KERANGKA ACUAN KEGIATAN PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

KERANGKA ACUAN KEGIATAN PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

Kementerian / Lembaga

: Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Unit Eselon I

: Sekretariat Jenderal

Program

: Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Kemenakertrans

Hasil

: Meningkatnya Pelayanan Perencanaan, Penyusunan Program dan Anggaran serta Evaluasi dan Pelaporan di Bidang Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian

Unit Eselon II/Satker

: Biro Perencanaan

Kegiatan

: PeningkatanPerencanaan Program danAnggaran

Indikator Kinerja Kegiatan

: Jumlah Dokumen Perencanaan dan Pengelolaan Anggaran

Komponen

: Dukungan Manajemen Satuan Kerja (Satker)

Sub-Komponen

: Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan

Satuan Ukur dan Jenis Keluaran

: Aplikasi

Volume

: 1 (satu)

A. LATAR BELAKANG

1. Dasar Hukum Dasar hukum yang mendasari pelaksanaan kegiatan ini adalah Pasal 127 butir (1) dan (4) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, yang menyatakan bahwa untuk menjamin efisiensi dan efektifitas pengelolaan administrasi kepegawaian, maka diperlukan sistem informasi yang berbasis teknologi yang mudah diaplikasikan serta mudah diakses, sertaPeraturan Menteri Nomor Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2013 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri

Tenaga

Kerja

dan

Kerja

No.

PER.12/MEN/VIII/2010Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, yang menyebutkan

bahwa

Sub

Bagian

Tata

Usaha

Biro

Perencanaan

Kemnakertrans menyelenggarakan tugas dan fungsi melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana program dan anggaran, kepegawaian, keuangan, ketatausahaan dan rumah tangga Biro.

2. Gambaran Umum Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan untuk mendukung terlaksananya setiap fungsi dari unit organisasi. informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Untuk itu sebuah informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut memiliki kriteria sebagai berikut : Berdasarkan kondisi tersebut, maka Sub Bagian Tata Usaha Biro Perencanaan Kemnakertrans melaksanakan kegiatan pembuatan aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan, guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi

penatalayanan

dan

pengelolaan

khususnya di lingkungan Biro Perencanaan.

B. TUJUAN DAN SASARAN

administrasi

kepegawaian

1. Tujuan  Memudahkan Perencanaan

pengelolaandata dalam

suatu

kepegawaian

sistem

basis

di

lingkungan

data,untuk

Biro

mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi Sub Bagian Tata Usaha Biro Perencanaan;  Memudahkan proses pengolahan data kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan;  Memudahkan

proses

monitoring

terhadap

perkembangan

data

kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan.

2. Sasaran  Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang berbasis teknologi informasi yang mudah diaplikasikan, mudah diakses, up date dengan tingkat keamanan yang dipercaya.

C. PENERIMA MANFAAT Penerima manfaat dari kegiatan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan

adalah

seluruh

pegawai

di

lingkungan

Biro

Perencanaan

Kemnakertrans serta mendukung kinerja unit kerja Biro Organisasi dan Kepegawaian.

D. STRATEGI PENCAPAIAN KELUARAN 1. Metode Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan ini secara keseluruhan dilaksanakan secara swakelola. 2. Tahapan Kegiatan  Tahap persiapan Tahap persiapan berupa pembentukan tim pembuat aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaanyang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan (SK) Kepala Biro Perencanaan. Tim terdiri dari pegawai di lingkungan Bagian Perencanaan Umum, Biro Perencanaan beserta pejabat struktural di lingkungan Biro Perencanaan.  Tahap pelaksanaan

Tahap pelaksanaan berupa pembuatan aplikasi database kepegawaian bekerjasama

dengan

pihak

ketiga,

melakukan

inventarisasidata

kepegawaian yang akan diinput ke dalam aplikasi.

 Tahap akhir Tahap akhir dari kegiatan pembuatan penerapan aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan serta penyusunan laporan hasil kegiatan.

E. KURUN WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN Kegiatan ini diharapkan dapat selesai sesuai dengan target yang direncanakan, kurun

waktu

pelaksanaan

kegiatan

ini

direncanakan

selama

2

(dua)

bulan.Matriks pelaksanaan kegiatan dapat dilihat sebagai berikut :

Bulan

Tahapkegiatan Februari Minggu

1

2

3

Maret 4

1

2

3

April 4

1

2

3

4

TahapPersiapan TahapPelaksanaan TahapAkhir

F. PEMBIAYAAN Pembiayaan

kegiatan

Pembuatan

Aplikasi

Database

Kepegawaian

Biro

Perencanaan,dibebankan pada DIPA Sekretariat Jenderal SatuanKerjaBiro Perencanaan Kementerian Ketenagakerjaan tahun anggaran 2015, dengan rincinterlampir.

Jakarta, 29 September2014 Kepala Bagian Perencanaan Umum,

Mulyadi, S.E., M.Si. NIP. 19621111 198603 1 002

RINCIAN BIAYA PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

NO 1.

2.

3. 4.

URAIAN KEGIATAN

VOL

JUMLAH BIAYA (Rp.)

BelanjaBahan - ATK

1

Pkt

1.000.000

- KomputerSuplies

1

Pkt

2.000.000

-

Biayakonsumsirapat Honor yang terkaitdengan output kegiatan

2

Pkt

1.000.000

-

Honorarium petugas entry/update data (2 org x 12 bulan) Belanjabarang non operasionallainnya

24

OB

7.200.000

- JasaKonsultanPembuatanaplikasi

1

Pkt

25.000.000

9

OK

1.350.000

BelanjaPerjalananLainnya - Transport PengumpulanBahan (3 Org X 3 Kl) JUMLAH

37.550.000

Kepala Bagian Perencanaan Umum,

Mulyadi, S.E., M.Si. NIP. 19621111 198603 1 002

PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan ridho Nya, bahwa penulisan Laporan Implementasi Proyek Perubahan “Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi Pada Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja Dan Transmigrasi” dapat diselesaikan tepat pada waktunya, laporan ini merupakan Rencana Aksi dan implementasi proyek perubahan, yang telah dibahas melalui Seminar Rancangan Proyek Perubahan, yang tercantum dalam Kurikulum Pendidikan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat PIM III) Angkatan XI Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tahun 2014. Laporan proyek perubahan ini memuat tentang implementasi pelaksanaan proyek perubahan, yang meliputi tahapan kegiatan yang dilaksanakan dalam Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi Pada Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Pegawai, dan merupakan pemenuhan tugas Seminar Laboratorium Kepemimpinan, yang tertuang dalam Kurikulum Pendidikan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat PIM III) Angkatan XI Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tahun 2014. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada : 1. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kemnakertrans; 2. Hesti sebagai Coach/Widyaiswara Pembimbing; 3. Para Stakeholder baik Internal maupun Eksternal; 4. Bapak/Ibu Widyaiswara Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014; 5. Panitia Penyelenggara Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014; 6. Rekan-rekan peserta Diklat PIM III Angkatan XI Tahun 2014. Besar harapan penulis laporan ini dapat memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan di dalam Diklatpim dan semoga bermanfaat.

