MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 5.0 Účinnost od: 1. 1. 2014 Platnost od: 1. 1. 2014 Schválila: PhDr. Kateřina Šímová, hlavní manažer projektu Datum vydání: 18. 12. 2013
2
Obsah Změnový list..............................................................................................................................................5 1
Úvod ..................................................................................................................................................7
2
Poskytovatel stáže ............................................................................................................................8 2.1
Podpora malého rozsahu (de minimis) ........................................................................................8
2.2
Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže .................................................................. 10
3
Stážista .......................................................................................................................................... 12
4
Stručný popis realizace stáží ......................................................................................................... 13 4.1
Klíčové pojmy ........................................................................................................................... 13
4.2
Stáž – základní informace ........................................................................................................ 14
4.3
Zapojení do projektu ................................................................................................................. 16
4.4
Evaluace průběhu stáže ........................................................................................................... 18
5
Registrace poskytovatele stáže ..................................................................................................... 18 5.1
Registrační formulář v IS ASAP ............................................................................................... 19
5.2
Přihlášení do IS ASAP .............................................................................................................. 20
6
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže) ........................................................................... 20
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty ...................................................................................... 26 7.1
Přihlášení stážistů ke kartě stáže ............................................................................................. 26
7.2
Výběr stážistů, osobní pohovory .............................................................................................. 27
8
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV ............................................. 28 8.1
Harmonogram stáže ................................................................................................................. 29
8.1.1 Služební cesty na stáži ......................................................................................................... 31 8.2 9
Smlouva o zajištění stáže ......................................................................................................... 32
Průběh realizace stáže .................................................................................................................. 34 9.1
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování ........................................................................... 35
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník ............................................................................................ 36
9.2
10
Zahájení stáže .......................................................................................................................... 35
Probíhající stáž ......................................................................................................................... 36
9.2.1
Docházka na stáž – deník stážisty ................................................................................. 37
9.2.2
Změny v průběhu realizace stáže .................................................................................. 39
9.2.3
Přímá podpora stážisty ................................................................................................... 42
9.2.4
Průběžný evaluační dotazník ......................................................................................... 44
Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................................. 44
10.1 Certifikát stážisty ....................................................................................................................... 44
3
10.2 Způsoby ukončení stáže ........................................................................................................... 44 10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže ........................................................................................ 46 10.4 Závěrečný evaluační dotazník .................................................................................................. 46 10.5 Vyhodnocení stáže a fakturace ................................................................................................ 46 11
Kontrola realizace stáže ................................................................................................................ 48
12
Odkazy a kontakty ......................................................................................................................... 49
13
Přílohy ............................................................................................................................................ 50
4
Změnový list Manuál pro poskytovatele stáží verze 5.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele stáží verze 4.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 5.0 Manuálu pro poskytovatele stáží. Změny nabývají účinnosti od 1. 1. 2014. Touto aktualizací se ruší Metodické pokyny č. 4, 5 a 6 k Manuálu pro poskytovatele stáží - verze 4.0. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy, formulační upřesnění
celý dokument
mentor stáže
2.2 (str. 10)
je hlavní kontaktní osobou při komunikaci s FDV v průběhu realizace stáže – poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na hlášení změn docházky, kontrolu kvality stáže, dodávání požadovaných dokumentů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, deníky stážisty apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže;
dokládá potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom, osvědčení o absolvování kurzu), které se vztahuje k pozici (resp. šabloně), na které bude mentor vést stáž.
Byl zrušen institut kontaktní osoby. Konzultant FDV komunikuje v průběhu realizace stáže s mentorem stáže, případně se statutárním zástupcem poskytovatele. V případě nepřítomnosti mentora stáže (která musí být předem nahlášena) řeší konzultant FDV neodkladné záležitosti s jinou osobou, jejíž jméno poskytovatel uvedl v dotazníku pro poskytovatele, který vyplňuje před podpisem Smlouvy o zajištění stáže.
2.2 (str. 11)
Evaluace průběhu stáže
4.4 (str. 18)
Nová kapitola – byla aktualizována pravidla pro odevzdávání evaluačních dotazníků. Změny provedeny i v souvisejících kapitolách 9.1.2, 9.2.4 a 10.4. Termín zahájení stáže stanovený poskytovatelem stáže při vystavení karty stáže je pouze orientační a je upraven při schválení karty stáže konzultantem FDV (s ohledem na aktuální datum a stav projektu).
6 (str. 22)
V případě, že místem výkonu stáže není sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže, uvede poskytovatel kromě adresy také název firmy, u které bude na dané adrese stáž probíhat a odůvodnění, proč bude na tomto místě stáž probíhat (tyto informace uvede poskytovatel do Neveřejné poznámky pro FDV).
6 (str. 22)
Poskytovatel vybírá při vystavení karty stáže jako mentora stáže pouze jednu osobu (zaškrtnutím v nabídce „Osob poskytovatele“).
6 (str. 22)
Je-li mentor zároveň členem statutárního orgánu i zaměstnancem poskytovatele dokládá čestné prohlášení mentora – zaměstnance.
6 (str. 23)
Poskytovateli bude k jedné šabloně stáže (typové pozici) schválena pouze jedna karta stáže, na kterou si vybere pouze jednoho stážistu.
6 (str. 24)
Schvalování karet stáží probíhá v souladu s tabulkou Režim schvalování karet dle šablon stáží, která je pravidelně aktualizována a je k dispozici na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz) v sekci Aktuality a v dokumentech pro poskytovatele v IS ASAP.
6 (str. 25)
Pro přihlašování uchazečů ke kartě stáže platí následující pravidla:
6 (str. 25)
karta stáže musí být zveřejněna pro přihlašování uchazečů minimálně 1 týden); maximální doba zveřejnění karty stáže jsou 4 týdny;
5
poskytovatel může zažádat o prodloužení lhůty pro přihlašování uchazečů ke kartě stáže (v rámci výše uvedených lhůt) před ukončením termínu pro přihlašování zasláním e-mailu na adresu
[email protected] (součástí emailu musí být název poskytovatele a ID karty); karta stáže může být zveřejněna vždy nejdříve 2 měsíce a nejpozději 5 týdnů před datem předpokládaného zahájení stáže.
Byla zásadním způsobem upravena pravidla pro sestavování harmonogramu stáže – podrobně viz kapitola 8.1.
8.1 (str. 29)
Podpisy na dokumentech souvisejících s realizací stáže musí být originální, FDV neakceptuje razítkové podpisy.
8.2 (str. 32)
V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka na realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena (a to pouze za předpokladu, že bude stážista s FDV na předčasném ukončení stáže spolupracovat).
9 (str. 35)
Byla zásadním způsobem upravena pravidla docházky na stáž – podrobně viz kapitola 9.2.1.
9.2.1 (str. 37)
Každou změnu docházky musí mentor/poskytovatel stáže nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne.
9.2.2.1 (str. 40)
Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptováním neschválení změny se poskytovatel stáže a stážista vystavují riziku, že bude toto při kontrole stáže klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, které může vést k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážisty a nákladů poskytovatele stáže. Výjimky z tohoto pravidla jsou možné pouze z objektivních důvodů, které musí být řádně doloženy (např. v případě onemocnění stážisty je doloženo potvrzení od lékaře). Dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou:
uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě o zajištění stáže nebo
absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně stáže a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a je to schváleno ze strany FDV.
10.2 (str. 44)
Nepřítomnost stážisty na místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže.
10.2 (str. 46)
Faktura za fixní náklady na stáž může být podepsána osobou pověřenou poskytovatelem stáže k vystavení faktury za fixní náklady, příp. poskytovatelem stáže.
10.5 (str. 48)
6
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od registrace do informačního systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu, dále také „IS ASAP“)1, přes průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout praktické vzdělání stážistům. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR2. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je nastavit systém poskytování stáží, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a prohlášení FDV jsou neustále k dispozici na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz), které je nutné pravidelně sledovat. Zde jsou také průběžně zveřejňovány seznamy aktuálně schvalovaných karet stáží (tzv. režimy schvalování). O zásadních změnách jsou účastníkům projektu v případě zájmu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Po výběru stážisty je poskytovateli stáže přidělen konzultant FDV, který zajišťuje administrativní vedení stáže (připraví Smlouvu o zajištění stáže a je poskytovateli i stážistovi neustále k dispozici v průběhu realizace stáže – od zahájení administrativních příprav stáže až po její ukončení). Není proto nutné, aby na tyto činnosti poskytovatel využíval služeb externí firmy. Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected].
1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatelů stáží a Fondu dalšího vzdělávání. 2 Fond dalšího vzdělávání je registrován na Úřadu pro ochranu osobních údajů pod číslem registrace: 00005666.
7
Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté z jiných zdrojů nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
2
Poskytovatel stáže
Poskytovatelem stáže (dále také jen „poskytovatel“) se může stát fyzická nebo právnická osoba vymezená Obchodním zákoníkem (zákon č. 513/1991 Sb. v platném znění) jako:
osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů.
Poskytovatel stáže musí být právoplatně registrován v České republice a může mít sídlo kdekoliv na území ČR, včetně Prahy. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínku existence alespoň 6 měsíců před vystavením karty stáže a nesmí mít ke dni podpisu Smlouvy o zajištění stáže žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu ke státnímu rozpočtu, státnímu fondu, zdravotní pojišťovně, orgánům sociálního zabezpečení nebo rozpočtu územního samosprávného celku (podepisuje čestné prohlášení o bezdlužnosti). Poskytovatel stáže je povinen mít uzavřené pojištění odpovědnosti za škodu na zdraví a majetku třetích osob (tzn. stážistů), které je platné po celou dobu trvání stáže. Pojistná smlouva je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a poskytovatel je povinen ji v průběhu přípravy Smlouvy doložit.
2.1
Podpora malého rozsahu (de minimis)
Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena Fondem dalšího vzdělávání (z rozpočtu projektu). Výše faktury (tj. fixní částka, která je uvedena v příslušné šabloně stáže) je poskytovateli stáže přiznána jako veřejná podpora malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu příjemci během předchozích tří účetních období (včetně aktuálního) přesáhnout stanovenou výši (viz níže). Uvedený finanční limit platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v rozhodném období. Výše podpory de minimis se řídí následujícími pravidly: Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním
8
věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2012 ze dne 25. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období. Podporu de minimis nelze dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 poskytnout:
na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím, na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností;
v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů;
podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v Nařízení Komise (ES) č. 1407/2002;
v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu;
v případě podpory udělené podnikům v obtížích.
Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi nebo subjekty, na které se vztahují výše uvedená pravidla, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky příslušného nařízení Evropské komise týkající se přiznání podpory malého rozsahu (de minimis). Poskytovatel stáže se odsouhlasením Všeobecných podmínek ASAP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže až po řádné ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu. Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis3. V registru lze vyhledat příjemce podpory4 a zjistit, zda splňuje výše uvedené podmínky.
3
Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/.
