MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČ: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, registrační číslo CZ.1.04/2.1.00/99.00001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 1.0 Datum: 15. 2. 2012 Schválil: Ing. Radek Rinn, ředitel odboru projektové kanceláře
1
Obsah 1
Úvod.................................................................................................................................. 4
2
Přehled základních pojmů ................................................................................................. 5
3
Poskytovatel stáže ............................................................................................................ 8
3.1 Vymezení poskytovatele stáže .......................................................................................... 8 3.2 Podpora malého rozsahu – de-minimis ............................................................................. 8 3.3 Osoby poskytovatele ....................................................................................................... 10 4
Stážista ........................................................................................................................... 12
5
Stručný popis realizace stáží ........................................................................................... 14
5.1 Stáže ............................................................................................................................... 14 5.2 Proces párování .............................................................................................................. 15 5.3 Zahájení a průběh stáže .................................................................................................. 16 5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady) ............................................................................ 17 6
Registrace poskytovatele stáže v systému SEP .............................................................. 19
6.1 Registrační formulář v systému SEP ............................................................................... 19 6.2 Přihlášení do systému ..................................................................................................... 20 7
Vypsání karty stáže ......................................................................................................... 21
8
Párování poskytovatele stáže a stážisty .......................................................................... 24
8.1 Přihlášení stážistů ke kartě stáže .................................................................................... 24 8.2 Výběr stážistů.................................................................................................................. 24 9
Uzavření smluvního vztahu ............................................................................................. 26
9.1 Harmonogram stáže ........................................................................................................ 27 9.2 Dohoda o provedení práce .............................................................................................. 28 9.3 Smlouva o stáži ............................................................................................................... 28 10 E-learningový kurz........................................................................................................... 30 11 Průběh realizace stáže .................................................................................................... 31
2
11.1 Zahájení stáže................................................................................................................. 32 11.1.1
Vstupní evaluační dotazník ...................................................................................... 32
11.2 Probíhající stáž ............................................................................................................... 32 11.2.1
Docházka na stáž ..................................................................................................... 33
11.2.2
Změny v docházce na stáž ....................................................................................... 33
11.2.2.1
Změny v docházce ze strany stážisty.................................................................... 33
11.2.2.2
Změny v docházce ze strany mentora .................................................................. 34
11.2.2.3
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže ............................... 35
11.2.3
Průběžný evaluační dotazník.................................................................................... 36
12 Poradenství ..................................................................................................................... 37 13 Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................... 38 13.1 Závěrečný evaluační dotazník ......................................................................................... 38 13.2 Certifikát .......................................................................................................................... 38 13.3 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) .................................................... 38 13.4 Ukončení stáže ............................................................................................................... 39 14 Fakturace ........................................................................................................................ 40 15 Kontroly ........................................................................................................................... 42 16 Odkazy a kontakty ........................................................................................................... 43
3
1 Úvod Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému SEP (Systém efektivního párování), průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt je realizován od září 2012 do srpna 2015 a jeho hlavním cílem je podpora individuálního profesního rozvoje mladých zájemců o zaměstnání a zvýšení jejich uplatnění na trhu práce. V rámci projektu nastoupí budoucí absolventi jako stážisté do firem, kde si osvojí pracovní návyky a získají praktické znalosti v oboru, který studují. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. FDV má právo v průběhu projektu vydat metodický pokyn, který je pro všechny účastníky projektu závazný s okamžitou účinností. O těchto změnách jsou účastníci projektu e-mailem informováni. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému SEP a na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz.
4
2 Přehled základních pojmů Harmonogram stáže Harmonogram stáže slouží jako rozpis hodin, kdy bude stážista docházet na stáž. Určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je klíčovým dokumentem pro podpis Smlouvy o stáži. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže na základě Nabídky pracovní pozice. Plní roli konkrétního inzerátu a obsahuje tyto části: Název pracovní pozice a její popis. Rámec činností vykonávaných na stáži / oblast aktivit stážisty. Délka nabízené stáže, termín stáže (od – do). Místo realizace stáže. Termín pro přihlášení na stáž. Mentor. Počet nabízených míst/pozic a další. Podrobnější popis karty stáže je uveden v kapitole 7 – Vypsání karty stáže. Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí zaměstnanec poskytovatele stáže, který je schopen zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka anebo specialistu personálního oddělení, který bude informován o tom, že poskytovatel zajišťuje stáž v rámci projektu. Vedle mentora je tedy kontaktní osoba dalším zaměstnancem poskytovatele stáže, na kterého se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z tohoto důvodu je vhodné, aby funkci kontaktní osoby neplnil přímo mentor. Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje se zájemci o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, případně se školami a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní anebo mají zájem získat bližší informace. Mentor Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže i za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Stážistu v průběhu stáže odborně vede, je pro něj v roli rádce/školitele a přímého vedoucího. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže,
5
dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže. Nabídka pracovní pozice Nabídky pracovních pozic jsou předdefinované v systému SEP. K těmto zveřejněným nabídkám může poskytovatel vypisovat jednotlivé karty stáže (tj. konkrétní nabídky stáží). Nabídka pracovní pozice představuje základní rámec stáže. Obsahuje výchozí informace o stáži (rámec pracovních činností, požadavky na mentora apod.), dále procentuální zapojení mentora a vyčíslení hraditelných hodinových nákladů spojených s poskytnutou stáží. Nabízené pracovní pozice vychází z nabídky šablon, která je schvalována v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, realizovaného FDV. Více o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ naleznete na www.stazevefirmach.cz. Využití konkrétních nabídek pracovních pozic (a jejich zveřejňování) se odvíjí od procesu schvalování nových šablon stáží v projektu Stáže ve firmách a od situace na trhu práce. Množství nabídek pracovních pozic se bude v průběhu projektu postupně rozšiřovat. Poskytovatel má možnost projevit zájem o vypsání i jiných pracovních pozic v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání. Realizační tým posoudí možnosti vypsání této pozice. Odborný směr Obor, případně oblast trhu práce, který seskupuje pracovní pozice s podobným odborným zaměřením (př. stavebnictví, gastronomie, obchod). Smlouva o stáži Smlouva o stáži společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou, resp. jeho zákonným zástupcem a FDV). SEP (Systém Efektivního Párování) Systém SEP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém mohou registrovaní uživatelé vykonávat následující činnosti dle přidělených rolí. Poskytovatelé stáže nabízet stáže v daných oborech v souladu s nabídkami pracovních pozic; vybírat z přihlášených zájemců o stáž vhodné kandidáty; editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o vypsaných stážích (karty stáže); komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.);
6
Zájemci o stáž hlásit se k aktuálním kartám stáží; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných zájemců o stáž, na kterou se přihlásili; komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.); Konzultanti FDV komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží. Zájemce o stáž Žák/student, který splňuje stanovené podmínky a projeví zájem zapojit se do projektu. Stanoveným způsobem se registruje do databáze zájemců o stáž prostřednictvím informačního systému SEP. Závěrečný report Jedná se o závěrečnou zprávu o průběhu stáže, jejíž jednotný formulář vyplní jménem poskytovatele stáže jím určený mentor. Na základě závěrečného reportu a jeho příloh bude stáž vyhodnocena konzultanty FDV a při řádném ukončení stáže bude následně uhrazena vystavená faktura za poskytnutou stáž.
