THEMADOSSIer. Aan het werk met de werkkostenregeling

THEMADOSSIer

Aan het werk met de werkkostenregeling

Inhoudsopgave

1. Waar gaat de werkkostenregeling over? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2. Brutoloon en eindheffingsloon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3. Intermediaire kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 4. De gerichte vrijstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5. Wél belast, maar toch voordeliger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 6. Alle overige vergoedingen en verstrekkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 7. Overgangsregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Dit is een uitgave van:

Postbus 794 5700 AT HELMOND Tel.: 0492 - 59 31 31 Fax: 0492 - 59 31 00 E-mail: [email protected] www.indicator.nl NLWKRGDS - E01P1

Hoofdredacteur: Laurence Winter, bedrijfsadviseur Auteurs:

mevr. mr. Léone Bource specialist loonheffingen en sociale verzekeringen Bource-Snikkenburg Tax Advisors, Nijmegen

Redactioneel bijgewerkt tot 1 april 2011

© 2011 Indicator - Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar worden gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De auteurs, redactie en uitgeverij staan in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen informatie waarvoor ze echter niet aansprakelijk kunnen worden gesteld.

dossier Met ingang van 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. Deze regeling zorgt ervoor dat veel vergoedingen en verstrekkingen anders behandeld worden dan voorheen het geval was. De gevolgen van de regeling kunnen ingrijpend zijn en leiden tot hogere kosten in uw bedrijf. Maar dat hoeft niet per se.

-Aan het werk met de werkkostenregeling

1.1. Inleiding

©

1. Waar gaat de werkkostenregeling over?

Er is een overgangsperiode van drie jaar (namelijk de jaren 2011, 2012 en 2013). Gedurende deze jaren mag u kiezen of uw voorkeur uitgaat naar het toepassen van de werkkostenregeling of dat u liever de oude regelingen wilt blijven gebruiken. Mocht de werkkostenregeling nadelig voor u uitpakken, dan kunt u deze jaren mooi gebruiken om uw arbeidsvoorwaarden zodanig aan te passen, dat u de extra kosten beperkt kunt houden (of helemaal kunt voorkomen). Is de werkkostenregeling juist gunstig voor u, dan kunt u deze regeling gebruiken om uw werknemers eens iets extra’s te geven op een fiscaalvriendelijke manier. Het is dus slim om tijdig met de voorbereidingen voor de werkkostenregeling te beginnen. Hoe werkt u met dit dossier? De werkkostenregeling kent een aantal soorten loon die fiscaal allemaal anders behandeld moeten worden. Het in kaart brengen van de gevolgen van de werkkostenregeling en eventueel het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden in uw organisatie zijn dus maatwerk.

1.2. Wat wordt als ‘loon’ aangemerkt? Onder de werkkostenregeling wordt bijna álles wat u aan uw werknemer geeft, aangemerkt als loon, dus ook kostenvergoedingen en verstrekkingen. Vervolgens wordt er wel aantal zaken benoemd die u niet hoeft te belasten of waarvoor bijzondere regels gelden. Het is dus niet zo dat u álle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemer meteen tegen de volle mep moet belasten. Gevolg van de werkkostenregeling is dat er een groot aantal van de gedetaillleerde regels verdwijnt. Maar daar staat tegenover dat u, meer dan vroeger, in kaart moet hebben gebracht welke vergoedingen en verstrekkingen u eigenlijk precies aan uw werknemer geeft. Ook is het belangrijk om te weten welke waarde u in aanmerking moet nemen. Let op. Als u vergoedingen en verstrekkingen geeft aan uw werknemers, dan kan het zijn dat de werkkostenregeling een stuk duurder wordt voor u of uw werknemers. Als dat zo is, zou u moeten overwegen uw arbeidsvoorwaarden aan te passen, voor zover de bij u geldende cao dit toestaat.

1

dossier Het effect van de werkkostenregeling is helemaal afhankelijk van uw situatie. Geeft u momenteel weinig vergoedingen of verstrekkingen, dan zal de werkkostenregeling vermoedelijk niet tot hogere kosten leiden. U heeft dan misschien zelfs de mogelijkheid om te besparen op uw werknemerskosten. Kent uw bedrijf daarentegen veel vergoedingen en verstrekkingen, dan kan de werkkostenregeling wel eens flink duurder uitpakken. Van groot belang dus om op korte termijn uw situatie in kaart te brengen en zo nodig afspraken met werknemers te veranderen. Zodat ú de touwtjes zo veel mogelijk in handen houdt.


➤➤ Wat is het effect?

De werkkostenregeling kent 4 verschillende vormen van loon, namelijk:

©

1.3. Hoe werkt de werkkostenregeling? 1. brutoloon en eindheffingsloon; 2. intermediaire kosten; 3. gerichte vrijstellingen; 4. loon waarop de vrije ruimte mag worden toegepast. Verder zullen wij dit omschrijven als ‘restloon’. Belastingvrij zijn de vergoedingen voor intermediaire kosten én de vergoedingen en verstrekkingen waarop gerichte vrijstellingen moeten worden toegepast. Alle andere vergoedingen en verstrekkingen zijn belastbaar. Tip. Dat betekent overigens niet dat er meteen belasting betaald hoeft te worden. U mag een ‘vrije ruimte’ in acht nemen en daarnaast mogen sommige zaken ook tegen ‘nihil’ of een lagere waarde gewaardeerd worden waardoor u in feite geen belasting betaalt.

Tip. In de jaren 2011, 20112 en 2013 geldt een overgangsregeling. Het zou voor u voordelig kunnen zijn om deze overgangsregeling te gebruiken.

2

dossier 1. Loon dat in deze categorie valt, kunt u niet belastingvrij geven. Het is dus belangrijk om te weten wat er allemaal onder valt en of deze vergoedingen en verstrekkingen niet vervangen kunnen worden door andere fiscaal goedkopere zaken of vergoedingen.


2. Soms is het belastingtarief brutoloon goedkoper dan de 80% eindheffing voor de restpost. Het kan dan handig zijn om vergoedingen en verstrekkingen die onder de restpost vallen te verplaatsen naar de brutoloonsfeer.

©

2. Brutoloon en eindheffingsloon Er zijn vormen van loon waarover u (via eindheffing) of uw werknemer zelf belasting moet betalen. U ontkomt daar niet aan. In het kader van de werkkostenregeling is het belangrijk dat u in beeld heeft om welke vormen van loon dit gaat om de navolgende twee redenen.

