1. BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemerintahan Kota Cimahi yang berdiri sebagai “Kota Otonom” pada tahun 2001 mempunyai komitmen tinggi dalam melaksanakan reformasi birokrasi dengan melaksanakan prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik. Terus melakukan penataan internal baik dalam konteks penataan organisasi pemerintahan maupun dalam hal akuntabilitas kinerja. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) merupakan salah satu badan di bawah naungan pemerintahan Kota Cimahi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang manajemen kepegawaian. Serta menyelenggarakan fungsi yaitu: 1) Perumusan kebijakan teknis bidang manajemen kepegawaian. 2) Pembinaan, pelaksanaan, pengelolaan perencanaan. 3) Kesejahteraan pegawai, pengembangan dan mutasi pegawai serta pendidikan dan pelatihan, pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Pegawai negeri sipil yang bekerja di lingkungan Pemerintahan Kota Cimahi diwajibkan
mencatatkan
kehadirannya
menggunakan
sidik
jari.
Kehadirannya direkam menggunakan SIMPEG. Batas toleransi kehadiran pegawai yaitu 15 menit dari pukul 07.00, yang kehadiran ini akan masuk ke SIMPEG. Selain untuk kehadiran, SIMPEG digunakan untuk menampilkan identitas pegawai secara detail dan dapat menampilkan kinerja pegawai. Setiap hari senin, pemerintahan kota cimahi melakukan uji petik kepada PNS dengan mempertimbangkan kedisplinan, kinerja pegawai dan kehadiran pegawai yang rajin. Uji petik tersebut dimaksudkan untuk menyeleksi pegawai dalam setiap apel yang telah dipilih dan dirandom sebanyak 10
-1-
pegawai diantaranya eselon III diambil sebanyak 2 pegawai dari 79 pegawai, eselon IV diambil sebanyak 3 pegawai dari 199 pegawai, staff diambil sebanyak 5 pegawai dari 850 pegawai dan total keseluruhan 1.149 pegawai. Dalam hal ini, tidak berlaku pada yang mengalami sakit, cuti dan dinas luar. Presensi elektronik terhadap pegawai negeri sipil yang digunakan ini perlu menetapkan standar pelayanan di lingkungan pemerintahan tersebut. Proses uji petik sekarang ini masih dilakukan secara manual, adapun prosedur yang perlu diperhatikan dalam uji petik ini diantaranya, pegawai yang mengalami sakit dibatasi 2 hari berhak atas cuti sakit dengan ketentuan memberitahukan kepada atasannya, bila lebih dari 2 hari sampai 14 hari berhak atas cuti sakit dengan ketentuan yang bersangkutan harus mengajukan permintaan secara tertulis dengan melampirkan surat keterangan dokter, bila tidak mengikuti aturan tersebut dan tanpa melampirkan surat keterangan dokter maka dianggap alpa, dan hal ini masih dilakukan secara manual. Kriteria-kriteria sebagai dasar uji petik pegawai dalam random per minggunya yang harus diperhatikan yaitu, kehadiran pegawai yang rajin, kedisplinan yang sesuai dengan aturan Pemerintahan Kota Cimahi dan kinerja pegawai. Oleh karena itu uji petik ini, bahwa pegawai dapat melihat indeks presensi perbulannya dan reward uji petik per 3 bulannya. Dikaitkan antara SIMPEG dengan uji petik dilakukan penambahan fitur pada SIMPEG diantaranya, pencatatan izin dan pencatatan kehadiran manual. Dengan demikian diperlukan suatu aplikasi yang dapat digunakan oleh pemerintahan kota cimahi, untuk pengolahan data dalam menangani uji petik tersebut. Hal inilah yang melatarbelakangi dibuatnya suatu pengajuan aplikasi berbasis website yang berjudul “Aplikasi Uji Petik Pada Pegawai Pemerintahan Kota CImahi”.
