MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN KATA PENGANTAR

Assalammualaikum Wr. Wb. Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul

“Menguraikan

Sistematika

Penulisan

Laporan

Pertemuan”,

untuk

dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) . Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah, supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara nasional. Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari notula, bentuk dari catatan pertemuan,fungsi dari catatan pertemuan, teknik dalam menyusun notula, dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat catatan pertemuan. Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul Humas dan Keprotokolan ini. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran, dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul ini sangat diharapkan. Wassalammualaikum Wr. Wb. Malang, November 2016

Penulis, Wilis Saputri

i

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN DAFTAR ISI

Hal Kata Pengantar ............................................................................................

i

Daftar Isi......................................................................................................

ii

Pengantar .....................................................................................................

1

Petunjuk Belajar ..........................................................................................

2

Kompetensi Inti ...........................................................................................

4

Kompetensi Dasar .......................................................................................

4

Indikator ......................................................................................................

5

Kemampuan Yang Diharapkan ...................................................................

5

Materi Pembelajaran ...................................................................................

6

Informasi Pendukung ..................................................................................

6

Paparan Isi Materi .......................................................................................

8

Rangkuman .................................................................................................

14

Latihan.........................................................................................................

15

Kunci Jawaban ............................................................................................

15

Tugas ...........................................................................................................

23

Glosarium ....................................................................................................

23

Penilaian ......................................................................................................

24

Daftar Pustaka .............................................................................................

28

ii

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Pengantar

Dalam dunia perkantoran pasti tidak asing lagi dengan istilah rapat. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Rapat biasanya diadakan untuk membahas suatu hal penting yang menyangkut tentang perusahaan tersebut. Oleh karena itu, dalam rapat diperlukan suatu laporan yang didalamnya terdapat catatan mengenai jalannya rapat tersebut serta berbagai hal yang dibicarakan dalam rapat tersebut. Catatan mengenai laporan rapat tersebut di kenal dengan istilah notula . Sedangkan orang yang melakukan pekerjaan notula disebut dengan notulis. Notula dalam rapat sangat dibutuhkan karena dengan adanya catatan tersebut dapat memudahkan seseorang untuk mendapatkan informasi dan dapat dijadikan sebagia pedoman dalam rapat selanjutnya.Dalam membuat catatan pertemuan, diperlukan beberapa teknik dan ada hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan catatan pertemuan. Selain itu, juga diperlukan seorang notulis yang mempunyai kemampuan lebih dalam membuat catatan pertemuan. Oleh karena itu, modul ini akan membicarakan cara tentang bagaimana membuat catatan pertemuan dengan baik dan benar serta apa saja yang harus diperhatikan dalam membuat catatan pertemuan . Diharapkan dengan mempelajari modul ini siswa dapat memahami dan membuat laporan catatan pertemuan. Dengan keterampilan tersebut, siswa akan bertambah kemampuannya dalam pembuatan catatan pertemuan sehingga ketika kelak bekerja dalam sebuah perusahaan mereka mampu untuk melakukan tugasnya dengan baik.

1


Petunjuk Belajar  Untuk Peserta Didik 1. Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. 2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. 3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan. 4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

2

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN  Untuk Pendidik 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. 2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. 3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). 4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. 5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. 7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. 8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan: a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini; b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.

3


Kompetensi Inti

KI 1

: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2

: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan,

gotong royong, kerjasama, cinta damai,

responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3

: Memahami

dan

menerapkan

pengetahuan

faktual,

konseptual,

prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4

: Mengolah, abstrak

menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di

sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar

1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya 1.2 Penerapan humas dan keprotokolan dan mengikuti aturan yang berlaku sebagai bentuk pengamalan nilai-nilai agama yang dianut

4

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN 1.3 Mengaplikasikan administrasi humas dan keprotokolan sebagai hasil pemikiran manusia sehingga dapat bekerja dengan tepat dan akurat, bermanfaat bagi orang banyak untuk lebih mendekatkan diri pada Tuhan 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat administrasi humas dan keprotokolan 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan humas dan keprotokolan 3.5 Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan 4.5 Membuat Laporan Pertemuan

Indikator

 Peserta didik dapat mengetahui pengertian dari notula  Peserta didik dapat mengetahui bentuk catatan pertemuan  Peserta didik dapat mengetahui fungsi catatan pertemuan  Peserta didik dapat mengetahui tentang teknik menyusun notula

