PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI

PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI Aradea, Husni Mubarok, Gea Aristi Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya Abstrak Sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Langkah pertama dalam membangun sistem informasi adalah membuat perencanaan (planning). Salah satu metodologi dalam perencanaan membuat sistem informasi adalah penyusunan rencana strategis dilakukan dengan memanfaatkan metodologi Business System Planning (BSP). Metodologi ini berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Universitas X mempunyai misi meningkatkan kinerja pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik yang telah ada sekarang dirasakan masih memiliki kekurangan-kekurangan. Diantaranya ditemukannya data yang tidak akurat, tidak lengkap, ambigious. Selain itu masih terdapat kesulitan untuk pengaksesan data dan pemrosesan data. Dengan demikian dilakukan penelitian mengenai penerapan Business System Planning untuk perencanaan pembangunan sistem informasi akademik yang dapat membantu dalam perencanaan pembangunan sistem informasi akademik sebagai strategi pengembangan sistem informasi bagi Universitas X agar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam metodologi Business System Planning ini adalah pendefinisian tujuan-tujuan bisnis, proses-proses bisnis, kelas-kelas data, arsitektur informasi dan integrasi. Kata Kunci: Sistem Informasi, Arsitektur Informasi, Perencanaan Sistem Bisnis. Abstract Information system in business organization becomes very important related to the time accuracy and information supply correctness that needed by the user. The first step to build information system is making plan. One of methodologies in making information system plan is the arrangement of strategical plan that is done by using Business System Planning (BSP). This methodology is related to the effort how the information system should be structuralized, integrated, and implemented by organization in long period. X University that has a mission to increase the work of Tri Dharma. One of them is academical function. The academical information system today still has some lacks, lke inaccurate, incomplete, and ambiguous data. Besides that there is still a difficult thing in accessing and processing data. So it needs to do the observation about the implementation of Business System Planning for the planning of academical information system building that can help X University fulfill the needs and run the business strategy. The step which done by this Business System Planning methodology are business goals definition, business process, data classes, information architecture and integration. Keywords: Information System, Information Architecture, Business System Planning.

Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012

213

pembangunan sistem informasi untuk

I. PENDAHULUAN Universitas meningkatkan

X

mempunyai

kinerja

misi

pelaksanaan

Tridharma Perguruan Tinggi, salah satunya adalah fungsi akademik. Sistem informasi akademik

yang

telah

fungsi akademik.

ada

sekarang

II. LANDASAN TEORI Menurut Surendro (2009) Business System Planning sering disebut sebagai

dirasakan masih memiliki kekurangan-

sebuah

kekurangan.

ditemukannya

terstruktur. Metodologi Business System

data yang tidak akurat, tidak lengkap,

Planning dikembangkan oleh perusahaan

ambigious.

terdapat

IBM pada tahun 1980-an. Metodologi ini

kesulitan untuk pengaksesan data dan

berkaitan dengan upaya bagaimana sistem

pemrosesan data. Selain itu masih terdapat

informasi

ketidaksesuaian dengan kebutuhan dan

diintegrasikan dan diimplementasikan oleh

strategi bisnis pada fungsi akademik di

organisasi dalam jangka panjang.

Diantaranya

Selain

itu

masih

Universitas X.

pendekatan

Konsep

Oleh karena itu dilakukan penelitian

Planning

atau

seharusnya

dasar adalah

metodologi

distrukturkan,

Business perencanaan

System sistem

dengan mengambil tempat studi kasus di

informasi dibuat secara top-down dengan

Universitas X, sehingga dapat membantu

pelaksanaan secara bottom-up. Konsep ini

dalam perencanaan pembangunan sistem

dapat dinyatakan dalam bentuk diagram

informasi

seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

akademik

pengembangan Universitas

X

sistem agar

sebagai

strategi

informasi sesuai

bagi dengan

kebutuhan dan strategi bisnis. Tujuan penelitian yang ingin dicapai diantaranya: 1. Membuat suatu perencanaan arsitektur informasi dari komponen bisnis yang ada di Universitas X untuk fungsi bisnis akademik. 2. Membuat model integrasi arsitektur informasi

untuk

perencanaan

Gambar 1. Analisis top-down dengan implementasi bottom-up (Surendro, 2009)


214

Metodologi BSP konsisten dengan filosofi ini. Tahap 1 dari gambar 2. adalah

Gambar 2. Pendekatan perencanaan sistem informasi secara umum (Surendro, 2009)

mendefinisikan tujuan bisnis, dimaksudkan untuk menjamin persetujuan/kesepakatan

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

diantara tingkatan eksekutif tentang kemana

A. Mendefinisikan Tujuan Bisnis

bisnis

akan

berjalan.

