PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN REPOSITORI INSTITUSI DI PERGURUAN TINGGI DILIHAT DARI DUA FUNGSI MANAJEMEN: STUDI KASUS DI UI DAN IPB

PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN REPOSITORI INSTITUSI DI PERGURUAN TINGGI DILIHAT DARI DUA FUNGSI MANAJEMEN: STUDI KASUS DI UI DAN IPB Moethia Anggraeni Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424 [email protected]

Abstrak Penelitian ini membahas proses pendirian dan penerapan repositori lembaga di UI dan IPB dari segi manajemen repositori. Topik ini diteliti karena melihat perkembangan repositori dalam menyimpan karya ilmiah yang diproduksi oleh sivitas akademika di perguruan tinggi serta memudahkan masyarakat luas untuk mengakses penelitian yang pernah dilakukan oleh perguruan tinggi tersebut. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis proses pendirian repositori di UI dan IPB dengan menggunakan teori dua fungsi manajemen yaitu planning dan staffing. Selain itu penelitian ini juga ingin menganalisis proses pengumpulan karya ilmiah yang diproduksi oleh perguruan tinggi. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah dapat memberikan gambaran bagaimana proses planning, staffing, dan pengumpulan konten ketika kedua perguruan tinggi ini mendirikan sebuah repositori untuk menyimpan karya ilmiah mereka. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Cara pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah dengan melakukan wawancara ke beberapa narasumber dan observasi terhadap repositori yang dimiliki oleh UI dan IPB.

Development and Implementation of Institutional Repository in Colleges Viewed from Two Functions of Management: Case Study in UI and IPB

Abstract

This research discusses the development and implementation of repository institutions in UI and IPB based management repository. The purpose of this study to analyze the process of the development of a repository in the UI and IPB using the theory of two functions in management, planning and staffing. In addition, this study also wants to analyze the process of collecting scientific papers produced by the college. The expected outcome of this study is to provide an overview of how the process of planning, staffing, and collecting contents when both the college set up a repository for storing their scientific work. This study used a qualitative approach to the case study method.

Keywords: repository; institutional repository; academic library

Pengembangan dan penerapan..., Moethia Anggraeni, FIB UI, 2014

Pendahuluan

Di era yang serba canggih memudahkan orang untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Hal ini tidak lepas dari peran teknologi informasi. Teknologi merupakan sebuah revolusi yang memegang peran sebagai media atau sarana lalu lintas informasi.Tidak hanya pencarian informasi, penyebaran informasi juga sangat dimudahkan dengan adanya teknologi. Hal kecil yang dapat kita rasakan sebagai bentuk dari kemudahan untuk menyebarkan dan memperoleh informasi adalah dengan menggunakan media sosial. Begitu banyak orang yang dapat dengan cepat menyebarkan informasi yang mereka miliki melalui media sosial. Sebuah perguruang tinggi, sebagai institusi yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat atau luar negeri, wajib memberikan atau menerbitkan informasi publik yang mereka punya. Penyataan ini tertuang dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. Informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi, dalam hal ini adalah masyarakat. Dengan kemudahan teknologi, sebuah lembaga dapat menyebarkan informasi yang mereka miliki supaya dapat diakses oleh masyarakat secara efektif dan efisien. Supaya dapat menyebarkan informasi dengan mudah, sebuah lembaga dapat membuat repositori institusi untuk menyimpan sekaligus menyebarkan informasi yang mereka miliki. Repositori ini dibuat untuk mengelola dan menyebarkan karya ilmiah dalam bentuk digital yang dibuat oleh perguruang tinggi maupun sivitas akademika dari perguruan tinggi tersebut, seperti laporan teknis, skripsi, tesis, dan disertasi, dan bahan ajar. Beberapa repositori juga digunakan sebagai publikasi bahan elektronik seperti e-journal dan e-book. Menurut situs http://maps.repository66.org/ yang diakses pada tanggal 13 Juni 2014, jumlah repositori di seluruh dunia sudah mencapai 3045 repositori dengan berkas sebanyak 12.301.750. Dari 3045 repositori yang ada di dunia, terdapat 42 repositori institusi yang ada di Indonesia. Mayoritas instansi yang memiliki repositori di Indonesia adalah perguruan tinggi. Berdasarkan Ranking Web of Repositories yang dibuat oleh Webometric yang diakses pada tanggal yang sama, ternyata ada tiga lembaga yang berasal dari Indonesia, yang masuk urutan sepuluh besar repositori terbaik di Asia. Ketiga lembaga tersebut merupakan perguruan tinggi


