STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI : STUDI KASUS INSTITUT TEKNOLOGI DEL TIURMA LUMBAN GAOL

STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI : STUDI KASUS INSTITUT TEKNOLOGI DEL

TIURMA LUMBAN GAOL

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015

PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA* Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir berjudul Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, Agustus 2015 Tiurma Lumban Gaol NRP G652130025

RINGKASAN TIURMA LUMBAN GAOL. Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del. Dibimbing oleh IRMAN HERMADI dan IMAS SUKAESIH SITANGGANG. Repositori institusi adalah gudang penyimpanan koleksi digital terbitan institusi termasuk di dalamnya karya dosen dan mahasiswa dalam bentuk digital. Repositori institusi penting karena sebagai wadah menyimpan dan melestarikan koleksi-koleksi yang dihasilkan oleh institusi. Namun demikian sebelum mengembangkan repositori institusi perlu dilakukan studi kelayakan untuk memastikan bahwa proses pengembangannya nantinya dapat berjalan dengan baik. Tujuan penelitian ini adalah melakukan studi kelayakan dan memberikan rekomendasi terkait pengembangan repositori institusi. Pada penelitian ini dikaji kelayakan ITD dalam mengembangkan repositori institusinya. Elemen repositori institusi yang dikaji adalah infrastruktur, SDM, anggaran, aturan/SOP, dan konten menggunakan repositori IPB sebagai modelnya. Metode yang digunakan adalah metode knowledge management systems (KMS) pada tahap 1 dan 2. Pembobotan kepentingan elemen repositori menggunakan metode AHP (Analytic Hierarchy Process). Berdasarkan pembobotan untuk setiap komponen elemen repositori institusi berdasarkan pendapat 4 pakar maka penilaian terhadap elemen repositori institusi adalah sebagai berikut infrastruktur (22.23%), konten (21.32%), aturan/SOP (20.00%), sumber daya manusia (19.36%), anggaran (16.99%). Berdasarkan pembobotan dimaksud dapat dilihat bahwa komponen yang paling penting dalam membangun repositori adalah infrastruktur dan yang terakhir adalah anggaran. Berdasarkan hasil analisis terhadap infrastruktur diperoleh persentase kelayakan ITD dalam membangun repositori institusi adalah sebesar 51.96%. Persentase dimaksud diperoleh dari persentase kelayakan dengan nilai sebagai berikut infrastruktur (21.44%), SDM (14.33%), Anggaran (0%), Aturan/SOP (3.40%), dan Konten (12.79%). Sementara itu hasil penyelarasan terhadap manajemen pengetahuan menunjukkan bahwa pengetahuan di IPB maupun di ITD difokuskan pada strategi kodifikasi dimana kodifikasi di IPB dilakukan sebesar (89%) dan di ITD sebesar (78%). Selanjutnya jika IPB telah memiliki tim dalam mengembangkan pengetahuannya maka ITD berpotensi memiliki tim yang terdiri dari kolaborasi antara Perpustakaan ITD dan Tim dari Sumber Daya Informasi (SDI) ITD. Berdasarkan hasil penelitian dimaksud, beberapa hal yang perlu dibenahi dalam upaya ITD mengembangkan repositori institusi dan merujuk pada model pengembangan repositori di IPB adalah menyediakan infrastruktur yaitu perangkat lunak sebagai alat untuk melakukan alih media konten repositori, membuat SK pembentukan tim repositori institusi, membuat SOP untuk dokumen digital dan serah terima karya ilmiah dari civitas akademika ITD dan membuat SK untuk serah simpan karya ilmiah yang mencakup seluruh karya ilmiah ITD dan mengajukan anggaran untuk kegiatan repositori institusi. Kata kunci: AHP, elemen repositori institusi, knowledge management system, repositori institusi

SUMMARY TIURMA LUMBAN GAOL. Feasibility Study of Institutional Repository Development: Case Study Institute of Technology Del. Supervised by IRMAN HERMADI and IMAS SUKAESIH SITANGGANG. Institutional repository is a repository of digital collections published by institutions. Institutional repository is important as a container store and preserve collections produced by the institution. However, before developing the institutional repository feasibility study needs to ensure that the development process will be able to run well. The purpose of this study is to assess/feasibility study analysis in the development of institutional repositories at ITD and make a recommendation for the development of institutional repositories at ITD. Institutional repository element studied is the infrastructure, human resources, budget, rules/SOP, and content. IPB repositories use as a model in this research. The method used is knowledge management systems (KMS) in stages 1 and 2. Weighting interests repository elements using AHP (Analytic Hierarchy Process). The weighting for each component element of institutional repository based on the opinion of experts, the assessment of the four elements are as follows institutional repository infrastructure (22.23%), content (21.32%), rule / SOP (20.00%), human resources (19.36%), budget (16.99%). Based on the weighting that the most important component in building repository is infrastructure and the last one is the budget. Based on the analysis of the feasibility of the ITD infrastructure percentages obtained in building institutional repositories amounted to 51.96%. The percentage is derived from the percentage of the value of the following eligibility is infrastructure (21.44%), human resources (14.33%), budget (0%), rules / SOP (3.40%), and content (12.79%). While the results of the alignment of the management of knowledge shows that knowledge in IPB and ITD focuses on strategies codification where codification in IPB done by (89%) and in the ITD by (78%). This shows that both IPB and ITD focus on storage technology knowledge management, indexing, retrieval and reuse of knowledge that is stored. Furthermore, if the IPB has had a team in developing the knowledge, the ITD has the potential to have a team that consists of a collaboration between Library and Resource Information Team (SDI) ITD. The results of the study referred to the several things that need to be ordered in the effort to develop the institutional repository ITD and refer to the model repository development in IPB is to provide the infrastructure that is software as a tool for transferring media content repository, making decree for institutional repository development team, create standard operational procedure for digital documents and the handover of the scientific work of the academic community ITD and make decree for deposit of scientific work and submit a budget for activities of institutional repository. Keywords: AHP, elements of institutional repository, institutional repository, knowledge management system.

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB

STUDI KELAYAKAN PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI: STUDI KASUS INSTITUT TEKNOLOGI DEL

TIURMA LUMBAN GAOL

Tugas Akhir sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustaakaan

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015

Penguji Luar Komisi pada Ujian Tugas Akhir: Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc.

Judul Tesis Nama NIM

: Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del : Tiurma Lumban Gaol : G652130025

Disetujui oleh Komisi Pembimbing

Irman Hermadi, SKom MS PhD Ketua

Dr Imas Sukaesih Sitanggang, SSi MKom Anggota

Diketahui oleh

Ketua Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Dekan Sekolah Pascasarjana

Aziz Kustiyo, SSi MKom

Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr

Tanggal Ujian: 14 Juli 2015

Tanggal Lulus:

PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Januari 2015 ini ialah repositori institusi, dengan judul Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del. Terima kasih dan penghargaan penulis ucapkan kepada Bapak Irman Hermadi, SKom. MS. PhD. dan Ibu Dr. Imas Sukaesih Sitanggang, SSi. MKom. selaku pembimbing yang telah banyak memberi bimbingan dan saran. Terima kasih penulis sampaikan juga kepada Bapak Prof. Dr. Ir. Kudang Boro Seminar, M.Sc. selaku penguji yang banyak memberikan masukan dan saran. Terima kasih juga kepada Bapak Aziz Kustiyo selaku Kaprodi MTP IPB. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Bapak Jenderal TNI (Purn.) Luhut Binsar Pandjaitan MPA, Ibu Devi Pandjaitan dan Bapak Patuan Simatupang selaku Pembina dan Pengurus harian Yayasan Del atas beasiswa studi yang diberikan sehingga penulis dapat melanjutkan studi S2 di IPB. Terima kasih juga kepada Bapak Prof Dr. Roberd Saragih, MT. selaku rektor ITD. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Bapak Dr. Idat Galih Permana selaku direktur DIDSI beserta seluruh stafnya, Bapak Firman Ardiansyah (Dosen Ilkom IPB), Ibu Sumarlinah (Kepala Perpustakaan IPB) beserta seluruh stafnya, Ibu Intan Pandjaitan, Ibu Dr. Arlinta Barus, Bapak Dr. Arnaldo Sinaga, Bapak Dr. Yosef Manik, Bapak Deni Lumban Toruan, Bapak Marojahan, Ibu Natalia, Bapak Ficky, Bapak Mustakim, Bapak Indra Lumbantobing, Larisma Simanjuntak beserta seluruh staf Perpustakaan ITD, beserta seluruh teman pada program MTP IPB 2013. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Hendriks Melky Hutapea dan Lucas Terano Messi Hutapea, atas dukungan dan kesabarannya selama penulis melaksanakan studi di IPB. Tidak lupa penulis sampaikan terima kasih kepada Bapak Bisman Lumban Gaol, Ibu Laosma Hutagalung, Ibu Tianur Simangunsong beserta seluruh keluarga, atas segala dukungan doa dan kasih sayangnya. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

Bogor, Agustus 2015 Tiurma Lumban Gaol

DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Manfaat Penelitian 2 TINJAUAN PUSTAKA Sistem Manajemen Pengetahuan Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan Elemen Manajemen Pengetahuan Keterkaitan KMS dengan Repositori Institusi Repositori Institusi Pengertian Repositori Institusi Tujuan dan Manfaat Repositori Elemen-elemen Pengembangan Repositori Repositori IPB Analytic Hierarchy Process Studi Kelayakan 3 METODE Kerangka Pemikiran Pendekatan Tahapan Penelitian Studi Literatur tentang Repositori Institusi Penelitian Repositori Institusi di IPB Analisis Data Perumusan Rekomendasi Tempat dan Waktu Penelitian 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Kondisi Elemen-Elemen Pengembangan Repositori Institusi pada Institut Pertanian Bogor Infrastruktur Repositori Institusi IPB Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di IPB Penentuan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi ITD Penelitian Infrastruktur ITD Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di ITD Pembentukan Tim Pengembangan Repositori Institusi Perbandingan Kondisi Elemen Repositori di IPB dan ITD Rekomendasi 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran

vii vii vii 9 9 2 3 3 3 4 4 5 6 9 9 9 10 10 16 17 19 20 20 20 20 22 22 23 24 24 25 26 26 31 33 33 40 42 43 50 52 52 52

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP

53 56 91

DAFTAR TABEL 1 Koleksi IPB scientific repository periode Juni 2015 2 Skala perbandingan berpasangan Saaty (2008) 3 Nilai random indeks untuk menghitung konsistensi data 4 Indikator konten repositori institusi di IPB periode Juni 2015 5 Hasil wawancara mengenai kondisi infrastruktur terkait 6 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM administrator jaringan 7 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM web developer 8 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM pengelola repositori 9 Hasil wawancara mengenai kondisi anggaran 10 Hasil wawancara mengenai kondisi Aturan/SOP 11 Hasil wawancara mengenai kondisi konten digital di ITD 12 Perbandingan infrastruktur untuk pengembangan repositori 13 Perbandingan antara SDM network administrator di IPB dan ITD 14 Perbandingan antara SDM web developer di IPB dan ITD 15 Perbandingan antara SDM pengelola repositori di IPB dan ITD 16 Rekapitulasi Persentase Kelayakan SDM 17 Perbandingan anggaran pengembangan RI di IPB dengan ITD 18 Perbandingan ketersediaan antara Aturan/SOP di IPB dengan ITD 19 Perbandingan konten digital IPB dan ITD 20 Perbandingan kondisi kelayakan infrastruktur IPB dengan ITD 21 Pembobotan elemen repositori institusi menurut pakar. 22 Persentase kelayakan pengembangan RI IPB dengan ITD

16 17 19 30 33 35 36 37 37 38 39 43 44 45 46 47 47 47 48 49 49 50

DAFTAR GAMBAR 1 Tipe-tipe manajemen pengetahuan (Angestam 2007) 2 Alur KMSLC (Awad dan Ghaziri 2004) 3 Organizational knowledge management systems (OKMS) 4 Tahapan penelitian 5 Strategic network gap dengan Framework Zack (Tiwana 1999) 6 Strategic network gap dengan Framework Zack di IPB 7 Strategic network gap dengan Framework Zack di ITD

4 5 7 21 23 32 42

DAFTAR LAMPIRAN 1 2 3 4 5

SOP pengelolaan konten website IPB SOP pengelolaan karya ilmiah di IPB POB pemrosesan dokumen ilmiah elektronik IPB Prosedur operasional baku infrastruktur IPB Tampilan halaman muka IPB Scientific Repository

56 61 66 71 76

6 Tampilan halaman menu disertasi 7 Tampilan hasil penelusuran pada IPB Scientific Repository 8 Hasil wawancara strategi manajemen pengetahuan di IPB 9 Hasil wawancara strategi manajemen pengetahuan di ITD 10 Contoh kuesioner perbandingan berpasangan 11 Perbandingan berpasangan alternatif (validasi pakar)

77 78 79 82 85 87

1 PENDAHULUAN Latar Belakang Repositori berasal dari kata reponere (bahasa latin) yang berarti gudang. Repositori institusi adalah gudang penyimpanan koleksi-koleksi terbitan institusi termasuk di dalamnya karya dosen dan mahasiswa dalam bentuk digital. Repositori institusi ini juga merupakan bagian dari kegiatan institusi dalam mengorganisasi informasi agar lebih mudah ditemu kembali. Selain itu penyimpanan pada repositori institusi akan mengakibatkan dokumen-dokumen terbitan institusi terdokumentasi dengan baik, tidak ada yang tercecer atau memperkecil kehilangan dokumen penting. Hal dimaksud juga merupakan cara memaksimalkan ketersediaan, aksesibilitas dan fungsionalitas dari produk penelitian yang tidak dibiayai pengguna (Johnson 2002). Keterbukaan pengaksesan karya ilmiah sangat penting untuk pengembangan pengetahuan digital. Hal ini sesuai dengan pendapat Rossini (2012) yang menyatakan bahwa akses terbuka ke literatur ilmiah berperan penting dalam pengembangan pengetahuan digital, bermanfaat bagi ilmuwan, pasien, peneliti, dan lebih jauh lagi kepada masyarakat luas. Repositori institusi pada sebuah institusi sangat penting karena repositori institusi sebagai sebuah wadah untuk menyimpan koleksi institusi yang juga sekaligus dapat mendukung kegiatan preservasi digital. Selain itu repositori institusi mampu meningkatkan peringkat webometrics pada institusi karena dapat memberikan sumbangan yang besar dalam hal jumlah akses ke web institusi. Institut Teknologi Del (ITD) adalah institusi yang mendidik mahasiswa/i nya dalam bidang teknologi Informasi. Pada awal berdiri bernama Politeknik Informatika Del, kemudian pada tahun 2013 diubah namanya menjadi Institut Teknologi Del. ITD mempunyai koleksi terbitan institusi yaitu Tugas akhir sebanyak 262 eksemplar, Laporan Kerja Praktek sebanyak 331 eksemplar, publikasi dosen sebanyak 90 publikasi, orasi ilmiah (2), buletin ITD sebanyak 4 eksemplar. Perpustakaan ITD sebagai salah satu unit di ITD memberikan layanan secara terbuka (open access) kepada segenap civitasnya maupun masyarakat di luar kampus ITD. Keberadaan perpustakaan ITD sangat penting karena senantiasa dapat menyediakan bahan pustaka yang up to date sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Jam buka layanan perpustakaan disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa/i ITD yaitu 10,5 jam per hari. Saat ini publikasi ITD belum ditempatkan pada satu lokasi sehingga sulit melakukan penelusuran. Selain itu mahasiswa tidak dapat mengakses seluruh publikasi yang diterbitkan oleh ITD. Dalam hal pengaksesan tugas akhir dan laporan kerja praktek yang merupakan bagian dari publikasi institusi hanya dilakukan dengan menggunakan hardcopy yang tersedia di Perpustakaan ITD. Oleh sebab itu, repositori institusi perlu dikembangkan di ITD. Jika pengembangan repositori institusi di ITD tidak dilakukan, maka arsip digital akan sulit diakses, di sisi lain ITD akan sulit mencapai institut yang berkelas karena tidak memiliki koleksi institusi berupa karya ilmiah yang bisa diakses dari dalam

2 institusi maupun dari luar institusi yang dapat meningkatkan peringkat webometrics. Untuk pengembangan repositori institusi di ITD diperlukan model yang patut dicontoh sehingga pengembangan repositori dilakukan dengan mengacu pada institusi yang sudah berhasil mengembangkan repositorinya dalam hal ini telah meraih rangking repositori yang baik. Oleh sebab itu yang dipilih adalah Institut Pertanian Bogor (IPB) karena IPB telah berhasil meraih peringkat 1 webometrics repositori. Dalam melakukan pengembangan repositori institusi diperlukan studi kelayakan untuk mengetahui kesiapan institusi dalam membangun sistem. Studi kelayakan ini diperlukan karena dalam membangun sistem informasi ada beberapa elemen yang harus disiapkan. Bansode (2012) menyatakan bahwa untuk menilai kelayakan membangun repositori dilihat dari beberapa faktor yaitu anggaran, dukungan teknologi, dan ketersediaan tenaga kerja (manpower). Untuk mengetahui tingkat kepentingan setiap elemen yang diperlukan dalam upaya membangun repositori institusi maka digunakanlah metode Analytic Hierarchy Process (AHP). Penelitian terdahulu yang ada kaitannya dengan studi kelayakan adalah penelitian dari Syachrulramdhani (2012) yang meneliti tentang studi kelayakan pembangunan perpustakaan digital dengan menganalisis kondisi ideal elemen dasar pengembangan perpustakaan digital dengan melakukan analisis deskriptif terhadap setiap elemen dasar pengembangan perpustakaan digital. Namun demikian pada penelitian dimaksud tidak dilakukan pembobotan tingkat kepentingan setiap elemen dasar pengembangan perpustakaan digital. Selain itu penelitian dari Bansode (2012) tentang pengembangan repositori institusi pada University of Pune dengan menggunakan perangkat lunak D-Space dan melakukan studi kelayakan namun hanya pada elemen perangkat keras, perangkat lunak, dan biaya. Salah satu hasil pada penelitian Bansode adalah penggunaan perangkat lunak untuk pengembangan repositori institusi di University of Pune. Kemudian Dini-Kounoudes yang meneliti tentang praktek terbaik dan kebijakan dalam mengembangkan repositori institusi di Cyprus University of Technology dengan cara melakukan evaluasi terhadap repositori institusi dari sisi kebijakan dan sumber daya manusia. Oleh sebab permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya maka penelitian dilakukan untuk mengkaji kelayakan pengembangan repositori institusi pada ITD. Repositori institusi merupakan bagian dari manajemen pengetahuan institusi sehingga dalam pengembangan menggunakan fase pada daur hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan. Selanjutnya hasil kajian dimaksud diharapkan menjadi masukan bagi institusi dalam membangun repositori institusi di ITD. Perumusan Masalah Koleksi ITD pada saat ini hanya dapat diakses secara terbatas oleh mahasiswa dalam bentuk hardcopy, hal ini menyebabkan proses pengaksesan koleksi dibatasi oleh ruang dan waktu. Padahal teknologi saat ini sudah memungkinkan untuk pengaksesan koleksi digital institusi secara online tanda dibatasi ruang dan waktu. Pemanfaatan teknologi yang dapat digunakan adalah repositori institusi yang merupakan wadah koleksi-koleksi publikasi institusi.

3 Oleh sebab itu pengembangan repositori institusi diperlukan di ITD. Namun demikian untuk tahap awal perlu dilakukan studi kelayakan pengembangan repositori institusi di ITD. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: 1. Merumuskan komponen-komponen dari elemen repositori institusi berdasarkan studi yang dilakukan di IPB. 2. Melakukan studi kelayakan dan memberikan rekomendasi terkait pengembangan repositori institusi. Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup pada penelitian ini adalah elemen-elemen pengembangan repositori institusi di IPB sebagai model dalam mengembangkan repositori institusi di ITD. Penilaian kelayakan dilakukan hanya pada tersedia atau tidaknya komponen-komponen elemen pengembangan repositori institusi tetapi tidak melihat kualitas dan kuantitasnya. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan rekomendasi tentang hal-hal yang wajib dipenuhi sehingga repositori institusi dinyatakan layak dikembangkan di ITD. Rekomendasi dimaksud tentunya akan disampaikan kepada pemangku kepentingan di Institut Teknologi Del.

4

2 TINJAUAN PUSTAKA Sistem Manajemen Pengetahuan Pengetahuan adalah sesuatu yang berasal dari informasi yang diolah dengan menggunakan data. Ini termasuk pengalaman, nilai-nilai, wawasan, dan informasi kontekstual dan membantu dalam evaluasi dan penggabungan pengalaman baru dan penciptaan pengetahuan baru. Pengetahuan berasal dari, dan diterapkan oleh pekerja pengetahuan yang terlibat dalam pekerjaan tertentu atau tugas. Sementara itu "Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS)" adalah ungkapan yang digunakan untuk menggambarkan penciptaan repositori pengetahuan, peningkatan akses dan berbagi pengetahuan serta komunikasi melalui kolaborasi, meningkatkan lingkungan pengetahuan dan mengelola pengetahuan sebagai aset bagi suatu organisasi (Abdullah et al. 2005). Manajemen pengetahuan adalah aktivitas yang kompleks, dan sama seperti yang lainnya tidak akan menghasilkan pengaruh yang nyata tanpa rencana yang kongkrit, manajemen pengetahuan membutuhkan perencanaan yang matang (Tiwana 1999). O’Brien (2004) mengatakan bahwa manajemen pengetahuan menjadi salah satu dari strategi mayor yang menggunakan teknologi informasi. Ada banyak perusahaan yang membangun sistem manajemen pengetahuan untuk mengelola pembelajaran organisasi dan mengetahui bagaimana sebuah bisnis dijalankan. Tujuan dari sistem manajemen pengetahuan adalah untuk menolong membangun pengetahuan pekerja, organisasi, dan membuat pengetahuan bisnis organisasi yang penting dapat diakses darimanapun dan kapanpun organisasi membutuhkannya. Angestam (2007) menggambarkan tipe manajemen pengetahuan seperti pada Gambar 1.

