PENGELOLAAN JURNAL ELEKTRONIK PADA PERPUSTAKAAN BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (SIP)
Oleh FAUZIAH NIM: 1110025000013
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H/2014 M
ABSTRAK Fauziah Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) Penelitian Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) ada tiga variable yaitu : kebijakan, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala pada perpustakaan tersebut. Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan informan yang berjumlah tiga orang yaitu Kepala Perpustakaan, Kepala Bagian Sub Bidang Otomasi, dan Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Hasil penelitian adalah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik yaitu: kebijakan penghimpunan karya cetak dan karya rekam, kebijakan penerbitan jurnal elektronik di BPPT, kebijakan akses jurnal. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT sudah open access dan mengunakan EPubic System adalah open journal system. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dapat dilakukan oleh penulis dan pustakawan. Kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah jurnal dari unit kerja dan perekayasa belum diserahkan ke perpustakaan BPPT, serta kurangnya SDM untuk alih media. Kata Kunci : Pengelolaan Jurnal, Jurnal elektronik
v
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya, dan tak lupa pula penulis panjatkan kepada junjungan kita, Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari zaman kegelapan menuju zaman terang benderang seperti saat ini. Alhamdulilah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT)”, sebagai salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan studi sarjana (SI) pada Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Penulis menyadari penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan, karena keterbatasan referensi yang digunakan. Penulisan harapkan saran dan kritik yang membangun bagi penulis untuk kesempurnaan skripsi ini. Tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini, diantaranya : 1.
Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2.
Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan FAH UIN Jakarta.
vi
3.
Bapak
Mukmin
Suprayogi,
M.Si,
selaku
Sekretaris
Jurusan
Ilmu
Perpustakaan FAH UIN Jakarta dan pembimbing dosen Pembimbing yang telah membantu penulis dalam menyusun skripsi dan telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahannya, serta telah meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dalam membantu penulis menyelesaikan skripsi ini. 4.
Segenap Bapak/Ibu dosen Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan penulis banyak ilmu dan pengetahuan yang tidak terhingga.
5.
Dra. Lucyana Habibie, MM selaku Kepala Bidang Perpustakaan periode Mei 2014,
Ramatun
Anggraini
Kiemas,
S.Sos,
selaku
Kepala
Bidang
Perpustakaan, Suci Wulandari, SSos selaku Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka,
Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM selaku
Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka 6.
Kedua orangtua penulis Ibu dan Bapak, yang tidak pernah lelah memberikan bimbingan dan nasihat kepada penulis untuk tetap semangat menyusun skripsi ini.
7.
Kakak, adik, sepupuku yang membantu dalam skripsi hingga akhir.
8.
Teman seperjuangan yang selalu memberikan informasi dan semangat untuk menyelesaikan skripsi ini yaitu Vivi Alfiah, Heni Suhaeni, Rahayu Oktaviani, Husnul Khotimah, Dara Rahmita Dewi, Rinda Ayunda dan teman-teman yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang telah membantu dan menemani penulis selama kuliah.
9.
Teman-teman Ilmu Perpustakaan angkatan 2010 yang telah memberikan semangatnya kepada penulis.
vii
Penulis tidak dapat membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis, semoga Allah SWT dapat membalas dengan pahala dan ridha yang melimpah amin. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat. Amin. Jakarta, 27 Juni 2014 Penulis
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .........................................................................................
i
LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................
ii
LEMBAR PENGESAHAN PANITIAN UJIAN ........................................... iii LEMBAR PERNYATAAN .............................................................................. iv ABSTRAK .........................................................................................................
v
KATA PENGANTAR ...................................................................................... vi DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiii BAB 1
PENDAHULUAN A. Latar Belakang .....................................................................
1
B. Batasan dan Rumusan Masalah ............................................
5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................
5
D. Metode Penelitian .................................................................
6
1. Jenis Penelitian ...............................................................
6
2. Sumber Data ...................................................................
7
3. Informan..........................................................................
7
4. Teknik Pengumpulan Data .............................................
7
5. Teknik Analisa Data .........................................................
9
E. Definisi Istilah………………………………………………
9
F. Sistematika Penulisan .......................................................... 10
ix
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus .................................. 12 2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus...................... 13 B. Kebijakan ............................................................................ 15 C. Pengelolaan jurnal elektronik 1. Pengertian Pengelolaan…………...….………………… 16 2. Pengertian jurnal elektronik……………………………..17 3. Konseptual Jurnal Elektronik ........................................ 19 4. Jurnal Akses terbuka (Open Acceess Journal)............... 23 5. E-Public System ............................................................. 29 D. Penelitian Relevan .............................................................. 31
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT) A. Sejarah Singkat ..................................................................... 34 B. Visi dan Misi ........................................................................ 35 C. Struktur Organisasi ............................................................... 36 D. Kegiatan Perpustakaan ......................................................... 37
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Tahapan Penelitian .............................................................. 46 B. Hasil Penelitian .................................................................... 47 C. Pembahasan ......................................................................... 67
x
BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan .......................................................................... 76 B. Saran. ................................................................................... 77
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 79 LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
xi
DAFTAR TABEL
1.
Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Perpustakaan BPPT.................. 36
2.
Tabel 2 Kriteria Informan............................................................................ 46
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Transkip Wawancara Lampiran 2: Lembar Pengajuan Proposal Skripsi Lampiran 3: Surat Tugas Dosen Pembimbing Lampiran 4: Lembar Surat Pergantian Judul Lampiran 5: Lembar Izin Penelitian Lampiran 6: Unit Kerja Lampiran 7 : Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Lampiran 8: Tahapan Pengelolaan Jurnal Elektronik Lampiran 9: Foto-Foto Lampiran 10 : Daftar Riwayat Hidup
xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Saat ini masyarakat menganggap informasi telah menjadi hal yang sangat penting untuk digunakan dalam kehidupan masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari informasi terus berkembang mengikuti perkembangan zaman yang semakin dinamis. Dalam kehidupan bermasyarakat, informasi berguna untuk mengambil keputusan. Suatu keputusan yang tidak didukung oleh informasi yang cukup biasanya kurang akurat dan sering tidak dapat memberikan hasil yang memuaskan.
Informasi adalah sesuatu yang
mempengaruhi atau mengubah status pikiran. Dalam jasa informasi, informasi yang paling sering disampaikan melalui media teks, dokumen atau rekaman, artinya apa yang mungkin dipahami seseorang yang berasal dari sebuah teks atau dokumen.1 Perpustakaan dalam ruang lingkup dunia pekerjaan sampai saat ini masih memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan penelitian dan pekerjaan di dalam lingkungan yang berada di sekitar perpustakaan tersebut. Salah satu jenis perpustakaan yang memiliki hasil-hasil karya ilmiah yang dihasilkan dari para peneliti adalah perpustakaan khusus. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, 1
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010),
h. 1.35.
1
2
perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi.2 Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran
(departemen),
lembaga
penelitian,
dan
lembaga-lembaga
pemerintahannya.3 Perpustakaan khusus yang terdapat di lembaga penelitian dan pengembangan berfungsi mengumpulkan dan menyajikan semua bahan pustaka dalam satu subjek atau lebih untuk menunjang penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh badan induk. Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi selanjutnya disebut BPPT merupakan salah satu dari perpustakaan khusus. Karya cetak dan karya rekam yang sudah diterima oleh perpustakaan BPPT dicatat, diolah, disimpan, didayagunakan, dan
dilestarikan
sesuai
dengan
ketentuan
pengelolaan karya cetak dan karya rekam. Koleksi yang terdapat dalam perpustakaan BPPT ada yang dalam bentuk
grafis dan elektronik. Pengadaan perpustakaan dilakukan sesuai
dengan kebutuhan pemustaka yang berada di lingkungan perpustakaan tersebut. Diantara koleksi yang dimiliki perpustakaan BPPT terdapat koleksi yang disebut dengan koleksi intern (local content). Koleksi intern (local content) adalah hasil karya staf atau karyawan BPPT sendiri yang dihimpun, diolah dan disimpan pada satu tempat tersendiri di perpustakaan BPPT. Koleksi yang termasuk ke dalam koleksi intern (local content) dalam perpustakaan BPPT adalah jurnal elektronik, skripsi, laporan karya ilmiah dan laporan penelitian lainnya. 2
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h. 1. 3. 3 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.
3
Jurnal elektronik, sering juga disebut penerbitan elektronik, adalah jurnal yang dibuat, diterbitkan dan didistribusikan melalui jaringan elektronik seperti internet. Jurnal elektronik tersedia dalam format elektronik, akan tetapi penerbit dapat juga menyediakannya dalam versi cetak.4 Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT dilakukan oleh dua orang yang diantaranya satu dari bagian Sub Bidang Sistem Otomasi Kepustakaan dan satu dari bagian Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka. Pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT mencakup tidak hanya jurnal yang berasal dari hasil karya pegawai BPPT saja, tetapi juga jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal berisi hasil karya pegawai BPPT, akan di unggah baik cover, abstrak dan artikel bisa di unduh secara fulltext. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi lain hanya sebatas unggah cover dan data bibliografi jurnal saja, jadi jika ingin mendapatkan informasi yang ada di dalam jurnal yang diinginkan maka harus datang ke perpustakaan BPPT, karena perpustakaan tidak menerima soft copy jurnal dari instansi lain, hal itu terjadi dikarenakan softcopy hanya ada pada pemilik jurnal tersebut dan perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal dalam bentuk tercetak. Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT menggunakan panduan penggunaan jurnal elektronik BPPT : modul 2 editor, pedoman penggunaan jurnal elektronik BPPT : pustakawan, dan panduan penggunaan jurnal elektronik BPPT untuk penulis.
4
Ekawati Marlina, “Jurnal Elektronik : Keuntungan dan Kerugiannya,” diakses pada tanggal 20 April 2014 dari http://www.pdii.lipi.go.id/read/2012/12/30/jurnal-elektronikkeuntungan-dan-kerugiannya.html
4
Perpustakaan BPPT sebagai pusat deposit untuk karya cetak dan karya rekam akan
mencatat, mengolah, menyimpan, mendayagunakan, dan
melestarikan sesuai dengan ketentuan pengelolaan karya cetak dan karya rekam. Perpustakaan BPPT memiliki kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik antara lain belum menerima seluruh hasil penelitian dari para perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada di perpustakaan BPPT, baik hard copy maupun soft copy. Selain itu juga memiliki kendala SDM dalam Sub Bidang Otomasi. Hal ini dikarenakan belum adanya kesadaran dari para perekayasa dan unit kerja untuk memberikan hasil penelitiannya baik tercetak maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT. Pegawai perpustakaan seringkali mendatangi para perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada di lingkungan BPPT, agar memberikan hasil penelitiannya baik tercetak maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT, sesuai dengan pemerintah telah menertbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam yang telah dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan UndangUndang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.5 Berdasarkan Undang-Undang tersebut maka kebijakan tertulis yang ada di perpustakaan BPPT adalah Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi Nomor 116 Tahun 2013 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerpaan Teknologi (BPPT) yang di tanda tangani oleh Marzan Aziz 5
Supriyanto, Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawanan (Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia Pengurus DKI Jakarta, 2006) h. 55
5
Iskandar yang menjabat sebagai Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) pada tanggal 29 April 2013. Peraturan tersebut sudah disosialisasikan tetapi belum semua perekayasa dan unit kerja dan unit kerja menjalankan peraturan tersebut. Berdasarkan uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian tentang pengelolaan jurnal elektronik, yang dituangkan ke dalam skripsi berjudul: “Pengelolaan Jurnal Elektronik pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT)”. B. Batasan dan Rumusan Masalah Agar pembahasan pada skripsi ini lebih terarah dan tidak meluas, maka penulis akan memberikan batasan-batasan masalah yang akan diteliti, yakni: kebijakan pengelolaan jurnal elektronik, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik. Untuk
mempermudah
pelaksanaan
penelitian
ini,
penulis
menetapkan rumusan masalah penelitian sebagai berikut: a. Bagaimana kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT? b. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku di lingkungan BPPT? c. Kendala apa saja dalam pengelolaan jurnal elektronik? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
6
1. Untuk mengetahui kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT 2. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku di lingkungan BPPT 3. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik Manfaat yang diharapkan dari peneliti dalam penulisan ini adalah : 1. Memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan khusus. 2. Memberikan kontribusi pemikiran kepada Perpustakaan BPPT untuk meningkatkan pengelolaan jurnal elektronik, khususnya pengelolaan jurnal elektronik 3. Dapat dijadikan bahan evaluasi bagi Perpustakaan BPPT dalam mengembangkan pengelolaan jurnal elektronik.
D. Metode Penulisan 1. Jenis dan Pendekatan Penelitian Metode yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal yang seperti apa adanya.6 Pendekatan penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah pendekatan kualitatif, yakni data yang berbentuk non angka seperti: kalimat-kalimat, foto, atau rekaman suara dan gambar.7
6 7
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60. Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86.
