SVH-werkplan 2010
Ref. nr. 09423/D/notities
Inhoudsopgave 1. Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 2. Inleiding................................................................................................................................................... 4 3. SVH-agenda 2010.................................................................................................................................. 5 1. Regionale Prestatieafspraken Haaglanden 2010-2014 ............................................................ 5 2. Optimaliseren Woonruimteverdeling............................................................................................ 6 3. Livegang en doorontwikkeling nieuwe website Woonnet-Haaglanden.nl .............................. 7 4. Managementinformatie .................................................................................................................. 8 5. Kennisuitwisseling en visieontwikkeling ...................................................................................... 9 4. Reguliere activiteiten ......................................................................................................................... 10 1. Woning Matching Systeem (WMS) en WMS-helpdesk........................................................... 10 2. Managementinformatiesysteem (BO) en BO-helpdesk .......................................................... 10 3. Regionale prestatieafspraken 2010-2014 ................................................................................. 11 4. Communicatie en relatiebeheer.................................................................................................. 11 5. Interne organisatie.............................................................................................................................. 13 1. Bestuur ........................................................................................................................................... 13 2. SVH bureau ................................................................................................................................... 13 3. Interne werkgroepen .................................................................................................................... 13 4. Vaste externe overleggen ........................................................................................................... 13 5. Externe inkomsten........................................................................................................................ 14 Bijlage 1: Overzicht deelnemers SVH-bestuur en werkgroepen ................................................ 15
2
1.
Voorwoord
Als directeur van de SVH wil ik u hierbij het werkplan van de SVH-werkorganisatie voorleggen. We gaan in 2010 een jaar tegemoet waarin gestart wordt met allerlei nieuwe ontwikkelingen. De nieuwe Regionale Prestatieafspraken met het Stadsgewest Haaglanden worden naar verwachting in februari ondertekend en zullen om nieuwe monitorafspraken en nieuw beleid vragen. De nieuwe website www.woonnet-haaglanden.nl wordt geïmplementeerd en wordt in 2010 nog verder doorontwikkeld. En ook de discussie over de optimalisatie van het Model op Maat zal half 2010 tot besluiten moeten leiden om eind 2010 in een nieuwe huisvestingsverordening vastgelegd te kunnen worden. De corporaties maar ook onze klant, de woningzoekende, zullen hier het nodige van gaan merken. Kortom een vol jaar met nieuwe kansen. ir Jolanda Hoogeboom
3
2.
Inleiding
In de vereniging Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH) werken alle 16 corporaties1 die in het Stadsgewest Haaglanden gevestigd en werkzaam zijn, beleidsmatig samen. De woningzoekenden die door de corporaties met voorrang worden gehuisvest, zijn de huishoudens uit de doelgroep, de lage middeninkomens en de bijzondere aandachtsgroepen. Zeventig procent van de Haaglandse inwoners behoort tot deze groepen. De corporaties beheren in 2009 gezamenlijk ongeveer 162.100 woningen. De kerntaken van de Sociale Verhuurders Haaglanden (SVH) zijn: • het ontwikkelen, opstellen en bewaken van de prestatieafspraken met het Stadsgewest Haaglanden • het doorontwikkelen en verzorgen van de regionale woonruimteverdeling voor de Haaglandse corporaties, waaronder: o het inrichten, beheren en faciliteren van de regionale website www.woonnethaaglanden.nl en de Beter Wonen krant ten behoeve van de woonruimteverdeling o het inrichten, beheren en faciliteren van het automatiseringsysteem (WMS) ten behoeve van de woonruimteverdeling o het inrichten, beheren en faciliteren van het managementinformatiesysteem (BO) en het coördineren, bewaken en het verder ontwikkelen van de nieuwe managementinformatie-rapporten • het behartigen van de belangen van de aangesloten leden en het uitwisselen van kennis en ervaring over de werkterreinen van de SVH.
1
Per 1 januari 2010 fuseren Woningstichting St. Willibrordus Schipluiden en Algemene Woningstichting Maasland tot Wonen Midden-Delfland.
4
3.
SVH-agenda 2010
Naast de reguliere activiteiten zal de SVH in 2010 speciale aandacht besteden aan vijf specifieke onderwerpen.
