Blok II
Identifikasi Dan Analisis Resiko
Modul
Minat Utama Manajemen Rumahsakit Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran UGM Gedung IKM Lt. 2 Jln Farmako, Sekip Utara, Jogjakarta 55281 Telp. (0274) 581679, 551408 Fax. (0274) 581679, (021) 52962568 – 69 Website: http://mmr.ugm.ac.id E-mail:
[email protected] GaMeL: http://gamel.fk.ugm.ac.id/pasca
Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
1
Identifikasi Dan Analisis Resiko
Blok II
MODUL: IDENTIFIKASI DAN ANALISIS RESIKO: ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA) DAN FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi ini, peserta diharapkan mampu: 1. Memahami pengertian/konsep analisis resiko, severity assessment, RCA dan FMEA 2. Melakukan analisis resiko dengan alat analisis resiko
I.
Pendahuluan
II.
Analisis Resiko
III.
Severity Assessment
IV.
Root Cause Analysis (RCA)
V.
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
VI.
Daftar Pustaka Modul
Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
2
Identifikasi Dan Analisis Resiko
I.
Blok II
PENDAHULUAN
Risiko selalu melekat di seluruh aktivitas dan kegiatan dalam rumah sakit dan risiko tidak dapat dihilangkan sama sekali. Yang terpenting adalah bagaimana pihak rumah sakit dapat mengelola risiko sehingga dapat menekan risiko yang ada dan pada akhirnya akan meningkatkan keselamatan pasien. Untuk itu, rumah sakit perlu melakukan analisis risiko.
II.
ANALISIS RISIKO
Risiko adalah kerugian yang mungkin terjadi pada tiap unit waktu atau kegiatan. Sedangkan analisis risiko diartikan sebagai upaya untuk menentukan estimasi risiko secara kuantitatif atau kualitatif berdasarkan teknik-teknik evaluasi maupun matematis pengembangan estimasi risiko secara kualitatif dan/atau kuantitatif1. Analisis risiko merupakan proses untuk mengenali bahaya (hazard) yang mungkin terjadi dan bagaimana potensi kegawatan dari bahaya tersebut2. Lingkup analisis risiko adalah mengamati bahaya atau hazards agar dapat menentukan: -
Apa yang dapat terjadi
-
Kapan hal tersebut akan terjadi
-
Faktor yang terkait dengan kejadian
Sedangkan alat untuk analisis risiko adalah:
Severity assessment -- yaitu memilih kejadian untuk diselidiki/diinvestigasi
Root Cause Analysis
Failure mode and effect analysis (FMEA)
1 2
Definisi dari FAA System Safety Handbook, Dec 2000 Menurut GAIN, 2003, Guide to methods and tools for safety analysis in air traffic management Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
3
Identifikasi Dan Analisis Resiko
Blok II
4
Alur proses analisis risiko dapat dilihat dalam gambar dibawah ini:
Audits, keluhan, claims, dan insiden Severity Analysis RCA Risk Registers Action Plan Menghilangkan atau mengurangi risiko
Meninjau keefektifan penyelidikan dan pelaku
Mengkomunikasikan risiko dan hasil penyelidikan
Identifikasi kelemahan dalam sistem Bahaya dapat dicegah
Keselamatan
Memperbaiki kelemahan dalam sistem
Gambar 1. Alur proses analisis risiko Sumber: Hunter area health service Clinical Governance Unit (Agst, 2003)
Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
Blok II
Identifikasi Dan Analisis Resiko
III.
5
SEVERITY ASSESSMENT
Pada tahap severity assessment ini, tim harus memilih kejadian yang akan diselidiki berdasarkan probability atau tingkat frekuensi terjadi-nya dan severity atau tingkat keparahannya (dapat dilihat dari gambar dibawah ini).
Gambar 2. Severity Assessment
Berikut ini kategori dari Severity Assessment untuk kejadian-kejadian Severity Probability
Extreme
Major
Moderate
Minor
Minimal
Frequent
1
1
2
2
3
Probable
1
1
2
3
3
Possible
1
2
2
3
4
Uncommon
1
2
3
4
4
Rare
2
3
3
4
4
1 = extreme risk (risiko ekstrim) 2 = high risk (risiko tinggi) 3 = moderate risk (risiko menengah) 4 = low risk (risiko rendah)
IV.
ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)
Setelah melakukan severity assessment dan menentukan kejadian mana yang akan diinvestigasi, maka analisis risiko berikutnya dengan menggunakan Root Cause Analysis (RCA). Langkah-langkah untuk melakukan RCA adalah sebagai berikut: 1. Investigate events (investigasi/selidiki kejadian)
menentukan masalah, Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
Identifikasi Dan Analisis Resiko
Blok II
mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,
melakukan wawancara,
meneliti lingkungan kejadian,
mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian,
menggambarkan rantai terjadinya kejadian.