2.1. Wat valt er onder ‘brutoloon’? ‘Brutoloon’ is loon in geld of in goederen waarover de werknemer zelf loonheffing betaalt. Deze loonheffing houdt u in op het salaris. Daarnaast bent u als werkgever over dit loon premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Het brutoloon is de basis voor zaken als pensioenopbouw en toeslagen. Het is dus van groot belang dit loon goed vast te stellen. Veelvoorkomende voorbeelden van brutoloon zijn: •

het vaste salaris (per uur, dag, week of maand);

•

toeslagen voor bijvoorbeeld overwerk, meeruren, toeslaguren;

•

vakantiegeld;

•

brutokostenvergoedingen (vergoedingen die u niet onbelast mag geven en waarover u met de werknemer heeft afgesproken dat hij zelf de loonheffing voor zijn rekening neemt. Een brutokostenvergoeding komt bijvoorbeeld vaker voor bij een zakelijke reiskostenvergoeding. De werkgever geeft dan bijvoorbeeld € 0,29 per kilometer waarvan € 0,19 onbelast is en € 0,10 per kilometer als brutoloon belast); Tip. Maakt u gebruik van een dergelijke regeling, dan verdient het aanbeveling om duidelijk met uw werknemer af te spreken dat hij deze de belasting voor zijn rekening neemt.

•

een afkoopsom bij vertrek;

•

een auto van de zaak;

•

een scooter of een motor;

•

andere spullen van de werkgever, zoals een TV of een videorecorder die niet nodig zijn om het werk uit te voeren;

•

een woning voor de werknemer.

3

dossier 2.2. Brutoloon is bekend, wat nu? Verschillende aspecten spelen nu een rol. Wat namelijk met de volksverzekeringen en de werknemersverzekeringen?

Brutoloon, belasting en premies volksverzekeringen ©

2.2.1.


Tip. Een uitzondering hiervoor geldt als de woning wordt verstrekt of vergoed in verband met beveiliging of wanneer het gaat om huisvesting buiten de woonplaats in verband met de dienstbetrekking (denk bijvoorbeeld aan een tijdelijk verblijf buiten Nederland).

Het merendeel van het brutoloon is voor werknemers die in Nederland belasting en sociale verzekeringspremies moeten betalen, belast tegen het normale tarief loonbelasting en premies volksverzekeringen. Daarnaast gelden er nog verschillende kortingen op de te betalen belasting zoals bijvoorbeeld heffingskortingen. Deze belasting wordt ingehouden op het brutoloon van de werknemer en leidt voor u dus niet tot extra kosten (buiten uiteraard de kosten van de berekening ervan). Wél betekent een hogere belasting natuurlijk dat een werknemer netto minder overhoudt van hetzelfde bedrag.

2.2.2. Werknemersverzekeringen Naast de belasting en de premies volksverzekering kunnen ook nog premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn over het brutoloon. Of dit het geval is, hangt af van de vraag of u voor de betreffende werknemer wel premies werknemersverzekeringen verschuldigd bent en, als dat het geval is, of de werknemer een inkomen heeft boven de premiegrens. De premie werknemersverzekeringen moet door u betaald worden, bovenop het brutoloon. Voor de meeste werknemers die belasting moeten betalen en die hier ook sociaal verzekerd zijn, geldt dat zij ook onder werknemersverzekeringen vallen. Dit is anders in uitzonderingsgevallen, zoals bijvoorbeeld wanneer de werknemer tegelijk ook directeur-enig aandeelhouder is of wanneer de kleinebanenregeling van toepassing is. Tip. Ook in sommige andere gevallen kan een werknemer buiten de werknemersverzekeringen vallen. Vaak is de doorslaggevende reden daarvoor dan dat de werknemer niet zonder eigen medewerking ontslagen kan worden. Speelt dit bij u? Vraag uw salarisadministrateur naar meer informatie hierover.

4

dossier Het brutoloon is meestal de basis voor het berekenen van allerhande andere arbeidsvoorwaarden zoals de overwerktoeslag, het vakantiegeld, e.d., maar ook van pensioenrechten. Hoe dat precies zit, hangt af van de arbeidsvoorwaarden in uw bedrijf, uw pensioenregelingen en eventueel aan de afspraken die vastliggen in de voor u geldende cao. Met andere woorden: hoe hoger uw brutoloon is, hoe meer geld u meestal ook kwijt bent aan deze andere arbeidsvoorwaarden.

©

Tip. Het is slim om uw arbeidsvoorwaarden/de cao goed te bekijken voordat u uw brutoloon verhoogt en hier rekening mee te houden. Sommige pensioenregelingen houden bijvoorbeeld alleen rekening met vast loon en niet met toeslagen. Het is dan slim om voor een toeslag te kiezen.


2.2.3. Gevolg van brutoloon voor andere arbeidsvoorwaarden zoals pensioen

2.3. Eindheffingsloon onder de werkkostenregeling Eindheffingsloon is loon waarover de werkgever belasting betaalt en de werknemer niet. In principe betaalt de werkgever hetzelfde tarief als de werknemer anders zou hebben moeten betalen. Soms gelden er bijzondere tarieven. Tot 2011 kende de wet een grote groep van zaken die onder het eindheffingsloon gebracht kunnen of moeten worden. Na invoering van de werkkostenregeling is deze categorie flink beperkt. Onder de werkkostenregeling vallen onder de eindheffingen: •

spaarloon (eindheffingstarief 2010: 25%);

•

doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto’s (2010: € 300,- per auto);

•

eindheffing wegens naheffingsaanslag door de Belastingdienst;

•

eindheffing wegens tijdelijke knelpunten (omdat de Belastingdienst redelijkerwijs niet van u kan verwachten dat u tijdig een aangifte kunt indienen);

•

eindheffing wegens een aangewezen publiekrechtelijke uitkering (bijvoorbeeld voor oorlogsslachtoffers);

•

pseudo-eindheffing wegens backservice van pensioen.

VUT-regeling,

excessieve

vertrekvergoeding

of

De andere vormen van eindheffingsloon komen onder de werkkostenregeling te vervallen. Dit betekent dat bijv. de veelgebruikte eindheffingsmogelijkheden voor geschenken van niet meer dan € 70,- én de eindheffingsmogelijkheid voor bovenmatige kostenvergoedingen verdwijnen! Tip. Meestal is over eindheffingsloon géén premie werknemersverzekeringen verschuldigd. Dit is alleen anders als het een eindheffing betreft wegens een naheffingsaanslag en als het om loon gaat waarop anders geen eindheffing had mogen worden toegepast. 5

dossier Tip. Gebruik de volgende tabel voor een vergelijking tussen de kosten van brutoloon en de restpost.

Restpost:

brutoloon en eindheffingsloon.

Nettovergoeding en verstrekking:

brutoloon.

Bij 80%-eindheffing, tenzij vrije ruimte van toepassing is:

bij: werknemersverzekeringen werkgeversdeel.

Géén premies werknemersverzekeringen apart te betalen:

bij: eventuele aanvullende kosten: vakantie geld, toeslagen, pensioen 13e maand, door hogere grondslag hiervoor.

Totaal:

totaal.


Als het duidelijk is dat iets onder brutoloon of eindheffingsloon valt, dan hoeft u dit in de werkkostenregeling niet ook nog op een andere plaats mee te nemen. Maar kijk er altijd kritisch naar! Kunt u het brutoloon niet goedkoper vervangen door een belastingvrije vergoeding of verstrekking. Of is de 80%-eindheffing misschien goedkoper?

