MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 4.0 Účinnost od: 15. 7. 2013 Platnost od: 15. 7. 2013 Schválil: Ing. Radek Rinn, hlavní manažer projektu Datum vydání: 9. 7. 2013
2
Obsah Změnový list ......................................................................................................................... 5 1
Úvod ................................................................................................................................ 9
2
Poskytovatel stáže......................................................................................................... 10 2.1 Podpora malého rozsahu (de minimis) ...................................................................... 10 2.2 Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže .................................................... 12
3
Stážista ......................................................................................................................... 14
4
Stručný popis realizace stáží ......................................................................................... 15 4.1 Klíčové pojmy............................................................................................................ 15 4.2 Stáže ........................................................................................................................ 18 4.3 Průběh projektu......................................................................................................... 19
5
Registrace poskytovatele stáže ..................................................................................... 22 5.1 Registrační formulář v systému ASAP ...................................................................... 22 5.2 Přihlášení do systému ............................................................................................... 23
6
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže) ............................................................ 23
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty ...................................................................... 31 7.1 Přihlášení stážistů ke kartě stáže .............................................................................. 31 7.2 Výběr stážistů, osobní pohovor ................................................................................. 31
8
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV ............................... 33 8.1 Harmonogram stáže.................................................................................................. 34 8.2 Smlouva o zajištění stáže.......................................................................................... 36
9
Průběh realizace stáže .................................................................................................. 38 9.1 Zahájení stáže .......................................................................................................... 40 9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování ............................................................. 40
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník .............................................................................. 41
9.2 Probíhající stáž ......................................................................................................... 41 9.2.1
Docházka na stáž ............................................................................................ 42
3
9.2.2
Změny v realizaci stáže.................................................................................... 44
9.2.3
Stravenky ......................................................................................................... 47
9.2.4
Proplacení výdajů za cestovné......................................................................... 48
9.2.5
Proplacení výdajů za ubytování ....................................................................... 48
9.2.6
Průběžný evaluační dotazník ........................................................................... 49
10 Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................. 49 10.1 Certifikát stážisty ....................................................................................................... 49 10.2 Ukončení stáže ......................................................................................................... 50 10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže ......................................................................... 51 10.4 Závěrečný evaluační dotazník ................................................................................... 52 10.5 Vyhodnocení stáže a fakturace ................................................................................. 52 11 Kontrola realizace stáže ................................................................................................ 54 12 Odkazy a kontakty ......................................................................................................... 55 13 Přílohy ........................................................................................................................... 56
4
Změnový list Manuál pro poskytovatele verze 4.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele verze 3.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 4.0 Manuálu pro poskytovatele. Změny nabývají platnosti a účinnosti od 15. 7. 2013. Touto aktualizací se ruší Metodický pokyn č. 3 k Manuálu pro poskytovatele - verze 3.0. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
celý dokument
Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je nastavit systém poskytování stáží, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a prohlášení FDV jsou neustále k dispozici na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz), které je nutné pravidelně sledovat. Zde jsou také průběžně zveřejňovány seznamy aktuálně schvalovaných karet stáží (tzv. režimy schvalování). O zásadních změnách jsou účastníkům projektu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Po výběru stážisty je poskytovateli stáže přidělen konzultant FDV, který zajišťuje administrativní vedení stáže (připraví Smlouvu o zajištění stáže a je poskytovateli i stážistovi neustále k dispozici v průběhu realizace stáže – od zahájení administrativních příprav stáže až po její ukončení). Není proto nutné, aby na tyto činnosti poskytovatel využíval služeb externí firmy.
1 (str. 9)
Úprava a specifikace definice poskytovatele stáže.
2 (str. 10)
Kontaktní osoba • je vhodné, aby kontaktní osobou byla osoba, která je v přímém osobním kontaktu se stážistou i s mentorem stáže na jednom z míst výkonu stáže; • poskytovatel uvádí jméno dané kontaktní osoby (nikoliv název celé firmy), její telefon a e-mail v průběhu registrace v systému ASAP;
2.2 (str. 12)
Cílovou skupinou projektu jsou osoby s trvalým pobytem na území České republiky (mimo OSVČ a osoby se statusem studenta) s trvalým bydlištěm mimo území Hl. m. Praha.
3 (str. 14)
Konzultant FDV Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu o zajištění stáže, vytváří pro stážistu deníky stážisty, vyhodnocuje evaluační dotazníky apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací.
4.1 (str. 16)
Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví poskytovatel stáže po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat.