2. Reconstruct events (rekonstruksi kejadian)
mengenali kejadian-kejadian yang mengawali terjadinya adverse event ataupun near miss,
melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian,
lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan
3. Analyze causes (analisis penyebab)
mengidentifikasi akar-akar penyebab,
rumuskan pernyataan akar masalah
4. Develop action plans (menyusun rencana tindakan)
menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.
Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab
Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi
5. Report RCA process and findings (catat dan laporkan) Catat proses dan alat yang digunakan Biaya yang dibutuhkan Ringkasan kejadian Proses investigasi dan analisis Temuan Selain itu, tim perlu memahami penyebab kejadian yang antara lain dapat disebabkan karena: 1. Kegagalan aktif: pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorang 2. Kondisi laten: breakdown dari proses atau sistem:
Kurangnya pendidikan Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
6
Identifikasi Dan Analisis Resiko
Gagal mengikuti prosedur
Alat yang rusak
Disain yang tidak tepat, dsb
Blok II
7
Lebih lanjut lagi, terdapat pandangan filosofis mengenai human error/kesalahan manusia, yaitu: -
Human error bukan merupakan penyebab suatu kejadian, namun merupakan gejala dari masalah yang lebih dalam di sistem tersebut.
-
Human error bukan merupakan kesimpulan dari suatu penyelidikan, namun merupakan awal penyelidikan.
-
Kejadian/kecelakaan merupakan hasil dari beberapa penyebab.
21 langkah RCA (Joint commission)
Langkah
Deskripsi
Note and Tools
1
Bentuk Tim (Organize a team)
Anggota tim kurang dari 10
2
Rumuskan masalah (Define the problem)
Brainstorming, multivoting, FMEA
3
Pelajari Masalah (Study the problem)
Braintorm, flowchart, pareto, scatter, affinity diagram, etc
4
Tentukan apa yang terjadi (Determine what happen)
Flow chart, timeline
5
Identifikasi faktor penyebab (Identify contributing factors)
Control chart, tree analysis, FMEA
6
Identifikasi faktor-faktor lain yang ikut mendorong terjadinya insiden (Identify other contributing factors)
Brainstorm, affinity diag, cause-effect diagram
7
Ukur, kumpulkan dan nilai data berdasar penyebab utama dan terdekat. (Measure, collect and assess data on proximate and underlying causes)
Kembangkan indikator
8
Desain dan implementasikan perubahan sementara (Design and implement interim changes)
Gantt chart
9
Identifikasi sistem mana yang terlibat (akar penyebab)(Identify which systems are involved (the root causes))
Flow chart, cause effect diag, FMEA, tree analysis (analisis pohon), barrier analysis
10
Pendekkan/kurangi daftar akar penyebab (Prune the list of root causes) Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
Blok II
Identifikasi Dan Analisis Resiko
8
11
Pastikan/konfirmasikan akar penyebab (Confirm root causes)
12
Cari dan identifikasi strategi pengurangan risiko (Explore & identify risk-reduction strategies)
FMEA
13
Formulasikan tindakan perbaikan (Formulate improvement actions)
Brainstorm, flow chart, cause effect diagram (diagram sebab akibat)
14
Evaluasi tindakan perbaikan yang diajukan (Evaluate Proposes Improvement Actions)
15
Desain perbaikan (Design improvements)
16
Pastikan rencana diterima (Ensure acceptability of the action plan)
17
Terapkan rencana perbaikan (Implement the Improvement Plan)
18
Kembangkan cara pengukuran efektiftifitas dan pastikan keberhasilannya (Develop measures of effectiveness and ensure their success)
19
Evaluasi penerapan rencana perbaikan (Evaluate implementation of improvement plan)
20
Lakukan tindakan tambahan (Take additional action)
21
Komunikasikan hasilnya (Communicate the results)
V.
Gantt chart
PDCA, critical path
Run chart, control chart, histogram
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
FMEA adalah Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan,
dengan mencari penyebab
terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses 2. Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim 3. Tetapkan peran dari tiap anggota tim 4. Gambarkan alur proses yang ada sekarang 5. Kenalilah Failure modes pada proses tersebut 6. Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
Blok II
Identifikasi Dan Analisis Resiko
9
7. Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan Lebih lanjut lagi, dalam melakukan langkah-langkah FMEA agar: 1. Melakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan: a. Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) - 0 : tidak pernah, 10 sangat sering b. Kegawatannya (severity): (SV) - 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat c. Kemudahan untuk terdeteksi: (DT) - 0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi 2. Mengitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT 3. Menentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas 4. Menentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution) 5. Menentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil 6. Mengambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
Failure Mode
Cause of failure
Effects of failure
OCC
SV
DT
RPN
Design action/ Solution
Occ : occurrence SV : severity DT : detectable RPN: risk priority numbe
Magister Manajemen Rumahsakit Fakultas Kedokteran UGM
Design Validation
