Osobní práce s časem
Marcel Horák
Obsah
ÚVOD .......................................................................................................................................................... 3 1. PROČ JE TIME MANAGEMENT DŮLEŽITÝ ................................................................................. 4 1.1 OSOBNÍ TIME MANAGEMENT .............................................................................................................. 6 1.2 JAK ČAS PLÁNOVAT ............................................................................................................................ 6 1.3 KATEGORIZACE TIME MANAGEMENTU ............................................................................................... 9 1.4 POMŮCKY, RESP. NÁSTROJE MANAGEMENTU .................................................................................... 10 2. ZÁSADY TIME MANAGEMENTU A JEJICH VÝZNAM PRO SEBEŘÍZENÍ A EFEKTIVNÍ ŽIVOTNÍ STYL ....................................................................................................................................... 11 2.1 UPLATŇOVÁNÍ ZÁSAD TIME MANAGEMENTU .................................................................................... 12 2.2 SYMPTOMY A NEGATIVA NEDOSTATEČNÉHO ŘÍZENÍ ČASU ................................................................ 15 3. CHYBY V ŘÍZENÍ ČASU ................................................................................................................... 16 ZÁVĚR ...................................................................................................................................................... 17 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY A PRAMENŮ ........................................................................... 18 MONOGRAFIE ......................................................................................................................................... 18 ELEKTRONICKÉ ZDROJE .......................................................................................................................... 19
ÚVOD Efektivní hospodaření s časem by mělo být výsadou vedoucích pracovníků, ale i v soukromém životě se nám toto umění jistě vyplatí.1 V současné době je za aktuální téma související s pracovním a životním uplatněním lidí považován time management neboli řízení času či práce s časem. Je tomu tak proto, že zacházení s časem často bývá základním předpokladem toho, zda lidé ve svém životě uspějí či nikoliv. Zahrnuje řadu dílčích témat od životních cílů a priorit, přes praktické otázky plánování času a pomůcek, které ho usnadňují. Zejména jde o umění stanovování priorit a o to, aby s časem nebylo plýtváno, neboť takové plýtvání se vždy projeví jako nedostatek času na to důležité. Spoustu věcí se člověk nenaučí ve škole a nenaučí se je ani sám čtením knih. Musí si je prožít a pak možná něco pochytí. Mezi dovednosti tohoto typu patří do určité míry i práce s časem. Studium tohoto tématu nám však v orientaci ve světě, který je na čase závislý pomůže se orientovat. Čas je na rozdíl od většiny jiných zdrojů mezi lidmi spravedlivě rozdělen. Všichni lidé ho mají každý den stejně. Rozdíl mezi námi spočívá v tom, jakým způsobem ho využíváme a jak dalece se ho snažíme natáhnout.2 Práce s časem je opravdu práce a dokonce složitá dovednost, i když si to úplně neuvědomujeme. Někomu to jde, takříkajíc, samo, ale někomu vůbec. To je potom samozřejmě pohroma pro dotyčného samotného ale i pro jeho okolí nebo spolupracovníky. Celá problematika time managementu spojuje několik dovedností.3 Time management umožňuje člověku udělat si jasno v otázkách důležitosti a naléhavosti řešených pracovních a životních úkolů a problémů, ale přispívá i ke konkrétním způsobům, jak se vyvarovat časových tísní a jak si čas vhodně „rozporcovat“, případně jak nepodstatné záležitosti přesunout na jiné osoby. V neposlední řadě je ve vztahu k time managementu důležité i to, že se v jeho rámci postupně vyvíjejí konkrétní přístupy, které lze k optimalizaci životního a pracovního režimu využít, od nejjednodušších k náročnějším.
