1.
Profiel Drenthe College
1.1
Verklaring bevoegd gezag
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap verplicht het bevoegd gezag, het College van Bestuur (CvB), tot een verklaring dat alle opleidingen voldoen aan de wettelijke vereisten. De wettelijke vereisten definieert Drenthe College als alle relevante onderwijswet- en regelgeving. Hierbij verklaren wij dat Drenthe College al het mogelijk doet om daaraan te voldoen. Hieronder volgt een verbijzondering op een aantal punten: >> Bekostigingsdossiers. Drenthe College beijvert zich om van elke student een getekende onderwijsovereenkomst en een BPV-overeenkomst in bezit te hebben. Ook is van elke student een identiteitsbewijs gecontroleerd. >> Onderwijstijd. Drenthe College spant zich er voor in dat alle opleidingen voldoen aan de eisen van onderwijstijd. >> Examinering. De examinering verloopt conform geldende regelgeving en kwaliteitseisen. >> Helderheid. Drenthe College voldoet in de uitvoering van het onderwijs aan de uitgangspunten die daarvoor in de notitie Helderheid zijn gesteld. >> Branchecode. Drenthe College voldoet aan alle eisen die de Branchecode stelt. Uitzonderingen onderwijstijd Met ingang van het schooljaar 2014 - 2015 is er een nieuwe regeling voor de onderwijstijd in het mbo van kracht: de wet Modernisering bekostiging beroepsonderwijs. Vanaf dat moment geldt een minimum-urennorm. Het gaat daarbij vooral om de zogenaamde begeleide onderwijstijd. De eis is dat alle studenten bij een jaarbelasting van 1.600 studiebelastingsuren een programma hebben van duizend uur onderwijs. Daarom moet in het eerste jaar 700 uur op school worden gegeven. Met de inwerkingtreding van de wet heeft de minister echter een afwijking van de urennorm mogelijk gemaakt. Het CvB heeft, naast de Ondernemingsraad en de Deelnemersraad in schooljaar 2013 - 2014 ingestemd met een beperkt aantal afwijkingen aangezien deze gebaseerd waren op een onderwijsinhoudelijke visie over de kwaliteit in relatie tot de doelgroep. De opleidingen voldoen verder aan alle aan de vooraf vastgestelde voorwaarden: ze zijn kwalitatief goed, betrokkenen zijn tevreden en de onderwijsrendementen zijn goed. Het gaat hier om de volgende opleidingen: >> administratief medewerker >> verkoper detailhandel >> logistiek medewerker >> sport- en bewegingsleider >> facilitair medewerker >> beveiliger >> helpende zorg welzijn niveau 2 >> de volwassenentrajecten BOL van de opleidingen op niveau 2, 3 en 4: - helpende zorg welzijn (eenjarig) - SAW: pedagogisch medewerker 3 en 4 - SAW: medewerker maatschappelijke zorg 3 en 4 - verzorgende IG (tweejarig) Reden om af te wijken was dat met het werkveld nog geen overeenstemming verkregen kon worden over vermindering van het aantal stage-uren. Extra ondersteuning en begeleiding Studenten met een handicap of functiebeperking krijgen extra ondersteuning en begeleiding volgens een individueel handelingsplan. Studenten die bij de intake aangeven dat zij een studiebelemmering hebben of voor wie dat blijkt uit de overdracht van het vmbo, krijgen een extra intakegesprek met een studentadviseur over eventuele extra maatregelen om de opleiding succesvol te laten verlopen. Ten aanzien van onze docenten spannen wij ons in om te voldoen aan de Wet Beroepen in het Onderwijs (Wet BIO). Indien een docent niet bevoegd is, worden heldere afspraken gemaakt om binnen een bepaalde tijd die bevoegdheid te halen. Drenthe College investeert en
JAARVERSLAG 2014
7
faciliteert jaarlijks in het bekwaam houden van docenten, management en onderwijsondersteunende medewerkers. Er is een Drenthe College Academie die opleidingen aanbiedt voor alle medewerkers. De cyclus functioneren en beoordelen voorziet er in dat met alle medewerkers jaarlijks een functionerings- en een beoordelingsgesprek wordt gevoerd. Mede op basis van die gesprekken worden individuele afspraken gemaakt over ontwikkeling. Inmiddels (2014) hebben 49 docenten een mastergraad en volgen 24 een mastertraject. Managers van het Centraal Management Team volgen een masteropleiding als zij die kwalificatie nog niet hebben. Opleidingsmanagers volgen een collectief ontwikkeltraject bestaande uit leergangen, coaching, intervisie en bijeenkomsten deskundigheidsbevordering op specifieke onderwerpen. Drenthe College kent klachtenregelingen, een klokkenluidersregeling en de regeling integriteit. De klachtenregelingen, met uitzondering van klachten rond seksuele intimidatie en examinering, zijn in 2014 samengevoegd in een algemene klachtenregeling voor studenten/deelnemers, ouders, werknemers en derden. Het uitgangspunt is klachten snel en direct op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie te behandelen door docenten of opleidingsmanagers. Zwaardere klachten, klachten die meer zijn dan een opmerking voor verbetering of een wens, of snel af te handelen opmerkingen of klachten, worden op school- of locatieniveau geadministreerd en hiervan wordt de afhandeling nauwgezet gevolgd. Als de indiener niet tevreden is met de afhandeling, kan de klacht ingediend worden bij de daartoe ingestelde klachtencommissies. Drenthe College houdt zelf toezicht op de kwaliteit van het onderwijs door risicoinventarisaties op basis van het volgen van een aantal prestatie-indicatoren en door interne audits en externe audits door MBO-diensten. De uitkomsten leiden tot verbeterplannen. De Onderwijsinspectie heeft in september 2014 onderzoek gedaan bij vijf opleidingsteams naar de kwaliteitsborging. De uitkomst was dat deze voldoende was. Drenthe College heeft geen zwakke opleidingen en de examinering heeft geen opmerkingen opgeleverd van de Inspectie. De Jaarrekening vormt volgens de verklaring van de accountant een getrouwe weergave van de in 2014 gerealiseerde processen. De Jaarrekening en het Jaarverslag over 2014 zijn door de Raad van Toezicht op 15 juni 2015 goedgekeurd. Horizontale dialoog Drenthe College ziet als belanghebbenden: studenten (voor studenten onder de achttien jaar ook hun ouders), bedrijven en instellingen in de regio, gemeenten in Drenthe en de Provincie Drenthe en uiteraard medewerkers. Drenthe College vraagt periodiek de mening van belanghebbenden, met uitzondering van ouders. Deze enquêtes worden door externe bureaus uitgezet. In hoofdstuk zes wordt verslag gedaan van de uitkomsten van die diverse enquêtes. Ook wordt aangegeven wat met de uitkomsten is en wordt gedaan. In aanvulling op deze enquêtes worden studenten, na één of meerdere lesblokken, gevraagd naar hun ervaring (middels panelgesprekken of enquêtes). Voor ouders van studenten worden ouderbijeenkomsten georganiseerd. Opmerkingen die tijdens deze bijeenkomsten worden gemaakt, worden geëvalueerd en zo mogelijk aangepakt. Verder brengt het lid van het College van Bestuur bezoeken aan toeleverende scholen, zo mogelijk met de regioverantwoordelijke sectormanager. Dialoog met de scholen vindt ook plaats in regionale onderwijsconferenties die eenmaal per jaar worden gehouden. Verder vindt met toeleverende scholen door de regioverantwoordelijke sectormanager onder meer periodiek overleg plaats over doorlopende leerroutes, keuzevakken, over stages, en voorkomen van voortijdig schoolverlaten. Met bedrijven en instellingen is contact in het kader van begeleiding van de BPV. Op opleidingsniveau worden informatiebijeenkomsten georganiseerd en vindt er structureel overleg plaats in regionale platforms. Bij een aantal opleidingen is het gelukt om stuurgroepen (boards) in te stellen. Deze kunnen dan nadrukkelijker meedenken bij de vormgeving en uitvoering van een opleiding. Een voorbeeld hiervan is de board bij de opleiding AOT. Een ander voorbeeld is het directie-overleg Kinderwerk waarin er overleg plaatsvindt tussen het sectormanagement en bestuurders uit de kinderopvang en het basisonderwijs. In de zorg vindt veel overleg plaats binnen het Netwerk ZON. Daardoor zijn werkveld en opleidingen goed op elkaar aangesloten. Overigens is dat niet voor alle branches even makkelijk. Met name in de sector waar veel kleine bedrijven zijn, is de opkomst en/of de bereidheid in een stuurgroep zitting te nemen soms beperkt. Leden van het Centrale Management Team (CMT) hebben elk een aantal sleutelaccounts (bedrijven en instellingen) waar zij contact mee onderhouden. De voorzitter van het College van Bestuur is de eerst verantwoordelijke voor de provincies en gemeenten op bestuurlijk