©

2.4. Brutoloon, eindheffingsloon en de werkkostenregeling

Let op. Waar u ook voor kiest, u moet uw keuze wel vooraf met uw werknemer afstemmen. Voor eventuele bewijsvoering is het daarnaast ook verstandig dit schriftelijk vast te leggen.

Tip. Als u met een werknemer afspreekt dat zijn vergoedingen en verstrekkingen als brutoloon worden aangemerkt, dan is de grondslag voor de vrije ruimte meteen hoger. Dat betekent dat u meer mogelijkheden heeft om belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen te doen aan werknemers. Andersom is het ook zo dat, als u het brutoloon omlaag brengt - bijvoorbeeld doordat u een vergoeding of verstrekking aanmerkt als restpost - de vrije ruimte ook meteen slinkt.

Let op. Dit effect geldt niet voor eindheffingsloon omdat eindheffingsloon niet is opgenomen in de fiscale loonsom.

6

dossier 3.1. Wat zijn ‘intermediaire kosten’? De tweede categorie die van belang is voor het bepalen van al of niet werkkosten, is de categorie ‘intermediaire kosten’. Deze categorie bestond overigens altijd al, maar wordt in de werkkostenregeling voor het eerst uitdrukkelijk in de wet genoemd.


3. Intermediaire kosten

1. de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren: •

een voorbeeld hiervan is een werknemer die met instemming van de werkgever bij de wekelijkse boodschappen even wat zaken meeneemt voor de werkgever. Vaak betreft het hier zaken met een beperkte waarde zoals whiteboardpennen, postzegels of theedoeken, e.d. Dit hoeft echter niet steeds van geringe waarde te zijn;

•

vervolgens geeft de werknemer de gekochte zaken en het bonnetje daarvoor af aan de werkgever en krijgt de door hem voorgeschoten bedragen terug. De zaken zijn nu eigendom van de werkgever en vallen in diens vermogen;

©

Intermediaire kosten zijn:

2. kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld): •

denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende situatie. Uw werknemer neemt een beamer van uw bedrijf mee voor een presentatie. De beamer blijkt kapot en de werknemer laat hem repareren. U betaalt de kosten voor de reparatie aan uw werknemer terug. In dat geval is er sprake van een vergoeding van intermediaire kosten. Het betreft immers uw beamer en dus kosten voor zaken die behoren tot uw vermogen;

3. kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Tot deze kosten worden bijvoorbeeld de kosten gerekend in de situatie dat uw werknemer om zakelijke redenen een klant mee uit eten neemt en hierbij de kosten voorschiet en deze later van u terugkrijgt na inlevering van een bonnetje. Deze kosten hebben niets te maken met het functioneren van de werknemer zelf of zijn eigen kosten en vallen daarom onder deze categorie.

7

dossier Tip. Het verstrekken van vergoedingen voor intermediaire kosten en het vergoeden van intermediaire kosten is fiscaal interessant. Ga daarom goed na in hoeverre er in uw bedrijf kosten zijn die onder de intermediaire kosten geschaard zouden kunnen worden. Wilt u vergoedingen of verstrekkingen aan uw werknemers toekennen? Maak dan gebruik van deze mogelijkheden.

3.3. Vaste vergoedingen van intermediaire kosten


Zaken die onder de intermediaire kosten vallen (zowel vergoedingen als verstrekkingen), zijn geen loon. U hoeft hierover ook géén loonbelasting of premies volksverzekeringen/premies werknemersverzekeringen te berekenen.

©

3.2. Intermediaire kosten en belastingheffing

Een vaste kostenvergoeding mag onder de werkkostenregeling worden gegeven voor gerichte kosten. Het lijkt erop dat er ook een vaste kostenvergoeding mag worden gegeven voor intermediaire kosten. Dit gebeurt ook al onder de huidige wettelijke regeling. Zo komen er bijvoorbeeld vaak bedragen in de vaste kostenvergoeding voor onder noemers ‘porti’ of ‘kosten auto van de zaak’.

3.4. Verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking Naast intermediaire kosten is er nog een andere categorie van zaken die niet als loon worden aangemerkt. Ook deze zaken blijven buiten de belastingheffing. Deze categorie wordt genoemd: ‘verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking’. Het gaat daarbij om kleinigheden voortvloeiend uit de persoonlijke relatie (de sympathie of het medeleven) en niet uit de arbeid. In de toelichting bij de wet worden als voorbeelden genoemd zaken als een rouwkrans of een fruitmand bij ziekte.

8

dossier Uit hoofdstuk 2 blijkt dat u over brutoloon in beginsel belasting betaalt. In hoofdstuk 3 kwamen de intermediaire kosten en de persoonlijke verstrekkingen aan bod, de beide mogelijkheden om iets aan uw werknemer te geven zonder dat er belastingheffing aan de orde komt. Deze mogelijkheden zijn echter helaas wel erg beperkt.

©

Tip. Er is gelukkig nog een andere mogelijkheid om belastingvrij zaken aan uw werknemer te geven of om deze zaken aan hem te vergoeden. Dat is namelijk door gebruik te maken van één van de zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’. Ook deze mag u, als u aan de voorwaarden voldoet, onbelast vergoeden of verstrekken.


4. De gerichte vrijstellingen

4.1. Wat zijn ‘gerichte vrijstellingen’? Het is mogelijk een beperkt aantal uitdrukkelijk genoemde zaken belastingvrij te vergoeden en te verstrekken. Het gaat daarbij om de uitdrukkelijk in de wet genoemde zaken en vergoedingen waarvan de wetgever vindt dat deze écht te maken hebben met zakelijke kosten én dat ze daarom niet belast moeten zijn. De hiernavolgende zaken zijn aangewezen.

4.2. zakelijke reiskosten Zakelijke reiskosten mogen belastingvrij worden vergoed tegen maximaal € 0,19/per kilometer. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor dienstreizen naar klanten, opdrachtgevers of leveranciers bijvoorbeeld. Tip. Deze beperking tot € 0,19/per kilometer geldt niet voor reiskosten per taxi, luchtvaartuig of schip. Maakt de werknemer hiervan gebruik, dan gelden de werkelijke kosten.

Let op. Als er sprake is van vervoer vanwege de werkgever, dan mag er helemaal geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Er is sprake van vervoer vanwege de werkgever indien u als werkgever het vervoer verzorgt en u eventueel de kosten voor uw rekening neemt. Dit kan bijvoorbeeld een busje zijn waarmee uw mensen worden opgehaald óf een afspraak die u maakt met een werknemer dat hij een kostenvergoeding ontvangt als hij andere werknemers oppikt en meeneemt.

9

dossier 4.4. Openbaarvervoerkaartjes Ook belastingvrij zijn de werkelijke kosten van kaartjes die u voor reizen met het openbaar vervoer in het kader van de dienstbetrekking verstrekt. Als uw werknemer bijvoorbeeld in verband met een opdracht gedurende een week naar een klant van u toe moet en u zegt hem hiervoor een weekkaart van het openbaar vervoer toe. Zorg dat u daarbij voldoet aan de volgende voorwaarden: •

de kaartjes zijn opgenomen in uw administratie;

•

uit uw administratie blijkt een relatie tussen de vergoeding en de vervoersbewijzen.