7
2. Sumber Data a. Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari sumbernya. Sumber ini dapat berupa benda-benda, situs, atau manusia.8 Data primer diambil langsung dari hasil wawancara antara peneliti denganpetugas, dan observasi pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT. b. Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen (laporan, karya tulis orang lain, koran, majalah).9 3. Informan Informan adalah orang yang dinilai dapat memberikan informasi tentang situasi dan kondisi penelitian.10 Penentuan informan ditentukan dengan mencari pihak yang memahami objek penelitian. Sedangkan yang menjadi informan berjumlah 3 orang yaitu Kepala Bidang Perpustakaan, Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan. 4. Teknik Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data penelitian disesuaikan dengan fokus dan tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan: a. Observasi (Pengamatan) Pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan
8
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86. Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87. 10 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1989), h.90 9
8
cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki.11 Penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala yang terjadi di perpustakaan BPPT, khususnya pengelolaan jurnal elektronik. b. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interview)
yang memberikan
jawaban
atas
pertanyaan
itu.12
Wawancara dilakukan dengan pihak yang ada kaitannya dengan subjek penelitian ini, yaitu kepada Kepala Bidang Perpustakaan, Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala Sub Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan. c. Kajian kepustakaan Kajian pustaka adalah kegiatan mendalami, mencermati, menelaah, dan mengidentifikasi pengetahuan.13 Kajian pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari dari buku atau pedoman perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang penulis bahas.
11
Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara, 1997), h. 70. 12 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 91. 13 Suharsimi Arikunto, Manajemen Penelitian (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), h.58.
9
5. Teknik Analisis Data Setelah data dipeoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahapan yaitu: a. Reduksi data Reduksi
data
merujuk
pada
proses
pemilihan,
pemfokusan,
penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian “data mentah” yang terjadi dalam catatan-catatan lapangan tertulis.14 b. Penyajian data Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks bersifat naratif. c. Penarikan kesimpulan Kesimpulan (conclusion) adalah suatu pernyataan umum dan yang ingin ditarik dari beberapa kasus, dan menunjukkan pola yang menggambarkan kesimpulan yang berbeda.15 Data yang diperoleh penulis melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka dicatat dengan rinci, dikelompokkan atau dipilih dan difokuskan pada hal penting dengan demikian data yang didapat bisa memberikan gambaran yang jelas. E. Definisi Istilah Pengelolaan adalah suatu bentuk proses pelaksanaan kegiatan kerjasama yang tersusun dengan rapi sesuai dengan prosedur yang dirancang
14 15
Emzir, Analisis Data (Jakarta: Rajawali Pers, 2011) h. 129. Prastya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 106
10
dan diselenggarakan dengan pengawasan dalam rangkaian pekerjaan demi tercapainya tujuan organisasi. Jurnal elektronik adalah jenis terbitan berkala yang berbentuk jurnal dalam bentuk elektonik, yang di dalamnya
memuat artikel-artikel dalam
bidang ilmiah yang merupakan hasil penelitian dari para peneliti di lingkungan BPPT dan artikel-artikel dihasilkan oleh orang yang sesuai dengan keahliannya.
F. Sistematika Penulisan Penulis skripsi membagi menjadi lima bab, adapun urutannya yaitu: BAB I
Pendahuluan Bab ini meliputi latar belakang masalah, batasan dan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, definisi istilah dan sistematika penulisan.
BAB II
Tinjauan Literatur Bab ini memuat tinjauan literatur yang berkaitan dengan masalah yang diteliti yakni, berisi: pengertian perpustakaan khusus, fungsi dan tujuan perpustakaan khusus, kebijakan, pengertian pengelolaan jurnal elektronik, pengelolaan jurnal elektronik, konseptual jurnal elektronik, jurnal akses terbuka (open acceess journal), e-public system, penelitian relevan
BAB III
Gambaran Umum Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Bab ini berisi tentang gambaran umum Badan Pengkajian dan
11
Penelitian Teknologi (BPPT), meliputi: sejarah singkat, visi dan
misi,
struktur
organisasi
perpustakaan,
kegiatan
perpustakaan, organisasi manajemen perpustakaan, kegiatan perpustakaan. BAB IV
Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini memuat temuan tahapan, hasil dan pembahasan tentang kajian Pengelolaan Jurnal elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
BAB V
Penutup Bab ini meliputi kesimpulan dan saran.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.16 Mulyadi Achmad memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai
berikut:
Perpustakaan khusus
adalah perpustakaan
yang
diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus yang di luar lembaga yang telah memuat butir a (perpustakaan umum), b (perpustakaan sekolah), dan (perpustakaan perguruan tinggi). Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga pemerintahannya.17 Sedangkan menurut Standar Nasional Indonesia perpustakaan khusus adalah institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya cetak, dan
16
Arif Surachman, “Pengelolaan Perpustakaan Khusus”, artikel diakses pada 4 Desember 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf 17 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.
12
13
karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan instansi induk yang menaunginya.18 Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada di lembaga pemerintahan atau lembaga swasta, perpustakaan khusus diadakan sebagai sumber pusat informasi bagi lembaga induknya dan maka dapat membantu pekerjaan pegawai dari lembaga tersebut secara profesional berdasarkan sistem yang baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi,misi dan tujuan instansi induk yang menaunginya. 2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus a. Fungsi Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus ini juga sering disebut dengan perpustakaan kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan.19 Fungsi sebuah perpustakaan khusus adalah menyediakan dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi yang menaungi perpustakaan itu.20 Fungsi perpustakaan khusus tidak jauh berbeda dengan jenis perpustakaan lain, yaitu sebagai tempat sirkulasi informasi, pendidikan, pelestarian ilmu pengetahuan dan budaya, pusat dokumentasi dan
18
Standar Nasional Indonesia, Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah, (Jakarta, Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009) 19 Karmidi Martoatmodjo, Manajemen perpustakaan, h. 1.5. 20 Sutarno Ns, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Jakarta, 2003) h. 39.
14
rekreasi.21 Dari beberapa fungsi perpustakaan khusus di atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan khusus adalah sebagai tempat penelitian, pengembangan dan selain itu perpustakaan khusus juga memiliki fungsi untuk menyimpan, mengolah dan untuk melestarikan serta memberikan informasi kepada para pemustaka perpustakaan yang berada di lingkungan perpustakaan tersebut. b. Tujuan Perpustakaan Khusus Tujuan perpustakaan khusus lazimnya sama yaitu membantu tugas badan
induk perpustakaan bernaung.22 Pembagian tugas lebih lanjut dari
masing-masing perpustakaan akan berbeda. Sebagai contoh, perpustakaan industri dan badan komersial bertujuan membantu badan induk menghemat waktu dan uang. Sedangkan tujuan utama dari perpustakaan khusus adalah untuk mendukung tujuan organisasi.23 Tujuan perpustakaan secara umum menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.24
21
Novian, “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus”, artikel diakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37849PerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan%20Rutin%20Di%20Perpustakaan%20 Khusus.html 22 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h. 50. 23 Rachman Hermawan, Etika Kepustakawanan, (Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006), h. 40 24 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: CV. Sagung Seto, Jakarta, 2006), h. 53.
15
Dari beberapa tujuan perpustakaan khusus di atas di atas maka dapat di simpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan khusus adalah membantu tugas badan induk perpustakaan bernaung, untuk mendukung tujuan organisasi serta menghimpun, menyediakan, memelihara, dan melayani pemustaka yang membutuhkan informasi.
B. Kebijakan Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak (tentang pemerintahan, organisasi); pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip, atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran.25 Tidak ada suatu kesepakatan bersama dalam mengartikan apakah itu kebijakan. Montvillof memberikan definisi kebijakan sebagai tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau institusi (micropolicies),
atau
juga
dalam
tingkat
regional,
nasional,
dan
internasional.26 Kebijakan dipelajari dalam ilmu kebijakan (policy science), yaitu ilmu yang berorientasi kepada masalah kontekstual, multi disiplin, dan bersifat normatif, serta dirancang untuk menyoroti masalah fundamental yang sering
25
Kamus Besar Bahasa Indonesia online, diakses pada tanggal 18 Mei 2014 diakses pada http://kbbi.web.id/bijak 26 Danies Widi Rahmanto, “Kebijakan pengembangan koleksi di badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi dki Jakarta,” Skripsi S1 Fakultas ilmu budaya, program studi ilmu perpustakaan, Universitas Indonesia, 2011), h.2.
16
diabaikan, yang muncul ketika warga negara dan penentu kebijakan menyesuaikan
keputusannya
dengan
perubahan-perubahan
sosial
dan
transformasi politik untuk melayani tujuan-tujuan demokrasi (Lasswell, HD dalam Kartodiharjo, 2009).27 Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dari pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau institusi (micropolicies). C. Pengelolaan Journal Elektronik 1. Pengertian Pengelolaan Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pula pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang itulah pengertian yang populer saat ini. Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.28 Menurut Oey Liang Lee Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan
27
Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni dari http://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284 28 Siti Hardyanti Patimah, “Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Di Sekolah Dasar Negeri Se-Kecamatan Nanggulan Kabupaten Kulon Progo”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Yogyakarta, 2012), h. 14.
17
daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.29 Menurut Mary Parker Follet manajemen Adalah sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.30 Gulick dalam Wijayanti mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.31 Berdasarkan
pengertian
di
atas
maka
dapat
disimpulkan
pengelolaan adalah pengaturan suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. 2. Pengertian Jurnal Elektronik Jurnal merupakan terbitan dalam bidang subjek tertentu dan diterbitkan oleh suatu badan/instansi/organisasi tertentu. Biasanya jurnal ini untuk memuat hasil-hasil penelitian (penelitian kecil atau ringkasan
29
Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal 8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsimanajemen/ 30 Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal 8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsimanajemen/ 31 Melisa Nafitri , “Manajemen Sanggar Tari Pesona Nusantara di Kabupaten Lahat Provinsi Sumatera Selatan” (Skripsi S1fakultas Bahasa Dan Seni, 2012), h. 5.
18
penelitian) dari bidang/subjek tertentu, yang dilkukan oleh badan/instansi organisasi tersebut.32 Menurut Tresnawan, jurnal elektronik merupakan terbitan serial seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik yang biasanya terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam bentuk”pdf”). Dalam mengembangkan layanan yang baik, perpustakaan perlu menyediakan jurnal elektronik dalam bentuk online dengan menghubungkan ke jaringan internet yang merupakan sumber informasi dari seluruh dunia. Jurnal elektronik sangat bermanfaat bagi penelusur informasi karena memudahkan pencarian artikel dari satu jurnal atau lebih secara cepat dan tepat.33 Adapun
pengertian
electronic
journal
(e-journal)
dalam
“Dictionary of Information and Library Management” ,2006: 65, adalah “a journal that is transmitted via a computer network”. 34 Maksud dari kalimat tersebut adalah sebuah jurnal yang ditransmisikan melalui jaringan komputer. Sedangkan jurnal elektronik menurut kamus kepustakawanan Indonesia adalah jurnal yang segala aspek (penyiapan, review, penerbitan,
32
Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni dari http://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284 33 Supriyono, Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus Di Perpustakaan Ugm,” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 dari http://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN JURNAL-CETAK-DANELEKTRONI-2.pdf 34 Waluhyo, “Jurnal Elektronik Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan Masyarakat Berbasis Pengetahuan,” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 dari http://untungwaluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuah-fasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakatberbasis-pengetahuan/
19
dan penyebaran) dilakukan secara elektronik.35 Dengan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari jurnal elektronik adalah sebuah jurnal yang ditransmisikan melalui jaringan komputer yang berisi artikel-artikel ilmiah, karya ilmiah yang mempunyai nomor standard dalam bentuk elektronik yang biasanya terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam bentuk “pdf”). 3. Konseptual Jurnal Elektronik Jurnal elektronik merupakan versi elektronik dari suatu jurnal. Jurnal elektronik ini berisikan informasi-informasi digital yang berwujud teks atau gambar.36 Dengan adanya jurnal elektronik maka penerbitan jurnal ilmiah sudah melalui proses elektronik di mana proses pengiriman, penerimaan, review sampai proses terbitnya dilakukan online sehingga memudahkan akses serta menekan biaya penerbitan. Jurnal yang telah terbit secara online kemudian dapat bergabung bersama dengan jurnal online yang lain dalam suatu database sehingga terintegrasi satu sama lain dan dapat mudah diakses teutama dengan topik atau bidang penelitian yang sama. Hal tersebut memudahkan pengguna untuk mengakses jurnal secara bersama-sama.
35
Lasa, Hs, Kamus Kepustakawanan Indonesia (Yogyakarta: Pustaka Book Publisher, 2009), h. 128. 36 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto, 2012), h. 83.
20
Proses penerbitan jurnal elektronik, secara berturut-turut adalah sebagai berikut:37 a. Proses penerbitan b. Pengumuman c. Permintaan naskah d. Pengiriman naskah dari penulis e. Review f. Pemberitahuan hasil review g. Pengiriman perbaikan naskah h. Pengeditan layout i. Pencetakan j. Distribusi Adapun kelebihan yang online journals adalah sebagai berikut :38 1. Kecepatan (speed), artikel dapat segera diletakkan di web tanpa menunggu waktu lama lagi. 2. Penelusurannya mudah (easy searchable) merupakan keuntungan utama dalam format elektronik. 3. Interaktf (interactive), kemudahan dalam mengakses artikel yang langsung dibaca dan juga dicetak (printed) jika dibutuhkan. Artikel dapat dikirim melalui e-mail. 4. Aksesibilitas (accecible), akses melalui internet merupakan salah satu 37
Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto, 2012), h. 82. 38 Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli 2010) h. 68.