4.2 (str. 18)
Na realizaci projektu se váží některé administrativní povinnosti, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí. Administrace stáží není složitá ani zvlášť časově náročná, všechny potřebné informace jsou přehledně uvedeny v tomto manuálu. V případě jakýchkoliv dotazů je vždy k dispozici konzultant FDV (na infolince nebo konzultant konkrétní stáže).
4.2 (str. 18)
Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změnám, které mají vliv na to, zda se poskytovatel může nadále účastnit projektu (například v souvislosti s bezdlužností poskytovatele, mentor přestal být zaměstnancem firmy apod.), je
4.2 (str. 19)
5
nutné tyto změny oznámit konzultantovi FDV. Neoznámení takovýchto změn bude považováno za hrubé porušení pravidel projektu. V průběhu stáže může být iniciována kontrola průběhu stáže ze strany FDV. Všechny změny (zejména změna docházky na stáž) a nestandardní situace musí být v průběhu projektu neprodleně hlášeny konzultantovi FDV.
4.3 (str. 21)
Při vypisování karty stáže doporučujeme sledovat informace o aktuálně schvalovaných kartách stáží, které jsou dostupné na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Zde jsou také pravidelně aktualizovány informace o orientačních datech, ke kterým budou moci být dané stáže nejdříve zahájeny.
6 (str. 24)
Termín zahájení stáže - Předpokládaný začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli uchazeči na stáž přihlásit, aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o zajištění stáže, stanovení harmonogramu stáže apod. - FDV si vyhrazuje právo posunout termín zahájení stáže s ohledem na aktuální stav schvalování karet stáží. - Při stanovení termínu začátku stáže musí poskytovatel respektovat aktuální informace zveřejňované na stránkách www.stazevefirmach.cz a musí být splněno pravidlo, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Je také nutné si uvědomit, že administrativní kroky mezi schválením karty stáže a zahájením stáže trvají cca 6 týdnů. - V případě vypsání karty stáže s velkým časovým předstihem je karta obvykle zveřejněna pro přihlašování uchazečů nejdříve cca 3 měsíce před předpokládaným zahájením stáže.
6 (str. 25)
Termín ukončení stáže - Poskytovatel uvede předpokládaný termín ukončení stáže (s ohledem na hodinovou dotaci stáže uvedenou v šabloně stáže). - Přesný termín ukončení stáže je výsledkem dohody konkrétní docházky na stáž mezi poskytovatelem stáže a stážistou při sestavování harmonogramu. - Termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. den po posledním dni docházky na stáž.
6 (str. 25)
Termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž - Poskytovatel stáže stanoví termín pro přihlašování cca 1 měsíc před předpokládaným datem zahájení stáže. - FDV si vyhrazuje právo tento termín upravit s ohledem na aktuální stav schvalování karet stáží.
6 (str. 25)
Pravidelné místo výkonu stáže Pokud se nejedná o sídlo, pobočku nebo provozovnu poskytovatele stáže, uvede poskytovatel kromě adresy také název firmy, u které bude na dané adrese stáž probíhat, případně odůvodní, proč bude na tomto místě stáž probíhat.
6 (str. 26)
Jeden mentor nemůže současně vést dvě nebo více karet stáží. Tato podmínka se vztahuje i na souběžné vedení pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ (reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001), jehož realizátorem je rovněž FDV. Mentor, který vede odbornou stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se může stát mentorem pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ až po ukončení stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a naopak.
6 (str. 28)
Poskytovatel může vypsat maximálně tolik karet k jedné šabloně stáže (typové pozici), aby počet stážistů, které chce přijmout na stáž, nepřesáhl 10 stážistů.
6 (str. 28)
6
FDV si vyhrazuje právo neschválit kartu stáže, pokud již poskytovatel realizoval k dané šabloně více než 10 stáží.
6 (str. 30)
Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti) a nebyli s poskytovatelem stáže v obchodním vztahu (dle Obchodního zákoníku). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP.
7.1 (str. 31)
Po zveřejnění uchazečů má poskytovatel (při jejich nízkém počtu) možnost požádat do 3 dnů od zveřejnění uchazečů o prodloužení lhůty pro přihlašování. Tento požadavek poskytovatel zasílá na adresu:
[email protected]. Možnost prodloužení pro přihlašování uchazečů bude posuzována dle aktuálního stavu realizace stáží.
7.1 (str. 31)
V harmonogramu musí být přesně uvedeno časové rozmezí minimálně čtyř hodin (od – do), ve kterých bude stážista v dané dny přítomen na stáži (toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den).