Jakarta, 12 Desember 2014 Sri Widoyo, SE, MM

DAFTAR ISI Halaman A.

LATAR BELAKANG

1

B.

TUJUAN

6

C.

MANFAAT

7

D.

RUANG LINGKUP

7

E.

CAPAIAN KEBERHASILAN

8

F.

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

8

1.

Deskripsi Implementasi Proyek Perubahan

8

2.

Struktur Organisasi dan Personil

15

3.

Uraian Tugas

15

4.

Partisipasi Stakeholders

16

5.

Anggaran

20

6.

Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan

21

7.

Identifikasi Potensi Kendala/Masalah

27

8.

Rencana Kegiatan (Time Schedule) Proyek Perubahan

28

G.

PENUTUP DAFTAR LAMPIRAN : 1. Persetujuan Atasan Langsung/Mentor 2. Diagram Analisis Tulang Ikan (Fishbone) 3. Canvas Model Inovasi 4. Bukti/Evidence Tahapan Kegiatan (milestone) 5. Dokumentasi Tahapan Kegiatan (milestone)

28

RANCANG BANGUN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

1.1.

SpesifikasiAplikasiPembuatAplikasiKepegawaian

AplikasiKepegawaiandibuatdenganmenggunakanduaaplikasipendukungkeluaran Microsoft yaitu Visual basic danAcces.Yang mana Visual Basic digunakansebagaitampilan, design danmanajemen proses kerjaaplikasi, danpadaaplikasiiniobjek-objek yang digunakandiantaranya : 1. Form sebagailembarkerja; 2. Label kontrol yang digunakanuntukmenampilkanteks yang tidakdapatdiperbaikiolehpemakai; 3. Textboxkontrol yang mengandung string yang dapatdiperbaikiolehpemakai, dapatberupasatubaristunggal, ataubanyakbaris; 4. Optionseringdigunakanlebihdarisatusebagaipilihanterhadapbeberapa option yang hanyadapatdipilihsatu; 5. ComboboxmerupakankonbinasidariTextBoxdansuatuListBoxdimanapemasuk kan data dapatdilakukandenganpengetikkanmaupunpemilihan; 6. DataGridTampilanutuh; 7. Buttonmerupakankontrolhampirditemukanpadasetiap form, dandigunakanuntukmembangkitkan event proses tertentuketikapemakaimelakukanklikpadanya. Sedangkan Microsoft accesdigunakansebagaimanajemen denganmenggunakan 43 field diantaranya : No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Field NIP Nama Pegawai TempatLahir Tanggal Bulan Tahun Alamat Kelurahan Kecamatan Kotamadya KodePos Telepon HP Jabatan Gol

No 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Field TMT KenaikanPangkat TMT CPNS TMT PNS PendidikanTerakhir InstansiKerja Unit Kerja Unit KerjaInduk Status Pernikahan JenisKelamin Agama JumlahAnak Keterangan Lain ThDiklat 1 ThDiklat 2 ThDiklat 3

No 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Field ThDiklat 4 ThDiklat 5 ThDiklat 6 ThDiklat 7 ThDiklat 8 Diklat 1 Diklat 2 Diklat 3 Diklat 4 Diklat 5 Diklat 6 Diklat 7 Diklat 8

database

Microsoft Visual Basicmerupakansebuah Bahasa pemrograman yang menawarkanIntegrated Development Environment (IDE) visual untukmembuatprogramperangkatlunakberbasissistemoperasiMicrosoft Windowsdenganmenggunakan model pemrograman (COM).Visual Basic merupakanturunan Bahasa pemrogramanBASICdanmenawarkanpengembanganperangkatlunakkomputerberbasis grafikdengancepat.Sedangkan Microsoft Accesadalahsuatu program aplikasi basis data komputerrelasional yang digunakanuntukmerancang, membuatdanmengolahberbagaijenis data dengankapasitas yang besar. Keduaaplikasitersebutdibuatsedemikiansehinggauntukmembuataplikasikepegaw aian yangsesuaidengankeinginan user, kecepatanakses data yang dimintagunakepentingan unit kerja Biro PerencanaaSekretariatJenderalKementerianTenagaKerjadanTransmigrasi. 1.2.

Alur Proses kerjaAplikasi

INPUT Tambah Data Simpan Data

PROSES ( Penyimpanan database ke Acces )

Ubah Data Hapus Data

OUTPUT Cetak data Urut Data Cari Data



1.3. RancangBangunTampilan Interface AplikasiKepegawaian

`

1.4. RancangBangunTampilan Interface Report AplikasiKepegawaian

A. LATAR BELAKANG Biro Perencanaan merupakan unit eselon II pada Sekretariat Jenderal Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, sebagaimana tertuang dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 2 Tahun 2013, tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor PER.12/MEN/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, salah satu unit kerja Eselon III pada Biro Perencanaan adalah Bagian Perencanaan Umum, yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka panjang dan perencanaan strategis bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian, serta pelaksanaan tugas ketatausahaan biro. Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP.402/MEN-SJ/X/2011, tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Unit Kerja Eselon I di Lingkungan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, bahwa Urian Tugas Bagian Perencanaan Umum, adalah sebagai berikut: a. menyusun konsep RPJM dan RPJP bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian; b. menyusun konsep Renstra bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian; c. menyusun konsep norma, standar, prosedur, dan kriteria perencanaan umum bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian serta pemantauan dan evaluasi perencanaan; d. menyusun program dan anggaran Bagian; e. melaksanakan program dan kegiatan Bagian; f. menyusun Laporan Bulanan, Triwulan, Semester dan Tahunan Bagian; g. melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian; h. melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro; dan i. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, setelah dilakukan diagnose area organsasi yang bermasalah, terdapat beberapa permasalahan, sesuai pada table berikut :

Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

1

Permasalahan No

Tugas dan Fungsi Uraian

Rumusan

1.

menyusun konsep Renstra bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian

1. Belum adanya SOP Penyusunan Renstra 2. data dan informasi tidak valid

Belum optimalnya penyusunan Renstra Bidang Nakertrans

2.

melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Biro

1. Proses usulan kenaikan pangkat sering terlambat 2. Proses usulan kenaikan gaji berkala sering terlambat 3. Daftar Urut Kepangkatan disusun secara manual

Belum optimalnya pengelolaan administrasi kepegawaian

3.

menyusun konsep norma, standar, prosedur, dan kriteria perencanaan umum bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian serta pemantauan dan evaluasi perencanaan

Belum adanya pedoman pemantauan dan evaluasi perencanaan Bidang Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian

Belum optimalnya pengendalian perencanaan Bidang Nakertrans

Kondisi ideal yang diinginkan yaitu Sistem Informasi Kepegawaian pada unit kerja Biro Perencanaan menggunakan sistem aplikasi database kepegawaian, yang meliputi Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai, data pegawai, sehingga pengurusan proses administrasi kepegawian dapat dilakukan secara cepat, akurat dan teritegrasi. Sistem Informasi Kepegawaian pada unit kerja Biro Perencanaan saat ini masih menggunakan sistem informasi pegawai secara manual, sehingga kebutuhan akan pencarian data secara cepat dan akurat belum optimal. Ditambah lagi dengan tampilan interface yang digunakan masih belum mendukung kecepatan perubahan dan penambahan (update) data pegawai secara cepat, karena tidak adanya sistem pengaturan database pegawai secara terintegrasi, sehingga hal tersebut dapat mempersulit dan membutuhkan waktu Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

2

lama dalam proses penginputan dan pelaporan. Hal ini menyebabkan proses

usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala sering terlambat, Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai disusun secara manual, dan masih banyak lagi permasalahan administrasi kepegawaian lainnya yang perlu segera diatasi, sehingga pegawai merasakan ketidaknyaman dalam bekerja, karena sebagian hak pegawai terlambat dipenuhi. Hal ini secara tidak langsung akan berdampak terhadap rendahnya capaian kinerja pegawai di lingkungan Biro Perencanaan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Ketiga rumusan terhadap area organisasi yang bermasalah tersebut, dilakukan diagnosa untuk mengetahui urutan prioritas masalah yang harus diselesaikan, dengan menggunakan Teknik Analisis Urgensi, Serious, Growth (USG). Dengan teknik ini, ketiga masalah tersebut ditentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1 – 5. Isu yang mempunyai total skor tertinggi merupakan permasalahan prioritas. Tabel : Analisis Urgensi, Serious, Growth (USG) No 1 2

3

Isu Aktual

Urgent

Serious

Growth

Total

Prioritas

Belum optimalnya penyusunan Renstra Bidang Nakertrans

5

4

4

13

II

Belum optimalnya pengelolaan administrasi kepegawaian

5

5

5

15

I

Belum optimalnya pengendalian perencanaan Bidang Nakertrans

5

4

3

12

III

Berdasarkan analisis USG tersebut, maka area organisasi yang bermasalah dan prioritas adalah “Belum optimalnya pengelolaan administrasi kepegawaian”. Untuk mencari akar permasalahan dalam area organisasi tersebut, maka perlu dilakukan analisis penyebab masalah melalui analisis tulang ikan (fishbone analysis), yang dirumuskan dalam prinsip 5M + I (Man, Machine, Method, Material, Media) + (Informasi). Berdasarkan hasil analisis penyebab masalah dengan analisis tulang ikan (fishbone), bahwa ada empat masalah paling berpengaruh yang menyebabkan belum optimalnya pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan, yaitu : (1) Method : Belum adanya aplikasi Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

3

database kepegawaian; (2) SDM : Kualitas SDM pengelola rendah; (3) Money : Pemanfaatan dana APBN belum optimal; (4) Machine : Sarana dan prasarana kurang memadai. (Diagram Analisis tulang ikan (fishbone analysis ) terlampir.) Berdasarkan hasil analisis tulang ikan (fishbone), diketahui ada 4 (empat) alternatif strategi dan untuk mendapatkan keefektifan, efisiensi, dan kemudahan, dari setiap alternatif dimaksud dengan menggunakan teori tapisan sebagai salah satu teori analisis manajemen yang diajarkan dalam modul Diagnose Reading sebagai berikut : Tabel : Teori Tapisan No

Alternatif Strategi

1.

Peningkatan kualitas SDM rendah

2.

3.

4.

Efektivitas

Efisiensi

4

4

3

11

Optimalisasi Pemanfaatan dana APBN

4

3

3

10

Pembuatan Aplikasi Data Base Kepegawaian

5

5

5

15

4

3

5

12

Pengadaan sarana prasarana

Kemudahan Total

Ket

Terpilih

Guna mewujudkan pengelolaan administrasi kepegawaian yang optimal, dan sekaligus untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan langkah-langkah yang strategis dan berkesinambungan, serta dilakukan secara terus menerus. Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

4

Berkenaan dengan hal-hal tersebut diatas, dalam rangka mencapai kondisi ideal yang diinginkan dalam proses pengelolaan administrasi kepagawaian,

akan

dirancang

Proyek

Perubahan

dengan

judul

“Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan”, yang bertujuan untuk menyediakan informasi pegawai yang akurat dan teritegrasi,

sehinga

diharapkan

dapat

mendukung

perencanaan,

pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan.