9
2.2
Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže
Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě šablony a karty stáže i Smlouvy o zajištění stáže, která je uzavírána mezi poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Na realizaci stáže se ze strany poskytovatele podílejí zejména statutární zástupce (jednatel) a mentor stáže, případně také další specialisté. Osoby poskytovatele mají následující kompetence: statutární zástupce (jednatel)
osoba zodpovědná za proces realizace stáže na straně poskytovatele stáže;
podepisuje Smlouvu o zajištění stáže, deníky stážisty a certifikát Europass;
k podpisům výše zmíněných dokumentů může pověřit jednu jinou osobu – např. mentora stáže (rozsah pověření bude specifikován ve formuláři „Pověření k podpisu dokumentů“, který je k dispozici v informačním systému ASAP); pověření k podpisu vkládá poskytovatel stáže do IS ASAP před zahájením stáže;
mentor stáže
4
hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže (i v případě, že jsou dílčí činnosti vykonávány pod vedením jiného specialisty);
odborně a metodicky vede stážistu, aby absolvoval všechny činnosti uvedené v šabloně a kartě stáže;
je hlavní kontaktní osobou při komunikaci s FDV v průběhu realizace stáže – poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na hlášení změn docházky, kontrolu kvality stáže, dodávání požadovaných dokumentů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, deníky stážisty apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže;
dokládá profesním životopisem své odborné znalosti a zkušenosti v oboru (požadavky na kvalifikaci mentora jsou uvedeny v šabloně stáže, mentor musí prokázat danou kvalifikaci ke dni vypsání karty stáže);
dokládá potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom, osvědčení o absolvování kurzu), které se vztahuje k pozici (resp. šabloně), na které bude mentor vést stáž;
podepisuje čestné prohlášení mentora (příloha 1 Smlouvy o zajištění stáže) a certifikát Europass;
nesmí být osobou blízkou ve vztahu ke stážistovi;
Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search.
10
nesmí být v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce i dohodu o pracovní činnosti);
nesmí být současně stážistou v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“;
specialisté
osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci činností uvedených v šabloně a kartě stáže (dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže).
Konzultant FDV komunikuje v průběhu realizace stáže s mentorem stáže, případně se statutárním zástupcem poskytovatele. V případě nepřítomnosti mentora stáže (která musí být předem nahlášena) řeší konzultant FDV neodkladné záležitosti s jinou osobou, jejíž jméno a kontaktní údaje uvedl mentor v dotazníku pro poskytovatele, který vyplňuje před podpisem Smlouvy o zajištění stáže. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný statutární zástupce / jednatel poskytovatele stáže. Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec poskytovatele, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem minimálně 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před dnem, kdy poskytovatel vystavil danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, ve kterých má prokazatelnou zkušenost, a může tedy zajistit efektivní přenos odborného know-how. Disponuje-li tedy subjekt takovým zaměstnancem, který splňuje kvalifikační požadavky na pozici mentora stáže dané šablonou stáže a tímto manuálem, je vhodné, aby byl mentorem tento zaměstnanec. Mentorem stáže může být i člen statutárního orgánu poskytovatele (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.), pokud splňuje kvalifikační požadavky na pozici mentora dané šablonou stáže a tímto manuálem. I v tomto případě musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže a musí činnost na této pozici vykonávat u poskytovatele jako svoji hlavní činnost. Mentorem stáže může být také osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ), avšak pouze tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Zároveň musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců před vypsáním karty stáže v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž a tuto činnost vykonává jako svoji hlavní samostatně výdělečnou činnost. OSVČ dokládá svoji aktuální činnost v daném oboru referencemi (nesmí být starší než 1 rok) od třech různých subjektů, kterým dodávala a fakturovala. Formulář na doložení referencí se všemi povinnými náležitostmi je k dispozici v informačním systému ASAP. Mentorem nesmí být osoba spolupracující (spolupodnikající).
11
3
Stážista
Cílovou skupinou projektu jsou osoby s trvalým pobytem na území České republiky, které mají trvalé bydliště mimo území Hl. m. Praha 5 . Stážistou nesmí být osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) a osoby se statusem studenta6. Stážistou může být:
absolvent s ukončeným vzděláním (dle požadavků uvedených v šabloně stáže);
uchazeč o zaměstnání (osoba v evidenci úřadu práce);
osoba vracející se na trh práce (např. osoba na rodičovské dovolené7 apod.);
osoba mající zájem o kariérní vzdělávání;
osoba se zdravotním postižením (OZP) nebo osoba zdravotně znevýhodněná (OZZ);
nezletilá nebo nesvéprávná osoba.
Na stáž se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti) a neměli v posledních 5 letech s poskytovatelem stáže obchodní vztah (dle Obchodního zákoníku). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do informačního systému ASAP (odsouhlasením Všeobecných podmínek IS ASAP). Stážistou nesmí být osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle §22 zákona č. 89/2012 Občanský zákoník v platném znění. Stážista má za podmínek, které stanovuje Manuál pro stážistu, nárok na proplácení výdajů za cestovné, ubytování, stravné případně i dalších výdajů, které definuje šablona stáže (tzv. přímá podpora stážisty). Výdaje jsou v rámci projektu propláceny ze strany FDV. Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel stážistu může zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 8 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení. Více informací o zapojení stážisty do projektu je uvedeno v Manuálu pro stážistu, který je k dispozici na internetových stránkách www.stazevefirmach.cz.
5
Toto omezení vychází z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Pro účely projektu je status studenta definován v zákoně č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře v platném znění. 7 Stážistou nesmí být matka na mateřské dovolené. 8 V opačném případě bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody. 6
12
4
Stručný popis realizace stáží
4.1
Klíčové pojmy
ASAP (Agendový systém aktivit projektu) Informační systém ASAP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém registrovaní uchazeči mohou dle rolí vykonávat následující činnosti: o
poskytovatelé stáží: nabízet stáže v daných oborech pro jednotlivé typové pozice (stanovené šablonami stáží); editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o nabízených stážích; vybírat z přihlášených uchazečů o stáž vhodné kandidáty; stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
uchazeči o stáž: hlásit se k aktuálním nabídkám stážím; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných uchazečů o stáž (termín pohovorů, přijetí na stáž, zamítnutí přihlášení na stáž z důvodu nesplnění požadavků daných šablonou a kartou stáže); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
konzultanti FDV: komunikovat s mentory/poskytovateli stáže a stážisty; spravovat klíčové dokumenty; schvalovat dokumenty doložené mentorem/poskytovatelem a stážistou; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu. Jménem FDV komunikuje s uchazeči o stáž, se stážisty, s osobami poskytovatele stáže, s úřady práce a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem účastní projektu nebo mají zájem získat o projektu bližší informace. Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu o zajištění stáže, vytváří pro stážistu deník stážisty, schvaluje změny v docházce na stáž apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli i stážistovi k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací souvisejících s projektem.
13
Šablona stáže Šablona stáže je vytvořena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis pozice, délka stáže), rámec činností vykonávaných na stáži, rámec osvojených odborných kompetencí, požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora) a obecný výčet činností a zapojení mentora. V šabloně je dále uvedena informace o výši fixních nákladů na stáž, tj. finanční částce, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV (v případě splnění všech podmínek ze strany stážisty i poskytovatele stáže) poskytovateli na základě Smlouvy o zajištění stáže uhradí9. Tato částka je uvedena včetně DPH. Součástí šablony je orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat daným specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry má být do daných fází stáže zapojen mentor. V šablonách může být uveden požadavek na doložení specifických dokumentů, kterými poskytovatel prokazuje svoji schopnost zajistit kvalitní realizaci stáže na dané pozici (např. doložení organizační struktury společnosti apod.). Na základě šablony stáže poskytovatel vypisuje tzv. kartu stáže, tj. konkrétní nabídku stáže (viz níže). K jedné šabloně stáže může být připojeno více karet stáží od různých poskytovatelů.
Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže k příslušné šabloně stáže. Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, tj. obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži (např. místo výkonu stáže, termín stáže, jméno mentora) i upřesnění jejích cílů či požadavků na stážistu. Karta musí respektovat rámec daný šablonou.
Smlouva o zajištění stáže Smlouva o zajištění stáže společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou a FDV). Každá ze smluvních stran obdrží jeden výtisk Smlouvy.
4.2
Stáž – základní informace
Stáže probíhají u subjektů, které zapojením se do projektu získají jedinečnou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají svoji hospodářskou či jinou (doplňkovou) činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat.
9
FDV vystupuje v roli operátora, který uhradí danou částku za stážistu.
14
Registrace do projektu a vypisování konkrétních karet stáží probíhá v IS ASAP (na portálu www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáží, stážistů a FDV. Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti poskytovatele stáže, stážisty a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně stáže (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je nezbytným předpokladem pro naplnění podmínek stáže. Stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců (toto rozmezí je blíže závazně stanoveno v příslušné šabloně stáže). Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví mentor stáže po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat. Termín posledního dne docházky na stáž je tedy výsledkem rozplánování docházky na základě dohody mezi stážistou a mentorem stáže, přičemž musí být naplněna hodinová dotace stáže. Oficiální termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. kalendářní den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (toto datum je uvedeno v informačním systému ASAP jako „Termín stáže do“). Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, docházka na stáž zároveň nesmí přesáhnout 12 hodin. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat prakticky všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech šablony stáže (díl 1.2 šablony). Pouze v takovém případě může být stážistovi při splnění všech ostatních podmínek vydán certifikát o absolvování stáže a poskytovateli proplaceny fixní náklady na stáž10. Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a odbornou kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří. I v takovém případě ale zůstává za zajištění kvality stáže odpovědný mentor. Poskytovatel stáže má pro konkrétní stáž přiděleného svého konzultanta FDV, který s mentorem/poskytovatelem komunikuje v průběhu realizace celé stáže, zasílá mu relevantní dokumenty a mentor se na něj může v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení kdykoliv obrátit. S realizací projektu souvisí některé administrativní povinnosti. Jedná se především o pravidelné zasílání dokumentů mentorem stáže na konci každého kalendářního měsíce – deníků stážisty apod. V průběhu stáže mentor vyplňuje evaluační dotazníky (více viz kapitola 4.4), na konci stáže poskytovatel zasílá poštou stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž a
10
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. z důvodu sezónnosti některých činností, životního cyklu projektu apod.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a toto musí být uvedeno v deníku stážisty.
15
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž. Administrace stáží není složitá ani zvlášť časově náročná, všechny potřebné informace jsou přehledně uvedeny v tomto manuálu. V případě jakýchkoliv dotazů je vždy k dispozici konzultant FDV (na infolince nebo konzultant stáže). FDV proplácí v rámci projektu stážistům stravné formou stravenek a v případě oprávněnosti nároku také výdaje za cestovné a ubytování, příp. další výdaje definované šablonou stáže. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály:
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především příloha 3 – Šablona a karta stáže a příloha 4 – Harmonogram stáže);
Manuál pro poskytovatele stáží včetně příloh;
Metodický pokyn pro vystavení karty stáže;
Metodické pokyny k Manuálu pro poskytovatele stáží (pokud byly k aktuální verzi manuálu vydány).
Všechny dokumenty jsou k dispozici v informačním systému ASAP ve složce Dokumenty pro poskytovatele. Poskytovatel stáže je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci. Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změnám, které mají vliv na to, zda se poskytovatel může nadále účastnit projektu (například v souvislosti s bezdlužností poskytovatele, mentor přestal být zaměstnancem firmy apod.), je nutné tyto změny oznámit konzultantovi FDV. Neoznámení takovýchto změn bude považováno za hrubé porušení pravidel projektu.
