PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (S.I.M.) AKADEMIK TERINTEGRASI (STUDI KASUS DI PERGURUAN TINGGI XYZ)

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (S.I.M.) AKADEMIK TERINTEGRASI (STUDI KASUS DI PERGURUAN TINGGI XYZ) A’ang Subiyakto, M. Qomarul Huda, W.S. Prasetyo Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Jl. Ir. H. Juanda 95, Ciputat E-mail: [email protected], [email protected], [email protected]

Abstrak Sejalan dengan perubahan dan perkembangan bisnis global dunia pendidikan tinggi, membuka peluang baru untuk terciptanya lembaga pendidikan tinggi berkualitas unggul, sekaligus menjadi permasalahan tersendiri bagi setiap perguruan tinggi (P.T.) di Indonesia untuk tetap dapat bertahan dan mampu bersaing termasuk P.T. XYZ. Saat ini, pengembangan sistem informasi bukan merupakan barang baru, konsepsi dan jargon Information and Communication Technology (I.C.T.) menjadi pilihan P.T. XYZ dalam rangka pencapaian visi dan misinya. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (S.I.M.) Akademik secara terintegrasi merupakan salah satu langkah strategis pengembangan kelembagaan, khususnya menjadi solusi berbagai permasalahan sistem kerja operasional bisnis saat ini. Pengembangan sistem informasi ini mengintegrasikan sistem kerja Bagian Akademik dan Kemahasiswaan sesuai dan sejalan dengan karakteristik organisasi di P.T. XYZ, meliputi kegiatan seleksi penerimaan mahasiswa baru (S.P.M.B.), daftar ulang, penjadwalan perkuliahan, perencanaan studi mahasiswa, perkuliahan, evaluasi perkuliahan, wisuda dan alumni. Harapannya, dengan keberhasilan proses pengembangan ini akan membuka peluang terciptanya sistem bisnis penyelenggaraan pendidikan berkualitas dan menjadi pendorong kegiatan pengembangan organisasi di masa mendatang. Pengembangan ini menggunakan pendekatan terstruktur berdasarkan System Development Life Cycle (S.D.L.C.), dengan software simulasi desain M.S. Visio 2002 dan MySQLyog Enterprise Edition, bahasa pemrograman aplikasi M.S. Visual Basic 6.0 dan MySQL 5.0 sebagai bahasa pemrograman basis data Kata kunci: pengembangan, sistem, informasi, akademik, terintegrasi

I.

Pendahuluan

Perkembangan dunia bisnis pendidikan yang sangat pesat mendorong para pengelola lembaga pendidikan berjuang untuk membuktikan, mempertahankan atau bahkan meningkatkan nilai organisasi yang kompetitif. Dalam kondisi ini, ICT muncul sebagai sebuah disiplin penting untuk menyelesaikan masalah, menjadi solusi sekaligus media pengembangan bisnis. Sejalan dengan dinamika perubahan yang terjadi sekarang, model pemanfaatan I.C.T. telah menjadi kebutuhan bahkan tuntutan bagi setiap organisasi untuk tetap mampu bertahan dan berkompetisi. Seperti organisasi lainnya, P.T. XYZ tidak terlepas dari kecenderungan ini. Melalui pengembangan Sistem Informasi Manajemen Akademik Terintegras (S.I.M.A.T.), PT. XYZ akan mampu mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis utama penyelenggaraan pendidikan sesuai dan sejalan dengan karakteristik organisasi. Selain itu, diharapkan akan membuka peluang bagi

proses pengelolaan dan pengembangan organisasi yang lebih berkualitas di masa mendatang, memantau pertumbuhan dan trend perkembangan pesaing dan pendatang baru serta kemajuan pasar dunia pendidikan secara umum. Penelitian ini mengkaji model pengembangan SIM Akademik di P.T. XYZ menggunakan pendekatan terstruktur mengacu pada SDLC dengan memanfaatkan sumber daya internal yang dimiliki yaitu ketersediaan data, brainware, hardware, software, computer network dan business procedure. Sekaligus juga memanfaatkan peluangpeluang di lingkungan eskternal yaitu perkembangan dan kemajuan bidang I.C.T. Strategi pengembangan ini diharapkan mampu menjadi solusi dari salah satu permasalahan yang ada di lingkup internal yaitu bagaimana mengembangkan SIM Akademik yang mengintegrasikan sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang saat ini masih dilakukan secara manual mulai dari proses administrasi penerimaan mahasiswa baru, S.P.M.B., daftar ulang, penjadwalan

perkuliahan, perencanaan studi mahasiswa, perkuliahan, evaluasi perkuliahan, wisuda dan alumni.

