BATAN LAMPIRAN KEPUTUSAN ………….. NOMOR : TANGGAL :
PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN INSPEKTORAT BAB I PENDAHULUAN 1. Umum Kinerja pemerintah dalam era reformasi tidak hanya sebagai pelayan yang dapat memberikan pelayanan prima, tetapi setiap kegiatan harus dapat diukur dan dipertanggungjawabkan. Untuk itu tugas pengawasan semakin dibutuhkan perannya dalam rangka menciptakan aparatur yang bersih dan bebas dari KKN (clean government). Sehubungan dengan hal tersebut, aparat pengawasan fungsional pemerintah sebagai auditor dituntut secara terus menerus mengembangkan kemampuan dan profesionalisme agar efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya. Seperti diketahui bahwa Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan pada semua instansi pemerintah baik Departemen maupun LPND sangat beraneka ragam, baik sifat dan materi yang diaturnya sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing instansi. Dalam upaya untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme para auditor Inspektorat BATAN dalam melaksanakan kegiatan audit terhadap pelaksanaan anggaran di lingkungan BATAN dipandang perlu untuk membuat Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Internal BATAN, yang sesuai dengan standar audit dan peraturan perundangan yang berlaku. 2. Maksud dan Tujuan Petunjuk pelaksanaan pengawasan internal yang berlaku di Inspektorat BATAN untuk : a. Membakukan Penyelenggaraan Pengawasan yang dilaksanakan oleh para auditor di Inspektorat BATAN. b. Menjadi petunjuk agar terdapat kesatuan dalam pengertian di bidang pengawasan. c. Memudahkan koordinasi dan meningkatkan daya guna serta hasil guna dalam pelaksanaan pengawasan. 3. Fungsi a. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengawasan. b. Memberikan informasi dalam melakukan pengawasan. c. Memberi petunjuk dalam rangka tata cara pembukukan. d. Memudahkan pemeriksaan pada bidang kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan, serta Tugas dan Fungsi.
BATAN 2
e. Sebagai tolok ukur pengendalian intern Satuan Kerja di lingkungan BATAN. 4. Dasar Hukum Pengawasan 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999. 2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1997 tentang Ketenaganukliran. 3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 4. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. 5. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara. 6. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil. 7. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1983 tentang tentang Ijin Perkawinan dan Perceraian bagi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1990. 8. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2000 Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003. 9. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil. 10. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2002. 11. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagai telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002. 12. Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002. 13. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil. 14. Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 2004 tentang Tata Cara Penyampaian Rencana dan Laporan Realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak. 15. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. 16. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. 17. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah (SAP). 18. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 35 Tahun 2011. 19. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentan Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. 20. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 53 Tahun 2010. 21. Instruksi Presiden RI Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan. 22. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. 23. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.05/2007 tentang Bagan Akun Standar.
BATAN 3
24. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara. 25. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara. 26. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. 27. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 73/PMK.05/2008 tentang Tata Cara Penatausahaan dan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satuan Kerja. 28. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 41/PMK.09/2010 tentang Standar Reviu Atas Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga. 29. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor 45/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap. 30. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. 31. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. 32. Keputusan Kepala BATAN Nomor 360/KA/VII/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir. 33. Peraturan Kepala BATAN Nomor 392/KA/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja BATAN. 34. Peraturan Kepala BATAN Nomor 161/KA/XII/2006 tentang Pedoman Penyusunan dan Pelaksanaan APBN. 35. Peraturan Kepala BATAN Nomor 137/KA/VIII/2008 tentang Tugas Belajar di Lingkungan Badan Tenaga Nuklir Nasional. 36. Peraturan Kepala BATAN Nomor 093/KA/V/2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Manajemen Penelitian, Pengembangan, Perekayasaan, Diseminasi, dan Penguatan Kelembagaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Nuklir. 37. Peraturan Kepala BATAN Nomor 069/KA/III/2010 tentang Pengelolaan Program Insentif. 38. Peraturan Kepala BATAN Nomor 211/KA/XII/2010 tentang Pedoman Penyusunan, Pelaksanaan, Pelaporan, dan Pengawasan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Badan Tenaga Nuklir Nasional. 39. Peraturan Kepala BATAN Nomor 179/KA/X/2010 tentang Ujian Penyesuaian Ijazah Non Tugas Belajar di Badan Tenaga Nuklir Nasional. 40. Peraturan Kepala BATAN Nomor 158/KA/VIII/2011 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Negara Badan Tenaga Nuklir Nasional.
BATAN 4
BAB II PELAKSANAAN PENGAWASAN BIDANG KEPEGAWAIAN 1. Tata Cara Pengawasan/Pemeriksaan Tata cara pengawasan menurut system kepegawaian yang berlaku yaitu sejak penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS) sampai Pemberhentian Pegawai/ Pensiun Pegawai dengan urutan sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Perencanaan Pegawai dan Pengadaan Pegawai. Penyelenggaraan Tata Usaha Kepegawaian. Pengelolaan Mutasi Kepegawaian. Pendidikan dan Latihan Pegawai. Pelaksanaan Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Permohonan Izin Pernikahan dan Perceraian di Lingkungan BATAN. Penyelenggaraan Kesejahteraan Pegawai. Pemberhentian Pegawai/Pensiun Pegawai. Penyesuaian Ijazah Non Tugas Belajar
2. Tahap Pelaksanaan Pemeriksaan a. Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil Dasar Hukum Penyusunan Formasi PNS : 1) Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003; 2) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 108/M.PAN/10/2005 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil. Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1) Teliti dan Periksa apakah Administrasi penyusunan Formasi PNS, telah dilengkapi 2 (dua) dokumen yaitu : a) Surat Keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) tentang usulan penetapan Formasi kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Kepala BKN. b) Usulan Penetapan Formasi PNS, melampirkan : (1) penyusunan bezetting PNS ( jumlah kekuatan PNS yang ada ); (2) pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan menurut golongan ruang; (3) daftar usul formasi PNS menurut pangkat/golongan ruang dalam tahun anggaran yang bersangkutan;
BATAN 5
(4) daftar kebutuhan PNS menurut jabatan pada tahun anggaran yang bersangkutan; (5) susunan jabatan Struktural dan Fungsional yang diduduki oleh PNS yang memiliki golongan ruang IV/a ke atas; (6) daftar keadaan PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada instansi lain; (7) daftar jumlah PNS yang berhenti, pensiun, dan meninggal dunia pada tahun anggaran sebelumnya, serta jumlah PNS yang mencapai Batas Usia Pensiun (BUP ) dalam tahun anggaran yang bersangkutan; dan (8) peta jabatan. 2) Apakah formasi PNS yang dibutuhkan telah ditetapkan dengan Keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian yang bersangkutan. 3) Apakah formasi PNS yang telah ditetapkan tersebut, telah sesuai dengan kebutuhan untuk dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi satuan organisasi berdasarkan : a) Pangkat dan jabatan yang tersedia. b) Jumlah PNS dan jenis keahlian yang diperlukan. 4) Apakah formasi PNS tersebut telah sesuai dengan analisis kebutuhan dan telah disusun rencana formasi berdasarkan jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja dalam jangka waktu tertentu, prinsip pelaksanaan pekerjaan, jenjang dan jumlah pangkat dan jabatan yang tersedia serta peralatan yang tersedia di BATAN. b. Perencanaan Pegawai dan Pengadaan Pegawai Dasar Hukum Penyusunan Perencanaan dan Pengadaan Pegawai : 1) Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003; 2) Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002; 3) Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; dan 4) Peraturan Kepala BKN Nomor 30 tahun 2007 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil. Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : •
Perencanaan Pegawai
1) Teliti dan Periksa apakah Administrasi penyusunan Perencanaan Pegawai, telah dilengkapi dengan beberapa dokumen diantaranya : a) Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil. b) Keputusan PPK tentang Pembentukan Tim Pengadaan Calon PNS.
BATAN 6
c) Surat Pejabat Pembina Kepegawaian tentang pengumuman tentang rincian alokasi formasi menurut kualifikasi jabatan oleh Panitia Seleksi Pengadaan Calon PNS. d) Pengumuman memuat persyaratan, jumlah, kualifikasi pendidikan, lamanya pendaftaran pelamar, alamat instansi yang dilamar. e) Media yang digunakan untuk pengumuman dapat melalui internet, surat kabar, papan pengumuman, radio, televisi, dan seterusnya f) Lamanya pengumuman sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku, yaitu 15 ( lima belas ) hari. g) Pengumuman waktu dan tempat pelaksanaan ujian calon PNS. 2) Apakah sudah diadakan rencana kebutuhan pegawai seluruh unit kerja baik jumlah maupun kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. 3) Teliti dan periksa naskah pengumuman : a) Kapan diumumkan (paling lambat lima belas hari sebelum tanggal penerimaan lamaran). b) Berapa lama pengumuman tersebut. c) Dimuat di media apa saja pengumuman tersebut. d) Apakah naskah pengumuman tersebut telah memuat : (1) Jumlah dan jenis jabatan yang lowong. (2) Kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan. (3) Alamat dan tempat lamaran yang ditujukan serta batas waktu penyampaian lamaran beserta cara penyampaian lamaran. (4) Waktu dan tempat seleksi dan lain-lain yang diperlukan. (5) Teliti jumlah PNS yang dibutuhkan dalam pengumuman dan bandingkan kebenarannya dengan formasi yang telah ditetapkan, apakah sesuai dengan jumlah dan jenis jabatan yang lowong serta kualifikasi pendidikan yang diperlukan. (6) Apabila tidak diumumkan, teliti dan tanyakan apa sebabnya. 4) Apakah penempatan pegawai sesuai dengan rencana yang diajukan. 5) Apakah permintaan kebutuhan sesuai dengan kondisi unit kerja yang bersangkutan, untuk menempatkan tenaga yang diperlukan tersebut. 6) Hal -hal yang harus diperhatikan dalam memantau pelaksanaan ujian CPNS , yaitu : a) Teliti dan periksa apakah telah ada perjanjian kerjasama antara PPK yang bersangkutan dengan Perguruan Tinggi Negeri dalam pembuatan soal ujian dan pengolahan Lembar Jawaban Komputer. b) Menyaksikan penyerahan soal ujian dan formulir Lembar Jawaban Komputer kepada tim pelaksana ujian dengan berita acara. c) Memantau pengamanan soal ujian terhadap penyimpangan dan penggandaan soal ujian, pendistribusian soal ujian, dan formulir Lembar Jawaban Komputer. d) Memantau penggandaaan soal ujian sesuai dengan jumlah peserta ujian yang
BATAN 7
disampaikan tim seleksi administrasi. e) Menyaksikan penyerahan kembali jumlah Lembar Jawaban Komputer hasil ujian dari tim pelaksanaan ujian kepada tim penyusunan materi ujian dan pengolahan hasil ujian untuk diolah lebih lanjut. f) Menyaksikan pemeriksaan kesesuaian Lembar Jawaban Komputer dengan daftar hadir peserta ujian. g) Menyaksikan pengamanan sisa soal ujian Lembar Jawaban Komputer serta sisa formulis Lembar Jawaban Komputer. h) Menyaksikan pemusnahan sisa naskah soal ujian dan sisa formulir Lembar Jawaban Komputer yang telah digunakan. •
Pengadaan Pegawai
1) Persyaratan Penerimaan Pegawai a) Teliti dan periksa Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang tentang pembentukan Panitia Seleksi Penerimaan PNS/Panitia Ujian, (jumlah keanggotaan panitia minimal 3 orang, dan apabila lebih harus berjumlah ganjil). b) Teliti dan periksa apakah pelaksanaan test telah sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditentukan, apabila ada perubahan tanyakan apa sebabnya. c) Teliti dan periksa jumlah dan kualifikasi pendidikan dari peserta test disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Apabila peserta test memiliki kualifikasi pendidikan tidak sesuai yang dibutuhkan, tanyakan apa sebabnya. d) Teliti dan periksa apakah penetapan peserta yang lulus ditetapkan dalam bentuk surat keputusan dan telah diumumkan secara terbuka dan seluas-luasnya. Apabila pengumuman dilakukan secara tertutup dan terbatas tanyakan apa dasar pertimbangannya. e) Mintakan data dan periksa daftar nama yang lulus tes, apakah nama yang bersangkutan telah terdaftar sebagai peserta dan telah mengikuti test. Bandingkan dengan lamaran yang ada. f) Teliti dan periksa apakah seluruh peserta yang lulus telah sesuai dengan jumlah dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan. Apabila ada perbedaan tanyakan apa sebabnya, dan bagaimana tindak lanjut penyelesaiannya. g) Teliti dan periksa daftar nama tersebut apakah telah sesuai dengan daftar nama peserta yang dinyatakan lulus test, apabila ada perbedaan, tanyakan apa sebabnya (teliti kemungkinan ada rekayasa). h) Teliti dan periksa apakah ada kelambatan dalam pengiriman ke BKN dan penyelesaiannya ke BKN. i) Teliti dan periksa kemungkinan adanya berkas yang dikembalikan oleh BKN dan tidak diberi NIP, tanyakan bagaimana penyelesaiannya. j) Apakah terdapat Calon Pegawai sesuai dengan alokasi jatah formasi yang ditetapkan untuk setiap unit kerja. k) Apakah penelitian ijazah calon pegawai telah dilakukan secara intensif.
BATAN 8
l) Apakah terhadap calon pegawai telah dilakukan latihan prajabatan dan apakah disediakan biaya pelaksanaannya. 2) Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil. a) Teliti berapa jumlah CPNS yang diangkat setiap tahun anggaran dan berapa yang sudah diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil dan berapa yang belum (sebabsebabnya apa). b) Apakah masih terdapat Calon Pegawai yang telah bekerja 2 tahun atau lebih tapi belum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil dan apakah telah diusulkan ke BKN (berapa jumlahnya dan apakah sebab-sebabnya). c) Teliti kemungkinan adanya hambatan administrative maupun kesengajaan dalam penerbitan/penyampaian SK pengangkatan Pegawai Negeri Sipil. d) Apakah telah dibuat dan dipelihara Buku Penjagaan Calon Pegawai dan apakah Listing dari BKN tentang tunggakan pengangkatan calon pegawai menjadi Pegawai Negeri Sipil telah mendapat penyelesaian sebagaimana mestinya. e) Apakah ada calon pegawai yang diangkat menjadi PNS belum diambil sumpah atau janji jabatan. c. Penyelenggaraan Tata Usaha Kepegawaian Apakah telah diadakan dan diperhatikan syarat penyelenggaraan Tata Usaha Kepegawaian berupa : 1) Buku Induk Pegawai 2) Kartu Induk 3) Map berkas pegawai 4) DP3 5) Buku catatan penilaian 6) Daftar urut kepangkatan 7) Buku penjagaan mutasi pegawai 8) Apakah pelaporan mutasi kepegawaian disampaikan kepada BKN dan dikelola sebagaimana mestinya. 9) Apakah untuk pengadaan sarana dan penyelenggaraan Tata Usaha Kepegawaian tersebut disediakan biaya per tahun anggaran. d. Pengelolaan Mutasi Kepegawaian 1) Penempatan pegawai dan penunjukkan dalam jabatan : a) Apakah telah disusun rencana secara berkala (misalnya 5 tahun) mengenai kebijaksanaan penempatan/penunjukkan pegawai dalam rangka promosi dan penyegaran guna meningkatkan daya guna dan hasil guna pelaksanaan tugas. b) Apakah setiap tahun dibuat Daftar Urut Kepangkatan dan apakah Daftar Urut Kepangkatan tersebut telah benar-benar dipakai sebagai bahan dalam penempatan/penunjukkan jabatan. c) Apakah setiap tahun dibuat DP. 3 secara obyektif untuk setiap pegawai, dan benarbenar telah dipakai sebagai bahan dalam penempatan/ penunjukkan dalam jabatan.
BATAN 9
d) Apakah setiap tahun Daftar Urut Kepangkatan dan DP. 3 untuk golongan IV/a ke atas dikirim ke BKN. e) Berapa jumlah jabatan struktural yang ada, berapa yang telah diisi dan berapa yang belum terisi. f) Apakah ada pegawai yang pangkatnya lebih rendah membawahi secara langsung pegawai yang pangkatnya lebih tinggi dalam satuan kerja, jika ada apa sebabnya. g) Apakah terdapat penunjukkan dalam jabatan dengan predikat Plh (pelaksana harian) padahal ada pegawai yang memenuhi syarat pangkat untuk jabatan itu, jika ada apa sebabnya. h) Apakah tiap pegawai yang diangkat dalam suatu jabatan telah diambil sumpah atau janji jabatan. i) Adakah penilaian secara seksama, sehingga penempatan pegawai/ penunjukkan dalam jabatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan telah didasarkan pada system karier dan system prestasi kerja. 2) Pemberian Kenaikan Gaji Berkala a) Apakah senantiasa dibuat Buku Penjagaan Kenaikan gaji berkala Pegawai Negeri Sipil. b) Hambatan-hambatan apa yang ditemukan dalam pemberian kenaikan gaji berkala Pegawai Negeri Sipil. c) Teliti penerbitan dan penyampaian surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala kepada pegawai yang bersangkutan dan pembayaran gajinya apakah benar-benar telah diterima yang bersangkutan. 3) Pemberian Kenaikan Pangkat Dasar Hukum kenaikan pangkat : a) Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002; b) Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural c) Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil sebagai mana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 63 Tahun 2009 Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1) Teliti dan Periksa apakah Administrasi penyusunan Perencanaan Pegawai, telah dilengkapi dengan beberapa dokumen berikut : a) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Reguler, yaitu : b) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Pilihan yang menduduki Jabatan Struktural, yaitu : c) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Pilihan yang menduduki Jabatan Fungsional tertentu, yaitu : d) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat menduduki jabatan tertentu yang
BATAN 10
pengangkatannya ditetapkan dengan keputusan presiden, yaitu : e) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Menunjukkan Prestasi Kerja yang luar biasa baiknya, yaitu : f) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Karena Menemukan Penemuan Baru Yang Berguna Bagi Negara, yaitu : g) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat PNS yang Diangkat Menjadi Pejabat Negara, yaitu : h) Pemeriksaan terhadap Surat Tanda Tamat Belajar, yaitu : i) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat Melaksanakan Tugas Belajar, yaitu : j) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat yang Telah Selesai dan Lulus Tugas Belajar, yaitu : k) Pemeriksaan Kenaikan Pangkat yang dipekerjakan secara penuh diluar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu, yaitu : l) Pemeriksaan terhadap Kenaikan Pangkat Anumerta Bagi PNS yang dinyatakan tewas, yaitu : 2) Apakah dibuat Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat secara berkesinambungan dan bandingkan dengan listing dari BKN untuk periode 1 April dan 1 Oktober. 3) Teliti apakah pelaksanaan kenaikan pangkat terhadap Pegawai Negeri Sipil dilakukan sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan antara lain : a) DP. 3. b) D U K. c) Masa kerja dalam pangkat. d) Masa kerja dalam jabatan. e) Dalam batas jenjang pangkat (regular dan pilihan). f) Persetujuan dari pejabat yang berwenang. g) Dan lain-lain syarat. 4) Berapa jumlah pegawai yang telah mempunyai masa kerja 4 tahun atau lebih pada periode 1 April dan 1 Oktober tahun berjalan, yang dapat dipertimbangkan kenaikan pangkatnya. 5) Berapa jumlah yang diusulkan dan berapa jumlah realisasinya. Apabila terdapat perbedaan apa sebab-sebabnya. 6) Apakah terdapat Pegawai Negeri Sipil yang telah memenuhi syarat untuk naik pangkat tetapi tidak diusulkan. Apabila ada, berapa dan apa sebab-sebabnya. 7) Periksa sebab-sebab terjadinya kelambatan/tunggakan kenaikan pangkat pegawai, antara lain karena : a) Kurang lengkapnya persyaratan administrasi usulan (bahan tidak lengkap). b) Keterlambatan usulan dari pimpinan tempat kerja pegawai.