8.1 (str. 35)
V případě, že v průběhu realizace stáže dojde k jakékoliv změně oproti naplánovanému harmonogramu (např. přesun docházky na jiný den, změna místa výkonu stáže apod.), musí být o této změně bez odkladu informován emailem konzultant FDV.
8.1 (str. 35)
Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo pravidelná místa výkonu stáže, která poskytovatel specifikuje v harmonogramu stáže, a následně jsou tato místa uvedena také ve Smlouvě o zajištění stáže.
8.1 (str. 36)
Smlouva o zajištění stáže je vyhotovována ve třech výtiscích (1 pro stážistu, 1 pro poskytovatele a 1 pro FDV).
8.2 (str. 36)
Stážista musí v průběhu realizace stáže vykonávat činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona, resp. karta stáže. V průběhu stáže musí stážista vykonat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (činnosti musí být na stáži vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky; porušení tohoto pravidla může vést k předčasnému ukončení stáže a v důsledku také k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.).
9 (str. 39)
Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ může znamenat vyloučení z tohoto projektu i z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, jehož realizátorem je rovněž FDV.
9 (str. 40)
Zařazení pracoviště poskytovatele do kategorie rizikových prací musí poskytovatel stáže doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje za vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV.
9.1.1. (str. 40)
V průběhu stáže patří mezi povinnosti poskytovatele zejména: - komunikace s konzultantem FDV za účelem oznámení změn v docházce stážisty (zejména v případě, kdy se stážista nedostaví bez udání důvodu na stáž) a případných dalších změn;
9.2 (str. 41)
Změny v realizaci stáže Byla zásadním způsobem upravena kapitola specifikující pravidla provádění změn v průběhu realizace stáže.
9.2.2 (str. 44)
Poskytovatel stáže již nepodepisuje Tabulku cestovních dokladů, ani Průvodní list účetního dokladu za ubytování stážisty.
9.2.4 a 9.2.5. (str. 48)
Ukončení stáže
10.2 (str. 50)
7
Byly specifikovány způsoby ukončení stáže (řádné i předčasné ukončení stáže). FDV uhradí fakturu na účet poskytovatele stáže, který uvedl v dotazníku pro poskytovatele stáže a je tedy uvedený ve Smlouvě o zajištění stáže.
10.5 (str. 54)
Nejčastějším pochybením při kontrolách stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy nahlášena předem konzultantovi dané stáže (zpětné nahlášení absence je porušením ustanovení Smlouvy o zajištění stáže). Pokud FDV nebyla sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty. Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, jeli to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ vede k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001, jehož realizátorem je rovněž FDV.
11 (str. 55)
Aktualizace všech příloh dokumentu.
přílohy
8
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od registrace do systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu)1, přes průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout praktické vzdělání stážistům. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je nastavit systém poskytování stáží, jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a prohlášení FDV jsou neustále k dispozici na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz), které je nutné pravidelně sledovat. Zde jsou také průběžně zveřejňovány seznamy aktuálně schvalovaných karet stáží (tzv. režimy schvalování). O zásadních změnách jsou účastníkům projektu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Po výběru stážisty je poskytovateli stáže přidělen konzultant FDV, který zajišťuje administrativní vedení stáže (připraví Smlouvu o zajištění stáže a je poskytovateli i stážistovi neustále k dispozici v průběhu realizace stáže – od zahájení administrativních příprav stáže až po její ukončení). Není proto nutné, aby na tyto činnosti poskytovatel využíval služeb externí firmy.
Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected],
1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatele stáže a Fondu dalšího vzdělávání.
9
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
Poskytovatel stáže
2
Poskytovatelem stáže (dále také jen „poskytovatel“) se může stát fyzická nebo právnická osoba vymezená Obchodním zákoníkem (zákon č. 513/1991 Sb.) jako:
osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů.
Poskytovatel stáže musí být právoplatně registrován v České republice a může mít sídlo kdekoliv na území ČR, včetně Prahy. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínku existence alespoň 6 měsíců před vypsáním karty stáže a nesmí mít ke dni podpisu Smlouvy o zajištění stáže žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu ke státnímu rozpočtu, státnímu fondu, zdravotní pojišťovně, orgánům sociálního zabezpečení nebo rozpočtu územního samosprávného celku (podepisuje čestné prohlášení o bezdlužnosti).
