Raad van bestuur 19 maart 2014 Aanwezig: Rob Van de Velde, voorzitter; Peter Wouters, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters, Frank Geudens, secretaris; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Ariane Van Dooren, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Sadia Choukri, Frans De Bont, Koen De Cock, Johan Dom, Jef Eggermont, Annemie Goris, Jos Lodewijckx, Marleen Van den Eynde, Greet Van Gool, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Johan Vermeeren, Zander Vliegen, Luc Vloemans, leden raad van bestuur; Louis Haagen, Dirk Smets, Elke Tindemans, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur; Véronique Maurissen, afdelingshoofd crematorium Antwerpen (verslag). Verontschuldigd: Berre Van Deuren, lid raad van bestuur Michel Meeus, lid raad van bestuur met raadgevende stem
1.
Raad van bestuur: verslag 15 januari 2014 - goedkeuring
Raadslid Gerda Van Langendonck informeert naar het uitgestelde agendapunt over de samenstelling van het directiecomité. De algemeen directeur legt uit dat de opmerking over de onverenigbaarheden terecht was en dat de afgevaardigden van Limburg een oplossing uitwerken. Zodra die er is, komt het punt terug op de agenda. Raadslid Jos Lodewijckx informeert over het aantal mandaten waarop de algemeen directeur antwoordt dat er vier mandaten in de raad van bestuur en twee in het directiecomité te begeven zijn. Aanleiding Voorwerp van het besluit Het verslag van de vorige vergadering wordt ter goedkeuring voorgelegd. Juridische gronden Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 15 januari 2014
Besluit Enig artikel Het verslag van de raad van bestuur van 15 januari 2014 wordt goedgekeurd.
2.
Overheidsopdrachten: levering van gas en elektriciteit (samenaankoop met andere openbare crematoria) - machtiging
Raadslid Johan Dom vraagt of er nagekeken zal worden of de samenaankoop ook effectief voordeliger zal zijn. De algemeen directeur verduidelijkt dat dit wordt gecontroleerd en afgetoetst zal worden of de groepstarieven daadwerkelijk voordeliger zijn. Indien dit niet zou zijn, dan kan er alsnog beslist worden om de opdracht niet te gunnen. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om een gezamenlijke opdracht voor de levering van gas en elektriciteit voor alle Vlaamse en Brusselse openbare crematoria goed te keuren. Voorgeschiedenis In 2011 heeft PONTES deel genomen aan een samenaankoop voor gas en elektriciteit, georganiseerd door EANDIS voor meerdere lokale besturen (gemeente, OCMW’s en lokale politiezones). Ingevolge die opdracht zijn Electrabel en ENI onze huidige leveranciers. Die opdracht loopt evenwel ten einde in november 2014. PONTES moet m.a.w. voor de volgende jaren opnieuw een overheidsopdracht uitschrijven voor de levering van gas en elektriciteit. Binnen de groep van de lokale besturen heeft een crematorium echter een atypisch verbruikersprofiel. Bovendien werd een engagement aangegaan met de andere openbare crematoria in Vlaanderen en Brussel om in de toekomst gezamenlijke aankopen te verrichten. Het is thans de bedoeling om één nieuwe opdracht te lanceren vanuit het samenwerkingsverband tussen de openbare crematoria. We verwachten dat dit schaaleffect een gunstige invlioed zal hebben op de prijszetting. Onderling werd overeengekomen dat het crematorium van Brussel als piloot zal optreden in naam van en voor rekening van de andere crematoria. Juridische gronden Artikel 38 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Overheden kunnen gelijkaardige opdrachten samenvoegen en moeten daartoe de overheid aanduiden die in hun naam in de hoedanigheid van aanbestedende overheid zal optreden. Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en artikel 22 van de statuten De raad van bestuur bepaalt de voorwaarden en de wijze van toewijzing van de opdrachten voor werken, leveringen of diensten.