Denk hierbij aan kosten van hotelovernachtingen en maaltijden als uw werknemer naar een klant gaat. Maar ook aan de kosten van lokaal transport als de werknemer niet met eigen vervoer (of een leaseauto) is gekomen en eventueel ook aan kosten omdat de werknemer extra uitgaven heeft in verband met het feit dat hij niet thuis is en van de faciliteiten daar gebruik kan maken.

©

4.3. Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking

Tip. Koopt uw werknemer geen losse kaartjes, maar reist hij met de OV-chipkaart? Bewaar dan de overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de OVchipkaart staan.

4.5. De extra kosten in verband met tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst wegens de dienstbetrekking Denk hierbij aan de extra kosten die een werknemer maakt omdat hij tijdelijk buiten zijn land van herkomst verblijft. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een monteur die enkele weken in Duitsland verblijft om een machine in elkaar te zetten, maar bijvoorbeeld ook om de inkoper die naar China gaat om afspraken te maken over een nieuwe kledinglijn. Ook kan het gaan om de buitenlandse werknemer die u naar Nederland heeft gehaald. Het gaat om extra kosten wegens verblijf in het buitenland, zoals de kosten van bellen naar huis, een krantje of wat extra consumpties, e.d. Als de werknemer zelf de kosten van levensonderhoud moet betalen, kan er ook sprake zijn van éxtra kosten als bijvoorbeeld het levensonderhoud duurder is dan in het land van herkomst.

10

dossier Let op. Als een ander de kosten al vergoedt, dan is er geen sprake van kosten bij de werknemer zelf en mag u ze niet onbelast vergoeden. Denk hierbij aan de situatie dat uw werknemer van zijn vorige werkgever al een vergoeding voor deze kosten heeft gehad of de situatie dat de werknemer studiefinanciering ontvangt voor de opleiding. Geeft een derde een dergelijke vergoeding dan mag u alléén nog de resterende kosten vergoeden. Verder is het van belang dat de studie gericht is op het behoud van vakkennis of op een beroep in de toekomst. Ten slotte moet u de vergoeding hebben verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt.


Voorwaarde voor vrijstelling van kosten voor studie en opleiding is dat het moet gaan om kósten.

©

4.6. Kosten van studie en opleiding ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking

Let op. Als u met uw werknemer afspreekt dat u een deel van de studiekostenvergoeding uitbetaalt na het behalen van zijn diploma/certificaat, dan wordt de betaling een vergoeding voor arbeid (namelijk het behalen van het diploma). De vergoeding is dan belast als belastbaar loon. Gebruikmaken van de gerichte vrijstelling kan dan niet meer!

Tip. Ook zogenaamde ‘outplacementkosten’ vallen onder deze vrijstelling. Dat zijn de kosten van het begeleiden van werknemers die een andere werkkring moeten zoeken omdat zij om wat voor reden dan ook uw bedrijf moeten verlaten. Het kan dus gaan om een niet goed functionerende werknemer, maar ook om een overtollig geworden werknemer. U zou bijvoorbeeld outplacement kunnen gebruiken om samen met uw werknemer een nieuwe plaats te vinden, zodat u niet van een moeilijke en voor beiden vervelende ontslagprocedure gebruik hoeft te maken.

4.7. Zakelijke maaltijden De zakelijke maaltijden vallen ook onder de gerichte vrijstellingen en deze maaltijden kunnen belastingvrij worden gegeven. Het gaat dan bijvoorbeeld om maaltijden wegens overwerk of omdat er een vergadering is tijdens de lunch. Tip. Noteer de reden voor de zakelijk maaltijd bij/op de factuur; dan ontstaat daarover achteraf geen discussie.

11

dossier Let op. Het bonnetje van de maaltijd met de zakenrelatie moet gesplitst worden. De kosten van de maaltijd van de relatie zelf zijn namelijk kosten die samenhangen met uw bedrijf. De kosten van uw werknemer zijn belastingvrij op grond van dit hoofdstuk (als gerichte vrijstelling). Bij toepassing van de werkkostenregeling zult u de rekening moeten splitsen in een deel maaltijd voor uw werknemer en een deel maaltijd voor uw relatie.


Let op. U moet aantonen dat het om zakelijke maaltijden gaat. Dat betekent dat u er goed aan doet duidelijk te (laten) registreren met welke klant uw werknemer is gaan eten en wanneer. Vooral als de maaltijd bijvoorbeeld in het weekend plaatsvond en als vrouw en kinderen erbij waren, zal de Belastingdienst al snel als uitgangspunt nemen dat er vermoedelijk geen sprake is van een zakelijke maaltijd. Als u echter kunt aantonen dat er een grote opdracht is binnengekomen of dat een klant juist is gebleven, dan kunt u hiermee aantonen dat er juist wél sprake is van een zakelijke maaltijd.

©

Ook maaltijden met klanten vallen onder deze regeling.

4.8. Zakelijke verhuiskosten De kosten van verhuizing wegens zakelijke redenen zijn ook gericht vrijgesteld. Dat betekent dat als u aan uw werknemer de kosten voor een verhuizing om zakelijke redenen verstrekt of vergoedt in verband met een verhuizing die nodig is vanwege het werk. Let op. Een verhuizing van een werknemer om privéredenen die u toevallig goed uitkomt, valt hier niet onder. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de werknemer die, door een scheiding of omdat hij op zichzelf gaat wonen, gaat verhuizen en daarbij kiest voor een huis dichter bij het werk. Aangegeven is in de nieuwe regeling dat er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing als: 1. de verhuizing plaatsvindt binnen twee jaar na het aanvaarden van de dienstbetrekking/ overplaatsing; én 2. de afstand woon-werk met minimaal 60% wordt verkleind door de verhuizing; én 3. de afstand woon-werk vóór de verhuizing minimaal 25 kilometer bedroeg. Tip. Voldoet de verhuizing van uw werknemer niet aan deze normen, maar verhuist hij bijvoorbeeld later omdat hij geen geschikt huis heeft kunnen vinden? Zorg dan dat dit uitdrukkelijk uit uw administratie blijkt. Bijvoorbeeld doordat u een kopie van de zoekopdracht van de makelaar en de afspraken met de werknemer over de aanstaande verhuizing (bij indiensttreding/overplaatsing) kunt overleggen.

