Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di Perusahaan PT kimia Farma (Persero), Tbk

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di Perusahaan PT kimia Farma (Persero), Tbk.

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di Perusahaan PT Kimia Farma (Persero), Tbk. melalui Penyempurnaan Struktur Organisasi Dalam Menghadapi Persaingan di Era Globalisasi dan Asean-China Free Trade Area (A-CFTA) JAM 12, 4 Diterima, Oktober 2014 Direvisi, Nopember 2014 Disetujui, Desember 2014

Rd. Much. Jusup Nurgraha Pengajar Fakultas Bisnis Manajemen Universitas Widyatama

Abstrak: In globalization era and A-CFTA competition are getting tighter, in order to survive PT Kimia Farma (persero) must be synchronized of working plan between research and development department with marketing department. The improvement of organization structure must be done in order to compete the changing of competitive atmosphere through the direction improvement, objectives, business process to be more effective and efficient. In addition, the improvement of workers’ quality is based on job analysis through competency improvement. The respondents are chosen through the consideration of their direct contribution on business activity process by using interview, observation, and survey method. The researcher arranges the improvement through developing of organization structure, developing business process, arranging job analysis based on competency business process, designing the improvement of organization structure based on business process and job analysis in whish has competencies in research and development department. The results of this study are the improvement of vision, mission, objective, organization value, business process by making a proposal for new products, job analysis by adding some competencies. From this improvement arrangement shows that organization not only department based on function but also department based on product and function using decentralization system. Keywords: organization objectives, business process, job analysis based on competencies, organization structure

Jurnal Aplikasi Manajemen (JAM) Vol 12 No 4, 2014 Terindeks dalam Google Scholar

Alamat Korespondensi: Rd. Much. Jusup Nurgraha Email: jusup.nurgraha@ widyatama.ac.id./No. Hp. 08122339965

Abstrak: Di era globalisasi dan A-CFTA kompetisi semakin ketat, agar bertahan dan bersaing PT Kimia Farma (Pesero), Tbk harus dapat mensinkronisasikan rencana kerja Unit Riset & Pengembangan dengan Unit Pemasaran. Hal ini perlu penyempurnakan struktur organisasi dalam mengikuti perubahan iklim kompetisi melalui penyempurnaan arah, tujuan, proses bisnis yang ada saat ini agar lebih efektif dan efisien serta peningkatan kinerja SDM yang didasarkan pada job analysis melalui penyempurnaan kompetensi yang ada. Penyempurnaan tersebut dengan mengambil responden yang berkontribusi langsung pada aktivitas proses bisnisnya dan menggunakan metode penelitian wawancara, observasi dan survei. Jenis penelitian yang dilakukan adalah merancang penyempurnaan yang meliputi, arah pengembangan struktur organisasi, mengembangkan proses bisnis, merancang job analysis berdasarkan proses bisnis yang berkompetensi, mendesain penyempurnaan struktur organisasi yang berdasarkan proses bisnis dan job analysis yang berkompetensi di Unit Riset & Pengembangan. Hasil penelitian adalah penyempurnaan visi, misi, tujuan/sasaran, value organisasi, penyempurnaan proses bisnis dengan membuat standar operasional prosedur pengajuan proposal penelitian produk baru, penyempurnaan Job Analysis di tambahkan dengan beberapa kompetensi. Dari rancangan

TERAKREDITASI SK DIRJEN DIKTI NO. 66b/DIKTI/KEP/2011 679

ISSN: 1693-5241

679

Rd. Much. Jusup Nurgraha

penyempurnaan organisasi terlihat bukan lagi hanya sebagai depertementalisasi berdasarkan fungsi tapi departementalisasi berdasarkan produk dan fungsi dengan sistem desentralisasi. Kata Kunci: arah dan tujuan organisasi, proses bisnis, job analysis berbasis kompetensi, struktur organisasi

PT Kimia Farma (Persero),Tbk. adalah perusahaan Badan Usaha Milik Negara bergerak dibidang farmasi. Pada tahun 1991, PT Kimia Farma (Persero), Tbk. mendirikan Unit Riset & Pengembangan yang bertujuan melaksanakan kegiatan penciptaan dan pengembangan produk-produk baru sesuai kebutuhan pasar selain reformulasi dan defferensiasi produknya. Struktur organisasi yang ada di Unit Riset & Pengembangan masih terlihat kurang optimal dalam fungsi kerjanya sebagai inti (core) dari industri farmasi dalam menghadapi persaingan di dalam negeri maupun diluar negeri. Dengan adanya ketidakpastian lingkungan perlu ditunjang dengan pengetahuan learning organization. Salah satu pondasi menuju perusahaan yang berlandaskan learning organization terletak pada ada tidaknya sistem dan struktur organisasi yang tepat dan efektif. Adanya permasalahan-permasalahan yang akan dan sedang dihadapi, maka rumusan masalah yang akan diteliti adalah Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset & Pengembangan di Perusahaan PT Kimia Farma (Persero), Tbk, melalui Penyempurnaan struktur organisasi dalam menghadapi persaingan di era globalisasi dan A-CFTA. Kebijakan penyempurnaan organisasi di Unit Riset & Pengembangan untuk melakukan perubahan atau penataan ulang sehingga sesuai kebutuhan perusahaan dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan sekitar organisasi. Penilaian kinerja organisasi yang ekselen dapat dipakai kriteria Baldrige salah satunya adalah pengukuran, analisis, dan pengelolaan pengetahuan (measurement, analysis, and knowledge management). Menurut Carl Davidson dan Philip Voss (2003), mereka mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka, identifikasi pengetahuan yang dimiliki karyawan, menyimpan dan membagi di tim, meningkatkan dan terjadi inovasi. Salah satu ciri dari sumber daya yang berbasis pengetahuan adalah memiliki knowledge yang memadai dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka sesuai dengan