4.3
Zapojení do projektu
Poskytovatel stáže může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, FAQ) a šablony stáží pro jednotlivé typové pozice. V Katalogu stáží může poskytovatel vyhledávat základní informace o aktuálně nabízených stážích – obor stáže, název poskytovatele stáže, místo výkonu stáže, datum, do kterého se mohou uchazeči na stáž hlásit, a předpokládaný termín zahájení a ukončení stáže. Chce-li poskytovatel na nějaké pozici nabídnout stáž, musí se na uvedeném portálu do IS ASAP zaregistrovat. Registrace je nezávazná. Poskytovatel stáže může jako registrovaný uživatel v informačním systému ASAP nabídnout stáž (tj. vystavit/vypsat kartu stáže) ke konkrétní šabloně, nejprve ale musí vyplnit svůj profil (viz kapitola 6). Vypsaná karta stáže musí respektovat limity dané šablonou stáže a podléhá schválení ze strany FDV. Až poté je zveřejněna (stává se v IS ASAP viditelnou) pro přihlašování případných uchazečů o stáž. O zveřejnění karty je poskytovatel stáže informován e-mailem. Od okamžiku, kdy je karta stáže zveřejněna, se k ní mohou přihlašovat uchazeči o stáž. Termín pro přihlašování stanoví FDV (minimální délka termínu pro přihlašování je stanovena na 7 kalendářních dní). Poskytovatel stáže má možnost požádat ještě před ukončením přihlašování uchazečů o prodloužení termínu pro přihlašování až do maximální délky 4 týdnů
16
od zveřejnění karty stáže. Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči k přihlášení na stáž, se karta pro přihlašování uchazečů uzavře. Konzultant FDV (HR specialista) přihlášené uchazeče zkontroluje (obvykle ve lhůtě 7 kalendářních dní) a kandidáty, kteří nemají dostatečnou kvalifikaci, neschválí (viz kapitola 7). Posouzení kvalifikace provádí HR specialista na základě uchazečem doložených údajů (životopis, certifikáty aj.). Seznam kompetentních uchazečů je následně zpřístupněn poskytovateli stáže (o tomto je poskytovatel informován e-mailem). Poskytovatel na základě realizace osobních pohovorů vybere vyhovujícího uchazeče o stáž, který se stane stážistou (podrobněji viz kapitola 7). V okamžiku spárování 11 poskytovatele stáže a uchazeče o stáž dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. Obvykle do tří dnů od označení vybraného uchazeče v informačním systému ASAP (spárování) je mentor stáže kontaktován konzultantem FDV s žádostí o vyplnění dotazníku pro poskytovatele stáže. V tomto dotazníku mentor uvádí klíčové informace nezbytné pro sestavení Smlouvy o zajištění stáže. Mentor zároveň ve spolupráci se stážistou sestaví časový harmonogram stáže (více viz kapitola 8.1). Takto sestavený harmonogram je pak součástí Smlouvy o zajištění stáže a je závazný. Formulář dotazníku pro poskytovatele a harmonogramu stáže zašle mentorovi konzultant FDV e-mailem. Na základě získaných informací připraví konzultant FDV Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle e-mailem mentorovi stáže (pro informaci ji zasílá také stážistovi). Mentor stáže Smlouvu vytiskne a iniciuje schůzku se stážistou, na které je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8.2). Podepsanou Smlouvu odešle mentor stáže na adresu FDV k rukám konzultanta. Po zahájení stáže mentor i stážista postupně vyplňují evaluační dotazníky (viz kapitola 4.4). Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenek a výdajů za ubytování a cestovné (případně dalších výdajů vyplývajících ze šablony stáže) ze strany FDV, předává stážista mentorovi stáže vždy začátkem kalendářního měsíce klíčové dokumenty za uplynulý měsíc stáže (deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek, řádně vyplněný průvodní list účetního dokladu za ubytování s doklady za ubytování a řádně vyplněnou tabulku cestovních dokladů s jízdními doklady). Tyto dokumenty mentor odesílá poštou Fondu dalšího vzdělávání – více viz kapitola 9. Všechny změny (zejména změny docházky na stáž) a nestandardní situace musí být neprodleně hlášeny konzultantovi FDV. V průběhu stáže může být iniciována kontrola průběhu realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Po dobu realizace stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek
11
Spárování znamená, že si poskytovatel vybral stážistu a změnil v informačním systému ASAP jeho stav na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“.
17
stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na rozpočet, podmínky a cíle projektu si FDV vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o zajištění stáže nebo upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. Byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží na pozici „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický.
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony či karty stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů. Aktuální informace o stavu projektu včetně informací o aktuálně schvalovaných kartách stáží jsou dostupné na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz.
4.4
Evaluace průběhu stáže
Mentor stáže i stážista vyplňují v průběhu realizace stáže celkem tři evaluační dotazníky – vstupní, průběžný a závěrečný. Formuláře evaluačních dotazníků jsou dostupné na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Dotazníky jsou zpřístupňovány postupně, v termínech, kdy je požadováno jejich vyplnění. O zpřístupnění dotazníku je mentorovi zaslána informace na e-mail, který uvedl v kontaktních údajích při vystavení karty stáže v IS ASAP. Po kliknutí na uvedený odkaz je mentor přesměrován do přihlašovacího formuláře, ve kterém zadá stejné přístupové údaje jako při přihlašování do informačního systému ASAP. Po vyplnění příslušného dotazníku je nutné dotazník odeslat kliknutím na odkaz „odeslat formulář“. Po úspěšném vyplnění a uložení dotazníku je v aplikaci k dispozici jeho náhled. Smyslem evaluačních dotazníků je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazníky vyplňoval přímo mentor stáže. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebudou poskytovatelé stáží ani stážisté zpětně nijak postihováni). V souvislosti s evaluací projektu může být mentor stáže požádán o součinnost i po skončení realizace stáže.
5
Registrace poskytovatele stáže
Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do informačního systému ASAP na portálu www.stazevefirmach.cz. Po registraci je možné vyplnit profil poskytovatele a na základě toho pak vypisovat karty stáží (konkrétní nabídky stáží) k vybraným šablonám. Je také možné nahlížet do veškerých dokumentů, se kterými bude poskytovatel stáže i stážista v průběhu realizace stáže pracovat
18
(Smlouva o zajištění stáže, harmonogram stáže apod.). Do informačního systému ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním e-mailem. Dokončením registrace poskytovatel souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů (souhlas je součástí Všeobecných podmínek ASAP, které je nutné před dokončením registrace odsouhlasit).
5.1
Registrační formulář v IS ASAP
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do informačního systému ASAP a klíčové informace o poskytovateli stáže. Pokud není uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje: ZÁKLADNÍ ÚDAJE
název poskytovatele;
IČ;
DIČ (pokud poskytovatel má DIČ přidělené, jedná se o povinný údaj);
adresa sídla (ulice, číslo popisné, PSČ, obec, kraj);
DALŠÍ ÚDAJE
jméno a příjmení kontaktní osoby pro účely komunikace před zahájením stáže (je důležité, aby tyto údaje byly stále aktuální);
kontaktní telefon;
stručný profil poskytovatele (nepovinný údaj);
webové stránky poskytovatele (nepovinný údaj);
obor, ve kterém má poskytovatel zájem stáž nabídnout;
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE
registrační jméno do IS ASAP (e-mail);
heslo pro vstup do IS ASAP.
Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter) na e-mail, který uvedl při registraci do IS ASAP. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat (v agendě Můj profil). Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se Všeobecnými podmínkami informačního systému ASAP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému.
19
Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže editovat. Poskytovatel stáže je povinen uvádět v IS ASAP výhradně pravdivé a dostatečně jasné a určité informace. V opačném případě může být poskytovatel vyloučen z projektu (deaktivováním profilu poskytovatele).
5.2
Přihlášení do IS ASAP
Do informačního systému ASAP se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (emailem) a heslem. Po přihlášení má poskytovatel možnost:
6
editovat údaje zadané při registraci (kromě IČ a e-mailu, který je přihlašovacím jménem);
vyplnit profil poskytovatele stáže;
vyhledávat šablony (typové pozice) dle jednotlivých oborů, seznámit se s jejich obsahem, tisknout šablony nebo je ukládat ve formátu PDF;
přihlásit se k vybrané šabloně a vystavit kartu stáže (tj. vložit konkrétní nabídku stáže – inzerát).
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže)
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži a upřesnění požadavků na stážistu. Karta musí být vypsána v souladu s šablonou stáže, která představuje základní rámec stáže (obsahuje požadavky na obsah a průběh stáže, na stážistu i na poskytovatele/mentora stáže). Šablona může mít připojeno více karet stáží – více konkrétních nabídek od poskytovatelů, kteří chtějí přijmout stážistu na danou pozici. Proces vystavení karty stáže: Proces vystavení karty stáže je detailně popsán v Metodickém pokynu pro vystavení karty stáže (je dostupný registrovaným poskytovatelům stáží v IS ASAP) nebo v instruktážním videu na http://www.youtube.com/watch?v=F29E9u83xW4. Při vypisování karty stáže důrazně doporučujeme sledovat informace o aktuálně schvalovaných kartách stáží (tzv. režimy schvalování), které jsou dostupné na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). 1. Výběr šablony stáže Poskytovatel si v záložce „Šablony stáží“ vybere šablonu typové pozice, pro kterou chce vypsat kartu stáže, tzn. konkrétní nabídku stáže. Pečlivé prostudování dané šablony je klíčové pro správné vyplnění karty stáže.
20
2. Můj profil Pro vystavení karty stáže je nutné mít v informačním systému ASAP vyplněný profil poskytovatele. Po registraci tedy poskytovatel vyplní záložku „Můj profil“. Do profilu se automaticky generují základní informace o společnosti, které poskytovatel zadal při registraci do IS ASAP (název společnosti, adresa sídla apod.), a které je možné editovat (s výjimkou IČ). Vedle těchto informací zahrnuje profil ještě záložky:
„Kontaktní údaje“ – poskytovatel uvede adresu sídla, provozovny, pobočky, event. dalších míst, na kterých bude stáž probíhat (další místa je nutné zdůvodnit); „Osoby poskytovatele“ – poskytovatel uvede kontakty (telefon a e-mail) a informace o statutárním zástupci a mentorovi, příp. dalších osobách poskytovatele12.
3. Údaje o mentorovi stáže V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu o tom, jakou stáž bude vypisovat a kdo bude jejím mentorem, zadá do systému údaje o mentorovi dané stáže (přes záložku „Můj profil“ → „Osoby poskytovatele“):
jméno, příjmení, titul mentora;
telefon, e-mail (je nutné, aby byly uvedeny kontakty přímo na mentora stáže).
4. Vystavení karty stáže
upřesnění pozice (je možná specifikace názvu dané pozice)
stáž vhodná pro (lze uvést, zda je stáž vhodná pro OZP/OZZ)
počet nabízených pozic - Počet nabízených pozic na jedné kartě stáže je omezen šablonou, která stanovuje maximální počet stážistů na jednoho mentora (FDV si vyhrazuje právo upravit počet nabízených pozic s ohledem na rozpočet a cíle projektu).
termín zahájení stáže - Předpokládaný začátek stáže musí být stanoven tak, aby se mohli uchazeči na stáž přihlásit, aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o zajištění stáže, stanovení harmonogramu stáže apod. - Při stanovení termínu začátku stáže musí poskytovatel respektovat aktuální informace zveřejňované na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz) a musí být splněno pravidlo, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Je také nutné si uvědomit, že administrativní kroky od zveřejnění karty stáže po její zahájení trvají cca 6 týdnů.