12

dossier Tip. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen zijn belast, u mag ook de zogenaamde ‘vrije ruimte’ toepassen. Hoe dat precies zit, leest u in hoofdstuk 6. Naast de belastingheffing van 80% is er echter ook goed nieuws. Een deel van de vergoedingen en verstrekkingen die in de restpost thuishoren, hoeven namelijk niet tegen de factuurwaarde of de waarde in het economisch verkeer (de winkelwaarde) te worden meegenomen. In plaats daarvan mag u een lagere waardering of zelfs een waarde van 0 (nihilwaardering) in aanmerking nemen. Feitelijk betekent dat dus dat u iets wat belast mag worden, voor niets of voor een lager bedrag mag meenemen in de belastingheffing. Per saldo dus toch nog goedkoper. Hoe dat werkt? Lees verder!


Als u heeft vastgesteld wat tot het brutoloon behoort en welke vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte kosten en de intermediaire kosten vallen en er nog vergoedingen en verstrekkingen overblijven, dan vallen deze onder de restcategorie. U moet hier 80% belasting over betalen. Een dure hobby dus om deze vergoedingen en verstrekkingen toe te kennen.

©

5. Wél belast, maar toch voordeliger

5.1. Welke zaken vallen onder de nihilwaardering? In dit onderdeel zullen we de zaken die onder de restpost vallen maar die u tegen nul mag waarderen, behandelen. Let op. Alléén zaken die onder de omschrijvingen vallen zoals hieronder genoemd, zullen tegen nihil gewaardeerd worden. De omschrijvingen zijn echter soms wat vaag. Kijk dus goed of de nihilwaardering voor u van toepassing is.

5.1.1. Voorzieningen op de werkplek Hieronder vallen zaken die aan de werknemer worden gegeven (mede) voor gebruik op de werkplek. De werkplek is hierbij de plaats waar de werknemer normaliter zijn werkzaamheden uitoefent: de fabriek of het kantoor of de cabine van de vrachtwagenchauffeur.

➤➤ Voorzieningen samenhangend met de werkplek Om te beginnen, mag u de zogenaamde ‘algemene voorzieningen op de werkplek’ op nul waarderen. Dat zijn de zaken die de werknemer op zijn werkplek ter beschikking heeft om zijn werk uit te kunnen oefenen. Denk bijvoorbeeld aan de vaste computer op de werkplek, de plant, de printer, gereedschappen, e.d.

13

dossier Ook voorzieningen op de werkplek volgend uit de Arbeidsomstandighedenwet mag u op nul waarderen. Denk hierbij aan een goede bureaustoel of aan een werkplekaanpassing.

Kleine consumpties, géén maaltijd Consumpties op de werkplek die géén deel uitmaken van een maaltijd, mogen tegen nul gewaardeerd worden. Het gaat hierbij om kopjes koffie of cup-a-soup, een gebakje of een stuk fruit.


Arbeidsomstandigenwet

©

Let op. De eigen woning is hierbij géén werkplek. Dat betekent bijvoorbeeld dat de inrichting van het thuiskantoor, de vergoeding voor de thuistelefoon en de internetverbinding voor de berekening van de belasting moet worden meegenomen tegen de factuurwaarde of tegen de waarde in het economisch verkeer.

Kleding die achterblijft op de werkplek Ook kleding die u ter beschikking stelt om tijdens de dienstbetrekking te dragen en die achterblijft op de werkplek, mag u op nihil waarderen. Met andere woorden: als u kleding in eigendom heeft die uw werknemers ’s morgens bij binnenkomst moeten aantrekken en die zij ’s avonds weer moeten uitdoen en achterlaten.

Uniformen en werkkleding Werkkleding is kleding die eigenlijk alleen geschikt is om te dragen tijdens het werk. Bekende voorbeelden zijn het verpleegstersuniform en de kleding van de politieman. Ook de blauwe overall valt hieronder. Let op. Een spijkerbroek en een t-shirt vallen hier niet onder. Zelfs als deze kleding na een dag werken zo vies geworden is dat die echt niet meer geschikt is voor andere doeleinden.

Tip. Als de kleding wordt aangemerkt als werkkleding, dan worden ook de waskosten op nihil gewaardeerd. De waskosten kunt u dan ook voor uw rekening nemen zonder dat dit tot belastingheffing leidt.

Tip. Kleding met een logo van 70 cm² mag ook als werkkleding worden aangemerkt en mag dus óók onder werkkostenregeling nog steeds belastingvrij worden gegeven. Geeft u nu kleding voor het werk met een logo van minstens 70 cm² of bent u van plan dat te gaan doen in de toekomst? Dan kan dat dus zonder dat u hierover belasting hoeft te betalen!

14

dossier Ter beschikking gestelde mobiele telefoons, e.d. U mag het voordeel van een mobiele telefoon voor de loonbelasting op nihil waarderen, als u een telefoon ter beschikking stelt aan uw werknemer en deze telefoon voldoet aan de volgende twee eisen:


Stelt u aan uw werknemers computers, gereedschappen, e.d. ter beschikking die mede bedoeld zijn voor gebruik op de werkplek? Denk hierbij aan bijvoorbeeld een laptop die uw werknemer ook meeneemt naar een klant of het gereedschap dat uw werknemer van bouwplaats naar bouwplaats meeneemt. Deze zaken mag u voor de berekening van belasting ook tegen nul waarderen onder de voorwaarde dat ze voor 90% of meer zakelijk worden gebruikt. Dat betekent voor u dus dat u naast de kosten van de computer, de gereedschappen, e.d. géén extra kosten meer kwijt bent aan belasting.

©

Ter beschikking gestelde computers, gereedschappen, e.d.

1. de telefoon is mede bedoeld voor gebruik op de werkplek; 2. de telefoon wordt voor 10% of meer zakelijk gebruikt.

5.1.2. De ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart Als u aan uw werknemer een kaart geeft die hij onder omstandigheden moet inleveren bijvoorbeeld als hij niet meer hoeft te reizen - dan kan het privévoordeel van deze kaart op nihil gewaardeerd worden. Voorwaarde hiervoor is dat deze kaart mede voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt.

5.1.3.

Belangrijke wijzigingen voor de werknemer die vanuit huis werkt

Voor de werkkostenregeling geldt een nieuw begrip ‘werkplek’. Deze werkplek kan (behalve als het gaat om arbovoorzieningen) niet liggen in de eigen woning van de werknemer. Dat betekent dat verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die belastingvrij waren, onder de werkkostenregeling belast zijn. Denk aan internet thuis of het zakelijk gebruik van de vaste telefoon thuis, maar ook de printer of een nieuwe printervulling zullen daardoor (en dat is in veel gevallen nu anders) straks moeten worden meegenomen bij de belastingheffing.

5.1.4. Maar één werkplek, namelijk thuis Ingrijpender nog is de situatie van de werknemer die maar één werkplek heeft, namelijk thuis. Bijvoorbeeld de thuiswerker. Of de DGA die werkt in de BV die op het huisadres is gevestigd. Deze werknemer heeft immers géén werkplek in de zin van de regeling. De hierboven genoemde nihilwaarderingen mogen niet worden toegepast. De verstrekkingen aan deze werknemers zijn dan ook, anders dan die aan hun collega’s die op de zaak werken, belastbaar. De computer, de telefoon, de printer, het gereedschap, de telefoonverbinding, etc., etc. vormen dan allemaal

15

dossier 5.2. Een vaste waarde hanteren Naast de zaken die tegen nihil mogen worden gewaardeerd, is er nog een aantal zaken die tegen een vast bedrag mogen worden gewaardeerd. Deze waardering is vaak lager dan de daadwerkelijke prijs van deze zaken in de winkel. Het kan dus aantrekkelijk zijn hiervoor te kiezen in plaats van voor andere (hoger belaste) vormen van loon. Waar moet u zoal aan denken?


