UNDANGAN MENGAJUKAN PROPOSAL untuk Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim dalam Penghidupan Berkelanjutan di Provinsi Sumatera Barat untuk Program Masyarakat yang Lebih Aman Melalui Pengurangan Risiko Bencana dalam Pembangunan (Safer Communities through Disaster Risk Reduction in Development/SC‐DRR Programme) PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL TEKNIS DAN ANGGARAN
KEPADA: Lembaga Swadaya Masyarakat dan Organisasi Masyarakat Sipil (termasuk Perguruan Tinggi) yang berminat Pendahuluan
TANGGAL: 26 Januari 2011 RUJUKAN: CFP/SC‐DRR ‐ UNDP/CPRU/01/2011
Program Masyarakat yang Lebih Aman melalui Pengurangan Risiko Bencana di dalam Pembangunan (Safer Commnunities through Disaster Risk Reduction in Development, disingkat SCDRR) merupakan program kerjasama antara Bappenas dan UNDP. Program ini dirancang untuk mendorong agar pengurangan risiko bencana menjadi sesuatu yang lazim (becomes a normal part of) dari proses pembangunan yang terdesentralisasi. Untuk mewujudkan hal itu, maka upaya pengarus‐utamaan pengurangan risiko bencana ke dalam pembangunan mutlak harus dijalankan. Upaya pengarus‐utamaan pengurangan risiko bencana ditempuh melalui empat sasaran berikut: (i) diberlakukannya kebijakan, peraturan, dan kerangka kerja regulasi pengurangan risiko bencana; (ii) diperkuatnya kelembagaan pengurangan risiko bencana dan kemitraan di antara mereka; serta (iii) masyarakat dan pengambil kebijakan lebih memahami tentang risiko bencana dan tindakan yang dapat diambil untuk mengurangi risiko tersebut; (iv) didemonstrasikannya pengurangan risiko bencana sebagai bagian dari program pembangunan. Terkait dengan sasaran atau output tersebut, target kerangka logis Program SCDRR telah menetapkan bahwa sejumlah proyek rintisan (pilot project) pengurangan risiko bencana untuk ancaman bencana spesifik (banjir, longsor, kekeringan, tsunami, gempa bumi, dan gunung berapi termasuk didalamnya adalah risiko iklim) akan dilaksanakan di wilayah perkotaan, perdesaan, pesisir, dan pulau‐pulau kecil, serta pada sektor‐sektor pembangunan tertentu (irigasi, pengelolaan lahan kering, sumber penghidupan, transportasi, dan kesehatan). Dalam hal ini, melalui mekanisme “Call For Proposals”, Dewan Eksekutif Program SC DRR akan melakukan kegiatan pengintegrasian pengurangan risiko bencana dan adaptasi perubahan Iklim ke dalam
1
penghidupan berkelanjutan di Provinsi Sumatera Barat untuk mendemonstrasikan pengurangan risiko‐risiko karena perubahan iklim yang berbasis komunitas. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kemampuan masyarakat untuk menghadapi dan kembali pulih dari tekanan dan guncangan serta dapat mengelola dan menguatkan kemampuan dan kepemilikan sumber daya dengan mempertimbangkan risiko‐risiko perubahan iklim untuk kesejahteraannya saat ini maupun di kehidupan selanjutnya, serta dengan tetap menjaga kualitas sumber daya yang ada. Saat ini Program Hibah Pengintegrasian PRB ke dalam Penghidupan Berkelanjutan – SCDRR sedang membuka kesempatan kepada lembaga‐lembaga swadaya masyarakat dan organisasi masyarakat sipil (termasuk perguruan tinggi) yang bekerja dan berkantor di wilayah Provinsi Sumatera Barat, untuk mengajukan proposal pelaksanaan proyek rintisan untuk pengintegrasian pengurangan risiko bencana ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Propinsi Sumatera Barat sebagai berikut:
1 Pilot Project 1: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Lasi,Nagari Lasi Mudo, Kecamatan Canduang, yang memiliki ancaman bencana tanah longso. (Tenggat waktu penerimaan proposal, 17 February 2011 pada jam 15.00 WIB). 2 Pilot Project 2: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Balai Satu, Nagari Malak Selatan, Kecamatan Malalak, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. (Tenggat waktu penerimaan proposal, 15 February 2011 pada jam 15.00 WIB). 3 Pilot Project 3: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Pondok , Nagari Sasak, Kecamatan Sasak Ranah Pasisie, yang ancaman bencana tanah longsor. (Tenggat waktu penerimaan proposal, 15 February 2011 pada jam 15.00 WIB). 4. Pilot Project 4: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Labuak Sariak, Nagari Kajai, Kecamatan Talamau, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. (Tenggat waktu penerimaan proposal, 15 February 2011 pada jam 15.00 WIB). Sejumlah dokumen, yang dilampirkan bersama dengan surat ini akan membantu organisasi yang berminat mengikuti call for proposal ini dalam menyusun dan mengajukan proposal. Kami menyarankan pada organisasi yang berminat untuk menelaah dokumen‐ dokumen tersebut dan mengikuti proses secara lengkap dan hati‐hati, supaya proposal yang diajukan dapat dievaluasi secara penuh. Sebelum proposal dikirim, teliti kembali apakah dokumen‐dokumen yang akan dikirim sudah lengkap (lihat dokumen 5: daftar periksa untuk pengiriman proposal). 2
Siapa yang layak mengajukan? Langkah‐langkah dalam pengambilan keputusan terkait dengan program hibah
Doc 1
Siapa yang layak mengajukan proposal? Langkah apa saja dalam proses pengambilan keputusan program hibah? Siapa yang layak mengajukan proposal? Semua lembaga swadaya masyarakat dan organisasi masyarakat sipil lainnya (termasuk perguruan tinggi) yang bekerja dan berkantor di wilayah Provinsi Sumatera Barat, dapat mengajukan proposal Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan ini. Lembaga yang mengajukan proposal harus telah berbadan hukum. Lembaga yang belum berbadan hukum dapat mengajukan proposal bila lembaga bersangkutan menjalin kemitraan secara formal dengan lembaga lain yang telah berbadan hukum. Surat Pernyataan Pembentukan Koalisi dapat dilihat formatnya di document 6. Setiap lembaga diperkenankan mengajukan proposal untuk setiap proyek rintisan yang ditawarkan untuk satu atau dua proyek jika berminat. Satu lembaga bisa memperoleh maksimum 2 buah proyek rintisan. Pada saat ini, prioritas akan diberikan kepada lembaga‐lembaga yang memang sudah aktif dan memiliki pengalaman dalam menyelenggarakan program Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan. Lembaga yang mengajukan proposal harus menyerahkan profil lembaganya sesuai format yang terdapat pada Lampiran penjelasan ini. Dokumen‐dokumen yang ada bersama dengan surat ini adalah sebagai berikut: Dok 1 Informasi umum mengenai siapa yang boleh mengajukan proposal dan langkah‐langkah yang harus diikuti Dok 2 Kerangka Acuan Kerja Dok 3 Informasi umum dan format proposal teknis (naratif) Dok 4 Informasi umum dan format proposal anggaran Dok 5 Daftar periksa untuk pengiriman proposal Dok 6 Pernyataan pembetukan koalisi organisasi sipil kemasyarakatan Dok 7 Formulir data vendor Dok 8 Daftar istilah yang digunakan dalam pengumuman ini 3
Proses pengambilan keputusan terkait dengan proposal adalah sebagai berikut: Kegiatan Waktu Iklan dan pengumuman penjaringan proposal di media massa nasional dan lokal di Propinsi DIY, juga di‐upload di website UNDP Lokakarya tentang penyusunan proposal bagi lembaga‐lembaga yang berminat yang akan diadakan di Propinsi Sumbar Penyusunan proposal (Lihat panduan DOK 3 & 4)
26 January 2011
28 January 2011
26 January – 17 February 2011
Tenggat waktu penerimaan proposal (lihat pedoman 17 February 2011 15.00 WIB DOK 5 untuk daftar periksa pengiriman proposal) Evaluasi dan seleksi proposal (lihat DOK 5) Pembukaan : 18 February 2011 Evaluasi : 21‐23 February 2011 Verifikasi lembaga : 24‐26 February 2011 Orientasi Minggu ke‐2, Maret 2011 Implementasi program Maret – September 2011 Laporan Awal Minggu ke‐3, April 2011 Monitoring pertengahan Mei ‐ Juni 2011 *jadwal ini sementara; dapat berubah sewaktu‐waktu sesuai dengan ketersediaan waktu institusi terkait.