bantu yang dipergunakan dalam menganalisa dan merancang antara lain adalah Flowchart, Data Flow Diagram (D.F.D.), Entity Relationship Diagram (E.R.D.), Data Dictionary (D.D.) dan Layout Structured (L.D.). C. Kerangka Pengembangan Secara strategis, keberhasilan pengembangan sistem informasi ini diharapkan menjadi pendukung pengembangan Sistem Informasi Korporasi (S.I.K.) penyelenggaraan pendidikan di P.T. XYZ yang mengintegrasikan semua lini bisnis organisasi, meliputi: 1) S.I.M. Akademik; 2) E-Learning System; 3) S.I.M. Laboratorium; 4) S.I.M. Keuangan; 5) S.I.M. Perpustakaan; 6) S.I.M. Dokumen; 7) S.I.M. Kepegawaian; 8) S.I.M. Inventaris Kekayaan Negera (I.K.N.) 9) E-Mail System; 10) Web Site.

Gbr. 1. Kerangka Pemikiran

II. Metodologi Penelitian A. Teknik Pengumpulan Data Data yang dikumpulkan dalam penelitian ini bersumber dari dua sumber. 1) Kajian Pustaka, kajian ini dilakukan untuk mendapatkan data dari buku teks, artikel, jurnal, prosiding bidang sistem informasi dan dokumen-dokumen internal organisasi dan Dikti Depdiknas tentang juklak atau juknis sistem administrasi akademik perguruan tinggi. 2) Kajian lapangan hasil wawancara dan observasi di lingkungan P.T. XYZ, meliputi data dan fakta mengenai organisasi, lingkungan pengolahan data, model proses bisnis atau sistem kerja yang berjalan, penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi (S.I.) pada sistem berjalan dan standardisasi sistem kerja yang telah diberlakukan.

III. Hasil

B. Teknik Analisa dan Pengolahan Data

A. Analisis Sistem

Teknik analisa dan pengolahan data dilakukan dengan: 1) Data cleaning terhadap data yang berhasil dikumpulkan; 2) Data interpretation berdasarkan acuan dan tujuan penelitian; 3) Menentukan skala prioritas pengembangan mencakup ruang lingkup sistem sesuai interpretasi yang telah dilakukan sebelumnya dan pembahasan; 4) Melakukan proses pengembangan dengan pendekatan S.D.L.C., meliputi : analisis sistem berjalan dan sistem usulan, membuat rancangan sistem usulan; implementasi, pembuatan dokumentasi sistem, dan merencanakan tahapan perawatan yang akan dilakukan dalam operasional sistem selanjutnya. Alat

Tahap analisis sistem ini dilakukan dengan 5 (lima) metode:

Gbr. 2. Kerangka Pengembangan

1.

Analisis Tujuan dan Masalah

Analisis ini dilakukan dengan mendeskripsikan permasalahan yang dihadapi berdasarkan visi, misi dan tujuan organisasi sehingga diperoleh alternatifalternatif pemecahan masalah. Hasil analisis ini menunjukan bahwa pengembangan SIM Akademik merupakan salah satu alternatif solusi dari berbagai permasalahan untuk membantu kegiatan

operasional bisnis juga memberikan dukungan penyediaan informasi manajerial di P.T. XYZ. 2.

Analisis Critical Success Factors (C.S.F. Analysis)

Faktor-faktor penentu tingkat keberhasilan (C.S.F.) adalah merupakan hal mendasar yang menentukan tingkat keberhasilan suatu pekerjaan, khusus dalam pengembangan S.I.M. Akademik di PT XZY, C.S.F. penentu keberhasilan pengembangan sistem adalah: 1) Ketersediaan sumber daya I.C.T.; 2) Keterlibatan dan komitment pengguna (user); 3) Kemampuan sumber daya manusia (S.D.M.); 4) Pengelolaan proyek; 5) Ruang lingkup dan kompleksitas sistem; 6) Pendekatan dan Metodologi Pengembangan Sistem; 7) Standarisasi teknologi yang digunakan; dan 8) Dokumentasi proses. 3.