BATAN 11
c) Keterlambatan persetujuan yang dikirim dari Instansi/pejabat yang berwenang. d) Pegawai yang tidak memenuhi syarat tetap diusulkan kenaikan pangkatnya (misalnya pegawai yang bersangkutan telah menduduki pangkat puncak, untuk jabatan maupun tingkat pendidikan). e) Pejabat/petugas kepegawaian belum menguasai sepenuhnya ketentuan/ persyaratan dan prosedur pengusulan kenaikan pangkat pegawai. f) Kurangnya konsultasi ke Instansi terkait, sehingga timbul salah penafsiran ketentuan yang berlaku. g) Kemungkinan adanya unsur-unsur kesengajaan penyalahgunaan wewenang. 8) Teliti apakah terdapat hambatan-hambatan dalam penerimaan persetujuan dan penerbitan SK serta penyampaian petikan kenaikan pangkat yang dapat merugikan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan. 9) Teliti apakah pembayaran gaji sesuai kenaikan pangkat tersebut benar- benar diterima oleh yang bersangkutan dengan lancer. 4) Penetapan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Kartu Pegawai (KARPEG) a) Berapa jumlah Calon Pegawai Negeri Sipil yang diangkat yang belum memperoleh NIP/KARPEG. b) Hambatan-hambatan apa yang ditemukan dalam penetapan dan permintaan NIP dan KARPEG. c) Teliti kemungkinan adanya penyalahgunaan wewenang dalam penyampaian KARPEG kepada pegawai yang bersangkutan. 5) Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil Dasar Hukum Cuti Pegawai Negeri Sipil : Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil. Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : a) Apakah kepada Pegawai Negeri Sipil diberikan hak untuk cuti (cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti alasan penting, cuti diluar tanggungan negara) b) Teliti jenis cuti yang diajukan oleh pegawai ( Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti bersalin, Cuti karena alasan penting, cuti di luar tanggungan negara ) dan treser ke bagian keuangan apakah masih ada pegawai yang dibayar TBN dan Tunjangan Fungsionalnya ? padahal pegawai Ybs menjalani cuti besar c) Teliti apakah Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan masih mempunyai hak untuk mengajukan cuti. d) Teliti apakah Jangka Waktu cuti yang diajukan oleh pegawai Negeri Sipil telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. e) Teliti apakah cuti yang diajukan oleh Pegawai Negeri Sipil telah mendapatkan persetujuan oleh atasan yang bersangkutan. f) Teliti apakah ada kebijaksanaan lain dalam pemberian cuti kepada Pegawai Negeri
BATAN 12
Sipil (misalnya cuti bersalin untuk anak yang keempat seharusnya harus mengambil CLTN menurut aturan namun diberikan hanya cuti besar). g) Teliti apakah setelah jangka waktu cuti berakhir pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan telah melaporkan kepada atasannya. h) Teliti apakah CLTN yang diberikan kepada PNS telah bekerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus menerus. i) Apakah CLTN yang diberikan kepada PNS melebihi batas waktu yang ditentukan yaitu paling lama 3 (tiga) tahun. 6) Organisasi dan Sarana Kerja a) Teliti organisasi tata kerja dan hubungan kerja dari unit kerja yang mengelola kepegawaian, apakah cukup memadai/ mampu menampung serta secara berimbang terhadap beban kerja yang ada, termasuk kemungkinan duplikasi tugas dengan unit kerja lain. b) Teliti apakah penempatan pegawai/pejabat-pejabat baik secara kuantitas maupun kualitas dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas pekerjaan. Disamping faktor organisasi/tata kerja dan personil tersebut di atas, apakah faktor sarana kerja cukup menunjang kelancaran pelaksanaan tugas antara lain : (1) Ruangan kerja (2) Peralatan kerja/kantor/tulis (3) Sarana mobilitas c) Apakah dalam anggaran tersedia biaya untuk sarana kerja dan biaya operasional pengelolaan kepegawaian. Berapa jumlah per tahun anggaran. e. Pendidikan dan Latihan Pegawai Dasar Hukum Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan PNS : Peraturan Kepala BATAN Nomor 137/KA/VIII/2008 tanggal 15 Agustus 2008 tentang Tugas Belajar di Lingkungan Badan Tenaga Nuklir Nasional. 1) Apakah telah disusun rencana dan program pendidikan dan latihan pegawai dalam rangka peningkatan mutu dan keterampilan pegawai, sebutkan jenis (keahlian khusus/keterampilan) tingkat pimpinan atau staf serta pendidikan tinggi nasional, lokasi dan besarnya biaya, jumlah peserta, kurikulum, dan tenaga pengajar. 2) Berapa jumlah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas belajar pada Lembaga-lembaga Pendidikan baik di dalam maupun di luar negeri. 3) Bila ada, teliti apakah telah memenuhi syarat sesuai SK. Kepala BATAN Nomor 137/KA/VIII/2008 286/KA/V/2003 antara lain sebagai berikut : a) berstatus sebagai PNS sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun; b) setiap unsur penilaian prestasi kerja 2 (dua) tahun terakhir bernilai sekurangkurangnya baik, yang dinyatakan dalam surat keterangan, dengan format sesuai Lampiran I Peraturan ini; c) bidang pendidikan atau pelatihan yang dipilih harus sesuai dengan syarat jabatan yang dinyatakan dalam rekomendasi dari Biro Sumber Daya Manusia (BSDM), dengan format sesuai Lampiran II Peraturan ini;
BATAN 13
d) tidak sedang dicalonkan atau mengikuti program pendidikan atau program pelatihan lainnya; e) dicalonkan secara tertulis oleh K f) (Pusdiklat) atau dicalonkan secara tertulis oleh Pejabat eselon I atasan langsung, dalam hal calon pegawai tugas belajar adalah Kepala Unit Kerja eselon II; g) Teliti apakah Pegawai yang lulus seleksi tugas belajar telah menandatangani perjanjian tugas belajar ? h) Periksa apakah pegawai tugas belajar yang tidak membuat laporan triwulan tentang kemajuan tugas belajar sudah dikenakan sanksi ? 3.1) Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 2 tahun sejak diangkat sebagai PNS dan DP. 3, 2 (dua) tahun terakhir baik. 3.2) Batas usia maksimal pendidikan tinggi : Umur
Jenjang
35 tahun 37 tahun 40 tahun
Diploma III dari SLTA D.IV/Sarjana dari SLTA D.IV/Sarjana dari Diploma III Magister dan spesialis I Doktor dan Spesialis II Sarjana Magister Doktor Post Doctoral/ijin Ka.Batan
42 tahun 45 tahun 35 tahun 40 tahun 42 tahun 50 tahun
Dalam Negeri/ Luar Negeri DN DN DN DN DN LN LN LN LN
3.3) Adanya Surat Penunjukan atau Penetapan sebagai Pegawai Tugas Belajar baik perpanjangan dan pemberhentian ditetapkan dengan : - Keputusan Kepala BATAN untuk Program Pendidikan Akademik. - Keputusan Kepala Pusdiklat untuk program Pelatihan di atas 3 (tiga) bulan atau lebih. 3.4) Batas jangka waktu tugas belajar Jangka Waktu 1 tahun 6 bulan 2 tahun 3 tahun 3 tahun 4 tahun 4 tahun 6 bulan 1 tahun 2 tahun 6 bulan 3 tahun
Jenjang Diploma IV atau Sarjana dari Diploma III /sederajat Magister,profesi atau spesialis I Diploma III dari SLTA Doktor atau spesialis II Diploma IV dari SLTA Sarjana dari SLTA Program pelatihan dan Post Doctoral Magister di Luar Negeri Doktor
BATAN 14 3 tahun
Doktor spesialis
3.5) Perpanjangan waktu tugas belajar paling lama 1 (satu) tahun dan 2 (dua) tahun untuk jenjang Doktor dan Doktor Spesialis II 3.6) Pegawai Tugas Belajar wajib : - menyampaikan laporan tertulis tentang kemajuan belajar setiap 3 (tiga) bulan kepada Kepala Pusdiklat dan Kepala Unit Kerja. - melapor ke Pusdiklat selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah berakhirnya jangka waktu tugas belajar dan 2 (dua) bulan kemudian menyampaikan laporan akhir tugas belajar. - menjalani wajib kerja di lingkungan BATAN selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak berakhirnya masa tugas belajar. 4) Apakah untuk penyelenggaraan pendidikan dan latihan pegawai disediakan biaya, perinci per tahun anggaran. 5) Dalam Rangka pemanfaatan hasil Diklat apakah penempatannya telah sesuai dengan pendidikan yang diperolehnya. 6) Adakan penilaian terhadap Pegawai Negeri Sipil yang telah mengikuti pendidikan kedinasan apakah penempatannya sesuai dengan pendidikan yang diperoleh, dan apakah sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 7) Adakan penilaian atas silabus dan kurikulum yang ada, apakah sudah sesuai/terarah untuk peningkatan kemampuan/keterampilan dalam tugas-tugas kedinasan (pengetahuan praktis) sesuai dengan tingkat-tingkat diklat tersebut. 8) Cek apakah penyesuaian ijasah non tugas belajar sudah sesuai dengan Peraturan Kepala Batan No. 179/KA/X/2010 tanggal 7 Oktober 2010 tentang ujian penyesuaian ijasah non tugas belajar antara lain : a) Pegawai yang memperoleh ijazah dan telah memenuhi persyaratan dapat dipertimbangkan untuk mengikuti ujian penyesuaian ijazah , kecuali ijazah yang diperoleh dari sekolah/perguruan tinggi negeri model kelas jauh atau kelas sabtuminggu dan pengecualian ini tidak berlaku bagi Universitas Terbuka. b) Tingkat Perguruan Tinggi : (1) S1 Indeks Prestasinya(IP) sekurang-kurangnya 2,75 terakreditasi B (2) S2 dan S3 IP sekurang- kurangnya 3 terakreditasi B (3) Tingkat SLTA, Ijazahnya diperoleh sesuai dengan standar kelulusan nasional. c) Persyaratan Administrasi. d) Periksa apakah ada pegawai yang telah 3 (tiga) kali tidak lulus tes psikologi (tingkat sarjana) dan periksa pula apakah ada juga pegawai yang telah 3 (tiga) kali tes subtansi atau wawancara (SLTA). f. Pelaksanaan Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Dasar Hukum Pelaksanaan Disiplin Pegawai Negeri Sipil : a) Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; b) Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 21 Tahun 2010 tentang
BATAN 15
Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. c) Peraturan Kepala Batan Nomor 57/KA/III/2011 tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Jam Kerja dan Penjatuhan Hukuman Disiplin Jam Kerja. Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1) Teliti dan Periksa kelengkapan Administrasi Disiplin Pegawai Negeri Sipil, apakah telah melampirkan dokumen berikut : a) Jenis Hukuman disiplin ringan yang terdiri dari : (1) Keputusan hukuman disiplin berupa teguran lisan bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 5 ( lima ) hari kerja, yang meliputi : (2) Keputusan hukuman teguran tertulis, setelah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menghukum bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 6 ( enam ) sampai dengan 10 ( sepuluh ) hari kerja, yang meliputi : (3) Keputusan hukuman disiplin berupa pernyataan tidak puas secara tertulis, setelah ditetapkan oleh pejabat yang berwenang menghukum bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 11 ( sebelas ) sampai 15 ( lima belas ) hari kerja, yang meliputi : b) Jenis Hukuman disiplin sedang yang terdiri dari : (1) Keputusan hukuman disiplin berupa penundaan kenaikan gaji berkala selama 1 ( satu ) tahun, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 16 ( enambelas ) sampai dengan 20 ( dua puluh ) hari kerja, yang meliputi : (2) Keputusan hukuman disiplin berupa penundaan kenaikan pangkat selama 1 ( satu ) tahun, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 21 ( dua puluh satu ) sampai dengan 25 ( dua puluh lima ) hari kerja yang meliputi : (3) Keputusan hukuman disiplin berupa penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 1 ( satu ) tahun, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 26 ( dua puluh enam ) sampai dengan 30 ( tiga puluh ) hari kerja, yang meliputi : c) Jenis hukuman disiplin berat yang terdiri dari : (1) Keputusan hukuman disiplin berupa penurunan pangkat setingkat lebih rendah selama 3 ( tiga ) tahun, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 31 (tiga puluh satu) sampai dengan 35 ( tiga puluh lima) hari kerja, yang meliputi : (2) keputusan hukuman disiplin berupa pemindahan dalam rangka penurunan jabatan yang setingkat lebih rendah, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 36 ( tiga puluh enam ) sampai dengan 40 ( empat puluh ) hari kerja. Pemindahan dalam rangka penurunan jabatan yangs etingkat lebih rendah harus
BATAN 16
mempertimbangkan lowongan jabatan yang lebih rendah dan kompetensi yang bersangkutan dengan persyaratan jabatan yang ditentukan, yang meliputi : (3) hukuman disiplin berupa pembebasan dari jabatan, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum , bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 41 ( empat puluh satu ) sampai dengan 45 ( empat puluh lima ) hari kerja , yang meliputi : (4) Hukuman disiplin berupa pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS atau pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS, setelah ditetapkan pejabat yang berwenang menghukum, bagi PNS yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 46 ( empat puluh enam ) hari kerja atau lebih, yang meliputi : 2) Dalam rangka menjamin kelancaran pelaksanaan Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, apakah pejabat yang berwenang telah mendelegasikan wewenangnya kepada para pejabat bawahannya untuk menjatuhkan hukuman disiplin. 3) Dalam hal ketaatan terhadap ketentuan jam kerja, apakah kehadiran pegawai dibuktikan dengan pengisian daftar hadir baik pada waktu dating maupun pulang. 4) Dalam rangka upaya meningkatkan disiplin jam kerja, apakah diadakan pengecekan jam kerja. 5) Apakah data dalam daftar hadir diolah dan digunakan sebagai bahan pengisian dalam buku catatan penilaian maupun dalam pembuatan DP.3. 6) Apakah terdapat Pegawai Negeri Sipil yang telah terbukti melakukan pelanggaran disiplin telah diambil tindakan administrative maupun pidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berapa jumlah berdasarkan tingkat dan jenis hukuman yang telah dijatuhkan. 7) Apakah pelaksanaan penjatuhan hukuman disiplin terhadap Pegawai Negeri Sipil telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, antara lain : a) Tata cara pemeriksaan/pemanggilan; b) Pejabat/team yang ditunjuk melakukan pemeriksaan; c) Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP); d) Pejabat yang berwenang menjatuhkan hukuman disiplin; e) Bentuk dan isi SK Hukuman Disiplin; f) Penyampaian SK Hukuman Disiplin; g) Pengajuan keberatan dan upaya tidanklanjutnya; h) Pemeliharaan dan pelaporan data-data Pegawai Negeri Sipil yang dijatuhi hukuman disiplin. 8) Lakukan penilaian apakah masih ada pejabat-pejabat yang mengelola kepegawaian pada unit kerja yang belum menguasi sepenuhnya ketentuan-ketentuan pelaksanaan hukuman disiplin, dan apakah terhadap mereka telah/belum dilakukan penataran dan penyampaian peraturannya. 9) Bagaimana pelaksanaan ketentuan kepegawaian terhadap Pegawai Negeri Sipil : a) Yang menjadi anggota Parpol; b) Yang diangkat menjadi pejabat Negara;
BATAN 17
c) Yang melakukan kegiatan dalam usaha swasta. 10) Apakah kegiatan penertiban ijazah palsu/ aspal telah dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dalam hal ini teliti mengenai : a) Pembentukan Tim; b) Berapa jumlah ijazah yang telah diteliti; c) Berapa jumlah ijazah yang telah diminta keabsahannya kepada pejabat yang berwenang. d) Berapa jumlah ijazah yang telah diperoleh keaslian/keabsahannya dan berapa palsu/aspal. 11) Berapa jumlah pegawai yang telah diambil tindakan administratif dan apakah tindakan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 12) Hambatan-hambatan apa saja yang ditemukan dalam pelaksanaan penertiban ijazah palsu/aspal. g. Penyampaian Permohonan Ijin Perceraian PNS di lingkungan BATAN Dasar Hukun Pelaksanaan Ijin Perceraian PNS : Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1983 tentang izin perkawinan dan perceraian PNS sebagaimana telah dirubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 45 tahun 1990. 1) Teliti apakah ada Pegawai di Unit Kerja yang bercerai. 2) PNS yang melakukan perceraian berkedudukan sebagai apa - Bila sebagai pemohon, apakah sudah menyampaikan permohonan ijin perceraian kepada Kepala BATAN melalui Kepala Unit Kerja disertai alasan dan bukti yang mendasari permohonan perceraian. - Sebagai tergugat, setelah menerima gugatan dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja wajib memberitahukan secara tertulis adanya gugatan cerai dari Isteri/ Suami kepada Kepala BATAN melalui Kepala Unit Kerja. 3) Apakah Kepala Unit Kerja setelah menerima surat permintaan ijin perceraian atau pemberitahuan adanya gugatan perceraian, berupaya semaksimal mungkin untuk merukunkan kembali suami isteri yang dituangkan dalam berita acara. 4) Teliti apakah Kepala Unit Kerja menyampaikan surat permohonan perceraian kepada Kepala BATAN melalui Tim Pertimbangan Pemberian Ijin Perkawinan dan Perceraian BATAN bila upaya merukunkan kembali suami isteri tidak berhasil dalam jangka waktu selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan tmt Kepala Unit Kerja menerima surat permintaan ijin perceraian atau adanya gugatan dari PNS di lingkungannya, Kepala Unit Kerja wajib menyampaikan surat permohonan perceraian kepada Kepala BATAN melalui Tim Pertimbangan Pemberian Ijin Perkawinan dan Perceraian dengan tembusan kepada Kepala BSDM dengan melampirkan : - Berita acara upaya merukunkan suami isteri yang akan melakukan perceraian. - Pertimbangan untuk menyetujui/ menolak ijin perceraian berdasarkan berita acara upaya merukunkan suami isteri yang akan melakukan perceraian.
BATAN 18
- Salah satu atau lebih alasan untuk melakukan perceraian. 5) Cek apakah PNS yang melakukan perceraian sudah ada putusan Pengadilan berupa surat cerai dan telah melapor kepada Kepala BATAN melalui Kepala Unit Kerja selambatlambatnya 1 (satu) bulan tmt perceraian yang dikeluarkan Pengadilan. 6) Cek pula apakah unit kerja yang telah membuat berupa kewajiban pembagian gaji bekas isteri dan anak sesuai ketentuan yang berlaku dengan didukung surat pernyataan PNS yang bercerai dan diketahui oleh atasannya. 7) Cek apakah pegawai pria yang beristri lebih dari seorang sudah memperoleh izin dari atasan yang bersangkutan. h. Penyelenggaraan Kesejahteraan Pegawai 1) Dalam rangka peningkatan usaha kesejahteraan pegawai, sampai sejauh mana usaha-usaha yang dilakukan BATAN antara lain : a) Jaminan perawatan kesehatan pegawai termasuk keluarganya melalui ASKES. b) TASPEN bagi pegawai-pegawai yang pensiun/berhenti/meninggal dunia. c) Perumahan dinas/ bantuan biaya sewa perumahan pegawai melalui perumnas. d) Angkutan antar jemput dari rumah ke kantor. e) Pakaian dinas/kerja bagi pegawai. f) Koperasi pegawai. 2) Apakah terhadap Pegawai Negeri Sipil yang berprestasi/berjasa diberikan penghargaan sebagaimana mestinya menurut ketentuan yang berlaku maupun menurut kebijaksanaan BATAN, antara lain : a) Satya Lencana Karya Satya, Pembangunan, Peringatan Perjuangan Kemerdekaan, PEPERA, dan lain-lain). b) Piagam dan penghargaan lainnya. 3) Pemberian fasilitas berupa suatu pendidikan keterampilan khusus kepada Pegawai Negeri Sipil yang akan menjalani masa pensiun. i. Pemberhentian dan/atau Pensiun Pegawai Negeri Sipil Dasar Hukum Pemberhentian dan / atau Pensiun PNS : 1) Undang - undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai. 2) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 1966 tentang Pemberhentian/ Pemberhentian Sementara Pegawai Negeri Sipil. 3) Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil terakhir dirubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008. 4) Peratutan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. 5) Surat Edaran Kepala BAKN Nomor : 04/SE/1980 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil.