21
cara akses yang berbeda dengan jurnal tercetak. Cara tersebut memberikan kemudahan mengakses tanpa memerlukan kehadiran fisik dimana
jurnal-jurnal
elektronik
tersebut
disimpan.
Kemudian
dipandang sebagai pemecah kendala dalam penelitian yang demokratis (breaking down the barriers to democratic research). Disamping itu, beberapa pengguna dapat mengakses jurnal online secara bersamaan. 5. Links, merupakan kaitan antara satu artikel dengan artikel lainnya yang disitir (hypertext format). Fitur links memungkinkan untuk mengetahui artikel yang mensitir artikel yang sedang dibaca tersebut. Selain itu satu judul artikel yang terdapat pada bibliografi satu arikel dapat dibuka kembali sebagai satu rujukan lain yang berbeda. 6. Nilai tambaha (added value), merupakan kelebihan lainnya dari jurnal elektronik pengguna animasi, virtual really dan diagram matematik interaktif (interactive mathematical charts). 7. Mudah (inexpensive). Masalah ini selalu menjadi perdebatan. Menggunakan jurnal elektronik telah mengurangi biaya sebanyak 70% dibandingkan dengan membeli jurnal tercetak. Banyaknya jurnal yang diakses menjadi salah salah satu unsur pemanfaatan. Menggunakan jurnal elektronik menjadi lebih murah dari pada jurnal tercetak. 8. Fleksibilitas (flexibility). Pengguna jurnal elektronik tidak tergantung dengan format, printer atau jaringan distribusi yang selalu melekat dengan jurnal tercetak.
22
Disamping kelebihan-kelebihan jurnal elektronik yang disebutkan di atas, jurnal elektronik juga memiliki beberapa kekurangan sebagai berikut:39 1. Kesulitan membaca layar computer (difficully reading computer screens). Kesulitan ini muncul karena pada saat mengakses jurnal elektronik, pengguna juga pada saat yang sama membuka windows lainnya. Cara ini juga berpengaruh pada proses unduh dari hasil akhir pencarian. 2. Sering tidak memasukkan indeks atau abstrak (often not included in indexing and abstracting services). Pada umumnya artikel yang ada pada jurnal elektronik menyediakan keduanya, tetapi ada juga yang tidak melengkapi salah satunya. 3. Pengarsipan (archiving). Beberapa hal yang berkaitan dengan jurnal elektronik adalah proses penyimpanan data digitalnya. Perpustakaan perlu menetapkan pilihan apakah akan disimpan sebagai koleksi tersendiri pada tempat terpisah tau dibiarkan sesuai dengan kebutuhan pengguna karena bisa diakses kapan saja sepanjang masih dilanggan oleh perpustakaan. 4. Sitasi yang mudah rusak (perishable citation). Perubahan URL menjadikan akses ke jurnal elektronik menjadi terganggu bahkan hilang semuanya. 5. Keasliannya (authenticity). Sumber dan otoritas material secara umum menjadi perhatian pada akses jurnal elektornik. Kredibilitas pembaca 39
Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli 2010) h. 70.
23
jurnal elektronik selalu harus diperhatikan. 6. Mesin pencari mengabaikan file “PDF” (search engine PDF ignore files). Pengguna perlu memperhatikan format dari atikel jurnal elektronik. Format yang tersedia merupakan copy dari versi jurnal tercetak. 4. Jurnal Akses Terbuka (Open access Journal) Open access atau dapat diterjemahkan sebagai akses bebas sebuah fenomena masa kini yang berkaitan dengan dua hal : keberadaan teknologi digital dan akses ke artikel jurnal ilmiah dalam bentuk digital.40 “Open Access Journal” atau jurnal akses terbuka dapat didefinisikan sebagai jurnal dengan teks penuh (full text) yang tersedia dan dapat diakses gratis di web/internet.41 Open Access merupakan sebuah fenomena masa kini yang berkaitan dengan dua hal: keberadaan teknologi digital dan akses jurnal secara digital yang telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses, dan kenyataan inilah yang ikut melahirkan Open Access (disingkat OA), atau lebih tepatnya Gerakan OA (Open Access movement). Secara lebih spesifik, OA merujuk kepada aneka literatur digital yang tersedia secara terpasang (online), gratis (free of charge), dan database dari semua ikatan atau hambatan hak cipta adalah lisensi.42
40
Putu Laxman Pendit, “Perpustakaan Digital dari A sampai Z” (Jakarta: Cita Karyakarsa, 2008), h. 192. 41 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 83. 42 Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan OAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014
24
Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan jurnal akses terbuka adalah jurnal yang memiliki akses terbuka yang jurnalnya berbentuk digital secara full text dapat diakses gratis di web/internet. Dengan “Open Access Journal” maka terdapat ketersediaan jurnal ilmiah secara bebas di internet, pembaca dengan bebas membaca jurnal tersedia, mengunduh dan mencetak jurnal tersebut. Dengan akses terhadap banyak jurnal membuka kesempatan seluasnya kepada negara maju untuk berbagi pengetahuan dengan negara-negara berkembang, demikian juga sebaiknya, selain itu dengan OAJ pengayaan pendidikan dan penelitian dapat dipercepat prosesnya. Dalam “Open Access Journal” peneliti dapat mempublikasikan hasil penelitian mereka dalam jurnal dengan akses terbuka tanpa dikenai biaya. Salah satu kendala dengan adanya “Open Access Journal”, yang masih ada ialah terkait dengan hak cipta. Gerakan akses terbuka adalah upaya global untuk memberikan akses gratis elektronik untuk literatur ilmiah, terutama peer-review jurnal. Berdasarkan kategorinya “Open Access Journal” dapat dibagi sebagai berikut:43 a. Jurnal akses sepenuhnya terbuka. b. Jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida jurnal akses terbuka). c. Jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses tertunda lainnya. darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Se rba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf 43 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 84.
25
d. Jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses terbuka). e. Jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel. Selain itu, OA juga menghilangkan hambatan yang timbul karena perizinan sebagaimana yang ada di dalam setiap karya yang dilindungi hak cipta. Dalam praktiknya, terdapat pula keragamana dalam hal-hal yang dibebaskan. Misalnya, ada penyedia OA yang tidak peduli apakah berkas yang diambil dari tempat mereka akan dipakai untuk tujuan komersial atau tidak. Ada juga penyedia yang melarang karya-karya salinan, sebagian lagi hanya menyediakan karya orisinil. Namun apapun perbedaannya semua penyedia OA sepakat bahwa berkas digital yang mereka miliki harus terbebas dari hambatan harga dan perizinan. Ide tentang OA tidak dapat dilepaskan dari tiga “gerakan” atau kesepakatan yang melibatkan ratusan informasi, yaitu:44 a. Budapest Open Access Intiative (Februari 2002) b. Bethesda Principles (Jumi 2003) c. Berlin Declaration (Oktober 2003) Pada dasarnya OA juga tidak dapat dikatakan bertentangan dengan prinsip hak cipta. Landasan hukum yang digunakan OA biasanya adalah izin resmi yang diberikan (consent) oleh pengarang memiliki hak cipta, atau pernyataan bahwa literatur yang bersangkutan adalah milik umum (public domain). Karena sudah mendapat izin dari pemilik hak cipta, maka
44
Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan OAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014 darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Se rba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf
26
sebuah karya yang berstatus OA juga bekerja dengan prinsip kesukarelaan dari pihak pencipta dan pemegang hak cipta. Fenomena OA juga melihat hak cipta sebagai hak ekslusif dalam memiliki, menerbitkan dan menyebarkan sebuah karya. Hak pada umumnya secara otomatis diberikan dan dipegang oleh pengarang. Keuntungan Open Access Menurut
open
access
Scholary
Information
Sourcebook
(www.openoasis.org) ada beberapa keuntungan dalam penyebaran karya penelitian dalam bentuk akses terbuka terutama bagi penulis atau peneliti, bagi institusi, bagi perpustakaan atau pusat informasi, dan publik/umum, bahkan pelajar.45 a. Bagi penulis/peneliti Keuntungan bagi penulis/peneliti diantaranya meningkatkan vasibilitas, tingkat pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact). b. Bagi institusi penelitian / pendidikan Meningkatkan
visibilitas
dan
ketersediaan
di
web,
meningkatkan dampak dari suatu penelitian, koleksi dengan akses terbuka yang dikemas di dalam repositori akan membentuk arsip penelitian yang lengkap dari sebuah institusi dengan bentuk yang mudah diakses, menyediakan sarana bagi institusi untuk mengelola program penelitian dengan lebih efektif.
45
Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam Perpustakaan Digital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/aksesterbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital
27
c. Bagi masyarakat Umum Dalam UU no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, masyarakat memiliki hak untuk berpartisipasi dan mengawasi jalannya tata kelola pemerintah (Good Govermence), terutama informasi yang berkaitan dengan pendanaan, salah satunya pendanaan untuk pendidikan dan penelitian. Peraturan ini akan lebih optimal dampaknya dengan adanya kebijakan yang mengharuskan hasil penelitian yang didanai pemerintah, diterbitkan dalam jurnal ilmiah, dan tersedia secara bebas dan umum. d. Bagi pelajar dan mahsiswa Karenanya secara singkat, keuntungan open access untuk pelajar/mahasiswa diantaranya: 1) Memudahkan pengerjaan tugas sekolah/kuliah 2) Semua orang memiliki akses, di mana pun dan kapan pun, tidak terbatasi lokasi akses. 3) Akses terbuka secara tidak langsung telah menambahkan sumber ilmiah secara gratis yang terakses secara global dan terjamin kualitasnya oleh proses “peer-reviewed”. 4) Visibilitas yang lebih baik untuk beasiswa, terlebih lagi untuk pelajar atau mahasiswa yang hendak melanjutkan studi, dan akses terbuka memberikan sarana untuk mempublikasikan karya ilmiah dan mudah ditelusur dan dikenali oleh peneliti atau akademisi lain. Syarat open Access Ada dua persyaratan agar sebuah karya ilmiah dapat dikatakan
28
sebagai “open access Publication” sebagaimana dinyatakan du Berlin Declaration On Open access to Knowledge in the Science and Humanities (Berlin Declaration, 2003), yaitu:46 a. Pengarang atau pemegang hak atas karangan itu harus memberikan kepada para pembacanya hak akses kepada karyanya yang bersifat bebas-bea, tak dapat diubah (irrevocable), dan global (worldwide), termasuk
izin
membuat
salinan,
menggunakan,
membagikan,
menyebarkan, dan menampilkannya kepada umum, serta membuat dan menyebarkan karya turunan (derivative) dalam segala bentuk digital untuk tujuan-tujuan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dengan memperhatikan penghargaan kepada pengarang aslinya. Hak akses ini juga memungkinkan pembuatan versi cetak dalam jumlah seperlunya untuk penggunaan pribadi. b. Versi lengkap dari sebuah karya, dan semua materi tambahannya, termasuk salinan dari pernyataan pemberian hak di atas, harus diarahkan (dan dengan demikian siap dipublikasikan) setidaknya kepada satu online repository yang didukung dan dirawat oleh sebuah instansi akademik, himpunan cendikiawan, badan pemerintah, atau organisasi lainnya yang sudah mapan dan selalu mengupayakan keterbukaan akses, distribusi yang terbatas, interoperability, dan pengarsipan jangka panjang.
46
Putu Laxman Pendit, “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia,” artikel diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library/unggah.php?act=get&id=66
29
5.
E-Publishing System Perangkat lunak yang sering dipakai untuk mengembangkan jurnal elektronik biasa disebut dengan e-Publishing system. “Open-source electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia untuk proses penerbitan jurnal elektronik yang sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal system), DPubs, ePublishing Toolkist, GAPworks, Hyperjournal, open access, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan lainnya.47 Open source software adalah istilah yang digunakan untuk software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut.48 Dan yang menarik dan salah satu keunggulannya adalah bahwa open source software dapat diperoleh dan digunakan secara gratis tanpa perlu membayar lisensi. Biasanya orang mendapatkan software ini dari internet.49 Open source software merupakan software yang membuka/ membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software
47
Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89. godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software,” diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org 49 godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software, “diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org 48
30
tersebut.50 Open Source adalah istilah bagi software yang dapat dimodifikasi ulang sesuai keinginan penggunanya, dari namanya dari Bahasa Inggris yang diterjemahkan ke Bahasa Indonesia dapat diartikan bahwa open source memiliki pengertian sumber terbuka jadi kodenya dapat kita ambil dan kita kembangkan. 51 Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan open source software adalah software yang dapat membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut dan selain itu softwarenya juga dapat di modifikasi ulang sesuai dengan keinginan penggunanya. Open-source electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia untuk proses penerbitan jurnal elektronik seperti yang sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal system), Digital Publishing Sistem
(DpubS),
ePublishing
toolkit,
GAPworks,
Hyperjournal,
OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopmed, dan lainnya.52 Dari beberapa Open Journal System (“ojs”) open source system software yang paling sesuai dengan kondisi jurnal di Indonesia. Open Journal System adalah software pengelolaan/manajemen jurnal yang 50
Andgaah, “Open Source dan Proprietary Software” diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://andgaa.web.id 51 Ahmad Pram Prayogo Pangestu, “Pengertian OPEN SOURCE”, diakses pada tanggal 19 April 2014 http://www.pram-software.com 52 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89.