8
JAARVERSLAG 2014
niveau. De voorzitter en het lid van het CvB maken deel uit van diverse raden en commissies die gaan over de aansluiting van het onderwijs op de arbeidsmarkt en het aanbod van opleidingen in relatie tot economische ontwikkelingen (of keuzes) in het gebied. Vanuit DC Start is veel overleg met gemeenten over reïntegratietrajecten en bijscholing en is jaarlijks ook structureel overleg met beleidsambtenaren en wethouders. Tenslotte heeft ook de Raad van Toezicht een omvangrijk netwerk. Relevante signalen vanuit de Raad worden ook meegenomen in beleid en beleidsontwikkeling. Drenthe College is een open organisatie, die midden in de regio staat en signalen van omgeving meeneemt in beleid. In 2014 heeft Drenthe College ook een nieuw strategisch plan voor de periode 2015-2018 geformuleerd. Begin 2015 is dit plan getoetst bij een vertegenwoordiging van bedrijven en bij de colleges van B&W van Emmen, Assen en Meppel. College van Bestuur, mei 2015
1.2
Organisatie Drenthe College
Drenthe College is een Stichting. De officiële naam is ROC Drenthe College. Onder deze stichting vallen alle activiteiten. Drenthe College kent geen andere (neven)stichtingen. Drenthe College heeft formeel bij één partij onderwijs uitbesteed; Stichting Vakcentrum te Assen. Deze Stichting verzorgt voor de noordelijke provincies de opleidingen schilderen en stukadoren. De sectormanager Techniek van Drenthe College is voorzitter van de Stichting Vakcentrum. Drenthe College heeft drie beroepssectoren: Zorg & Welzijn, Economie & Dienstverlening en Techniek. De sector DC Start is per 1 augustus 2013 gevormd uit de sector Educatie en VAVO, en de niveau 1 opleidingen (BKA en AKA) van de beroepssectoren. Daarmee is DC Start het gezicht naar stakeholders met opleidingen voor mensen die een duwtje in de rug nodig hebben. Naast de sectoren zijn er twee stafdiensten: Finance & Control en Operations. De besturing van Drenthe College is als volgt georganiseerd. De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het College van Bestuur, fungeert als klankbord en vervult de werkgeversfunctie voor het College. De Raad heeft jaarlijks een overleg met de Ondernemingsraad, de Deelnemersraad en de managers van het Centraal Management Team van Drenthe College. De Raad heeft een voorzitter en vijf leden. In de code Goed bestuur in de BVE-sector en de statuten is bepaald dat de zittingsperiode van een lid van de Raad vier jaar is. Daarna kan een lid nog een keer worden herbenoemd. De maximale zittingsperiode is acht jaar. De Raad van Toezicht bestond in 2014 uit de volgende leden:
Naam Dineke van As - Kleijwegt Ruud Klarus
Startdatum 01-01-2008 01-01-2011
Tweede termijn 01-01-2012 01-01-2015
Einddatum 31-12-2015 31-03-2018
Taak Voorzitter en lid Remuneratiecommissie Lid Commissie Onderwijskwaliteit
Lambert Zwiers Rudi Kleinhuis Astrid-Odile de Visser Janneke Hadders
01-01-2011 01-01-2012 04-04-2013 04-04-2013
01-01-2015 01-01-2016 04-04-2017 01-04-2017
31-12-2018 31-12-2019 31-12-2020 31-03-2021
Secretaris en lid Remuneratiecommissie Vicevoorzitter en lid Auditcommissie Lid Auditcommissie Lid Commissie Onderwijskwaliteit
Het College van Bestuur (CvB) bestaat uit een voorzitter en een lid. Het College van Bestuur is verantwoordelijk voor de gehele organisatie. De voorzitter en het lid hebben een taakverdeling afgesproken. Bij verschil van mening binnen het College van Bestuur is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Het CvB vergadert om de twee tot drie weken, met als doel onderlinge afstemming te bereiken en besluiten te nemen over aangelegenheden die het Centraal Management Team (nog niet) raken. Het College van Bestuur vormt samen met de sectormanagers en dienstenmanagers het CMT. De voorzitter van het College van Bestuur zit de vergadering voor.
JAARVERSLAG 2014
9
In het Centraal Management Team (CMT) worden nagenoeg alle belangrijke besluiten genomen die Drenthe College op het gebied van beleid en besturing raken. Het CMT vergadert om de veertien dagen een dagdeel en heeft driemaal per jaar tweedaagse themavergaderingen. Het Managementteam (MT) wordt gevormd door alle leidinggevenden van Drenthe College. Het MT komt om de zes tot acht weken bij elkaar en wordt dan over actuele aangelegenheden geïnformeerd door het College van Bestuur. Het MT levert in deze vergaderingen tevens een bijdrage in actuele beleidsaangelegenheden. De Ondernemingsraad (OR) van Drenthe College bestaat uit dertien leden. De OR vergadert om de vier tot zes weken met de voorzitter van het CvB. De vergaderingen worden twee weken van tevoren voorbereid door het Dagelijks Bestuur van de OR (voorzitter, vicevoorzitter en secretaris) met de voorzitter CvB. Jaarlijks is er een bijeenkomst van de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht. De Deelnemersraad (DR) van Drenthe College heeft vijftien leden (de leden van de drie deelraden). De deelraden zijn regionaal georganiseerd rond de locaties in Emmen, Assen en Meppel. De deelraden hebben periodiek overleg, minimaal om de tien weken, met de voor de regio verantwoordelijke sectormanager. Minimaal twee keer per jaar heeft de voorzitter van het College van Bestuur overleg met de voltallige Deelnemersraad. De deelnemersraad heeft ook twee keer per jaar overleg met de Ondernemingsraad en een keer per jaar met de Raad van Toezicht. - Voor nevenfuncties RvT en CvB zie bijlage 1 - Organigram bijlage 2
1.3
Verslag van de Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht houdt toezicht op het College van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen Drenthe College en staat het College van Bestuur met raad terzijde. Conform de branchecode Goed bestuur in het mbo (branchecode) waaraan de Raad van Toezicht zich heeft verbonden, houdt ze hierbij niet alleen rekening met het instellingsbelang, maar ook met het publieke belang. De toezichthouders zien zich als ambassadeur van de instelling. Dit jaarverslag is gebaseerd op de principes van deze branchecode. Commissies De leden van de Raad van Toezicht zijn allen lid van een commissie. Deze commissies bespreken meerdere malen per jaar relevante onderwerpen ter advisering van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur en ter voorbereiding op de bespreking en de besluitvorming in de volledige Raad van Toezicht. 1. De Remuneratiecommissie bestaat uit mevrouw Van As-Kleijwegt en de heer Zwiers. Deze commissie richt zich op de volgende onderwerpen: >> De benoeming van leden van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. >> Het functioneren van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. >> De arbeidsvoorwaarden en de beloning van het College van Bestuur en de honorering van de Raad van Toezicht. >> De evaluatie van het eigen functioneren Raad van Toezicht. 2. De auditcommissie bestaat uit de heer Kleinhuis en mevrouw De Visser. De auditcommissie heeft een voorbereidende taak met betrekking tot: >> De periodieke financiële rapportages. >> De jaarrekening en de begroting. >> De werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. >> Financiële informatieverschaffing. >> Naleving van de aanbevelingen van de externe accountant. >> Belangrijke investeringen. 3. De commissie onderwijskwaliteit bestaat uit mevrouw Hadders en de heer Klarus. Deze commissie ziet toe op de kwaliteit van het onderwijs en de daarmee verbonden organisatie en personeelsaspecten. In de vergadering komen de volgende thema’s of documenten aan de orde: >> Rapportages van de Onderwijsinspectie. >> Rapportages van interne en externe audits. >> Het kwaliteitsplan.