1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang di uraikan sebelumnya, masalah yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut:
-2-
1) Bagaimana membuat aplikasi untuk memudahkan melihat presensi pegawai di Pemerintahan Kota Cimahi? 2) Bagaimana membuat sistem otomatisasi untuk memilih pegawai secara acak sebanyak 10 orang setiap minggunya? 3) Bagaimana mengirimkan Surat keterangan tidak masuk dengan sistem upload file? 4) Bagaimana membuat fitur rekapitulasi jumlah Surat keterangan yang masuk setiap harinya? 5) Bagaimana membuat fitur untuk menyajikan pegawai berprestasi dari hasil uji petik selama 3 bulan?
1.3 Tujuan Dengan adanya beberapa rumusan masalah untuk memperbaiki SIMPEG sehingga mampu memiliki tujuan yang harus dicapai dalam mengerjakan proyek akhir ini, yaitu: 1) Menyediakan fitur untuk melihat presensi pegawai, terhadap kehadiran pegawai yang telah tersimpan pada aplikasi. 2) Menyediakan fitur otomatisasi untuk memilih pegawai secara acak sebanyak 10 orang setiap minggunya, pada aplikasi yang dibangun agar pencatatan data pegawai tersebut dapat lebih cepat dan mudah. 3) Menyediakan fitur upload file untuk Surat keterangan pegawai yang tidak bisa hadir. 4) Menyediakan fitur rekapitulasi jumlah surat masuk perizinan sehingga pengelolaan surat dapat lebih terorganisir 5) Menyediakan fitur untuk menyajikan pegawai berprestasi dari hasil uji petik selama 3 bulan.
1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam proyek akhir ini adalah sebagai berikut:
-3-
1) Sistem digunakan di Kepala Badan Kepegawaian Daerah. 2) Sistem hanya dapat mengirimkan surat keterangan dengan sistem upload file. 3) Sistem hanya dapat diakses oleh 2 pengguna, yaitu pihak IT BKD sebagai admin atau pengelola data dan pegawai pemerintahan kota cimahi sebagai pihak meng-upload file surat keterangan. 4) Kriteria uji petik pegawai yaitu kedispilinan pegawai, kinerja pegawai dan kehadiran pegawai. 5) Surat masuk yang direkap adalah surat ijin cuti, surat ijin sakit dan surat ijin dinas luar.
1.5 Definisi Operasional Aplikasi uji petik pada pegawai pemerintahan cimahi berbasis web ini merupakan aplikasi yang dirancang untuk mendukung proses seleksi pemilihan pegawai dalam setiap apel pada Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi berdasarkan 2 Esalon III, 3 Esalon IV, dan 5 staff yang diumumkan setiap apel pagi, dan uji petik ini tidak berlaku bagi pegawai yang sakit, cuti, maupun dinas luar. Administrator memiliki sebuah peranan terhadap aplikasi ini, yaitu: 1)
Pengelolaan Approval Pengelolaan approval dilakukan untuk mem-verifikasi Surat keterangan baik sakit, cuti dan dinas luar yang harus diisikan oleh pegawai terhadap form yang telah disediakan dan file yang diupload di aplikasi tersebut.
2) Pengelolaan Login Pengelolaan login dilakukan untuk mengatur dan memanajemen akun pegawai. Masing-masing pegawai akan mendapatkan akun, yang dimana username berupa nama pegawai, dan password berupa pin pegawai. Hal ini dilakukan agar pegawai dapat memasuki aplikasi tersebut. 3) Pengelolaan Presensi
-4-
Pengelolaan presensi dilakukan untuk menghubungkan dengan data yang ada di SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai), sebagai acuan untuk melihat kriteria pegawai dan melihat kehadiran pegawai. pegawai memiliki sebuah peranan terhadap aplikasi ini, yaitu : a. Upload surat keterangan Dilakukan untuk memberikan data terhadap pegawai yang akan melakukan izin baik sakit, cuti maupun dinas luar dan dengan disertai file yang harus meng-upload pada aplikasi yang telah disediakan. b. Melihat detail presensi Dilakukan untuk memberikan informasi kepada pegawai. Pegawai dalam hal ini, dapat melihat detail presensi, detail presensi ini berupa grafik batang dan terdapat presentasi serta informasi teks yang detail terhadapp presensi pegawai tersebut. c. Melihat status izin Dilakukan untuk memberikan informasi kepada pegawai. Pegawai dalam hal ini, dapat melihat status izin, status izin disini dimaksudkan bahwa pegawai sudah di-approve atau belum diapprove. d. Pengelolaan Reward Pengololaan Reward dilakukan untuk hasil dari ujipetik yang dimana akan dilihat dari perkembangan presensi pada pegawai yang ter disiplin disaat uji petik selama 3 bulan sekali.
