ETIKA KEPROTOKOLAN DAN KIAT MENJADI MC YANG HANDAL
Oleh : Hj. TETY SYAFIATI DEWI
PENGERTIAN KATA PROTOKOL a.
PROTOS/Lembar pertama & KOLA/Di lem - bahasa Junani Purba PROTOKOLLUM -------- - bahasa Latin/Romawi Kuno PROTOCOLE ------------ - bahasa Perancis PROTOKOL -------------- - bahasa Belanda/Inggris PROTOKOL -------------- - bahasa Indonesia Internasional : Tata cara pergaulan Internasional/ antar bangsa
PROTOKOL
b.
Dalam arti Khusus / Etiket : Tata cara pergaulan antar Individu
c. d. e. f. g. h.
Konsep/Lembar asli dari dokumen/transaksi notaris atau salinan Memorandum dari keputusan suatu perundingan Catatan dari hasil konperensi diplomatik yang disetujui Risalah/berita acara resmi dari suatu kasus, eksperimen atau otopsi. Rencana dari suatu eksperimen ilmiah Aturan baku yang telah lama berlaku : - penghormatan kepada atasan - penghormatan kepada bendera - upacara militer - dlsb Perjanjian Internasional Undang-Undang nomor : 8 tahun 1987 vide ayat 1 pasal 1
i. j.
-
Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan/acara resmi, meliputi - Tata tempat - Tata Upacara - Tata Penghormatan
-
Kepada seseorang : - Sesuai Jabatan, kedudukan dalam Negara, Masyarakat
PROTOKOL : Kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler. PROTOKOL : Orang yang diserahi “MENGATUR” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang melibatkan banyak orang dengan berbagai status/kedudukan, selalu harus diatur secara PROTOKOLER. FUNGSI PROTOKOL : Menyelenggarakan “KENYAMANAN” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang seluas-luasnya. TUGAS-TUGAS PROTOKOL : 1. Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya. 2. Menyusun/membuat undangan 3. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara. 4. Menyusun acara 5. Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara 6. Mengusahakan kenyamanan suasana/tempat bagi yang diundang 7. Membagi tugas. Penyelenggaraan Suatu Upacara Secara Protokoler Harus Atas Dasar : 1. Kerapihan 2. Kelancaran 3. Ketertiban 4. Kesopanan
MAKSUD DAN TUJUAN PELATIHAN KEPROTOKOLAN
Latihan keprotokolan ini bermaksud memberikan bekal kecakapan dan kemampuan bagi peserta latihan. Tujuan latihan adalah membentuk Tenaga Protokol yang : - Berkepribadian - Cakap dan Terampil - Berpenampilan yang berwatak - Tegas dan tanggap dalam mengemban tugas-tugas kedinasan.
BIDANG KEGIATAN KE-PROTOKOLAN a. PENGARAH ACARA (PEMANDU ACARA)
b. PEMBAWAAN ACARA
c. PELAYANAN ACARA
1.
Menyusun program acara secara menyuluruh
2.
Menciptakan kenyamanan dalam acara secara berdaya guna dan berhasil guna
3.
Mengendalikan serta mengawasi kegiatan acara secara menyeluruh.
1.
Berpenampilan serasi dalam membawakan seluruh rincian kegiatan acara.
2.
Bergaya nada suara dan bahasa menarik dalam menghimpun perhatian hadirin/peserta acara/upacara.
3.
Menguasai dan menjaga kelangsungan serta kelancaran materi acara dalam mata rantai yang saling berkaitan.
1.
Menunjukkan kecermatan, ketangkasan dan ketrampilan dalam setiap tindakan pelayanan.
2.
Menghayati sopan santun/etiket protokol dengan tertib dan bertanggung jawab.
3.
Melancarkan jalannya kegiatan dan menghindarkan hambatan acara secara terus menerus
bermacam
masalah
BEBERAPA PERISTILAHAN DALAM KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN :
a. b. c. d. e.
Protokol Master of Ceremony Pengarah Acara/Pemandu Acara Pembawa acara Announcer – Penyiar
i.
Motivator/Facilitator Moderator Host Entertainer Dlsb.
g. h. i. j. k.