Kemampuan Akhir Yang Diharapkan

1. Peserta didik mampu memahami cara membuat catatan laporan pertemuan dengan baik dan benar 2. Peserta didik mampu mempraktikkan cara membuat catatan laporan pertemuan

5


Materi Pembelajaran

1. Pengertian Notula 2. Garis Besar Notula a. Isi notula b. Susunan notula 3. Bentuk Catatan Notula a. Notula harfiah b. Notula rangkuman 4. Fungsi Catatan Pertemuan a. Sebagai alat bukti b. Sebagai sumber informasi bagi perserta rapat yang tidak hadir c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat e. Sebagai dokumen f. Sebagai alat untuk rapat semu 5. Teknik Menyusun Notula 6. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Notula

Informasi Pendukung

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara dan ditulis oleh seorang Notulis. Menurut kamus besar bhs indonesia (kbbi) notulis yaitu orang yang bertugas bikin notula (catatan rapat). Begitu notulis yaitu orang yang dapat meyimak, serta menulis dengan baik supaya hal – hal yang ada pada diskusi

6

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN tartangkap dengan baik. Sederhananya notulis yaitu seorang yang yang mencatan hasil dari jalannya diskusi mulai dari awal sampai akhir acara. Komponen notulen rapat adalah sebagai berikut : a. Kepala Notulen : 

Nama atau tema yang akan dibahas



Hari dan tanggal acara dilaksanakan



Waktu (Jam) pelaksanaan acara



Tempat pelaksanaan acara



Acara saat berlangsung



Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu : ~ Ketua dan Wakil Ketua ~ Sekretaris ~ Notulis ~ Peserta

b. Isi Notulen : 

Kata pembukaan



Pembahasan



Pembacaan keputusan dari hasil rapat



Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen : 

Nama Jabatan



Tanda tangan



Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat di lingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

7


Paparan Isi Materi

A. PENGERTIAN NOTULA Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris. Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis. Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

B. GARIS BESAR NOTULA a. Isi Notula Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas. Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :

8

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN  Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.  Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).  Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.  Tempat rapat.  Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).  Nama dan jabatan pimpinan rapat.  Daftar hadir peserta.  Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.  Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.  Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.  Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.  Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).  Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :  Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak bertele-tele).  Bahasa notula mudah dipahami pembaca.  Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.  Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.  Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.  Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan lagi notula tersebut.\

b. Susunan Notula Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.

9

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN  Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala.  Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai selesai ....  Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.  Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan .........  Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.  Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat tersebut.  Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung.

C. BENTUK CATATAN PERTEMUAN a. Notula Harfiah Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya. b. Notula Rangkuman Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.

10


D. FUNGSI CATATAN PERTEMUAN a. Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut. b. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat. c. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman. d. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. e. Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. f. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat

menyususn

notula

biasanya

dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum. Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:  Mendengarkan dan menulis  Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting  Konsentrasi yang tinggi  Menulis cepat  Bersikap obyektif dan jujur  Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

11

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN  Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula  Menguasai metode pencatatan secara sistematis  Menguasai metode pengolahan data  Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.  Menyimpulkan hasil rapat Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut: o

Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.

o

Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.

o

Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.

o

Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.

o

Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapa

o

Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.

o

Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.

o

Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.

o

Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.

o

Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

12


E. TEKNIK MENYUSUN NOTULA 1.

Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

2.

Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

3.

Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

4.

Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang

5.

Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

6.

Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

F. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PEMBUATAN NOTULA 1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. 2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis 3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan 4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan 5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

13


Rangkuman

 Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.  Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta jelas.  Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga menyimpang dari isi pembicaraan yang asli.  Bentuk dari catatan pertemuan yaitu ada notula harfiah dan notula rangkuman.  Fungsi dari catatan pertemuan adalah sebagai berikut: a. Sebagai alat bukti b. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir c. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya d. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat e. Sebagai dokumen f. Sebagai alat untuk rapat semu  Teknik menyusun notula : a.

Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat

b.

Perlu diinformasikan pada judul notula rapat

c.

Susunan notula lengkap

d.

Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya

e. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap f. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

14

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN  Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula yaitu walaupun harus ditulis secara ringkar, tetapi informasi yang dituliskan harus jelas dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.

Latihan Soal

Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar! 1. Jelaskan apa yang disebut dengan notula ! 2. Apa saja hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun notula ? 3. Sebutkan macam-macam dari bentuk catatan pertemuan ! 4. Jelaskan mengenai macam-macam dari bentuk catatan pertemuan ! 5. Jelaskan minimal 3 fungsi dari catatan pertemuan ! 6. Apa yang dimaksud dengan rapat semu ? 7. Apa saja kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis ? 8. Apa saja fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis ? 9. Sebutkan apa saja teknik dalam menyusun notula ! 10. Berilah satu contoh tentang notula !

