Beheersen door los te laten

Externe Kwaliteitsborging en Systeemgerichte Contractbeheersing

Nu ook voor de ICT sector …

Beheersen door los te laten

11 oktober 2011

Qolor bv | Programma- en projectmanagement Consultant voor Rijkswaterstaat Data-ICT-Dienst

Opening en welkom Robert Bierwolf Joost Jansen


11 oktober 2011

Agenda 18.00

- 19.00:

Inloop

19.00

- 19.10:

Opening en welkom

Robert Bierwolf, Joost Jansen

19.10

- 19.30:

Introductie Externe Kwaliteitsborging en SCB

Luuk Bosch

19.30

- 20.00:

Casus

20.00

- 20.15:

Externe Kwaliteitsborging en SCB voor de ICT sector

Axel Zandbergen

Plenaire afronding

Joost Jansen

20.15

3

- 20.30:

Rijkswaterstaat NGI bijeenkomst SCB

11 oktober 2011

Introductie Externe Kwaliteitsborging en SCB Luuk Bosch


11 oktober 2011

Aanleiding veranderingen RWS In 2003 ontstaat verhoogde politiek-maatschappelijke druk op Rijkswaterstaat: •

Rijkswaterstaat is te groot, te duur en doet te veel zelf

•

Burger wil meer waar voor zijn belastinggeld

•

Bouwmarkt wil duidelijker rol van Rijkswaterstaat

•

Algemene Rekenkamer eist betere en efficiëntere bedrijfsvoering

In 2006 wordt RWS agentschap met ambitie in Agenda 2012:

5

•

Publieksgerichte netwerkmanager

•

Betrouwbare Efficiënte Partner

•

Toonaangevend Opdrachtgever


1116 oktober maart 2011

Wat is de feitelijke verandering • Als organisatie kijken naar de functionaliteit/prestaties op regie basis ipv voorschrijven wat het moet worden • Vanuit integrale (netwerk)benadering in de keten de Markt/leveranciers inschakelen • Gebruik maken van de werking van Kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer

6


11 oktober 2011

Waar hebben we al ervaring opgedaan Ervaringen op gebied van SCB – GWW aanleg – GWW onderhoud – IR diensten – CD-huisvesting – … Olievlek werking – Eenduidige aansturing en beheersing

7


11 oktober 2011

SCB formele werkwijze Rijkswaterstaat • • • • •

UPP Werkwijzer Aanleg, … Standaard contracten (UAV-gc) Handreiking SCB Kader SCB

Opdrachtnemer

8

Opdrachtgever


11 oktober 2011

Externe Kwaliteitsborging: beheersing op afstand Mooi dat werken op afstand, maar ik wil toch wel zeker weten dat we goeie producten krijgen

• Kunnen we in ons vakgebied loslaten? 9


11 oktober 2011

Externe Kwaliteitsborging: Systeem, Proces, Product Plan

Contract

…... …... …...

Act

Product Proces

Do

…… …… ……

Aantonen

…... …...

Check

• Basis: ISO 9001:2008 10


11 oktober 2011

Toetsen op een rij • Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) • Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) • Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings/verificatieresultaten van de aannemer

11


11 oktober 2011

Visie, beleid

Nieuwe werkwijze

Veranderen gaat niet vanzelf

Instrum., systemen, procedures

Mensen, cultuur, gedrag

Daarom veel aandacht voor de HRM aspecten rondom de organisatieverandering Kennisborging in de organisatie en kennisoverdracht aan Markt/Leveranciers Bestaande kennis op een andere wijze toepassen en nieuwe kennis opdoen

12


11 oktober 2011

Leerervaringen • Proces met groeistappen • zowel voor Rijkswaterstaat als de markt/leveranciers • Managementaandacht en sturing op het veranderproces noodzakelijk • Loslaten ‘gewenste’ kwaliteitsniveau, sturen op geëiste kwaliteitsniveau • Begeleiding en coaching van projectteams • Kwaliteitscertificaat is niet meer ‘betekenisloos’ • Risicomanagement door opdrachtnemer in belang van en meedenken met opdrachtgever • Dilemma voor opdrachtnemer hoe te investeren in eigen personeel …

13


11 oktober 2011

Casus


11 oktober 2011

Case: ICT Systeemontwikkeling Systeemontwikkeling, bouw van een nieuwe versie van een bestaande applicatie.

Gebruikers hebben nieuwe toepassingen verzonnen binnen een bestaand werkveld. Het systeem dat dit ondersteunt moet worden uitgebreid. De leverancier die het systeem heeft gebouwd en het onderhoudt, krijgt de opdracht de uitbreiding te bouwen. De opdrachtgever en opdrachtnemer sluiten een overeenkomst op basis van de functionele specificatie van de gewenste wijzigingen, de ARBIT contractvorm en de offerte van de leverancier. De opdrachtgever heeft er bewust voor gekozen zich niet te willen mengen in het werk van de opdrachtnemer.