Preseance Diplomatic Bag Diplomatic Passport Ladies Program Dlsb.
f. g. h.
Istilah-Istilah lain yang berhubungan a. b. c. d. e. f.
Ajudan VIP person Courtessy Call Pers Conference Table manners Tata Boga
PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN : a. PENGARAH ACARA ----- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi) Perencana Acara yang terarah. a. PEMBAWA ACARA ----- harus memiliki ke-PEKA-an dan Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.
PETUGAS KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN : •
PENGARAH ACARA ------- harus memiliki “IMAGE” (daya fantasi) Perencana Acara yang terarah.
•
PEMBAWA ACARA ------- harus memiliki ke-PEKA-an dan Master of Ceremony KREATIVITAS yang tinggi.
•
PETUGAS PELAYANAN --- harus memiliki INISIATIF dan Protokol MOBILITAS yang aktif. a.b.c. Menggunakan : - Koordinasi - Cepat - Integrasi - Inisiatif - Sinchronisasi - Ulet - Simplifikasi - Mantap
DASAR-DASAR KEGIATAN KE-PROTOKOL-AN DI INDONESIA a. b. c. d. e.
Adat istiadat / budaya / agama Kebiasaan Pengaruh dari luar, perjanjian internasional Kreativitas Undang-Undang tentang PROTOKOL Nomor : 8/1987. P.P. no. 40/1958 tentang Bendera Kebangsaan RI. P.P. no. 41/1958 tentang penggunaan Bendera Kebangsaan P.P. no. 42/1958 tentang Panji-panji dan Bendera Jabatan. P.P. no. 43/1958 tentang penggunaan Lambang Negara. P.P. no. 44/1958 tentang Lagu Kebangsaan Indonesia Raya Kep. Pres. No.23/1971 tentang Protokol Negara.
PEDOMAN KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENGACU KEPADA : 1.
Undang-Undng No. 8 tahun 1987 tentang protokol.
2.
Peraturan Pemerintah No. 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai, tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan
3.
Keputusan Menteri Agama nomor 71 Tahun 1993 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keprotokolan di lingkungan Departemen Agama.
4.
Peraturan Menteri Agama (PMA) No. 3 tahun 2006 tentang organisasi dan tata kerja Departemen Agama.
PERATURAN
KEPROTOKOLAN ADALAH SEMATAMATA UNTUK MENJAGA WIBAWA PEMIMPIN, ORGANIASI DAN NEGARA. BAIK DAN/ATAU BURUKNYA PENYELENGGARAAN KEPROTOKOLAN AKAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA SEORANG PEMIMPIN, CITRA SUATU INSTITUSI/ORGANISASI DAN CITRA SUATU NEGARA.
PROTOKOL Dalam Artian Umum Apa
Siapa Dimana Mengapa Bagaimana Kapan
: Suatu unsur/kegiatan untuk mewujudkan kenyamanan bagi siapapun yang terkait dengan/dalam suatu acara/upacara. : Semua orang yang terlibat dalam menyelenggarakan tujuan kenyamanan. : Dalam setiap kegiatan untuk mencapai kenyamanan. : Agar pelaksanaan kegiatan teratur, tertib dan lancar. : Diselenggarakan dalam suatu tatanan untuk mencapai kenyamanan. : Pada sat berlangsungnya kegiatan suatu acara/upacara.
FUNGSI PROTOKOL MENJAMIN KETERTIBAN DALAM PERGAULAN ANTAR BANGSA MEMUDAHKAN HUBUNGAN ANTAR BANGSA AGAR PERGAULAN HIDUP ANTAR BANGSA MENJADI LEBIH SERASI DAN LANGGENG
PEJABAT/PETUGAS PROTOKOL BUKAN SEKEDAR PELENGKAP KEGIATAN DAN PAJANGAN, TETAP SEBAGAI UJUNG TOMBAK PENGENALAN CITRA POSITIF
PROSES KEGIATAN KEPROTOKOLAN
AWAL : PERENCANAAN AKHIR : EVALUASI
U PA C A R A UPACARA KENEGARAAN - 17 Agustus - Hari Pancasila Sakti UPACARA (RESMI) - Penganugerahan Tanda Kehormatan - Peresmian Proyek - Pembukaan Rakernas (Terpadu) - Upacara Bendera - Pelantikan Pejabat - Pernikahan / Pemakaman - Keagamaan ACARA (TAK RESMI) – SEMI FORMAL - Malam Kesenian - Resepsi Pernikahan - Hari Ulang Tahun - Ramah Tamah, Halal Bil Halal, dsb.