7
3 Poskytovatel stáže 3.1 Vymezení poskytovatele stáže Poskytovateli stáží mohou být subjekty soukromého sektoru – firmy, které podnikají na území České republiky a jsou zde právoplatně registrovány jako1: osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle
zvláštních předpisů; osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle
zvláštního předpisu. Poskytovatelem stáže může být také subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru. Subjekty veřejného sektoru (státní a veřejná správa a jimi zřízené organizace) nemohou2 být poskytovatelem stáže. Firmy, které se rozhodnou zapojit do projektu musí být zřízeny a právoplatně zapsány jako ekonomické subjekty déle než jeden rok před vypsáním karty stáže.
3.2 Podpora malého rozsahu – de-minimis Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena FDV (z rozpočtu projektu). Částka za poskytnutou stáž je poskytovateli vyplacena ve formě veřejné podpory malého rozsahu („de minimis“). Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající limitní částce dle příslušného nařízení Evropské komise. Uvedený finanční strop platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v předchozím tříletém období. Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod 1
2
Zákon č. 513/1991 sb., obchodní zákoník (odst. 2, §2) Podmínka je daná výzvou č. 99, v rámci které je projekt realizován.
8
číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2006 ze dne 26. dubna 2012 o
použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období.3 Podporu de minimis dle nařízení č. 1998/2006 nelze poskytnout: na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností; v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů; podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v nařízení (ES) č. 1407/2002; v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu; v případě podpory udělené podnikům v obtížích.
Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže se odsouhlasením podmínek SEP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže, až po termín řádného ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu (de minimis). Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu (de minimis) je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis4. V registru lze vyhledat příjemce5 a zjistit, zda splňuje výše uvedenou podmínku.
3
http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/sluzby-obecneho-hospodarskeho-zajmu.html Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 5 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search. 4
9
3.3 Osoby poskytovatele Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit odpovídající podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě nabídky pracovní pozice a karty stáže i Smlouvy o stáži. Na stáži se podílejí zejména – statutární zástupce, kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence: Statutární zástupce osoba zodpovědná za proces realizace stáže ve společnosti poskytovatele stáže; podepisuje Smlouvu o stáži.
Kontaktní osoba jeden zaměstnanec poskytovatele stáže, který je schopen zajistit členům realizačního
týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže; více viz kapitola 2 – Přehled základních pojmů.
Mentor hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže; podepisuje čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na
mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů) a certifikát Europass; více viz kapitola 2 – Přehled základních pojmů.
Specialisté osoba/osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže
a realizaci všech činností uvedených v nabídce v pracovní pozice, resp. karty stáže. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže. Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů. Maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v nabídce pracovní pozice. Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je přednostně vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, se kterými má již praxi, a může tedy zajistit efektivní přenos znalostí. Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, pak musí být mentorem tento zaměstnanec.
10
Nedisponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, může být mentorem jiná osoba, která tyto podmínky splňuje, např.: člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.) – musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž, OSVČ může být mentorem jen tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, mentorem nesmí být spolupracující osoba. Činnosti mentora: seznámení stážisty s fungováním organizace, její organizační strukturou a firemní kulturou, pozicí na trhu apod.; příprava materiálů (mentor zajistí veškeré pracovní potřeby a materiál pro stážistu, v případě potřeby další školící a podpůrné pomůcky a potřeby); školení v potřebných činnostech pro výkon pracovní stáže nebo zajištění takového školení; seznámení stážisty s průběhem pracovní stáže; praktické vedení stážisty v praxi, zadávání a následná kontrola úkolů, poskytování zpětné vazby stážistovi;
průběžné vyplňování evaluačních dotazníků; spolupráce s konzultanty FDV, účast při kontrole na místě; vyplnění závěrečného reportu, jehož součástí je i závěrečné zhodnocení stáže; další činnosti spojené s odborným vedením stáže.
11
4
Stážista
Cílovou skupinou projektu jsou zájemci o zaměstnání (není nutné být evidován na Úřadu práce ČR jako zájemce o zaměstnání). Stážistou může být: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let, případně až do 28 let, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu); 1. Žák posledního ročníku střední školy (SŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák SŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do posledního ročníku, během školního roku – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 2. Student posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) a vysoké školy (VŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák VOŠ a VŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do předposledního semestru, s předpokládaným ukončením studia nejpozději do 12 měsíců od nástupu na stáž, během semestru – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. Stážistou nemůže být: 1) osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ); 2) žák/student, který se přihlásí na danou stáž ke konkrétnímu poskytovateli stáže, se kterým byl již v minulosti v pracovně-právním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a další formy spolupráce). Platí také pro odbornou praxi v rámci školy. Tento údaj zájemci o stáž čestně prohlašují při registraci do systému SEP; 3) osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah); 4) osoba, která má s FDV uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce. Zájemci o stáž mohou nastoupit pouze na takové stáže, které odpovídají oboru, jejž momentálně studují. Pokud studují v době, kdy žádají o stáž více studijních oborů je možné je uvést a rozšířit si možnost stáží v rozdílných odborných směrech. Zájemci o stáž musí být v době zahájení stáže žáky/studenty školy.
12
Oprávněnost patřit do cílové skupiny doloží zájemce o stáž potvrzením o studiu. Potvrzení o studiu musí být vydáno pro daný školní/akademický rok, kdy zájemce žádá o stáž, a musí být platné ke dni zahájení stáže. Stážista se nemůže ucházet o další stáž, pokud již nějakou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ absolvoval6. Stážistou se může stát také nezletilá osoba. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží pouze na něm, zda tak učiní.
6
Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž.
13
Stručný popis realizace stáží
5 5.1
Stáže
Stáže probíhají u soukromých subjektů, které zapojením do projektu získají možnost zaměstnat mladé zájemce o zaměstnání, navázat kontakty se studenty, budoucími absolventy a příležitost zaučit potencionálního budoucího pracovníka, případně se s ním domluvit na další spolupráci. Délka stáže je určena počtem hodin (volí poskytovatel, dle svých možností a potřeb). Stáž lze realizovat v rozmezí 1–3 měsíců, s maximální časovou dotací 300 hodin. Počty hodin jsou rozděleny podle cílových skupin: žáci středních škol – min. 50, max. 300 hodin; studenti vysokých a vyšších odborných škol – min. 100, max. 300 hodin. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci, dle data stanoveném ve Smlouvě o stáži, na kterém se všechny tři strany dohodly. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) – ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Harmonogram stanoví poskytovatel ve spolupráci se stážistou. Jakékoli změny v harmonogramu je poskytovatel povinen konzultantovi FDV nahlásit a zároveň také nahlásí případný náhradní termín nebo změnu. Stáž je zahájena prvním dnem realizace stáže, který je uveden v Kartě stáže a následně také ve Smlouvě o stáži. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v nabídce pracovní pozice, resp. karty stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice (např. z důvodu sezónnosti činnosti, životního cyklu realizovaného projektu atp.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen. Stážistu v průběhu stáže odborně vede poskytovatelem určený mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Na průběhu stáže se mohou podílet také další osoby poskytovatele – specialisté, kteří dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže. Specialisté jsou pověřeni mentorem, který je i v případě jejich zapojení hlavní osobou odpovědnou za zajištění kvality stáže. Poskytovatel stáže má přiděleného svého konzultanta FDV, kterému zasílá průběžné relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení.
