Oproep tot kandidatuurstelling

Oproep tot kandidatuurstelling Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een document management systeem (DMS) Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking

BXL 1575 – 22.05.2015

Oproep tot kandidatuurstelling – BXL 1575 – Overheidsopdracht met betrekking tot de implementatie van een document management systeem (DMS)

1/13

1. VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT 1.1. Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer 0264.814.354, RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de ‘Belgische Technische Coöperatie’, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale ontwikkelingssamenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. BTC stelt zijn middelen en zijn expertise ter beschikking om de armoede in de wereld uit te roeien. Het agentschap sluit zich aan bij de inspanningen van de internationale gemeenschap en wil een samenleving tot stand brengen die de huidige en toekomstige generaties alle mogelijkheden biedt om te bouwen aan een duurzame en rechtvaardige wereld. De medewerkers in Brussel en in het buitenland vertolken het engagement van de Belgische staat en van andere ontwikkelingspartners voor internationale solidariteit. Enkele kerncijfers : 

200 ontwikkelingsprojecten en -programma’s in 18 partnerlanden (Algerije, Benin, Bolivia, Burundi, DR Congo, Ecuador, Mali, Marokko, Mozambique, Niger, Palestina, Peru, Rwanda, Senegal, Tanzania, Uganda, Vietnam en Zuid-Afrika)



1.250 medewerkers, waarvan o

175 medewerkers op het hoofdkantoor in Brussel

o

250 expats in de landenkantoren en de interventies

o

Meer dan 800 nationale medewerkers in de landenkantoren en de interventies



235 miljoen EUR omzet



56% van de activiteiten uitgevoerd in fragiele staten



54% van de bestedingen in Centraal-Afrika

Meer informatie over BTC is te vinden op de website www.btcctb.org.


2/13

1.2 Voorwerp van de opdracht De opdracht betreft de implementatie van een document management systeem (DMS) voor de gehele organisatie (hoofdkantoor, landenkantoren en interventies). Op functioneel vlak moet de DMS de BTC medewerkers in staat stellen om : 

Documenten te beheren van creatie of ontvangst tot archivering, met automatisch versiebeheer



Documenten te klasseren aan de hand van een gedefinieerde boomstructuur, metagegevens aan documenten toe te voegen (automatisch of door de gebruiker zelf) en tags of sleutelwoorden aan documenten te koppelen



Documenten te visualiseren



Templates te creëren (bv. formulieren, brieven, etc.)



Documenten te valideren aan de hand van geautomatiseerde workflows



De juiste informatie snel terug te vinden aan de hand van zoekopdrachten op basis van metagegevens, tags en/of sleutelwoorden, waarbij ook gezocht kan worden in de inhoud van het document



Bepaalde documenten offline te consulteren, bij te werken en te synchroniseren wanneer er opnieuw een internetconnectie beschikbaar is (cf. 1.4 Technische omgeving)



Het delen van documenten en samenwerking te faciliteren, door middel van o

Bepaalde documenten of content te kunnen delen in een ruimte die specifiek is voor een bepaalde groep (bv. per land, interventie, expertisedomein,…), samengesteld uit interne medewerkers met in sommige gevallen ook externe personen (bv. opdrachtgevers, partnerorganisaties).

o

Feedback op documenten

o

Discussiefora

Het DMS moet een bestaande oplossing zijn waarvan de standaardfunctionaliteiten beantwoorden aan bovenstaande doelstellingen, geen ontwikkeling op maat. Op technisch vlak moet het DMS, om redenen van veiligheid en privacy, de nodige openheid, toegang en inzage in de werking van de software gegarandeerd worden, zodat BTC de software op ieder niveau kan (laten) controleren. Omwille van deze vereiste, maar ook omwille van de grotere mate van flexibiliteit en de mogelijkheden tot hergebruik, heeft BTC een voorkeur voor oplossingen die gebaseerd zijn op open source technologie. Bovendien moet het DMS CMIS versie 1.1 ondersteunen, de open standaard voor interoperabiliteit voor content management. Dit is een noodzakelijke voorwaarde om een effectieve en efficiënte


3/13

integratie in de huidige en toekomstige applicatie-architectuur en technische architectuur te kunnen garanderen, aangezien het DMS verbonden zal worden met een aantal databanken, sites en applicaties die op open standaarden en open source technologieën gebaseerd zijn (Drupal, MySQL, etc.), en om optimaal gebruik te kunnen maken van intern aanwezige competenties in het opzetten van deze verbindingen. De installatie van het DMS zal on-premise plaatsvinden op de centrale virtuele infrastructuur van BTC. De eindgebruikers zullen via web browser toegang krijgen tot het systeem, de authentificatie van interne gebruikers moet via de centrale OpenLDAP server opgezet worden. Zoals hierboven vermeld moet het wel mogelijk zijn om bepaalde content offline beschikbaar te stellen (bv. de documenten die betrekking hebben op een specifieke interventie) en te synchroniseren. Het beheer van rechten in het DMS gebeurt aan de hand van rollen, die aan een gebruiker of een groep gebruikers kunnen worden toegekend. De functionele en technische specificaties zullen verder in detail beschreven worden in het bestek.