10
JAARVERSLAG 2014
Om invulling te geven aan de branchecode is door de werking van deze verschillende commissies een goed evenwicht tussen de hard en soft controls. Bijeenkomsten In 2014 heeft de Raad van Toezicht zes keer samen met het College van Bestuur vergaderd. Daarnaast is gedurende het jaar sprake van overleggen met een wat informeel karakter waarbij enkel de leden van de Raad van Toezicht betrokken zijn. De agenda van de vergaderingen van de Raad van Toezicht wordt grotendeels bepaald door activiteiten en rapportages zoals die zijn opgenomen in de Planning & Controlcyclus, waarin naast financiën ook onderwijskundige aspecten van Drenthe College centraal staan. Informatiebronnen De Raad van Toezicht krijgt haar informatie in de eerste plaats van het College van Bestuur. De Raad van Toezicht vindt het belangrijk om de informatie ook via andere bronnen te verkrijgen en hiermee tegenspraak te organiseren zoals genoemd in de branchecode. Twee keer per jaar heeft ze daarom overleg met de Ondernemingsraad en jaarlijks spreekt ze ook met de Deelnemersraad en de leden van het Centraal Management Team. Daarnaast legt de Raad van Toezicht tenminste twee keer per jaar een werkbezoek af bij een (onderwijs)team en is een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aanwezig bij evenementen, openingen et cetera. In 2014 was een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht aanwezig bij de opening van het TT-Instituut en bij de opening van Ezinge. De Raad van Toezicht bracht in 2014 een bezoek aan de teams toerisme & recreatie en welzijn niveau 3 en 4. Daarnaast krijgt ze haar informatie via de accountant en de buitenwereld. Zelfevaluatie De Raad van Toezicht heeft in 2014 een evaluatie uitgevoerd aan de hand van het toezichtskader. De Raad van Toezicht is voorafgaand aan de evaluatie van 13 november 2014 gevraagd een evaluatieformulier in te vullen. De leden hebben afzonderlijk aangegeven hoe ze de uitvoering/invulling van hun taken beoordelen. In algemene zin kan worden gesteld dat de Raad van Toezicht (en ook het CvB) de wijze waarop de Raad van Toezicht toezicht houdt (op de koers, realisatie, financiën, onderwijskwaliteit, organisatieontwikkeling, werking van beheers- en controlesystemen, naleving wet- en regelgeving etc.) met een ruime voldoende beoordelen. Benoemen externe accountant PricewaterhouseCoopers (PWC) is in 2014, na een intensieve selectieprocedure, benoemd als (nieuwe) accountant van Drenthe College. De accountant is gestart met de interim-controle na de zomervakantie 2014. PWC heeft een positieve indruk. Gesuggereerde verbeteringen met betrekking tot het maken van een forecast en het opzetten en borgen van risicomanagement zullen door Drenthe College in 2015 worden opgepakt. Overige thema’s Raad van Toezicht vergaderingen In 2014 heeft de Raad van Toezicht goedkeuring gegeven aan de Jaarrekening en het Jaarverslag 2013, het Jaarplan 2014, de Begroting 2014 en de Meerjarenbegroting 2014 - 2016. Daarnaast zijn de reglementen van de verschillende commissies van de Raad van Toezicht en die van het College van Bestuur opgesteld en aangepast. Verder heeft de Raad van Toezicht gesproken over de voorbereidingen die Drenthe College heeft getroffen in het kader van het Strategisch plan 2015-2018. De Raad heeft daarvoor ook input gegeven. Ook de tevredenheid van de bedrijven en de gemeenten over Drenthe College, de rapportage van de Onderwijsinspectie en de managementreview hebben de aandacht van de Raad van Toezicht gehad. Bij al haar besluiten neemt de Raad van Toezicht de volgende uitgangspunten in acht: >> De Raad van Toezicht houdt toezicht op alle aspecten van Drenthe College waarbij de kwaliteit van het primaire proces leidend is. >> De Raad van Toezicht houdt toezicht op het waarborgen van de grondslag en het doel van Drenthe College, zoals verwoord in de statuten. >> De Raad van Toezicht ziet toe op naleving van de wet- en regelgeving en de branchecode Goed bestuur in het mbo. >> De Raad ziet toe op de vraag of Drenthe College haar strategie en beleidskeuzes in een goede dialoog afstemt op de behoeften van belanghebbenden en hierbij inhoud geeft aan haar maatschappelijke opdracht.
JAARVERSLAG 2014
11
Werkgeversrol In 2014 is met de leden College van Bestuur, zoals elk jaar, een functionerings-en beoordelingsgesprek gevoerd. De inhoud van deze gesprekken wordt in een besloten vergadering met de andere leden van de Raad van Toezicht besproken. Aangezien de voorzitter van het College van Bestuur de Raad van Toezicht in het najaar 2014 te kennen heeft gegeven de functie medio 2015 te willen neerleggen heeft de Raad van Toezicht conform de uitgangspunten van de branchecode met inbreng van de Ondernemingsraad en het Centraal Management Team een profiel opgesteld en een advertentie gezet. De Raad van Toezicht laat zich bij de werving en selectie ondersteunen door een extern bureau. De Raad van Toezicht heeft kunnen vaststellen dat het College van Bestuur haar doelstellingen nagenoeg allemaal heeft gerealiseerd en goed functioneert. Dineke van As - Kleijwegt, Voorzitter Raad van Toezicht
12
JAARVERSLAG 2014
3.
Onderwijskwaliteit
3.1
Onderwijsinspectie
In 2013 heeft de Onderwijsinspectie een onderzoek uitgevoerd naar de Staat van de instelling, waarbij de focus lag op kwaliteitszorg, onderwijs, examinering, rendement en het voldoen aan de wettelijke vereisten (waaronder onderwijstijd). Op basis van de resultaten heeft de Onderwijsinspectie geconcludeerd dat er binnen Drenthe College geen aanleiding is tot vervolgonderzoek op de totale organisatie. Bij de vijf onderzochte opleidingen werden echter tekortkomingen geconstateerd op één of meerdere onderdelen en heeft de Inspectie besloten tot vervolgonderzoek in 2014. In september en oktober 2014 heeft de Onderwijsinspectie dit vervolgonderzoek uitgevoerd. Het betrof de opleidingen: applicatieontwikkelaar BOL 4, bedrijfsadministratief medewerker BOL 2, zorghulp, autotechniek BOL 4 en verpleegkundige BOL 4. Het onderzoek had tot doel om de als onvoldoende beoordeelde punten, geconstateerd tijdens het onderzoek naar de Staat van de instelling in 2013, opnieuw te beoordelen. Het ging hierbij met name om de kwaliteitsborging. In 2014 heeft Drenthe College op verschillende manieren actie gezet op de kwaliteitsborging door opleidingsteams. Alle opleidingsmanagers hebben scholing gehad in het kwaliteitssysteem van Drenthe College en de rol van de onderwijsteams hierbinnen. De vijf onderwijsteams zijn daarnaast door de kwaliteitsmanager ondersteund door extra sessies waarbij het teamplan en de teamdoelen aan de orde kwamen en een review is opgesteld. Hierbij is met name gekeken op welke wijze onderwijsteams hun acties systematischer kunnen verbeteren en verankeren. Dat alles heeft tot resultaat gehad dat de Onderwijsinspectie bij het vervolgonderzoek tot de conclusie is gekomen dat de kwaliteitsborging bij de opleidingen nu voldoende is. De opleidingen kunnen de (logische) samenhang tussen de geconstateerde tekortkomingen en de verbeteracties in voldoende mate aantonen. De overige onderzochte onderdelen werden eveneens als voldoende beoordeeld door de Inspectie.
3.2
Kwaliteitszorg
Kwaliteit van onderwijs is ook regelmatig onderwerp van gesprek tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur, tussen het College van Bestuur en de leden van het Centraal Management Team, tussen sector- en dienstenmanagers en respectievelijk de opleidingsmanagers en de hoofden van diensten en in opleidingsteams. Drenthe College is aangesloten bij het Kwaliteitsnetwerk MBO, dat in 2014 een externe audit bij drie opleidingen (werktuigbouw, bedrijfsadministratief medewerker, pedagogisch medeweker kinderopvang) heeft gehouden. De belangrijkste conclusie van deze audit was dat Drenthe College erin is geslaagd de visie op kwaliteit van het onderwijs uit te werken in een systeem dat uitgaat van een integrale benadering, zowel gericht op het meten en verbeteren van de kwaliteit als op de borging ervan. De auditcommissie noemt, net als de Inspectie, het kwaliteitssysteem strategisch slim en sterk verankerd in de lijn. Volgens de commissie genereert en verzamelt Drenthe College op verschillende organisatieniveaus een grote hoeveelheid informatie waarmee de instelling een goed overzicht heeft van de voortgang en resultaten in de organisatie. De organisatie beschikt over een groot en compleet instrumentenpalet; er is veel informatie aanwezig en de data vormen structureel en systematisch onderdeel van monitoring. Het management van de organisatie is zich ervan bewust dat voor het realiseren van kwaliteit het primaat ligt bij de opleidingsteams, waar docenten uitvoering geven aan het onderwijs. Om die reden is het managementinformatiesysteem zo ingericht dat op dat niveau alle benodigde gegevens beschikbaar zijn en daarmee direct verbonden aan de sturingsmogelijkheden. In de afwegingen om te verbeteren en inspanningen te initiëren op basis van de uitkomsten van de diverse systemen, is borging een belangrijk aandachtspunt. Om dit te realiseren is
JAARVERSLAG 2014
21
het van belang dat op teamniveau de beschikbare gegevens niet alleen worden geanalyseerd maar ook worden omgezet in concrete en toetsbare activiteiten. De PDCA-cyclus werkt goed instellingsbreed, dat wil zeggen tot op het niveau van de teams. Op het niveau van de teams zijn de onderdelen “Check” en met name “Act” nog in ontwikkeling. De teams worden wel in positie gebracht om zelf invulling te geven aan de verbetering van de kwaliteit. Drenthe College voert jaarlijks ook een aantal interne (thema) audits uit. Een aantal medewerkers is opgeleid als auditor. In 2014 heeft Drenthe College de volgende audits uitgevoerd. >> Een thema audit naar de kwaliteit van de opleidingsplannen. Geconcludeerd werd dat van de negen onderzochte plannen acht van voldoende kwaliteit waren. Ook in kwantitatieve zin is naar de opleidingsplannen gekeken. Geconcludeerd werd hierbij dat een groot aantal opleidingsplannen niet in het systeem beschikbaar waren. Op basis van die conclusie hebben sectormanagers actie ondernomen. >> Vijf audits naar de kwaliteitsborging. Het auditteam concludeerde, net als het Kwaliteitsnetwerk MBO, dat bij alle vijf teams begin 2014 de kwaliteitsborging nog onvoldoende was. Vooral de verbetering en de verankering behoefde aandacht. Dat is in 2014 opgepakt en bleek bij het onderzoek van de Inspectie in september dus op orde. >> Twee integrale audits. De opleiding laboratoriumtechniek scoorde hierbij een voldoende tot goed en de opleiding sport & bewegen kreeg de beoordeling zwak. Met name het proces rondom de examinering was onvoldoende geborgd. Vervolgens is daar ook actie op gezet. Internationalisering Sinds 2012 heeft Drenthe College een coördinator internationalisering. De coördinator stimuleert internationaliseringsactiviteiten vooral door het verspreiden van het uitwisselingsaanbod en bewaakt de kwaliteitseisen, die Drenthe College stelt aan internationale uitwisseling. In 2014 is er voorlichting verzorgd aan studenten en docenten over een buitenlandse stage. Er zijn 32 informatieaanvragen binnengekomen die hebben geresulteerd in vijftien buitenlandse stages. Deze stages zijn (deels) bekostigd door een Leonardo da Vinciproject. Zorgstudenten lopen stage in Duitsland en Suriname en ook studenten toerisme lopen geregeld stage in het buitenland. Het afgelopen jaar zijn tien docenten op een buitenlandstage geweest. Dit zijn stages geweest naar onder andere Zweden, Finland, Italië en Engeland. Ook is deelgenomen aan een internationale conferentie gericht op kwaliteitszorg in Europese projecten. Daarnaast zijn er diverse contacten gelegd met Duitse partnerscholen. Verder zijn er gesprekken geweest met de Handelskamer in Emden om gezamenlijk nieuwe mogelijkheden voor stages in Duitsland te onderzoeken.