14
Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). V případě, že se firma (potenciální poskytovatel) rozhodne zapojit do projektu, registruje se do systému SEP (na adrese www.stazepromlade.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi zúčastněnými stranami. Pokud není poskytovatel registrovaným uživatelem, je možné na portálu www.stazepromlade.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty. Pro získání podrobnějších informací o již nabízených stážích, nebo pro vypsání vlastní karty stáže, je nutné se na uvedeném portále registrovat do systému SEP (viz kapitola 6 - Registrace poskytovatele stáže v systému SEP). Registrace je nezávazná a bezplatná. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit: Smlouva o stáži včetně příloh (především karta stáže a harmonogram). Manuál pro poskytovatele stáže včetně příloh. Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány).
5.2
Proces párování
Registrovaný poskytovatel si prostřednictvím přednastavených filtrů zvolí v jakém odborném směru a k jaké konkrétní nabídce pracovní pozice bude stáž poskytovat. Pro vybranou nabídku pracovní pozice pak v registračním systému vytvoří kartu stáže, kterou schvaluje konzultant FDV (viz kapitola 7 - Vypsání karty stáže). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. FDV v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ neprovádí selekci nabídky karet stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany zájemců o stáž. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. Ke schválené kartě stáže se mohou přihlašovat zájemci o stáž, a to až do termínu, který je na kartě uveden. Konzultant FDV průběžně přihlášené zájemce o stáž kontroluje. Zájemci, kteří nestudují obor, který je v souladu s vypsanou kartou stáže, jsou z výběru vyřazení. FDV do 5 pracovních dnů od ukončení termínu, do kterého se mohou zájemci o stáž ke kartě stáže hlásit, zpřístupní poskytovateli seznam zájemců o stáž, kteří splňují podmínky dané nabídkou pracovní pozice, resp. kartou stáže a Manuálem pro stážistu. Z těchto zájemců o stáž si může poskytovatel vybírat ty, které pozve na osobní pohovor.
15
Poskytovatel na základě osobních pohovorů vybere vhodného zájemce o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 8 – Párování poskytovatele stáže a stážisty). Vybraného stážistu označí v systému SEP jako „vybrán na stáž“, konzultant FDV zadaný výběr ověří. Stáž je spárována a dostává vlastní specifické číslo. Specifické číslo určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o stáži. V rámci projektu se předpokládá uzavření 840 Smluv o stáži. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o stáži neuzavřít.
5.3
Zahájení a průběh stáže
V této fázi se stává klíčovým dokumentem harmonogram stáže a další přílohy, které je poskytovatel povinen dodat konzultantovi FDV pro přípravu Smlouvy o stáži (viz kapitola 9 – Uzavření smluvního vztahu). Konzultant FDV sepíše Smlouvu o stáži, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou (viz kapitola 9 – Uzavření smluvního vztahu mezi poskytovatelem, stážistou a FDV). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž a podepsána dohoda o provedení práce, jejíž vzor je k dispozici v systému SEP. Dohoda o provedení práci bude podepsána ve 3 pare (1x pro stážistu, 1x pro poskytovatele a 1x pro FDV). Dohodu uzavírá poskytovatel se stážistou na dobu realizace stáže, přesně podle termínu zahájení a ukončení stáže, jak je uvedeno v Kartě stáže a ve Smlouvě o stáži. Jedno pare dohody odesílá poskytovatel společně s podepsanou Smlouvou o stáži konzultantovi FDV. Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s podepsanou dohodou o provedení práce a podepsanými smlouvami a dalšími povinnými přílohami konzultantovi FDV. Po podpisu Smlouvy o stáži je stážistovi umožněn přístup do e-learningového kurzu, který je povinnou součástí stáže. Stážista musí tento kurz absolvovat nejpozději do 14 kalendářních dnů od data zahájení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži (viz kapitola 10 – E-learningový kurz). Po zahájení stáže mají poskytovatel i stážista povinnost průběžně vyplňovat evaluační dotazníky. Dotazníky vyplňují v systému SEP, který poskytovatele, resp. mentora stáže, emailem upozorní na termín jejich vyplnění (viz kapitola 11 – Průběh realizace stáže). V průběhu stáže může být iniciována kontrola realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 15 - Kontroly). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi 1x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Pro stážistu je povinnou součástí stáže také poradenství, které musí absolvovat v závěru stáže, nejpozději den před datem ukončení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži.
16
Cílem poradenství je zlepšit postavení stážisty při vstupu na trh práce. Stážista bude kontaktován konzultantem FDV, který s ním domluví konkrétní termín pro individuální poradenský rozhovor (viz. Kapitola 12 - Poradenství). Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu ve výši stanovené finanční podpory, která je sjednána ve Smlouvě o stáži. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o stáži a příslušnými manuály, uhrazena ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 14 – Fakturace).
5.4
Finanční podpora (hraditelné náklady)
Finanční podpora je vypočítána ke každé stáži individuálně v závislosti na její délce (počtu hodin) a podle toho, o jaký typ stáže se jedná. Po ukončení stáže vystaví poskytovatel fakturu stážistovi, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž vycházející ze Smlouvy o stáži. Stážista, jakožto žadatel a příjemce těchto nákladů, pověří FDV prostřednictvím formuláře „Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“ k proplacení vystavené faktury poskytovateli stáže (viz kapitola 14 – Fakturace). Cena stáže zahrnuje částku určenou na mzdu stážisty a částečnou refundaci mzdy mentora stáže. Mzda stážisty je stanovena na 60 Kč/hod. Je vyplácena na základě dohody o provedení práce. Dohodu o provedení práce uzavírá poskytovatel se stážistou na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže má možnost nabídnout stážistovi mzdu vyšší než 60 Kč/hod. V rámci projektu však bude poskytovateli uhrazena vždy pouze do výše 60 Kč/hod. Mezi hraditelné náklady nejsou zahrnuty případné povinné odvody ze mzdy, které by vznikly s překročením měsíční mzdy stážisty přes hranici 10 000 Kč. Částečná refundace mzdy mentora vychází z nacenění šablon odborných stáží vytvářených a realizovaných v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ financovaného z Evropského sociálního fondu (Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost), který je také realizovaný FDV. Šablony jsou tvořeny na základě výstupů kvalifikovaných odborníků z oboru, čímž je zaručen objektivní pohled stanovení míry zapojení mentora a vymezení jeho požadované kvalifikace. V šabloně je vyčíslená superhrubá mzda mentora a podíl jeho zapojení na stáž. V každé zveřejněné nabídce pracovní pozice v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ je uvedeno procentuální zapojení mentora a odpovídající hodinová refundace mzdy mentora. Finanční vyčíslení nákladů mentora vychází z průměrného celorepublikového hodinového výdělku v konkrétním odvětví z Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV).