BATAN 19
Langkah - Langkah Pemeriksaan adalah sebagai berikut : 1) Teliti dan Periksa kelengkapan Administrasi Pemberhentian Pegawai, apakah telah melampirkan dokumen berikut : a) Pemberhentian Sementara, yaitu : (1) Laporan dari pihak yang berwajib mengenai PNS yang diduga melakukan pelanggaran pidana kejahatan yang ada hubungan dengan jabatan atau tidak ada hubungan dengan jabatan, yang dibuktikan adanya laporan pihak berwajib. (2) Putusan PPK tentang pemberhentian sementara PNS, yang dibuktikan dengan keputusan PPK. (3) Lampiran gaji yang dibayarkan 50% dari gaji pokok bagi pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan sementara yang ada hubungan dengan jabatan, yang dibuktikan dengan lampiran pembayaran gaji. (4) Lampiran gaji yang dibayarkan 75% dari gaji pokok bagi PNS yang diberhentikan sementara dan belum terdapat petunjuk yang jelas, yang dibuktikan dengan lampiran pembayaran gaji. (5) Keputusan pengangkatan kembali PNS oleh PPK bagi PNS yang dinyatakan tidak bersalah, yang dibuktikan dengan keputusan PPK tentang pengangkatan kembali sebagai PNS. (6) Keputusan PPK tentang pembayaran gaji PNS secara penuh bagi PNS yang dinyatakan tidak bersalah, yang dibuktikan dengan keputusan PPK tentang mebayar gaji PNS. (7) Keputusan PPK tentang pemberhentian PNS bagi PNS yang dinyatakan bersalah oleh pengadilan yang telah memiliki kekuatan hukum tetap, yang dibuktikan dengan : (a) Putusan Pengadilan. (b) Surat Keputusan PPK tentang pemberhentian PNS. b) Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri, yaitu : (1) Tanpa Hak Pensiun : • Permohonan berhenti ditandatangani yang bersangkutan • Persetujuan dari pejabat yang berwenang atas permohonan berhenti; dan • Dokumen lain yang terkait • salinan/ foto copy sah Surat Keputusan Calon PNS • salinan / foto copy sah Surat Keputusan PNS • asli surat keputusan pengalaman kerja • salinan/foto copy sah surat keputusan kenaikan pangkat terakhir (2) Dengan Hak Pensiun, yang dibuktikan dengan : • Permohonan berhenti ditandatangani yang bersangkutan. • Persetujuan/ penundaan / penolakan dari pejabat yang berwenang • salinan/ foto copy sah Surat Keputusan Calon PNS • salinan / foto copy sah Surat Keputusan PNS • Asli Surat Keputusan Pengalaman Kerja
BATAN 20
• • • •
salinan / foto copy sah Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir. Salinan / foto copy sah Surat Nikah / Cerai. Salinan/ foto copy Akta Kelahiran anak Salinan / foto copy Daftar susunan keluarga
c) Pemberhentian Karena Penyederhanaan Organisasi, yaitu : (1) Salinan/ foto copy sah keputusan PPK tentang penyederhanaan organisasi. (2) Keputusan PPK tentang struktur organisasi yang telah disederhanakan. (3) Pengantar dari instansi ke BKN tentang susunan PNS yang akan disederhanakan. (4) Pengantar dari Instansi ke BKN tentang susunan PNS yang akan disalurkan ke instansi lain. (5) ...dll d) Pemberhentian Karena Melakukan Pelanggaran / Tindak Pidana, yaitu : (1) Salinan / foto copy sah Keputusan Pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap. (2) Salinan / foto copy sah Surat Keputusan pihak yang berwajib tentang penahanan. (3) Salinan / foto copy sah Surat Keputusan Pemberhentian Sementara. (4) dll... e) Pemberhentian Karena Tidak Cakap Jasmani / Rohani, yaitu : (1) Surat Keterangan dari Tim Penguji Kesehatan yang menyatakan tidak dapat bekerja dalam semua jabatan negeri. (2) dll... f) Pemberhentian Karena Meninggalkan Tugas, yaitu : (1) Salinan / Foto copy sah Daftar Hadir minimal 2 bulan terakhir. (2) Salinan / Foto copy sah surat keterangan penghentian gaji. (3) dll.... g) Pemberhentian Karena Meninggal Dunia atau Hilang, yaitu : (1) Data Perorangan Calon Penerima Pensiun / DPCP yang ditandatangani oleh janda / Duda/ anaknya. (2) dll... h) Pemberhentian Karena Hal - hal lain ( CLTN ) , yaitu : (1) Surat Keterangan dari instansi yang menyatakan bahwa PNS tidak melaporkan diri setelah menjalankan cuti di luar tanggungan Negara. (2) dll... 2) Berapa jumlah Pegawai Negeri Sipil yang akan dipensiunkan menurut Buku Penjagaan dan dibandingkan dengan Listing BKN setiap tahun, serta berapa jumlah realisasi pensiun pegawai. Sisa yang belum diproses pensiunnya dan apa sebab-sebabnya. 3) Teliti apakah pensiun pegawai dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku.
BATAN 21
4) Teliti apakah telah dilakukan usaha-usaha untuk melancarkan pelaksanaan pensiun pegawai, antara lain : a) Pemberitahuan kepada yang bersangkutan. b) Penerbitan dan penyampaian SK pensiun kepada yang bersangkutan mengalami kelambatan. c) Pembayaran gaji pensiun mengalami kesulitan. d) Adanya kemungkinan kesengajaan kelambatan dalam proses pensiun.
BATAN 22
BAB III PELAKSANAAN PENGAWASAN DI BIDANG KEUANGAN 1. Tata Cara Pengawasan/Pemeriksaan Tata cara pengawasan dilakukan menurut siklus anggaran yang terdiri atas 5 (lima) tahap yaitu : a. Perencanaan dan Penyusunan Anggaran. b. Pengesahan Anggaran. c. Pelaksanaan Anggaran. d. Pengawasan Anggaran. e. Pertanggungjawaban Anggaran. Yang menjadi tugas Inspektorat Jenderal Departemen/Lembaga ialah mengawasi Tahap C, yaitu Pelaksanaan Anggaran di Departemen/Lembaganya. Pemeriksaan siklus pelaksanaan anggaran ini meliputi : a. Dasar Pengeluaran 1) Undang-undang APBN. 2) Keppres Pedoman Pelaksanaan APBN. 3) Peraturan Menteri Keuangan RI. 4) Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan. 5) SE Kepala BATAN. 6) DIPA/RKA-KL, POKA. b. Permintaan Pembayaran 1) SPP/SPM Uang Persediaan (SPP UP). 2) SPP/SPM Tambahan Uang Persediaan (SPP TUP). 3) SPP/SPM Penggantian Uang Persediaan (SPP GUP). 4) SPP/SPM Langsung (SPP LS). 5) SPP/SPM Nihil. c. Penata Usahaan Pembukuan 1) Buku Kas Umum (BKU). 2) Buku Pembantu yang terdiri : a) Buku Kas Tunai b) Buku Bank c) Buku Uang Muka Kerja d) Buku Pajak e) Buku Pengawasan Kredit Anggaran d. Pelaksanaan Pengeluaran dan Pendapatan e. Pertanggung Jawaban 1) Laporan Realisasi Anggaran (LRA). 2) Neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan.
BATAN 23
2. Tahap Pelaksanaan Pemeriksaan a. Dasar Pengeluaran 1) Periksa apakah untuk pelaksanaan anggaran dan pengelolaan penerimaan Negara Bukan Pajak telah ada DIPA dan POKAnya. 2) Apakah DIPA/POKA diterima tepat pada waktunya, tidak terlambat, apabila terlambat sampai beberapa bulan, apa sebabnya. 3) Apakah DIPA telah ada RKA-KL dan POKAnya. 4) Apakah POKA telah ada RAB. b. Permintaan Pembayaran SPP/SPM UP 1) Apakah PA/KPA menerbitkan SPM-UP berdasarkan DIPA atas permintaan Bendahara Pengeluaran yang dibebankan pada akun transito (815111, 815112, 815113). 2) Apakah Bendahara Pengeluaran melakukan pengisian kembali UP setelah UP dimaksud digunakan (revolving) sepanjang masih tersedia dana dalam DIPA. 3) Apakah bagi Bendahara yang dibantu oleh beberapa TUP dalam pengajuan SPM UP telah melampirkan daftar rincian yang menyatakan jumlah uang yang dikelola oleh masing-masing PUM. 4) Apakah sisa UP yang masih ada pada Bendahara pada akhir tahun anggaran telah disetor kembali ke Rekening kas Negara. 5) Apakah pengajuan SPP DUP kepada KPPN diajukan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 6) Apakah pengajuan SPP DUP PNBP telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. SPP/SPM TUP 1) Apakah permintaan pembayaran tambahan uang persediaan dilampiri rencana penggunaan dana. 2) Apakah permintaan pembayaran tambahan uang persediaan digunakan untuk keperluan yang mendesak /tidak dapat ditunda dan habis digunakan dalam waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal diterbitkan SP2D. 3) Apakah dilampiri rekening Koran yang menunjukkan saldo terakhir. 4) Apakah permintaan tambahan uang persediaan tidak untuk membayar pengeluaran yang seharusnya dibayarkan secara langsung. 5) Apakah sisa dana tambahan uang persediaan disetorkan ke Kas Negara. SPP/SPM GUP 1) Apakah SPP/SPM GUP dilampiri : a) Kuitansi/bukti pembayaran. b) Surat pernyataan tanggung jawab belanja (SPTB). c) Surat setoran pajak (SSP) yang te
BATAN 24
2) Periksa apakah SPTB dilengkapi dengan bukti pertanggung jawaban. 3) Apakah tagihan yang diajukan tidak melampaui batas pagu anggaran. 4) Apakah pengajuan SPP/SPM GUP telah mencapai 75% dari penggunaan uang persediaan. SPP/SPM LS 1) SPP/SPM untuk pembayaran belanja pegawai. a) Apakah SPP/SPM pembayaran Gaji Induk/Gaji Susulan/Kekurangan Gaji/Gaji Terusan/Uang Duka Wafat dilengkapi dengan : Daftar Gaji Induk/Gaji Susulan/Kekurangan Gaji/Uang Duka Wafat/ SK. CPNS, SK PNS, SK Kenaikan Pangkat, SK Jabatan, Kenaikan Gaji Berkala, Surat Pernyataan Pelantikan, Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, daftar keluarga (KP4), foto copy surat nikah, foto copy Akte Kelahiran, SKPP, daftar potongan sewa rumah dinas, Surat Keterangan Masih Sekolah/Kuliah, surat pindah, surat kematian, SSP PPH Pasal 21. Kelengkapan tersebut diatas digunakan sesuai peruntukannya. b) Apakah SPP/SPM pembayaran lembur dilengkapi : (1) Daftar pembayaran perhitungan lembur yang ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran dan Bendahara Pengeluaran. (2) Surat perintah kerja lembur. (3) Daftar hadir kerja lembur. (4) SSP PPH Pasal 21. c) Apakah SPP/SPM pembayaran honor/vakasi dilengkapi : (1) Surat Keputusan tentang pemberian honor/vakasi. (2) Daftar pembayaran perhitungan honor/vakasi yang ditandatangani Kuasa Pengguna Anggaran dan Bendahara Pengeluaran. (3) SSP PPH Pasal 21. 2) SPP/SPM untuk pembayaran Non Belanja Pegawai a) Apakah SPP/SPM pembayaran pengadaan barang/jasa dilengkapi : (1) Kontrak/SPK. (2) Surat Pernyataan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) mengenai penetapan rekanan. (3) Berita acara pemeriksaan barang/pekerjaan. (4) Berita acara serah terima barang/pekerjaan. (5) Berita acara pembayaran. (6) Kuitansi pembayaran. (7) Faktur pajak dan SSP yang telah ditandatangani wajib pajak. (8) Jaminan Bank. (9) Ringkasan kontrak. b) Apakah SPP/SPM pembayaran biaya langganan daya dan jasa (listrik, telepon, air) dilengkapi :
BATAN 25
(1) Bukti tagihan daya dan jasa. (2) Nomor rekening pihak ketiga (PT. PLN, PT. Telkom, PDAM, dll). c) Apakah SPP/SPM pembayaran belanja perjalanan dinas dilengkapi : (1) Daftar nominative pejabat yang akan melakukan perjalanan dinas yang berisi antara lain : informasi mengenai data pejabat (nama, pangkat/ golongan) tujuan, tanggal keberangkatan, lama perjalanan dinas, biaya perjalanan dinas. (2) Surat tugas melakukan perjalanan dinas dari pejabat yang memberi tugas. SPP/SPM GU Nihil a. Periksa apakah SPP/SPM GU nihil dilengkapi dengan bukti pertanggung jawaban. b. Periksa apakah saldo Uang Persediaan pada akhir tahun disetor ke Kas Negara. c. Penata Usahaan Pembukuan 1) Apakah Bendahara telah menyelenggarakan pembukuan pada Buku Kas Umum, Buku Pembantu, dan Buku Pengawasan Anggaran. 2) Apakah di halaman pertama Buku Kas Umum ditandatangani, setiap halaman diberi nomor dan diparaf, serta di halaman terakhir dipergunakan untuk catatan pemeriksaan kas dan ditandatangani. 3) Periksa apakah seluruh transaksi telah dicatat/dibukukan ke dalam Buku Kas Umum maupun ke dalam buku-buku pembantu Buku Pembantu lainnya secara tepat jumlah dan tepat waktu. 4) Teliti apakah seluruh pencatatan/pembukuan telah didukung dengan bukti-bukti sesuai ketentuan yang berlaku. 5) Apakah dibuat Buku Kas Tunai yang dapat dengan mudah diketahui saldo uang yang ada dalam brankas. 6) Apakah jumlah persediaan uang tunai untuk pembayaran tunai sehari-hari tidak melebihi batas maksimal yang ditetapkan. 7) Apakah Bendahara menyimpan uang di Bank Pemerintah. 8) Apakah Bendahara meminta/menerima Rekening Koran tiap bulan dari Bank. Apakah Rekening Koran tersebut cocok dengan Buku Bank Bendahara. 9) Apakah dibuat Buku Pajak yang mencatat penerimaan dan penyetoran pajak. 10) Apakah dibuat Buku Kredit Anggaran yang dapat dengan mudah diketahui saldo kredit anggarannya. 11) Apakah Bendahara Pengeluaran/ dan Penerimaan/Pengguna tiap akhir bulan melakukan penutupan Buku Kas Umum serta buku-buku pembantu Buku Pembantu . 12) Apakah Kuasa PA telah melakukan pemeriksaan kas bendahara sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan. 13) Apakah Atasan Langsung Bendahara Pengeluaran dan Penerimaan selambatlambatnya tiap 3 (tiga) bulan sekali mengadakan pemeriksaan Kas mendadak terhadap Bendahara, dan dibuktikan dengan berita acara pemeriksaan kas (lampiran II), dan dilengkapi dengan register penutupan kas (lampiran III). 14) Apakah Bendahara dibantu oleh Pemegang Uang Muka (PUM), apabila ada periksa SK penunjukan.
BATAN 26
15) Periksa apakah dokumen/data yang berhubungan dengan keuangan telah disimpan dan di tata usahakan secara tertib. d. Pelaksanaan Penerimaan dan Pengeluaran 1) Administrasi a) Apakah dalam Buku Kas Umum telah dicatat semua penerimaan dan pengeluaran. b) Apakah Bendahara telah mencetak Buku Kas Umum, dan buku-buku pembantu sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan. c) Apakah pada akhir anggaran Buku Kas Umum, buku-buku pembantu dan Buku Pengawasan Anggaran telah ditutup. d) Apakah Bendahara telah menatausahakan hasil cetakan Buku Kas Umum dan buku-buku pembantu bulanan yang telah ditandatangani Bendahara dan diketahui Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). e) Periksa kebenaran pembukuan bukti pengeluaran dan pendapatan ke dalam BKU dan buku-buku pembantu lainnya baik mengenai jumlah, ketepatan pembebanannya. f) Periksa ada tidaknya bekas hapusan tindasan tulisan dan coret-coretan dalam Buku Kas Umum. Bila ada pencoretan periksa cara pencoretannya. g) Periksa apakah pada saat penutupan Buku Kas Umum dibuat register penutupannya. h) Apakah Bendahara menerima rekening Koran tiap bulan dari Bank. i) Periksa kelengkapan dan ketertiban penyimpanan dokumen/bukti-bukti pembukuan. 2) Keuangan Tujuan pemeriksaan keuangan adalah untuk mengetahui kebenaran formil dan materiil penerimaan dan pengeluaran uang beserta pertanggung jawabannya. a) Kas Opname : (1) Lakukan penutupan Buku Kas Umum untuk menetapkan saldo kas menurut pembukuannya dengan menjumlahkan semua transaksi dari sisi penerimaan maupun pengeluaran. Saldo Buku Kas Umum kemudian dibandingkan dengan saldo kas dan Bank yang telah dihitung, jika terjadi perbedaan maka harus dijelaskan oleh Bendahara. (2) Hitung dan catat semua uang tunai dan perinci menurut nilai mata uang masing-masing. (3) Periksa apakah dalam brankas terdapat uang titipan/surat berharga, jika ada apakah dibuat berita acara penitipan. (4) Cocokkan saldo Bank menurut rekening Koran dengan saldo Bank menurut buku Bank, jika terjadi selisih (positif/negative) teliti apa sebabnya. (5) Periksa apakah jumlah uang persediaan sudah cocok dengan jumlah saldo uang kas, saldo Bank, uang muka kerja dan pengeluaran definitif. (6) Periksa kebenaran pengeluaran definitif baik jumlah maupun bukti pendukungnya.
BATAN 27
b) c) d) e)
(7) Periksa apakah Bendahara menyimpan uang tunai dalam jumlah yang telah ditentukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (8) Buat berita acara pemeriksaan kas yang merupakan hasil kas opname dan memberikan penjelasan jika ditemukan perbedaan/selisih kas yang ditandatangani oleh Auditor dan Bendahara. Apakah Kuasa PA telah melakukan rekonsiliasi internal antara pembukuan bendahara dan Laporan Keuangan UAKPA, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan sebelum dilakukan rekonsiliasi dengan KPPN. Apakah hasil pemeriksaan kas dan hasil rekonsiliasi telah dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi. Dapatkan dan catatlah jumlah anggaran, nomor dan tanggal DIPA. Dapatkan dan catat nomor, tanggal, MAK, Sub Kegiatan, dan jumlah SP2D yang diterbitkan KPPN yang diterima Bendahara : (1) SP2D DUP. (2) SP2D GUP. (3) SP2D LS. (4) SP2D TUP. (5) SP2D Nihil. Bandingkan dengan SPP/SPM yang melandasinya dan kelompokkan menurut MAK dan Sub Kegiatan.
f) Dapatkan daftar saldo uang muka kerja, apakah terdapat uang muka yang berumur lebih dari 15 (lima belas) hari. g) Periksa pemberian uang muka kerja dan pertanggung jawabannya serta kesesuaiannya dengan tujuan sub kegiatan. h) Periksa apakah saldo uang persediaan pada akhir tahun anggaran telah disetor ke Kas Negara, dapatkan bukti penyetorannya. 3) Prosedur dan Kebenaran Pengeluaran a) Teliti apakah setiap pengeluaran sudah berpedoman kepada ketentuan Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN : (1) Pelaksanaan anggaran belanja negara didasarkan atas prinsip-prinsip sebagai berikut : (a) hemat, tidak mewah, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan teknis yang disyaratkan; (b) efektif, terarah dan terkendali sesuai dengan rencana, program/kegiatan, serta fungsi setiap departemen/lembaga/ pemerintah daerah; (c) mengutamakan penggunaan produksi dalam negeri. (2) Dilakukan berdasarkan atas hak dan bukti-bukti yang sah untuk memperoleh pembayaran. (3) Atas beban anggaran belanja negara tidak diperkenankan melakukan pengeluaran untuk keperluan :
BATAN 28
(4) Perayaan atau peringatan hari besar, hari raya dan hari ulang tahun Departemen/Lembaga/Pemerintah Daerah. (5) Pemberian ucapan selamat, hadiah/tanda mata, karangan bunga dan sebagainya untuk berbagai peristiwa. (6) Pesta untuk berbagai peristiwa dan pekan olah raga pada Departemen/ Lembaga/Pemerintah Daerah. (7) Pengeluaran lain-lain untuk kegiatan/keperluan yang sejenis serupa dengan yang tersebut diatas. b) Gaji/lembur/honorarium (1) Periksa kebenaran bukti-bukti pembayaran gaji mengenai surat keputusan kepegawaian dalam hal terjadi perubahan pada daftar gaji. (2) Periksa jumlah tanggungan anak dan batas usia anak dalam KP4 apakah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, croscek dengan pembayaran gaji. (3) Periksa apakah terdapat pegawai yang menjalani cuti besar tetapi TBN nya masih dibayarkan dalam gaji dan tunjangan umum. (4) Periksa apakah terdapat pegawai yang menjalani cuti diluar tanggungan Negara tetapi masih dibayarkan gajinya. (5) Periksa apakah terdapat pegawai yang sudah tidak memangku jabatan struktural/fungsional tetapi tunjangan struktural/fungsionalnya masih dibayarkan dalam gaji. (6) Periksa kebenaran jumlah pembayaran TBN setelah pegawai tersebut tidak memangku jabatan struktural/fungsional. (7) Mintalah daftar pegawai/ karyawan yang berhak menerima honorarium dari DIPA, pengelolaan POKA dan Surat Keputusannya serta ketentuan besarnya honorarium. (8) Periksa kebenaran bukti-bukti pembayaran honorarium pegawai mengenai : (a) Nama pegawai/karyawan. (b) Tandatangan. (c) Besar honorarium. (9) Periksa dan catat kebenaran pembayaran uang lembur dengan memperhatikan : (a) Peraturan perundangan-undangan yang berlaku. (b) Surat perintah kerja lembur. (c) Nama pegawai. (d) Daftar hadir kerja lembur. (10) Bandingkan realisasi pembayaran honorarium dengan dana yang tersedia dalam DIPA dan POKA. c) Pembayaran pengadaan barang/jasa. (1) Periksa dan catat apakah dalam kalkulasi harga pengadaan barang/ jasa telah memperhitungkan pajak-pajak (apabila penyedia barang/jasa tidak memiliki NPWP dikenakan pajak 100% (seratus persen) dari dasar pengenaan pajak). (2) Periksa apakah pembayaran pengadaan barang/jasa sesuai dengan DIPA, dan POKA.