Tahap

2

Untuk

menggambarkan

pemodelan

mendefinisikan proses bisnis, membuat

sistem informasi akademik yang akan

dasar/landasan

dikembangkan

utama

jangka

panjang

di

Universitas

X

dukungan sistem informasi terhadap bisnis.

menggunakan IDEF seperti dapat dilihat

Tahap 3 mendefinisikan kelas data dapat

pada gambar 3 di bawah ini:

dilakukan berdasarkan proses-proses yang akan didukung. Tahap ini menghasilkan

Visi, Misi Unsil

RIP

sebuah definisi tentang semua data yang perlu dikelola dalam unit-unit bisnis. Tahap 4

mendefinisikan

arsitektur

Data PMB Data Calon Mahasiswa Baru USM Hasil USM Data Mahasiswa Data Dosen Data Pembayaran Data Akademik Data Peserta Wisuda Data Wisuda

informasi,

menjadi sebuah pernyataan tentang tujuan sistem informasi jangka panjang.

Sistem Informasi Akademik Universitas Siliwangi

Laporan Ijazah Kartu USM Pengumuman Hasil USM Kartu Tanda Mahasiswa Pengumuman Nilai Semester

Penerimaan Mahasiswa Baru Proses Akademik Pelepasan Mahasiswa/Wisuda

III. METODOLOGI Gambar 3. IDEF Sistem Akademik

Business System Planning merupakan metode yang berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya

B. Mendefinisikan Proses-Proses Bisnis

distrukturkan,

1.

diintegrasikan,

dan

diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka

panjang.

Berikut

tahapan-

tahapannya:

Siklus Hidup Sumber Daya Siklus hidup sumber daya untuk fungsi

akademik di Universitas X adalah: Tabel 1. Siklus Hidup Sumber Daya No Fungsi Kebutu Akuisisi Pengelolaan Bisnis han 1 Proses Perenca Pembentukan Promosi/ Publikasi Penerim naan Panitia PMB Informasi PMB aan Strategis Penetapan Pendaftaran Calon Mahasis Penerim Kebijakan Mahasiswa Baru wa Baru aan Anggaran Pengelolaan Mahasis PMB Pembayaran wa Baru Penentuan Pendaftaran PMB Tahun Standarisasi Pencetakan Kartu Akadem PMB Ujian Saringan ik Baru Penentuan Masuk (USM) Kapasitas Pelaksanaan USM Mahasiswa Pengelolaan Hasil Penjadwalan USM Kegiatan PMB 1. Pelaporan dan


Disposisi Pelaksanaa n P2SPT Pelaksanaa n Kuliah Perdana Pelaporan dan Evaluasi PMB

215

Penyusunan Pengumuman Hasil Materi Ujian USM PMB 2. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru 3. Pengelolaan Data Mahasiswa Baru 4. Pengelolaan Pembayaran SPP Mahasiswa Baru 5. Pengelolaan KTM 6. Perwalian Mahasiswa Baru 2 Proses Perenca Penetapan 1. Penyusunan Buku Pelaporan Akadem naan Kurikulum Pedoman dan ik Strategis Penetapan Akademik Evaluasi Proses Kalender 2. Pelaksanaan Akademik Akadem Akademik Perwalian Pelaporan ik Penetapan Tata 3. Registrasi EPSBED Usaha Mahasiswa Pelaporan Personalia 4. Perubahan Rencana Pelaksanaa Akademik Studi n Kerja Penetapan 5. Pengelolaan Jadwal Perkemban Sarana Kuliah gan Unsil Prasarana 6. Pengelolaan Akademik Absensi 1. Penetapan Perkuliahan Anggaran 7. Pengelolaan Ujian Perwalian (UTS, UAS, Perbaikan) 8. Pengelolaan Nilai Ujian 9. Pengumuman Hasil Ujian Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Keluar Pemrosesan Mutasi Mahasiswa Pengelolaan Akreditasi Pengelolaan Data Statistik Dosen, Mahasiswa 3 Proses Perenca Pembentukan1. Pendaftaran Peserta Pelaporan Pelepasa naan Panitia Wisuda Wisuda dan n Strategis Penetapan 2. Pengelolaan Evaluasi Mahasis dan Anggaran Pembayaran Kegiatan wa/ Kebijak Wisuda Wisuda Wisuda Wisuda an Penetapan 3. Pembuatan Pengelol Standar Transkip Nilai aan Kelulusan 4. Pembuatan Ijazah Wisuda Penjadwalan 5. Pelaksanaan Wisuda Wisuda