3.3
Taal en rekenen
Drenthe College heeft in 2014 een vervolg gegeven aan de stappen die in voorgaande jaren zijn gezet. De organisatie van het onderwijs en de examinering is verder ingevuld. De projectmatige aanpak is voor wat betreft taal afgerond. Dit onderwerp wordt verder vorm gegeven in vakgroepen binnen de sectoren, die begeleid en gemonitord worden door een beleidsregisseur van de afdeling onderwijsbeleid. Voor rekenen is een nieuw project gestart. Dit heeft vooral te maken met de zorgwekkende resultaten op de pilotexamens. Daarnaast heeft de projectgroep de opdracht gekregen om de professionalisering van de rekendocenten op te pakken. Daarvoor zijn contacten gelegd met Hogeschool Windesheim. Ook de veranderingen in het landelijk beleid maken dat het nodig is om extra aandacht aan rekenen te blijven besteden. In april 2014 is er een werkconferentie voor taal- en rekendocenten gehouden, met als doel docenten te informeren, maar vooral ook om hen te horen. De resultaten van deze dag zijn gebruikt als input voor verdere maatregelen. Vanuit MBO15 heeft Drenthe College € 30.000 ontvangen voor het verder ontwikkelen van het project e-rekenen dat ontwikkeld is in samenwerking met Hogeschool Windesheim. Dit project is in september afgerond. Uit de evaluatie is gebleken dat studenten die op deze manier gewerkt hadden grote vooruitgang boekten in hun rekenresultaten. Tegelijkertijd is duidelijk geworden dat het contact binnen de groep veel invloed heeft en dat er ook behoefte is aan face-to-face contact met de docent. Vrijwel alle studenten voor wie dat in dit moment van de opleiding paste hebben deelgenomen aan de pilotexamens, zowel voor 2F als voor 3F. De resultaten lagen rond het landelijk gemiddelde. In bijlage drie is het jaaroverzicht taal en rekenen opgenomen.
22
JAARVERSLAG 2014
3.4
Klachten
In totaal zijn er in 2014 veertig klachten ingediend (2013: 38). Het aantal klachten blijft daarmee op hetzelfde geringe niveau als in voorgaande jaren. Aangezien alle klachten na overleg met de sector of dienst zijn opgelost, lijkt Drenthe College opnieuw resultaat te boeken ten aanzien van een van de speerpunten uit het Jaarplan 2014: Verbetering van de kwaliteit. De klachten in 2014 zijn als volgt onder te verdelen: Klachten over examinering/toetsing/Reglement Commissie van Beroep voor de Examens Er zijn twee bezwaren (klachten) ingediend bij de examencommissie(s) van de sector Zorg & Welzijn (2013: drie) en een bij die van de sector Techniek (2013: geen). Alle bezwaren zijn (naar tevredenheid) afgehandeld, want in geen enkel geval is beroep aangetekend tegen de uitspraak van de examencommissie(s) bij de Commissie van Beroep voor de Examens. Bij de examencommissie(s) van de andere sectoren zijn geen bezwaren ingediend. Klachten in het kader van het Reglement Individueel klachtrecht voor studentendeelnemers/Algemene klachtenregeling (vanaf 17 maart 2014) In totaal zijn, exclusief vragen/klachten over facturering en vragen/klachten ingediend bij de dienst Operations, 34 klachten binnengekomen (sector Economie & Dienstverlening dertien, sector Techniek acht, sector Zorg & Welzijn elf, sector DC Start twee). (In beroep) is een klacht voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie. De commissie heeft de klacht ongegrond verklaard. Het advies van de commissie om de door Drenthe College toegepaste procedure en bijbehorende documenten aan te scherpen, is door Drenthe College overgenomen en is inmiddels opgevolgd. Daarnaast zijn bij de dienst Finance & Control zestien klachten ingediend over (onduidelijkheden ten aanzien van) de facturering. Na overleg met de betreffende sectoren zijn deze klachten naar tevredenheid afgehandeld. Bij de dienst Operations zijn twee klachten ingediend. Ook deze klachten zijn naar tevredenheid afgehandeld. In 2013 werden in deze categorie dertig klachten ingediend (exclusief vragen/klachten over facturering etc.). Ten aanzien van beide bovenstaande categorieën geldt dat via de Ombudslijn geen klachten zijn gemeld. De Ombudslijn komt met name in beeld als een student (of ouder) vindt dat de school niet accuraat reageert op een ingediende klacht. Klachten van derden Deze klachten kunnen bijvoorbeeld gaan over het niet aanbieden van een opleiding, het niet goed begeleiden door Drenthe College op de stage, of over overlast veroorzaakt door studenten in de omgeving van de school. In 2014 werden door derden drie klachten ingediend (2013: vijf). De klachten zijn na overleg met de betreffende sectoren/diensten naar tevredenheid afgehandeld. Algemene klachtenregeling Drenthe College per 17 maart 2014 Per 17 maart 2014 is de Algemene klachtenregeling Drenthe College in werking getreden. Deze regeling vervangt onder andere het Reglement Individueel klachtrecht voor studentendeelnemers. Voor derden/externen had Drenthe College formeel nog geen klachtenregeling. Ook zij kunnen gebruik maken van de Algemene klachtenregeling. De Algemene klachtenregeling gaat er vanuit dat klachten in eerste instantie worden aangepakt/opgelost daar waar ze zijn ontstaan. Als dat niet tot het door de klager gewenste resultaat leidt, kan de klager terecht bij de Onafhankelijke klachtencommissie (die volledig uit externen bestaat). Klachten over ongewenst gedrag Op elke locatie heeft Drenthe College een docent als intern vertrouwenspersoon aangesteld. Deze vertrouwenspersonen zijn voor hun werk gecertificeerd. Verder maakt Drenthe College ter begeleiding van eigen medewerkers met klachten gebruik van de diensten van drie externe vertrouwenspersonen van het GIMD. Een van deze vertrouwenspersonen is coördinator en treedt op als adviseur van het College van Bestuur. De inzet van externe vertrouwenspersonen is bedoeld om te voorkomen dat interne vertrouwenspersonen in een loyaliteitsconflict kunnen komen. De externe inzet moet tevens de deskundigheid borgen, naast de certificering van de eigen vertrouwenspersonen.