1. Regionale Prestatieafspraken Haaglanden 2010-2014 In 2009 hebben de SVH en het Stadsgewest Haaglanden onderhandelingen gevoerd over de nieuwe regionale prestatieafspraken die per 1 januari 2010 van kracht moeten zijn en een looptijd hebben tot 2015. In de laatste maanden van 2009 moet duidelijk worden of de concept-prestatieafspraken, die in oktober door de besturen zijn goedgekeurd, in deze vorm door de achterban geaccepteerd worden of nog (op kleine) punten bijgesteld moeten worden. De verwachting is dat de regionale prestatieafspraken in februari 2010 formeel kunnen worden goedgekeurd en ondertekend kunnen worden. Na de ondertekening wordt in een extra Woonforum, op de SVH-website en via een gezamenlijk persbericht aandacht besteed aan de inhoud van de gemaakte afspraken. In 2010 moeten de nieuwe regionale prestatieafspraken hun uitwerking krijgen. Concreet betekent dat in ieder geval dat de corporaties en gemeenten gezamenlijk de lokale beleidsruimte moeten invullen. De SVH volgt en ondersteunt dit proces waar nodig bijvoorbeeld bij het automatiseren van voorstellen. Daarnaast communiceert de SVH gezamenlijk met de corporaties naar de woningzoekenden over de invulling van de lokale beleidsruimte in elke afzonderlijke gemeente, via de site www.woonnethaaglanden.nl en de Beter Wonen-krant. De SVH monitort het gebruik van de lokale beleidsruimte en waarschuwt tijdig om te voorkomen dat meer dan 10% van de toewijzingen op basis van lokale beleidsruimte plaatsvindt. Eind 2010 zal de effectiviteit van het instrument worden gemeten en moet worden besloten of de lokale beleidsruimte in deze vorm en in deze omvang gehandhaafd blijft. In de discussie over de optimalisatie van de woonruimteverdeling worden de lokale beleidsruimte, de inzet op sociale cohesie en leefbaarheid en de bevordering van de doorstroming als thema’s meegenomen. Alle meetbare prestatieafspraken moeten worden gemonitord en worden opgenomen in de standaard managementinformatie. Begin 2010 wordt in overleg met het Stadsgewest en ABF bepaald welke afspraken op welke manier worden gemonitord. Activiteiten 2010 • Formele vaststelling Regionale Prestatieafspraken in bestuur SVH en SGH • Ondertekening regionale prestatieafspraken door voorzitters SVH en SGH • Communicatie over de inhoud van de gemaakte afspraken in een Woonforum-special, op de SVH-website en via een gezamenlijk persbericht • Ondersteuning bij invulling van en communicatie over lokale beleidsruimte • Evalueren effectiviteit lokale beleidsruimte • Vastleggen en monitoren meetbare prestatieafspraken in standaard managementinformatie
5
2.
Optimaliseren Woonruimteverdeling
De manier waarop de woonruimte wordt verdeeld, staat volop in discussie zowel in onze regio als landelijk door de voorgestelde wijziging van de Huisvestingswet. De verwachting is dat de nieuwe Huisvestingswet uiterlijk 1 januari 2011 van kracht zal zijn. In 2007 en 2008 is er een uitgebreide interne discussie geweest over de doelen waarvoor de corporaties de woonruimteverdeling in willen zetten en de consequenties die dit heeft voor de inrichting van het woonruimteverdelingsysteem, het Model op Maat. Uitgangspunt blijft dat de woonruimteverdeling in eerste instantie bedoeld is om de vraag naar woningen en het aanbod van woningen te matchen. Daarbij is het systeem dienend aan de beleidsdoelstellingen van de corporaties en is het geen doel op zich. Het behalen van de prestatieafspraken is daarbij een belangrijke voorwaarde. Streven is de keuzevrijheid van de klant zo min mogelijk te beperken en alleen door labeling op inkomen en huishoudgrootte te sturen, waar dit uit het oogpunt van schaarste of leefbaarheid noodzakelijk is. Eind 2009 is dit traject weer opgestart en wil de SVH de discussie extern met het Stadsgewest gaan voeren. Het uiteindelijke doel van dit traject is te komen tot voorstellen voor de optimalisatie van Model op Maat. Deze voorstellen moeten hun weerslag krijgen in de nieuwe regionale huisvestingsverordening die per 1 januari 2011 van kracht zou moeten zijn. De SVH wil met het Stadsgewest in gesprek over een drietal onderwerpen: 1) keuzevrijheid en sturing 2) het bevorderen van de doorstroming 3) leefbaarheid en sociale cohesie (lokale beleidsruimte). Planning Gestart wordt met twee inhoudelijke bijeenkomsten met de SVH-beleidsgroep en de ACC van het Stadsgewest: één over schaarste/keuzevrijheid in december 2009 en één over doorstroming en sociale cohesie/leefbaarheid in januari 2010. Deze startbijeenkomsten beginnen met een terugblik op de discussie en onderzoeken die in SVH-verband zijn (uit)gevoerd. Vervolgens wordt gezamenlijk gediscussieerd over de betekenis van deze uitkomsten en wordt de richting bepaald voor de uitwerking van de verbetervoorstellen. Na de startbijeenkomsten werkt een kleinere SVH-SGH werkgroep woonruimteverdeling -bestaande uit een delegatie vanuit de SVH-beleidsgroep en de ACC van het Stadsgewest- de verbetervoorstellen uit. Deze werkgroep zou maandelijks bijeen moeten komen met een start eind januari 2010. De verbetervoorstellen uit deze werkgroep worden door de verschillende delegaties teruggelegd in de SVH-beleidsgroep en de ACC van het Stadsgewest. De SVH-beleidsgroep en ACC adviseren hun eigen bestuur. Het bestuur neemt over de voorstellen een besluit. Binnen de SVH worden de vergaderingen voorbereid door de Werkgroep Optimalisatie. Zodra de verbetervoorstellen door de SVH-beleidsgroep en de ACC zijn goedgekeurd wordt er een brede informatie- en discussiebijeenkomst (expertmeeting) over de voorstellen voor optimalisatie van Model op Maat georganiseerd, waarvoor ook de bestuurders en belanghebbenden worden uitgenodigd. De uitkomsten van deze bijeenkomst kunnen nog leiden tot aanpassing van de voorstellen. Aansluitend kan het traject tot besluitvorming en aanpassing van de regionale huisvestingsverordening van start gaan.
