1
Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala Pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat Dalam Meraih Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Disusun Oleh : Nurhasanah Susilowati (105025001025)
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2010
2
PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA PERPUSTAKAAN PUSAT DOKUMENTASI dan INFORMASI ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan
Disusun Oleh : Nurhasanah Susilowati (105025001025)
Dibawah Bimbingan
Mukmin Suprayogi. M,Si NIP : 19620311999031001
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2010
3
PENGESAHAN PANITIA UJIAN
Skripsi berjudul PENGEMBANGAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA PADA PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH-LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA, telah diujikan dalam Sidang Munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 5 Maret 2010 . Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan. Jakarta, 5 Maret 2010
Sidang Munaqasyah
Ketua
Drs. Rizal Saiful-Haq, MA NIP. 19530319 199504 1 001
Sekretaris
Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19641215 199903 1 005
Penguji
Pembimbing
Kosam Rimbarawa, M.LS
Mukmin Suprayogi, M.Si
NIP. 320 000 689
NIP.
19620311999031001
ABSTRAK Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Tujuan penelitian ini untuk memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala PDII LIPI serta gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala PDII LIPI dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal pengembangannya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah. Dengan menggunakan sampel purposif dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sampel maximum variation lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang bermacam-macam. Hasil dari penelitian ini dapat diketahui bahwa PDII-LIPI, telah menetapkan kebijakan secara tertulis namun seiringnya waktu kebijakan tersebut dilaksanakan tidak secara tertulis tetapi tetap disesuaikan dengan hal-hal yang mengacu kepada kebutuhan peneliti dan pemakai, serta kemajuan teknologi. Dalam melakukan pengadaan terbitan berkala memalului dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Pengadaan terbitan berkala melalui pembelian biasanya adalah terbitan-terbitan asing melalui suplaier. Sedangkan pengadaan terbitan berkala dalam negeri didapatkan hadiah, jadi bila sebuah penerbit meminta ISSN (International Standart Series Number) harus memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Namun kendal yang dihadapi dalam pembelian dan hadiah sama yaitu pengiriman terbitan yang terlambat datang kepada PDII-LIPI. kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap
disesuaikan dengan, Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah, Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Pembelian dilakukan dengan cara memesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya.
44 i
5
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahiim Alhamdulillahiraabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rakhmat dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi berjudul “Pengembangan Koleksi Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia”. Serta tak lupa salawat dan salam ditujukan kepada panutan seluruh umat manusia Nabi besar Muhammad SAW. Dengan selesainya penulisan skripsi ini penulis menyadari bahwa banyak pihak yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini. Dengan penuh rasa hormat maka penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang tak terhingga kepada: 1. Dekan Fakultas Adab dan Humaniora Bapak Drs. Abdul Chair UIN Syarif Hidayatullah. 2. Ketua Jurusan Bapak Drs.Rizal Saiful-Haq, MA dan sekertaris Jurusan Ilmu Bapak Pungki Purnomo, MLIS Perpustakaan yang mencurahkan waktu, dan memberikan Ilmu kepada penulis. 3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, sebagai Dosen Pembimbing yang dengan sabar dan arif memberikan bimbingan, pengarahan, saran, kritik yang menggugah serta mendukung yang berarti dan motivasi kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Kosam Rimbarawa, MLIS sebagai dosen penguji yang memberikan masukan dan dorongan agar skripsi ini menjadi lebih baik. ii
6
5. Para Dosen Ilmu Perpustakaan yang tanpa pamrih memberikan seluruh Ilmu kepada penulis. 6. Seluruh pustakawan serta pegawai Perpustakaan Adab dan Humaniora, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah yang membantu dan memberikan Informasi yang dibutuhkan penulis dalam penyusunan skripsi. 7. Kepada Ibu Ir.Cut Armansyah, M.Si yang membantu memberikan semua informasi dan data yang dibutuhkan serta meberikan dukungan dan meluangkan banyak waktu penulis untuk meneliti dalam penyusunan skripsi. para Pustakawaan dan pegawai PDII-LIPI yang membantu mencarikan informasi serta memberikan waktu untuk memberikan data yang dibutuhkan penulis. 8. Kepada kakek (alm) H.M Ibrahim Sontosudirdjo dan nenek (alm) Hj. R Siti Uripah yang tanpa lelah membimbing, sabar, dan mencurahkan cintanya kepada penulis tanpa beliau penulis bukanlah siapa-siapa. “hasanah sangat merindukan dan mencintai kalian segenap jiwa dan raga”. 9. Kedua orang tuaku Bapak Edward Abimanyu dan ibu (alm) Mudjiati yang begitu mencintai penulis tanpa mereka aku tidak dapat menjadi seperti ini, serta adik-adikku Fitri Hayatiningrum, Aisyah Nurul Huda, Maulana Wijaya yang mencintaiku “Kakak sayang kalian semua”.
iii
7
10. Kepada tante-tante dan om-omku Bapak Ir. Tjahyana akir dan Ibu Gloria Kusumawati , Ir. Chairil dan Ir. Caroline Darmayanti serta Aldrin santoso dan istri, Alexander Taruna, seluruh saudaraku Maya, Icha, Ifa, Tasyi, Icham, Virly, Bagus, Chika, yang memberikan dukungan baik moril, materil, dan selalu menyemangati dan memberikan masukan tanpa bosan kepada penulis. 11.
Kepada seseorang special karena telah memberikan, mencurahkan kasih sayang, setia, sabar dan selalu memberikan perhatian walaupun lebih banyak membuat penulis menangis, kesel dan sebel tapi tetap Kok ‘terima kasih ya Kakak sudah meluangkan waktunya”
12. Teman-teman Ilmu Perpustakaaan Khususnya anak 2005 Mutia, Vani, Dwi, Magda, khususnya Yayah yang selalu sedia mejadi teman curhat dan berantem penulis, Dyta, Imas, Erna, Nunung, Nining, Badriah, Sella, Liza, Rohim, Eka, Uwo, Agus, Davi, Bambang, Irvan, Ridho, Puput, Babeh, kahfi, atas segala bantuan, dukungan, canda tawa, doa dan semangat yang ditularkan kepada penulis. 13. Temen KKN 2008 Abdi, Bibeh, Mr Lowbet, Pak Haji, Budi, Afnan, Anti, Rika, Andi, Latif, Veri dan teman-teman seperjuanganku Budi, Jefri, Arum, Bunga, Maya, untuk dukungannya, penyemangat dan memberikan masukan kepada penulis. Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, terima kasih bantuannya
iv
8
Penulis percaya tidak ada kebaikan yang sia-sia. Semoga Allah membalas semua kebaikan kalian dengan berkah, rahmat dan melimpahkan kasih sayangnya, amin. Besar harapan penulis. Semoga karya sederhana ini dapat berguna bagi peneliti maupun pembaca pada umumnya. Jakarta, Maret 2010
Penulis
v
9
DAFTAR ISI Abstrak . ...........................................................................................................
i
Kata Pengantar ................................................................................................
ii
Daftar Isi...........................................................................................................
vi
Daftar Bagan ....................................................................................................
ix
Daftar Lampiran ...............................................................................................
x
Bab I Pendahuluan ..........................................................................................
1
A. Latar Belakang ..............................................................................
1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah.............................................
4
C. Tujuan dan Manfaat ......................................................................
4
1. Tujuan Penelitian ....................................................................
4
2. Manfaat Peneltian ....................................................................
5
D. Metode Penelitian .........................................................................
5
1. Pendekatan penelitian .............................................................
5
2. Sampel ....................................................................................
6
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................
6
F. Tenik Pengolahaan Data ...............................................................
6
1. Sistematika Penulisan .............................................................
7
BAB II Tinjauan Literatur ..............................................................................
9
A. Perpustakaan khusus ...........................................................................
.9
1. Pengertian Perpustakaan Khusus ..................................................
.9
2. Fungsi Perpustakaan .....................................................................
11
vi
10
3. Koleksi Perpustakaan Khusus .......................................................
11
B. Terbitan Berkala ..................................................................................
18
1. Pengertian terbitan berkala.............................................................
18
2. Jenis Terbitan Berkala ...................................................................
19
C. Pengembangan Koleksi .......................................................................
21
1. Pengertian pengembangan Koleksi ...............................................
.21
2. Kebijakan Pengembangan koleksi ................................................
23
3. Apek-Aspek Pengembangan koleksi .............................................
24
4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku .........................................
25
a. Metode Pengadaan ..................................................................
25
b. Prosedure. ................................................................................
27
BAB III Gambaran Umum ..............................................................................
28
A. Profil ..............................................................................................
28
B. Visi dan Misi .................................................................................
29
1. Visi ..........................................................................................
.29
2. Misi .........................................................................................
29
C. Koleksi dan struktur Organisasi ..................................................... . 30 1. Koleksi ....................................................................................
30
2. Struktur Organisasi. .................................................................
31
D. Layanan Informasi Ilmiah .............................................................
.32
E. Keanggotaan...................................................................................
34
vii
11
F. Waktu pelayanan ...........................................................................
37
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. .....................................................
38
A. Metode Pengambilan hasil wawancara. .........................................
38
B. Analisas Kebutuhan Pemakai PDII................................................
38
C. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala diPDII ........................
39
1. Pembelian ......................................................................................
39
2. Hadiah ...........................................................................................
43
D. Kebijakan Pengembangan Koleksi ...............................................
.46
E. Seleksi terbitan Berkala di Pusat PDII ..........................................
49
F. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala .........................
50
1. Shelving ........................................................................................
50
2. Evaluasi .......................................................................................... . 51 G. Hasil Penelitian ...............................................................................
52
BAB V kesimpulan dan Saran ........................................................................
.56
A. Kesimpulan .......................................................................................... . 56 B. Saran ....................................................................................................
.58
Daftar Pustaka. .................................................................................................
59
Lampiran .........................................................................................................
61
viii
12
Daftar Ilustrasi Tabel 1 Bagan 1 Bagan 2 Bagan 3
: : : :
Tabel Koleksi ................................................................................. Bagan Struktur organisas ............................................................... Bagan Proses Pengadaan Pembelian.............................................. Bagan Proses Pengadaan Hadiah ...................................................
ix
31 32 41 44
13
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4
Surat Keterangan Dosen Pembimbing Skripsi Surat Keterangan Izin Penelitian Skripsi Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian Skripsi Daftar Wawancara
x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Membicarakan
mengenai
informasi
tentunya
tidak
terlepas
dari
keberadaan sebuah perpustakaan, melalui perpustakaan setiap orang diharapkan dapat mengakses informasi dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhan. Disini pentingnya peran perpustakaan bagi kemajuan suatu masyarakat. Masyarakat mengharapkan terpenuhinya kebutuhan akan informasi melalui perpustakaan yang dikunjunginya. Keterbatasan informasi pada perpustakaan pada saat ini menuntut para pustakawaan untuk memberikan kontribusi yang maksimal diantaranya dengan cara mengorganisasi informasi seperti kegiatan pengadaan buku perpustakaan. Dalam mengembangkan koleksi tidak hanya mengadakaan buku-buku saja melainkan pustaka lainnya seperti majalah, surat kabar atau media cetak yang terbit secara berkala. Terbitan berkala memuat berita berbagai peristiwa aktual juga memuat artikel mengenai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, kupasan ilmiah, kesenian dan olah raga, cerita hiburan cerita bergambar, iklan, kesehatan, pertanian dan lain sebagainya yang berkaitan dengan kehidupan masyarakat. Pengembangan koleksi terbitan berkala mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan dan evaluasi. Koleksi terbitan berkala perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi
11
2
yang sistematis dan terarah yang disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Pustakawaan yang bertugas untuk mengembangkan koleksi terbitan berkala semestinya mengetahui kendala serta tujuan perpustakaan dan siapa yang memakainya, oleh karena itu sebelum melakukan seleksi dan pengadaan bahan pustaka diperlukan analisa kebutuhan pemakai terlebih dahulu, dengan cara mengenali pemakai yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat berguna untuk melihat apakah penyelenggaraannya telah sesuai dengan tujuannya. Pengembangan yang dilakukan sebaiknya sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan serta diadakan proses evaluasi pengadaan bahan pustaka. Ini merupakan
beberapa
rangkaian
dari
kebijakan
pengembangan
koleksi
perpustakaan. Dalam kegiatan pengadaan koleksi terbitan berkala perpustakaan, terikat
dan
dipandu
oleh
aturan-aturan
yang
ada
didalam
kebijakan
pengembangan. Terbitan jenis apa saja yang menjadi perioritas utama pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan. Hal tersebut penting digunakan dalam tujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam pengadaan atau terjadi duplikasi dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Mengembangkan koleksi perpustakaan merupakan tujuan yang tepat dari pengadaan buku bahan pustaka. Pemilihan bahan pustaka yang tepat sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka tersebut dalam berbagai metode pemilihan dari seleksi bahan pustaka sebaiknya dilakukan dengan pembelian, tukar menukar, hadiah atau deposit, setelah itu dilakukan kegiatan pendataan bahan pustaka yang telah diadakan oleh perpustakaan.