Gambar 1 Tipe-tipe manajemen pengetahuan (Angestam 2007)

5 Siklus Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan Tiwana (1999) mengelompokkan daur hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan menjadi 4 fase yaitu evaluasi infrastruktur, analisis sistem manajemen pengetahuan, systems deployment, dan evaluasi. Sementara itu Awad dan Ghaziri (2004) membagi daur hidup sistem manajemen pengetahuan menjadi 8 tahapan. Gambar 2 menunjukkan siklus hidup pengembangan manajemen pengetahuan menurut Awad dan Ghaziry (2004). Evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan

Menentukan kelayakan

Membentuk tim manajemen pengetahuan Menangkap pengetahuan

Merancang blueprint manajemen pengetahuan

Koreksi

Verifikasi dan validasi sistem manajemen pengetahuan Implementasi sistem manajemen pengetahuan Mengelola perubahan

Evaluasi terhadap sistem akhir

Gambar 2 Alur KMSLC (Awad dan Ghaziri 2004) Uraian singkat mengenai tahapan pada Gambar 2 berdasarkan Awad dan Ghaziri (2004) adalah sebagai berikut: 1. Evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan Fase 1 adalah terkait dengan studi kelayakan terhadap kondisi infrastruktur yang sedang berjalan dalam mengembangkan sistem manajemen pengetahuan. 2. Membentuk tim manajemen pengetahuan Pembentukan tim manajemen pengetahuan adalah termasuk studi kelayakan. Tim manajemen pengetahuan harus dibentuk untuk mengerjakan proyek sampai instalasi akhir. Membentuk tim tersebut berarti mengidentifikasi unit, departemen, cabang, atau divisi sebagai pemegang saham utama dalam sistem manajemen pengetahuan. Setiap unit pemangku kepentingan memiliki persyaratan tertentu sdalam hal pengetahuan dan terdiri satu atau lebih ahli. 3. Menangkap pengetahuan

6 Pengetahuan eksplisit ditangkap dalam repositori dari dokumentasi, file, dan media lainnya. Pengetahuan tacit ditangkap dari para ahli dan petugas yang berwenang. Sebagai sebuah proses, menangkap pengetahuan, melibatkan memunculkan, menganalisis, dan menafsirkan pengetahuan pakar dan menggunakan untuk memecahkan masalah tertentu. 4. Merancang cetak biru manajemen pengetahuan Fase ini adalah awal dari arsitektur manajemen pengetahuan. Tim manajemen pengetahuan bergantung pada cetak biru dalam mendesain dan menyebarkan sistem manajemen pengetahuan. 5. Verifikasi dan validasi sistem manajemen pengetahuan Dalam sistem manajemen pengetahuan, pengujian melibatkan dua langkah: verifikasi dan validasi. Verifikasi memastikan bahwa sistem yang tepat. Validasi memastikan bahwa sistem yang dibangun tepat memenuhi harapan pengguna yaitu user friendly, bermanfaat, dan terukur. 6. Implementasi sistem manajemen pengetahuan Setelah sistem divalidasi, tugas berikutnya adalah untuk menerapkannya pada komputer atau server. 7. Mengelola perubahan Terlepas dari bagaimana penyebaran dilakukan, berbagi pengetahuan tidak mudah untuk banyak orang. Implementasi sistem adalah awal dari sebuah tatanan baru. 8. Evaluasi terhadap sistem akhir Setelah sistem KM dan berjalan, dampaknya harus dievaluasi secara cermat. Bidang utama yang menjadi perhatian adalah kualitas pengambilan keputusan, sikap pengguna akhir, dan total biaya pengolahan. Sementara itu Tiwana (1999) menguraikan tahapan pertama KMSLC adalah evaluasi infrastruktur yang terdiri dari evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan dan penyelarasan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis sebagai berikut: 1. Analisis infrastruktur yang sedang berjalan Pada tahap ini yang dilakukan adalah pemahaman akan peran perusahaan pada kondisi jaringan, intranet, dan ekstranet yang ada saat ini dan juga pemahaman akan kerangka teknologi manajemen pengetahuan. Kemudian mengidentifikasi kesenjangan pada teknologi infrastruktur yang ada di perusahaan saat ini dan mengambil langkah kongkrit untuk membangun atau menginvestasikan dana untuk infrastruktur. 2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis Manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis harus memiliki keterhubungan yang jelas. Pada tahap 2 pada pengembangan manajemen pengetahuan perlu ditingkatkan desain manajemen pengetahuan pada level strategi bisnis dan strategi harus diturunkan ke desain sistem. Elemen Manajemen Pengetahuan Menurut Setiarso et al. (2009) dalam Yuniar (2013) manajemen pengetahuan memiliki komponen yang saling terkait antara satu dengan yang lain, dan saling melengkapi seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3. Komponen ini merupakan komponen penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi

7 sistem. Sistem manajemen pengetahuan tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa komponen tersebut. Komponen tersebut adalah: 1. Manusia, merupakan pemegang peranan yang penting. Tanpa ketersediaan manusia yang berkompeten sulit untuk menjalankan proses manajemen pengetahuan. 2. Proses, merupakan teknik pengambilan nilai-nilai pengetahuan ke kedalam suatu media dan kemudian didistribusikan ke setiap individu untuk digunakan kembali. 3. Teknologi, diperlukan untuk membantu kolaborasi dan komunikasi yang terjadi dalam proses manajemen pengetahuan diantaranya dengan menangkap, menyimpan dan mempermudah menggunakan informasi. 4. Content (isi), yaitu basis data pengetahuan dan dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

Gambar 3 Organizational knowledge management systems (OKMS) Pada Gambar 3 dapat dilihat arah panah ke masing-masing komponen manajemen pengetahuan menurut Setiarso (2007) adalah sebagai berikut, yaitu: 1. Knowledge manager/document control, yaitu orang yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment. 2. Knowledge gap Kesenjangan antara pengetahuan yang tersimpan dengan pengetahuan yang seharusnya tersimpan sebagai konten dari sistem manajemen pengetahuan. 3. Database adalah basisdata pengetahuan. 4. Aturan penunjang sistem KM, Aturan-aturan yang mendukung proses pengelolaan manajemen pengetahuan. 5. Infrastruktur yang diperlukan adalah infrastruktur yang menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif. 6. Prioritas kebutuhan user pada fitur-fitur KM

8 Dalam mengelola pengetahuan memprioritaskan pada kebutuhan user akan menu/fitur-fitur pada knowledge management system. Analisis SWOT Analisis SWOT diperlukan untuk mengetahui apakah pengelolaan pengetahuan menjadi bahan pertimbangan pada institusi dimaksud. Berdasarkan dokumen rencana strategi baik IPB maupun ITD berikut adalah analisis SWOT yang dapat dikaitkan dengan pengembangan pengetahuan: 1. Analisis SWOT di IPB Suhardiyanto (2014) menyatakan bahwa dalam renstra IPB tahun 20142018 memuat butir analisis SWOT IPB sebagai berikut: yang menjadi kekuatan (Strengths) adalah budaya riset yang berkembang sejalan dengan mandat pengembangan IPTEKS IPB. Kemudian kelemahan (Weaknesses) diseminasi dan komersialisasi hasil-hasil riset yang inovatif masih terbatas. Selanjutnya yang menjadi peluang (Opportunities) adalah animo yang tinggi dari calon mahasiswa yang bermutu dan potensial untuk masuk IPB. Dan yang terakhir ancaman (Threats) adalah persepsi yang keliru dari masyarakat dan penghargaan terhadap sektor pertanian. Butir dimaksud dapat dikaitkan dengan manajemen pengetahuan. Dimana budaya riset yang sedang berkembang tentunya menghasilkan juga karya tulis berupa artikel-artikel ilmiah terkait penelitian yang dijadikan sebagai konten publikasi institusi. Selanjutnya kelemahan terkait diseminasi hasil penelitian dapat diatasi dengan salah satu cara yaitu mendiseminasikan hasil penelitian melalui repositori institusi. Dengan adanya diseminasi hasil penelitian diharapkan persepsi masyarakat tentang pertanian yang dianggap tidak menjanjikan kehidupan layak dapat diubah melalui hasil-hasil riset yang dilakukan oleh civitas akademika IPB. 2. Analisis SWOT di ITD Berdasarkan rencana strategis ITD tahun 2015-2019 sangat sulit menentukan SWOT yang bersesuaian denga pengelolaan pengetahuan. Hal tersebut dimungkinkan karena periode tahun 2015-2019 adalah fase 1 dari 4 fase pengembangan ITD. Pada fase dimaksud masih merupakan tahapan established learning institute yang merupakan tahap koordinasi peningkatan komitmen untuk pengembangan institut (ITD 2015). Namun demikian bila dikaitkan dengan pengelolaan pengetahuan di ITD, maka berikut analisis SWOT yang sedikit dapat dikaitkan, yaitu: yang menjadi kekuatan (Strengths) adalah sebagai salah satu kampus pilihan di kawasan Sumatera Utara, membuat calon mahasiswa IT Del relatif tinggi. Selanjutnya kelemahan (Weaknesses) adalah jumlah penelitian dosen masih perlu ditingkatkan serta rasio dosen dengan publikasi dosen masih perlu ditingkatkan. Sementara itu peluang (Opportunities) adalah pendanaan riset dan pengabdian dari Pemerintah dan lembaga swasta. DIKTI, Ristek, dan departemen lain serta lembaga swasta menyediakan hibah penelitan untuk dosen. Peluang ini dapat dimanfaatkan oleh dosen-dosen IT Del. Yang terakhir ancaman (Threats) adalah bertambahnya jumlah PTN di Indonesia dan usaha PTN menambah penerimaan mahasiswa melalui jalur undangan menyebabkan IT Del harus tetap mempertahankan kualitas diberbagai bidang agar tetap menjadi kampus pilihan, khususnya di Sumatera Utara.

9 Berdasarkan hasil analisis SWOT di atas maka kekuatannya adalah sebagai kampus pilihan di Sumatera Utara diharapkan mahasiswa-mahasiswa yang diterima adalah mahasiswa-mahasiswa pilihan yang tidak hanya mampu menyelesaikan studi dengan gemilang, namun juga menghasilkan karya tulis yang berkualitas. Selain itu juga sebagai peluang, adanya pendanaan dari instansi swasta, pemerintah, dan ITD sendiri menjadi suatu kesempatan yang sangat baik bilamana peluang dimaksud dapat dimanfaatkan untuk melaksanakan riset-riset yang pada akhirnya salah satu keluarannya adalah artikel ilmiah yang merupakan konten dari repositori institusi. Keterkaitan KMS dengan Repositori Institusi Terkait dengan sistem manajemen pengetahuan, pada institusi pendidikan perlu dikembangkan sistem manajemen pengetahuan. Hal ini sejalan dengan pendapat Angestam (2007) yang mengatakan bahwa pengelolaan sumber daya pengetahuan berguna untuk mendapatkan dan mempertahankan competitive advance organisasi. Pada sebuah institusi manajemen repositori adalah termasuk manajemen pengetahuan. Menurut White (2005) penilaian terhadap peran repositori dalam konteks proses manajemen pengetahuan membantu mengidentifikasi beberapa jenis layanan yang perlu dikembangkan untuk mencapai sukses. Semua jenis repositori institusi harus senantiasa dikembangkan isinya dan tumbuh menjadi sebuah lembaga. Repositori Institusi Pengertian Repositori Institusi Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, telah menunjukkan pengaruh yang luar biasa di setiap sendi kehidupan manusia, terutama jaringan internet. Hal tersebut telah merambah pula ke perpustakaan. Dampaknya, perpustakaan sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan pemustakanya, mereka lebih memilih internet untuk mencari informasi dibanding mencari koleksi cetak yang tersedia di perpustakaan. Hal tersebut dapat dipahami karena internet menawarkan kecepatan, ketepatan dalam penelusuran informasi. Sehingga pemustaka yang selama ini memilih pemanfaatan koleksi cetak, telah beralih ke koleksi digital (Sutedjo 2012). Salah satu perkembangan dari pemanfaatan teknologi informasi adalah adanya repositori institusi. Menurut Crow (2002) repositori institusi adalah arsip digital dari produk intelektual yang diciptakan oleh sivitas akademika sebuah institusi yang didesiminasikan ke segenap sivitas akademika maupun ke luar institusi. Pengertian lain dari repositori institusi (RI) adalah sebuah layanan dalam bentuk pengelolaan dan pendiseminasian koleksi institusi yang ditawarkan kepada segenap komunitasnya dan hasilnya digunakan untuk komunitas dalam institusi dimaksud (Laherty 2011). Barton (2004) mengatakan bahwa repositori institusi adalah sebuah layanan basis data yang dapat menangkap, menyimpan, mengindeks, melestarikan dan mendistribusikan karya ilmiah institusi dalam bentuk digital. Lynch (2002) mendefinisikan repositori institusi sebagai seperangkat layanan yang ditawarkan oleh universitas/institusi kepada segenap anggota masyarakat untuk mengelola dan mendiseminasikan materi digital yang diciptakan oleh institusi atau anggota

10 masyarakatnya. Hal paling penting dalam kegiatan ini adalah komitmen organisasi untuk membantu pendigitalisasian materi dan preservasi dalam jangka panjang. Menurut Bansode (2012) repositori institusi adalah koleksi digital yang dihasilkan dari karya intelektual institusi. Tujuan dan Manfaat Repositori Repositori institusi memperluas kemampuan perpustakaan akademis untuk berpartisipasi dalam sistem komunikasi ilmiah, dan kemampuan ini harus dianggap sebagai sumber nilai, terutama dalam dunia yang terus bermigrasi ke dalam bentuk digital (Burns 2013). Alfa Network Babel Library (2007) menetapkan 5 tujuan institusi membuat dan mengembangkan repositori institusi sebagai berikut: memaksimalkan visibilitas ke masyarakat internasional, membuat umpan balik pada penelitian, membuat dan menyediakan penyimpanan untuk hasil karya intelektual secara elektronik dari institusi tersebut, memberikan akses ke informasi akademik atau hasil karya intelektual, dan menjamin pelestarian jangka panjang hasil karya intelektual institusi. Menurut Bansode (2012) bahwa tujuan dari adanya repositori institusi adalah untuk meningkatkan visibilitas dan sitasi terhadap karya ilmiah institusi, menciptakan satu pintu pengaksesan terhadap koleksi karya ilmiah institusi, menyediakan akses terbuka terhadap koleksi institusi, dan untuk melestarikan karya ilmiah institusi. Barton (2004) mengatakan bahwa universitas dan pustakawan peneliti di seluruh dunia menggunakan repositori dengan tujuan sebagai berikut yaitu komunikasi ilmiah, menyimpan bahan ajar dan modul, penerbitan elektronik, mengelola koleksi dokumen penelitian, melestarikan bahan digital untuk jangka panjang, menambah prestise universitas dengan menampilkan penelitian dari akademisinya, dan mendorong akses terbuka untuk riset karya ilmiah, dan sebagai gudang koleksi digital. Sementara itu Hasan (2012) merumuskan 4 manfaat dalam membangun repositori institusi yaitu, mengumpulkan konten dalam 1 lokasi sehingga lebih mudah ditemukan, mengumpulkan aset intelektual sepanjang waktu, menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada khalayak umum dan menciptakan visibilitas global bagi hasil karya institusi. Elemen-elemen Pengembangan Repositori Repositori institusi adalah jenis perpustakaan digital yang “menangkap” penelitian asli dan kekayaan intelektual lainnya yang dihasilkan oleh civitas institusi. Beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat sebuah repositori adalah: tingkat akses, aspek hukum yang meliputi hak cipta dan kepemilikan materi yang disampaikan, standar, termasuk metadata, format dan tipe dokumen, keberlanjutan dan jangka panjang pengarsipan dan pelestarian serta pendanaan yang tersedia untuk mempertahankan repositori (Johnson 2002). Sutedjo (2014) menyebutkan bahwa hal-hal yang perlu disiapkan dalam tahap pra pengembangan repositori di ITS adalah staf pengelola (programmer, diploma komputer, pustakawan), scanner, jaringan internet, ketersediaan bandwith, komputer server, jaringan komputer, pimpinan institusi yang mendukung, dan pembinaan staf yang berkelanjutan.

11 Sementara itu Hasan (2012) menyatakan bahwa dalam membangun repositori institusi yang merupakan bagian dari perpustakaan digital memiliki empat (4) elemen yang harus disiapkan yaitu: prosedur operasional yang jelas, sarana dan prasarana (hardware, software,dan jaringan), konten repositori, dan SDM Pengelola Repositori. Mustafa (2014) mengatakan ada 6 elemen yang dibutuhkan dalam pengembangan repositori institusi yaitu sumber daya manusia, hardware, software, network, metadata dan konten, aturan dan standard operational procedure (SOP). Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa elemen-elemen yang diperlukan dalam pengembangan repositori adalah sumber daya manusia, infrastruktur (hardware, software, network), metadata dan konten repositori, anggaran, serta aturan dan SOP. Elemen-elemen di atas diuraikan sebagai berikut: 1.

Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia adalah elemen penting dalam membangun repositori institusi, tanpa dukungan SDM yang kompeten di bidang IT maka mustahil sistem informasi akan dapat dibangun. Kompetensi SDM sangat diperlukan agar target pengembangan repositori institusi dapat tercapai. Dini-Kounoudes (2011) menyatakan bahwa pertimbangan utama yang perlu diambil dalam membangun repositori institusi adalah staf atau sumber daya manusia. Hal ini penting untuk mengetahui sejak awal apakah jumlah staf yang ada cukup dalam mengembangkan repositori institusi. Jones (2006) menyatakan bahwa untuk membangun repositori institusi dibutuhkan programmers, web designer and experts in multiple metadata. Dalam Syachrulramdhani (2010) dinyatakan bahwa Australian National Training Authority (ANTA) dari Council of Australian University Directors of Information Technology (CAUDIT 2001), Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dan Institut Teknologi Bandung (2002) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII 2002) menyatakan kompetensi dasar standar (Standard core competency) yang harus dimiliki semua kategori lapangan pekerjaan di bidang teknologi informasi (TI), yaitu: kemampuan mengoperasikan perangkat keras dan mengakses internet. Sedangkan kemampuan lain yang wajib dimiliki adalah: a. Kompetensi sebagai network administrator Network administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran operasional jaringan komputer. b. System administrator System administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak mengakses sistem. c. Web Programmer/designer Web programmer/designer memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan user friendly. d. Web Database Administrator Web Database Administrator mempunyai tanggung jawab menjaga kelancaran basis data, melakukan backup agar data selalu aman dan melakukan recovery jika terjadi kerusakan data.

12 e. Programmer/designer memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan atau user friendly. 2. Infrastruktur Fisik Infrastruktur menurut kamus besar bahasa Indonesia (Depdikbud 1988) memiliki makna segala sesuatu yang menunjang terselenggaranya suatu proses. Infrastruktur yang dibutuhkan dalam membangun repositori terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat jaringan (network). a. Perangkat Keras Menurut Hasan (2012) yang termasuk dalam komponen perangkat keras adalah komputer, UPS, perangkat untuk membangun LAN atau jaringan wireless. Selain itu juga dibutuhkan alat bantu untuk melakukan alih media ke dalam bentuk digital untuk dokumen yang tidak born digital. Alat bantu alih media dimaksud adalah scanner, audio/video converter, microfilm converter. Audio/video converter dan microfilm converter diperlukan jika memang institut dimaksud masih mempunyai koleksi audio/video dan microfilm. Jones (2006) menyatakan salah satu elemen pemanfaatan biaya yang diperlukan dalam membangun repositori adalah pengadaan server. Sutedjo (2014) menyatakan adapun spesifikasi Server Repositori Perpustakaan ITS yang telah diremajakan adalah HP Intel Xeon 2 GHz, Memory 2 GB, Kapasitas penyimpanan 2 x 500 GB, OS Linux Debian 5, Script PHP 5, dan DBMS MySQL. Sementara itu Mustafa (2014) menyatakan bahwa dalam membangun repositori sebaiknya memiliki 3 server yang digunakan untuk: a. Application server (untuk layanan, antar muka, kontak langsung dengan pengguna); b. Content server (untuk metadata/konten); c. Backup server; (Sangat penting, sering diabaikan dulu). Spesifikasi dapat ditentukan berdasarkan besaran dana dan kebutuhan (dapat dilakukan capacity planning untuk content server, dan minimum specification untuk application server). b. Perangkat Lunak Perangkat lunak adalah transformator informasi, memproduksi, mengelola, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau mengirimkan informasi (Pressman 2001). Sementara Maksum (2007) mengatakan bahwa Software mencakup sekumpulan aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan dan program sistem operasi. Sebuah perpustakaan digital paling tidak memerlukan dua perangkat lunak utama yaitu perangkat lunak untuk pencarian koleksi dan perangkat lunak untuk penyimpanan koleksi. Oracle, Microsoft SQL server adalah basis data yang bersifat proprietary, sedangkan MySQL dan PostgreSQL adalah basis data yang sifatnya open source (Ruldeviyani dan Sucahyo 2007). Untuk pencarian koleksi umumnya melalui internet, menggunakan web browser. Web browser adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menampilkan halaman-halaman website. Web browser yang banyak digunakan saat ini adalah Mozilla firefox, Safari, dan Google Chrom. Sementara itu bahasa

13 pemrograman yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi adalah Java, ASP, dan PHP. c.

Perangkat Jaringan Jaringan (network) merupakan unit telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data (data flow), topologi, dan aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat pada pengguna memperoleh informasi (Maksum dan Darmawiredja 2007). Untuk mengoptimalkan layanan pengaksesan repositori institusi secara terbuka maka perpustakaan membutuhkan LAN (local area network). Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka LAN ini sudah dapat digantikan dengan Wi-Fi. 3. a.

Metadata dan Konten Repositori Metadata Metadata adalah data terstruktur tentang data. Menurut Pendit (2007) metadata adalah terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses komputer, mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengolahan satuan pembawa informasi tersebut. Menurut Crow (2002) karena repositori menyediakan akses yang luas pada komunitas, maka pengguna di luar universitas harus dapat menemukan dan melakukan temu kembali informasi dari repositori. Oleh karena itu sistem pada repositori institusi harus dapat mendukung interoperabilitas dalam rangka memberikan akses melalui beberapa mesin pencari dan alat-alat temu kembali informasi yang lainnya. Sebuah institusi tidak selalu perlu mengimplementasikan pencarian dan pengindeksan fungsional untuk memenuhi permintaan, ini dapat dengan sederhana memperbaiki dan mengekspos metadata, yang memungkinkan layanan lain memanen dan mencari konten. ANBL (2007) menyatakan penciptaan metadata akan memfasilitasi temu kembali informasi dari koleksi repositori institusi. Sekarang mungkin untuk menerapkan skema metadata yang berbeda untuk berbagai jenis isi yang ada dalam repositori, hal yang penting adalah konsistensi pada aplikasi. Hal ini sama pentingnya bahwa mesin pencari metada (pemanen) mampu memulihkan isi repositori. Metadata diciptakan untuk membangun utilitas semantik yang mampu beroperasi dan memulihkan informasi yang ada dalam jaringan. Menurut Pendit (2007) Dublin Core adalah metadata yang sesuai untuk web resources. Dublin Core memiliki 15 unsur dasar yaitu: title, creator, subject, description, publisher, contributor, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage, dan rights. b.

Konten Mustafa (2014) menyatakan konten repositori dapat terdiri dari, disertasi dan tesis, jurnal online, buku elektronik, publikasi orasi ilmiah dan naskah mahasiswa. Pendit et.al (2007) menyatakan secara garis besar ada empat sumberdaya informasi yaitu:

14 a. Bahan dan sumber full text, termasuk jurnal elektronik, koleksi digital yang bersifat terbuka (open access), buku elektronik, surat kabar elektronik, dan tesis serta disertasi digital. b. Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya. c. Bahan-bahan multimedia digital. d. Situs Internet. Konten repositori menurut (Crow 2002) tergantung pada tujuan yang ditetapkan oleh masing-masing institusi, repositori institusional dapat berupa produk hasil kerja mahasiswa, dosen, peneliti, dan staf seperti portofolio elektronik mahasiswa, bahan ajar, laporan tahunan lembaga, rekaman video, foto, program komputer, dan karya seni, grey literature, disertasi dan tesis dalam bentuk elektronik, makalah konferensi dan monograf. Repositori digital memungkinkan lembaga dan departemen meningkatkan nilai mereka. Koleksi repositori institusi beragam untuk setiap institusi, ANBL (2007) membagi koleksi repositori menjadi 3 bagian yaitu: 1. Scientific output terdiri dari semua karya ilmiah, artistik, keluaran dari pengajaran dan manajemen, dokumen yang dapat diakses secara terbuka, dokumen yang akan atau telah diterbitkan secara formal, property institusi didalamnya termasuk game atau gambar, software, foster, jurnal institusi, paten, materi kongres, audio visual, karya ilmiah yang belum atau sudah diterbitkan pada jurnal. 2. Institutional and/or managing output terdiri dari: jurnal yang berisi informasi mengenai institusi yang dipublikasikan oleh institusi, peraturan dan tata tertib, dokumen arsip, tulisan, poster, dokumen kerja, dan laporan teknis. 3. Learning Objects terdiri dari pedoman belajar dan latihan, bahan audio visual, catatan kelas, simulator, fulltext bibliography, slide presentasi di kelas, online test, panduan laboratorium, dan blog. Sementara itu terkait konten repositori institusi dapat juga ditegaskan dengan adanya surat keputusan rektor seperti yang dilakukan pada Institut Sepuluh November. Sutedjo (2014) menyebutkan bahwa yang menjadi bagian dari repositori institusi pada Institut Teknologi Sepuluh November adalah Tugas Akhir, Tesis, Disertasi, Buku Teks, Buku/Modul Ajar, Laporan Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Prosiding Workshop/Lokakarya/Seminar dan sejenisnya, Orasi Ilmiah, Buku Pedoman Praktikum, Jurnal Ilmiah, Hasil Paten, dan Hasil Lomba Karya Ilmiah Mahasiswa Juara I,II dan III di tingkat institut/regional/nasional/internasional. 4.