1.3 Posten De opdracht is onderverdeeld in 3 posten, die 3 fasen vertegenwoordigen : 

Post 1 : Proof Of Concept



Post 2 : Ingebruikname



Post 3 : Onderhoud

De uitvoering van posten 2 en 3 kan enkel plaatsvinden op voorwaarde dat post 1 met succes gerealiseerd werd. Indien dit niet het geval is, kan BTC de verdere uitvoering van de opdracht stopzetten, waarbij de opdrachtnemer geen enkele tegemoetkoming kan eisen. De gunning van de opdracht wordt voorzien voor oktober 2015 (indicatieve planning). In dat geval start de uitvoering van post 1 in november 2015. 1.3.1 Post 1 – Proof Of Concept De eerste fase betreft een Proof of Concept waarbij de basiswerking van de oplossing wordt opgezet voor een beperkt aantal gebruikers en met een beperkte functionele scope. De Proof Of Concept heeft de volgende doelstellingen : 

Kennismaken met de oplossing



Bevestigen dat de oplossing in de praktijk beantwoordt aan de noden en de doelstellingen



Interesse en betrokkenheid creëren binnen de organisatie



Interne medewerkers opleiden om de verdere uitrol op te nemen (functioneel en technisch)


4/13



Lessen trekken voor de algemene roll-out

1.3.2 Post 2 – Ingebruikname De tweede fase betreft de ingebruikname van het DMS. Deze fase omvat de opzet van het systeem in productie omgeving en de koppeling met OpenLDAP (zie 1.4 Technische omgeving). Het projectbeheer, de uitrol, de opleiding van eindgebruikers en het change management worden door het interne BTC team opgenomen. De opdrachtnemer kan evenwel gevraagd worden om een bijdrage hieraan te leveren. 1.3.3 Post 3 – Onderhoud De derde post betreft het evolutieve en correctieve onderhoud van het DMS na ingebruikname.

1.4 Technische omgeving Het DMS wordt geïnstalleerd op de centrale virtuele infrastructuur van BTC die in een data center van Smals gelokaliseerd is.

Het DMS moet via het internet toegankelijk zijn voor alle medewerkers en voor een aantal externe personen. Hierbij is het belangrijk te noteren dat de internetverbindingen op het terrein over het algemeen van mindere kwaliteit zijn, zowel op het vlak van bandbreedte als op het vlak van beschikbaarheid. Het gebruik van het DMS moet mogelijk zijn via een internetconnectie met gegarandeerde bandbreedte van maximaal 256 kilobits per seconde (kbps) in upload en 512 kbps in download. Deze limieten zijn geldig per locatie, niet per gebruiker, en deze bandbreedte wordt gedeeld met andere applicaties. Rekening houdend met deze context moeten een performant gebruik van het


5/13

DMS ook op het terrein mogelijk zijn. De belangrijkste databanken, sites en applicaties die met het DMS zullen interageren, zijn de volgende : 

PIT : centrale database voor de projectgegevens en de opvolgingsdocumenten, een PHP MySQL applicatie op basis van het Zend framework (interne ontwikkeling)



Websites en intranet zijn op Drupal gebaseerd (interne ontwikkeling)



BIS (Btc Information System), een centrale MySQL data warehouse met daarin referentie tabellen voor projectdata, BTC medewerkers, financiële data, etc.



De authentificatie verloopt zoveel mogelijk via de centrale OpenLDAP server die gekoppeld is aan BIS.

