Productive Ward Implementatie & resultaten UZA Muriel Tegenbos – Projectleider Productive Ward
Projectaanpak
Projectstructuur Projectteam Productive Ward
Werkgroep Productive Ward
Stuurgroep Productive Ward
Stuurgroep
Dir Personeel
UZA Lean
Dir PZ UZA
Gedeleg bestuurder
Dir PZ AZ Monica
Dir Personeel
Dir Technische dienst
Dir PZ
AZ Monica
Coördinator Facil diensten
Dir Facil diensten
Projectteam PW
Med. Diensthoofd
Directeur PZ Coördinator HR Projectleider Projectmedewerker (2FTE)
Stuurgroepen
Verpleegkundig afdelingshoofd
Hoofdvpkn
Coördinator HR Projectleider PW & ICT
Med. Diensthoofd Coördinator HR Projectleider PW
Uitrol in cohortes (okt 2011 – dec 2013)
Modulaire opbouw
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling?
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling ? Kick off meeting & afdelingsvisie •
visualiseren van de “excellente” afdeling
•
3 verschillende perspectieven: verpleegteam, patiënt & andere medewerkers
•
woordenwolk & geschreven visie
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Prestatie-indicatoren opvolgen • • •
ziekenhuisbreed (centraal aangeleverd) afdelingsgebonden (gekozen en gemeten door verpleegteams) 4 zorgdimensies Verbeteren patiëntveiligheid & betrouwbaarheid van zorg bv.
Verbeteren patiëntenbeleving bv. patiënttevredenheid
patiënt ID-bandjes
Verbeteren van welbevinden van medewerkers
Verbeteren van efficiëntie van zorg
bv.
bv.
aantal overuren, ziekteverzuim,...
proportie directe patiëntenzorg
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Eenvoudige meetinstrumenten • • • • • •
duidelijk afgelijnde criteria SMART-doelstellingen meting door verpleegteam verhoogde registratiegraad van indicatoren & verbeteracties verhoogde bewustwording over afdelingsperformantie feitelijke gegevens als drive voor continue verbetering
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling?
Prestatiebord • prominente plaats
• performantie afdeling • visualiseren van trends • visueel management & 3 seconden regel
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Wekelijkse teammeetings •
15’ teamoverleg aan het prestatiebord
•
hoofdverpleegkundige als facilitator
•
aanwezige teamleden
•
afdelingsprestaties bespreken
•
verbetersuggesties & doelstellingen bepalen
•
acties – verantwoordelijken- deadlines
Wekelijkse rapportering • communicatiemiddel • betrokkenheid van iedereen • voortgangscontrole
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling?
Basismodule 1 - Hoe functioneren we als afdeling? Activiteitenregistratie • zelfregistratie & registratie door observatie (per 10’ vs. per 1’) • • • • •
proportie directe patiëntenzorg verstoringen registratie afgelegde afstand monitortool sturend bij keuze te optimaliseren processen
Toekomst: digitale activiteitenregistratie • • • •
gebruik PDA’s langere observatieperiodes observatie van deelprocessen automatische verwerking van resultaten door statistisch programma
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Afdelingsruimten vóór & na 5S • afdelingsvoorraad: • afstemmen op verbruik • verwijderen defect, verouderd of vervallen materiaal • veiligere werkomgeving • toename efficiëntie zorgverlening • winst in tijd en afstand • visueel management
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Foto’s & labels
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Markeringen
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Kleurcoderingen scanmateriaal • Clusteren materiaal (bv. op basis van gebruik) • Visueel management: “3 seconden regel” • Tijdbesparend & verminderen afgelegde afstand • Ziekenhuisbrede implementatie • Studenten, verpleegkundigen mobiele equipe,…
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Optimalisatie van zorgprocessen: Opname patiënt van IZ naar CCU-kamer na TAVI Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram
Procesoptimalisatie: Standaardisatie 6 CCU-kamers
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Optimalisatie van zorgprocessen: Bereiden van een Cedocard® IV infuus Procesanalyse: process mapping & spaghettidiagram 5S aanpak: reduceren van ‘verspilling’ • efficiëntere opslag van benodigd materiaal • betere voorbereiding materiaal Voordelen: • tijdswinst • reductie van afgelegde afstand • efficiëntere uitvoering van het proces
Basismodule 2 - Een goed georganiseerde afdeling Sustainability
Standaardiseren • • •
standaard ruimte documenteren eenvoudig (1 page standard) opgesteld door team
Systematiseren • auditformulieren per ruimte • auditplanning • opgesteld & uitgevoerd door team
Basismodule 3 – Status van de patiënt in één oogopslag
Basismodule 3 – Status van de patiënt in één oogopslag Aanleiding:
Basismodule 3 – Status van de patiënt in één oogopslag Input verpleegteams bij ontwikkeling digitaal patiëntenoverzicht
Feedback Dot voting
Basismodule 3 – Status van de patiënt in één oogopslag
Basismodule 3 – Status van de patiënt in één oogopslag Inhoud digitaal patiëntenoverzicht • patiëntengegevens • opnamegegevens • medische gegevens • specifieke patiëntengegevens • safety briefing
Doel
• status patiënt in één oogopslag • verminderen verstoringen verpleegkundigen • tijd besparen in zoeken naar informatie • patiëntveiligheid & kwaliteit van zorg • PPD (transparantie bedbezetting & geplande ontslagdatum)
Procesmodules
Procesmodules: Module Patiëntobservaties • Optimalisatie beleid bij afwijkende parameters cardiologiepatiënten meer duidelijkheid over wie en wanneer te contacteren
• MEWS: betere afstemming op specifieke patiëntenpopulaties groter draagvlak bij verpleegkundigen • Evaluatie internationale guidelines (EBP) • Opvolgen indicatoren: complicatieregistratie post-catheterisatie (aantal & type) • Betrouwbaarheidsaudits
Procesmodules: Module Briefing •
•
•
Opvolging indicatoren via veiligheidskruisen: •
tijdig starten briefing
•
tijdsduur briefing (max.30’)
•
SBAR-briefen
Auditformulieren opgesteld door team materniteit: •
overdracht materniteit/MIC
•
overdracht verloskamer
Audit SBAR-briefing november 2012 (12 criteria)
Procesmodules: Module Maaltijden
Procesmodules: Module Medicatie • Procesanalyse d.m.v. process mappings & spaghettidigram • Feedback team over medicatiedistributie en –opslag • Evaluatie medicatievoorraad • Medicatieveiligheid: •
Opvolging indicatoren − Onbeheerd achterlaten medicatie op medicatiekar − Verzegeling reanimatiekar − Crediteren medicatie na ontslag
• •
Patiëntidentificatie Lookalikes
Procesmodules: Module Medicatie Patiëntenbevraging (n=20): Post-partum MIC-patiënten
Resultaten: - Meerderheid wil zelf medicatie innemen (zelfcontrole) - Meerderheid wil structuur en aftekenblad -Meerderheid vindt dat ze teveel medicatie krijgen
Verbeterinitiatieven team: - Opstellen medicatieoverzicht & aftekenblad - Verminderen hoeveelheid standaard medicatie (Dafalagan® & Cataflam®)
- Teveel medicatie = retour apotheek - Opvoedend werken bij sectio (minder Cataflam®)
Sustainability - Voortgangscontrole • Einde implementatiefase (> 6 maanden) • Maandelijkse rapportage aan projectteam: •
•
Gestandaardiseerd rapporteringsformulier: •
voortgang modules
•
meetresultaten
•
foto’s & documenten
•
geplande dienstvergaderingen
•
...
Maandelijks overlegmoment met projectteam: voortgang, moeilijkheden, …
• Maandelijks actieplan per afdeling opgesteld door projectteam
Sustainability - Betrokkenheid van alle medewerkers • Brown paper sessions • Feedbackformulieren aan prestatiebord
• Dot voting • Input op process mappings • Prestatiebord als communicatiemiddel
Sustainability - Betrokkenheid van het management
Symposium ‘1 jaar ervaring met Productive Ward’
Alle presentaties zijn beschikbaar
op www.uza.be/productive-ward