1
Abcentrum. [online]. 2010. [cit. 2011-11-30]. Dostupné na WWW: < http://www.abcentrum-iq-psychologie-kurzy-kariera.com/time_management.html>. 2
CAUNT, J. Time management – jak hospodařit s časem. Brno: Computer Press, 2001. ISBN 80-7226-441-9. Elektronický Ott [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. Jak se naučit pracovat s časem, a moc ho přitom neztratit. Dostupné z WWW:
. 3
3
1. PROČ JE TIME MANAGEMENT DŮLEŽITÝ Time management představuje jednu z nejdůležitějších cest optimalizace životního a pracovního režimu člověka, efektivní způsob hospodaření s časem. Čas je totiž důležitým rozměrem našeho života, přitom je veličinou jednosměrnou a stále ho ubývá. Nelze ho nakupovat, ani spořit a skladovat. Každý člověk má svůj čas v určité podobě vyměřen a další nemá šanci získat. Protože to však obvykle nevíme, míváme tendenci časem plýtvat. Z těchto všech důvodů je třeba apelovat na každého, aby se naučil se svým časem zacházet hospodárně. Když přijde řeč na čas a jeho efektivní využívání, lidé se obvykle vymlouvají, například následujícím způsobem: „Schopnost organizovat sebe sama je vrozená; Je to vlastnost, kterou člověk buď má, nebo ne, já ji prostě nemám; V této situaci ani žádná organizace práce není možná; Rád bych se naučil si svůj čas lépe organizovat, teď ale mám příliš mnoho práce, snad za pár měsíců.“ Výše uvedené výmluvy vedou však obvykle k tomu, že lidé následně nejsou schopni či ochotni se svou situací cokoliv dělat. Tím se dostávají na „cestu do pekla“, pro kterou jsou typické následující skutečnosti: začít den bez jasného denního plánu, nevyrovnanost v osobním životě, smetiště na stole jako životní styl, práce na úkor spánku, přestávka na oběd jako čas k dohánění restů, nemám cíl, nevím, kam vlastně směřuji, osobní život počká. Ze všech těchto důvodů je třeba se časem zabývat a naučit se ho v určitém rozsahu také přiměřeně využívat a řídit. Time management obecně lidem pomáhá při dosahování jejich životních a profesních cílů. Měl by každého naučit: stanovit si cíle a určit priority, plánovat si svůj čas, řídit se optimalizací hledisek důležitosti a naléhavosti, vyvarovat se časových tísní, 4
etapizovat činnosti, delegovat některé úkoly na jiné lidi. Stanovení cílů je spojeno s „ukotvováním“ a programováním vlastního života. Lidé se přitom obvykle zaměřují na cíle celoživotní, střednědobé či krátkodobé. Dlouhodobé cíle mívají funkci určitých ideálů či v daném okamžiku ne zcela realizovatelných vizí, které je třeba postupně konkretizovat. Krátkodobé cíle oproti tomu bývají velmi těsně spjaty s každodenními aktivitami a úkoly, přičemž přednost by měly mít ty, které je v zájmu dosažení určitého dlouhodobého cíle třeba řešit především. To však zpravidla neplatí absolutně, lidé s krátkodobými cíli totiž leckdy v životě řeší jen aktuální úkoly, bez potřebné vazby k jakémukoli dlouhodobému cíli. Střednědobé cíle představují pak určitou spojku mezi nimi. V dětství a mládí si lidé obecně stanovují spíše cíle krátkodobé. V tomto období totiž ani nebývají schopni dohlédnout příliš daleko. V procesu jejich dosahování se však tato jejich schopnost stále zlepšuje a ti, kteří si začali klást náročnější cíle poměrně záhy, bývají obvykle také rychleji schopni jich nejen dosáhnout, ale zpravidla je i značně překročit. Je přitom pochopitelné, že výchozí dětské a mladistvé cíle hrají zejména zpočátku spíše jen roli málo instrumentalizovaných rámcových představ. „Chci být pilotem, letuškou, prezidentem…“. Větší konkretizace nabývají teprve v závislosti na tom, jak to dospívajícím dovolují postupně získávané vědomosti, dovednosti, zkušenosti, zájmy a návyky. Významnou součástí a současně i praktickým nástrojem dosahování stanovených cílů se stává především správné určení priorit. Ani v tomto případě nejde o jednorázový akt, ale spíše o postupné přehodnocování a dočasné přesouvání některých cílů či s nimi spojených aktivit v závislosti na objektivních změnách v konkrétních podmínkách práce a života. Zpočátku bývá důležitou prioritou každého člověka vzdělání. Pro některé jedince však svou prioritu poměrně záhy ztrácí, zatímco pro jiné je dlouhodobě cílem primárním. V průběhu života se však pro většinu lidí, dříve nebo později, stává významnou prioritou pracovní uplatnění. Pro ženy pak, častěji než pro muže, vstupuje po určité době do popředí pozornosti mateřství a rodina, přičemž po čase obvykle se opět začínají vracet k práci. Pokud lidé nedokážou správně odhadnout, čemu kdy mají dát přednost, například proto, že si neuvědomují neúprosnost běhu času a nezměnitelnou logiku průběhu biologických procesů, zpravidla se ocitají ve vleku života, aniž by byli schopni mu dát, objektivní potřebě osobního naplnění odpovídající, obsah a směr. Pak si obvykle stěžují na různé objektivní okolnosti, aniž by si připustili, že příčina jejich nedostatečné seberealizace spočívá hlavně v nich samotných. 5
1.1 Osobní Time management
Strategie Time managementu by měla vždy začít stanovením osobních cílů. Tyto cíle by měly být zaznamenány a mohou být rozděleny do řízení projektů, akčních plánů, nebo jednoduchých seznamů úkolů. Pro jednotlivé úkoly či cíle může být následně stanovena důležitost a mohou být také nastaveny lhůty. Výsledkem tohoto procesu je plán se seznamem úkolů, rozvrh nebo kalendář aktivit. Lze si také stanovit denní, týdenní, měsíční plánovací období spojené s různými hodnoceními.4
1.2 Jak čas plánovat
Plánování času by mělo vycházet z analýzy aktivit uskutečňovaných v určitém, nejméně čtrnáctidenním období, v rámci předem stanoveného časového rámce. Analýza údajů získaných již v tomto relativně krátkém časovém intervalu může jedinci poskytnout zajímavé údaje o: obvyklých aktivitách, časové spotřebě, věnované různým činnostem, „časových žroutech“ a rezervách, rozložení různých aktivit v průběhu dne, týdne i celých dvou či více týdnů, pravidelnosti či naopak nepravidelnosti pracovního a životního režimu, pravidelnosti spánku z hlediska jeho začátku průběhu i konce. Již sám grafický přehled čtrnáctidenního programu je dostatečně informativní. Pro úplnost je však namístě si jednotlivé aktivity promítnout do celkové časové proporce, například je vyjádřit v procentech a případně i je rovněž ztvárnit graficky. Získané kvantitativní a grafické údaje by si pak každý měl pravdivě interpretovat a objektivně zhodnotit.5
4
ZANDL, D. Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. 164 s. ISBN 80-247-1488-4. 5 ZANDL, D. Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. 164 s. ISBN 80-247-1488-4.