De opdrachtnemer is enkel verantwoordelijk voor de opzet van de koppeling met OpenLDAP. De andere connecties zullen door BTC worden opgezet, eventueel zal een bijdrage van de opdrachtnemer gevraagd worden indien nodig. Andere applicaties die momenteel gebruikt worden om samenwerking te faciliteren, zijn de volgende : 

Mail en kalender (huidige situatie, mogelijk vervangen in de nabije toekomst) : o

Hoofdkantoor : IBM Domino 9.0.1, Notes client geïnstalleerd op de PC's, remote toegang via passthrough server, iNotes (browser), en Traveller (smartphones en tablets)

o

Landenkantoren en interventies: via Brussel, mailhost en webmail voor de mail @btcctb.org, geen gedeelde kalenders



Claroline : een platform voor samenwerking en uitwisseling, dat wordt afgebouwd en vervangen door het DMS



Filecloud : een aangepaste ownCloud installatie voor delen van bestanden, een tussentijdse oplossing in afwachting van een DMS



Skype



Video conferencing over het internet is mogelijk tussen hoofdkantoor en de landenkantoren van Rwanda, Burundi en Congo met eigen Polycom materiaal


6/13

2. BESCHRIJVING VAN DE GUNNINGSPROCEDURE Deze opdracht voor de aanneming van diensten wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking (zie artikel 26, §2, 3° van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten). De keuze van deze procedure wordt bepaald door het feit dat de diensten van die aard zijn dat de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen bepaald worden om de opdracht volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag te gunnen. Gezien de complexiteit van de opdracht die dient gerealiseerd en de diversiteit aan functionaliteiten die dienen geleverd te worden, verwacht BTC dat de mededinging tussen de inschrijvers ruimte biedt voor een reflectieve benadering van de implementatie van de functionaliteiten die dienen ingevoerd te worden, en dit zowel ten aanzien van de context als ten aanzien van het specifieke karakter van BTC. De gunningsprocedure verloopt in drie fases: 1) Eerste fase: toegangsrecht en selectie van de kandidaten Tijdens deze eerste fase zal BTC de door de kandidaten ingediende dossiers analyseren en ze vergelijken met de toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria. De toegangscriteria en de kwalitatieve selectiecriteria hebben betrekking op de persoonlijke situatie en de financiële capaciteit en technische bekwaamheid van de kandidaten (zie punt 3 infra). Er wordt een informatiesessie aangaande de selectiefase van kandidaten voorzien om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te beperken (zie punt 5 infra). Elke kandidaat die niet wordt geselecteerd zal binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen die de redenen voor niet-selectie vermeldt. 2) Tweede fase: verzending van het bestek naar de geselecteerde kandidaten en ontvangst van de offertes In een tweede fase zal BTC minstens drie geselecteerde kandidaten uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat BTC hen hiertoe heeft bezorgd. Het bestek zal de gunningscriteria vermelden. 3) Derde fase: analyse van offertes en onderhandelingen BTC behoudt het recht, tijdens de derde fase, onderhandelingen te voeren met een of meerdere inschrijvers, die een substantieel regelmatige offerte hebben ingediend. Na analyse van de offertes in vergelijking met de gunningscriteria die vastgesteld zijn in het bestek en na onderhandeling, krijgen de niet weerhouden inschrijvers binnen een redelijke termijn een gedetailleerde, onderbouwde beslissing met de redenen voor niet-gunning. De overheidsopdracht wordt gegund door de kennisgeving van de gunningsbeslissing aan de inschrijver met de offerte die als meest voordelige wordt beschouwd op grond van de gunningscriteria.


7/13

Opmerking: BTC vestigt de aandacht op het feit dat er geen enkele verplichting bestaat voor de aanbestedende overheid om de opdracht toe te wijzen (cf. art. 35 van de wet van 15 juni 2006). De aanbestedende overheid kan afzien van de opdracht of de procedure opnieuw lanceren, indien nodig met andere modaliteiten.

3. TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor deze opdracht samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. Indien de overeenkomst(en) van tijdelijke vennootschap en/of van onderaanneming zijn toegevoegd aan het kandidaatdossier, kunnen de vereisten aangaande de financiële capaciteit en de technische bekwaamheid bewezen worden door een of meerdere partner(s) of onderaannemer(s) van de kandidaat.

3.1 Toegangsrecht (Art. 61 e.v. KB 15 juli 2011) Elke partner van de kandidaat moet voldoen aan de voorwaarden aangaande de persoonlijke situatie. De uitsluiting van een van de partners maakt de hele kandidaatstelling zonder waarde. Impliciete verklaring op eer Door het feit zelf van deelname aan deze procedure verklaart de kandidaat, evenals zijn eventuele partners, dat zij zich niet bevinden in een van de situaties van uitsluiting bedoeld in artikel 61 van het KB van 15 juli 2011. Controle door BTC van het toegangsrecht van de kandidaten BTC dient de juistheid van de impliciete verklaring op eer voor de kandidaten nagaan alvorens de selectiebeslissing te nemen. Daartoe zal BTC aan de betrokken kandidaten vragen om zo snel mogelijk en binnen de gestelde termijn informatie of documenten te bezorgen die toestaan hun persoonlijke situatie na te gaan, en dit voor er enige beslissing is genomen omtrent de selectie. De inlichtingen of documenten die BTC in staat stellen de persoonlijke toestand van de kandidaten of inschrijvers