3.

Gambar 4. Matriks PMB Tanggung jawab utama dan pembuat keputusan Keterlibatan utama dalam proses Beberapa keterlibatan dalam proses

Matriks proses/organisasi untuk fungsi akademik adalah sebagai berikut:

Gambar 5. Matriks Proses Akademik

Proses Bisnis dan Organisasi Untuk menghubungkan proses bisnis

dengan

struktur

organisiasi

dibuatlah

matriks proses/ organisasi sebagai berikut:


216

Proses Akademik

Gambar 6. Matriks Proses Wisuda

Proses Penglepasan Mahasiswa/Wisuda

C. Mendefinisikan Kelas-Kelas Data Sebuah kelas data adalah sebuah kategori tentang data yang terkait secara logis yang penting untuk mendukung bisnis. Rincian

kelas

data

dari

fungsi

akademik adalah sebagai berikut : Tabel 2. Kelas Data Fungsi Akademik Fungsi Bisnis Proses Penerimaan Mahasiswa Baru

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Kelas Data Data Panitia PMB Data Jadwal PMB Data Materi Ujian Data Calon Mahasiswa Baru Data Hasil USM Data Daftar Ulang Mahasiswa Baru Data Pembayaran SPP Data Mahasiswa Baru


1. Data Kurikulum 2. Data Kalender Akademik 3. Data Mahasiswa 4. Data Dosen 5. Data Perwalian 6. Data Perubahan Rencana Studi 7. Data Mata Kuliah 8. Data Jadwal Kuliah 9. Data Absensi 10. Data Ujian 11. Data Nilai Ujian 12. Data Status Cuti 13. Data Status Keluar 14. Data Status Mutasi 15. Data Akreditasi 1. Data Panitia Wisuda 2. Data Jadwal Wisuda 3. Data Peserta Wisuda 4. Data Pembayaran Wisuda 5. Data Transkip Nilai 6. Data Ijazah

Hubungan antara kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik digambarkan dengan sebuah matriks. Simbol-simbol yang digunakan adalah: C: create yaitu proses yang menghasilkan U: use yaitu proses menggunakan Matriks hubungan kelas data dan proses bisnis pada fungsi akademik adalah sebagai berikut :

217

Gambar 7. Hubungan Kelas Data dengan Proses Sistem Informasi Akademik

Penggunaan data yang ditandai dengan

D. Mendefinisikan Arsitektur Informasi 1.

Area Proses dan Kelompok Kelas data.

kotak dan panah, kemudian diberi nama

Pengelompokan kelas data dan proses

untuk wilayah sistem utama. Kemudian

bisnis

tersebut

dibuat

sesuai

dengan

dilakukan penempatan ulang dari sumbu

fungsinya. Seperti pada Gambar 8.

dan panah, seperti pada Gambar 10.

2.

4.

Identifikasi Aliran Data Panah

digunakan

Arsitektur Persepsi Proses Bisnis

menggambarkan

Pada Gambar 11 arsitektur informasi

aliran dari sebuah wilayah sistem ke sistem

dibuat dalam persepsi proses bisnis yang

lainnya seperti terlihat pada Gambar 9.

ada pada fungsi akademik yang telah

3.

teridentifikasi

Arsitektur Informasi


sebelumnya.