3
Pengadaan terbitan berkala di perpustakaan bukanlah hal yang mudah untuk mewujudkannya, karena sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, baik dari internal maupun eksternal. Secara internal, proses pengadaan bahan pustaka pada suatu perpustakaan sering dihadapkan pada berbagai masalah tentang proses pengadaan yang terdapat di perpustakaan tersebut. Tak terkecuali di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(PDII LIPI). Secara eksternal, bila dana yang diberikan dari pihak perusahaan yang mempertimbangkan atau dana yang tidak keluar dari perusahaan sehingga terjadi hambatan dalam proses pengadaannya. Perpustakaan sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan dan penyebaran informasi sangat dipengaruhi oleh faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan pengembangan sebuah perpustakaan. Faktor tersebut antara lain sumber daya manusia, koleksi, dan sistem manajemen. Ketiga faktor tersebut merupakan rangkaian kesatuan yang saling mempengaruhi dalam pembinaan perpustakaan. Jumlah serta kualitas koleksi merupakan tolak ukur kemajuan suatu perpustakaan, karena kuantitas dan keragaman koleksi ini ikut mempengaruhi proses kerja dan kualitas pelayanan kepada para pengguna jasa perpustakaan. Berdasarkan permasalahan dan latar belakang tersebut, terkait dengan beberapa masalah yang ditemui dalam hal : kebijakan pengadaan koleksi bahan pustaka, metode pengadaan koleksi bahan pustaka serta seleksi pengadaan bahan pustaka, maka penulis mengambil judul skripsi “Pengembangan Koleksi
4
Terbitan Berkala pada Pusat Dokumentasi dan Informasi-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia” B. Pembatasan dan Perumusan Masalah Penelitian yang dilakukan di PDII LIPI dengan mengangkat masalah yang dilihat dari aspek pengembangan koleksi terbitan berkala. mengingat luasnya cakupan pengembangan koleksi, penulis membatasi pada masalah prosedur pengadaan serta kebijakan dalam pengembangan koleksi yang ada di perpustakaan tersebut. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana kebijakan Pengembangan Koleksi terbitan berkala di PDII LIPI ? 2. Bagaimana metode atau prosedur yang dilakukan dalam melakukan pengadaan koleksi terbitan berkala? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses pengadaan dan pengembangan koleksi terbitan berkala.
C. Tujuan dan manfaat 1. Tujuan Sejalan dengan latar belakang, pembatasan masalah, dan perumusan masalah tersebut di atas, tujuan penelitian ini adalah : a. Memperoleh gambaran tentang kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala PDII LIPI. b. Memperoleh gambaran tentang proses pengadaan koleksi terbitan berkala PDII LIPI.
5
c. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PDII LIPI terutama dalam hal pengembangannya. 2. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini, antara lain adalah: 1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk menentukan kebijakan di perpustakaan khusus 2. Menambah wawasan bagi penulis terutama dalam hal pengembangan koleksi terbitan berkala perpustakaan 3. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam skala yang lebih besar lagi.
D. Metode Penelitian 1. Pendekatan Penelitian Penelitian ini bersifat deskriptif, yakni penelitian tentang hubungan fenomena sosial tertentu dengan menganalisa dan menginterpetasikan data yang ada (Singarimbu dkk, 1999: 4-5). Untuk memperoleh data lapangan penulis mengadakan pendekatan langsung dengan cara mendatangi obyek yang di teliti yaitu PDII-LIPI melibatkan berbagai unsur pustakawan, dokumen-dokumen dan pihak terkait lainnya untuk mendapatkan data dan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam penelitian. Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode penelitian kualitatif dimana hasil dari penelitian didefinisikan sebagai sebuah proses observasi untuk memahami masalah sosial, berdasarkan pada penciptaan gambaran holistik lengkap dibentuk dengan kata-kata, melaporkan pandangan
6
informan secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar ilamiah (John W Craswell, 1994: 1) 2. Sampel Dalam hal ini penulis menggunakan sampel purposif menurut Lincoln dan Guba (1985) dalam sampel ini ada enam jenis pemilihan sampel dari semua jenis sampel maka dari itu penulis merasa sempel maximum variation lebih cocok digunakan untuk penelitian skripsi, yang dimaksud sampel maximum variation adalah sampel yang digunakan untuk mendokumentasikan variasi yang mungkin muncul karena adaptasi dengan kondisi yang bermacam-macam. (Alwasilah, 2006: 72) 3. Teknik Pengumpulan Data Pada metode ini peneliti menggunakan dua teknik pengambilan data : a. Wawancara, dalam hal ini penulis mengadakan tanya jawab dengan pengelola PDII-LIPI. b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan PDIILIPI untuk memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan kondisi aktual yang terjadi pada masa sekarang. 4. Teknik Pengolahan Data Data yang telah diperoleh dengan proses observasi dan wawancara tersebut, akan diolah dan dianalisa. Kemudian, diperbandingkan antara pelaksanaannya dengan teori-teori yang sudah diberikan.
7
E. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan skripsi ini secara keseluruhan maka penulis menyusun laporan ini dalam lima bab secara berturut-turut sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan pokok-pokok pikiran yang tertuang pada pembahasan skripsi terdiri dari latar belakang masalah yang bertujuan untuk memberikan alasan yang jelas tentang pemilihan judul, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode penelitian yang digunakan dalam rangka memudahkan penulisan, sistematika penyusunan secara garis besar tentang pembahasan yang akan di uraikan. BAB II : TINJAUAN LITERATUR Berisikan tentang tinjauan literatur terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang hendak di teliti dari segi definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan khusus. Selain itu penjelasan mengenai definisi pengembangan koleksi, kebijakaan pengembangan koleksi, aspek pengembangan, metode dan prosedur pengadaan. Dan penjelasan pengertian terbitan berkala, jenis-jenis terbitan berkala. BAB III : GAMBARAN UMUM Dalam pembahasan pada bab ini penulis memberikan sejarah dan latar belakang PDII-LIPI, tujuan dan fungsi, struktur organisasi, visi, misi, program
8
kerja, sumber dana, SDM, serta koleksi dan fasilitas, dan para pengguna PDIILIPI BAB IV : HASIL PENELITIAN Gambaran hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai pengembangan koleksi di PDII-LIPI. Bab V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini mengenai kesimpulan yang diambil oleh penulis setelah melakukan penelitian dan saran atau solusi atas permasalahan yang diangkat dari penelitian yang telah dilakukan yang akan ditunjukan untuk PDII-LIPI.
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga seperti perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi sebagai koleksi yang khusus berbentuk laporan, buku, dan bahan tercetak lainnya dengan cara penggunaannya secara khusus pula untuk pembaca tertentu. (Nurhadi, 1999: hal 1.5). Menurut Luwarsih pringgoadisurjo perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang menekankan koleksi dan pelayanan khusus pada suatu bidang khusus atau bidang-bidang lainnya yang berkaitan satu sama lain. Pada kategori perpustakaan khusus mencangkup pula perpustakaan yang menekankan koleksinya pada bentuk khusus seperti naskah-naskah kuno, film, peta, piringan hitam, dsb.(Luwarsih, 1971 : hal 1). Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya. Perpustakaan khusus biasanya juga
99
10
mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani,
koleksi
yang
dikelola,
pemakai
yang
dilayani,
dan
kedudukannya. ( holidin, holidin.multiply.com/journal) Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi masa, militer, industri, maupun perusahan swasta. Perpustakaan pemerintah atau non pemerintah atau lembaga yang digolongkan pada perpustakaan khusus kini sudah banyak tersebar diberbagai tempat dan ada di tiap-tiap lembaga, umumnya di pusat-pusat pemerintahan kota maupun daerah. Keberadaan perpustakaan ini biasanya menyesuaikan dengan fungsi dan tugas lembaga yang menaunginya baik pada jenis koleksi, pemakai, dan pengelolaannya. (Sholeha, 2008: 146) Dalam buku perpustakaan jendela peradaban : teks, konteks, dan dinamika pembahasan undang-undang tentang perpustakaan menerangkan beberapa peraturan atau pasal yang berisi membahas mengenai penyediaan bahan pustaka, adanya standar nasional perpustakaan, bantuan pemerintah dalam pengelolan koleksi dan pengembangannya, layanan baik untuk pemustaka dilingkungannya atau pemustaka diluar lingkungannya. (Sholeha, 2008: 146)
11
2. Fungsi Perpustakaan Perpustakaan khusus atau dinas, menurut kepentingan mentri pendidikan kebudayaan nomor 0103/O/1981 mempunyai fungsi sbb: a. pusat referensi para karyawan atau karyawati maupun anggota dari instansi lembaga bersangkutan. b. Pusat penelitian bagi petugas dari instansi atau lembaga yang bersangkutan. c. Sarana untuk mempelancar pelaksanaan tugas instansi atau lembaga yang bersangkutan.( Mudjito, 1999 : 14) 3. Koleksi Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. ( holidin, holidin.multiply.com/journal) Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian dan sejenisnya dalam bidang khusus, baik dalam
12
bentuk
tercetak
maupun
media
rekam
lainnya.
(holidin, holidin.multiply.com/journal) a. Ada tiga macan koleksi perpustakaan khusus 1) Buku yang meliputi monograf , karya tercetak yang terdiri dari 49 halaman atau lebih. 2) Bahan berkala meliputi surat kabar, majalah, tabloid. 3) Bahan audio-visual, meliputi film, video, gambar, peta, globe, microfilm, rekaman suara, kaset, phone recorder, dan lain sebagainya. Menurut Ferguson ada 14 macam koleksi perpustakaan : 1) Jenis buku Yang dikelompokan dalam jenis buku adalah : a) Monograf adalah buku yang diterbitkan dalam sebuah volume mengenai suatu subyek. b) Kamus adalah berisi daftar kata atau istilah yang biasanya di susun menurut abjad dalam bidang tertentu. c) Ensiklopedia adalah suatu keterangan yang agak panjang yang disusun menurut abjad atau abjad menurut topik.
