1
Penyusunan Distinct Job Profile Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara VII
Latar belakang • •
•
DJP adalah alat manajemen dan dokumen formal DJP menjelaskan bagaimana seharusnya setiap jabatan berperan dan berkontribusi mensukseskan cita-cita perusahaan DJP adalah salah satu batu pondasi bagi penerapan HCM System
2 © 2013 LPP. All Right Reserved
Kegunaan DJP DJP adalah single refence document yakni acuan tunggal yang dijadikan sebagai petunjuk utama dalam mengelola sub-sub pengelolaan human resource lainnya, seperti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Assessement, Recruitment, Selection and placement, Orientation-training and development, Performance management, Career management, Job evaluation, Compensation and benefit 3
© 2013 LPP. All Right Reserved
Perbandingan isi job desc dan DJP
Job desc.
Distinct job desc.
Identitas jabatan
Job mission
Fungsi jabatan
Job illustration
Job dimension
Main responsibility
Key performance indicator
Main auhtority
Working environment
Inborn relationship within job
Job Requirement
Tanggung jawab
wewenang
© 2013 LPP. All Right Reserved
Job Pprerequisite
Competency Requirement
Competence Propensity Gauge
job within Organization Chart
Job distinct manual Misi Jabatan (job mission), merupakan pernyataan singkat dan jelas yang terdiri dari satu sampai dua kalimat, yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Misi jabatan haruslah dapat menjawab pertanyaanpertanyaan: 1. 2. 3. 4.
Apa tujuan utama diciptakannya jabatan ini bagi perusahaan? Apa kontribusi spesifik jabatan tersebut pada organisasi? Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan? Mengapa organisasi membutuhkan jabatan tersebut?
sebagai contoh misi jabatan dari manajer pemasaran “Memastikan berjalannya kegiatan pemasaran serta dihasilkannya peluang-peluang bisnis dan strategi penjualan sesuai arah kebijakan perusahaan”. 5 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Ilustrasi Jabatan (Job Ilustration), terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam ilustrasi jabatan adalah 1. Identifikasi aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan. 2. Identifikasi output penting yang dihasilkan jabatan, 3. Laporan-laporan yang harus dibuat dan diserahkan kepada pihak lain. (keterkaitan peran dengan proses bisnis)
6 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Dimensi Jabatan (job dimension), lingkup pekerjaan atau besaran-besarang penting yang memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung terhadap bobot suatu pekerjaan pekerjaan. Antara lain contohnya seperti: 1. Lingkup daerah operasi adalah regional, nasional, internasional 2. Besar nilai aset yang menjadi tanggungjawabnya 3. Jumlah jenis komoditas yang menjadi tanggungjawabnya 4. Luas areal kebun 5. Kelas kebun 6. Kapasitas produksi 7. Jumlah tenaga kerja yang dikelola 8. Jumlah relasi atau komuniaksi yang harus dijalin dengan stake holder
7 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Tanggung jawab utama (main responsibility), ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Antara lain contohnya seperti: 1. Memastikan pelaksanaan implementasi kegiatan/program di lapangan berjalan dengan baik 2. Memastikan laporan-laporan kegiatan dari lapangan dan dari mitra kerja terhimpun tepat waktu 3. Memastikan dana pendukung kegiatan di lapangan dikelola dengan baik, efektif dan efisien sesuai dengan SOP
8 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicator), Indikatorindikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan
Antara lain contohnya seperti: 1. Produktivitas 2. Produksi 3. Rendemen 4. Ketapatan waktu laporan 5. Index CLI (indikator kinerja/KPI dikaitkan dengan tangggung jawab utama)
9 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Kewenagan Utama (main authority), hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu.
Contoh ilustrasi: 1. Meminta laporan 2. Menyusun rencana kegiatan/kerja 3. Mengakses data produksi harian 4. Menyusun jadwal blok panen 5. Menerbitkan surat perintah lembur 6. Menetapkan harga penjualan 7. Membina hubungan
10 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Lingkungan kerja (working environment), merupakan gambaran diskriptif dari kondisi lingkungan kerja pemangku jabatan secara fisik. Contoh ilustrasi; • Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan minimum • Bekerja di depan komputer rata-rata 7 jam per hari Atau • Pemangku jabatan bekerja 50% di kantor dan 50% di lapangan • Jam kerja : normal • Mobilitas : travelling (50% per bulan)
11 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Hubungan Kerja (inborn relationship within job), Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya.
Hubungan kerjanya dapat bersifat • Informatif: memberikan informasi • Konsultatif: memberikan saran dan rekomendasi • Koordinatif: menyelaraskan/menghubungkan aktivitas kerja • Kemitraan: penciptaan ikatan/kerjasama/hubungan penting Sebagai contoh sifat hubungan Manajer Produksi dengan : • Manajer pemasaran – konsultatif dan koordinatif • Manajer keuangan – konsultatif • Suplier– kemitraan 12 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual Job requirement : Job prerequisite, hal-hal harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Contoh: Sehat jasmani & rohani; Bersedia melakukan perjalanan dinas di luar wilayah kerja; Memiliki kepedulian terhadap hubungan sosial; Tinggi badan Competency Requirement, merupakan kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada si pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan Contoh: HR Manager : HR management knowledge, legal, Presentation Skill, Influencing others, dll.
13 © 2013 LPP. All Right Reserved
Job distinct manual
Job requirement : Competence Propensity Gauge, adalah hal-hal yang dapat dijadikan ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang disyaratkan, seperti pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, sertifikat yang dimiliki, benchmarking, magang, pengalaman kerja dll.
14 © 2013 LPP. All Right Reserved
Proses Penyusunan DJP (pendampingan) ...hari
Pengumpulan Data • Identifikasi Job title • Desk study job profile
...hari
Workshop I • Sosialisasi • Penyusunan DJP Kandir & Distrik
...hari
Workshop II • Penyusunan DJP Tanaman Tahunan & Semusim
...hari
Review Tim LPP
• Pengkajian ulang hasil evaluasi DJP oleh tim
...hari
Pembahasan Akhir
• Konfirmasi hasil DJP
Penyusunan DJP pada workshop I-II & Evaluasi dilakukan tim PTPN VII Evaluasi
Evaluasi
15 © 2013 LPP. All Right Reserved
Tim Penyusun dan Evaluasi Tim Penyusun
AKU
TAN
Yasir
Yuraidil
Kebun Sondang Tri Tan Yus Hidayat Pabrik Daniel Syafii AKU/SDM Bonie Tarna Distrik Tan Pabrik AKU SDM
Bambang S
WORKSHOP I Tek PG Krt Bambang 4 4 Ari 6 4 Aris 3 Widodo 2 2 2 2
Peng
Swt Arif 4 Adniyan 6 4
SDM & U
Teh Sas 4 4
Tim Evaluasi
16 © 2013 LPP. All Right Reserved
