Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten Het vrijwilligersbeleid van het Rode Kruis januari 2015
“Het Rode Kruis heeft de wens en het doel bij te dragen aan een vreedzame, tolerante en humane wereld door het helpen van mensen in nood. Onze missie is het voorkomen en verzachten van menselijk lijden waar dan ook, het beschermen van levens en gezondheid en het waarborgen van respect voor ieder persoon, in het bijzonder tijdens gewapende conflicten en andere noodsituaties. Daartoe mobiliseren we de kracht van menslievendheid en het vermogen tot solidariteit. We creëren een ruimte waarin vrijwillige hulpverleners en donoren samenkomen met mensen in nood en invulling geven aan ons aller verantwoordelijkheid anderen te helpen. (..)” Preambule bij de statuten per 14 april 2014 van het Nederlandse Rode Kruis
Inleiding Wereldwijd zetten meer dan 17 miljoen vrijwilligers zich in voor het Rode Kruis. Bij het Nederlandse Rode Kruis staan 25.000 vrijwilligers als zodanig geregistreerd. Maar veel méér mensen zetten zich jaar in jaar uit voor ons in, ook zonder dat zij verder bij ons bekend zijn. Vrijwilligheid laat zich nu eenmaal moeilijk in cijfers vangen. De inzet van velen tijdens Serious Request maar ook bij andere, minder in het oog springende evenementen laat zien dat de betrokkenheid en hulpvaardigheid van burgers ook vandaag de dag groot is. Wat wél verandert is de manier waarop dit gebeurt. Dat zien we overal in de samenleving, niet alleen bij het Rode Kruis. Mensen willen zich niet meer voor langere tijd binden, bepalen het liefst hun eigen doelen en houden graag zelf de regie over de vrijwillige activiteiten die ze uitvoeren. Ook zien we een sterke verandering in de motivatie van mensen om vrijwilligerswerk te doen. Was er voorheen sprake van puur altruïsme, nu zien we daarnaast (en soms: vooral) dat ook de eigen voldoening en ontwikkeling een rol spelen. Veel mensen verwachten in één of andere vorm iets terug voor hun vrijwilligerswerk. Dat kan naast de voldoening over het leveren van een zinvolle bijdrage bestaan uit plezier, sociale contacten, een bijzondere ervaring of een bijdrage aan het cv zijn. De samenleving zelf is veranderd. De overheid spreekt inmiddels van een participatiesamenleving, waarin een groter beroep gedaan wordt op de omgeving voor de zorg voor kwetsbare mensen. Ook de pensioengerechtigde leeftijd schuift de komende jaren op. Deze trends zijn in groeiende mate van invloed op de tijd die mensen aan vrijwilligerswerk kunnen besteden. Ook het toenemend wantrouwen tegen grotere instituten en het ontstaan van veel eigen, kleinschalige hulpverleningsinitiatieven maken dat vrijwilligers niet zo snel meer kiezen voor het Rode Kruis. Het Rode Kruis zelf verandert eveneens. Door de ontwikkelingen die het Rode Kruis de afgelopen jaren heeft doorgemaakt (reorganisaties, strategie 2020 en de focus op de kernactiviteiten) hebben we niet alleen méér vrijwilligers, maar ook een grotere verscheidenheid aan vrijwilligers nodig voor het realiseren van onze ambities. Van bestuurslid, uitvoerend vrijwilliger tot ready2helper: we hebben hen allemaal nodig om onze activiteiten te kunnen uitvoeren en onze doelen te bereiken. Vanwege al deze ontwikkelingen hebben we ons vrijwilligersbeleid herzien en opnieuw geformuleerd. Daarnaast hebben we de beroepsorganisatie zo ingericht dat we aan districten, afdelingen en studentendesks optimale ondersteuning kunnen bieden op het terrein van vrijwilligersmanagement. Vrijwilligheid is een van onze grondbeginselen. Vrijwilligheid vormt het hart van onze vereniging. Met de talenten en diversiteit van onze vrijwilligers kunnen we doordringen tot in de haarvaten van onze samenleving. Hierdoor zijn we in staat om aan iedereen en overal hulp te verlenen. De passie en betrokkenheid van vrijwilligers zien we terug in de uitvoering van onze hulpverlening. Vooral dat maakt het Rode Kruis tot een bijzondere vereniging.