13
d) Buku pegangan adalah informasi yang mendasar dan menyeluruh mengenai suatu bidang. e) Direktori adalah daftar nama dan alamat organisasi atau peerseroan atau suatu produk, kadang-kadang disertai dengan keterangan singkat. f) Data statistik adalah karya statistik yang menyangkut topik tertentu yang umumnya selalu di perbahrui. g) Treatis adalah karya yang mengenai suatu bidang yang sangat mendalam sering dalm beberapa volume. h) Prosiding adalah kumpulan makalah yang disampaikan dalam seminar dapat berupa suatu volume atau lebih. i) Terbitan seri misalnya rivieu tahunan : berisi laporan perkembangan yang umumnya muncul dengan judul annual review of,,,,progress in... j) Kumpulan informasi khusus adalah karya yang meliputi topik khusus yang biasanya diperbahrui secara tidak teratur atau bahkan tidak pernah diperbahrui, tapi memiliki kegunaan dalam jangka panjang.
14
b. Jenis berkala Jenis berkala adalah terbitan yang dikeluarkan secara berkala untuk jangka waktu tertentu secara teratur dan diharapkan akan terbit untuk selamanya. c. Terbitan pemerintah Jenis terbian ini diterbitkan oleh berbagai lembaga pemerintah baik lokal, regional, nasional dan internasional. Sering disebut juga dengan terbitan resmi yang diterbitkan dalam berbagai bentuk misal bentuk mikrofilm, bahan audio-visual dan dalam bentuk disket. d. Literature perdagangan Bahan jenis ini merupakan terbitan dari perusahaan atau kumpulan dari beberapa perusahaan yang ditunjukan untuk masyarakat umum. Jenis-jenisnya ialah : a) Katalog perdagangan, berisi tentang produk yang dikeluarkan
oleh
perusahaan
agar
diketahui
masyarakat umum, bahwa bahan-bahan tersebut mereka jual.
15
b) Laporan, biasanya tentang laporan keuangan atau kegiatan perusahaan secara umum agar diketahui oleh masyarakat dan mendapatkan kepercayaan masyarakat e. Literatur pelayanan Literatur jenis ini memberikan informasi kepada masyarakat umum bahwa perusahaan tertentu memiliki produk tertentu untuk masyarakat dan siap melayani biayanya diterbitkan secara berkala mingguan, bulanan, dalam bentuk brosur, perubahan peraturan, mengenai pajak, data keuangan atau berita yang penting untuk diketahui khalayak ramai f. Standar dan spesifikasi Standar adalah dokumen yang berisi seperangkat kondisi yang harus dipenuhi merupakan terbitan bersifat teknik yang menyatakan bahwa bagaimana suatu produk harus dikerjakan, mengikuti ukuran tertentu yang telah dicoba sesuatu dengan aturan yang telah ditetapkan. g. Cetak ulang dan pendahuluan Cetakan ulang adalah kopian dalam bentuk panflet dari sebuah makalah tunggal yang pernah diterbitkan dalam
16
jumlah atau pernah disajikan dalam bentuk kongres. Cetak pendahuluan adalah cetakan sebelum cetakan
yang
sebenarnya dibuat. Beberapa
lembaga
profesional
banyak
yang
menerbitkan cetak ulang atau cetak pendahuluan yang umumnya dicetak dalam bentuk yang tidak permanen. h. Terjemahan Sering diperlukan untuk karya-karya ilmiah yang diterbitkan dalam bahasa asing. Ini bisa diperoleh dari pusat terjemahan dan bisa dibuat sendiri. i. Emphemera Ini adalah bahan-bahan yang tidak terjilid misalnya keliping surat kabar, panflet atau pada bidang yang lebih kecil. Emphemera sering berisi informasi yang bermanfaat dan tidak bisa ditemukan dimana-mana. Kadang-kadang hanya bernilai sementara. j. Tesis dan disertasi Ini merekam hasil penelitian oleh calon-calon dokter atau master dari berbagai universitas, sekolah tinggi atau institut.
17
k. Bahan yang dibaca oleh komputer Bahan lubang Bisa didapatkan dari perangkat keras komputer sebagai bahan sajian untuk pemakaian komputer tersebut. Banyak juga dalam bentuk abstrak dan indeks. l. Laporan dan arsip perusahan Ini adalah terbitan suatu lembaga atau organisasi yang berisi informasi, misalnya : rekaman penelitian asli, laporan atau perkembangan proyek, memorandum atau koresponden, catatan rapat atau prosiding seminar, catatan paten, makalah untuk dipersentasikan atau dipublikasikan pegawai lembaga yang bersangkutan, gambaran teknik terkadang dalam bentuk non cetak. m. bahan audiovisual ini adalah terbitak yang dalam bentuk bermacammacam misalnya, film, slide, audio kaset, foto dan gambaran juga grafik, rekaman advertansi juga AV (audiovisual). n. bentuk mikro banyak bahan yang seperti disebutkan diatas namun dibuat dalam bentuk mikro. Jadi merupakan miniatur dari
18
bentuk aslinya. Banyak laporan teknik dalam penerbitan pemerintah atau industri ada dalam bentuk mikro ataupun buku-buku. Terkadang ada bentuk mikronya. ( Karmidi, 1999: 3.6 - 3.11) B. Terbitan Berkala 1. Pengertian terbitan berkala (periodicals) atau majalah Lasa (1989), Terbitan atau publikasi berseri dan berkelanjutan kecuali surat kabar, terbitan secara teratur dalam waktu yang berselang-seling, mungkin sekali terbit dengan kala atau frekuensi tengah mingguan (seminggu dua kali) atau dapat terbit setiap semester. Majalah biasanya berisi sekumpulah artikel yang merupakan konstribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Artikel majalah tersebut dirancang untuk dibaca sebagai bacaan yang naratif. Artinya, kita harus membaca tuntas seluruh artikel tersebut. (Yuyu, 1996: 9) Bahan jenis ini merupakan sumber yang paling penting bagi suatu perpustakaan khusus. Dari nomor ke nomor dari volume ke volume penerbitan majalah kemudian dikumpulkan. Setelah terkumpul lengkap satu volume kemudian dijilid agar tidak hilang volumevolumenya.(Karmidi, 1999: 3.8)
19
2. Jenis-jenis Terbitan Berkala a. Majalah Komersial Kelompok ini adalah kelompok yang terbesar majalah perdagangan, majalah yang berhubungan dengan profesional dan aktivitas ekonomi dan lain-lain. Tujuan utama dari majalah ini adalah keuntungan ekonomi yaitu dengan berusaha agar majalah yang diterbitkan di beli oleh masyarakat. b. Majalah ilmiah Sebagian besar majalah ini diterbitkan oleh institusi pendidikan maupun lembaga-lembaga penelitian. Namun kini banyak majalh jenis ini yanng diterbitkan oleh penerbit komersial. c. Majalah lokal atau majalah sendiri Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sasaran komunikasi
dalam
lingkungan
sendiri.
Fungsinya
adalah
komunikasih antar perusahaan dan staf, pemegang saham dengan pihak luar atau semuanya. d. Advance in Year’s Work in Jenis majalah ini agak berbeda dengan majalah pada umumnya dalam formatnya maupun frekuensi terbitnya. Kadangkadang majalah jenis ini hanya berisi satu atau dua artikel saja
20
namun kajiannya sangat mendalam, frekuensi terbitnyapun kadang-kadang tidak teratur. e. Surat kabar Surat kabar adalah salah satu terbitan berseri yang sangat kaya akan berita atau informasi mukhtakhir. Terbitan jenis ini banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita atau dengan kata lain mewartakan atau mengabarkan suatu berita. f. Buku Tahunan Jenis terbitan ini diterbitkan secara berseri dengan kala tahunan. Menurut Harrod buku tahunan tersebut didefinisikan sebagai terbitan yang berisi informasi mukhtahir dalam bentuk deskriptif atau statistik yang diterbitkan setahun sekali. g. Seri Monograf Harrod mendefinisikan seri monograf sebagai terbitan monograf yang dipublikasikan secara berseri dan diberi judul seri dan judul setiap nomor. Biasanya seri monografi ini diterbitkan oleh universitas atau organisasi profesi. h. Proseding Harrod mendefinisikan proseding adalah publikasi cacatan pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah
21
atau suatu institusi dan biasanya dilengkapi dengan makalahmakalah atau laporan yang dibacakan atau dipersentasikan pada pertemuan tersebut. i. Transaction dan Memoar Transection dan memoar merupakan salah satu bentuk terbitan berseri dimana makalah-makalah tersebut sebelumnya sudah dibacakan atau dipersentasikan dalam pertemuan ilmiah dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah. (Yuyu, 1996: 9- 19) C. Pengembangan Koleksi 1. Pengertian Pengembangan Koleksi Pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dilakukan oleh pustakawan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Dalam kebutuhan pemakainya pustakawan harus memperhatikan kebutuhan pemakainya.( Saiful-Haq dkk, 2006: 76) Pengembangan koleksi mencakup semua untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan terutama aspek seleksi, pengadaan dan evaluasi. Koleksi perpustakaan harus dibina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuakan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia. Pustakawan yang bertugas untuk pengembangan koleksi harus tujuan perpustakaan dan siapa pemakainya, Oleh karena itu sebelum melakukan seleksi dan pengadaan koleksi sangat diperlukan
22
analisis kebutuhan pemakainya terlebih dahulu dengan cara mengenal masyarakatnya yang dilayani serta analisis koleksi dan evaluasi yang sangat berguna untuk melihat apakah tujuan penyelenggaraan perpustakaan tersebut telah tercapai atau belum tercapai. Dalam megembangkan koleksi perpustakaan tim seleksi dan pengadaan
koleksi
harus
melihat
tujuan
dan
fungsinya
dari
perpustakaan tersebut. Dalam pengembangan koleksi sendiri harus memperhatikan beberapa aspek penting yang bisa memberikan atas tujuan dan fungsi perpustakaan tersebut.( Yulia, 1993: 11) Dan
ada
beberapa
peraturan
yang
mengatur
dalam
pengembangannya dan sebagai berikut ini peraturannya : 2. Kebijakan Pengembangan Koleksi Menurut Sukarman koleksi perlu dibina dan dikembangkan secara terus menerus agar terjaga ketersediaan dan kemukhtahirannya. Untuk membina koleksi yang bagus dan dapat dipertanggungjawabkan perpustakaan hendaknya memilki pedoman tertulis pengembangan koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya disebut dengan kebijakan pengembangan.(Sukarman, 2000 : 19) Tetapi pendapat Sukarman yang lain mengatakan langkah awal dari pengadaan buku adalah melakukan pemilihan atau seleksi. Dalam melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu
23
disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum dan
program
perpustakaan
sesuai
dengan
perkembangannya.(Sukarman,2000 : 20) Sukarman mengatakan bahwa perpustakaan khusus perlu mempunyai kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis. Kebijakan ini merupakan panduan agar pengembangan koleksi menjadi lebih terarah. Dokumen kebijakan mencakup sebagai berikut : a. Penjabaran jenis bahan koleksi yang akan dibangun untuk tujuan pengembangan
koleksi
dan
hubungannya
visi
dan
misi
perusahaan. b. Pengembangan bahan perpustakaan yang berkualitas dan relevan termasukdidalamnya menyebutkan kriteria bahan yang akan dikoleksi dan yang akan ditolak. c. Penjelasan mengenai peran dan tanggung jawab orang – orang yang terlibat dalam pengembangan koleksi. d. Perencanaan anggaran perpustakaan. e. Panduan mengenai penerimaan hadiah atau donasi yang meliputi alasan mengapa diterima atau menolak jenis bahan koleksi tetrtentu. f. Panduan langkah-langkah yang harus dilakukan ketika suatu bahan koleksi dipertanyakan keberadaannya.