Aturan/SOP Dini-Kounoudes (2011) menyatakan dalam membangun repositori ada berbagai kebijakan yang harus diputuskan. Kebijakan harus mencakup lingkup repositori, konten, tingkat akses, hak-hak hukum, standar, keberlanjutan. Kebijakan dapat berupa Surat keputusan (SK) dan prosedur operasional baku (POB/SOP). Standard Operational Procedure (SOP) diperlukan saat akan membangun repositori institusi. Mustafa (2014) menyatakan dalam membangun repositori institusi aturan dan SOP harus ada. Menurut Hasan (2012), SOP atau peraturan

15 standar diperlukan untuk menghindari benturan kebijakan antara pimpinan dan pustakawan ketika proses penghimpunan koleksi dilakukan. Pada SOP yang diatur adalah peraturan simpan karya ilmiah untuk seluruh civitas akademika pada satu institusi. Kebijakan dari pemangku kepentingan atau stake holder yang mendukung kegiatan simpan karya institusi akan mempengaruhi keberhasilan pengembangan repositori institusi. Dukungan dari pimpinan akan memungkinkan penghimpunan karya cipta civitas akademika dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Dukungan dari pimpinan ini dapat ditegaskan dengan keluarnya SK terkait repositori institusi. Dalam hal SOP untuk pendigitalisasian dokumen untuk repositori institusi dapat menggunakan dokumen SOP untuk perpustakaan digital. Menurut Syachrulramdhani (2010), pustaka dalam grand design perpustakaan digitalnya memiliki SOP yaitu: a. SOP untuk digitalisasi bahan perpustakaan. b. SOP untuk penanganan dokumen digital. c. SOP untuk pemeliharaan jaringan. d. SOP untuk pemeliharaan web Selain SOP, hal lain yang diperlukan juga adalah aturan lain sebagai pendukung repositori institusi. Sutedjo (2012), menyatakan perpustakaan ITS menempuh langkah strategis dengan mengusulkan agar ketentuan wajib serah simpan diperkuat dengan adanya surat keputusan rektor (SK) sehingga kegiatan repositori institusi memiliki kekuatan hukum. Dengan adanya SK rektor maka artinya kegiatan repositori didukung oleh pimpinan dan menjadi kewajiban sivitas akademika untuk menjalankan SK tersebut. 5.

Anggaran Dalam Burns (2013), Piourun & Palmer melaporkan biaya yang berkaitan dengan digitalisasi disertasi untuk repositori institusi. Mereka menyebutkan bahwa biaya untuk memindai dan mendigitalkan 320 dokumen berjumlah $ 23.562, yang meliputi 906 jam kerja dan biayanya $ 0,27 per halaman. Giesecke (2011) “Perbaikan menulis bahwa perkiraan untuk biaya membangun berbagai repositori lebih dari $ 130.000 per tahun menjadi lebih dari $ 248.000 per tahun di Massachusetts Institute of Technology (MIT)”. Menurut Deegan (2002) pembangunan yang berkelanjutan dan anggaran yang tersedia dibutuhkan untuk mengelola koleksi digital secara efektif dan berkelanjutan. Tanpa 2 faktor yang disebut di atas maka pembaruan teknologi dan peningkatan keahlian staf sebagai pengelola koleksi digital tidak akan tercapai. Siregar (1999) menyatakan bahwa penyediaan layanan digital memerlukan pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Dana investasi digunakan untuk proses digitalisasi. Besarnya biaya yang diperlukan tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang disediakan, jenis server yang akan digunakan dan tenaga pengembang yang tersedia. Dengan demikian maka dalam membangun repositori institusi penganggaran dana harus dilakukan terlebih jika perangkat infrastrukturnya belum tersedia. Jika perangkat infrastruktur terutama jaringan belum tersedia maka tentunya anggaran untuk repositori institusi ini akan besar. Berbeda dengan

16 institusi yang hanya perlu membangun sistem informasi saja karena infrastruktur jaringannya sudah ada sebelumnya. Repositori IPB Keseriusan IPB dalam mengembangkan repositori institusi diperkuat dengan adanya indikator kunci kinerja yang memuat tentang webometrics pada rencana kerja dan anggaran IPB (RKA) tahun 2010. Pada RKA dimaksud sasaran indikator kunci, dan target mutu kinerja IPB tahun 2008-2013 memuat pilar perluasan akses dan peningkatan kualitas pendidikan dan kemahasiswaan IPB. Pada pilar dimaksud dituangkan pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan, sasaran poin terpenuhinya persyaratan IPB sebagai word class university yang unggul dengan salah indikator kunci kinerjanya adalah posisi IPB dalam webometrics di Indonesia. Selain itu berdasarkan renstra IPB tahun 2014-2018 memuat rencana pengembangan sistem informasi di IPB diantaranya adalah IPB scientific repository, IPB vocational repository dan berbagai sistem informasi lainnya. Sistem informasi di IPB masa yang akan datang akan diintegrasikan satu dengan yang lainnya lebih efektif dan efisien. Untuk mendukung pengaksesannya maka berdasarkan renstra dimaksud bahwa bandwith internet IPB penting untuk terus ditingkatkan, pada tahun 2012 bandwith internet IPB telah mencapai 635 Mbps (Suhardiyanto 2014) IPB Scientific Repository mengumpulkan, menyebarkan dan menyediakan secara persisten dan akses yang andal terhadap penelitian dan karya ilmiah dosen, staf dan mahasiswa Institut Pertanian Bogor. Keanggotaan repository.ac.id hanya diperkenankan bagi civitas akademika saja berhubung aksesnya menggunakan user dan password mahasiswa IPB. Berdasarkan data pada web repositori IPB jumlah total koleksi sampai dengan Juni 2015 sebanyak 63893 koleksi. Koleksi dimaksud dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Koleksi IPB scientific repository periode Juni 2015 No Jenis Koleksi 1 Tesis dan disertasi 2 IPBana 3 IPB E-Journal 4 IPB's Books 5 Research and Community Empowerment (LPPM) 6 Research and Strategic Issue Studies (RKS 7 Research Center 8 Scientific Orations 9 Student Papers Total

Jumlah 48201 6050 2972 2810 1316 291 76 55 2122 63893

Berdasarkan data dari webometrics periode tahun 2015, IPB Scientific Repository mampu mencapai peringkat 1 webometrics repositori untuk regional Indonesia. Disusul oleh Universitas Diponegoro, Institut Teknologi 10 November, Universitas Pendidikan Indonesia, dan Universitas Gadjah Mada.

17 Perkembangan teknologi informasi saat ini juga menyebabkan berkembangnya cara mengakses informasi. Saat ini repositori IPB dapat diakses melalui mobile phone. Versi Beta IPB Scientific Repository ini dapat diakses melalui mobile phone yang menggunakan sistem operasi berbasis Android. Selain itu repositori institusi IPB juga dapat diakses via blackberry. Analytic Hierarchy Process Analytic Hierarchy Process (AHP) adalah metode yang tepat untuk memecahkan berbagai atribut pengambilan keputusan (Darmawan 2009). AHP didasarkan pengalaman pengembang yaitu TL Saaty ketika melakukan proyek penelitian pada ACDA USA. Metode AHP mudah dipahami dan diterapkan dalam pengambilan keputusan yang kompleks. Sejak itu, kesederhanaan dan kekuatan AHP telah menyebabkannya digunakan secara luas. AHP banyak digunakan dalam dunia bisnis, pemerintahan, penelitian dan pengembangan, pertahanan dan domain lain yang melibatkan pengambilan keputusan (Bhusan 2003) Dalam melakukan pengambilan keputusan dengan AHP, maka metode yang digunakan adalah metode perbandingan berpasangan, baik perbandingan kriteria maupun perbandingan alternatif pada kriteria. Perbandingan dilakukan berdasarkan penilaian (judgment) dari pakar dengan menilai tingkat kepentingan suatu elemen dibandingkan elemen lainnya. Dengan mengacu kepada skala penilaian perbandingan berpasangan yang ditunjukkan pada Tabel 2 (Saaty 2008). Tabel 2 Skala perbandingan berpasangan Saaty (2008) Intensitas Keterangan Penjelasan Kedua elemen sama Dua elemen mempunyai 1 pentingnya pengaruh yang sama besar terhadap tujuan Salah satu elemen sedikit Pengalaman dan penilaian 3 lebih penting sedikit menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya . 5 Salah satu elemen jelas Pengalaman dan penilaian lebih penting sangat kuat menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya Salah satu elemen sangat Suatu elemen yang kuat 7 jelas lebih penting disokong dan dominan terlihat dalam praktek. Salah satu elemen paling Bukti yang mendukung elemen 9 lebih penting yang satu terhadap elemen yang lain memiliki tingkat penegasan tertinggi yang mungkin menguatkan Apabila ragu-ragu antara Nilai ini diberikan bila ada dua 2,6,8 dua nilai yang berdekatan kompromi diantara dua pilihan Kebalikan Jika untuk akivitas i mendapat suatu angka dibandingkan dengan

18 Intensitas

Keterangan aktivitas j, maka j mempunyai nilai kebalikannya dibandingkan dengan i.

Penjelasan

Validasi dalam bentuk pengujian rasio konsistensi akan dilakukan terhadap hasil dari perbandingan berpasangan. Rasio konsistensi (CR) dari matriks perbandingan berpasangan konsisten jika nilainya ≥ 10% atau ≥ 0,1, sedangkan jika nilai CR>10% atau >0,1 maka pengujian harus diulang Langkahlangkah dalam melakukan perhitungan rasio konsistensi (Saaty 2008): 1. Menentukan Weighted Sum Vector (WSV). WSV dihitung dengan mengalikan matriks perbandingan berpasangan dengan nilai eigen matriks perbandingan berpasangan. 2. Menghitung Consistence Vector (CV). CV dihitung dengan cara membagi hasil dari WSV dengan nilai eigen matriks perbandingan berpasangan. 3. Menghitung Lambda (λ) dan Consistence Index (CI) Lambda adalah nilai rata - rata CV. (Persamaan ke-1) dimana: λ = Nilai rata - rata dari keseluruhan kriteria / subkriteria. CV = Consistence Vektor. n = Jumlah matriks perbandingan suatu kriteria / subkriteria 4. Consistence Index (CI).

CI 

 n n 1

(Persamaan ke-2)

dimana : CI = Consistency Index. λ = Nilai rata - rata dari keseluruhan kriteria/subkriteria. n = Jumlah matriks perbandingan suatu kriteria/subkriteria. 5. Perhitungan Consistence Ratio (CR) CR bernilai konsisten jika hasil penilaian bernilai ≤ 10%, jika Rasio Konsistensi (CR) > 10% pertimbangan harus diperbaiki. CR 

CI RI

(Persamaan ke-3)

dimana : CR = Consistency Ratio CI = Consistency Index RI = Random Index, nilainya ditetapkan pada Tabel 3.

19 Tabel 3 Nilai random indeks untuk menghitung konsistensi data Ukuran Matriks Random Index 1,2 00 3 0.58 4 0.90 5 1.12 6 1.24 7 1.32 8 1.41 9 1.45 10 1.49 11 1.51 12 1.48 13 1.56 14 1.57 15 1.59 Studi Kelayakan Berdasarkan Kamus Bahasa Indonesia (2008) kata studi berarti penelitian atau penyelidikan ilmiah sedangkan kelayakan berarti perihal yang dapat (pantas, patut) dilaksanakan. Castro (2002) menyatakan bahwa studi kelayakan adalah aktivititas yang berorientasi manajemen. Sedangkan Setiawan dalam Syachrulramdhani (2010) menjelaskan bahwa studi kelayakan adalah analisis untuk mengambil keputusan tentang kelayakan suatu rencana investasi. Palvia (1988) mengatakan bahwa pentingnya studi kelayakan telah ditekankan hampir dengan suara bulat oleh sebagian besar peneliti dan penulis di bidang sistem informasi. Sebagai contoh, sebagian besar buku teks penulis, peneliti, dan metodologi praktisi di bidang analisis dan desain sistem mengidentifikasi studi kelayakan sebagai salah satu tahapan penting dari siklus hidup pengembangan sistem. Bansode (2012) mengatakan bahwa tugas pertama dari studi kelayakan adalah menetapkan tujuan proyek yang dirumuskan berdasarkan kebutuhan pengguna. O’Brien (1999) mengatakan bahwa karena proses pembangunan sistem informasi memerlukan biaya maka pada tahap investigasi sistem dilakukan studi awal yang disebut studi kelayakan. Studi kelayakan diperlukan untuk mengetahui apakah proyek pengembangan repositori institusi ini mungkin dilakukan. Selain itu, dengan melakukan studi kelayakan maka hasilnya nanti adalah saran sebagai alternatif solusi dari permasalahan yang ada (Castro 2002). Oleh sebab itu sebelum membangun repositori institusi, hal yang akan dilakukan terlebih dahulu adalah studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Dalam kaitan dengan repositori institusi maka studi kelayakan dilakukan untuk menilai kesiapan institusi dengan menilai elemen-elemen yang sudah ada saat ini. Kemudian elemen dimaksud dibandingkan dengan elemen-elemen yang wajib dimiliki/disediakan oleh institusi untuk dinyatakan layak membangun repositori institusi. Studi kelayakan yang dilakukan menggunakan metode siklus hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan. Hal ini dilakukan karena menurut White (2005) manajemen repositori adalah termasuk manajemen pengetahuan.

20

3 METODE Kerangka Pemikiran Teknologi informasi berkembang sangat cepat demikian juga pengguna internet di Indonesia berkembang dari tahun ke tahun. Perkembangan teknologi dimaksud tentunya semakin memudahkan dalam pengaksesan informasi secara online. Namun koleksi publikasi civitas akademika ITD sampai dengan saat ini masih belum bisa diakses online. Selain itu lokasi publikasi itu sendiri tidak berada pada satu lokasi. Hal ini membatasi civitas ITD dalam mengakses koleksi publikasi ITD untuk keperluan memperkaya referensi penulisan tugas akhir mahasiswanya. Oleh sebab itu fenomena di atas layak untuk diteliti yaitu dengan mengkaji kelayakan dalam membangun repositori institusi pada ITD. Studi kelayakan dilakukan dengan menggunakan tahap 1 pada pada KMSLC yaitu menentukan kelayakan (Awad and Ghaziri 2004) dan juga dilengkapi dengan tahap 2 yaitu penyelarasan antara manajemen pengetahuan dan strategi bisnis pada KMSLC (Tiwana 1999). Menurut Setiarso et al. (2009) dalam Yuniar (2013) konten dan aturan penunjang sistem KM merupakan komponen penting yang dapat menentukan keberhasilan implementasi sistem. Sehingga dalam penelitian ini yang dikaji adalah infrastruktur fisik (perangkat lunak, perangkat keras,perangkat jaringan, SDM, Aturan pendukung knowledge management (KM), dan konten publikasi serta penyelarasan manajemen pengetahuan dan strategi bisnis. Selanjutnya hasil dari studi kelayakan ini adalah rekomendasi yang akan disampaikan kepada stakeholder di ITD. Pendekatan Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan analisis terhadap elemen-elemen yang dibutuhkan dalam membangun repositori institusi. Elemen-elemen dimaksud diketahui berdasarkan kajian literatur yang dilakukan melalui buku dan jurnal dan juga best practice di IPB. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap kondisi elemen-elemen dimaksud dalam pembangunan repositori institusi di IPB dan kondisi objektif elemen dimaksud pada ITD dengan cara wawancara. Selanjutnya kondisi di IPB dan di ITD dibandingkan dengan kondisi standar elemen-elemen dalam pembangunan repositori institusi. Data yang diperoleh selanjutnya diolah, dianalisis dan digunakan untuk menentukan tingkat kelayakan dan merekomendasikan hal-hal yang perlu dilakukan demi mencapai tingkat kelayakan dalam membangun repositori institusi di Perpustakaan ITD. Tahapan Penelitian Pada penelitian ini digunakan metode siklus hidup pengembangan sistem manajemen pengetahuan pada tahap menentukan kelayakan (Awad and Ghaziri 2004). Tahap menentukan kelayakan terdiri dari evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan dan Tim KM serta mengkaji aturan pendukung KM serta konten publikasi. Selain itu hal lain yang dikaji adalah keselarasan antara manajemen pengetahuan dan strategi bisnis. Tahapan penelitian digambarkan pada Gambar 4.

21 Perumusan Masalah

Studi Literatur tentang Repositori Institusi

Penelitian repositori institusi IPB Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis di IPB

Infrastruktur Repositori IPB

Penentuan Kelayakan Pengembangan RI di ITD

Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis di Institut Teknologi Del

Penelitian Infrastruktur ITD

Analisis data

Perumusan rekomendasi

Gambar 4 Tahapan penelitian Penelitian diawali dengan perumusan masalah, selanjutnya melakukan penentuan kelayakan dengan cara mengevaluasi kondisi infrastruktur yang sedang berjalan dan melakukan kajian terhadap Tim KM. Tiwana (1999) membagi fase evaluasi infrastruktur dalam pengembangan sistem manajemen pengetahuan menjadi 2 yaitu evaluasi infrastruktur yang sedang berjalan dan menghubungkan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis.

22

Studi Literatur tentang Repositori Institusi Studi literatur dilakukan untuk mengetahui informasi-informasi terkait studi kelayakan dalam membangun repositori institusi dan bagaimana mengukur tingkat kelayakan dalam pembangunan sistem informasi. Selain itu studi literatur juga diperlukan untuk mengetahui elemen-elemen standar/ideal dalam membangun repositori institusi. Penelitian Repositori Institusi di IPB Pada tahap ini dilakukan penelitian mengenai kondisi elemen repositori di IPB, penelitian dilakukan di Perpustakaan IPB dan Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi IPB (DIDSI IPB). Tahapan penelitian ini dilakukan untuk memperoleh 2 hal berikut yaitu: 1. Infrastruktur repositori institusi IPB. Pada tahapan ini diteliti elemen-elemen terkait infrastruktur manajemen pengetahuan yang terdiri dari infrastruktur IT yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan, serta diteliti juga SDM, SOP/Aturan yang mendukung pengembangan repositori institusi dan konten. Dari hasil penelitian, maka diperoleh data mengenai elemen-elemen repositori institusi. 2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis Pada tahapan ini dilakukan wawancara terhadap Direktur DIDSI IPB dan juga pakar repositori IPB yang mengetahui mengenai bagaimana pengetahuan dikelola di IPB. Tahapan penelitiannya adalah: a. Mengidentifikasi tujuan dan strategi ITD untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan. b. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan (codification atau personalization). c. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Inilah yang disebut oleh Michael Zack sebagai pengetahuan berbasis SWOT analysis. Penentuan Kelayakan Pengembangan RI di ITD Untuk mengetahui kelayakan ITD dalam mengembangkan repositori institusi maka dilakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang nantinya akan berperan dalam kegiatan pengembangan repositori institusi. Pihak-pihak yang dimaksud sebelumnya terdiri dari pemangku kepentingan di ITD, LPPM, Perpustakaan, dan Biro TIK ITD. Penelitian mengenai kelayakan dimaksud sebelumnya terdiri dari 2 bagian yaitu: 1. Penelitian Infrastruktur ITD Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap tenaga IT dan pihak yang menangani publikasi institusi di ITD dan IPB. Wawancara dilakukan dengan menggunakan instrumen-instrumen yang merupakan representasi dari setiap elemen-elemen yang diperlukan untuk membangun repositori institusi. Pada tahapan ini elemen yang akan dikaji yaitu: a. Perangkat lunak terdiri dari perangkat yang dibutuhkan untuk pengembangan KMS seperti web browser dan web server

23 b. c. d. e. f. g.

Perangkat keras terdiri dari PC dan Server. Jaringan : Perangkat jaringan yang terdiri dari perangkat untuk LAN atau WAN. Anggaran yang tersedia untuk membangun infrastruktur Tim SDM yang membangun teknologi atau sistem manajemen Aturan pendukung sistem KM, dalam hal ini tentunya adalah Aturan/SOP. Konten publikasi, dalam hal ini adalah publikasi yang dihasilkan institusi.

2. Penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis di Institut Teknologi Del Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap pihak ITD dan dapat dilakukan paralel dengan IPB juga. Pada tahap ini yang dievaluasi adalah ITD. Berikut hal-hal yang dilakukan pada tahap ini, yaitu: a. Mengidentifikasi tujuan dan strategi ITD untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan. b. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan (codification atau personalization). Codification adalah strategi yang difokuskan pada teknologi penyimpanan, pengindeksan, temu kembali, dan penggunaan kembali pengetahuan yang disimpan. Sedangkan personalisasi adalah lebih difokuskan untuk menghubungkan pengetahuan pekerja melalui jaringan dan untuk pemecahan kasus unik yang lebih bergantung pada tacit knowledge dan pakar. Cara menentukan apakah menggunakan pendekatan kodifikasi atau personalisasi menggunakan analisis diagnosis yang diterbitkan oleh Harvard Business Review. c. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Inilah yang disebut oleh Michael Zack sebagai pengetahuan berbasis SWOT analysis. Tiwana (1999) menggambarkan framework Zack pada Gambar 5. Apa yang wajib diketahui perusahaan

Hubungan strategi pengetahuan

Kesenjangan strategi

Kesenjangan pengetahuan

Apa yang diketahui perusahaan

Apa yang wajib dilakukan perusahaan

Hubungan pengetahuan strategi

Apa yang dapat dilakukan perusahaan

Gambar 5 Strategic network gap dengan Framework Zack (Tiwana 1999)

1.

Analisis Data Pada analisis data hal-hal yang dilakukan adalah sebagai berikut: Membandingkan dan menganalisis kondisi kondisi elemen pengembangan repositori institusi di ITD dengan IPB sebagai model. Dengan adanya analisis ini maka dapat diketahui hal-hal yang masih perlu diperbaiki pada ITD.

24 2. 3.

Menggunakan metode AHP untuk menentukan tingkat kepentingan setiap elemen repositori. Menentukan tingkat kelayakan dalam membangun repositori institusi di ITD.

Perumusan Rekomendasi Berdasarkan hasil analisis data maka selanjutnya dirumuskan rekomendasi kondisi yang harus dipenuhi untuk membangun repositori institusi di ITD. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian akan dilaksanakan di Institut Pertanian Bogor dan Institut Teknologi Del, Sumatera Utara. Penelitian dimulai pada bulan Januari 2015 sampai dengan April 2015.

25

4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang penelitian kelayakan institusi ITD dalam mengembangkan repositori institusi. Model yang digunakan pada penelitian ini adalah IPB. Adanya model diperlukan sebagai pembanding dalam mengembangkan repositori institusi di ITD nantinya. Berikut ini diuraikan wawancara dan analisis kondisi ideal pengembangan repositori di Institut Pertanian Bogor sebagai model dan Institut Teknologi Del. Pada bagian ini diuraikan hasil dan juga pembahasan dalam hal kelayakan elemen pengembangan repositori institusi yaitu infrastruktur, sumber daya manusia, anggaran, aturan/SOP, dan konten serta penyelarasan manajemen pengetahuan dan pembentukan Tim untuk manajemen pengetahuan khususnya di ITD. Perumusan Elemen-elemen Repositori Institusi Untuk mengidentifikasi elemen-elemen repositori institusi telah dilakukan kajian literatur dari berbagai sumber. Elemen-elemen yang diperlukan dalam upaya pengembangan repositori institusi dirumuskan dengan berpedoman pada literatur dan juga best practices sebagai berikut: A. Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) yaitu standar kompetensi SDM bidang teknologi informasi menyebutkan jenis-jenis kompetensi tenaga IT menurut Australian National Training Authority (PPAUME 2001). Kompetensi SDM dimaksud juga diperlukan dalam pengembangan repositori institusi. B. Sherpa dokumen menerbitkan dokumen tentang staf dan keahlian yang dibutuhkan dalam mengelola repositori. Dalam dokumen dimaksud ditekankan bahwa dua posisi utama dalam mengelola repositori institusi adalah manajer repositori dan administrator repositori (Robinson 2007). C. Sherpa dokumen menerbitkan standar perangkat lunak yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi diantaranya terdiri dari PHP, Java, MySQL, SQL Server (Robinson 2007). D. Dokumen tentang cara mengembangkan repositori institusi pada tahap awal. Dokumen dimaksud membahas tentang persiapan perangkat keras, perangkat lunak, kebijakan, dan sumber daya manusia yang diperlukan dalam mengembangan repositori institusi (Corletey 2011). E. IEEE (Institut of Electrical and Electronics Engineers), standar IEEE 802.11b. tentang standar WLAN. Dimana standar dimaksud memuat komponenkomponen infrastruktur yang diperlukan untuk pengembangan repositori institusi. F. Dokumen Surat Keputusan (SK) Rektor IPB mengenai serah simpan karya ilmiah Nomor 06/13/PL/2010 yang menguraikan tentang jenis-jenis publikasi yang wajib dikelola di IPB. Publikasi dimaksud merupakan konten dari IPB Scientific Repository. G. Berbagai literatur terkait penelitian mengenai perpustakaan digital dan repositori institusi. H. Wawancara dengan Pimpinan/staf yang menangani repositori institusi di IPB yaitu Direktorat Integrasi Data dan Sistem Informasi IPB (DIDSI IPB ) serta

26 Perpustakaan IPB. Dari wawancara dimaksud dilakukan konfirmasi terhadap komponen-komponen elemen-elemen yang dibutuhkan dalam mengembangkan repositori institusi. Berdasarkan kajian dimaksud diperoleh bahwa elemen-elemen untuk mengembangkan repositori institusi adalah sebagai berikut: 1. Infrastruktur yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat jaringan. 2. Sumber daya manusia yang terdiri dari network administrator, web developer, dan pengelola repositori institusi. 3. Anggaran yang terdiri dari anggaran untuk pengadaan infrastruktur dan digitalisasi. 4. Konten digital yang merupakan seluruh publikasi institusi dan disesuaikan dengan kebijakan institusi. 5. Aturan/SOP yang mendukung pengembangan repositori institusi. Kondisi Elemen-Elemen Pengembangan Repositori Institusi pada Institut Pertanian Bogor Tahapan penelitian yang dilakukan di IPB adalah evaluasi terhadap infrastruktur yang sedang berjalan dan penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis. Tahapan dimaksud diuraikan sebagai berikut: Infrastruktur Repositori Institusi IPB Analisis terhadap infrastruktur terdiri dari analisis terhadap infrastruktur, SDM, konten, aturan/SOP, dan anggaran. Analisis terhadap infrastruktur terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan. Analisis terhadap infrastuktur diuraikan sebagai berikut: 1.