Poskytovatel stáže je povinen mít uzavřené pojištění odpovědnosti za škodu na zdraví a majetku třetích osob (tzn. stážistů), které je platné po celou dobu trvání stáže. Pojistná smlouva je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a poskytovatel je povinen ji v průběhu přípravy Smlouvy doložit.
2.1
Podpora malého rozsahu (de minimis)
Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena Fondem dalšího vzdělávání (z rozpočtu projektu). Výše faktury (tj.
10
fixní částka, která je uvedena v příslušné šabloně stáže) je poskytovateli stáže přiznána jako veřejná podpora malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu příjemci během předchozích tří účetních období (včetně aktuálního) přesáhnout stanovenou výši (viz níže). Uvedený finanční limit platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v rozhodném období. Výše podpory de minimis se řídí následujícími pravidly: Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2012 ze dne 25. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období.
Podporu de minimis nelze dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 poskytnout:
na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností;
v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů;
podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v Nařízení Komise (ES) č. 1407/2002;
v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu;
v případě podpory udělené podnikům v obtížích.
Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi nebo subjekty, na které se vztahují výše uvedená pravidla, nemohou být poskytovateli stáží.
11
Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky příslušného nařízení Evropské komise týkající se přiznání podpory malého rozsahu (de minimis). Poskytovatel stáže se odsouhlasením Všeobecných podmínek ASAP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže až po řádné ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu. Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis2. V registru lze vyhledat příjemce podpory3 a zjistit, zda splňuje výše uvedené podmínky.
2.2
Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže
Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě šablony a karty stáže i Smlouvy o zajištění stáže, která je uzavírána mezi poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Na realizaci stáže se ze strany poskytovatele podílejí zejména statutární zástupce (jednatel), kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence:
statutární zástupce (jednatel)
osoba zodpovědná za proces realizace stáže na straně poskytovatele stáže;
podepisuje Smlouvu o zajištění stáže, deníky stážisty a certifikát Europass;
k podpisům výše zmíněných dokumentů může pověřit jednu jinou osobu – např. mentora stáže (rozsah pověření bude specifikován ve formuláři „Pověření k podpisu dokumentů“, který je k dispozici v systému ASAP), tento dokument vkládá poskytovatel stáže do systému ASAP před zahájením stáže;
kontaktní osoba
jedna osoba určená poskytovatelem stáže, která poskytuje členům realizačního týmu projektu (FDV) součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže;
je vhodné, aby kontaktní osobou byla osoba, která je v přímém osobním kontaktu se stážistou i s mentorem stáže na jednom z míst výkonu stáže;
poskytovatel uvádí jméno dané kontaktní osoby (nikoliv název celé firmy), její telefon a e-mail v průběhu registrace v systému ASAP;
2
Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 3 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search.
12
více viz kapitola 4.1;
mentor
hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže;
odborně a metodicky vede stážistu, aby absolvoval všechny činnosti uvedené v šabloně a kartě stáže;
dokládá profesním životopisem své odborné znalosti a zkušenosti v oboru (požadavky na kvalifikaci mentora jsou uvedeny v šabloně stáže, mentor musí prokázat danou kvalifikaci ke dni vypsání karty stáže);
podepisuje čestné prohlášení mentora (příloha 1 Smlouvy o zajištění stáže) a certifikát Europass;
nesmí být osobou blízkou ve vztahu ke stážistovi;
nesmí být v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce i dohodu o pracovní činnosti);
nesmí být současně stážistou v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“;
více viz kapitola 4.1;
specialisté
osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci všech činností uvedených v šabloně a kartě stáže (dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže).
Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže (statutární zástupce). Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů (maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v šabloně stáže). Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec poskytovatele, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před dnem, kdy poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, ve kterých má prokazatelnou zkušenost, a může tedy zajistit efektivní přenos odborného know-how. Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou šablonou a tímto manuálem, je vhodné, aby byl mentorem tento zaměstnanec.
13
Mentorem stáže může být i jiná osoba poskytovatele stáže, která splňuje kvalifikaci na pozici mentora danou šablonou stáže a tímto manuálem, např. člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.). I v tomto případě musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Mentorem stáže může být také osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ), avšak pouze tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Zároveň musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců před vypsáním karty stáže v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž. OSVČ dokládá svoji aktuální činnost v daném oboru referencemi (nesmí být starší než 1 rok) od třech různých subjektů, kterým dodávala a fakturovala. Formulář na doložení referencí se všemi povinnými náležitostmi je k dispozici v systému ASAP. Mentorem nesmí být osoba spolupracující.
