Career & Talent Management System PT Perkebunan Nusantara VII (Persero) Lembaga Pendidikan Perkebunan Manajemen Agribisnis & Pengembangan 1 SDM 2013
Agenda Workshop 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pendahuluan Manfaat Career & Talent Management System (CTMS) Scope of work Output Framework Career & Talent Management System Model Career & Talent Management System Pola jalur karir Workflow activities
2 © 2013 LPP. All Right Reserved
Agenda 23-24 April 2013 • • • • •
Overview konsep Career & Talent Management System Identifikasi kondisi sistem karir dan suksesi Overview Internal Labor Market Analysis (ILM Analysis) FGD (Konsultasi hasil, Diskusi panel hasil) Pola Rekrutmen
3 © 2013 LPP. All Right Reserved
1. Pendahuluan Mengapa CTMS penting?
CTMS
DAYA TARIK
DAYA SAING
MEMERLUKAN KECERDASAN PENGELOLAAN SDM
PERTUMBUHAN BERKELANJUTAN
4 © 2013 LPP. All Right Reserved
2. Manfaat CTMS Pengembang an karir karyawan
Fokus untuk pendidikan dan pelatihan
Perencanaan suksesi
CTMS
Perencanaan SDM
Perencanaan rekrut, penempatan,
5 © 2013 LPP. All Right Reserved
3. Scope of work Cakupan kegiatan: Cakupan program ini meliputi penyusunan sistem karir dan talent management di PT Perkebunan Nusantara VII (Persero).
6 © 2013 LPP. All Right Reserved
4. Output Output yang dihasilkan: 1.
Internal Labor Market Analysis (ILM Analysis). Laporan analisis mengenai kondisi pengelolaan karir dan suksesi karyawan saat ini.
2.
Career path dan model succession planning. Manual yang berisi bagan yang mencerminkan tahapan perjalanan karir setiap jabatan yang ada dan model persiapan suksesinya.
3.
Kualifikasi setiap pemegang jabatan yang meliputi: persyaratan administratif, pendidikan, pelatihan, pengalaman, lisensi, dan sertifikasi, yang harus dipenuhi.
4.
Critical Development Experience (CDE) yang berisi pelatihan formal yang wajib diikuti dan beberapa penugasan yang wajib dikerjakan dalam setiap posisi jabatan serta informasi mengenai standar kompetensi yang perlu ditambah, diperkuat dan dipersyaratkan dalam setiap jabatan.
7 © 2013 LPP. All Right Reserved
Model Career & Talent Management System
Karyawan Baru
Proses Rekruitmen
Karyawan Lama
Assessment
Rekam Pengembangan Karir
Succession planning
Talent Pool Jalur spesialis
Penjelasan/ Feed back
Jalur Generalis
Tujuan Karir
Rencana Karir Individu (RKI)
Rencana Pengembangan Individu (RPI)
Monitoring dan Evaluasi
© 2013 LPP. All Right Reserved
8
5. Framework CTMS Career Oriented Development
Focused Education & Training
Strategic Workforce Planning
Career & Talent Management System
Systematic Succession Management
Recruitment, Hiring & Retention
9 © 2013 LPP. All Right Reserved
6. Model CTMS Perspektif Individu Komponen
Atribut
Outcome
Organisasi
Industri
• Jalur karir • Kualifikasi • Career Success Factors • Talent Pool
• Movement (jalur) • Mobility (diam ditempat/mobil) • Formality (formal ato informal) • Expertise •Connectivity (keterkaitan antar jalur) • Entry: Recruitment, selection, staffing • Development: Workforce planning, development, movement • Exit; Retention, reward
Lingkungan 10
© 2013 LPP. All Right Reserved
7. Pola Jalur Karir Fungsional
Job C
Job B
Struktural
Job E
Entrepreneur
Job D
Job C
Job C Job D
Job B Job B Job A
Job A
Job A
11 © 2013 LPP. All Right Reserved
8. Workflow activities Alur pelaksanaan project:
12 © 2013 LPP. All Right Reserved
WORKSHOP
13 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen Mengapa perlu membangun komitmen senior management team? 1. Salah satu faktor terpenting dalam melakukan proses improvement 2. Memiliki kekuatan untuk improve proses, representasi kemauan organisasi untuk berubah 3. Perubahan yang akan terjadi bergantung pada kemauan senior management untuk berubah
14 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen Tugas pokok senior management team 1. Menetapkan visi perubahan
2. Mendorong dan mengarahkan manager untuk terlibat dalam proses perubahan secara serius 3. Mendukung kerja tim pelaksana melalui lisan dan perbuatan 4. Mensuplai sumberdaya 5. Secara aktif menangani organizational incomentence
15 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen #1. Menetapkan visi perubahan 1.
