n a a n a c n e n Per a i a w a g e Kep n a h ia l u n k a i r a e P w i a r g e e t Ma rasi Kep t s i a n r i a m g a i Ad Ne s e n o d n I s a t i s r e v i Un
Kebu tuhan Mela Peren kukan canaa n
Penggunaan SDM • Service-‐informaBon oriented • Belanja pegawai 50-‐70%
Perlunya investasi SDM, dan ini mahal Tidak adanya definisi standar tentang perencanaan kepegawaian • A process of informaBon collecBon, analysis and projecBon to determine the likely effect of exisBng or proposed manpower policies on the manpower system under study and to present, and advice upon, possible courses of acBon to overcome present or future problems thus revealed (CSD in Shafritz, Hyde, Rosenbloom, 1981: 97) • ‘‘the process of analyzing an organizaBon’s human resources needs under changing condiBons and developing the acBviBes necessary to saBsfy these needs.’’ (Walker in Shafritz, et. al, 2001: 147)
Prose s per enca terdi naan ri ata s lima pegawa i lang kah:
Mengumpulkan informasi tentang kondisi saat ini
meramalkan kebutuhan pegawai yang akan datang
memproyeksikan persediaan pegawai yang akan datang
membandingkan kebutuhan pegawai yang diramaalkan dengan persediaan pegawai yang diproyeksikan
merencanakan kebijaksanaan-‐kebijaksanaan dan program-‐ program untuk memenuhi kebutuhan pegawai
Masuk yang baru
BerganB posisi/status
Situasi yang ada
Perubahan Bngkatan/ demosi-‐ promosi
BerhenB
Kons ep ya ng berke mban g
Downsizing
Comfort zone
Rightsizing
CompeBBtve zone
Shafritz, et. al, 2001: 145
Gene
rasi P erenc Kepe anaa gawa an ian
Generasi 1 • Balancing Supply and Demand
Generasi 2 • OrganizaBonal requirement planning and work force skills planning • AcriBon projecBons: forecast the impact of change in the quanBty of specific categories because of separaBon • Adjustment projecBons: forecast the impact of changes in the current work force • Current requirement projecBons: forecast the impact of current recruitment efforts and special policy programs
Generasi 3 • Human resources planning
Generasi 4 • Scenario Planning
Shafritz, et. al, 2001: 159
Shafritz, et. al, 2001: 160
MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003 (Sebelum UU ASN) Usul
Dikoordinasikan Oleh
Usul ditujukan
Pertimbangan
Perumusan kebijakan oleh Men.PAN
Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN
Men.Keu
Men. PAN
Inst. Pusat
BKN
• JUMLAH FORMASI PNS NAS.
Prop/ Kab/ Kota
KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP:
Gub
• PRIORITAS
BKN
TAP FORMASI PNS PUSAT
PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD
TAP FORMASI OLEH PPKD
Jumlah Pegawai Sesuai dengan Beban Kerja Prinsip Penyusunan Formasi Formasi TersediakAdanya Posisi Jabatan yang Lowong. Kebutuhan Pegawai Dinyatakan dalam Jabatan dan Syarat Jabatan
Tersedia Peta Jabatan dan Uraian Jabatan
Peta Jabatan dan Uraian Jabatan Hasil Analisis Jabatan
Tujuan Penetapan Formasi Agar seBap satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-‐masing organisasi
ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
v KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN v KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN
ANALISIS JABATAN
PETA JABATAN
PENYUSUNAN FORMASI
KEBIJAKAN PEMERINTAH
v SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA v KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan Analisis Jabatan untuk mempelajari dan mengumpulkan dan mencatat keterangan-‐keterangan atau fakta-‐ fakta jabatan secara sistemaBs dan teratur.
Untuk mempelajari analisis jabatan perlu mengetahui pengerBan beberapa isBlah antara lain: unsur tugas, posisi, jabatan, okupasi, uraian jabatan, persyarakatan jabatan, laporan analisis jabatan, evaluasi jabatan dan klasifikasi jabatan.
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11 IV/b = 1
III/b = 4
IV/a = 1
III/a = 1
III/d = 2
II/c = 1
Contoh peta jabatan :
III/c = 1
Bagian Kepegawaian IV/b
Subbag Umum Kepegawian
Subbag Mutasi Pegawai
Subbag Pengadaan Pegawai
Subbag Diklat Pegawai
III/d
IV/a
III/d
III/c
1. Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b
1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b
1. Operator Komputer, II/c 2. Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b
1. Operator Komputer, III/a 2. Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b
Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum Nama jabatan tugasnya : • • • •
Pramu tamu Pramu acara Pramu kantor Pramu perizinan
melayani tamu pelayanan acara melayani kantor melayani pemberian izin
• • • • •
Pengumpul Pengevaluasi PenyunIng Penyaji Pengentri
mengumpulkan data menilai kelayakan mengedit menyajikan tabel memasukan data
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA ADA 4 PENDEKATAN :
HASIL KERJA
OBYEK KERJA
PERALATAN KERJA
TUGAS PER TUGAS JABATAN
• metode penghitungan formasi dengan mengidenBfikasi beban kerja dari hasil kerja
jabatan. • metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. • Perlu diperhaBkan juga bahwa metoda ini efekBf dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. • Contoh : jabatan pengentri data
• CONTOH : JABATAN • HASIL KERJANYA • BEBAN KERJA • STANDAR KEMAMPUAN
: PENGENTRI DATA : DATA ENTRIAN : 200 DATA ENTRIAN : 30 DATA PER HARI
• Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. • Contoh : dokter melayani pasien, maka objek • Kerja Untuk JABATAN DOKTER Adalah Pasien.