Stážista
3
Cílovou skupinou projektu jsou osoby s trvalým pobytem na území České republiky (mimo OSVČ a osoby se statusem studenta4) s trvalým bydlištěm mimo území Hl. m. Praha5. Stážistou může být:
absolvent s ukončeným vzděláním (dle požadavků uvedených v šabloně stáže);
uchazeč o zaměstnání;
osoba vracející se na trh práce (např. osoba na rodičovské dovolené6 apod.);
osoba mající zájem o kariérní vzdělávání.
Na stáž se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti) a neměli v posledních 5 letech s poskytovatelem stáže obchodní vztah (dle Obchodního zákoníku). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP (odsouhlasením Všeobecných podmínek ASAP).
4
Status studenta je definován v zákoně č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře. Toto omezení vychází z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. 6 Stážistou nemůže být matka na mateřské dovolené. 5
14
Stážistou se může stát také nezletilá osoba nebo osoba nesvéprávná. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem / opatrovníkem stážisty. Stážista má za podmínek, které stanovuje Manuál pro stážistu, nárok na proplácení výdajů za cestovné, ubytování a stravné. Výdaje jsou v rámci projektu propláceny ze strany FDV. Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel stážistu může zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 7 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení. Více informací o zapojení stážisty do projektu je uvedeno v Manuálu pro stážistu, který je k dispozici na internetových stránkách www.stazevefirmach.cz.
4
Stručný popis realizace stáží
4.1
Klíčové pojmy
ASAP (Agendový systém aktivit projektu) Systém ASAP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém registrovaní uchazeči mohou dle rolí vykonávat následující činnosti: o
poskytovatelé stáží: editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o nabízených stážích; nabízet stáže v daných oborech pro jednotlivé typové pozice (stanovené šablonami stáží); vybírat z přihlášených uchazečů o stáž vhodné kandidáty; stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
7
V opačném případě bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody.
15
o
uchazeči o stáž: editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; hlásit se k aktuálním nabídkám stážím; získat informace o průběhu výběru vhodných uchazečů o stáž (termín pohovorů, přijetí na stáž, zamítnutí přihlášení na stáž z důvodu nesplnění požadavků daných šablonou a kartou stáže); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
konzultanti FDV: komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; vkládat dokumenty a schvalovat dokumenty vložené poskytovateli a stážisty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu. Jménem FDV komunikuje s uchazeči o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, s úřady práce a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní nebo mají zájem získat o projektu bližší informace. Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu o zajištění stáže, vytváří pro stážistu deníky stážisty, vyhodnocuje evaluační dotazníky apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací.
Mentor Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže (i v případě, že jsou dílčí činnosti vykonávány pod vedením jiného specialisty). Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných dokumentů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, deníky stážisty apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže.
Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí osoba poskytovatele stáže, která je schopna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka nebo pracovníka personálního oddělení. Tuto osobu budou členové realizačního týmu projektu kontaktovat také v případě, že nelze zastihnout mentora, nebo je nutné řešit situace
16
organizačního či administrativního charakteru (které například nespadají do působnosti mentora). Vedle mentora je tedy kontaktní osoba další osobou, na kterou se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z důvodu přehlednosti komunikace je požadováno, aby byla jako kontaktní osoba uvedena pouze jedna osoba poskytovatele.
Šablona stáže Šablona stáže je vytvořena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis pozice, délka a výše fixních nákladů na stáž), rámec činností vykonávaných na stáži, rámec osvojených odborných kompetencí, požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora) a obecný výčet činností a zapojení mentora. Dle šablony stáže poskytovatel stáže vypisuje tzv. kartu stáže, tj. konkrétní nabídku stáže (viz níže). K šabloně stáže může být připojeno více karet stáže, od jednoho i více poskytovatelů. Součástí šablony je orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat daným specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry by do daných fází stáže měl být zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter a bude blíže specifikován ve Smlouvě o zajištění stáže. V některých šablonách je uveden požadavek na doložení specifických dokumentů, kterými poskytovatel prokazuje svoji schopnost zajistit kvalitní realizaci dané stáže (např. doložení organizační struktury společnosti apod.).
Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže dle příslušné šablony stáže. Karta stáže obsahuje bližší informace o konkrétní nabízené stáži a musí být v souladu se šablonou stáže, ke které se vztahuje (tj. respektovat rámec daný touto šablonou). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, tj. obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži (např. místo výkonu stáže) i upřesnění požadavků na stážistu.