Aanvullend maken opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken over werken onder SCB. De opdrachtnemer wordt gevraagd een kwaliteitsplan op te stellen. Er wordt afgesproken dat er risicosessies zullen worden gehouden met de risicodossiers van beide partijen als basis. Er wordt afgesproken dat de opdrachtgever het recht heeft te toetsten, bevindingen vast te leggen en tekortkomingen te signaleren. Er wordt afgesproken dat de opdrachtgever het recht heeft bij tekortkomingen betalingen stop te zetten. 15


11 oktober 2011

Stap 1- Risicomanagement

Beschrijving situatie

De leverancier gaat enthousiast en voortvarend aan de slag. Gaandeweg echter constateert de opdrachtgever dat de inhoudelijke voortgang achterblijft bij de verwachtingen.

Vraag: Wat doet het Projectteam?

De opdrachtgever brengt zijn zorg in in het risicomanagement proces. De opdrachtgever benoemt het risico dat het systeem op het afgesproken oplevermoment niet gereed is en de opdrachtnemer wordt gevraagd de onderliggende oorzaken te analyseren. Door de opdrachtgever wordt het vermoeden uitgesproken dat er teveel nieuwe technieken worden gebruikt en dat de opdrachtnemer het werk heeft onderschat.

Wat verwacht je van de ON?

De opdrachtnemer moet open en constructief – en vooral niet defensief – deelnemen in de risicoanalyse. De opdrachtnemer constateert in principe deze risico’s ook zelf en treft zelf maatregelen om deze risico’s te beheersen.

Toelichting

Het is voor een opdrachtgever soms moeilijk de risico’s scherp te zien. Vaak zal de opdrachtnemer naar alle partijen willen uitstralen alles onder controle te hebben en zal – vaak met de beste intenties – beloven dat alles goed zal komen. De kunst is om de belangen van de opdrachtgever aan de voorkant goed in kaart te hebben zodat de inschrijvende partij het borgen van deze belangen in zijn systeem kan verankeren.

16


11 oktober 2011

Stap 2 - Toetsen


De opdrachtgever besluit op basis van de risicoanalyse procestoetsen uit te voeren op het planningproces, het competentiemanagement en op het ontwerpproces van de opdrachtnemer.


De opdrachtgever stemt met de opdrachtnemer af dat er procestoetsen gehouden zullen worden. De opdrachtgever werkt de procestoetsen uit door middel van vragenlijsten. De procestoetsen ankeren op het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer waarin deze processen zijn. In ISO 9001-2008 zouden dit de processen ‘Quality Objectives’ (5.4), ‘Competence, Training and Awareness’ (6.2), en ‘Design and Development Verification’ (7.3.5) zijn. De opdrachtnemer wordt bevraagd op de aantoonbaarheid van de beheersing van de risico’s in deze processen.


De opdrachtnemer moet voor deze processen de reeds geconstateerde afwijkingen, inclusief verbetermaatregelen, overleggen. Het kan zo zijn dat er al verbetermaatregelen in gang zijn gezet. Het is van belang dat de opdrachtnemer coöperatief meewerkt en de toetsen niet als bedreigend ervaart. Dit heeft een wisselwerking met de wijze van bevragen door de (lead)auditor. De opdrachtnemer moet het gevoel hebben dat de toetsen hem helpen zijn kwaliteit te verhogen.

Toelichting

Opdrachtnemers moeten soms nog wennen aan het feit dat opdrachtgevers bij hen ‘in de keuken kijken’. Toetsen moeten daarom zeer nadrukkelijk open, professioneel en objectief worden uitgevoerd. Toetsen gaat om het constateren van feiten, niet om meningen.

17


11 oktober 2011

Stap 3 - Bevindingen


De Procestoetsen leiden tot de bevindingen dat de opdrachtnemer: • het planningsproces wel correct heeft beschreven en ook heeft geïmplementeerd maar niet naleeft, • wel beleid heeft met betrekking tot competentiemanagement maar het proces niet heeft geïmplementeerd en daarom feitelijk niet weet welke kennis en kunde hij in huis heeft en • het ontwerpproces heeft beschreven, daadwerkelijk heeft geïmplementeerd en ook volgt maar hierin de behoefte aan specifieke skills onvoldoende heeft opgenomen.


De opdrachtgever meldt (conform de afspraken in het contract) de bevindingen formeel aan de opdrachtnemer en verheft tegelijk de bevinding tot een tekortkoming. De opdrachtgever verzoekt de opdrachtnemer corrigerende maatregelen te nemen. De opdrachtgever zal een hertoets inplannen op de effectiviteit van de verbetermaatregelen. Bij weer niet voldoen aan de eisen zal de opdrachtgever de betaling stopzetten.