Mengokomunikasikan tujuan yang ingin dicapai dari proses improvement yang akan dilakukan
2.
Menjelaskan kondisi organisasi seperti apa yang ingin diwujudkan
3.
Menjelaskan apa yang harus dilakukan jika proses improvement ini menemui kendala
4.
Yang harus dilakukan: 1.
Memahami tujuan jangka panjang yang ingin diwujudkan
2.
Komitment terhadap tujuan tersebut
3.
Senantiasa mengkomunikasikan apa yang organisasi harus lakukan 16
© 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen #2. Mendorong dan mengarahkan manager untuk terlibat dalam proses perubahan secara serius 1.
2.
Lead by example • Merubah pola kerja yang kurang terorganisasi, reaktif, menjadi well organized • Sering mengingatkan mengenai tujuan utama project dan keuntungan yang akan didapat jika project tersebut selesai Mengatasi resistensi • •
Merayakan keberhasilan Memamtau manager yang resisten dengan meminta laporan progress secara kontinyu
17 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen #3. Mendukung kerja tim pelaksana melalui lisan dan perbuatan
1.
Kunci proses imrovement adalah disiplin
2.
Melakukan cek hasil pekerjaan dan isu yang muncul secara teratur
3.
Menyesuaikan estimasi jika sulit dijangkau
18 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen #4. Mensuplai resources
1.
Mengalolaskikan resources yang cukup
2.
Memberikan fasilitas yang dibutuhkan
3.
Memberikan pelatihan jika diperlukan
19 © 2013 LPP. All Right Reserved
Step 1. Membangun Komitmen #5. Secara aktif menangani organization incompetence
1.
Menangani perubahan budaya
2.
Menangani skilled incompetence
20 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IA Identifikasi stakeholder: 1. 2.
Siapa yang menginisiasi? Siapa yang mendapat manfaat?
3.
Siapa yang memiliki power untuk menjadikan project ini sukses atau gagal?
21 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IA Identifikasi permasalahan sistem karir dan suksesi: Outcomes
Diagnosis
General
Bagaimana mekanisme pengelolaan karir dan kaderisasi di perusahaan saat ini?
Entry
Apakah jenjang karir diinformasikan dalam proses rekruitmen? Bagaimana proses pengkaderan yang selama ini terjadi?
Apaka karyawan baru mendapatkan mekanisme konseling, mentoring dan dipandu untuk menilai jenjang karir? Apakah perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai rekruitmen dari internal dan eksternal? Apakah tour of duty karyawan dijadikan pertimbangan dalam melihat kecocokan karyawan untuk dipromosikan?
Development Apakah training dan pengembangan yang dilakukan lebih banyak fokus pada upaya pengembangan karir atau mengikuti tawaran yang ada saja?
Apakah perencanaan SDM mempertimbangkan mutasi dan promosi karyawan? Apakah untuk mengisi posisi pejabat puncak setiap individu mmpersiapkan secara serius? Dan apakah kaderisasi utk pejabat puncak terintegrasi dengan program pengembangan (kursus jabatan)
Exit
Apakah jabatan dan struktur gaji menghalangi fleksibilitas karir karyawan? 22
© 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IA Merumuskan tujuan pengembangan Career & Talent Management System: 1. 2.
3. 4.
Dalam mengembangkan Career & Talent Management System kepentingan siapa yang lebih ditekankan? (Karyawan atau organisasi) Dimana fokus pengembangan sistem? • Untuk menyelesaikan masalah yang lalu dan saat ini • Untuk menjawab tantangan masa depan Apa alasan utama pengembangan CTMS (refer sistem karir dan suksesi framework, maksimal 2) Siapa yang memiliki power untuk menjadikan project ini sukses atau gagal?
23 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IA Pengembang an karir karyawan
Fokus untuk pendidikan dan pelatihan
Perencanaan suksesi
CTMS
Perencanaan SDM
Perencanaan rekrut, penempatan,
24 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IA Internal Labor Market Analysis 1.
Data apa saja yang dimiliki oleh bagian SDM?
2.
Apakah seseorang yang ikut kursus berjenjang akan segera dipromosikan? Kalau tidak, berapa lama rata-rata karyawan akan dipromosikan setelah selesai mengikuti kursus?
3.
Berapa lama rata-rata seseorang menempati posisinya sebelum dimutasikan?