680

analisis jabatan berbasis kompetensi. Agar penerapan kompetensi di dalam organisasi dapat memberikan nilai kompetitif, maka proses pengembangannya harus selaras dengan misi, strategi, tantangan, maupun sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi. Agar penerapan model kompetensi dapat berjalan secara efektif, dipilih aplikasi model kompetensi yang akan memenuhi kebutuhan mendasar dari organisasi. Tujuan dari penyempurnaan struktur organisasi Unit Riset & Pengembangan adalah untuk meningkatkan fungsi Unit Riset & Pengembangan sebagai inti (core) bisnis dan daya saing PT Kimia Farma (Persero), Tbk. dalam menghadapi persaingan. Restrukturisasi organisasi juga bertujuan dapat mengurangi adanya produk-produk baru yang idle dengan menyempurnakan proses bisnis yang ada.

METODE Perusahaan yang dianalisis adalah Unit Riset & Pengembangan PT (Persero) Kimia Farma, Tbk.

LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN Studi Pustaka Memperoleh informasi sebagai landasan dalam membantu pemecahan permasalahan yang telah terindentifikasi. Diperoleh dari literatur dari para ahli serta hasil-hasil penelitian terdahulu.

Studi Pendahuluan Membuat suatu penggabungan antara masalah yang telah terindentifikasi dengan studi pustaka sebagai dasar teoritis yang diperoleh dari literatur para ahli serta hasil-hasil penelitian terdahulu.

Identifikasi Masalah Mempelajari dan mengidentifikasi permasalahan yang timbul di Unit Riset & Pengembangan dalam

JURNAL APLIKASI Nama Orang MANAJEMEN | VOLUME 12 | NOMOR 4 | DESEMBER 2014


Gambar 1. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan

peranannya sebagai inti (core) di tubuh PT Kimia Farma (Persero), Tbk.

berdasarkan proses bisnis dan job analysis yang berkompetensi.

Merumuskan Masalah

Sumber Data

Bertujuan merumuskan permasalahan dalam sebuah metode perancangan.

Data Primer melalui wawancara langsung dengan pihak perusahaan dan pengisian kuesioner yang disebarkan kepada sejumlah responden yang terpilih. Data Sekunder dari eksternal yaitu artikel, internet, surat kabar, jurnal, majalah, tulisan ilmiah.serta data sekunder internal dari dokumen perusahaan yang dianggap relevan dengan topik perancangan.

Tujuan Perancangan Bertujuan untuk mengoptimalisasikan kinerja Unit Riset & Pengembangan melalui restrukturisasi organisasi dalam menghadapi persaingan.

Jenis dan Sumber data

Teknik Pemilihan Responden

Jenis Penelitian

Penggunaan purposive sampling, sample yang dipilih berdasarkan, pertama merupakan penangung jawab atas proses bisnis, kedua merupakan sampel yang akan berperan dalam kinerja organisasi sesuai dengan struktur organisasi. Ketiga, merupakan karyawan yang memiliki kompetensi jabatan strategis di dalam struktur.

Jenis penelitian yang dilakukan di Unit Riset & Pengembangan adalah merancang penyempurnaan arah pengembangan struktur organisasi, mengembangkan proses bisnis, merancang job analysis berdasarkan proses bisnis yang berkompetensi, mendesain penyempurnaan struktur organisasi yang

TERAKREDITASI SK DIRJEN DIKTI NO. 66b/DIKTI/KEP/2011

ISSN: 1693-5241

681


Tabel 1. Identifikasi faktor/Variabel (Operasional Variabel) Variabel

Analisis Pekerjaan Berbasis Kompeten si

Definisi Operasional OD adalah suatu upaya intervensi terhadap organisasi yang meliputi desain & struktur, nilai & budaya serta sistem & proses dalam upaya untuk meningkatkan / mengoptimalkan efektifitas organisasi dalam rangka untuk memastikan tercapainya sasaran organisasi.