Evaluasi proposal akan dilakukan oleh Panel Evaluasi Teknis yang berasal dari unsur‐unsur Unit Pengelolaan Proyek (PMU/Project Management Unit) Provinsi Sumatera Barat, Pemerintah Kabupaten Agam, Pemerintah Kabupaten Pasaman Barat, Kementerian Dalam Negeri, BNPB,Unit Pembantu untuk Koordinasi dan Pelaksanaan Proyek (PCISU/Proyek Coordination and Implementation Support Unit) SC‐DRR dan UNDP. Proses pembukaan dan evaluasi proposal, serta penerbitan perjanjian hibah sebagai berikut: A. Pembukaan dan evaluasi proposal ♦ Evaluasi teknis ♦ Evaluasi anggaran ♦ Verifikasi lembaga dan penilaian kapasitas lembaga B. Penerbitan Perjanjian Hibah
4
Secara ringkas dapat dikemukakan bahwa proposal‐proposal yang masuk akan dievaluasi berdasarkan aspek‐aspek berikut: 25 poin Tujuan, output dan capaian‐capaian/target (deliverables) dinyatakan secara jelas dan mendukung upaya pengurangan risiko bencana setempat secara berkelanjutan Pendekatan dan metodologi pelaksanaan yang jelas, kegiatan dan rencana 30 poin kerja yang rasional, termasuk jadwal waktu yang realistik Pengalaman dan kredibilitas lembaga penyusun proposal 20 poin Kesesuaian usulan anggaran yang diajukan 25 poin TOTAL POIN 100 Poin Proposal yang telah memenuhi persyaratan administratif akan disertakan dalam evaluasi berikutnya yang terbagi dalam 3 (tiga) tahap. Evaluasi teknis akan dilakukan pada tahap pertama. Proposal teknis yang mencapai nilai 70% dari nilai keseluruhan evaluasi teknis (nilai 52.5 dari total 75) akan diikutsertakan pada evaluasi anggaran sebagai evaluasi tahap kedua. Kombinasi dari kedua penilaian baik teknis maupun keuangan akan menentukan proposal yang akan masuk kedalam verifikasi lembaga dan penilaian kapasitas lembaga. Hasil dari verifikasi dan penilaian kapasitas lembaga akan menjadi penentu proposal yang akan menerima hibah. Organisasi yang terseleksi akan diminta untuk mempersiapkan rencana anggaran arus kas (cash flow budget plan) sebelum penandatangan kontrak. Hibah akan diberikan kepada 3 (tiga) lembaga yang memiliki proposal dengan nilai/poin tertinggi untuk setiap kawasan yang ditetapkan sebagai lokasi proyek rintisan (pilot project), dengan jumlah dana hibah tidak melampaui nilai maksimum hibah per proposal. Hibah akan diberikan setelah proses seleksi selesai dan mendapatkan persetujuan dari Direktur Proyek Nasional SC‐DRR dan UNDP.
5
Kerangka Acuan
Doc 2
Kerangka Acuan “Proposal Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Propinsi Sumatera Barat " 1. Pilot Project 1: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencanac dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Lasi,Nagari Lasi Mudo, Kecamatan Canduang, yang memiliki ancaman Longsor 2 Pilot Project 2: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Balai Satu, Nagari Malak Selatan, Kecamatan Malalak, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. 3 Pilot Project 3: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Pondok , Nagari Sasak, Kecamatan Sasak Ranah Pasisie, yang ancaman bencana tanah longsor. 4. Pilot Project 4: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Labuak Sariak, Nagari Kajai, Kecamatan Talamau, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. CFP/SC‐DRR‐UNDP/CPRU/01 /2011 A. Latar belakang Pada tahun 2005 Indonesia menempati peringkat ke-7 dari sejumlah negara yang paling banyak dilanda bencana alam (ISDR 2006 – 2009, World Disaster Reduction Campaign, UNESCO). Dalam dekade terakhir, Indonesia mengalami berbagai bencana yang cukup signifikan, yakni: (1) bencana gempa bumi dan tsunami Aceh-Nias pada bulan Desember 2004 yang mengakibatkan korban meninggal sebanyak 165.708 orang dan kerugian sebesar Rp 48 trilyun; (2) gempa bumi Yogyakarta dan Jawa Tengah yang terjadi pada bulan Mei 2006 yang mengakibatkan korban meninggal sebanyak 5.716 orang, rumah rusak sebanyak 156.162 dan kerugian ditaksir sebesar Rp 29,1 trilyun; (3) tsunami Pangandaran yang terjadi pada bulan Juli 2006 yang mengakibatkan korban meninggal sebanyak 649 orang, sebanyak 1.908 rumah rusak dan kerugian ditaksir mencapai Rp 138 milyar; (4) banjir Jakarta pada bulan Februari 2007 yang mengakibatkan sebanyak 145.742 rumah tergenang dan kerugian diperkirakan sebesar Rp 967 milyar dan (5) gempa bumi dan tanah longsor di Sumatera Barat mengakibatkan 1.100 korban jiwa, diperkirakan 265.000 rumah roboh dan rusak berat/ringan; dengan angka kerugian diperkirakan sebesar Rp 21,6 Triliun. Baru-baru 6
ini masyarakat Yogyakarta pulih dari letusan Gunung Merapi, yang menewaskan 353 orang, dan tanda telah diajukan untuk dua gunung berapi lainnya. Di kota Wasior, Papua, banjir menewaskan lebih dari 145 orang pada Oktober 2010. Bencana tsunami yang melanda Kepulauan Mentawai bulan yang sama menewaskan lebih dari 400 orang. Negara ini terus menderita dengan kenaikan risiko termasuk yang diinduksi dari keragaman iklim dan perubahan. Menyikapi situasi terakhir kejadian bencana dan kenyataan luasnya cakupan wilayah tanah air yang memiliki berbagai ancaman bencana, pemerintah Indonesia telah melakukan sejumlah inisiatif kritis guna mengurangi risiko bencana di tanah air. Pada bulan April 2007 telah diterbitkan UU No. 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. Demikian pula, Rencana Aksi Nasional (RAN) Pengurangan Risiko Bencana telah disusun sebagai bagian dari Rencana Pembangunan Nasional yang telah ada. Selanjutnya, Pemerintah Indonesia pun telah mengalokasikan anggaran untuk program pencegahan dan pengurangan risiko bencana sebagaimana tertuang di dalam Rencana Kerja Pembangunan (RKP). Untuk mendukung prakarsa-prakarsa yang telah dimulai oleh Pemerintah Indonesia tersebut, UNDP bekerjasama dengan Bappenas, Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) dan Departemen Dalam Negeri menyelenggarakan Program Masyarakat yang Lebih Aman Melalui Pengurangan Risiko Bencana dalam Pembangunan (Safer Community through Disaster Risk Reduction in Development/SCDRR), yang akan berlangsung dari tahun 2007 sampai dengan 2011. Program ini dirancang untuk mendorong agar pengurangan risiko bencana menjadi sesuatu yang lazim (becomes a normal part of) dari proses pembangunan yang terdesentralisasi. Untuk mewujudkan hal itu, maka upaya pengarusutamaan pengurangan risiko bencana ke dalam pembangunan mutlak harus dijalankan. Upaya pengarusutamaan pengurangan risiko bencana ditempuh melalui empat pilar sasaran berikut: (i) dipahaminya hubungan antara pembangunan dan bencana; (ii) diberlakukannya kebijakan, peraturan, dan kerangka kerja regulasi pengurangan risiko bencana; (iii) diperkuatnya kelembagaan pengurangan risiko bencana dan kemitraan di antara mereka; serta (iv) didemonstrasikannya pengurangan risiko bencana sebagai bagian dari program pembangunan. Program peningkatan sektor ekonomi produktif berbasis pengurangan risiko bencana ini dilakukan untuk membantu pemerintah pusat maupun daerah dalam mengimplementasikan prioritas pengurangan risiko bencana dalam RAN PRB sesuai dengan kerangka aksi Hyogo dalam salah satu prioritasnya untuk Mengurangi faktor-faktor mendasar penyebab timbulnya atau meningkatnya risiko bencana, yaitu dengan prioritas pada dua sisi yaitu: (1) Manajemen Sumber daya Alam dan Lingkungan yang dilakukan dengan ; (a) Memperkuat pemanfaatan dan pengelolaan ekosistem secara lestari, termasuk melalui rencana pemanfaatan ruang yang baik dan kegiatan pembangunan yang menurunkan risiko dan kerentanan, (b) Menerapkan pendekatan manajemen sumber daya alam dan lingkungan terpadu yang berhubungan dengan upaya pengurangan risiko bencana, (c) Melakukan penyesuaian antara pengurangan risiko bencana dengan perubahan iklim yang terjadi saat ini dan di masa mendatang. (2) Pengembangan Sosial dan Ekonomi, dengan cara (a) Meningkatkan keamanan pangan, (b) Menggabungkan perencanaan pengurangan risiko bencana dalam sektor kesehatan untuk menciptakan rumah sakit yang bebas dari dampak bencana. (c) Melindungi dan memperkuat fasilitas-fasilitas publik (sekolah, rumah sakit, pembangkit listrik dan sebagainya) agar tidak rentan terhadap bencana. (d) Memperkuat pelaksanaan mekanisme jaring pengaman sosial, (e) Menyatukan pengurangan risiko bencana dalam pemulihan pasca bencana dan proses rehabilitasi, (f) Meminimalkan risiko 7
