Minor Stage IO3820-15
Delft University of Technology
Handleiding 2015-2016
Contents 1. Introductie .......................................................................................... 3 2. Algemene informatie .......................................................................... 4 2.1 Doel................................................................................................ 4 2.2 Onderwijsvorm .............................................................................. 4 2.3 Tijdsbesteding en Credits ............................................................... 5 2.4 Verplichte Literatuur ...................................................................... 5 3. Aanmelden.......................................................................................... 6 4. Deliverables ........................................................................................ 7 4.1 Beoordeling .................................................................................... 7 5. De Stage minor in stappen .................................................................. 8 Stap 1. Orienteren op stageplaatsen ..................................................... 8 Stap 2. Portfolio en Solliciteren ........................................................... 8 Stap 3. Administratie en Aanmelding .................................................. 9 Stap 4. Stage lopen ............................................................................. 10 Stap 5. Afronding ............................................................................... 10 Heb je nog vragen… .......................................................................... 10 Bijlagen:Evaluatieformulieren NL/ENG .............................................. 11
2
1. Introductie Stage is een mooie manier om kennis te maken met de dagelijkse praktijk van het industrieel ontwerpen. Je kunt een stage in de bachelor doen in de vorm van de Minor Stage (IO3820). Je hebt dan 18 weken om voor jezelf te bepalen welke richting je op wilt gaan: ga je een master (bij IO) volgen of ben je meer op z'n plaats in het bedrijfsleven en ga je werken. De student neemt full time deel aan professionele activiteiten bij een bedrijf of ontwerpbureau die relevant zijn voor de studie. Daarnaast wordt via zelfstudie de kennis vergroot. Deze minor is zelfstudie, alleen toegankelijk voor studenten Industrieel Ontwerpen, is Nederlandstalig en heeft een omvang van 30 ECTS. Deze handleiding geeft inzicht in het programma van de Minor Stage en vormt een leidraad tijdens het doorlopen van deze minor. Let op! Aanmelden voor de Stage minor gaat buiten Osiris om. In het hoofdstuk 3. Aanmelden wordt dit uitgebreid besproken.
Stappenplan voor de minor. Hoofdstuk 5 behandeld deze stappen uitgebreid
3
2. Algemene informatie De Minor Stage start 2 maal per jaar bij aanvang van een nieuw semester. Houd rekening met de voorbereidingstijd. Begin met oriënteren vóór aanvang van de periode voorafgaand aan het semester waarin je deze minor wilt doen. Eventueel kan de stage ook eerder of later beginnen (zomervakantie bijv.) of in verschillende periodes plaatsvinden (periode 2 en periode 4 bijv.) omdat dit beter in het programma past. Neem contact op met de stagecoördinator om de mogelijkheden te bespreken, afspraak maken kan via de mail. Internship office IO (Jolanda van Domburg)
[email protected] Kamer: 32 C-4-110 Postvak: Internship Office IO (oranje postvak, 4e verdieping halverwege de C vleugel) Beschikbaarheid: Dinsdag- en donderdagmiddag en vrijdagochtend 2.1 Doel Voor de Stage minor zijn een aantal eindtermen geformuleerd waar aan voldaan moet zijn bij het eind van de minor, hiermee zijn ook de doelen van de WorkPlaceminor geformuleerd. De student oriënteert zich op minimaal 1 van de volgende aspecten:
carrière mogelijkheden voor een BSc Industrial Design een afstudeerrichting voor aankomend MSc Industrial Design
Daarnaast zal de student:
kunnen opereren in een professionele context kennis hebben genomen van de bedrijfscultuur communicatieve vaardigheden hebben vergroot zelfwerkzaamheid en zelfstandigheid hebben vergroot
Wanneer de stage heeft plaatsgevonden in het buitenland heeft de student:
kennis genomen van de cultuur van een land zijn/haar talenkennis vergroot.
2.2 Onderwijsvorm De Stage Minor is een zelfstudie vak. Je moet zelf op zoek naar een vakdocent op de TU om je te begeleiden en je hebt een bedrijfsmentor bij het stagebedrijf die je kan helpen met de vragen ter plekke. Mocht je organisatorische vragen hebben, dan kun je contact opnemen met de stage coördinator via
[email protected]. Grotendeels sta je er dus alleen voor. Omdat het zelfstudie is, wordt er van jouw verwacht dat je zelf de touwtjes in handen neemt. In deze manual staat beschreven hoe je dat kan aanpakken en wat er allemaal ingeleverd moet worden en ook op de website (io.tudelft.nl/internships) kun je extra informatie vinden.
4
2.3 Tijdsbesteding en Credits De Stage Minor bestaat uit twee delen:
een stage deel (1 of 2 stages, totaal 18 weken) bij een bedrijf of ontwerpbureau een deel zelfstudie (2 weken), bestaande uit een online sollicitatie cursus, doorlezen van het handboek ‘Rapportagetechniek’ en het schrijven van het stageverslag.