6
Activiteiten 2010 • In overleg met Stadsgewest uitwerken voorstellen ter optimalisering van het woonruimteverdelingsysteem Model op Maat • Starten interne en externe werkgroep voor het opstellen van verbetervoorstellen • Organiseren expertmeeting over voorstellen ter optimalisatie van de woonruimteverdeling. • Bestuurlijk vaststellen gewenste wijzigingen • Uitwerken voorstellen in nieuwe Regionale Huisvestingsverordening • Opstellen communicatieplan voor interne en externe communicatie over wijzigingen woonruimteverdeling • Verzorgen van cursussen voor corporatiemedewerkers m.b.t. wijzigingen
3.
Livegang en doorontwikkeling nieuwe website Woonnet-Haaglanden.nl
De website www.woonnet-haaglanden.nl bestaat sinds 1998. Inmiddels bedient de website elke week tienduizenden woningzoekenden in de regio Haaglanden. De website werkt als volgt: woningzoekenden kunnen zich inschrijven, de aangeboden woningen bekijken en reageren op deze woningen. De website was erg beperkt in haar mogelijkheden en in de bron niet meer niet geschikt voor grote wijzigingen. Om die reden is besloten een nieuwe website met nieuwe functionaliteiten te laten bouwen. De wensen en mogelijkheden t.a.v. de vormgeving en functionaliteiten zijn in 2008 met alle corporaties besproken en op verschillende niveaus vastgesteld. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een programma van eisen voor de nieuwe website waarmee offerte bij verschillende leveranciers is gevraagd. Uit de selectierondes is Joh. Enschedé naar voren gekomen als beste leverancier voor de nieuwe website. Joh. Enschedé presenteerde zich als creatief en innovatief, had een goede visie op toekomstige ontwikkelingen en heeft ervaring met de koppeling met WMS. In 2009 is in goede samenwerking met Joh. Enschedé en onder de projectleiding van Cepo bv, gebouwd aan de website. De opleveringen zijn met veel inzet door corporaties getest. Dit gebeurde onder leiding van Adrie Vollering (coördinator aanbodmodel SVH) en in samenwerking met Cepo bv. Eind januari 2010 staat de livegang van de nieuwe website gepland. Deze datum blijft tot het laatste moment afhankelijk van de testresultaten van de acceptatietest en de stresstest in december 2009 en de gebruikerstest in januari 2010. Bij deze laatste test worden de gebruikers van de website (de woningzoekenden) in staat gesteld de website te testen op gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid. De coördinatie en de leiding voor deze tests ligt bij de SVH i.s.m. Cepo bv. In januari 2010 worden er ook informatiebijeenkomsten voor de corporaties georganiseerd om hen voor livegang te informeren over de werking van de nieuwe website. Voor livegang wordt op www.woonnet-haaglanden.nl , in de woonkrant Beter Wonen, op de corporatie-websites en in de bewonersbladen informatie verstrekt over de nieuwe website. In 2010 wordt de website doorontwikkeld door het toevoegen van nieuwe functionaliteiten zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van een woonwensenenquête met een doorkijk naar de woningvoorraad van de corporaties, een leefstijltoewijzingsysteem en een uitbreiding van de extranet-functionaliteit voor de corporaties. Tevens vragen de verbetervoorstellen voor het Model op Maat wellicht om aanpassing of doorontwikkeling van de website.