12
Jméno a kontakty na mentora jsou v první fázi neveřejné údaje, které má k dispozici pouze FDV.
21
- Termín zahájení stáže stanovený poskytovatelem stáže při vystavení karty stáže je pouze orientační a je upraven při schválení karty stáže konzultantem FDV (s ohledem na aktuální datum a stav projektu).
termín ukončení stáže - Poskytovatel uvede předpokládaný termín ukončení stáže (s ohledem na hodinovou dotaci stáže uvedenou v šabloně stáže). - Přesný termín ukončení stáže je výsledkem dohody konkrétní docházky na stáž mezi poskytovatelem stáže a stážistou při sestavování harmonogramu stáže. - Termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. den po posledním dni docházky na stáž.
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž - Poskytovatel stáže stanoví termín pro přihlašování cca 1 měsíc před předpokládaným datem zahájení stáže. - FDV si vyhrazuje právo tento termín upravit s ohledem na aktuální stav schvalování karet stáží.
místo výkonu stáže - Stáž je možné vykonávat maximálně na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Jako místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo / pobočka / provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být adresa trvalého bydliště stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo / pobočka / provozovna případného současného zaměstnavatele stážisty. - V případě, že se nejedná o sídlo, pobočku nebo provozovnu poskytovatele stáže, uvede poskytovatel kromě adresy také název firmy, u které bude na dané adrese stáž probíhat a odůvodnění, proč bude na tomto místě stáž probíhat (tyto informace uvede poskytovatel jako „Neveřejnou poznámku pro FDV“). - VŽDY alespoň jedno z míst výkonu stáže musí být prokazatelně sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Všechna místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě stáže. Nebudou-li všechna místa výkonu stáže v kartě uvedena, vyhrazuje si FDV právo neumožnit dodatečné doplnění dalších míst výkonu stáže do navazujících dokumentů (harmonogram, Smlouva o zajištění stáže). - Všechny cesty mimo uvedená místa výkonu stáže jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v poli „Další požadavky na stážistu nebo upřesnění“.
mentor - Poskytovatel vybere z nabídky „Osob poskytovatele“ příslušného mentora dané stáže (zaškrtnutím jedné osoby).
cíl stáže - Ze stručného popisu cílů stáže musí být patrné, z jakého konkrétního důvodu poskytovatel stáž vypisuje – např. příprava grafického návrhu webových stránek pro
22
zadavatele, spolupráce s projektovým manažerem na realizaci právě probíhajícího konkrétního projektu, získání nové pracovní síly do provozu restaurace apod. další požadavky na stážistu nebo upřesnění
- V této položce poskytovatel uvede např. požadavek na účast stážisty na služebních cestách poskytovatele, požadavek na doložení výpisu z Rejstříku trestů, zdravotní způsobilosti apod. dle vlastní potřeby nad rámec šablony. - Zde je možné také uvést, že je stáž vhodná např. pro držitele průkazu ZTP, absolventy apod. POZOR! Poskytovatel nesmí v rámci karty stáže znevýhodňovat určitou skupinu uchazečů o stáž, může pouze do kolonky „další požadavky na stážistu“ uvést, že pozice je vhodná pro určitou skupinu uchazečů (např. absolventy, osoby zdravotně postižené), nesmí ale doslovně uvést, že požaduje pouze ženu / muže / absolventa atd. 5. Dokumenty ke kartě stáže Do záložky „Dokumenty“ ke kartě stáže poskytovatel nahraje životopis mentora, potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání mentora a sken čestného prohlášení mentora. Životopis mentora musí obsahovat následující údaje: vzdělání, současné zaměstnání a relevantní minulá zaměstnání (s uvedením následujících informací: od – do, pozice, popis hlavních oblastí odpovědnosti, detailní popis náplně práce a informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance a jejich počet). Potvrzení o nejvyšším dosaženém vzdělání mentora (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom) se musí vztahovat k pozici, na které bude mentor vést stáž. Čestné prohlášení mentora podepisuje mentor před vystavením karty stáže (ne dříve než dva týdny před dnem vystavení karty) a jeho sken vkládá do IS ASAP (formulář je k dispozici v dokumentech pro poskytovatele). Formulář bude mentor znovu podepisovat ve Smlouvě o zajištění stáže, která se vyhotovuje ve 3 originálech (čestné prohlášení je přílohou č. 1 Smlouvy). Je důležité, aby mentor vyplnil správný formulář, neboť je k dispozici ve třech variantách (mentor vybere variantu, která odpovídá jeho zařazení):
Čestné prohlášení mentora – zaměstnance na hlavní pracovní poměr;
Čestné prohlášení mentora – OSVČ (Součástí prohlášení budou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým OSVČ dodávala a fakturovala. Reference musí obsahovat název, sídlo a IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, období, kdy k dodávkám docházelo, informaci o tom, co bylo předmětem dodávek a kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Reference musí být podepsána zástupcem daného subjektu. Vzorový formulář referencí je k dispozici v informačním systému ASAP.);
Čestné prohlášení mentora – člena statutárního orgánu společnosti poskytovatele (Je-li mentor zároveň členem statutárního orgánu i zaměstnancem poskytovatele dokládá čestné prohlášení mentora – zaměstnance.).
23
V případě nedoložení výše zmíněných dokumentů není možné změnit stav karty ze stavu „Koncept“ do stavu “Čeká na schválení“. V záložce „Jazykové a jiné dovednosti uchazeče“ může poskytovatel upřesnit kvalifikaci, kterou od uchazeče požaduje (požadavek na řidičské oprávnění, počítačovou gramotnost, jazykovou vybavenost13 apod.) nad rámec šablony. Je však důležité si uvědomit, že v rámci karty stáže nemůže poskytovatel měnit nároky na úroveň nebo zaměření vzdělání ani na praxi uchazeče. Tyto požadavky jsou dané šablonou stáže a jsou závazné. Jeden mentor nemůže současně vést stáže vzniklé ze dvou nebo více karet stáží. Tato podmínka se vztahuje i na souběžné vedení odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ (reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001), jehož realizátorem je rovněž FDV. Mentor, který vede odbornou stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se může stát mentorem pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ až po ukončení stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a naopak. Poskytovatel může vypisovat karty stáží k libovolnému počtu šablon. Vždy však musí být dodržena tato pravidla:
poskytovatel disponuje kvalifikovanými mentory k daným stážím;
poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis).
Poskytovateli bude k jedné šabloně stáže (typové pozici) schválena pouze jedna karta stáže, na kterou si může vybrat pouze jednoho stážistu. FDV si vyhrazuje právo neschválit kartu stáže, pokud již poskytovatel realizoval k dané šabloně více stáží. Kartu stáže poskytovatel odešle ke schválení změnou stavu karty ze stavu „Koncept“ do stavu „Čeká na schválení“. Po odeslání karty ke schválení již nelze kartu editovat. V případě, že je potřeba některé údaje změnit ještě před zveřejněním karty (změna jména mentora, změna předpokládaného termínu zahájení stáže apod.), kontaktuje poskytovatel FDV (na e-mail:
[email protected]) s žádostí o editaci karty stáže. Po zveřejnění karty stáže již editace není možná, kartu lze pouze stornovat a vystavit novou. Karta stáže podléhá po vystavení poskytovatelem stáže kontrole ze strany FDV. Účelem kontroly je především zjistit, zda je konkrétní nabízená stáž v souladu se šablonou stáže, zda jsou splněny požadavky kladené na mentora, a zda je tedy dostatečně zajištěna kvalita stáže a efektivní přenos know-how. V případě, že karta stáže jeví odstranitelné nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a žádá o opravu (na opravu karty má poskytovatel lhůtu 14 kalendářních dní).
13
Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v informačním systému ASAP.
24
Nejčastějšími důvody, které vedou k navrácení karty k přepracování případně k následnému neschválení karty stáže, jsou:
nesoulad šablony a karty stáže (především činností, které by měl stážista vykonávat);
neodpovídající kvalifikace mentora;
doložení neúplných podkladů (životopisu mentora, dokladu o vzdělání mentora nebo čestného prohlášení mentora).
Schvalování karet stáží probíhá v souladu s tabulkou Režim schvalování karet dle šablon stáží, která je pravidelně aktualizována a je k dispozici na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz) v sekci Aktuality a v dokumentech pro poskytovatele v IS ASAP. Je-li karta stáže v souladu se šablonou, je konzultantem FDV schválena a zveřejněna, což znamená, že se stává „viditelnou“ pro potenciální uchazeče o stáž, kteří si mohou nabídku stáže prohlédnout a přihlásit se k ní. O zveřejnění karty je poskytovatel informován e-mailem. Uchazeči vidí na kartách stáží jen určité informace o poskytovateli. Pro přihlašování uchazečů ke kartě stáže platí následující pravidla:
Termín pro přihlašování uchazečů upraví konzultant FDV při schvalování karty stáže dle aktuálního data, přičemž musí být dodrženo pravidlo, že karta stáže musí být zveřejněna pro přihlašování uchazečů minimálně 1 týden). Maximální doba zveřejnění karty stáže jsou 4 týdny. O případné prodloužení lhůty pro přihlašování uchazečů ke kartě stáže (v rámci výše uvedených lhůt) může poskytovatel stáže zažádat před ukončením termínu pro přihlašování zasláním e-mailu na adresu
[email protected] (součástí emailu musí být název poskytovatele a ID karty). Zasláním žádosti nevzniká automaticky nárok na prodloužení lhůty, o výsledku žádosti bude poskytovatel vyrozuměn e-mailem. Možnost prodloužení pro přihlašování uchazečů bude posuzována dle aktuálního stavu realizace stáží. Karta stáže může být zveřejněna vždy nejdříve 2 měsíce a nejpozději 5 týdnů před datem předpokládaného zahájení stáže.
Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes informační systém ASAP (tj. přes webové stránky www.stazevefirmach.cz). Pokud by byl stážista vybrán na stáž mimo IS ASAP v rozporu s postupem uvedeným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží, nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. nebudou náklady / výdaje související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže ani stážistovi).
25
Celý proces od vypsání karty stáže až po zahájení stáže (po podpisu Smlouvy o zajištění stáže) je znázorněn na následujícím schématu:
Poskytovatel může na svém webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek:
informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, reg. č.: CZ.1.07/3.1.00/41.0001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazevefirmach.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je karta stáže schválena ze strany realizačního týmu FDV v informačním systému ASAP a zveřejněna na portálu www.stazevefirmach.cz.