te

onderzoeken, zullen

door

BTC

zelf

via elektronische

middelen bij

de

gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Resultaten van het onderzoek In elk stadium van de gunningsprocedure kan een kandidaat uitgesloten worden van de overheidsopdracht indien tijdens de controle zou blijken dat de verklaring op eer niet overeenstemt met de persoonlijke situatie, of in voorkomend geval die van een van zijn partners. Een regularisatie achteraf is hoe dan ook niet mogelijk. Uitsluiting is ook mogelijk indien in de loop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke situatie van de kandidaat, of, in voorkomend geval, een van zijn


8/13

partners, niet meer overeenstemt met de verklaring op eer. Betreffende het bewijs dat de inschrijvers hun verplichtingen hebben vervuld wat de sociale zekerheidsbijdragen betreft: 

de inschrijvers die personeel tewerkstellen dat onderworpen is aan de Belgische sociale zekerheidsregeling moeten geen RSZ-attest bij hun offerte voegen. Hun toestand zal rechtstreeks door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd;



de buitenlandse inschrijvers die personeel tewerkstellen dat niet is onderworpen aan de Belgische sociale zekerheidsregeling dienen aan hun offerte het bewijs te voegen dat zij hun verplichtingen hebben vervuld overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn.

3.2 Financiële en economische draagkracht (Art. 67 KB 15 juli 2011) Kandidaten worden gevraagd om hun financiële en economische draagkracht aan te tonen door een kopie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen aan het kandidaatdossier toe te voegen. Indien de financiële en economische draagkracht niet of onvoldoende bewezen is, wordt de kandidaat niet geselecteerd.

3.3. Technische bekwaamheid (Art. 68 en 72 KB 15 juli 2011) Enkel kandidaten die beantwoorden aan de vereisten aangaande de persoonlijke en financiële situatie (punt 3.1 en 3.2 supra) worden onderworpen aan de analyse van de technische bekwaamheid. 3.3.1. Referenties (60 punten) Kandidaten worden gevraagd om een beschrijving te geven van drie recente referentieprojecten die hun ervaring met gelijkaardige opdrachten aantonen, en die het best overeenkomen met de kenmerken van deze opdracht. Elk van deze referentieprojecten moet betrekking hebben op de implementatie van een document management systeem, die werd uitgevoerd in de 3 jaren voorafgaand aan deze publicatie. Hiermee wordt bedoeld dat de implementatie die als referentie wordt gegeven volledig uitgevoerd is (go-live) op het moment van de indiening van het kandidaatdossier. Indien een project met meerdere implementatiefases nog lopende is, kunnen enkel de onderdelen die al geïmplementeerd zijn als referentie dienen. De beschrijving van elk referentieproject moet de volgende informatie bevatten : 

Naam van de organisatie



Naam van de contactpersoon, functie en contactgegevens (telefoon en/of mail)


9/13



Startdatum van het project en datum van oplevering



Aantal mandagen



Aantal eindgebruikers



Locatie(s)



Namen van de consultants en hun rollen



Doel en scope van het project



Geïmplementeerde oplossing



Behaalde resultaten



Attest van goede uitvoering ondertekend door de klant

3.3.2. Kwalificaties van de consultants (40 punten) Kandidaten worden gevraagd om de naam, de rol en de kwalificaties te vermelden van de consultants die belast worden met de uitvoering van de opdracht. Om in aanmerking te komen moet een consultant beschikken over minimum drie jaar relevante ervaring en over een uitstekende kennis (mondeling en schriftelijk) van het Nederlands of van het Frans. Voor elke consultant wordt een CV bijgevoegd, die duidelijk vermelding maakt van de opleiding (academisch en professionele opleiding), het aantal jaren relevante ervaring, de werkgevers, de projecten en klanten, de inhoudelijke domeinen waarin hij of zij gewerkt heeft en die overeenkomen met het voorwerp van deze opdracht, en de talenkennis (in niveaus, met onderscheid tussen begrijpen, spreken en schrijven). Kandidaten worden gevraagd aan te duiden of het eigen personeelsleden zijn dan wel ingehuurde krachten betreft. De kandidaat geeft dus een omschrijving op van het gedeelte van de opdracht dat hij desgevallend in onderaanneming aan een derde zal geven.