6
Podrobnou analýzou je možné zjistit a porovnat kolik času člověku zabírá která činnost, co jsou největší „časoví žrouti“ (televize, doprava, domácí práce), v čem spočívají případné časové rezervy (lze si například lépe uspořádat pracovní režim, vhodně zorganizovat domácí práce či nákupy, vytvořit si efektivní systém prospěšných návyků). Podobnou analýzu (a stačí i takto krátkodobou) odborníci doporučují čas od času si zopakovat, zejména v situacích zásadnějších změn – změna zaměstnání, povýšení, sňatek, narození dítěte, změna bydliště apod. Teprve na jejím základě by měl člověk přikročit k vlastnímu plánování času. Při plánování času je třeba počítat s tím, že nové a neznámé úkoly budou vyžadovat větší časovou rezervu, opakující se úkoly člověk zpravidla postupně stíhá zvládnout daleko dřív. Důležité proto je, aby si tuto zákonitost každý v dostatečné míře uvědomoval a při plánování potřebný časový fond vhodně strukturoval, včetně jeho aktivní redistribuce v závislosti na získaných dovednostech a zkušenostech, které mu postupně dovolují snadno a mnohem dříve zvládat stále větší objem činností. Je přitom také nutné si uvědomit, že celkový dostupný fond času se vždy nekryje s časem aktuálně využitelným. Analýzu i plánování času mohou také lidé považovat za spíše zbytečné činnosti. Mnozí lidé skutečně mají za to, že „svou situaci přece znají“. Praxe však ukazuje, že bývají leckdy doslova překvapeni zjištěním, jak svým časem ve skutečnosti značně plýtvají. Navíc je objektivně zjištěno, že bez podrobné analýzy, předcházející každému plánování, se snižuje reálná možnost dosáhnout stanovených cílů. Není však přitom nezbytné, aby se jednotliví lidé jak analýze, tak vlastnímu plánování věnovali ve stejné míře. Někteří lidé mají tendenci plánovat spíše rámcově, zatímco jiní mají obvykle potřebu do své analýzy a následného plánování zahrnout co nejvíce detailů. Míra důkladnosti analýz a plánování času tedy zpravidla odpovídá osobnostním charakteristikám jednotlivců. Neměla by však být ignorována, ani přehnaně detailizována. Důležitost a naléhavost představují důležitá kritéria posuzování úkolů současně z hlediska významových a časových hledisek. Bývají vyjadřována v matici, ve které lze na jedné ose zachytit míru důležitosti a na druhé míru naléhavosti řešených problémů. Na tomto základě se pak řešené úkoly mohou členit na: úkoly důležité, ale nenaléhavé (ty by měly při správné organizaci práce představovat hlavní okruh problémů, jimiž je třeba se zabývat), úkoly důležité a současně naléhavé (jsou to obvykle ty, kterým je věnována pozornost především, protože jde o úkoly, které vyžadují okamžité řešení), (fakticky se nejvíc podílí na zátěži či stresu)
7
úkoly naléhavé, ale nedůležité (mnoho lidí je upřednostňuje, protože jejich naléhavost berou jako vhodný únik před úkoly důležitými), úkoly nedůležité a současně nenaléhavé (představují spíše různé zábavy a hry), v tomto ohledu mohou při rozumné míře zastoupení přispívat k relaxaci.6 Lidé by se měli především zabývat úkoly obsaženými v první odrážce, mnohdy jim v tom však brání jednak to, že to nezáleží jen na nich (nevhodná organizace práce a převaha operativního řízení), ale také to, že sami podléhají diktátu termínů (protože úkol má být splněn do konce měsíce, nezabývají se jim aktuálně, ale řeší ho až na poslední chvíli). A tak jak objektivní podmínky, tak subjektivní přístupy způsobují převahu úkolů důležitých a naléhavých. Význam úkolů nenaléhavých a nedůležitých pak spočívá v možnosti cíleně realizovat určitou relaxaci, pokud jsou zastoupeny v přiměřené míře. Je-li jich však příliš mnoho, ztrácejí