MEMAHAMI KEPROTOKOLAN NASIONAL DAN KEPROTOKOLAN BADAN USAHA Oleh DRS. HADI SANTOSO, MA
PENGERTIAN PROTOKOL Istilah Protokol berkaitan erat dengan Tata Krama dan Tata Cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khitmad, rapi, lancar, dan teratur, serta memperhatikan ketentuan dan kebiasan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional. Dan semua yang terlibat menjadi senang. (how to create pleasant situation) Batam, Pebruari 2007
PROTOKOL (Psl 1 ayat (1) UU No. 9 Th 2010
SERANGKAIAN ATURAN DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAI TATA TEMPAT, TATA UPACARA, DAN TATA PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN PENGHORMATAN KEPADA SESEORANG SESUAI DENGAN JABATAN DAN / ATAU KEDUDUKANNYA DALAM NEGARA, PEMERINTAHAN, ATAU MASYARAKAT.
INTI PENGERTIAN PROTOKOL PENGATURAN YANG BERISI NORMANORMA ATAU ATURAN-ATURAN ATAU KEBIASAAN-KEBIASAAN MENGENAI TATA KERJA AGAR SUATU TUJUAN YANG TELAH DISEPAKATI DAPAT DICAPAI.
4
3 PRINSIP KEPROTOKOLAN PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN THDP SESEORANG HARUS SESUAI KEDUDUKAN / JABATANNYA SEBAGAI WUJUD PENGAKUAN STATUS DAN KEDUDUKANNYA.
(Penjelasan Umum UU No. 9 Th 2010)
PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP LK NKRI HARUS SELARAS DENGAN KEDUDUKANNYA SEBAGAI SIMBUL NEGARA / LAMBANG KEDAULATAN NEGARA SUATU EKSPRESI BANGSA YANG BERADAB. (Penjelasan Umum UU
PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP SESEORANG DALAM KEADAAN TERTENTU MELIPUTI PEMBERIAN LIN KAM TIB DAN DUKSAR SESUAI DENGAN KEDUDUKAN / JABATANNYA AGAR DAPAT MELAKSANAKAN TUGASNYA SECARA LEBIH BERHASILGUNA (EFEKTIF) DAN BERDAYAGUNA (EFISIEN) (Penjelasan Umum UU No. 9 Tahun 2010)
No. 9 Tahun 2010)
5
PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, DAN TOKOH MASYARAKAT TERTENTU
PEJABAT NEGARA (Psl 11 (1) UU No. 43 Th 1999)
PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN; KETUA, WAKIL KETUA, DAN ANGGOTA LEMBAGA NEGARA; KETUA, WAKIL KETUA, KETUA MUDA, DAN HAKIM AGUNG PADA MAHKAMAH AGUNG SERTA KETUA, WAKIL KETUA DAN HAKIM PADA SEMUA BADAN PERADILAN; MENTERI DAN JABATAN SETINGKAT MENTERI; DUTA BESAR LUAR BIASA DAN BERKUASA PENUH; DAN PEJABAT NEGARA LAINNYA YANG DITENTUKAN UNDANG-UNDANG.
• • • •
•
GUBERNUR DAN WAKIL GUBERNUR BUPATI DAN WAKIL BUPATI WALIKOTA DAN WAKIL WALIKOTA KETUA, WAKIL KETUA DAN HAKIM PADA SEMUA BADAN PERADILAN (UMUM, AGAMA, TUN, MILITER) PEJABAT NEGARA LAINNYA YANG DITENTUKAN UNDANG UNDANG.
PEJABAT PEMERINTAH (Psl 1 (5) UU No. 9 Th 2010) “PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM ORGANISASI PEMERINTAHAN”. JENIS JABATAN; Psl 1 (5-7) UU No. 43 Th 1999 1.
Jabatan Negeri (Jabatan dalam bidang eksekutif, termasuk kesekretariatan lembaga negara dan kepaniteraan;
2.
Jabatan Karier (Jabstruk & Jafung)
3.
Jabatan Organik (Jabatan negeri tupok pada satuan organisasi pemerintah)
TOKOH MASYARAKAT “SESEORANG YANG KARENA KEDUDUKAN SOSIALNYA MENERIMA KEHORMATAN DARI MASYARAKAT DAN/ATAU PEMERINTAH”. (Psl 1 ayat (8) PP No. 62 Th 199)
TOMASTU TINGKAT NASIONAL MANTAN PRESIDEN, MANTAN WAKIL PRESIDEN, PERINTIS PERGERAKAN KEBANGSAAN/KEMERDEKAAN, KETUA UMUM DPP PARPOL, PEMILIK TKRI TUK BINTANG, KETUA UMUM MUI, KETUA PRESIDIUM KONPERENSI WGI, KETUA PERSEKUTUAN GGI, KETUA PARISADA HINDU DHARMA, KETUA WALUBI. (Psl 5 ayat (2) PP No. 62 Th 1990).