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty
7.1
Přihlášení stážistů ke kartě stáže
Po zveřejnění (schválení konzultantem FDV) se mohou začít registrovaní uchazeči o stáž ke kartě stáže přihlašovat. Je-li stáž nabízena pro jednoho stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů. Z tohoto počtu je vždy určitý počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. takové, kteří jsou v evidenci úřadu práce déle než 6 měsíců). Uchazeče o stáž po přihlášení ke kartě stáže kontroluje a schvaluje konzultant FDV (HR specialista). V případě, že se některý uchazeč na základě jím doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) jeví pro danou stáž jako nekompetentní, může být konzultantem FDV kontaktován s žádostí o doplnění poskytnutých informací, popř. vysvětlení
26
nejasností. Pokud se potvrdí, že uchazeč nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou stáže, není přihlášení uchazeče k dané kartě stáže schváleno. V době, kdy se uchazeči mohou na danou stáž hlásit, vidí poskytovatel v IS ASAP pouze počet přihlášených uchazečů a počet uchazečů schválených ze strany FDV (např. 5/7 – 5 přihlášených ale dosud nezkontrolovaných uchazečů, 7 již schválených uchazečů). V této fázi si poskytovatel stáže ještě nemůže prohlížet detailní informace o uchazečích (životopis, přiložené dokumenty apod.). Obvykle do 7 kalendářních dnů od ukončení přihlašování ke kartě stáže konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam kompetentních uchazečů poskytovateli (poskytovatel o tomto bude informován e-mailem). Od tohoto okamžiku může poskytovatel na základě dokumentů, které uchazeči předložili (životopis, certifikáty apod.), vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
7.2
Výběr stážistů, osobní pohovory
Poskytovatel stáže vybere ze seznamu uchazečů na základě uvedených údajů (vzdělání, jazyková vybavenost, praxe apod.) a doložených materiálů (doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, životopis, motivační dopis apod.) vhodné kandidáty. Poskytovatel nesmí poskytnout stáž uchazečům, kteří byli v posledních 5 letech jeho zaměstnanci (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti) nebo byli s poskytovatelem stáže v obchodním vztahu (dle Obchodního zákoníku). Vybrané uchazeče poskytovatel kontaktuje (e-mailem) a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve uchazeče na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu realizace stáže kontrolována ze strany FDV (zejména při kontrole na místě). Termín osobního pohovoru musí být uchazeči oznámen s předstihem alespoň 3 pracovní dny. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Z tohoto důvodu je poskytovatel povinen zaslat informaci o termínu konání pohovoru s uvedením ID karty stáže současně také FDV na e-mail:
[email protected] (postačí v kopii e-mailu). Poskytovatel stáže změní přihlášeným uchazečům v IS ASAP stav (status):
vybranému uchazeči, který je pozván na pohovor, změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ a připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru;
není-li uchazeč pozván na pohovor, ale stále ještě může být na pohovor pozván, zůstává jeho stav nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“;
je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, změní jeho stav na „Nevybrán na stáž“.
Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče na každých 5 přihlášených uchazečů. Jsou-li tedy přihlášeni 3 uchazeči, má poskytovatel
27
povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče, je-li přihlášeno 7 uchazečů, musí poskytovatel pozvat minimálně 2 uchazeče atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, neumožní mu IS ASAP vybrat si stážistu na danou stáž. Je-li již v průběhu osobního pohovoru zřejmé, že poskytovatel má o uchazeče zájem a že jej pravděpodobně vybere na stáž, je praktické si již v tuto chvíli předběžně domluvit harmonogram stáže (viz kapitola 8.1). Při tom je nutné si uvědomit, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v měsíci a že od výběru stážisty do podpisu Smlouvy o zajištění stáže je nutné učinit administrativní kroky, které trvají minimálně 2 týdny. Po zrealizovaných osobních pohovorech poskytovatel opět změní uchazečům v informačním systému ASAP stav:
Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než změní poskytovatel stav uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, je povinen kontaktovat uchazeče (e-mailem nebo telefonicky) a ověřit, zda zájem uchazeče o stáž přetrvává.
Nebyl-li pozvaný uchazeč u pohovoru úspěšný, je jeho stav změněn na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč na stáž vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (e-mailem nebo telefonicky) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele).
V okamžiku, kdy je uchazeči přiřazen stav „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, dostává stáž specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta.
8 Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem (poskytovatel tedy změnil stav uchazeče v IS ASAP na „Vybrán na stáž / Stáž čeká na schválení“), je mentor stáže telefonicky kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant se mentorovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Dále konzultant požádá mentora o provedení níže uvedených kroků:
neprodlené kontaktování stážisty za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (Formulář pro rozplánování harmonogramu obdrží mentor následně od konzultanta e-mailem. Nejbližší možný termín začátku stáže je za 14 dní ode dne, kdy byl mentor kontaktován konzultantem FDV.);
vložení vyplněného harmonogramu do informačního systému ASAP;
vyplnění dotazníku pro poskytovatele stáže (Účelem dotazníku je získat všechny potřebné údaje pro sepsání Smlouvy o zajištění stáže. Mentor obdrží dotazník od
28
konzultanta e-mailem. V dotazníku mentor mj. uvádí číslo bankovního účtu, na který bude po ukončení stáže uhrazena ze strany FDV za stážistu částka fixních nákladů na stáž, údaje o statutárním zástupci (tj. jméno osoby oprávněné podepsat Smlouvu o zajištění stáže - ředitel, jednatel apod.) a jméno a kontaktní údaje osoby poskytovatele, které budou zasílány stravenky pro stážistu. Pro účely ověření rozsahu čerpání podpory de minimis je dále vyžadováno uvedení posledních tří účetních období (vč. aktuálního), uplatňovaných ve společnosti poskytovatele.);
vložení vyplněného dotazníku do informačního systému ASAP;
vložení skenu pojistné smlouvy společnosti poskytovatele o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti (poskytovatel musí odpovídat za škodu na majetku i zdraví třetích osob) do informačního systému ASAP;
zaslání e-mailu s informací o vložení všech dokumentů do informačního systému ASAP konzultantovi FDV.
Je-li pracoviště poskytovatele zařazeno do kategorie rizikových prací, je nutné doložit jako přílohu dotazníku kopii rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví (více viz kapitola 9.1.1). Výše uvedené informace a podklady je mentor povinen do IS ASAP vložit nejpozději do 2 pracovních dnů. V případě, že nastanou v průběhu přípravy Smlouvy o zajištění stáže skutečnosti, v jejichž důsledku musí stážista od realizace stáže odstoupit, může poskytovatel nabídnout tuto pozici náhradníkovi. V takovém případě vždy kontaktuje s tímto požadavkem přiděleného konzultanta FDV, který mu sdělí další postup. V souvislosti s touto změnou může dojít k posunu data zahájení stáže.
8.1
Harmonogram stáže
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace a garantovaného intervalu) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o zajištění stáže. Harmonogram slouží mimo jiné k výpočtu maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů za cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. Docházka na stáž musí být nastavena tak, aby byly výdaje na cestovné a ubytování, které může stážista nárokovat k proplacení, využity hospodárně (například nárokuje-li stážista ubytování, je vhodné naplánovat stáž na dny, které jdou po sobě v týdnu). Při sestavování harmonogramu stáže musí mentor i stážista dbát následujících pravidel: stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin daných šablonou stáže; stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stáž nelze vykonávat o víkendu a státních svátcích;
29
každý den, kdy bude stážista docházet na stáž, musí být stáž naplánována na minimálně 4 hodiny souvislé docházky; docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy – více viz níže); docházka musí být rozplánována vždy na celé hodiny; stáž musí být rozplánována v rozsahu počtu měsíců, který je uveden v dané šabloně stáže (do tohoto rozsahu se nezapočítává 14-denní rezerva na konci stáže); u každého dne, ve kterém bude stáž probíhat, je nutné uvést místo výkonu stáže (mohou být uvedeny adresy maximálně tří míst – A, B, C); budou-li v rámci stáže realizovány služební cesty (viz níže), je nutné je v harmonogramu předem rozplánovat a uvést k těmto dnům jako místo výkonu stáže „X“ (služební cesty jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní docházky na stáž); v harmonogramu musí být uveden časový interval čtyř hodin (od – do), ve kterých poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na místě výkonu stáže ve dnech docházky na stáž (dále také „garantovaný interval“), toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den14; datum ukončení stáže je stanoveno na 14. den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (pokud je datum ukončení stáže v harmonogramu vyplněno nesprávně, má konzultant FDV právo upravit datum ukončení stáže podle výše uvedeného pravidla). Při sestavování harmonogramu (plánování docházky na stáž) je dále nutné respektovat (a zohlednit) následující pravidla pro docházku na stáž: docházka na stáž musí probíhat v intervalu od 6:00 hodin do 20:00 hodin (z tohoto pravidla jsou možné výjimky pouze u směnných provozů – více viz níže); do docházky na stáž se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech (v minimální délce 30 minut), kterou je stážista povinen dodržovat nejdéle po 6 hodinách (u mladistvých po 4,5 hodinách) stáže. Je-li dle charakteru pozice nezbytné, aby stáž probíhala v rámci směnného provozu, musí tuto skutečnost schválit konzultant FDV. U takovýchto stáží lze následně uplatnit tyto výjimky z pravidel pro sestavení harmonogramu: docházka na stáž může být v harmonogramu naplánována do maximálního rozsahu 12 hodin stáže za den (zároveň ale musí být v daném týdnu dodržena docházka průměrně 8 hodin za pracovní den, tzn. délka výkonu stáže je maximálně 40 hodin týdně);
14
Pokud není reálně možné, aby mentor stáže stanovil jeden garantovaný interval pro všechny dny docházky na stáž, kontaktuje konzultanta FDV a požádá jej o zaslání formuláře pro podrobný rozpis garantovaných intervalů. Tyto případy je nutné vždy řádně odůvodnit.
30
stáž může probíhat i mimo časový interval od 6:00 do 20:00 hodin, což je považováno za tzv. noční směnu – noční směny je v harmonogramu stáže nutné předem rozplánovat (uvedením „N“ k místu výkonu stáže v harmonogramu) a jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní celkové docházky na stáž (jsou-li v harmonogramu rozplánovány zároveň služební cesty, nesmí součet počtu dní docházky s naplánovanými služebními cestami a počtu dní s naplánovanými nočními směnami překročit polovinu počtu dní celkové docházky na stáž dle daného harmonogramu). Nejpozději do 2 pracovních dnů vloží mentor vyplněný harmonogram do informačního systému ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a je-li v souladu s pravidly a odpovídá-li dané pozici, schválí jej (v opačném případě je nutné harmonogram přepracovat). Z harmonogramu stáže připraví konzultant FDV na všechny relevantní měsíce deník stážisty, který odešle e-mailem mentorovi stáže i stážistovi nejpozději v den zahájení stáže. V případě, že v průběhu realizace stáže dojde k jakékoliv změně oproti naplánovanému harmonogramu (např. přesun docházky na jiný den, změna místa výkonu stáže, změna délky docházky apod.), musí mentor o této změně bez odkladu informovat e-mailem konzultanta FDV. Pokud touto změnou dojde ke změně termínu ukončení stáže, musí být sepsán dodatek Smlouvy o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV). Stážista je povinen každý den vyplňovat docházku a popis činností, kterými se v daném dni zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz kapitola 9). Na základě řádně vyplněného deníku je stážistovi vypláceno nejen stravné ve formě stravenek, ale je také posuzován jeho nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby mentor stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače. 8.1.1 Služební cesty na stáži Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo místa výkonu stáže15, která poskytovatel specifikuje v harmonogramu stáže, a následně jsou tato uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud se v rámci stáže předpokládá realizace služebních cest, musí toto poskytovatel uvést v kartě stáže. Služební cesty musí přímo souviset s realizací stáže, jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty a musí být schváleny ze strany FDV. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo místa výkonu stáže, je nutné předem rozplánovat v harmonogramu stáže (v maximálním rozsahu do poloviny počtu dní naplánované docházky na stáž). V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem
15
Služební cestou je i jakákoliv činnost vykonávaná mimo místo výkonu stáže, a to i v rámci stejného města, např. jednání u klienta či vyřizování korespondence na pobočce České pošty.