BATAN 29
(3) Periksa apakah jumlah pembayaran pengadaan barang/jasa sesuai termin dalam kontrak. (4) Periksa dan catat pembayaran untuk pengadaan barang/jasa yang harus dibayar dengan LS sesuai dengan peraturan yang berlaku tetapi dilaksanakan dengan UP. (5) Periksa dan catat kebenaran perhitungan dan pemungutan pajak-pajak terhadap pembayaran UP. (6) Periksa apakah pembayaran pengadaan barang dan jasa telah dilengkapi dengan : (a) Kontrak/SPK. (b) Surat pernyataan KPA mengenai penetapan rekanan. (c) Berita acara pemeriksaan barang/pekerjaan. (d) Berita acara serah terima barang/pekerjaan. (e) Berita acara penerimaan hasil pekerjaan. (f) Berita acara pembayaran. (g) Kuitansi pembayaran. (h) Faktur pajak dan SSP yang telah ditandatangani wajib pajak. (i) Jaminan Bank. (j) Ringkasan kontrak. d) Perjalanan dinas (1) Periksa apakah terdapat perjalanan dinas yang peruntukkannya tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2) Periksa apakah perjalanan dinas dilakukan atas perintah pejabat yang berwenang memberikan perintah perjalanan dinas. (3) Teliti apakah formulir SPPD telah diisi secara lengkap dan benar. (4) Periksa apakah biaya perjalanan dinas telah sesuai dengan tarif yang telah ditentukan. (5) Periksa apakah pembayaran biaya perjalanan dinas golongan rendah menggunakan golongan ruang yang lebih tinggi. (6) Teliti kemungkinan adanya pembayaran rangkap biaya perjalanan dinas. (7) Periksa apakah perincian biaya perjalanan dinas tersebut sudah benar, meliputi : (a) uang harian yang meliputi uang makan, uang saku, dan transport lokal; (b) biaya transport pegawai; (c) biaya penginapan; (8) Periksa apakah jumlah hari pelaksanaan perjalanan dinas sesuai dengan jumlah hari yang tercantum dalam SPPD. (9) Lakukan pemeriksaan silang dengan daftar hadir harian ( kartu amano handkey) pegawai yang melakukan perjalan dinas, untuk mengetahui kebenaran pelaksanaan perjalanan dinas. (10) Periksa dan usahakan mendapatkan laporan hasil perjalanan dinas, kemudian bandingkan antara hasil menurut laporan dengan lamanya melakukan perjalanan dinas.
BATAN 30
(11) Periksa apakah pembayaran biaya perjalanan dinas melalui mekanisme pembayaran LS kepada Pihak Ketiga telah ditetapkan sebagai berikut : (a) Biaya perjalanan dinas untuk pembelian/pengadaan tiket dan/atau biaya penginapan dapat dilakukan melalui Pihak Ketiga; (b) Pihak Ketiga dapat berupa event organizer, biro jasa perjalanan,maskapai penerbangan, dan perusahaan jasa perhotelan/penginapan. (c) Penetapan Pihak Ketiga dilakukan melalui pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
4) Penerimaan Negara a) Pajak : (1) Periksa apakah setiap pengadaan barang/jasa sampai dengan batas pengenaan pajak, baik PPN, PPH Pasal 22 dan 23 telah dipungut pajak dan disetorkan ke Kas Negara. (2) Periksa apakah pembayaran honorarium telah dikenakan PPH Pasal 21 sesuai golongan dan disetorkan ke Kas Negara. (3) Periksa apakah pajak-pajak yang dipungut sesuai dengan tarif yang berlaku. (4) Periksa apakah terdapat pajak yang sudah dipungut tetapi belum disetor ke Kas Negara lebih dari 1 (satu) hari. (5) Periksa jumlah penerimaan pajak yang seharusnya diterima kemudian cek silang dengan bukti penyetorannya. b) Penerimaan Negara Bukan Pajak : Penerimaan Negara Bukan Pajak Fungsional (PNBP Fungsional) (1) Periksa apakah Jenis Penerimaan ditetapkan dengan SK dari pejabat yang berwenang. (2) Periksa apakah terdapat PNBP yang tidak disetor ke Kas Negara. (3) Periksa apakah jumlah PNBP yang disetor telah sesuai dengan bukti penerimaannya. (4) Periksa apakah ada peraturan-peraturan yang mengatur tentang prosedur serta besarnya tarif penerimaan tersebut. (5) Periksa apakah besarnya penerimaan telah sesuai dengan tarif yang telah ditetapkan. (6) Periksa apakah jenis PNBP yang digunakan unit kerja telah sesuai dengan PP tarip No. 29 tahun 2011. (7) Periksa apakah mahasiswa STTN yang tidak mampu atau berprestasi di kenakan tarip sebesar Rp, 0.00,- meliputi biaya : (a) sumbangan penyelenggaraan pendidikan; (b) kuliah; (c) praktikum; (d) ujian semester; (e) peningkatan sarana dan prasarana; dan (f) wisuda mahasiswa. (8) Periksa apakah setiap penerimaan dibuat tanda terimanya. (9) Periksa apakah bukti penerimaan dibuat nomor urut.
BATAN 31
(10) Periksa apakah ada penerimaan yang dipergunakan langsung untuk keperluan kantor/lembaga. (11) Periksa apakah penyetoran-penyetoran dilakukan tepat pada waktunya sesuai ketentuan yang berlaku. (12) Catat jumlah penerimaan Negara bukan pajak sampai dengan dilakukan pemeriksaan dan cocokan dengan bukti penyetorannya. (13) Periksa kesesuaian ADK yang diterima dari Satker pengelola PNBP dengan hasil cetak LRA PNBP dan LRA Belanja; (14) Periksa keabsahan Dokumen Sumber (LRA PNBP SSBP dan SPM/SP2D telah mendapatkan validasi dari pejabat yang berwenang); (15) Pemeriksa kelengkapan umum data SSBP (tanggal dan Nomor Transaksi Penerimaan Negara (NTPN), Nomor Transaksi Bank (NTB), akun penerimaan, fungsi subfungsi program, kegiatan subkegiatan, jumlah setoran dan uraian penerimaan sesuai dengan Bagan Akun Standar (BAS); (16) Periksa kelengkapan umum data SPM/SP2D (tanggal, dan Nomor SPM/SP2D, sumber dana, fungsi subfungsi program, kegiatan subkegiatan, akun belanja, jumlah yang dibayarkan dan uraian belanja sesuai dengan BAS; (17) Periksa kesesuaian data pada LRA PNBP Laporan Target dan Realisasi PNBP dan Laporan Realisasi Penggunaan Sebagian Dana PNBP dengan Dokumen Sumber; (18) Koreksi data atas LRA PNBP Laporan Target dan Realisasi PNBP dan Laporan Realisasi Penggunaan Sebagian Dana PNBP terdapat ketidaksesuaian dengan Dokumen Sumber; Penerimaan Negara Bukan Pajak Non Fungsional (PNBP Non Fungsional). (1) Periksa apakah terdapat PNBP yang tidak disetor ke Kas Negara. (2) Periksa apakah jumlah PNBP yang disetor telah sesuai dengan bukti penerimaannya. e) Pertanggung jawaban Laporan Realisasi Anggaran (LRA), Neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan. (1) Pastikan bahwa LK Semesteran dan Tahunan telah memuat informasi mengenai : (a) Identitas unit kerja Pengguna Anggaran dan periode penyampaian LK. (b) Gambaran ringkas mengenai LK yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (c) Daftar tabel (nama tabel, nomor tabel dan nomor halaman). (d) Daftar grafik (nama grafik, nomor dan nomor halaman). (e) Daftar lampiran (nama lampiran, nomor lampiran dan nomor halaman). (f) Daftar singkatan (singkatan-singkatan yang digunakan dalam LK).
BATAN 32
(g) Pernyataan tanggung jawab dari Pengguna Anggaran terhadap penggunaan anggaran pada lingkup unit kerjanya yang ditandatangani oleh pimpinan unit kerja dan memuat pernyataan tanggung jawab terhadap penyusunan dan isi LK yang disampaikan; bahwa LK telah disusun sesuai dengan SAP dan bahwa LK telah disusun berdasarkan Sistem Pengendalian Intern (SPI) yang memadai. (h) Gambaran ringkas mengenai kondisi LK yang dipertanggungjawabkan, yang mencakup gambaran mengenai anggaran, realisasi anggaran, neraca dan CaLK.
(i) Realisasi pendapatan dan belanja, masing-masing dibandingkan dengan anggarannya dalam satu periode berdasarkan cetakan dari aplikasi SAI (laporan semester I atau laporan komparatif dengan membandingkan anggaran dan realisasi tahun anggaran yang lalu dengan tahun anggaran berjalan). i. Jumlah rupiah dan persentase dari target yang direncanakan dalam DIPA Penerimaan telah dijelaskan di CaLK. Realisasi Penerimaan juga dibandingkan antara periode dengan menjelaskan terjadi kenaikan/ penurunan (dalam bentuk tabel per jenis penerimaan). ii. Jumlah rupiah dan persentase dari target yang direncanakan dalam DIPA Belanja (Belanja Pegawai, Belanja Barang, Belanja Modal, Belanja Bantuan Sosial) telah dijelaskan dalam CaLK. Realisasi Belanja juga dibandingkan antara periode dengan menjelaskan terjadi kenaikan/penurunan. iii. CaLK telah disertai informasi tambahan yang menjelaskan hal-hal yang mempengaruhi pelaksanaan anggaran seperti kebijakan fiskal dan moneter, sebab-sebab terjadinya perbedaan yang material antara anggaran dan realisasinya serta daftar-daftar yang merinci lebih lanjut angka-angka yang dianggap perlu untuk dijelaskan. (2) Pastikan bahwa rincian akun LRA telah disajikan sesuai BAS dengan melakukan perbandingan terhadap klasifikasi BAS. (3) Pastikan bahwa angka Estimasi Pendapatan dan Belanja pada LRA telah disajikan sesuai DIPA dengan melakukan penelusuran ke DIPA atau revisinya dan/atau dokumen yang dipersamakan dengan DIPA. (4) Pastikan bahwa saldo akun LRA telah sesuai dengan saldo normal (misalnya: akun Pendapatan memiliki saldo normal Kredit positif dan akun Belanja memliki saldo normal Debit positif) dengan melakukan penelusuran ke Buku Besar LRA. (5) Pastikan bahwa saldo akun LRA telah sesuai dengan Buku Besar dengan melakukan penelusuran ke Buku Besar LRA. (6) Pastikan secara uji petik bahwa setiap transaksi jurnal koreksi telah didukung dengan SKTJM/Memo Koreksi dengan menelusuri keberadaan SKTJM/Memo Koreksi beserta dokumen pendukungnya. (7) Pastikan bahwa rekonsiliasi internal Penerimaan Perpajakan telah dilakukan antara unit akuntansi dengan unit teknis melalui permintaan keterangan dan penelusuran ke dokumen hasil rekonsiliasi internal.
BATAN 33
(8) Pastikan bahwa rekonsiliasi eksternal Penerimaan Perpajakan telah dilakukan antara unit akuntansi dengan KPPN yang terkait melalui permintaan keterangan dan penelusuran ke Berita Acara Rekonsiliasi. (9) Pastikan CaLK harus disajikan secara sistematis. Setiap pos dalam Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca harus mempunyai referensi silang dengan informasi terkait dalam CaLK. (10) Pastikan CaLK menyajikan informasi tentang penjelasan pos-pos LK dalam rangka pengungkapan yang memadai, antara lain : (a) Menyajikan informasi tentang kebijakan fiskal/keuangan, ekonomi makro, pencapaian target Undang-undang APBN/Perda APBD, berikut kendala dan hambatan yang dihadapi dalam pencapaian target; (b) Menyajikan ikhtisar pencapaian kinerja keuangan selama tahun pelaporan; (c) Menyajikan informasi tentang dasar penyusunan LK dan kebijakan-kebijakan akuntansi yang dipilih untuk diterapkan atas transaksi-transaksi dan kejadiankejadian penting lainnya; (d) Mengungkapkan informasi yang diharuskan oleh Pernyataan Standar Akuntansi Pemerintahan yang belum disajikan dalam lembar muka LK; (e) Mengungkapkan informasi untuk pos-pos aset dan kewajiban yang timbul sehubungan dengan penerapan basis akrual atas pendapatan dan belanja dan rekonsiliasinya dengan penerapan basis kas; (f) Menyediakan informasi tambahan yang diperlukan untuk penyajian yang wajar, yang tidak disajikan di lembar muka LK. (11) Pastikan CaLK harus dapat menjelaskan perubahan anggaran yang penting selama periode berjalan dibandingkan dengan anggaran yang pertama kali disahkan, hambatan dan kendala yang ada dalam pencapaian target yang telah ditetapkan, serta masalah lainnya yang dianggap perlu oleh manajemen entitas pelaporan untuk diketahui pembaca LK. (12) Pastikan dalam menyajikan CaLK, entitas pelaporan harus mengungkapkan dasar penyajian LK dan kebijakan akuntansi. (13) Pastikan pengungkapan kebijakan akuntansi harus mengidentifikasikan dan menjelaskan prinsip-prinsip akuntansi yang digunakan oleh entitas pelaporan dan metode-metode penerapannya yang secara material mempengaruhi penyajian Laporan Realisasi Anggaran, Neraca, dan Laporan Arus Kas. Pengungkapan juga harus meliputi pertimbangan-pertimbangan penting yang diambil dalam memilih prinsip-prinsip yang sesuai. Secara umum, kebijakan akuntansi pada CaLK menjelaskan hal-hal berikut ini : (a) Entitas pelaporan; (b)Basis akuntansi yang mendasari penyusunan LK; (c) Basis pengukuran yang digunakan dalam penyusunan LK; (d)Sampai sejauh mana kebijakan-kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan ketentuan-ketentuan masa transisi Pernyataan Standar Akuntansi Pemerintahan diterapkan oleh suatu entitas pelaporan;
BATAN 34
(14) Pastikan setiap kebijakan akuntansi tertentu yang diperlukan untuk memahami LK. (15) Pastikan perubahan kebijakan akuntansi yang tidak mempunyai pengaruh material dalam tahun perubahan juga harus diungkapkan jika berpengaruh secara material terhadap tahun-tahun yang akan datang. (16) Pastikan entitas pelaporan yang menyusun LK berbasis akrual atas pendapatan dan belanja harus mengungkapkan pos-pos aset dan kewajiban yang timbul sehubungan dengan penerapan basis akrual dan menyajikan rekonsiliasinya dengan penerapan basis kas. (a) Periksa apakah Laporan Realisasi Anggaran, Neraca dan Catatan Atas Laporan Keuangan dibuat dan dikirimkan ke Biro Umum Cq. Bagian Verifikasi tepat pada waktunya dengan tembusan Inspektorat. (b) Bandingkan jumlah realisasi anggaran belanja dengan jumlah SP2D yang diterbitkan KPPN. (c) Bandingkan realisasi anggaran pendapatan dengan bukti penyetorannya. (d) Bandingkan realisasi anggaran pengembalian belanja dengan bukti penyetorannya. (e) Periksa kebenaran angka-angka dalam neraca terhadap bukti pendukungnya : (f) Bandingkan kas di Bendahara Pengeluaran dengan saldo kas dan Bank. (g) Bandingkan piutang TGR dengan rekapitulasi piutang TGR. (h) Bandingkan nilai persediaan dengan jumlah saldo masing-masing barang dalam logbook. (i) Bandingkan nilai aset tetap dengan laporan barang kekayaan milik Negara.
BATAN 35
BAB IV PELAKSANAAN PEMERIKSAAN BIDANG PERLENGKAPAN Pemeriksaan/audit perlengkapan dapat dilakukan menurut siklus logistik yaitu : I. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan. II. Penganggaran. III. Pengadaan. IV. Penyimpanan dan Distribusi. V. Pemeliharaan. VI. Inventarisasi dan Pengendalian. VII. Penghapusan. TAHAP PELAKSANAAN PEMERIKSAAN I.
PERENCANAAN DAN PENENTUAN KEBUTUHAN 1. Apakah penyusunan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kebutuhan barang/jasa pada unit kerja tersebut. 2. Periksa apakah rencana pengadaan tersebut telah menjadi bagian Rencana Kerja Anggaran (RKA) dari K/L/D/I. 3. Periksa apakah pengindentifikasian kebutuhan telah dilakukan dengan menelaah kelayakan barang/jasa yang telah ada/dimiliki/dikuasai unit kerja. 4. Periksa apakah Rencana Umum Pengadaan Barang/jasa pada unit kerja telah diumumkan dalam website dan papan pengumuman resmi.
II. PENGANGGARAN 1. Apakah rencana penganggaran pengadaan barang/jasa telah disusun dan ditetapkan atas : Biaya barang/jasa itu sendiri, biaya pendukung dan biaya administrasi yang diperlukan dalam proses pengadaan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2. Apakah PPK dan Panitia/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan, yaitu : biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan. 3. Periksa apakah pengkajian ulang pelaksanaan pengadaan dilakukan untuk memastikan : (1). Kode akun yang tercantum dalam dokumen penganggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran; dan (2). Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan.
BATAN 36
III. PENGADAAN A.
Persiapan Pemeriksaan Pengadaan Lainnya/Swakelola dan Jasa Konsultan
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Untuk pemeriksaan pengadaan barang/jasa pada tahap awal pemeriksaan (auditor) mengumpulkan dokumen antara lain sebagai berikut : 1. Dapatkan Surat Keputusan Penetapan Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Periksa, a. Apakah PPK telah menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) Spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) Rancang Kontrak. b. Apakah panitia pengadaan barang/jasa berjumlah gasal/ganjil? Beranggotakan sekurang-kurangnya 3 orang dan dapat ditambah sesuai kompleksitas pekerjaan. c. Apakah PPK, panitia/pejabat pengadaan telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah. d. Apakah panitia/pejabat pengadaan telah menetapkan metoda pemilihan penyedia barang/jasa, metoda penyampaian dokumen penawaran, metoda evaluasi penawaran dan jenis kontrak yang paling tepat atau cocok dengan barang/jasa yang bersangkutan. 2. Lakukan Wawancara, apakah terdapat pekerjaan swakelola? Jika “Ya” apakah kegiatan Swakelola direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran, Instansi Pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat. 3. Kegiatan perencanaan Swakelola meliputi: • Penetapan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan; • Penyusunan jadwal pelaksanaan dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan pekerjaan/kegiatan; • Perencanaan teknis dan penyiapan metode pelaksanaan yang tepat agar diperoleh rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan yang sesuai; • Penyusunan rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci serta dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan/atau rencana kerja harian; dan • Penyusunan rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran;
BATAN 37
4. Dapatkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) atas pekerjaan swakelola, yakinkan apakah KAK telah memuat ketentuan antara lain sebagai berikut : • Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan; • Waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan; • Keperluan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan rencana kerja harian; • Rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan; • Produk yang dihasilkan; dan • Gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan). 5. Yakinkan bahwa Tim Perencana membuat rincian biaya (RAB) dengan tidak melampaui pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran yang dituangkan dalam rencana RAB meliputi : • Gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja, honor tim swakelola; • Pengadaan bahan ; • Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; dan • Proses pengadaan dan pengeluaran lainnya yang dibutuhkan. 6. Dapatkan dokumen pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan jasa konsultan. B.
Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Jasa Lainnya Yang Memerlukan Penyedia Barang/Jasa Dalam proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang memerlukan penyedia barang/jasa dibedakan menjadi 4 (empat) sebagai berikut : 1. Pelelangan A. Pelelangan Umum. a. Pengumuman dan Pendaftaran Peserta. 1). Periksa, apakah panitia pengadaan barang/jasa mengumumkan pelelangan umum pascakualifikasi melalui wibesite dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE, atau apabila diperlukan melalui media cetak dan/atau elektronik paling kurang 7 (tujuh) hari kerja. 2). Periksa, isi pengumuman paling sedikit memuat : a). nama dan alamat panitia yang akan mengadakan pelelangan ; b). uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan; c). Nilai total Harga Perkiraan Sendiri (HPS);
BATAN 38
d). syarat-syarat peserta pelelangan; dan e). tempat, tanggal, hari dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan. 3) Dalam pengumuman DILARANG mencantumkan persyaratan: a) peserta harus berasal dari provinsi/kabupaten/kota tempat lokasi pelelangan; b) pendaftaran harus dilakukan oleh: (1) direktur utama/pimpinan perusahaan; (2)penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/kepala cabang yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya; (3) Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik; atau (4) pejabat yang menurut perjanjian kerja sama berhak mewakili perusahaan yang bekerja sama. c) Pendaftaran harus membawa asli dan/atau salinan/fotocopy/legalisir Akta Pendirian, izin usaha, tanda daftar perusahaan (TDP), kontrak kerja sejenis, sertifikat badan usaha (SBU) dan/atau dokumen-dokumen lain yang sejenis.; d) persyaratan lainnya yang sifatnya diskriminatif; dan e) persyaratan di luar yang sudah ditetapkan dalam peraturan presiden ini kecuali diperintahkan oleh peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. 4) Apakah pelelangan sederhana atau pemilihan langsung diumumkan sekurang-kurangnya di website dan papan pengumuman resmi serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE, sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. b. Pasca Kualifikasi dan Prakualifikasi Pada prinsipnya penilaian kualifikasi atas kompetensi dan kemampuan usaha peserta pelalangan umum, dilakukan dengan pasca kualifikasi. Khusus untuk pekerjaan yang kompleks dapat dilakukan dengan prakualifikasi. 1). Pasca Kualifikasi a). Periksa, apakah penayangan pengumuman lelang sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja/ apabila pengumuman dipasang pada papan pengumuman resmi dan internet. b). Periksa, apakah pengambilan dokumen pengadaan telah sesuai hari, tanggal, waktu dan tempat pengambilan yang ditentukan dalam pengumuman. c) Periksa, apakah semua peserta yang mengambil dokumen pengadaan sudah mendaftar sebelumnya.
BATAN 39
c). Dapatkan Berita Acara Penjelasan (Aanwijzing) dan periksa apakah pelaksanaan aanwijzing paling cepat 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal pengumuman. d). Periksa, untuk meyakinkan bahwa pemasukan dokumen penawaran dimulai 1 (satu) hari setelah penjelasan (Aanwijzing) dan batas akhir pemasukan dokumen penawaran sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja setelah penjelasan. 2). Prakualifikasi a). Periksa dokumen kualifikasi dan bandingkan dengan biodata penyedia barang/jasa; b). Periksa, apakah jadwal waktu pengambilan dokumen prakualifikasi dimulai sejak tanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi?. c). Periksa, apakah batas akhir pemasukan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja setelah berakhirnya penayangan/ pemasangan pengumuman prakualifikasi?. d). Periksa apakah antara hari pengumuman dengan batas akhir hari pengambilan dokumen prakualifikasi sekurang-kurangnya 7 (tujuh) hari kerja?. e). Dapatkan daftar/bukti pengambilan dokumen, periksa apakah tenggang waktunya benar/cukup 1 (satu) hari setelah pengumuman dan 1 (satu) hari sebelum pemasukan dokumen prakualifikasi. c. Penyusunan Daftar Peserta Lelang, Penyampaian Undangan dan Pengambilan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa 1). Periksa, apakah daftar peserta lelang yang akan diundang sudah disahkan oleh pengguna barang/jasa. 2). Periksa, apakah semua calon peserta lelang yang tercatat dalam daftar peserta lelang diundang untuk mengambil dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. d. Penjelasan Lelang (Aanwijzing) 1). Periksa berita acara penjelasan (Aanwijzing) apakah telah ditandatangani oleh panitia/pejabat pengadaan dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir. 2). Dapatkan daftar hadir peserta penjelasan dan panitia pengadaan barang/jasa. e. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran 1). Periksa tanggal penyampaian dokumen penawaran apakah sudah sesuai dengan batas akhir penyampaian dokumen penawaran yang telah ditentukan panitia. 2). Periksa berita acara pembukaan penawaran apakah telah ditandatangani sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil dari peserta pelelangan yang hadir sebagai saksi.
BATAN 40
3). Dapatkan daftar hadir peserta pelelangan barang/jasa. f.
g.
h. i. j.
k.
dan
panitia
pengadaan
Evaluasi Penawaran 1). Dapatkan dokumen kriteria dan tata cara evaluasi dan yakinkan dengan bukti pendukung (Berita Acara) bahwa tata cara evaluasi tersebut telah dijelaskan kepada peserta lelang/penyedia barang/jasa pada waktu penjelasan (Aanwijzing). 2). Yakinkan bahwa calon penyedia barang/jasa yang mendapat evaluasi teknis telah dinyatakan lulus evaluasi administrasi untuk itu dapatkan calon pemberi barang/jasa dan bandingkan dengan daftar calon pemberi barang/jasa yang mendapat evaluasi teknis. 3). Yakinkan apakah evaluasi harga hanya untuk calon penyedia barang/ jasa yang telah dinyatakan lulus adminstrasi dan teknis? Bandingkan dengan daftar calon pemberi barang/jasa yang lulus administrasi dan teknis. 4).Apakah panitia/pejabat pengadaan barang/jasa telah memperhitungkan keunggulan teknis setara dengan harga? Ingat kualitas/mutu mempengaruhi harga. 5). Yakinkan bahwa penawaran yang dinilai/evaluasi telah memenuhi syaratsyarat pada pembukaan penawaran. Untuk itu bandingkan antara kelulusan dengan syarat-syarat kelulusan pada tahap pembukaan penawaran berupa ketentuan-ketentuan dalam dokumen pengadaan. 6). Periksa, surat jaminan penawaran apakah diterbitkan oleh Bank Umum atau oleh Perusahaan Asuransi yang mempunyai dukungan reasuransi sebagaimana persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan. 7). Periksa masa berlaku jaminan penawaran tidak kurang dari jangka waktu yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Buktikan kualifikasi terhadap penyedia barang/jasa yang akan diusulkan sebagai pemenang dan pemenang cadangan, dilakukan verifikasi terhadap semua data dan informasi yang ada dalam formulir isian kualifikasi dengan meminta rekaman atau asli dokumen yang sah dan bila diperlukan dilakukan konfirmasi dengan instansi terkait. Periksa, Berita Acara Hasil Pelelangan apakah telah menetapkan urutan calon pemenang 1, 2 dan 3, apabila tidak ada penawaran yang memenuhi syarat, BAHP harus mencantumkan persyaratan bahwa pelelangan dinyatakan gagal. Penetapan Pemenang Lelang Pengguna barang/jasa setelah mendapat laporan hasil pelelangan disertai usulan calon pemenang dari panitia pengadaan barang/jasa. Periksa, apakah pemenang lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia/pejabat pengadaan barang/jasa kepada para peserta lelang selambatlambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya surat penetapan penyedia barang/jasa. Periksa, apakah peserta lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara tertulis, selambat-lambatnya dalam waktu 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman pemenang lelang.
BATAN 41
l. Periksa, apakah PPK telah menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) sebagai pelaksana pekerjaan yang dilelangkan, dengan ketentuan : 1). Tidak ada sanggahan dari peserta lelang; atau 2). Sanggahan yang diterima pejabat yang berwenang menetapkan dalam masa sanggah ternyata tidak benar, atau sanggahan diterima melewati waktu masa sanggah. m. Pelelangan Gagal dan Pelelangan Ulang 1). Dapatkan dokumen pelelangan, pelajari sebab-sebab terjadinya pelelangan gagal, apakah : a). Jumlah peserta yang lulus kualifikasi pada proses prakualifikasi kurang dari 3 (tiga) peserta. b). Jumlah peserta yang memasukan dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta; c). Sanggahan dari peserta terhadap hasil prakualifikasi ternyata benar; d). Tidak ada penawaran yang lulus evaluasi penawaran; e). Dalam evaluasi penawaran ditemukan bukti/indikasi terjadi persaiangan tidak sehat; f). Harga penawaran terendah terkoreksi untuk Kontrak Harga Satuan dan Kontrak gabungan lump Sum dan harga satuan lebih tinggi dari HPS. g). Seluruh harga penawaran yang masuk untuk Kontrak Lump Sum diatas HPS. h). Sanggahan hasil pelelangan dari peserta ternyata benar ; atau i). Calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2, setelah dilakukan evaluasi dengan sengaja tidak hadir dalam klarifikasi dan/atau pembuktian kualifikasi. 2).Periksa dokumen pelelangan ulang apakah telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. B. Pelelangan Sederhana/Pemilihan Langsung. a. Periksa prosedur Pelelangan Sederhana untuk pengadaan barang/jasa yang tidak kompleks dan bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). b. Periksa apakah Pelelangan Sederhana tersebut telah diumumkan sekurangkurangnya di website dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. c. Periksa apakah pelelangan sederhana dilakukan melalui proses pascakualifikasi. d. Yakinkan bahwa dalam proses pelelangan sederhana tidak ada negosiasi teknis dan harga.
BATAN 42
2. Penunjukan Langsung a. Periksa apakah undangan disampaikan kepada peserta terpilih; b. Periksa, dokumen kualifikasi dan dokumen penawaran apakah telah sesuai dengan ketentuan yang dipersyaratkan. c. Periksa dan pelajari berita acara hasil evaluasi, klarifikasi, dan negosiasi teknis dan harga; d. Periksa surat penetapan pemenang; e. Periksa, apakah panitia/pejabat pengadaan mengumumkan secara resmi atas penetapan penyedia barang/jasa yang ditunjuk. f. Periksa surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ) kepada penyedia barang/jasa yang ditunjuk. g. Periksa apakah pengadaan di atas Rp. 5 juta sudah dilengkapi dengan dokumen pakta integritas. h. Periksa surat perintah kerja (SPK) apakah telah mengikuti ketentuan seperti yang ditentukan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. 3. Pengadaan Langsung a. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah melakukan survey harga pasar dengan cara membandingkan minimal dari 2 (dua) penyedia barang/Jasa yang berbeda; b. Periksa dan bandingkan harga penawaran dengan HPS; dan c. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga/biaya. 4. Kontes/Sayembara. a. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah mengumumkan kontes/sayembara; b. Periksa apakah ada peserta yang telah mendaftar dan mengambil dokumen kontes/sayembara. c. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah melakukan pemberian penjelasan; d. Periksa apakah ada peserta yang telah memasukan proposal; e. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah melakukan pembukaan proposal; f. Periksa dan pelajari administrasi dan penilaian proposal teknis; g. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah membuat Berita Acara Hasil Kontes/Sayembara; h. Periksa surat penetapan pemenang; i. Periksa apakah panitia/pejabat pengadaan telah mengumumkan pemenang secara resmi; j. Periksa surat penunjukan pemenang kontes/sayembara. C. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pemeriksaan Terhadap Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 1. Apakah Pejabat Pembuat Komitmen telah menyusun/membuat Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
BATAN 43
2. Apakah panitia/pejabat pengadaan mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang ditetapkan oleh PPK. 3. Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia; 4. Apakah HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran; 5. Apakah HPS digunakan sebagai: a. Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya; b. Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya dan pengadaan jasa konsultansi yang menggunakan metode Pagu Anggaran; dan c. Dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Pelaksanaan bagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan puluh persentase) nilai total HPS. 6. HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besaran kerugian Negara; 7. Apakah penyusunan HPS didasarkan pada data harga pasar setempat, yang diperoleh berdasarkan hasil survey menjelang dilaksanakannya Pengadaan, dengan mempertimbangkan informasi yang meliputi: a. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik; b. Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan; c. Daftar biaya/tariff Barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal; d. Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan factor perubahan biaya; e. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia; f. Hasil perbandingan dengan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain; g. Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer estimate) h. Norma indeks dan/atau i. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. 8. HPS disusun dengan memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar. D. Pemeriksaan Kontrak 1. Dapatkan dokumen kontrak/surat perjanjian, periksa apakah kontrak sekurangkurangnya memuat ketentuan sebagai berikut :
BATAN 44
a. Para pihak yang menandatangani kontrak meliputi nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan. b. Pokok pekerjaan yang diperjanjikan dengan uraian yang jelas mengenai jenis dan jumlah barang/jasa yang diperjanjikan. c. Hak dan kewajiban para pihak yang terkait di dalam perjanjian. d. Nilai atau harga kontrak pekerjaan, serta syarat-syarat pembayaran. e. Persyaratan dan spesifikasi teknis yang jelas dan terinci. f. Tempat dan jangka waktu penyelesaian/penyerahan dengan disertai jadwal waktu penyelesaian/penyerahan yang pasti serta syarat-syarat penyerahannya. g. Jaminan teknis/hasil pekerjaan yang dilaksanakan dan/atau ketentuan mengenai kelaikan. h. Ketentuan mengenai cidera janji dan sanksi dalam hal para pihak tidak memenuhi kewajibannya. i. Ketentuan mengenai pemutusan kontrak secara sepihak. j. Ketentuan mengenai keadaan memaksa. k. Ketentuan mengenai kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan. l. Ketentuan mengenai perlindungan tenaga kerja. m.Ketentuan mengenai bentuk dan tanggung jawab gangguan lingkungan. n. Ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan. 2. Dapatkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK). Bandingkan antara tanggal penandatanganan kontrak dengan tanggal diterbitkannya SPMK. Yakinkan : a. Periksa apakah penerbitan SPMK tidak lebih dari 14 (empat belas) hari sejak tanggal penandatanganan kontrak. b. Apakah dalam SPMK dicantumkan saat paling lambat dimulainya pelaksanaan pekerjaan. (Untuk kontrak sederhana, tanggal mulai kerja dapat ditetapkan sama dengan tanggal penandatanganan kontrak atau tanggal dikeluarkan SPMK). 3. Periksa apakah jenis kontrak berdasarkan cara pembayaran, yaitu : a. Lumpsum; b. Harga satuan; c. Gabungan lumpsum dan harga satuan; d. Terima jadi (turn key); Bandingkan dengan kontrak penyedia barang/jasa yang dilaksanakan. 4. Periksa apakah para pihak menandatangani kontrak selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja terhitung sejak diterbitkan surat keputusan penetapan penyedia barang/jasa (SPPBJ) dan setelah penyedia barang/jasa menyerahkan surat jaminan pelaksanaan dengan ketentuan : a. Nilai jaminan pelaksanaan dengan jaminan Bank Umum atau Perusahaan Asuransi Penerbit Jaminan yang yang memiliki izin untuk menjual produk jaminan (suretyship) sebesar:
BATAN 45
b. c. d.
e. f.
1) Penawaran terkoreksi antara 80% sampai dengan 100% dari nilai total HPS, Jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai kontrak; 2) Penawaran terkoreksi dibawah 80% dari nilai total HPS, Jaminan pelaksanaan adalah sebesar 5% dari nilai total HPS; Jaminan Pelaksanaan diberikan oleh Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya untuk kontrak bernilai diatas Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah). Jaminan pelaksanaan berlaku sejak tanggal Kontrak sampai serah terima Barang/Jasa lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi. Jaminan pelaksanaan dikembalikan setelah: 1) Penyerahan barang/jasa lainnya dan sertifikat garansi; atau 2) Penyerahan Jaminan Pemeliharaan sebesar 5% dari nilai kontrak khusus bagi Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya. Jaminan Pemeliharaan wajib diberikan oleh Penyedia Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya setelah pelaksanaan pekerjaan dinyatakan selesai 100% (seratus perseratus). Jaminan Pemeliharaan dikembalikan setelah 14 (empat belas) hari kerja setelah masa pemeliharaan selesai.
5. Uang muka dapat diberikan kepada penyedia barang/jasa sebagai berikut : a. Untuk usaha kecil paling tinggi 30% (tiga puluh persen) dari nilai kontrak Pengadaan Barang/Jasa; b. Untuk usaha selain usaha kecil paling tinggi 20% (dua puluh persen) dari nilai kontrak Pengadaan Barang/Jasa 6. Besarnya uang muka untuk kontrak tahun jama adalah nilai yang paling kecil diantara 2 (dua) pilihan, yaitu: a. 20% (dua puluh perseratus) dari kontrak tahun pertama; atau b. 15% (lima belas perseratus) dari nilai kontrak. 7. Nilai jaminan uang muka secara bertahap dapat dikurangi secara professional sesuai dengan pencapaian prestasi kerja. 8. Periksa pada waktu pekerjaan (progress fisik) mencapai 100%, apakah pengembalian atas perhitungan angsuran jaminan uang muka sudah lunas. 9. Periksa apakah ada jaminan pemeliharaan (untuk pekerjaan konstruksi/ pemeliharaan gedung) sebesar 5% (lima persen) dari nilai kontrak, dengan masa berlaku (untuk bangunan semi permanen minimal 3 (tiga) bulan dan untuk bangunan permanen 6 (enam) bulan. 10.
“Kerja Tambah” Periksa, a. Apakah terjadi kerja tambah Adendum?. b. Apakah kerja tambah tidak lebih dari 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam kontrak awal?.
BATAN 46
c. Apakah permintaan perubahan pekerjaan dari pengguna barang/jasa tersebut tertulis?. d. Apakah perubahan tersebut dilakukan negosiasi teknis dan harga?. e. Apakah perubahan tersebut segera dibuatkan Berita Acara sebagai dasar penyusunan Addendum kontrak?. 11.
“Denda dan Ganti Rugi” Periksa, a. Apakah besarnya denda keterlambatan 1/1000 (satu per seribu) per hari dari nilai kontrak atau bagian kontrak?. b. Apakah denda dihitung setiap hari keterlambatan (hari kalender)?. Periksa, 1) Apakah terjadi keterlambatan pembayaran sehingga pengguna barang/jasa dikenakan ganti rugi?. 2) Apakah ganti rugi tersebut setara dengan bunga Bank yang berlaku terhadap nilai tagihan yang terlambat? Bunga Bank yang berlaku ditetapkan Bank Indonesia (BI) atau sesuai yang diatur dalam kontrak. 3) Bandingkan denda dan ganti rugi tersebut dengan pasal-pasal dalam dokumen kontrak.
12.
Periksa, apakah terjadi penyesuaian harga kontrak? Jika “Ya” bandingkan dengan pasal-pasal dalam kontrak dan yakinkan bahwa terjadi/tidak terjadi penyimpangan.
13.
Keadaan Kahar a. Apakah terjadi Force Majeur (kahar)? Jika “Ya” dapatkan berkas laporan dari penyedia barang/jasa, apakah tidak melebihi batas waktu 14 (empat belas) hari kalender sejak terjadinya Keadaan Kahar. b. Apakah salinan pernyataan keadaan kahar yang dikeluarkan oleh pihak/instansi yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
14.