218

Gambar 8. Penentuan Area Antara Proses dengan Kelompok Kelas Data

Gambar 9. Aliran Data KELAS DATA PENGEMBANGAN Panitia PMB PRODUK Jadwal PMB Materi Ujian Calon Mahasiswa Baru Hasil USM Daftar Ulang Mhs Baru Pembayaran SPP Mahasiswa Baru PANITIA PMB PMB *) PROSES BISNIS Pembentukan Panitia PMB Calon Mahasiswa Baru *) Penjadwalan Kegiatan PMB USM Penyusunan Materi Ujian PMB Mahasiswa Baru *) Pembayaran SPP *) Pendaftaran Calin Mahasiswa Pencetakan Kartu Ujian Saringan Masuk Pelaksanaan USM Pengelolaan Hasil USM Pelaporan dan Pengumuman Hasil USM Pendaftaran Ulang Mhs Baru Pengelolaan Data Mhs Baru Pengelolaan Pembayaran SPP Mhs Baru Pengelolaan KTM Perwalian Mhs Baru

KELAS DATA Jadwal Kuliah Absensi Ujian Nilai Ujian PROSES BISNIS Pengelolaan Jadwal Kuliah Pengelolaan Absensi Perkuliahan Pengelolaan Ujian (UTS, UAS, Perbaikan) Pengumuman Nilai

KELAS DATA Mahasiswa Dosen Perwalian Perubahan Rencana Studi Mata Kuliah PROSES BISNIS Pelaksanaan Perwalian Perubahan Rencana Studi

KELAS DATA Status Cuti Status Keluar Status Mutasi PROSES BISNIS Pemrosesan Administrasi Cuti Studi dan Keluar Pemrosesan Mutasi Mahasiswa

PENGEMBANGAN PRODUK

PENGEMBANGAN PRODUK Mahasiswa *) Dosen*) Perwalian *)

PENGEMBANGAN PRODUK

Cuti *) Keluar *) Mutasi *)


Jadwal Kuliah *) ABSENSI Ujian *)

KELAS DATA Kurikulum Kalender Akademik Akreditasi PROSES BISNIS Penetapan Kurikulum Penetapan Kalender Akademik Pengelolaan Akreditasi

PENGEMBANGAN PRODUK KURIKULUM KALENDER AKADEMIK AKREDITASI

KELAS DATA PENGEMBANGAN Panitia Wisuda PRODUK Jadwal Wisuda Peserta Wisuda Pembayaran Wisuda Transkip Nilai Ijazah PANITIA WISUDA Wisuda *) PROSES BISNIS Pembentukan Panitia Wisuda Peserta Wisuda *) Penjadwalan Wisuda Pembayaran Wisuda Pendaftaran Peserta Wisuda *) Pengelolaan Pembayaran Wisuda Transkip Nilai *) Pembuatan Transkip Nilai IJAZAH Pembuatan Ijazah

218

Gambar 11. Arsitektur Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis PMB Pengajuan Akademik Calon MahasiswaBaru

PMB

Panitia PMB

Keluar

Mutasi USM

Cuti

Pembayaran SPP

Mahasiswa Baru

Perwalian

Administrasi Akademik

Akreditasi

Dosen

Perwalian

Kurikulum

Mahasiswa

Kalender Akdemik

Wisuda Kegiatan Akademik Ijazah

Panitia Wisuda Absensi

Jadwal Kuliah

Peserta Wisuda

Ujian

Pembayaran Wisuda

Transkip Nilai

Gambar 12. Arsitektur Persepsi Basis Data Gambar 10. Penataan Ulang Arsitektur

6. Model Integrasi Pelaporan dan Evaluasi PMB

Informasi dalam Persepsi Proses Bisnis

Pelaksanaan P2SPT

Pelaksanaan Kuliah Perdana Pembinaan dan Pelaporan

Penentuan Kapasitas Penjadwalan Mahasiswa Penentuan Standarisasi Kegiatan PMB PMB Penetapan Kebijakan Anggaran PMB

Pendaftaran dan Pembayaran PMB Promosi PMB

5.