31
informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl a jaký byl její účel (resp. jaké činnosti tam vykonával). Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny (FDV hradí cestovné pouze do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže). Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista.
8.2
Smlouva o zajištění stáže
Konzultant FDV vyhotoví na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže i od stážisty, Smlouvu o zajištění stáže. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Jedná se o dokument, který je klíčový pro úspěšné zahájení stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Ředitel FDV nebo jím pověřená osoba podepisuje Smlouvu jako poslední a Smlouva tudíž nabývá platnosti dnem podpisu ze strany FDV. Smlouvu o zajištění stáže zasílá konzultant FDV mentorovi stáže e-mailem ve formátu PDF. Součástí e-mailu je také průvodní dopis s žádostí o součinnost při podpisu Smlouvy, a to realizací níže uvedených kroků:
kontrola a tisk Smlouvy včetně všech příloh ve 3 vyhotoveních (Smlouvu lze vytisknout jednostranně nebo oboustranně);
kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu Smlouvy;
realizace schůzky k podpisu Smlouvy a zajištění podepsání dokumentu (včetně příloh) poskytovatelem stáže i stážistou;
zaslání všech 3 originálů Smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta.
Smlouvu o zajištění stáže podepisuje stážista 16 , statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a ředitel FDV (nebo jím pověřená osoba). Poskytovatel podepisuje vedle samotné Smlouvy také Přílohu č. 1 (vyplňuje a podepisuje mentor stáže) a Přílohu č. 5 (podepisuje statutární zástupce poskytovatele nebo jím pověřená osoba). Podpisy musí být originální, razítkové podpisy FDV neakceptuje.
16
Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o zajištění stáže podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou.
32
Součástí Smlouvy o zajištění stáže jsou následující přílohy:
Příloha č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
Příloha č. 2 – Kopie pojistné smlouvy společnosti poskytovatele o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti17;
Příloha č. 3 – Šablona a karta stáže (tj. šablona stáže pro danou typovou pozici a karta stáže vyplněná poskytovatelem stáže v IS ASAP);
Příloha č. 4 – Harmonogram stáže;
Příloha č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Před odesláním Smlouvy poštou poskytovatel stáže zkontroluje, zda byla Smlouva řádně vyplněna. Zkontroluje především:
podpisy poskytovatele stáže (nebo jím pověřené osoby) a stážisty v těle Smlouvy;
vyplněné údaje o mentorovi stáže a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a uvedení data a místa podpisu v Příloze č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Podepsanou Smlouvou o zajištění stáže včetně všech příloh má poskytovatel povinnost zaslat (ve všech třech vyhotoveních) v obálce označené nápisem „Stáže ve firmách – stáž číslo: xx“ (za xx dosadí číslo stáže) doporučeně poštou na adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta (adresa: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7). Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřenou osobou a následně zanese poskytovatele stáže, resp. jemu přiznanou výši podpory do Centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Dnem poskytnutí podpory je datum podpisu Smlouvy o zajištění stáže. Jedno vyhotovení Smlouvy podepsané všemi třemi smluvními stranami poté konzultant zašle spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou poskytovateli stáže, druhé vyhotovení obdrží stážista. Průvodní dopis informuje adresáty o klíčových meznících v průběhu realizace stáže. Tyto informace jsou podrobně uvedeny v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6 tohoto manuálu. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Stáž - Probíhající stáž“.
17
Smlouva musí být platná po celou dobu realizace stáže.
33
9
Průběh realizace stáže
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže důvodem k předčasnému ukončení stáže. V případě, že se mentor / poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany stážisty mění podmínky stáže nebo Smlouvu o zajištění stáže, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (za FDV především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být například: změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); změna mentora stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami. Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria: stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže; stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona stáže (díl 1.2 šablony), tyto činnosti musí být vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky (porušení tohoto pravidla může vést k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.)18; stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovuje Smlouva, aktuální manuály (zejm. Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží), metodiky (zejm. Metodika kontrol) a případné aktuální metodické pokyny; musí být dodržena práva poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV; poskytovatel musí stážistovi zajistit materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže; stáž musí probíhat tak, aby byla pro stážistu přínosem; mentor musí vykonávat všechny činnosti, které jsou uvedeny v šabloně stáže. Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele.
18
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal prakticky všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést v deníku stážisty.
34
Jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je poskytovatel / mentor stáže i stážista povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka na realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena (a to pouze za předpokladu, že bude stážista s FDV na předčasném ukončení stáže spolupracovat). V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže nebo Všeobecných podmínek IS ASAP ze strany poskytovatele může být poskytovatel vyloučen z účasti v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ i z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
9.1
Zahájení stáže
Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista zahajuje docházku na stáž v den, na kterém se s mentorem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování
Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž vstupní zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Zařazení pracoviště poskytovatele do kategorie rizikových prací musí poskytovatel stáže doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje na vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku musí být zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud je zákonem stanoveno
35
povinné očkování, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního dokladu (vystaveného v Kč) dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál dokladu předkládá stážista připevněný k Průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku/očkování (k dispozici v informačním systému ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže spolu s deníkem stážisty a dalšími doklady a to v termínech stanovených pro předložení všech těchto dokladů (viz kapitola 9.2). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat) pouze pokud byly vynaloženy nejdříve jeden den po datu osobního pohovoru. V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje vstupní zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kdo z nich bude výdaje spojené s touto prohlídkou hradit. 9.1.2
Vstupní evaluační dotazník
V den zahájení stáže je mentor stáže vyzván e-mailem k vyplnění vstupního evaluačního dotazníku, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Na vyplnění vstupního dotazníku má mentor lhůtu 7 pracovních dnů od zahájení stáže. Povinnost osobně vyplnit a včas odevzdat vstupní evaluační dotazník má i stážista. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
9.2
Probíhající stáž
V průběhu stáže patří mezi povinnosti mentora zejména:
kontrola a potvrzení docházky stážisty na stáž (více viz kapitola 9.2.1);
komunikace s konzultantem FDV za účelem oznámení změn v docházce stážisty (zejména v případě, kdy se stážista nedostaví bez udání důvodu na stáž) a případných dalších změn;
administrace v oblasti proplácení stravného stážistovi (viz kapitola 9.2.3.1);
administrace v oblasti proplácení výdajů za cestovné a ubytování stážisty (viz kapitoly 9.2.3.2 a 9.2.3.3);
průběžná evaluace stáže (viz kapitola 9.2.4).
36
Mentor stáže obdrží od stážisty vždy do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, tyto dokumenty (jsou-li relevantní):
stážistou řádně vyplněný a podepsaný deník stážisty (viz příloha 1 a 2 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněnou a podepsanou tabulku cestovních dokladů (příloha 3 a 4 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněný a podepsaný průvodní list účetního dokladu za ubytování (příloha 5 tohoto manuálu);
případně další dokumenty, na jejichž základě může být stážistovi při splnění všech podmínek proplacena přímá podpora stážisty.
Mentor stáže všechny tyto dokumenty zkontroluje a na deníku stážisty zajistí podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby). K uvedeným dokumentům mentor přiloží stážistou podepsaný distribuční seznam dokládající převzetí stravenek za předcházející kalendářní měsíc stáže a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty všechny tyto dokumenty odesílá doporučeně poštou konzultantovi FDV. Mentor stáže současně zkontroluje, zda stážista vložil elektronický deník stážisty za daný měsíc do informačního systému ASAP.
9.2.1 Docházka na stáž – deník stážisty19 Mentor stáže i stážista mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech 20 (do odchozených hodin se tato přestávka nezapočítává);
popis konkrétních činností, kterými se daný den zabýval a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (v průběhu realizace stáže musí stážista vykonat všechny činnosti definované v šabloně stáže a toto musí být z deníku zřejmé; jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně stáže (uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena viz
19
Uvedená pravidla se týkají stáží, které byly zahájeny 1. 1. 2014 nebo později. Stáže zahájené před 1. 1. 2014 se při dokládání a uznávání docházky na stáž řídí Manuálem pro stážistu verze 4.0. 20 Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
37
příloha 2); konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže);
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede její cíl (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení každého případného nesouladu docházky s harmonogramem stáže v položce „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“ (POZOR! Každá změna v docházce musí být již předem schválena konzultantem FDV).
Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. Docházka na stáž nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Docházka na stáž musí probíhat v intervalu od 6:00 do 20:00 hodin (docházka mimo tento interval nebude ze strany FDV uznána). Výkon stáže nad rámec tohoto intervalu je možný pouze v případě směnných provozů, u kterých je možné rozplánovat v omezené míře také tzv. noční směny (za noční směnu se považuje taková docházka na stáž, která i jen částečně překročí uvedený interval a současně splňuje pravidla pro uplatnění směnného provozu). Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci kalendářního měsíce. Ze strany FDV je při kontrole deníku stážisty schválena docházka na stáž v takovém rozsahu (tj. počtu hodin), který byl na daný kalendářní měsíc naplánován v harmonogramu stáže. Z toho vyplývá, že pokud nebyly v daném měsíci stáže ze strany FDV schváleny změny v docházce, je nezbytné, aby se počet naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu) shodoval s počtem skutečně odchozených hodin stáže vykázaných v deníku za daný měsíc stáže. Docházka nad rámec naplánovaného harmonogramu (pokud se nejedná o nahlášenou a ze strany FDV schválenou změnu docházky) nebude ze strany FDV uznána. Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu, který je závazný. Jakoukoliv změnu docházky je stážista povinen hlásit mentorovi stáže, který je povinen ji nahlásit nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne konzultantovi FDV. Takto nahlášená změna musí být následně ze strany FDV schválena (podrobněji viz kapitola 9.2.1). Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc. U stáží se začátkem v polovině kalendářního měsíce tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za druhou polovinu kalendářního měsíce. Na konci kalendářního měsíce předkládá stážista vyplněný deník ke kontrole konzultantovi FDV. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplněný deník vytiskne a opatří ho svým podpisem. Spolu s dalšími relevantními dokumenty (tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování) a distribučním seznamem, který dokládá převzetí stravenek stážistou) jej předá
38
mentorovi stáže, který zajistí podpis deníku stážisty statutárním zástupcem poskytovatele (nebo jím pověřenou osobou). Datum podpisu deníku nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě do informačního systému ASAP. Mentor stáže nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle deník stážisty doporučeně poštou konzultantovi FDV společně se všemi ostatními relevantními dokumenty. Konzultant FDV deník stážisty zkontroluje a je-li v pořádku, schválí jej v IS ASAP21. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná konzultant FDV stážistovi nárok na proplacení stravného. O výši schváleného stravného informuje konzultant FDV dodavatele stravenek, který na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky (tj. stravenky pro stážistu jsou doručeny na adresu poskytovatele stáže, a to vždy zpětně za ukončený měsíc docházky). Stravenky za poslední kalendářní měsíc (nebo jeho část) jsou zasílány přímo stážistovi na kontaktní adresu. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele v průběhu realizace stáže nebo na kontaktní adresu stážisty po skončení docházky na stáž) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty. 9.2.2
Změny v průběhu realizace stáže
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Stážista je tedy povinen o všech změnách, které souvisí s realizací stáže, předem písemně informovat konzultanta FDV a mentora stáže. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora stáže, který má povinnost neprodleně písemně informovat konzultanta FDV – více viz kapitola 9.2.2.1. Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 9.2.2.1); změna mentora stáže; změna sídla poskytovatele; změna bankovního spojení poskytovatele; změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. přečerpání limitu podpory de minimis apod.).