bencana dan kerentanan yang diakibatkan oleh perpindahan manusia. (g) Melakukan diversifikasi pendapatan untuk masyarakat dalam wilayah berisiko bencana tinggi untuk mengurangi kerentanan terhadap bencana. (h) Membangun mekanisme pendanaan risiko bencana seperti asuransi bencana dan hal-hal terkait lainnya. (i) Memfasilitasi terjadinya kerjasama swasta untuk meningkatkan partisipasi swasta dalam kegiatan pengurangan risiko bencana, dan (j) Membangun instrumen keuangan alternatif dan inovatif dalam rangka mengurangi risiko bencana. Terkait dengan empat sasaran Program SCDRR tersebut di atas serta rencana aksi Hyogo, maka menjadi penting adanya kegiatan-kegiatan yang mendukung prakarsa-prakarsa masyarakat dalam pengurangan risiko bencana. Hal ini mengingat bahwa pengurangan risiko bencana bukan semata-mata tanggung jawab pemerintah, melainkan tanggung jawab semua pihak, termasuk masyarakat itu sendiri. Sehubungan dengan hal tersebut program SCDRR akan melakukan kegiatan peningkatan sector ekonomi produktif yang berbasis pengurangan risiko bencana di Propinsi Sumatera Barat. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kemampuan masyarakat untuk menghadapi dan kembali pulih dari tekanan dan guncangan serta dapat mengelola dan menguatkan kemampuan dan kepemilikan sumber daya untuk kesejahteraannya saat ini maupun di kehidupan selanjutnya, serta dengan tetap menjaga kualitas sumber daya yang ada. B. Deskripsi Program Tahap rehabilitasi dan rekonstruksi akibat gempa bumi dilakukan yang fasilitasi dari para donor maupun organisasi lain di propinsi Sumatera Barat masih dalam proses sampai saat ini setelah satu tahun masa krisis. Selama periode tersebut juga, gempa bumi dan tsunami di pulau Mentawai terjadi dan mempengaruhi kondisi penghidupan pada daerah-daerah tersebut dan juga kabupaten lainnya. Bencana alam telah mempengaruhi perekonomian local, diperburuk dengan penderitaan rakyat sebagai akibat kerugian bencana dan menghambat upaya penanggulangan kemiskinan di provinsi. Dalam kaitannya dengan peraturan pemerintah No.21/2008 tentang penyelenggaraan penanggulangan bencana, untuk pemulihan sector social, ekonomi dan budaya harus memasukan pendampingan terhadap komunitas untuk mendukung lahan penghidupan mereka melalui pengurangan risiko bencana, mengadaptasi kemampuan untuk hidup dalam area bencana dan memfasilitasi untuk penguatan partisipasi penguatan lembaga-lembaga non pemerintah untuk pengurangan risiko bencana. Ini juga terkait dengan pengelolaan lingkungan, dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1997 tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup juga mencatat bahwa Pengelolaan Lingkungan bukan hanya tanggung jawab pemerintah tetapi juga memerlukan partisipasi masyarakat. Melalui program ini diharapkan dapat menjadi program pemulihan menuju pembangunan jangka panjang dengan menutup kesenjangan yang “belum terjamah” oleh proses pemulihan cepat penghidupan berkelanjutan sekaligus mempromosikan terciptanya masyarakat yang tangguh dan pemerintah yang responsive terhadap ancaman bencana dan perubahan iklim yang akan datang. Hal ini sesuai dengan kebijakan nasional maupun daerah yang tertuang di dalam RPJMD maupun RPJMN. C. Tujuan Program
8
Tujuan dari diadakannya program Integrasi Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Perubahan Iklim kedalam Kehidupan Berkelanjutan ini adalah untuk melakukan pengembangan ekonomi lokal berkelanjutan dengan membangun tingkat kepedulian pemerintah dan kemampuan masyarakat terhadap risiko bencana. Kegiatan ini akan mendorong program pemerintah, atau membantu mendorong inisiatif baru dalam pengarusutamaan pengurangan risiko bencana dalam program pengembangan ekonomi berkelanjutan. Pemerintah daerah sebagai salah satu stakeholder pelaku dalam program ini akan memastikan bahwa kegiatan ini sudah memasukan unsur pengurangan risiko bencana di dalamnya. Adapun tujuan lainnya adalah; (1) Dapat mengurangi tingkat kerentanan masyarakat dan secara simultan dapat memperkuat ketahanan pelaku usaha dalam menghadapi bencana alam. (2) Dapat mengisi kekurangan dari intervensi sector penghidupan yang telah dilakukan oleh berbagai pihak yang teridentifikasi melalui perencanaan dan pengimplementasian yang terkonsolidasi. 3) Untuk melindungi aset-aset masyarkat dan pelaku usaha dari risiko bencana dan perubahan iklim D. Output Sejumlah output yang diharapkan dapat tercapai dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1. Tersusun dan terdokumentasikannya dokumen kajian awal kondisi di lokasi target termasuk implementasi yang iventarisasi terhadap alat produksi dan aset ekonomi, potensi peruabhan iklim dan dampaknya terhadap pilihan-pilihan penghidupan, risiko, ancaman, kerentanan dan kapasitasnya. 2. Terselenggaranya kegiatan-kegiatan dan intervensi yang terkait dengan peningkatan kapasitas masyarakat dalam pengurangan risiko bencana terutama adaptasi terhadap perkiraan iklim (termasuk didalamnya pendidikan masyarakat dan kesadaran masyarakat). 3. Tersusun dan terselenggaranya Rencana Aksi Komunitas (RAK) peningkatan perekonomian terpadu dan berkelanjutan yang partisipatif, dengan fokus khusus pada perlindungan aset-aset ekonomi dan pengurangan risiko bencana yang mengacu pada penerapan konsep kerangka kerja ekonomi produktif berkelanjutan. 4. Tersusun dan terdokumentasikannya rekomendasi Strategi Pengembangan Ekonomi Produktif Lokal Tingkat Nagari Dalam Upaya PRB dan Adaptasi Perubahan Iklim. 5. Tersusunnya dokumen pembelajaran dalam pelaksanaan peningkatan ekonomi produktif dan berkelanjutan berbasis pengurangan risiko bencana termasuk didalamnya adaptasi terhadap perubahan iklim. 6. Tersusunnya laporan pelaksanaan kegiatan hibah untuk dalam pelaksanaan peningkatan ekonomi produktif dan berkelanjutan berbasis pengurangan risiko bencana termasuk didalamnya adaptasi terhadap perubahan iklim. E. Ruang Lingkup Kegiatan Ruang Lingkup Kegiatan untuk mewujudkan peningkatan ekonomi produktif yang berdampak jangka panjang, program ini akan diimplementasikan dengan berdasarkan pada beberapa prinsip berikut; partisipatif, berpihak pada kelompok rentan, berkesinambungan, kemitraan, transparan, memberdayakan sumber daya lokal, mengurangi risiko bencana, multi level dan multi sektoral, serta berfokus pada multi ancaman.
9
Dalam melaksanakan program kegiatan ini, kerangka kerja yang digunakan merupakan kerangka kerja analisis ekonomi produktif berkelanjutan yang bertumpu pada asset-aset ekonomi produktif yang beragam yaitu: modal sumber daya alam dan lingkungan, modal manusia, modal keuangan, modal fisik dan modal sosial. Adapun dalam penyelenggaraannya dapat mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Kegiatan penilaian risiko pada lokasi target implementasi, yang didalamnya mencakup penilaian awal terhadap tingkat ancaman dan kerentanan (shocks, musim, trend and perubahan iklim) dan penilaian terhadap aset-aset ekonomi produktif yang tersedia sesuai dengan kerangka kerja program ekonomi produktif berkelanjutan (suistainable livelihood framework) serta bagaimana masyarakat selama ini melakukan proteksi terhadap asetnya. 2. Kegiatan penyusunan dan penyelenggaraan program ekonomi produktif berkelanjutan berbasis pengurangan risiko bencana di wilayah-wilayah yang disepakati yang merupakan pelaksanaan program-program yang disusun dalam rangka memperkuat dan melindungi aset masyarakat, yang didalamnya juga meliputi kegiatan yang mengarah pada proses (rule of game, pengambilan keputusan, peningkatan kapasitas dan kesadaran masyarakat), pengaruh kepada kebijakan yang ada (baik yang terkait dengan lembaga pemerintahan maupun dengan lembaga non pemerintahan), dan analisis terhadap institusi-institusi terkait (pemerintah, pelaku usaha, lembaga non pemerintah dan lembaga lainnya). 3. Kegiatan penyusunan rekomendasi strategi pelaksanaan program ekonomi produktif berkelanjutan yang mengintegrasikan pengurangan risiko, adaptasi perubahan iklim bencana dan cross cutting issu lainnya (kemiskinan, gender, kemitraan, pemerintahan yang baik). 4. Kegiatan penyusunan laporan dan dokumen pembelajaran pelaksanaan program ekonomi produktif berkelanjutan yang mengintegrasikan pengurangan risiko bencana dan adaptasi perubahan iklim dan cross cutting issu lainnya. Berdasarkan ruang lingkup kegiatan seperti tersebut di atas, maka pelaksanaan Program akan terdiri atas berbagai bentuk kegiatan (namun tidak terbatas pada) sebagai berikut: (i) Penilaian awal (ii) Diskusi kelompok terfokus, antara lain dalam memfasilitasi kegiatan pengkajian/analisis aset-aset, ancaman, kerentanan dan kemampuan secara partisipatif. (iii)Lokakarya partisipatif, (iv)Bantuan teknis dalam penguatan kapasitas masyarakat, UMKM, aparat desa, dan pemangku kepentingan lainnya, (v) Pengadaan tenaga ahli, peralatan dan perlengkapan, (vi)Koordinasi dan advokasi. Wilayah kerja ditentukan oleh pemerintah daerah berdasarkan hasil identifikasi awal dan hasil analisis yang dilakukan berdasarkan beberapa kriteria, adapun kriteria wilayahnya adalah sebagai berikut: (i) Terkena dampak bencana, (ii) Menghadapi ancaman bencana termasuk ancaman terhadap risiko perubahan iklim, (iii)Menghadapi tingkat kemiskinan tinggi, (iv)Memiliki potensi sumber daya yang dapat dikembangkan, (v) Sedang tidak menjadi daerah program kerja organisasi lainnya. 10
F. Penerima manfaat Program ini terdiri atas dua kategori, yakni pelaku usaha dan masyarakat. Pelaku usaha local yang menjadi penerima manfaat program ini adalah pelaku usaha yang menghadapi risiko terhadap ancaman dan belum dapat memiliki kemampuan atau kapasitas untuk meningkatkan ekonomi produktifnya secara mandiri. Sedangkan masyarakat penerima manfaat ini adalah masyarakat yang menjadi warga desa lokasi program ini, dengan prioritas adalah mereka yang memiliki kerentanan, kaum perempuan, dan masyarakat dengan kebutuhan khusus. Sementara itu, pemerintah lokal juga akan menjadi penerima manfaat melalui a) peningkatan kapasitas dalam program perencanaan kegiatan ekonomi produktif berkelanjutan dan b) peningkatan fungsi koordinasi pemerintah daerah melalui forum komunikasi dengan stakeholder lainnya Program ini dilakukan untuk peningkatan ekonomi masyarakat rentan yang secara simultan juga dapat membangun kepedulian pemerintah dan ketangguhan masyarakat dalam menghadapi risiko. Program diharapkan akan dapat mendorong inisiatif baru dalam mengintegrasikan pengurangan risiko bencana terutama adaptasi terhadap perubahan iklim ke dalam program-program pengembangan ekonomi lokal yang berkelanjutan dan secara langsung bersinergi dengan tujuan pemerintah.