Minimaal beleid vastleggen om met vertrouwen los te kunnen laten Minimaal vastleggen om met vertrouwen los te kunnen laten: dat is het motto voor ons herziene vrijwilligersbeleid. Dit uitgangspunt vormt een duidelijk kader dat houvast en richting geeft, maar dat ook ruimte biedt voor een eigen ‘twist’ én volop mogelijkheden laat om op nieuwe ontwikkelingen in te springen en kansen te benutten als die zich voordoen. We scheppen daarmee voorwaarden voor het aantrekken en behouden (boeien, binden en bewegen) van kwalitatief en kwantitatief voldoende vrijwilligers om onze activiteiten te kunnen blijven uitvoeren. Loslaten is hierbij iets anders dan ‘laten gaan’ of zelfs: ‘laten vallen’. Juist door goede ondersteuning vanuit de beroepsorganisatie voorzien we hierin en scheppen we de juiste voorwaarden voor de uitvoering van dit beleid.
2
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
1. Onze vrijwilligers COLLECTANTEN
FLEXVRIJWILLIGERS
CORPORATE VOLUNTEERS
BESTUURSLEDEN COÖRDINATOREN UITVOEREND VRIJWILLIGERS
READY2HELPERS
PROJECTVRIJWILLIGERS
INCIDENTELE HELPERS
We delen onze vrijwilligers in drie groepen in op basis van hun sterke of juist minder sterke verbondenheid met het Rode Kruis. De kern Dit zijn bestuursleden, coördinatoren of uitvoerend vrijwilligers die zich voor langere tijd aan het Rode Kruis (willen) verbinden. Met deze vrijwilligers sluiten we een vrijwilligersovereenkomst af.
De eerste ring De eerste ring bestaat uit flex-vrijwilligers of projectvrijwilligers: mensen die zich met enige regelmaat flexibel inzetten maar wel zelf willen kunnen bepalen wanneer ze beschikbaar zijn. Ook met hen sluiten we een vrijwilligersovereenkomst af.
De tweede ring De tweede ring wordt gevormd door collectanten, incidentele helpers (waaronder ready2helpers en corporate volunteers) en incidentele fondsenwervers. Met hen sluiten we geen vrijwilligersovereenkomst af en hun gegevens nemen we niet op in de vrijwilligersadministratie. De contactgegevens van deze incidentele helpers zijn vaak wel opgeslagen in andere systemen, zoals het collecteweb. Al deze vrijwilligers, wel of niet ingeschreven in de vrijwilligersadministratie, zijn gekoppeld aan een afdeling, studentendesk, Mappa Mondo huis, de MS J. Henry Dunant, een district of - als ze landelijk worden aangestuurd - het verenigingskantoor. Op die manier is altijd iemand verantwoordelijk voor de begeleiding van de individuele vrijwilliger.