Tip. Een uitzondering geldt voor arboverstrekkingen. Bij een werknemer die thuiswerkt, mag u wel de arbostoel en de bureauaanpassing of een goede lamp verstrekken en deze op nihil waarderen.

©

belastbare loonbestanddelen. Het maakt niet uit of uw werknemer deze zaken strikt voor zijn werk gebruikt of ook voor privédoeleinden.

5.2.1. U zorgt voor maaltijden op de werkplek De maaltijd op de werkplek zal per 2011 gewaardeerd worden op € 2,90 per maaltijd. Er hoeft daarbij geen onderscheid te worden gemaakt tussen de warme maaltijd en de broodmaaltijd. Tip. Deze regeling geldt niet voor de zakelijke maaltijd op de werkplek. Zakelijke maaltijden zijn (ook onder de werkkostenregeling) belastingvrij. Denk bij een zakelijke maaltijd bijvoorbeeld aan de maaltijd wegens overwerk en/of de broodjes bij een vergadering. Worden er maaltijden geregeld voor dergelijke bijeenkomsten? Zorg dan dat uit de bon en uit de bedrijfsagenda blijkt wat de zakelijke reden is geweest (bijvoorbeeld door op de bon een aantekening te maken zoals: ‘i.v.m. managementvergadering d.d. …’).

5.2.2. U zorgt voor huisvesting op de werkplek Soms moet een werknemer tijdelijk wonen op of onmiddellijk bij de plaats waar hij ook werkt. Het kan daarbij gaan om inwoning of om een zelfstandige woning. Let op. Het gaat daarbij dus niet om zijn ‘echte’ woning. De werknemer zal dus naast deze huisvesting nog beschikken over een hoofdwoning waar hij en zijn gezin wonen. De huisvesting op de werkplek komt bijvoorbeeld voor bij mensen die werkzaam zijn op een booreiland of in een kermiswagen.

16

dossier Tip. Het is daarbij niet van belang of de werknemer alleen, dan wel met zijn hele gezin, tijdelijk in de woning verblijft. Als een werknemer zijn vrouw en kinderen bijvoorbeeld meeneemt als hij gedurende het kermisseizoen in een wagen slaapt, dan blijft het de waarde van de huisvesting voor de belasting nog steeds € 5,-.

5.2.3. U zorgt voor kinderopvang op de werkplek


Als u al dan niet zelfstandige huisvesting voor uw werknemer regelt, dan moet u de waarde hiervan stellen op € 5,- per dag.

©

Let op. Het gaat hierbij niet om werknemers die in een hotel verblijven in verband met een dienstreis of een project. Voor deze werknemers kan mogelijk de vrijstelling voor dienstreizen, zoals besproken in hoofdstuk 4, van toepassing zijn.

Wanneer u in uw bedrijf kinderopvang verzorgt voor medewerkers en deze kinderopvang overigens aan de voorwaarden voldoet om als kinderopvang in de zin van de Wet kinderopvang te kwalificeren (zie http://www.kinderopvang.net voor meer informatie hierover), dan mag u de volgende waarde voor de kinderopvang in aanmerking nemen: de uurprijs (in 2011 is dit € 6.36) x het aantal uren kinderopvang. Let op. Deze regeling geldt niet wanneer u kinderopvang inkoopt bij een derde (bijvoorbeeld een kinderopvang naast uw bedrijf gelegen). In dat geval moet u uitgaan van de factuurwaarde of van de waarde daarvan in het economisch verkeer.

5.2.4. U leent geld uit aan uw werknemers Een zogenaamde ‘personeelslening’ is een lening van u aan uw werknemer. U kunt zo’n lening bijvoorbeeld aangaan omdat uw werknemer krap bij kas zit of omdat u uw werknemer tegemoet wilt komen bij de aanschaf van bepaalde (mede voor het werk handige) zaken. Denk aan de werknemer die eigenlijk een auto nodig heeft voor het werk, maar die deze even niet zelf kan betalen. Als u voor een dergelijke lening een zakelijke rente in rekening brengt, is er geen sprake van loon. U kunt er echter ook voor kiezen om een lagere dan een zakelijke rente in rekening te brengen. Hoe is het rentevoordeel dan belast?

➤➤ Dat hangt ervan af! a. Als de geldlening wordt gebruikt voor de aanschaf van de eerste eigen woning en uw werknemer verklaart schriftelijk aan u dat dit het bestedingsdoel is en hij geeft u een kopie van de relevante stukken (denk aan een koopovereenkomst en een bewijs van betaling), dan hoeft u geen rente in rekening te brengen en dan bedraagt het rentevoordeel dat u in aanmerking moet nemen, nihil. Het rentevoordeel is dan dus belastingvrij.

17

dossier 5.2.5. Een dienstwoning Een dienstwoning is een woning waarin een werknemer mede in het kader van zijn werk woont. Het gaat dan bijvoorbeeld om de woning van een portier of de woning op het bedrijfsterrein waarin iemand woont die buiten openingsuren vrachtwagens, e.d. binnenlaat en die het terrein bewaakt. Het voordeel van deze huisvesting bedraagt maximaal 18% van het brutosalaris indien de werknemer minimaal 36 uur per week zou werken.


c. In andere gevallen moet de waarde in het economisch verkeer als uitgangspunt genomen worden bij het vaststellen van de waarde van het rentevoordeel.

©

b. Als uw werknemer de personeelslening gebruikt voor de aanschaf van een fiets, een elektrische fiets of een elektrische scooter, hoeft u, als u geen rente aan uw werknemer in rekening brengt, ook geen rentevoordeel in aanmerking te nemen. Voorwaarde is wel dat de werknemer deze fiets, elektrische fiets of scooter het merendeel van de werkdagen voor (een deel van zijn) woon-werkverkeer gebruikt. Het rentevoordeel is dan dus belastingvrij.

De betaalde huur wordt hierop in mindering gebracht.

18

dossier 6.1. Wat valt er onder de restpost?


Nadat u de diverse vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers heeft ingedeeld volgens de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit dossier (brutoloon, intermediaire kosten en vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen vanwege de persoonlijke relatie), houdt u mogelijk nog verschillende vergoedingen en verstrekkingen over die nog niet zijn ingedeeld. Deze vallen onder de ‘restpost’.

©

6. Alle overige vergoedingen en verstrekkingen

Denk hierbij aan een kerstpakket of aan een personeelsreis, maar ook aan een bovenmatige kostenvergoeding of aan een fiets van de zaak. Vergeet ook niet de zaken (genoemd in hoofdstuk 5) waarbij een lagere waardering mag worden toegepast. Tel al deze zaken bij elkaar op voor het berekenen van de omvang van de restpost.