CONTOH : • • • •
JABATAN OBYEK KERJA BEBAN KERJA STANDAR KEMAMPUAN
: DOKTER : PASIEN : 80 PASIEN : 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25 PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter
• metode yang dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. • contoh : JABATAN PENGEMUDI • pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
CONTOH :! • Satuan alat : bus • Jabatan yang diperlukan : pengemudi bus, kernet bus dan monBr bus • Jumlah alat kerja yang dioperasionalkan : 20 bus • Rasio Pengoperasional an alat kerja: 1 pengemudi 1 bus, 1 kernet 1 bus, dan 1 monBr 5 bus
CONTOH PERHITUNGAN • Pengemudi Bus= (20 bus/1 bus) x 1 pengemudi = 20 pengemudi • Kernet Bus= (20 bus/1 bus) x 1 kernet = 20 kernet • MonBr Bus= (20 bus/5 bus) x 1 monBr= 4 monBr
4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN • metode yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam arBnya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya • contoh : Jabatan pengadministrasi umum.
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) • waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) • Jam kerja efekBf yang digunakan dalam 1 hari
CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO
URAIAN TUGAS
BEBAN TUGAS
SKR
WPT
1
2
3
4
5 ( 3 x 4 )
70 lb/hari
12 menit/lb
840 menit
1
MengeBk Surat
2
Mengagenda Surat
24 surat/hari
6 menit/surat
144 menit
3
Mengarsip Surat
24 surat/hari
5 menit/surat
120 menit
4
Melayani Tamu
4 tamu/hari
6 menit/tamu
24 menit
5
Menyusun Laporan Dakar Hadir
1 laporan/hari
30 menit/data
30 menit
6
dan seterusnya
n menit Σ WPT
1.158 menit + n Menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah : 1.158 + n menit (Σ WPT)
x 1 Orang = …………. Orang
300 menit ( WKE/hari)
1.158 menit (Σ WPT) 300 menit (WKE/hari)
x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org
Pengumpulan Data dan Informasi
Evaluasi Kebutuhan Pegawai
1
2
Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai
Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru
3
4
Data dan Informasi Yang Dibutuhkan STRUKTURAL JFU JFT
1. Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah.
Guru
Tenaga Kesehatan
Jumlah Sekolah Dan Rombongan
Jumlah PNS
Belajar pada :
Pada Sarana
1. TK Negeri
3. Peta Jabatan.
Pelayanan
2. SD Negeri
4. Renstra Instansi
Kesehatan
3. SMP Negeri
5. Profil, Kondisi Geografis, dan Potensi Daerah
Pemerintah :
4. SMA Negeri
1. RSUD
5. SMK Negeri
2. Puskesmas
2. Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan).
FAKTOR-‐FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN
Penghitungan Kebutuhan PNS
Beban Kerja
Standar Kemampuan Rata2
Waktu Kerja
Faktor Lain
Contoh Beban Kerja No
1 2
3
4
5
6
7
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaia n
Waktu Kerja EfekIf
Beban kerja
Pegawai Yang Dibutuhkan
Menelaah peraturan perundang undangan
Kegiatan
120
300
1
0.4
Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani
Kegiatan
120
300
1
0.4
Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah
Kegiatan
60
300
1
0.2
Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan
60
300
1
0.2
Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan
60
1500
1
0.04
Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan
120
300
1
0.4
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas
Kegiatan
120
6000
4
0.08
Uraian Tugas
1,72
NORMA WAKTU
adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam penghitungannya Orang x Waktu NORMA WAKTU = Hasil Contoh: Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa lembar keBkan, misalnya 6 lembar keBkan. 1 Orang Operator Komputer x 60 menit NORMA WAKTU = 6 lembar keBkan Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-‐rata standar kemampuan seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar keBkan, atau 1 lembar keBkan diselesaikan dalam waktu 10 menit.
Norma Hasil adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Hasil NORMA HASIL = Orang x Waktu Contoh: Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan perBmbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit) 1 PerBmbangan teknis NORMA HASIL = 1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-‐rata standar kemampuan seorang Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan perBmbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.
Waktu Kerja Jam Kerja EfekBf (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena Bdak bekerja seperB melepas lelah, isBrahat makan dan sebagainya.
Dalam menghitung jam kerja efekBf digunakan ukuran sebagai berikut:
• JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 300 mnt • JKE per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 mnt • JKE per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt • JKE per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt
Faktor Lain
APBN/D
Potensi Daerah
Kondisi Geografis
Profil Daerah Jumlah Penduduk