Pemutusan Kontrak a. Periksa, apakah denda keterlambatan pelaksanaan pekerjaan akibat kelalaian Penyedia Barang/Jasa sudah melampaui 5% dari nilai kontrak. b. Periksa, apakah Penyedia Barang/Jasa lalai/cidera janji dalam melaksanakan kewajibannya dan tidak memperbaiki kelalaiannya dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. c. Periksa, apakah Penyedia Barang/Jasaa terbukti melakukan KKN, kecurangan dan/atau pemalsuan dalam proses pengadaan yang diputuskan oleh instansi yang berwenang. d. Periksa, apakah dalah hal pemutusan kontrak dilakukan karena kesalahan Penyedia Barang/Jasa; 1) Jaminan pelaksanaan dicairkan; 2) Sisa uang muka harus dilunasi oleh Penyedia Barang/Jasa atau jaminan uang muka dicairkan.
BATAN 47
3) Penyedia Barang/Jasa membayar denda dan/atau; 4) Penyedia Barang/Jasa dimasukan dalam daftar hitam. 15.
Periksa, apakah terjadi perselisihan antara pengguna barang/jasa dan penyedia barang/jasa? Jika “Ya” maka kedua belah pihak menyelesaikan perselisihan di Indonesia dengan cara musyawarah untuk mufakat dan apabila penyelesaian secara musyawarah tidak tercapai, penyelesaian perselisihan tersebut dapat dilakukan melalui arbiterase, alternative penyelesaian sengketa atau pengadilan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan..
E. Pemeriksaan Pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi 1. Untuk pengadaan pekerjaan konstruksi melalui pelelangan, metode pemilihan dibagi 3 (tiga), yaitu : a. Pelelangan Umum b. Pelelangan Terbatas c. Pemilihan Langsung a.
Pelelangan Umum. Pelelangan Umum Secara Pascakualifikasi Metode satu sampul dan evaluasi Sistem Gugur. Langkah-langkah Pemeriksaan pelelangan umum secara pascakualifikasi metode satu sampul dan evaluasi system gurur pekerjaan konstruksi sama dengan Langkah-langkah pemeriksaan pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa Lainnya.
b.
Pemilihan Langsung Secara Pascakualifikasi Metode Satu Sampul dan Evluasi Sistem Gugur. Langkah-langkah pelaksanaannya hamper sama dengan pemilihan penyedia pekerjaan konstruksi dengan system pelelangan umum pascakualifikasi metode satu sampul dan evaluasi system gugur. Perbedaannya terletak pada ketentuan penayangan pengumuman dan keberlakuan KD yaitu: 1) Periksa apakah penayangan pengumuman paling kurang 3 (tiga) hari kerja melalui website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE; dan 2) Periksa apakah KD tidak diberlakukan.
c.
Pelelangan terbatas. 1) Periksa apakah dalam pengumuman dicantumkan criteria peserta dan namanama penyedia barang/jasa yang akan diundang. 2) Periksa apakah setelah diumumkan ternyata ada penyedia barang/jasa yang tidak tercantum dalam pengumuman dan berminat serta memenuhi kualifikasi, bila ada maka wajib untuk diikutsertakan dalam pelelangan terbatas.
BATAN 48
2. Untuk pengadaan pekerjaan konstruksi melalui penunjukan langsung dan pengadaan langsung terdiri dari 3 (tiga) system pengadaan, yaitu: a. Penunjukan langsung untuk penanganan darurat, b. Penunjukan langsung bukan untuk penanganan darurat. c. Pengadaan langsung. a. Pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Melalui Penunjukan Langsung Untuk Penanganan Darurat. Pada dasarnya langkah-langkah pemeriksaan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah melalui penunjukan langsung untuk penanganan darurat, semuanya mempunyai prosedur dan ketentuan yang sama, baik untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi. (langkah-langkahnya bisa dilihat pemilihan penyedia barang/jasa) b. Pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Melalui Penunjukan Langsung Bukan Untuk Penanganan Darurat. Periksa apakah Panitia/Pejabat Pengadaan melakukan penilaian kualifikasi terhadap Penyedia yang akan ditunjuk. Proses Penilaian Kualifikasi dilakukan seperti prakualifikasi pada Pelelangan Umum. c. Pelaksanaan Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Melalui Pengadaan Langsung. (1) Periksa apakah pejabat pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan Konstruksi dan Harga melalui media elektronik maupun non elektronik. (2) Periksa apakah Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda. (3) Periksa apakah pejabat pengadaan mengundang calon penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis dan harga. (4) Periksa apakah undangan telah dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. (5) Periksa apakah penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis dan harga secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan. (6) Periksa apakah pejabat pengadaan membuka mengevaluasi, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan harga yang wajar negosiasi dilakukan berdasarkan HPS. (7) Periksa apakah dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, maka pengadaan langsung dinyatakan gagal dan dilakukan pengadaan langsung ulang. (8) Periksa apakah pejabat pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari: (a) Nama peserta;
BATAN 49
(b)
Harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi Unsur-unsur yang dievaluasi Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu dan Tanggal dibuatnya Berita Acara.
(c) (d) (e)
(9) Periksa apakah pejabat pengadaan menyampaikan berita acara kepada PPK. (10) Periksa apakah PPK melakukan perjanjian dan mendapatkan bukti perjanjian dengan ketentuan (a) Untuk pengadaan langsung yang bernilai sampai dengan Rp 10.000.000,berupa kuitansi, atau (b) Untuk pengadaan langsung yang bernilai sampai dengan Rp 100.000.000,berupa Surat Perintah Kerja (SPK) F. PEMERIKSAAN PELAKSANAAN PENGADAAN JASA KONSULTANSI I. Jasa Konsultansi Badan Usaha. Untuk melakukan pemeriksaan atas pelaksanaan pengadaan jasa konsultansi, meliputi : A. Seleksi Umum dan Sederhana B. Penunjukan Langsung C. Pengadaan Langsung A.
SELEKSI 1. SELEKSI UMUM 1) Dapatkan dokumen / pengumuman prakualifikasi, periksa apakah pengumuman tersebut diumumkan sekurang-kurangnya di website K/L/D/I dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE 2) Periksa, apakah pengumuman pra kualifikasi sekurang-kurangnya memuat yang berikut : a) b) c) d) e)
Nama dan alamat ULP yang akan mengadakan seleksi umum. Uraian singkat tentang pekerjaan yang dilaksanakan. Nilai total HPS. Syarat-syarat peserta seleksi. Tempat, hari, tanggal dan waktu untuk mengambil dokumen kualifikasi prakualifikasi.
3) Periksa apakah HPS jasa konsultasi terdiri dari : a) Biaya Langsung Personil b) Biaya Langsung Non Personil c) Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
BATAN 50
4) Periksa apakah penayangan pengumuman seleksi dilaksanakan paling kurang 7 (tujuh) hari kerja? 5) Periksa apakah pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pengadaan dimulai sejaktanggal pengumuman sampai dengan 1 (satu) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran? 6) Dapatkan dokumen yang menyatakan penyedia jasa konsultansi lulus prakualifikasi. Periksa, apakah telah melengkapi persyaratan sebagai berikut : a) Surat Ijin Usaha yang sesuai dengan bidang tugasnya, SIUP non konstruksi dan IUJK untuk jasa konsultansi konstruksi. b) Apakah surat pengantar penyampaian dokumen pra kualifikasi ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (aspek hukum) menandatangani kontrak. 7) Periksa, apakah dokumen prakualifikasi dilengkapi dengan pernyataan dari penyedia barang/jasa atas hal-hal sebagai berikut : a) Tidak dalam pengawasan pengadilan. b) Tidak dalam kondisi bangkrut. d) Tidak sedang dihentikan kegiatan usahanya. 8) Periksa, apakah penyedia jasa konsultansi memiliki NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun pajak terakhir (SPT tahunan)? Apakah telah memiliki laporan bulanan PPh Pasal 25 atau Pasal 23 (jika ada) atau PPN (jika ada) sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan terakhir. 9) Periksa, apakah dalam dokumen prakualifikasi dilengkapi dengan tenaga spesialis dan peralatan khusus. 10) Dapatkan daftar pendek (prakualifikasi) periksa apakah peserta yang lulus tidak kurang dari 5 (lima) dan sebanyak-banyaknya 7 (tujuh) konsultan?. 11) Apakah yang lulus prakualifikasi lebih dari 7 (tujuh) konsultan?. Jika “Ya”, apakah yang masuk ke dalam daftar pendek hanya 7 (tujuh) peringkat terbaik?. 12) Periksa, apakah yang lulus prakualifikasi kurang dari 5 (lima) konsultan, dan apakah telah dilakukan prakualifikasi ulang dengan cara mengundang/mengumumkan prakualifikasi kembali? 13) Apakah yang lulus prakualifikasi ulang hanya 1 (satu) konsultan? Jika “Ya”, maka apakah dilakukan proses penunjukan langsung. 14) Lakukan wawancara, apakah terdapat sanggahan dari peserta prakualifikasi, apakah sanggahan telah ditanggapi?.
BATAN 51
15) Dapatkan daftar/bukti terima pengambilan dokumen seleksi umum? Yakinkan apakah semua konsultan yang tercantum dalam daftar pendek telah menerima undangan dan mengambil “Dokumen Seleksi Umum”. 16) Periksa, apakah pengambilan dokumen seleksi umum dilakukan 1 (satu) hari setelah dikeluarkannya undangan seleksi umum sampai dengan 1 (satu) hari sebelum batas waktu pemasukan dokumen penawaran? 17) Dapatkan Berita Acara Pelaksanaan Penjelasan (Aanwijzing). Bandingkan dengan undangan untuk aanwijzing, yakinkan apakah paling lambat 7 (tujuh hari kerja dan paling lama 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal undangan? Apakah peserta (konsultan) yang diundang/yang hadir tercantum dalam daftar pendek. 18) Periksa dokumen penawaran. Yakinkan, a) Apakah pada sampul I (satu) dicantumkan “Data Administrasi dan Teknis”?. b) Apakah pada sampul luar ditulis antara lain : jenis pekerjaan, tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, jam batas akhir pemasukan penawaran, nama konsultan?. 19) Apakah pada sampul II (dua) dicantumkan “Data Biaya Penawaran”, meliputi : jenis pekerjaan, nama serta alamat konsultan?. 20) Periksa Evaluasi Penawaran Teknis Yakinkan apakah unsur-unsur yang dinilai telah meliputi : Pengalaman Perusahaan Konsultan bobot 10 – 20 % Pendekatan dan Metodologi bobot 20 – 40 % Kualifikasi Tenaga Ahli bobot 50 – 70 % Jumlah 100 % 21) Dapatkan bukti pendukung bahwa konsultan pemenang memiliki pengalaman di bidangnya 10 (sepuluh) tahun terakhir. 22) Dapatkan berita acara/urutan konsultan yang dinyatakan lulus evaluasi penawaran teknis, dan lanjutkan dengan usulan ketetapan urutan konsultan tersebut kepada manajer/pengguna jasa untuk mendapatkan persetujuan/penetapan. 23) Periksa apakah urutan hasil evaluasi teknis telah diumumkan? Dapat dengan website K/L/D/I dan ditempel pada papan pengumuman resmi masyarakat . 24) Metoda evaluasi kualitas. Dalam hal memilih metoda evaluasi kualitas teknis dan biaya, konsultan yang diundang dari daftar konsultan yang telah dinyatakan lulus evaluasi teknis dan masing-masing nilai, evaluasi penawaran teknis? Bandingkan antara biaya penawaran dengan tarif biaya yang ditetapkan oleh panitia dalam dokumen pengadaan. 25) Dapatkan bukti bahwa panitia/pejabat pengadaan telah melakukan koreksi aritmatik. Yakinkan dengan cara computing (menghitung) ulang, nilai kombinasi antara nilai penawaran teknis dan nilai penawaran biaya, dengan rumus sebagai berikut :
BATAN 52
NILAI AKHIR = ((Nilai/Skor Penawaran Teknis x Bobot Penawaran Teknis) + (Nilai/Skor Penawaran Biaya Terkoreksi x Bobot Penawaran Biaya) Catatan : Pembobotan nilai/skor teknis dan biaya sesuai dengan bobot yang telah ditentukan dalam Dokumen Pemilihan. Acuan yang dipilih untuk pembobotan sesuai dengan rentang sebagai berikut : - Bobot penawaran teknis 0,60 s/d 0,80 - Bobot penawaran biaya 0,20 s/d 0,40 Nilai penawaran biaya terendah diberikan nilai/skor penawaran biaya tertinggi, sementara itu untuk nilai penawaran biaya yang lain secara proporsional. Rumus yang digunakan adalah sebagai berikut: 26) Apabila memilih metoda “Evaluasi Pagu Anggaran” maka periksa apakah calon peserta yang diundang terbatas calon peserta yang lulus evaluasi teknis? Untuk itu bandingkan antara penawaran dengan daftar undangan dan daftar hadir pembukaan penawaran sampul II. 27) Untuk meyakinkan, dapatkan Berita Acara Pembukaan Penawaran Biaya apakah telah disyahkan/legalisir pejabat berwenang? 28) Periksa apakah memuat antara lain : Penawaran biaya Penawaran biaya konstruksi Nilai penawaran teknis. 29) Jika memilih “Metoda Evaluasi Biaya Terendah” maka bandingkan antara daftar hadir untuk evaluasi dengan berita acara lulus persyaratan teknis. 30) Dapatkan berita acara pembukaan penawaran biaya, apakah memuat antara lain : Penawaran biaya. Penawaran biaya konstruksi. Nilai penawaran teknis. Disyahkan oleh panitia dan 2 (dua) peserta sebagai wakil peserta. 31) Periksa, a) Apakah telah dilakukan klarifikasi dan negosiasi?. b) Apakah klarifikasi hanya kepada calon pemenang seleksi umum. c) Apakah klarifikasi dan negosiasi memprioritaskan pada aspek berikut : Lingkup dan sasaran jasa konsultansi. Cara penanganan pekerjaan dan rencana kerja. Kualifikasi tenaga ahli. Organisasi pelaksana.
BATAN 53
Program alih pengetahuan. Jadwal pelaksanaan pekerjaan. Jadwal penugasan personil. Fasilitas penunjang.
32) Apakah klarifikasi/negosiasi harga termasuk aspek biaya satuan dibanding dengan harga yang berlaku di pasaran untuk mengidentifikasi kewajaran harga. 33) Periksa, apakah klarifikasi dan negosiasi berlanjut sampai dengan konsultan peringkat 2 (dua), 3 (tiga) dan seterusnya? Sampai nilai diatas ambang batas untuk mencapai kesepakatan. 34) Dapatkan berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi, apakah dilampiri persyaratan tercapai/tidak tercapai kesepakatan klarifikasi/negosiasi. 35) Periksa, apakah panitia/pejabat pengadaan telah menyusun risalah hasil klarifikasi dan negosiasi serta melaporkan hasilnya kepada pengguna barang/jasa untuk ditetapkan. 2. SELEKSI SEDERHANA 1. Periksa apakah Seleksi Sederhana dilakukan terhadap pengadaan Jasa Konsultansi dalam hal Seleksi Umum dinilai tidak efisien dari segi biaya seleksi? 2. Apakah Seleksi Sederhana dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa yang bersifat sederhana dan bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah)? 3. Apakah pemilihan penyedia jasa diumumkan paling kurang di website K/L/D/I dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta portal dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya? 4. Apakah daftar pendek dalam Seleksi Sederhana berjumlah 3 (tiga) sampai 5(lima) Penyedia Jasa Konsultansi? B.
PENUNJUKAN LANGSUNG Lakukan wawancara a. Apakah penunjukan langsung dilakukan dalam kriteria tertentu sesuai dengan Pasal 44 ayat (2) Perpres 54 tahun 2010. b. Apakah penunjukan langsung dilakukan dengan melalui proses prakualifikasi terhadap 1 (satu) Penyedia Jasa Konsultansi.
C.
PENGADAAN LANGSUNG a. Lakukan wawancara : Apakah audite juga memilih metoda “Penunjukan Langsung”? Jika “Ya”, dapatkan bukti undangan yang disampaikan kepada konsultan yang akan ditunjuk. Periksa, kelengkapan dan keabsahan lampiran prakualifikasi dan dokumen
BATAN 54
pemilihan penyedia jasa. Periksa, apakah dalam dokumen pemilihan penyedia jasa konsultansi tersebut telah ditetapkan jadwal untuk rapat penjelasan dan pemasukan dokumen penawaran?. b. Dapatkan berita acar atau tahapan evaluasi “atas dokumen kualifikasi dan penjelasan” Yakinkan bahwa yang mendapat penjelasan dari panitia/pejabat pengadaan benar penyedia jasa konsultansi yang telah dinyatakan lulus kualifikasi. c. Dapatkan dokumen pengadaan yang mengatur jadwal dan tempat pemasukan penawaran. Bandingkan antara berita acara atau daftar hadir pembukaan dan evaluasi penawaran teknis dan harga dengan jadwal tersebut. Apakah unsurunsur pokok yang dinilai meliputi : Pengalaman konsultan. Kualifikasi tenaga ahli. Bandingkan kedua unsur di atas dengan KAK. d. Dapatkan berita acara hasil klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya. Periksa : Apakah berita acara telah disahkan panitia/pejabat pengadaan jasa dan up to date (tidak kadaluarsa). Apakah berita acara yang telah disahkan tersebut segera disampaikan/ dilaporkan kepada pengguna barang/jasa?. Apakah penetapan/penunjukan penyedia jasa konsultansi mengacu/berdasarkan hasil klarifikasi dan negosiasi?. II. PENGADAAN JASA KONSULTANSI PERORANGAN Lakukan wawancara. Apakah audite juga memilih pengadaan jasa konsultansi perorangan? Jika “Ya”, periksa atas hal-hal sebagai berikut : Apakah untuk pekerjaan yang tidak memerlukan kerja kelompok (team work)?. Apakah pekerjaan yang secara utuh berdiri sendiri?. Yang melakukan pekerjaan memang ahli dalam bidangnya? Dapatkan bukti pendukungnya, tingkat pendidikan dan referensi pengalaman kerja. Tugas-tugas struktural yang memerlukan nasehat? “Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan dan Seleksi Umum” 1. Periksa, apakah pemilihannya diberlakukan sama “Pemilihan Metoda Evaluasi Kualitas”? Buktikan bahwa penyedia jasa konsultansi perorangan yang dipilih memiliki keahlian di bidangnya. Dapatkan bukti pendukungnya berupa tingkat pendidikan dan pengalaman bidang pekerjaan. 2. Dapatkan daftar lulus prakualifikasi. Bandingkan apakah yang lulus telah diundang untuk mengikuti tahap seleksi?. 3. Periksa, apakah evaluasi penawaran teknis dilakukan dengan system evaluasi kualitas?. 4. Periksa, apakah penilaian penawaran teknis dilakukan dengan system nilai (scoring
BATAN 55
system). 5. Periksa, apakah unsur pokok yang dinilai meliputi : Kualifikasi tenaga ahli, sertifikat dan legalisir? Pengalaman, rekomendasi pengguna sebelumnya. Bobot dan kualifikasi tidak boleh kurang dari 80%. 1. Dapatkan berita acara hasil klarifikasi dan atau negosiasi. Periksa apakah metoda klarifikasi teknis dan harga sama dengan metoda evaluasi kualitas? Dengan formula “NILAI AKHIR”. 2. Lakukan pendalaman utamanya pada : Rencana kerja vs pengeluaran biaya. Jenis dan volume. Harga satuan vs harga di pasar. “Pengadaan Jasa Konsultansi Perorangan melalui Seleksi Terbatas dan Seleksi Langsung” 1. Periksa, apakah pengadaan jasa konsultansi perorangan seleksi terbatas dan langsung sama dengan prosedur pemilihan pada metoda evaluasi kualitas?. 2. Periksa, apakah penyedia jasa konsultansi memiliki sertifikat (melampirkan) dari Asosiasi Profesi?. 3. Apakah klarifikasi dan negosiasi sama dengan metoda evaluasi kualitas? Dengan formula “NILAI AKHIR”. 4. Periksa, apakah aspek-aspek yang diklarifikasi/negosiasi meliputi : Rencana kerja vs biaya. Jenis, volume pekerjaan vs biaya Harga satuan vs harga pasar 5. Dapatkan berita acara klarifikasi dan negosiasi, periksa apakah : Up to date (tidak kadaluarsa). Telah disyahkan/legalisir oleh panitia/pejabat pengadaan. Telah dibuat laporan kepada pengguna jasa konsultan. G. Pemeriksaan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) untuk Pekerjaan Jasa Konsultansi 1. Dapatkan dokumen yang dijadikan acuan untuk menyusun HPS pekerjaan jasa konsultansi tersebut. a. Periksa, apakah HPS untuk jasa konsultan tersebut meliputi unsur biaya personil (remuneration) dan biaya langsung non personil (direct reimbursable cost). b. Periksa, unsur biaya apa saja yang dimasukkan selain : • Biaya sewa kantor. • Biaya perjalanan. • Biaya pengiriman dokumen. • Biaya pengurusan surat ijin. • Biaya komukasi. • Biaya tunjangan pemerintah.