Analisis Strenght-Weakness-Opportunity Threat (SWOT Analysis)

Analisis ini digunakan dalam penelitian ini memperhatikan tingkat kekuatan dan kelemahan organisasi (sisi internal) dalam hubungannya terhadap peluang dan ancaman (sisi eksternal). Selain itu, karena ketersediaan data pendukung di mana secara rutin metode ini telah digunakan oleh manajemen dalam formal assessment khususnya dalam pelaksanaan akreditasi lembaga sebagai Perguruan tinggi. 4.

Analisis Dampak Teknologi Informasi

Analisis ini menerangkan bahwa pemanfaatan I.C.T. secara tidak langsung membuka munculnya berbagai peluang sekaligus ancaman baru dengan semakin tingginya tingkat persaingan bisnis (Gbr. 4.) sehingga dapat merumuskan model manajemen strategis: 1) Bagaimana menggabungkan I.C.T. dan strategi bisnis untuk membantu perencanaan strategi bisnis dan membentuk mekanisme kontrol dalam penerapan rencana strategis bisnis? 2) Bagaimana menciptakan kerangka kerja pengembangan S.I. yang terintegrasi untuk mengintegrasikan sistem-sistem bisnis. Hasil analisis ini menjadi dasar penetapan sasaran strategis jangka pendek dan jangka panjang pengembangan S.I.K. 5.

Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis ini dilakukan terkait dengan kebutuhan pengembangan sistem baru dan hubungannya dengan ketersediaan sumber daya

pengembangan S.I. yang dimiliki, meliputi kebutuhan terhadap data dan informasi akademik dan kemahasiswaan, proses bisnis administrasi akademik, software (Operating Sistem, applications-database development, utility), hardware (client-server), computer network, SDM, waktu dan biaya pengembangan sistem baru.

Gbr. 4. Analisis Dampak teknologi

B. Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis, selanjutnya dilakukan perancangan sistem usulan. Tahap ini terdiri 6 (enam) tahapan perancangan, yaitu: 1.

Perancangan Proses Bisnis

Tahap perancangan ini dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang dikembangkan sesuai alur proses bisnis sistem berjalan dan pihak user yang terlibat adalah user pada tingkatan business key user (Pimpinan di Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, Jurusan, dan Program Studi). Alat perancangan yang digunakan dalam tahap perancangan proses bisnis ini adalah flowchart. Proses bisnis sistem administrasi akademik di P.T. XYZ terdiri dari 12 (dua belas) sub proses. Secara berurutan, proses bisnis ini menggambarkan alur studi mahasiswa, mulai pendaftaran mahasiswa baru sampai administrasi alumni (Gbr. 5). 2.

Perancangan Logika Proses

Pada tahap ini, pihak user yang dilibatkan secara tidak langsung adalah user pada tingkatan technical key user. Alat perancangan yang digunakan dalam tahap ini adalah D.F.D. Secara konseptual, logika proses aplikasi sistem administrasi akademik di PT XYZ terdiri dari 8 (delapan) logika proses. Secara umum logika proses ini menggambarkan alur studi mahasiswa, mulai logika proses pendaftaran mahasiswa baru sampai sub proses administrasi wisuda dan alumni (Gbr. 6.) Hasil tahap rancangan ini menjadi acuan pembuatan logika aplikasi bagi para aplication programmer.

3.

Perancangan Basis Data

Rancangan basis data sistem usulan dikembangkan dengan mengadopsi konsep Relatonional Database Management System (R.D.B.M.S.) dengan arsitektur client-server dan alat bantu perancangan MySQLyog Enterperise Edition serta M.S. Visio 2002. Tiga sub tahapan perancangannya: 1) Mengidentifikasi relasi antara basis data (66 tabel) pada setiap logika proses (22 logika proses); 2) Perancangan diagram E.R.D. berupa 11 diagram logical record structure (LRS) dan 3) Pembuatan D.D. untuk menjembatani perbedaan perspektif sistem antara application programmer dan database programmer.

Gbr. 6. Ramcangan Logika Proses

5.

Perancangan Tampilan Output

Secara teknis tahapan ini dilakukan mengacu pada dokumentasi formal sesuai standar sesuai sistem administrasi akademik yang berjalan di P.T. XYZ dan dokumentasi pelaporan akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN). Hal ini menjamin sistem baru hasil pengembangan dapat sesuai secara administratif dengan kebutuhan proses bisnis sistem berjalan. Sebagai catatan, standar acuan sistem administrasi perguruan tinggi dari B.A.N. berkaitan dengan dokumentasi pelaporan akreditasi oleh user sehingga menjadi solusi pemecahan masalah di masa mendatang. Gbr. 5. Rancangan Proses Bisnis

C. Penerapan Sistem 4.

Perancangan Struktur Menu Aplikasi

Tahap perancangan selanjutnya adalah merancang struktur menu dari aplikasi sebagai acuan bagi application programmer dalam membuat application logic sebagai dasar pengembangan user interface. Perancangan ini mengacu pada sistematika proses administrasi akademik. Menu-menu aplikasi dirancang mengikuti alur proses bisnis administrasi akademik dengan tambahan menu utility (help, search, date, user identification dan accessibility).