Sub Variabel Visi Misi Sasaran

Strategi Departemen talisasi

Bisnis

Gary Dessler(2008), struktur organisasi menggambarkan pula pola hubungan antar pihak internal (eksekutif, manajer dan pekerja) dan pola hubungan antara pihak internal dengan pihak eksternal (para konstituen organisasi)

Rantai komando & Rentang kendali

Sentralisasi dan Desentralisa si dan Formalisasi

Proses

S t ru k t u r O rg a nisa s i

Kumpulan dari proses yang mendukung prosesproses operasional dalam perusahaan. Proses bisnis berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Gary Dessler (2008), analisis jabatan adalah Pengemba prosedur untuk menentukan tanggung ngan jawab dan persyaratan Struktur keterampilan yang Organisasi dibutuhkan pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk jenis pekerjaan tersebut.

Kondisi/ situasi yang diharapkan muncul di masa depan. Cita-cita yang ingin diwujudkan pada masa yang akan datang Harapan dan tanggung jawab organisasi terhadap pelanggan atau masyarakat yang dilayani Sekumpulan tindakan terintegrasi yang merupakan cara-cara tertentu yang memungkinkan tercapainya visi yang digagas.

Suatu keadaan yang diharapkan muncul sebagai hasil dari penjabaran strategi berdasarkan prinsip SMART Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Rantai Komnado adalah garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. Rentang kendali jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh Manager Puncak secara efisien dan efektif. Sentralisasi sejauhmana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik didalam organisasi, sebaliknya banyak personel tingkat bawah yang memberikan masukan atau secara aktual diberi kebebasan memilih untuk membuat keputusan, semakin desentralistis suatu organisasi. Formalisasi adalah sejauhmana pekerjaan didalam organisasi dibakukan. Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar. Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.

Proses Bisnis Internal

Arah

682

Definisi Sub Variabel

Analysis jabatan berbasis kompetensi

Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin. Organisasi dapat mengelola dengan baik integrasi proses antar bagian. Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan. Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin. Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar. Deskripsi Pekerjaan adalah daftar pekerjaan, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan, dan tanggung jawab penyeliaan. Spesifikasi Pekerjaan adalah daftar “persyaratan tenaga kerja” untuk pekerjaan, yaitu syarat pendidikan, keterampilan, kepribadian dan seterusnya.



Teknik Pengumpulan Data

Penyempurnaan Visi

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan menggunakan instrumen kuesioner. Jumlah responden yang diambil sebanyak 9 responden yang terdiri, 4 responden dari penanggung jawab setingkat asisten manager dan 5 responden dari supervisor. Dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dan menggunakan kuisioner.

Visi lama masih menggambarkan Unit Riset & Pengembangan hanya memfokuskan pada hasil, sehingga perlu menambahkan Innovation and Creativity.

Penyempurnaan Misi Misi lama tidak memperhatikan efisensi dan efektifitas biaya penelitian dan pengembangan pada sistem informasi dalam menunjang kegiatan penelitian,

Menganalisa Hasil Perancangan Identifikasi Faktor

Pembuatan Kues ioner

Kues ioner pengumpulan data mengenai arah organisasi, Pro ses Bisnis, K ompetens i Unit Kerja, analisis jabatan berdasarkan kompetensi

Obs ervasi d ari Proses Bis nis Unit Riset & Pengembangan PT.Kimia F arma(Persero),Tbk.

Pengu mpulan Data

D ata Has il K ues ioner , Wawancara & Observasi

Dievaluasi : Hambatan dan Tantangannya

Penyempurnaan Struktur Or ganisasi,Pro ses Bisnis,Analis is Pekerjaan

Gambar 2. Langkah-Langkah Pengujian Data

Kesimpulan serta Saran

Penyempurnaan Tujuan/Sasaran

Memberikan bahan pertimbangan menyempurnakan struktur organisai yang tepat di Unit Riset & Pengembangan kepada pihak manajemen.

Tujuan Unit Riset & Pengembangan yang ada tidak mengandung unsur Cost Leadership, Product Leadership, Customer Intimacy, sehingga tujuan dan sasaran dari Unit Riset & Pengembangan pada kinerja organisasi kurang efektif dan efisien, dan harga pokok penelitian per produk menjadi tinggi.

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Arah Penyempurnaan Struktur Organisasi Dalam arah penyempurnaan struktur organisasi di Unit Riset & Pengembangan. tidak lepas dari penyempurnaan visi, misi, tujuan, strategi dan value dari organisasi.

Penyempurnaan Nilai (Value) Perusahaan Responden sebagian besar memilih pernyataan Teamwork, inovatif dan creativity, maka nilai-nilai organisasinya harus mendukung terhadap hal tersebut.