Infrastruktur Hasil wawancara mengenai kondisi infrastruktur berdasarkan keterangan dari tim repositori IPB terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat jaringan. Perangkat keras yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi terdiri dari computer server, personal computer, Hub/Switch, Router, Modem, UPS, Kabel Konektor, Instalasi listrik, instalasi jaringan, saluran telepon, printer dan scanner. Seluruh perangkat keras dimaksud tersedia di IPB, untuk komputer server berjumlah 1, kemudian untuk router dengan tipe Cisco Router koneksi ke ISP. Sementara itu untuk keperluan pengembangan RI, IPB menyediakan 5 buah Scanner yang lokasinya berada di Perpustakaan IPB (2 unit) dan DIDSI (3 unit). Sementara itu untuk perangkat lunak yang tersedia di IPB adalah operating sistem menggunakan Linux Ubuntu, Database Management System dengan PostgreSQL 9.2, web browser yang digunakan adalah Mozilla, kemudian aplikasi interface yang digunakan adalah D-Space. Selanjutnya web server yang digunakan Tomcat dan Apache dengan bahasa pemrograman Java, untuk alih media menggunakan Adobe Acrobat XI sebelumnya versi 9. Di sisi lain perangkat jaringan yang tersedia di IPB adalah Local Area Network/Wi-Fi, internet, extranet, intranet dan juga hotspot.

27 Dengan demikian infrastruktur IT yang tersedia untuk repositori IPB seluruhnya dapat terpenuhi, bobot yang diperoleh sebesar 100%. Ketersediaan infrastruktur di IPB karena adanya dukungan dari pimpinan IPB dengan menyediakan anggaran untuk penyediaan fasilitas pengembangan repositori IPB. Sebagai contoh tersedianya fasilitas server untuk repositori sebanyak 1 buah dengan spesifikasi merk HP, RAM 32 Gigabyte, dan harddisk 1 Tera. Dengan kapasitas server yang cukup besar dimaksud maka penyimpanan publikasi institusi dalam bentuk digital akan dapat dilakukan dengan baik. Hal ini didukung oleh pendapat (Purwasi dan Sensuse 2014) infrastruktur manajemen pengetahuan, termasuk di dalamnya infrastruktur TI merupakan faktor pemungkin bagi terlaksananya manajemen pengetahuan sekaligus mendukung strategi manajemen pengetahuan yang telah dirumuskan. 2.

Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi berdasarkan standar Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME), Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) diantaranya terdiri dari administrator jaringan dan web developer, sementara itu berdasarkan dokumen yang dikeluarkan Sherpa dibutuhkan staf repositori yang memiliki kemampuan dan keahlian dalam bidang repositori. Uraian mengenai sumber daya dapat dilihat pada bagian di bawah ini, yaitu: a. Administrator Jaringan (Network Administator) Berdasarkan standar tenaga IT menurut PPAUME dan APJI Indonesia untuk administrator jaringan memiliki kompetensi sebagai berikut: 1. Network Administrator, memiliki kompetensi : a. Dapat menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITS014B). b. Dapat melakukan administrasi dan konfigurasi sistem operasi yang mendukung network (ANTA: ICAITS120A) c. Dapat melakukan administrasi perangkat network (ANTA: ICAITS121A) d. Memahami Routing e. Mampu mencari sumber kesalahan di jaringan dan memperbaikinya (ANTA: ICAITS122A) f. Dapat Mengelola network security (ANTA: ICAITS123A) g. Dapat Mengelola network security (ANTA: h. Dapat melakukan monitoring dan administrasi network security (ANTA: ICAITS124A) 2. System Administrator memiliki kompetensi: a. Mampu menghubungkan perangkat keras (ANTA: ICAITS014B) b. Mampu melakukan instalasi Microsoft Windows. c. Mampu melakukan instalasi Linux. d. Mampu memasang dan mengkonfigurasi mail server, ftp server, web server. e. Memahami routing Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan terkait staf administrator jaringan DIDSI IPB yang menangani repositori institusi memenuhi seluruh kompetensi standar dalam melakukan penanganan terhadap jaringan yang diperlukan dalam pengembangan repositori. Namun demikian staf administrator

28 dimaksud belum memiliki sertifikasi ANTA yang terkait dengan kompetensi sebagai staf administrator jaringan. Hal ini disebabkan karena sertifikat ANTA belum dijadikan persyaratan dalam hal perekrutan dan pengembangan staf di DIDSI. 2. Web Developer Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Web Developer DIDSI dan juga berdasarkan standar PPAUME dan APJII berikut adalah kompetensi untuk staf web developer yang menangani pengembangan repositori institusi di IPB. 1. Web Developer/Programmer memiliki kompetensi: a. Mampu membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65dA) b. Mampu menggunakan bahasa pemrograman (Java/PHP Programming). 2. Database Administrator (DBA), memiliki kompetensi: Mampu melakukan monitoring dan administrasi sebuah database (ANTA: ICAITS125A) 3. Web Designer a. Mampu menangkap digital image (ANTA: ICPMM21cA). b. Mampu membuat halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65dA) Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di DIDSI, staf web developer di IPB telah memenuhi seluruh kompetensi yang dipersyaratkan bagi staf IT, namun demikian sama dengan network administrator, web developer tidak tersertifikasi ANTA. Berdasarkan hasil wawancara sertifikasi dimaksud tidak dipertimbangkan untuk menjadi web developer, namun yang paling utama adalah kemampuannya. Sehingga sertifikasi ANTA tidak menjadi persyaratan utama bagi web developer yang mengembangkan repositori institusi di IPB. c. Pengelola Repositori Berdasarkan hasil wawancara dengan staf DIDSI, pengelola repositori di IPB memiliki kompetensi berikut: Pengelola Repositori terdiri dari: 1. Memiliki Repositori Manajer. a. Mampu mengelola SDM b. Mampu menjadi penghubung dengan berbagai departemen dalam upaya mengumpulkan koleksi repositori institusi. c. Mampu mengelola pelatihan terhadap pengguna sistem informasi repositori institusi 2. Memiliki Administrator a. Mampu mengoperasikan komputer. b. Mampu melakukan proses scanning, editing dan uploading dokumen digital. c. Mampu membuat metadata dan melakukan upload metadata repositori institusi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan diketahui bahwa IPB memiliki pengelola repositori, baik manajer maupun staf administrator dan seluruhnya memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi di IPB. Hal inilah yang menyebabkan pengelolaan repositori di IPB dapat

29 berlanjut dan senantiasa melakukan perbaruan terhadap konten. Hal ini sesuai dengan pendapat Crow (2002) dalam pengelolaan repositori institusi dibutuhkan staf yang dapat mengontrol, menyetujui, mengakses, dan memperbarui konten digital yang berasal dari berbagai komunitas kelembagaan dan kelompok kepentingan (termasuk departemen, perpustakaan, pusat penelitian dan laboratorium serta penulis individu). 3. Anggaran Berdasarkan penelitian yang dilakukan repositori IPB memiliki jenis anggaran untuk pengadaan infrastruktur dan pengelolaan repositori, sebagai berikut: a. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan investasi, yaitu 1. Perangkat keras 2. Perangkat lunak 3. Perangkat jaringan b. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan operasional yaitu: 1. Digitalisasi dokumen Hasil wawancara menunjukkan bahwa IPB memiliki anggaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan, dan digitalisasi dokumen yang dibutuhkan dalam mengembangkan repositori institusi. Jumlah anggaran untuk perangkat keras salah satunya server sebesar Rp. 100.000.000, sementara untuk pembelian Acrobat Professional versi 11 sebesar Rp. 20.000.000, sementara itu untuk digitalisasi dokumen sebesar Rp. 50.000.000. Terkait dengan perlunya anggaran dalam proses pengembangan repositori institusi didukung juga oleh pendapat Piourun & Palmer (2008) yang melaporkan biaya yang berkaitan dengan digitalisasi seperti biaya untuk memindai dan mendigitalkan 320 dokumen senilai $ 23.562. Burns (2013) menyatakan bahwa biaya diperlukan meliputi biaya untuk staf, jenis teknologi yang dipilih, layanan yang diberikan, dan biaya pelestarian data. 4. Aturan/SOP Berdasarkan hasil wawancara terkait aturan/SOP yang mendukung pengembangan repositori institusi di IPB diperoleh data mengenai indikator aturan/SOP. Indikator aturan/SOP yang mendukung terlaksananya pengembangan repositori institusi di IPB yaitu 1. SOP pengelolaan konten website 2. SOP pengelolaan karya ilmiah 3. SOP digitalisasi bahan pustaka 4. SOP pemeliharaan jaringan 5. SK Serah Simpan Publikasi Institusi 6. SK Pembentukan Tim Repositori Institusi Terkait dengan ketersediaan SOP, masing-masing SOP sudah jelas dan diberi nomor tersendiri. Untuk SOP pengelolaan konten website IPB bernomor POB-DATA-301 yang dapat dilihat pada Lampiran 1. Pengelolaan karya ilmiah di IPB juga sudah memiliki standar yang tertuang dalam POB-DATA-302, dapat dilihat pada Lampiran 2. SOP digitalisasi bahan pustaka dengan nomor POBDATA-304 dapat dilihat pada Lampiran 3. SOP pemeliharaan jaringan diberi nomor nomor POB-SJSK-06 dapat dilihat pada Lampiran 4.

30 Di sisi lain, untuk penanganan repositori institusi didukung dan diperkuat dengan adanya SK Rektor. Repositori IPB kedudukannya diperkuat dengan adanya SK Rektor Nomor 309/IT3/TI/2013. Pada SK dimaksud berisi tentang Tim yang bertugas. Selain itu SK Rektor Nomor 309/IT3/TI/2013 mengatur tentang jenis karya ilmiah yang wajib diserahkan untuk dijadikan sebagai bagian dari konten repositori institusi. SK repositori dan SOP dimaksud mengakibatkan pengelolaan repositori di IPB dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Hal tersebut didukung oleh Dini-Kounoudes (2011) yang mengatakan bahwa dalam membangun repositori dibutuhkan kebijakan yang mencakup diantaranya adalah konten, tingkat akses, standar, dan keberlanjutan. Selain itu Sutedjo (2012), menyatakan dengan adanya surat keputusan rektor (SK Rektor) maka kegiatan repositori institusi memiliki kekuatan hukum. 5.

Konten Repositori Indikator konten repositori berdasarkan model di IPB ditunjukkan pada Tabel 4. Tabel 4 Indikator konten repositori institusi di IPB periode Juni 2015 Indikator Konten Keterangan (Jumlah Judul) Perpustakaan/ Pengelola RI memiliki: 1. Disertasi 2904 2. Tesis 9888 3. Skripsi 35409 4. Laporan Penelitian 1190 5. Buku teks 88 6. Buku referensi 179 7. Buku/modul ajar 8. Orasi Ilmiah 55 9. Orasi Guru Besar 10. Pedoman Praktikum 11. Jurnal Ilmiah 2972 12. Artikel jurnal ilmiah 13. Hasil Paten 147 14. Hasil Lomba Karya Tulis Ilmiah 15. Makalah Seminar 49 16. Prosiding 2543 17. Artikel prosiding 307 18. Program Kreativitas Mahasiswa 2122

Berdasarkan data pada Tabel 4 dapat dilihat bahwa IPB memiliki seluruhnya 18 jenis konten repositori IPB. Hal ini dimungkinkan karena dukungan dari pimpinan di IPB dalam hal pengumpulan konten repositori dengan penetapan SK rektor terkait pengumpulan konten repositori di IPB. Selain itu seluruh mahasiswa IPB diwajibkan menyerahkan karya ilmiahnya baik dalam bentuk softcopy dan hardcopy ke Perpustakaan IPB, untuk kemudian file softcopy karya ilmiah mahasiswa diunggah oleh staf administrator repositori (staf Perpustakaan

31 IPB) ke sistem informasi repositori IPB dengan alamat http://repository.ipb.ac.id/. Tampilan repositori IPB dapat dilihat pada Lampiran 5-7. Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di IPB Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap pihak IPB. Berikut hal-hal yang dilakukan pada tahap ini, yaitu: 1. Mengidentifikasi tujuan dan strategi IPB (DIDSI) untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan. Tujuan DIDSI adalah menyiapkan fasilitas jaringan internet dan pengembangan sistem informasi untuk IPB, mengelola sistem informasi IPB, salah satunya adalah repositori institusi yang dapat diakses melalui link http://repository.ipb.ac.id/. Strategi yang digunakan dalam mengelola repositori institusi adalah a. Memperkuat pengelolaan repositori institusi dengan adanya SK Rektor mengenai serah simpan karya ilmiah Nomor 06/13/PL/2010, selain itu juga diperkuat dengan adanya SK Rektor Nomor 309/IT3/TI/2013 terkait Tim yang mengelola repositori institusi (peremajaan repositori institusi). b. Melakukan crash program terkait pengelolaan repositori institusi yang dimulai pada tahun 2011 s.d. dengan 2012. Sehingga pada saat itu yaitu tahun 2011 jumlah karya ilmiah yang diunggah meningkat dari 2457 menjadi 47274 karya ilmiah pada tahun 2012. c. Melakukan upaya jemput bola ke unit-unit di IPB untuk meningkatkan jumlah karya ilmiah IPB Scientific Repository. d. Melakukan upaya perbaikan sistem informasi baik dari segi tampilan dan kemudahan dalam melakukan temu kembali karya ilmiah sehingga dapat meningkatkan jumlah pengunjung web. Berdasarkan hasil analisis terhadap wawancara dimaksud sebelumnya maka IPB telah memiliki tujuan dan strategi yang selaras dengan manajemen pengetahuan. Hal ini dapat dilihat dari tujuan DIDSI sebagai pengelola sistem informasi dan strategi yang dilakukan dalam upaya mengelola pengetahuan yang ada di IPB sehingga pengetahuan dimaksud lebih bernilai dan meningkatkan pengetahuan tidak hanya dalam lingkup siva IPB dan nasional namun telah pula menjadi rujukan bagi mahasiswa-mahasiswa internasional. Becerra dan Sabherwal (2010) adanya manajemen pengetahuan dapat meningkatkan dampak pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi dengan biaya yang efektif. 2.

Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan Hasil analisis terhadap strategi dalam mengelola pengetahuan di IPB disajikan merujuk pada analisis berdasarkan Tiwana (1990), dimana pada tahapan dimaksud kuesioner diberikan kepada pakar yaitu dosen Ilkom IPB yang pernah menangani repositori institusi IPB. Hasil kuesioner disajikan pada Lampiran 8. Berdasarkan hasil perhitungan terhadap kuesioner yang diberikan kepada pakar maka 89% pengetahuan di IPB dikelola dengan pendekatan kodifikasi dan 11% dikelola dengan pendekatan personalisasi. Berdasarkan hasil dimaksud maka pengelolaan pengetahuan di IPB difokuskan pada kodifikasi yaitu strategi yang difokuskan pada teknologi penyimpanan, pengindeksan, temu kembali, dan penggunaan kembali pengetahuan yang disimpan. Sedangkan 11 % pengelolaannya adalah dengan strategi personalisasi adalah lebih difokuskan

32 untuk menghubungkan pengetahuan pekerja melalui jaringan dan untuk pemecahan kasus unik yang lebih bergantung pada tacit knowledge dan pakar. Tiwana (1990) menyatakan bahwa database dan repositori menjadi fokus utama pada strategi kodifikasi. Hal ini didukung oleh pendapat Hansen (2001) yang menyatakan bahwa Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang sama. Sebuah organisasi pun tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi dan meninggalkan yang lain. Contoh perusahaan yang sukses menerapkan knowledge management (KM) seperti Ernst & Young, Andersen Consulting, dan McKinsey, mereka memilih salah satu strategi untuk diberi proporsi 80% dan juga menggunakan strategi yang lainnya dengan proporsi 20%. Strategi mana yang dipilih untuk beri penekanan khusus, juga tidak akan sama antara organisasi yang satu dengan yang lainnya 3. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Analisis SWOT di IPB mempertimbangkan pengembangan pengetahuan di IPB. Diseminasi hasil-hasil penelitian yang masih terbatas menjadi salah satu peluang dalam hal pemanfaatan repositori institusi untuk meningkatkan diseminasi hasil riset segenap civitas akademika di IPB. Bergerak dari hasil analisis SWOT yang tertuang pada rencana strategis IPB tahun 2014-2019 maka analisis terhadap kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategi berdasarkan Zack framework dapat dilihat pada Gambar 6.

IPB Scientific Repository mencakup seluruh publikasi ilmiah dosen IPB.

Hubungan strategi pengetahuan

Kesenjangan pengetahuan

IPB Scientific Repository belum mencakup keseluruhan publikasi penelitian seluruh dosen IPB sehingga diseminasi hasil-hasil riset yang inovatif masih terbatas.

1. Menyediakan fasilitas unggah mandiri pada repositori institusi IPB untuk memudahkan peneliti/dosen dalam melakukan unggah secara mandiri pada IPB Scientific Repository. 2. Menyediakan SOP/SK terkait dengan unggah mandiri publikasi institusi. SOP/SK pengelolaan publikasi yang tidak dilakukan dengan cara unggah mandiri sebelumnya sudah tersedia. 3. Sosialisasi terkait unggah mandiri artikel ilmiah untuk membudayakan unggah mandiri pada civitas akademika IPB. Kesenjangan strategi

Hubungan pengetahuan strategi

1. Menyediakan repositori institusi 2. Melakukan jemput bola dengan mengunjungi setiap departemen untuk mendapatkan karya ilmiah. 3. Melakukan alih media untuk dokumen ilmiah non digital.

Gambar 6 Strategic network gap dengan Framework Zack di IPB

33 Berdasarkan hasil analisis kesenjangan pengetahuan terhadap repositori IPB maka dapat dilihat pada Gambar 6 bahwa IPB memahami tentang pentingnya repositori institusi sehingga repositori institusi sebagai kumpulan ilmu pengetahuan dikelola dengan baik. Becerra dan Sabherwal (2010) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai aktivitas-aktivitas dalam menemukan pengetahuan (knowledge discovery), membekukan pengetahuan (knowledge capture), membagikan pengetahuan (knowledge sharing), dan mengaplikasikan pengetahuan (knowledge application). Pengelolaan repositori IPB juga selain bertujuan mengumpulkan pengetahuan IPB dalam satu wadah juga berdampak pada peningkatan peringkat webometrics institusi. Pada tahun 2015 IPB berhasil meraih peringkat 1 webometrics untuk repositori institusi di Indonesia. Pada Gambar 6 juga dapat dilihat adanya kesenjangan pengetahuan yaitu: IPB Scientific Repository seharusnya mencakup keseluruhan publikasi institusi diantaranya adalah penelitian seluruh dosen IPB sehingga diseminasi hasil-hasil riset yang inovatif tidak terbatas seperti yang tertera pada rencana strategis IPB tahun 2014-2019. Sementara itu berdasarkan Gambar 6 juga dapat dilihat kesenjangan antara strategi yang dilakukan dengan strategi yang harus dilakukan dalam mengelola publikasi institusi sebagai pengetahuan yaitu diperlukannya penyediaan fasilitas unggah mandiri pada repositori institusi IPB untuk memudahkan peneliti/dosen dalam melakukan unggah secara mandiri pada IPB Scientific Repository. Hal tersebut merupakan upaya diseminasi hasil-hasil riset dari dosen/peneliti. Dengan faslitas dimaksud juga akan meminimalisasi tugas alih media dari dokumen non digital ke digital, karena peneliti/dosen tentunya memiliki softcopy artikelnya. Selain itu strategi lain yang seharusnya ada adalah menyediakan SOP/SK terkait dengan unggah mandiri publikasi institusi dan mensosialisasikan tentang unggah mandiri artikel ilmiah kepada civitas akademika IPB. Penentuan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi ITD Tahapan penelitian yang dilakukan di ITD adalah evaluasi terhadap infrastruktur yang sedang berjalan dan penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis. Tahapan dimaksud diuraikan sebagai berikut: Penelitian Infrastruktur ITD Evaluasi terhadap infrastruktur dilakukan di ITD pada elemen-elemen berikut ini, yaitu: 1. Infrastruktur Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala biro TIK ITD diperoleh data seperti yang tertera pada Tabel 5. Tabel 5 Hasil wawancara mengenai kondisi infrastruktur terkait pengembangan repositori di ITD Tersedia (√)/Tidak Indikator Infrastruktur Keterangan tersedia (x) a. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki komponen perangkat

34

Indikator Infrastruktur keras: 1. Computer server 2. Personal Computer 3. Hub/Switch 4. Router 5. Modem 6. UPS 7. Kabel Konektor 8. Instalasi Listrik 9. Instalasi Jaringan 10. Saluran Telepon 11. Printer 12. Scanner b. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki komponen perangkat lunak: 1. Operating system 2. Database management 3. Web browser 4. Aplikasi Interface 5. Web server 6. Bahasa Pemrograman 7. Adobe Acrobat c. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki komponen perangkat lunak: 1. Local Area Network/Wi-Fi 2. Internet 3. Extranet 4. Intranet 5. Hotspot

Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ x

Keterangan

2 Tersedia 5 unit di ITD

Linux MySQL Photoshop license NGINX (engine-x) IPHP Free

√ √ √ √ √

Berdasarkan hasil wawancara pada Tabel 5 dapat dilihat bahwa dari semua elemen yang merupakan bagian infrastruktur, hanya Adobe Acrobat yang tidak dimiliki oleh ITD. Hal ini terjadi karena ITD belum memiliki repositori institusi. Di sisi lain, elemen infrastruktur perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat jaringan tersedia dengan baik walaupun penggunaannya masih untuk keperluan institusi dan belum dikhususkan untuk repositori institusi. Jumlah hotspot sebanyak 22 dengan lokasi tersebar di area ITD seperti perpustakaan, perumahan dosen, kantin, kantor dosen, kantor yayasan, dan kantor administrasi di ITD.

35 2.

Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya yang diperlukan dalam upaya mengembangkan repositori institusi adalah administrator jaringan (network administrator), web developer, dan pengelola repositori yang diuraikan pada bagian berikut. a. Administrator Jaringan (Network Administrator) Berdasarkan hasil wawancara dengan staf jaringan di ITD, diperoleh data terkait kompetensi yang dimiliki oleh staf jaringan di ITD yang dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM administrator jaringan Tersedia (√)/ Indikator SDM Tidak tersedia (x) 1. Network Administrator, memiliki kompetensi : a. Dapat menghubungkan perangkat keras (ANTA: √ ICAITS014B). b. Dapat melakukan administrasi dan konfigurasi sistem √ operasi yang mendukung network (ANTA: ICAITS120A) c. Dapat melakukan administrasi perangkat network √ (ANTA: ICAITS121A) d. Memahami Routing √ e. Mampu mencari sumber kesalahan di jaringan dan √ memperbaikinya (ANTA: ICAITS122A) f. Dapat mengelola network security (ANTA: √ ICAITS123A) g. Dapat mengelola network security (ANTA: √ h. Dapat melakukan monitoring dan administrasi √ network security (ANTA: ICAITS124A) 2. System Administrator memiliki kompetensi: a. Mampu menghubungkan perangkat keras (ANTA: √ ICAITS014B) b. Mampu melakukan instalasi Microsoft Windows. √ c. Mampu melakukan instalasi Linux. √ d. Mampu memasang dan mengkonfigurasi mail server, √ ftp server, web server. e. Memahami routing √ Berdasarkan hasil wawancara pada Tabel 6 dapat dilihat bahwa SDM administrator jaringan di ITD memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengelola repositori institusi. Namun demikian kompetensi dimaksud belum tersertifikasi ANTA, menurut informasi yang diterima dari Kepala Biro TIK ITD, sertifikasi ANTA tidak diprasyaratkan bagi staf jaringan di ITD. Terkait dengan jumlah sumber daya manusia yang tersedia adalah sebanyak 8 orang diuraikan sebagai berikut 4 orang D3 Teknik Komputer, 1 orang lulusan D3 elektro, 1 orang D4 teknik multimedia dan digital, dan 1 orang lulusan D4 Teknik komputer dan 1 orang S1 elektro. Dari 8 orang yang disebut sebelumnya

36 hanya 1 yang bersertifikasi Cisco CCNA. Sumber daya dimaksud belum dikhususkan untuk menangani repositori institusi namun lebih kepada untuk menangani jaringan di ITD secara umum. b. Web Developer Hasil wawancara terkait kondisi SDM web developer di ITD dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM web developer Tersedia (√)/ Indikator SDM Tidak tersedia (x) 1. Web Developer/Programmer memiliki kompetensi: a. Mampu membuat halaman web dengan multimedia √ (ANTA: ICPMM65dA) b.Mampu menggunakan bahasa pemrograman √ (Java/PHP Programming). 2. Database Administrator (DBA), memiliki kompetensi: Mampu melakukan monitoring dan administrasi √ sebuah database (ANTA: ICAITS125A) 3. Web Designer a. Mampu menangkap digital image (ANTA: √ ICPMM21cA). b. Mampu membuat halaman web dengan multimedia √ (ANTA: ICPMM65dA) Berdasarkan hasil wawancara yang ditunjukkan pada Tabel 7 dapat dilihat bahwa SDM web developer di ITD memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengembangkan repositori institusi. Hal ini dapat dilihat bahwa 100% memenuhi kompetensi yang dibutuhkan. Namun demikian SDM dimaksud tidak tersertifikasi ANTA karena memang sertifikasi ANTA bukan merupakan salah satu persyaratan untuk dapat diterima menjadi staf web developer di ITD. Jumlah programmer di ITD sebanyak 6 orang dengan tingkat pendidikan sebagai berikut 1 orang lulusan D3 TI, 1 orang lulusan D3 TK, 2 orang lulusan D3 SI, 1 orang lulusan D4 TI, 1 orang lulusan S2 TI, 1 orang lulusan S2 Ilmu Komputer. Jumlah programmer yang disebutkan sebelumnya bekerja untuk menangani seluruh web yang ada di ITD dan belum dikhususkan untuk membangun web repositori institusi. c. Pengelola Repositori Data terkait hasil wawancara SDM pengelola repositori di ITD dapat dilihat pada Tabel 8.

37

Tabel 8 Hasil wawancara mengenai kondisi SDM pengelola repositori Tersedia (√)/ Indikator Tidak tersedia (x) Pengelola Repositori terdiri dari: 1. Memiliki Repositori Manajer. a. Mampu mengelola SDM b. Mampu menjadi penghubung dengan berbagai departemen dalam upaya mengumpulkan koleksi repositori institusi. c. Mampu mengelola pelatihan terhadap pengguna sistem informasi repositori institusi 2. Memiliki Administrator a. Mampu mengoperasikan komputer. b. Mampu melakukan proses scanning, editing dan uploading dokumen digital. c. Mampu membuat metadata dan melakukan upload metadata repositori institusi.

x x

x x x x x

Berdasarkan hasil penelitian yang dapat dilihat pada Tabel 8, maka ITD belum memiliki manajer repositori dan juga administrator repositori. Hal ini terjadi karena repositori institusi belum dikelola di ITD dan keputusan yang terkait dengan pengelolaan repositori juga belum ada. 3. Anggaran Kondisi anggaran di ITD khusus terkait pengembangan repositori institusi dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9 Hasil wawancara mengenai kondisi anggaran Indikator Anggaran Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan investasi, yaitu a. Perangkat keras b. Perangkat lunak c. Perangkat jaringan Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan operasional yaitu: a. Digitalisasi dokumen

Tersedia (√)/ Tidak tersedia (x)

x x x

x

Berdasarkan data hasil wawancara pada Tabel 9 dapat dilihat bahwa ITD belum memiliki anggaran untuk pengembangan repositori institusi. Walaupun ITD telah memiliki anggaran untuk pengadaan perangkat lunak, perangkat keras dan perangkat jaringan namun belum dikhususkan untuk pengembangan repositori institusi. Di sisi lain Anggaran untuk SDM ataupun digitalisasi tidak ada, kecuali jika institusi di luar ITD meminta bantuan maka akan dikenai biaya. Sementara

38 untuk sistem di ITD yang akan dibangun disesuaikan dengan program kerja dan kebutuhan internal ITD. 4. Aturan/SOP Kondisi aturan/SOP di ITD berdasarkan hasil wawancara dapat dilihat pada Tabel 10. Tabel 10 Hasil wawancara mengenai kondisi Aturan/SOP Tersedia (√)/ Tidak Indikator Aturan/SOP tersedia (x) Perpustakaan/Pengelola RI Memiliki 1. SOP pengelolaan konten website x 2. SOP pengelolaan karya ilmiah x 3. SOP digitalisasi bahan pustaka x 4. SOP pemeliharaan jaringan x 5. SK Serah Simpan Publikasi Institusi √ 6. SK Pembentukan Tim Repositori Institusi x Berdasarkan hasil wawancara pada Tabel 10 ditunjukkan bahwa ITD belum memiliki SOP dan SK pembentukan Tim repositori institusi yang mendukung pengembangan repositori institusi. Berdasarkan persentase ketersediaan diperoleh angka 17% untuk persentase aturan/SOP. Terkait dengan SK serah simpan publikasi masih dikhususkan hanya untuk mendapatkan reward saja dan publikasi dosen. Surat keputusan Nomor 001/IT Del/LPPM/SK/III/2015 mengatur tentang “Pedoman Pelaksanaan Publikasi Karya Ilmiah dan Pemberian Insentif di Lingkungan Institut Teknologi Del”. Pada SK dimaksud penyerahan karya ilmiah wajib dilakukan oleh dosen jika ingin mendapatkan reward. Hal ini merupakan sebuah keunggulan di mana 100 % dosen menyerahkan publikasinya ke LPPM. Namun demikian SK dimaksud belum mengatur serah simpan seluruh publikasi yang dihasilkan oleh sivitas ITD. Terkait publikasi institusi berupa dokumen tugas akhir mahasiswa, saat ini ditangani langsung oleh panitia tugas akhir. Panitia tugas akhir menyerahkan dokumen tugas akhir dalam bentuk hardcopy kepada pihak Perpustakaan ITD, sementara softcopy disimpan pada folder yang disediakan oleh panitia tugas akhir (TA). Namun demikian berdasarkan hasil wawancara dengan panitia TA, pada masa yang akan datang seluruh softcopy tugas akhir mahasiswa akan diserahkan ke Perpustakaan ITD. Sementara itu SOP yang tersedia adalah SOP yang tertuang dalam dokumen standard operational procedure SDI (sumber daya informasi) Politeknik Informatika Del. Pada SOP dimaksud tertuang diantaranya mengenai layanan pembuatan sistem informasi, penggunaan hak akses, dan standar perangkat lunak dan perangkat keras. Aturan dan SOP yang terkait dengan upaya pengembangan repositori institusi sangat penting. Hal dimaksud sejalan dengan pendapat Hasugian (2013) yang menyatakan bahwa untuk mengembangkan repositori institusi diperlukan kebijakan administratif dan teknis yang dapat mendorong baik peningkatan konten maupun kinerja sistem.

39

5. Konten Digital Berdasarkan hasil wawancara kondisi konten digital ITD pada tahun 2015 dapat dilihat pada Tabel 11. Tabel 11 Hasil wawancara mengenai kondisi konten digital di ITD Tersedia (√)/ Indikator Konten Tidak tersedia Keterangan (x) Perpustakaan/ Pengelola RI memiliki: 1. Disertasi x Belum ada jenjang S3 2. Tesis x Belum ada jenjang S2 3. Skripsi/Tugas akhir √ 4. Laporan Penelitian √ 5. Buku teks x 6. Buku referensi x 7. Buku/modul ajar √ 8. Orasi Ilmiah √ 9. Orasi Guru Besar x 10. Pedoman Praktikum √ 11. Jurnal Ilmiah x 12. Artikel jurnal ilmiah √ 13. Hasil Paten x Belum ada 14. Hasil Lomba Karya x Belum ada Tulis Ilmiah 15. Makalah Seminar 85 makalah √ 16. Prosiding SNIKOM 2014 √ 17. Artikel prosiding √ 18. Program Kreativitas x Mahasiswa Konten digital di ITD belum memiliki metadata berbeda dengan konten IPB yang sudah memiliki metadata karena sudah berada pada repositori institusi. Berdasarkan Tabel 11 dapat dilihat bahwa tidak seluruh konten yang merupakan bagian repositori institusi dimiliki oleh ITD. Hal ini dapat diakibatkan beberapa hal yaitu ITD masih pada taraf pendidikan D3 dan S1, sehingga karya ilmiah S2 dan S3 yaitu tesis dan disertasi belum ada. Selain itu berhubung belum ada yangbertanggung jawab mengumpulkan konten pengetahuan di ITD, maka sangat dimungkinkan beberapa pengetahuan tidak dapat ditelusur lagi. Selain persoalan di atas, konten terkait repositori ITD masih tersebar di folder LPPM, IDG dan Kemahasiswaan. Hal ini terjadi karena memang belum ada pengaturan terkait serah simpan seluruh karya ilmiah di ITD. Seperti misalnya untuk Tugas akhir mahasiswa D3 masih di simpan di Server Sitoluama, untuk modul kuliah dan petunjuk praktikum tersimpan di web akademik. Di sisi lain belum ada pengaturan terkait orasi ilmiah, tulisan tentang ITD, siapa yang bertanggung jawab mengumpulkan repositori dimaksud. Semuanya

40 masih tersebar. Sehingga bilamana dibutuhkan, maka harus dilakukan penelusuran ke folder-folder yang berada di server Porsea. Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di ITD Penyelarasan manajemen pengetahuan terdiri dari 3 tahapan yang diuraikan pada bagian di bawah ini. Identifikasi Tujuan dan Strategi Bisnis di ITD Berdasarkan hasil wawancara di ITD belum ada penunjukan secara tertulis terkait dengan penanganan repositori institusi. Oleh sebab itu wawancara dilakukan terhadap 3 unit yaitu SDI (Sumber Daya Informasi), LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) dan Perpustakaan. Berikut adalah uraian dari tujuan dan strategi manajemen pengetahuan, yaitu: misi LPPM ITD salah satunya adalah mendiseminasikan hasil-hasil penelitian melalui seminar, lokakarya, dan media lainnya sehingga mencapai sasaran seluas-luasnya, selanjutnya SDI mempunyai misi untuk menciptakan ICT menjadi dukungan strategi dalam infrastruktur ITD serta mengelola dan menyediakan dan informasi dengan kualitas data yang tinggi. Di sisi lain Perpustakaan ITD mempunyai visi dan misi sebagai berikut: a. Visi Perpustakaan ITD adalah: Sebagai pusat informasi terkemuka yang menyediakan layanan informasi cetak maupun non cetak dan juga penyedia layanan informasi berteknologi tinggi. b. Misi Perpustakaan ITD adalah: Misi Perpustakaan ITD adalah menyediakan layanan pustaka yang mendukung program-program akademik dan non akademik. Selanjutnya memberikan layanan informasi cetak maupun non cetak bagi seluruh civitas akademika ITD maupun kepada masyarakat umum. Selanjutnya yang ketiga adalah meningkatkan cara dan proses diseminasi koleksi lebih efisien dan efektif. Terakhir meningkatkan keragaman koleksi demi peningkatan mutu layanan. Hal-hal yang dilakukan untuk setiap unit adalah: 1. LPPM telah mengumpulkan publikasi dosen, dari mulai tahun 2010 sampai dengan tahun 2014 hingga mencapai 90 publikasi dosen pada seminar dan jurnal. 2. SDI membangun sistem informasi untuk ITD. 3. Perpustakaan mengumpulkan koleksi publikasi sampai saat ini masih dalam bentuk hardcopy baik hasil publikasi dosen pada seminar atau jurnal nasional dan internasional. Sampai dengan saat ini total publikasi tugas akhir mahasiswa sebanyak 262 eksemplar dan diktat sebanyak 7. Sementara itu unit di bawah akademik yaitu panitia tugas akhir (TA) sebagai bagian dari tim akademik menyediakan folder di server Sitoluama sehingga mahasiswa/i dapat mengunggah tugas akhirnya pada server dimaksud. Namun demikian dalam dokumen TA belum ada halaman pernyataan dari mahasiswa penyusun TA yang memberikan hak royalti bebas non-ekslusif kepada institusi. Hak royalti bebas non-ekslusif adalah hak yang diberikan penulis kepada institusi untuk mengalihmedia, mengelola, dan mempublikasikan di internet atau media lain tanpa perlu meminta izin dari penulis. 1.

41 Berdasarkan wawancara dengan panitia TA 2015, pada masa yang akan datang mahasiswa wajib menyerahkan softcopy langsung ke perpustakaan. Hal ini untuk memastikan bahwa TA yang diserahkan dalam bentuk softcopy dan versi akhir. Berdasarkan hasil wawancara dimaksud belum ada pengelolaan pengetahuan yang terpusat pada satu unit sehingga hal ini akan sangat menyulitkan dalam mengelola pengetahuan. Namun demikian berdasarkan informasi dari WR1 ITD, pengelolaan repositori institusi pada masa yang akan datang akan ditangani oleh Tim SDI (Sumber Daya Informasi) dan Perpustakaan ITD. Hal ini masih berupa wacana dan belum dituangkan dalam SK. Tim SDI akan menangani tentang sistem informasi untuk repositori institusi, sedangkan perpustakaan akan menangani perihal konten. Terkait SK serah simpan publikasi masih sebatas SK yang dikeluarkan oleh LPPM dan hanya mengatur serah simpan karya ilmiah dosen saja. Dengan demikian diperlukan SK yang mengakomodasi penghimpunan seluruh karya ilmiah/publikasi dari sivitas akademika ITD. 3.

Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan (codification atau personalization). Merujuk pada model pertanyaan dari Tiwana (1990) yang dapat dilihat pada Lampiran 9, maka dilakukan analisis terhadap strategi pendekatan manajemen pengetahuan yang dilakukan di ITD. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Biro TIK ITD strategi pengelolaan pengetahuan di ITD sebesar 78% pengetahuan dikelola dengan menggunakan pendekatan kodifikasi dan 22% dikelola dengan menggunakan pendekatan personalisasi. Berdasarkan data dimaksud maka pengetahuan di ITD difokuskan pada pengindeksan dan penggunaan kembali pengetahuan yang ada. Oleh sebab itu pengelolaan di ITD memang sesuai dalam mengembangkan repositori institusi. a.

Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis (Zack framework). Analisis SWOT di ITD yang tertuang pada rencana strategis ITD tahun 2015-2019 belum mempertimbangkan pengembangan pengetahuan di ITD. Hal ini dimungkinkan karena pada periode tahuan dimaksud adalah fase 1 dari 4 fase tahapan pengembangan ITD. Pada fase 1 merupakan fase Established Learning Institute (2015-2019). Tahapan tersebut adalah merupakan tahap koordinasi dan peningkatan komitmen untuk pengembangan Institut (ITD 2015). Kendati demikian analisis tetap dilakukan dengan menggunakan berdasarkan Zack framework dapat dilihat pada Gambar 7 sehingga diketahui kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategi.

42

Seluruh publikasi institusi telah disimpan dalam bentuk digital dan berada pada 1 wadah, diantaranya adalah buletin, orasi ilmiah, dan prosiding

Hubungan strategi pengetahuan

Kesenjangan pengetahuan

Publikasi ilmiah institusi berisi Tugas Akhir dan karya ilmiah dosen.

1. Mengembangkan repositori institusi. 2. Menerbitkan SK serah simpan seluruh publikasi institusi pada satu wadah. 3. Menerbitkan aturan tentang penulisan tugas akhir yang mencantumkan tentang aturan pernyataan royalti bebas noneksklusif pada tugas akhir. 4. Menyediakan SOP terkait pengembangan repositori institusi.

Kesenjangan strategi

Hubungan pengetahuan strategi

1. SK terkait serah simpan publikasi masih terbatas pada SK pemberian reward yang di dalamnya mencantumkan tentang penyimpanan publikasi dosen. 2. Penyimpanan publikasi masih terpisah-pisah, dimana Tugas Akhir dikumpulkan pada server Porsea dan Sitoluama, sedangkan publikasi lainnya berada pada server Porsea.

Gambar 7 Strategic network gap dengan Framework Zack di ITD Berdasarkan hasil penelitian yang ditunjukkan pada Gambar 7, terdapat kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategis dalam pengelolaan pengetahuan di ITD. Pengetahuan yang seharusnya dikelola dan diterapkan adalah seluruh publikasi institusi telah disimpan dalam bentuk digital dan berada pada 1 wadah, diantaranya adalah buletin, orasi ilmiah, dan prosiding. Sementara itu strategi yang seharusnya dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mengembangan repositori institusi. 2. Menerbitkan SK serah simpan seluruh publikasi institusi pada satu wadah. 3. Menerbitkan aturan tentang penulisan tugas akhir yang mencantumkan tentang aturan pernyataan royalti bebas non-eksklusif pada tugas akhir. 4. Menyediakan SOP terkait pengembangan repositori institusi. Pembentukan Tim Pengembangan Repositori Institusi Untuk pengembangan Repositori Institusi di ITD, timnya akan berasal dari SDI dan Perpustakaan. SDI sebagai pengembang sistem informasi sementara itu perpustakaan bertugas mengumpulkan, mengelola, dan mengunggah, serta mengedit dokumen digital yang ada. Berikut adalah tim dalam pengelolaan repositori institusi yaitu Marojahan (Developer), Eka Stevani (Administrator

43 Network), Tiurma Lumban Gaol (manajer repositori), Larisma Simanjuntak (admin), Oshin (admin), Friska (admin), Santi Munthe (admin). Perbandingan Kondisi Elemen Repositori di IPB dan ITD Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan di IPB dan ITD maka dilakukan perbandingan antara kedua institusi dimaksud terkait elemen-elemen yang diperlukan dalam membangun repositori institusi. 1.

Infrastruktur Berdasarkan data pada Tabel 12 dapat dilihat bahwa IPB mampu memenuhi infrastruktur mencapai 100% di sisi lain ITD mampu mencapai 96% dalam hal penyediaan infrastrukturnya. Namun demikian bila di IPB perangkat kerasnya seperti server telah dikhususkan untuk pengembangan repositori institusi, perangkat keras di ITD belum dikhususkan untuk pengembangan repositori institusi. Selain itu dalam upaya pengembangan repositori institusi ITD dibutuhkan perangkat lunak yaitu Adobe Acrobat. Perangkat lunak dimaksud diperlukan untuk proses alih media dokumen/konten publikasi institusi ke dalam bentuk media digital. Tabel 12 Perbandingan infrastruktur untuk pengembangan repositori antara IPB dan ITD IPB ITD Indikator Infrastruktur Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) a. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki komponen perangkat keras: 1. Computer server √ √ 2. Personal Computer √ √ 3. Hub/Switch √ √ 4. Router √ √ 5. Modem √ √ 6. UPS √ √ 7. Kabel Konektor √ √ 8. Instalasi Listrik √ √ 9. Instalasi Jaringan √ √ 10. Saluran Telepon √ √ 11. Printer √ √ 12. Scanner √ √ b. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki komponen perangkat lunak: 1. Operating system √ √ 2. Database management system √ √ 3. Web browser √ √ 4. Aplikasi Interface √ √ 5. Web server √ √ 6. Bahasa Pemrograman √ √ 7. Adobe Acrobat x √

44 Indikator Infrastruktur c.

Perpustakaan/Pengelola RI memiliki jaringan: 1. Local Area Network/Wi-Fi 2. Internet 3. Extranet 4. Intranet 5. Hotspot Persentase

IPB ITD Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) √ √ √ √ √ 100%

√ √ √ √ √ 96%

2. Sumber Daya Manusia Berdasarkan analisis data mengenai sumber daya manusia untuk network administrator pada Tabel 13, baik IPB dan ITD dapat memenuhi 100% kelayakan demikian juga terkait SDM web developer pada Tabel 14. Sementara itu untuk pengelola repositori institusi pada Tabel 15, IPB mencapai 100% sedangkan ITD belum memiliki SDM untuk pengelola repositori institusi hal ini diakibatkan ITD memang belum memiliki tim yang ditunjuk khusus untuk mengelola repositori institusi sedangkan IPB dalam hal pembentukan tim yang menangani repositori institusi sudah diperkuat dengan adanya SK Rektor. Dengan demikian berdasarkan hasil rekapitulasi untuk SDM, IPB 100% memenuhi kompetensi SDM dalam mengembangkan repositori institusi. Sementara itu ITD memenuhi sampai dengan 74%. Dengan demikian bila SDM di IPB telah memiliki network administrator, web developer dan pengelola repositori institusi, SDM yang tersedia di ITD adalah administrator dan web developer. Tabel 13 Perbandingan antara SDM network administrator di IPB dan ITD IPB ITD Indikator SDM Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) a. Network Administrator, memiliki kompetensi : 1. Dapat menghubungkan √ √ perangkat keras (ANTA: ICAITS014B) 2. Dapat melakukan administrasi √ √ dan konfigurasi sistem operasi yang mendukung network (ANTA: ICAITS120A) 3. Dapat melakukan administrasi √ √ perangkat network (ANTA: ICAITS121A) 4. Memahami routing √ √ 5. Mampu mencari sumber √ √ kesalahan di jaringan dan memperbaikinya (ANTA: ICAITS122A) 6. Dapat Mengelola network √ √ security. (ANTA: ICAITS123A)

45 IPB ITD Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) 7. Dapat melakukan monitoring dan √ √ administrasi network security (ANTA: ICAITS124A) b. System Administrator memiliki kompetensi: 1. Mampu menghubungkan √ √ perangkat keras (ANTA: ICAITS014B). 2. Mampu melakukan instalasi √ √ Microsoft Windows. 3. Mampu melakukan instalasi √ √ Linux. 4. Mampu memasang dan √ √ mengkonfigurasi mail server, ftp server, web server 5. Memahami routing √ √ 100% 100% Persentase Indikator SDM

Tabel 14 Perbandingan antara SDM web developer di IPB dan ITD IPB ITD Indikator SDM Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) a. Web Developer/Programmer memiliki kompetensi: 1. Mampu membuat √ √ halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65dA) 2. Mampu menggunakan √ √ bahasa pemrograman (Java/PHP Programming). b. Database Administrator (DBA), memiliki kompetensi: 1. Mampu melakukan √ √ monitoring dan administrasi sebuah database (ANTA: ICAITS125A). c. Web Designer 1. Mampu menangkap √ √ digital image (ANTA: ICPMM21cA). 2. Mampu membuat √ √

