VERSLAG KVO overleg Bedrijvenpark De Wieken Vinkenhoef 13 april 2015 Vergaderlocatie:
Smink Transport, De Stuwdam 222
Deelnemers:
Edwin Besseling (vz), Ernst Beitler (gemeente Amersfoort), Rob Giltaij (VRU), Hans Horlings (secr), Martijn Hunneman (Amfors), Willem Mulder (Havi Logistics), Frans Smink (penn), Virgilia Spoel (verslag)
Afwezig:
Mieke van de Beek (gemeente Amersfoort), Dennis Hogeveen (politie Midden Nederland), Ton van Westerlaak (Amfors)
1 - Opening De voorzitter opent de vergadering om 13.03 en bedankt Frans voor de gastvrijheid.
2 - Verslag 10 februari incl. actielijst MBE - pagina 3 - de OCV rit Een evenementvergunningverlening acht men bij de gemeente niet noodzakelijk. MBE - pagina 5 - de “wateroverlast in de tunnels” Er werd gesteld dat er gereinigd werd op basis van een piepsysteem. Dat is nagevraagd. Ter info: standaard worden de kolken 1 keer per jaar door de Rova gereinigd. De kolken in tunnels en kolken op ‘speciale’ locaties meerdere keren per jaar. Bij een melding bij meldpunt Woonomgeving kan een kolk extra worden gereinigd. Actielijst: De deelnemers wordt gevraagd om de volgende keer voor de vergadering aan te geven of er actiepunten afgehandeld zijn en hoe. 50
De lijst met bedrijven waar een AED aanwezig is die is gereed, maar moet nog aangevuld worden met contactpersonen. Naast de AED’s bij bedrijven is het misschien een optie om er ook één centraal in het Bedrijvenpark op te hangen. BESLUIT: - de lijst wordt zonder contactpersonen op de website geplaatst en later aangevuld. - de mogelijkheden voor een centrale kast worden uitgezocht door HHO.
53
Afgehandeld.
54
De vraag ligt bij VVN. We zijn nog in afwachting van een reactie.
55
De sleutelkluis is besteld. Het slot wordt volgende week besteld. N.a.v. de calamiteitenroute wordt door FSM opgemerkt dat de calamiteitenroute vorige week is gebruikt. Dat was toen er reparatiewerkzaamheden plaats vonden op de kruising Wiekenweg/Zonnecel 1
i.v.m. een verzakte put. Het verkeer liep zodanig vast dat FSM besloten heeft de route tijdelijk open te stellen, zodat in ieder geval het zware verkeer via deze route kon afvloeien. Het hek is om 24.00 uur weer gesloten. 56
afgehandeld
57
De betreffende NB moet nog uit. HHO vraagt voor plaatsing eerst nog de richtlijnen op bij de gemeente. De vraag rijst voor wie de kosten zijn. ERB geeft aan dat de gemeente in het totale project Wieken Vinkenhoef hiervoor waarschijnlijk een budget heeft gereserveerd.
58
HHO geeft aan dat een bord waarschijnlijk vandalisme-gevoelig is en het daarom beter lijkt voor een sticker op het hek te kiezen. Een nieuwe sticker is sneller geregeld dan een nieuw bord. Het sleutelkluisje komt op de kolom waar het hek aan bevestigd is. Op de sticker wordt ook verwezen naar de website. WMU geeft aan de sticker te kunnen maken. HHO stemt dit met WMU af.
59
blijft staan
60
blijft staan
61
blijft staan
62
afgehandeld, zie verder agendapunt 4
63
HHO: Het bedrag dat in de begroting opgenomen moet worden voor de bewegwijzering bedraag € 1000,00.
64
Het is nu het eind van het strooiseizoen en dan wordt er geevalueerd. Bij de start van het nieuwe seizoen wordt er geïnventariseerd en dan wordt de Windturbine naar alle waarschijnlijkheid meegenomen, maar ERB meldt het nog even extra.