JAARVERSLAG 2014
23
Klachten- en geschillencommissies Onafhankelijk klachtencommissie van Drenthe College in het kader van de Algemene klachtenregeling Drenthe College De Onafhankelijke klachtencommissie is ingesteld conform de bepalingen van de branchecodes. “Goed bestuur in de bve-sector” respectievelijk “Goed bestuur in het mbo” (in werking getreden per 1 augustus 2014). Er is (in beroep) één klacht voorgelegd aan de commissie. De klacht was gericht tegen het besluit van de sector DC Start om een student, die zou slagen voor de sprint-havo, niet toe te laten tot het sprint-vwo. Na een hoorzitting heeft de commissie de klacht ongegrond verklaard. Wel heeft de commissie Drenthe College (in dit geval) geadviseerd om de toegepaste procedure en bijbehorende documenten aan te scherpen. Dit advies is door Drenthe College overgenomen en inmiddels opgevolgd. De commissie heeft geconstateerd dat er in 2014 in het kader van het Reglement Individueel klachtrecht voor studenten/deelnemers respectievelijk de Algemene klachtenregeling (per 17 maart 2014) in totaal 34 klachten zijn ingediend bij de sectoren. Slechts in een geval is beroep bij de commissie ingesteld. Dat wijst erop dat de klachten (naar tevredenheid) zijn afgehandeld daar waar ze zijn ontstaan, bij de opleidingen/sectoren. Commissie van Beroep voor de Examens van Drenthe College De commissie is ingesteld conform de bepalingen van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs. De commissie heeft vastgesteld dat er in 2014 drie bezwaren zijn ingediend bij examencommissies (twee bij de sector Zorg & Welzijn en één bij de sector Techniek). In geen enkel geval is beroep bij de commissie ingesteld. Dat wijst erop dat de bezwaren (naar tevredenheid) zijn afgehandeld daar waar ze zijn ontstaan, bij de opleidingen/sectoren. Interne Geschillencommissie Drenthe College (in het kader van de CAO-BVE/MBO) Er is in 2014 in eerste instantie één bezwaarschrift voorgelegd aan de commissie. Het bezwaar van de betreffende docent was gericht tegen het (verloop van het) werkverdelingsproces voor het team waar hij deel van uitmaakt respectievelijk zijn inzet. Nadat de docent was uitgenodigd voor de geplande hoorzitting heeft hij zijn bezwaar ingetrokken, omdat inmiddels in een overleg met de leidinggevenden een oplossing was gevonden. Samenstelling commissies De hierboven genoemde onafhankelijke commissies bestonden in 2014 uit de volgende externe leden: >> mevrouw T. Slagman - Bootsma (voorzitter) >> mevrouw mr. S. Smink (lid) >> de heer mr. drs. J.A. van ’t Slot (lid) >> mevrouw mr. M.J.C. Schutte (plaatsvervangend lid) >> mevrouw mr. M.H.H. Hermans (plaatsvervangend lid) (per 1 december 2014)
3.5
Vertrouwenscommissie
In 2014 hebben de interne vertrouwenspersonen in 41 situaties gesprekken gevoerd; eenzelfde aantal als in 2013. Dit was veelal op verzoek van de betrokkene (negentien), maar ook op verzoek van een derde (negentien) of vanuit eigen waarneming van de vertrouwenspersoon (drie). Een deel van de gesprekken (12) was van informatieve aard, waarbij de interne vertrouwenspersoon advies gaf (onder andere bij een mogelijke klacht) of doorverwees, onder andere naar externe hulpverlening. In een aantal gevallen kreeg dit gesprek een vervolg. Eén situatie leidde tot een melding huiselijk geweld, waarbij contact is opgenomen met Algemeen Meldpunt Kindermishandeling. Driemaal leidde een gesprek tot contact of doorverwijzing naar de politie. Eénmaal werd verwezen naar SMV en éénmaal werd contact opgenomen met crisisopvang. Een enkele keer volgde een doorverwijzing naar anderen, zoals Studentenadvies. Van het aantal meldingen gingen drie over pesten en drie over internet en social media (in 2013 waren dat er respectievelijk zeven en drie). In negen gevallen ging het om verbale
24
JAARVERSLAG 2014
agressie (in 2013 waren het er vijf) en in vijf gevallen om ongewenste intimiteiten (in 2013 was dat één). Opvallend was het aantal gevallen waarbij sprake was van seksuele intimidatie (acht tegen geen enkele in 2013). Verder werd nog tweemaal een situatie gemeld waarbij sprake was van fysieke agressie. Het gaat bij deze meldingen met name om gedragingen tussen studenten onderling. Het aantal situaties waarin gesprekken werden gevoerd of melding werd gedaan van ongewenst gedrag varieert sterk per locatie. Ook varieert de ernst van het aantal meldingen. Op enkele locaties werden vooral gesprekken gevoerd waarin informatie verstrekt werd of om een mogelijke klacht tegen een werknemer weg te nemen, op andere locaties was de aanleiding voor het contact met de vertrouwenspersoon vooral gebaseerd op pesten. In dertien gevallen was het ongewenste gedrag gericht tegen een medewerker (2013: tien). De externe vertrouwenspersonen van het GIMD zijn bij vier meldingen ingeschakeld. Dit is in drie gevallen gebeurd op verzoek van de interne vertrouwenspersoon; in één geval heeft een medewerker zelf contact gezocht. Tweemaal was de aanleiding tot het contact een verstoorde arbeidsverhouding met een collega. Geen van de meldingen heeft geleid tot een traject waarbij de klachtencommissie moest worden ingeschakeld, waarbij de kanttekening moet worden geplaatst dat nog niet alle zaken zijn afgerond.
JAARVERSLAG 2014
25
9.
Continuïteitsparagraaf Drenthe College 2015-2017 In het kader van de Regeling jaarverslaggeving onderwijs (RJO) wordt in deze continuïteitsparagraaf drie jaren vooruit gekeken naar ontwikkelingen op belangrijke punten van beleid en organisatie en ook de financiële gevolgen van deze toekomstige ontwikkelingen voor het verwachte exploitatieresultaat en voor de ontwikkeling van de vermogenspositie in de komende drie jaren.
9.1
Veranderingen in omgeving
Onderstaand zijn de ontwikkelingen opgenomen die de komende jaren van invloed zijn op het Drenthe College: >> Demografische ontwikkeling in Drenthe laat een afname van het aantal jongere deelnemers zien vanaf 2017, waar Drenthe College zich op voorbereidt. Het aantal jongeren dat naar het vmbo gaat is afgelopen jaren gedaald van 60 procent naar minder dan 50 procent, wat hoogstwaarschijnlijk een negatief effect zal hebben op de instroom in het mbo. >> De drie provincies in Noord-Nederland hebben voor de periode 2015-2020 een Noordelijke Innovatieagenda opgesteld, met als doel het MBK te stimuleren tot groei door samen te werken met kennisinstellingen. Drenthe College draagt daaraan bij door het deelnemen aan de zogenaamde “kristallisatiecentra”. Hier wordt samengewerkt op onderwerpen waarin het noorden een voorsprong heeft en verwacht wordt dat zij kunnen bijdragen aan een versnelling van de economische groei. Drenthe College werkt in dit kader samen met bedrijven en Hogeschool Stenden aan een Centrum voor Innovatief Vakmanschap duurzame chemische technologie in Emmen en maakt onderdeel uit van het E-college waarin vijf Noordelijke MBO instellingen samenwerken aan vernieuwende opleidingen op energiegebied. Drenthe College heeft daar de specialisatie warmtepompen. Daarnaast zijn ontwikkelingen gaande op het gebied van sensortechnologie in Assen In het strategisch plan 2015-2018 heeft het vestigen van een kristallisatiepunt in Meppel een prioriteit. >> Vanuit het bedrijfsleven bestaat de behoefte aan specifieke opleidingen. Drenthe College werkt samen met deze groepen ondernemers in de vorm van samenwerkingsovereenkomsten. Een voorbeeld hiervan is de bedrijvenschool verspanen die in 2014 is gestart. >> Snelle economische ontwikkelingen leiden ertoe dat kennis snel veroudert, de arbeidsmarkt wordt dynamischer. Drenthe College zal gezien deze ontwikkelingen studenten bewust maken van de noodzaak een leven lang te leren. Drenthe College onderzoekt de mogelijkheden om hierop in te spelen waarbij organiseerbaarheid en betaalbaarheid belangrijke kaders zijn. >> Er bestaat onzekerheid met betrekking tot de toekomst van de BBL-opleidingen. Werknemers zijn minder snel geneigd hun werknemers breed te laten scholen via een BBLopleiding door de flexibilisering van de arbeidsmarkt en de eisen voor taal en rekenen. >> De nieuwe generatie jongeren wil geïnspireerd worden, houdt niet van standaard en gaat voor eigenheid. Drenthe College zal met de kenmerken van deze jongeren in de vormgeving van de opleidingen rekening moeten houden. Hierbij zijn competenties als samenwerken en doorzettingsvermogen van groot belang. Op grond van bovengenoemde ontwikkelingen is een inschatting gemaakt van de aantallen deelnemers voor de komende jaren. Vanaf 2017 wordt er naar verwachting een daling ingezet.