De opdrachtnemer houdt in het afwijkingenregister zijn bevindingen (inclusief de bevindingen die bij interne audits zijn geconstateerd) bij. De opdrachtnemer zal moeten aangeven wat de consequenties zijn en hoe hij de situatie zal herstellen en zal zonodig processen aanpassen om herhaling te voorkomen.

Toelichting

Beide partijen moeten blijven inzien dat beiden een belang hebben bij het herstellen van de situatie, een gemeenschappelijk belang en doel. Beide partijen moeten zich realiseren dat vroeg ingrijpen in ieders belang is. Doorgaan zou voor beide partijen leiden tot vertraging, kwalitatief, slechte resultaten, disputen/boetes en imagoschade.

18


11 oktober 2011

Externe Kwaliteitsborging en SCB voor de ICT-sector Axel Zandbergen


11 oktober 2011

Nieuwe werkwijze Systems Engineering

EMVI EMVI

J-STD-016

SCB

Specificeren Specificeren

Offerte Offerte beoordeling beoordeling

… …

Contractbeheersing Contractbeheersing

BiSL

ASL

Risman

Risicomanagement Risicomanagement

Nieuwe werkwijze

ARVODI

ITIL

Contractvormen Contractvormen ARBIT

Projectmanagement Projectmanagement

IPM rollenmodel

20

SCB ..!

Prince2

UAV-gc D&C


11 oktober 2011

Voorbereiden

Proces Marktbenaderen en Gunnen

Specificeren Specificeren en en Ramen Ramen

!1 1e 1e Risicoanalyse Risicoanalyse !1 Aanbestedingsdocumenten Aanbestedingsdocumenten

Uitvragen Uitvragen

Inlichtingen Inlichtingen

Offereren Offereren

Kwaliteitssysteem Kwaliteitssysteem

Contracteren Contracteren Inrichten Inrichten

Uitvoeren

Leveren Leveren

Gunning Gunning

▲ ▲

► ►

!2 2e 2e Risicoanalyse Risicoanalyse !2

!!33 Risicobeheersing

Factureren Factureren en en Betalen Betalen

Afronden

??

▼ Toetsen Toetsen ▼ Bevindingen Bevindingen

Bijsturen Bijsturen Betalen Betalen

√√

€€

==

Accepteren Accepteren

Evalueren Evalueren Afsluiten Afsluiten

SCB

Inkoop proces

21


11 oktober 2011

Aanbesteden • Contractvormen – ARBIT, ARVODI • In bestek eisen stellen aan: – Kwaliteitsmanagement(systeem) – Risicomanagement – Toetsen – Testen – Accepteren – …. • Functioneel specificeren – Opdrachtgever gaat over eisen, opdrachtnemer over oplossingen

22


11 oktober 2011

!!

Risicomanagement • Eerste risicoanalyse • Tweede risicoanalyse • Risicobeheersing

1e 1e Risicoanalyse Risicoanalyse

!!11 !!22 !!33

23


2e 2e Risicoanalyse Risicoanalyse

Risicobeheersing Risicobeheersing

11 oktober 2011

Toetsen, Bevindingen, Bijsturen, Betalen

▼ ▼

• Risicogestuurd: geen risico, geen toets • Toetsmix: – Systeemtoets – Procestoets – Producttoets • Bevindingen: – Tekortkomingen • Betalen – Op planning – Op poortgang – Op product

24


11 oktober 2011

Beoordelen, Accepteren, Aanvaarden • •

25

√√

Verantwoordelijkheid blijft zoveel mogelijk bij de opdrachtnemer (‘eyes on, hands off’) De opdrachtgever accepteert/aanvaart pas aan het eind


11 oktober 2011

Meer regie, minder uitvoering Van ..

Naar ..

Vertrouwen

Mate van vertrouwen

Mate van controle

Controle

Mate van afstand

26


11 oktober 2011

Overeenkomsten maar ook verschillen GWW-sector

ICT-sector

• • •

• • •

• • •

Contractvormen UAV-gc, D&C, … Duidelijk rollenmodel Eyes-on, hand-off – afgebakend – functionele specs – scheiding eisen-oplossingen RWS dominante opdrachtgever Marktpartijen gewend …

• • •

Contractvormen ARBIT, ARVODI Project/proces focus (Prince2, ITIL, ASL, ...) Co-development – omgeving bepalend – input gebruikers – iteratief RWS één van velen Nieuw voor marktpartijen …

Bewezen Risicogestuurd Standaard werkwijze

Scepsis: leerervaring nodig Cultuur van accepteren en testen Vertaling en tuning nodig Leren loslaten …

27


11 oktober 2011

Van huidig naar doel RWS brede projecten

Eigen projecten

Houding en gedrag

Opdrachtgeverschap

Werk proces

Mensen en Organisatie

Tools

5

Volwassenheidsniveaus

Uiteindelijk doel 4

3

Eerste ambitieniveau

Huidige situatie 2

1

28


11 oktober 2011

Einde ...

29


11 oktober 2011

Beheersen door los te laten

Recommend Documents