31
dikembangkan oleh Public Knowledge Project dan didanai oleh pemerintah federal dengan tujuan untuk memperluas dan meningkatkan akses terhadap penelitian.53 “Ojs” merupakan GNU Public License yang berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap mempertahankan lisensi yang sama.54 D. Penelitian Relevan Wulan Kulintang tahun 2011, Skripsi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Judul penelitian: Penelitian sistem pengelolaan jurnal elektronik pada Database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengelolaan jurnal elektronik, hambatanhambatan yang dihadapi, serta usaha-usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam sistem pengelolaan jurnal elektronik pada database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Dalam penelitian ini memiliki pesamaan yaitu metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif. Subyek dalam penelitian ini adalah beberapa orang yang sebagai informan, sedangkan obyek penelitian ini adalah sistem pengelolaan jurnal elektronik. Sedangkan untuk perbedaannya tempat penelitian, teknik pengumpulan data. Selain itu penelitian ini juga menggunakan system
53
Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),” Artikel di akses pada tanggal tanggal 2 Maret 2014 dari http://librarian.web.id/pengelolaan-jurnaldengan-open-journal-system-”“ojs””.html 54 Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola Publikasi Ilmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnal elektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0
32
pengelolaan jurnal elektronik science direct. Artikel lain di tulis oleh Supriyono, seorang pustakawan Universitas Gajah Mada. Artikel ini berjudul Manajemen jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus di perpustakaan Universitas Gajah Mada. Perbedaannya adalah artikel ini membahas tidak hanya manajemen jurnal elektronik saja tetapi juga membahas tentang jurnal cetak dan bahan khusus. Tujuannya adalah agar dalam dalam memberikan fasilitas penunjang berupa penyedia literatur jurnal cetak, elektronik, dan bahan khusus dalam civitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi ilmiah bisa lebih baik lagi. Koleksi ini juga dapat diandalkan menjadi sumber informasi ilmiah yang keberadaannya masih banyak yang membutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan jurnal tercetak dan elektronik dalam keberadaannya ditangani secara profesional agar informasi yang terkandung dalam jurnal cetak mudah diakses semua orang dan di samping itu juga melakukan penanganan organisasi bahan khusus agar bahan khusus ini mudah disajikan untuk para pengguna perpustakaan. Artikel ini di tulis oleh
Untung Raharja, Augury El Rayeb,
Heriyanto. Judul artikel Pengelolaan jurnal elektronik dengan online Journal System. Perbedaannya adalah artikel ini membahas tentang pengelolaan jurnal elektronik dengan menggunakan online jurnal system yang dapat dijalankan secara langsung dan dapat pula berkomunikasi via e-mail, serta sudah menggunakan database yang baik karena dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kelangsungan empat pilar
33
E-Learning. Ini merupakan hasil dari penelitian di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja. Tujuannya adalah agar sistem manual digantikan dengan Open journal system dan hal itu dikarenakan ketika menggunaka sistem manual hasil-hasil riset yang ada dalam Perguruan Tinggi Raharja tidak memiliki database terstruktur dan melibatkan personil terkait untuk mengendalikan alur sistem, serta menggunakan banyak kertas untuk berkas data dukungannya, sehingga sitem tersebut tentunya tidak berjalan secara maksimal dengan adanya open journal system maka hasil-hasil riset yang ada menggunakan database dan dapat terstruktur dengan lebih baik lagi dan untuk alur sistem sudah dikendalikan oleh open journal system.
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BPPT
A. Sejarah Perpustakaan BPPT Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga pemerintah non-departemen yang berada di bawah koordinasi Kementerian Negara Riset dan Teknologi yang mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi khususnya di Indonesia. Perpustakaan BPPT berdiri pada tahun 1977 dengan nama Perpustakaan Divisi Advanced Teknologi Pertamina (ATP) yang pada saat itu merupakan divisi dari perusahaan tambang yakni Pertamina. Proses pembentukan BPPT bermula dari gagasan Mantan Presiden Soeharto kepada Prof Dr. Ing. B.J. Habibie pada tanggal 28-Januari-1974. Dengan surat keputusan no. 76/M/1974 tanggal 5-Januari-1974, Prof Dr. Ing. B.J. Habibie diangkat sebagai penasehat pemerintah di bidang advance teknologi dan teknologi penerbangan yang bertanggung jawab langsung pada presiden dengan membentuk Divisi Teknologi dan Teknologi Penerbangan (ATTP) Pertamina. Melalui surat keputusan Dewan Komisaris Pemerintah Pertamina No.04/Kpts/DR/DU/1975 tanggal 1 April 1976, ATTP diubah menjadi Divisi Advance Teknologi Pertamina. Kemudian diubah menjadi Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) melalui Keputusan Presiden Republik Indonesia No.25 tanggal 21 Agustus 1978. Diperbaharui dengan Surat Keputusan Presiden No.47 tahun 1991. Dengan kebijakan tersebut perpustakaan BPPT pun mengalami perubahan nama menjadi Bagian
34
35
Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT. Perpustakaan BPPT semenjak itu secara struktural berada di bawah Deputi Sarana Teknologi, dan kemudian pada akhirnya di tahun 1981, perpustakaan tersebut berada di bawah sekretariat BPPT. Pada tahun 1982, sesuai dengan Keppres No. 31 tanggal 28 Agustus 1982, Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT mengalami perubahan struktural yakni di bawah Biro Keuangan dan Sarana-Deputi Bidang Administrasi. Pada tahun 1983, dengan dikeluarkannya SK/055/BPPT/IV/1982, Perpustakaan BPPT berdasarkan Keppres RI No. 47 tahun 1991 dan keputusan Ketua
BPPT
No.
SK/001/KA/BPPT/1992,
maka
secara
struktural
perpustakaan berada di bawah Pusat Pendidikan dan Pelatihan (PUSDIKLAT) yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dalam rangka mendukung unit-unit kerja di lingkungan BPPT dan menyajikan bahan pustaka serta pelayanan perpustakaan dan sampai sat ini perpustakaan khusus BPPT ini berdiri di bawah unit kerja yang dinamakan Pusat Data Informasi dan Standarisasi yang bertugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan pelayanan bahan pustaka serta pemasyarakatan hasil kajian terapan teknologi BPPT. B. Visi dan Misi Perpustakaan BPPT 1. Visi Visi perpustakaan BPPT adalah menjadi institusi terdepan di bidang pelayanan dokumentasi dan informasi ilmiah bidang IPTEK serta mendukung penyebarluasan dan pemasyarakatan hasil-hasil penelitian.
36
2. Misi Misi dari perpustakaan BPPT adalah : Melaksanakan kegiatan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa dokumentasi dan informasi ilmiah bidang iptek. C. Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT mengalami perubahan sejak tanggal 21 November 2012, yaitu :
Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT
37
D. Kegiatan Perpustakaan BPPT 1. Pembagian kerja Sub Bidang Akuisisi Dan Pengolahan Bahan Pustaka Mempunyai tugas melakukan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka serta kegiatan bibliografi dan deposit bahan pustaka. Berikut adalah tugas sub bidang akuisisi pengolahan bahan pustaka : a. Menyeleksi buku tercetak yang masuk agar sesuai dengan jumlah pemesanan maupun hadiah agar tidak terjadi duplikasi b. Mendata koleksi ke dalam buku besar c. Memodifikasi serta menyocokkan koleksi baru yang sudah datang d. Melakukan proses negosiasi dalam hal pengadaan koleksi e. Menjemput dan mengelola buku yang dihadiahkan oleh para perpustakaan f. Melakukan klasifikasi dan katalogisasi berupa menentukan nomor klasifikasi, melebelkan, dan mengecap buku g. Mengisi data ke worksheet h. Membuat bibliografi, indeks, dan abstrak i. Merencanakan sarana/prasarana dan tata letak perpustakaan j. Merencanakan anggaran/dana k. Pengorganisasian dan penempatan pegawai (struktural/fungsional) l. Mendapatkan terbitan ilmiah yang tidak terdapat melalui jalur komersial dengan cara pembelian, hadah, pertukaran m. Berperan sebagai pusat deposit terbitan UPT maupun karya ilmiah terbitan BPPT
38
n. Menyiapkan bulletin perpustakaan o. Menerbitkan daftar tambahan koleksi baru p. Melakukan display buku atau bahan pustaka di rak perpustakaan q. Menyiapkan brosur atau leaflet informasi peprustakaan r. Menyusun laporan bulanan atau tahunan kegiatan perpustakaan s. Bekerjasama dengan perpustakaan khusus yang memiliki kegiatan peneliti sejenis baik dalam negeri maupun luar negeri untuk mendapatkan informasi yang diperlukan baik melalui korespondensi maupun menggunakan internet. 2. Pembagian kerja pengembangan sistem informasi dan otomasi perpustakaan Mempunyai tugas menyiapkan pengembangan sistem informasi dalam rangka mendukung otomasi perpustakaan. Adapun tugasnya adalah: a. Pengentri data jurnal elektronik b. Mengoperasikan dan menyediakan sistem temu kembali atau penelusuran c. Memfasilitasi pengguna dengan menyediakan sistem-sistem informasi perpustakaan terbaik d. Memudahkan pengguna dalam kebutuhannya di perpustakaan 3. Pembagian kerja pelayanan jasa perpustakaan Mempunyai tugas menyiapkan dan menyajikan bahan pustaka serta pelayanan jasa perpustakaan. Layanan Perpustakaan BPPT melayani pemustaka
baik
anggota
(pegawai
BPPT/Kemenristek)
maupun
masyarakat umum sesuai jam buka perpustakaan. Perpustakaan BPPT
39
mengunakan sistem layanan terbuka. Jam buka perpustakaan Senin-Jumat :
08.00 - 15.30 WIB. Tiap hari Jum'at, Perpustakaan BPPT tutup pukul :
11.30 - 13.00 WIB. a. Jasa sirkulasi dan informasi Jasa sirkulasi adalah layanan peminjaman, pemesanan dan pengembalian bahan pustaka yang diberikan kepada anggota perpustakaan. Pada meja informasi, pengunjung dapat meminta informasi mengenai jasa-jasa yang disediakan perpustakaan, cara pemakaian fasilitas dan penggunaan katalog online dan selain itu pada meja sirkulasi juga melakukan kegiatan promosi. Keanggotaan tersebut memiliki syarat keanggotaan tertentu yaitu : a. Keanggotaan hanya bagi pegawai BPPT dan Kantor Menteri Riset dan Teknologi (KMRT) dan minimal telah diangkat sebagai calon pegawai negeri dan mempunyai NIP. b. Mengisi formulir keanggotaan perpustakaan dan diketahui oleh pimpinan masing-masing (Direktur, Kepala, Biro, Bidang). c. Menyerahkan 2 lembar pas foto ukuran 3x4 Keanggotaan hanya berlaku selama yang bersangkutan masih bekerja di BPPT. Adapun syarat peminjaman dalam perpustakaan ini sebagai berikut: a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam 3 buah buku selama 1 (satu) bulan.