ISSN: 1693-5241

683


bahwa proses bisnis untuk pengajuan proposal penelitian produk baru belum memiliki standar operasional prosedur yang baku saat ini. Sehingga

Proses Bisnis Dari hasil wawancara dan observasi diperoleh data sebagai berikut:

FLO W DIAG RA M PEN ELITIAN YAN G SEDAN G BER JALAN SAAT IN I P IMP IN AN

PE N GADA AN

GUD A NG

LI ST P RO YE K

LI ST PR OY EK

LI ST BB

LI ST BB

LIST PR OY EK

K ON SE P P RO DU K

S TUD I P US TAK A

KO NS EP PR OD UK

STU DI PU S TAK A & P RO TOK OL V ALI D AS I PR OS ES

U N IT P ROD UKS I

MAR K . S E RV IC E

LI S T P RO YE K

PE NE LUS UR AN IN FOR M AS I

ALT ER NA TIF M ETODA AN ALI S A

P RO TAP & S P EC. B B

FAK TU R BB

DA TA / P R OTA P / P RO TO KO L V A LID AS I

LA

BK AC C

STU DI PU STA K A

AN ALI S A B B / BK LI ST B B / BK

R EGIS TR A SI

LIS T P RODU K K OM P ETI TO R

LI ST BK

PE M ES AN AN

LI ST B B / BK

A N AL ISI S

F ORMU LA SI

PE MB EL IA N

PROSE S PE MBU ATAN D OKU ME N

N C H EC K

PR O TOK OL D I SS OLU SI

P R OTA P & SP EC . BB

DA TA / P R OTA P / PR OTO KO L V A LID AS I

Y F AK TUR BB

LA

EK STR AK SI

PR OTO KO L DI S SO LUS I

BB P RO TOK OL STA BI LI TA S

PR OTO KO L S TA BI LI TAS

ANALIS A & VALIDA SI METODA

A LTER NA TI F FO RM U LA

E. D

CH EC K N Y LA

LA

C HE CK P RA R EG

C PB

N Y VA L ID A S I P RO S ES & TR I A L SK A L A P I LO T

S TA B ILITA S

C PB N

AN AL IS A S TA BI LI TAS

LA P . ST AB

Y C HE CK

E. D

DO K . RE G

N

AN ALISA OBA TJA DI

P RO SE S P RO TAP OB AT JA DI

DA TA T AM B AH AN

DA TA T AM BA H AN

P RO SE S C HE CK

PR OT AP OB AT JA DI

N

RE KA P

CP B

DO K. R EG

T RI A L P R O D UK S I

D OK . R EG

TR I A L PR O D U K SI

Gambar 3. Flow Diagram Penelitian saat ini di Unit Riset & Pengembangan

Dari gambaran proses bisnis yang berjalan saat ini tercermin Unit Riset & Pengembangan kurang mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga kurang dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin, kurang dapat mengelola dengan baik integrasi proses-proses antar bagian yang ada, kurang dapat memonitor secara sistematik aktifitasaktifitas pada setiap proses operasional dalam perusahaan, kurang dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin, kurang dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar. Dan dampak dari hasil penyempurnaan struktur organisasi yang ada tampak sekali perbedaan dengan perubahan lebih efektif dan efisien dalam proses penelitiannya. Selain itu dari hasil wawancara dan survei yang dilakukan kepada responden dan melakukan observasi lapangan di Unit Riset & Pengembangan diperoleh 684

dalam menentukan suatu proyek penelitian produk baru tidak didasarkan informasi riset pasar, dampaknya banyak hasil penelitian yang idle karena terjadinya gap dengan Unit Pemasaran guna memasarkan produk baru. Selain itu tidak adanya suatu komite yang mengevaluasi proposal usulan penelitian produk baru yang diajukan untuk diteliti dan untuk dipasarkan setelah penelitian tersebut selesai. Perancangan standar operasional prosedur pengajuan proposal penelitian produk baru adalah sebagai berikut:

Job Analysis berbasis kompetensi Usaha dalam melaksanakan tugas sehari-hari dalam rangka mencapai tujuan perusahaan Sebagian besar responden memilih kompetensi pemegang jabatan dituntut untuk memanfaatkan waktu dan atau sumber daya lainnya untuk mencoba



Gambar 4. Flow Diagram Penelitian Setelah Penyempurnaan Struktur Organisasi

Gambar 5. Usulan SOP Proses Bisnis Pengajuan Proposal Produk Baru

hal-hal baru atau mencapai tujuan yang menantang, sambil berusaha meminimalisasi resiko, namun kompetensi yang ada belum mengakomodir aktivitas tersebut.

Keberhasilan Usaha Pemegang Jabatan Berpengaruh terhadap Peningkatan Performansi Kerja Responden sebagian besar memilih satu kelompok kerja/sub-bagian (3–15 orang) guna keberhasilan


ISSN: 1693-5241

685


usaha pemegang jabatan berpengaruh terhadap peningkatan performansi kerja. Kamus kompetensi yang saat ini haruslah disempurnakan dengan kompetensi kemampuan mengarahkan/memberi perintah.

