MIJLPALENSPEL Deze tool maakt onderdeel uit van het project Kompas Duurzaam Goederenvervoer. Dit project is mede mogelijk gemaakt door een bijdrage uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling in het kader van OPZuid
Deze tool is ontwikkeld door Between-us
Handleiding Mijlpalenspel Benodigdheden
Uw eerder geformuleerde toekomstbeeld en de gewenste (eind)doelen (zie stap 4 roadmap); Grote vellen papier; Stiften; Een set van geprinte kaartjes van de toekomstige mijlpalen (minimaal één set per groep); o Vergelijk of de kaartjes passen bij de thema’s die eerder zijn gekozen. Pas desnoods de kaartjes aan en/of zoek naar concrete voorbeelden van andere mijlpalen om de kaartjes te laten passen bij de thema’s. Eventueel kunnen hier ook de blanco kaartjes voor gebruikt worden. Tape.
Voorbereiding Schrijf op een vel papier de doelen en het toekomstbeeld op welke u met uw team geschetst heeft in Stap 4. Hang dit vel goed zichtbaar in de zaal waar u het spel speelt op.
-
-
Als de speldeelnemers binnen zijn, controleer of het toekomstbeeld en de (eind)doelen nog actueel zijn (wijs ze dus op het vel). Zo niet stel ze dan bij (gebruik stap 4 uit de roadmap hiervoor). Bij voorkeur voert u deze controle voor het spel alvast uit. Het opgehangen vel dient als handvat. Mochten de deelnemers afdwalen tijdens komende discussies, dan kunt u ze terugverwijzen naar het vel. Maak voor iedere groep een leeg vel papier waarop u aan de rechterzijde een groot vak zet en onderaan een pijl. Zie de volgende afbeelding.
-
Visie en (eind) doelen
2014
2015
2016
2017
2018
2019
nu
Stap 1. Instructie deelnemers Als u start begint u eerst met de uitleg van het “mijlpalen spel”. Grijp deze kans om het complete verduurzamingstraject nog eens toe te lichten, inclusief het stappenplan uit de roadmap. Bepaal vooraf:
o o o o
Wat u van de deelnemers verwacht; Hoe lang het duurt; Een persoon dient alle inzichten te notuleren die ontstaan tijdens het spel; Als de groep te groot is, kan u de deelnemers verdelen in kleinere groepen van c.a. 5 man. Zorg echter wel voor een coördinator per groep.
Stap 2.
-
Reik aan de groep (of bij meerdere groepen; iedere groep) het vel papier uit met het vak en de pijl.
-
Laat de groep op een vel papier het gewenste toekomstbeeld en doel opschrijven aan de rechterzijde. o Tip: Werkt u met meerdere groepen, dan kunt u de te bereiken (eind)doelen verdelen onder de aanwezige deelnemers.
Stap 3. Geef iedere groep een kaartset van de toekomstige mijlpalen. Laat de groep de mijlpalen uitzoeken die zij belangrijk vinden voor het bereiken van de doelen. Er zitten ook lege kaartjes in de set, waar deelnemers zelf op kunnen aangeven wat ze willen bereiken. (beperk het aantal mijlpaal kaarten tot 15)
Stap 4. Laat iedere groep de mijlpalen plaatsen op de tijdlijn, geef hiervoor een vaste tijd en laat de groep eerst de kaarten neerleggen zonder discussie. Desnoods krijgt ieder teamlid een deel van de kaarten die ze naar eigen inzicht neerlegt.
Stap 5. Laat de deelnemers in de groep discussiëren over de gekozen mijlpalen en de volgorde. Zorg voor een goede coördinatie/voorzitter. Uiteindelijk is het resultaat een overzicht van de te bereiken mijlpalen. Als alle mijlpalen zijn bereikt is zijn de (eind)doelen uiteindelijk ook bereikt.
Visie en doelen
Mijlpaal Mijlpaal Mijlpaal Mijlpaal
2014
Mijlpaal
2015
Mijlpaal
2016
2017
2018
2019
nu Stap 6
De deelnemers worden nu opgesplitst in groepen van 2 of 3 en vraag hen om te kiezen een aantal de mijlpalen uit te zoeken die ze interessant vinden. - Ze dienen nu op de mijlpaalkaart in te vullen (op bijvoorbeeld de achterzijde): o Welke acties nodig zijn om de mijlpaal te bereiken; o Wie daarvoor verantwoordelijk voor is; o Wat er voor nodig is (tijd/budget); o Hoe het bijdraagt aan het (eind)doel en de visie; o Wie de kaartjes hebben ingevuld. o (zie ook de stap 100 dagen actieplan) Voor u als spelleider is het van belang goed toe te zien op de tijd. Verder is het noodzakelijk dat alle kaartjes worden ingevuld. -
-
Zorg dat alle informatie goed wordt vastgelegd. In stap 6 van de roadmap gaat u namelijk de informatie omzetten in 100 dagen actieplannen. Stap 7
-
Vat alle benoemde mijlpalen samen en laat ieder twee- of drietal kort uitleggen wat zij inhoudelijk willen gaan doen. Geef aan dat de idees verder uitgewerkt gaan worden (eventueel door de twee- of drietallen) in een 100 dagen actieplan. Geef ook aan dat u tezamen nu een concreet actieplan heeft opgezet om te gaan verduurzamen.