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
3
2. Wat we bieden In de begeleiding van onze vrijwilligers bieden we maatwerk. Allereerst kijken we naar wat mensen aan eigen talenten en ervaringen meebrengen en vervolgens wat zij nog nodig hebben om hun specifieke taak te kunnen uitvoeren. Daarnaast is er aandacht voor aspecten als persoonlijke ontwikkeling, kennisdeling en autonomie; zo sluiten we zo goed mogelijk aan bij de motivatie van veel vrijwilligers. Dat betekent uiteraard niet dat iedereen van deze mogelijkheden gebruik móet maken. Begeleiding1
Zodra iemand zich aanmeldt voor vrijwilligerswerk voor het Rode Kruis zorgen we voor een snelle reactie. Afhankelijk van de functie volgt een open kennismakingsgesprek. Elke nieuwe vrijwilliger krijgt een passende introductie die zowel gericht is op het Rode Kruis als op de uit te voeren taken. We zorgen voor goede begeleiding in de vrijwilligersfunctie, er is aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en de vrijwilliger krijgt ondersteuning om de gewenste competenties te behalen en te behouden. Ook kan hij rekenen op constructieve feedback op zijn inzet. Deze ‘basisbegeleiding’ geldt in principe voor iedereen, al zal per ring de begeleiding variëren van heel intensief tot minimaal; ready2helpers krijgen bijvoorbeeld geen gesprek als zij zich aanmelden. Ook mensen uit de tweede ring die eenmaal per jaar voor ons collecteren worden dus goed voorbereid op hun taak, zodat zij weten wat het Rode Kruis is en waar we voor staan. En ook zij krijgen feedback op hun inzet. Verder weet iedereen waar hij met zijn vragen terecht kan. Mensen uit de kern krijgen een mentor2 toegewezen. Vrijwilligers in de tweede ring bieden we minimaal een e-mailadres waar zij hun vragen kunnen stellen.
Netwerkorganisatie
We kennen afdelingen, studentendesks en districten, maar opereren steeds meer als netwerkorganisatie. Daarbij werken we samen in verschillende communities binnen de districten, zoals bijvoorbeeld rond een thema als zelfredzaamheid. In een community kunnen vrijwilligers vanuit verschillende afdelingen en studentendesks elkaar ontmoeten, kennis uitwisselen en samenwerken. We kennen verder een jongerennetwerk op landelijk en op districtsniveau. Op het niveau van districtsbesturen faciliteren wij de onderlinge uitwisseling tussen de portefeuillehouders. Op alle niveaus bieden we Yammer als communicatieplatform. Langs deze weg kunnen vrijwilligers met elkaar in contact komen, van elkaar leren en zichzelf in virtuele communities organiseren. Door deze netwerkvormen naast onze lokale indeling te laten bestaan, faciliteren we kennisdeling en laten daarbij aan de vrijwilligers zélf over of en hoe ze daarvan gebruikmaken.
Vrijwilligersovereenkomst
Met vrijwilligers die zich voor langere tijd voor ons inzetten sluiten we een vrijwilligersovereenkomst af. Hierin zijn rechten en plichten op hoofdlijnen vastgelegd.
Lidmaatschap
Vrijwilligers met een vrijwilligersovereenkomst zijn altijd óók lid van het Rode Kruis. Zolang zij zich vrijwillig inzetten hoeven zij geen contributie te betalen.3 Door dit lidmaatschap kan een vrijwilliger indirect invloed uitoefenen op de strategie van het Rode Kruis. Hij kan bijvoorbeeld zijn stem uitbrengen tijdens de ledenraadsverkiezingen en zichzelf ook verkiesbaar stellen.
Werving
De focus op het vergroten van de verscheidenheid aan vrijwilligers zien we onder meer terug in de werving. Bij de invulling van de vacatures letten we op de gewenste diversiteit in de teams. Bij het opstellen van de profielen en de keuze voor de wervingskanalen en middelen houden we rekening met de diverse doelgroepen. Waar nodig leveren we een extra inspanning om een specifieke doelgroep te bereiken.
Vrijwilligersadministratie
De adres- en andere contactgegevens van alle vrijwilligers met wie een overeenkomst is afgesloten nemen we op in de vrijwilligersadministratie.4 Deze is zo opgezet dat elke vrijwilliger zijn eigen contactgegevens kan controleren en beheren.
1
Voor een uitwerking van de diverse instrumenten in de begeleiding zie bijlage. Deze zal de vrijwilliger in eerste instantie wegwijs maken en is de persoon waar de vrijwilliger met zijn vragen terecht kan. 3 Het lidmaatschap staat natuurlijk ook open voor vrijwilligers waar geen overeenkomst mee is afgesloten, maar zij zijn wel contributie verschuldigd. 4 Deze administratie is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Het Rode Kruis vraagt en administreert alleen die gegevens die een directe relatie hebben met het vrijwilligerswerk bij het Rode Kruis. 2
4
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
Verzekeringen
Het Rode Kruis heeft voor ál haar vrijwilligers (dus ook voor hen die niet in de vrijwilligersadministratie zijn opgenomen) de volgende verzekeringen afgesloten: • Een gecombineerde ongevallen/schadeverzekering; • Een aansprakelijkheidsverzekering; • Een verzekering voor schade bij gebruik van de eigen auto, als deze op verzoek van het bestuur of de coördinator door de vrijwilliger is gebruikt.