negeri ternama yang ada di Indonesia, yaitu Institut Teknologi Sepuluh Nopember Repository pada peringkat ketiga, Bogor Agricultural University Scientific Repository pada peringkat ketujuh, dan Diponegoro University Institutional Repository pada peringkat kedelapan. Ini menunjukkan bahwa insitusi di Indonesia sudah mampu membangun sebuah repositori yang sangat baik untuk menyimpan dan mempublikasi karya ilmiah mereka. Universitas Indonesia dan Institut Pertanian Bogor, sebagai sebuah perguruan tinggi negeri, selalu menghasilkan ribuan karya dari sivitas akademikanya. Repositori institusi yang dikelola oleh Perpustakaan UI maupun Perpustakaan IPB dibuat untuk mengelola dan mempublikasikan karya ilmiah digital yang dihasilkan oleh sivitas akademika UI maupun IPB. Namun yang menjadi masalah saat ini adalah apakah karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika tersebut dapat diakses dengan mudah oleh masyarakat luas. Padahal menurut Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, perguruan tinggi negeri sebagai lembaga yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN/APBD wajib menyebarkan karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Untuk menjawab permasalahan tersebut, UI dan IPB membangun sebuah repositori online. Dalam http://lontar.ui.ac.id/, UI menghimpun berbagai koleksi digital yang dimilikinya, seperti buku, jurnal, abstrak penelitian, artikel, peraturan, panduan, laporan, UIANA, materi kuliah, dan lain sebagainya. Begitupun dengan repositori IPB yaitu http://repository.ipb.ac.id/, berisi koleksi berupa skripsi, tesis, disertasi, IPB e-journal, IPB general, IPB-ana, Research and Community Empowerment, Research and Strategic Issue Studies, Research Center, Scientific Oration, dan Student Papers. Dengan adanya repositori online ini, nantinya diharapkan seluruh karya ilmiah sivitas akademika dapat diakses oleh masyarakat luas secara digital dengan mudah. Pada penelitian kali ini, penulis ingin meneliti bagaimana proses pendirian dan penerapan repositori institusi di kedua perguruan tinggi tersebut. Permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana proses pendirian dan penerapan repositori institusi di UI dan IPB apabila dilihat dari dua fungsi manajemen, yaitu planning dan staffing? Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan memberikan gambaran mengenai proses pendirian dan penerapan repositori institusi di UI dan IPB yang dilihat dari dua fungsi manajemen, yaitu planning dan staffing.


Tinjauan Teoritis

Repositori institusi merupakan wadah untuk mengelola dan melestarikan aset intelektual sebuah institusi. Ada banyak definisi terkait dengan repositori. Menurut ODLIS (Online Dictionary for Library and Information Science) (Reitz, 2004-2014) Repositori institusi adalah seperangkat layanan yang ditawarkan oleh perguruan tinggi atau sekelompok perguruan tinggi untuk penggunanya dalam mengelola dan menyebarkan materi ilmiah dalam bentuk digital yang dibuat oleh perguruan tinggi maupun sivitas akademika dari perguruan tinggi tersebut, seperti laporan teknis, tesis dan disertasi, dan bahan ajar. Beberapa IR juga digunakan sebagai publikasi bahan elektronik seperti e-journal dan e-book. Sebuah repository institusi yang dibangun oleh perguruan tinggi mencakup karya ilmiah dari sivitas akademikanya. Konten tersebut dapat berupa karya tugas akhir, thesis dan disertasi, dan laporan penelitian. Sebagai sebuah perguruan tinggi, UI dan IPB memiliki perpustakaan untuk menunjang kegiatan akademik maupun penelitian sivitas akademikanya. Perpustakaan perguruaan tinggi memiliki tujuh fungsi berdasarkan Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi tahun 2004, yaitu fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi. Berdasarkan tujuh fungsi tersebut, perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsi deposit, yaitu perpustakaan menjadi pusat penyimpanan semua karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Tidak hanya menyimpan, perpustakaan juga dapat mempublikasikan karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademika supaya dapat dengan mudah diakses oleh pengguna informasi, seperti yang disebutkan dalam Fungsi Informasi dan Fungsi Publikasi. Untuk menyimpan dan mempublikasikan karya yang dihasilkan oleh sivitas akademika dalam bentuk digital, perpustakaan perlu membangun sebuah repositori yang dapat diakses secara online sehingga mudah diakses oleh masyarakat yang membutuhkan. Maksudnya adalah repositori yang dibuat oleh perpustakaan harus bersifat open access supaya masyarakat luas dapat memanfaatkan hasil penelitian yang dihasilkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi tersebut. Menurut Stephen P. Robbins (2006), manajemen adalah sebuah proses koordinasi untuk mengerjakan suatu kegiatan sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien. Proses yang dimaksud gabungan dari beberapa fungsi yang berlangsung atau kegiatan