TOMASTU TK DAERAH KET DPD/W PARPOL PEMUKA AGAMA DAN ADAT SETEMPAT TOKOH LAIN YANG DITENTUKAN PEMDA; - Mantan KDH, Wk KDH - Mantan Pimp DPRD - Pimp/Angg LN asal daerah (Psl 5 ayat (3) PP 62/1990 dan Buku Pedoman Protokol Negara)
ASPEK KEPROTOKOLAN A.
B.
C.
D.
E. F.
ASPEK YURIDIS KEGIATAN ACARA HARUS MENGAPLIKASIKAN PERATURAN KEPROTOKOLAN NASIONAL. ASPEK PSIKOLOGIS PERLAKUAN DAN PEMBERIAN PENGHORMATAN TERHADAP SESEORANG HARUS SESUAI DENGAN KEDUDUKAN DAN / ATAU JABATANNYA ASPEK SOSIOLOGIS PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN MENJUNJUNG NORMA NORMA BERDASARKAN NILAI SOSIAL BUDAYA BANGSA CERMIN BANGSA YANG BERADAB. ASPEK EKSPEKTASI TERMINAL KEPROTOKOLAN “EFEKTIF” DAN EFISIEN. KARENA MENYANGKUT HARGA DIRI “DIGNITY” <<<< >>>> HAM ASPEK KOMPROMI KOMPROMIKAN SESUAI SELERA DAN KEHENDAK PIMPINAN ASPEK TIMBAL BALIK MEMBERIKAN TREATMENT YANG SAMA DAN SEIMBANG 10
ANGGOTA DPRD • ANGGOTA DPRD BELUM TERMASUK KELOMPOK PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, TOMASTU. (UU No.8 Th 1987 & UU No. 43 Th 1999)
• PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD MENDAPAT PENGHORMATAN SESUAI DENGAN PENGHORMATAN YANG DIBERIKAN KEPADA PEJABAT PEMERINTAH. (Psl 9 PP No. 24 Th 2004).
FUNGSI PROTOCOL OFFICERS Mengatur para pengatur dengan aturan supaya teratur demi menjaga harkat martabat dan kedudukannya Protocol Officers adalah protokol profesi dan protokol fungsi 12
APA YANG DIATUR • Seseorang yg termasuk kelompok pemimpin, Pjbt Negara, Pejbt Pem dan Tomastu. • LKNRI : Lambang Negara, Bendera Kebangsaan,Presiden dan Wapres RI, Lagu Kebangsaan.
13
MENGAPA HARUS DIATUR • Agar sesuai dgn kddukn/mrtbatnya brdsrkn ktentuan yg brlaku utk mnciptkan ktrtiban dlm tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan utk memelihara kehormatan diri, kddukan/jbtannya agar dpt mlksankn tugas scr efektif dan efisien. • LKNRI agar selaras dgn kddkannya sbg LKNKRI utk pupuk dan tingktkan jiwa dan smngt kebngsaan dan lestarikan nilai kejuangan bangsa Indonesia.
14
SIAPA YG MENGATUR • Setiap pemimpin yg berwenang melalui instruksi atau peraturan dan ketentuan resmi. Dilaksanakan olh pjbt protokol yg berkompeten dlm penyelenggaraan keprotokolan. • Pjbt protokol profesi maupun protokol fungsi yang harus bersinergi. • Protokol profesi yang brtanggung jwb di lapangan. 15
BGMN CARA MENGATURNYA • Dengan menggunakan azas : tata cara, tata krama dan aplikasi aturan-aturan tertentu. • Tata cara : tertib, khidmat, teratur/urut, bernuansa keagungan agar tercipta citra institusi dan pemimpinnya. • Tata krama : etiket pnghormtan ssuai dgn kdduknya agar tercapai pleasant situation. • Aplikasi aturan : UU, PP, KEPMEN, PERDA selaras dgn situasi dan kondisi stmpat. 16
DIMANA HARUS DIATUR • Acara yg bersifat acr kenegaraan, resmi atau kemasyarakatan. • Pertemuan resmi yg dihadiri pjbt negara/pemerintah • Pelksnaan knjungan kenegaraan, resmi atau kerja. • Penerimaan tamu-tamu pimpinan • Jamuan atau kegiatan yg melibatkan pimpinan. 17
Unsur-unsur yang berlaku untuk seorang Protocol Officer • Cara bersikap • Cara berbicara/ bercakap-cakap/ menyampaikan pendapat • Cara berpakaian • Cara makan • Dll, yang mencerminkan karakter dan jati diri untuk dapat diterima oleh masyarakat. 18
ETIKA YG HARUS DIMILIKI • Sopan Santun (Manners) • Mencerminkan karakter serta kepribadian seseorang • Dapat “diterima” dalam suatu pergaulan • Membuat orang lain senang 19
UNSUR-UNSUR YG HARUS DIMILIKI PROTOKOL PROFESIONAL • Tegas (menguasai peraturan) • Wibawa ( serius tp luwes ) • Rapi ( pakaian serasi, rambut, make up ) • Cepat ambil keputusan ( prbhn acr mnddk) • Sehat/prima ( phisik dan jiwa )
20
KEPROTOKOLAN HANYA SATU • APA YANG BERLAKU SECARA NASIONAL BERLAKU JUGA DI LINGKUP DAERAH, DAN • APA YANG MENJADI IDENTITAS DAERAH DIAKUI PULA SECARA NASIONAL.