46 Indikator SDM halaman web dengan multimedia (ANTA: ICPMM65dA). Persentase

IPB ITD Tersedia (√)/Tidak tersedia (x)

100%

100%

Tabel 15 Perbandingan antara SDM pengelola repositori di IPB dan ITD IPB ITD Indikator SDM Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) Pengelola Repositori terdiri dari: 1. Memiliki Repositori Manajer. a. Mampu mengelola x √ SDM. b. Mampu menjadi x √ penghubung dengan berbagai departemen dalam upaya mengumpulkan koleksi repositori institusi. c. Mampu mengelola x √ pelatihan terhadap pengguna sistem informasi repositori institusi. 2. Memiliki administrator dengan kompetensi: a. Mampu x √ mengoperasikan komputer. b. Mampu melakukan x √ proses scanning, editing dan uploading dokumen digital. c. Mampu membuat x √ metadata dan melakukan upload metadata repositori institusi. Persentase 100% 0% Rekapitulasi untuk kelayakan SDM antara IPB dengan ITD ditunjukkan pada Tabel 16

47 Tabel 16 Rekapitulasi Persentase Kelayakan SDM Kelayakan (%) Jenis SDM IPB ITD Network Administrator 100 100 Web Developer 100 100 Pengelola Repositori 100 0 3. Anggaran Perbandingan antara kondisi anggaran di IPB dengan di ITD dapat dilihat pada Tabel 17. Tabel 17 Perbandingan anggaran pengembangan RI di IPB dengan ITD IPB ITD Indikator Anggaran Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) 1. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan investasi, yaitu a. Perangkat keras x √ b. Perangkat lunak x √ c. Perangkat jaringan x √ 2. Perpustakaan/Pengelola RI memiliki pendanaan operasional yaitu: a. Digitalisasi Dokumen x √ Persentase 100% 0% Berdasarkan persentase yang dapat dilihat pada Tabel 17 dapat dilihat bahwa IPB mencapai kelayakan 100% dari sisi anggaran, sementara di ITD 0%. Berdasarkan informasi dari Biro Teknologi Informasi dan Komunikasi, untuk perangkat keras dan perangkat jaringan, anggaran pada saat ini sudah mencukupi untuk digunakan dalam rangka pengembangan repositori institusi walaupun penggunaanya masih disatukan dengan kebutuhan unit lain. Namun anggaran untuk perangkat lunak masih perlu diajukan karena belum memiliki Adobe Acrobat 11.0. 4. Aturan/SOP Perbandingan antara aturan/SOP untuk pengembangan repositori di IPB maupun di ITD dapat dilihat pada Tabel 18. Tabel 18 Perbandingan ketersediaan antara Aturan/SOP di IPB dengan ITD IPB ITD Indikator Aturan/SOP Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) 1. SOP pengelolaan konten website x √ 2. SOP pengelolaan karya ilmiah x √ 3. SOP digitalisasi bahan pustaka x √ 4. SOP pemeliharaan jaringan √ 5. SK Serah Simpan Publikasi Institusi √ √

48 Indikator Aturan/SOP 6. SK Pembentukan Tim Repositori Institusi Persentase

IPB ITD Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) x √ 100%

17%

Dari Tabel 18 dapat dilihat bahwa di IPB telah 100 % memenuhi kelayakan dalam hal aturan dan SOP, namun di ITD 17%. Oleh sebab itu hal ini masih perlu dibenahi, dimana aturan/SOP terkait pengembangan repositori harus disediakan agar pengembangan repositori dapat berjalan dengan baik. SK serah simpan publikasi institusi masih mencakup publikasi dosen, sedangkan serah simpan publikasi mahasiswa diatur oleh panitia tugas akhir. Oleh sebab itu SK serah simpan harus direvisi sehingga mencakup simpan seluruh publikasi di ITD. 5.

Konten Dari Tabel 19 dapat dilihat bahwa dari sisi konten repositori IPB telah tersedia sebanyak 100%, namun ITD hanya sebanyak 60%. Hal ini dapat disebabkan ITD baru berdiri pada tahun 2001 (14 tahun) dan memiliki jumlah mahasiswa yang sedikit yaitu 572 orang di samping itu ITD juga belum memiliki repositori institusi sehingga pengumpulan konten belum dilaksanakan secara maksimal. Sementara IPB 52 tahun dan jumlah mahasiswa mencapai puluhan ribu. Selain itu di ITD belum ada program S2 dan S3 dan belum memiliki guru besar yang asalnya dari ITD. Perbandingan konten repositori IPB dan ITD disajikan pada Tabel 19. Tabel 19 Perbandingan konten digital IPB dan ITD IPB ITD Indikator Aturan/SOP Tersedia (√)/Tidak tersedia (x) 1. Disertasi x √ 2. Tesis x √ 3. Skripsi/Tugas Akhir √ √ 4. Laporan Penelitian √ √ 5. Buku teks x √ 6. Buku referensi x √ 7. Buku/modul ajar √ √ 8. Orasi Ilmiah √ √ 9. Orasi Guru Besar x √ 10. Pedoman Praktikum √ √ 11. Jurnal Ilmiah x √ 12. Artikel jurnal ilmiah √ √ 13. Hasil Paten x √ 14. Hasil Lomba Karya Tulis x √ Ilmiah 15. Makalah Seminar √ √ 16. Prosiding √ √ 17. Artikel prosiding √ √ 18. PKM x √ Persentase 100% 60%

49

Rekapitulasi Perbandingan Persentase Kelayakan Pada Tabel 20 dapat dilihat perbandingan data hasil penelitian mengenai instrumen penelitian di IPB dibandingkan dengan ITD sebelum dilakukan pembobotan tiap elemen, yaitu: Tabel 20 Perbandingan kondisi kelayakan infrastruktur IPB dengan ITD No Elemen IPB (%) ITD (%) 1 Infrastruktur 100 96 2 Sumber Daya Manusia 100 74 3 Anggaran 100 0 4 Aturan/SOP 100 17 5 Konten 100 60 Perhitungan Bobot Elemen Repositori Berdasarkan Pendapat Pakar Bobot setiap elemen repositori intitusi yaitu infrastruktur, sumber daya manusia, anggaran, aturan/SOP, dan konten dihitung dengan menggunakan metode perbandingan berpasangan seperti pada Lampiran 10. Metode perbandingan berpasangan adalah merupakan bagian dari sistem pengambilan keputusan dengan AHP. Tingkat kepentingan setiap elemen pengembangan repositori institusi ditentukan oleh pakar (Pkr) dengan mengisi kuesioner yang diberikan. Selanjutnya hasil isian dimaksud dihitung dengan menggunakan perhitungan matriks dan persamaan matematika. Selanjutnya hasil perhitungan yang konsistensi rasionya (CR) ≤ 10% diterima dan nilai eigen yang diperoleh dapat digunakan untuk menghitung bobot kepentingan setiap elemen repositori. Data pada Tabel 21 adalah merupakan nilai Eigen dari tiap-tiap pakar yang dapat dilihat pada Lampiran 11. Empat pakar dipilih berdasarkan kriteria kompetensi dan memiliki jabatan terkait penanganan terhadap repositori institusi IPB (IPB Scientific Repository). Tabel 21 Pembobotan elemen repositori institusi menurut Elemen Pkr 1 Pkr 2 Pkr 3 Pkr 4 Infrastruktur 0.0779 0.1290 0.2000 0.4863 Konten 0.4456 0.0311 0.2000 0.1762 Aturan/SOP 0.0467 0.5120 0.2000 0.0414 SDM 0.0883 0.2677 0.2000 0.2182 Anggaran 0.3416 0.0602 0.2000 0.0779

pakar. Total Rataan 0.8931 0.2233 0.8529 0.2132 0.8000 0.2000 0.7742 0.1936 0.6797 0.1699

Pada Tabel 21 dapat dilihat bahwa elemen yang paling penting dalam membangun repositori institusi menurut 4 pakar (setelah dirata-ratakan) adalah infrastruktur (0.2233), konten (0.2132), kemudian aturan/SOP (0.20), selanjutnya sumber daya manusia (0.1936) dan terakhir adalah anggaran (0.1699). Merujuk pada Tabel 21 maka infrastruktur adalah elemen yang sangat penting karena tanpa adanya infrastruktur maka repositori institusi tidak akan dapat dikembangkan.

50 Perhitungan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi Setelah bobot setiap elemen repositori diketahui, maka berikut ini dihitung persentase kelayakan setiap elemen pengembangan repositori selanjutnya dapat diketahui persentase kelayakan di ITD dalam membangun repositori institusi seperti yang dapat dilihat pada Tabel 22. Tabel 22 Persentase kelayakan pengembangan RI IPB dengan ITD No Elemen IPB (%) ITD (%) 1 Infrastruktur 22.33 21.44 2 Sumber Daya Manusia 19.36 14.33 3 Anggaran 16.99 0.00 4 Aturan/SOP 20.00 3.40 5 Konten 21.32 12.79 Total 100.00% 51.96% Dari Tabel 22 dapat dilihat bahwa di ITD infrastruktur yang tersedia hampir sama dengan IPB yaitu 22.33% sementara ITD mencapai 21.44%. Sementara dari sisi sumberdaya manusia, ITD 14.33% sementara IPB 19.36 %. Sementara itu dari sisi konten, bila IPB dapat memenuhi 21.32% maka ITD baru mencapai 12.79%, hal ini tentu dapat dimengerti karena ITD baru 13 tahun berdiri, sementara IPB sudah berdiri selama 52 tahun. Sementara itu dari sisi anggaran IPB sebesar 16.99 sedangkan ITD 3.40% dan SOP/SK/Aturan, ITD belum memiliki aturan pendukung dan anggaran terkait repositori institusi. Berdasarkan perhitungan pada keseluruhan elemen maka didapatkan persentase kelayakan untuk ITD membangun repositori institusi adalah sebesar 51.96%. Sehingga dengan demikian masih dibutuhkan banyak pembenahan dari sisi administratif dan penganggaran untuk pengembangan repositori institusi di ITD. Rekomendasi 1. Infrastruktur Untuk pengembangan repositori institusi dibutuhkan infrastruktur yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat jaringan. Terkait dengan ketersediaan infrastruktur di ITD, maka yang perlu disediakan adalah perangkat lunak Adobe Acrobat. Agar alih media publikasi institusi dapat dilakukan dengan baik maka disarankan menggunakan Adobe Acrobat XI. 2. SDM SDM yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi terdiri dari administrator jaringan, web developer dan pengelola repositori institusi. Berdasarkan studi yang dilakukan di ITD maka untuk pengembangan repositori institusi SDM yang belum ada dan perlu disediakan adalah pengelola repositori institusi. 3. Anggaran Dalam pengembangan repositori institusi dibutuhkan anggaran untuk perangkat keras, perangkat jaringan, dan perangkat lunak. Berdasarkan penelitian yang dilakukan di ITD, anggaran untuk keperluan yang dikhususkan untuk pengembangan repositori institusi belum disediakan. Oleh sebab itu agar

51 pengembangan repositori institusi dapat berjalan dengan baik maka anggaran terkait perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan perlu disediakan. 4. Konten Konten digital yang merupakan publikasi institusi sebaiknya dikumpulkan dalam satu wadah sehingga memudahkan dalam melakukan temu kembali informasi. Dalam kondisi konten publikasi yang masih tersebar, maka diperlukan inventarisasi dan pengumpulan dokumen digital yang nantinya diolah menjadi konten repositori institusi. 5. Aturan/SOP Aturan/SOP diperlukan agar pengembangan repositori institusi dapat berjalan dengan baik. SOP akan dijadikan standar dalam melakukan kegiatan digitalisasi maupun kegiatan yang mendukung pengembangan repositori institusi. Di sisi lain SK diperlukan untuk memperkuat dokumen dalam penghimpunan konten publikasi institusi (SK serah simpan) maupun dalam melaksanakan tugas pengembangan repositori institusi (SK Tim Repositori institusi). SK dan SOP diperlukan di ITD. SK serah simpan publikasi institusi di ITD sebaiknya mencakup keseluruhan publikasi institusi. 6. Penyelarasan Manajemen Pengetahuan Pengetahuan pada setiap institusi perlu dikelola dengan baik. Dengan melakukan pengelolaan pengetahuan berarti hal yang dilakukan tidak hanya mengumpulkan pengetahuan yaitu karya ilmiah institusi namun juga membagikan pengetahuan dan lebih jauh lagi mengaplikasikan pengetahuan.

52

5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Keterbatasan pengaksesan koleksi institusi di ITD menjadi sebuah permasalahan yang patut dicari jalan keluarnya. Oleh sebab itu dibutuhkan repositori institusi yang dapat mengakomodasi keterbatasan pengaksesan dimaksud. Pada tahap awal tentunya dibutuhkan studi kelayakan untuk menilai kesiapan ITD dalam mengembangan repositori institusi. Berhubung repositori institusi merupakan pengetahuan, maka metode yang digunakan dalam melakukan kajian ini adalah knowledge management systems life cycle (KMSLC). Tahapan penelitian yang dilakukan adalah evaluasi terhadap infrastruktur dan penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis. Berdasarkan studi yang dilakukan melalui studi literatur dan wawancara maka elemen-elemen yang diperlukan dalam pengembangan repositori institusi adalah sumber daya manusia, infrastruktur teknologi informasi, anggaran, konten publikasi institusi, dan aturan/standar operating procedure (SOP) yang mendukung upaya preservasi koleksi digital institusi. Sumber daya manusia terdiri dari network administrator, web developer, dan pengelola repositori. Infrastruktur teknologi informasi terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan. Anggaran terdiri dari anggaran untuk pengadaan infrastruktur dan digitalisasi. Konten disesuaikan dengan publikasi institusi. Aturan/SOP terdiri dari SK dan SOP terkait publikasi Institusi. Berdasarkan hasil penelitian diperoleh bahwa kelayakan IPB dalam mengembangkan repositori institusi sebesar 100%. Sementara itu kelayakan ITD dalam membangun repositori institusi untuk setiap elemen adalah infrastruktur 21.44% (belum memiliki Adobe Acrobat Versi 11), sumber daya manusia sebesar 14.33% (belum memiliki manajer repositori dan administrator repositori), anggaran 0% (belum menyediakan anggaran untuk mengelola repositori institusi), aturan/SOP sebesar 3.40% (tersedia 1 dari 6 dokumen yang diperlukan yaitu SK serah simpan publikasi saja) dan konten sebesar 12.79% (tersedia 9 dari 15 konten yang seharusnya bisa disediakan). Dengan demikian secara keseluruhan maka kelayakan ITD mencapai 51.96%. Terkait dengan penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis, maka berdasarkan studi yang dilakukan ITD mengelola pengetahuan dengan strategi kodifikasi sebesar 78% dan personalisasi sebesar 22%. Dengan hasil demikian menunjukkan bahwa perancangan manajemen pengetahuan di ITD difokuskan pada penyimpanan dan temu kembali informasi. Saran Pada penelitian ini evaluasi elemen-elemen repositori institusi hanya dilihat dari ketersediaannya (ada/tidak ada) saja, belum melihat kualitas dan kuantitasnya. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan utama penelitian adalah melakukan identifikasi elemen-elemen repositori institusi. Namun demikian untuk penelitian lanjutan perlu diperluas dan diperdalam yang mencakup aspek kualitas dan kuantitas agar tujuan penelitian lebih komprehensif dan mendalam. Perlu penelitian lanjutan terkait kelayakan sumber daya manusia terkait kompetensi yang dibutuhkan. Kompetensi yang dibutuhkan disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan repositori institusi pada institusi.

53

DAFTAR PUSTAKA Abdullah R, Selamat MH, Sahibudin S, Alias RA. 2005. A Framework for Knowledge Management System Implementation In Collaborative Environment For Higher Learning Institution. Journal of Knowledge Management Practice [Internet]. [diunduh pada 2014 Okt 27]. Tersedia pada: http://www.tlainc.com/artc183.htm. Angestam L, Backlund P. 2007. Strategic knowledge management issues when Designing knowledge repositories [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1]. Tersedia pada http://www.cs.unibo.it/~gaspari/www/teaching/slides_KM2.pdf [ANBL] Alfa Network Babel Library. 2007. Guidelines for the creation of institutional repositories at universities and higher organisations.Colombus: Babel Library [Internet]. [diunduh 2014 Des 3]. Tersedia pada pada http://works.bepress.com/ir_research/18 Awad EM, Ghaziri HM. 2004. Knowledge Management. New Jersey:Prentice Hall. management issues when Designing knowledge repositories [Internet]. Tersedia pada [diunduh 2014 Nov 12]. http://www.cs.unibo.it/~gaspari/www/teaching/slides_KM2.pdf Bansode SY. 2012. Developing Institutional Repository in University Library: A Case Study of University of Pune, dipublikasikan pada International Journal of Information Dissemination and Technology | October-December 2011 | Vol.1 | Issue 4. [Internet]. [diunduh 2014 Des 1]. Tersedia pada http://www.ijidt.com/index.php/ijidt/article/viewFile/61/39. Barton MR, Waters MM. 2004. Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook. Cambridge: MIT Libraries. Becerra I, Rajiv S. 2010. Knowledge Management Systems and Processes. New York: M.E. Sharpe, Inc. Bhusan N, Rai K. 2003 Strategic decision making.India:Crea Information Technologies. Burns CS, Lana A, Budd JM. 2013. Institutional Repositories: Exploration of Costs and Value. D-Lib Magazine, January/February 2013 ,Volume 19, Number ½ [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1]. Tersedia pada http://www.dlib.org/dlib/january13/burns/01burns.html Corteley A. 2011. Setting up Institutional Repositories -Hardware, Software, Policies and Personnel [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1]. Tersedia pada http://www.eifl.net/system/files/201101/12.i_r2.ppt Crow R. 2002. The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper [Internet]. [diunduh 2014 Nov 22]. Tersedia pada http://www.sparc.arl.org/resources/repository/readings [CSIC] Consejo Superior de Investigaciones Cientificas . 2014. Ranking Web of Repositories [Internet]. [diunduh pada 2015 Mei 27]. Tersedia pada http://repositories.webometrics.info/en/asia/indonesia%20?sort=asc&order= size. Deegan M, Tanner S. 2002. Digital Futures: Strategies for the Information Age. London: Library Association Publishing.

54 [Depdikbud] Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Dini-Kounoudes A, Zervas M. 2011. Best practices and policies in institutional repositories development: The Ktisis case [Internet]. [diunduh 2014 Okt 12]. Tersedia pada: http://lists.nottingham.ac.uk/pipermail/necobelac/attachments/20110607/f44 b90ee/attachment.pdf Giesecke J. 2011. Institutional repositories: Keys to success. Journal of Library Administration, 51(5-6), 529-542 [Internet]. [diunduh 2014 Okt 12]. Tersedia pada: http://dx.doi.org/10.1080/01930826.2011.589340 Hansen, Morten T, Nohria N, Tierney T. 2001. What is Your Strategy for Managing Knowledge? Harvard Business Review on Organizational Learning. Hasan N. 2012. Strategi Membangun dan Mengelola Institutional Repository pada Lingkup Perguruan Tinggi [Internet]. [diunduh 2014 November 20]. Tersedia pada: perpustakaan.unhasy.ac.id/gdl42/files/disk1/43/jiunikaha-fppti-2106-2-hasan.pdf Johnson R. 2002. Institutional Repositories: Partnering with Faculty to Improve Scholarly Communication. D-Lib Magazine, Vol.8 No.11. Laherty J. 2011. What is an Institutional Repository? [Internet]. [diunduh 2014 Des 11]. Tersedia pada: https://blogs.libraries.iub.edu/scholcomm/2011/08/23/2-what-is-aninstitutional repository/ Lynch CA. 2003. Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003): 1-7. Mustafa B. 2014. Proposal Pengembangan Repositori Institusi. Disampaikan pada Pelatihan Tenaga Kependidikan Tingkat Manajer. Tanggal 1-4 dan 912 Oktober di Jakarta. O’Brien JA. 1999. Management Information Systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Boston: Irwin/McGraw Hill. Pendit PL, Suryandari A, Amiprasetyo B, Makarim E, Aditirto IU, Ruldeviyani Y, Sucahyo YG, Wajayanti L. 2007. Perpustakaan Digital Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. Pusat Penelitian antar Universitas Bidang Mikroelektronika (PPAUME) Dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII). 2001. Standar Sertifikasi Teknologi Informasi Bidang Internet [Internet].[diunduh 2014 Nov 27]. Tersedia pada Globalnetlink.Com/Articles/Sertifikasi-ItPpaume-Apjii-01.Doc Pressman R. 2001. Software Engineering: a Practitioner’s Approach. Boston: McGraw-Hill. Purwasih N, Sensuse DI. 2014. Pengembangan Strategi Manajemen Pengetahuan Untuk Mendukung Pelaksanaan Reformasi Birokrasi: Sebuah Studi Kasus Di Kementerian Perindustrian. Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 1, April 2014. Robinson M. 2001. Sherpa Document Institutional Repositories: Staff and Skills requirements. United Kingdom: University of Nottingham.

55 Rossini C. 2012. Budapest Open Access Initiative Launches New Recommendations for the Next 10 Years of Open Access [Internet]. [diunduh 2015 Jan 11]. Tersedia pada https://www.eff.org/deeplinks/2012/09/BOAI-10th-anniversary-newrecommendations, tanggal 17 Oktober 2014 Setiarso B. 2007. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI [Internet]. [diunduh 2015 Jan 11]. Tersedia pada http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2007/04/bseksni.pdf Siregar R. 1999. Internet: Strategi Penggunaannya di Perpustakaan Perguruan Tinggi. [Internet]. [diunduh 2015 Jan 1]. Tersedia pada http:library.usu.ac.id/download/lib/Internet.html Suhardiyanto H. 2014. Rencana Strategis IPB Tahun 2014-2018. Bogor: Bogor Agricultural University. Sutedjo M. 2012. Strategy Pengembangan Repository Perpustakaan ITS, disampaikan pada Seminar Nasional Pemeringkatan Web Institusi dengan tema “Pengukuran Kinerja Web dan Keunggulan Institusi” Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center (IICC): Bogor. Saaty TL. 2008. Decision making with the Analytic Hierarchy Process. International Journal Services Sciences. 1(1): Sutedjo M. 2014. Pengembangan Repositori ITS. Disampaikan pada DIKLAT Tendik, Jumat 3 Oktober 2014, Media Tower Hotel: Jakarta Syachrulramdhani D. 2010. Studi Kelayakan Pengembangan Sistem Perpustakaan Digital Berbasis Web di Perpustakaan Sekolah Tinggi Perikanan (STP) Jurusan Penyuluhan Perikanan (Jurluhkan) Bogor [Tesis]. Bogor: Institut Pertanian Bogor. Tiwana A. 1999. The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building Knowledge Management System. Upper Saddle River, NJ : Prentice Hall PTR. White W. 2005. Institutional repositories: contributing to institutional knowledge management and the global research commons [Internet]. [diunduh 2014 Okt 27]. Tersedia pada: http://eprints.soton.ac.uk/repositorypolicy.html Yuniar H. 2013. Pembangunan Sistem Manajemen Pengetahuan Hama Kedelai pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian [Tesis]. Bogor: Institut Pertanian Bogor.