17
Příklad výpočtu finanční podpory: Stáž: Strojní inženýr projektant Délka stáže: 300 hod Mentor: zařazení pracovní pozice dle ISPV – 2144 Strojní inženýři Mzda mentora: 322,67 Kč/hod (dle ISPV včetně ZP a SP za zaměstnavatele) Zapojení mentora: 67,5% Výpočet ceny stáže: Stážista 60 x 300=18 000 Kč Mentor 322,67 x 300x 0,675 = 65 341 Kč Cena stáže: 18 000 + 65 341 = 83 341 Kč Náklady na částečnou refundaci mzdy mentora a proplacení mzdy stážisty budou poskytovateli stáže uhrazeny ex-post (po ukončení stáže) na základě vystavené faktury a doložení vyplacení mzdy stážistovi (výpis z účtu, výdajový pokladní lístek apod.). Poskytovatel stáže bude výše uvedené náklady po dobu stáže hradit ze svého rozpočtu.
18
Registrace poskytovatele stáže v systému SEP
6
Před registrací do systému SEP může neregistrovaný uživatel na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz procházet veřejně přístupné informace a následující materiály: manuál pro poskytovatele stáže; manuál pro stážistu; seznam často kladených otázek (FAQ); přehled pozic. V přehledu pozic může poskytovatel stáže vyhledávat informace o aktuálně zveřejněných nabídkách pracovních pozic, ke kterým může vypsat vlastní kartu stáže. Pro získání podrobnějších informací musí být uživatel registrován. Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému SEP na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. Registrace je nezávazná a bezplatná. Po registraci je možné: vyplnit profil poskytovatele, na jehož základě je možné vystavovat karty stáže; zvolit v jakém odborném směru a jakou konkrétní pracovní pozici bude nabízet jako stáž; pro vybranou nabízenou pracovní pozici pak v registračním systému vytvořit kartu stáže, kterou bude schvalovat konzultant FDV. Systém umožní poskytovateli nahlédnout také do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o stáži, dotazníky apod.). Dokončením registrace souhlasí poskytovatel se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
6.1
Registrační formulář v systému SEP
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému SEP a klíčové informace o poskytovateli stáže: ZÁKLADNÍ ÚDAJE název společnosti; IČ; DIČ (nepovinný údaj); adresa sídla (obec, ulice, číslo popisné, PSČ, kraj);
19
DALŠÍ ÚDAJE jméno a příjmení kontaktní osoby (je informována o průběhu stáže, komunikuje s FDV, v případě nepřítomnosti mentora se stážistou); kontaktní telefon a e-mailovou adresu; stručný profil společnosti (nepovinný údaj); webové stránky společnosti (nepovinný údaj). PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE registrační jméno do systému SEP (e-mail); heslo do systému SEP. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému SEP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na link uvedený v notifikaci. Následně již je možné přihlásit se do systému jako registrovaný uživatel. Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla bude poskytovateli stáže na požádání vygenerováno heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat.
6.2
Přihlášení do systému
Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost: editovat údaje zadané při registraci (kromě e-mailu, který je přihlašovacím jménem, a IČ); vyplnit profil poskytovatele stáže a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní inzerát).
20
7
Vypsání karty stáže
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. Kartu stáže vystavuje poskytovatel v informačním systému SEP. Každá karta stáže bude zveřejněna po dobu 6 pracovních dnů od jejího schválení konzultantem FDV. V případě zájmu ze strany poskytovatele je možné dobu zveřejnění karty stáže prodloužit. Proces vystavení karty stáže: 1. Výběr z nabídky pracovních pozic Poskytovatel si v záložce „Nabídky pracovních pozic“ vybere pracovní pozici, pro kterou chce vypsat svojí vlastní kartu stáže, resp. konkrétní stáž. Poskytovatel zvolí možnost „Vystavit kartu stáže“, kam se mu automaticky vygenerují všechny potřebné informace z nabídky pracovní pozice. Kartu stáže bude poskytovatel dále upravovat podle následujících bodů procesu vystavení karty stáže. 2. Údaje o mentorovi V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu, jakou pracovní pozici bude pro stáž vypisovat, zadá do karty stáže také údaje o jejím mentorovi.
Jméno, příjmení. Telefon, e-mail. Pracovní pozice, na níž u poskytovatele pracuje. Datum nástupu na tuto pracovní pozici (HPP, úvazek 1,0).
Údaje o mentorovi budou zároveň uloženy do záložky „Osoby poskytovatele“. 3. Doplnění dalších údajů potřebných pro vystavení karty stáže Počet nabízených pozic. Termín zahájení stáže – systém SEP poskytovateli automaticky nabídne nejbližší možné datum pro zahájení stáže – stáž je možné zahájit nejdříve za 40 pracovních dnů od data vypsání karty stáže7. (Začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli zájemci o stáž přihlásit, dále aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o stáži, stanovení harmonogramu stáže apod.). Počet hodin (časová dotace stáže).
7
FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje právo po dohodě s poskytovatelem posunout termín začátku stáže tak, že nebude tato podmínka splněna.