B. TUJUAN 1. Tujuan Umum yang akan dicapai dalam pelaksanaan proyek perubahan ini, yaitu : a. Meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan; b. Menyediakan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan terintegrasi, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan. 2. Tujuan Khusus yang akan dicapai dalam pelaksanaan proyek perubahan ini, yaitu : a. Tujuan Jangka Pendek 1) Menyiapkan rancang bangun aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan; 2) Menyediakan data kepegawaian yang akurat dan teritegrasi;

b. Tujuan Jangka Menengah 1) Membangun aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan; 2) Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi kepegawaian di lingkungan Biro Perencanaan.

c. Tujuan Jangka Panjang Menyediakan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan terintegrasi, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan. Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

5

C. MANFAAT Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan proyek perubahan ini yaitu: 1. Menjadi raw model untuk satuan kerja lainnya di lingkungan Kemnakertrans, dalam membuat aplikasi database kepegawaian, yang akan di hubungkan (online) dengan Biro Kepegawaian Kemnakertrans. 2. Penyediaan data dan informasi kepegawaian yang akurat dan terintegrasi, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan 3. Meningkatkan pelayanan pengelolaan administrasi kepegawaian, guna mendukung perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan;

D. RUANG LINGKUP Ruang lingkup proyek perubahan pembuatan aplikasi database kepegwaian Biro Perencanaan, meliputi : 1) Pembentukan Tim Pelaksana; 2) Pembuatan rancang bangun aplikasi database kepegawaian; 3) Penjelasan kepada stakeholders internal maupun eksternal; 4) Pembuatan aplikasi database kepegawaian; 5) Uji coba syatem aplikasi; 6) Menyebarluaskan model aplikasi kepegawaian; 7) Inventarisasi data dan update data kepagawaian Biro Perencanaan; 8) Penerapan sistem aplikasi secara berkelanjutan; 9) Monitoring dan Pelaporan; 10) Pengembangan sistem aplikasi; 11) Penyusunan laporan.

E. CAPAIAN KEBERHASILAN Implementasi proyek perubahan Pembuatan Aplikasi Database Kepegawaian Biro Perencanaan dalam waktu jangka pendek ini, telah mencapai keberhasilan, dan diuraikan sebagai berikut : 1. Tersusun Tim Pelaksana; 2. Tersusunnya

dokumen

perencanaan

pembuatan

aplikasi

database

kepegawaian Biro Perencanaan tahun 2015; Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

6

3. Tersusunnya rancang bangun aplikasi database kepegawaian; 4. Tersusunnya data kepegawaian; 5. Terlaksananya koordinasi dengan Biro Kepegawaian tentang rencana implementasi sistem aplikasi database sebagai rawmodel bagi satuan kerja di lingkungan Kemnakertrans.

F. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN 1. Deskripsi Implementasi Proyek Perubahan Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia lingkup pemerintahan, khususnya administrasi kepegawaian PNS harus dikelola secara optimal, efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pemerintah telah menetapkan kebijakan

sistem

e-government,

yang

salah

satunya

terkait

dengan

pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian. Sistem Informasi Kepegawaian pada unit kerja Biro Perencanaan saat ini masih menggunakan sistem informasi pegawai secara manual, sehingga kebutuhan akan pencarian data secara cepat dan akurat belum optimal, masih belum mendukung kecepatan perubahan dan penambahan (update) data pegawai secara akurat dan cepat, karena tidak adanya sistem pengaturan database pegawai secara terintegrasi, sehingga hal tersebut dapat mempersulit dan membutuhkan waktu lama dalam proses penginputan dan pelaporan. Berkenaan dengan hal tersebut, dalam rangka mengatasi permasalahan tersebut, maka

disusunlah

Proyek

Perubahan

“Pembuatan

Aplikasi

Database

Kepegawaian Biro Perencanaan”, yang bertujuan untuk menyediakan data dan informasi pegawai yang akurat dan cepat serta teritegrasi, guna meningkatkan

kualitas

pengelolaan

administrasi

kepegawaian

di

lingkungan

Biro

Perencanaan, serta mendukung penyediaan data kepegawaian yang akurat dan teritegrasi dalam rangka perencanaan, pengembangan, dan pengendalian pegawai di lingkungan Biro Perencanaan. Aplikasi database kepegawaian ini akan dijadikan rawmodel bagi seluruh satuan kerja di lingkungan Kemnakertrans, hal ini dinyatakan oleh Biro Kepegawaian pada kegiatan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional di lingkungan Kemnakertrans, tanggal 6 November 2014, bertempat di Pomehotel, Jakarta, yang

ditindaklanjuti

oleh

Biro

Kepegawaian

yang

telah

menetapkan

petugas/pegawai sebagai admin dalam implementasinya sistem aplikasi pada masing-masing satuan kerja, sehingga database kepegawaian satuan kerja di Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

7

lingkungan Kemnakertrans sudah bisa terhubung langsung (online) dengan sistem aplikasi yang ada di Biro Kepegawaian. Database kepegawaian Biro Perencanaan dibangun pada waktu jangka pendek ini masih berupa aplikasi offline, artinya pada tahap ini belum terhubung langsung (online) dengan aplikasi database Biro Kepegawaian, tahun depan pada waktu jangka menengah akan dihubungkan langsung (online) dengan aplikasi Biro Kepegawaian. Aplikasi database kepegawaian ini berisikan, antara lain : Nama Pegawai, Jabatan, NIP, Tanggal Lahir, Alamat, TMT CPNS, TMT PNS, Golongan Ruang (TMT), Pendidikan Terakhir, Unit Kerja, Unit Kerja Induk, Kedudukan PNS, Agama, Status Pernikahan, Jumlah Anak, diklat yang pernah diikuti, dan Keterangan lainnya, sedangkan cara kerja dari aplikasi ini adalah dengan menginput NIP Pegawai, maka akan terlihat tayangan data pegawai dimaksud. Adapun proyek perubahan pembuatan aplikasi database kepegawaian ini termasuk dalam jenis Inovasi Teknologi.

a. Spesifikasi Aplikasi Database Kepegawaian Aplikasi database kepegawaian menggunakan dua aplikasi pendukung keluaran Microsoft Visual basic dan Acces. Microsoft Visual Basic digunakan sebagai tampilan, design dan manajemen proses kerja aplikasi, dengan objek-objek yang digunakan, antara lain : 

Form lembar kerja;



Label kontrol yang digunakan untuk menampilkan teks;



Textbox kontrol yang mengandung string;



Option sering digunakan lebih dari satu pilihan;



Combobox merupakan konbinasi dari TextBox dan suatu ListBox;;



DataGrid Tampilan utuh;



Button merupakan kontrol hampir ditemukan pada setiap form.