24
3. Aspek – aspek Pengembangan Menurut Saiful-Haq aspek-aspek pengembangan secara umum, proses pengembangan kolesi mencakup tiga aspek utama yaitu : a. Seleksi (selection) Adalah aktivitas yang penting untuk memperhatikan karena ini merupakan langkah awal dalam proses pengembangan seleksi. Pustakawan harus mendapatkaan input dari komunitas pemakai untuk mendapat informasi mengenai bahan yang diperlukan. b. Pengadaan (Acquisition) Adalah proses mendapatkan bahan perpustakaan yang sudah melalui proses penyeleksian. c. Penyiangan (weeding) Adalah salah satu kegiatan yang diharus lakukan secara reguler sehingga bahan koleksi di perpustakaan akan selalu relevan dan menarik bagi pemakainya. (Saiful-Haq dkk, 2006: 78 – 87) 4. Metode dan Prosedur Pengadaan Buku a. Metode Pengadaan Ada
beberapa
diantaranya ;
metode
dalam
pengadaan
bahan
pustaka
25
1) Pembelian Setelah mendapat informasi tentang bahan pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah bahan pustaka tersebut perlu duplikasi.(Karmidi, 1999: 3.4) 2) Hadiah Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh secara langsung diterima penyumbang atau diminta perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal : a) Meneliti kiriman hadiah dan mencocokannya dengan surat pengantarnya. b) Memilih hadiah yang dibutuhkan. c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan. Bila perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka, maka perlu : a) Menyusun daftar pustaka yang diperlukan. b) Mengirimkan surat permohonan hadiah.
26
c) Setelah bahan pustaka diterima lakukan pemerikasaan dengan mencocokkan daftar kiriman hadiah dengan surat pengantar. d) Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. 3) Pertukaran Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu : a) Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan. b) Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya, biaya pengiriman. c) Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. d) Mencatat alamat pemesan. e) menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesan. (Saiful-Haq dkk, 2006: 81-82)
27
b. Prosedur Pengadaan Ada dua cara pengadaan yang dilakukan oleh pihak perpustakaan untuk memperoleh bahan yang diperlukan sesuai dari hasil penyeleksian, yaitu sistem pengadaan melalui perantara dan sistem pengadaan langsung. 1) Pengadaan melalui perantara Yang dimaksud dengan pengadaan bahan pustaka melalui perantara
adalah bahwa penyediaan seluruh bahan
pustaka tersebut dikoordinir oleh vendor atau agen atau rekanan. 2) Pengadaan langsung Yang dimaksud dengan pengadaan langsung adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan tanpa melalui vendor atau rekanan. (Saiful-Haq dkk, 2006: 83-84) `
BAB III GAMBARAN UMUM Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah A. Profil Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII), Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia(LIPI) didirikan tahun 1965 dengan nama Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional (PDIN) di bentuk berdasarkan SK Mentri Urusan Research Nasional No. 107/M/kpts./Str./65. Pusat ini merupakan pengembangan dari bagian Dokumentasi Majelis Pengetahuan Indonesia (MIPI) sebelum berganti nama LIPI pada tahun 1967. Perubahan nama tersaebut seiring dengan reorganisasi LIPI pada tahun 1986. Selanjutnya, PDII-LIPI kembali mengalami reorganisasi berdasarkan keputusan kepala LIPI No. 1151/M/2001 tanggal 5 Juni 2001. Berdasarkan SK Kepala LIPI No. 1151/M/2001, tanggal 5 Juni 2001 PDII-LIPI mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, penyusunan rencana dan program, pelaksanaan penelitian, penyusunan serta evaluasi, dan penyusunan laporan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah. Dalam pelaksanaan tugas tersebut PDII-LIPI menyelanggarakan fungsi penyiapan bahan perumusan kebijakan, penyusunan pedoman, pemberian bimbingan teknis, evaluasi dan penyusunan laporan penelitian dan pelayanan dibidang dokumentasi serta informasi ilmiah, serta pelaksanaan urusan tata usaha.
2828
29
Tugas tersebut dilaksanakan PDII bekerjasama dengan lembaga penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi dan instansi lain yang terkait dalam upaya mengumpulkan datanya. Publikasi tersebut terdiri dari laporan penelitian, jurnal ilmiah, tesis S2 dan S3, dokumen paten, prosiding, makalah seminar, dan lain-lain. Untuk memberikan kemudahan akses informasi bagi masyarakat pengguna, telah dikembangkan pangkalan data yang memuat data dari publikasi
tersebut yaitu pangkalan data bibliografi, sebagian dengan
abstrak, juga sedang dikembangkan pangkalan data teks lengkap dari hasil-hasil penelitian dan dokumen paten indonesia. Selain itu, PDII juga menerima dan berlangganan jurnal ilmiah asing agar peneliti dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan di bidangnya.
B. Visi dan Misi 1. Visi Menjadi institusi terdepan di bidang dokumentasi dan informasi ilmiah dalam rangka ikut membangun masyrakat yang adil, cerdas, kretif, intergratif, dan dinamis berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi yang humanistik. 2. Misi Melaksanakan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa dibidang dokumentasi dan informasi ilmiah.
30
C. Koleksi dan Struktur Organisasi 1. Koleksi Perpustakaan PDII-LIPI mempunyai koleksi yang cukup lengkap dalam bidang IPTEK, termasuk ilmu-ilmu sosial. Koleksi berupa buku, majalah, laporan penelitian, tesis, disertasi, paten, surat kabar serta literature skunder seperti bibliografi, majalah indeks dan sari karangan. Selain dalam bentuk tercetak, juga terdapat koleksi dalam bentuk mikrofis atau mikrofilm dan CD-ROM. No
Koleksi
Jumlah
1.
Artikel majalah dan makalah seminar
123.076
2.
Buku, prosiding, referensi, konflik
50.455
3.
Jurnal Indonesia terjilid
7.411
4.
Tesis dan disertasi
26.896
5.
Artikel jurnal Asing (jurnal langganan 1998)
66.095
6.
Paten Indonesia
7.364
7.
Artikel Majalah Asing Full text
4.616
8.
Koleksi IPSK
16.900
9.
Laporan penelitian dengan abstrak
13.057
10.
Koleksi Mikrofis
14.550
11.
Tesis dengan abstark
2.531
12.
Peten pesanan(pesanan penelusuran)
4.679
13.
Karya Ilmiah Peneliti
10.582
31
14.
Teknologi tepat guna
15.721
15.
Kliping Koran
2.912
16.
Laporan penelitian
47.271
Jumlah koleksi
414.116 Tabel 1
Jumlah koleksi 2. Struktur Organisasi Pusat Dokumtasi dan Informasi Ilmiah KEPALA PUSAT BAGIAN TATA USAHA
SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN
BIDANG DOKUMENTASI
BIDANG INFORMASI
SUB BIDANG AKUSISI DAN KOLEKSI LITERATURE
SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI
SUB BIDANG PANGKALAN DATA LITERATURE SUB BIDANG JASA PENELUSURAN INFORMASI SUB BIDANG PENGOLAHAN LITERATURE
SUB BAGIAN
BIDANG PENGEMBANGAN SISTEM PENELOLAAN DOKINFO “KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL”
BIDANG SARANA TEKNIS
KELOPOK JABATAN FUNGSIONAL
SUB BIDANG SARANA KOMPUTER
SUB BIDANG REPROGRAFI
SUB BIDANG KERJASAMA
SUB BIDANG JASA KEMASAN INFORMASI
Bagan 1 struktur organisasi
32
D. Layanan Informasi Ilmiah Pemberian layanan informasi dimaksudkan agar masyarakat dapat mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengan bidang dan minatnya, baik tentang sejarah maupun perkembangan dalam dan luar negeri. Tersedia berbagai jasa informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kegiatan penelitian dan pengembangan, konsultasi, industri, termasuk usaha kecil dan menengah, serta belajar mengajar. PDII-LIPI
memiliki
perpustakaan
yang
diperuntukan
bagi
pengguna yang dapat datang langsung untuk memanf atkan fasilitas yang tersedia. Bagi pengguna yang tidak memiliki waktu, kemampuan menemukan informasi dengan cepat dan ingin mendapatkan informasi yang sesuai dan siap dimanfaatkan, PDII-LIPI menyajikan beberapa bentuk kemasan informasi yang disesuaikan dengan keperluan. 1. Paket Informasi Teknologi Industri dan Agro Industri Kumpulan informasi ilmiah yang terseleksi mengenai tinjauan perkembangan teknologi atau proses tsuatu bidang tertentu. Panduan usaha bagi pemula yang menciptakan industri rumah tangga atau industri kecil. 2. Pohon Industri Yang ditunjukan bagi pengusaha untuk melakukan dan mengembangkan deversifikasi produk yang bernilai ekonomi.
33
3. Media Digital, terdiri dari berbagai bentuk kemasan : a. Database hasil penelusuran , kumpulan informasi dalam bentuk
database
sehingga
mudah
untuk
ditemukan
kembali(searching), di tambah serta di intergrasikan dengan database yang lain. b. Analisi informasi khusus dalam bentuk digital yaitu kumpulan informasi tentang topik tertentu dalam kurun waktu tertentu. 4. Terbitan Informasi Aktual PDII menerbitkan informasi yang dianalisis dari berbagai terbitan mengenai suatu topik tertentu yang sedang hangat dibicarakan atau menjadi masalah di masyarakat dalam bentuk a. Info Ristek merupakan informasi yang disajikan dalam bentuk review atau tinjuan dari hasil-hasil penelitian yang pernah ada dan dapat memberikan solusi di bidang informasi b. Fokus Informasi dalam 16 Bidang yang disajikan bagi masyarakat ilmiah yang ingin mengikuti perkembangan informasi iptek indonesia secara berkesinambungan dalam bentuk kumpulan abstrak.
34
5. Pengemasan Laporan RUT a. Penawaran Teknologi b. Tracking RUT c. Abstrak Laporan RUT Pembuatan database penelitian tradisional (a) Tanaman Obat Tradisional, (b) Zat Warna Alami, (c) Alat-alat tradisional Pertanian di Jawa Barat E. Keanggotaan 1. Untuk menjadi anggota perpustakaan PDII-LIPI sebagai berikut: a. Bertempat tinggal dan beraktivitas di wilayah JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi). b. Peneliti, Dosen, Karyawan suatu instansi pemerintah atau swasta serta mahasiswa
perguruan
tinggi
yang
berlokasi
di
wilayah
JABODETABEK (Jakarta, Bogor, Depok, Tanggerang, dan Bekasi). c. Mengisi formulir yang telah disediakan. d. Menyerahkan 1) Surat pengantar dari instansi tempat berkerja atau dekan , ketua jurusan dari perguruan tinggi setempat.
35
2) Fotokopi kartu tanda penduduk(KTP), kartu tanda mahasiswa (KTM). 3) Fotokopi bukti pembayaran SPP tahun akademik yang sedang berjalan (bagi mahasiswa). 4) Pas foto 2x3 sebanyak 2 lembar. e. Membayar iuran anggota perpustakaan 1) Karyawan
Rp. 50.000,00/semester.
2) Mahasiswa
Rp. 30.000,00/semester.
2. Masa berlaku keanggotaan a. Setiap anggota perpustakaan diberi kartu tanda anggota yang berlaku sebagai berikut : 1) Peneliti, Dosen dan karyawan : enam bulan terhitung memulai tanggal pendaftaran. 2) Mahasiswa semester ganjil : Sepember – Fabruari Mahasiswa semester genap : Maret – Agustus 3. Persyaratan peminjaman a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam dua buku selama dua minggu (14 hari).