Melakukan Hal-Hal yang Baru bagi Perusahaan Responden sebagian besar memilih menerapkan hal-hal baru yang belum pernah dilakukan dan menurut perhitungan akan meningkatkan performansi perusahaan. Kompetensi yang ada saat ini belum mengakomodir, hal ini perlu penyempurnaan dengan menambahkan kompetensi yang sesuai guna keberhasilan usaha pemegang jabatan terhadap peningkatan performansi kerja.

Perhatian terhadap Penyimpanan dan Kualitas Data serta Perhatian terhadap Lingkungan Kerja Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk membuat sistem baru untuk meningkatkan kerapihan penyimpanan data dan memperbaiki kualitas data, dalam aktivitasnya yang saat ini berjalan dapat terlihat para pemegang jabatan selalu beradaptasi terhadap perubahan situasi, namun aktivitas yang dikerjakannya tidak memiliki penilaian kinerja oleh perusahaan.

Keterkaitan Waktu antara Timbulnya Masalah dengan Tindakan yang Diambil untuk Mengatasi Masalah Tersebut Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk bertindak cepat dan meyakinkan dalam mengatasi krisis, kondisi ini perlu didukung dengan kompetensi yang memfokuskan hal tersebut agar dapat memperbaiki atau meningkatkan hasil pekerjaan, menghindari timbulnya masalah dalam menciptakan peluang baru.

Usaha dalam Melaksanakan Pekerjaan di Jabatan Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk melaksanakan tugastugas lain di luar tugas-tugas yang sudah ditetapkan sebelumnya, kondisi ini memperlhatkan kegiatan para

686

pemegang jabatan loyalitas yang tinggi namun perusahaan kurang menilai loyalitas tersebut.

Usaha yang Dikeluarkan untuk Mencari Informasi Dalam Pekerjaan di Jabatan Saat Ini Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk melakukan penelitian selama beberapa waktu tertentu sehingga diperoleh umpan balik atau data-data yang dibutuhkan melalui koran, majalah atau sumber-sumber lain, namun omeensi yang ada belum mendasari aktivitas tersebut.

Tindakan Penyesuaian Diri yang Dilakukan oleh Pemegang Jabatan Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk menyesuaikan diri saat itu juga, sifatnya mendadak, dengan mencari informasi. Namun aktivitas tersebut tidak dinilai sebagai kompetensi oleh perusahaan.

Besarnya Perhatian yang Harus Diberikan Pemegang Jabatan terhadap Kebutuhan, Prioritas dan Tujuan Perusahaan dalam Melaksanakan Pekerjaan Responden sebagian besar memilih pernyataan pemegang jabatan dituntut untuk mengerti dan memberikan dorongan aktif pada misi dan tujuan organisasi dan memprioritaskan kebutuhan organisasi, hal ini harus dilandasi dengan kompetensi.

Perancangan Penyempurnaan Struktur Organisasi Struktur Organisasi Dalam merancang penyempurnaan struktur organisasi yang berdasarkan proses bisnis dan job analysis yang berkompetensi di Unit Riset & Pengembangan, peneliti menggunakan kuesioner sebagai data primer dan menggunakan sumber data internal sebagai data sekunder. Dalam Struktur Organisasi yang ada Bagian Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi bahan Alam menjadi satu kesatuan dipegang oleh satu penanggung jawab namun kenyataan dipegang oleh masing-masing Penanggung Jawab, sehingga menyimpang dari struktur organisasi yang ada.



Gambar 6. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan sesuai Surat Keputusan Direksi

Gambar 7. Kondisi yang Ada Tidak Sesuai dengan Surat Keputusan Direksi

Struktur Organisasi yang ada para peneliti fungsional seluruhnya di bawah langsung manager, berdampak tugas manager terlalu dibebani oleh proses langsung penelitian dari pembagian tugas hingga menerima laporan langsung dari para peneliti. Agar tugas manager tidak terlalu dibebani oleh proses penelitian secara langsung, maka perlu penyempurnaan struktur organisasi sebagai berikut:

Rantai Komando dan Rentang Kendali Responden sebagian besar memilih pernyataan Chain of command, berdasarkan pernyataan tersebut untuk rantai komando dan rentang kendali organisasi Unit Riset & Pengembangan memakai chain of command yang menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi.

Gambar 8. Struktur Organisasi Unit Riset & Pengembangan Baru

Departementasi

Sentralisasi atau Desentralisasi

Responden sebagian besar memilih pernyataan departementasi berdasarkan produksi, selama ini organisasi Unit Riset & Pengembangan tergolong kepada departementasi berdasarkan fungsi.

Responden sebagian besar memilih pernyataan desentralisasi, berdasarkan struktur organisasi Unit Riset & Pengembangan, terlihat saat ini kelompok peneliti jabatan fungsional tersentralisasi kepada Manager.


ISSN: 1693-5241

687


Implikasi Hasil Rancangan Tabel 2. Perbandingan antara Struktur Organisasi lama dengan Usulan Hasil Prancangan Struktur Organisasi Baru

No.