Microsoft acces digunakan sebagai manajemen database dengan menggunakan field, antara lain:

\


8

              

NIP Nama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Bulan Tahun Alamat Kelurahan Kecamatan Kotamadya Kode Pos Telepon No HP Jabatan Golongan

              

TMT Kenaikan Pangkat TMT CPNS TMT PNS Pendidikan Terakhir Instansi Kerja Unit Kerja Unit Kerja Induk Status Pernikahan Jenis Kelamin Agama Jumlah Anak Keterangan Lain Th Diklat 1 Th Diklat 2 Th Diklat 3

            

Th Diklat 4 Th Diklat 5 Th Diklat 6 Th Diklat 7 Th Diklat 8 Diklat 1 Diklat 2 Diklat 3 Diklat 4 Diklat 5 Diklat 6 Diklat 7 Diklat 8

Microsoft Visual Basic merupakan sebuah Bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM). Visual Basic merupakan turunan Bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat. Sedangkan Microsoft Acces adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. b. Alur Proses Kerja Aplikasi INPUT Tambah Data Simpan Data


Ubah Data Hapus Data

OUTPUT Cetak data Urut Data Cari Data PROSES ( Penyimpanan database ke Acces )



9

c. Rancang Bangun Tampilan Interface Aplikasi Kepegawaian


10

d. Rancang Bangun Tampilan Interface Report Aplikasi Kepegawaian


11

2. Struktur Organisai dan Personil Struktur Organisasi

Stakehol ders Eksternal

Personil

Kepala Biro Perencanaan Kepala Bagian Perencanaan Umum

Stakehol ders Internal

Kasubbag Tata Usaha

Tim Teknis

Tim Administrasi

Mentor : Kunjung Masehat, SH, MM Project Leader: Mulyadi, SE, M.Si. Koordinator Suwandi , SE Tim Teknis :  Aryo Wibisono  Subiadmoko Tim Administrasi :  Mardiyanti,  Neng Rivoli Stakeholder: - Eksternal  Badan Kepegawaian Nasional  Biro Organisasi dan Kepegawaian  Rekanan IT -

Internal  Pegawai Biro Perencanaan

3. Uraian Tugas a. Mentor 1) Memberikan arahan, motivasi, bimbingan dan dukungan dalam merencanakan dan implementasi proyek perubahan. 2) Memberikan persetujuan atas dokumen rencana proyek perubahan dan implementasi proyek perubahan. 3) Memantau capaian pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan rencana kerja dan jadwal pelaksanaan. b. Project Leader 1) Mengusulkan rancangan proyek perubahan


12

2) Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan penyusunan rencana, dan implementasi proyek perubahan. 3) Memimpin dan mengarahkan anggota tim kerja 4) Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder baik internal maupun eksternal dalam mendukung keseluruhan tahapan proyek perubahan. 5) Melaksanakan, mengendalian dan memantau seluruh tahapan proyek perubahan dengan memanfaatkan seluruh sumberdaya yang ada. 6) Membuat laporan implementasi proyek perubahan. c. Kasubbag Tata Usaha 1) Mengkoordinasikan penyusunan Tim Pelaksana; 2) Mengkoordinasikan penyusunan dokumen perencanaan pembuatan aplikasi database; 3) Mengkoordinasikan penyusunan rancang bangun aplikasi database; 4) Mengkoordinasikan inventarisasi data kepegawaian;

d. Anggota Tim 1) 2) 3) 4)

Menyusun konsep SK Tim Pelaksana; Menyiapkan dokumen rancangan proyek perubahan Menyusun konsep rancangan aplikasi database Menyusun laporan

e. Stakeholder 1) Memberikan usulan dan masukan terkait penyusunan aplikasi database. 2) Memberikan data dan infromasi pada saat persiapan dan implementasi proyek perubahan. 3) Koordinasi pada saat persiapan dan pelaksanaan implementasi proyek perubahan. 4) Sebagai pengguna/ penerima manfaat proyek perubahan. 4. Partisipasi Stakeholders a. Stakeholders Internal 1) Kepala Biro Perencanaan


13

2)

3)

4)

5)

6)

Berperan sebagai pengarah dan Pembina dalam pelaksanaan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan; Kepala Bagian Perencanaan Umum Berperan sebagai Project Leader dan penanggung jawaba dalam kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan; Kasubbag Tata Usaha Biro Perencanaan Berperan sebagai koordinator dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan; Tim Teknis Berperan sebagai pelaksana teknis dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan; Tim Administrasi Berperan sebagai pelaksana administrasi dan kesekretariatan dalam pelaksanaan kegiatan pembuatan Aplikasi Database Kepegawaia Biro Perencanaan; Pegawai di lingkungan Biro Perencanaan Sebagai penerima manfaat dari aplikasi database kepegawaian, sehingga diharapkan proses usulan administrasi kepegawaian diselesaikan secara benar dan tepat waktu.

b. Stakeholders Internal 1) Biro Organisasi dan Kepegawaian Berperan sebagai Pembina dan menerima output dari Biro Perencanaan untuk proses selanjutnya dalam hal usulan tentang proses administrasi kepegawaian. 2) Badan Kepegawaian Nasional Berperan sebagai Pembina dan penerima output dari Biro Organisasi dan Kepegawaian dan Biro Perencanaan untuk proses selanjutnya dalam hal usulan tentang proses administrasi kepegawaian. 3) Rekanan Teknologi Informasi Berperan sebagai pelaksana (Pihak ketiga) pembuatan aplikasi database kepegawaian Biro Perencanaan.


14

7. Peta Stakeholders

BALITFO E

Ir. Bambang Hariyadi,MM Mentor

SES. DITJEN Sri Widoyo, SE,MM Project Leader

KA. DINAS PROP/KAB/KOT

Kasubbid Fungsional & Kerjasama

Coach

Kasubbid Kepemimpinan Manajemen & Teknis

KABID PROGRAM DAN KABAG.TU

Garis Hierarki/ Perintah Garis Koordinasi


15

8. Anggaran Anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi ini, adalah sebesar Rp. 75.000.000,(Tujuh puluh lima juta rupiah), yang meliputi anggaran jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang, dengan rincian sebagai berikut : i. Jangka Pendek Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka Pembuatan Sistem InformasiPenyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi, dalam jangka pendek selama 2 bulan (60 hari) meliputi : NO 1.