65
blijft staan
66
blijft staan. Er wordt voor een aantal grotere transportbedrijven bekeken of het interessant is om extra te strooien(eigen terreinen en aan- en afvoerwegen) en dit collectief bij een commerciële partij neer te leggen. Het gaat daarbij om strooien naast de basisvoorziening die terug te vinden is op de website van de gemeente. Er kan een keuze gemaakt worden op basis van een twee- of drietal offertes. BESLUIT: Er wordt eerst een offerte opgevraagd bij Eemfors. Dit pakken WMU en MHU in overleg op.
67
dit is een continue actiepunt en kan van deze lijst af
68
Dit is, mede in relatie tot nieuwe opdracht aan HHO die nog niet getekend is, even blijven liggen. HHO pakt dit nu z.s.m. op. Daarbij meldt hij dat Eemfors een partij is die dit eventueel voor Stedin kan oppakken.
69
afgehandeld
70
blijft staan
2
71
In dit kader is er contact geweest met Nederland Isoleert die standaard een aantal bedrijfswagens op de stoep laat parkeren en Ranzijn. Ranzijn heeft Nederland Isoleert toestemming gegevens om van hun parkeerterrein gebruik te mogen maken. BESLUIT: het feit dat dit door burenhulp is opgelost wordt ook gedeeld in de NB.
3 - Vaststellen van de agenda I.v.m. het tijdig moeten vertrekken van RGI worden de agendapunten 4 en 10 naar voren gehaald. Bij de mededelingen wordt de mail van MBE over de Safety Scan doorgenomen.
4 - Mededelingen Stand van zaken wijzigingen wegennet (MBE) Dit agendapunt is behandeld n.a.v. de bijlage bij de agenda ‘uitvoeringsschema Team Amersfoort Bereikbaar 2015-2016’ : De website wordt actueel gehouden op basis van de ontvangen informatie. HHO meldt dat de aanleg van de rotonde mogelijk nog vertraagd wordt, omdat er protesten van omwoners zijn over mogelijke geluidsoverlast. Bewegwijzering, stand van zaken (HHO) Iedereen ontvangt deze week de aangepaste offerte met het definitieve plan. De kosten die de Vereniging moet dragen zijn die van het welkomstbord, te weten € 1000,00. Dat is een eenmalige aanschaf en hoeft dus alleen dit jaar opgenomen in de begroting. Het totale traject t/m plaatsing omvat naar verwachting 3 maanden. BESLUIT/ACTIE: De ontvangen offerte wordt voor akkoord getekend door de vz. Vervolgens wordt de opdracht aan City Outdoor design verstrekt. Er gaat een gezamenlijke brief van de vereniging en City Outdoor design uit naar de gevestigde bedrijven. In die betreffende brief wordt ook opgenomen dat de tijdelijke bordjes die sommige bedrijven zelf geplaatst hebben voor 1 oktober moeten zijn verwijderd. VSP bewaakt d.d. om de verwijdering van de tijdelijke bordjes te controleren. Dit kan mogelijk in een schouw meegenomen worden. Eemfors (HHO) Er heeft inmiddels overleg plaats gevonden tussen ERB, HHO en TWE en MHU van Eemfors. ERB heeft iedereen hierover verslag uitgebracht per mail (2-4-15). Het doel van het overleg was om de verwachtingen die wij als bestuur hebben aangaande de invulling/uitvoering van Parkmanagement, te toetsen aan die van Eemfors. (o.a. minder uren vanuit het bestuur/Hans aangaande aansturing en controle, meer initiatieven vanuit Eemfors) Wij hebben afgesproken dat Ton en Martijn onze boodschap intern gaan opschalen en wij Mark van Wijk (unitmanager Eemfors) uitnodigen voor de eerstvolgende Stichtingsbestuursvergadering. Hij krijgt dan de gelegenheid om de visie van Eemfors te presenteren en is het aan ons om daar op te reageren. ACTIE: VSP opnemen op de agenda van de eerste volgende Stichtingsvergadering FSM: We hebben van Eemfors een aanmaning ontvangen over de factuur van februari. De betreffende factuur hebben we echter niet eerder ontvangen. Om de factuur betaalbaar te