Smlouva o zajištění stáže Smlouva o zajištění stáže společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou a FDV). Každá ze smluvních stran obdrží jeden výtisk Smlouvy.
17
4.2
Stáže
Stáže probíhají u subjektů, které získají zapojením se do projektu jedinečnou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat. Registrace do projektu a vypisování konkrétních karet stáží probíhá v systému ASAP (na portálu www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak také probíhá podstatná část komunikace mezi stážistou, poskytovatelem a Fondem dalšího vzdělávání. Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti poskytovatele stáže, stážisty a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně stáže (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je zásadním předpokladem pro naplnění podmínek stáže. Stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců. Toto rozmezí je blíže stanoveno v příslušné šabloně stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den8 v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví poskytovatel stáže po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a kde bude stáž probíhat. Termín posledního dne docházky na stáž je tedy výsledkem dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže, přičemž musí být naplněna hodinová dotace stáže. Termín ukončení stáže je stanoven vždy jako 14. kalendářní den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (tzv. oficiální datum ukončení stáže). Stážista musí absolvovat v každém dnu, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat prakticky všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech šablony stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže9. Na realizaci projektu se váží některé administrativní povinnosti, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí. Administrace stáží není složitá ani zvlášť časově náročná, všechny potřebné informace jsou přehledně uvedeny v tomto manuálu. V případě jakýchkoliv dotazů je vždy k dispozici konzultant FDV (na infolince nebo konzultant konkrétní stáže).
8
Stáže začínající 1. den v kalendářním měsíci jsou administrativně jednodušší. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. z důvodu sezónnosti některých činností, životního cyklu projektu apod.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a toto musí být uvedeno v deníku stážeisty. 9
18
FDV proplácí v rámci projektu stážistům stravné formou stravenek a v případě oprávněnosti nároku také výdaje za cestovné a ubytování. Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu mentor stáže pověří. I v takovém případě je ale za zajištění kvality stáže odpovědný mentor. Poskytovatel stáže má pro konkrétní stáž přiděleného svého konzultanta FDV, který s poskytovatelem komunikuje v průběhu realizace celé stáže, zasílá mu relevantní dokumenty a na kterého se může poskytovatel v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení kdykoliv obrátit. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály:
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především příloha 3 – šablona a karta stáže a příloha 4 – harmonogram);
Manuál pro poskytovatele stáže včetně příloh;
Metodický pokyn pro vystavení karty stáže;
Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (pokud byly k aktuální verzi manuálu vydány).
Všechny dokumenty jsou k dispozici v systému ASAP ve složce Dokumenty pro poskytovatele. Poskytovatel stáže je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci. Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změnám, které mají vliv na to, zda se poskytovatel může nadále účastnit projektu (například v souvislosti s bezdlužností poskytovatele, mentor přestal být zaměstnancem firmy apod.), je nutné tyto změny oznámit konzultantovi FDV. Neoznámení takovýchto změn bude považováno za hrubé porušení pravidel projektu.
4.3
Průběh projektu
Poskytovatel stáže může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, FAQ). V Katalogu stáží může poskytovatel stáže vyhledávat základní informace o aktuálně nabízených stážích – obor stáže, název poskytovatele stáže, místo výkonu stáže, datum, do kterého se mohou uchazeči na stáž hlásit, a předpokládaný termín zahájení a ukončení stáže. Poskytovatel může také prohlížet šablony stáží pro jednotlivé typové pozice. Šablona obsahuje mimo jiné požadavky na poskytovatele stáže, na mentora stáže, na stážistu a také informace o výši fixních nákladů na stáž, tj. finanční částce, která bude po skončení stáže
19
fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV (v případě splnění všech podmínek ze strany stážisty i poskytovatele stáže) poskytovateli na základě Smlouvy o zajištění stáže uhradí10. Chce-li poskytovatel nabídnout nějakou pozici na stáž, musí se na uvedeném portálu do systému ASAP zaregistrovat. Registrace je nezávazná. Poskytovatel stáže může jako registrovaný uživatel v systému ASAP nabídnout (vypsat) stáž (tj. vyplnit kartu stáže) ke konkrétní šabloně, nejprve ale musí vyplnit svůj profil v systému ASAP (viz kapitola 6). Vypsaná karta stáže musí respektovat limity dané šablonou stáže a podléhá schválení ze strany FDV. Až poté je zveřejněna (stává se v systému ASAP viditelnou) pro přihlašování případných uchazečů o stáž. O zveřejnění karty je poskytovatel stáže informován e-mailem. Od okamžiku, kdy je karta stáže zveřejněna, se k ní mohou přihlašovat uchazeči o stáž. Termín pro přihlašování stanoví FDV tak, aby byl co nejdelší možný s ohledem na předpokládané datum zahájení stáže (minimální délka termínu pro přihlašování je 7 kalendářních dní). Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči k přihlášení na stáž, se karta pro přihlašování uchazečů uzavře. Konzultant FDV (HR specialista) přihlášené uchazeče zkontroluje (obvykle ve lhůtě 7 kalendářních dní) a kandidáty, kteří nemají dostatečnou kvalifikaci, neschválí (viz kapitola 7). Posouzení plnění podmínek provádí konzultant FDV (HR specialista) na základě uchazečem doložených údajů (životopis, certifikáty aj.). Poté konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam kompetentních uchazečů poskytovateli stáže (o tomto je poskytovatel informován e-mailem). Poskytovatel na základě realizace osobních pohovorů vybere vyhovujícího uchazeče o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 7). Obvykle do tří dnů od výběru uchazeče a jeho označení v systému ASAP (spárování) je poskytovatel kontaktován konzultantem FDV se žádostí o vyplnění dotazníku pro poskytovatele stáže. V tomto dotazníku poskytovatel potvrdí klíčové informace o mentorovi a o kontaktní osobě. Dále vyplní údaje o účetních obdobích, která společnost poskytovatele uplatňuje, uvede jméno a adresu osoby, které budou v průběhu realizace stáže zasílány stravenky pro stážistu a další údaje klíčové pro sestavení Smlouvy o zajištění stáže. Poskytovatel zároveň ve spolupráci se stážistou sestaví závazný časový harmonogram stáže – ten stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat, které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet (včetně hodinové dotace) a kde bude v dané dny stáž probíhat (více viz kapitola 8). Takto sestavený harmonogram je pak součástí Smlouvy a je závazný. Dotazník pro poskytovatele a harmonogram stáže zašle poskytovateli konzultant FDV e-mailem. Na základě získaných informací připraví konzultant FDV Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel stáže Smlouvu vytiskne a iniciuje schůzku k podpisu Smlouvy se stážistou. Na schůzce je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8) a je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž. Podepsanou Smlouvu odešle poskytovatel stáže na adresu FDV k rukám konzultanta.
10
FDV vystupuje v roli operátora, který uhradí danou částku za stážistu.
20
Po zahájení stáže poskytovatel i stážista průběžně vyplňují evaluační dotazníky. Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenek a výdajů za ubytování a cestovné ze strany FDV, předává stážista poskytovateli stáže vždy začátkem kalendářního měsíce klíčové dokumenty za uplynulý měsíc stáže (deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek, doklady za ubytování a cestovné). Tyto dokumenty poskytovatel stáže odesílá poštou Fondu dalšího vzdělávání – více viz kapitola 9. V průběhu stáže může být iniciována kontrola průběhu stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Všechny změny (zejména změna docházky na stáž) a nestandardní situace musí být v průběhu projektu neprodleně hlášeny konzultantovi FDV. Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 10). V okamžiku, kdy dojde ke spárování11 poskytovatele stáže a uchazeče o stáž, dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. V rámci projektu se předpokládá uzavření 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o zajištění stáže neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží pro šablonu „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický.
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů. Aktuální informace o stavu projektu (včetně informací o aktuálně schvalovaných kartách stáží) jsou dostupné na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz).
11
Spárování znamená, že poskytovatel si vybral stážistu a změnil v systému ASAP jeho status na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“.
21
Registrace poskytovatele stáže
5
Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému ASAP na portálu www.stazevefirmach.cz. Po registraci je možné vyplnit profil poskytovatele a na základě toho pak vypisovat karty stáží (konkrétní nabídky stáží) k vybraným šablonám. Je také možné nahlédnout do veškerých dokumentů, se kterými bude poskytovatel stáže i stážista v průběhu realizace stáže pracovat (Smlouva o zajištění stáže, harmonogram stáže, evaluační dotazníky apod.). Dokončením registrace poskytovatel souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů (souhlas je součástí Všeobecných podmínek ASAP).