THE PROTOCOL WARNING DALAM SUATU ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI, PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH DAN TOMASTU TIDAK MEMPEROLEH PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN PROTOKOL SESUAI KEDUDUKANNYA ADALAH MERUPAKAN PELANGGARAN DENGAN TUDUHAN “PELECEHAN JABATAN”. 22
INDIVIDU
GROUP
1. 2. 3. 4.
NEGARA PROVINSI KABUPATEN KOTA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ISTERI/SUAMI WAKIL MEWAKILI RANGKAP JAB MANTAN ANUGERAH TUAN RUMAH
LK NKRI
1.
LAMBANG NEGARA
2. B K R I 3. RI-1 & RI-2 4. L K R I
DIGNITY / MARTABAT
HAM
KEHORMATAN / KEDAULATAN NEGARA
• ORANG YANG BERHAK MENDAPAT TATA URUTAN PERTAMA/PALING TINGGI ADALAH MEREKA YANG MEMPUNYAI URUTAN PALING DEPAN/MENDAHULUI. • JIKA BERJAJAR, YANG BERADA DI SEBELAH KANAN DARI ORANG YANG MENDAPAT URUTAN TATA TEMPAT PALING UTAMA, DIANGGAP LEBIH TINGGI/MENDAHULUI ORANG YANG DUDUK DI SEBELAH KIRINYA. • JIKA MENGHADAP MEJA, TEMPAT UTAMA YANG MENGHADAP KE PINTU KELUAR DAN TEMPAT TERAKHIR ADALAH TEMPAT YANG PALING DEKAT DENGAN PINTU KELUAR.
PENJELASAN Psl 7 PP No. 62 Th 1990 • Urutan tata tempat disusun berdasarkan pengelompokan dan teknisnya disesuaikan menurut tempat upacara. • Urutan Menteri Negara sesuai urutan KEPPRES tentang Pembentukan Kabinet. • Yang berkenaan dengan Perwakilan Asing, Menlu R.I. diberi tata urutan mendahulu Anggota Kabinet. • Tata Tempat antar Pegawai Negeri diatur menurut senioritas dengan memberikan tata urutan sesuai jab.
• POSISI BERJAJAR PADA GARIS YANG SAMA, TEMPAT YANG TERHORMAT DI TEMPAT PALING TENGAH, DAN DI TEMPAT SEBELAH KANAN LUAR, ATAU • DENGAN RUMUS POSISI SEBELAH KANAN LEBIH TERHORMAT DARI POSISI SEBELAH KIRI. (3) (1) (2) ATAU (4) (2) (1) (3) DST (5) (4) (3) (2) (1)
(1) (2) (3) (4) (5) DST
A
DST (5) (4) (3) (2) (1) B
(1) (2) (3) (4) (5) DST
• Mantan Pejabat Negara/Pemerintah mendapat tempat setingkat lebih rendah daripada yang masih berdinas aktif, tetapi mendapat tempat pertama dalam golongan yang setingkat lebih rendah itu. • Isteri Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Pejabat Asing mendapat tempat setingkat suaminya.
• Duta Besar / Kepala Perwakilan Negara Asing mendapat tempat kehormatan yang utama diantara Pejabat Negara. • Tata urutan Duta Besar / Kepala Perwakilan Negara Asing ditetapkan berdasarkan tanggal penyerahan Surat-surat Kepercayaan kepada Presiden R.I. • Duta Besar RI diberi tata urutan setingkat Menteri Negara, tetapi diatur setelah Menteri dan Wakil Ketua Lembaga Negara.
PENGATURAN TATA TEMPAT ANTARA PEJABAT RI DAN ASING • TUAN RUMAH PIHAK ASING; – PEJABAT RI MENDAPAT TEMPAT SATU TINGKAT LEBIH TINGGI DARIPADA PEJABAT ASING YANG SETINGKAT/SEDERAJAT. – MENLU RI MENGALAHKAN URUTAN TEMPAT DUBES BAIK ASING MAUPUN DUBES RI.