40
b. Buku yang dipinjam dapat diperpanjang maksimal tiga kali, jika tidak dipergunakan oleh anggota lainnya. Peminjam datang sendiri ke perpustakaan, untuk menandatangani daftar perpanjangan buku. b. Koleksi yang tidak dipinjamkan merupakan koleksi referensi adalah : Referensi (R), majalah (M), Tesis (T), CD-ROM, serta koleksi intern BPPT c. Jasa penelusuran informasi Jasa penelusuran informasi adalah layanan untuk mencari dan menemukan kembali bahan pustaka atau informasi yang pernah terbit atau pernah didokumentasikan baik yang tersedia di perpustakaan maupun di berbagai pusat-pusat informasi lainnya. Melakukan kegiatan penelusuran informasi (browsing) informasi yang bersifat policy, kebijakan, press release melalui situs/ website BPPT, kementrian riset dan teknologi, Balai IPTEKnet, situs penerbitan majalah ilmiah dan berbagai situs penerbit. d. Jasa kesiagaan informasi (Current Awareness Services) Jasa kesiagaan informasi adalah layanan yang diberikan perpustakaan kepada para peneliti BPPT untuk dapat mengikuti perkembangan IPTEK dengan memberikan fasilitas langganan secara gratis isi majalah ilmiah terbaru sesuai bidangnya. e. Jasa penyebaran informasi terseleksi (Selected Dissemination Information / SDI) Jasa penyebaran informasi terseleksi adalah kegiatan layanan
41
perpustakaan dalam memberikan informasi terbaru yang terseleksi dari berbagi sumber mengenai perkembangan IPTEK sesuai dengan minat peneliti. f. Jasa layanan majalah ilmiah Memberikan layanan penyediaan artikel majalah ilmiah yang tersedia di perpustakaan. Kegiatan yang dilakukan bagian majalah adalah : 1) Mengolah majalah yang telah diolah dari bagian pengadaan 2) Mengelola majalah ilmiah langganan maupun hadiah 3) Majalah yang dicatat lalu di entry ke basis data kemudian dimasukkan ke box atau kotak tempat penyimpanan majalah 4) Bagian majalah bertanggung jawab atas pembuatan statistik majalah yang dibaca perbulan, majalah yang dipinjam dan majalah baru setiap bulannya 5) Mengelola peraturan pemerintah yang terdapat pada Business News yang terbit 3 kali dalam seminggu g. Jasa layanan CD-ROM Memberikan layanan menggunakan CD-ROM yang terdapat di perpustakaan h. Jasa akses informasi ke jaringan internet Menyediakan fasilitas mengakses informasi secara online ke berbagai pusat informasi dan perpustakaan dalam dan luar negeri. i. Jasa pelatihan Memberikan jasa bimbingan dan pelatihan dan pelatihan perpustakaan
42
baik instansi maupun perorangan. j. Jasa pembuatan Homepage Menyediakan jasa pembuatan homepage berdasarkan pesanan k. Jasa koleksi Perpustakaan BPPT mempunyai beberapa koleksi atau bahan pustaka, yakni koleksi umum dan koleksi intern yang berisikan tentang laporan ilmiah hasil penelitian BPPT. Berikut adalah data dari koleksi tersebut: 1) Buku : 14.150 judul 2) Majalah (hadiah) LN/DN : 1.292 judul 3) Majalah (dilanggan) LN/DN : 14 judul 4) Jurnal online BPPT Layanan jurnal elektronik BPPT ini merupakan layanan informasi jurnal ilmiah yang dikelola secara bersama oleh unit–unit kerja di BPPT dengan Perpustakaan BPPT. Layanan ini menyediakan jurnal ilmiah terbitan BPPT yakni jurnal yang sudah diterbitkan dalam jurnal tercetak. Jurnal yang ada di BPPT adalah : a.
Jurnal Alami
b.
Jurnal Air, Lahan, Lingkungan dan Mitigasi Bencana
c.
Jurnal Material, komponen dan konstruksi
d.
Jurnal ilmiah teknologi energi
e.
Jurnal sistem inovasi
f.
Jurnal ij-geostech
g.
Jurnal sains dan teknologi Indonesia
43
h.
Jurnal air Indonesia
i.
Jurnal Hidrosfir Indonesia
j.
Jurnal teknologi lingkungan
5) Laporan ilmiah BPPT : 15.845 6) CD Room full text a.
IEEE/IEE
b.
Applied Science and Technology
c.
Standard : ASTM and ISO Quality
d.
Endfleks
e.
Food and Drug
f.
Omni File
g.
Proquest Sience
h.
Katalog universitas luar negeri
i.
CD Room Yellow Pages
j.
Directory Trade and Industry 1997
7) CD musik tradisional nusantara 8) CD teknologi tepat guna 9) Peta : 30 judul 10) Surat kabar (dilanggan) : 8 judul 11) Terbitan BPPT : HAKI, Paten, Standar, Jurnal Terakreditasi, dan BPPT Press. 12) E-local content : karya ilmiah yang tidak diterbitkan dalam media
44
ilmiah dan bentuknya laporan. 13) E-books terdiri dari berbagai informasi bidang IPTEK dalam bentuk elektronik dan juga dapat diakses secara full text. 4. Jasa Referensi/Rujukan Pelayanan referensi merupakan sebagian layanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pembaca, dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan studi atau riset. Referensi yang ada di BPPT adalah karya ilmiah, jurnal elektronik BPPT, e-paper BPPT, e-resource BPPT, Wiley, HIS (standar), my library, Haki BPPT, KIP. Fungsi referensi adalah sebagai berikut : a. Fungsi penelitian Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam hal kebutuhan informasi yang diperlukan, maupun latar belakang sosial dan tingkat pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaan dengan cepat. b. Fungsi informasi Hal yang terpenting dalam layanan referensi adalah bahwa petugas referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkatmaupun penelusuran informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai. c. Fungsi bimbingan Petugas referensi harus menyediakan waktu serta memberikan
45
bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan, misalnya melalui sarana opac, buku-buku refrensi, serta bahan pustaka lainnya. d. Fungsi instruksi Petugas referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana menggunakan perpustakaan yang baik. Selain itu petugas harus berupaya meningkatkan jumlah pengguna perpustakaan. e. Fungsi bibliografis Petugas perpustakaan perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau bibliografi untuk keperluan penelitian atau pengenalan bacaan yang baik dan menarik. Bibliografi disusun secara sistematis seperti majalah abstrak dan indeks, sehingga mudah digunakan. Tugas pelayanan referensi yang harus dilakukan pustakawan adalah : a. Memberikan informasi umum, seperti letak ruang kepala perpustakaan atau rak buku referensi b. Memberikan informasi khusus, seperti cara penggunaan dokumen dan jasa konsultasi c. Membantu penelusuran dokumen d. Membantu pengunaan katalog baik tercetak maupun katalog online e. Menerima kunjungan perpustakaan f. Menyelenggarakan pameran g. Memberikan bimbingan bagi pemustaka perpustakaan
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Tahapan Penelitian Pada bab ini peneliti akan menjelaskan hasil penelitian yang dilakukan di perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) tentang pengelolaan jurnal elektronik. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan kajian kepustakaan. Informan dalam penelitian ini berjumlah 3 orang. Peneliti memilih informan dengan beberapa kriteria. Kriteria tersebut adalah informan yang menjabat sebagai Kepala perpustakaan, ibu Ramatun Anggraini Kiemas, S.Sos, MSc, Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, Ibu Suci Wulandari, SSos, Kepala Sub Sub Bidang Sistem Otomasi Kepustakaan, ibu Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM Tabel 2 Kriteria Informan Nama Jabatan Ramatun Anggraini Kepala perpustakaan Kiemas, SSos, MSc (RAK)
Kriteria Orang yang mempunyai kebijakan dalam perpustakaan
Eka Meifrina Kepala Sub Bidang Orang yang Suminarsih, SS, MM Sistem Otomasi bertanggung jawab (EMS) Kepustakaan dalam pengelolaan jurnal elektronik Suci Wulandari, SSos Kapala Sub (SW) Akuisisi Pengolahan Pustaka
Bidang Orang yang dan bertanggung jawab Bahan dalam pengumpulan bahan pustaka
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, sedangkan metode yang digunakan ialah metode deskriptif. Metode deskriptif digunakan untuk mencari deskripsi yang tepat dari semua keadaan objek yang diteliti.
46
47
Observasi ini dilakukan selama 1 bulan sejak tanggal 13 Mei hingga 13 Juni 2014. Pengelolaan jurnal elektronik yang melibatkan beberapa pihak bagian pengelolaan jurnal elektronik, yang di antaranya Kepala Sub Bidang Sistem Otomasi Kepustakaan, Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka. Bab ini akan diawali dengan data-data hasil wawancara yang dimuat dalam bentuk penjelasan dan interpretasi peneliti tentang pengelolaan jurnal elektronik. B. Hasil Penelitian 1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik memiliki kebijakan yaitu : a.
Kebijakan penghimpunan karya cetak dan karya rekam Dalam penghimpunan karya cetak dan karya rekam pemerintah telah menerbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, yang telah dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Selanjutnya berdasarkan Undang-Undang tersebut maka BPPT menerbitkan kebijakan khusus secara tertulis dalam rangka penghimpunan karya cetak dan karya rekam dari kalangan pegawai di lingkungan BPPT. Kebijakan penghimpunan karya cetak dan karya rekam di lingkungan BPPT
48
tersebut terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan Pengkajian dan Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Kebijakan ini di tetapkan di Jakarta pada tanggal 29 April 2013 oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Walaupun kebijakan ini sudah di sosialisasikan kepada pegawai BPPT tetapi masih ada pegawai BPPT yang belum menjalankan kebijakan yang ada. b. Kebijakan penerbitan jurnal elektronik di BPPT Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik memakai e-Publishing system dengan perangkat lunak “open-source electronic publishing systems”, yang sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal system). Dari beberapa open source system software maka open journal system (”ojs”) yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT. Kegiatan pengelolaan jurnal elektronik dengan menggunakan sistem “ojs” sudah dilakukan pelatihan kepada pegawai BPPT agar para perekayasa yang menghasilkan karya baru dapat melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik secara cepat sehingga jurnal elektronik BPPT bisa lebih terkini tetapi masih ada perekayasa yang belum bisa melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik dengan menggunakan sistem “ojs”.
49
Dengan memakai “ojs” yang bersifat open access maka BPPT memberi keuntungan kepada berbagai pihak yaitu :55 1. bagi penulis/peneliti dapat meningkatkan vasibilitas dan tingkat pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact). 2. bagi institusi penelitian/pendidikan dapat lebih meningkatkan visibilitas dan ketersediaan di web dan meningkatkan dampak dari suatu penelitian. 3. Bagi masyarakat Umum dengan adanya Undang-Undang no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik maka dapat meningkatkan akses informasi. 4. Bagi pelajar dan mahasiswa akan memudahkan pengerjaan tugas sekolah/kuliah, dan lain-lain Jurnal yang dikelola di perpustakaan BPPT adalah jurnal yang berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan instansi lain terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahannya. Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT diunggah dalam bentuk “pdf” secara full text. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi di luar BPPT hanya diunggah cover buku, data bibliografi dan abstraknya saja. Hal itu di karenakan soft copy jurnal hanya dimiliki oleh pemilik jurnal, dan perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal dari instansi lain dalam bentuk hard cover 55
Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam Perpustakaan Digital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/aksesterbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital
50
c. Kebijakan akses jurnal Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja. Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka dapat diakses dan diunduh dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain maka dapat akses ke alamat :
http://digilib.bppt.go.id/opac/.
Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka jurnal elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat : http://ejurnal.bppt.go.id/ 2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik Pada perpustakaan BPPT Bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab adalah Kepala Bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT bisa dilakukan jika seorang pembaca telah terdaftar menjadi penulis atau
51
editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya. Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola.
Hasil penelitian di atas menunjukan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik bisa dilakukan oleh penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT apabila seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Mekanisme pendaftaran
seorang yang ingin
menjadi penulis pada perpustakaan BPPT maka mengunakan panduan ringkas pemanfaatan jurnal elektronik BPPT. Panduan ini diperuntukkan bagi pengguna jurnal elektronik BPPT sebagai pembaca dan penulis. Registrasi menjadi penulis maka ada dibagian pembaca, hal itu dikarenakan pembaca
merupakan salah satu jenis pengguna jurnal
elektronik BPPT. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah : menu beranda yang memuat semua judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik BPPT. Menu tentang kami mengenai penanggungjawab jurnal elektronik BPPT: Perpustakaan BPPT. Menu registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya. Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf editor (bisa juga berperan sebagai editor). Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang menjadi manajer jurnal elektronik adalah seorang
52
pustakawan yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten jurnal elektronik BPPT. Hal ini dikarenakan pustakawan diberikan tugas dan wewenang sebagai manajer jurnal elektronik BPPT. Contohnya : Bila seorang penulis ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka penulis hanya melakukan registrasi untuk menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik. Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor dalam jurnal yang dipilihnya, maka penulis dapat mengunakan jurnal elektronik yang dipilihnya dengan cara login menggunakan username dan password yang dimilikinya. Bagi penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan memperhatikan menu sebagai berikut : 1.
Penyerahan Aktif Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya atau mengirim tulisan baru.
2.
Mengirim tulisan baru Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih memulai penyerahan naskah baru. Dalam mengirim naskah ada beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu : memulai penyerahan naskah, memasukkan metadata naskah, mengunggah file tambahan apabila ada file tambahan, misalnya lampiran, yang terpisah dari file yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini, mengkonfirmasi penyerahan naskah dan setelah dikonfirmasi maka akan muncul penyerahan aktif.
53
Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : a. Journal Manager : mengatur jurnal dan fungsi staf editor (bisa juga berperan sebagai editor). b. Editor : mengawasi proses pengeditan; bisa menugaskan submisi kepada bagian pengeditan untuk
menyelesaikan review submisi;
bertanggung jawab dalam pengaturan isi dan penerbitan jurnal. c. Section Editor : mengawasi review submisi dan kemungkinan pengeditan submisi yang ditugaskan. d. Copyeditor : bekerja dengan submisi untuk memperbaiki grammar dan kejelasan,
mengajukan
pertanyaan
kepada
penulis
tentang
kemungkinan eror dan memastikan keabsahan bibliografi dan cara penulisan jurnal. e. Layout Editor :
mengubah submisi yang telah dicopyedit menjadi
tulisan di HTML, “pdf” dan/atau PS file dalam format yang tepat untuk penerbitan secara elektronik. f. Proofreader : membaca tulisan untuk tipografi dan memformat eror. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan jurnal elektronik sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi 2. Administrator jurnal elektronik
54
3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada jurnal elektronik 4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak BPPT. 5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT. 6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik Adapun tahapan kegiatan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan adalah : a. Pustakawan sebagai manajer jurnal dengan menggunakan sistem “ ojs” adalah sebagai berikut : 1. Untuk memulai, maka pustakawan akan memegang kendali admin jurnal elektronik. Hal ini untuk membantu pengelola jurnal untuk memelihara dan melakukan back up data jurnal elektronik yang dimilikinya. 2. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat : http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN 3. Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada halaman jurnal elektronik. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai : a.
Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.
b.
Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer jurnal elektronik
c.
Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal
55
d.
Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal
e.
Keluar dari ejurnal (log out)
4. Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume jurnal elektronik yang baru maka silahkan melakukan klik pada manajer jurnal, dan menu yang tersedia pada menu halaman jurnal adalah : Pada menu ini akan tampil : » Berkas Penelusuran Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang
file dan
direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung. » Bagian Jurnal Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu : 1. Judul Bagian*,
56
2. Singkatan*, 3. Syarat dan Ketentuan, 4. Form Review, 5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah yang diterima oleh bagian jurnal) 6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh editor dan editor bagian.) 7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0 ) 8. Daftar Isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item bagian dari daftar isi terbitan. 9. Tentang Kami (cek list bila Hilangkan bagian ini dari Tentang Kami. 10. Editor Bagian Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal.
57
Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN . » Form Review Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama "untuk Penulis dan Editor", dan yang kedua "untuk Editor". Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk memilih form mana yang akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan » Bahasa Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa pendukung yaitu Bahasa Inggris. Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat headline, email yang disiapkan, dan alat baca.
58
» Setup Setup ini digunakan untuk mengatur jurnal elektronik. Menu yang terdapat pada halaman ini adalah : 1. Detail Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari. 2. Kebijakan Fokus, peer review, bagian, privasi, keamanan, dan item tambahan tentang. 3. Penyerahan Naskah Menu ini merupakan menu memandu penyerahan naskah. 4. Manajemen Menu ini untuk mengatur jurnal. 5. Tampilan b. Peran pustakawan sebagai Editor Seorang editor akan didaftarkan oleh manajer jurnal elektronik untuk mendapatkan user name dan password. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. Menu-menu yang terdapat pada Beranda Editor : 1. Naskah yang Belum Ditugaskan 2. Naskah dalam review 3. Naskah dalam pengeditan 4. Arsip
59
Pada perpustakaan BPPT pustakawan selain menjadi editor juga menjadi editor bagian. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan bagian Sub Bidang Otomasi Kepustakaan dengan menggunakan sistem “ojs” sebagai berikut: 1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakseske alamat :http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN. Setelah Login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik. 2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk mengunggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang juga dapat mengantarkan item dengan Tambahan File dalam bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial - serta partisipasi dalam copyediting dari proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis
60
dapat login menggunakan username dan password yang diberikan. 3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. menu-menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda editor – terbitan. Editor juga memiliki tugas memberitahu
penulis
mengenai
perkembangan
naskah
dan
jurnalnya, menu ini disebut menu Beritahu Pengguna. Editor juga dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu. 4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review, dan lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor. 5. Setelah dilakukannya proses copyeditors maka selanjutnya akan dilakukan proses copyeditors. Suntingan copyeditor dikumpulkan
61
untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh Layout Editor untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal memiliki Section Editor atau Editor yang berperan sebagai peran ini. 6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout Editor, layot editor merubah dari hasil copyedited yang sudah dikirim kedalam format HTML, pdf, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke Gelley, sehingga Layout Editor harus memiliki akses dan untuk dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket galleys (Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu [open source] untuk HTML), yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini (konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online lainnya, seperti Highwire Press). 7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks
62
berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh Layout Editor. Bagi jurnal elektronik yang belum terdaftar dalam Pengindeksan (Metadata
Harvesting),
maka
dapat
mendaftarkan
Jurnal
untuk
Pengindeksan (Metadata Harvesting). Sistem jurnal ini memakai Open Archives Initiative Protokol untuk metadata harvesting, yang merupakan standar untuk menyediakan akses pengindeksan dengan baik ke sumber riset elektronik di skala global. Untuk mengindeks konten jurnal kedalam sistem terdistribusi global dari database riset, baca langkah-langkah untuk menjadi kontributor data dan daftarkan jurnal Anda diPendaftaran Open Archives. Untuk mendaftar, Anda
akan
membutuhkan
URL
repositori:http://ejurnal.bppt.go.id/index.php/IJG/oai. Setelah
untuk itu, Anda
dapat mendaftarkan jurnal Anda di UIUC OAI registry dan OAIster. Perhatikan jika Administrator Situs Anda sudah mendaftarkan situs ini pada layanan ini, jurnal Anda akan diindeks secara otomatis dan Anda tidak perlu mendaftarkan lagi. Seorang pustakawan yang menjadi manajer jurnal elektronik dapat melakukan pengindeksan naskah dengan memilih hal-hal berikut terkait dengan pengindeksan naskah : 1.
Disiplin dan Sub Disiplin ilmu Bermanfaat saat jurnal keluar dari batasan disiplin ilmu dan/atau penulis menerima item multidisiplin ilmu. Masukkan disiplin ilmu yang
63
relevan untuk jurnal ini.: Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum). Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum) 2.
Klasifikasi Subjek (contoh: klasifikasi Subjek Matematika; klasifikasi Perpustakaan Kongres)
3. Kata Kunci Masukkan kata kunci atau topik sebagai petunjuk untuk Penulis: (contoh: Photosynthesis; Black Holes; Four-Color Map Problem; Bayesian Theory) 4.
Cakupan Mengacu ke lokasi geospasial, cakupan kronologis atau historis, dan/ atau karakteristik sampel riset. Masukkan istilah-istilah geografis atau geospasial yang relevan untuk bidang ini. Contoh: Iberian Peninsula; Stratosphere; Boreal Forest.) Masukkan istilah-istilah historis atau kronologis yang relevan untuk bidang ini). (Contoh, European Renaissance; Jurassic Period; Third Trimester; dll.) Masukkan karakteristik sampel riset untuk bidang ini. (Contoh: Umur; jenis Kelamin; Suku; dll.)
5.
Tipe (Metode/Pendekatan) Masukkan tipe riset yang relevan, metode, dan pendekatan untuk bidang ini. (Contoh: Survey; Wawancara; Analisis Sastra)
64
Selain itu pustakawan juga dapat melengkapi isian identifikasi dengan pada menu Create Issue dengan cara : 1.
Klik Create Issue
2.
Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang jurnal terbitan tersebut.
3.
Upload cover/sampul dengan file image (jpg, png) Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah
dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Apabila seseorang ingin membaca salah satu artikel dalam ejurnal, maka dapat langsung memilih jurnal yang diinginkannya. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah : a.
Menu Beranda Menu ini memuat semua judul ejurnal yang ada pada Ejurnal BPPT
b.
Menu Tentang Kami Menu ini mengenai penanggungjawab Ejurnal BPPT: Perpustakaan BPPT.
c.
Menu Registrasi Menu ini untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal
65
Ilmiah Teknologi Energi. d. Menu pencarian e. Menu pencarian isi journal Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT dan juga dapat mengunduh jurnal yang diinginkan. Pemustaka dalam akses ke jurnal elektronik juga memiliki beberapa kendala seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text. Dalam menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan Hasil wawancara di atas menunjukan dalam menghadapi masalah pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik maka upaya yang dilakukan untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa
66
mendapatkan
informasi
yang
dibutuhkan,
dan
pemustaka
dalam
mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam bentuk hard copy maka akan difotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotokopi, jika harus dikirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi dan ongkos kirim bisa secara transfer dan tunai. 3.
Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT kendala yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik terdapat beberapa kendala seperti jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan ke perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk kegiatan alih media. Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal elektronik. Apabila terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang tidak dapat diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang
67
bertanggung jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan. Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) Nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian Teknologi (BPPT) yang dikeluarkan oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). 5.
Pembahasan Pada bagian ini peneliti akan menjelaskan secara singkat hasil penelitian dari bab IV yang membahas tentang kebijakan pengelolaan jurnal elektronik, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala pengelolaan jurnal elektronik.
1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik Dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT terdiri dari beberapa Kebijakan yang diantaranya: a. Kebijakan menghimpun karya cetak dan karya rekam Setiap pegawai BPPT yang memiliki hasil karya wajib menyerahkan hasil karyanya kepada perpustakaan BPPT. kebijakan nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), yang di keluarkan oleh kepala perpustakaan BPPT. b. Kebijakan penerbitan jurnal perpustakaan BPPT Jurnal elektronik yang berada di perpustakaan BPPT yang berasal
68
dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan instansi lain terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahan. Dalam kegiatan pengunggahan jurnal elektronik BPPT ada perbedaan antara jurnal yang berasal dari perpustakaan BPPT dan jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT, diunggah dan diunduh dalam bentuk “pdf” secara full text. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi di luar BPPT hanya diunggah cover buku, data bibliografi dan abstraknya saja. c. Kebijakan akses jurnal Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja. Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka dapat diakses dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain maka dapat akses ke alamat : http://digilib.bppt.go.id/opac/. Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka jurnal elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Agar
dapat
mengakses
http://ejurnal.bppt.go.id/
maka
mengakses
ke
alamat
:
69
2. Mekanisme Pengelolaan Jurnal Elektronik Jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain. Pada perpustakaan BPPT dalam bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT yang memiliki tanggung jawab adalah Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Kepustakaan. Jurnal elektronik yang ada di
jurnal elektronik BPPT sudah open
access. Jurnal elektronik BPPT dapat diakses dimana pun dan kapan pun. Baik jurnal yang berasal dari BPPT atau jurnal elektronik yang berasal dari luar BPPT. BPPT memakai sistem “ojs” dan pedoman yang digunakan yaitu pedoman “ojs”yang sudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik bisa dilakukan oleh penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT apabila seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Penulis atau editor dapat melakukan registrasi dibagian pembaca, hal itu dikarenakan pembaca
merupakan salah satu jenis pengguna jurnal
elektronik BPPT. menu registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang
70
dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya. Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf editor (bisa juga berperan sebagai editor), yang menjadi manajer jurnal elektronik dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah seorang pustakawan yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten jurnal elektronik BPPT, karena diberikan tugas dan wewenang sebagai manajer jurnal elektronik BPPT. Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor maka dapat mengunakan dan menyerahkan artikel jurnal elektronik dengan cara login dengan menggunakan username dan password yang dimilikinya. Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk soft copy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan
oleh
pustakawan
perpustakaan
bagian
sistem
otomasi
kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : journal manager dan editor. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan jurnal elektronik sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi 2. Administrator jurnal elektronik 3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada jurnal elektronik 4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak
71
BPPT 5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT 6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh petugas sistem otomasi perpustakaan dengan menggunakan sistem “ojs” adalah sebagai berikut : 1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan login. Setelah login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik. 2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk mengunggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang juga dapat mengantarkan item dengan tambahan file dalam bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial - serta partisipasi dalam copy editing dari proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis dapat login menggunakan username dan password yang diberikan.
72
3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. menumenu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda editor–terbitan. Editor juga memiliki tugas memberitahu penulis mengenai perkembangan naskah dan jurnalnya, menu ini disebut menu beritahu pengguna. Editor juga dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu. 4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review, dan lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor. 5. Setelah dilakukannya proses copy editors maka selanjutnya akan dilakukan proses copy editors. Suntingan copy editor dikumpulkan untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan
73
penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh layout editor untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal memiliki section editor atau editor yang berperan sebagai peran ini. 6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout editor, layot editor merubah dari hasil copy edited yang sudah dikirim kedalam format HTML, PDF, dll, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke Gelley, sehingga layout editor harus memiliki akses dan untuk dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket galleys (Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu [open source] untuk HTML), yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini (konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online lainnya, seperti Highwire Press). 7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh Layout Editor. Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah
74
dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang memuat semua judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik BPPT, menu tentang kami dan menu ini mengenai penanggungjawab jurnal elektronik perpustakaan BPPT, menu registrasi dimana untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Adapun yang menjadi kendala dalam akses jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang dicari tidak full text. Upaya pihak perpustakaan untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan pemustaka dalam mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak secara full text maka pustakawan akan menanyakan email pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam
75
bentuk hard cover maka akan di fotokopi dan akan dikenakan biaya untuk fotkopi jika harus di kirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi dan ongkos kirim bisa secara transfer atau tunai. 3.Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik Dalam pengelolaan jurnal elektronik juga terdapat kendala seperti jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan ke perpustakaan BPPT. Selain itu juga kekurangan SDM untuk alih media karena ada perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk hard copy. Dengan demikian hal tersebut menjadi kendala bagi pihak pengelola jurnal elektronik. Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal elektronik. Jika terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam pengelolaan jurnal elektronik maka yang bertanggung jawab adalah Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan 1. Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT diantaranya: a.