Tahap selanjutnya setelah tahap perancangan adalah tahap penerapan sistem. Tahap ini dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat. Tahap ini terdiri dari 7 (Tujuh) sub tahap, yaitu : 1.

Tahap Pengkodean (Coding)

Pada tahap ini, rancangan sistem dikodekan ke dalam bentuk bahasa pemrograman komputer sehingga menghasilkan sistem software. Aspek yang diperhatikan terkait dengan penggunaan jenis alat bantu pengkodean, antara lain adalah: 1) Biaya pengadaan software terkait dengan pembelian dan pembayaran lisensi pemakaian di masa depan; 2)

Fungsionalitas jenis softaware terkait dengan kemampuan penanganan kompleksitas logika proses sistem usulan; 3) Kemudahan pengembangan dan dukungan produsen; ketiga, standarisasi platform teknologi yang digunakan dan 4) Kemampuan developer dalam pengembangan sistem. Development tools yang digunakan dalam pengembangan sistem dapat dilihat pada Tabel 1. 2.

Tahap Pengujian (Testing)

Tahap ini dilakukan untuk menjamin bahwa sistem yang telah dibangun mempunyai standart hasil sesuai rancangan sistem yang sebelumnya telah dibuat. Pendekatannya adalah melakukan pengujian secara parsial dan bertahap pada setiap aspek operasional sistem berjalan berdasarkan parameter yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu : 1) Apakah kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem baru sudah sesuai standart yang ditentukan?; 2) Apakah sistem baru dapat memecahkan masalah yang ada di sistem yang sedang berjalan?; 3) Apakah sistem baru dapat dijalankan secara on-line dengan konfigurasi perangkat jaringan komputer client server?; 4) Bagaimanakah tanggapan dari user pada setiap tingkatan struktural organisasi user setelah pengujian?. Metode pengujiannya adalah metode pengujian kotak hitam (black box testing), alasan dari pemilihan metode ini adalah: 1) Kemudahan pelaksanaan pengujian; 2) Pengembangan sistem usulan dilakukan oleh pihak internal sehingga pengujian secara rinci (white box testing) telah dilakukan sebagai bagian dari evaluasi setiap proses pengembangan; 3) Dokumentasi proses pengembangan sistem usulan sudah secara lengkap dimiliki, sehingga memungkinkan perbaikan secara teknis jika diperlukan.

TABEL 1 Development Tools

Programming Language Bahasa Pemrograman Aplikasi Bahasa Pemrograman Database XML Parser GUI Perancangan Basis Data

3.

Product M.S. Visual Basic 6.0 MySQL 5.0.20 M.S. XML 4.0 Adobe Software, Icon Editor 1.1 MySQLYog Enterprise 8.0

Tahap Pemasangan (Installing)

Tahap pemasangan (installing) sistem dilakukan secara langsung pada kondisi berjalan. Hal ini dimungkinkan dapat dilakukan karena ketersediaan sumber daya I.C.T. yang dimiliki user

sudah memenuhi standar operasional dan tertata baik. 4.

Tahap Konversi Data (Data Convertion)

Konversi data adalah proses memasukan data lama pada ke dalam sistem baru hasil pengembangan setelah sebelumnya dilakukan penyesuaian data yang dibutuhkan oleh sistem baru. Tahap konversi data pada pengembangan sistem ini dilakukan dengan: 1) Menentukan strategi, pendekatan dan metode konversi data; 2) Identifikasi kebutuhan data pada sistem baru; 3) Inventarisir dan identifikasi data yang dimiliki; 4) Digitalisasi data dengan komputer dengan format basis data yang dibutuhkan; 5) Mengkonversi data. Secara teknis, tahap ini dilakukan dengan berdasarkan konsep relasi basis data dengan alat bantu teknologi database connectivity. 5.