BATAN 56
2. Lakukan perhitungan, apakah biaya langsung non personil tidak melebihi 40% dari total biaya? (terkecuali pekerjaan, pemetaan udara, survey lapangan, pengukuran, penyelidikan tanah). 3. Periksa, apakah terjadi perbedaan antara hasil : a. Evaluasi penawaran; b. Negosiasi dengan calon konsultan terpilih; c. Klarifikasi dengan KAK dan HPS? Jika “Ya” apakah selisih tersebut tidak mengubah sasaran, tujuan dan keluaran (output) serta tidak melawan Pagu Anggaran. H. Pemeriksaan Pengadaan Barang/Jasa dengan Swakelola 1. Periksa, • Apakah pekerjaan swakelola direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggungjawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat? • Apakah dalam pelaksanaan pekerjaan masih menggunakan tenaga ahli ? • Apakah tenaga ahli tersebut melebihi 50% (lima puluh perseratus) dari jumlah keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam kegiatan swakelola tersebut? 2. Apakah pekerjaan swakelola yang dilakukan oleh instansi pemerintah lain non swadana (Universitas Negeri, Lembaga Peneliti/Ilmiah Pemerintah, Lembaga Pelatihan) pengawasan dilakukan oleh K/L/D/I penanggungjawab anggaran? Tetapi pelaksanaan pekerjaannya dilakukan oleh instansi pemerintah yang bukan penanggung jawab anggaran? 3. Apakah pekerjaan swakelola oleh Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola mengikuti ketentuan sebagai berikut: a) Direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi oleh Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola? b) Sasaran ditentukan oleh K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran? c) pekerjaan utama dilarang untuk dialihkan kepada pihak lain (subkontrak)? 4. Apakah kegiatan perencanaan swakelola dimuat dalam KAK? 5. Pekerjaan Hibah Swakelola oleh penerima hibah, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan oleh penerima hibah. Misal, kelompok masyarakat, LSM, Komite Sekolah/ Pendidikan Swasta/Lembaga Penelitian/Ilmiah Non Badan Usaha dan Lembaga lain yang ditetapkan pemerintah dengan sasaran ditentukan oleh pemerintah. Bandingkan antara macam/jenis pekerjaan swakelola tersebut dengan Ketetapan Pemerintah (Keppres/PP/Peraturan Menteri).Pelaksanaan Swakelola
BATAN 57
6. Dapatkan Surat Keputusan yang mengatur Penetapan Panitia untuk melaksanakan pekerjaan swakelola tersebut. Periksa, struktur organisasi, tugas, fungsi, pembagian wewenang, apakah susunan kepanitiaan untuk pekerjaan swakelola tersebut telah terpenuhi aspek pengawasan melekat (Internal Control)?. 7. Periksa, untuk pembayaran upah tenaga kerja • Apakah telah diatur dalam SK Surat Penetapan Panitia atau diatur tersendiri? • Apakah upah berdasarkan daftar hadir atau dengan cara upah borongan? • Apakah pembayaran gaji tenaga ahli dilakukan berdasarkan kontrak? 8. Lakukan uji petik bukti pembayaran gaji perorangan atas tenaga ahli. Bandingkan, apakah sudah didukung dengan kontrak kerja perorangan?. 9. Periksa Laporan Harian (di lapangan/Direksi Kit). • Apakah telah dilakukan pencatatan atas penggunaan tenaga kerja, bahan/material dan peralatan kerja? • Apakah pencatatannya kronologis/harian?. 10. Periksa daftar bahan/material yang diterima. Bandingkan dengan : • Buku tamu pada pos Satpam/jaga. • Jadwal pelaksanaan pekerjaan, apakah bertahap, sesuai jadwal pelaksanaan pekerjaan?. 11. Dapatkan progress fisik harian. Periksa apakah telah diadakan evaluasi mingguan? Dari monitor mingguan progress fisik dan realisasi pendanaan/ anggaran (biasanya dibuat satu daftar/sajian). Bandingkan antara progress fisik tersebut dengan realisasi pembayaran daya/serap anggaran. Untuk pekerjaan perangkat lunak dilakukan evaluasi bulanan. 12. Periksa, untuk pekerjaan swakelola tersebut apakah telah ditunjuk “pengawas Pekerjaan” dengan Surat Penetapan yang disahkan pengguna barang?. 13. Swakelola oleh Instansi Pemerintah lain Non Swadana Lakukan wawancara untuk pelaksanaan pekerjaan swakelola ini (oleh instansi pemerintah lain non swadana), apakah telah dibentuk Panitia Pengadaan?. 14. Dapatkan daftar/bukti pembayaran upah kepada tenaga kerja. Bandingkan antara daftar/bukti pembayaran upah harian tersebut dengan daftar hadir tenaga kerja. Periksa pula apakah cara yang dipilih upah borongan? Jika “Ya”, dapatkan ketentuan yang mengatur upah borongan dan bandingkan dengan bukti pembayaran atas upah borongan tersebut untuk meyakinkan bahwa tidak terjadi penyimpangan.
BATAN 58
15. Periksa, apakah terdapat pembayaran gaji tenaga ahli tertentu? Jika “Ya”, bandingkan dengan kontrak kerja untuk meyakinkan kesesuaian tarif dengan realisasi pembayaran dan bukti pendukung pembayaran berupa kontrak. 16. Bandingkan antara kemajuan fisik di lapangan dengan catatan/laporan harian atas pemakaian bahan, peralatan, dan tenaga kerja. 17. Bandingkan antara laporan harian dengan catatan pada buku Satpam/Pos Jaga mengenai pengiriman bahan. 18. Bandingkan antara dropping panjer kerja dengan laporan realisasi, apakah telah dilakukan secara periodic maksimal bulanan? Periksa, apakah terjadi selisih (varian) dan apa penyebabnya?. 19. Bandingkan pula realisasi pembayaran bulanan dengan progress fisik. Bandingkan pula dengan evaluasi mingguan, kecuali perangkat lunak, evaluasi bulanan. 20. Dapatkan bukti pendukung (Surat Penetapan/Keputusan) bahwa telah ditunjuk pengawas pekerjaan. 21. Swakelola yang dilaksanakan masyarakat/LSM. Lakukan wawancara kepada penerima hibah, apakah pengadaan barang, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan tenaga ahli dilakukan oleh penerima hibah?. 22. Apakah penyaluran dana kepada Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola dilakukan secara bertahap dengan ketentuan sebagai berikut: • 40% (empat puluh perseratus) dari keseluruhan dana Swakelola, apabila Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola telah siap melaksanakan Swakelola; • 30% (tiga puluh perseratus) dari keseluruhan dana Swakelola, apabila pekerjaan telah mencapai 30% (tiga puluh perseratus); dan • 30% (tiga puluh perseratus) dari keseluruhan dana Swakelola, apabila pekerjaan telah mencapai 60% (enam puluh perseratus) 23. Dapatkan bukti/dokumen progress fisik (laporan kemajuan pekerjaan), lakukan uji petik fisik/lapangan antara volume/angka dalam laporan dengan kondisi fisik di lapangan. 24. Lakukan wawancara, apakah penerima hibah telah melakukan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dan realisasi pembayaran? Periksa uji petik progress fisik bulanan dengan fisik di lapangan. 25. Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab Anggaran • Apakah Tim Swakelola terdiri dari Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas yang diangkat oleh PPK sesuai dengan struktur organisasi Swakelola?
BATAN 59
26. Apakah pelaksanaan swakelola dilakukan berdasarkan kontrak antara PPK pada K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran dengan pelaksana swakelola? 27. Apakah pengadaan bahan/barang, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan tenaga ahli dilakukan oleh ULP/ Pejabat Pengadaan? 28. Swakelola oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola • Apakah pengadaan pekerjaan konstruksi hanya berbentuk rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana? Sedangkan konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana dibangun oleh K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat? • Apakah pengawasan pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola sedangkan pertanggungjawaban pekerjaan/ kegiatan pengadaan disampaikan kepada K/L/D/I pemberi dana swakelola? IV. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI 1. Apabila yang diperiksa adalah barang-barang pakai habis (yaitu yang berada di gudang persediaan, yang diurus oleh Petugas persediaan) : a. Apakah ada penunjukan Petugas persediaan. b. Apakah Petugas persediaan telah mengikuti kursus untuk pergudangan. c. Apakah direncanakan pengendalian barang-barang persediaan gudang terhadap keperluan/pemakaian/pemesanan. d. Apakah dibuat daftar rencana penerimaan peralatan, barang-barang, bahan-bahan, suku cadang, dan sebagainya. e. Apakah direncanakan lay-out pergudangan, pemisahan barang-barang yang berbahaya dalam pengamanan. f. Apakah direncanakan untuk mobilitas atau re-alokasi peralatan maupun bahan. 2. Periksa berita acara penerimaan barang/jasa mengenai : Jumlah barang/jasa pekerjaan yang diserahkan atau yang telah diselesaikan (kualitatif dan kuantitatif); Yang berwenang menandatangani berita acara; Jangka waktu penyelesaian dibandingkan dengan kontrak atau Surat Perintah Kerja (SPK). Tempat atau lokasi sesuai dengan kontrak atau SPK. 3. Periksa apakah prestasi fisik yang tercantum dalam berita acara penerimaan barang sesuai dengan keadaan sebenarnya, mengenai : Jumlah, jenis, merk atau type, spesifikasi teknis; Lokasi dan tanggal penyerahan. 4. Apakah ada pernyataan petugas teknis ahli dari instansi lain dalam pemeriksaan penerimaan barang.
BATAN 60
5. Periksa apakah penyimpanan barang baru atau barang-barang persediaan sesuai dengan ketentuan, mengenai penempatan, pengamanan, pengawetan dan lain-lain. 6. Periksa apakah pengeluaran barang sesuai dengan ketentuan, mengenai : Pengambilan, pemeriksaan, pengepakan dan pemberian tanda-tanda/kode-kode; Pembongkaran atau pemuatan, pengangkutan barang-barang/peralatan; 7. Periksa apakah dilaksanakan menurut prosedur untuk penghapusan karena susut, rusak, busuk, hilang, bencana alam, kecelakaan, tertukar, perakitan. 8. Periksa apakah ada peralatan, barang, suku cadang, ataupun bahan yang tersimpan lama di gudang. 9. Periksa apakah sudah dipisahkan antara tenaga pengelola fisik dan pengelola administrasi pergudangan. 10. Periksa pembukuan gudang : Kartu persediaan (catatan penerimaan/pengeluaran), beserta bukti-buktinya; Buku induk barang; 11. Periksa laporan pemeriksaan perhitungan persediaan atau stock opname. 12. Periksa laporan-laporan kegiatan pergudangan, dan pertanggung jawaban. 13. Periksa apakah barang-barang titipan dan periksa bagaimana penatausahaannya termasuk barang-barang bekas. 14.
Periksa periode pelaksanaan stock opname, dan bagaimana pengawasan atasan langsung terhadap kegiatan pergudangan.
15.
Apabila yang diperiksa adalah barang inventaris dan barang inventaris lainnya : a. Adakan penilaian apakah semua bukti-bukti penambahan/pengurangan barang inventaris telah di tata usahakan. b. Periksa apakah kantor telah membuat daftar inventaris dan mutasi semester I, II, dan Tahunan. c. Cocokan antara daftar inventaris dengan tata usaha yang dikerjakannya. d. Cocokan antara daftar inventaris dengan daftar mutasi. e. Adakan pengujian antara daftar inventaris dengan barang-barang milik kantor yang ada mengenai : • Jenis • Kualitas • Jumlah • Kode barang f. Periksa mengenai cara penyimpanan dan pemeliharaan barang-barang inventaris milik pemerintah.
BATAN 61
g. Periksa mengenai catatan dari pada penempatan barang-barang milik pemerintah. h. Periksa dan cocokan antara daftar inventaris yang ada dalam ruangan dimana barang tersebut berada. i. Periksa apakah ada barang yang dipinjamkan atau ditempatkan pada pejabat atau pihak ketiga dan apakah disertai berita acara peminjaman. j. Periksa apakah peminjaman/penempatan barang inventaris sesuai dengan tujuan. k. Periksa ada tidaknya barang inventaris yang disewakan. l. Terhadap barang inventaris yang dikirimkan/diserahkan ke kantor/instansi lain, periksa mengenai berita acara beserta nilai dari pada barang tersebut. m. Periksa mengenai jenis, jumlah dan harga barang-barang milik Pemerintah yang dijual/dipindah tangankan dan apakah penjualan/pemindah tanganan tersebut telah mengikuti prosedur yang berlaku. n. Amati ketepatan waktu pengiriman laporan barang inventaris. 16. Periksa apakah ada penatausahaan barang persediaan yang telah dilaksanakan . 17. Periksa apakah semua penerimaan barang dan pengeluaran barang telah dicatat dengan tertib. 18. Periksa apakah semua penerimaan dan pengeluaran barang telah didukung dengan buktibuktinya dan disahkan oleh pejabat yang berwenang. 19. Periksa apakah untuk barang-barang yang nilainya cukup tinggi telah dicatat dengan tertib. V. PEMELIHARAAN 1.
Apakah dibuatkan rencana atau jadwal untuk pemeliharaan peralatan, yaitu pemeliharaan : Harian, mingguan, bulanan; Tingkat-tingkat pemeliharaan atau overhaul.
2. Apakah direncanakan pemeliharaan atau perbaikan peralatan dilaksanakan pihak ketiga. 3. Apakah ditentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan peralatan. 4. Apakah peralatan yang digunakan sesuai dengan fungsi dan kemampuannya. 5. Apakah operasi peralatan mengikuti rencana jam kerja yang telah ditentukan. 6. Apakah instansi telah memanfaatkan ketentuan tentang purna jual. 7. Apakah kondisi dan spesifikasi peralatan sesuai dengan kebutuhan. 8. Periksa apakah pemeliharaan peralatan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
BATAN 62
9.
Periksa bagaimana tenaga dan fasilitas pemeliharaan dibandingkan dengan jenis dan jumlah peralatan.
10. Periksa apakah ada kerusakan peralatan yang luar biasa, dan bagaimana tindakannya mengenai : • Kesalahan operator/mekanik; • Kesalahan design/kesalahan pabrik; • Kesalahan pengadaan barang/peralatan; • Lokasi yang tidak sesuai; • Kecelakaan, dan lain-lain. 11. Periksa apakah ada peralatan yang berlebih atau tersimpan lama, tanpa ada rencana penggunaan pada waktu yang dekat. 12. Apakah terjadi kelambatan pekerjaan yang disebabkan karena kekurangan atau gangguan peralatan. 13. Periksa laporan pemakaian bahan bakar, minyak pelumas, minyak hidrolis, dan lain-lain. 14. Periksa laporan kondisi dan lokasi peralatan. 15. Periksa laporan kegiatan pemeliharaan atau perbaikan peralatan : harian, mingguan, bulanan dan tahunan. 16. Periksa laporan rekondisi, modifikasi dan mutasi bentuk peralatan. 17. Periksa buku riwayat peralatan, yang mencatat antaranya : • Jam kerja kumulatif peralatan • Kegiatan produksi • Riwayat perbaikan/pemeliharaan • Investasi dan seluruh pembiayaan untuk operasi dan pemeliharaan. 18. Pelajari laporan-laporan pelaksanaan purna jual, bimbingan operasional, pemeliharaan dan penyediaan suku cadang. 19. Apakah ditaati peraturan (intern) tentang pemakaian kendaraan dinas. 20. Apakah pencatatan bahan bakar telah tertib dilaksanakan? 21. Apakah perawatan/perbaikan telah dicatat dalam kartu perawatan?
BATAN 63
VI. INVENTARISASI DAN PENGENDALIAN 1.
Apakah dibuat rencana inventarisasi/pengendalian peralatan bahan, ataupun suku cadang?
2. Apakah dibuat kode-kode nomor registrasi untuk setiap barang dan menempelkan label registrasi pada BMN 3.
Pernahkah dilaksanakan sensus barang/pendataan barang dengan menghitung jumlah barang, meneliti kondisi barang (baik, rusak ringan, atau rusak berat), teliti kartu sensusnya.
4. Periksa apakah dilaksanakan stock opname barang-barang persediaan 2 (dua) kali dalam setahun/ semesteran? 5.
Pernahkah terjadi perbedaan antara kenyataan fisik dari hasil sensus stock opname dengan daftar inventarisasi atau daftar persediaan, dan bagaimana tindakan pengurus barang.
6.
Apakah barang-barang dari pengadaan/pembelian sudah dimasukan dalam buku inventaris.
7.
Periksa pencatatan inventarisasi dalam kartu sensus, buku induk barang, kartu induk barang, daftar induk barang.
8. Periksa penilaian harga dan kondisi barang/peralatan. 9. Periksa laporan inventarisasi. 10. Periksa surat keputusan untuk pelaksana dan penanggung jawab inventarisasi. 11. Periksa laporan mutasi (lokasi/pemilikan) barang atau peralatan, dan periksa penilaian harga bukunya. 12. Periksa daftar atau laporan mutasi barang/peralatan dan sesuaikan dengan daftar inventaris. 13. Sudah ditunjuk penanggung jawab dan pelaksana inventarisasi. 14. Periksa apakah petugas inventarisasi telah mengikuti kursus/penataran inventarisasi. 15. Periksa apakah telah dibuat Daftar Barang Ruangan?
BATAN 64
VII. PENGHAPUSAN BARANG 1. Apakah Barang Milik Negara (BMN) yang akan dihapuskan telah memenuhi persyaratan penghapusan, yaitu persyaratan teknis atau ekonomis, yaitu rusak berat, tidak ekonomis apabila diperbaiki, tidak dapat digunakan akibat modernisasi, kadaluarsa, berkurang akibat susut, karena bencana alam, BMN hilang atau dalam kondisi kekurangan perbendaharaan atau kerugian karena kematian hewan atau tanaman? 2. Apakah surat keputusan penghapusan telah diterbitkan oleh pejabat yang berwenang? 3. Periksa, apakah kendaraan bermotor dinas operasional hanya dapat dihapuskan apabila telah berusia sekurang-kurangnya 10 tahun? 4. Apakah direncanakan modifikasi untuk peralatan/bahan. 5.
Apakah sudah dipertimbangkan untuk keperluan lain, sebelum barang/peralatan diusulkan untuk dihapus.
6.
Periksa apakah dilaksanakan menurut prosedur, untuk penghapusan karena susut, rusak, busuk, hilang, bencana alam, kecelakaan, tertukar, perakitan.
7.
Apakah ada peralatan tua atau yang rusak berat, yang tidak ekonomis lagi untuk dipertahankan, tetapi belum diproses untuk penghapusan.
8.
Apakah untuk peralatan yang hilang telah dilaporkan kepada kepolisian, dan diusulkan untuk dihapus dari daftar inventaris.
9.
Apakah untuk peralatan-peralatan yang hilang telah diproses tuntutan ganti rugi atau tuntutan perbendaharaan.
10. Periksa apakah pernah dilaksanakan penghapusan yang tidak mengikuti prosedur. 11. Apakah penjualan atau pelelangan barang-barang yang dihapus dilaksanakan secara umum atau langsung dan bandingkan dengan keputusannya. 12. Adakah barang-barang yang dihapus yang tidak laku dilelang, dan bagaimana tindakan, usaha pengurus barang selanjutnya. 13. Adakah barang yang dihapus yang terjual lelang yang tidak diambil oleh pembeli/pemenang lelang, dan bagaimana tindakan pengurus barang. 14. Periksa berita acara penjualan/pelelangan barang-barang yang dihapus, berikut risalah lelang, bukti-bukti setoran uang lelang dan lain-lain. Dan apakah sudah dilaporkan kepada penguasa/Pembina barang.