G. Kerangka Waktu Aktivitas yang diajukan harus dapat diselesaikan pada September 2011 (5 bulan setelah dilakukannya penandatanganan kerjasama). Laporan akhir dari pelaksanaan pilot project harus sudah di serah terimakan paling lambat 15 October 2011. Perpanjangan waktu dari pelaksanaan proyek harus diajukan secara tertulis dan mendapatkan persetujuan dari UNDP tanpa ada implikasi penambahan anggaran H. Lingkup Pekerjaan dan Penyerahan Hasil Pekerjaan Semua proposal yang diajukan harus memuat tujuan-tujuan spesifik yang akan dicapai melalui rencana kerja yang disusun dengan baik dengan “output” yang dapat diukur dan indikator yang jelas yang selaras dengan prioritas pengurangan risiko bencana di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Perhatikan DOK 3 dan DOK 4 untuk penjelasan dan format yang harus diikuti dalam penyusunan proposal teknis dan anggaran. Proposal juga harus menjelaskan jumlah sumberdaya yang diperlukan yang meliputi personil, keahlian, materi, fasilitas dan ketersediaan sumberdaya lainnya guna mencapai tujuan. Biaya-biaya yang berlebihan atau tidak beralasan tidak diperbolehkan tercantum dalam proposal. Sebagai tambahan, semua proposal harus memuat kegiatan-kegiatan yang memberikan gambaran bagaimana aspek-aspek berikut ini dilakukan/dipastikan: Peningkatan Kapasitas : guna menjamin keberhasilan program dan kegiatan yang akan diajukan. Organisasi yang bersangkutan disarankan melakukan penilaian kapasitas teknis dan management dalam melaksanakan program serta mencantumkan kegiatan yang dilakukan untuk peningkatan ketrampilan organisasi/lembaga dan mitranya sesuai kebutuhan, melalui proses penguatan kelembagaan dan bantuan teknis. 11
Pemantauan and Evaluasi: Setiap proposal harus memuat rencana pemantauan dan evaluasi dengan menggunakan indikator proses maupun indikator outcome. Indikator proses akan membantu lembaga untuk mengetahui apakah mereka berada pada jalur yang benar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sementara itu, pemantauan indikator outcome akan menggambarkan kepada Program SCDRR kontribusi proyek rintisan terhadap praktek pengurangan risiko bencana di Provinsi DI Yogyakarta. Rencana pemantauan dan evaluasi harus memuat kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh lembaga sendiri maupun oleh pemantau dari luar. Keberlanjutan: untuk memastikan bahwa kegiatan yang didukung oleh pilot project akan berlanjut dalam jangka panjang, maka proposal harus menggambarkan secara jelas bagaimana keberlanjutan dapat dicapai. Kesetaraan gender: Setiap proposal perlu menjelaskan strategi program dan kegiatan dalam mempromosikan kesetaraan gender di setiap kegiatannya, serta menganalisis perbedaan pendekatan gender. Dalam proposal juga diterangkan strategi proyek dalam mempromosikan kesetaraan gender dalam rangka pengurangan risiko bencana dan mengarus-utamakan peran wanita dalam kegiatan proyek pengintegrasian pengurangan risiko ke dalam penghidupan berkelanjuta.
I.Lokasi kegiatan Berdasarkan kriteria ancaman tertentu untuk dilakukannya program ini ada 2 Kabupaten yang sesuai dengan criteria ancamannya yaitu : 1. Kabupaten Agam, Jorong Lasi,Nagari Lasi Mudo, Kecamatan Canduang, yang memiliki ancaman Longsor 2. Kabupaten Agam, Jorong Balai Satu, Nagari Malak Selatan, Kecamatan Malalak, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor 3. di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Pondok , Nagari Sasak, Kecamatan Sasak Ranah Pasisie, yang ancaman bencana tanah longsor 4. Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Labuak Sariak, Nagari Kajai, Kecamatan Talamau, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. Masing-masing wilayah yang terpilih, ditentukan melalui konsultasi dengan pihak pemerintah daerah dan hasil pengamatan lapangan dengan berdasarkan pada kriteria yang sudah disepakati. J. Tenaga Pelaksana Inti
Koordinator proyek dan staf teknis yang diusulkan untuk pilot project ini disebut sebagai tenaga pelaksana inti. Setiap proposal harus merinci jumlah dan kualifikasi personil yang akan dilibatkan dalam pilot project ini. Nama-nama dari tenaga pelaksana inti dan kualifikasi mereka juga harus dicantumkan dalam proposal.
Selama pelaksanaan pilot project, tidak diperkenankan adanya penggantian tenaga pelaksana inti tanpa pemberitahuan dan memperoleh persetujuan tertulis dari UNDP. 12
K. Anggaran dan sistem pembayaran untuk organisasi/lembaga penerima bantuan dana Jumlah anggaran maksimum yang bisa didukung melalui Program hibah ini adalah sebesar US $ 45.000 untuk setiap pilot project atau proposal yang terpilih, di mana sekurangkurangnya 30% dari nilai hibah yang disetujui harus dialokasikan secara khusus untuk mendukung pelaksanaan Rencana Aksi Komunitas dalam rangka pengurangan risiko bencana di wilayahnya, yang pelaksanaannya langsung dikelola oleh komunitas. Pencairan dana hibah akan dilakukan dalam empat tahap. Tahap pertama akan disalurkan setelah perjanjian hibah ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tahap kedua akan disalurkan bila lembaga penerima hibah telah menyerahkan laporan pendahuluan (inception report) dan laporan tersebut telah disetujui oleh UNDP. Tahap ketiga akan disalurkan bila dana tahap kedua telah digunakan sedikitnya 70% dan lembaga penerima hibah telah menyampaikan laporan naratif perkembangan program dan laporan keuangan yang telah dinyatakan bisa diterima. Tahap keempat atau tahap terakhir, anggaran sebesar 3-5 % akan disalurkan bila lembaga penerima hibah telah menyelesaikan seluruh kegiatan, menyusun laporan naratif akhir, laporan keuangan akhir, dan laporan pelaksanaan program, yang ketiganya telah dinyatakan bisa diterima oleh Program SCDRR-UNDP/Bappenas. Besaran anggaran yang disalurkan pada tahap kedua dan ketiga akan ditentukan dan disesuaikan dengan kebutuhan proposal sebagaimana digambarkan dalam rencana kerja anggaran masing-masing lembaga pengusul. Pembayaran akan dilakukan oleh UNDP secara langsung ke organisasi/lembaga yang diberi hibah. Pencairan dana hibah akan dilakukan dalam lima tahap. Besaran anggaran yang disalurkan pada setiap tahap penyaluran akan ditentukan dan disesuaikan dengan kebutuhan proposal sebagaimana digambarkan dalam rencana kerja anggaran masingmasing organisasi/lembaga pengusul. Rincian dari system keuangan yang digunakan akan dijelaskan dan disetujui secara tertulis sebelum penandatangan persetujuan hibah. L. Pelaporan Organisasi/lembaga penerima hibah diwajibkan untuk menyerahkan laporan pelaksanaan program dan keuangan. Setiap laporan disampaikan dalam dua bentuk,yakni dokumen tercetak dan arsip elektronik. Laporan dikirim kepada SC-DRR Programme/Bappenas (PCISU) (U.p: National Project Director SC-DRR, Dr. Suprayoga Hadi) dan satu berkas ditujukan ke PMU SC-DRR Propinsi Sumatera Barat dimana proyek dilaksanakan. Hasil laporan sepenuhnya dimiliki oleh program SC-DRR dan dapat menjadi bagian dari laporan publik atau kegiatan advokasi oleh program SC-DRR. Jadwal penyerahan laporan adalah sebagai berikut: 13
a. Laporan rencana pelaksanaan kegiatan Dalam waktu 14 hari sejak penandatanganan perjanjian hibah oleh kedua belah pihak organisasi/lembaga penerima hibah harus menyusun dan menyerahkan rencana pelaksanaan untuk periode hibah tersebut. Rencana tersebut harus menggambarkan secara rinci pendekatan spesifik yang akan digunakan oleh organisasi/lembaga dan jadwal pelaksanaan kegiatan. Rencana tersebut bukan merupakan rencana yang baru sama sekali, melainkan merupakan penyesuaian atau penyempurnaan rencana yang sudah tertuang dalam dokumen proposal. Rencana harus memuat rencana kerja yang sudah final dan rincian anggaran yang diperlukan. Laporan ini yang akan dipergunakan sebagai dasar untuk penyaluran dana hibah tahap berikutnya. b. Laporan kinerja dan pemantauan secara berkala Laporan kemajuan terbagi dalam dua tahap pelaporan, yakni laporan kemajuan tahap pertama dan tahap kedua, yang harus dinyatakan diterima oleh Program SCDRR/CPRU – UNDP, sebelum organisasi/lembaga pelaksana mengajukan permohonan penyaluran dana tahap berikutnya. Laporan kemajuan harus mencakup: Lembaga penerima hibah diwajibkan menyusun dan mengirimkan laporan kinerja dan pemantauan secara reguler, yang antara lain memuat: ♦ Ringkasan kemajuan relatif terhadap rencana ♦ Identifikasi masalah yang dihadapi, tindakan yang telah dilakukan ataupun usulan untuk mengatasi masalah yang ada, dan pembelajaran (lesson learned). Laporan ini harus sudah disampaikan selambat-lambatnya 5 hari kerja pada periode berikutnya dan harus konsisten dengan dan merujuk pada indikator yang tercantum dalam perjanjian hibah dan rencana pelaksanaan. Laporan ini disampaikan kepada Program SCDRR Bappenas dengan tembusan kepada CPRU UNDP dan PPMU SCDRR di Propinsi Sumatera Barat. c. Laporan kegiatan Setelah setiap kegiatan diselesaikan, organisasi/lembaga menyerahkan laporan ke Direktur Program Nasional SCDRR yang memuat informasi tentang kegiatan, peserta yang terlibat (jumlah, gender, masyarakat atau staf pemerintah) dan rekomendasi untuk kegiatan tindak lanjut. Laporan kemajuan ini harus sudah disampaikan selambatlambatnya 5 hari kerja pada periode berikutnya dan harus konsisten dengan dan merujuk pada indikator yang tercantum dalam perjanjian hibah dan rencana pelaksanaan. d. Laporan akhir Dalam waktu 2 (dua) minggu sejak berakhirnya perjanjian hibah, organisasi/lembaga penerima hibah wajib menyampaikan laporan akhir kepada SC-DRR Programme/Bappenas (PCISU) (U.p: National Project Director SC-DRR, Dr. Suprayoga Hadi) dan satu berkas ditujukan ke PPMU SC-DRR Propinsi Sumatera Barat.