21
Termín ukončení stáže – vyplní poskytovatel podle zvoleného počtu hodin, resp. měsíců. Místo výkonu stáže – sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže; Cesty mimo uvedená místa výkonu stáže v rámci její realizace jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v položce „Další požadavky na stážistu a upřesnění“. Další požadavky na stážistu a upřesnění: Jazykové znalosti, řidičské oprávnění apod.; Upřesnění pracovní pozice (např. účetní v malém podniku), cesty mino uvedená místa výkonu stáže – služební cesty. Kontaktní osoba poskytovatele. Poskytovatel může k jednotlivým nabídkám pracovních pozic vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže ale musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže současně vést dvě anebo více karet stáží. Pro vypisování více karet stáží (k libovolnému počtu nabídek pracovních pozic) musí být vždy dodržena následující pravidla: poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů; poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis); mentor stáže splňuje podmínky dané nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem. V souvislosti s vypisováním karet stáží platí níže uvedená ustanovení:
nelze poskytovat více různých stáží (tj. vypsat různé karty stáže v různých nebo i stejných oborech) v jednom období (popř. období, která se překrývají) s jedním mentorem:
mentor může být mentorem pouze pro stážisty, přihlášené k 1 kartě stáže, tyto stáže musí být zahájeny všechny ve stejném termínu (tj. 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci). má-li poskytovatel zájem poskytovat stáž, která probíhá na více pravidelných místech (maximálně na třech), musí být splněny tyto podmínky: jedním z pravidelných míst výkonu stáže musí být VŽDY sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele; v kartě stáže bude v položce „Místo výkonu stáže“ uvedeno pravidelné místo výkonu stáže, na kterém bude stážista převážně stáž vykonávat;
22
případná ostatní pravidelná místa výkonu stáže (max. 2) budou uvedena v kartě stáže v položce „Další požadavky na stážistu a upřesnění“; pravidelným místem nesmí být trvalé bydliště stážisty či jeho kontaktní adresa;
bude-li poskytovatel vykonávat se stážistou služební cesty v rámci ČR, uvede tuto skutečnost do „Dalších požadavků na stážistu a upřesnění“; ve Smlouvě o stáži budou uvedena všechna místa, na kterých bude stáž probíhat. Karta stáže je po vyplnění poskytovatelem stáže nejpozději do 5 pracovních dnů od vypsání této karty zkontrolována konzultantem FDV. Účelem kontroly je správnost všech vyplněných údajů v souladu s podmínkami projektu. V případě, že karta stáže jeví určité nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a zažádá o opravu. Je-li karta stáže naplněna správně, je konzultantem FDV schválena a stává se viditelnou pro potenciální zájemce o stáž, kteří si mohou kartu stáže prohlédnout a začít se na stáž hlásit. Zájemci o stáž vidí v popisu stáží jen vybrané informace o poskytovateli. Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes systém SEP (tj. přes webové stránky www.stazepromlade.cz). Pokud by byl stážista vybrán mimo systém SEP a v nesouladu s postupem upraveným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele, nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. nebudou náklady související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže). Poskytovatel může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek: informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazepromlade.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je nabídka stáže schválena ze strany realizačního týmu v systému SEP a zveřejněna na portálu www.stazepromlade.cz.
23
8 8.1
Párování poskytovatele stáže a stážisty Přihlášení stážistů ke kartě stáže
Po zveřejnění karty stáže (schválení konzultantem FDV) se karta stává viditelnou pro registrované zájemce o stáž. Zájemci o stáž se mohou ke kartě stáže přihlašovat 6 pracovních dnů od jejího zveřejnění.. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti zájemci o stáž, kteří nebyli u poskytovatele nikdy v žádném zaměstnaneckém poměru (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Vztahuje se také na školní praxi v rámci ŠVP8. Tento údaj zájemce o stáž čestně prohlašuje při registraci do systému SEP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů (s počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet zájemců o stáž, kteří se mohou na stáž hlásit)9. Zájemce o stáž po jejich přihlášení ke kartě stáže průběžně kontroluje konzultant FDV. Pokud není na základě doložených údajů jasné, zda zájemce skutečně splňuje požadavky dané manuálem pro stážistu a kartou stáže resp. nabídkou pracovní pozice, je konzultantem FDV kontaktován, a je požadováno upřesnění informací, popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že zájemce o stáž nesplňuje výše uvedené požadavky, je z karty stáže odhlášen. Do 5 pracovních dnů od uplynutí doby, kterou zájemci o stáž měli pro přihlášení k vybrané kartě stáže, konzultant FDV zpřístupní poskytovateli seznam těch, kteří splňují požadavky dané kartou stáže, resp. nabídkou pracovní pozice a jejich obor studia odpovídá vybrané stáži. Od tohoto okamžiku může poskytovatel procházet profily schválených přihlášených zájemců o stáž a na základě toho vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
8.2
Výběr stážistů
Poskytovatel stáže kontaktuje (e-mailem10) vybrané zájemce o stáž a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Termín pohovoru musí být zájemci o stáž oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dnů. Poskytovatel doplní v systému SEP k vybraným zájemcům datum, čas a místo pohovoru. Tyto informace budou po uložení odeslány na email zástupce FDV. Osobního pohovoru se zájemcem se může zúčastnit také zástupce FDV (po předchozí komunikaci s poskytovatelem). Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 zájemce o stáž na každých 5 přihlášených zájemců. Jsou-li tedy přihlášeni 3 zájemci, má poskytovatel 8
Školní vzdělávací program. Pokud poskytovatel nabízí stáž např. pro 3 stážisty, může se k dané kartě přihlásit až 45 uchazečů. 10 Poskytovatel může stážistu kontaktovat také telefonicky. Zároveň je nutné, aby stážistovi informace osobním pohovoru potvrdil ještě do e-mailu. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve zájemce o stáž na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu stáží kontrolována (zejména při kontrole na místě). 9
24
povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1, je-li přihlášeno 7 zájemců, musí poskytovatel pozvat alespoň 2 zájemce o stáž atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, nebude mít možnost vybrat si stážistu na danou stáž a uzavřít následně Smlouvu o stáži. Poskytovatel stáže na základě svého výběru změní v systému SEP status jednotlivých zájemců, kteří jsou přihlášeni ke kartě stáže: zájemcům o stáž, které pozval na osobní pohovor, změní status v systému SEP z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“, zájemcům o stáž, které nepozval na osobní pohovor, změní status na „Nepozván na pohovor“. Zájemcům, které poskytovatel na osobní pohovor nepozval a je u nich nastaven status „Nepozván na pohovor“, bude zaslán automaticky generovaný e-mail, který je o této skutečnosti bude informovat. Zájemce o stáž, který uspěje u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vybraného zájemce o stáž nejprve kontaktovat telefonicky, sdělit mu skutečnost, že je vybrán na stáž a ověřit si jeho zájem na stáž nastoupit. V případě potvrzení nástupu na stáž, poskytovatel v systému SEP označí vybraného stážistu změnou jeho statusu z „pozván na pohovor“ na „vybrán na stáž“. U ostatních zájemců, kteří byli pozváni na osobní pohovory a nebyli vybráni na stáže, poskytovatel změní status na „Nevybrán na stáž“. Zároveň je poskytovatel povinen oznámit neúspěšným uchazečům skutečnost, že u přijímacího pohovoru neuspěli. Na výběr nejvhodnějšího stážisty má poskytovatel 7 pracovních dnů od zpřístupnění seznamu zájemců přihlášených ke kartě stáže. Nejpozději sedmý pracovní den musí poskytovatel označit vybraného zájemce o stáž v systému SEP (změnou statusu „vybrán na stáž“). Stážista a poskytovatel jsou spárováni v okamžiku, kdy je u obou stran (vybraný zájemce o stáž a poskytovatel) telefonicky ověřen výběr konkrétního stážisty konzultantem FDV, který stáži přidělí specifické číslo.