utama yang melibatkan manajer. Stephen P. Robbins (2002) mendefinisikan empat fungsi manajemen seperti berikut: •

•

•

•

Planning: management function that involves the process of defining goals, establishing strategies for achieving those goals, and developing plans to integrate and coordinate activities. Staffing: management function that involves the process of determining what tasks are to be done, who is to do them, how the tasks are to be grouped, who reports whom, and where decisions are to be made. Leading: management function that involves motivating subordinates, influencing individuals or teams as they work, selecting the most effective communication channels, or dealing in any way with employee behavior issues. Controlling: management function that involves monitoring actual performance, compairing actual to standard, and taking action, if necessary.

Pada penelitian kali ini, peneliti akan menganalisis proses pendirian repository berdasarkan dua fungsi manajemen, yaitu planning dan staffing. Seperti yang telah dijelaskan dalam definisi planning di atas, proses planning atau perencanaan mencakup tujuan dari organisasi, pembuatan strategi, mengembangkan berbagai rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan. Planning memberikan arah, mengurangi dampak perubahan, meminimalkan limbah dan kelebihan materi, dan menetapkan standar yang digunakan dalam controlling. Tujuan adalah hasil yang diinginkan oleh individu, kelompok, dan organisasi secara keseluruhan. Sedangkan rencana adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana tujuan akan dipenuhi termasuk alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Dalam definisi staffing yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa proses staffing menjelaskan apa yang harus diselesaikan dalam organisasi, bagaimana cara supaya pekerjaan itu dapat selesai, dan siapa yang akan mengerjakan pekerjaan tersebut. Dalam staffing juga terdapat proses pembuatan struktur organisasi yang dapat membuat karyawan bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan tugas mereka. Struktur organisasi merupakan kerangka kerja secara fomal yang menjelaskan pembagian tugas, pengelompokkan tugas, dan pengkoordinasian tugas. Menurut

Drake

(2004),

dalam

mengelola

repositori

institusi,

pustakawan

perlu

mempersiapkan diri untuk menangani masalah yang timbul dari anggota organisasi atau orang yang memegang peranan penting dalam mengelola repositori apabila mereka meninggalkan organisasi. Memiliki kebijakan yang jelas mengenai penyimpanan dan aksesibilitas dapat mengantisipasi masalah dan mempermudah proses pemecahan masalah. Pustakawan juga harus bekerjasama dengan staf TI dalam hal pemeliharaan konten, perangkat lunak, dan


aksesibilitas yang dapat berubah setiap saat. Staf TI dan pustakawan perlu tahu konsekuensi dari perubahan hardware, software, dan standar dan dapat menyesuaikan sesuai.

Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan bentuk penelitian studi kasus untuk memperoleh gambaran mengenai pendirian dan penetapan repositori institusi yang dimiliki oleh UI dan IPB. Subjek penelitian pada penelitian ini adalah pengelola repositori UI dan repositori IPB dengan objek penelitian adalah pendirian dan penerapan repositori UI dan repositori IPB. Jumlah informan dalam penelitian ini sebanyak enam orang, masing-masing dari mereka merupakan orang yang terlibat langsung dengan repositori UI dan IPB. Pemilihan informan ini menggunakan snowball sampling. Peneliti menggunakan snowball sampling karena peneliti tidak banyak mengetahui mengenai siapa saja yang harus diwawancarai. Peneliti hanya mengetahui masing-masing satu orang narasumber di tempat penelitian. Karena data yang didapatkan dirasa kurang, maka peneliti meminta rekomendasi dari narasumber pertama untuk menunjuk orang lain yang dapat dijadikan narasumber oleh peneliti. Pada akhirnya, penulis memilih keenam orang informan ini karena keenam informan ini merupakan orang yang paling mengetahui bagaimana proses pendirian dan penerapan repositori di kedua perguruan tinggi tersebut. Penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara dengan enam informan di Perpustakaan Universitas Indonesia serta Perpustakaan Institut Pertanian Bogor. Selain itu penulis juga melakukan observasi terhadap repositori online yang dimiliki oleh UI dan IPB. Setelah dilakukan pengumpulan data, dilakukan proses analisis terhadap data yang didapatkan. Terdapat empat tahap dalam proses analisis, yaitu reduksi data, pengkodean, interpretasi data, barulah dilakukan penarikan kesimpulan. Reduksi data dilakukan untuk mempertajam dan mengarahkan data, membuang data yang tidak perlu, dan mengorganisasi data sehingga dapat dilakukan penarikan kesimpulan. Setelah data direduksi, data tersebut dikelompokkan berdasarkan kategori yang sama supaya dapat terlihat keterkaitan dan perbandingannya kemudian ditampilkan dalam bentuk matriks sehingga memungkinkan


peneliti dalam mengambil langkah selanjutnya. Peneliti melakukan interpretasi awal terhadap setiap kategori dari data yang telah dikumpulkan selama proses observasi dan wawancara, sehingga apabila terjadi kekurangan atau kesalahan data dapat langsung diperbaiki. Tahap terakhir dalam analisis data adalah penarikan kesimpulan, yaitu penarikan arti dari data yang telah ditampilkan.

Pembahasan

Repositori IPB dibangun pada tahun 2010 dengan nama IPB Information Resource Center atau disingkat dengan IIRC. Repositori IPB ini menggunakan aplikasi open source DSpace karena lebih murah dalam pemeliharaan dan pengembangannya di masa yang akan datang, serta dapat dimodifikasi sesuai keperluan. Selain itu, IPB juga memutuskan untuk tidak membangun aplikasi sendiri karena dikhawatirkan apabila programmer pembuat aplikasi tersebut menghilang dan tidak menurunkan ilmunya ke instansi, maka pengembangan repositori tersebut akan berhenti. Harapan IPB dengan membangun IIRC ini adalah semua dokumen digital dapat dikumpulkan di sana, baik dokumen ilmiah maupun non-ilmiah. Repositori ini awalnya dikembangkan oleh DKSI (Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi) IPB atas permintaan dari WRBK (Wakil Rektor Bisnis dan Komunikasi) untuk membuat repositori. Jauh sebelum itu, IPB sudah mulai mewajibkan mahasiswanya untuk mengumpulkan tugas akhir dalam bentuk digital sejak tahun 2005. Mahasiswa diwajibkan mengumpulkan karya mereka dalam bentuk PDF, selain mereka juga diwajibkan juga mengumpulkan yang tercetak. Karya-karya tercetak yang sudah ada sejak sebelum tahun 2005 pun sudah mulai dialihmediakan. Berbeda dengan IPB yang baru membangun aplikasi untuk mempublikasikan file digitalnya pada tahun 2010, UI sudah lebih dahulu membangun aplikasi tersebut pada tahun 2003. Aplikasi tersebut diberi nama Lontar atau Library Automation and Digital Archive. Perpustakaan UI memutuskan untuk membangun aplikasi sendiri dikarenakan aplikasi yang sebelumnya masih belum bisa mengakomodasi kegiatan-kegiatan yang ada di perpustakaan¸ terutama kegiatan yang berhubungan dengan koleksi digital. Perpustakaan UI juga memilih untuk membangun sendiri karena pada saat itu belum ada aplikasi open source yang bisa


mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Proses pengembangan aplikasi ini memakan waktu satu tahun sampai aplikasi tersebut bisa digunakan oleh Perpustakaan UI. Konsep dari aplikasi ini adalah automasi perpustakaan dan perpustakaan digital. Jadi nantinya diharapkan aplikasi ini bisa mengakomodasi kebutuhan perpustakaan untuk peminjaman, pengembalian, dan sebagainya, serta dapat menampung file digital yang dimiliki oleh Perpustakaan UI. Melalui SK Rektor Nomor: 628/SK/R/UI/2008 tentang Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia, UI mulai mewajibkan mahasiswanya untuk menyerahkan tugas akhirnya, dalam bentuk cetakan dan rekaman dalam CDROM. Di dalam SK tersebut juga disebutkan bahwa mahasiswa wajib menyerahkan karyanya ke perpustakaan dan perpustakaan memiliki hak salah satunya adalah mengelola dan mempublikasikannya. Namun, jauh sebelum tahun 2008, sekitar tahun 2005 sudah mulai dirintis adanya proses digitalisasi untuk koleksi-koleksi tugas akhir dimulai dari koleksi tesis. Sejak saat itulah perpustakan mulai mempublikasikan tidak dengan hard copy, walaupun bentuk hard copy tetap disimpan oleh perpustakaan, tetapi sudah mulai didigitalisasi untuk tujuan aksesibilitas dan pelestarian. Manajemen Konten Repositori Repositori UI berisi semua dokumen yang berhubungan dengan sivitas akademika UI. Pada saat repositori ini baru dibangun, sekitar tahun 2005, pengumpulan koleksi digital dimulai dengan melakukan digitalisasi koleksi tugas akhir, dimulai dari koleksi tesis. Tahun 2008, dikeluarkan SK Rektor mengenai pedoman penulisan tugas akhir yang mewajibkan mahasiswa menyerahkan karyanya ke perpustakaan dan perpustakaan memiliki hak yang salah satunya adalah mengelola dan mempublikasikan karya tersebut, termasuk publikasi secara online. Sejak saat itu, mahasiswa tidak hanya mengumpulkan karya mereka dalam bentuk tercetak saja, tetapi juga dalam bentuk softcopy yang dikumpulkan dalam bentuk CD ke perpustakaan. Pada tahun 2013, berdasarkan surat edaran dari Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 Tentang Publikasi Karya Ilmiah, bahwa mahasiswa yang lulus tidak hanya menghasilkan karya seperti skripsi, tetapi juga harus mengumpulkan makalah atau jurnal. Menanggapi

surat

edaran

Dikti

tersebut,

UI

mengeluarkan

surat

edaran

No.

2047/H2.R5/PDP.Peraturan-Peraturan/2012 tentang Unggah Karya Ilmiah. Bedasarkan surat tersebut, untuk memudahkan penghimpunan dan publikasi karya ilmiah yang dimiliki UI tersebut, dibuatlah web aplikasi pengunggahan. Jadi mahasiswa tidak lagi mengumpulkan softcopy karya mereka dalam bentuk CD, tetapi mereka harus mengunggah sendiri. Setelah


mahasiswa mengunggah karya mereka, pustakawan bagian UIANA akan mengecek kelengkapan dari karya tersebut, apakah ada yang kurang, hasil scan sudah terlihat jelas atau belum, tanda tangan pembimbing dan penguji sudah lengkap atau belum, dan sebagainya. Apabila ada yang belum lengkap, pustakawan akan mengembalikan karya tersebut kepada penulisnya supaya diperbaiki kembali. Sama halnya seperti Repositori UI, Repositori IPB juga berisi karya ilmiah yang dihasilkan oleh sivitas akademikanya. Dalam mendapatkan konten ini, pengelola repositori bekerjasama dengan perpustakaan untuk mengisi repositori. Untuk konten berupa skripsi, tesis dan disertasi didapatkan langsung dari mahasiswa yang bersangkutan ketika mereka akan lulus dari jenjang pendidikan yang sedang ditempuh. Namun, mahasiswa hanya memberikan file digitalnya saja, yang mengunggah ke dalam sistem repositori adalah staf dari pengelolaan bahan pustaka Perpustakaan IPB. Sedangkan untuk karya yang dibuat oleh dosen seperti artikel, jurnal, dan buku didapatkan dengan sistem jemput bola. Pihak perpustakaan berusaha untuk mengikuti kegiatan yang diadakan oleh dosen atau peneliti seperti seminar supaya bisa mendapatkan karya tersebut. Selain perpustakaan, departemen yang ada kaitannya dengan penelitian memiliki hak untuk mengunggah sendiri karyanya ke dalam repositori. Jadi diharapkan, tidak hanya perpustakaan saja yang mengunggah semua file untuk repositori, tetapi juga departemen yang melakukan penelitian. Apabila perpustakaan juga mendapatkan file penelitian tersebut, perpustakaan akan mengeceknya kembali supaya tidak ada duplikasi file di dalam repositori. Hal tersebut diungkapkan oleh narasumber, selaku Kepala Bidang Pembinaan dan Pengelolaam Bahan Perpustakaan IPB. Staffing Repositori Pada saat awal pembangunan aplikasi Lontar yang digunakan sebagai katalog online sekaligus media publikasi koleksi digital yang dimiliki oleh Perpustakaan UI. Perpustakaan UI bekerja sama dengan Fasilkom (Fakultas Ilmu Komputer). Alur kerja pembangunan aplikasi perpustakaan ini adalah dengan berdiskusi antara pihak perpustakaan dengan Fasilkom. Jadi perpustakaan memberikan gambaran kebutuhan sistem yang diinginkan seperti apa, kemudian diwujudkan oleh tim dari Fasilkom. Saat ini, Repositori UI dikelola oleh divisi Pengelolaan dan Pelayanan Koleksi UIANA. Divisi ini memiliki delapan orang staf termasuk koordinator. Pemilihan staf tersebut berdasarkan kemampuan untuk mengelola file digital, pengolahan file digital dan kemampuan untuk memberikan layanan. Staf yang dipilih juga harus memiliki sifat dapat dipercaya, karena di dalam divisi Pengelolaan dan Pelayanan Koleksi UIANA