Motivering PONTES gaat op zoek naar een leverancier van gas en elektriciteit vermits het huidige contract afloopt tegen november 2014.
Omdat crematoria een specifiek verbruikersprofiel hebben en de samenaankoop tussen meerdere crematoria een gunstige invloed kan hebben op de prijszetting hebben de openbare crematoria in Vlaanderen en Brussel deze overheidsopdracht gezamenlijk uit te schrijven. Het crematorium van Ukkel zal optreden als aanbestende overheid, het lastenboek in overleg voorbereiden en voor rekening van alle deelnemende crematoria de overheidsopdracht voeren. Bijgevolg moet het crematorium van Ukkel daartoe een officieel mandaat krijgen van PONTES.
Besluit Enig artikel De Intercommunale Coöperatieve Vennootschap voor Crematie, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd te 1180 Ukkel, aan de Stillelaan 61, wordt gemachtigd om in naam van en voor rekening van PONTES O.V. een overheidsopdracht te organiseren voor de levering van gas en elektriciteit voor de periode november 2014-december 2017.
3.
Werkgroepen: reglement technische werkgroep crematorium Lommel - goedkeuring
Aanleiding Voorwerp van het besluit Het reglement met betrekking tot de oprichting van een technische werkgroep voor de ontwikkeling van het crematorium Lommel werd na overleg met de Limburgse gemeenten voorbereid. Juridische gronden Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwering De raad van bestuur waaraan beslissingsrecht is toegekend, is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk overeenkomstig dit decreet of krachtens de statuten voorbehouden is aan een ander orgaan. Bijlage(n) Ontwerp reglement technische werkgroep
Besluit Enig artikel Het ontwerp van reglement voor de oprichting van een technische werkgroep voor de ontwikkeling van een crematorium in Lommel wordt goedgekeurd.
4.
Personeel: rechtspositieregeling, collectieve arbeidsovereenkomst (2014-2016), evaluatie- & vormingsreglement - goedkeuring
Raadslid Luc Vloemans vraagt of de uurroosters ook gelden voor het crematorium van Turnhout. Hij merkt op dat er op zaterdag enkel afscheidsplechtigheden en uitvaartmaaltijden worden voorzien en geen crematies. De adjunct-directeur bevestigt dat alle uurroosters voor alle personeelsleden
gelden en dat er nog niet wordt gecremeerd op zaterdag om dat daarvoor vooralsnog onvoldoende vraag is. Raadslid Greet Van Gool informeert naar de flexibiliteit van uurroosters en de geldigheidsduur van de CAO. In de mate van het mogelijke en in functie van de dienstnoodwendigheden kan er flexibel worden omgesprongen met de toekenning van uurroosters. Vermits in een intergemeentelijk samenwerkingsverband de legislatuur eindigt uiterlijk op het einde van de maand maart volgend op de gemeenteraadsverkiezingen, geldt de CAO tot uiterlijk 31 maart 2019. De teksten zullen hierop aangepast worden. Het raadslid vraagt tevens een overzicht van de belangrijkste wijzigingen en een goede communicatie naar de personeelsleden. Raadslid Gerda Van Langendonck informeert of er reeds gegevens bekend zijn over de kostprijs van de aanvullende verzekering, maar de adjunct-directeur deelt mee dat dat dossier nog in behandeling is. Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt een nieuwe rechtspositieregeling, een collectieve arbeidsovereenkomst, een evaluatie- en een vormingsreglement voorgesteld.