3
kunnen stellen moeten we van Eemfors de originele factuur ontvangen met daarop de handtekening van HHO ter goedkeuring. Eemfors is van deze werkwijze op de hoogte. BESLUIT: FSM koppelt de juiste werkwijze nogmaals terug aan Eemfors. Safety First (MBE/HHO) Van MBE hebben we informatie ontvangen over de mogelijkheid om een Safety Scan uit te laten voeren voor het Bedrijvenpark. Het doel van een scan is het verbeteren van de algemene veiligheid op bedrijventerreinen met aandacht voor: openbaar gebied, brandveiligheid, inbraak, overval, diefstal, observatie beveiliging en overige onveilige situaties. Per scan kunnen minimaal 25 en maximaal 50 bedrijven worden gescand. Als we er voor kiezen om zo’n scan uit te laten voeren dat is daarvoor een deel-subsidie van € 1.500,00 vanuit CVV beschikbaar. De volgende vragen en opmerkingen komen naar voren: - Gebeurt het objectief, zit er geen commerciële partij achter? - Het is goed om prijzen te vergelijken met andere aanbieders. - De vraag is of we er behoefte aan hebben. KVO is ook objectief, heeft een scan op dit moment meerwaarde? - Het is wel een actueel thema. - Hebben we het geld er voor over? - De kosten incl. subsidie vallen mee en er ligt dan wel een rapport wat een aantal jaar mee gaat. - Verzekeringen pakken voor grote bedrijven dit ook gedeeltelijk op. - Misschien een conceptrapport inzien/ een goede referentie - Moeten we het aan de leden voorleggen? - Grote bedrijven hebben het vaak al geregeld, voor kleine bedrijven kan het misschien interessant zijn. - De uitkomst zegt ook wat over wel of geen collectieve beveiliging. BESLUIT/ACTIE: RGI vraagt referenties op. In het volgende KVO overleg komt dit punt weer op de agenda, zodat we de referenties kunnen bekijken en eventuele alternatieven kunnen bespreken.
5 – Sluiproute door de tunnel (WMU) De piramide in de fietstunnel heeft zeker een maand of twee plat gelegen, waardoor de mogelijkheid van sluipverkeer ontstaat. Sinds twee weken staat die weer omhoog. MHU: in het strooiseizoen wordt er vaak voor gekozen om ze neer te halen HHO: ook in het kader van de bouw kunnen ze hem neerhalen. Als er geconstateerd wordt dat de piramide plat ligt kan er daarover een melding gedaan worden bij het meldpunt. Je kunt ook een melding doen via de Buiten Beter app. BESLUIT: In de NB wordt ook een item besteed aan de Buiten Beter app.
6 – Beplanting langs fietspad (WMU) Op de fietsgangersoversteek bij Ranzijn is eind vorig jaar gesnoeid om de verkeersveiligheid te vergroten. Nu is daar opnieuw aangeplant waardoor het zicht weer is afgenomen. ERB: het klopt dat er langs het fietspad nieuwe beplanting is geplaatst. Dit is gebeurd in het kader van een plan wat er lag om langs de Oude Lage Weg het oude type beplanting, te weten Elzen en Berken opnieuw aan te planten. BESLUIT : HHO neemt de situatie mee in het gesprek dat hij volgende week heeft met Sip de Jong van de gemeente.
7 - Verzakking kruispunt Wiekenweg/Zonnecel WMU meldt dat het goed is om te constateren dat na een melding bij het meldpunt binnen drie dagen gereageerd is en de verzakking op het kruispunt Wiekenweg/Zonnecel binnen twee weken gerepareerd is.