7
Onderzoek gebruik woonkrant Met de SVH-beleidsgroep is afgesproken om in het najaar van 2010, wanneer de nieuwe website een half jaar in de lucht is, woningzoekenden te bevragen over hun gebruik van de Beter Wonen-krant. De verwachting is namelijk dat de website een deel van het gebruik van de Beter Wonen-krant doet afnemen. Uit het onderzoek moet het nut en de noodzaak van de Beter Wonen-krant naar voren komen. Tevens wordt er onderzocht of er opties zijn ter vervanging van de woonkrant die een betere invulling kunnen geven aan de persoonlijke behoefte van de woningzoekende, door het aanbieden van bijvoorbeeld een persoonlijke “woonkrant” die gebaseerd is op de individuele woonwens. Activiteiten 2010 • Testen website door woningzoekenden i.s.m. Cepo • Verzorgen van cursussen voor corporatiemedewerkers m.b.t. wijzigingen • Opstellen communicatieplan voor interne en externe communicatie over wijzigingen website • Doorontwikkeling website • Onderzoek naar gebruik Beter Wonen-krant
4.
Managementinformatie
Er blijft behoefte aan cijfermatige onderbouwingen van keuzes. Dat vraagt van de SVH om op een efficiënte manier om te gaan met dataverzameling en het beschikbaar stellen van data. Uitgangspunt daarbij is dat de aangesloten corporaties op een eenvoudige manier kunnen beschikken over deze informatie. In 2008 is een inventarisatie gehouden naar de informatiebehoefte. Aan de informatiebehoefte bleek al grotendeels tegemoet gekomen te worden door de gereedstaande rapporten in Business Objects (BO). Deze rapporten zijn in 2009 verder doorontwikkeld en uitgebreid. Daarnaast hebben de corporaties de mogelijkheid om zelf rapporten te bouwen in BO. Cursussen hiervoor worden verzorgd, door Thamar Hoekema (coördinator informatievoorziening SVH. In 2009 is besloten de samenwerking met DSO voor het maken van de standaardrapportages (de jaarmonitor en de aanbodrapportage) te beëindigen. Er is na een offertetraject -waarbij vier verschillende onderzoeksbureaus betrokken waren- gekozen voor ABF. ABF zal in 2009 en 2010 de standaardrapportages vervaardigen. De verwachting en inzet is dat deze oplossing leidt tot een snellere oplevering van de rapportages met een hogere kwaliteit en inclusief een analyserapport met de belangrijkste trends en ontwikkelingen. Tevens is er bij de oplossing met ABF gekozen om te werken met een bevroren bestand in BO. Hierdoor zijn de cijfers in de ABF-rapporten vergelijkbaar met de cijfers in de (standaard)rapporten die corporaties zelf in (het bevroren bestand van) BO draaien. Dit was bij de DSO-rapportages een probleem. Het Stadsgewest behoudt haar controlerende taak. Om deze taak voldoende te kunnen uitoefenen ontvangt het Stadsgewest (DSO) elk half jaar een controlebestand van ABF. Het jaar 2010 wordt gebruikt om de standaardrapportages verder te verbeteren, uit te bouwen en aan te passen aan bijvoorbeeld de nieuwe prestatieafspraken. De levering van de standaardrapportages (halfjaar en jaar) zal in principe plaatsvinden in februari en in augustus. Elk kwartaal maakt de SVH i.s.m. Lex Brown (DGW) een kwartaalrapportage met de belangrijkste tabellen over de prestatieafspraken. De rapportages worden als eerste ter controle en goedkeuring voorgelegd aan de werkgroep Marktinformatie en gaan vervolgens naar de SVH-beleidsgroep en het SVH-
8
bestuur. Na goedkeuring door de werkgroep Marktinformatie worden de standaardtabellen ook aan het Stadsgewest verstrekt en besproken in de werkgroep Protocol. Met de beleidsgroep is afgesproken dat ook wordt onderzocht hoe de rapporten extern verspreid kunnen worden, bijvoorbeeld naar de gemeenten. In 2010 zal de managementinformatie uit WMS steeds meer en beter gebruikt worden om (externe) discussies van cijfermatige onderbouwing te voorzien, bijvoorbeeld de discussie over de optimalisering van het Model op Maat. De coördinator Informatievoorziening heeft hier een belangrijke rol in. Ook ABF wordt waar nodig ingezet om specifiek cijfermateriaal aan te leveren of een nadere analyse te doen. Activiteiten 2010 • Coördinatie en doorontwikkeling van de standaardrapportages (halfjaar en jaar) i.s.m. ABF • Onderzoek naar verspreiding standaardrapportages • Cijfermateriaal aanleveren voor (externe) discussies • Aanbieden en verzorgen van BO-cursussen voor corporaties 5. Kennisuitwisseling en visieontwikkeling Alle corporaties in Haaglanden zijn lid van de SVH. Daardoor is veel kennis, informatie en ervaring aanwezig. De SVH ondersteunt de kennisuitwisseling. Het accent ligt daarbij op regionale en landelijke ontwikkelingen. Uitgangspunt voor kennisuitwisseling is de behoefte bij de aangesloten corporaties waarbij de SVH als kennisplatform de intermediair tussen vraag en aanbod van informatie is. De SVH organiseert in 2010 twee foyers met een landelijk of regionaal thema en een expertmeeting over de optimalisatie van de woonruimteverdeling. In 2010 zal binnen het bestuur ook worden gediscussieerd over de agenda van de SVH voor de komende jaren. Een nieuw thema als duurzaamheid in relatie tot woonlasten, maar ook ontwikkelingen als de stagnerende bouwproductie, de steeds grotere financiële druk en de discussie over de positie van de corporaties vanuit het Rijk zijn daarin belangrijk. Op de website van de SVH, www.socialeverhuurdershaaglanden.nl, kunnen corporaties via Dian de Leeuw (communicatieadviseur SVH) berichten plaatsen over nieuwe projecten, ontwikkelingen of andere wetenswaardigheden waarop zij de andere corporaties en overige belangstellenden attent willen maken. Daarnaast volgt de SVH zelf actief de ontwikkelingen bij haar leden en plaatst een selectie hiervan op de website. Ook in 2009 is het mogelijk om bij de SVH de volgende cursussen af te nemen: Opfriscursus WMS Cursus WMS voor keyusers Cursus Woonruimteverdeling voor nieuwe medewerkers Cursus BO. Daarnaast worden er cursussen over de nieuwe website en de wijzigingen in het Model op Maat gegeven. Activiteiten 2010 • Organiseren van twee foyers • Berichtgeving nieuwe projecten en ontwikkelingen van corporaties op SVH-website • Opleiden van corporatiemedewerkers
9
4. 1.
Reguliere activiteiten Woning Matching Systeem (WMS) en WMS-helpdesk
De SVH is verantwoordelijk voor het beheer, het onderhoud en het doorontwikkelen van het WMS: het automatiseringsysteem van NCCW dat is gebouwd om het woonruimteverdelingsysteem te ondersteunen. In het keyuseroverleg wordt de werking van het WMS besproken en kunnen eventuele wijzigingsvoorstellen door de corporaties of de SVH worden ingediend. Wanneer deze voorstellen door een meerderheid van de corporaties wordt overgenomen, wordt door de SVH offerte aangevraagd en beoordeelt de SVH of de investering enigszins in relatie staat tot de gewenste wijziging en het beschikbare budget. Individuele keyusers kunnen calls over het functioneren van WMS aanmaken via de SVH-website. Deze calls worden door de WMS-helpdesk verwerkt in het volgsysteem en met een actie vastgelegd. Indien nodig meldt de helpdesk de klacht of het wijzigingsvoorstel als call aan bij NCCW en volgt ze de voortgang. Elk keyuseroverleg brengt de WMS-helpdesk verslag uit over de afwikkeling van de calls die door de corporaties zijn gemeld. De WMS-helpdesk maakt jaarlijks een verslag van de ontwikkeling van de calls. Bij de WMS-helpdesk kunnen de keyusers van de corporaties dagelijks terecht van 9.00 tot 16.30 uur met vragen of problemen over het gebruik van WMS. Daarnaast verzorgt Marcia Otten (coördinator WMS-helpdesk) cursussen over het gebruik van het WMS en geeft Adrie Vollering de cursus Model op Maat voor nieuwe corporatiemedewerkers. De WMS-helpdesk is ook verantwoordelijk voor het actueel houden van het WMS bij wijzigingen, zoals de jaarlijkse wijzigingen in de huur-inkomenstabel. Daarnaast worden de jaarlijkse activiteiten in het systeem ingepland, zoals de edities en correspondentie. Jaarlijkse activiteiten • Beheer, onderhoud en doorontwikkeling WMS • Bewaken en oppakken interne uitstaande calls en uitstaande calls bij NCCW • Jaarlijkse verslaglegging over ontwikkeling calls • Beantwoorden vragen en oplossen van problemen van keyusers • Aanbieden en verzorgen van cursussen WMS • Evalueren WMS en dienstverlening WMS-helpdesk • Actueel houden WMS • Bewaken integriteit WMS
2.