2

URAIAN KEGIATAN

VOLUME

ANGGARAN (Rp.)

Belanja Bahan -

ATK,Komputer Suplies, Cetak dan Jilid

1

Pkt

3.350.000

-

Biaya konsumsi rapat persiapan

4

Pkt

2.000.000

4

OK

800.000

Belanja Perjalanan Lainnya -

Transport Pengumpulan Bahan dlm rangka inventarisasi data (2 Org X 2 Kl) JUMLAH

6.150.000

ii. Jangka Menengah Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, dalam jangka menengah selama 1 tahun meliputi : NO 1.

2.

URAIAN KEGIATAN

-

ATK

1

Pkt

1.000.000

-

Komputer Suplies

1

Pkt

1.000.000

-

Biaya konsumsi rapat

2

Pkt

1.000.000

84

OB

11.150.000

1

Pkt

50.000.000

10

OK

1.500.000

Honor yang terkait dengan output kegiatan Honorarium (7 org x 12 bulan)

Belanja barang non operasional lainnya -

4.

JUMLAH BIAYA (Rp.)

Belanja Bahan

3.

VOLUME

Jasa Konsultan Pembuatan aplikasi

Belanja Perjalanan Lainnya -

Transport Pengumpulan Bahan (5 Org X 2 Kl) JUMLAH


65.650.000

16

iii. Jangka Panjang Alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam rangka penerapan dan pengembangan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, dalam jangka panjang atau tahun kedua dari pembuatan sistem ini meliputi : NO 1.

2.

URAIAN KEGIATAN

VOLUME

JUMLAH BIAYA (Rp.)

Belanja Bahan -

ATK

1

Pkt

500.000

-

Komputer Suplies

1

Pkt

800.000

1

Pkt

1.900.000

Honor yang terkait dengan output kegiatan -

Honorarium petugas entry/update data (2 org ) JUMLAH

3.200.000

b. Tahapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Tahapan kegiatan Proyek Perubahan Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi, meliputi kegiatan-kegiatan pada capaian pada tahap jangka pendek (kurun waktu 2 bulan), jangka menengah, dan jangka panjang, adalah sebagai berikut :


17

i. Jangka Pendek No

Kegiatan Utama

Focus

Tujuan

1.

Rapat Koordinasi dengan Stakeholders

Penyampaian informasi rencana pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Membahas persiapan pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyeleggaraan diklat

      

2.

Rapat Persiapan

Penyampaian informasi rencana pelaksanaan pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat

Menyamakan persepsi dalam pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

3.

Rapat Pembentukan Tim Pelaksana

Pembentukan Tim Kerja pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Menyusun tugas dan kewenangan Tim Pelaksana

Penyusunan Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)

Tersediannya KAK Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat.

Menyiapkan bahan pendukung pembahasan anggaran 2015

4.

Stakeholders

waktu

Potensi Kendala

output

22-92014, jam.10.00 – 13.00 WIB

-

Kesepakatan dengan stakeholders dalam pembuatan Sistem informasi penyeleng. diklat

Memimpin rapat

 Notulen hasil rapat  Dokumentasii pelaksanaan rapat

 Kasubbid.Fungsional Dan Kerjasama  Kasubbid. Kepemimpinan Manajemen & Teknis  Staf dilingkungan Bidang Penyelenggaraan

25 -92014, Jam.10.00 -13.00 WIB

-

Kesepakatan dan kesamaan persepsi dalam pelaksanaan pembuatan sistem informasi

Memimpin rapat

 Notulen hasil rapat  Dokumentasi pelaksanaan rapat

 Kasubbid.Fungsional & Kerjasama  Kasubbid. Kepemimpinan Manajemen & Teknis  Tim Teknis  Tim adm  Kasubbid.Fungsional & Kerjasama  Kasubbid.Kepemim, Manaj & Teknis  Tim Teknis  Tim adm

26-27 Sept 2014

-

- Menyusun S.K Tim draf SK Tim Pelakana - Mengusulka Pembuatan n draf SK sistem informasi Tim penyelenggaraan diklat

SK Tim Pelaksana Pembuatan sistem informasi penyelenggaraam diklat

-

Kerangka Acuan Kegiatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat.

Kerangka Acuan Kegiatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat

Balitfo Kapusdiklat Kabid Program Kabag TU Rekanan IT Tim Teknis Tim adm.


Jam.10.0013.00 WIB

07 – 30 Okt 2014

Peran Project Leader

Menetapkan KAK

Evidence/ Bukti

18

5.

Membuat rancang bangun aplikasi database kepegawaian

Pembuatan rancang bangun aplikasi database kepeg

Menyiapkan rancang bangun aplikasi database kepegawaian

   

Kasubbag TU Tim Teknis Tim adm. Rekanan IT

8 – 14 Okt 2014

6.

Inventarisasi data kepegawaian

Inventarisasi data pegawai di lingkungan Biro Perencanaan

Menghimpun data pegawai di lingkungan Biro Perenca naan

 Kasubbag TU  Tim Teknis  Tim adm.

15 okt – 14 Nov 2014

7.

Monitoring dan pengendalian

Melakukan monitoring dan pengendalian terhadap pelaksanaan penyusunan rancang bangun aplikasi database kepegawaian

Mengidentifikasi secara dini potensi permasalahan dan upaya pemecahan masalah dalam pelaksanaan pembuatan aplikasi database kepegawaian

 Kasubbag TU  Tim Teknis  Tim adm.

22 sept -10 Des 2014


-

Data yang belum valid -

Rancangan aplikasi database kepegawaian

Menetapkan rancang bangun aplikasi database kepeg

Dokumen Rancang bangun aplikasi database kepegawaian

Data Pegawai Biro Perencanaan

Memonitor dan validasi data pegawai

Data Pegawai Biro Perencanaan

Laporan Monitoring dan pengendalian

Melaksanakan monitoring dan pengendalian


19

ii. Jangka Menengah No

Kegiatan Utama

Focus

Tujuan

Stakeholders

waktu

 Kasubbid Fungsional & Kerjasama  Kasubbid Kepemimpin an Manaj & Teknis  Tim Teknis  Tim adm  Kasubbid Fungsional & Kerjasama  Kasubbid Kepemimpin an Manaj & Teknis  Tim Teknis  Tim adm  Kasubbid Fungsional & Kerjasama  Kasubbid Kepemimpin an Manajemen & Teknis  Tim Teknis  Tim adm

Februari 2015

1.