ACARA 1.
Pembukaan
2. Pokok Acara
: - Laporan Panitia - Sambutan (I, II, III)
3. Penyerahan
: - Penghargaan - Piala, Hadiah, dsb
4. Do’a
: - Peresmian - Pelantikan
5. Ramah Tamah 6. Hiburan 7. Penutup
UNDANGAN Penanggung Jawab
: - Pimpinan Tertinggi - Pimpinan Umum - Korpri - Dharma Wanita
Redaksi
: - Bahasa Indonesia - Bahasa Inggris - Bahasa Lain
Bentuk dan Ukuran
: -
Lampiran
: - Acara - Denah / Peta - Pembicara dsb.
Persegi Persegi Panjang Kwarto Folio
Jenis warna kertas, warna tinta Pencetakan, (berapa hari) Pengetikan alamat (berapa lama) Pengiriman (hari -10, 7, 5, 4, 3) Daftar Undangan
: -
V.I.P Pimpinan (Eselon) Karyawan / Staf Undangan lain
Catatan
: - Pakaian - RSVP - Regret Only – Hubungan Phone
TEMPAT ACARA / UPACARA DILUAR
: - Lokasi (Peringatan) - Lapangan - Halaman
DI DALAM
: -
Auditorium Aula Ruang Rapat / Pertemuan Ruang Makan : - Hotel - Restoran, dsb.
DENAH TEMPAT UPACARA : LOKASI • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Inspektur Upacara Pejabat Teras Undangan Dharma Wanita Karyawan Pers/Wartawan Pembawa Acara Komandan Upacara Pengerek Bendera Pembaca Naskah Korp Musik/Koor Meja Bendera Pengeras Suara Meja Tempat Piala Papan Nama (Standar) Papan Arah Kendaraan Tempat Parkir Tempat Konsumsi Pengaturan Meja
•
Ruang Tunggu VIP
•
Lokasi Penerimaan Tamu : - Pintu Depan - Ruang Tunggu - Pintu Masuk - Tempat Duduk VIP - Pengantar Tamu VIP - Diruangan - Di Tempat Konsumsi
•
Dekorasi : - Lapangan - Dalam Ruang
• • •
Dokumentasi Tata Tempat Daftar Anggota Protokol
TEMPAT POLA MENGATUR TEMPAT DILUAR : LAPANGAN
: - Upacara Bendera - Pesta Taman - Dsb.
DI DALAM : RUANGAN
: -
Klasikal Sirip Ikan Persegi Bulat Leter U Dsb.
TATA TEMPAT – TATA PENGHORMATAN TERHADAP SESEORANG: Berdasarkan
: - Jabatan - Kedudukan dalam - Masyarakat
: - Negara - Pemerintah
TATA TEMPAT Preseance Precedence Tata Urutan
-
Perancis Inggris Indonesia
HAK TATA TEMPAT Kelahiran Ningrat / Raja Perkawinan Wanita Ningrat Penobatan Keturunan / Warisan Anugerah Tanda Jasa / Bintang Pemilihan Jabatan / Kedudukan Perwakilan Negara Sahabat – Duta Besar Organisasi Internasional – PBB, dll. ATURAN DASAR -
Pertama
= Menghadap Pintu Keluar
-
Terakhir
= Dekat Pintu Keluar
-
2 Orang
= kiri 2 1
Kanan
-
3 Orang
= kiri 3 1 2
Kanan
-
4 Orang
= kiri 4 2 1 3
Kanan
-
5 Orang
= kiri 5 3 1 2 4
Kanan
PERSIAPAN • • • • •
Susunan Daftar Nama VIP, VIC Tetapkan Tempat Pertama Urutan – Berdasarkan Preseance Tempat Duduk Jumlah Undangan Pengaturan Keadaan Ruangan
TATA URUTAN • Ruang Sidang
Masuk – Akhir
• Lapangan Upacara
Keluar – Permulaan
• Kapal Terbang
- Naik ------> Akhir - Turun -----> Permulaan
• Kapal Laut
- Naik -------> Permulaan - Turun -----> Permulaan
• Kendaraan
- Naik -------> Permulaan - Turun Permulaan
ORANG YANG PALING DIHORMATI • Datang Paling Akhir • Pulang/Meninggalkan Ruangan Lebih Dahulu
PERLENGKAPAN BERDASARKAN :
- Jenis Upacara - Tempat Upacara
•
Bendera = RI, Negara Sahabat, Korpri, dsb.
