Nieuw systeem voor al uw vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer Werkkostenregeling Werk aan de winkel! Werkgevers kunnen vanaf 1 januari 2011 gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR). Toch hebben nog maar weinig werkgevers de overstap gemaakt. Gebleken is dat de werkkostenregeling met name binnen het mkb praktische knelpunten en extra administratieve lasten oproept. Mede door de lobby van SRA voor een meer mkb-vriendelijke regeling, is de verplichte invoeringsdatum van de WKR verschoven van 2014 naar 2015. Er wordt nu gewerkt aan een eenvoudigere regeling met minder administratieve verplichtingen. Tot en met 2014 mag u in elk geval kiezen voor het oude systeem van (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer. De werkkostenregeling betekent zonder meer werk aan de winkel. Het is verstandig om u nu al te verdiepen in de werkkostenregeling, want voor u het weet is het 2015 en dient u klaar te zijn voor de WKR.
De huidige regels op een rij Uitgangspunt in de werkkostenregeling is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vallen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), niet onder de werkkostenregeling. Datzelfde geldt voor intermediaire vergoedingen. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die: tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor, waarna u ze weer vergoedt); specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten). Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, vallen niet onder de werkkostenregeling. Hetzelfde geldt voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw werknemer hiervoor de consumentenprijs betaalt. Binnen de werkkostenregeling mag u maximaal 1,5% (2013) van het totale fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd. U betaalt geen loonbelasting over het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat binnen de vrije ruimte valt. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een werkgeverslast. U hoeft hierover geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Keuzemogelijkheid Wilt u de last van 80% eindheffing niet dragen, dan heeft u de mogelijkheid – mits de arbeidsvoorwaarden dit toestaan – om vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon. Deze worden dan regulier verloond. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding of verstrekking toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout. De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Stel u geeft uw werknemer een km-vergoeding van € 0,29. Onbelast mag u maar € 0,19 p/km geven. U geeft dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km onder de werkkostenregeling laten vallen en kunt u € 0,05 p/km tot het werknemersloon rekenen. Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en (verkeers)boetes altijd tot het loon van de werknemer. Let op: door bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen als werknemersloon wordt het loon hoger en dat heeft tot gevolg dat u mogelijk meer premies werknemersverzekeringen, meer pensioenpremie en meer vakantiegeld moet betalen. Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling kent een gebruikelijkheidstoets. Deze houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Niet alles valt in de vrije ruimte Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunnen toch onbelast worden vergoed of verstrekt, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Het gaat dan om gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen vallen onder de gerichte vrijstellingen. Voor bijvoorbeeld faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals de vaste computer, gereedschappen en de vaste telefoon, geldt een nihilwaardering.
Extra aandacht voor de werkplek De ‘werkplek’ is een nieuw begrip in de werkkostenregeling. Dit is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek thuis is uitgezonderd. Fiscaal gezien is dit geen werkplek onder de werkkostenregeling, ondanks dat de Arbowetgeving wel van toepassing is. Stel dat u een printer verstrekt aan de werknemer voor de werkplek thuis. Dan kan de printer niet op nul worden gewaardeerd. Arboverstrekkingen, zelfs als deze bedoeld zijn voor de werkplek thuis, vallen wel onder de nihilwaarderingen. Denk bijvoorbeeld aan een aangepast computerscherm. Normbedragen Normbedragen voor loon in natura blijven gelden. U kunt hierbij denken aan huisvesting ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (2013: € 5,25 per dag), maaltijden op de werkplek (2013: € 3,05) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet Kinderopvang). Vaste kostenvergoeding Ook onder de werkkostenregeling is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag dit onderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Uw administratie inrichten Een van de voordelen van de werkkostenregeling is dat u de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer hoeft bij te houden. Ook bent u binnen de vrije ruimte niet meer gebonden aan allerlei fiscale spelregels. De Belastingdienst moet echter nog wel kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft met de vergoedingen en verstrekkingen die u heeft aangewezen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet dus uit uw financiële administratie te halen zijn en dat betekent een aanpassing. Vaak staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen. U moet dan alsnog de btw toevoegen, want in de werkkostenregeling geldt bij verstrekkingen en terbeschikkingstellingen de inkoopfactuur (inclusief btw) als hoofdregel. Stel nu dat u geen factuur heeft? In dat geval moet u uitgaan van de waarde in het economisch verkeer. Verstrekt u producten uit uw eigen bedrijf aan uw werknemer, dan moet u uitgaan van de consumentenprijs. Het totale bedrag in uw financiële administratie aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen onder de werkkostenregeling moet u koppelen aan het fiscaal loon (kolom 14 van de loonstaat) in uw loonadministratie. Op die manier kunt u, maar ook de Belastingdienst, toetsen of u binnen de vrije ruimte blijft. Aanpassen van arbeidsvoorwaarden Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen toestemming nodig van uw werknemers. Overleg daarom op tijd met uw werknemers en/of de ondernemingsraad. Geldt binnen uw bedrijf een bedrijfstak-cao, dan zijn u en uw werknemers hier volledig aan gebonden. Uw keuzeruimte is dan beperkt. Bij het afsluiten van nieuwe arbeidscontracten is het verstandig om nu al rekening te houden met de komst van de werkkostenregeling.
Tot slot De werkkostenregeling heeft voor werkgevers grote gevolgen. Fiscaal gezien is het een complete ommezwaai in onze denkwijze en daarnaast heeft de regeling grote gevolgen op het arbeidsrechtelijke en administratieve vlak. Wacht niet te lang met de voorbereiding, maar begin hier nu al mee, zodat u straks niet voor onaangename verrassingen komt te staan! Neem hiervoor contact op met uw Lentink-adviseur.
© 2013 Lentink Accountants & Belastingadviseurs Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. De uitgever en auteur hebben bij de samenstelling gestreefd naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid, maar kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen daarvan.