21
Schválení deníku v IS ASAP jsou nadřazeny výsledky kontrol řádné realizace stáže (tzn., při zjištění pochybení stážisty nebo poskytovatele stáže při administrativní kontrole nebo kontrole na místě mohou být finanční částky kráceny bez ohledu na předchozí schválení deníku stážisty v systému ASAP).
39
Řádně nahlášená změna vstupních podmínek je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů (více viz kapitola 10.2). Neoznámení změny vstupních podmínek je klasifikováno jako hrubé porušení pravidel projektu. V takovém případě nejsou poskytovateli stáže proplaceny fixní náklady na stáž. 9.2.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista i poskytovatel stáže mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna místa výkonu stáže (vč. služebních cest), změna garantovaného časového intervalu, nebo taková změna hodinové dotace stáže, která bude mít vliv na celkový počet hodin stáže v daném kalendářním měsíci. Na změny v docházce se vztahují stejná pravidla jako na sestavení harmonogramu stáže. Stážista je povinen jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi stáže. Mentor stáže je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž oproti harmonogramu (tj. změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele) konzultantovi FDV. Každou změnu docházky musí mentor stáže nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne. Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptováním neschválení změny se poskytovatel stáže a stážista vystavují riziku, že bude toto při kontrole stáže klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, které může vést k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážisty a nákladů poskytovatele stáže. Výjimky z tohoto pravidla jsou možné pouze z objektivních důvodů, které musí být řádně doloženy (např. v případě onemocnění stážisty je doloženo potvrzení od lékaře). Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně stáže. Není proto přípustné, aby se mentor se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty. V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést v deníku důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV, kterým musí být schválena ještě před jejím uskutečněním).
40
9.2.2.2 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně (e-mailem) hlásit mentorovi stáže. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí mentor stáže o této skutečnosti neprodleně písemně informovat konzultanta FDV. V odůvodněných případech (například pokud není konzultant FDV předem informován o absenci stážisty na stáži) může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o návštěvě lékaře/nemoci od lékaře. V případě absence stážisty na stáži se mentor stáže domluví se stážistou na náhradě docházky v jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena 14-denní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost nahlásí konzultantovi FDV písemně (e-mailem) – hlášení změny podléhá pravidlům uvedeným výše. V e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace a garantovaného intervalu docházky v daných dnech a místa výkonu stáže. Pro náhradu docházky platí stejná pravidla jako pro sestavení harmonogramu stáže. Pokud bude v důsledku přesunu docházky překročen termín ukončení stáže, je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě (dodatek sepíše konzultant FDV). Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže. 9.2.2.3 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor stáže předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu o zajištění stáže: krátkodobá absence mentora – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže); stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (tj. specialista) – i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. mentor stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat. Změny, v jejichž důsledku musí dojít k úpravě Smlouvy o zajištění stáže:
dlouhodobá absence mentora – v jejím důsledku může nejčastěji dojít:
41
ke změně mentora stáže (v případě, že má poskytovatel jinou osobu, která je schopna zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže);
ke změně termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel nemá jinou osobu, která splňuje podmínky dané šablonou stáže a stáž je tedy nutné dočasně přerušit);
v důsledku těchto změn je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV); konzultant FDV vždy mentora/poskytovatele stáže informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě.
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
9.2.3
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit; ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.). Přímá podpora stážisty
9.2.3.1 Stravné Stážista má nárok na proplacení stravného ve formě stravenek. Stravenky jsou mu poskytovány zpětně za docházku na stáž v předchozím kalendářním měsíci. Nárok na proplacení stravného schvaluje dle docházky uvedené v deníku stážisty konzultant FDV ve spolupráci s finančním manažerem. Stravenky jsou stážistovi zpravidla předávány prostřednictvím poskytovatele stáže (s výjimkou posledního kalendářního měsíce stáže, resp. posledního kalendářního měsíce stáže, ve kterém probíhala faktická docházka na stáž). Nárok na stravenky vzniká stážistovi za každou celou absolvovanou hodinu stáže v daném měsíci, která musí být řádně doložena vyplněnou a podepsanou docházkou stážisty (tzn. odevzdáním deníku stážisty). Poskytovatel stáže obdrží obvykle koncem kalendářního měsíce (s výjimkou prvního a posledního) zásilku, která obsahuje obálky se stravenkami pro stážistu / jednotlivé stážisty za předchozí kalendářní měsíc stáže (tedy např. koncem měsíce května obdrží poskytovatel pro stážisty stravenky za měsíc duben). Stravenky jsou adresovány kontaktní osobě poskytovatele, jejíž jméno, adresu a telefon uvedl mentor v dotazníku pro poskytovatele stáže. Poskytovatel má povinnost zásilku převzít, zkontrolovat ji a potvrdit její doručení předepsaným způsobem doručovací službě. Obálky jsou označeny jménem stážisty, nominální hodnotou stravného a počtem kusů stravenek. Součástí zásilky je také „Distribuční seznam“ (dokument, jehož podpisem stážista potvrdí, že stravenky převzal (více viz níže)). Povinností poskytovatele je předat stážistovi stravenky neprodleně po jejich obdržení, a to proti jeho podpisu na Distribučním seznamu. Stážistou podepsaný Distribuční seznam poskytovatel uchová pro následné odeslání konzultantovi FDV společně s dalšími
42
dokumenty za končící kalendářní měsíc stáže (vytištěným a podepsaným deníkem stážisty, tabulkou cestovních dokladů s jízdními doklady, průvodním listem účetního dokladu za ubytování s doklady za ubytování). V případě jakýchkoliv nesrovnalostí je nutné neodkladně kontaktovat konzultanta FDV. Za poslední měsíc stáže jsou stravenky zpravidla zasílány přímo na adresu stážisty, poskytovateli tak nevzniká žádná povinnost související s předáním stravenek. 9.2.3.2 Proplacení výdajů za cestovné Veškeré uznatelné (a tedy ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže. Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže (mezi kontaktní adresou stážisty a místy výkonu stáže uvedenými ve Smlouvě), výdaje za cestování v průběhu přestávky na jídlo a oddech FDV nehradí. Služební cesty realizované v rámci stáže nejsou ze strany FDV propláceny v rámci cestovních výdajů. Stážista má nárok na úhradu cestovních výdajů spojených se stáží po předložení originálů příslušných dokladů. Nejpozději do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou doklady předkládány, předloží stážista tabulku cestovních dokladů (spolu s dalšími dokumenty – tzn. deníkem stážisty, distribučním seznamem, příp. průvodním listem účetního dokladu za ubytování) mentorovi stáže. Povinností mentora je převzít od stážisty tabulku cestovních dokladů a do 3 pracovních dnů od předání podkladů stážistou zajistit její odeslání spolu s dalšími dokumenty doporučeně k rukám konzultanta FDV. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce. U stáží, které začínají 15. den v měsíci tedy stážista předkládá za první kalendářní měsíc stáže doklady za cestovné pouze za 2. polovinu tohoto kalendářního měsíce. 9.2.3.3 Proplacení výdajů za ubytování Stážista má po předložení příslušných dokladů nárok na proplacení výdajů za ubytování, které mu vzniknou v důsledku dojíždění na stáž. Stážista je povinen předložit mentorovi stáže průvodní list účetního dokladu za ubytování za předchozí kalendářní měsíc (společně s dalšími dokumenty – deníkem stážisty, distribučním seznamem, příp. tabulkou cestovních dokladů) nejpozději do 3 pracovních dní od konce daného měsíce. Povinností mentora je převzít od stážisty tento dokument a zajistit jeho odeslání do 3 pracovních dní od předání podkladů stážistou doporučeně k rukám konzultanta FDV. Pokud má poskytovatel kontakt na vhodné ubytování pro stážistu, může toto ubytování stážistovi před nástupem na stáž nabídnout.
43
Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce. U stáží, které začínají 15. den v měsíci tedy stážista dokládá za první kalendářní měsíc stáže účetní doklad za ubytování pouze za 2. polovinu měsíce. 9.2.4
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník je mentorovi zpřístupněn po prvních 30 dnech stáže na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz. O zpřístupnění dotazníku je mentor informován na e-mail uvedený v ASAPu. Průběžný evaluační dotazník je mentor povinen vyplnit do 3 pracovních dnů od uplynutí prvních 30 dnů stáže. V případě, že stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňují stážista ani mentor stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat také stážista. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
10
Závěrečná fáze a ukončení stáže
10.1 Certifikát stážisty Je-li stáž ukončena řádně a úspěšně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát o absolvování stáže (formát Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z objektivních důvodů, obdrží stážista certifikát pouze v případě, že odchodil minimálně 90 % hodinové dotace stáže a absolvoval na stáži všechny činnosti dle šablony stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zašle konzultant FDV e-mailem mentorovi stáže vyplněný certifikát s žádostí o jeho případné doplnění (ve vymezených polích), vytištění (nutný barevný tisk) a zajištění podpisu statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby), mentora stáže a stážisty. Podepsaný certifikát mentor odešle společně s deníkem stážisty, distribučním seznamem a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu (podmínkou pro odeslání certifikátu stážistovi je doručení všech distribučních seznamů (včetně distribučního seznamu za poslední měsíc stáže) konzultantovi FDV).
10.2 Způsoby ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením
44
dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o zajištění stáže (Článek I.). Stáž může být ukončena dvojím způsobem: 1. řádně ukončená stáž o stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh; o dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou: - uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě o zajištění stáže nebo - absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně stáže a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a je to schváleno ze strany FDV (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat); 2. předčasně ukončená stáž o ukončení stáže z objektivních důvodů - např. v případě, že si stážista našel práci na plný úvazek, získal status studenta, získal trvalé bydliště na území Hl. m. Prahy, společnost poskytovatele zanikla apod.; - tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením o studiu, potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); - stáž je předčasně ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV (nutná součinnost všech smluvních stran); - výdaje/náklady jsou uhrazeny na základě doložených dokladů jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže. o ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran - poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh (Článek VI. Smlouvy o zajištění stáže); - v takovém případě se posuzuje, na čí straně k pochybení došlo: k pochybení došlo na straně poskytovatele: - stážistovi jsou ze strany FDV proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže (v případě doložení potřebných dokladů); - poskytovateli nebudou proplaceny fixní náklady na stáž a nemusí mu být umožněno vypsat další kartu stáže (mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže a stornovány karty čekající na schválení); k pochybení došlo na straně stážisty: - poskytovateli jsou fixní náklady na stáž proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže) na základě žádosti zaslané stážistou; - stážista nemá nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (všechny, které dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny).