1.

2.

3.

4.

688

Hasil Evaluasi Data Organisasi Lama Aktivitas penelitian terbagi dua bagian : Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam. Pengembangan Metoda Analisa dan validasi

Dalam Struktur Organisasi yang ada penanggung Jawab Bag. Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam menjadi satu kesatuan dipegang satu penanggung jawab namun kenyataan yang ada Bag. Pengembangan Formulasi dan Bag.Ekstraksi Bahan Alam dipegang oleh masing masing Penanggung Jawab.

Dalam menentukan produk baru tidak didasarkan informasi riset lapangan terlebih dahulu dan merupakan crass program dari rencana penelitian yang sudah ada.

Registrasi obat sudah bukan dilaksanakan oleh Bag.Pengelolaan Informasi dan Registrasi telah dilimpahkan ke Bag.Pemasaran, sehingga fungsi yang saat ini hanya mempersiapkan dokumen penelitian sebagai pendukung data pendaftaran registrasi ke BPOM dan desain kemasan untuk suatu produk, sedangkan penanggung jawab saat ini memiliki jabatan yang cukup tinggi dan tidak seimbang dengan tugas bobot kinerjanya.

Dampak yang ditimbulkan dari Organisasi Lama Sering terjadi dalam proses penelitian saling menunggu antar bagian, sehingga target penelitian selalu tidak tercapai. Hal tersebut akan berdampak pada tidak jelasnya tanggung jawab dan wewenang nya, selain itu juga akan berdampak pada ketidak jelasannya pelaporan kinerjanya

Banyak penelitian yang idle karena terjadinya gap dengan pemasaran guna pemasaran produk yang sudah selesai.

Kurang optimalnya kinerja bagian tersebut

Penyempurnaan Perlu adanya sentralisasi penangung jawab dari bagian yang bertanggung jawab dalam proses kegiatan penelitian yang disebut “Product Development” yang memiliki fungsi –fungsi tugas : Row Material Formulasi Analisa Sintesa Stabilitas Pilot Product

Harus adanya suatu bagian yang menangani “Information Research” yang memiliki fungsi tugas sebagai : Researcher Analyst - Market &Customers - Technology - Legal/Patent - Basic Material - AMDAL & Operation / Partnership Contoller Dalam hal pembukaan bagian ini merupakan peleburan dari Bagian Informasi dan Registrasi yang ada pada struktur organisasi saat ini

Kelebihan usulan Organisasi Baru Tidak akan terjadi lagi dua kebijakan dan keputusan yang dapat saling bertentangan

Ket. Penanggung jawab harus memiliki skill yang dapat mengendalikan dan mengetahui semua sarana dan prasana baik Metoda Analisadan Validasi, Pengembangan Formulasi dan ekstraksi bahan alam.

Dasar pengajuan proposal penelitian produk baru telah didasarkan pada riset market dan pasar sehingga bag.pemasaran dapat memasarkan produk baru

Menyeimbangkan posisi jabatan dengan tugas jabatannya sehingga dapat mengoptimal kan kinerja organisasi


Pelatihan dan penamba-han wawasan dalam meningkan skill untuk melaksanakan Research Analysis


No.

Hasil Evaluasi Data Organisasi Lama

5.

Tidak tersedianya suatu badan atau komite yang mengevaluasi layak dan tidaknya proposal usulan penelitian produk baru yang diajukan untuk diteliti dan untuk dipasarkan setelah penelitian tersebut selesai.

6.

Struktur organisasi yang ada para peneliti fungsional yang sebagian besar apoteker seluruhnya di bawah langsung manager, sehingga fungsi dari Bagian Pengembangan Formulasi dan Ekstraksi Bahan Alam dan Pengembangan Metoda Analisa dan Validasi terlihat hanya sebatas sebagai penanggung jawab laboratorium penelitian saja., sedangkan tugas manager dalam struktur bagan organisasi yang saat ini berjalan terlalu d ibebani oleh proses langsung penelitian dari pembagian tugas hingga menerima laporan langsung dari para peneliti, hal tersebut menyimpang dari tugas,tanggung jawab sebagai seorang manager.

7.

8.

Penelitian yang dilaksanakan di Unit Riset & Pengembangan selalu menunggu informasi dari pihak pemasaran.

Belum adanya pedoman job analisis yang didasarkan pada kompetensi yang jelas dan baku di Unit Riset & Pengembangan, sehingga nilai kompetensi seseorang tidak dapat diukur.

Dampak yang ditimbulkan dari Organisasi Lama

Peny empurnaan

Kelebihan usulan Organisasi Baru

Penelitian produk baru yang idle karena tidak didasari pengajuan proposal penelitian dan juga selalu terjadi rencana kerja yang tidak sinkron antara pemasaran dan R&D

komite yang berfungsi mengevaluasi kelayakan proprosal penelitian produk baru yang diajukan untuk menjadi rencana kerja penelitian Unit Riset & Pengembangan, Pemasaran, Pabrik. Badan atau komite tersebut terdiri dari Bagian Produksi,Pemasaran dan Business Corp.Develop.,R&D.

