MENYUSUN PRESENTASI BISNIS YANG EFEKTIF Semarang, 24 Maret 2010
Coba perhatikan gambar berikut ini …
Perhatikan foto di samping …
PricewaterhouseCoopers
Jika anda ingin menunjukkan kesan “cuaca yang sangat buruk”, mana foto yang paling mewakili?
PricewaterhouseCoopers
Pelajaran yang dapat dipetik …
• Sebagaimana mata, otak juga memproses informasi
berdasarkan struktur dan isinya. Semakin terstruktur informasi, semakin mudah dicerna oleh si penerima. • Penyampaian informasi yang terstruktur juga mencerminkan
cara berpikir yang terstruktur. • Presentasi yang efektif tidak hanya berkaitan dengan isi pesan
(content) namun juga bagaimana pesan tersebut disampaikan.
PricewaterhouseCoopers
Bagaimana membangun struktur presentasi yang baik?
Bagaimana proses komunikasi bekerja …
Pesan
Pengirim pesan
Penerima pesan Lingkungan
PricewaterhouseCoopers
Presentasi adalah membangun argumen. Apa saja unsur yang perlu dipertimbangkan? Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Analisis terhadap situasi …
Elicit Yeses: Ambil posisi tidak kontroversial
Situasi
Mengingatkan: Bukan menginformasikan, membujuk atau memprovokasi
Relevan kontekstual atau informasi historis (yang telah terjadi)
PricewaterhouseCoopers
Analisis terhadap situasi …
• Indeks kepercayaan
konsumen meningkat • Pemerintah mengeluarkan
regulasi-regulasi yang mendukung UKM
Situasi
• Daya beli masyarakat
membaik • Nilai tukar rupiah terhadap
mata uang asing relatif stabil • Permintaan ekspor terhadap
barang/jasa x meningkat
PricewaterhouseCoopers
Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Tidak semua data diperlukan …
Kumpulkan Data
Saring data yang diperlukan
• Semakin lengkap data semakin baik • Meskipun demikian, singkirkan data yang tidak
relevan • Gunakan hanya data yang mendukung gagasan
anda
PricewaterhouseCoopers
Pilih Fokus atau Penekanan
Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Presenter harus memahami karakteristik audiens …
Profil Psikologis
Profil Demografis
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
PricewaterhouseCoopers
Pilih Fokus atau Penekanan
Profil psikologis audiens …
Profil Psikologis • Pandangan, nilai-nilai yang
Profil Demografis
dianut, dan sikap berkaitan dengan topik yang dibahas • Profil psikologis audiens
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
PricewaterhouseCoopers
mempengaruhi ketertarikan mereka terhadap topik presentasi
Audiens dapat berasal dari berbagai latar belakang …
Profil Psikologis • Etnis, agama, jenis
Profil Demografis
kelamin, umur, latar belakang sosial ekonomi, dsb. • Pertimbangkan faktor-
Profil Pengetahuan
faktor tsb dalam presentasi • Meskipun demikian,
hindarkan stereotifikasi
Profil Penerimaan
PricewaterhouseCoopers
Tingkat pemahaman di antara audiens dapat berbeda …
Profil Psikologis • Seberapa jauh tingkat
Profil Demografis
pemahaman audiens baik secara umum maupun berkaitan dengan topik yang disajikan • Pemahaman audiens
Profil Pengetahuan
Profil Penerimaan
PricewaterhouseCoopers
menentukan tingkat kedalaman dan pemilihan strategi presentasi
Pandangan audiens terhadap topik yang disajikan berbeda …
Profil Psikologis
Profil Demografis
• Bersahabat (friendly), tidak
bersahabat (hostile), netral, apatis, dan campuran • Setiap jenis audiens
memerlukan strategi yang berbeda-beda
Profil Pengetahuan
• Orientasi audiens dapat
berubah selama presentasi berlangsung
Profil Penerimaan
PricewaterhouseCoopers
Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Mulailah dengan menentukan tujuan presentasi anda … Tujuan Umum
Digunakan ketika …
Menginformasikan
Menjelaskan, menguraikan, atau memperkenalkan kepada audiens topik yang dipresentasikan
Mempengaruhi
Mendorong dan meyakinkan audiens untuk menerima suatu gagasan
Lain-lain
Menghibur atau merayakan sesuatu
PricewaterhouseCoopers
Dan hasil akhir apa yang anda inginkan dari presentasi … Tujuan Khusus
Pengaruh
Efek kognitif
Mempengaruhi pemikiran, pandangan dan pemahaman audiens
Efek afektif
Mempengaruhi perasaan dan emosi audiens
Efek perilaku
Mendorong audiens untuk melakukan sesuatu
PricewaterhouseCoopers
Pesan Model presentasi
Data
Argumen Situasi
Audiens PricewaterhouseCoopers
Struktur presentasi harus mengalir …
Situasi saat ini
PricewaterhouseCoopers
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
Tindakan yang diperlukan
Mulailah dengan mengidentifikasi situasi obyektif yang ada …
Situasi saat ini
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
• Identifikasi “situasi saat ini” … • Situasi adalah latar belakang atau keadaan yang
tidak akan dibantah oleh audiens anda
PricewaterhouseCoopers
Tindakan yang diperlukan
Apa tantangan yang diidentifikasi dari situasi tersebut …
Situasi saat ini
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
• Identifikasi tantangan, tujuan, atau masalah yang
akan didiskusikan • Bagian ini akan menentukan topik presentasi
anda
PricewaterhouseCoopers
Tindakan yang diperlukan
Contoh-contoh tantangan dalam dunia usaha …
SDM kita tidak terlatih untuk ini …
Pertumbuhan bisnis kita melambat
Waktu yang tersedia sangat terbatas …
PricewaterhouseCoopers
Perusahaan perlu melakukan investasi
? Bank meminta kita menyusun business plan yang komprehensif …
Pasar kita digerogoti pesaing
Pemerintah sudah menyepakati pemberlakuan ACFTA
Strategi kita tahun ini ternyata tidak berjalan baik …
Ajukan “pertanyaan kunci” yang akan dijawab dalam presentasi …
Situasi saat ini
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
• Pertanyaan kunci adalah pertanyaan yang berada
di dalam benak audiens, setelah memahami tantangan yang muncul • Tujuan presentasi adalah menjawab pertanyaan
kunci PricewaterhouseCoopers
Tindakan yang diperlukan
Contoh-contoh “pertanyaan kunci” …
Bagaimana meningkatkan kapasitas SDM?