terdapat banyak karya yang masih dirahasiakan dan ditutup aksesnya. Biasanya karya tersebut adalah karya yang sedang diurus paten atau HaKI-nya sehingga hanya penulis yang memiliki hak untuk mengakses karya tersebut. Staf UIANA dilarang untuk memberitahukan adanya karya tersebut kepada orang lain sehingga tidak semua orang dapat dengan mudah menjadi staf UIANA. Selain itu, staf tersebut juga mampu melakukan layanan rujukan karena ketika berada di bagian layanan, mereka akan memberikan bantuan untuk mahasiswa yang meminta mencarikan bahan dan informasi. Pembagian tugas untuk staf tersebut terbagi menjadi tiga, yaitu penerimaan, pengelolaan, dan layanan. Tetapi, apabila sedang ada penerimaan tugas akhir, koordinator divisi akan membuat jadwal dari ketujuh staf tersebut, siapa yang akan bertugas tiap harinya untuk melakukan penerimaan tugas akhir tersebut. Pada bagian ini, yang harus dilakukan adalah pemeriksaan berkas, apakah file PDF tersebut bisa dibuka atau tidak, isi dari file tersebut sesuai atau tidak dengan daftar isi, dan hasil scanning tanda tangan pada lembar pengesahan. Sejak diberlakukan proses unggah, pustakawan tidak hanya mengecek satu file naskah lengkapnya saja, tetapi juga naskah ringkasnya dalam bentuk jurnal. Pada bagian pengolahan, semua staf ikut melakukan proses pengolahan. Kegiatan yang dilakukan pada bagian pengolahan adalam mencakup pemberian stempel, watermark makara, footer, bookmark, dan penguncian dokumen supaya tidak terjadi copy-paste dokumen oleh orang lain. Kemudian yang terakhir adalah layanan yang ada di lantai tiga Perpustakaan Universitas Indonesia. Staf yang berada di bagian layanan juga tidak hanya melakukan tugas yang ada di bagian layanan saja, tetapi juga melakukan kegiatan yang dilakukan oleh bagian pengolahan dan penerimaan. Berbeda dengan UI yang hanya melibatkan dua pihak ketika pembangunan aplikasi repositori, yaitu perpustakaan dan tim Fasilkom, IPB melibatkan banyak pihak ketika membangun repositori. Berdasarkan SK Rektor IPB 065/13/KL/2010 Tentang Pembentukan Tim Pengelola Informasi Institut Pertanian Bogor Berbasis Web, dibentuklah tiga tim yang ditugaskan untuk mengelola repositori institusi IPB, yaitu Tim Pengelola Webometrics, Tim Konten Official Web, dan Tim Pendukung. Tim tersebut memiliki tugas, yaitu: 1. Mengumpulkan data kegiatan IPB khususnya untuk kegiatan penelitian (riset), kajian strategis, karya ilmiah dan publikasi ilmiah lainnya. 2. Mengembangkan sistem informasi kegiatan IPB berbasis web. 3. Mengembangkan program teknologi informasi IPB melalui Reengineering Website dan Knowledge Management System (KMS) IPB.