JAARVERSLAG 2014
55
Ontwikkeling deelnemersaantallen Drenthe College Kengetallen ontwikkeling deelnemers
2014 2015 2016 2017
Deelnemeraantallen
7.995
8.000
8.160
7.970
Tijddeelnemers
6.865
6.960
7.101
6.937
Ontwikkelingen waardoor geldstromen (als Rijksbijdrage, doelsubsidies en van derdengelden) onder druk komen te staan zoals: >> Invoering deel van de bekostiging naar prestatie vanaf 2016 (studiewaarde en BPV). >> Ontwikkeling deelnemersaantallen; hiervan wordt de Rijksbijdrage afgeleid, die indirect bepalend is voor de in te zetten onderwijsformatie en ondersteuning. Daarnaast is de deelnemerontwikkeling ook bepalend voor de huisvestingsbehoefte. >> Verandering van bekostigingssystematiek; Er zijn diverse nieuwe verdeelcriteria toegevoegd zoals: cascade, tegengaan van diplomastapeling, afschaffing deeltijd BOL, geen bekostiging voor deelnemers zonder BPV en invoering Entree onderwijs. >> Door de invoering van vrije marktwerking voor educatietrajecten zijn gemeenten niet meer verplicht tot afname van educatietrajecten bij DC met als mogelijk effect dat de omvang van WEB gelden zal afnemen. >> Verdere implementatie van Focus op Vakmanschap (intensiveren en verkorten). >> Invoering nieuwe kwalificatiedossiers (2016). Door deze ontwikkelingen zullen curricula moeten worden aangepast, zullen er meer onderwijsuren gegeven moeten worden terwijl er voor Drenthe College naar het zich thans laat aanzien maar beperkt middelen bijkomen. Er komt weliswaar meer geld voor kwaliteit, maar het nieuwe bekostigingsmodel kost Drenthe College middelen. Dat geeft spanning en vraagt flexibiliteit. De langere termijn richting van Drenthe College is geformuleerd in het strategisch plan 2015-2018. Op basis van de actualiteit worden jaarlijks strategisch prioriteiten benoemd. Met die prioriteiten moet gerealiseerd worden dat Drenthe College zorgt voor uitdagend onderwijs voor studenten dat afgestemd is op de behoeften voor de regio, uitvoerbaar is door docenten en binnen de financiële kaders blijft. Drenthe College is er de afgelopen jaren in geslaagd om het aantal gediplomeerden gemeten in jaar- en diplomaresultaat te laten stijgen. De percentages liggen ook hoger dan het landelijk gemiddelde. Bedrijven en instellingen worden actief betrokken bij de opleidingen. Ook is er veel aandacht voor de samenwerking met provincie en gemeenten in Drenthe. Personeel De exploitatielasten bestaan voor het grootste deel uit personele lasten (gemiddeld 72 procent). De veranderingen in de omgeving zoals hierboven geschetst, vragen om wendbaarheid ten aanzien van het personeel. In het jaar 2014 is beleid ingezet om de flexibele formatie binnen Drenthe College op een minimaal niveau van 15 procent te brengen. Ultimo 2014 bedraagt deze flexibele schil 19 procent. Begin 2015 is daarom besloten ruim 20 fte docenten een vast dienstverband aan te bieden om richting de 15 procent te komen. De leeftijdsopbouw van het huidig personeelsbestand is zodanig dat 44 procent van het personeel zich in de leeftijdscategorie van 55 jaar en ouder bevindt, de gemiddelde leeftijd is 51 jaar. De totale uitstroom op basis van pensionering van 2016 tot en met 2018 laat een uitstroom zien van 12 procent (76 fte). Lange termijn analyse heeft uitgewezen dat de uitstroom door pensionering ook op lange termijn voldoende is om de gevolgen van demografische krimp vanaf 2017 op te vangen. De nieuwe missie van Drenthe College “Samen op ontdekkingstocht naar de beste versie van jezelf” geldt niet alleen voor studenten maar ook personeel. Om het ten doel gestelde positieve leerklimaat vorm te geven wordt ingezet op professionalisering van de medewerkers. Om dit te realiseren worden middelen ter beschikking gesteld ter hoogte van € 625.000 per jaar.
56
JAARVERSLAG 2014
Het reeds ingezette professionaliseringsbeleid wordt voortgezet, waarbij in 2015-2018 accenten worden gelegd op drie aspecten: >> Professionaliteit in de schoolcultuur: personeel wordt bijgeschoold middels vaktechnische bijscholing en didactische cursussen tijdens de gele weken en DC GO. Daarnaast is in de CAO-MBO 2014-2015 bepaald dat alle medewerkers vijftig uur toegekend krijgen ten behoeve van duurzame inzetbaarheid. >> Leren (professionele ontwikkeling): het onderwijzend personeel is de afgelopen periode bijgeschoold waarbij examineren en LOB centraal staan. In aanvulling hierop wordt meer ingezet op coaching vaardigheden en het werken in en met projecten. Hiervoor worden DCbrede trajecten ontwikkeld. Streven is binnen elk team twee masteropgeleiden te krijgen. De afgelopen jaren hebben inmiddels meer dan veertig docenten een Mastergraad behaald. De professionaliseringstrajecten voor managers worden voortgezet. >> Gemeenschap (verbondenheid): teams worden begeleid in teamontwikkeling. Teams kunnen alleen de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het onderwijs waarmaken als teamleden elkaar durven aan te spreken en in staat zijn om samen te werken aan de uitvoering van het onderwijs. Naast scholing op het professionele vlak is er aandacht voor de oudere werknemers. Er is actie ondernomen om oudere werknemers te ondersteunen met een cursus om ook in deze levensfase vitaal en in harmonie tussen privé en werk gemotiveerd aan het werk te kunnen blijven. Tot slot wordt er geïnvesteerd in docentstages en het inzetten van vakmensen uit het bedrijfsleven en instellingen, zodat de kennis van het werkveld in de opleidingen wordt vergroot. Kengetallen personeel Drenthe College Kengetallen personeel Drenthe College
2013 2014 2015 2016 2017
Ontwikkeling Personele bezetting DC
Management/directie
31,0
31,5
31,5
31,5
31,5
Onderwijzend Personeel
393,6
397,0
401,9
403,3
394,8
Overige medewerkers
194,8
197,2
197,2
197,2
197,2
Personele bezetting (aantal fte)
619,4
625,7
630,6
632,0
623,5
Ontwikkeling personeel aantal en kosten
Fte tijdelijk als % totaal aantal fte
13,8%
16,9%
17,7%
17,9%
16,7%
Kosten per fte in loondienst (* € 1.000)
73
71
74
74
74
Overhead personeelskosten in procenten
39,8%
39,1%
38,9%
38,0%
37,9%
15
14
15
15
15
Gew.deelnrs per fte (onderw+dir.onderw.ondst.personeel)
Gew.deelnrs per fte beroepsonderwijs
11
11
11
11
11
Aantal M2 beroepsonderwijs per gewogen deelnemer
8,9
8,9
9,6
9,3
8,5
JAARVERSLAG 2014
57
Huisvesting Kengetallen ontwikkeling investeringen en huisvesting Drenthe College
2013 2014 2015 2016 2017
Ontwikkeling Investering(sbehoefte) Investeringen in materiële vaste activa (* € 1.000)
3.840
3.939
3.000
3.000
3.000
Investeringsbehoefte als % totale jaaromzet
6,1%
6,2%
4,5%
4,6%
4,6%
Herfinancieringsbehoefte als % totale jaaromzet
1,6%
0,0%
0,0%
0,0%
0,0%
Ontwikkeling huisvesting(skosten)
Afschrijvingen (* € 1.000)
3.989
4.143
4.279
4.200
4.200
Huisvestingslasten (* € 1.000)
4.254
4.390
4.631
4.615
4.420
8.242
8.533
8.910
8.815
8.620
135
129
138
145
161
17,2%
29,1%
31,4%
33,4%
24,8%
Totaal Huisvesting (* € 1.000) Gemiddelde huisvestingskosten € per M2
M2 huur als % totale M2
Wat betreft huisvesting voert Drenthe College het beleid om de kwaliteit van de huisvesting te verhogen. Dit betekent afscheid nemen van verouderde locaties en het vernieuwen van een aantal andere locaties. Daarnaast wil Drenthe College zich voorbereiden op een krimp van het aantal studenten. Drenthe College wil plusminus tweederde van de panden in eigendom hebben en daarnaast eenderde huren. De afgelopen jaren zijn hiertoe de volgende resultaten bereikt: Kwalitatief: >> Verouderde locaties zijn of worden afgestoten (in Emmen: Hagedoorn, Sleedoorn, Flintstraat, in Meppel: de Werkhorst). In het kader van uitruil van opleidingen heeft Drenthe College zich teruggetrokken uit Hoogeveen. >> Met name de overblijvende locaties in Emmen zijn en worden grondig gerenoveerd. Drenthe College doet dit zonder daarvoor nieuwe leningen af te sluiten. In nauwe samenwerking met Stenden Hogeschool worden de Horeca-opleidingen in Emmen in 2015 vernieuwd en uitgebreid met een hotelopleiding, die uitgevoerd gaan worden in de nieuwbouw bij Stenden. >> Bij de Van Schaikweg wordt het Technomatch gebouw grondig gerenoveerd om plaats te bieden aan het Centrum voor Innovatief Vakmanschap. Kwantitatief >> Het aantal locaties is verminderd: van boven de 20 tot 13 in 2014. >> De totale omvang van panden die in gebruik zijn ligt rond de 68.000 vierkante meter. >> Het aantal huurpanden is vergroot, momenteel wordt bijna 30 procent gehuurd. In 2016 wordt een groot verouderd huurpand afgestoten (Fokkerstraat) waardoor het percentage gaat zakken naar 25 procent >> De kosten voor huisvesting zijn € 129 per m2 bvo (inclusief afschrijving, ICT, diensten en facility management). Naar verwachting zullen deze kosten oplopen tot € 161 per m2 bvo in 2017. Dit blijft ruim onder het sectorgemiddelde van € 228 per m2 bvo.