Bagaimana mempercepat pertumbuhan usaha?
Bagaimana menyelesaikan proyek secara tepat waktu? PricewaterhouseCoopers
Bagaimana memperoleh dana untuk investasi?
? Apa format terbaik untuk mengajukan bisnis plan kepada bank?
Bagaimana merebut pangsa pasar?
Apa yang harus dilakukan utk mengantisipasi ACFTA?
Perlukan kita merevisi strategi kita?
Paparkan solusi untuk menjawab “pertanyaan kunci” …
Situasi saat ini
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
Memuat opsi-opsi pemecahan masalah, dan pilihan terbaik yang diusulkan oleh presenter
PricewaterhouseCoopers
Tindakan yang diperlukan
Diferensiasi, cost leadership, segmentasi
Contoh-contoh opsi untuk solusi …
Rekrut, training, reward/ punishment
Ekspansi pasar, intensifikasi, pengembangan produk Mengidentifikasi critical path, memperbaiki manajemen proyek PricewaterhouseCoopers
Pinjaman, investor baru, dana internal
? Strategi perusahaan, kinerja keuangan, kondisi pasar, target usaha
Penerapan SNI, reposisi usaha, restrukturisasi
Merombak strategi, penyesuaian, dsb
Dan sampaikan apa yang diharapkan oleh presenter dari audiens …
Situasi saat ini
Tantangan/ Tujuan
Pertanyaan Kunci
Solusi
Memuat hal-hal yang diharapkan oleh presenter dari audiens
PricewaterhouseCoopers
Tindakan yang diperlukan
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan …
Penekanan, penekanan dan penekanan …
Dalam presentasi atau diskusi, perhatikan urutan ini: - Sampaikan apa yang akan anda sampaikan (tell them what you’re going to tell them) - Sampaikan (tell them) - Sampaikan apa yang baru saja anda sampaikan (tell them what you just told)
PricewaterhouseCoopers
Lakukan pengujian atas struktur presentasi …
• Lakukan “elevator test”, presentasikan argumen anda kepada
seseorang yang obyektif dalam waktu 2-3 menit. Lihat apakah dia mengerti … • Bila dia mengerti, berarti struktur dan penalaran presentasi
anda “masuk akal” • Bila tidak, ada yang salah dengan struktur presentasi (atau
struktur berpikir?) anda
PricewaterhouseCoopers
Strukturkan jawaban anda atas pertanyaan audiens …
• Dalam presentasi anda mungkin akan menerima pertanyaan
tak terduga, dan harus dijawab dalam waktu yang sangat singkat. • Pastikan anda menjawab pertanyaan secara terstruktur,
dengan menggunakan parameter-parameter berikut: • • • • •
Waktu Geografis Perspektif masalah Cost vs benefit “Pendulum plan”
PricewaterhouseCoopers
Pastikan 5 menit pertama presentasi anda menarik …
•
The first 5 minutes may make or break your presentation
Jenis-jenis pembuka
•
Berikan sinyal di awal presentasi bahwa anda akan segera “memegang kendali”
• Statistik yang
•
Pastikan pembukaan anda menarik.
•
Anda dapat memilih pendekatan langsung (“Statistik menunjukkan 2 dari 3 laki-laki ternyata selingkuh”) atau tidak langsung (“Seberapa yakinkah anda terhadap kesetiaan pasangan anda?”)
PricewaterhouseCoopers
mengejutkan • Pertanyaan retoris • Peribahasa/kutipan • Anekdot • Kilas balik, atau
ramalan
Selain itu, perlu dipertimbangkan juga hal-hal berikut …
Gunakan contoh, kasus atau cerita
Gunakan data dan statistik
“One slide for one story”
PricewaterhouseCoopers
Pilih judul yang mencerminkan “tantangan” yang akan dijawab
Berikan penekanan pada kesepahaman
Visual, visual, visual Tetaplah jujur. Ungkapkan buktibukti yang saling bertentangan Hindari ekspose yang berlebihan pada satu sisi
Selamat Mencoba!
DISCLAIMER: Presentasi ini dibuat sebagai petunjuk umum dari topik yang dibawakan dan bukan merupakan nasihat profesional. Tidak ada keterwakilan atau jaminan (baik secara jelas maupun tersirat) terhadap keakuratan atau kelengkapan informasi yang terkandung dalam presentasi ini, dan sejauh yang diperbolehkan oleh undang-undang, KAP Tanudiredja, Wibisana & Rekan, PT Prima Wahana Caraka dan PT PricewaterhouseCoopers FAS (PricewaterhouseCoopers Indonesia), anggotanya, para karyawannya dan para agennya tidak mempunyai kewajiban, dan menolak semua tanggung jawab atas akibat perbuatan yang Anda atau orang lain lakukan atau tidak lagi dilakukan, terkait dengan informasi yang terkandung dalam presentasi ini atau pada setiap keputusan yang diambil berdasarkan presentasi ini.
© 2010 PricewaterhouseCoopers. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers ” refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of PricewaterhouseCoopers LLP (US).