Arsitektur Informasi dalam Persepsi

Pencetakan Kartu dan Pelaksanaan USM

Perencanaan PMB Pembentukan Panitia PMB

Penerimaan Mahasiswa Baru

Penyusunan Materi Ujian PMB

Pelaksanaan PMB

Basis Data

Pengelolaan Data dan Perwalian Mahasiswa BaruPengelolaan

Akademik

Pembentukan Panitia Wisuda

beberapa kelompok fungsi bisnis yang

Penetapan Kalender Akademik

Penetapan Anggaran Perwalian

dan Pengelolaan Pengumuman KTM Hasil Pendaftaran Ulang dan Pembayaran SPP Mahasiswa Baru

Seperti pada Gambar 12 terdapat

Penetapan Sarana Prasarana Penetapan Tata Akademik Usaha Personalia

Perencanaan Akademik Penetapan Kurikulum

INTEGRASI SISTEM Pelaporan dan Evaluasi Hasil Akademik

Penetapan Anggaran Wisuda Perencanaan Wisuda

didalamnya terdapat basis data dari masing-

Proses Akademik

Penetapan Standar Kelulusan

Pelaporan EPSBED

Penjadwalan Wisuda

Pelepasan Mahasiswa/Wisuda

masing kelompok fungsi bisnis dan disertai dengan panah yang menandakan sebagai aliran data atau berbagi kebutuhan data

Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan Wisuda Pendaftaran Peserta Wisuda

Pengelolaan Pembayaran Wisuda

Pelaporan

Pengelolaan Data Mahasiswa, Dosen

Pengelolaan Akreditasi

Pelaksanaan Akademik Pelaporan Penyusunan Buku Pedoman Akademik

Pelaksanaan Wisuda

Pelaksanaan Wisuda

Pembuatan Transkip Nilai

Pemrosesan Cuti, Keluar, Mutasi Mahasiswa

Pengelolaan Jadwal dan Pengelolaan dan Absensi Kuliah Pengumuman Nilai Ujian

Perwalian, Registrasi, Perubahan Rencana Studi Mahasiswa

Pembuatan Ijazah

antar kelompok fungsi bisnis.

Gambar 13. Model Integrasi Sistem Pada model integrasi sistem Gambar13, terdapat

tiga

didalamnya

aktivitas terdapat

utama

subproses,

yang dan

subproses tersebut memiliki subproses yang terkait.

Kemudian

dari

masing-masing

model proses aktivitas utama tersebut disatukan dalam integrasi sistem. Integrasi sistem dalam kasus ini, direkomendasikan menggunakan Jurnal Penelitian SITROTIKA Volume 8, Nomor 2, Juli 2012

sebuah

konsep

data 219

warehouse, hal ini diperlukan karena data dari sistem informasi akademik Universitas X dari tahun ke tahun akan terus bertambah dan membuat ukuran database menjadi semakin besar, serta dimungkinkan berasal dari berbagai sumber data yang berbeda.

V. KESIMPULAN 1. Berdasarkan

analisis

yang

telah

dilakukan, diperoleh suatu perancangan arsitektur

informasi

dari

komponen

bisnis yang ada di Universitas X untuk

DAFTAR PUSTAKA Aradea., 2010. Perancangan Arsitektur Informasi Untuk Mendukung Keberlangsungan Proses Bisnis Enterprise Wide pada seminar nasional informatika 2010 (semnasIF 2010), Teknik Informatika UPN ”Veteran”. Yogyakarta, 22 Mei 2010. Aradea., 2010. Arsitektur Informasi Untuk Integrasi Sistem Informasi (Studi Kasus : Kopertis Wilayah IV Jawa Barat Dan Banten). Bandung : Magister Informatika STEI ITB. Surendro, K., 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung : Informatika.

fungsi akademik. 2. Berdasarkan pendefinisian kelas-kelas data, maka diperoleh 29 buah kelas data yang kemudian dilakukan pendefinisian

Surendro, K., 2009. Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Induk Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika.

kelas data dan dihubungkan dengan proses-proses bisnis yang ada pada fungsi akademik. 3. Berdasarkan

pendefinisian

arsitektur

informasi, maka diperoleh area antara proses dengan kelompok kelas data, serta arsitektur informasi dalam persepsi proses bisnis dan basis data. 4. Telah

dilakukan

penetapan

model

integrasi sistem informasi akademik, dengan

rekomendasi

integrasi

data

warehouse, yang dapat digunakan untuk perencanaan

pembangunan

sistem

informasi akademik di Universitas X.


220

PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI UNTUK MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI

Recommend Documents