9.2
Treasury
Het treasury-beleid Drenthe Collega is gericht op het waarborgen van financiële continuïteit en het minimaliseren van de rentekosten en het optimaliseren van de rentebaten. Om dit te bereiken worden als streefratio’s gehanteerd: >30 procent voor solvabiliteit en 0,5 voor liquiditeit. Drenthe College voldoet aan de normen van de Inspectie OCW. Gezien de potentiële risico’s, vooral de onzekerheid in de omvang van de Rijksbijdrage voor de komende jaren en het relatief langzaam kunnen aanpassen van de kostenstructuur, is het
58
JAARVERSLAG 2014
wenselijk om de solvabiliteit ruim boven het minimum niveau van de signaleringsgrens van OCW te houden. Ultimo 2014 is de solvabiliteit 47,5 procent en deze groeit naar verwachting tot 50,9 procent ultimo 2017. Drenthe College voldoet aan de OCW-regeling “beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs”. Deze regeling verplicht tot het vastleggen op hoofdlijnen van de administratieve organisatie/interne controle van de treasury-functie. Drenthe College heeft het treasurybeleid vastgelegd in een treasury-statuut. In de normale bedrijfsuitoefening wordt gebruik gemaakt van uiteenlopende primaire financiële instrumenten die Drenthe College blootstellen aan renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s. Met behulp van een periodieke liquiditeitsprognose worden de inkomsten en uitgaven zo goed mogelijk op elkaar af gestemd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen geldstromen op de korte termijn (<1 jaar) en geldstromen op de langere termijn (>1 jaar). Om toekomstig negatieve renterisico’s te minimaliseren wordt onder meer van rentederivaten gebruik gemaakt. Hiervoor is bij de Rabobank een CAP afgesloten en éénmalig een bedrag betaald om het renterisico voor de duur van een langlopende lening (tot 1 januari 2016) af te dekken.
9.3
Risico- en Prestatiemanagement
Om te waarborgen dat de Drenthe College doelstellingen effectief en efficiënt worden gerealiseerd in een steeds meer dynamische en complexe omgeving met toenemende risico’s, zijn sturing, verantwoording en toezicht belangrijk. Drenthe College hanteert als leidraad voor goed bestuur de governancecode BVE. Op 1 augustus 2014 is de nieuwe Branchecode goed bestuur in het mbo in werking getreden. Drenthe College voldoet aan de negentien geformuleerde lidmaatschapseisen zoals verwoord in paragraaf 1.3 Governance en Code goed bestuur in de BVE-sector. Risico- en prestatiemanagement vormen belangrijke bouwstenen van goed bestuur. Bij prestatiesturing gaat het om het formuleren van concrete doelen, het monitoren van behaalde prestaties en waar nodig bijsturen. Drenthe College stuurt op basis van een strategisch plan. Het plan 2010-2014 is geraliseerd. Het Strategisch plan 2015-2018 is gereed en leidraad van beleid. Per jaar wordt vervolgens een jaarplan gemaakt met de prioriteiten voor dat jaar. Input voor het jaarplan zijn onder meer resultaten van enquêtes onder studenten, bedrijven, instellingen en gemeenten en medewerkers en inschatting van actuele relevante ontwikkelingen voor de instelling. Het DC-brede jaarplan wordt vastgesteld in het CMT en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. In hoofdstuk 2 Beleidskaders 2014 is verantwoording afgelegd over het jaarplan 2014 en zijn prioriteiten 2015 benoemd. Het DC-brede jaarplan werkt vervolgens door in de jaarplannen van sectoren en opleidingsteams en in de jaarplannen van de diensten. Het College van Bestuur rapporteert tweemaal per jaar over de voortgang aan de Raad van Toezicht in aanvulling op de financiële kwartaal rapportages. Bron voor die rapportages zijn de resultaat- en beheergesprekken die het College van Bestuur totaal zesmaal per jaar voert met de leden van het CMT. De leden van het CMT voeren dezelfde type gesprekken met hun managers. Onderdeel van de gesprekken is de door de afdeling Finance & Control voor elke organisatorische eenheid opgestelde resultatenmonitor die onder meer informatie bevat over: financiën, studentenaantallen, bekostigingsdossiers, aantallen voortijdig schoolverlaters, gebruik onderwijs ondersteunend systeem Magister, het aantal gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken en rendementen. Verder is uitgangspunt van de cyclus van functioneren en beoordelen dat met iedere manager en medewerker functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gevoerd. Onderdeel van de functioneringsgesprekken zijn de resultaatafspraken. Die resultaatafspraken hebben een relatie met het voldoen aan Drenthe College kaders (ook financieel) en het realiseren van de prioriteiten. Op deze wijze realiseert Drenthe College het in control zijn. Drenthe College heeft niet zozeer een risicomanagementsysteem. Jaarlijks worden die risico’s geïnventariseerd die het behalen van de doelstellingen kunnen bedreigen. Deze risico’s worden beoordeeld, beheerst en bewaakt als onderdeel van de planning- en controlcyclus. Het gaat daarbij om een verantwoordelijkheid van alle managers samen, ondersteund door staf en diensten.
JAARVERSLAG 2014
59
De grootste financiële risico’s zijn: >> Ontwikkeling rijksbijdrage. Het gaat dan om de uitwerking van het nieuwe bekostigingsmodel voor Drenthe College. >> De termijn waarop rijksbijdrage helder wordt. De laatste jaren wordt pas ver in het jaar duidelijk welke bedragen nog ontvangen gaan worden, waardoor geen optimaal beleid gevoerd kan worden. >> De ontwikkeling van de deelnemeraantallen. Drenthe College gaat in haar meerjarenbegroting uit van veronderstellingen conform demografische ontwikkeling en inschatting van het aantal studenten dat naar het vmbo gaat. De ontwikkeling va n de BBL, die heel lastig te voorspellen is. >> De effecten van de marktwerking Educatie. Drenthe College rekent met een reductie van de omzet met 2/3. >> De kosten van personeel liggen hoger dan geraamd doordat de inhuur voor de noodzakelijke flexibele schil hoger komt te liggen. Het gevormde en te vormen eigen vermogen kan een buffer zijn om deze risico’s op te vangen. Verder is en blijft de strakke monitoring die Drenthe College realiseert noodzakelijk. Naast planning & control en risicomanagement is het kwaliteitsmanagementsysteem een onderdeel van het intern beheerssysteem Drenthe College gericht op het verkrijgen van redelijke zekerheid (“in control zijn”) over de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering.
9.4
Kwaliteitsmanagement
Drenthe College heeft voor de periode 2015-2018 een nieuwe missie en visie geformuleerd, die DC gaat realiseren via vier strategische lijnen. Zie hiervoor ook paragraaf 2.2. Per jaar worden jaarplannen opgesteld om de missie/visie met prioriteiten langs de vier strategische lijnen te realiseren. In de begroting van 2015 zijn op basis van deze jaarplannen DC-brede budgetten gereserveerd, totaal ruim € 3 miljoen. Voor onderwijsprojecten is een bedrag van € 0,6 miljoen beschikbaar, voor onderwijsinnovatie een bedrag van € 0,5 miljoen. Voor projecten op het gebied van bedrijfsvoering en overige speerpunten is respectievelijk € 1 miljoen en € 0,1 miljoen beschikbaar. Voor nieuwe projecten is een bedrag van € 0,7 miljoen gereserveerd. Daarnaast kan er binnen de sectoren een bedrag van € 1 miljoen besteed worden aan de voorbereiding op Focus op Vakmanschap. Tot slot is er een budget van € 0,6 miljoen voor DC-brede scholing. De intentie is om voor de jaren na 2015 vergelijkbare budgetten toe te kennen voor het behalen van de strategische doelen. Het Strategisch plan is gerealiseerd als in 2018 de volgende resultaten zijn behaald. Studenten Studenten worden uitgedaagd hun talenten te ontwikkelen en de beste versie van zichzelf te worden. Zij volgen programma’s waar iets te kiezen is (uiteraard binnen grenzen van organiseerbaarheid en betaalbaarheid). Zij voeren uitdagende projecten uit die relevant zijn voor hun ontwikkeling. Ze worden gestimuleerd om een diploma op een zo hoog mogelijk niveau te halen of door te stromen naar het hbo. In het laatste geval hebben zij bij Drenthe College die kennis en vaardigheden ontwikkeld die hen succesvol doen zijn in het hbo. Als zij doorstromen naar de arbeidsmarkt hebben zij een portfolio dat hen met zelfvertrouwen de arbeidsmarkt doet betreden. Resultaat wordt gemeten aan de hand van de volgende indicatoren: >> Tevredenheid alumni. >> Succes in hbo. >> Tevredenheid bedrijven (nemen studenten DC graag in dienst). >> Tevredenheid studenten JOB Odin, panelgesprekken en blokevaluaties. Bedrijven en instellingen Bedrijven en instellingen bieden studenten van Drenthe College graag stageplekken aan en laten projecten uitvoeren door studenten. In de gevormde kristallisatiepunten wordt tussen bedrijven, Drenthe College en hbo-instellingen samengewerkt aan vernieuwende projecten. Bedrijven en instellingen zijn graag bereid Drenthe College over de inhoud van programma’s te adviseren in adviescommissies. Bedrijven en instellingen zijn bereid om medewerkers parttime docent bij Drenthe College te laten zijn en leveren graag gastdocenten.