Deze minor kan ook in deeltijd worden gedaan maar daar is goedkeuring van zowel de stagecoördinator als de studieadviseur voor nodig en de stage moet wekelijks ten minste 3 dagen aaneengesloten plaatsvinden. Aan deze minor zijn 30 ECTS toegekend. Dit betekent dat je er in totaal 20 weken full-time mee bezig bent. Let op! Begin op tijd met het zoeken van een stagebedrijf, begin hier uiterlijk 10 weken voor de stage aan.
2.4 (Verplichte) Literatuur Het stageverslag moet worden geschreven volgens de richtlijnen van het handboek ‘Rapportagetechniek’, auteurs: Rien Elling, Bas Andeweg, Jaap de Jong en Christine Swankhuisen, uitgever: Wolters Noordhoff, ISBN 90 01 29138 4. Dit handboek is verplichte literatuur. Daarnaast staan op de stage website (io.tudelft.nl/internships) een aantal documenten over het maken van een portfolio:
Job Applications: Notes From A Prospective Employer, door Charles Ingrey-Senn van Toout Industrial Design Co. Ltd. Korte handout over het maken van een portfolio, met dank aan Koos Eissen Portfolio Maken Voor Dummies, uit Turn The Page 06|07, door Suzanne van Mastrigt
5
3. Aanmelden Aanmelden voor deze minor is niet mogelijk in Osiris. Voor deze minor meld je aan via een formulier op de website: http://des-eng.io.tudelft.nl/aanmelden-Stage-minor-io3823 Of ga via de stagewebsite www.io.tudelft.nl/internships/ naar ‘Aanmelden’ en vul dan het formulier in. Geef de stagecoördinator ten minste 10 werkdagen om de aanmelding te beoordelen. Je aanmelding moet dus ook minimaal 10 werkdagen voor aanvang van de stage binnen zijn. Belangrijk:
De minor moet zijn aangemeld bij - en goedgekeurd door - de stagecoördinator ten minste 10 werkdagen voordat de stage begint. Als hieraan niet wordt voldaan wordt de aanmelding afgewezen en worden er geen studiepunten toegekend! Zorg dat je voor het aanmelden van je stage al een bedrijfsmentor en een vakdocent hebt vastgesteld! Zorg dat je voordat je aanmeld al de hele manual hebt gelezen! Als de stage plaatsvindt in een land waarvoor een negatief reisadvies is afgegeven door het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt de stage niet goedgekeurd! Als de stage in het buitenland plaatsvindt moet je de contactgegevens registreren in de Osiris Stay abroad module! (zie de folder “Going abroad” op de website io.tudelft.nl/internships “Buitenland”).
6
4. Deliverables Er zijn een aantal zaken die ingeleverd moeten zijn bij de stagecoördinator om een beoordeling te krijgen tijdens het eindgesprek:
Lijst met leerdoelen (Deadline: voor aanvang van de stage) De lijst met leerdoelen wordt ingevuld en ingeleverd in het aanmeldformulier zoals eerder besproken. Zorg dat je ze SMART (http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/leidinggeven/doelenstellen/smart) formuleert en je er duidelijk op kan terugkoppelen in je verslag.
Uitgebreid Stageverslag, inhoudelijk nagekeken door de vakdocent. (Deadline: 14 dagen na de laatste stagedag) Het stageverslag wordt geschreven volgens de richtlijnen uit het handboek ‘Rapportagetechniek’ (Ellings, Anderweg, de Jong, Swankhuisen). Verderop in de manual staat in meer detail omschreven wat er van het verslag verwacht wordt. Het stageverslag lever je eerst in bij je vakdocent. Deze kijkt het na op inhoud. De stagecoördinator kijkt daarna of aan alle formaliteiten is voldaan zodat het cijfer in Osiris verwerkt kan worden. Uiteindelijk heb je dus in ieder geval 1x het stageverslag geprint, deze moet je 2x inleveren. 1x bij je vakdocent en 2 weken later zorg je ervoor dat dit nagekeken verslag bij de stagecoördinator terecht komt zodat alles in Osiris verwerkt kan worden. Inleveren nagekeken verslag bij stagecoördinator: o Hardcopy in het postvak van de stagecoördinator. Internship Office IO (oranje postvak, 4e verdieping halverwege de C vleugel) o Digitaal:
[email protected]
Evaluatieformulier, ingevuld door de bedrijfsmentor (Deadline: 14 dagen na de laatste stagedag) De bedrijfsmentor vult het evaluatieformulier uit de bijlage in. Dit formulier kun je ook terugvinden op de website io.tudelft.nl/internships. Let erop dat het ook ondertekend is! Belangrijk: Lever het origineel ondertekende formulier in bij de stagecoördinator, als apart document. Dus niet als onderdeel van je verslag.