Middelen
Hulpmiddelen en materialen die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden stellen we beschikbaar maar blijven eigendom van het Rode Kruis. Bij beëindiging van de functie levert de vrijwilliger deze dus weer in.
Onkostenvergoeding
Vrijwilligers kunnen aanspraak maken op vergoeding van de gemaakte onkosten die direct voortvloeien uit de uitvoering van hun taken. Dit gaat altijd over daadwerkelijk gemaakte kosten. In overleg met de leidinggevende wordt bepaald welke kosten - en tot welke hoogte - voor vergoeding in aanmerking komen.
Klachtenregeling
Het Rode Kruis beschikt over een klachtenregeling, waar ook een klokkenluidersregeling deel van uitmaakt. Deze zijn onderdeel van het Geschillenreglement.
Vertrouwenspersoon
Er is een vertrouwenspersoon waar men terechtkan in het geval van ongewenste intimiteiten en seksuele intimidatie. De vertrouwenspersoon adviseert over de te nemen stappen.
Nazorg
We kunnen nazorg bieden wanneer een vrijwilliger in de uitvoering van zijn werk een belastende gebeurtenis heeft meegemaakt. Als de belasting voor de vrijwilliger zo ernstig is dat deze niet via zijn ‘normale netwerk’ verwerkt kan worden, wordt door de leidinggevende professionele nazorg ingeschakeld.
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
5
3. Wat we verwachten De grondbeginselen en de missie van het Rode Kruis vormen een belangrijke motivatie voor onze vrijwilligers. Hun gemotiveerde inzet is bepalend voor de kwaliteit van onze hulpverlening. De inzet van onze vrijwilligers is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Hulpvragers moeten immers kunnen vertrouwen op het Rode Kruis en op haar hulpverleners. Om die reden hebben we de volgende eisen geformuleerd. Grondbeginselen en gedragscode
Vrijwilligers kennen en onderschrijven de grondbeginselen van het Rode Kruis en handelen conform onze gedragscode. Vrijwilligers zijn zich bewust van hun vertrouwenspositie als vrijwilliger van het Rode Kruis; dit betekent dat zij alles wat hen in vertrouwen verteld wordt geheimhouden.
Introductie en overige opleidingen
Vrijwilligers zijn competent voor hun taken en volgen de introductie. Als dat nodig is voor het uitvoeren van hun functie nemen zij deel aan de verplichte opleidingen en bijscholingen. Het is ook mogelijk dat de vrijwilliger eerst een opleiding moet volgen voor hij aan de slag kan.5
Concurrentiebeding
Voordat een vrijwilliger zich met de via onze opleidingen opgedane kennis gaat inzetten voor een andere organisatie, zorgt hij ervoor dat hij eerst aan zijn verplichtingen ten opzichte van het Rode Kruis heeft voldaan, zoals vastgelegd in de werkafspraken. Hij zal de kennis die hij heeft over het Rode Kruis niet gebruiken om een concurrentievoordeel te behalen en zal geen klanten van het Rode Kruis benaderen om zelf zaken mee te doen.
Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Voor sommige functies is een VOG vereist; als dit het geval is wordt dit in het kennismakingsgesprek en zo mogelijk al bij de vacature aangegeven.
Minimumleeftijd
Vrijwilligers kunnen zich vanaf hun 12e jaar inzetten voor het Rode Kruis.6 Onder de 16 jaar wordt geen vrijwilligersovereenkomst afgesloten en kan de vrijwilliger zich alleen onder supervisie van een meerderjarige inzetten voor het Rode Kruis. Voor sommige functies geldt een minimumleeftijd van 18 of 21 jaar.