Managementinformatiesysteem (BO) en BO-helpdesk
De SVH is verantwoordelijk voor het beheer, het onderhoud en het doorontwikkelen van het managementinformatiesysteem om de data uit WMS te kunnen analyseren en hierover te rapporteren. Het systeem dat hiervoor door NCCW is geleverd is Business Objects. In de werkgroep Marktinformatie wordt de werking van Business Objects besproken en kunnen eventuele wijzigingsvoorstellen door de corporaties of de SVH worden ingediend. Vervolgens beoordeelt de SVH of de investering enigszins in relatie staat tot de gewenste wijziging en het beschikbare budget. Daarnaast kunnen individuele BO-gebruikers, calls over het functioneren van BO aanmaken via de SVH-website. Deze calls worden door Thamar Hoekema (coördinator informatievoorziening) opgepakt en in het volgsysteem met een actie vastgelegd. Indien nodig meldt de coördinator informatievoorziening de klacht of het wijzigingsvoorstel als
10
call aan bij NCCW en volgt ze de voortgang. Elk halfjaar brengt de SVH verslag uit over de afwikkeling van de calls die door de corporaties zijn gemeld. Bij de BO-helpdesk kunnen de BO-gebruikers van de corporaties op maandag, dinsdag en donderdag terecht van 9.00 tot 17.00 uur met vragen of problemen met het gebruik van BO. Daarnaast kan de coördinator informatievoorziening op verzoek BO-cursussen geven. Het is de bedoeling dat NCCW in 2010 na afsluiting van elk kwartaal het bevroren databestand in BO vult. Dit bestand bevat alle informatie over de verhuringen in het betreffende kwartaal. Voordat opdracht wordt verstrekt, controleert de coördinator informatievoorziening -samen met de coördinator WMS-helpdesk- door middel van foutlijsten, de informatie die in het WMS opgeslagen staat en de openstaande verhuringen. Vervolgens worden de corporaties verzocht fouten in het systeem te corrigeren en de laatste verhuringen te verwerken. In sommige gevallen corrigeert de coördinator zelf de data in WMS. Na de vastgestelde correctietermijn van twee weken krijgt NCCW opdracht het bestand te bevriezen. Het bevroren bestand is vervolgens door ABF en de corporaties te gebruiken voor de (standaard) managementinformatie. Jaarlijkse activiteiten • Beheer, onderhoud en doorontwikkeling managementinformatiesysteem • Bewaken en oppakken interne uitstaande calls en uitstaande calls bij NCCW • Halfjaarlijkse verslaglegging over afhandeling calls • Beantwoorden vragen en oplossen van problemen van BO-gebruikers • Aanbieden cursussen BO • Beheer data uit WMS, uitvoeren correcties en opdracht verstrekken tot het maken van standaardrapportages door ABF
3.
Regionale prestatieafspraken 2010-2014
In 2010 verwacht de SVH met het Stadsgewest nieuwe regionale prestatieafspraken vast te stellen. Daarbij is afgesproken om deze elk kwartaal2, halfjaar en jaar te monitoren. Het betreft o.a. de volgende onderwerpen: • verhuring aan BBSH-doelgroep en lage middeninkomens • inzet lokale beleidsruimte • slaagkansen verschillende groepen woningzoekenden • drukverschillen in de regio • vanuit de huisvestingsverordening: o.a positie starters/doorstromers en positie lokale woningzoekenden. De resultaten van deze monitor komen ter beschikking van de corporaties. De voortgang van de prestatieafspraken wordt zowel ambtelijk als bestuurlijk besproken met het Stadsgewest Haaglanden. Jaarlijkse activiteit • Monitoring per kwartaal, halfjaar en jaar van de afgesproken items
4.