• TUAN RUANG PIHAK RI; – PEJABAT RI MENDAPAT TEMPAT SATU TINGKAT LEBIH RENDAH DARIPADA PEJABAT ASING YANG SETINGKAT/SEDERAJAT.
• PENGATURAN TEMPAT BERSELANG; – TUAN RUMAH PIHAK RI, PENEMPATAN DIMULAI DENGAN PEJABAT ASING, DAN DALAM HAL – TUAN RUMAH PIHAK ASING, PENEMPATAN DIMULAI DENGAN PEJABAT RI.
• Jika jumlah Pejabat PNA lebih dari lima orang, maka tempatnya diatur satu kelompok di sebelah kanan front row (baris utama)
PRESEANCE PERORANGAN •
ISTERI/SUAMI YANG MENDAMPINGI SUAMI/ISTERI SEBAGAI PEJABAT NEGARA ATAU PEJABAT PEMERINTAH ATAU TOMASTU DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI MENDAPAT TEMPAT SESUAI DENGAN URUTAN TATA TEMPAT SUAMI/ISTERI. (Penjelasan Psl 4 (2) UU No. 10 Th 2010 dan Psl 10 (1) (2) PP No. 62 Th 1990).
•
PEJABAT YANG MEWAKILI. DALAM HAL PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH ATAU TOMASTU BERHALANGAN HADIR PADA ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI, MAKA TEMPATNYA TIDAK DIISI OLEH PEJABAT YANG MEWAKILI. PEJABAT YANG MEWAKILI MENDAPAT TEMPAT SESUAI DENGAN KEDUDUKAN SOSIAL DAN KEHORMATAN YANG DITERIMANYA ATAU JABATAN YANG DIPANGKUNYA. (Pasal 11 ayat (1) dan (2) PP No. 62 Th 1990).
• JABATAN RANGKAP DALAM HAL PEJABAT NEGARA DAN PEJABAT PEMERINTAH MEMANGKU JABATAN LEBIH DARI SATU YANG TIDAK SAMA TINGKATANNYA, MAKA BAGINYA BERLAKU TATA TEMPAT YANG URUTANNYA LEBIH DAHULU. (Pasal 12 PP Nomor 62 Tahun 1990).
• MANTAN PEJABAT MANTAN PEJABAT NEGARA/PEJABAT PEMERINTAH MENDAPAT TEMPAT SETINGKAT LEBIH RENDAH DARI PADA YANG MASIH BERDINAS AKTIF, TETAPI MENDAPAT TEMPAT PERTAMA DALAM GOLONGAN YANG SETINGKAT LEBIH RENDAH ITU. (Penjelasan Pasal 7 PP No. 62 Tahun 1990).
TUAN RUMAH • TUAN RUMAH (DAERAH DAN ACARA). • TUAN RUMAH ADALAH GUBERNUR ATAU BUPATI/WALIKOTA YBS. (Penjelasan Pasal 9 PP Nomor 62 Tahun 1990). • TUAN RUMAH MENDAMPINGI PEMBESAR UPACARA. (Pasal 4 ayat (4) UU Nomor 10 Tahun 2010). • PEJABAT YANG MEMPUNYAI KEDUDUKAN LEBIH TINGGI ATAU ATASAN TUAN RUMAH MEMPEROLEH TATA TEMPAT LANGSUNG LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH. (Penjelasan Pasal 13 ayat (2) PP Nomor 62 Tahun 1990).
OUT COME ACARA KEGIATAN ACARA YANG DI MANAGE DENGAN GUNAKAN ALAT UKUR “TATA CARA KEPROTOKOLAN” AKAN MENCIPTAKAN “A PLEASANT SITUATION” BERIMPLIKASI TERHADAP “KREDIBILITAS DAN IMAGE INSTITUSI DAN TOP LEADER”.
PERJAMUAN
JAMUAN SANTAP MALAM ACARA KUNJUNGAN RESMI TAMU NEGARA DI DAERAH
TN
GUBERNUR ISTERI TN
ISTERI GUBERNUR
1
MENTERI TN
MAIN TABLE
ISTERI MENTERI PENDAMPING
MENTERI PENDAMPING ISTERI MENTERI TN
3
2 6
4
5
STAGE
7
JAMUAN MAKAN MALAM / SIANG TAMU MENTERI ASING
MENTERI RI
MENTERI ASING
WORKING DINNER/LUNCH TAMU MENTERI ASING
MENTERI ASING
MENTERI RI
SEKIAN & TERIMA KASIH
38