Rapat Persiapan

Penyampaian informasi pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Menyamakan persepsi dalam pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

2.

Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (Renlakgiat)

Tersedianya Rencana Pelaksanaan Kegitan (Renlakgiat)

Menyiapkan pedoman dalam pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

3.

Penunjukan rekanan pelaksana pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Penetapan Rekanan Pelaksana

Menunjuk Rekanan IT yang mampu melaksanakan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat


Potensi Kendala -

output Kesepakatan dan kesamaan persepsi dalam pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Peran Project Evidence/ Leader Bukti Memimpin  Notulen hasil rapat rapat  Dokumentasi pelaksanaan rapat

Februari 2015

-

Rencana Pelaksanaan Kegiatan (Renlakgiat)

Menyusun Renlakgiat

Dokumen Renlakgiat

Maret 2015

-

Dokumen Kontrak dengan Rekanan IT


Dokumen kontrak

20

4.

Pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Tersedianya media informasi penyelenggaraan diklat

Memberikan  Rekanan IT  Tim Teknis informasi penyelenggaraan diklat yang cepat dan akurat

Maret 2015

-

TV Monetor/ Videotron


TV Monetor/ Videotron

5.

Uji coba sistem informasi penyelenggaraan diklat

Media informasi penyelenggaraan diklat

April 2015

-

Data Informasi Penyelenggaraan Diklat


Data Informasi Penyelenggaraan Diklat

6.

Entry data informasi penyelenggaraan diklat

Entry data informasi penyelenggaraan diklat

April 2015

-

Data informasi penyelenggaran diklat


Data informasi penyelenggaraan diklat

7.

Penerapan Sistem Informasi Penyelenggaraan diklat Berbasis Teknologi

Data informasi penyelenggaraan diklat yang valid

Menguji  Kasubbid Fungsional operasionalisasi & penerapan Kerjasama sistem informasi  Kasubbid penyelenggaraan Kepemim diklat Manajemen & Teknis  Tim Teknis  Tim adm.  Rekanan IT Menyusun dan  Kasubbid Fungsional menyiapkan data & informasi Kerjasama penyelenggaraan  Kasubbid diklat Kepemimpin an Manaj & Teknis  Tim Teknis  Tim adm Mengupdate dan  Kasubbid Fungsional validasi data & Kerjasma informasi  Kasubbid penyelenggaraan Kepemimpin diklat an Manajemen & Teknis  Tim Teknis  Tim adm

April – Des 2015

-





21

8.


Melakukan monitoring dan pengendalian terhadap pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi

Mengidentifikasi secara dini potensi permasalahan dan upaya pemecahan masalah

 Kasubbid Fungsional & Kerjasama  Kasubbid Kepemimpin an Manajemen & Teknis

Jan Des 2015

-


Melaksanakan Monitoring dan pengendalian

Laporan hasil monitoring dan pengendalian pelaksanaan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi

iii. Jangka Panjang No

Kegiatan Utama

Focus

Tujuan

Stakeholders

waktu

1.

Penerapan dan pengembangan Media Informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi


Mengupdate dan validasi data informasi penyelenggaraan diklat

 Kasubbid Fung & Kerjasama  Kasubbid Kepemim Manajn & Teknis  Tim Teknis  Tim adm

Jan – Des 2016

2.


Melakukan monitoring dan pengendalian terhadap pelaksanaan pengembangan sistem informasi penyelenggaraan diklat

Mengidentifikasi scr dini potensi permslhn dan upaya pemecahan masalah pengembangan sistem informasi penyeleng diklat

 Kasubbid Fungs & Kerjasama  Kasubbid Kepemimpin an Manajemen & Teknis

Jan – Des 2016


Potensi Kendala -

-

output Data pegawai Biro Perencanaan


Peran Project Leader Monitoring dan pengendalian

Evidence/ Bukti Data pegawai Biro Perencanaan


Melakukan monitoring dan pengendalian terhadap pengembangan sistem informasi penyelenggaraan diklat

22


23

c. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah Potensi masalah dalam pelaksanaan proyek perubahan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi kemungkinan dapat terjadi, untuk itu diperlukan identifikasi potensi permasalahan yang dapat menghambat implementasi proyek perubahan dimaksud. Adapun faktor-faktor yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan meliputi : a. Sumber daya Manusia Kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia pada Bidang Penyelenggaraan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, yang akan menerapkan sisem informasi penyelenggaraan diklat ini belum optimal, sehingga potensi kendala yang muncul yaitu media informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi belum dapat diterapkan secara maksimal. Untuk mengatasi potensi kendala tersebut, diperlukan peningkatan kapasitas petugas dan menambah jumlah pegawai yang akan menerapkan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, melalui pelatihan dan rekruitmen pegawai. b. Sarana dan Prasarana Sarana komputer (hardware) yang digunakan untuk mengopersionalkan sistem informasi penyelenggaraan diklat ini menggunakan komputer yang ada, artinya tidak melakukan pengadaan komputer untuk kegiatan pembuatan sistem informasi tersebut. Sedangkan sarana yang harus disediakan melalui pengadaan yaitu : 1. CD Installer Program Software Promosi TVP – Lay Lout Split dan Full – Program Setup – Tutorial – Sample Data – Template Datar; 2. DVI to RGB 1 pcs; 3. USB Dongle 1 pcs; 4. VGA Card PCI Include S-Video out put 512 mb; 5. TV Tuner Internal/Eksternal monitor 50 inch 6. Kabel RCA 15 m atau kabel RGB 15 m; 7. Stereo to RCA + RCS Connector. Untuk saat ini operasional aplikasi database masih bisa menggunakan komputer yang tersedia di Bidang Penyelenggaraan Pusat Pendididkan dan Pelatihan Pegawai, ke depan setelah 1 tahun berjalan, seyogyanya dilakukan pengadaan komputer, untuk menggantikan komputer yang sudah ada, sehingga operasional sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi ini berjalan dengan baik.

d. Rencana Kegiatan (Time Schedule) Pelaksanaan Proyek Perubahan Rencana kegiatan (time schedule) pelaksanaan proyek perubahan pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi pada Pusat Pendidikan dan Laporan Implementasi Proyek Perubahan Diklat Pim III Angkatan XI Tahun 2014

24

Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, meliputi Rencana Pelaksanaan Jangka Pendek (2 bulan), Rencana Pelaksanaan Jangka Menengah (1 tahun), dan Rencana Pelaksanaan Jangka Panjang (2 tahun dst), seperti tercantum dalam lampiran.