4. Mengelola dan menyediakan data terkini dari kegiatan IPB sebagaimana dimaksud pada pernyataan nomer satu dengan melakukan input, validasi, dan upload data serta memutakhirkan data dalam konten website IPB. 5. Mengkoordinasikan penyediaan data sebagaimana dimaksud pada pernyataan nomer satu dengan data tesis, disertasi, artikel, jurnal, dan publikasi ilmiah lainnya yang ada di Perpustakaan IPB. 6. Memonitor dan mengevaluasi peringkat IPB sebagai perguruan tinggi tingkat dunia berdasarkan Webometrics. Saat ini pengelolaan repositori institusi di Institut Pertanian Bogor di bawah bagian Seksi Pengolahan Bahan Pustaka. Bagian ini memiliki tiga orang staf yang bertugas untuk mengupload konten ke dalam repositori. Selain itu mereka juga bertugas untuk mengekstrak karya tersebut menjadi perbab, kemudian memberikan watermark, barulah karya tersebut bisa diupload ke dalam repositori. Berdasarkan informasi yang didapatkan dari informan, banyak sekali staf di Perpustakaan IPB yang belum dioptimalkan. Perpustakaan IPB lebih memilih memberdayakan staf yang ada untuk mengelola repositori institusi mereka daripada mereka merekrut staf baru.

Kesimpulan

1. Ketika penerapan repositori, Perpustakaan UI maupun Perpustakaan IPB sama-sama memiliki kendala untuk berkomunikasi dengan pihak IT universitas. Hal ini terlihat dari repositori yang dimiliki oleh Perpustakaan UI namun juga PPSI membangun repositori yang berbeda, namun dengan konten yang kurang lebih sama. Kurangnya komunikasi dengan pihak IT ini juga dirasakan oleh Perpustakaan IPB. Selama ini Perpustakaan IPB hanya menangani konten repositori, sedangkan masalah IT ditangani secara penuh oleh DKSI. Hal ini membuat DKSI merasa Perpustakaan IPB lepas tangan terhadap keberlangsungan teknologi repositori, padahal seharusnya Perpustakaan memberikan peran langsung terhadap teknologi repositori yang dimiliki


2. Dalam memilih staf untuk mengelola repositori, Perpustakaan UI memilih berdasarkan kompetensi sedangkan Perpustakaan IPB memberdayakan staf yang ada.

Saran

1. Ternyata UI memiliki dua buah sistem aplikasi repositori di luar dari sistem yang digunakan saat ini, yaitu repository.ui.ac.id dan eprints.ui.ac.id. Namun aplikasi ini kurang terurus dan konten yang ada sama seperti yang ada di dalam Lontar. Seharusnya apabila ingin membangun aplikasi seperti itu, pendiri repositori bisa bekerjasama dengan Perpustakaan UI sehingga tidak terjadi duplikasi berkas digital. 2. Perpustakaan UI maupun Perpustakaan IPB seharusnya memilih staf yang kompeten dari segi keahlian maupun jenjang pendidikan. 3. Untuk memperkaya ilmu pengetahuan mengenai repositori institusi, perlu dilakukan penelitian lanjutan mengenai controlling dan budgeting pada pendirian repositori institusi.

Daftar Referensi

Brophy, Peter. (2005). The Academic Library. London: Facet Publishing. Budd, John M.. (2005). The Changing Academic Library: Operations, Culture, Environments. Chicago: American Library Association. Drake, Miriam A. (2004). Institutional Repositories: Hidden Treasures. Searcher, Vol. 12 No.5 – May 2004. http://www.infotoday.com/searcher/may04/drake.shtml (diakses pada tanggal 27 September 2013). Glazier, Jack D. & Ronald R. Powell. (1992). Qualitative Research in Information Management. Englewood: Libraries Unlimited, Inc.