36
b. Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda sebesar Rp.500,00/buku/hari. c. Peminjaman dapat diperpanjang selama buku tersebut tidak diminati oleh anggota lain dengan cara datang langsung (tidak melayani perpanjang melalui telepon). d. Tidak diperbolehkan meminjam kartu anggota utuk kepentingan orang lain. e. Seandainya buku yang dipinjam hilang peminjam diwajibkan mengganti dengan judul yang sam atau seharga buku tersebut atau disesuaikan dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi. f. Buku referensi, majalah, laporan penelitian, tesis atau disertasi, mikrofilm atau mikrofis dan beberapa koleksi yang lainnya sesuai dengan kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi, hanya dapat dibaca atau difotokopi di perpustakaan PDII-LIPI. g. Perpustakaan berhak menolak meminjamkan sesuatu buku dengan alasan akan dipergunakan untuk keperluan dinas PDII-LIPI atau keperluan lain sesuai kebijaksanaan Kepala Bidang Informasi. h. Kehilangan kartu anggota perpustakaan di harus segera lapor dan dikenakan denda sebesar Rp. 5000,00 sebagai pengganti kartu yang baru
37
F. Waktu pelayanan Waktu berkunjung perpustakaan Senin – Sabtu : 08.30 – 15.30 Minggu dan hari libur nasional : TUTUP
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil wawancara 1. Metode Pengambilan hasil wawancara Penelitian
dilakukan
dengan
menggunakan
metode
penelitian
deskriptif kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara dengan kepala Sub Bid Akusisi dan Koleksi Literatur Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII-LIPI), Ibu Cut Armansyah
yang akan disingkat menjadi (CA). Selain itu penulis juga
mewawancarai pustakawan bernama bapak Ponmin yang akan disingkat menjadi (PN) dan pengunjung yang datang untuk mencari informasi. Hasil wawancara tersebut untuk selanjutnya dianalisis dan dibahas dalam bab ini 2. Analisasa Kebutuhan Pemakai Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Berbagai cara dilakukan oleh pengelola perpustakaan untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kegiatan ini dilakukan dengan beberapa cara untuk mengadakan terbitan berkala seperti (1) daftar permintaan peneliti LIPI. (2) Data-data dari jumlah pusat penelitian seperti 27 pusat LIPI dan 20 balai yang tersebar di seluruh Indonesia. (3) data minat atau kebutuhan informasi para peneliti dan pemustaka.
3838
39
Ini dilakukan agar majalah yang telah di beli akan berguna, selain itu jurnal-jurnal tersebut akan disesuaikan oleh pusat-pusat dan balai-balai penelitian yang tersebar diseluruh Indonesia. 3. Pengadaan Majalah atau Terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Pengadaan majalah atau terbitan berkala di PDII-LIPI melalui tiga cara sebagai berikut : a. Pembelian Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah mendapatkan anggaran dari pemerintah sebesar Rp. 1000.000.000, untuk pengadaan buku dan jurnal (untuk tahun 2007-2008). Sebagian atau sisa dari anggaran untuk membeli jurnal untuk membeli buku. Misalnya dari dana sebesar Rp.800.000.000, untuk membeli jurnal dalam setahun, sedangkan sisa dari anggaran yang telah digunakan sebesar Rp.200.000.000, untuk membeli buku. Anggaran tersebut sebenarnya belum cukup untuk membeli majalah, namun PDII membatasi jurnal yang akan dibeli karena hanya jurnal yang cukup mahal, seperti hasil wawancara oleh informan sebagai berikut “ jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti” (Informan CA)
40
Maka untuk menyiasati anggaran yang diberikan oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli. Dalam pembelian majalah atau terbitan berkala PDII-LIPI melakukan beberapa cara pembelian yang akan di pesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier, namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
41
Proses pembelian jurnal dapat dilihat pada bagan di bawah ini :
Bagan 1 : Bagan Proses Pengadaan Pembelian mulai
Pemilihan judul dari Katalog Pemilihan judul oleh peneliti LIPI Daftar jurnal yang di beli Judul disesuaikan Proses pembelian Order ke penerbit Terima tagihan Membayar invoice Majalah datang selesai
42
Keterangan dari bagan di atas sebagai berikut: Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI. Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar, kemudian akan disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada penerbit. Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima tagihan berupa invoice. Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut. Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh PDII-LIPI. Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah waktu pengiriman. Pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun sebelumnya. Jadi bila PDII-LIPI membayar jurnal asing tercetak pada tahun 2006 pembayaran tersebut untuk berlangganan jurnal pada tahun 2007. Namun terkadang pengiriman tidak tepat waktu atau pengiriman terjadi pada tahun 2008 dan diterima oleh PDII-LIPI. Seperti hasil wawancara berikut ini “ jadi begini, bila kita ingin membeli jurnal untuk tahun 2007 kita harus membayar tahun 2006. Namun pada saat pengiriman jurnal datang tidak tepat waktu kadang-kadang jurnal tersebut datang tahun 2008 atau 2009 “ (informan CA)
43
b. Hadiah Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya. Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati
display sebagai
referensi. Majalah terbitan berkala yang di dapat dua eksemplar akan diolah. Satu eksemplar yang telah di olah di berikan kebagian pengolahan untuk dibuat ISJD, IMM, dan FOKUS setelah diolah maka akan disebarkan pada peneliti LIPI, pemakai PDII-LIPI. Satu eksemplar langsung diberikan pengguna untuk digunakan atau dimanfatkan informasinya.
44
Proses penerimaan hadiah jurnal dapat dilihat pada bagan dibawah ini : Bagan 2 : Bagan Proses Pengadaan Hadiah mulai
Penerimaan 2 eks Di olah 1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid 1 eksemplar di berikan ke perpustakaan Di tarik ke pengolahan untuk dijilid Pengecekan kelengkapan ke bagian pengadaan Buat daftar pengiriman majalah Kebagian pengolahan Di berikan ke Selesai Keterangan bagan di atas sebagai berikut: Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar maka akan dicatat
dalam
kardeks,
dilakukan
pengecapan
stempel
dan
kelengkapannya. Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan untuk
45
digunakan oleh pemakai dan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM (Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua bidang ilmu), FOKUS (informasi yang berisi artikel majalah ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD (Indonesian Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDIILIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat diakses melalui internet. Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu pengecekan kelengkapan volume dan nomor. Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung jurnal terjilid. Dibuat daftar penerimaan majalah lalu dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan data majalah. Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan. Kendala dalam pengadaan hadiah adalah saat pengiriman jurnal ke PDII-LIPI, terkadang para penerbit memberikan terbitannya tidak tepat waktu. Seperti terbitan untuk tahun 2007 baru sampai ke PDII pada tahun 2008 atau 2009. Disuplay adalah pengiriman terbitan yang berada diluar pulau Jawa adalah biaya pengiriman yang tidaklah murah seperti wawancara berikut ini : “begini misalnya penerbit majalah tersebut berada di Nusa Tenggara Timur, maka pengiriman agak terhambat karena selain jauh dan lama pengiriman ada biaya kirim yang cukup mahal karna di luar pulau Jawa jadi pengiriman mempunyai biaya mahal
46
kalau hanya satu atau dua judul akan sayang biaya kirim jadi setelah banyak judul dari tahun 2006 sampai tahun 2008 akan dikirim lagsung maka dari itu kita tidak mendapatkan kiriman tepat pada waktu permasalahan adalah biaya kirim yang mahal tersebut jadi yang menjadi pertimbangan kita” (informan CA)
c. Kebijakan Pengembangan Koleksi Sejak berdirinya pada tahun 1967 PDII sudah menetapkan kebijakan tertulis, namun sejak beberapa tahun terakhir kebijakan dilakukan tidak tertulis. Namun pengembangan akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan para pemustaka. PDII-LIPI melakukan kebijakan tetap disesuaikan dan mengacu pada hal-hal seperti: (1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. (2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah (3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai. (4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan.
47
Dalam hal ini kebijakan dibuat dan diputuskan hanya kepada pihak Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah dan tidak ada pihak lain yang ikut andil dalam pengambilan kebijakan pengembangan yang telah ditetapkan. Walaupun banyak sekali kendala yang dihadapi oleh PDIILIPI dalam pengambilan kebijakan, salah satunya adalah anggaran yang diberikan kepada PDII-LIPI, sehingga untuk mengadakan terbitan berkala mendapat
hambatan
namun
pihak
PDII-LIPI
menyiasati
dalam
pengembangan. Tujuan diadakan kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala di PDII-LIPI didasarkan atas kebutuhan pemakai. Kebijakan tersebut berkembang oleh kegiatan penelitian dan ilmu pengetahuan yang sedang trend. Selain itu pengembangan majalah atau terbitan berkala disesuaikan dengan bidang terkaitnya pada masa kini, antara lain : (1) menyediakan informasi
ilmiah bagi penelitian, pengkajian, dan
pengguna lain (2) memperlancar pelayanan informasi sehingga kebutuhan informasi pengguna terpenuhi (3) menjaga kontinuitas
kemutakhiran informasi yang dibutuhkan
kegiatan penelitian, pengkajian, dan pengguna lainnya. Seperti hasil wawancara berikut ini : “jadi kebijakan koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna perpusatakaan berasal dari berbagai lembaga penelitian dan mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI.