4. SELECTIE VAN DE KANDIDATEN EN VERZENDEN VAN HET BESTEK BTC zal minstens de drie best geklasseerde kandidaten selecteren en hen uitnodigen om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat hen met dit doel zal toegestuurd worden. De nietgeselecteerde kandidaten zullen binnen een redelijke termijn een gedetailleerde onderbouwde beslissing ontvangen met de redenen voor niet-selectie.

5. INFORMATIESESSIE Er wordt een informatiesessie gepland over de selectiefase voor kandidaten op het hoofdkantoor van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, op 17.06.2015 om 10u00.


10/13

Deze vergadering zal tot doel hebben om deelnemers te informeren over de voorziene selectieregels voor deze opdracht om het risico op formeel onregelmatige kandidaatstellingen te beperken. Geïnteresseerden die wensen deel te nemen aan deze informatiesessie moeten zich ten laatste op 15.06.2015 per e-mail inschrijven op het adres [email protected] (cc: [email protected]).

6. DEADLINE EN WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Kandidaatstellingen dienen ingediend te zijn ten laatste op 30.06.2015 om 12u00. Een kandidaatstelling wordt in drie exemplaren ingediend : 

Twee papieren exemplaren, een origineel en een kopie, ofwel per post verzonden, ofwel ingediend op de kantoren van BTC, Hoogstraat 147 te 1000 Brussel, in twee afzonderlijke gesloten omslagen ter attentie van dhr. Didier Pocet met volgende vermelding op de omslag: Kandidaatstelling

Opdracht voor

de aanneming van diensten

Bxl 1575 :

Implementatie van een document management systeem (DMS) - "ORIGINEEL" of "KOPIE", evenals de contactgegevens van de kandidaat. 

Eén digitaal exemplaar in PDF-formaat wordt via e-mail ingediend naar het adres [email protected] (cc: [email protected]).

7. SAMENSTELLING VAN HET KANDIDAATDOSSIER De kandidaatstelling dient samengesteld als volgt: 

Het getekend identificatieformulier van de kandidaat in bijlage I bij deze kandidatennota o Indien twee of meer natuurlijke en/of rechtspersonen voor

deze opdracht

samenwerken, dienen zij aan hun kandidaatdossier de overeenkomst van deze tijdelijke vennootschap en/of onderaanneming toe te voegen met vermelding van de verschillende betrokkenen partners. o Indien de inschrijver een rechtspersoon is met rechtspersoonlijkheid, dienen de documenten die de handtekeningbevoegdheid aantonen van de kandida(a)t(en) toegevoegd te worden (m.n. de statuten van de onderneming en het uittreksel van het Belgisch

Staatsblad

dat

de

handtekeningbevoegdheid

aantoont).

Indien

de

ondertekenaar handelt op basis van een mandaat, moet de volmacht tevens toegevoegd worden. In dat geval dient duidelijk te blijken uit de statuten en het uittreksel dat de mandataris beschikt over de nodige delegatie bevoegdheden. 

Voor niet-Belgische kandidaten, het bewijs dat de kandidaat in orde is met het betalen van sociale zekerheidsbijdragen, conform het wettelijk kader van het land waarin zij gevestigd is;


11/13



Een kopie van de twee meest recente neergelegde jaarrekeningen



Een beschrijving van de drie referentieprojecten, cfr. hoofdstuk 3.3.1 Referenties ;



De CV’s van de consultants die belast worden met de uitvoering van de opdracht, cfr. hoofdstuk 3.3.2 Kwalificaties van de consultants ;



Het deel van de opdracht dat de kandidaat desgevallend in onderaanneming zal geven.

8. INDIENINGSTERMIJN VAN DE INFORMATIEAANVRAGEN Tot en met 18.06.2015 kunnen de kandidaten hun opmerkingen of vragen over deze oproep tot kandidatuurstelling

sturen

[email protected]).

naar

het

e-mailadres

[email protected]

(cc:

Als dat nodig blijkt, zal BTC al deze vragen verzamelen en er een

antwoord op geven door een rechtzetting te publiceren via de officiële kanalen.


12/13

BIJLAGE I : IDENTIFICATIEFORMULIER Firmanaam: Rechtsvorm: Maatschappelijke zetel (adres): Vertegenwoordigd door ondergetekende Naam, voornaam: Hoedanigheid: Contactpersoon: Telefoonnummer: E-mail: RSZ-inschrijvingsnummer of equivalent: Ondernemingsnummer: Rekeningnummer voor de betalingen: Financiële instelling: Op naam van:

Gedaan te ………………….……………, op …………………….

Handtekening/naam:

………………………………………………


13/13

Oproep tot kandidatuurstelling

Recommend Documents