lidé čas v málo užitečných záležitostech. Potřeba vyvarovat se časových tísní vyžaduje řešit úkoly postupně a průběžně, nespoléhat na poslední chvíli. Pro mnoho lidí bývá však právě spoléhání na poslední okamžiky dosti typické. Obvykle dávají najevo, že jim práce “pod tlakem” vyhovuje. Jen vždy nedokážou odhadnout, kdy již případně nebudou schopni se s problémy včas vypořádat a zadané úkoly včas splnit.7 Etapizovat znamená rozložit řešení úkolů do relativně samostatných kratších etap. To následně umožňuje neřešit (a zejména neprožívat) celou obrovskou porci úkolů naráz, ale účinně si je v čase rozložit či uspořádat. “Naporcování” úkolů obvykle odstraňuje stres vyplývající z pocitu “zavalení úkoly”. V souvislosti s etapizací bývá v oblasti time managementu mnohdy uváděna představa slona, kterého kdyby měl člověk najednou sníst, zdálo by se mu to nerealizovatelné. Stačí však slona naporcovat, například do kilových balíčků, nechat zamrazit a než se nadějeme, je sněden. Podobně i skutečnost, že není třeba dělat vše najednou, že lze úkoly plnit postupně, začít od snadnějších nebo časově akutnějších, osvobozuje člověka od pocitu či vědomí nezbytnosti zabývat se velkým projektem či úkolem jako celkem. V tomto rámci se totiž pro celkovou složitost všech v něm obsažených vzájemných vztahů a souvislosti jen velmi obtížně rozkrývají jednotlivé dílčí dimenze. Přitom teprve jejich postupné řešení obvykle vede k uchopení a pochopení celku.
6
KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H. Time Management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publishing, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1440-X. 7 ZANDL, D. Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. 164 s. ISBN 80-247-1488-4.
8
Delegovat pak představuje možnost přesunout některé záležitosti na jiné osoby. Značný význam má delegování zejména v činnosti manažerů, jimž uvolňuje ruce pro řízení právě to, že některé z původně vlastními silami vykonávaných činností přesunou na řízené pracovníky. Delegovat však může kdokoli, kdo má objektivní možnost předat některé své činnosti osobám z blízkého okolí, což mu následně umožňuje řešit další, náročnější záležitosti. V krátkodobých rozměrech se lidé obvykle nedokážou oprostit od některých činností, které mohou být svým způsobem návykové a v jistém smyslu jim případně komplikují život. Například zaměstnaná žena se dostává do stálých časových skluzů, protože chce stihnout úklid, praní, žehlení, vaření, aniž by cokoli z toho přesunula na manžela nebo (v rámci výchovy) na dospívající děti, případně aniž by si našla hospodyni či aspoň pomocnici v domácnosti, přestože je pro ni výhodnější vydělat si peníze kvalifikovanou činností a za uvedené práce raději zaplatit někomu jinému.
1.3 Kategorizace Time managementu
Na základě práce Stephena Coveyho lze rozdělit způsoby plánování do několika generací. První generace: Upomínky na určitý čas pomocí alarmů (hodinky, počítač). Převážně se používá na upozornění před provedením nějakého úkolu. Druhá generace: Plánování pomocí kalendáře nebo diáře; zahrnuje i stanovení cílů. Třetí generace: Tento přístup znamená strávit nějaký čas stanovením hodnot a priorit. Pro přípravu je nutné plánování, stanovení priorit a následně vlastní řízení pomocí osobního organizéru, počítače nebo PDA. Čtvrtá generace: Je zefektivněním všech z výše uvedených nástrojů. Zavádí místa, cíle a role jako řídící prvek systému a preferuje více naléhavé úkoly nad těmi důležitými.8
8
COVEY, S. R. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Praha: Management Press, 2006. 342 s. ISBN 80-726-11569.