14
Laporan akhir minimal memuat: 1) Ringkasan penyelesaian/pencapaian pilot project sesuai dengan sasaran/target dan indikator yang tercantum dalam perjanjian hibah dan rencana pelaksanaan. 2) Penjelasan pelaksanaan kegiatan selama periode perjanjian hibah, dan penjelasan bagaimana kegiatan-kegiatan tersebut memberi andil dalam pengurangan risiko bencana dan adaptasi terhadap perubahan iklim di Provinsi Sumatera Barat, khususnya di Kabupaten Agam dan Kabupaten Pasaman Barat 3) Penjelasan metoda kerja yang telah digunakan di dalam mengelola program hibah tersebut 4) Tanggapan dan rekomendasi untuk: (i) kerja-kerja yang belum selesai, arah dan kelanjutan pilot project; 5) Laporan keuangan yang lengkap dan rinci yang menggambarkan bagaimana anggaran digunakan 6) Daftar inventaris yang lengkap dan rinci berupa barang dan perlengkapan yang dibeli dengan dana hibah, termasuk kondisi dan keberadaannya saat itu. 7) Bedasarkan temuan tim evaluasi keuangan UNDP, jika diperlukan maka UNDP akan meminta organisasi/lembaga untuk memberikan laporan keuangan yang telah diaudit oleh KAP.
15
Informasi & format untuk penyusunan proposal teknis (naratif)
Doc 3
FORMAT PROPOSAL Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Adaptasi Lingkungan ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Provinsi Sumatera Barat Bagian A. PROPOSAL TEKNIS (NARATIF) CFP/SC‐DRR‐UNDP/CPRU/01/2010 Catatan: Proposal yang tidak mengikuti format ini dapat ditolak Supaya proposal yang diajukan dapat dipertimbangkan, sebaiknya setelah menyiapkan Proposal Teknis dan Proposal Keuangan, silahkan membaca dan mengikuti DOK 5 “Daftar Periksa Pengajuan Proposal” Nama Lembaga/organisasi/ kelompok/jaringan: Nama orang yang memiliki wewenang untuk pengajuan proposal ini: Alamat lembaga/organisasi: Telepon/faksimili lembaga/organisasi E‐mail lembaga/organisasi: BAGIAN A : PROPOSAL TEKNIS (naratif) Proposal Teknis harus bisa menjelaskan tujuan dari proyek yang anda usulkan dalam proposal dan bagaimana hasil/capaian proyek tersebut akan memberi kontribusi terhadap pencapaian sasaran Program SCDRR dalam pengurangan risiko bencana sebagaimana dinyatakan pada surat pengantar “Undangan Mengajukan Proposal” ini dan member kontribusi terhadap upaya pengintegrasian pengurangan risiko bencana ke dalam penghidupan berkelanjutan di Provinsi Sumatera Barat Proposal Teknis juga harus bisa: (i) menjelaskan strategi/pendekatan/metodologi yang digunakan di dalam menyelenggarakan proyek rintisan; (ii) mengidentifikasi komponenkomponen utama yang ada dalam proyek rintisan; (iii) mendeskripsikan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam proposal. Hasil16
hasil proyek yang ingin dicapai dan penyalurannya (deliverables) harus dinyatakan dan dipaparkan secara jelas, termasuk jumlah penerima manfaat (orang atau KK) yang akan dijangkau dan dilayani oleh proyek rintisan ini, harus juga dinyatakan secara jelas dan konkret. Mohon diperhatikan : Proposal diharuskan mengikuti sistem penomoran dalam format proposal yang diberikan disini secara tepat. Referensi berupa brosur atau materi deskriptif dapat disebutkan dalam proposal tetapi materi itu sendiri sebaiknya dicantumkan pada proposal sebagai lampiran. Proposal teknis tidak boleh lebih dari 15 halaman, tidak termasuk CV dari Tenaga Pelaksana Inti. Bab 1 : Pendahuluan 1.1 Pendahuluan Uraikan secara ringkas dan sistematis mengenai dasar pelaksanaan program pengintegrasian pengurangan risiko bencana ke dalam penghidupan berkelanjutan di masing-masing lokasi proyek rintisan. 1.2 Tujuan Program Uraikan secara sistematis tujuan program pengintegrasian pengurangan risiko bencana ke dalam penghidupan berkelanjutan guna menjawab tantangan terhadap isu dan permasalahan yang telah diuraikan pada sub bab latar belakang, dengan memperhatikan tujuan dari program hibah yang tercantum di kerangka acuan Dok 2 dari dokumen CFP ini. 1.3 Hasil Keluaran (output) yang diharapkan Uraikan secara sistematis hasil (output) yang diharapkan untuk mencapai tujuan yang telah diuraikan di atas dengan memperhatikan point-point keluaran yang telah ditetapkan dalam kerangka acuan Dok 2 dari dokumen CFP ini.
1.4 Lokasi dan Penerima manfaat program Kabupaten – Pilih salah satu Agam/Pasaman Barat Kecamatan Desa/Kelurahan Penerima Manfaat Proyek rintisan: Uraikan secara indikatif segmentasi penerima manfaat yang akan dicakup oleh Proyek rintisan yang diusulkan. Berapa jumlah penerima manfaat tersebut (KK atau orang), berapa yang tergolong kelompok rentan. Seberapa banyak kaum perempuan akan memperoleh manfaat program ini dan manfaat seperti apa? Dasar/Alasan Penetapan Lokasi dan Penerima Manfaat: Uraikan secara jelas dan ringkas dasar atau alasan penetapan lokasi dan penerima manfaat tersebut, sehingga layak didukung oleh Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana ke dalam Penghidupan Berkelanjutan ini (apa ancaman bencana yang ada, bagaimana kerentanan, kapasitas, dan risiko yang ada, bagaimana kondisi masyarakatnya, bagaimana isu gender yang ada, dan sebagainya)
17
Bab 2 : Usulan Pendekatan 2.1
Pendekatan dan Metodologi:
Paparkan secara ringkas mengenai strategi/pendekatan/metodologi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan dan hasil proyek rintisan yang diharapkan. Jelaskan pula bagaimana tujuan tersebut sesuai/selaras dengan Kerangka Acuan (DOK 2) dan memberi kontribusi terhadap pencapaian sasaran Program SCDRR dan upaya pengintegrasian pengurangan risiko bencana ke dalam penghidupan berkelanjutan di Propinsi Sumatera Barat. Pada bagian ini jelaskan/paparkan pula tentang apa saja komponen utama yang ada dalam proyek yang anda usulkan. Dalam bagian ini juga harus dijelaskan pengarus-utamaan jenis kelamin sosial (gender) yang memuat analisa perbedaan jenis kelamin sosial (gender) dan strategi untuk memasukan unsur tersebut sebagai bagian dari pelaksanaan proyek. 2.2
Penilaian Awal dan Persiapan Pelaksanaan
Uraikan analisis situasi mengenai hubungan pengurangan risiko bencana dalam penghidupan berkelanjutan, penilaian awal kapasitas lembaga pelaksana serta penerima manfaat (pengusaha dan komunitas/desa) dari masing-masing lokasi proyek rintisan, serta kegiatan (riset awal) yang dilakukan dalam menentukan lokasi penerima program hibah ini.
Bab 3 : Rencana Kerja yang diusulkan 1.1 Kegiatan yang akan dilakukan Konsisten dengan bab 1 dan 2.1 di atas, pada bagian ini paparkan kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan untuk menjamin tercapainya output sebagaimana yang telah dinyatakan pada Section 1.3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang diusulkan tersebut berdasarkan komponen-komponen utama yang diusulkan dalam proyek rintisan. Pemaparan tentang setiap kegiatan seyogyanya dilakukan secara ringkas, padat dan jelas, terutama mencakup aspek-aspek apa kegiatannya, mengapa kegiatan ini penting dilaksanakan, bagaimana kegiatan ini akan dilaksanakan, siapa yang terlibat dan siapa yang akan memperoleh manfaat, apa hasil yang diharapkan dari kegiatan ini, dan output proyek rintisan yang mana yang akan didukung oleh kegiatan ini. 3.2 Rencana kerja Buat bagan baris (bar chart) seperti format di bawah yang memuat semua kegiatan yang akan dilaksanakan dan waktu pelaksanaannya. Tidak perlu mencantumkan tanggal yang spesifik, karena hal ini akan tergantung dari kapan proyek rintisan tersebut akan dimulai. Walau demikian, cantumkan lama waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan seakurat mungkin. Sebagaimana dijelaskan pada DOK 2 (Kerangka Acuan), cantumkan juga dalam rencana kerja ini kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pemantauan dan evaluasi, serta kegiatan-kegiatan untuk memastikan keberlanjutan hasil dan manfaat proyek rintisan ini. 18
Format Rencana Kerja No I
kegiatan
1 1
2
2 3
4
1
2
dst… 3
4
1
2
3
Dst… 4
1
2
3
Dst… 4
1
2
3
4
Output 1: kegiatan1 kegiatan 2 kegiatan … dst….