6.1.1.

Welke waarde dan?

Voor het berekenen van de waarde moet u uitgaan van de factuurwaarde inclusief btw. De prijs dus die aan u in rekening is gebracht. Let op. Dat betekent dus dat u in uw administratie inzichtelijk moet maken wat deze prijs is. In veel administraties staat nu alleen de waarde exclusief btw. Overleg dus met uw accountant hoe u dit praktisch kunt aanpakken, uitgaande van uw manier van administratie voeren.

Let op. In sommige situaties mag u niet uitgaan van de factuurprijs. Dat is het geval als u zelf de prijs op de factuur heeft kunnen bepalen, zoals bij de verkoop aan werknemers van producten uit het eigen bedrijf of wanneer u niet beschikt over een factuur. In die gevallen moet u uitgaan van de waarde in het economisch verkeer, ook weer inclusief btw.

Tip. Hoe stelt u de waarde in het economisch verkeer vast? Kijk welke verkoopprijs u kunt vinden in winkels en op internet en sluit daarbij aan. Bewaar een kopie van de gevonden prijs om later te kunnen bewijzen dat deze waarde reëel was.

19

dossier 6.2. De vrije ruimte De ‘vrije ruimte’ is het bedrag aan overige vergoedingen en verstrekkingen dat u aan uw werknemers mag geven zonder dat dit tot heffing leidt. Hoe berekent u deze vrije ruimte?


Tip. Vergeet niet om na te kijken of hoofdstuk 5 misschien aan de orde is en u in plaats van de factuurwaarde of de waarde in het economisch verkeer een lagere waarde of zelfs een nihilwaarde mag toepassen.

©

Let op. Het moet wel gaan op de prijs voor particulieren. Een aanbieding van de groothandel zoals gedaan aan uw bedrijf mag u niet gebruiken om de waarde in het economisch verkeer te bepalen.

U neemt hiervoor 1,4% van de loonsom. Bij een loonsom van € 200.000,- bedraagt de vrije ruimte dus € 2.800,- per jaar. Dat betekent dat bij deze werkgever de overige vergoedingen en verstrekkingen, voor zover deze niet méér bedragen dan € 2.800,-, belastingvrij zijn.

6.2.1.

Hoe stelt u de loonsom vast?

De loonsom is het bedrag aan brutoloon dat u uitbetaalt. Dat is ál uw brutoloon, dus inclusief vakantiegeld, overwerktoeslagen, belaste kostenvergoedingen, bonussen, e.d. U gaat daarbij uit van de loonsom per loonheffingsnummer. Heeft u bijvoorbeeld meer loon heffingsnummers, dan geldt er per loonheffingsnummer een aparte vrije ruimte. U dient dan ook per loonheffingsnummer apart te berekenen hoeveel vergoedingen en verstrekkingen er in de restpost vallen en dus hoeveel belasting u kwijt bent. Let op. Dat kan dus betekenen dat u, als u meerdere loonheffingsnummers heeft, u meerdere keren dezelfde berekening moet maken. In dat geval is het ook van belang dat uit de administratie blijkt welke vergoedingen en verstrekkingen horen bij welk loonheffingsnummer.

6.2.2. De DGA met een eigen BV Dikwijls heeft de DGA een eigen BV en werkt hij niet mee in de BV waar al het andere personeel in dienst is. De verstrekkingen en vergoedingen aan de DGA én de vrije ruimte moeten dan in zijn eigen BV berekend worden, terwijl de verstrekkingen en vergoedingen voor het overige personeel in de personeels-BV beoordeeld moeten worden. Het komt echter soms voor dat

20

dossier 6.3. Praktische toepassing Hoe geeft u nu aan de Belastingdienst aan dat er kosten waren in de restcategorie? En, ook belangrijk, hoe stelt u vast hoeveel vrije ruimte u heeft? Er zijn hiervoor verschillende manieren beschikbaar waaruit u kunt kiezen.


In feite is het meegaan op de personeelsreis iets wat de DGA krijgt omdat hij werknemer is van zijn eigen BV. Het voordeel moet dus worden meegenomen als verstrekking in de eigen BV. Ook moet in de eigen BV van de DGA de vrije ruimte worden vastgesteld en de eindheffing worden berekend.

©

een DGA ook iets krijgt uit de personeels-BV. Denk dan bijvoorbeeld aan de DGA die meegaat met het uitje van de personeels-BV. Hoe moet u daarmee omgaan?

Om te beginnen, berekent op u basis van de cijfers van het voorgaande jaar hoeveel vergoedingen en verstrekkingen onder de 80% eindheffing zullen vallen. De uitkomst hiervan deelt u vervolgens door 12 en u draagt elke maand hiervan 1/12e af. Voorbeeld In 2010 had u vergoedingen en verstrekkingen in de restcategorie van € 8.000,-. Uw loonsom was € 250.000,-. Uw vrije ruimte was dus: (1,4% x € 250.000,-) € 3.500,-. Op basis van deze gegevens is van de zaken in de restcategorie (€ 8.000,- minus € 3.500,-) € 4.500,- belast tegen 80% eindheffing. De door u te betalen eindheffing bedraagt dus: (80% x € 4.500,-) € 3.600,-.

U kunt vervolgens kiezen voor de ‘voorschotmethode’ of voor de ‘volloopmethode’ om met de Belastingdienst af te rekenen.

6.3.1. De voorschotmethode Het voorbeeld hiervoor levert als uitkomst een bedrag ad € 3.600,- op dat in een jaar moet worden betaald. U kiest ervoor om elke maand daarvan 1/12e te betalen, zijnde € 300,-. U betaalt dat vaste bedrag aan belasting. Tip. Dit kan handig zijn als u liever geen grote verschillen in kosten heeft. Ook is deze methode handig als u juist aan het begin van het jaar uitgaven doet die onder de restcategorie vallen.

6.3.2. De volloopmethode Als uw kosten later in het jaar vallen en u vindt het niet vervelend dat de te betalen belasting op een paar maanden aan het eind van het jaar drukt, kunt u ook kiezen voor de volloopmethode.

21

dossier ©

Stel dat u bijvoorbeeld in maart voor € 2.500,- vergoedingen en verstrekkingen in de restpost heeft gedaan en u organiseert in september een groot en duur personeelsfeest. De kosten daarvan zijn € 4.000,-. Als u de volloopmethode volgt, is de vrije ruimte in september op en moet u over die maand eindheffing betalen over € 3.000,-. Immers, de gebruikte ruimte is € 2.500,plus € 4.000,- en de vrije ruimte die daar weer vanaf mag is € 3.500,- (zie de berekening in het voorbeeld hiervoor). Dit betekent dat u over januari tot en met augustus nog geen eindheffing betaalt, maar over september (80% x € 3.000,-) dus € 2.400,-. Als er later in dat jaar nog andere vergoedingen en verstrekkingen worden gedaan die in de restcategorie vallen, dan zijn deze ook meteen belast tegen 80% eindheffing. Bij vergoedingen en verstrekkingen in december van € 1.500,- zal de belasting daarover dus nog eens € 1.200,- bedragen.