Communicatie en relatiebeheer
De SVH opereert binnen een netwerk van spelers. Naast de leden zijn dit het Stadsgewest Haaglanden, de gemeenten binnen het stadsgewest en stakeholders die 2
Per kwartaal alleen de belangrijkste tabellen zoals de 70% toewijzing doelgroep
11
op een iets grotere afstand staan zoals Aedes, VROM, de provincie Zuid-Holland, huurdersverenigingen en de overige grootstedelijke regio’s. Doel is om met alle stakeholders een goede relatie te onderhouden. Daarnaast faciliteert de SVH de woonruimteverdeling binnen Haaglanden. Op een indirecte manier werkt de SVH daardoor voor alle woningzoekenden die een (sociale) huurwoning zoeken in de regio. Binnen de regio Haaglanden wil de SVH laten zien wat de aangesloten corporaties gezamenlijk doen via de uitgave Woonforum en de website. Ten opzichte van de interne communicatie is het van belang dat het bureau van de SVH weet wat er speelt bij de leden. Dit gebeurt in de vaste overlegvormen, zoals de maandelijkse beleidsgroepvergadering, de werkgroep marktinformatie (elke 3 maanden) en het keyuseroverleg (elke 2 maanden). Daarnaast vormen de bestuursvergaderingen de basis voor het formele deel van de onderlinge communicatie tussen de leden en de communicatie tussen het SVH-bureau en het bestuur. De communicatie vanuit de SVH vindt op dit moment plaats via het Woonforum, e-mails, de SVH-nieuwsbrief, de nieuwsbrief Model Op Maat, persberichten en de website www.socialeverhuurdershaaglanden.nl. Daarnaast worden er foyers georganiseerd waarbij ‘elkaar ontmoeten’ en kennisuitwisseling centraal staat. Voor 2010 wordt de ingezette lijn gericht op interne en externe communicatie gehandhaafd. Jaarlijkse activiteiten • Uitbrengen van drie à vier nummers van Woonforum • Beheren en verder ontwikkelen website www.socialeverhuurdershaaglanden.nl • Minimaal elk kwartaal per e-mail uitbrengen van een Model op Maat Nieuwsbrief • Minimaal elk kwartaal per e-mail rondzenden van een SVH Nieuwsbrief • Organiseren van twee openbaar toegankelijke foyers over onderwerpen die in onze regio spelen voor verschillende doelgroepen • Uitwisselen van kennis rond woonruimteverdeling met andere regio’s • Structureel overleg voeren met de belangrijkste stakeholders (Stadsgewest, Aedes, VROM, regio Rijnmond en G4).
12
5. 1.
Interne organisatie Bestuur
Eind 2008 en begin 2009 zijn een aantal nieuwe bestuursleden toegetreden: de heer J.L. van Deemter (a.i. Rijswijk Wonen), mevrouw K. van Dreven (HaagWonen), de heer G. Dijkstra (DUWO), mevrouw C. Vermolen (Staedion) en mevrouw C. van der Wiel (Vidomes). Het bestuur heeft nogmaals het belang onderstreept om ook in de onderlinge verhoudingen te investeren en gezamenlijk op te trekken. Dit onderlinge vertrouwen was de basis om in 2009 te komen tot nieuwe regionale prestatieafspraken.
2.
SVH bureau
Het SVH-bureau bestaat uit de volgende formatie: • Directeur: • Secretariaat/communicatie: • Coördinatie WMS-helpdesk: • Coördinatie Model op Maat: • Coördinatie Informatievoorziening/financiën:
3.
Jolanda Hoogeboom Dian de Leeuw Marcia Otten Adrie Vollering Thamar Hoekema
36 uur 28 uur 32 uur 33 uur 24 uur
Interne werkgroepen
Uitgangspunt van de SVH als brancheorganisatie is ‘van, voor en door de leden’. Het bureau werkt primair voor de leden van de SVH en de activiteiten die in overleg zijn afgesproken. Gekozen is om te werken met een klein werkapparaat en een hoge inzet aan capaciteit van de aangesloten leden. Hiervoor is een aantal vaste werkgroepen actief: • Beleidsgroep • Keyuseroverleg • Werkgroep Marktinformatie Daarnaast heeft de SVH de mogelijkheid om voor specifieke onderwerpen een tijdelijke werkgroep in het leven te roepen. Deze werkgroepen worden bemand door medewerkers die werkzaam zijn bij één van de leden van de SVH. De volgende eenmalige werkgroepen zijn of worden in 2010 actief: • Interne Werkgroep Optimalisatie Model op Maat • Externe SVH-SGH Werkgroep Optimalisatie Model op Maat • Projectgroep, Stuurgroep en Werkgroep Communicatie bouw website www.woonnethaaglanden.nl Bijlage 1 bevat een overzicht van de samenstellingen van de vaste werkgroepen. Om werkgroepen goed te kunnen faciliteren, is ruimte op de begroting gereserveerd om voor specifieke onderwerpen een externe deskundige in te huren.
4.
Vaste externe overleggen
De SVH en het Stadsgewest overleggen ongeveer 10 keer per jaar op ambtelijk niveau, vier keer per jaar op voorzittersniveau en in 2010 naar verwachting vier keer op bestuurlijk niveau. Daarnaast is er een vast overleg over de managementinformatie in de Werkgroep Protocol.
13
5.