5 6
6
Verplicht voor iedereen zijn de e-learning modules, zowel de introductie- als grondbeginselenmodule, of het korte introductiefilmpje. Voor minderjarigen is toestemming van ouder of voogd verplicht.
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
Bijlage Hieronder staan de verschillende processen van binnenkomst tot afscheid van een vrijwilliger beschreven. Deze processen kunnen op maat worden ingevuld, afhankelijk van de inzet. Dit alles met het oog op het binden, boeien en bewegen van de vrijwilliger. Kennismakingsgesprek
Met iedereen die zich als vrijwilliger aanmeldt voeren we een kennismakingsgesprek. De vorm die dit gesprek krijgt is afhankelijk van het soort functie; voor een eenmalige inzet of collecteren is het gesprek korter en mogelijk telefonisch. Doel van dit gesprek is het afstemmen van verwachtingen en beoordelen of de kandidaat degene is die we voor die functie nodig hebben. In het gesprek kijken we breed naar de talenten van de kandidaat-vrijwilliger. Mogelijk kan iemand immers ook beschikken over kwaliteiten die hem geschikt maken voor een andere functie of andere afdeling. Ook de verplichtingen die bij de functie horen, komen in dit gesprek aan bod. Naast gesprekken die voortvloeien uit een duidelijke vraag van onze kant is het voor kandidaten ook mogelijk om eerst een vrijblijvend oriënterend gesprek te voeren. Na het kennismakingsgesprek nemen we de tijd om van beide kanten het gesprek te laten bezinken voordat we met elkaar een (langdurige) verbinding aangaan. Ook is er in dit kader de mogelijkheid de kandidaat een keer mee te laten lopen. In de periode na het kennismakingsgesprek kunnen - na toestemming van de kandidaat referenties worden opgevraagd. Dit gebeurt in ieder geval als de kandidaat al eerder bij een andere afdeling als vrijwilliger heeft gewerkt en als het om een bestuursfunctie gaat.
Introductie
Zodra besloten is om met elkaar verder te gaan leggen we de gemaakte afspraken vast, wordt de vrijwilligersovereenkomst getekend en volgt de inwerkperiode. Hoe lang deze periode duurt is afhankelijk van de werkzaamheden die iemand op zich gaat nemen. Nieuwe vrijwilligers die in de kern gaan functioneren krijgen een mentor toegewezen. Die spreekt samen met de vrijwilliger een inwerkprogramma af waarin alle benodigde informatie aan bod komt. Denk hierbij aan het plannen van een introductiebijeenkomst, het bespreken van de gedragscode, het zo nodig plannen van de verplichte opleidingen, uitleg over Yammer en andere communicatiemiddelen en een kennismaking met diverse sleutelfiguren. De mentor is tevens de contactpersoon voor de nieuwe kernvrijwilliger. Na twee maanden vindt een evaluatiegesprek plaats, waarbij in ieder geval de vrijwilliger, zijn mentor en de direct verantwoordelijke aanwezig zijn.7 In dit gesprek komt het functioneren in de eerste periode aan bod en worden eerder gemaakte afspraken bevestigd of zo nodig aangepast.
Begeleiding
Gedurende hun ‘loopbaan’ bij het Rode Kruis kunnen vrijwilligers rekenen op begeleiding. Dit kan variëren van directe feedback en korte evaluaties na een inzet tot een jaarlijks voortgangsgesprek waarin de begeleider samen met de vrijwilliger terugblikt op het afgelopen jaar en vooruitkijkt naar de volgende jaren. Hierbij is veel aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van de vrijwilliger. Vanaf het moment van de kennismaking is veel oog voor zijn talenten en wensen. Zonder een verandering op te dringen letten we erop of een vrijwilliger voldoende tot zijn recht komt. Dit is altijd een onderwerp bij het jaarlijks voortgangsgesprek.