•
Lambang Bhineka
•
Foto Presiden RI + Wakil Presiden RI
•
Pengeras Suara
•
Mimbar, Kursi, Meja
•
Gong, Kentongan, Palu, Alrm, dll.
•
Papan Nama – Meja, Lapangan
•
Tenda Irup, Undangan
•
Spanduk
• Naskah Sumpah
•
Podium, Panggung, Stage
• Rokhaniawan
•
Lampu Penerangan, Panggung, Spot
• Ball Point
• Dokumentasi : - Foto - Video / Film - Rekaman • Piala, Hadiah, dsb. • Surat Keputusan • Naskah Serah Terima • Naskah Pelantikan
PEMBAWA ACARA Announcer
-
M.C. (Arti Sempit)
Menyusun Acara Mengecek Pengeras Suara Mengecek Kesiapan Acara
Mengecek Kehadiran : - Pimpinan - Pembicara - Penerima - Rekan Pembantu
Membawakan Acara Menyimak Jalannya Acara Mengendalikan Waktu Menguasai Koordinasi ---> Anggota Protokol Menguasai dan Mengatur Hadirin Menjaga Koordinasi ---> Anggota Protokol Memperhatikan : - Isyarat - Ungkapan - Emosi
PENAMPILAN :
- Dilihat - Didengar
-
Pakaian
: Serasi, Nyaman
-
Dandan
: Enak Dipandang
-
Wajah
: Segar, Gembira, Ramah
-
Gerak
: Wajar, Serasi
-
Pembawaan
: Tenang, Wibawa, Simpatik, Mengesankan
-
Suara
: Lunak, Lemas, Wajar - Jelas Didengar - Benar Ucapan - Menggema
SYARAT UNTUK MEMBAWAKAN ACARA PEMBAWA ACARA : ANNOUNCER -----> ANNOUNCING <----• •
Science : Ilmu Art
: Seni
BEKAL DASAR MEMBAWAKAN ACARA: KEMAMPUAN BERCAKAP [ PUBLIC SPEAKING ] Segala cara untuk mengemukakan KEHENDAKPERASAAN – KEMAUAN KEMAMPUAN MEMBAWAKAN ACARA : - DIHADAPAN UMUM / PUBLIC - DIBELAKANG LAYAR Bakat -----> Praktek -----> Pengalaman
PERANAN PEMBAWA ACARA : - Mengumumkan Acara yang Akan Datang - Menarik Perhatian - Mengatasi Hambatan SYARAT TEKNIS : - Menguasai Acara Dengan Baik - Menguasai Bahasa Dengan Baik - Artikulasi Harus Baik - Logat Bahasa Indonesia - Susunan Kata / Kalimat Yang Tepat - Suara – Nafas Yang Benar - Penggunaan Pengeras Suara Yang Serasi - Pembawaan Acara Sesuai Dengan Jiwa Acara - Kesinambungan Acara Yang Terarah
SYARAT PENUNJANG UNTUK MEMBAWAKAN ACARA YANG BAIK - Percaya Diri - Penampilan Yang Baik - Sikap Yang Wajar - Wajah Yang Ramah - Human Relation Yang Serasi - Tepat Waktu - Kreatif dan Penuh Ide - Tidak Menyakiti Hati
SEMOGA JADI MC YANG HANDAL
Kong Hu Cu Saya Mendengar Saya Lupa Saya Melihat Saya Ingat Saya Melakukan Saya Mengerti Learning By Doing
ETIKA KEPROTOKOLAN DAN KIAT MENJADI MC YANG HANDAL
Oleh : Hj. TETY SYAFIATI DEWI