4.1 Beoordeling De stage(s) en het verslag Stage minor moeten met een V (Voldaan) worden afgesloten. Bij onvoldoende resultaat (problemen tijdens stage/stage niet afgemaakt, rapport niet in orde bevonden) dient in overleg een aanvulling te worden gemaakt.
Stageverslag(en) word(t)(en) inhoudelijk door de vakdocent(en) beoordeeld. Stageverslag(en) word(t)(en) op stijl door de stage coördinator beoordeeld. De beoordeling van de bedrijfsmentor wordt ter kennisgeving aangenomen en niet meegenomen in de beoordeling. Ook een slecht verlopen stage levert goede leermomenten op.
Ter evaluatie en afronding van de minor vindt er nog een gesprek plaats tussen student en stagecoördinator. Het behaalde resultaat (V) wordt niet meegerekend op de Bachelor cijferlijst en zal het gemiddelde niet beïnvloeden. 7
5. De minor Stage in stappen In dit hoofdstuk word een overzicht gegeven hoe je de Stage minor goed kunt aanpakken in een aantal handige stappen. De volgende stappen moeten worden ondernomen om deze minor te doorlopen en worden in dit hoofdstuk uitgebreid besproken:
Stap 1. Orienteren op stageplaatsen Begin op tijd! Start met oriënteren minimaal 10 weken voor je de minor wilt beginnen. Zo heb je genoeg tijd om een stageplek te vinden, een portfolio te maken en te solliciteren. Waar en bij wat voor soort bedrijf wil je de stage doen? Kijk onder het kopje “Stageplaatsen” op io.tudelft.nl/internships voor het actuele stage aanbod van de faculteit Naar het buitenland voor je stage? Hier gelden weer aanvullende regels op. Kijk op io.tudelft.nl/internships onder het kopje “Buitenland” voor meer informatie. Informeer bij collega studenten, docenten en/of de stagecoördinator. Stap 2. Portfolio en Solliciteren Voor je gaat solliciteren heb je meestal een portfolio nodig en een Curriculum Vitae. Op de website io.tudelft.nl/internships staan onder het kopje “Hoe maak je een portfolio” een aantal handige documenten die je kunnen helpen bij het maken van een goede portfolio. Houdt ook de aankondigingen bij Studieverenging i.d goed in de gaten, zij bieden af en toe portfolio en CV workshops aan. Qompas Carrierestart geeft een aantal handige tools voor het solliciteren, onder andere een zelftest, het voorbereiden van een CV, motivatiebrief en tips voor tijdens het gesprek. Je kunt een gratis account aanmaken: http://carrierestart.qompas.nl/sollicitatietools/sollicitatietools.aspx Maak een selectie van bedrijven en/of ontwerpbureaus waar je zou willen werken. Er staat altijd een actueel aanbod van stages op de IO stage website en op het stagebord in de hal van de faculteit. Maak ook gebruik van zoekmachines of medestudenten die al een keer stage hebben gelopen. Schrijf bedrijven aan. Stuur een op het bedrijf toegesneden motivatiebrief met CV en portfolio. Leg uit waarom je een stage bij het bedrijf wilt doen en wat je zou willen leren. E-mail is een geaccepteerde manier van solliciteren en heeft zelfs vaak de voorkeur. Wanneer je een bedrijf in het buitenland aanschrijft leg dan ook uit wat je studie inhoudt. Follow up: bel of schrijf ze na twee weken! Tip: Laat het maken van een portfolio je niet tegenhouden om bedrijven aan te schrijven.
8
Stap 3. Administratie en Aanmelding Dit is de grootste stap. Als je een bedrijf hebt gevonden moeten er een aantal zaken op de TU geregeld worden:
Vakdocent zoeken Voor het zoeken van een vakdocent is het van belang dat het in ieder geval een docent is die vast in dienst is op de faculteit (dus niet op declaratiebasis). Zorg ook dat je iemand zoekt die relevant kan zijn bij je leerproces. Op de website van de TU kun je checken of iemand in dienst is van de TU (http://www.io.tudelft.nl/nl/over-de-faculteit/persoonlijke-profielen/) Verder zijn er een aantal docenten die regelmatig stages begeleiden: Erik Thomassen, Gert Pasman, Jan-Willem Hoftijzer, Marc Tassoul, Richard Goossens, Stefan van der Geer, Sylvia Mooy, Alex Visser, Marijke Melles of Wilfred van der Vegte. Op de website io.tudelft.nl/internships kun je informatie vinden die je de docent eventueel toe kan sturen.
Opdracht omschrijving en data vastleggen Stel een begin en einddatum vast (18 weken), omschrijf de opdracht, overleg over een vergoeding en leg alles zo mogelijk vast in een contract. Er staat een voorbeeldcontract op de stage-website.