60
JAARVERSLAG 2014
Resultaat wordt gemeten aan de hand van de volgende indicatoren: >> Tevredenheid bedrijven over studenten, uitgevoerde projecten en gerealiseerde innovaties. >> Toename aantal actieve stageverlenende bedrijven. >> Toename aantal gastdocenten. >> Toename aantal projectopdrachten. Gemeenten en gemeentelijke instellingen Gemeenten en gemeentelijke instellingen werken graag samen met Drenthe College in scholing voor werklozen en mensen aan de onderkant van de arbeidsmarkt. Gemeenten zijn tevreden over de samenwerking met Drenthe College op het gebied van het voorkomen van VSV. Ook gemeenten bieden studenten stageplekken en laten projecten uitvoeren door studenten. Resultaat wordt gemeten aan de hand van de volgende indicatoren: >> Zie onder bedrijven en instellingen. >> Tevredenheid VSV. >> Tevredenheid effect opleidingen werklozen en verkleinen afstand arbeidsmarkt of vergroten. >> maatschappelijke betrokkenheid. >> Toename studenten Entree onderwijs die succesvol toegeleid worden naar een baan of instroom in het mbo. VO scholen en HBO instellingen Met de toeleverende VO scholen en met name die in Assen, Emmen en Meppel heeft Drenthe College afspraken over overdracht van studenten en doorlopende leerlijnen. Ook met de hbo-instellingen wordt samengewerkt. Er zijn doorstroommodules die de kans op succes van mbo-studenten in het hbo vergroten. Resultaat wordt gemeten aan de hand van de volgende indicatoren: >> Vergroten marktaandeel VO-studenten in opleidingen die Drenthe College aanbiedt. >> Minder uitval studenten eerstejaars. >> Meer succes mbo studenten in het hbo. Medewerkers Medewerkers van Drenthe College vinden het leuk zich te ontwikkelen en zich te verbeteren. Ze maken gebruik van de geboden mogelijkheden, kennen de missie en visie en de waarden en handelen er naar. Ondersteunende medewerkers en managers hebben gevoel voor onderwijs en werken samen aan het positieve leerklimaat dat Drenthe College voorstaat. Onderwijsteams nemen echt de verantwoordelijkheid voor hun opleidingen. Vinden verantwoording afleggen normaal. Resultaat wordt gemeten aan de hand van de volgende indicatoren: >> Tevredenheid medewerkers. >> Toename aantal medewerkers dat opleiding volgt. >> Toename aantal medewerkers dat aan verbeterprojecten werkt. >> Stijging aantal medewerkers dat stage loopt in onderwijs of bij bedrijven en instellingen. De indicatoren zijn nog niet gekwantificeerd. Dat heeft te maken met het feit dat in 2015 het College van Bestuur van Drenthe College gaat vertrekken. Het is aan de opvolgers gelaten om deze te formuleren en zich er aan te binden.
9.5
AO/IC
Interne controle-activiteiten door de afdeling Planning & Control maken eveneens deel uit van het intern beheerssysteem Drenthe College. Systematisch wordt de naleving van de AO/ IC bewaakt ten einde een rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen te borgen. Door onder meer het systematisch uitvoeren van interne controles op bekostiging kritische aspecten van de onderwijsbedrijfsvoering zoals het voldoen aan de 850-urennorm, studentendossiers op orde, diplomatellingen, etc.
JAARVERSLAG 2014
61
9.6
Raad van Toezicht
In 2014 heeft de Auditcommissie de Jaarrekening 2013, de Managementletter 2013 en de Begroting 2015 kritisch en gedetailleerd besproken ter voorbereiding van bespreking in de Raad van Toezicht en het gesprek met de accountant. Verder heeft de commissie zich onder andere gericht op de werking van interne risicobeheersing- en controlesystemen en naleving van aanbevelingen van de externe accountant. De commissie Onderwijskwaliteit verdiept zich in de wijze waarop de Drenthe College de kwaliteit van het onderwijs bewaakt en ontwikkelt. De commissie bespreekt resultaten van enquêtes, audits en de rapporten van de Inspectie van het onderwijs. Op basis van deze stukken doet de commissie ook suggesties voor verbetering. De Raad van Toezicht heeft in 2014 een aanbestedingsprocedure voor inhuur accountancydiensten in gang gezet. Dit heeft geleid tot een wijziging van accountantsbureau Deloitte naar Price Waterhouse Cooper ingaande boekjaar 2014.
9.7
Meerjarenperspectief
Onderstaand is beknopt de balans weergegeven behorende bij de meerjarenbegroting. Het exploitatiesaldo wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. Hierdoor neemt de solvabiliteit toe van 47,5 procent in 2014 tot 50,9 procent in 2017. De liquiditeitsratio ontwikkelt zich van 0,8 in 2014 naar 1,0 in 2017. Bij de vaste activa is rekening gehouden met een investeringsniveau van € 3 miljoen per jaar tot en met 2017. Langlopende schulden nemen conform het aflossingsschema af.
Meerjarenbalans 2014 - 2017 ( x € 1.000)
2014 2015 2016 2017
Activa
Immateriële vaste activa
70
70
70
70
Materiële vaste activa
34.510
33.240
32.040
30.840
Financiële vaste activa
-
-
-
-
34.580
33.310
32.110
30.910
Totaal vaste activa
Voorraden
-
-
-
-
Vorderingen
3.272
3.329
3.275
3.247
Liquide middelen
4.750
6.074
7.289
7.904
Totaal vlottende activa
8.022
9.404
10.564
11.151
42.601
42.714
42.674
42.061
Totaal activa
Passiva
Algemene Reserve Exploitatiesaldo Totaal Eigen Vermogen
17.961
20.219
20.619
2.258
400
400
21.019 400
20.219
20.619
21.019
21.419
Voorzieningen
2.133
1.768
1.438
1.108
Langlopende schulden
9.924
9.339
8.754
8.169
Kortlopende schulden
10.325
10.987
11.463
11.365
Totaal passiva
42.601
42.714
42.674
42.061
62
JAARVERSLAG 2014
De ratio’s ontwikkelen zich de komende jaren naar verwachting positief. Er is geen reden om nieuwe leningen aan te trekken. Het beleid is erop gericht de organisatie en middelen zo in te richten dat verwachte daling van studenten vanaf 2018 voor Drenthe College geen problemen geeft voor de continuïteit. Daaraan lijkt vooralsnog voldaan te kunnen worden. Aangezien ook politiek bestuurlijke ontwikkelingen grillig kunnen zijn en arbeidsmarkt en onderwijs slecht te voorspellen zijn is en blijft nauwkeurige monitoring noodzakelijk. Raming van baten en lasten 2015-2017 Drenthe College In deze meerjarenraming van baten en lasten zijn de effecten van de in deze paragraaf genoemde ontwikkelingen op de omvang van de Rijksbijdrage, doelsubsidies, derdengelden, en exploitatielasten zo goed mogelijk meegenomen. Meerjarenbegroting Drenthe College (x € 1.000)
2014 2015 2015 2017
Baten
Rijksbijdrage OCW
56.238
62.268
61.420
Gemeentelijke bijdragen
1.611
974
510
510
Deelnemersbijdragen
1.571
556
670
703
Contractactiviteiten
1.702
1.396
1.400
1.400
Overige baten
2.062
1.395
1.500
1.500
63.184
66.589
65.500
64.941
Totaal Baten
60.828
Lasten
Personele lasten
44.226
46.886
46.998
46.380
Afschrijvingen
4.143
4.279
4.200
4.200
Huisvestingslasten
4.390
4.631
4.615
4.420
7.925
10.143
9.082
9.356
60.684
65.939
64.895
64.356
Overige lasten Totaal Lasten
SALDO BATEN EN LASTEN
2.500
650
605
585
Financiële baten en lasten
-242
-250
-205
-185
RESULTAAT
2.258 400 400 400
De totale inkomsten van Drenthe College stijgen in eerste instantie van € 63,2 miljoen in 2014 naar € 66,6 miljoen in 2015. Daarna dalen de inkomsten naar verwachting tot € 64,9 miljoen in 2017. De lasten in totaliteit lopen naar verwachting op tot € 66 miljoen in 2015, daarna lopen de lasten terug tot € 64,4 miljoen in 2017. Hierbij is rekening gehouden met een budget voor DC-brede projecten van resp. € 3 miljoen, € 2 miljoen en € 2,5 miljoen in de jaren 2015 tot en met 2017.
JAARVERSLAG 2014
63