2
Output 2: kegiatan 1 kegiatan 2 dst….
3.3
Pemantauan, Pelaporan, Evaluasi dan Audit:
Deskripsikan secara ringkas bagaimana proses pemantauan, pelaporan, evaluasi dan audit yang anda usulkan untuk proyek ini, termasuk penjelasan tentang: a)
Proses dan partisipan/peserta yang akan dilibatkan dalam pemantauan kegiatan lapangan maupun evaluasi hasil.
b) Jadwal pelaporan, termasuk juga informasi tentang bentuk pelaporan untuk Program SCDRR/UNDP, pemerintah daerah dan masyarakat. Selain itu, perlu juga diingat adanya kewajiban membuat laporan sebagaimana dinyatakan dalam DOK 2 (Kerangka Acuan).
3.4
Lainnya
Informasi lain yang anda anggap penting mengenai pendekatan yang anda lakukan terhadap proyek rintisan ini. Section 4 : Rencana pengelolaan/managemen, pengalaman kelembagaan, kapasitas lembaga saat ini dan yang diusulkan 4.1
Rencana pengelolaan/manajemen
a) Personil: Jelaskan personil yang akan dipekerjakan untuk proyek rintisan ini, meliputi jumlah, posisi/jabatan dan tugas-tugas pokok untuk masing-masing. Formatnya seperti pada section 5 di bawah. b) Kemitraan: Jelaskan berbagai kemitraan dengan lembaga lain yang dipandang perlu dan direncanakan dalam hubungannya dengan proyek rintisan ini. Uraikan bagaimana proyek rintisan ini akan terkait dengan kelembagaan pemerintah daerah. 19
c) Sub-kontrak: Jelaskan apakah ada pekerjaan-pekerjaan yang akan disub-kontrakan dan apa dasar pertimbangannya (misalnya dukungan teknis yang diperlukan untuk implementasi secara efektif, pengembangan kapasitas, pengadaan barang dll). d) Kontribusi lembaga anda terhadap proyek: Jelaskan apa saja kontribusi lembaga anda kepada proyek rintisan ini, mencakup sumberdaya manusia maupun sumberdaya lainnya. e) Kontrol Keuangan Internal: Uraikan bagaimana kontrol keuangan internal dijalankan untuk menjamin keterbukaan, kecermatan/akurasi, pengelolaan keuangan proyek yang tepat waktu, termasuk kewajiban penyampaian laporan. f) Prosedur penjaminan mutu / garansi: Uraikan prosedur penjaminan mutu dan atau garansi yang akan digunakan pada proyek rintisan ini. 4.2 Pengalaman kelembagaan, kapasitas lembaga saat ini dan yang diusulkan Sesuai dengan hasil penilaian organisasi yang bersangkutan (Kerangka Acuan – Dok 2, halaman 2) bagian ini harus menjelaskan pengalaman dan sumberdaya organisasi terkait dengan personil dan fasilitas yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pengelolaan keuagan kegiatan yang diusulkan. a) Uraian singkat tentang lembaga/organisasi: Berikan uraian singkat tentang lembaga/organisasi yang mengajukan proposal. Cantumkan juga kapan lembaga ini didirikan atau dibentuk, lokasi lembaga, dan perkiraan anggaran tahunan yang dikelola oleh lembaga. Sertakan juga deskripsi tentang kontrak yang telah lewat atau yang sedang dilaksanakan, atau kerja lain yang terkait dengan proposal yang disusun untuk Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan. Anda juga dapat memasukan upaya kerja sama yang relevan dimana organisasi anda berpartisipasi di dalamnya. b) Sejarah litigasi dan arbitrasi: Bila tersedia, uraikan juga kegiatan-kegiatan litigasi dan arbitrasi di mana lembaga anda pernah dilibatkan, dan bagaimana kondisi/keadaan dari kegiatan tersebut. c) Pengalaman terakhir terkait kegiatan perencanaan atau perancangan dan supervisi kegiatan yang serupa dengan proposal yang diajukan. Apa peran lembaga pada proyek tersebut dan siapa personil senior dari lembaga yang bertanggung jawab terhadap proyek tersebut. Jika kegiatan telah dilaksanakan melalui kemitraan dengan lembaga lain, cantumkan nama contact person dari lembaga/organisasi tersebut. Gunakan format berikut untuk menyediakan informasi yang diperlukan. Nilai Periode Jenis kegiatan yang Personil yang bertanggung Nama jawab: proyek dan kontrak kegiatan dilaksanakan a) Di lembaga anda pemberi 20
dana dst dst
b) Di lembaga mitra (Nama, Phone, Email)
Section 5 : Personil Sertakan CV dari setiap tenaga pelaksana inti (koordinator proyek dan tenaga teknis) yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek rintisan. CV harus memperlihatkan kualifikasi yang bersangkutan di bidang yang relevan dengan ruang lingkup kegiatan yang akan dicakup dalam proyek rintisan ini. Mutu kerja dari setiap tenaga pelaksana inti yang diusulkan akan merupakan faktor yang dipertimbangkan dalam evaluasi proposal. Proposal yang dikirim harus juga menyertakan pernyataan yang ditandatangani dari setiap tenaga pelaksana inti yang berisi konfirmasi pernyataan kesanggupan mereka untuk melaksanakan proyek rintisan ini pada posisi yang diusulkan, dan ketersediaan waktu yang bersangkutan saat ini sesuai dengan kondisi yang diajukan dalam kontrak.
Tanda Tangan Proposal Teknis : Proposal Teknis harus disahkan dan ditandatangani sebagai berikut: “Diberi kuasa penuh untuk menandatangani proposal untuk dan atas nama” ____________________________
(Nama Lembaga)
________________________ Tanda tangan, cap/stempel lembaga, dan tanggal
Nama: Alamat: Telepone/Faks:
Email:
Gunakan format di bawah ini untuk menyediakan selembar CV dari setiap tenaga pelaksana inti yang diusulkan. Nama: Posisi/jabatan di proyek rintisan Kebangsaan: Informasi kontak: Kemampuan berbahasa: Pendidikan dan kualifikasi lainnya:
21
Ringkasan pengalaman: Beri tanda pengalaman‐pengalaman yang serupa dengan ruang lingkup proyek rintisan ini. Pengalaman yang relevan (Diurut mulai dari yang terbaru): Periode: Dari – Sampai Nama proyek atau Posisi/jabatan dan kegiatan/lembaga donor kegiatan/tanggung jawab yang dilakukan Dst Referensi: (Nama/Jabatan/Organisasi atau Lembaga/Informasi Kontak – Telepon; Email) Pernyataan: Dengan ini saya menyatakan kesanggupan saya untuk bekerja pada posisi yang disebutkan di atas dan ketersediaan waktu saya sesuai dengan jangka waktu yang disebutkan di dalam kontrak. _______________________________ Tanda tangan
22
Informasi dan format untuk penyusunan proposal anggaran
Dok 4 FORMAT PROPOSAL Program Hibah Pengintegrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Provinsi Sumatera Barat Bagian B. PROPOSAL ANGGARAN CFP/SCDRR‐UNDP/CPRU/01/2011
Setelah Proposal Teknis dan Anggaran selesai dibuat, para peserta dipersilahkan untuk merujuk dan mengikuti langkah-langkah yang ada pada DOK 5 “Daftar Periksa Pengajuan Proposal” sebagai panduan di dalam pengiriman proposal Mohon diingat bahwa ketika anda mengajukan proposal, proposal teknis (Bagian A) dan proposal keuangan/anggaran (Bagian B) diajukan dalam amplop terpisah 1. Anggaran boleh disajikan dalam bentuk Rupiah saja ataupun Rupiah dan US dollar. Total anggaran maksimum yang diperkenankan untuk satu proposal adalah US $ 45,000 atau setara dengan Rp 403.425.000 dengan kurs UN US $ 1 = Rp 8.965,- per tanggal 1 Januari 2011. 2. Proposal anggaran harus menyajikan perincian biaya untuk setiap kegiatan/unit barang atau sub-kegiatan dan disertakan bersamaan dengan lembar anggaran proyek rintisan. 3. Komponen-komponen kegiatan yang anggarannya dinyatakan dalam harga total harus disertai perincian yang cukup agar Panel Evaluasi dapat menentukan kelayakan antara anggaran yang diusulkan dengan Proposal Teknis dan kesesuaiannya dengan Kerangka Acuan dan pedoman lainnya yang terkait dengan Program Hibah PRBBK ini. Untuk setiap kegiatan yang tertera di perkiraan anggaran harus memiliki rinciannya. Rincian tersebut diuraikan mengikuti seperti dibawah ini: 1. Rincian untuk kebutuhan personil diselaraskan dengan tugas dan posisi personil tersebut dan menyebutkan durasi pekerjaan (bulan dan hari). 2. Penjelasan untuk sub-kontraktor dimana sub-kontraktor yang diajukan harus sesuai dengan tujuan kontrak. 3. Rincian mengenai biaya untuk aktifitas dibawah ini: a. Honorarium b. Tempat penyelenggaraan kegiatan c. Kegiatan dokumentasi 23