9
1.4 Pomůcky, resp. nástroje managementu
V rámci time managementu nejde jen o zmíněné zásady, ale obvykle také o konkrétní pomůcky či prostředky, které hospodaření s časem usnadňují. Mohou to být například analýzu času usnadňující počítačové programy (průběžné záznamy každodenních aktivit do tabulek v Excelu, programy zaměřené na různé způsoby setřídění a vyhodnocení získávaných dat apod.) zjednodušující shromaždování, a zejména kvantitativní a grafické zpracování získaných dílčích údajů. Náš úspěch v této oblasti závisí na pečlivém výběru a efektivním užití dostupných nástrojů.9 Významným prostředkem v tomto směru jsou pak zejména diáře, ať již papírové či elektronické. Umožňují evidovat různé důležité termíny a mít přehled v úkolech, které jsou plněny. Tyto diáře mohou být jednoduché, nejlépe s dvojstránkou věnovanou vždy jednomu týdnu nebo čtrnácti dnům tak, aby bylo možné nemít před sebou pouze jediný den, ale raději delší časový úsek. Příliš podrobné rozprogramování úkolů v průběhu dne vede totiž mnohdy k tomu, že člověk “se utopí” v přílišných podrobnostech. Úkoly jednoho dne mu pak obvykle “přerostou” přes hlavu, takže se přes ně nedostane ke vzdálenějším cílům. Týden až čtrnáct dní lze také považovat za vhodný interval, v jehož rámci je člověk na první pohled informován o situaci, ve které se nachází, o skutečnostech, s nimiž se v následujícím období zřejmě setká a o úkolech s krátkodobými termíny. Poměrně málo místa, které lze nalézt u jednotlivých dnů, bývá v těchto diářích zpravidla kompenzováno dalšími vloženými stránkami sloužícími k zápisu podrobností o úkolech, schůzkách, důležitých termínech a událostech, apod. Stále častěji se přitom využívá kroužkové formy, která dovoluje jednotlivé stránky v rámci diáře přemísťovat (tj. například za daný týdenní režim přidat stránku či dvě se stručnými zápisy z jednání, která proběhla, či termínů, které je nutno si zapamatovat).10 Je však třeba dodat a dále o tom bude ještě zmínka, že dnes existují také složité “manažerské” diáře, které přímo vyžadují jednodenní podrobné zápisy, přičemž následně se dlouhodobější záležitosti převádějí do týdnů, měsíců, kvartálů, někdy dokonce i let. Tyto podrobné zápisy mají určitě své výhody, mj. třeba v tom, že umožňují spojovat krátkodobé úkoly s dlouhodobými programy a podporují vznik návyků spojených s evidencí času. Na druhé 9
CAUNT, J. Time management – jak hospodařit s časem. Brno: Computer Press, 2001. ISBN 80-7226-441-9. PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: Time management IV. generace. 2. akt. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 260 s. ISBN 80-247-1701-8. 10
10
straně jsou někdy až tak překombinované, že lidé, kteří je využívají, nedělají prakticky nic jiného, než že zaznamenávají a přesouvají úkoly, termíny a kontrolují jejich plnění, aniž by měli čas na vlastní realizaci těchto úkolů.
2. ZÁSADY TIME MANAGEMENTU A JEJICH VÝZNAM PRO SEBEŘÍZENÍ A EFEKTIVNÍ ŽIVOTNÍ STYL Principy time managementu poslední generace: Člověk je více než čas: tento princip vyjadřuje to, že bychom neměli být „otroky” času, ale měli bychom mít svůj čas „ve vlastních rukách“, tj. „neuštvat se” řešením všeho možného, ale cíleně a s určitým nadhledem volit priority. Cesta je víc než cíl: tato zásada upozorňuje, aby člověk počítal s tím, že žádný cíl není definitivní a v tomto duchu si postupně vytyčoval další a další cíle. Při jejich vytyčování by měl přitom vhodně reagovat na změny, které se uskutečnily v rámci dosahování cílů předcházejících. Zevnitř je víc než zvenku: tento princip ukazuje na nezbytnost postupného formování vnitřní motivace, která zpravidla následně reguluje naši činnost lépe, než řízení zvenku, mj. i proto, že člověka osamostatňuje a činí do značné míry nezávislým na vnějším řízení. Pomalu je víc než rychle: tato zásada poukazuje na to, že důkladnější, postupně realizovaný a následně praxí postupně prověřovaný způsob získávání poznatků, dovedností, zkušeností a návyků bývá dlouhodobě efektivnější než způsob typu „rychle nabyl, rychle pozbyl”. Vše, co se učíme narychlo a jen pro jedno použití, se obvykle stejně rychle ztrácí, protože spoléhání jen na paměť nepostačuje. Celek je více než část: v tomto principu je vyjádřena potřeba kontinuity života, který je následně mírou jednotlivých činů. Jednotlivé skutečnosti či různá dílčí řešení nejsou rozhodující. To je důležité zejména při posuzování různých nezdarů, které by mohly při absolutním vyhodnocení vést k pocitu nezdaru celoživotního. Vždy je však třeba tyto nezdary sebekriticky posoudit, proto, aby je člověk již neopakoval. Naopak
11
úspěchy je třeba oslavovat (pochopitelně však stejně racionálně, bez podléhání slavomamu a velikášství).11 Znalost zásad time managementu a možností, které řízení času člověku dává, je důležitým vstupním momentem zařazení času do kontextu sebeřízení jedince, s cílem dosažení efektivního životního stylu. V první řadě je však namístě udělat si určitou kontrolu, jak v této oblasti postupujeme.