BPPT menerbitkan kebijakan khusus secara tertulis dalam rangka penghimpunan karya cetak dan karya rekam dari kalangan pegawai di lingkungan BPPT, terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan Pengkajian dan Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
b.
Pengelolaaan jurnal Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik memakai e-Publishing system dengan perangkat lunak “open-source electronic publishing systems”, yang sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal system). Dari beberapa open source system software maka open journal system (”ojs”) yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT. Jurnal berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Terdapat perbedaan kebijakan dalam pengunggahannya yakni untuk jurnal internal jurnal di unggah secara full text dalam bentuk “pdf” sedangkan jurnal yang berasal dari instansi lain hanya di unggah cover, abstrak dan dta bibliografinya saja.
c.
Dalam pengaksesan jurnal elektronik juga terdapat kebijakan khusus.
76
77
Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja, sedangkan untuk jurnal internal BPPT dapat diakses secara full text dalam bentuk “pdf”. 2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dapat dilakukan jika seorang penulis atau editor sudah menjadi anggota dalam jurnal elektronik yang dipilihnya. Selain itu pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh staf Sub Bidang Otomasi Kepustakaan. Hal ini dikarenakan masih ada perekayasa dan unit kerja yang belum bisa melakukan pengelolaan jurnal elektronik walaupun sudah dilakukakan pelatihan pengelolaan jurnal elektronik. 3. Terdapat kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik. Kendala tersebut dihadapi seperti adanya perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan ke pihak perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk alih media terhadap jurnal yang berbentuk hard copy. Upaya yang dilakukan seperti: mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal elektronik. B. Saran 1. Agar kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT dapat berjalan lebih baik lagi, maka pihak perpustakaan dapat meningkatkan kegiatan
78
sosialisasi kepada pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja. Bagi perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan kebijakan hendaknya diberi sangsi yang sesuai dengan kebijakan yang belum dijalankan. Dengan adanya sangsi tersebut diharapkan kebijakan yang telah ditetapkan dapat dijalankan lebih baik. 2. Untuk
lebih
meningkatkan
pengelolaan
jurnal
elektronik,
pada
perpustakaan BPPT sebaiknya diadakan pelatihan pengelolaan jurnal elektronik kepada perekayasa dan unit kerja, agar dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik sendiri secara lebih aktif guna mendukung pemustaka untuk dapat mengakses jurnal elektronik dengan lebih cepat. 3. Bagi pihak perpustakaan sebaiknya lebih intensif lagi untuk menghubungi dan mendatangi perekayasa dan unit kerja untuk menyerahkan hasil karya dari pegawai BPPT. SDM untuk Sub Bidang Otomasi Kepustakaan ditambah lagi, dan sebaiknya SDM tersebut memang ahli atau berlatar belakang pendidikan Teknologi Informasi atau Ilmu Perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad Pram Prayogo Pangestu. “Pengertian Open Source.” diakses pada tanggal 19 April 2014 http://www.pram-software.com Andgaah. “Open Source dan Proprietary Software.” Artikel diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://andgaa.web.id Arif Surachman. “Pengelolaan Perpustakaan Khusus.” Artikel diakses pada 4 Desember 2014dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf Cholid Narbuko. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara, 1997. Emzir. Analisis Data. Jakarta: Rajawali Pers, 2011. Happy Chandraleka. “Mengenal Open Journal Sistem.” diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://thecakrabirawa.wordpress.com Hermawan Rachman. Etika Kepustakawanan. Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006. Himatro. “Jurnal Elektronik.” diakses pada tanggal http://himatro.ee.unila.ac.id/jurnal-elektronik/
12
April
dari
Karmidi Martoatmodjo. Manajemen Perpustakaan Khusus. Jakarta: Universitas , 1999. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Kamus Besar Bahasa Indonesia online”. diakses pada tanggal 18 Mei 2014 pada http://kbbi.web.id/bijak Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Panduan Pengelolaan Jurnal Terbitan Berkala Elektronik”. artikel diakses pada 8 April 2014 dari http://www.dikti.go.id/files/atur/PanduanPengelolaan-eJournal.pdf Lasa. HS. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius, 1994. Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 1989. Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),” Novian. “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus.” artikel diakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_ detail-37849BBPerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan %20Rutin%20Di%20Perpustakaan %20Khusus.html
79
80
Prastya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA:LAN, 1999. Putu Laxman Pendit. “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia.” artikel diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library /unggah.php?act=get&id=66 _______. “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan OAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi.”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://dspace.library.uph.edu:8080/ bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open% 20di%20Jagat%20Informasi.pdf Rhayuningsih.F. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007. Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital. Tangerang: Sinar Pamulang Permai, 2007. Sri Ilmiah. dkk. “Pengaruh pemanfaatan koleksi local content terhadap kegiatan penelitian mahasiswa yang sedang mengerjakan skripsi/ tugas akhir di perpustakaan fakultas ilmu budaya universitas diponegoro semarang.” artikel diakses 14 Februari 2014 http://ejournals1.undip.ac.id/index.php/jip Standar Nasional Indonesia. Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah. Jakarta, Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009. Di akses pada tanggal 12 Juni 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_ Perpustakaan_Khusus.pdf Sugiono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2012. Suharsimi Arikunto. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta, 2005. Sukarman dan Rachmat Najumen (edt). Pedoman Umum penyelenggaraan Perpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2000. Sulistyo-Basuki. Priodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosda Karya, 1994. Supriyono. “Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus Di Perpustakaan Ugm.” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 dari http://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN-JURNALCETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf Swistien Kustantyana dan Lukman. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik. Jakarta: Sagung Seto, 2012. _______. Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah. Jakarta: Sagung Seto, 2012.
81
_______. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik (jurnal elektronik). Jakarta: Sagung Seto, 2012. Indrawan,rully,“isi, format, dan rambu akreditasi jurnal” http://rullyindrawan.wordpress.com/ 2008/12/02/ isi-format-danVika. A Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam Perpustakaan Digital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari Http://Www.Slideshare.Net/ Kovariansi/Akses-Terbuka-TerhadapKonten-Lokal-Dalam-Perpustakaan-Digital Waluhyo. “E-Journal Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan Masyarakat Berbasis Pengetahuan.” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 dari http://untung-waluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuahfasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakat-berbasis-pengetahuan/ Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola Publikasi Ilmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnal elektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb. ac.id/ index.php/jpi/article/view/5280/0 _______________. “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola Publikasi Ilmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnal elektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/ index.php/jpi/article/view/5280/0 Zero-fisip, “Belajar, Berilmu dan Beramal, “ diakses pada tanggal 12 April 2014 dari http://zero-fisip.web.unair.ac.id/artikel_detail-68839-Digilib Digilib:%20Ebook%20dan%20Ejournal.html
Transkip Wawancara
Nama : Ramatun Anggraini Kiemas, SSos, MSc (RAK) Jabatan : Kepala Perpustakaan
Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik 1. Adakah kebijakan dalam pengelolaan jurnal elektronik
di perpustakaan
BPPT? Kalo kebijakan pada perpustakaan BPPT ini ada ko. 2. Apakah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT secara tertulis? Kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT itu secara tertulis ya, ada peraturan serah simpan karya cetak jurnal elektronik yang harus dihimpun, diolah, disimpan dan dilestarikan. Karena di sini memakai sistem ojs maka untuk penerbitan jurnal elektronik memakai sistem ojs untuk kebijakan penerbitan. Dalam mengakses jurnal elektronik juga ada kebijakannya di mana jurnal yang bisa di akses secara full text itu jurnal yang berasal dari pegawai BPPT, sedangkan jurnal dari instansi lain tidak bisa di aksessecara full text 3. Jika kebijakan pengelolaan jurnal elektronik secara tertulis, apakah sudah dijalankan dengan baik oleh para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal elektronik? Siapakah yang memiliki wewenang dalam mengambil kebijakan dalam pengelolaan jurnal elektronik? Kebijakan kan memang sudah ada secara tertulis ya, tapi sampai saat ini kebijakan yang ada belum dijalankan sepenuhnya oleh perekayasa dan unit
kerja, kebijakan tersebut sudah dijalankan pada sebagian perekayasa dan unit kerja .
4. Bagaimana dengan para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal elektronik yang belum menjalankan kebijakan yang ada? Kalo untuk sangsi ya bagi perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan kebijakan ini tidak ada sangsi ko. 5. Apakah kebijakan sudah di sosialisasikan kepada para peneliti dan petugas pengelola jurnal elektronik? Kalo kebijakan yang ada pada perpustakaan BPPT si sudah disosialisasikan ya, jadi sosialisasi tersebut masih dilakukan sampai saat ini, dengan cara pihak perpustakaan BPPT dateng ke pihak perekayasa dan unit kerja yang ada di lingkungan BPPT untuk melakukan persentasi. Persentasi tersebut berisi sosialisasi kalo di perpustakaan BPPT ada kebijakan yang sudah ada secara tertulis dalam peraturan kepala perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam di lingkungan Badan Pengkajian Teknologi (BPPT) dan kebijakan tersebut dikeluarkan oleh Kepala perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Setelah kita persentasi nah perekayasa dan unit kerja mau menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan dan bahkan aetiap menghasilkan hasil karya sudah ada dengan sendirinya menyerahkan hasil karyanya.
Nama : Suci Wulandari (SW). Jabatan : Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik 1. Dari mana sajakah artikel jurnal berasal? Nah kalo jurnal yang ada di jurnal elektronik BPPT nih ya berasal dari hasil karya pegawai BPPT nah ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain ko. Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik jurnal. 2. Bagaimana cara memperoleh artikel untuk jurnal? Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik jurnal. 3. Apakah yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik berasal dari jurnal BPPT saja? Jika berasal dari BPPT saja bagaimana jurnal yang berasal dari luar BPPT? Kalo jurnal yang dari BPPT itu pengelolaan jurnal elektroniknya di upload, dan dapat di download bentuk “pdf” dan full text. Kalo dari luar BPPT itu hanya di upload data bibliografi dan abstraknya saja, jadi ya kalo ada yang butuh jurnalnya ya tinggal dateng ke perpustakaan BPPT”. 4. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik? Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem
Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko, jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja 5. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access journal? Jurnal elektronik di BPPT sudah open access jadi ya di mana pun kita sudah bisa akses kan sudah keterbukaan informasi. 6. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik? Jurnal elektronik BPPT kan ada digilib BPPT ya, jadi buka aja digilib BPPT, nah bisa akses dah di mana aja. 7. Adakah pemustaka yang memiliki permasalaan dalam mengakses jurnal elektronik? Untuk kendala yang sering dihadapkan oleh pemustaka itu ada, nah kendala yang sering di hadapkan ya seperti: mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari tidak ada , hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, belum terbit dan bahkan harus cepat terbit tetapi jurnalnya belum diserahkan pihak unit kerja dan perekayasa kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena lupa dan beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text. 8. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses jurnal? Biasanya si ya cara untuk menghadapi pemustaka dalam akses jurnal yang diinginkan tapi ga full text, maka pustakawan menanyakan e-mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail, nah kalo adanya hard cover maka akan di fotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotkopi. Jika harus di kirim ya biasanya kena ongkir juga dan untuk biaya bisa transfer bisa tunai.
Nama : Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM (EMS) Jabatan : Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik 1. Berapa jumlah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik? Untuk SDM dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT ada empat orang. 2. Apakah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik berlatar belakang pendidikan di bidang Ilmu Perpustakaan? yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik. Satu orang dari ilmu peprustakaan dan tiga orang dari tik. 3. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik? Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko, jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja. 4. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access journal? Untuk jurnal elektronik di BPPT open access baik jurnal yang berasal dari perpustakaan BPPT ataupun jurnal yang berasal dari instansi lain. 5. Apakah sistem yang digunakan sudah e-publishing system? Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake sistem ojs. Perpustakaan memakai sistem ojs karena ojs
e-Publishing system, dan pedoman
pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi sesuai dengan
kebutuhan perpustakaan. Untuk sistem ojs sudah diadakan pelatihan kepada unit kerja dan perekayasa agar pengelolaan jurnal elektronik dapat juga dilakukan oleh perekayasa dan unit kerja.kan jadinya jurnal elektroniknya bisa lebih cepat terkini tanpa harus pihak perpustakaan kan yang ngelola semua jurnal. 6. Apa saja ruang lingkup yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik? Pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT untuk ruang lingkunya ya sejauh ini si hanya sebatas data bibliografi dan artikel saja ko. 7. Pedoman apa yang digunakan dalam pengelolaan jurnal elektronik? Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake OJS karena OJS e-Publishing sistem, pedoman pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan BPPT. 8. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT? Jadi gini ya untuk mekanisme pengelolaan jurnal elektroniknya bisa dilakukan jika seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Selain itu staf bidang otomasi perpustakaan juga dapat melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT. 9. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik? Mau akses jurnal elektronik tinggal buka digilib BPPT, adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang memuat semua judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik BPPT, menu tentang kami dan menu ini mengenai penanggungjawab jurnal elektronik perpustakaan
BPPT, menu registrasi dimana untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. 10. Adakah pemustaka yang memiliki permasalahan dalam mengakses jurnal elektronik? Ohh kalo masalah dalam akses jurnal ada ko 11. Masalah apa saja yang sering di hadapi oleh pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik? Kalo kendala dalam akses jurnal elektronik yang sering dihadapi, paling listrik mati jurnal yang dicari pemustaka ga ada 12. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses jurnal? Kalo cara untuk menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi ya pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Kendala pengelolaan jurnal elektronik 1. Apa saja kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT? Mmm…kendala ya, kalo kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik ada, ya salah satunya kendala seperti ada jurnal dari unit kerja atau perekayasa yang belom diserahin ke perpustakaan BPPT, butuh SDM dalam alih media. Kalo kayak gitu kan jadi kendala pihak pengelola jurnal elektronik.