Opleidingen
Het opleidingsbeleid richt zich op het competent maken en houden van onze vrijwilligers. Het sluit vanzelfsprekend nauw aan bij onze strategische doelen. Voor sommige opleidingen vragen we een tegenprestatie, bijvoorbeeld een minimaal aantal inzetten gedurende een bepaalde periode. Dit leggen we vast in de opleidingsovereenkomst.
Werkoverleg
Binnen het werkveld waarin een vrijwilliger actief is vindt met enige regelmaat een werkoverleg plaats, waarbij alle betrokkenen de gelegenheid krijgen hun mening te geven. Vaste agendapunten zijn de kwaliteit van de onderlinge samenwerking en de kwaliteit van de hulpverlening.
Waardering
Binnen het Rode Kruis hechten we aan een cultuur waarbinnen vrijwilligers zich gewaardeerd voelen voor hun inzet en ook als mens. Het elkaar aanspreken en geven van complimenten is dan ook een belangrijk onderdeel van deze cultuur. Waardering wordt voornamelijk op lokaal niveau vormgegeven.
7
Dit kan ook één en dezelfde persoon zijn.
Minimaal vastleggen, in vertrouwen loslaten
7
Onderscheidingen en erkenningen
Vrijwilligers komen na tien jaar inzet in aanmerking voor een erkenning van trouwe dienst bij het Rode Kruis in de vorm van een medaille voor trouwe dienst. Elke tien jaar daarna wordt hier een gesp voor respectievelijk 20, 30, 40, 50 of 60 jaar trouwe dienst aan toegevoegd. Een onderbreking van het vrijwilligerswerk van hoogstens zes maanden per tien jaar is hierbij toegestaan. Daarnaast kennen we de volgende onderscheidingen voor “belangrijke diensten in of jegens het Rode Kruis bewezen”: het Kruis van Verdienste, de Medaille van Verdienste in Zilver en de Medaille van Verdienste in Brons. Een aanvraag voor een onderscheiding gaat altijd via de kanselier.8
Afscheid
Ook aan het vertrek van een vrijwilliger besteden we aandacht, waarbij de intensiteit natuurlijk afhankelijk is van de duur en de intensiteit van de inzet. De aandacht varieert van een bedankje en desgewenst getuigschrift na korte inzet, tot een afscheidsfeestje na een langere periode van betrokkenheid.
Eindgesprek
Als een vrijwilliger stopt met zijn vrijwilligerswerk bij het Rode Kruis houdt de direct verantwoordelijke een eindgesprek. Aan de orde komen de loopbaan en de reden van vertrek en wordt hem gevraagd welke mogelijkheden de vertrekkende vrijwilliger ziet om de hulpverlening en samenwerking te verbeteren. Ook wordt gevraagd of de vrijwilliger zijn lidmaatschap wil voortzetten.
Gedwongen afscheid
Het Rode Kruis heeft een cultuur waarbij we met elkaar in contact staan, zodat we zo nodig tijdig kunnen bijsturen. Mocht om welke reden dan ook de samenwerking niet meer lukken, dan handelen we transparant en volgens de hiervoor geldende procedures. Het afdelings-, districts- of verenigingsbestuur is bevoegd om de samenwerking met een vrijwilliger te beëindigen. De desbetreffende vrijwilliger kan hiertegen bezwaar maken.9 Wanneer een vrijwilliger ontslagen is, leggen we dit in de administratie vast. Als hij zich later bij een andere afdeling of district meldt, is dat altijd een reden om referenties te vragen en het gesprek over de reden van ontslag aan te gaan. Ontslag betekent niet automatisch ook royement van het lidmaatschap. Een royement vindt alleen plaats als hiervoor zwaarwegende redenen zijn en kan alleen door het verenigingsbestuur worden uitgesproken. Wanneer een vrijwilliger ook als lid geroyeerd is, kan hij zich niet meer voor het Rode Kruis inzetten.
8 9
De kanselier is benoemd door het Verenigingsbestuur en geeft een onafhankelijk oordeel over toekenning van de aanvraag. Zie hiervoor het Geschillenreglement.
DIt is een uitgave van het Nederlandse Rode Kruis. © 2015 Het Nederlandse Rode Kruis