Kunci Jawaban

1. Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis. 2. Hal yang harus diperhatika adalah sebagai berikut : 

Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.

15

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN 

Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis



Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan



Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan



Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

3. Macam-macam dari bentuk catatan pertemuan adalah :  Notula harfiah  Notula Rangkuman 4. Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.Sedangkan notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. 5. Fungsi Catatan Pertemuan g. Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut. h. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat. i. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman. j. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

16

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. k. Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. 6. Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum. 7. Kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis adalah sebagai berikut : 

Mendengarkan dan menulis



Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting



Konsentrasi yang tinggi



Menulis cepat



Bersikap obyektif dan jujur



Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan



Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula



Menguasai metode pencatatan secara sistematis



Menguasai metode pengolahan data



Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.



Menyimpulkan hasil rapat

8. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai berikut: 

Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.



Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang lain pada saat pelaksanaan rapat.



Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis. 17

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN 

Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat berlangsung.



Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan kesimpulan rapa



Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.



Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh informasi secara maksimal.



Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk menulis notulis.



Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.



Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula akhir.

9. Teknik penyusunan notula : 

Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007



Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.



Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat



Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang



Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap



Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

18

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN 10. Contoh dari notula : Notulen Rapat Pemilihan Calon Ketua Departemen Bahasa dan Sastra Indonesia FKSS IKIP Malang 2009

I.

II.

Hari

:

Selasa

Tanggal

:

28 Juli 200

Jam

:

10.00 – 12.30

Bertempat

:

di ruang P-8

Ketua

:

Ketua Departemen

Sekretaris

:

Sekretaris Departemen

Hadir Tidak hadir (Di lihat dalam daftar hadir) III. 1.

Pembukaan

2.

Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon Ketua Departemen

3.

Pemilihan calon Ketua Departemen

4.

Tanya, jawab , dan lain-lain

5.

Penutup Acara

:

IV. 1. Jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen. 2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir 3. Sekretaris membaca jadwal pemilihan Pembantu Dekan, Ketua, dan Sekretaris Departemen.

19


Risalah Pembicaraan : Acara ke-1 :

1. Jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen. 2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir 3. Sekretaris membaca jadwal pemilihan Pembantu Dekan, Ketua, dan Sekretaris Departemen

acara ke -2 1.

Syarat-syarat calon pejabat Departemen

2.

Pemilihan

3.

Prosedur pencalonan

4.

Prosedur pertimbangan

5.

Prosedur penetapan

20


Acara ke-3

:

Pemilihan Calon Ketua

Departemen 1. Berdasarkan SK Rektor IKIP Malang NO. Sp 222/R/1/2009, pasal 2, ada 6 orang dosen yang dapat dicalonkan, yaitu: a.

Prof. Drs. S. Wojowasito

b. Drs. R. Umar Wirasno c.

Drs. Imam Hanafi

d. Dra. Anis Aminoedin e. f.

Drs. Abd. Rachman HA Dres. I.L. Marsoedi Oetama

2. a. Prof. Drs. S. Wojowasito dan Dra, Anis Aminoedin tidak bersedia dicalonkan. b. Drs. R. Umar Wirassno dan Drs. Imam Hanafi bertugas sebagai penat di P3G Jakarta, sehingga tidak mungkin dicalonkan. c. Drs. I.L. Marsoedi Oetama sudah dicalonkan sebagai Pembantu Dekan I. d. Calon satu-satunya adalah Drs. Abd. Rachman HA

Acara ke-4

:

Tanya jawab dan lain-lain 1. Drs. Imam Syafi’i menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua Departemen 2.

Pejabat lama tetap menjalankan tugasnya sampai dikeluarkannya SK pengangkatan pejabat yang baru.

Acara ke-5

:

Penutup

21

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN Tepat pada pukul 12.30 rapat ditutup oleh Ketua dengan ucapan terimakasih.

Mengetahui dan Menegaskan

Malang, 28 Juli

2009 Ketua

Drs. Sujanto NIP. 130112406

Sekretaris

Drs. Soedjito NIP. 130078312

22


Tugas

Buatlah kelompok dengan beranggotakan 4-5 orang. Carilah 5 contoh tentang catatan laporan pertemuan. Kemudian identifikasi tentang catatan pertemuan yang kalian temukan. Buatlah satu contoh tentang bentuk catatan laporan pertemuan berdasarkan contoh yang kalian dapatkan dan identifikasi tersebut.