Tahap Dokumentasi (Documentation)

Tahap dokumentasi adalah tahap pencatatan, pengklasifikasian, penyimpanan dan pembuatan laporan kegiatan pengembangan yang sedang dan telah dilakukan. Tujuannya adalah untuk menjamin ketersediaan data dan informasi sebagai bahan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan untuk pengembangan sistem selanjutnya. Hasil pelaksanaan tahap ini secara khusus menjadi bahan penyusunan modul pelatihan, operasional, perbaikan dan perawatan serta pengembangan sistem di masa mendatang. 6.

Tahap Pelatihan (Trainning)

Tahap pelatihan merupakan tahapan yang dilakukan untuk mencapai tingkat kesiapan dari user selaku pemilik sistem yang selanjutnya akan mengoperasionalkan sistem hasil pengembangan. Kegiatan pada tahapan ini dilakukan dengan memberikan pelatihan kepada user terkait dengan fungsinya sebagai end user dari sistem baru. Materi pelatihan tahap ini bersumber dari tahap dokumentasi sistem yang dibuat sesuai dengan tingkatan dari user dengan mempertimbangkan batasan akses dan penggunaan sistem, meliputi para mahasiswa, dosen, staff administrasi, administrator dan pimpinan. 7.

Tahap Go-Life

Tahap go-life adalah tahap operasional sistem hasil pengembangan untuk pertama kalinya. Secara khusus, pada tahap ini para pengembang dan user pertama kali memperoleh pengalaman dalam

pengoperasionalan sistem baru. Pada pengembangan sistem ini, pelaksanaan tahap ini dilaksanakan pada pertengahan periode akademik (Gbr. 7)

perawatan: 1) Untuk operasional sistem, berikut ini adalah data spesifikasi sistem : TABEL 3 Spesifikasi Sistem

TABEL 2 Tingkatan Akses Sistem

No

Jenis Akses 1 2

User Administrator Pimpinan Staf Administrasi-Teknis Staff Administrasi Dosen Mahasiswa

3 v

v v v v v

Kebutuhan

1

Software

2

Hardware

3

Network

v v v v

Ket: 1) Terbatas 2) Terkendali 3) Tidak Terbatas

Spesifikasi Minimal Rekomendasi O/S : Win. 98/2K O/S : Win. XP App. : App. : - MySQL 5.0.20 - MySQL 5.0.20 - MySQL -MySQL Connector Connector (Client) (Client) P-III 500MHz P-IV, 1Ghz RAM 128 RAM 256 M. Free100 MB M. Free 150 MB Harddisk 40 GB Harddisk 80 GB 64 kbps 128 kbps

2) Tahap perawatan sistem hasil pengembangan ini masih membutuhkan legalitas pada aspek prosedural pengelolaan S.I.; 3) Hasil pengembangan sistem ini dapat menjadi dasar pengembangan S.I. selanjutnya sesuai rencana strategis yang telah ditetapkan.

Daftar Pustaka

[1] Gbr. 7. Go-Life

[2] IV. Penutup A. Kesimpulan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan merupakan salah satu fungsi bisnis inti dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Pengelolaan yang optimal dengan pemanfaatan dan penerapan I.C.T. dalam bentuk S.I.M. pada lini bisnis ini akan menjadi titik tolak terciptanya sistem kerja penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas. Pengembangan S.I.M. Akademik yang terintegrasi di P.T. XYZ selain akan memberikan manfaat secara langsung kepada lini operasional bisnis pada Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan juga memberikan dukungan penyediaan informasi bagi pihak manajemen khususnya dalam berbagai pengambilan keputusan manajerial. Manfaat lain yang tidak kalah penting adalah tersedianya layanan informasi akademik yang berkualitas. B. Saran Berikut adalah hal-hal yang harus dipertimbangan untuk menjamin keberhasilan tahap operasional dan

[3]

[4] [5]

[6] [7]

Hariyanto Bambang, Sistem Manajemen Basisdata, Cet.I, Bandung: Informatika, 2004. D.B. Gordon.and H. Olson,Margrethe, Series in Management Information System: Management Information System: Conceptual Foundations, Structure, and Development, Second Edition, USA: McGraw-Hill, 1985. O’Brient A. James, Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi Keenam, Jakarta: Salemba Empat, 2005. J. Glenn Brookshear, Computer Science: Suatu Pengantar, Edisi ke-7, Jakarta: Erlangga, 2003. Jogiyanto H.M, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi, Jogyakarta: Andy Offset , 1995. Jogiyanto H.M, Sistem Teknologi Informasi, Jogyakarta: Andy Offset , 2005. Kendall Kenneth E., System Analysis and Design, 2nd Ed., New Jersey: Prentice Hall; 1992;