4
8 – Stand van zaken n.a.v. schouw 24-11-14 De graffiti op de Stedin-huisjes is het enige punt dat nog open staat. De zaken met Eemfors zijn destijds doorgesproken met Peter Peeters en zouden door hen opgepakt worden. BESLUIT: - Tijdens de volgende vergaderingen worden de openstaande zaken doorgenomen aan de hand van het logboek. - De informatie n.a.v. een gehouden schouw wordt ook gedeeld met de leden en bewoners. Dit kan via de NB met een link naar de website waar het logboek geplaatst wordt.
9 - Plan van aanpak KVO 2014-2016 (HHO) Punt 1 In de praktijk blijkt dat niet alle huurders goed geïnformeerd zijn over de mogelijkheid om meldingen op het gebied van ‘schoon’, ‘heel’ en ‘veilig’ te kunnen doen via het Meldpunt. Dit blijft dus een punt van aandacht. Punt 7 Vorig jaar is er een brief uitgegaan waarin een aantal grondeigenaren gewezen zijn op het belang van het onderhoud en het beheer van het eigen terrein. Daar zijn geen reacties op binnen gekomen en ze hebben ook geen actie ondernomen. Het is goed als daar nu weer een vervolg op komt. BESLUIT/ACTIE: In het belang van dossieropbouw worden de eigenaren nogmaals aangeschreven met dit keer een kopie aan Eemfors. Eemfors kan dan ook actie ondernemen richting de betreffende eigenaren in de vorm van een voorstel. Meer kunnen we op dit moment niet doen. Mochten er in de toekomst zich buren melden met dezelfde klachten dan wordt dit besproken in de vergadering om te komen tot een plan van aanpak. VSP controleert of er over onderhoud eigen terrein ook iets is opgenomen in de statuten. Punt 13 en 14 Deze punten komen aan de orde in de enquête die gehouden wordt door de stagiaire. Punt 15 Dit punt moet één keer per jaar terugkomen in de NB en indien mogelijk aangevuld met actuele informatie vanuit een schouw. ACTIE: HHO werkt het plannings- en uitwerkingsschema uit de KVO rapportage bij. EBE: Moeten we de leden vragen of we met KVO doorgaan of hebben we al mandaat om door te zetten. BESLUIT/ACTIE: HHO gaat na of hierover iets is opgenomen in de door de eigenaren te tekenen overeenkomst.
10 – Rapportages Politie Het overzicht van de Politie is toegevoegd aan de agenda. Er hebben zich in het eerste kwartaal weinig calamiteiten voorgedaan. De 7 verkeersongevallen is inclusies evt. verkeersongevallen op de Hogeweg. Brandweer De rapportage is niet binnen gekomen.
5
RGI meldt dat er geen meldingen waren in het eerste kwartaal en er één inspectie plaats heeft gevonden. Eemfors/Meldpunt woonomgeving De rapportage is niet binnen gekomen. MHU meldt dat er voor het Bedrijvenpark geen meldingen zijn binnengekomen in het eerste kwartaal. De meldingen rond de piramide in de fietstunnel zijn geregistreerd onder De Hoef. Volgende keer ontvangen we weer het complete overzicht, maar dan gesorteerd op categorie.
11 - Rondvraag en Sluiting WMU – Parkeren op de calamiteitenroute WMU heeft geconstateerd dat er een vrachtwagen geparkeerd stond op de calamiteitenroute. Misschien is het goed om aan de zijde van het Bedrijvenpark een bord te plaatsen met ‘verboden te parkeren i.v.m. calamiteitenroute’. BESLUIT: HHO neemt dit punt mee in het overleg volgende week met Sip de Jong van de gemeente. HHO – parkeren vrachtauto’s Het parkeren van vrachtauto’s achter Ranzijn en bij de woningen is nog steeds een probleem. Bij Ranzijn verzakt daardoor bijvoorbeeld ook de stoep. BESLUIT: HHO neemt dit punt mee in het overleg volgende week met Sip de Jong van de gemeente met de vraag of zij hierin nog wat kunnen doen richting de politie. HHO – De lenterit van OCV trucks Zijn er nog reacties binnen gekomen n.a.v. het aandoen van de lenterit aan het Bedrijvenpark. - Er zijn geen opmerkingen over ontvangen. RLA – Voortgang stage RLA is momenteel met interviews bezig. Inmiddels hebben er al plaatsgevonden met Bedrijvenpark Vathorst, De Ridder en een Bedrijvenpark in Soest. Die laatste heeft aangeboden om met ons mee te willen denken. Momenteel zijn zij bijvoorbeeld bezit met het inventariseren of camerabeveiliging een optie is voor hun bedrijvenpark. De voorzitter sluit de vergadering om 14.36 en bedankt de aanwezigen voor hun bijdrage.