48
Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya” (Informan CA) Sejak terkomputerisasi PDII-LIPI tidak hanya mengembangkan terbitan berkala secara tercetak namun telah dikembangkan secara elektronik. Sehingga memudahkan para pengguna untuk mengakses dan mendapatkan informasi yang diinginkan dan lebih fleksibel seperti yang diberi penjelasan oleh informan yang bertanggungjawab dalam kebijakan. Selanjutnya, melalui wawancara, peneliti mengajukan pertanyaan tentang pengembangan jurnal asing elektronik dan jawaban yang dikemukakan oleh informan sebagai berikut : “saat ini PDII mengembangkan majalah secara online selain harga lebih terjangkau jurnal yang diinginkan lebih banyak bila kita membeli secara tercetak hanya mendapatkan beberapa judul saja bila membeli secara elektronik kita mendapatkan jurnal sebanyak 2000 Judul, jadi sejak tahun 2008 sampai sekarang kami membeli jurnal secara online selain itu jurnal tersebut dapat diakses seluruh pengguna yang ada di indonesia terutama para peneliti LIPI yang berada di LIPI yang tersebar diseluruh indonesia” (Informan CA) Sejak berdiri PDII-LIPI kebijakan pengembangan memiliki masa kadarluarsa. Setiap satu tahun sekali kebijakan tersebut dirubah dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna. Tetapi dalam beberapa tahun terakhir ini dan sejak berlangganan majalah asing secara
49
elektronik tidak ada perubahan dalam kebijakan pengembangan. namun harus disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai dan permintaan peneliti. Kendala yang dihadapi pihak PDII dalam berlangganan jurnal secara
elektronik
adalah
sulit
memberikan
bukti
untuk
pertanggungjawaban dalam pengadaan, karena bila berlangganan secara elektronik akan hilang begitu saja bila sudah berganti tahun. Seperti wawancara oleh informan sebagai berikut. “bila berlangganan secara online kita tidak dapat memberikan bukti kepada pemerintah, karena bila habis waktu atau sudah berganti tahun jurnal yang sebelumnya tidak dapat disimpan kecuali kita mendownlod jurnal-jurnal tersebut. Namun karena keterbatasan sumber daya manusia, kita tidak dapat mendownlod jurnal tersebut karena itu para pustakawan pun mempunyai kesibukan dan kesulitan untuk mendowlod jurnal sebanyak 2000 judul kecuali para peneliti-peneliti dan pemakai yang membutuhkan jurnal tersebut” (Informan CA) d. Seleksi terbitan Berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Sarana yang digunakan untuk menyeleksi majalah atau terbitan berkala yang akan dimiliki PDII-LIPI, majalah atau terbitan berkala dalam negeri atau majalah Indonesia adalah majalah yang dalam bentuk hadiahkan akan diseleksi untuk dilihat apakah majalah atau terbitan berkala tersebut majalah ilmiah atau tidak ilmiah. Bila majalah tersebut ternyata tidak ilmiah, PDII-LIPI akan tetap menyimpannya. Namun hanya akan disimpan dan di tempatkan di tempat khusus untuk majalah populer atau biasanya ditempatkan didisplay. Sedangkan majalah atau terbitan
50
berkala asing yang tercetak akan ditempatkan dan disesuaikan dengan nomor kelasnya ini adalah susunan penyeleksiaannya : (1) katalog dari penerbit (2) pemilihan judul (3) di sesuaikan dengan anggaran (4) lalu melakukan pemesanan. Bila majalah atau terbitan berkala asing elektronik biasanya pihak PDII-LIPI menyeleksi hampir sama seperti : (1) melihat dan memilih judul jurnal yang dinginkan dari katalog yang diberikan provider atau supplier yang mengajukan. (2) menyeleksi lagi provider atau jurnal-jurnal online yang terjangkau. (3) memilih judul-judul jurnal yang dibutuhkan di bidang studi yang diinginkan. (4) disesuaikan dengan kebutuhan para peneliti dan pemakai. e. Shelving dan Evaluasi Koleksi Terbitan Berkala 1. Shelving Sheliving dilakukan oleh pustakawan setiap hari, karena koleksi yang dimiliki bigitu banyak. Selain itu dilakukan harus secara beraturan. Nomor kelas yang sama disesuaikan juga dengan abjadnya, seperti wawancara berikut ini :
51
“dalam melakukan selving kami tidak bisa sembarang, harus sesuai dengan nomor kelas dan selain itu juga harus berurut abjadnya. Contohnya bila ada terbitan berkala dengan nomor kelas 030.01 acd dengan terbitan bernomor kelas 030.01 abd harus yang ditempatkan terlebih dahulu atau di depan adalah terbitan bernomor kelas 030.01 abd dahulu baru terbitan bernomor kelas 030.01 acd” (informan PM) Namun selain itu shelving setiap hari dilakukan juga secara rutin sebulan sekali. Ini disebabkan takut terjadi kesalahan dalam penempatan rak. Karena koleksi terbitan berkala yang dimilki oleh PDII-LIPI banyak jadi harus dilakukan shelving ulang setiap satu bulan sekali seperti wawancara berikut : “shelving dilakukan setiap satu bulan sekali untuk mengecek kembali penempatan koleksi yang dibaca dan dikembalikan di rak pada waktu selesai pemakaian lakukan setiap hari. Kan shelving dilakukan setiap hari klo satu bulan sekali pengecekan kembali agar tidak terjadi kesalahan penempatannya” (Informan, CA) 2. Evaluasi Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah
melakukan evaluasi
setiap satu tahun sekali seluruh staf dan pustakawan yang berada di PDIILIPI, untuk mengetahui kebutuhan informasi para pemakai. Evaluasi dilakukaan oleh PDII-LIPI untuk menjawab kebutuhan peneliti dan pemakai terbitan berkala yang dinginkan, serta ketersedian terbitan berkala itu sendiri. Alat yang bisa digunakkan oleh PDII-LIPI untuk evaluasi Koleksi terbitan berkala adalah angket, kritik dan saran yang telah disediakan tempatnya
dan
masukkan
langsung oleh
penggunnanya.
Setelah
mendapatkan saran dan kritik untuk pengembangan, maka keritik tersebut
52
akan dievaluasi satu tahun sekali. Dan hal ini akan di jadikan bahan pertimbangan untuk pengadaan terbitan berkalaal selanjutnya. Seperti wawancara berikut ini “kami melakukan evaluasi koleksi dan kebutuhan para pemakai setiap satu tahun sekali. Kami akan mengevaluasi biasanya dari angket atau kritik dan saran dari para pemakai yang tesedia namun selain itu kami mendapatkan masukan langsung dari para pengunjung. Setiap mendapatkan saran untuk mengadakaan suatu koleksi terbitan berkala bila mencukupi anggaran maka akan disediakan bila tidak mau bagaimana lagi kita sesuaikan” (Informan CA)
G. Hasil Penelitian No. Teori 1 Menurut sukarman kebijakan
Pelaksanaannya hendaknya Namun pada perpustakaan PDII-LIPI
memiliki pedoman tertulis pengembangan kebijakan
pengembangan
koleksi
koleksi perpustakaan. Pedoman ini biasanya dilakukan tidak tertulis namun tetap disebut dengan kebijakan pengembangan. Tetapi
pendapat
Sukarman
yang
disesuaikan dengan (1) Bahan yang lain dikoleksi
terutama
terbitan
berkala
mengatakan langkah awal dari pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, buku adalah melakukan pemilihan atau (2) Koleksi terbitan berkala berkaitan seleksi.
Dalam
hendaknya
melakukan
perpustakaan
pemilihan dengan bidang studi yang diteliti di dua mempunyai puluh tujuh pusat penelitian dan dua
kebijakan secara tertulis. Kebijakasanaan ini puluh balai LIPI namun tidak menutup dalam
kurun
disempurnakan
waktu yang
tertentu
selalu kemungkinan untuk memiliki terbitan
dituangkan
dalam berkala yang lain namun isi tetap ilmiah,
bentuk kebijaksanaan umum dan program (3) Permintaan dari pengguna terutama
53
perpustakaan
sesuai
dengan para peneliti yang berada di LIPI yang
perkembangannya. Sukarman mengatakan membutuhkan bahwa
perpustakaan
khusus
jurnal-jurnal
yang
di
perlu butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal
mempunyai kebijakan pengembangan koleksi Indonesia yang diberikan oleh para yang tertulis. Kebijakan ini merupakan penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal panduan agar pengembangan koleksi menjadi ilmiah. (5) Majalah yang populer akan lebih terarah
tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan.
2
Pengadaan koleksi terbitan berkala dengan Dalam pembelian majalah atau terbitan metode pembelian menurut karmidi adalah berkala PDII-LIPI melakukan beberapa Setelah mendapat informasi tentang bahan cara pembelian yang akan di pesan, pustaka yang akan dibeli selanjutnya adalah misalkan majalah tersebut dalam bentuk mendaftar bahan pustaka tersebut, kemudian tercetak
maka
pembelian
dilakukan
diverivikasi kebenaran akan bahan pustaka dengan cara memesan dengan suplier, yang akan dibeli. Setelah diverivikasi, apakah namun bila majalah tersebut dalam bahan pustaka tersebut perlu duplikasi
bentuk
elektronik
maka
pemesan
dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI memilih jurnal elektronik yang harganya disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya
jurnal
elektronik
dari
54
SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka. Jurnal elektronik dapat diakses secara bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI.
3
Pengadaan bahan pustaka yang diperoleh Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah secara langsung diterima penyumbang atau mendapatkan hadiah dari para penerbitdiminta perpustakaan yang menerima hadiah penerbit majalah di seluruh Indonesia secara langsung perlu melakukan beberapa yang hal : a)
meminta
ISSN
(International
Standard Series Number). Setiap majalah Meneliti
kiriman
hadiah
dan baik populer dan ilmiah yang ingin
mencocokannya dengan surat pengantarnya. mendapatkan b) Memilih hadiah yang dibutuhkan.
ISSN,
maka
wajib
memberikan minimal dua eksemplar
c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan. setiap terbit. Jadi semua majalah atau Bila perpustakaan yang meminta hadiah terbitan berkala di seluruh Indonesia yang bahan pustaka, maka perlu : 1)
Menyusun
daftar
ingin pustaka
mendapatkan
yang memberikan terbitannya.
diperlukan. 2) Mengirimkan surat permohonan hadiah.
ISSN
harus
55
3) Setelah bahan pustaka diterima lakukan pemerikasaan dengan mencocokkan daftar kiriman hadiah dengan surat pengantar. 4)Mengirim
kembali
disertai ucapan terima kasih.
surat
pengantar
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis pada Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), maka penulis menarik sebuah kesimpulan. kebijakan pengembangan koleksi dilakukan tidak tertulis namun tetap disesuaikan dengan (1) Bahan yang dikoleksi terutama terbitan berkala disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, (2) Koleksi terbitan berkala berkaitan dengan bidang studi yang diteliti di dua puluh tujuh pusat penelitian dan dua puluh balai LIPI namun tidak menutup kemungkinan untuk memiliki terbitan berkala yang lain namun isi tetap ilmiah, (3) Permintaan dari pengguna terutama para peneliti yang berada di LIPI yang membutuhkan jurnal-jurnal yang di butuhkan oleh pemakai, (4) Jurnal-jurnal Indonesia yang diberikan oleh para penerbit tetapi jurnal tersebut jurnal ilmiah. (5) Majalah yang populer akan tetap dimilki hanya sebagai majalah hiburan. Metode atau prosedur pengadaan terbitan berkala yang dilakukan oleh Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah sebagai berikut : a) Pembelian, pembelian dilakukan dengan cara memesan, misalkan majalah tersebut dalam bentuk tercetak maka pembelian dilakukan dengan cara memesan dengan suplier,
5656
57
namun bila majalah tersebut dalam bentuk elektronik maka pemesan dilakukan dengan memilih jurnal yang di inginkan dan memberikan draft kepada suplier. Selain itu pihak PDII-LIPI memilih
jurnal elektronik yang harganya
disesuaikan oleh anggaran yang dimiliki. Misalnya jurnal elektronik dari SpringerLink dan Insight karena harga terjangkau. Selain harga yang terjangkau PDII-LIPI bisa memilih jurnal yang dibutuhkan oleh peneliti dan pemustaka.
Jurnal
elektronik
dapat
diakses
secara
bersamaan di seluruh LIPI se-Indonesia tanpa harus menunggu pengembalian jurnal tersebut di PDII-LIPI. b) Pusat Dokumentasi dan Informasi ilmiah mendapatkan hadiah dari para penerbit-penerbit majalah di seluruh Indonesia yang meminta ISSN (International Standard Series Number). Setiap majalah baik populer dan ilmiah yang ingin mendapatkan ISSN, maka wajib memberikan minimal dua eksemplar setiap terbit. Jadi semua majalah atau terbitan berkala di seluruh Indonesia yang ingin mendapatkan ISSN harus memberikan terbitannya. c) Kendala yang dihadapi oleh PDII-LIPI dalam hal pembelian atau pun hadiah jurnal baik asing dan jurnal dalam negeri sebenarnya tidak jauh berbeda, yaitu waktu pengiriman jurnal ke PDII-LIPI misalnya jurnal dalam
58
negeri bisannya mereka mengirim jurnal tesebut setelah beberapa tahun, jurnal 2006 akan terkirim 2008 maka informsai yang dibutuhkan akan telat sampai kepada para pengguna.
B. Saran Saran- saran yang dapat penulis berikan mengenai pengembangan terbitan berkala di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah adalah : 1. Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah perlu menetapkan kebijakan pengembangan
dalam bentuk tertulis sebagai panduan dalam
melakukan pengembangan koleksi terbitan berkala. 2.