Gorman, G.E & Peter Clayton. (2005). Qualitative Research for the Information Professional: A Practical Handbook. London: Facet Publishing. Heidjrachman Ranupandojo. (1996). Teori dan Konsep Manajemen. Yogyakarta: UPP – AMP YKPN. Jones, Richard, Theo Andrew & John MacColl. (2006). The Institutional Repository. Oxford: Chandos Publishing. Lam, Ki-Tat & Diana L.H. Chan. (2007). Building an institutional repository: sharing experiences at the HKUST Library. Emerald Group Publishing Limited, Vol. 23 No. 3, 2007. http://eresources.pnri.go.id:2061/media/pq/classic/doc/1325810931/fmt/pi/rep/NONE?hl=&cit%3Aa uth=KiTat+Lam%3BDiana+L.H.+Chan&cit%3Atitle=Building+an+institutional+repository%3A+sh aring+experiences+at+the+HKUST+Library&cit%3Apub=OCLC+Systems+and+Services&ci t%3Avol=23&cit%3Aiss=3&cit%3Apg=310&cit%3Adate=2007&ic=true&cit%3Aprod=Pro Quest+Research+Library&_a=ChgyMDE0MDMxNTA3NTcxNzY0NDo0NTQ0NzMSBTkw MDAyGgpPTkVfU0VBUkNIIgwxMDMuMjguMjEuNTEqBTMxNTcwMgkyMDk3ODEw MTQ6DURvY3VtZW50SW1hZ2VCATBSBk9ubGluZVoCRlRiA1BGVGoKMjAwNy8wNy 8wMXIKMjAwNy8wOS8zMHoAggEpUC0xMDA3OTAyLTI1NzA0LUNVU1RPTUVSLT EwMDAwMDI1LTEwNDg4MzKSAQZPbmxpbmXKAWZNb3ppbGxhLzUuMCAoV2luZG 93cyBOVCA2LjEpIEFwcGxlV2ViS2l0LzUzNy4zNiAoS0hUTUwsIGxpa2UgR2Vja28pIEN ocm9tZS8zMy4wLjE3NTAuMTQ2IFNhZmFyaS81MzcuMzbSARJTY2hvbGFybHkgSm91c m5hbHOaAgdQcmVQYWlkqgIoT1M6RU1TLVBkZkRvY1ZpZXdCYXNlLWdldE1lZGlhV XJsRm9ySXRlbbICALoCAMoCD0FydGljbGV8RmVhdHVyZQ%3D%3D&_s=oDJJq9sGjv tW8Vnru42QqXQGyt4%3D#statusbar=1&zoom=110 (diakses pada tanggal 22 Februari 2014) Mansur Sutedjo. (2012). Strategi Pengembangan Repository Perpustakaan ITS. Seminar Nasional Pemeringkatan Web Institusi dengan tema “Pengukuran Kinerja Web dan Keunggulan Institusi”, di IPB International Convention Center (IICC). http://digilib.its.ac.id/public/ITS-paper-23094Strategi%20Pengembangan%20ITS%20Repository-1.pdf (diakses pada tanggal 11 Oktober 2013).


Nur Hasan. Strategi Membangun dan Mengelola Institutional Repository Pada Lingkup Perguruan Tinggi. http://www.fppti-jatim.or.id/public/images/stories/uwm1012/hasan.pdf (diakses pada tanggal 2 Oktober 2013). Ratnaningsih. (2013, 11 November). Personal interview. Reitz, Joan M. (2004-2014). ODLIS (Online Dictionary for Library and Information Science). http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_I.aspx#ir (diakses pada tanggal 17 Februari 2014). Robbins, Stephen P. & Mary Coulter. (2002). Management. USA: Prentice-Hall International Setyo Edy Susanto. (2013, 11 November). Personal interview. Sidek, Harith Faruqi, et al. (2011). The Establishment of Institutional Repository : A Brief Comparative Study Between The National University of Malaysia and The University of Liverpool. Prosiding Seminar Kebangsaan Perpustakaan Akademik 2011. Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik. http://ppid.dephub.go.id/ppid/files/UU14th2008-KIP.pdf (diakses pada tanggal 18 Maret 2014) Yakel, Elizabeth, dkk. (2008). Institutional Repositories and the Institutional Repository: College and University Archives and Special Collections in an Era of Change. The American Archivist, Vol. 71 (Fall/Winter 2008) : 323–349. http://miracle.si.umich.edu/publications/American_Archivist_IRs.pdf (diakses pada tanggal 14 Oktober 2013).


PENGEMBANGAN DAN PENERAPAN REPOSITORI INSTITUSI DI PERGURUAN TINGGI DILIHAT DARI DUA FUNGSI MANAJEMEN: STUDI KASUS DI UI DAN IPB

Recommend Documents