d. Konsumsi kegiatan e. Tempat keberangkatan dan tujuan, jenis transportasi, dan jumpat tiket/orang yang bertugas harus dijelaskan untuk setiap biaya perjalanan. 4. Rincian mengenai peralatan yang akan dibeli termasuk jumlah dan tipe. Semua peralatan yang dibeli (baik barang dan jasa) menggunakan dana hibah ini harus digunakan hanya untuk kepentingan penyelenggaraan kegiatan yang tertera di kontrak hibah ini. Penggunaan peralatan ini akan dimonitor oleh tim monitor Seleksi Hibah dan organisasi penerima hibah harus mengganti/memperbaiki peralatan yang rusak/hilang dikarenakan oleh penyalahgunaan pemakaian. Pemakaian peralatan yang tepat merupakan faktor utama dalam menentukan apakah peralatan tersebut dapat ditransfer ke organisasi penerima hibah setelah kegiatan berakhir dengan sukses. 5. Jika terjadi konflik kepentingan atau kemungkinan akan terjadi konflik, seperti misalnya kewajiban pembayaran ke organisasi yang melibatkan anggota keluarga dari personil organisasi penerima hibah, dana hibah tidak dapat dibayarkan ke pihak ketiga ataupun ditahan oleh organisasi penerima hibah dan personil organisasi penerima hibah. Hal-hal yang akan mempunyai potensi konflik harus dilaporkan ke UNDP sebelum terjadi pembayaran. Jika organisasi penerima hibah tidak melaporkan maka dapat mengakibatkan pembatalan kontrak perjanjian dan dana yang telah diterima harus dikembalikan. 6. Semua satuan harga yang digunakan dalam proposal ini harus sudah termasuk pajak. 7. Format Proposal Anggaran dibawah ini disediakan untuk diikuti sebagai model atau acuan dalam penyusunan proposal anggaran Mohon diperhatikan : Format ini memuat beberapa contoh khus pengeluaran, yang mungkin diperlukan atau tidak diperlukan dalam proyek rintisan yang anda usulkan. Anda boleh menambahkan bila format yang ada belum bisa menampung usulan anggaran yang anda buat atau mengahapus bagian yang tidak anda perlukan. 8. Jika terjadi kesalahan dalam perhitungan anggaran yang diusulkan, maka Panel Evaluasi akan melakukan koreksi ketika Proposal Anggaran dievaluasi. Angka yang lebih rendahlah yang akan disetujui. Jika lembaga yang mengirimkan Proposal tidak bisa menerima hasil koreksi Tim Panel Evaluasi, maka Proposal akan ditolak. Jika terjadi perbedaan antara tulisan dan angka yang terkait dengan proposal anggaran, maka yang akan dijadikan dasar adalah apa yang tertuang dalam tulisan (bukan dalam angka). 9. Pengalokasian dana hibah sebesar 30% untuk Rencana Aksi Komunitas (RAK) dari total dana hibah yang diajukan adalah wajib. Proposal yang tidak mencantumkan alokasi 30% untuk RAK akan memperoleh nilai 0 (zero) untuk proposal anggarannya.
24
Format Proposal Anggaran BIAYA PROGRAM (20%) CONTOH!!!! Kegiatan 1: Pelatihan ........ Paket rapat (makan siang dan rehat kopi) (contoh) Kegiatan 2: ....... Kegiatan 3:........... 30 % (Hibah Komunitas untuk mendukung Rencana Aksi Komunitas dalam Pengurangan Risiko Bencana ) Kegiatan 4: …………… Dst BIAYA OPERASIONAL (30%) CONTOH!!!! Gaji/Honorarium Tim Pelaksana Inti Koordinator Proyek Tenaga Teknis Dst Subtotal Travel/Perjalanan/Transportasi Subtotal Biaya Kantor Biaya sewa kantor Peralatan ‐ Rincian peralatan Alat tulis kantor ‐ Rincian jenisnya Audit Dst Subtotal Sub‐Kontrak ........ Subtotal Biaya Kontijensi (Maksimum 10%) TOTAL
Harga Satuan (Rp)
Jumlah Satuan
Jenis Satuan
121.027.500
1
Package
10%
Prosen
Jumlah Satuan
Jenis Satuan
Total (Rp)
121.027.500
Total biaya kontijensi tidak boleh melebihi 10% dari nilai proposal. Biaya yang dinilai terlalu tinggi atau tidak masuk akan akan ditolak. 25
Tanda Tangan Proposal Anggaran : Proposal Anggaran harus disahkan dan ditandatangani sebagai berikut: “Diberi kuasa penuh untuk menandatangani proposal untuk dan atas nama”
____________________________ (Nama Lembaga)
________________________ Tanda tangan, cap/stempel lembaga, dan tanggal
Nama: Alamat: Telepone/Faks:
Email:
26
Daftar Periksa & Petunjuk Pengajuan Proposal
Dok 5
DAFTAR PERIKSA dan PANDUAN PENGAJUAN PROPOSAL Periksa kembali proposal anda dan pastikan: ♦ Proposal dibuat dengan format yang ditetapkan ♦ Proposal disampaikan ke UNDP tepat waktu ♦ Proposal dimasukkan dalam amplop tertutup yang ditandai dengan benar Proposal yang lengkap terdiri dari 6 bagian - Proposal yang tidak berisi semua dokumen berikut ini akan dinyatakan tidak memenuhi syarat dan tidak akan dipertimbangkan untuk memperoleh bantuan dana. _____
Proposal Teknis (naratif) yang mengikuti petunjuk yang diberikan (lihat DOK 3). Proposal ini tidak boleh memuat informasi proposal keuangan (anggaran).
_____
Proposal Anggaran yang mengikuti petunjuk yang diberikan. (lihat DOK 4)
Jumlah maksimum anggaran adalah US$ 45,000 untuk setiap proposal yang terpilih; sekurang-kurangnya 30% dari nilai hibah yang disetujui harus dialokasikan secara khusus untuk mendukung pelaksanaan Rencana Aksi Komunitas (RAK) dalam rangka pengurangan risiko bencana di masing-masing daerah dan dananya langsung dikelola oleh komunitas. Proposal yang tidak mencantumkan alokasi 30% untuk RAK akan memperoleh nilai 0 (zero) untuk proposal anggarannya. Dokumen pendukung _____
Dokumen yang menunjukkan legalitas organisasi yang mengajukan proposal (Dokumen Akta Notaris Publik untuk pendirian organisasi penerima hibah) dan/atau pernyataan mengenai pembentukan koalisi organisasi (DOK 6).
_____
Surat Keterangan Terdaftar (SKT) dari Kementrian Dalam Negeri atau instansi pemerintah lain atau pemerintah daerah seperti tercantum dalam Pasal 7 dari Peraturan Mentri Dalam Negeri No. 38/thn 2008.
_____
Keterangan domisili organisasi penerima hibah yang dikeluarkan oleh kecamatan/kelurahan.
_____
Surat kuasa yang menyatakan bahwa orang yang menandatangani proposal adalah orang yang berwenang mengikat organisasi tersebut dalam suatu perjanjian hibah.
_____
Surat rekomendasi dari organisasi yang terkait.
_____
Lembaran Profil Vendor . 27
MOHON PERHATIKAN KETENTUAN BERIKUT INI Penandatanganan proposal Proposal harus dikirim sebanyak dua eksemplar, di mana satu eksemplar ditandai sebagai “Proposal Asli” dan lainnya sebagai “Copy Proposal”. Jika terdapat perbedaan antara Proposal Asli dan Duplikat Proposal, maka yang akan digunakan adalah “Proposal Asli”. Semua dokumen yang disertakan dalam Proposal harus diketik atau ditulis dengan tinta permanen dan ditandatangani oleh orang yang berwenang menandatangani dari organisasi yang mengajukan proposal. Wewenang menandatangani proposal ini harus dibuktikan secara tertulis dengan menyertakan akta pendirian organisasi atau dokumen hukum lainnya yang masih berlaku di dalam proposal. Proposal yang dikirim tidak boleh mengandung bekas perubahan, koreksi, penghapus atau tulis-rangkap (overwrite), kecuali bila diperlukan untuk membetulkan kesalahan yang dilakukan oleh organisasi pengusul, yang dalam kasus ini koreksian tersebut harus ditandai dengan paraf dari orang yang diberi wewenang untuk menandatangani proposal. Penyegelan dan penandaan proposal Proposal harus dimasukkan ke dalam sebuah amplop besar yang tertutup (dilem rekat) yang di dalamnya berisi tiga amplop terpisah. ♦ Amplop pertama berisi Proposal Teknis (naratif) dan CV ♦ Amplop kedua berisi Proposal Anggaran ♦ Amplop ketiga berisi dokumen lainnya, yakni form registrasi, akta pendirian organisasi dan rekomendasi dari organisasi lain yang relevan (a) Pada amplop luar harus dituliskan alamat yang dituju, yakni: Country Director UNDP Indonesia 8th Fl, Menara Thamrin, Jl. M.H. Thamrin Kav 3, Jakarta 10250 Up. Procurement Unit Pada amplop luar juga harus diterakan secara jelas bidang pekerjaan/kegiatan dari Proposal, yakni: 1. CFP/SCDRR-UNDP/CPRU/01/2011Pilot Project 1: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Lasi,Nagari Lasi Mudo, Kecamatan Canduang, yang memiliki ancaman Longsor 2
CFP/SCDRR-UNDP/CPRU/01/2011Pilot Project 2: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Agam, Jorong Balai Satu, Nagari Malak Selatan, Kecamatan Malalak, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor. 28
3
CFP/SCDRR-UNDP/CPRU/01/2011Pilot Project 3: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Pondok , Nagari Sasak, Kecamatan Sasak Ranah Pasisie, yang ancaman bencana tanah longsor.