2.1 Uplatňování zásad time managementu
V první řadě je třeba začít se vážně zabývat svými životními cíli. Je možné, že jsme je kdysi měli a možná i dosti vysoké, ale na cestě životem jsme třeba podlehli životnímu stereotypu a dnes si již nejsme vědomi toho, oč usilujeme, pokud ještě vůbec o něco usilujeme. Proto je namístě čas od času své cíle přehodnotit. Přitom je třeba počítat s tím, že je i záležitostí věku to, jaké skutečnosti se pro nás postupně staly prioritami. Zatímco v mládí člověk mířil k výšinám, může stárnoucí jedinec být již unaven opakujícími se životními situacemi a jeho pozornost se přesouvá k rodině, vnoučatům nebo ke snaze si „ještě něco užít“ cestováním, návštěvou kulturních akcí, pobytem v přírodě apod. Otázka životních cílů a priorit je tak pro všechny záležitostí přiměřeného zakotvení v jakémkoli věku a je proto třeba tuto skutečnost opakovaně prověřovat a své cíle v závislosti na vnitřních i vnějších skutečnostech průběžně přehodnocovat. Určitým kritériem v této souvislosti může být jednak osobní spokojenost s tím, jak svůj život prožíváte, ale i spokojenost vašeho okolí. Proces dosahování stanovených či přehodnocených cílů je pak realizovatelný jen na základě volního úsilí, jehož prostřednictvím je člověk schopen překonávat vnější i vnitřní překážky. Opět je však nezbytné prověřit, zda se naše úsilí upíná správným směrem tak, aby podpořilo rozvoj schopností a nebylo s našimi možnostmi v protikladu.12
11
COVEY, S. R. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Praha: Management Press, 2006. 342 s. ISBN 80-726-1156-
9. 12
KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H. Time Management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publishing, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1440-X.
12
V rámci motivace jsou důležité nejen všestranné zájmy, ale především žádoucí návyky, tj. ustálené, zautomatizované způsoby jednání, které umožňují opakující se požadavky nově neřešit, ale spíše je trvaleji zakomponovat do dílčích okruhů vlastní činnosti. V této souvislosti velmi pomáhá například návyk pravidelného denního režimu, v jehož rámci opakující se činnosti se odehrávají v přibližně stejném čase (usínání, kontrola pošty na PC, snídaně, obědy, večeře), ale také návyk systematické práce, návyk si po sobě všechno hned uklízet atd. Je dobře si rovněž vybírat činnosti (zejména pracovní) tak, aby odpovídaly osobnímu rytmu a osobnímu tempu. Při plánování činnosti je pak třeba věnovat pozornost i vlastní výkonové křivce a zařazovat podle jejího průběhu náročné či méně náročné činnosti v určitou dobu. Je přitom namístě dbát na vhodný režim přestávek a různých mikropauz, s tím, že jejich obsah by měl být odlišný, až protikladný v porovnání s pracovními aktivitami (duševní práci je namístě kompenzovat fyzickou námahou, práci vyžadující dlouhodobé soustředění pozornosti aktivitou, která pozornost nepotřebuje, pohled na obrazovku počítače je vhodné kompenzovat pohledem do zeleně atd.). Při práci i nad její rámec je pak ve hře také otázka vhodného stravování a dodržování pitného režimu. Na uvedené skutečnosti lidé obvykle nemyslí, přestože jde o poměrně snadno zvládnutelné mechanismy či praktiky, které v případě jejich respektování mohou výrazně pozitivně ovlivnit celkovou kondici jedince. Důležité je si své dny, týdny i delší časové intervaly vždy plánovat, nejlépe tak, že si člověk z 60 – 80% (podle osobních tendencí) předem připraví základní osnovu času, přičemž si ponechá cca 20 - 40% času jako rezervu pro nepředvídané situace a úkoly. Plánování „nadoraz“ je nereálné mj. i proto, že člověk nemůže mít pod kontrolou vše, s čím se v průběhu času může setkat.13 Preferovat je třeba hlavně důležité úkoly, jejichž důležitost je nutné umět správně rozpoznat. Člověk by se neměl nechat kýmkoli zmanipulovat ke spěchu a nekvalitní práci apelací na potřebu řešit úkoly s nereálnými termíny. K tomu se však musí naučit správně odhadovat své síly a na tomto základě také používat asertivní NE. U všeho, co člověk dělá, je také třeba se naučit odmítat nátlakové akce a vydírání ze strany těch silnějších, nenechat na sebe naložit jejich práci a starosti. Lidem je žádoucí vyhovět, pokud to potřebují, ale nikoli na úkor
13
COVEY, S. R. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Praha: Management Press, 2006. 342 s. ISBN 80-726-1156-
9.