Juridische gronden Artikel 69 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De raad van bestuur is bevoegd voor de goedkeuring van het administratief en geldelijk statuut van het personeel. Artikel 22, §3, 4° van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor de goedkeuring van het organogram, de rechtspositieregeling van het personeel, het arbeidsreglement en de deontologische code. Bijlage(n) Voorstel van rechtspositieregeling met bijlagen Voorstel van collectieve arbeidsovereenkomst (2014-2016) Voorstel van evaluatiereglement Voorstel van vormingsreglement Protocol van akkoord van de syndicale vakorganisaties
Motivering Uit de analyse van onze huidige werking blijkt dat het huidige personeelsstatuut niet beantwoordt aan de uitdagingen en evoluties die we in de toekomst willen realiseren. Als we werk willen maken van een performantere en kwaliteitsvollere dienstverlening dan zal de aansturing en opbouw van de organisatie op een andere wijze moeten benaderd worden. De voorstellen werden besproken en onderhandeld met de syndicale vakorganisaties. Er werd over de voorstellen een protocol van akkoord bereikt. Deze teksten zullen vervolgens worden toegelicht aan alle medewerkers tijdens een personeelsoverleg.
Besluit Enig artikel De rechtspositieregeling met bijlagen, de collectieve arbeidsovereenkomst voor de periode 20142016, het evaluatie- en het vormingsreglement worden goedgekeurd.
5.
Financiën: kostprijscalculatie en financiële scenario’s - toelichting
Raadslid Greet Van Gool informeert of het verlies bij plechtigheden en catering te wijten is aan de personeelskost. De algemeen directeur verduidelijkt dat in een dienstverlenend bedrijf de personeelskost altijd een zwaar wegende factor is, maar dat het hier vooral ook om de personeelsbezetting gaat. Die is eerder voorzien op piekmomenten. Dit willen we ombuigen en streven naar een gemiddelde personeelsbezetting aangevuld door jobstudenten, interims of door uitwisseling van personeel. De personeelskost is dus een belangrijke factor maar het is nog belangrijker om ons te focussen op een groei van de omzet. Aanleiding Voorwerp van de bespreking Aan de raad van bestuur wordt een toelichting gegeven bij dekostprijscalculatie die werd opgesteld en de financiële toekomstscenario’s die op basis daarvan werden opgesteld. Juridische gronden Artikel 49 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwering De raad van bestuur waaraan beslissingsrecht is toegekend, is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk overeenkomstig dit decreet of krachtens de statuten voorbehouden is aan een ander orgaan. Artikel 22, §3, 3° van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het financieel beleid van de vereniging. Bijlage(n) Presentatie i.v.m. kostprijscalculatie en financiële toekomstscenario’s
Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de resultaten van de kostprijscalculatie. Artikel 2 De financiële toekomstscenario’s voor de jaren 2014-2018 worden goedgekeurd.
6.
Mededelingen: statistieken januari & februari 2014 – kennisgeving
Aanleiding Voorwerp van het besluit Aan de raad van bestuur wordt gerapporteerd over de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden januari en februari 2014. Juridische gronden Artikel 22 van de statuten De raad van bestuur geniet de meest uitgebreide bevoegdheid om alle daden van bestuur en beschikking te stellen in verband met de doelstelling van de vereniging. Bijlage(n) Statistieken januari-februari 2014
Besluit Enig artikel Er wordt kennis genomen van de cijfers van het aantal crematies, plechtigheden en maaltijden tijdens de maanden januari-februari 2014.
7.
Varia
Raadslid Luc Vloemans informeert naar de andere geplande werken voor het crematorium van Turnhout nu de werken aan de aprking zijn afgerond. De algemeen directeur legt uit dat het de bedoeling is om de plannen voor te stellen aan het directiecomité op 1 april en aan de raad van bestuur op 16 april 2014. Er komt een nieuwe laad en loszone waar klanten 24/7 de kisten kunnen lossen. De nieuwe invoerruimte wordt afgewerkt, er komt een nieuwe uitgebreide keuken en de ventilatie van het gebouw wordt aangepakt.. Raadslid Jos Lodewijckx informeert naar de haalbaarheid van een verplaatsingsvergoeding voor de leden van de raad van bestuur. De algemeen directeur zal dit ter sprake brengen in het directiecomité.