Deze methode houdt in dat u pas eindheffing aan de Belastingdienst gaat afdragen op het moment dat u de vrije ruimte heeft volgemaakt.

6.3.3. Verschil tussen beide? Wat kiest u? Schematisch weergegeven moet in dit voorbeeld dus als volgt belasting worden betaald over de restcategorie: Maand (waarover)

Voorschotmethode

Volloopmethode

Januari

€

300,-

-

Februari

€

300,-

-

Maart

€

300,-

-

April

€

300,-

-

Mei

€

300,-

-

Juni

€

300,-

-

Juli

€

300,-

-

Augustus

€

300,-

-

September

€

300,-

€ 2.400,-

Oktober

€

300,-

-

November

€

300,-

-

December

€

300,-

€ 1.200,-

€ 3.600,-

€ 3.600,-

Totaal

Zoals u kunt zien, maakt het voor het totaalbedrag van de belastingheffing op zich dus niet uit welke methode gekozen wordt, maar hangt de voor u meest gunstige methode af van het moment waarop de vergoedingen en verstrekkingen vallen. In dit voorbeeld heeft u immers bij een keuze voor de voorschotmethode tot en met september al € 2.700,- aan belasting betaald en bij de volloopmethode betaalt u pas € 2.400,- in september. Let op. Zouden de uitgaven nu juist in februari vallen, dan geldt natuurlijk precies het omgekeerde en is de voorschotmethode aantrekkelijker.

22

dossier -Aan het werk met de werkkostenregeling

Tip. U kunt bij het berekenen van het bedrag waarover eindheffing moet worden betaald, uitgaan van de vergoedingen en verstrekkingen in het jaar zelf. Maar voor de berekening van de voorschot- of volloopmethode mag u ook uitgaan van de belasting in het vorige jaar.

©

Naast de overwegingen zoals hiervoor genoemd, kan ook uw wens om maandelijks hetzelfde bedrag aan belastingen te betalen, in plaats van later in het jaar een heleboel, meetellen bij de beslissing voor welke methode u kiest. Heeft u een voorkeur voor het betalen van vaste bedragen, dan is de voorschotmethode vermoedelijk geschikter voor u.

23

dossier Tip. In dat geval kunt u in 2011, 2012 en 2013 kiezen voor toepassing van de overgangsregeling. Hoe werkt die?

7.1.

Huidige regels blijven gebruiken, ja of nee?


Stel, u heeft de berekening gemaakt en de werkkostenregeling pakt voor u een stuk nadeliger uit. Óf u bent er helemaal nog niet aan toegekomen de berekeningen al te maken.

©

7. Overgangsregeling

De overgangsregeling houdt in dat u vanaf 1 januari 2011 nog drie jaren mag doorgaan met de huidige wettelijke regelingen. U kunt dezelfde vergoedingen en verstrekkingen toekennen als u eerder al deed en deze op dezelfde manier meenemen in de belasting en in de premieheffing. Let op. Houd er echter wel rekening mee dat 2014 eraan komt en dan móét u over, of u wilt of niet.

Tip. Het is dus altijd goed om, ook al besluit u nu de overgangsregeling nog te gebruiken, in kaart te brengen hoe de werkkostenregeling voor u uitpakt. Alleen op die manier kunt u immers uw arbeidsvoorwaarden voor zover nodig optimaliseren voor de werkkostenregeling. Alle uitgebreide regels voor eindheffingen, kostenvergoedingen en verstrekkingen blijven in stand en u kunt gewoon doorgaan zoals u dat in de afgelopen jaren deed. Let op. Hierop is één uitzondering. In 2010 kunt u de kosten van personeelsuitjes en feesten onbelast verstrekken of vergoeden. Voorwaarde daarbij is wel dat de deelname openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers of driekwart van een organisatorische of functionele eenheid (bijvoorbeeld de afdeling Verkoop). Daarnaast is vereist dat de personeelsreis of het personeelsfeest een gezamenlijk karakter heeft. Vanaf 2011 is deze regeling anders, óók als u kiest voor toepassing van de overgangsregeling! Een personeelsfeestje of personeelsreisje is alleen maar belastingvrij voor zover de totale kosten van de personeelsreis of het personeelsuitje niet meer bedragen dan € 454,- per werknemer per jaar. In principe moet u voor dit bedrag uitgaan van de daadwerkelijke kosten per werknemer, maar helemaal duidelijk is dit (nog) niet. Een aantal jaren geleden kenden wij namelijk een soortgelijk

24

dossier Let op. Belangrijk is dat de keuze voor het wel of niet toepassen van de werk kostenregeling een keuze is die u maakt per loonheffingsnummer. Als u kiest voor de overgangsregeling, dan geldt deze voor álle vergoedingen en verstrekkingen en voor álle werknemers! U kunt dus helaas niet de voordeligste regelingen uitzoeken en deze door elkaar gebruiken.


Tip. Past u de overgangsregeling toe en organiseert u een personeelsreis of -feest in 2011 of daarna? Dan kan het de moeite lonen om bij de Belastingdienst aan te kloppen en een beroep te doen op de oude waarderingsmethoden voor maaltijden en overnachtingen.

©

maximum, maar toen mocht een deel van de kosten van de personeelsreis tegen lagere bedragen worden gewaardeerd. Het ging daarbij om een vast bedrag voor maaltijden en een vast bedrag voor overnachtingen (van een paar euro destijds). Het grensbedrag werd daardoor vaak niet gehaald.

7.2. Hoe geeft u aan dat u gebruik wilt maken van de overgangsregeling? In principe gaat de Belastingdienst ervan uit dat u de overgangsregeling toepast. U hoeft dus géén maatregelen te nemen om te laten zien dat u hier inderdaad voor kiest. Let op. Wilt u gebruikmaken van de werkkostenregeling, dan zult u in uw administratie moeten laten zien dat u dit doet. Dit doet u door te laten zien hoe u de vergoedingen en verstrekkingen aan personeel indeelt (in de categorieën gerichte kosten, intermediaire kosten of restpost en wel of niet met een bijzondere waardering). Blijkt er niets uit uw administratie, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat u de overgangsregeling hanteert en dat u nog niet kiest voor toepassing van de werkkostenregeling.

Let op. Maakt u gebruik van de overgangsregeling? Dan blijven de afspraken met de Belastingdienst gewoon in stand (tenzij de afspraak toch al afliep, bijvoorbeeld door het verstrijken van de termijn). Kiest u meteen voor de werkkostenregeling, dan gelden afspraken met de Belastingdienst niet meer. U zult dan nieuwe af spraken moeten maken.

25

THEMADOSSIer. Aan het werk met de werkkostenregeling

Recommend Documents