ACTIELIJST Nr
Datum
Wie
Wat
Gereed d.d.
50
24 nov
HHO/VSP
54
24 nov
EBE
55
24 nov
RGI/HHO
Op de website vermelden van AED lijst en daarna aanvullen met de contactpersonen Bij VVN navragen of ze een advies kunnen geven m.b.t. de verkeersituatie Zonnecel/Oude Lageweg Hek Calamiteitenroute: RGI / HHO – sleutelkluis bestellen HHO – slot bestellen
57
2015 10-2
VSP
58
10-2
59
10-2
HHO/WM U DHO
60
10-2
VSP
In de eerstvolgende Nieuwsbrief een oproep doen om ideeën in te leveren voor de invulling van de nieuwe rotonde. Zorgen dat er instructiesticker komt bij het hek van de calamiteitenroute. De ambulancedienst informeren over de werkwijze van de calamiteitenroute De informatie over de calamiteitenroute op de website plaatsen en in de eerstvolgende Nieuwsbrief 6
Nog actie √ √ √
√ √ √ √
61
10-2
VSP
65
10-2
FSM
66
10-2
WMU/ MHU
68
10-2
HHO
72
13-4
HHO
73
13-4
VSP
74
13-4
HHO
75
13-4
VSP
76
13-4
FSM
77
13-4
RGI
78 79
13-4 13-4
VSP HHO
80
13-4
HHO/VSP
81
13-4
VSP
82
13-4
HHO
Item over definitieve bestek 2015 opnemen in eerstvolgende Nieuwsbrief. Incl. mogelijkheid tot opvragen. Contactgegevens van v. Deuveren doorzetten aan WMU Offerte(s) opvragen voor collectief strooien. In eerste instantie bij Eemfors. En bij bedrijven informeren of ze aan willen sluiten. Bij Stedin een verzoek neerleggen om de in de laatste schouw geconstateerde graffiti op de energiehuisje te laten verwijderen. Uitzoeken wat de mogelijkheden zijn tot het plaatsen van een centrale AED op het Bedrijvenpark In de NB vermelden dat Nederland Isoleert en Ranzijn afspraken gemaakt hebben over parkeren. De opdracht voor de bewegwijzering laten tekenen door de vz en doorzetten aan de leverancier. Vervolgens een gezamenlijke brief uit doen aan de gevestigde bedrijven. Bewaken dat op 1 oktober controle plaats vindt m.b.t. de te verwijderen zelf geplaatste verwijsborden Contact opnemen met Eemfors over declaratie februari en de te volgen stappen voor betaling Referenties opvragen van Retail Reality in het kader van het aanbod Safety Scan In NB een item opnemen over Buiten Beter app Meenemen in eerste afspraak met Sip de Jong: - beplanting naast fietspad / oversteek bij Ranzijn -bord verboden te parkeren op calamiteitenroute - parkeerprobleem vrachtauto’s achter Ranzijn en bij woningen Nogmaals de eigenaren aanschrijven die hun perceel niet of slecht onderhouden. Daarbij dossier opbouwen. Statuten nakijken op verplichtingen m.b.t. het onderhoud van en perceel. In de overeenkomsten opzoeken of het bestuur mandaat heeft om door te gaan met de KVO certificering.
7
√ √ √ √ √ √ √
√ √ √ √ √
√ √ √