Externe inkomsten
De traditionele bronnen voor financiering van het SVH-bureau en de bijhorende activiteiten bestaat uit bijdragen van de corporaties, Aedes en de inschrijfgelden van woningzoekenden. In 2010 wordt onderzocht of het dienstenpakket kostenneutraal kan worden uitgebreid. Dat betekent dat leden apart moeten betalen voor deze diensten. Te denken valt aan: • opleiden van (extra) medewerkers op het gebied van WMS en BO • verzorgen van managementrapportages voor leden die daar behoefte aan hebben.
14
Bijlage 1: Overzicht deelnemers SVH-bestuur en werkgroepen Bestuur P. van Hulten P. de Jong A. Versteeg/H.A.M. Weber-van Koppen E. Pannebakker K. van Dreven J. van Deemter (a.i.) H. de Lange C. Vermolen G. Dijkstra A. van der Vlist (vice-voorzitter) C. van der Wiel A. Zopfi (penningmeester) W. van Dam A. van den Berg K. Schrederhof M. de Jong L. Stolker-Nanninga (voorzitter) J. Hoogeboom
Aedes, vereniging van woningcorporaties Arcade Wonen fusie Alg. Wst. Maasland/Wst. St. Willibrordus De Goede Woning Woningstichting Haag Wonen Rijswijk Wonen Rondom Wonen Staedion Stichting DUWO Vestia Groep Vidomes Wassenaarsche Bouwstichting Wbv. St. Willibrordus Woningcorporatie Wateringen Woonbron WoonInvest Vereniging SVH Vereniging SVH
Beleidsgroep R. Weber L. Letmaath H. Warmer H. Zwering P. van Dijk M. van der Sluis H. Schenkel V. Wilson H. Smit A. Verspeek E. Vitner W. van der Steen J. Hoogeboom (voorzitter) D. de Leeuw A. Vollering
De Goede Woning WoningstichtingHaag Wonen Rijswijk Wonen Rondom Wonen Staedion Stichting DUWO Vestia Vidomes Wassenaarsche Bouwstichting Woningcorporatie Wateringen Woonbron WoonInvest Vereniging SVH Vereniging SVH Vereniging SVH
15
Keyuseroverleg L. van Barneveldt J. Woudsma R. Jagessar A. Wubben N. Duppen I. de Boer R. van der Straaten R. van den Berg A. ten Have F. Akachoud H. van Bronswijk R. de Jonckheere M. vd Berg J. Veerman D. van Puffelen A. Lbarkani E. Abelsma L. Palm A. Warman B. Jansen H. Zuijderwijk N. Zwart P. van Lobenstein E. van Ee P. van Noppen J. Sterke M. Oudshoorn T. Brouwer J. Remmerswaal S. de Korte S. van Os A. de Koning M. Aalbertsberg A. van de Mark B. Hijdra D. Maas M. Otten (voorzitter) A. Vollering T. Hoekema
Alg. Wstg. Maasland Arcade Wonen De Lier Arcade Wonen Den Haag Arcade Wonen Monster Arcade Wonen 's-Gravenzande De Goede Woning Stichting DUWO Stichting DUWO Woningstichting Haag Wonen Woningstichting Haag Wonen Rijswijk Wonen Rijswijk Wonen Rondom Wonen Rondom Wonen Staedion Staedion Vestia Delft Vestia Delft Vestia Den Haag ZuidOost Vestia Den Haag ZuidWest Vestia Nootdorp Vestia Scheveningen Vestia Westland Vestia Zoetermeer Vidomes Wassenaarsche Bouwstichting Wassenaarsche Bouwstichting Wbv. St. Willibrordus Wbv. St. Willibrordus Woningcorporatie Wateringen Woningcorporatie Wateringen Wst. St. Willibrordus Woonbron Woonbron WoonInvest WoonInvest Vereniging SVH Vereniging SVH Vereniging SVH
16
Werkgroep Marktinformatie R. Lukey J. van Wandelen L. Brown L. Rodewijk H. Warmer M. Bonnet W. van Elck S. Kaarsgaren/V.Wilson E. Vitner R. Piket J. Hoogeboom (voorzitter) T. Hoekema
ABF Arcade Wonen De Goede Woning Woningstichting Haagwonen Rijswijk Wonen Staedion Vestia Vidomes Woonbron WoonInvest Vereniging SVH Vereniging SVH
Externe overleggen Werkgroep Protocol R. Lukey M. Grimbergen J. Starmans Y. van Remundt J. van Wijk L. Garnier J. Hoogeboom T. Hoekema
ABF DSO DSO Stadsgewest Haaglanden Stadsgewest Haaglanden Stadsgewest Haaglanden Vereniging SVH Vereniging SVH
G4 H. van Harten L. Bartelse C. Begemann J. Hoogeboom
Amsterdamse Federatie Maaskoepel RWU Vereniging SVH
17