9. PENUTUP Laporan Implementasi Proyek Perubahan Pembuatan Sistem Informasi Penyelenggaraan Diklat Berbasis Teknologi Pada Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi, memuat tentang implementasi pelaksanaan proyek perubahan, yang meliputi tahapan kegiatankegiatan yang dilaksanakan dalam rangka pembuatan sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi. Laporan ini memuat tentang capaian keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan dan deskripsi implementasi proyek perubahan, penyusunan rancang bangun sistem informasi penyelenggaraan diklat berbasis teknologi, hingga pelaksanaan monitoring dan pengendalian. Pada akhirnya, diharapkan pelaksanaan proyek perubahan ini dapat menyediakan data dan informasi penyelenggaraan diklat yang akurat dan cepat serta teritegrasi, guna

meningkatkan

kualitas

penyelenggaraan

diklat

di

lingkunganPusat

Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi.


25


26

LAMPIRAN


27

KALENDER DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XI KEMNAKERTRANS TAHUN 2014

Bulan, Hari & Tanggal Agustus

Minggu

Senin

Selasa

Rabu

Kamis

3 10 17 24 31

4 11 18 25

5 12 19 26

6 13 20 27

7 14 21 28

Senin 1 8 15 22 29

Selasa 2 9 16 23 30

Minggu

Senin

Selasa

5 12 19 26

6 13 20 27

7 14 21 28

September Minggu

Oktober

Bulan, Hari & Tanggal Sabtu 2 9 16 23 30

November

7 14 21 28

Jumat 1 8 15 22 29

Rabu 3 10 17 24

Kamis 4 11 18 25

Jumat 5 12 19 26

Sabtu 6 13 20 27

Desember

Rabu 1 8 15 22 29

Kamis 2 9 16 23 30

Jumat 3 10 17 24 31

Sabtu 4 11 18 25

Keterangan :

Minggu

Senin

Selasa

Rabu

kamis

Jumat

2 9 16 23 30

3 10 17 24

4 11 18 25

5 12 19 26

6 13 20 27

7 14 21 28

Sabtu 1 8 15 22 29

Minggu

Senin 1 8 15 22 29

Selasa 2 9 16 23 30

Rabu 3 10 17 24 31

Kamis 4 11 18 25

Jumat 5 12 19 26

Sabtu 6 13 20 27

7 14 21 28

OFF 1 = 5 hari kerja (Tgl 21 - 27 Agustus 2014) OFF 2 = 60 hari kerja (Tgl 22 September - 11 Desember 2014) Mandiri (Tgl 23 Agustus, 6, 20,27 September, 4,11,18,25 Oktober, 1,8,15,22,29 November, 6 dan 13 Desember 2014 Tgl 16 September 2014 Persiapan seminar Presentasi Proyek Perubahan Tgl 13 September 2014 Seminar Benchmarking Tgl 17 September 2014 Seminar Presentasi Proyek Perubahan Tgl 15 Seminar Laboratorium Kepemimpinan Tgl 12 Desember 2014 Persiapan Seminar Lab. Kepemimpinan Tgl 16 Desember 2014 Perbaikan hasil Seminar Lab. Kepemimpinan, Evaluasi Kepemimpinan dan Penutupan ON = Tgl 11 - 20 Agustus 2014 = Tgl 28 Agustus - 19 September 2014 = Tgl 12 - 16 Desember 2014

JADWAL TAHAPAN KEGIATAN UTAMA PROYEK PERUBAHAN PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN No.

Kegiatan Utama

Jan

Feb

Mart

April

Mei

TAHUN 2015 Juni Juli

Agst

Sept

Okt

Nov

Des

Penanggung Jawab

A. Jangka Menengah 1.

Rapat Persiapan

2.

Proses Penunjukan Pelaksana Proyek (Pihak Ketiga)

3.

Pembuatan Aplikasi database kepegawaian (hardwaresoftware)

4.

Uji coba aplikasi

Aryo Wibisono

5.

Entry data kepegawaian

Kasubag TU

6.

Penerapan Sistem Aplikasi

Kasubag TU

7.

Monitoring dan Pelaporan

Kabag Renum

Kabag Renum

Kasubag TU Rekanan IT


Kegiatan Utama

Jan

Feb

Mart

April

Mei

TAHUN 2016 - 2017 Juni Juli

Agst

Sept

Okt

Nov

Des

Penanggung Jawab

A. Jangka Panjang 1.

Penerapan Sistem Aplikasi

2.

Monitoring dan Pelaporan

Kasubag TU Kabag Renum


Kegiatan Utama

22

SEPTEMBER 2014 23 24 25 26 29

30

1

2

3

6

7

8

9

10

13

14

OKTOBER 2014 15 16 17 20

21

22

23

24

27

28

29

30

31

Penanggung Jawab

A. Jangka Pendek 1.

Rapat Persiapan

Kabag Renum

2.

Pembentukan Tim Pelaksana

Kabag Renum

3.

Penyusunan Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)

Kabag Renum

4.

Rapat Koordinasi dengan Stakeholders

Kabag Renum

5.

Membuat rancang bangun aplikasi database kepegawaian

Kasubag TU

6.


Kasubag TU

7.


Kabag Renum

No.

Kegiatan Utama

3

6

7

8

9

12

13

14

NOVEMBER 2014 15 16 19 20

21

22

23

26

27

28

29

30

3

4

5

DESEMBER 2014 6 7 10 11

12

13

14

Penanggung Jawab

A. Jangka Pendek 8.


Kasubag TU

9.

Monitoring dan Pengendalian

Kabag Renum

KERANGKA ACUAN KEGIATAN PEMBUATAN APLIKASI DATABASE KEPEGAWAIAN BIRO PERENCANAAN

Recommend Documents