56 Lampiran 1 SOP pengelolaan konten website IPB INSTITUT Kode : POB-DATA-301 PERTANIAN BOGOR – DKSI PROSEDUR Tanggal Berlaku : 30 April 2013 OPERASIONAL BAKU Prosedur Pengelolaan Nomor Revisi : 03 Konten Website IPB

1. TUJUAN  Mendukung pencapaian informasi elektronik yang akurat, cepat, dan tepat sasaran;  Mengoptimalkan penggunaan fasilitas situs web IPB;  Mendukung masyarakat dunia lebih mudah menjangkau informasi Institusi  Sebagai sarana promosi dan publikasi unit kerja di IPB 2. RUANG LINGKUP  Prosedur operasional baku ini mencakup proses mengunggah konten di official website IPB meliputi aturan unggah untuk konten statis, banner, link, agenda, pengumuman, lelang dan penambahan halaman lain.  Prosedur Penggunaan Official Website IPB sebagai media publikasi dan informasi  Prosedur operasional ini mencakup pengelolaan konten website DKSI, dan website lain yang dikelola secara berkala oleh DKSI. 3. DEFINISI Definisi istilah mengacu pada Buku Kamus istilah-istilah ICT DKSI 4. KETENTUAN UMUM  Ketentuan pengunggahan konten statis Official Website IPB 4..1. Informasi yang akan dicantumkan adalah benar dan terbarukan. 4..2. Isi konten harus dalam dua bahasa yaitu: bahasa indonesia dan bahasa inggris yang baik dan benar 4..3. Konten berasal dari seluruh unit kerja di IPB melalui unit kerja penghubung (contoh: Fakultas/Departemen, Humas SE, Direktorat AD, dan Direktorat SDM)  Ketentuan pengunggahan konten banner Official Website IPB 4..1. Konten dibuat oleh DKSI atau unit pemohon dan di unggah oleh staf DKSI 4..2. Informasi yang disampaikan adalah berkaitan dengan informasi dari dalam atau luar Institut yang berkaitan dengan perkembangan Institut. 4..3. Ukuran banner adalah 260pixel x 610pixel, tidak lebih atau kurang 4..4. Banner memuat isi informasi yang bersifat penting, terbaru, atau yang ditujukan kepada banyak orang sebagai informasi menarik bagi pengunjung untuk membaca atau berpartisipasi atas informasi yang disampaikan

57 4..5. Informasi banner ditampilkan secara acak dengan minimal penayangan 5 buah, maksimal tidak terhingga selama informasi masih valid (tema dan waktunya) 4..6. Banner yang informasinya sudah kadaluarsa atau lebih dari hari-H maka tidak ditayangkan kembali, kecuali ada perpanjangan waktu. 4..7. Banner diberi hyperlink ke alamat internet luar/eksternal link yang sesuai atau ke halaman artikel (agenda/announcement/news/misc.page) di official website IPB  Ketentuan pengunggahan konten link Official Website IPB 4..1. Link yang dicantumkan adalah alamat situs web ber domain ipb.ac.id atau sistem informasi berbasis web yang digunakan di lingkungan Institut Pertanian Bogor 4..2. Link dapat ditambahkan atau dihilangkan melalui persetujuan Direktur DKSI melalui aplikasi permohonan layanan ICT. 4..3. Link statis unit kerja atau informasi layanan diletakkan secara terpusat di menu Office and Services/Kantor dan Layanan.  Ketentuan pengunggahan konten berita 4..1. Berita/News dikelola secara dinamis oleh HUMAS-SE 4..2. Berita/News terdiri dalam dua bahasa Indonesia dan Inggris 4..3. Tata kelola konten berita disesuaikan dengan prosedur peliputan yang berlaku dalam pengelolaan artikel publikasi di HUMAS-SE IPB. 4..4. DKSI membantu proses unggah berita jika HUMAS-SE mengalami kesulitan teknis yang cukup rumit.  Ketentuan pengunggahan konten agenda 4..1. Agenda berisi kegiatan ke-IPB-an antara lain kegiatan mahasiswa, seminar, pelatihan atau perayaan tertentu yang di selenggarakan di lingkungan Institut atau di luar lingkungan Institut yang kepanitiaannya berasal dari Institut Pertanian Bogor. 4..2. Agenda berisi ulasan singkat mengenai kegiatan tertentu dan harus memuat alamat situs yang mengulas kegiatan lebih lengkap. 4..3. Kegiatan dapat diajukan untuk diunggah pada pikah DKSI melalui surat fisik maupun surat elektronik dengan mencantumkan softcopy file yang berisi sinopsis kegiatan. 4..4. Informasi harus menggunakan dua bahasa, bahasa inggris dan bahasa Indonesia 4..5. Jika publikasi kegiatan akan memuat gambar maka harus dikirimkan secara bersamaan soft file gambar dalam format yang sesuai (jpeg, gif, png).

58  Ketentuan pengunggahan konten pengumuman 4..1. Konten pengumuman di unggah oleh pihak DKSI. 4..2. Informasi yang disampaikan adalah berkaitan dengan informasi dari dalam atau luar Institut yang berkaitan dengan perkembangan Institut atau informasi yang bersifat penting. 4..3. Terdapat pilihan Condolance/Duka cita jika informasi merupakan berita duka. 4..4. Informasi Pengumuman dapat diajukan melalui mekanisme pengajuan layanan ICT yang merujuk pada POB – Layanan ICT IPB dan menyertakan informasi akurat dalam bentuk SK, Memo Pimpinan, Disposisi, dll.  Ketentuan pengunggahan konten lelang 4..1. Konten dibuat oleh dan diunggah oleh pihak DKSI berdasarkan permohonan Kantor ULP (Unit Lelang Pengadaan) 4..2. Konten lelang berisi ringkasan lelang dan lampiran berkas lelang asli yang dapat menguatkan informasi lelang tersebut. 4..3. Berkas lelang dalam bentuk hardcopy dipindai dan diunggah sebagai arsip di alamat situs repository arsip.  Ketentuan pengunggahan konten website DKSI 4..1. Konten disusun dan diunggah oleh subdit Data DKSI 4..2. Konten statis website berisi profil DKSI secara umum (struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, layanan, sistem informasi, Prosedur Operasional Baku, dan halaman informasi lain yang dibutuhkan) 4..3. Konten dinamis website berisi pengumuman terkait informasi ICT IPB, Tanggal Penting Kegiatan yang diselenggarakan DKSI, Slide Show Gambar) 4..4. Update informasi dilakukan secara periodik sesuai dengan program kerja DKSI setiap tahunnya. 4..5. Mekanisme unggah konten website DKSI merujuk pada Buku Panduan Teknis Pengelolaan Konten T-Website.  Ketentuan Monitoring Konten Website Unit Kerja di bawah domain ipb.ac.id 4..1. Website Unit Kerja yang dimonitoring adalah setiap website unit kerja yang berdomain ipb.ac.id dan terdaftar dalam peserta Lomba Website IPB 4..2. Aspek yang dimonitoring adalah aktivitas dan kinerja website sesuai dengan Prosedur Operasional Baku Lomba Web IPB 4..3. Periode Monitoring dilakukan oleh Subdit Data dan dilaporkan dalam bentuk database menggunakan aplikasi google 4..4. Jika terjadi downtime/server mati maka petugas melaporkan kepada Subdit Jaringan dan Komunikasi Informasi untuk ditindaklanjuti 4..5. Menyebarluaskan informasi penting tentang kondisi website unit di bawah domain ipb.ac.id melalui Mailing List PJ-Web, Satker DKSI, dan website DKSI secara periodik (satu bulan sekali).

59 5. PROSEDUR, Prosedur Pengelolaan Konten Website IPB

6. DOKUMEN PENDUKUNG 1. Panduan Unggah Konten official website IPB

60 2. Panduan Unggah Konten website DKSI dan website lain yang menggunakan TWeb IPB 7. Penanggung Jawab Subdit Data

61 Lampiran 2 SOP pengelolaan karya ilmiah di IPB INSTITUT PERTANIAN BOGOR – DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PENGELOLAAN KARYA ILMIAH

Kode Tanggal Berlaku Nomor Revisi

: POB-DATA302 : 30 April 2013 : 03

1. TUJUAN 1.1. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, serta kemajuan dalam segala bidang berlangsung dengan sangat pesat. Hal ini pun terjadi di lingkungan masyarakat ilmiah lingkungan IPB dan di luar IPB. Sehingga semakin banyak, beragam dan semakin kompleksnya kebutuhan masyarakat pemustaka yang menjadi sasaran dan target layanan Perpustakaan IPB. Sudah barang tentu ini berpengaruh kepada Perpustakaan IPB, yaitu semakin banyak dan beragam serta semakin kompleksnya kegiatan dan pekerjaan di lingkungan Perpustakaan IPB. Sebagai akibat dari perubahan pesat itu, sering terjadi kegiatan yang tumpangtindih atau bahkan ada kegiatan yang tidak jelas siapa yang harus mengerjakannya di lingkungan Perpustakaan IPB.. 1.2. Untuk mengurangi dan meminimalkan tumpang-tindih kegiatan itu serta menjamin agar setiap pekerjaan yang harus dilakukan ada yang bertanggungjawab mengerjakannya, maka dirasa perlu untuk melakukan penataan ulang Tugas Pokok dan Fungsi serta Mekanisme Kerja di lingkungan Perpustakaan IPB, agar pelayanan prima Perpustakaan IPB dapat dilaksanakan dengan baik. 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur operasional baku ini mendukung Visi dan Misi IPB tersebut dan dalam menghadapi tantangan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, maka Visi Perpustakaan IPB tahun 2013 adalah: “ Menjadikan Perpustakaan IPB sebagai sistem layanan informasi, deposit dan kearsipan yang berbasis teknologi informasi yang mendukung riset kelas dunia dengan kompetensi utama pertanian tropika dan biosains serta berkarakter kewirausahaan”. 2.2. Prosedur operasional baku ini meliputi diagram pengelolaan karya ilmiah di Repository IPB dan Jurnal Ilmiah Elektronik/E-Journal yang dikelola oleh IPB 3. DEFINISI 3.1. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. 3.2. Mahasiswa: mahasiswa reguler IPB atau mahasiswa non reguler dari perguruan tinggi lain, atau anggota masyarakat yang telah terdaftar dalam penyelenggaraan mata kuliah tertentu. 3.3. Pendidik: dosen tetap di lingkungan IPB yang telah memenuhi persyaratan kualifikasi pendidikan. 3.4. Teknologi informasi dan komunikasi (TIK): perangkat teknologi yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak baik komputer maupun

62 telekomunikasi untuk mencatat, menyimpan, mengolah, dan menyebarkan informasi. 3.5. Karya Ilmiah: hasil pemikiran civitas akademika IPB meliputi dosen, peneliti, dan mahasiswa yang diakui secara akademis baik secara nasional maupun internasional. 3.6. Arsip: Kumpulan berkas baik ilmiah maupun tidak yang tersimpan secara cetak maupun digital di perpustakaan IPB. 3.7. Repository IPB: kumpulan karya ilmiah digital IPB yang dikelola menggunakan platform DSPACE di alamat http://repository.ipb.ac.id 3.8. E-Journal IPB: kumpulan jurnal ilmiah yang 4. REFERENSI 4.1. Undang-undang RI Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 4.2. Undang-undang RI Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan; 4.3. Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem pendidikan Nasional; 4.4. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 4.5. Undang-undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 4.6. Undang-undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik; 4.7. Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4.8. Peraturan Pemerintah RI Nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam 4.9. Peraturan Pemerintah Nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan Perguruan Tinggi; 4.10. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 132/KEP/M.PAN/12/2002 tentang Jabatan Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.11. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 2 tahun 2008 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Pustakawan dan Angka Kreditnya; 4.12. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor No.06/I3/PL/2010 tentang Serah Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor; 4.13. Ketetapan MWA IPB No. 17/MWA-IPB/2003 tentang Anggaran Rumah Tangga IPB; 4.14. Ketetapan MWA IPB No.72/MWA-IPB/2008 tentang Pengangkatan Rektor IPB tahun 2007-2012; 4.15. Ketetapan MWA IPB No. 77/MWA-IPB/2008 tentang Struktur Organisasi IPB;

63 5. KETENTUAN UMUM

64 6. PROSEDUR MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP STATIS (Akuisisi, Pengolahan, dan Pelayanan)

65

7. DOKUMEN PENDUKUNG 7.1. Standar Nasional Indonesia Nomor 7330 tahun 2009 tentang Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.2. Standar Perpustakaan Perguruan Tinggi Kategori C, terbitan Perpustakaan Nasional RI tahun 2001; 7.3. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi; 7.4. Prosedur Operasional Baku (Standard Operation Procedure) Perpustakaan IPB tahun 2009; 7.5. Panduan Penggunaan Repository IPB (http://repository.ipb.ac.id) 7.6. Panduan Penggunaan OJS (http://journal.ipb.ac.id) 8. Penanggung Jawab : Subdit Data

66 Lampiran 3 POB pemrosesan dokumen ilmiah elektronik IPB INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Pemrosesan Dokumen Ilmiah Elektronik DKSI

Kode

: POB-DATA-304

Tanggal Berlaku Nomor Revisi

: 8 Agustus 2010 : 02

1. TUJUAN 1.1. Mendukung pencapaian standar pengelolaan dokumen ilmiah dalam bentuk digital; 1.2. Mengoptimalkan penggunaan fasilitas alat pemindaian dokumen yang telah tersedia; 1.3. Mendukung penyimpanan dokumen ilmiah yang bernilai guna lebih mudah disediakan dan dikumpulkan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien jika sewaktu-waktu dibutuhkan; 1.4. Mendukung pencapaian jaminan bahwa isi, konteks, dan struktur dokumen ilmiah dapat dikelola secara keseluruhan sehingga mampu menjamin keaslian dan kehandalan dokumen ilmiah. b. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur operasi baku ini mencakup pemindaian dokumen ilmiah. Mulai tahap permintaan data, pemilahan data, pemindaian data, dan penyimpanan data. 2.2. Prosedur operasi baku ini berisi proses pemindaian dokumen ilmiah pada tahap konversi format data data digital dan penyimpanan data secara online. c. DEFINISI 3.1. Institut: Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai penyelenggara pendidikan tinggi. 3.2. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, yaitu unit kerja institut. 1.2. Daring: Dalam jaringan atau lebih dikenal dalam istilah asing yaitu on-line 3.3. Repository: sistem informasi berbasis web yang berisi kumpulan informasi karya ilmiah yang ada di lingkungan Institut, yang disusun oleh warga Institut dan diterbitkan serta di pulikasikan oleh Institut 3.4. unit kerja: Unit kerja di Institut 3.5. dept: deprtemen di Institut 3.6. fak: fakultas di d. REFERENSI 4.1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik indonesia Nomor 37 tahun 2006 tentang tata kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

67 4.2. Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor: 06/I3/PL/2010 tentang Serah-Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor 1. Ketentuan Umum 1.1. Kriteria dokumen ilmiah yang dapat digitalisasi. 1.1.1. Dokumen merupakan tulisan karya ilmiah yang disusun atau dibuat oleh dosen, staf, mahasiswa Institut pada saat karya ilmiah tersebut dipublikasikan. 1.1.2. Jenis karya ilmiah dapat berupa skripsi, disertasi dan tesis atau selain sikripsi, disertasi dan tesis (jurnal, prosiding, artikel, orasi ilmiah, laporan penelitian dan presentasi artikel ilmiah). 1.1.3. Dokumen merupakan dokumen milik Institut yang dipulbilasikan di Institut. 1.1.4. Dokumen bukan berupa buku komersial atau belum dipublikasikan. Ketentuan penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah. 1.2. 1.2.1. Penamaan dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis. 1.2.1.1. Penamaan skripsi yaitu: [huruf fakultas][dua digit tahun kelulusan][tiga huruf inisial pengarang] contoh: A11abc. 1.2.1.2. Penamaan disertasi dan tesis yaitu: [empat digit tahun kelulusan][tiga huruf inisial pengarang] contoh: 2011abc. 1.2.1.3. Pengelompokan pada media penyimpanan lokal adalah berdasarkan fakultas yang ada di lingkungan Institut. 1.2.1.4. Pengelompokan skripsi, disertasi dan tesis pada repository adalah berdasarkan depertemen yang ada di lingkungan Institut. 1.2.2. Penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah selain skripsi, disertasi dan tesis 1.2.2.1. File ilmiah diberi nama berdasarkan judul artikel, inisial nama pengarang dan tahun terbit. 1.2.2.2. Artikel yang tercantum dalam sebuah buku dikumpulkan dalam satu folder yang dinamai sama dengan sebagian atau seluruh bagian judul buku tersebut 1.3. Ketentuan pemotongan dokumen ilmiah menjadi beberapa bagian 1.3.1. Dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis 1.3.1.1. Dokumen ilmiah dipotong menjadi beberapa bagian berdasarkan sub judul utama yang tercantum didalamnya. 1.3.1.2. Pembagian tersebut yaitu: 1.3.1.2.1. Cover: berisi halaman cover, halaman sampul, sampai halaman pengesahan 1.3.1.2.2. Abstrak: berisi abstrak dan atau ringkasan dalam satu atau dua bahasa.

68

1.3.1.2.3. Bagian per BAB, chapter, atau bentuk sub judul utama lainnya. Contoh: BAB I. Pendahuluan, BAB II. Metode Pembahasan, hingga BAB xx. Kesimpulan 1.3.1.2.4. Daftar Pustaka: beisi referensi dokumen ilmiah 1.3.1.2.5. Lampiran: hasil dari penelitian 1.3.1.2.6. Full text: dokumen ilmiah secara utuh tetap diikut sertakan 1.3.2. Dokumen ilmiah selain skripsi, disertasi dan tesis 1.3.2.1. Doklumen ilmiah dipotong menjadi dua bagian yaitu abstrak dan full text 1.4. Ketentuan pembubuhan metadata 1.4.1. Metadata adalah pembubuhan identitas dokumen ilmiah 1.4.2. Data yang dibubuhkan adalah nama pengarang, judul, subjek, dan kata kunci 1.4.3. Isi data disesuaikan dengan data dokumen ilmiah asli. Namun apabila data tidak lengkap, dilengkapi dengan membubuhkan nama Institut, yaitu IPB (Bogor Agricultural University 1.5. Ketentuan pembubuhan watermark hak cipta milik Institut 1.5.1. Watermark adalah gambar yang berisi logo institut, dan ketentuan hak cipta milik IPB 1.5.2. Selanjutnya format watermark dibuat dan disiapkan oleh pihak DKSI 1.5.3. Watermark dibubuhkan diletakan di bagian kiri file, ukuran gambar dengan file 100% atau fit to screen dan opacity 80% atau lebih dari 60% disesuaikan ketajaman teks pada dokumen ilmiah tersebut. 1.6. Dokumen yang telah siap kemudian diungah berdasarkan jenis dokumen ilmiah tersebut. 2. PROSEDUR 2.1. Bagan Alir Prosedur 2.1.1. Prosedur pemindaian dokumen ilmiah 2.1.2. Prosedur pengunggahan dokumen ilmiah 2.2. Rincian Prosedur pemindaian dokumen ilmiah 2.2.1. Tahap penerimaan dokumen ilmiah 2.2.1.1. Dokumen ilmiah diterima dari unit kerja, dosen, pusat penelitian, atau kantor/direktorat di lingkungan Institut. 2.2.1.2. Dokumen dapat diserahkan langsung pihak unit kerja, dosen, pusat penelitian, atau kantor/direktorat di lingkungan Institut, atau dijemput oleh pihak DKSI 2.2.2. Tahap pencatan dokumen ilmiah masuk 2.2.2.1. Dokumen yang masuk dicatat dalam buku catatan penerimaan dokumen ilmiah. 2.2.2.2. Data yang dicatat yaitu: tanggal masuk, unit kerja/dept/fak yang mengirim, jenis karya ilmiah, tanda tangan penerima, tandatangan pengirim, tempat penyimpanan data, dan alamat situs tempat penyimpanan daring. 2.2.2.3. Pengirim dokumen di berikan surat tanda terima dokumen ilmiah, yang berisi: nama pengirim, unit kerja/dept/fak, jenis karya ilmiah, format data yang di kirim (softcopy atau hardcopy), tanggal diterima. 2.2.3. Tahap pengecekan dokumen ilmiah 2.2.3.1. Dokumen yang masuk dicek, apakah berupa karya ilmiah dan hak publikasi milik Institut? Jika iya, maka dokumen dapat dipindai. Namun, jika tidak, dokumen akan dikembalikan atau dalam flowchart selesai diproses.

69 2.2.3.2. Jika dokumen adalah benar hak publikasi milik Institut, maka dilakukan pengecekan ulang, apakah dokumen ilmiah tersebut adalah dokumen yang belum diunggah di media penyimpanan daring? Apabila dokumen ilmiah tersebut sudah tersimpan di media penyimpanan daring (dalam hal ini http://repository.ipb.ac.id) maka dokumen ilmiah tidak akan dipindai, dan selesai diproses. Namun apabila belum, dokumen akan diteruskan pada tahap pemindaian dokumrn ilmiah. 2.2.4. Tahap pemindaian dokumen ilmiah 2.2.4.1. Pemindaian dilakukan dengan menggunakan software Adobe Acrobat. 2.2.4.2. Pada tahap create file pilih alat pemindaian yang telah tersedia, dan pilih format dokumen. 2.2.4.3. Format dokumen adalah image atau gambar, bukan dalam bentuk teks atau OCR. Hal ini bertujuan agar dokumen elektronik tetap sama dengan dokumen asli. 2.2.4.4. Pengaturan warna dan ukuran kertas disesuaikan dengan kondisi fisik dokumen ilmiah yang akan dipindai. 2.2.5. Tahap penyimpanan dokumen ilmiah setelah dikakukan pemindaian 2.2.5.1. File hasil pemindaian dokumen ilmiah diberi nama sesuai dengan ketentuan umum poin (5.2.) 2.2.5.2. Dokumen ilmiah yang telah dipindai tersebut lalu dikelompokan berdasarkan jenis karya ilmiah dalam satu folder. 2.3. Rincian pengunggahan dokumen ilmiah 2.3.1. Tahap pengelompokan dokumen ilmiah 2.3.1.1. Pengelompokan dokumen dilakukan pengecekan ulang, sehingga pengelompokan pada folder-folder yang telah dibuat di poin (6.2.5.2) adalah sama dengan koleksi di media penyimpanan daring. 2.3.2. Tahap pengecekan ulang di media penyimpanan daring 2.3.2.1. Dokumen ilmiah dicek kembali, apakah sudah diunggah sebelumnya atau belum? Jika sudah, dokumen selesai diproses. 2.3.2.2. Tahap ini dilakukan untuk menghindari dokumen diunggah lebih dari satu kali oleh pelaksana berbeda. 2.3.3. Tahap konversi file pemindaian dari bentuk image ke bentuk teks 2.3.3.1. Dokumen yang dipindai dikonversi ke dalam bentuk teks, dapat di ketik ulang atau di konversi dengan menggunakan software tertentu dengan mengutamaan kesamaan isi dokumen ilmiah asli 2.3.3.2. Hasil konversi adalah abstrak atau ringkasan dari dokumen ilmiah 2.3.3.3. Format file hasil konversi adalah *.doc atau *.pdf 2.3.4. Tahap pemotongan dan pembubuhan metadata dan watermark 2.3.4.1. Dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis dipilah dan dipotong menjadi beberapa bagian sesuai dengan ketentuan poin (1.3) 2.3.4.2. Dokumen yang sudah menjadi beberapa bagian dibubuhkan metadata dan watermark sesuai dengan ketentuan poin (1.4) 2.3.5. Tahap pengunggahan dokumen ilmiah 2.3.5.1. Dokumen diunggah ke media penyimpanan daring di alamat situs: http://repository.ipb.ac.id 2.3.5.2. Format file yang diunggah adalah *.doc, *.ppt, *.pdf, *ps, atau format lain yang dibutuhkan

70 2.3.5.3. Data yang ikut dimasukkan saat penggunggahan file adalah nama pengarang, judul artikel, penerbit, tahun terbit, abstrak atau ringkasan jika ada, subjek atau kata kunci, dan data lainnya yang berkaitan dengan dokumen ilmiah yang diunggah 2.3.5.4. Hak akses dokumen ilmiah disesuaikan berdasarkan ketentuan yang ada di institut.