1.6 Metode Pengerjaan Metode yang digunakan dalam pembuatan proyek akhir adalah model SDLC (Software Development Life Cycle) atau Waterfall, sering juga disebut model linear sequential model ini adalah model klasik yang sekuensial atau terurut
-5-
dalam membangun software. Berikut adalah gambar model Waterfall menurut Sommerville:
Gambar 1-1 Model Waterfall Sommerville [1]
Secara umum, model Waterfall terdiri dari beberapa tahapan, yaitu : 1.6.1
Requirement Definition
Tahap pendefinisian kebutuhan pengguna yang akan diimplementasikan pada proyek akhir ini, melibatkan administrator dan pegawai. Pada tahap ini dilakukan penyusunan daftar kebutuhan sistem, perancangan kebutuhan perangkat lunak dan keras untuk pembangunan sistem. 1.6.2
System and Software Design
Tahap perancangan sistem dan database berdasarkan tahapan requirement definition. Desain sistem yang dilakukan mencakup media informasi uji petik pegawai pada Pemerintahan Kota Cimahi. 1.6.3
Implementation and Unit Testing
Dalam tahapan ini, desain sistem direalisasikan secara lokal dan online untuk melihat kesiapan web hosting, dimana sistem akan diimplementasikan. Unit testing meliputi verifikasi bahwa setiap fungsi unit telah memenuhi spesifikasinya dan dapat bekerja pada server secara menyeluruh. Pada tahap
-6-
ini sistem belum direalisasikan kepada target yaitu di Pemerintahan Kota Cimahi. 1.6.4
Integration and System Testing
Unit-unit program individual digabungkan dan diuji-coba didalam server sebagai sebuah sistem yang lengkap untuk memastikan bahwa kebutuhankebutuhan fungsi sistem telah terpenuhi. Setelah itu dilaksanakan validasi fungsi sistem telah terpenuhi. Setelah itu dilaksanakan validasi fungsi sistem oleh pengguna yang meliputi penanggung jawab uji petik dan kepala divisi Badan Kepagawaian Daerah secara langsung untuk mengetahui kelayakan sistem dari sudut pandang pengguna. 1.6.5
Operation and Maintenance
Definisi operation and maintenance menurut Sommerville adalah “Sistem diinstall dan digunakan secara praktikal. Pemeliharaan meliputi perbaikan kesalahan yang tidak diketahui pada tahapan sebelumnya, memperbaiki implementasi unit sistem dan meningkatkan layanan sistem jika terdapat kebutuhan baru” (Sommerville, 2007). Tahap operation and maintenance tidak diimplementasikan pada saat pengembangan dan ketika sistem diimplementasikan.
1.7 Jadwal Pengerjaan Jadwal pengerjaan pembuatan aplikasi uji petik pada pegawai Pemerintahan Kota Cimahi berbasis web adalah sebagai berikut: Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan
kegiatan
Agustus 1 2 3 4
September 1 2 3 4
2015 Oktober 1 2 3 4
Nopember 1 2 3 4
Desember 1 2 3 4
Requirements and definition System and softeare design Implementation and unit testing Integration and maintenance Operation and system testing Dokumentasi
-7-
2016 Januari 1 2 3 4