25
9
Uzavření smluvního vztahu
Zpravidla do 3 pracovních dnů od označení vybraného zájemce o stáž v systému SEP poskytovatelem, je poskytovatel stáže kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant se telefonicky spojí s poskytovatelem a následně mu sdělí klíčové informace emailem. Konzultant také sdělí poskytovateli specifické číslo stáže, které bylo stáži přiděleno. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. Konzultant zasílá e-mailem vedle klíčových informací také následující formuláře: formulář „Harmonogram stáže“ (v harmonogramu bude vyplněno číslo stáže, kontakt na konzultanta FDV); formulář „Čestné prohlášení mentora“ (potvrzení, že mentor splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů); formulář pro vyplnění bankovního spojení a ID datové schránky. Dále konzultant požádá poskytovatele o provedení níže uvedených kroků: neprodlené kontaktování stážisty a domluvení harmonogramu – docházky na stáž (je potřeba, aby poskytovatel i stážista respektovali datum zahájení stáže, ukončení stáže a počet hodin stáže, tak jak je uvedeno v kartě stáže); kontrolu jmen a kontaktních údajů mentora a kontaktní osoby; kontrolu, zda k aktuálnímu datu nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de minimis); zaslání vyplněného Harmonogramu stáže; zaslání mentorem podepsaného naskenovaného Čestného prohlášení mentora; zaslání vyplněného formuláře, kde poskytovatel vyplnil bankovní spojení a ID datové schránky; přípravu dohody o provedení práce dle vzoru, který je k dispozici v systému SEP. Všechny tyto dokumenty odešle poskytovatel e-mailem zpět do 3 pracovních dnů přidělenému konzultantovi FDV. Doba 3 pracovních dnů se počítá od data obdržení informačního e-mailu od přiděleného konzultanta. Výše požadované dokumenty budou také ke stažení v systému SEP.
26
9.1
Harmonogram stáže
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže vyplní (na základě komunikace se stážistou) plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat. Je důležité, aby poskytovatel zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, které poskytovatel uvedl do karty stáže. Stáž může být zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. (V praxi může stážista nastupovat až například 3. den stáže. Pokud je 1. den v měsíci neděle a stážista se domluví s poskytovatelem, že bude docházet na stáž v úterý a čtvrtek, bude tak první den stáže v harmonogramu označen 3. den v měsíci.) Harmonogram stáže je přílohou Smlouvy o stáži. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v pracovním výkaze stážisty za daný měsíc.
27
9.2
Dohoda o provedení práce
V souvislosti se stáží uzavírá poskytovatel se stážistou dohodu o provedení práce. Při její tvorbě vychází z informací daných kartou stáže, respektive nabídkou pracovní pozice11. Vzor dohody o provedení práce je ke stažení v systému SEP. Poskytovatel je povinen připravit dohodu o provedení práce tak, aby ji mohl společně se stážistou podepsat na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži.
9.3
Smlouva o stáži
Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o stáži. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouvu o stáži podepisuje stážista12, statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a statutární zástupce FDV (nebo jím pověřená osoba). Dokument bude poskytovateli stáže zaslán e-mailem do 3 pracovních dnů od obdržení požadované dokumentace (vyplněný harmonogram, sken podepsaného čestného prohlášení mentor, bankovní spojení a ID datové schránky). E-mail bude odeslán s žádostí o součinnost při podpisu smlouvy, a to realizací čtyř níže uvedených kroků: žádost o kontrolu smlouvy a tisk smlouvy ve 4 kopiích; žádost o kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce; žádost o realizaci schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce a podepsání dokumentů oběma zúčastněnými stranami; žádost o zaslání všech 4 originálů smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou, podepsanou dohodu o provedení práce a doložené potvrzení o studiu a informovanosti školy převzaté od stážisty, doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta. Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s originálem podepsané DPP a podepsanými smlouvami konzultantovi FDV. Poskytovatel stáže je povinen výše uvedené kroky realizovat a být tak součinný při podpisu smlouvy, která je klíčovým dokumentem pro úspěšné zahájení stáže.
11
Pracovní náplň, místo výkonu, doba trvání stáže, časová dotace, stanovená hodinová mzda a další. Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o stáži podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou. 12
28
Poskytovatel je při podpisu smlouvy povinen ověřit totožnost stážisty a správnost údajů týkajících se osoby stážisty na základě relevantních dokumentů (občanský průkaz, cestovní pas atp.). Přílohou smlouvy je také Čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů), Čestné prohlášení stážisty, že je zájemce o zaměstnání a Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele. Všechny tři dokumenty musí být podepsány ke každé z verzí smlouvy o stáži. Na schůzce k podpisu smlouvy uzavře poskytovatel stáže se také dohodu o provedení práce, kterou zašle společně s podepsanou smlouvou a jejími přílohami konzultantovi FDV. Povinné přílohy, které ke smlouvě náleží: 1. Karta stáže. 2. Harmonogram stáže. 3. Čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů). 4. Čestné prohlášení stážisty, že je zájemce o zaměstnání. 5. Výpočet finanční podpory za poskytnutou stáž. 6. Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele. Podepsanou Smlouvu o stáži včetně všech příloh má poskytovatel povinnost zaslat (ve čtyřech výtiscích) do 3 pracovních dnů od jejího obdržení od FDV13 v obálce označené nápisem „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání – stáž číslo: xx“ (za xx je nutné dosadit číslo stáže) doporučeně poštou na níže uvedenou adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7. Obsahuje-li smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání smlouvy statutárním zástupcem FDV nebo jím pověřenou osobou a následně zanese potřebné informace do centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Smlouvu podepsanou všemi třemi stranami zašle konzultant FDV spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. Průvodní dopis informuje adresáty o klíčových meznících v průběhu nastávající stáže. Všechny tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu. Tímto krokem je stáž schválená a přechází do fáze „probíhající stáž“.
13
Podepsané výtisky Smlouvy o stáži musí dorazit na FDV nejpozději 1 pracovní den před zahájením stáže.
29
10
E-learningový kurz
E-learnigový kurz je zaměřen na rozvoj soft skills, tzv. měkkých dovedností, které jsou velmi důležité při vstupu do prvního zaměstnání. Je rozdělen do pěti modulů: 1. Průvodce komunikací při nástupu na stáž. 2. Zapojení se do týmové práce jako základ úspěšné realizace stáže i základní kompetence pro úspěšné profesní uplatnění. 3. Předpoklady, schopnosti a dovednosti pro týmovou práci a komunikaci v rámci stáže. 4. Předpoklady, schopnosti a dovednosti pro samostatné plnění úkolů v rámci stáže. 5. Kompetence ve vztahu k sobě samému aneb jak si udržet kondici a zvládat pracovní zátěž. Kurz bude stážistovi zpřístupněn po podepsání Smlouvy o stáži ze strany FDV. Absolvování kurzu je podmínkou pro úspěšné ukončení stáže. Stážista absolvuje e-learningový kurz před zahájením stáže, případně v jejím začátku a to nejpozději do 14 kalendářních dnů od zahájení stáže. Kurz je zakončen testem, úspěšné absolvování e-learningu je potvrzeno výstupním certifikátem, který má stážista povinnost nahrát do systému SEP.