71

Lampiran 4 Prosedur operasional baku infrastruktur IPB INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU INFRASTRUKTUR IPB

Kode

: POB-SJSK-06

Tanggal Berlaku

: 1/01/2011

Nomor Revisi

: 02

1. TUJUAN 1.1. Menetapkan standard infrastruktur jaringan internal Institut Pertanian Bogor 1.2. Menetapkan standard infrastruktur ekstranet dan internet Institut Pertanian Bogor 1.3. Menetapkan standardinfrastruktur Data Center (DC) dan Disaster Recovery Center (DRC) Institut Pertanian Bogor 2. RUANG LINGKUP 2.1. Prosedur operasi baku ini mencakup standard infrastruktur jaringan, interkoneksi dengan internet dan ekstranet, infrastruktur DC dan DRC, serta menetapkan prosedur keadaan darurat 3. DEFINISI 3.1. Core Layeradalah lapisan/bagian pada jaringan yang berperan sebagai jaringan backbone (jaringan utama), lapisan core ini bersifat redundant dengan bandwidth yang lebar. 3.2. Distribution Layeradalah lapisan/bagian pada jaringan yang menghubungkan antara jaringan core (core layer) dengan jaringan akses (access layer). 3.3. Access Layeradalah lapisan/bagian pada jaringan yang berhubungan langsung dengan user. 3.4. Swicth adalah perangkat layer 2 yang berfungsi sebagai konsentrator jaringan. 3.5. Router adalah perangkat layer 3 yang berfungsi untuk menentukan jalur terbaik dan meneruskan paket data antar jaringan. 3.6. Autonomous System(ASN) adalah cluster jaringan yang bersifat mandiri yang dikelola oleh otoritastunggal; 3.7. AS Numberadalah nomor yang diberikan oleh regulator IP sebagai identitas sebuah Autonomous System 3.8. Routing adalah proses pemetaan jaringan (network address) 3.9. Routing Protocol adalah protocol yang digunakan untuk melakukan routing secara dinamis. 3.10. Interior Gateway Protocol (IGP) adalahprotocol routing yang digunakan untuk keperluan routing dalam internal AS. Contoh: RIP, EIGRP, OSPF, IS-IS 3.11. Exterior Gateway Protocol (EGP) adalah protocol routing yang digunakan untuk menghubungkan peta routing antar AS. Contoh: BGP 3.12. Data Center (DC)adalah pusat repository layanan IT dan data institusi 3.13. Disaster Recovery Center(DRC)adalah pusat backup data center institusi

72 4. KETENTUAN UMUM 4.1. Ketentuan Infrastruktur Jaringan IPB 4.1.1. Jaringan IPB terdiri dari jaringan core (core layer), jaringan distribusi (distribution layer), dan jaringan akses (access layer) 4.1.2. Jaringan core IPB dibangun mengunakan media fiber optic, dengan topologi bersifat redundant, dan bandwidth minimal sebesar 1GB, serta memenuhi kriteria berikut: a. Menyediakan layanan uptime 100%; b. Memfasilitasi pertumbuhan jaringan; c. Menggunakan perangkat multilayer switch; d. Berkecepatan tinggi karena digunakan sebagai agregat link; e. Full routing dengan scale-well routing; f. Perangkat terdiri atas swicth layer 3 atau router untuk far site 4.1.3. Jaringan distribusi IPB merupakan jaringan yang menghubungkan antara jaringan core IPB dengan jaringan akses IPB, dengan kriteria sebagai berikut: a. Penerapan kebijakan traffics filtering dan access control; b. Routing antar VLAN pada lapisan akses; c. Perangkat terdiri atas swicth layer 3 4.1.4. Jaringan akses IPB merupakan jaringan yang berhubungan langsung dengan user (civitas IPB), dengan kriteria sebagai berikut a. Memberikan layanan koneksi user; b. Pembagian VLAN; c. Perangkat terdiri dari perangkat layer 2 dan layer 1 4.1.5. Antara jaringan internal (inside) dan jaringan eksternal (outside) dibatasi oleh border router dan firewall 4.2. Ketentuan Interkoneksi Jaringan IPB dengan Internet dan Ekstranet. 4.2.1. Jaringan eksternal IPB dibagi menjadi dua bagian yaitu internet dan ekstranet. 4.2.2. Jaringan internet IPB merupaka jaringan global yang dapat diakses oleh publik secara luas, jaringan internet IPB terdiri dari internet international (IX) dan internet domestik (IIX). 4.2.3. Jaringan ekstranet IPB merupakan jaringan yang menghubungkan IPB dengan pihak external melalui wadah kerjasama (MoU). Misalkan jaringan Inherent dan jaringan perbankan. 4.2.4. Interkoneksi IPB dengan Internet menggunakan metode full routing dengan routing protokol BGP. 4.2.5. Interkoneksi IPB dengan ekstranet menggunakan metode routing static atau dinamis. 4.2.6. Interkoneksi IPB dengan jaringan eksternal melalui perangkat router (layer 3 device). 4.2.7. Routing policy (routing filter) harus selalu diterapkan pada setiap interkoneksi IPB dengan jaringan eksternal. 4.3. Ketentuan Infrastruktur Data Center dan DR-Data Center 4.3.1. Data center IPB adalah server farm yang merupakan pusat repository layanan IT dan data institusi Institut Pertanian Bogor 4.3.2. DR-Data Center IPB adalah server farm yang merupakan sistem backup dari Data Center

73 4.3.3. Data center IPBdibagi dalam dua bagian dilihat dari sisi otorisasi data yaitu data center internal dan data center external (public access). Layanan informasi yang bersifat public seperti web service, mail service, dns service diletakan dalam data center external (DMZ area: demilitarized zone). Sedangkan data-data yang terkait proses bisnis (non-publics access) diletakan dalam data center internal (inside area). 4.3.4. Perangkat server pada Data Center dan DR-Center adalah perangkat dengan spesifikasi yang sesuai dengan kapasitas layanan yang dibutuhkan. 4.3.5. Load balancer dan failover merupakan metode yang digunakan pada Data Center IPB untuk meningkatkan kapasistas dan reliabilitas layanan. 4.3.6. Virtualisasi merupakan metode yang digunakan pada Data Center IPB untuk meningkatkan efisiensi sumber daya khususnya hardware. 4.3.7. Standard sistem operasi jaringan (NOS) dan aplikasi jaringan sebagai berikut: No. Layanan Aplikasi Sistem Operasi 1 Domain Name System bind Linux 2 Web Server apache Linux 3 Database (web app) mysql Linux 4 Database (institution Microsoft SQL Windows data) 5 Directory Service OpenLDAP Linux 6 Mail Service Postfix, Davecot, Cyrus, Linux Squirellmail, zimbra 7 Proxy Squid Linux 8 Load Balancer Haproxy Linux 9 Media Streaming Red5, Bigbluebutton Linux 10 Voice over IP Asterisk, Trixbox Linux 11 Radius Freeradius Linux 12 DHCP dhcp Linux, Windows 13 NAS ftp,sftp,nfs,rsync FreeNAS 14 Elearning Moodle Linux 15 E-Journal OJS Linux 16 Repository Ilmiah Dspace Linux 17 Blog Wordpress Linux 18 NMS Cacti, Nagios, PRTG, Linux, Windows CAN,NTOP 19 Data Logger AWSTAT, NTOP Linux

5. PROSEDUR 5.1. Prosedur Perluasan Jaringan 5.1.1. Perluasan pada Jaringan Core a. Perluasan jaringan core merupakan wewenang dari Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. b. Perluasan /peningkatan kapasitas jaringan core harus selalu dikaji dengan melihat kondisi existing seperti beban jaringan (load), topologi, redundancy, dll.

74 c. Perangkat jaringan pada jaringan core merupakan swicth layer 3 dengan kelas core swicth. d. Perluasan jaringan core dimulai dengan membuat usulan proposal pengembangan jaringan oleh Sub Direktorat Jaringan dan Strategi Komunikasi, yang dilengkapi dengan latar belakang, rasionalitas dan design. e. Usulan diajukan kepada Direktur Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. Jika usulan disetujui maka diajukan kepada Direktorat Perencanaan dan Pengembangan Institusi. 5.1.2. Perluasan Jaringan Distribusi a. Perluasan jaringan distribusi merupakan wewenang dari Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi. b. Perluasan /peningkatan kapasitas jaringan distribusi harus selalu dikaji dengan melihat kondisi existing seperti beban jaringan (load), topologi, redundancy, dll. c. Perangkat jaringan pada jaringan core merupakan swicth layer 3 dengan kelas distribution swicth. d. Perluasan jaringan distribusi dimulai dengan membuat usulan proposal pengembangan jaringan oleh Sub Direktorat Jaringan dan Strategi Komunikasi, yang dilengkapi dengan latar belakang, rasionalitas dan design. e. Usulan diajukan kepada Direktur Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, jika usulan disetujui maka diajukan kepada Direktorat Perencanaan dan Pengembangan IPB. 5.1.3. Perluasan Jaringan Akses a. Perluasan jaringan akses merupakan wewenang dari Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) dan dapat dilakukan oleh user sepengetahuan DKSI. b. User mengajukan permohonan perluasan jaringan akses kepada Direktur DKSI. c. Direktur DKSI mendisposisikanya ke Sub Direktorat Jaringan dan Strategi Komunikasi untuk dilakukan survey untuk menentukan jenis media dan perangkat yang diperlukan dan sekaligus dihitung perkiraan biayanya. d. Hasil survey disampaikan pada user dan jika diperlukan ditembuskan pada Direktorat Fasilitas dan Properti IPB e. DKSI menalokasikan port serta IP address untuk segmen jaringan akses yang baru. 5.2. Prosedur Pengadaan Server a. Pengadaan server di IPB dikoordinasikan oleh Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI). b. User mengajukan permohonan penambahan server (atau layanan TI) ke Direktur DKSI atau DKSI menyusun rencana pengembangan c. Direktur DKSI mendisposisikanya ke SubDirektorat Jaringan dan Strategi Komunikasi untuk dilakukan analisa terkait dengan scope layanan dan kebutuhan kapasistas server (capacity planning). d. Sub Direktorat Jaringan dan Strategi Komunikasi menentukan spesifikasi server berdasarkan kebutuhan, skalabilitas dan pertimbangan teknologi terbaru. e. DKSI mengajukan pengadaan server melalui RKA DKSI (DM atau DIPA) atau melalui RKA IPB (melalui Direktorat Faspro)

75 Bagan Alir Perluasan Jaringan

Mulai

Tidak

Pengajuan surat permohonan perluasan jaringan

Keputusan pemasangan dan penugasan pelaksanaan

Ya Survey

Persetujuan Terhadap hasil survey oleh user /Faspro

Pelaksanaan pemasangan jaringan internet Selesai

76 Lampiran 5 Tampilan halaman muka IPB Scientific Repository Alamat website: http://repository.ipb.ac.id/

77 Lampiran 6 Tampilan halaman menu disertasi

78

Lampiran 7 Tampilan hasil penelusuran pada IPB Scientific Repository

79 Lampiran 8 Hasil wawancara strategi manajemen pengetahuan di IPB Pertanyaan tentang strategi bisnis 1. Menurut anda apa tipe bisnis pada unit anda?

2. Berapa banyak materi yang sudah lama, seperti data proyek yang lama, dokumen yang sedang digunakan dan proyek arsip, apakah anda menggunaka n sebagai bagian dari proyek yang baru 3. Bagaimana model pembiayaan yang digunakan untuk produk perusahaan/u nit anda dan layanannya? 4. Apa margin keuntungan khas perusahaan Anda? 5. Bagaima na cara terbaik Anda bisa

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) Menyediakan √ kualitas yang tinggi, dapat diandalkan, cepat, dan berbiaya murah Dokumen √ yang lama digunakan kembali untuk membuat yang baru. Untuk memberikan produk atau jasa yang baru tidak perlu dimulai dari awal lagi.

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √dan Tidak = x) Menyediaka x n kreatifitas, dan layanan yang disesuaikan dengan produk Setiap x masalah sifatnya unik. Solusi yang kreatif sangat sering dibutuhkan.

Kompetisi berdasarkan harga

√

Harga berbasis keahlian: harga tinggi tidak merugikan bisnis

x

Margin keuntungan yang sangat rendah

√

Margin keuntungan sangat tinggi

x

IT adalah memungkink an segala

x

Karyawan mendapat penghargaan

√

80 Pertanyaan tentang strategi bisnis menggambarka n peran yang dimainkannya IT dalam proses kerja perusahaan Anda?

6. Seperti apa struktur penghargaan di unit anda?

7. Bagaimana pengetahuan dipertukarka n dan ditransfer?

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) sesuatu; tujuannya adalah untuk menghubung kan orang dalam perusahaan dengan kodifikasi pengetahuan (seperti laporan, dokumentasi, kode, dll) yang dapat digunakan kembali Karyawan √ dihargai untuk menggunaka n dan berkontribusi ke database .

Karyawan mengacu pada dokumen atau praktik terbaik database yang disimpan,

√

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √dan Tidak = x) untuk langsung berbagi pengetahuan dengan rekan-rekan dan membantu rekan-rekan di lokasi / kantor lainnya dengan masalah mereka

Karyawan mendapat penghargaan untuk langsung berbagi pengetahuan dengan rekan-rekan dan membantu rekan-rekan di lokasi / kantor lainnya dengan masalah mereka. Pengetahuan ditransfer dari orang ke orang; jaringan antar perusahaan ditingkatkan untuk

x

x

81 Pertanyaan tentang strategi bisnis

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) didistribusika n dan kodifikasi pengetahuan yang dikumpulkan.

8. Di mana skala ekonomi perusahaan anda?

Perekonomia n berada pada skala penggunaan kembali secara efektif pengetahuan dan pengalaman yang ada dan menggunaka nnya untuk memecahkan masalah baru dan proyekproyek baru.

√

9. Bagaimana bentuk struktur tim di unit anda?

Tim besar, lebih banyak karyawan junior, manajer proyek memimpin mereka.

√

Persentase

89%

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √dan Tidak = x) mendukung berbagi pengetahuan tacit, wawasan, pengalaman, dan intuisi Perekonomi x an ditentukan oleh ketersediaan orang yang ahli di perusahaan/ unit. Orang yang memiliki keahlian spesialisasi di berbagai bidang sangat diperlukan. Karyawan x junior jumlahnya sedikit

11%

82

Lampiran 9 Hasil wawancara strategi manajemen pengetahuan di ITD Pertanyaan tentang strategi bisnis 1. Menurut anda apa tipe bisnis pada unit anda?

2. Berapa banyak materi yang sudah lama, seperti data proyek yang lama, dokumen yang sedang digunakan dan proyek arsip, apakah anda menggunaka n sebagai bagian dari proyek yang baru 3. Bagaimana model pembiayaan yang digunakan untuk produk perusahaan/u nit anda dan layanannya? 4. Apa margin keuntungan khas perusahaan Anda? 5. Bagaimana cara terbaik

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) Menyediakan x kualitas yang tinggi, dapat diandalkan, cepat, dan berbiaya murah Dokumen √ yang lama digunakan kembali untuk membuat yang baru. Untuk memberikan produk atau jasa yang baru tidak perlu dimulai dari awal lagi.

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) Menyediaka √ n kreatifitas, dan layanan yang disesuaikan dengan produk Setiap x masalah sifatnya unik. Solusi yang kreatif sangat sering dibutuhkan.

Kompetisi berdasarkan harga

x

Harga berbasis keahlian: harga tinggi tidak merugikan bisnis

√

Margin keuntungan yang sangat rendah

√

Margin keuntungan sangat tinggi

x

IT adalah memungkink

√

Karyawan mendapat

x

83 Pertanyaan tentang strategi bisnis

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) an segala Anda bisa menggambark sesuatu; an peran yang tujuannya adalah untuk dimainkannya menghubung IT dalam kan orang proses kerja dalam perusahaan perusahaan dengan Anda? kodifikasi pengetahuan (seperti laporan, dokumentasi, kode, dll) yang dapat digunakan kembali Karyawan √ 6. Seperti apa dihargai struktur penghargaan untuk menggunaka di unit anda? n dan berkontribusi ke database .

7. Bagaimana pengetahuan dipertukarka n dan ditransfer?

Karyawan mengacu pada dokumen atau praktik terbaik database yang

√

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) penghargaan untuk langsung berbagi pengetahuan dengan rekan-rekan dan membantu rekan-rekan di lokasi / kantor lainnya dengan masalah mereka

Karyawan mendapat penghargaan untuk langsung berbagi pengetahuan dengan rekan-rekan dan membantu rekan-rekan di lokasi / kantor lainnya dengan masalah mereka. Pengetahuan ditransfer dari orang ke orang; jaringan antar perusahaan ditingkatkan

x

x

84 Pertanyaan tentang strategi bisnis

Kodifikasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) disimpan, didistribusika n dan kodifikasi pengetahuan yang dikumpulkan.

8. Di mana skala ekonomi perusahaan anda?

Perekonomia n berada pada skala penggunaan kembali secara efektif pengetahuan dan pengalaman yang ada dan menggunaka nnya untuk memecahkan masalah baru dan proyekproyek baru.

√

9. Bagaimana bentuk struktur tim di unit anda?

Tim besar, lebih banyak karyawan junior, manajer proyek memimpin mereka.

√

Persentase

78%

Personalisasi Kondisi unit Jawaban kerja (Ya = √ dan Tidak = x) untuk mendukung berbagi pengetahuan tacit, wawasan, pengalaman, dan intuisi Perekonomi x an ditentukan oleh ketersediaan orang yang ahli di perusahaan/ unit. Orang yang memiliki keahlian spesialisasi di berbagai bidang sangat diperlukan. Karyawan x junior jumlahnya sedikit

22%

85 Lampiran 10 Contoh kuesioner perbandingan berpasangan Kuesioner untuk Menentukan Bobot Elemen dalam Membangun Repositori Institusi Biodata Responden: 1. Nama 2. Jenis Kelamin 3. NIP 4. Jabatan/Pekerjaan 5. Kompetensi

: : : : :

Mohon kesediaan Bapak/Ibu membandingkan tingkat kepentingan untuk setiap elemen dalam membangun repositori institusi (RI). Mohon lingkari salah 1 angka pada tiap baris di bawah ini menggunakan skala dengan intensitas kepentingan sebagai berikut: 1 = Kedua elemen sama pentingnya. 3 = Elemen yang 1 sedikit lebih penting daripada yang lain. 5 = Elemen yang 1 lebih penting daripada yang lainnya. 7 = Elemen yang 1 jelas lebih mutlak penting daripada yang lainnya. 9 = Elemen yang 1 mutlak penting daripada elemen lainnya 2,4,6,8 = Nilai-nilai antara 2 nilai pertimbangan yang berdekatan, nilai ini diberikan bila ada kompromi di antara 2 pilihan. No

Elemen Repositori Institusi

1

Infrastruktur

2 3 4

Infrastruktur Infrastruktur Infrastruktur

5

Sumber daya manusia Sumber daya manusia

6 7 8 9

Sumber daya manusia Anggaran Anggaran

10

Aturan /SOP

Skala

Elemen Repositori Institusi

9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sumber daya manusia 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Anggaran 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aturan/SOP 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konten repositori 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Anggaran 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aturan/SOP 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konten repositori 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Aturan/SOP 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konten/reposi tori 9 8 7 6 5 4 3 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konten Repositori

86

Keterangan terkait elemen-elemen repositori institusi disajikan pada tabel berikut: Kata Penjelasan Infrastruktur Terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan Sumber daya manusia Programer, staf jaringan, pengelola repositori, dan administrator repositori Anggaran Anggarn untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan pendigitalisasian dokumen Aturan/SOP SOP alih media, SOP penanganan dokumen digital dan aturan yang mendukung repositori institusi Konten Konten repositori institusi diantaranya adalah tesis, disertasi, orasi guru besar, bahan ajar. Terima kasih atas kesediaan Bapak/Ibu dalam pengisian kuesioner ini.

87 Lampiran 11 Perbandingan berpasangan alternatif (validasi pakar) a. Pakar 1 Kriteria Infrastruktur Infrastruktur 1.00 SDM 1.00 Anggaran 5.00 Aturan/SOP 0.50 Konten 6.00

SDM 1.00 1.00 5.00 0.33 5.00

Anggaran Aturan/SOP 0.20 2.00 0.20 3.00 1.00 7.00 0.14 1.00 2.00 5.00

Infrastruktur SDM Anggaran Aturan/SOP Konten Total 5.00 4.49 1.22 9.23 1.03 20.98 5.70 4.99 1.43 10.40 1.27 23.79 21.50 19.81 5.00 41.50 4.23 92.04 3.24 2.87 0.85 4.99 0.62 12.58 29.50 27.65 6.91 51.00 5.00 120.06 269.45

Konten 0.17 0.20 0.50 0.20 1.00

VJT/WSV VK/CV b. Pakar 2 0.4021 5.1645 0.4636 5.2524 1.7219 5.0407 0.2527 5.4114 2.2707 5.0961 LAMBDA 5.1930 CI 0.0483 CR 0.0431 4.31% Konsisten Kriteria Infrastruktur SDM Infrastruktur 1.00 0.33 SDM 3.00 1.00 Anggaran 0.33 0.20 Aturan/SOP 5.00 3.00 Konten 0.20 0.14

Eigen 0.0779 0.0883 0.3416 0.0467 0.4456 1.0000

Anggaran Aturan/SOP Konten 3.00 0.20 5.00 5.00 0.33 7.00 1.00 0.14 3.00 7.00 1.00 9.00 0.33 0.11 1.00

Hasil Perpangkatan Infrastruktur SDM Anggaran Aturan/SOP 5.00 2.58 10.73 1.50 10.73 5.00 23.67 2.76 2.58 1.37 5.00 0.75 23.13 10.35 47.00 5.00 1.50 0.75 2.76 0.36

Konten 23.13 47.00 10.35 85.00 5.00

Total 42.94 89.16 20.05 170.49 10.36 333.01

Eigen 0.1290 0.2677 0.0602 0.5120 0.0311 1.0000

88

VJT 0.6569 1.3442 0.3233 2.6616 0.1721 LAMBDA CI CR

VK 5.0938 5.0206 5.3678 5.1988 5.5305 5.2423 0.0606 0.0541 5.41% Konsisten

c. Pakar 3 Kriteria Infrastruktur SDM Anggaran Aturan/SOP Konten

Infrastruktur 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Hasil Perpangkatan Infrastruktur SDM 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00

VJT 1.0000 1.0000 1.0000 1.0000 1.0000 LAMBDA CI CR

VK 5.0000 5.0000 5.0000 5.0000 5.0000 5.0000 0.0000 0.0000 0.00% Konsisten

SDM 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Anggaran 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00

Anggaran 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Aturan/SOP 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00

Aturan/SOP 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Konten 5.00 5.00 5.00 5.00 5.00

Total 25.00 25.00 25.00 25.00 25.00 125.00

Konten 1.00 1.00 1.00 1.00 1.00

Eigen 0.2000 0.2000 0.2000 0.2000 0.2000 1.0000

89 d. Pakar 4 Kriteria Infrastruktur SDM Anggaran Aturan/SOP Infrastruktur 1.00 3.00 4.00 6.00 SDM 0.33 1.00 3.00 4.00 Anggaran 0.25 0.33 1.00 3.00 Aturan/SOP 0.17 0.25 0.33 1.00 Konten 0.20 0.50 4.00 5.00

Konten 5.00 2.00 0.25 0.20 1.00

Hasil Perpangkatan Infrastruktur SDM Anggaran Aturan/SOP Konten Total Eigen 5.00 11.33 39.00 61.00 18.20 134.53 0.4863 2.48 5.00 16.67 29.00 7.22 60.37 0.2182 1.16 2.29 5.00 10.08 3.02 21.55 0.0779 0.54 1.21 2.88 5.00 1.82 11.45 0.0414 2.40 4.18 11.97 25.20 5.00 48.75 0.1762 276.65 1.0000 VJT/WSV VK/CV 2.5819 5.3095 1.1320 5.1879 0.4404 5.6535 0.2382 5.7548 0.9012 5.1140 LAMBDA 5.4039 CI 0.1010 CR 0.0902 9.02% Konsisten

90

91

RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Merbau Selatan pada tanggal 8 Maret 1976 dari Ayah Bisman Lumban Gaol dan Ibu Laosma Hutagalung. Penulis merupakan anak ke-3 dari 6 bersaudara. Pada tahun 1995 penulis menyelesaikan studi di SMUN 2 Rantau Prapat. Selanjutnya pada tahun yang sama penulis kuliah di Universitas Sumatera Utara mengambil jurusan Hama dan Penyakit Tumbuhan. Penulis menikah dan dikaruniai seorang putra. Pada bulan September tahun 2001, penulis diterima bekerja di Politeknik Informatika Del pada unit Perpustakaan. Selanjutnya penulis memperoleh beasiswa studi lanjut S2 dari Yayasan Del tahun 2013. Pada bulan Oktober 2013 penulis memulai perkuliahan pada Sekolah Pascasarjana IPB pada Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan (MTP).