4.
CFP/SCDRR-UNDP/CPRU/01/2011Pilot Project 4: Program Hibah Pengintergrasian Pengurangan Risiko Bencana dan Perubahan Iklim ke dalam Penghidupan Berkelanjutan di Kabupaten Pasaman Barat, Jorong Labuak Sariak, Nagari Kajai, Kecamatan Talamau, yang memiliki ancaman bencana tanah longsor.
(b) Tiga amplop di dalam dimasukan dalam satu amplop dan sebelumnya diberi nomor dan tanda yang jelas untuk menunjukan: Æ Isi : (1) Proposal Teknis (proposal pertama) dan CV, (2) Proposal Keuangan (proposal kedua), atau (3) Dokumen pendukung lainnya Æ Nama organisasi yang mengajukan permohonan untuk bantuan dana Catatan, jika amplop yang di dalam tidak ditutup dan ditandai sesuai petunjuk dalam klausul ini, maka UNDP tidak bertanggung jawab terhadap kemungkinan kekeliruan penempatan proposal atau dibuka isinya lebih awal. Tenggat Waktu Pengajuan Proposal Proposal harus dikirim lewat pos/kurir atau diantar langsung. Proposal untuk ketiga proyek rintisan (pilot project) tersebut harus sudah diterima oleh UNDP pada 17 Februari 2011 pukul 15.00 WIB. Proposal harus dialamatkan kepada: Country Director UNDP Indonesia 8th Fl, Menara Thamrin, Jl. M.H. Thamrin Kav 3, Jakarta 10250 Up. Procurement Uni Pengiriman proposal dalam format arsip elektronik PDF melalui surat elektronik (email) diperbolehkan. Proposal yang telah distempel dan ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa oleh organisasi dapat dikirim melalui surat elektronik (email) dalam format PDF ke
. Proposal Teknis dan Proposal Angaran harus dikirim dalam arsip (file) PDF yang terpisah dalam satu folder (Proposal Teknis dalam satu file, dan Proposal Keuangan dalam file kedua). Jika kedua proposal tersebut dikirim dalam satu arsip (file) yang sama, maka proposal-proposal tersebut akan ditolak. Organisasi dapat mengirim email sebanyak yang dibutuhkan, tetapi kapasitas dari setiap email tidak boleh melebihi 4MB agar bisa diterima oleh server. Mohon perhatikan bahwa amat mungkin terjadi kesenjangan waktu dalam pengiriman surat elektronik. Proposal-proposal yang dikirim menjelang tenggat waktu akan mungkin 29
sampai setelah tenggat waktu lewat dan proposal tersebut akan ditolak. Oleh karena itu, mohon dapat mengirim proposal jauh hari sebelum tenggat waktu. Bahasa yang digunakan dalam proposal dan informasi tambahan lainnya Proposal dapat ditulis dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Jika proposal terpilih untuk mendapat dukungan hibah, maka proposal tersebut akan diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris (bila semuanya ditulis dalam bahasa Indonesia). Setiap literatur cetak yang menyertai proposal dapat ditulis dengan bahasa lain tetapi sebaiknya disertai dengan terjemahan Bahasa Inggris. Jika anda memerlukan informasi tambahan tentang proses atau pengiriman proposal, kami persilakan anda mengirim pertanyaan tertulis (lewat surat elektronik atau faksimili) ke: Contact Person :Rismawati Mangunsong Alamat :UNDP, 8th Fl, Menara Thamrin, Jl. M.H. Thamrin Kav 3, Jakarta Pusat Telepon :021 -314-1308 E-mail :[email protected] Untuk pertanyaan yang berkaitan dengan isu-isu substantif tentang penyusunan proposal, anda dapat menyampaikan lewat surat eklektronik atau faksimili ke alamat: Contact Person Alamat Telepon/Fax E-mail
:Siti Agustini :PCISU-SCDRR.Jl. Tulung Agung No 46 Menteng,Jakarta Pusat :021 –3905484/391-8604 :[email protected]
Pertanyaan anda akan dijawab secepat mungkin, akan tetapi kelambatan dalam menyediakan informasi yang anda perlukan tersebut tidak bisa dijadikan alasan untuk keterlambatan pengiriman proposal. Pertanyaan dan jawaban akan dimuat dalam website http://www.undp.or.id/procurement dan www.sc-drr.org agar dapat diakses oleh semua yang ingin memahami proses penyusunan penanganan proposal. Semua biaya yang dikeluarkan dalam proses penyusunan dan pengiriman proposal harus ditanggung oleh masing-masing lembaga pengirim. Catatan Sewaktu-waktu menjelang tenggat waktu penerimaan proposal, dimungkinkan kami memodifikasi instruksi dalam Undangan Mengajukan Proposal ini melalui amandemen, termasuk dengan memberikan informasi tambahan. Karena itu, kami menyarankan agar anda secara berkala mengunjungi website UNDP Indonesia (http://www.undp.or.id/procurement/) dan wesite www.sc-drr.org untuk mengetahui perubahan, amandemen, atau informasi tambahan berkenaan dengan pengiriman proposal.
30
Pernyataan Pembentukan Koalisi Organisasi Sipil Masyarakat
Dok 6
SURAT PERNYATAAN KETUA, WAKIL DAN ANGGOTA ORGANISASI YANG BERKOALISI Judul Proyek : : Nama organisasi penanggung jawab yang menjadi ketua koalisi : Nama ketua organisasi Koalisi (telepon, alamat email) : Nama wakil ketua Organisasi Koalisi (telepon, alamat email) Daftar organisasi anggota : koalisi : Nama Kontak Person untuk organisasi penanggung jawab dan organisasi anggota koalisi berikut nomor kontak (telepon, HP, alamat email) Kami yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan bahwa: 1. Melakukan koalisi untuk melaksanakan proyek tersebut di atas; 2. Menunjuk organisasi dengan nama ….. sebagai penanggung jawab Koalisi dan juga menunjuk saudara ………………….. dari organisasi penanggung jawab tersebut sebagai ketua koalisi. 3. Menunjuk Ketua dari organisasi ……. sebagai wakil ketua koalisi. 4. Menunjuk Ketua dari organisasi ……., ……, …… sebagai anggota koalisi. 5. ORMAS yang menjadi penanggung jawab dan ketua koalisi dari ORMAS tersebut berhak melakukan penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU) dengan UNDP dan bertanggung jawab penuh atas segala kegiatan yang dilaksanakan oleh Koalisi. 31
6. Apabila Ketua Koalisi tidak dapat memenuhi tanggungjawabnya, maka Sekretaris, atau Bendahara dari organisasi penerima hibah penanggung jawab dapat menggantikan peran Ketua Koalisi. 7. Menunjuk satu orang sebagai Kontak Person yang bertanggungjawab untuk berkomunikasi dengan SC‐DRR, Instansi Pemerintah Provinsi DIY, dan UNDP, dan semua mitra lain. NAMA TEMPAT PENANDATANGANAN, TANGGAL, BULAN, DAN TAHUN WAKIL KETUA & NAMA ORGANISASI KETUA & NAMA ORGANISASI PENERIMA HIBAH PENERIMA HIBAH (……) (……..) ANGGOTA & NAMA ORGANISASI ANGGOTA & NAMA ORGANISASI PENERIMA HIBAH PENERIMA HIBAH (……..) (……)
32
DOC 7 VENDOR PROFILE
Date: VENDOR INFORMATION (Complete this section for Vendor/Supplier Information) Company Name :
Term Payment :
Web Site URL (If applicable)
Main Street Address
SECOND Street Address (Please provide purpose of second address)
City
State/Province/Country
Postal Code
Country
City
State/Province/Country
Postal Code
Country
Contact Person (MAIN ADDRESS)
Phone
Fax
E-mail Address
Phone
Fax
E-mail Address
Name : Title : Contact Person (SECOND ADDRESS) Name : Title :
BANKING INFORMATION Name of Banking Institute
Baneficary's Name
Branch Name
Street Address State/Province/Country
City
Country
Postal Code
Payment into a Local Bank (Bank Account located in Indonesia) PLEASE COMPLETE THE BANK TRANSWIRE CODE INFORMATION SWIFT CODE:
IDR
Bank Account Currency
Other (PLEASE INDICATE)
Bank Account Number :
Account Type :
Savings
Checking Bank Key Number :
Payment into an International Bank PLEASE COMPLETE THE BANK TRANSWIRE CODE INFORMATION Bank Account Currency
Bank ID Qualifier :
US$
Other
(PLEASE INDICATE) Bank ID/Fed Wire/ABA No. : Local Clearing Code :
Bank Account Number :
SWIFT CODE :
Account Type :
Checking
Savings
IBAN (if Available) BANK KEY NUMBER : ACH Number (American Clearing House)
INCOMPLETE OR ERRONEOUS INFORMATION WILL PREVENT FINAL CREDIT OF PAYMENTS TO YOUR ACCOUNT
-----------------------------------Authorized Signature
33
Daftar Istilah Singkatan
Dok 8
AWP
– Annual Work Plan
BAPPENAS – Badan Perencana Pembangunan Nasional CFP
‐ Call for Proposal
CPRU
‐ Crisis Prevention and Recovery Unit
CSO
– Civil Society Organization (NGO, Faith‐based organization/ group)
M & E
– Monitoring and Evaluation
NPD
– National Program Director of SC‐DRR Programme
PRB
‐ Pengurangan Risiko Bencana
SC‐DRR
‐ Safer Communities through Disaster Risk Reduction in Development
TOR
– Terms of Reference
UNDP
– United Nations Development Programme
34