30
11
Průběh realizace stáže
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o stáži považována za důvod k ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo i ze strany stážisty mění podmínky stáže, musí být o této změně neprodleně informovány ostatní strany (především konzultant FDV) a musí být zajištěn souhlas všech zapojených aktérů. Takovými skutečnostmi může být například: změna harmonogramu; změna mentora; jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o stáži nebo s příslušnými manuály a metodikami. Stáž musí probíhat podle příslušné karty stáže a v souladu se Smlouvou o stáži a dohodou o provedení práce. Především musí být splněna tato kritéria: musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV; stáž musí probíhat tak, aby byla přínosem pro stážistu i pro poskytovatele stáže; stážista musí vykonávat především rámec činností, které stanovuje nabídka pracovní pozice, resp. karta stáže; mentor musí vykonávat činnosti, které vyplývají z aktivit uvedených ve Smlouvě o stáži a v tomto manuálu; poskytovatel musí stážistovi zajistit odpovídající prostředí pro výkon stáže (materiální a technické zabezpečení stáže); stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o stáži; stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují manuály (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží). Je povinností stážisty i poskytovatele stáže neprodleně nahlásit konzultantovi FDV jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o stáži.
31
11.1 Zahájení stáže Stáž může být zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Např. začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci. Stáž je považována za zahájenou dnem, který je ve Smlouvě o stáži uveden jako první den realizace stáže. 11.1.1 Vstupní evaluační dotazník Vstupní evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP do 14 kalendářních dnů od zahájení stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem, který mu bude odeslán na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání tohoto dotazníku. Mentor stáže je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit i stážista. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o stáži, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
11.2 Probíhající stáž Mezi povinnosti mentora stáže patří: řídit se harmonogramem stáže; kontrolovat pracovní výkaz stážisty (viz podkapitola 11.2.1); průběžně vyplňovat evaluační dotazníky (viz podkapitola 11.1.1; 11.2.3. a 13.1); poskytovat součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže; vést stážistu k absolvování e-learningové kurzu; vést stážistu k absolvování závěrečného poradenství zaměřeného na usnadnění vstupu na trh práce.
32
11.2.1
Docházka na stáž
Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do pracovního výkazu: docházku – počet hodin (čas příchodu na stáž a čas odchodu); popis činností, které daný den dělal, případně s nimi byl seznámen14; vysvětlení případného nesouladu v docházce s plánovaným harmonogramem. Pracovní výkaz je jednotný pro všechny stážisty a bude ke stažení v systému SEP. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala (případně od ukončení stáže), stážista vyplněný pracovní výkaz vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho mentorovi. Mentor stáže pracovní výkaz podepíše a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí pracovního výkazu od stážisty odešle naskenovaný podepsaný výkaz e-mailem konzultantovi FDV. Originály pracovních výkazů přiloží mentor jako přílohy závěrečného reportu. 11.2.2
Změny v docházce na stáž
11.2.2.1 Změny v docházce ze strany stážisty Ke změnám v docházce ze strany stážisty může dojít neočekávaně (např. náhlý zdravotní problém stážisty) i očekávaně (např. návštěva lékaře nebo hospitalizace v nemocnici). Ve všech těchto případech musí jakoukoliv změnu v plánu docházky stážista neprodleně hlásit mentorovi a současně konzultantovi FDV (e-mailem). V případě nemoci stážista neprodleně informuje o této skutečnosti mentora stáže a e-mailem také konzultanta FDV. Po návratu na stáž zašle stážista e-mailem konzultantovi FDV sken potvrzení od lékaře, které obsahuje: jméno stážisty; termín, na který lékař zneschopňuje stážistu vykonávat stáž (od–do); datum, podpis a razítko lékaře. Změna v docházce na stáž může být: krátkodobá (v jejím důsledku není nutné měnit oficiální datum ukončení); dlouhodobá (oficiální datum ukončení stáže bude změněno). V případě krátkodobé změny se poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV (v e-mailu bude uvedeno, ze
14
Bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi pracovní výkaz na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat výkaz průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače.
33
kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech). V případě, že je změna dlouhodobějšího charakteru, kontaktuje poskytovatel stáže neprodleně konzultanta FDV – bude nutné změnit harmonogram stáže, což povede k sepsání dodatku smlouvy. Konzultant FDV vyzve stážistu a poskytovatele, aby se domluvili na novém harmonogramu stáže, a připraví dodatek ke smlouvě. 11.2.2.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže bez zbytečného odkladu informovat stážistu. Neprodleně informuje také konzultanta FDV. 1) Krátkodobé změny krátkodobé změny (např. návštěvu u lékaře) by měl mentor plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže; za krátkodobé se považují změny kratší než 5 pracovních dní (včetně); zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru, může stáž pokračovat (specialista); není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny (o této změně bude detailně informován konzultant FDV e-mailem, tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta a kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet); o krátkodobé změně musí poskytovatel stáže bez odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a konzultanta FDV (e-mailem). 2) Dlouhodobé nebo trvalé změny Dlouhodobé nebo trvalé změny bez vlivu na průběh realizace stáže: za dlouhodobé změny bez vlivu na průběh realizace stáže se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel disponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice (tato osoba může nahradit nepřítomného mentora); poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky/e-mailem) a změnu mentora projednat s konzultantem FDV (telefonicky, e-mailem); poskytovatel stáže zašle konzultantovi FDV e-mailem sken čestného prohlášení zastupujícího mentora; osoba zastupujícího mentora podléhá schválení ze strany FDV a není-li schválena, musí být stáž přerušena až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen;
34
je-li zastupující mentor konzultantem FDV schválen, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o stáži z důvodu změny mentora. Dlouhodobé nebo trvalé změny s vlivem na průběh realizace stáže: za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel nedisponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice; stáž je nutné přerušit až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen; poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (osobně/telefonicky/e-mailem) a situaci oznámit konzultantovi FDV (emailem); poskytovatel i stážista se domluví na změně harmonogramu, aktuální harmonogram zašle poskytovatel e-mailem konzultantovi FDV; konzultant FDV změnu harmonogramu schválí; v případě, že bude v důsledku změny harmonogramu změněn termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o stáži z důvodu změny harmonogramu. 11.2.2.3
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
Za trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže se považují změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit. Strana, u které ke změně došlo, má povinnost bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat zbývající dvě zúčastněné strany (stážista informuje poskytovatele a FDV, poskytovatel informuje stážistu a FDV). Ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.). Neoznámení nové skutečnosti, která vznikla na straně stážisty a je v rozporu s pravidly projektu (a v jejím důsledku tudíž není možné stáž dokončit), je klasifikováno jako hrubé porušení podmínek daných Smlouvou o stáži. Poskytovateli stáže bude uhrazena poměrná část fixních nákladů odpovídající počtu řádně absolvovaných poskytnutých hodin stáže. V případě hrubého porušení ze strany stážisty může být proplacení nákladů požadováno po samotném stážistovi.
35
11.2.3
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP do 30 kalendářních dnů od zahájení stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem, který mu bude odeslán na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání tohoto dotazníku. Pokud stáž trvá méně než 30 dnů, mentor průběžný dotazník nevyplňuje. Pokud stáž trvá déle než 60 dnů, (2 měsíce) musí poskytovatel vyplnit 2 průběžné evaluační dotazníky. Na vyplnění každého z dotazníků bude upozorněn e-mailem. Průběžný evaluační dotazník se nevyplňuje za poslední měsíc realizované stáže. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. Mentor je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit i stážista. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o stáži, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě.