2. Upaya apa saja yang dilakukan petugas pengelolaan jurnal elektronik dalam menghadapi kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik? Upaya untuk menghadapi kendala yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya jadi ya mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk alih media, memberdayakan siswa IT untuk alih media, mendatangi pihak unit kerja atau perekayasa agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan 3. Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektronik yang tidak dapat di selesaikan oleh petugas pengelolaan jurnal elektronik, siapakah yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam menghadapi kendala yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik? Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang tidak dapat diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang bertanggung jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan. 4. Adakah kebijakan dari perpustakaan BPPT dalam menghadapi kendala pengelolaan jurnal elektronik? Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak Dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian Teknologi (BPPT) dan di tetapkan di Jakarta pada tanggal 29 April 2013 oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).Untuk kendala yang sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah pihak unit kerja
dan
perekayasa
belum
menyerahkan
hasil
karyanya
kepada
pihak
perpustakaan”. 5. Dari awal adanya jurnal elektronik di perpustakaan BPPT sampai saat ini kendala apa saja yang sering ada di perpustakaan BPPT? Untuk kendala yang sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah pihak unit kerja dan perekayasa belum menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan
Lampiran : NOTA DINAS Nomor : /PDIS/ND/
/III/2014 DAFTAR UNIT KERJA
1. Pusat Teknologi Industri Hankam 2. Pusat Teknologi Industri Proses 3. Pusat Teknologi Manufaktur 4. Pusat Teknologi Industri dan Sistem Transportasi 5. Pusat Pengkajian Kebijakan Peningkatan Daya Saing 6. Pusat Audit Teknologi 7. Pusat Pengkajian Kebijakan Difusi Teknologi 8. Pusat Pengkajian Kebijakan Inovasi Teknologi 9. Pusat Teknologi Farmasi dan Medika 10. Pusat Teknologi Bioindustri 11. Pusat Teknologi Pertanian 12. Pusat Teknologi Agroindustri 13. Pusat Teknologi Sumberdaya Mineral 14. Pusat Teknologi Sumberdaya Lahan, Wilayah & Mitigasi Bencana 15. Pusat Teknologi Inventarisasi Sumber Daya Alam 16. Pusat Teknologi Lingkungan 17. Pusat Teknologi Konversi dan Konservasi Energi 18. Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi 19. Pusat Teknologi Material 20. Pusat Teknologi Pengembangan Sumber Daya Energi 21. Kepala Biro Perencanaan 22. Kepala Biro Keuangan 23. Kepala Biro Umum & Humas 24. Kepala Biro Sumber Daya Manusia & Organisasi 25. Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan 26. Kepala BPPT Enjiniring 27. Kepala Inspektorat 28. Kepala Balai Besar Teknologi Energi 29. Kepala Balai Besar Teknologi Kekuatan Struktur
30. Kepala UPT Hujan Buatan 31. Kepala Balai Besar Teknologi Pati 32. Kepala UPT Laboratorium Aero Gas Dinamika dan Getaran 33. Kepala UPT – PSTKP Bali 34. Kepala Balai Teknologi Survei Kelautan 35. Kepala UPT Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT-BPPH) 36. Kepala Balai Termodinamika Motor dan Propulsi 37. Kepala Balai Pengkajian Dinamika Pantai 38. Kepala Balai Mesin Perkakas, Teknik Produksi dan Otomasi 39. Kepala Balai Rekayasa Disain dan Istem Teknologi 40. Kepala Balai Pengkajian Teknologi Polimer (Sentra Teknologi Polimer) 41. Kepala Balai Jaringan Informasi Ilmu Pengetahuan dan teknologi 42. Kepala Balai Pengkajian Bioteknologi 43. Kepala Balai Inkubator Teknologi 44. Kepala Balai Teknologi Lingkungan 45. Kepala Balai Pengkajian dan Penerapan Teknologi Aero Gas Dinamika dan Getaran
Pengelolaan jurnal elektronik terdapat dua tahapan 1. Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh penulis. Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT juga dapat dilakukan jika seorang pembaca ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor dalam jurnal elektronik dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan ditindak lanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka akan tampil:
Kemudian klik Registrasi Menu Pencarian
Menu Pencarian Isi Journal Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT
Bagi penulis jurnal elektronik yang telah terdaftar sebagai pengguna dalam sebuah ejurnal, maka bisa login dengan username dan password yang dimilikinya. Misalnya terdaftar dalam IJ Geostech. Pada menu awal ini juga tersedia menu : 1. Beranda Menu ini mengantarkan penulis ke ejurnal secara lengkap 2. Tentang Kami Menu ini berisi kebijakan dan informasi yang berhubungan dengan jurnal elektronik, seperti kontak, tim editorial, syarat dan ketentuan jurnal, penyerahan online, dan lain-lain. 3. Registrasi Ini merupakan menu untuk mendaftar baru bagi pengguna yang belum terdaftar dan melakukan edit peran bagi pengguna yang telah terdaftar. 4. Pencarian
5. Terbaru Menu untuk melihat terbitan jurnal elektronik terbaru 6. Terbaru Menu ini berisi seluruh volume atau nomor ejurnal yang telah terbit. Bagi Penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan memperhatikan menu sebagai berikut : 1. Penyerahan Aktif Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya atau mengirim tulisan baru. Tampilan menu ini adalah:
2. Mengirim tulisan baru Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih Memulai Penyerahan Naskah Baru, maka ada beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu : a. Memulai Penyerahan Naskah. Setelah di klik maka akan tampil halaman berikut :
Penulis memilih semua pernyataan , lalu pilih Simpan dan Lanjutkan. b. Mengunggah Naskah Pada tahapan ini penulis menelusur file yang akan diunggah , sehingga akan tampil :
c. Memasukkan metadata naskah Metadata naskah ini terdiri dari :
d. Mengunggah file tambahan Apabila ada file tambahan , misalnya lampiran, yang terpisah dari file yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini. e. Mengkonfirmasi penyerahan naskah. Setelah dikonfirmasi , maka akan muncul penyerahan aktif. Apabila diklik, akan tampil data file yang telah diunggah sebagai berikut :
2.
Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan sistem otomasi kepustakaan. a. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat : http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada halaman ejurnal sebagai berikut Technology)
(contoh :Indonesia Journal of Geoscience &
Pada halaman ini terdapat informasi mengenai : 1. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer. 2. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer juelektronikrnal 3. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal 4. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal 5. Keluar dari ejurnal (log out) Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume ejurnal yang baru maka silahkan melakukan klik pada Manajer Jurnal, dan akan tampil halaman berikut :
Menu-menu yang tersedia pada gambar di atas adalah : a. Halaman Manajemen Pada menu ini akan tampil : » Berkas Penelusuran Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang memungkinkan file dan direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung. Tampilan pada berkas penelusuran adalah sebagai berikut :
» Bagian Jurnal Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Tampilan menu Bagian ini adalah :
Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu : 1. Judul Bagian 2. Singkatan 3. Syarat dan Ketentuan 4. Form Review 5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk
Naskah yang
diterima oleh bagian jurnal) 6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh editor dan editor bagian) 7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0) 8. Daftar isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item bagian dari daftar isi terbitan 9. Tentang Kami (cek list bila hilangkan bagian ini dari tentang kami. 10. Editor Bagian Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN .
» Form Review Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama "untuk Penulis dan Editor", dan yang kedua "untuk Editor". Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk memilih form mana yang akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan » Bahasa Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa pendukung yaitu Bahasa Inggris. Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat headline, email yang disiapkan, dan alat baca. » Setup Setup ini digunakan untuk mengatur ejurnal . Menu yang terdapat pada halaman ini adalah :
1. Detail Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari. Tampilan dan detail yang harus diisi adalah :
Keterangan tampilan di atas adalah : 1.1. Informasi Umum Field ini diisi informasi umum mengenai ejurnal yang akan diterbitkan, yaitu : a. Judul b. Inisial Jurnal c. Singkatan Jurnal d. ISSN Cetak e. ISSN online (ISSN adalah International Standard Serial Number)
adalah
mengidentifikasi
delapan penerbitan
digit
nomor
berkala,
yang
termasuk
penerbitan berkala elektronik. ISSN dikelola oleh
World Wide Network of National Centres yang dikoordinasikan
oleh
International
Centre
yang
berkedudukan di Paris yang didukung oleh Unesco dan Pemerintah Perancis. ISSN bisa didapatkan di Website ISSN). Untuk Indonesia, ISSN Center adalah : ISSN National Centre for Indonesia Country code: IDN Centre code: P1 ISSN National Centre for Indonesia Centre for Scientific Documentation and Information Indonesia Institute of Sciences Jl. Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 12710 Tel: +62-21.573.3465 / +62-21.525.071 Website: http://issn.lipi.go.id/ f. Awalan DOI dan Akhiran DOI (DOI adalah Digital Object Identifier yang ditugaskan oleh CrossRef dan dalam format 10.xxxx (contoh: 10.1234). g. Alamat surat menyurat 1.2. Kontak Utama Kontak utama ini dapat diisi oleh Redaktur utama, Redaktur pelaksana, atau Staf administratif. Akan ditampilkan di homepage jurnal di bawah Kontak, bersama dengan Kontak Technical Support
1.3. Kontak Technical Support Posisi ini akan tercantum di halaman Kontak jurnal sebagai perantara Editor, Penulis, dan Reviewer. Harus mempunyai pengalaman bekerja dengan sistem dari semua perspektif peran. Karena jurnal tidak terlalu membutuhkan support teknis, tugas ini seharusnya dilihat sebagai tugas paruh waktu. Sebagai contoh, saat Penulis dan Reviewer menemui kesulitan dengan instruksi atau format file, atau butuh memastikan bahwa jurnal di backup secara teratur di server. 1.4. Identifikasi Email Email yang telah disiapkan dan dikirim oleh sistem untuk kepentingan jurnal memiliki tanda tangan yang ditambahkan di akhir. Badan email tersedia di bawah Manajemen Jurnal untuk pengeditan 1.5. Penerbit Nama organisasi yang menerbitkan jurnal akan ditampilkan di Tentang Kami. 1.6. Organisasi Sponsor Nama organisasi (contoh: asosiasi ilmiah, universitas, koperasi, dll) yang memberikan sponsor ke jurnal, akan ditampilkan di Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan catatan pemberitahuan
1.7. Kontributor Badan atau organisasi pembantu yang memberikan bantuan keuangan untuk jurnal akan ditampilkan di Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan catatan pemberitahuan. 1.8. Pengindeksan Search Engine Untuk membantu pengguna dalam menemukan jurnal pada search engine, masukkan deskripsi singkat tentang kami dan kata kunci yang relevan (dipisahkan oleh titik koma). 1.9. Sejarah Jurnal Teks ini akan ditampilkan di bagian website jurnal "Tentang
Kami"
dan
dapat
digunakan
untuk
mendeskripsikan perubahan pada judul, tim editorial, dan item lain yang relevan dengan penerbitan jurnal.
Perpustakaan BPPT Serpong
Jurnal yang akan di digitalisasi
Ruang Kepala Perpustakaan
Pengelolaan Jurnal elektronik
DAFTAR RIWAYAT HIDUP Peneliti lahir di Jakarta tanggal 20 April 1992. Anak ketiga dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak. Abdul Hafiz dan Ibu Raisah. Peneliti bertempat tinggal di Jl. H. Buang Rt. 001 Rw. 007 No. 80 Kel. Ulujami Kec. Pesanggrahan Jakarta
Selatan.Email:
[email protected].
Menyelesaikan pendidikan tingkat SD di SDI Darunnajah Ulujami pada tahun 2004, kemudina melanjutkan tingkat SMP di Mts. N. 13 tahun 2007, dan menyelesaikan di MAN 4 Jakarta tahun 2010. Pada tahun 2010 penulis juga pernah menempuh pendidikan non formal di bimbingan belajar Nurul Fikri untuk mempersiapkan Ujian Nasional dan seleksi perguruan tinggi. Semasa sekolah penulis pernah aktif menjadi pramuka dan menjadi anggota marching band di SDI Darunnajah Ulujami. Setelah menyelesaikan sekolahnya, penulis melanjutkan pendidikannya pada Program Studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora di Universitas Islam Syarif Hidayatullah Jakarta. Semasa kuliah penulis pernah PKL di Pusat Penelitian dan Pengembangan Minyak dan Gas Bumi (PPTMGB) “LEMIGAS” dan menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsinya yang berjudul “Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) ”