We hebben een gedetailleerde en betrouwbare probleemanalyse gemaakt en diverse scenario’s uitgewerkt.
Vanaf het begin hebben we alle interne belanghebbenden erbij betrokken.
Analyses die voortvloeiden uit goed financieel beheer waren een belangrijke succesfactor.
We waren niet bang om nauw samen te werken en ideeën uit te wisselen met externe partijen.
Verantwoordelijkheden werden effectief onder belanghebbenden verdeeld.
We hebben onze prestaties vergeleken met die van andere bedrijven.
De verantwoordelijkheden tussen partners in de keten werden duidelijk benoemd en erkend.
We kregen steun van het management.
We hebben de belangrijkste ambassadeurs binnen ons bedrijf geïdentificeerd en voor ons team gewonnen.
We hebben een gemotiveerde, diverse en sterke coalitie van belanghebbenden samengesteld die verantwoordelijk was voor dit project en de veranderingen in gang heeft gezet.
We hebben ons Green Team gecheckt op zwakke onderdelen en ervoor gezorgd dat we een goede mix van mensen uit de organisatie hadden.
Betrokken belanghebbenden namen openlijk verantwoordelijkheid.
De hele organisatie werd zich bewust van de strategische impact van duurzaamheid op ons bedrijf en van komende veranderingen.
In geval van problemen werden chauffeurs persoonlijk aangesproken.
Het hoofddoel is om de mensen zelf de bakens te laten verzetten.
Vertrouwen van de chauffeurs was een essentiële voorwaarde om mee te doen, dus bezwaren moesten serieus genomen worden en beloften waargemaakt.
Aan de investeringen in het wagenpark gingen trainingen vooraf.
Stagiaires en jonge medewerkers hadden een positieve invloed op het meedoen aan de nieuwe werkwijze.
We stelden een duidelijk ‘zero tolerance’beleid in tegen notoire hardrijders.
Het tonen van voorbeeldgedrag in alle managementlagen kreeg speciale aandacht.
We organiseerden sessies om te horen wat chauffeurs van ons verwachten.
Het geven van feedback op prestaties werd ingevoerd door een begrijpelijke rapportage.
We creëerden een constructieve dialoog met de chauffeurs.
We stemden alle werknemers effectief af op de nieuwe gedragsregels en situatie.
Mensen met verschillende achtergronden werden niet langer aangeduid op basis van hun uiterlijk en afkomst.
Het beleid was erop gericht iedereen onderdeel te maken van dit project.
De communicatie was openlijk gericht op het verbeteren van de situatie.
Onderwijsinstellingen in de omgeving werden betrokken bij lokale maatschappelijke projecten.
Onderwijsinstellingen in de omgeving werden betrokken bij lokale milieu projecten.
Een competitie zuinig rijden verhoogde de aandacht onder chauffeurs en droeg bij aan het bestrijden van afwijkend negatief rijgedrag
We letten erop dat negatief ingestelde betrokkenen het proces niet verstoorden.
De strategische (project)manager was in staat om terug te komen op eerder genomen beslissingen en te handelen naar nieuwe inzichten.
We benoemden een betrouwbare en effectieve projectmanager die constant zichtbaar was en contact zocht met de chauffeurs.
Bedrijfsnetwerken en -activiteiten werden actief ingezet om het project te stimuleren.
We pikten de mensen eruit die de veranderingen tegenhielden en lieten hun de voordelen inzien.
Regels werden duidelijk kenbaar gemaakt.
Ambassadeurs werden gemobiliseerd om collega’s te enthousiasmeren.
In het begin focusten we op snelle winsten om het team te stimuleren.
Spontane initiatieven die in het project pasten werden aangemoedigd en beloond.
Een online community voor chauffeurs werd gefaciliteerd.
Personeel van betrokken belanghebbenden was duidelijk betrokken.
De resultaten moesten constant worden gemeten/bewaakt.
Er werden plannen opgesteld om het kennisniveau van bepaalde chauffeurs te verhogen.
Alle chauffeurs werden getraind om zuiniger te rijden.
Er werden plannen opgesteld om kansen te creëren voor de plaatselijke jeugd.
We lieten de chauffeurs het succesverhaal vertellen.
We hebben het programma met succes geïntegreerd in de strategische bedrijfsprocessen.
We hebben het materieel aangepast aan de behoeften van de chauffeurs.
Onze werknemers spraken enthousiast over het project.
Onze klanten spraken enthousiast over het project.
De overheid sprak enthousiast over het project.
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