4.
Apakah ada kecenderungan karyawan yang memilih untuk lintas jalur (lintas rumpun jabatan)?
5.
Bagaimana pola jalur karir yang terjadi saat ini?
25 © 2011 LPP. All Right Reserved
Workshop IB : Identifikasi permasalahan sistem karir dan suksesi: Outcomes General
Diagnosis Apakah ada kendala dalam pelaksanaan sistem karir & suksesi di perusahaan saat ini? Bagaimana mekanisme pengelolaan karir dan kaderisasi di perusahaan saat ini? Apakah job family yang ada menjadi kendala dalam pengembangan karir karyawan dan dalam perencanaan suksesi
Entry
Apakah jenjang karir diinformasikan dalam proses rekruitmen baik internal maupun eksternal
Bagaimana proses pengkaderan yang selama ini terjadi? Apaka karyawan mendapatkan mekanisme konseling, mentoring dan dipandu untuk menilai jenjang karir? Apakah perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai rekruitmen dari internal dan eksternal
Apakah tour of duty karyawan dijadikan pertimbangan dalam melihat kecocokan karyawan untuk dipromosikan? © 2013 LPP. All Right Reserved
26
Workshop IB Identifikasi permasalahan sistem karir dan suksesi: Outcomes
Diagnosis
Development Apakah training dan pengembangan yang dilakukan lebih banyak fokus
pada upaya pengembangan karir atau mengikuti tawaran yang ada saja? Apakah perencanaan SDM mempertimbangkan mutasi dan promosi karyawan? Apakah untuk mengisi posisi pejabat puncak setiap individu mmpersiapkan secara serius? Dan apakah kaderisasi utk pejabat puncak terintegrasi dengan program pengembangan (kursus jabatan)
Exit
Apakah jabatan dan struktur gaji menghalangi fleksibilitas karir karyawan?
27 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IB 1. 2. 3.
Bagaimana mekanisme pengelolaan karir dan kaderisasi di perusahaan saat ini? Apakah ada kendala dalam pelaksanaan sistem karir & suksesi di perusahaan saat ini?Sebutkan masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan karir dan suksesi! Apakah job families yang ada menjadi kendala dalam pengembangan karir karyawan & dalam perencanaan suksesi?
28 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IB 1. 2. 3. 4. 5.
Apakah jenjang karir diinformasikan dalam proses rekruitmen? Bagaimana proses pengkaderan yang selama ini terjadi? Apaka karyawan baru mendapatkan mekanisme konseling, mentoring dan dipandu untuk menilai jenjang karir? Apakah perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai rekruitmen dari internal dan eksternal? Apakah tour of duty karyawan dijadikan pertimbangan dalam melihat kecocokan karyawan untuk dipromosikan?
29 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IB 1.
2. 3.
Apakah training dan pengembangan yang dilakukan lebih banyak fokus pada upaya pengembangan karir atau mengikuti tawaran yang ada saja? Apakah perencanaan SDM mempertimbangkan mutasi dan promosi karyawan? Apakah untuk mengisi posisi pejabat puncak setiap individu mmpersiapkan secara serius? Dan apakah kaderisasi puncak terintegrasi dengan program pengembangan (kursus berjenjang)
30 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IB 1. Apakah jabatan dan struktur gaji menghalangi fleksibilitas karir karyawan?
31 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): K e g
Administrasi dan Keuangan,
SDM Perencanaan & Pengembangan
P e n u n j a n g
Pengembangan Pengadaan Bhn Baku
Operasional
Delivery Hasil
Pemasaran
Servis
Semusim Tahunan
Kegiatan Primer 32 © 2013 LPP. All Right Reserved
Workshop IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): Administrative & finance infrastructure
Product & tech development
Inbound logistic
Operations
Outbound Logistics
Marketing & Sales
Service
Semusim Tahunan
33 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): Administrative & finance infrastructure
34 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): Human resources management
35 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): Product & tech development
36 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan): Procurement
37 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan):
38 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan):
39 © 2013 LPP. All Right Reserved
Worksheet IC Identifikasi Job Families (Rumpun Jabatan):
40 © 2013 LPP. All Right Reserved
STRATA Pembin a
Penata
Pengat ur
Penyeli a
Juru
Pelaksa na
Kantor Direksi
DISTRIK
Unit Usaha
Worksheet IB (ILM Analysis, Direktorat SDM Umum) ILM SDM ……………….
………………………….
………………….
……………………………
42 © 2013 LPP. All Right Reserved