Semestinya dilakukan kembali kebijakan pengembangan koleksi terbitan berkala secara tercetak dilakukan kembali untuk tetap melestarikan koleksi untuk tetap up to date dalam informasi secara tercetak.
3. Pengiriman terbitan berkala yang terlambat diterima oleh PDII-LIPI
seharusnya lebih dipercepat agar para pengguna dapat menggunakan terbitan tersebut secara up-to date
DAFTAR PUSTAKA Alwasilah, A. Chaedar (2006). Pokoknya Kualitatif : Dasar-Dasar Merancang dan Melakukan Penelitian Kualitatif. Jakarta: Pustaka Jaya. Bafadal, Ibrahim (2006). Pengelolan Perpustakaan Sekolahan. Jakarta:Bumi Aksara. Basuki, Sulistyo (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Unversitas Terbuka. Cresswell, John W (1994), Research Design : Qualitative & Quantitative Approaches. Thousand Oaks, CA:Sage Publications Dagun, Save M ( 1997), Kamus Besar Ilmu Pengetahuan. Jakarta: Lembaga Kebudayaan Nusantara. Darjotu, Sri Widatoen (1972), Laporan Mengikuti Kursus Penyegaran Ilmu Perpustakaan. Khusus dan Dokumentasi Ilmiah. Darmono (2007), Perpustakaan Sekolah : Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja, Jakarta, PT Grasindo. Farihah, Ipah (2006), Buku Panduan Penelitian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Jakarta, UIN Jakarta Press. Hardjoprakoso, Mastini (1992), Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah, Jakarta:Perpustakaan Nasional RI. Lasa (1994), Pengelolaan Terbitan Berkala, Jogjakarta, Kansius Martoatmodjo, Karmidi (1999), Manajemen Perpustakaan Khusus, Jakarta, Universitas Terbuka Menwan, Wafian El Wafa dan Constance Repari (2005), Pedoman Teknis Pengelolaan Perpustakaan khusus. Maros, Balai Penelitian Taman Serealia, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian. Mudjito, (1999), Pembinaan Minat Baca, Jakarta, Universitas Terbuka. Pringguasidoardjo, Luwarsih (1971), Perpustakaan Chusus: Pengantar Keorganisasian dan Administrasi, Jakarta, Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional ; Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Rifai, Agus (1999), Membangun Dunia Baru Perpustakaan IAIN : Sumbangan Pemikiran Untuk perpustakaan IAIN, Al-Maktabah, Vol 1, No. 1
5959
60
Saiful-Haq,Rizal, dkk (2006), Pengantar Manajemen Perpustakaan Madrasah, Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah. Sedijoprapto, Endang I (2001), Perpustakaan Khusus : Keberadaannya dalam Institusi Serta Dasar-Dasar Pengelolaannya, Jakarta, Maju Bersama. Sholeha, Asrorun Ni’am (2008), Pengolahan dan atau Pengembengan Perpustakaan Kepada Perpustakaan Khusus (Perpustakaan Jendela Peradaban : Teks, Konteks, dan Dinamika Pembahasan Undang-Undang Tentang Perpustakaan), Depok, Elsas. Singarinbun, Masri. Effendi, Sofyan. (1999). Metode Penelitian Survey, Jakarta, LP3S. Sukarman, dan Rachmat Natdjumena (edt). (2000). Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus, Jakarta, Perpustakaan Nasional. Sulistia, dkk (2002), Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Sekolah, Jakarta, Universitas Terbuka. Sutarno, NS (2003). Perpustakaan dan Masyarakat, Jakarta, Yayasan Obor Indonesia. ____________________. (2005), Tanggung Jawab Perpustakaan : dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi, Jakarta, Pata Rei. Wadgewort, Robert (1993), World Encyclopedia of Library and Information Services, United States of America, America Library Association.
61
LAMPIRAN
62
Nama
: Ir.Cut Armansyah, M.Si
Jabatan
: Kasubbid. Akusisi dan Koleksi Literatur
1. Bagaimana prosedur dan metode pengadaan koleksi terbitan berkala? a. Beli (langganan) Pembelian majalah biasanya hanya membeli majalah asing. Prosedur pembelian dengan cara melanggan melalui provider atau dengan suppleir yang ada di indonesia. b. Hadiah Hadiah majalah yang dimiliki dari semua terbitan majalah Indonesia. Majalah yang ingin mendapatkan ISSN wajib memberikan 2 eks setiap terbit. 2. Dalam prosedur pengadaan ada dua sistem pengadaan langsung dan pengadaan melalui perantara yang manakah yang digunakaan oleh PDIILIPI ataukah kedua-duanya bagaimana prosesnya? c. Prosedur pembelian kita melanggan dengan supplier atau provider yang berada di Indonesia karena sekarang kita mengembangkan majalah asing malalui majalah elektornik jadi kita sekarang melanggan dengan provider SpingerLink dan Emerald sejak tahun 2009 sampai sekarang. 3. Apakah melakukan kerjasama dalam melakukan pengadaan? Kita melakukan kerja sama pengadaan melalui provider yang berada di Indonesia. 4. Bagaimana bagan sistem pengadaan yang digunakan? a. Pembelian
63
mulai Pemilihan judul dari Katalog Pemilihan judul oleh peneliti LIPI Daftar jurnal yang di beli Judul disesuaikan Proses pembelian Order ke penerbit Terima tagihan Membayar invoice Majalah datang selesai
64
b. Hadiah Penerimaan 2 eks Di olah 1 eksemplar di kirim ke Sub.Bid 1 eksemplar di berikan ke perpustakaan Di tarik ke pengolahan untuk dijilid
Pengecekan kelengkapan ke bagian pengadaan Buat daftar pengiriman majalah
Kebagian pengolahan
Di berikan ke
Selesai
5. Bagaimana penyeleksian dalam pengadaan di PDII-LIPI? c. Pembelian Penyeleksian dilakukan dalam pembelian disesuiakan dengan kebutuhan pusat-pusat penelitian yang adaa di lingkungan LIPI da juga user perpustakaan PDII-LIPI. Jurnal-jurnal yang diminta oleh pihak
65
peneliti LIPI terutama bidang ilmu–ilmu tertentu misalnya peneliti dari Papitek jurnal ilmiah yang diminta adalah Journal of Knowledge seharga Rp. 30.667.221,00 itu untuk satu jurnal namun beberapa peneliti dari bidang sosial biasanya meminta jurnal yang masih terjangkau, sehingga dapat meminta 5-8 jurnal karena harga lebih terjangkau misalnya library and information science research seharga Rp. 4.806.108,00 sehingga peneliti bidang sosial mendapatkan pengajuan judul jurnal lebih banyak ketimbang peneliti bidang ilmu pasti d. Hadiah Majalah atau terbitan berkala yang diperoleh melalui hadiah akan diseleksi terlebih dahulu oleh PDII-LIPI. Terbitan berkala yang akan disebarluaskan informasinya terlebih dahulu atau diutamakan adalah terbitan ilmiah, karena lebih digunakan oleh para peneliti. Sedangkan majalah atau terbitan berkala populer tetap disebarluaskan informasinya, tetapi akan diseleksi kembali. Namun terbitan berkala tersebut bersifat ilmiah, maka diletakkan di rak bila majalah tersebut. Bila ada majalah populer tidak ilmiah akan dipertimbangkan kembali, setelah memenuhi dan sesuai, maka majalah tersebut akan menempati display sebagai referensi. 6. Apakah ada pertimbangan dalam penyeleksiannya? Iya pertimbangan dalam penyeleksiannya misalnya pembelian, kita di berikan anggaran oleh pemerintah PDII memfokuskan pembelian terbitan berkala yang sangat dibutuhkan oleh pusat-pusat penelitian LIPI. Apabila pusat-pusat penelitian LIPI yang tersebar diseluruh Indonesia mengajukan tiga jenis terbitan, maka pihak PDII-LIPI akan menyeleksi dan mendahulukan jurnal yang sangat mendesak untuk dibeli. Bila hadiah kita pun memperimbangkan dalam penyeleksiannya dalam pemakaian dan penempatan untuk digunakan oleh pemakai.
66
7. Selain dengan pembelian hadiah dan tukar menukar adakah metode yang lain? Tidak ada 8. Bagaimanakah alur kerja dalam pengadaan dan penyeleksiaanya? a) Pembelian 1) Pengadaan PDII-LIPI memilih judul jurnal melalui katalog penerbit, para peneliti di lingkungan LIPI. 2) Jurnal-jurnal yang akan dibeli oleh pengadaan dibuatkan daftar, 3) Disesuiakan dengan anggaran dan pengecekan duplikasi. Bila telah disesuaikan maka terjadi proses pembelian. Dengan cara mengajukan daftar terbitan berkala yang akan dipesan kepada penerbit. 4) Setalah diajukannya pembelian maka PDII-LIPI akan menerima tagihan berupa invoice. 5) Setelah PDII-LIPI membayarkan tagihan jurnal tersebut. 6) Setelah tagihan terbayar dan lunas maka jurnal akan diterima oleh PDII-LIPI. b) . Hadiah 1) Setelah menerimaan jurnal sebanyak dua eksemplar 2) dicatat dalam kardeks, dilakukan pengecapan stempel dan kelengkapannya. 3) Satu eksemplar diberikan ke perpustakaan satu eksemplar lagi dikirim ke Subbid Pengolahan untuk diproses lebih lanjut yang akan menjadi IMM
(Induk Majalah Ilmiah Indonesia semua
bidag ilmu), FOKUS ( informasi yang berisi artikel majalah
67
ilmiah terdiri dari 14 bidang ilmu dan akan diterbitkan setiap dua bulan dilengkapi dengan abstrak), dan ISJD (Indonesian Scientific Journal Database) yang dikembangkan oleh PDIILIPI, berisi majalah ilmiah Indonesia yang disajikan secara full text, dapat diakses melalui internet. 4) Satu eksemplar diberikan ke Sabbid Jasa Perpustakaan untuk dilayankan pemakai. 5) Setelah satu tahun majalah tersebut ditarik kembali untuk dibuat satu jilid dalam satu tahun terbit, untuk itu perlu pengecekan kelengkapan volume dan nomor. 6) Apabila sudah lengkap maka dikirimkan ke bagian penjilidan, selesai dijilid dilakukan pengecekan kelengkapan lembaran di bagian pengadaan, penulisan judul pada cover dan punggung jurnal terjilid. 7) Dibuat daftar penerimaan majalah 8) Dikirim ke Subbid pengolahan untuk diolah dan masuk kedalam pangkalan data majalah. 9) Selesai diolah dikirim ke perpustakaan untuk digunakan. 9. Bagaimana kebijakan pengembangan dalam pengembangan terbitan berkala di PDII-LIPI? -
Jadi kebijakan
koleksi di setiap perpustakaan disesuaikan dengan
penggunanya. Contoh di Perpustakaan PDII, karena PDII adalah perpustakaan riset, Perpustakaan riset harus menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan penelitinya. Selain peneliti dari LIPI pengguna perpusatakaan
berasal
dari
berbagai
lembaga
penelitian
dan
mahasiswa. Jadi kita melihat pengguna selain dari peneliti LIPI. Dahulu PDII memilki bidang ilmu pengetahuan yang lebih dari
68
lembaga lainnya yaitu kimia, dari itu kita mempunyai koleksi chemical abstract yang hanya berada di PDII, sedangkan perpustakaan lain tidak memiliki. Selain itu PDII mempunyai macam-macam referensi di bidang kimia. Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi yang sudah maju, kita harus membuat kebijakan pengembangan lebih melihat kepada para peneliti LIPI dan disesuaikan dengan bidang-bidangnya. Maka dari itu kita adakan atau kita milki jurnal yang sesuai dengan ilmu pengetahuan yang banyak dan sedang diminati oleh para peneliti, dari itu pihak PDII harus aktif untuk mencarikan kebutuhan para peneliti. Maka dalam hal tersebut kebijakan dilihat dari penggunanya 10. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengadaan dan penyeleksian? -
Untuk pembelian kendalanya adalah pertanggung jawab kepada pemerintah karena jurnal yang dikembangkan adalah jurnal online, tidak ada bukti fisik sedangkan pemerintah membutuhkan bukti fisik, untuk menanggulangi maka di Back Up namun belum mampu untuk back up-nya. Bukti fisik lainnya adalah dengan memberikan kontrak kerjasama yang tercetak.