45
Nepřítomnost stážisty na místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže. Stáž je ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Stáž je ukončena dnem doručení odstoupení poslední ze smluvních stran. Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy absolvovat stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena dohodou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (a za předpokladu, že stážista na stáž řádně docházel). V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž.
10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž předloží stážista mentorovi stáže vyplněný a podepsaný deník stážisty spolu s dalšími relevantními dokumenty. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby) na deníku stážisty a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí podkladů od stážisty zajistí odeslání veškerých dokumentů konzultantovi FDV. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) jsou zpravidla zaslány přímo stážistovi na jeho kontaktní adresu. Stážista i mentor stáže jsou povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník.
10.4
Závěrečný evaluační dotazník
V poslední den docházky na stáž dle harmonogramu, který je uvedený ve Smlouvě, je mentor stáže vyzván k vyplnění závěrečného evaluačního dotazníku na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Na vyplnění dotazníku má mentor stáže lhůtu 3 pracovní dny. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i stážista. Evaluační dotazníky slouží k hodnocení kvality poskytované stáže a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Odpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor stáže přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
10.5
Vyhodnocení stáže a fakturace
Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty
46
doloženy, je mentor stáže cca do 10 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována. V souladu se Smlouvou o zajištění stáže vystaví poskytovatel stáže fakturu na fixní náklady na stáž stážistovi (stážista je na faktuře uveden jako osoba odběratele) a to nejpozději do 10 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl mentor k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Přesná výše částky fixních nákladů uvedená na faktuře je dána šablonou stáže. Tato částka je konečná – tzn., je-li poskytovatel plátcem DPH, jedná se o částku včetně DPH. Fakturovaná částka může být nižší, než je částka uvedená v šabloně stáže (například v případě, že má poskytovatel v rámci limitu de minimis k dispozici nižší částku, než je uvedeno v šabloně stáže). V případě předčasného ukončení stáže je poskytovateli zaslána informace o výši poměrné částky fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže. Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že má stážista povinnost zaslat poštou Fondu dalšího vzdělávání řádně vyplněnou Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž). Povinnými náležitostmi faktury jsou:
22 23
označení Faktura / Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty (POZOR! Faktura musí být vystavena na stážistu); zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském nebo obchodním rejstříku (platí pro podnikatelské subjekty) nebo v jiné evidenci, jedná-li se o nepodnikatelské subjekty (např. občanská sdružení, obecně prospěšné společnosti apod.); datum vystavení a datum splatnosti faktury (40 kalendářních dnů od data vystavení); položka faktury – na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: xx 22 ; termín konání stáže: xx.xx.xxxx – xx.xx.xxxx“23;
Bude doplněno dle konkrétní stáže Termín konání stáže dle aktuálního harmonogramu (oficiální datum zahájení a ukončení stáže).
47
informace o fakturované peněžní částce (tato vychází ze šablony stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a musí odpovídat částce fixních nákladů deklarované ve výzvě k vystavení faktury); podpis osoby pověřené poskytovatelem stáže k vystavení faktury za fixní náklady, příp. podpis poskytovatele stáže.
Je-li poskytovatel stáže plátcem DPH, bude faktura obsahovat tyto další náležitosti:
datum uskutečnění zdanitelného plnění; základ daně v Kč (POZOR! Výše fixních nákladů na stáž uvedená v šabloně stáže je částkou včetně DPH); informace o sazbě DPH (v roce 2013 tj. 21%); částka DPH v Kč.
Poskytovatel stáže fakturu naskenuje a její originál a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za neproplacení faktury do data splatnosti. K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (příloha 7 tohoto manuálu), který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž je k dispozici v informačním systému ASAP. Současně s odesláním faktury stážistovi poskytovatel vloží sken faktury do IS ASAP. Stážista po obdržení faktury vyplní Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OP VK). FDV uhradí fakturu na ten účet poskytovatele stáže, který uvedl v dotazníku pro poskytovatele stáže a je tedy uvedený ve Smlouvě o zajištění stáže.
11
Kontrola realizace stáže
V průběhu procesu realizace stáží probíhají ze strany FDV intenzivní kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Cílem kontrol realizace stáží je ověřit, zda stáže probíhají v souladu se Smlouvou o zajištění stáže, a včas identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Manuálu pro stážistu a poskytovatele stáží: Kontrola realizace stáže (dostupný v informačním systému ASAP).
48
Kontrolní činnost probíhá ve dvou formách:
administrativní kontrola – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a mentorem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a mentorem stáže;
kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a mentora/poskytovatele stáže v místě výkonu stáže, případně na jiném místě jím určeném. Kontroly na místě mohou být předem hlášené i nehlášené, kontrola může proběhnout opakovaně. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže (přímo jejich fyzická podoba, nebo například dokumentované fotografiemi, printscreeny a podobně).
Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných mentorem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a kontroly na místě, vychází z podnětů konzultanta FDV a z vyhodnocení pravidelně dokládaných dokumentů (deníků stážisty apod.);
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže na základě předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou uhrazeny náklady na stáž.
Nejčastějším pochybením při kontrolách realizace stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy předem nahlášena mentorem dané stáže konzultantovi FDV, který absenci musí schválit. Pokud FDV nebyla ze strany poskytovatele sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení ustanovení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty (viz kapitola 9.2.2). Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, je-li to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ může vést k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
12
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je vyžadováno, aby mentor/poskytovatel stáže přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
49
13
na e-mailu:
[email protected];
na informační lince 800 779 977 (dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod).
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – vzor Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – vzor Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8A – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – zaměstnanec) Příloha 8B – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – OSVČ) Příloha 8C – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – člen statutárního orgánu společnosti)
50
Příloha 1
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi stáže, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do systému ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty statutárním zástupcem (nebo jím pověřenou osobou) a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název 0 organizace: Mentor Jméno: 0 Stážista Jméno: 0
Vyplní konzultant FDV: 0 Číslo jednací: Číslo stáže: Termín stáže: Konzultant Jméno, příjmení: 0 Schválil konzultant: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: 0
Poskytovatel garantuje přítomnost stážisty na stáži v čas. intervalu
0
nebo také 0
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut. Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). leden 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
1
st
0
0
0:00
2
čt
0
0
0:00
3
pá
0
0
0:00
4
so
0
0
0:00
5
ne
0
0
0:00
6
po
0
0
0:00
7
út
0
0
0:00
8
st
0
0
0:00
9
čt
0
0
0:00
10
pá
0
0
0:00
11
so
0
0
0:00
12
ne
0
0
0:00
13
po
0
0
0:00
14
út
0
0
0:00
15
st
0
0
0:00
16
čt
0
0
0:00
17
pá
0
0
0:00
18
so
0
0
0:00
19
ne
0
0
0:00
20
po
0
0
0:00
21
út
0
0
0:00
22
st
0
0
0:00
23
čt
0
0
0:00
24
pá
0
0
0:00
25
so
0
0
0:00
26
ne
0
0
0:00
27
po
0
0
0:00
28
út
0
0
0:00
29
st
0
0
0:00
30
čt
0
0
0:00
31
pá
0
0
0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis statutárního zástupce:
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
0 0:00 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 2
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce předchozího kalendářního měsíce mentorovi stáže, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzetí na FDV spolu s dalšími dokumenty. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za aktuální kalendářní měsíc potřebuje. Zakoupil-li stážista časovou jízdenku/časový kupon na veřejnou dopravu, připevňuje do tabulky také originál dokladu o zaplacení. Jedná-li se o personifikovaný cestovní doklad, dokládá stážista také kopii průkazu/karty. Doklad o zaplacení musí být v takovém případě vystaven na jméno stážisty, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období: Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Jméno a podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
4
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 5 Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi stáže, který zašle originál účetního dokladu i průvodní list účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. V případě předkládání více dokladů musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování sešité sešívačkou. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 6A Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž, který obsahuje: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - vložení harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů do IS ASAP - vložení pojistné smlouvy (pojištění třetích osob) do IS ASAP - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu Smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a domluví s ním schůzku k podpisu Smlouvy.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV.
Konzultant FDV: - zajistí podpis Smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu Smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi.
Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží Zahájení stáže
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně jsou však stáže zahajovány pouze 1. nebo 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor stáže vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně
každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž (čas příchodu, čas odchodu, délku přestávky na oběd). Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - po prvním měsíci (myšleno 30 dnech) stáže
do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže vyplní stážista průběžný evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od uplynutí prvního měsíce (30 dní) stáže mentor stáže vyplní průběžný evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce (s výjimkou prvního a posledního)
v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista převezme po kontrole od poskytovatele stáže stravenky za daný kalendářní měsíc. Převzetí potvrdí svým podpisem na distribučním seznamu, který je následně zaslán na FDV.
STRAVENKY Na základě řádně vyplněné docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zaslán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (rozpis docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. S jeho schválením vyčká na dodání tištěného deníku (nutná kontrola souladu). DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže.
TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu - je-li pracoviště poskytovatele zařazeno do ketagorie rizikových prací, předává stážista v prvním měsíci stáže také průvodní list účetního dokladu za zdravotní prohlídku spolu s originálem dokladu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže.
Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Dodavatel stravenek zašle na základě dat poskytnutých FDV poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel stáže certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž.
lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“.
ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 Praha 7, 170 00 IČ: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě úspěšné realizace stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Jméno (firma): FAKTURA NA NÁKLADY STÁŽE VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž č.: Datum: Podpis stážisty (v případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty):
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant (datum a podpis): Vyplní finanční manažer FDV: Číslo jednací: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8A
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Zaměstnavatel:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
jsem u výše uvedeného zaměstnavatele zaměstnán na hlavní pracovní poměr (min. úvazek 1,0) po dobu alespoň 6 měsíců, splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, byl jsem pověřen metodickým vedením stáže (resp. stážisty), byl jsem poučen zaměstnavatelem o skutečnosti, že nesu plnou odpovědnost za realizaci stáže, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha slouží pro zaměstnance na hlavní pracovní úvazek. Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas). 2
Příloha 8B
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení (obchodní firma): IČ: Datum narození: Trvalé bydliště:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty) a nesu plnou odpovědnost za její realizaci, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám jako svou hlavní samostatně výdělečnou činnost po dobu minimálně 6 měsíců, což dokládám přiloženými 1 referencemi (reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým OSVČ dodávala a fakturovala – náležitosti referencí viz poznámka pod čarou), 2 nebudu / nejsem osobou blízkou ve vztahu k osobě stážisty ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, 2 nebudu / nejsem s osobou stážisty v období posledních 5 let v obchodním vztahu dle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro OSVČ. Součástí přílohy jsou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým OSVČ dodávala a fakturovala. Reference musí obsahovat název, adresu, příp. IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, a období, kdy k dodávkám docházelo, dále kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Pokud není možno reference doložit, dokládá mentor čestné prohlášení s výše uvedenými informacemi a kontaktními údaji na zástupce subjektu, kterému dodával, a zdůvodnění, proč nebyly poskytnuty reference. 2 Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas).
Příloha 8C
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Obchodní firma poskytovatele stáže: IČ poskytovatele stáže:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty), nesu plnou odpovědnost za její realizaci, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám u poskytovatele stáže po dobu alespoň 6 měsíců jako svou hlavní činnost, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro členy statutárního orgánu - např. jednatele s.r.o., komplementáře komanditní společnosti aj. Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas). 2