BATAN 65
15. Kapan dan dimana pelaksanaan lelang barang-barang yang dihapus diselenggarakan. 16. Periksa apakah penjualan kendaraan perorangan dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 17. Apakah realisasi penghapusan/pelelangan peralatan bekas/kendaraan bekas telah dilaporkan ke Sekretariat Utama. 18. Periksa buku/laporan penghapusan peralatan, dan sesuaikan dengan daftar inventaris.
BATAN 66
BAB V AUDIT PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI I.
DASAR HUKUM 1. Peraturan Kepala Batan Nomor 392/….. 2. Pedoman Manajemen Litbangyasa (Manlitbang) Nomor … 3. Petunjuk Pelaksanaan Manlitbangyasa Nomor …. 4. Prosedur Jabatan Fungsional Nomor ……
II. TATA CARA AUDIT 1. Pemeriksaan Dokumen Perencanaan Pelaksanaan Kegiatan. 2. Pemeriksaan Laporan Realisasi Pelaksanaan Kegiatan. 3. Pemeriksaan Kebijakan. 4. Pemeriksaan Metode Kerja 5. Penyusunan Temuan Audit. III. PELAKSANAAN AUDIT 1. Pemeriksaan Dokumen Perencanaan Pelaksanaan Kegiatan a. Renstra • Periksa apakah penyusunan Renstra telah dilakukan partisipatif dengan melibatkan unsur-unsur internal organisasi. • Periksa apakah penetapan tujuan dan sasaran telah dilakukan dengan baik. • Periksa apakah indicator pencapaian sasaran telah ditetapkan secara memadai. • Periksa apakah penataan program dalam Renstra telah ditetapkan dengan baik. Renstra telah sejalan dengan Renstra induk organisasi. • Periksa apakah Renstra telah dijabarkan ke dalam rencana kinerja tahunan organisasi. • Periksa apakah Renstra telah di reviu secara berkala, jika lingkungan strategis berubah. b. Program Kerja Tahunan • Periksa apakah program telah merupakan bagian pelaksanaan Renstra. • Periksa apakah isi dari program sudah disusun dengan baik dan informatif. • Periksa apakah setiap pelaksanaan kegiatan dalam program telah dirinci ke dalam sub-sub kegiatan secara jelas. • Periksa apakah setiap pelaksanaan kegiatan telah ditetapkan penangung jawabnya dan pegawai lainnya yang ikut membantu pelaksanaan kegiatan tersebut. • Periksa apakah setiap pelaksanaan kegiatan telah mencantumkan kapan dimulainya dan waktu penyelesaiannya. • Periksa apakah setiap pelaksanaan kegiatan sudah didukung dengan sarana dan prasarana yang memadai. • Periksa apakah setiap pelaksanaan kegiatan telah didukung dengan dana yang cukup.
BATAN 67
c. Usulan Kegiatan/Usulan Penelitian • Periksa apakah usulan kegiatan/usulan penelitian telah dibuat oleh masing-masing penanggung jawab kegiatan/penelitian. • Periksa apakah bentuk form usulan kegiatan/uspen yang dipergunakan telah sesuai dengan standar/ketentuan yang berlaku. • Periksa apakah pengisian form usulan kegiatan/uspen telah dilaksanakan dengan baik dan benar, yaitu dengan mengisi seluruh isian form dengan lengkap dan jelas. • Periksa apakah usulan kegiatan/uspen tersebut telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala Unitnya. d. Prosedur Kerja • Periksa apakah prosedur kerja pelaksanaan kegiatan sudah dibuat secara tertulis, dan apakah telah disahkan oleh pimpinan unit organisasi. • Periksa apakah prosedur kerja tersebut sudah mencakup semua pelaksanaan kegiatan. • Periksa apakah prosedur kerja yang telah ditetapkan sudah dipergunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan. • Periksa apakah prosedur kerja yang dibuat sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. • Periksa apakah telah dilakukan revisi sesuai perubahan ketentuan yang berlaku. 2. Laporan Realisasi Pelaksanaan Kegiatan a. Laporan Triwulan • Laporan triwulan para penanggung jawab kegiatan/uspen. - Periksa apakah laporan triwulan telah menyampaikan informasi tentang realisasi pelaksanaan kegiatan 3 (tiga) bulanan. - Periksa apakah bentuk form laporan triwulan yang dipergunakan telah sesuai dengan standar/ketentuan yang berlaku. - Periksa apakah pengisian form laporan triwulan telah dilaksanakan dengan baik dan benar, yaitu dengan mengisi seluruh isian form dengan lengkap dan jelas dan melaporkan pelaksanaan kegiatan sesuai kondisi yang sesungguhnya. - Periksa apakah terdapat keterlambatan dalam pembuatan laporan. - Periksa apakah laporan triwulan tersebut telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala unitnya. - Periksa apakah laporan triwulan telah digunakan sebagai bahan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan/kebijakan. •
Laporan triwulan unit organisasi. Periksa apakah laporan triwulan telah menyampaikan informasi tentang realisasi pelaksanaan kegiatan unit organisasi 3 (tiga) bulanan. Periksa apakah laporan triwulan telah merupakan satu kesatuan atau telah sesuai dengan laporan triwulan yang dibuat oleh masing-masing penanggung
BATAN 68
jawab kegiatan/uspen. Periksa prosentase pencapaian target kegiatan triwulan dan bandingkan dengan rencana. Periksa apakah tidak terdapat keterlambatan dalam pembuatan laporan. Periksa apakah laporan triwulan tersebut telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala unitnya. Periksa apakah laporan triwulan telah digunakan sebagai bahan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan/kebijakan. -
b. Laporan Tahunan • Periksa apakah laporan tahunan telah menyampaikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan kondisi akhir tahun kegiatan. • Periksa apakah informasi pelaksanaan kegiatan laporan tahunan telah sejalan dengan laporan triwulan IV. • Periksa apakah terdapat keterlambatan dalam pembuatan laporan tahunan. • Periksa apakah laporan tahunan tersebut telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala unitnya. • Periksa apakah laporan tahunan telah digunakan sebagai bahan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan/kebijakan. c. Laporan Eksekutif • Periksa apakah laporan eksekutif telah menyampaikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan kondisi akhir tahun kegiatan. • Periksa apakah informasi pelaksanaan kegiatan laporan eksekutif telah merupakan satu kesatuan atau telah sesuai dengan laporan tahunan unit organisasi. • Periksa apakah terdapat keterlambatan dalam pembuatan laporan eksekutif. • Periksa apakah laporan eksekutif tersebut telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala unitnya. • Periksa apakah laporan eksekutif telah digunakan sebagai bahan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan/kebijakan. d. LAKIP (Laporan Kinerja Instansi Pemerintah) • Periksa apakah LAKIP telah menyampaikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan kondisi akhir tahun kegiatan. • Periksa apakah informasi pelaksanaan kegiatan yang dilaporkan dalam LAKIP telah merupakan satu kesatuan atau telah sesuai dengan laporan tahunan, laporan triwulan IV, dan laporan eksekutif unit organisasi. • Periksa apakah terdapat keterlambatan dalam pembuatan LAKIP. • Periksa apakah LAKIP telah memuat pengukuran kinerja. • Bandingkan realisasi pencapaian target kegiatan akhir tahun anggaran dengan rencana. • Periksa apakah LAKIP telah mendapat persetujuan dan telah ditanda tangani oleh Kepala unitnya. • Periksa apakah LAKIP telah digunakan sebagai bahan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan/kebijakan.
BATAN 69
• • • • •
Periksa apakah LAKIP dalam penyusunan dokumen Penetapan Kinerja (PK) telah memperhatikan dokumen jangka menengah, kinerja tahunan dan pelaksanaan anggaran. Periksa apakah LAKIP telah menerapkan Sistem AKIP pada instansi yang bersangkutan. Periksa apakah LAKIP telah mengungkapkan informasi kinerja unit kerja, program dan kegiatan. Periksa apakah LAKIP telah mengungkapkan keluaran (output), hasil dan manfaat keluaran (outcome) dan dampak (impact). Periksa apakah LAKIP telah menggunakan format kinerja yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
3. Kebijakan a. Pelaksanaan Tugas dan Fungsi • Periksa tugas dan fungsi yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. • Periksa apakah ada tugas dan fungsi lain selain yang telah ditetapkan dan kalau ada apa dasar hukumnya. • Periksa apakah tugas dan fungsi tersebut sudah dijabarkan menurut bidangbidangnya (menurut jenis kegiatannya) pada bagian-bagian organisasi. • Periksa apakah tugas dan fungsi tersebut telah dijabarkan dalam bentuk rencana strategi, program, dan target-target yang akan dicapai. • Periksa apakah juklak-juklak pelaksanaan tugas dan fungsi telah digariskan secara lengkap/terperinci. • Periksa apakah ada kesulitan/hambatan tentang pelaksanaan juklak pelaksanaan tugas dan fungsi karena kurang dimengerti oleh pihak pelaksana, kurang/tidak dapat diterapkan, atau kurang/tidak jelas sehingga penafsirannya berbeda-beda. b. Tata Laksana Administrasi • Periksa tentang kebijakan kebenaran penata usahaan administrasi pelaksanaan tugas dan fungsi. • Periksa apakah pimpinan unit kerja telah mengadakan pemeriksaan secara periodic penata usahaan administrasi tersebut. • Periksa kelengkapan dan ketertiban penyimpanan dokumen/bukti-bukti • Periksa cara pelaksanaan surat-menyurat terhadap surat biasa, surat keputusan, surat edaran, surat perjanjian, instruksi, nota dinas, dll sesuai pedoman tata naskah dinas BATAN dan apakah surat keluar yang ditujukan ke instansi luar, sudah diberi penomoran dilakukan oleh Subbagian Tata Persuratan – BSDM. • Periksa apakah pelaksanaan surat-menyurat yang ditujukan ke unit luar dari BATAN,sudah diberi penomoran di masing masing Sekretariat Pimpinan dan dicatat di Buku Pengendalian (T.U. Pimpinan).
BATAN 70
•
c.
Periksa apakah Penata Administrasi Umum mendistribusikan surat keluar yang telah selesai diproses kepada alamat yang dituju, menggunakan lembar pengantar surat/lembar pengantar surat rahasia sesuai sifat surat dan Penata Administrasi Umum menyimpan lembar pengantar surat yang telah diparaf penerima surat sebagai bahan pemantauan.
Pembuatan dan Pemeliharaan Dokumen • Periksa apakah dalam penyusunan konsep dokumen internal maupun eksternal yang diperlukan telah sesuai dengan format Prosedur Penyusunan dokumen pada unit kerja. • Periksa apakah dalam penyusun dokumen telah mengajukan konsep kepada Tim Jaminan Mutu setelah mendapat persetujuan dari Kepala Bagian masing-masing. • Periksa apakah dokumen tersebut diberi cap ASLI pada dokumen internal yang telah disetujui. • Periksa apakah telah dibuat riwayat atas dokumen baru pada buku pencatatan, baik dokumen internal maupun dokumen eksternal. • Periksa apakah dokumen internal maupun ekternal yang telah digandakan diberi cap COPY dan cap DOKUMEN TERKENDALI, kemudian didistribusikan sesuai dengan Daftar Distribusi penerima dokumen, sedangkan salinan tidak terkendali dapat didistribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan dengan tanda bukti pengiriman dokumen. • Periksa apakah untuk pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian dan penyimpanan, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan dokumen lainnya mengacu pads Peraturan Kepala BATAN Nomor 081/KA/IW2009 tentang Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan serta Pedoman Kode Klasifikasi. • Periksa apakah Tim Jaminan Mutu secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi kesesuaian semua dokumen yang digunakan. • Periksa apakah ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, jika ada maka Tim Jaminan Mutu menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir.. • Periksa apakah ada proses pengubahan dokumen yang bersifat amandemen, jika terdapat periksa pada lembar amandemen sesuai Formulir Amandemen, disetujui oleh Ketua Tim Jaminan Mutu dan Kepala Unit Kerja. • Periksa apakah terdapat penyusutan dokumen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) BATAN, retensi prosedur massa aktif 1 tahun setelah diperbaharui, inaktif 4 tahun, setelah itu permanen. • Periksa apakah terdapat penyusutan dokumen lainnya dilakukan sesuai dengan Prosedur Penyusutan Arsip BATAN.
BATAN 71
d. Organisasi • Periksa apakah organisasi yang disusun telah memenuhi ketentuan/peraturan yang berlaku. • Periksa apakah organisasi telah mencerminkan unsur internal control yang baik. • Periksa apakah bagian-bagian organisasi telah berjalan lancer secara fungsional dan professional. • Uji struktur organisasi dengan ketentuan yang berlaku. • Lakukan penilaian apakah ketentuan yang berlaku tersebut telah mencerminkan adanya internal control. • Periksa apakah tugas dan fungsi unit organisasi telah terbagi habis secara professional pada bagian-bagian organisasi. • Periksa apakah sudah ada pedoman/tata kerja dari masing-masing unit kerja tersebut. • Periksa bagaimana pelaksanaan mekanisme kerja antar fungsi, secara vertical antara pimpinan dan bawahan, dan horizontal antara satu fungsi dengan fungsi lain. • Periksa apakah sudah ada pedoman pelaksanaan mekanisme kerja tersebut. • Periksa apakah terdapat hambatan dalam pelaksanaan mekanisme kerja yang menyangkut : pedoman yang belum jelas dan pelaksanaan yang kurang baik. e. Built in control • Periksa apakah pimpinan satuan kerja telah dapat menjalankan fungsi pengawasan dan pengendalian yang melekat padanya secara baik, sehingga dapat segera mengambil tindakan-tindakan perbaikan terhadap setiap permasalahan yang dihadapinya. • Periksa instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan oleh pimpinan terhadap bawahannya dalam melaksanakan kegiatannya dan bentuk-bentuk instruksi tersebut. • Periksa apakah telah dilaksanakan rapat-rapat staf di lingkungan unit kerja secara periodik dan permasalahan apa saja yang dibahas. • Periksa apakah ada catatan-catatan pengawasan atasan langsung. • Periksa frekwensi dan intensitas pengawasan atasan langsung dan bagaimana tindak lanjutnya. • Periksa temuan-temuan apa saja yang diperoleh dalam pengawasan atasan langsung dan periksa apakah ada daftar temuan tersebut. • Periksa kepada siapa disampaikan temuan-temuan tersebut dan bagaimana tindak lanjutnya. • Periksa apakah ada tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan sendiri oleh atasan langsung di lingkungan unit kerja atas dasar built in control yang sesuai dengan wewenangnya dan apabila tidak sesuai dengan wewenangnya bagaimana tindak lanjut penyelesaiannya. • Periksa kepada siapa saja disampaikan laporan-laporan hasil pelaksanaan built in control tersebut.
BATAN 72
f. Perizinan • Periksa apakah perizinan yang dikeluarkan oleh organisasi sah/tidak sah dengan memeriksa dasar hukumnya. • Periksa apakah perizinan yang dikeluarkan tersebut telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. • Periksa bagaimana prosedur pelaksanaan perizinan di lingkungan organisasi maupun yang ada hubungannya dengan organisasi lainnya di lingkungan BATAN. • Periksa jangka waktu proses pemberian perizinan dan hambatan-hambatan apa saja yang terjadi. • Periksa kelayakan atas perizinan yang dikeluarkan oleh organisasi. g. Pengaduan • Periksa apakah terdapat pengaduan oleh unit organisasi lainnya di lingkungan BATAN, pejabat, pegawai, dan masyarakat melalui media cetak yang tidak mendapat tanggapan dari pimpinan unit organisasi. • Periksa apakah bukti-bukti pengaduan tersebut telah disimpan dengan baik. • Periksa apakah pemberian sanksi terhadap pegawai yang melanggar disiplin PNS sudah diproses sesuai ketentuan yang berlaku. h. Pengamanan • Periksa apakah bagian Pengamanan sebelum melaksanakan tugas membuat rencana dan melakukan pengarahan kepada Petugas regu jaga dalam pelaksanaan pengamanan di kantor pusat, Kepala BATAN,dan fasilitias lainnya. • Periksa apakah Petugas pengamanan melaksanakan patroli sesuai dengan rencana dan pengarahan kerja pelaksanaan pengamanan di lingkungan BATAN. • Periksa apakah Komandan Regu Pengamanan sudah memerintahkan petugas pengamanan melaksanakan tugas jaga di kediaman Kepala BATAN. • Periksa apakah Petugas pengamanan mempersiapkan peralatan (pentungan karet, b o rg o l , p a t r o l m a n , s e n t e r d a n a l a t k o m u n i k a s i ) u n t u k melaksanakan tugas patroli sesuai dengan rencana dan pengarahan kerja. • Periksa apakah pada buku laporan Petugas pengamanan melaksanakan patroli seluruh gedung dan sarana penunjang dengan menyusuri dan memeriksa setiap lantai dan lorong serta melakukan pengecekan tempattempat yang di anggap rawan sesuai jadwal yang telah ditentukan dan di catat/di rekam dalam buku laporan. • Periksa apakah pada buku laporan Petugas Pengamanan sudah mendata pegawai yang berada di ruang kerja patroli pada saat sholat Jumat dengan dilaksanakan oleh minimal 2 (dua) orang Petugas Pengamanan • Periksa apakah pada buku laporan Petugas P engamanan menemukan hal–hal yang dapat mengganggu keamanan dan ketertiban (pencurian, kebakaran, keberadaan material yang tidak pada te mpat nya) dan apakah sudah di laporkan kepada Komandan Regu serta melakukan tindakan awal di tempat kejadian perkara. • Periksa apakah pada buku laporan Petugas Pengamanan sudah melaporkan
BATAN 73
kepada Komandan Regu setelah selesai melaksanakan patrol pengamanan di Lingkungan BATAN. 4. Audit Metode Kerja Prosedur a. Periksa apakah sudah ada metode kerja yang dibuat secara tertulis untuk melaksanakan kegiatan. b. Evaluasi apakah metode kerja yang dibuat sudah dilaksanakan. Pelaksanaan: Instruksi Kerja pada Instalasi Nuklir. 5. Penyusunan Hasil Audit a. Susun hasil sementara audit yang dituangkan secara tertulis ke dalam form KKA (Kertas Kerja Audit) yang telah ditetapkan. b. Lakukan pengisian KKA sesuai bentuk form yang telah ada secara baik dan benar, dengan mengisi temuan positif dan negative terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi secara lengkap, yaitu terdiri dari Kondisi, Kriteria, Penyebab, Akibat, dan Rekomendasi. c. Klarifikasi data temuan sementara tersebut diatas kepada pihak/pejabat terkait dan dapatkan solusi pemecahan permasalahannya serta kesediaan pejabat terkait untuk menindaklanjuti temuan tersebut agar temuan dapat dipertanggung jawabkan/tidak cacat. d. Serahkan KKA yang sudah dibuat kepada Ketua Tim Pemeriksa agar dilakukan reviu terhadap kelengkapan data, kebenaran penyajian, dan ketepatan rekomendasi temuan. e. Lakukan revisi KKA sesuai reviu//koreksi oleh Ketua Tim Pemeriksa. f. KKA yang telah menjadi temuan tersebut diatas agar ditandatangani secara berjenjang oleh Tim Pemeriksa. g. Lakukan penyimpanan yang baik setiap KKA, agar dapat diperoleh dengan cepat bila diperlukan. h. Buat/susun temuan-temuan sementara untuk bahan pra konfirmasi dengan pihak auditan. i. Susun jadwal konfirmasi dan tetapkan hari tanggal dan bulan........
BATAN 74
BAB VI PENUTUP Penyusunan Petunjuk Pengawasan/Pemeriksaan ini dimaksudkan sebagai acuan bagi auditor dan pelaksana pemeriksaan di lingkungan Inspektorat BATAN dalam melaksanakan pemeriksaan kinerja. Dengan penyusunan petunjuk pelaksanaan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja Inspektorat BATAN serta menunjang dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi Inspektorat BATAN. Disamping itu penyusunan petunjuk pelaksanaan ini dapat meningkatkan profesionalisme auditor dalam pelaksanaan pengawasan/pemeriksaan di lapangan.