Akan adanya rencana kerja yang lebih sinkron dan terarah antara pemasaran, pabrik dan R&D

Dengan kondisi yang ada fungsi tugas manager terlalu masuk dalam operasional penelitian, sehingga tugas lain dari Manager kemungkinan akan terabaikan Penelitian produk baru tidak diajukan dengan proposal penelitian sehingga target tidak dapat dipertanggung jawabkan dengan jelas

Ini akan berdampak pada kreativitas dan inovasi seharusnya ada didalam diri peneliti saat ini peneliti tidak dapat berkembang.

Terdapat pemangku suatu jabatan yang tidak sesuai dengan ko mpetensi yang sesuai dengan jabatannya. Pedoman pelatihan tidak mengacu ko mpetensi yang ada

Para peneliti yang dibantu pembantu peneliti sebaiknya menjadi suatu “Tim Work “ dalam suatu proyek penelitian Agar jelas fungsi manager yang sesungguhnya dan pencapaian target penelitian yang jelas maka semua penelitian produk baru harus didasarkan pengajuan proposal penelitian produk baru yang disampaikan ke Penanggung jawab dan diserahkan ke manager untuk dilanjutkan ke Komite/Badan evaluasi produk baru.

Fungsi dan tugas Manager lebih optimal dalam menjalankan organisasi nya baik dengan pihak internal maupun eksternal

Harus adanya perubahan proses bisnis ,struktur organisasi dan job analysis yang tepat untuk meningkatkan inovasi para peneliti dalam menciptakan produk baru

Terciptanya satu kesatuan antar pemasaran, pabrik dan R&D dalam menghadapi persaingan di era globalisasi dan ACFTA

Perlu dibuat job analysis yang tepat

Pengembangan SDM, Pelatihan dll.dapat mengacu kepada kompetensi yang ada, sehingga pengukuran kompetansi nya pun jelas


Ket.

Untuk menjadi suatu Tim work harus adanya pelatihan dan pengembangan skill para peneliti yang tadinya terkotak dalam satu bagian.

Harus adanya pemahaman organisasi yang didasari : Learning organization, Knowladge Based worker, Knowladge Management

ISSN: 1693-5241

689


KESIMPULAN DAN SARAN

Saran

Kesimpulan

Dalam suatu organisasi, visi dan misi akan menjelaskan arti kemana organisasi akan dibawa dan akan menjadi apa organisasi tersebut nantinya. Hal yang sangatlah penting adalah selain menetapkan visi , misi, sasaran, tujuan Unit Riset & Pengembangan secara jelas juga menyebarluaskan ke seluruh bagian organisasi dan didukung oleh semua pihak, baik itu manajemen puncak maupun bawahan sebagai karyawan juga menanamkan dan menerapkan nilai-nilai atau budaya perusahaan tersebut dalam sikap,tindakan dan perilaku mereka. Keterbukaan dan sosialisasi tersebut agar menumbuhlkan loyalitas yang lebih tinggi terhadap perusahaan. Proses bisnis yang benar dapat menekan biaya operasional suatu perusahaan dalam memproduksi produk keluarannya, karena perusahaan sudah tidak perlu lagi berimprovisasi dalam menyusun standarisasi proses bisnis mereka. Untuk itu perancangan proses bisnis dalam pengajuan proposal penelitian tersebut dapat dijadikan standar yang baku di Unit Riset & Pengembangan sehingga tidak terjadi hambatan yang selama ini terjadi. Dalam penyempurnaan struktur organisasi Unit Riset & Pengembangan diharapkan menjadi suatu organisasi yang ideal. Meskipun untuk mencapai kondisi ideal tersebut sangat sulit tapi tetap perlu diusahakan pencapaiannya melalui kepemimpinan transformasional dan menciptakan organisasi pembelajaran. Dengan uraian diatas merupakan tantangan manajemen puncak Unit Riset & Pengembangan dalam membawa organisasinya menjadi organisasi yang memang memfokuskan kepada pelanggan dengan menciptakan produk baru agar dapat bersaing di era globalisasi dan menghadapi A-CFTA. Dengan penyempurnaan analisa jabatan dengan menyesuaikan kompetensi yang dibutuhkan pada struktur organisasi baru di Unit Riset & Pengembangan akan terjadi suatu gap kompetensi hal ini menjadi tugas pimpinan unit untuk dapat merencanakan pelatihanpelatihan kepada karyawannya untuk menghilangkan gap kompetensi tersebut sehingga diharapkan akan membawa Unit Riset & Pengembangan menuju ke arah organisasi yang lebih professional sehingga dapat berkiprah dipersaingan era globalisasi dan dalam