-
Bila jurnal tercetak kendala yang dihadapi adalah harus bayar dimuka misalnya pemabyaran dilakukan tahun 2008 pembayaran tersebut untuk jurnal tahun 2009.
-
Kendala baik pembelian maupun hadiah sama yaitu pengiriman ke PDII-LIPI jadi jurnal-jurnal yang dipesan atau hadiah akan datang setelah beberapa tahun terbit biasanya kendala waktu dan biaya pengiriman.
11. Apakah ada tujuan dalam kebijakan dalam pengembangan? -
Untuk memenuhi kebutuhan pemakai, risert, makalh, prossiding dan lainnya.
69
12. Bagaimanakah manfaat kebijakan dalam melaksanakan pengembangan? -
Untuk memudahkan dalam pengwmbangan koleksinya.
13. Pertimbangan apa saja yang diambil dalam kebijakan pengembangan? -
Menyesuaikan dengan anggaran yang diberikan oleh pemerintah
14. Adakah jenis koleksi tertentu yang tidak boleh digunakan dalam kebijakan pengembangan? -
Intinya harus yang risert, ilmiah agar dapat digunakkan.
15. Siapa sajakah yang berperan serta bertanggung jawab dalam pengambilan kebijakan pengembangan? -
Kepala Bidang Dokumentasi
-
Kepala SubBag Dokumentasi
16. Apakah ada pihak luar yang ikut berperan dan bertanggung jawab dalam pengembangan? -
Tidak ada
17. Bagaimana menyiasati anggaran dalam kebijakan pengembangan koleksi? -
Bila ada jsepuluh judul yang di minta oleh pihak LIPI namun harga dari jurnal tersebut melebihi anggaran maka kita akan menyeleksinya dengan mendahulukan jurnal yang sangat diperlukan untuk diadakan terlebih dahulu.
18. Apakah ada panduan khusus dalam langkah-langkah dalam pengambilan kebijakan pengembangan? -
Tidak ada namun disesuaikan dengan kebutuhan pemakai saat itu.
70
19. Berapa lamakah berlaku kebijakan dalam pengembangan atau tidak ada perubahan kebijakan dalam pengembangan? -
Setiap tahun berubah namun sejak tahun 2008 sampai sekarang belum berubah karena kebutuhan pemakai disesuaikan.
20. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengambilan kebijakan? -
Selama ini belum ada kendala yang signifikan dihadapi oleh PDII-LIPI
71
Nama
: Bapak Ponmin
Jabatan
: Pustakawan
1. Apakah anda mengetahui kebijakan dalam pengembangan koleksi terbitan berkala? -
Tahu
2. Dalam
pengadaan
majalah
apakah
pemustaka
atau
pengunjung
memberikan saran untuk jenis atau mejalah apa yang akan di beli? -
Ya, masukan dari pengguna bisaya para peneliti LIPI.
3. Apakah tindakan yang dilakukan bila ada permintaan koleksi yang di butuhkan oleh pemustaka? -
Membantu mencarikan koleksi yang dibutuhkan misalnya koleksi yang diinginkan pemakai bisanya memberikan nomor panggil maka kami membantu mencarikan letak jurnal tersebut berada.
4. Pernahkah pengunjung menguluhkan atau meminta koleksi yang belum ada di PDII-LIPI? -
Biasanya melalui kotak saran
5. Jenis majalah atau terbitan berkala apa yang biasanya diminta oleh pengunjung namun majalah tersebut belum ada? -
Terbitan terbaru
6. Jenis koleksi majalah apa yang sering diusulkan oleh pemustaka? -
Bermacam-macam biasanya majalah ilmiah dan tahun terbaru.
7. Bagaimana perpustakaan memberikan pengunjung untuk mengusulkan koleksi yang harus diterbitkan seperti membuat kuesioner atau angket untuk memberikan kebutuhan pengunjung?
72
-
Dulu kita membuat kuesioner untuk pengusulan koleksi namun karena kita semakin sibuk maka tidak membuatnya kembali biasanya pengunjung memberikan saran secara langsung kepada kami atau memberikan masukan lewat tulisan yang ditaruh dikotak saran.
8. Bagaimana pustakawan menyikapi kebutuhan pemustaka bila majalah atau terbitan berkala yang diinginkan tidak ditemukan dan anggaran
yang
dimiliki terbatas? -
Kita memberi tahu kan atau mencarikan tempat yag memiliki koleksi tersebut berada selain di sini. Dengan memberikan alamat serta tempat dimana perpustakaann tersebut berada.
9. Bila ada permintaan dari pemustaka atau pengunjung berapa lama majalah atau terbitan berkala akan di adakan? -
Biasanya disesuaikan dengan anggaran yang ada
10. Apakah pengunjung meminta langsung kepada pustakawan secara langsung tanpa menulis atau memberikan saran? -
Ada yang langsung memberikan saran ada pula yang memberikan saran melalui kotak saran.
73
Nama
: Muthia Driani S.ip
Status
: Pengunjung 1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI? (bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga) -
Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini? 3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung untuk mencari informasi disini? -
Iya
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI? -
Sekitar tiga kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan informasi yang diinginkan? -
Tidak
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung mencari di rak buku? -
Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil mencari di rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi? -
Iya
74
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki oleh PDII-LIPI? -
Koleksinya lengkap, menrut saya yang dinamakan pusat itu harus lengkap jika pengguna menginginkan atau mebutuhkan informasi dapat tersedia di PDII-LIPI.
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda? -
Iya
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang? -
Iya sudah berkembang
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan? -
Iya relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah untuk diadakan di PDII-LIPI? -
Belum, namun sebaiknya jurnal mengeai perpustakaan lebih di perbanyak dan jurnal elektronik Indonesia di kembangkan
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah angket? -
Menulis saran di kotak saran
14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi? -
Saya mencari informasi ke OPAC namun ketika mencari dirak tidak menemukan informasi atau koleksi yang diinginkan.
75
15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu ditambahkan? -
Jurnal tentang perpustakaan.
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang ada di PDII-LIPI? -
Pengembangan koleksi di PDII-LIPI sudah baik, koleksi jurnal yang telah tersedia sebaiknya selalu Up To Date, karena jurnal setiap saat mengalami perkembangan.
76
Nama
: S. Indriani
Status
: Pengunjung 1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI? (bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga) -
Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini? 3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung untuk mencari informasi disini? -
Suka
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI? -
Sekitar lima kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan informasi yang diinginkan? -
Pernah
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung mencari di rak buku? -
Mencari di OPAC kemudian setelah menemukan nomor panggil mencari di rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi? -
Tidak
77
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki oleh PDII-LIPI? -
Cukup lengkap
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda? -
Sudah
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang? -
Sudah
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan? -
Sudah relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah untuk diadakan di PDII-LIPI? (bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14) -
Belum
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah angket? -
Menulis saran di kotak saran
14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi? 15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu ditambahkan? -
Jurnal terbaru.
78
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang ada di PDII-LIPI? -
Jurnal-jurnal atau buku-bukunya yang terbaru di adakan.
79
Nama
: Vani
Status
: pengunjung 1. Apakah anda anggota dari perpustakaan PDII-LIPI? (bila bukan anggota lanjut kesoal nomor tiga) -
Tidak
2. Bila anda anggota sudah berapa lama menjadi anggota disini? 3. Bila anda diluar anggota PDII-LIPI apakah anda suka berkunjung untuk mencari informasi disini? -
Iya
4. Sudah berapa kalikah anda berkunjung ke PDII-LIPI? -
Sekitar lima kali
5. Selama anda mencari informasi apakah anda pernah tidak menemukan informasi yang diinginkan? -
Selalu mendapatkan informasi yang saya butuhkan karena di PDIILIPI informasi perpustakaannya Up To Date
6. Bagaimana cara anda dalam pencarian koleksi terbitan berkala seperti mengakses lewat internet atau mencari di OPAC atau anda langsung mencari di rak buku? -
Lewat OPAC atau Internet lalu mencari di Rak
7. Apakah anda mengalami kesulitan dalam pencarian informasi? -
Selama ini belum mengalami kesulitan
8. Bagaimana menurut anda tentang kelengkapan koleksi yang dimiliki oleh PDII-LIPI?
80
-
Sudah cukup lengkap
9. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah sesuai dengan kebutuhan anda? -
Sudah terpenuhi
10. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki PDII-LIPI sudah berkembang? -
Lumayan berkembang
11. Menurut anda apakah koleksi terbitan berkala atau majalah yang dimiliki oleh PDII-LIPI sudah relevan? -
Sudah relevan
12. Apakah anda pernah mengajukan koleksi terbitan berkala atau majalah untuk diadakan di PDII-LIPI? (bila belum pernah mengajukan lanjut ke soal nomor 14) -
Belum
13. Bagaimanakah anda mengajukan koleksi tersebut seperti meminta langsung kepada pustakawan ataukah dengan menulis di sebuah angket? 14. Kendala apa yang anda hadapi dalam pencarian informasi? -
Tidak ada kendala
15. Menurut anda jenis koleksi terbitan berkala atau majalah yang perlu ditambahkan? -
Majalah terbitan terbaru.
-
Majalah Luar negeri
81
16. Berikan pendapat anda tentang pengembangan terbitan berkala yang ada di PDII-LIPI? -
Jurnal lebih Up To Date dan terpercaya
-
Di internet jurnal-jurnal online lebih banyak lagi.
81
LAPORAN BULANAN No Kriteria Anggota Pelajar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Mahasiswa S0 Mahasiswa S1 Mahasiswa S2 Mahsiswa S3 Wiraswasta Industri Pengajar Pustakawan Peneliti LIPI Penenliti Non LIPI PNS/TNI Tidak Bekerja/Tidak Pilih Jumlah
Jan 4 61 832 83 7 15 16 1 1 7 33 29
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
12 379 1,633 112 21 26 27 8 5 1 33 22
8 32 2,463 91 9 6 40 1 1 8 1 31 11
2 30 2,050 70 14 20 21 1 11 26 34
5 29 1,555 69 10 20 18 1 9 30 22
7 55 1,425 84 16 27 27 3 14 28 56
6 43 804 52 18 20 14 3 4 1 24 25
4 32 1,003 56 10 22 13 3 14 53 23
DATA PENGUNJUNG KOLEKSI JURNAL PDII-LIPI TAHUN 2009
Sept 10 8 915 41 19 4 8 1 7 18 9
Okt
Nov
Des
32 45 2,053 36 16 16 17 1 6 22 30
24 110 1,608 86 12 8 12 15 11 19
19 28 1,259 64 17 6 11 1 14 15 20
Total 133 852 17,600 844 169 190 224 23 8 110 2 324 300
