergadering zal doorgaan op dinsdag 17/03/2015 om 19u30 in het vergaderzaaltje (bovenste verdieping) van Villa Lucie. Einde vergadering: 22.45 uur