Aanmelden bij de stagecoordinator Zoals eerder genoemd, hoef je de Stage Minor niet in Osiris aan te geven. Wel moet je de stagecoordinator op de hoogte brengen. Dit doe je door het aanmeldformulier op de Stagewebsite (io.tudelft.nl/internships) in te vullen. Doe dit uiterlijk 10 werkdagen voor de stage begint!
Verzekeringen en beurzen Het is belangrijk om bij verzekeringsmaatschappijen te informeren of een stage door je verzekering is gedekt. Soms is er geen dekking omdat je een bepaald bedrag verdient, of omdat je naar het buitenland gaat, etc. Informeer in elk geval naar de dekking van de volgende verzekeringen: ziektekosten, aansprakelijkheid en als je naar het buitenland gaat ook de reisverzekering. Eventueel biedt IPS-Lippmann een goede en goedkope verzekering aan.
Buitenlandse stage? Is je stage in het buitenland denk dan ook aan: o visum, verzekeringen (ziektekosten, aansprakelijkheid, reis), vaccinatie (via de stagecoördinator, gedeeltelijk betaald door de universiteit), werkvergunning (via stagebedrijf) o informeer vrienden en familie waar je heen gaat, hoe lang je weg bent en hoe je te bereiken bent o onderverhuur van je kamer, huren van een kamer (stagebedrijf kan vaak helpen) o neem contact op met de DUO en vul de relevante formulieren in (uitwonend, ov vergoeding) o volg eventueel een talencursus en de cursus ‘Interculturele Communicatie’ o Meldt je contact gegevens in de Osiris Stay abroad module. Dit is sinds 1 januari 2011 verplicht.
9
Stap 4. Stage lopen Informeer de stagecoördinator wanneer je bent aangekomen en meld contactgegevens. Leer zoveel je kunt, plan een evaluatiegesprek met de bedrijfsmentor na ongeveer een maand en vraag wanneer iets niet duidelijk is of als je meer over een onderwerp of aspect van de werkzaamheden wilt weten. Wees assertief! Informeer je vakdocent met enige regelmaat over je stage (stem dit af met je vakdocent). Maak tijdens de stage aantekeningen voor je stageverslag. Geef de bedrijfsmentor ongeveer een week voor het einde van de stage het evaluatieformulier (bijlage 1) en maak een afspraak voor een afrondend evaluatiegesprek. Let op! Zorg dat je de originele ondertekende papieren apart inlevert bij de stage coördinator. Dus niet als onderdeel van je verslag. Stap 5. Afronding Meld de stagecoördinator en je vakdocent dat je terug bent, als je in het buitenland bent geweest. De Stage Minor wordt afgerond met een omvangrijk verslag met daarin beschreven:
de uitgewerkte leerdoelen ervaringen en inzichten verkregen tijdens de stage opdrachten/projecten waaraan is gewerkt, zo mogelijk met afbeeldingen/foto’s het proces dat is doorlopen om een opdracht of project tot een goed einde te brengen, waarvan 3 onderdelen van dit proces extra worden uitgewerkt (denk bijv. aan 3 stadia van het ontwerpproces) het stagebedrijf en de bedrijfscultuur een korte reflectie op de Stage Minor de sollicitatieprocedure (bijvoegen als bijlage) facultatief: het stagecontract (bijvoegen als bijlage) et cetera
Wanneer de stage in het buitenland heeft plaatsgevonden dan ook een extra hoofdstuk toevoegen over o.a.: culturele verschillen huisvesting reizen Dit verslag dient te worden goedgekeurd door zowel de stagementor als de vakdocent. Het verslag moet worden geschreven aan de hand van de richtlijnen van het handboek ‘Rapportagetechniek’ en is Nederlandstalig tenzij de stage in het buitenland heeft plaatsgevonden, dan verdient Engels de voorkeur. Er is een voorbeeldverslag beschikbaar op de website van de Stage Minor. Lever eerst je verslag in bij je vakdocent. Als dit is nagekeken, lever je dit nagekeken document in bij het Internship Office: Stuur een digitale versie van het verslag naar
[email protected] en leg een papieren versie inclusief een origineel volledig ingevuld en ondertekend evaluatieformulier in het postvakje van de stagecoördinator (als apart document, niet als onderdeel van het verslag). Internship Office IO (oranje postvak, 4e verdieping halverwege de C vleugel). Het stageverslag dient als basis voor een afrondend gesprek. Dit gesprek duurt ongeveer 25 minuten en vindt plaats met de stage coördinator, maak een afspraak via de mail. Heb je nog vragen… …stuur dan een e-mail of maak een afspraak.
[email protected] 10
Bijlagen:Evaluatieformulieren NL/ENG
11
12
13
14
15