36
12
Poradenství
Poradenství je povinná část stáže a podmínka jejího ukončení. Cílem poradenství je zlepšit připravenost stážistů pro vstup na trh práce. Stážista bude absolvovat individuální pohovor s lektorem zaměřený na tvorbu životopisu, psaní motivačních dopisů a přípravu na pracovní pohovory a výběrová řízení, např. assessment centra. Pohovor s lektorem bude trvat 90 minut. Formy poradenství: 1. Osobně v sídle FDV (Na Maninách 20, Praha 7). 2. S využitím Skype. Stážista obdrží „skripta“ – podkladové materiály, které mu budou k dispozici pro další využití při přípravě pro vstup na trh práce.
37
13
Závěrečná fáze a ukončení stáže
13.1 Závěrečný evaluační dotazník Závěrečný evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP nejpozději v den ukončení stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným emailem, který mu bude odeslán na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání tohoto dotazníku. Mentor je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží.
13.2 Certifikát Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát o absolvování stáže (Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát v případě, že absolvoval minimálně 90 % hodinové dotace stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi udělen. Zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zašle konzultant FDV poskytovateli stáže předvyplněný certifikát s žádostí o jeho doplnění, jeho vytištění a zajištění podpisu statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby), mentora stáže a stážisty. Takto podepsaný certifikát zašle poskytovatel poštou konzultantovi FDV společně se závěrečným reportem. Podepsaný certifikát je zaslán stážistovi po splnění všech jeho povinností určených projektem na uvedenou kontaktní adresu
13.3 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) Nejpozději do 5 pracovních dnů od vyplacení mzdy stážistovi za poslední měsíc stáže je poskytovatel stáže povinen vyplnit a odeslat poštou konzultantovi FDV závěrečný report. Formulář je k dispozici v systému SEP. Závěrečný report vyplní mentor stáže jménem poskytovatele. Obsah závěrečného reportu: předem dohodnuté hodinové náklady na stáž a počet odpracovaných hodin stáže; stručné zhodnocení činností stážisty v průběhu stáže z pohledu mentora; zhodnocení a připomínky k celému procesu stáže z pohledu poskytovatele. Přílohy závěrečného reportu: pracovní výkazy stážisty za všechny měsíce stáže v papírové podobě; doložení relevantního dokladu potvrzujícího vyplacení stážisty za všechny měsíce realizované stáže (např. kopie bankovního výpisu).
38
Závěrečný report je konzultantem FDV překontrolován, včetně všech dokumentů a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován do 5 pracovních dnů od data doručení závěrečného reportu konzultantem FDV (e-mailem) a je vyzván k vystavení faktury za náklady spojené s realizací stáže. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována. Faktura je vystavena ze strany poskytovatele stáže stážistovi, a to nejpozději do 5 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl poskytovatel k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Na základě závěrečného reportu bude uhrazena vystavená faktura za realizaci stáže. Závěrečné reporty budou podkladem k celkové evaluaci konkrétní stáže.
13.4 Ukončení stáže Den ukončení stáže je dán ve Smlouvě o stáži. Upravit toto datum je možné se souhlasem FDV, resp. vyhotovením dodatku ke smlouvě. Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o stáži. Stáž může být podle Smlouvy o stáži ukončena dvojím způsobem: řádně ukončená stáž – stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré náležitosti, které plynou ze Smlouvy o stáži a jejích příloh; předčasně ukončená stáž stáž, která je ukončena z objektivních důvodů předčasně (např. stážista si našel práci na plný úvazek15). V takovém případě jsou náklady stáže uhrazeny poměrně k počtu hodin realizované stáže; stáž, kdy poskytovatel nebo stážista nedodržel náležitosti plynoucí ze Smlouvy o stáži a jejích příloh.
15
Nutné doložit potvrzením s datem a razítkem zaměstnavatele.
39
14
Fakturace
Dle Smlouvy o stáži vystaví poskytovatel stáže stážistovi po ukončení stáže fakturu, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž. Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že stážista musí v papírové podobě zaslat FDV žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže). Povinné náležitosti faktury: a) plátce DPH označení Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vydání a datum splatnosti; datum uskutečnění zdanitelného plnění (zpravidla shodné se dnem vystavení faktury); položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ na základě Smlouvy o stáži číslo: xx16; Termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx; informaci o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži); základ daně – UPOZORNĚNÍ: částka uvedená ve Smlouvě o stáži je částka včetně DPH; informaci o % výši DPH; výši DPH; podpis poskytovatele stáže. b) neplátce DPH označení Faktura; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; 16
Bude doplněno dle konkrétní stáže.
40
datum vydání a datum splatnosti; položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ na základě Smlouvy o stáži číslo: xx17; Termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx; informaci o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži); podpis poskytovatele stáže. Poskytovatel stáže fakturu naskenuje a její originál a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“, který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář žádosti o úhradu nákladů spojených s realizací stáže je k dispozici v systému SEP. V případě osobního převzetí faktury stážistou bude na faktuře uveden podpis stážisty s textem „Faktura převzata dne: xx. xx. xxxx18“. Současně s odesláním faktury stážistovi poskytovatel vloží do systému SEP sken faktury, včetně skenu podacího lístku, kterým doloží odeslání faktury stážistovi. V případě osobního převzetí stážistou vloží poskytovatel do systému SEP pouze sken faktury, na které je uveden text dle předchozího odstavce. Stážista po obdržení faktury vyplní žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, který je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ). FDV následně uhradí fakturu na účet poskytovatele stáže uvedený ve Smlouvě o stáži.
17 18
Bude doplněno dle konkrétní stáže. Bude uvedeno datum podpisu a převzetí faktury ze strany stážisty.
41
15
Kontroly
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV kontrolní mechanismy, které mají zajistit naplnění cílů projektu. Cílem kontrol realizace stáží je zajistit, aby realizace stáží probíhala v souladu se Smlouvou o stáži, a včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Kontrolní činnost probíhá dvěma způsoby: administrativní kontrola a poskytovatelem stáže, a poskytovatelem stáže;
– monitoring dokumentů předkládaných případně telefonické pohovory se
stážistou stážistou
kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě jím určeném. Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol: předběžná kontrola – probíhá před podpisem smlouvy, jedná se o kombinaci kontrol administrativního typu a kontroly na místě, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a zájemcem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech; průběžná kontrola – probíhá po podpisu smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativního typu a kontroly na místě. Bude vycházet ze zhodnocení výsledků elektronických evaluačních dotazníků zasílaných v měsíčních intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů; následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po ukončení této kontroly budou uhrazeny náklady na stáž.
42
16
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ je zveřejněno na www.stazepromlade.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby mentor / poskytovatel stáže kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že by konzultant nebyl ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
[email protected]
43