Glosarium

Koreksi

Obyekti

Perbaikan

Keadaan

sebenarnya

tanpa

dipengaruhi pendapat Stenografi

Dikte

Bertindak secara tepat apa yang Nomina (kata benda) tulisan cepat didengarnya

(berupa huruf steno)

Realisasi

Pedoman

proses menjadikan nyata; perwujudan

Petunjuk

Dokumen

Kronologis

Catatan,rekaman

suara,

gambar Peristiwa

dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan Fiktif

Sistematis

Khayalan

teratur

menurut

sistem;

memakai

sistem; dengan cara yang diatur baikbaik Sesi

Pengkajian

babak; tahap:

proses, cara, perbuatan mengkaji;

23

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN penyelidikan

(pelajaran

yang

mendalam); penelaahan: Alot tidak

lancar;

sukar

menemukan Penafsiran

pemecahan

proses, cara, perbuatan menafsirkan; upaya untuk menjelaskan arti sesuatu yang kurang jelas:

Penilaian A. PENILAIAN SIKAP Format Penilaian Sikap:

NO

ASPEK PERILAKU YANG DINILAI

NILAI 1

2

3

4

1 Disiplin 2 Kejujuran 3 Tanggung Jawab 4 Santun Keterangan :

4 = jika empat indikator terlihat 3 = jika tiga indikator terlihat 2 = jika dua indikator terlihat 1= jika satu indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap: a. Disiplin b. Jujur c. Tanggung jawab d. Santun

24

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN Nilai akhir sikap diperoleh dari (skor yang sering muncul) dari keempat aspek diatas. Kategori nilai sikap Sangat baik

: apabila memperoleh nilai akhir 4

Baik


Cukup


Kurang


Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap No 1 2 3 4 5 N

Nama Siswa/Kelompok

Bubuhkan tanda

Disiplin Jujur Tanggung Jawab Santun Nilai Akhir 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan

B. PENILAIAN DISKUSI Format Penilaian Diskusi: No

ASPEK PENGAMATAN DISKUSI

1

NILAI 2

3

4

1 Kerjasama 2 Keaktifan 3 Toleransi 4 Hasil Diskusi Kelompok Keterangan :

Masing-masing kolom diisi dengan kriteria: Nilai = ∑

X 100 Skor Maksimal

4: Sangat Sesuai / Baik Sekali

2: Cukup

3: Sesuai / Baik

1: Kurang

25

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN Instrumen dan Rubrik Penilaian Diskusi ASPEK PENGAMATAN DISKUSI No Nama Siswa

Kerja sama Keaktifan Toleransi Hasil Diskusi Kelompok

Skor

Nilai

Predikat

1 2 3 4 5 N

Aspek Penilaian Diskusi Keterangan : Masing – masing kolom diisi dengan kriteria 4: Sangat Sesuai / Baik Sekali 3: Sesuai / Baik 2: Cukup 1: Kurang Nilai = ∑

100

Skor Maksimal Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut : INTERVAL

HASIL KONVERSI

PREDIKAT

96 – 100

4.00

A

91 – 95

3.66

A-

86 – 90

3.33

B+

81 – 85

3.00

B

75 – 80

2.66

B-

70 – 74

2.33

C+

65 – 69

2.00

C

60- 64

1.66

C-

55 – 59

1.33

D+

< 54

1.00

D

26

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN PENILAIAN TES FORMATIF Skor maksimal untuk Soal no 1 = 3 Soal no 2 = 7 Soal no 3 = 5 Soal no 4 = 10 Soal no 5 = 15 Soal no 6 = 5 Soal no 7 = 10 Soal no 8 = 10 Soal no 9 = 15 Soal no10= 20 Total skor maksimal pengetahuan = 100 Rumus Konversi Nilai Nilai = Jumlah skor yang diperoleh Jumlah skor maksimal

10 =

27


Daftar Pustaka

Ulfa, Meliya. 2016. Materi Kelas XI Administrasi Perkantoran. (http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/?view=snapshot), diakses pada tanggal 23 November 2016. Handoko, Danang Handoko. 2016. Manajemen dan Administrasi Perkantoran. (http://danang-leo-handoko.blogspot.co.id/ ), diakses pada 23 November 2016 http://www.lahiya.com/contoh-notulen-rapat/ (diakses pada 23 November 2016)

28


29

MODUL HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Recommend Documents