Penyempunaan visi organisasi Unit Riset & Pengembangan dengan meningkatkan dan mengembangkan innovation and creativity dalam menghasilkan produk unggulan yang bermutu, dan kompetitif di pasar. Sedangkan penyempurnaan misi organisasi Unit Riset & Pengembangan harus menyeimbangkan efektifitas, efisiensi biaya penelitian dengan target penelitian dan mengembangkan sistem informasi terpadu guna menunjang penelitian produk baru. Tujuan dan sasaran organisasi penyempurnaannya dengan menekankan kepada Cost Leadership, Product Leadership, Customer Intimacy. Organisasi Unit Riset & Pengembangan diperlukan ditambahkan nilai-nilai budaya perusahaan yang harus dipahami dan dimiliki karyawan adalah nilai Teamwork. Penyempurnaan proses bisnis yang ada di Unit Riset & Pengembangan dengan membuat standar operasional prosedur pengajuan proposal penelitian produk baru. Hal ini untuk meminimalisasi produkproduk baru yang tidak dapat dilaunching oleh pemasaran dan untuk menghilangkan gap antara Unit Riset & Pengembangan dengan Unit pemasaran. Penyempurnaan Job Anaysis berbasis kompetensi yang ada di Unit Riset & Pengembangan perlu di tambahkan dengan beberapa kompetensi Customer Service Orrientation, Directiviness, Planning and Organizing, Concern for Order, Inisiatif, Delivering Results, Information Seeking, Adapting to Change, Organizational Commitment, agar dapat mendukung struktur organisasi dan proses bisnis yang baru .Dari rancangan penyempurnaan organisasi Unit Riset & Pengembangan terlihat jelas bukan lagi sebagai depertementalisasi berdasarkan fungsi tapi departementalisasi berdasarkan produk dan fungsi dengan sistem desentralisasi. Rancangan penyempurnaan organisasi Unit Riset & Pengembangan untuk membuat suatu proposal rencana penelitian produk baru harus berdasarkan informasi riset lapangan terlebih dahulu sehingga tidak menjadi idle dan dapat dipasarkan oleh Unit Pemasaran. Bagian yang memberikan survei lapangan adalah Product Development yang membawahi beberapa tim proyek penelitian.

690



menghadapai kebijakan pemerintah yaitu penerapan A-CFTA.

DAFTAR RUJUKAN Carl, D., and Philip, V. 2003. Knowledge Management: An Introduction to Creating Competitive Advantage From Intellectual Capital. NewDelhi: Vision Books. Competency Dictionary Kimia Farma. Daft, R.L. 2003. Manajemen (jilid 2 Edisi Kelima), terjemahan Emil Salim, Imama Karmawan danWisnu Chandra K. Jakarta: Erlangga. Efa, K. Proses Bisnis dalam Perusahaan, 24 March 2008, http://www.midas-solusi.com/knowledge-space, en,detail,26,proses-bisnis-dalam-perusahaan Gary, D. 2003. Human Resource Management, tenth Edition. Garvin, D.A. 2000. Learning in Action: A Guide to Putting the Learning Organization to Work, Boston: Harvard Business School Press. Holland, S., and B.B. Lazo. 2004. The Global Pharmaceutical Industry, Manchester Business School. Jordan, et al. 1999. dalam MENGUKUR KOMPETENSI UNIT RISET Direktorat Kebudayaan, Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, www.bappenas.go.id/get-fileserver/node/2507 Khandekar, A., and A. Sharma, 2006. Organizational Learning and Performmance: Understanding Indian Scenario in Present Global Context, Education + Training, Vol.48 No.8/9, pp.682–293.

Kim, D.H. 1993. The Link between Individual and Organizational Learning, Sloan Management Review, fall, pp.37-50. Laporan Tahunan Annual report Tahun 2008 PT Kimia Farma (Persero), Tbk. Lacetera, N. 2001. Corporate Governance and Innovation in the Pharmaceutical Industry: Some Further Evidence. Cespri, Universita Bocconi, Italia. López, S.P., José M. Péon, and Camilo José Vazquez Ordás, 2005.Organizational Learning as a Determining Factor in Business Performance, The Learning Organization, Vol.12 No.3, pp.227–145. Lina, A., Lena, L.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Bisnis Modern. Menara, K. 2010. Human Resourches Management Profesional. Olson and Bolton. 2002. dalam Mengukur Kompetensi Unit Riset Direktorat Kebudayaan, Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, www.bappenas.go.id/get-file-server/node/ 2507. Organization Development, Human Resource Management Professional General Course, Menara Kadin Indonesia, 2010 Stephen P.R., Timothy, A.J. 2008. dalam bukunya Organizational Behavior, 12th ed.terjemahan Diana Angelica. Suwardi, L.B., Prima, A.B. 2010. Step by Step Cascading Balance Scorecard to Fungsional Scorecard.


ISSN: 1693-5241

691

Mengoptimalisasikan Kinerja Unit Riset dan Pengembangan di Perusahaan PT kimia Farma (Persero), Tbk

Recommend Documents