13
vlastního času a potřeb. Naopak je žádoucí vyhledávat jako spolupracovníky osoby, s nimiž je příjemné spolupracovat a komunikovat i nad rámec pracovní doby. Každý papír, který je třeba zpracovat, je efektivní vzít do ruky pouze jednou s tím, že ho lze hned vyřídit, delegovat nebo vyhodit. Sliby, které člověk dává, by měly být reálné a splnitelné, pokud nelze cokoli dodržet, je třeba se včas omluvit. Vedle času vlastního je třeba si vážit i času druhých lidí, usilovat o včasnost a včas avizovat případná (i nezaviněná) zpoždění. Důsledně využívaný čas na práci by měl člověk přiměřeně kompenzovat nalezením času na sebe a udržování své kondice, na rodinu, ale i na přátele a koníčky, aby předešel svému předčasnému opotřebování, ale i workoholismu či vyhoření, o nichž bude řeč v další části textu. Právě uvedené bývá však znehodnocováno tím, že lidé často řeší věci s odkazem na spoustu času, které jim to zabere, přičemž obsah takto tráveného času neodpovídá ani objektivním ani subjektivním potřebám. Určitý člověk sice tráví v práci mnoho času, ale nepracuje tak, jak by měl, věnuje se spíše různým vedlejším činnostem nebo pomluvám a vyvolávání konfliktů, rodiče sice s dětmi doma „tráví“ hodně času, ale nevěnují jim prakticky žádnou pozornost, spíš je různě odbývají, aby se mohli zabývat svými záležitostmi atd. Za jednu z cest, jak zvládat time management lze považovat následující doporučení: Vymezte si své nejdůležitější životní role (například syn, manžel, kolega, trenér, vedoucí oddělení, přítel, sportovec). Pro každou roli si stanovte jeden velký životní cíl. Ke každému velkému cíli přiřaďte úkoly, které vám pomohou v jeho naplnění. Určete či upřesněte si cesty konkretizace každé vaší životní role. Každý týden si najděte pro každou životní roli nejméně 90 minut. Seznam aspoň 1x do roka aktualizujte.14 Sebelepší „masterplan“ však sám o sobě nestačí. Je třeba se naučit v něm uvedené skutečnosti realizovat, i přesto, že leckdy „to prostě nevyjde“. Návraty zpět k chaosu (recidivy) by proto neměly být interpretovány jako selhání, rozhodně je však také nelze stále omlouvat. 14
KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H. Time Management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publishing, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1440-X.
14
2.2 Symptomy a negativa nedostatečného řízení času
Většina z nás si buď neuvědomuje (to je ten případ, kdy si o sobě dotyčný/á myslí, že je dokonalý/á) chyby, kterých se dopouští nebo neumí najít způsob, jak se jim vyhnout. To samozřejmě platí i pro řízení času. Přesto existuje spousta (možná většina) lidí, kteří s řízením času nemají žádný problém. To jsou ti, kteří si neuvědomují jeho hodnotu, nemají žádné nebo alespoň trochu ambiciózní cíle, k jejichž dosažení je potřeba vynaložit více úsilí či času než k běžnému „přežívání“. Ovšem často nejde jen o vlastní ambice, těch se umíme celkem snadno vzdávat, může se stát, že do převisu požadavků na čas se člověk dostane i bez vlastního zavinění: Práce mimo standardní pracovní dobu neboli rozhodně výrazný přesah průměrného počtu hodin věnovaných práci nad místně obvyklou kvótu. Neustálá obava, že se něco ještě mělo udělat (resp. toho, co je potřeba udělat, je vždy „víc“, než se dá stihnout). Nedůslednost (neřešení podstaty problému, dílčí řešení, odstraňování následků místo příčin) - hledání, přijímání a realizace řešení pod tlakem - máme pocit, že na pořádné řešení není čas. Přijímání rozhodnutí pod tlakem (resp. odkládání na poslední chvíli) - nedostatek informací, vysoká nejistota. Málo úsilí věnovaného na vytváření podmínek a ověření kvality informací a způsobilosti spolupracovníků, což vede k nutkání stále ověřovat či kontrolovat průběh prací, obtížnost zadávání úkolů (neochota předat práci). Neopodstatněné uspokojení z toho, že byla zvládnuta či zažehnána krize. Vyhledávání nových aktivit bez dokončování otevřených, odkládání záležitostí, které jsou náročnější či méně zajímavé než se zdálo ze začátku. Pocit, že situace se vymyká kontrole, ztráta nadhledu, příliš mnoho neznámých a nejistoty, obavy z případných neznámých důsledků problémů, které by mohly být způsobeny zanedbáními. Málo nebo žádný čas na osobní život.
15
Jako důsledek se dostavuje nervozita, únava, zdravotní potíže, vztahové krize…15 Pokud platí byť i část výše uvedených charakteristik (v jistém rozsahu a smyslu se to týká každého jen trošku aktivního člověka), je velmi pravděpodobné, že buď člověk musí fungovat ve velmi nepřátelském prostředí, nebo nedokáže efektivně řídit svůj čas.
3. CHYBY V ŘÍZENÍ ČASU
Zda umíme řídit svůj čas, poznáme snadno podle toho jestli „stíháme“. Máme prioritní úkoly splněny? Trávíme čas s manželkou, dětmi? Nebo neustále „nestíháme“, stěžujeme si na neúměrné množství práce, kterou je třeba urychleně vyřešit? Všichni, po krátkém zamyšlení, víme, jak na tom jsme. Níže jsou uvedeny nejčastější chyby při nakládání s časem. Nepořádek - Pořádek je pro blbce, inteligent zvládne i chaos. To je omyl. Chaos zvládneme, ale potřebujeme k tomu mnoho času. Čas uspoříme, když je vše přehledně uspořádáno. Jestliže něco neustále hledáme, ztrácíme drahocený čas, který můžeme věnovat jiným příjemnějším věcem. Nespat - Proč spát? Pracovat na úkor spánku je možné, ale neefektivní. Navíc nevyspalý člověk stihne daleko méně, než když je odpočatý a v dobré náladě, pak toho stihne daleko více (můžete se soustředit) a je plný energie. Neplánujeme - Nemáme cíl, nevíme, kam jdeme? Aneb o projektovém managementu toho moc nevíme a tak správně neplánujeme. Pokud nemáme plán, děláme nepotřebné činnosti. Případně děláme úplně něco jiného a takto utracený čas nám pak chybí. Přestávka – odpočinek - Odpočinek je neoddělitelnou součásti práce. Svačinová pauza, obědová přestávka, či odpolední kafíčko, má náš organismus regenerovat a nemá sloužit k tomu, abychom v této době doháněli, co jsme nestihli. Pokud máme mnoho práce, je třeba se zamyslet proč, nebo některé činnosti např. delegovat. Zapomínáme na rodinu - Firma se bez nás obejde rodina ne - Ve firmě nejsme nepostradatelní, firma se bez nás obejde. Takže nezapomínejme na manželku (la) a děti. 15
Time management [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. CONTOS s.r.o. Dostupné z WWW: .
16
Ono se to ve firmě bez nás „nezblázní“. Případně konečně přijmou nějakého člověka, který je už dva roky potřeba.16
ZÁVĚR
Time management může každému jedinci pomáhat při vyrovnávání se s tlakem, který na něj současný život a společnost vyvíjí. Pomocí těchto principů lze dosáhnout mnohem lepšího zvládání úkolů, které před jedincem stojí a vyhnout se neblahým dopadům stresu na jeho zdraví. Je nutno připomenout i nezbytnost stálého „ostření pily”, tj. stálé práce na sobě, která má jako cíl a výsledek průběžnou optimalizaci osobní kvality a v důsledku toho pak i produkce žádoucích ekonomických, ale také sociálních a kulturních hodnot individuálního a společenského života. Koncepce efektivního životního programu je pro každého člověka záležitostí individuálního přístupu. Výše uvedený koncept proto jen orientuje tento přístup směrem k individuálně i společensky závažným hodnotám, jejichž respektování se významně podílí na zhodnocování kvality života v nejširším slova smyslu. To znamená života bohatého, produktivního, tvůrčího, sociálně a kulturně orientovaného, ale také života spontánně aktivního a prožívaného naplno, ne však na úkor druhých lidí, ale vždy v jejich prospěch ovšem bez sebedestrukce. Time management neboli řízení času odstraní zbytečný stres, klíčové časožrouty, stanovením priorit k dosažení cíle. Místo disharmonie práce a soukromí vzniká Lifemanagement. Čas není možné řídit, je to veličina, která existuje nezávisle na nás, je ale možné řídit jeho využívání. Každý člověk má možnost natrénovat si a v praxi neustále zdokonalovat řízení využívání svého času. Řízení závisí na každém člověku, na jeho kompetenci řídit sebe sama. Z uvedeného důvodu je problematika řízení času součástí sebeřízení. Řízení času každého jednotlivce závisí na jeho zaměstnání, na tom, s kým, jak a kde žije.
16
Pavel Lasák [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. Chyby v řízení času. Dostupné z WWW: .
17
Na závěr několik výstižných citátů, týkajících se time managementu. „Čas je nejneúprosnějším a nejméně pružným prvkem našeho bytí.“ (Ted W. Engstrom) „Člověk, který dovolí, aby se mu čas vymkl z rukou, připouští, aby se mu vymkl z rukou život.“ (V. Hugo) „Všechno v životě je hračka v porovnání se schopností účelně uspořádat práci jednoho jediného dne.“ (Goethe)
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY A PRAMENŮ
Monografie CAUNT, J. Time management – jak hospodařit s časem. Brno: Computer Press, 2001. ISBN 80-7226-441-9. COVEY, S. R. 7 návyků skutečně efektivních lidí. Praha: Management Press, 2006. 342 s. ISBN 80-726-1156-9. KNOBLAUCH, J.; WÖLTJE, H. Time Management: Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada Publishing, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1440-X. PACOVSKÝ, P. Člověk a čas: Time management IV. generace. 2. akt. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 260 s. ISBN 80-247-1701-8. ZANDL, D. Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. 164 s. ISBN 80-247-1488-4.
18
Elektronické zdroje
Abcentrum. [online]. 2010. [cit. 2011-11-30]. Dostupné na WWW: . Elektronický Ott [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. Jak se naučit pracovat s časem, a moc ho přitom neztratit. Dostupné z WWW: . Pavel Lasák [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. Chyby v řízení času. Dostupné z WWW: . Time management [online]. 2011 [cit. 2011-11-29]. CONTOS s.r.o. Dostupné z WWW: .
19