Registrační formulář v systému ASAP
5.1
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému ASAP a klíčové informace o poskytovateli stáže:
ZÁKLADNÍ ÚDAJE
název poskytovatele;
IČ;
DIČ (povinný údaj, pokud poskytovatel DIČ má);
adresa sídla (ulice, číslo popisné, PSČ, obec, kraj);
DALŠÍ ÚDAJE
jméno a příjmení kontaktní osoby (je důležité, aby tyto údaje byly stále aktuální);
kontaktní telefon;
stručný profil poskytovatele (nepovinný údaj);
webové stránky poskytovatele (nepovinný údaj);
obor, ve kterém má poskytovatel zájem stáž nabízet;
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE
registrační jméno do systému ASAP (e-mail);
heslo do systému ASAP.
22
V případě zapomenutí hesla bude poskytovateli stáže na požádání systémem vygenerováno nové heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter). Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat (v agendě Můj profil). Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému ASAP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému. Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže editovat.
Přihlášení do systému
5.2
Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost:
6
editovat údaje zadané při registraci (kromě e-mailu, který je přihlašovacím jménem, a IČ);
vyhledávat šablony (typové pozice) dle jednotlivých oborů, seznámit se s jejich obsahem, tisknout šablony nebo je ukládat ve formátu PDF;
vyplnit profil poskytovatele stáže, přihlásit se k vybrané šabloně a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní nabídku stáže – inzerát).
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže)
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži a upřesnění požadavků na stážistu. Karta musí být vypsána v souladu s šablonou stáže, která představuje základní rámec stáže (obsahuje požadavky na obsah a průběh stáže, na stážistu i na poskytovatele stáže). Šablona může mít připojeno více karet stáží. Např. šablona (typová pozice) autoelektrikář může mít 3 karty stáží – 3 konkrétní nabídky od poskytovatelů, kteří chtějí přijmout stážistu na pozici autoelektrikář. Jeden poskytovatel stáže může k dané šabloně vyplnit více karet stáží, u každé karty ale musí být uveden jiný mentor stáže (více viz níže).
23
Proces vystavení karty stáže: Proces vystavení karty stáže je detailně popsán v Metodickém pokynu pro vystavení karty stáže, který je registrovaným poskytovatelům stáží dostupný v systému ASAP nebo na instruktážním videu na http://www.youtube.com/watch?v=F29E9u83xW4. Při vypisování karty stáže doporučujeme sledovat informace o aktuálně schvalovaných kartách stáží, které jsou dostupné na stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Zde jsou také pravidelně aktualizovány informace o orientačních datech, ke kterým budou moci být dané stáže nejdříve zahájeny.
1. Výběr šablony stáží Poskytovatel si v záložce „Šablony stáží“ vybere šablonu typové pozice, pro kterou chce vypsat kartu stáže, tzn. konkrétní nabídku stáže. Znalost dané šablony je klíčová pro správné vyplnění karty stáže. V šabloně stáže je uvedena hodinová dotace stáže, která je pro stážistu i poskytovatele stáže závazná.
2. Můj profil Pro vystavení karty stáže je nutné mít vyplněný profil poskytovatele. Po registraci tedy poskytovatel v systému ASAP vyplní záložku „Můj profil“. Do profilu se automaticky generují základní informace o společnosti, které poskytovatel zadal při registraci do systému ASAP (název společnosti, adresa sídla apod.), a které je možné editovat (s výjimkou IČ). Vedle těchto informací zahrnuje profil ještě záložky: „Kontaktní údaje“ – poskytovatel uvede adresu sídla, provozovny, pobočky, eventuálně dalších míst, na kterých bude stáž probíhat. „Osoby poskytovatele“ – poskytovatel uvede kontakty (telefon a e-mail) a informace o statutárním zástupci, kontaktní osobě event. dalších osobách poskytovatele12;
3. Údaje o mentorovi stáže V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu o tom, jakou stáž bude vypisovat a kdo bude jejím mentorem, zadá do systému údaje o mentorovi dané stáže (přes záložku „Můj profil“ → „Osoby poskytovatele“):
jméno, příjmení,
12
Jména a kontakty na mentora a kontaktní osobu jsou v první fázi neveřejné údaje, které má k dispozici z organizačních důvodů FDV.
24
telefon, e-mail (je nutné, aby byly skutečně uvedeny kontakty na mentora stáže),
nejvyšší dosažené vzdělání mentora.
4. Vystavení karty stáže
upřesnění pozice (specifikace názvu dané pozice)
počet nabízených pozic - Počet nabízených pozic na jedné kartě stáže je omezen šablonou, která stanovuje maximální počet stážistů na jednoho mentora.
termín zahájení stáže - Předpokládaný začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli uchazeči na stáž přihlásit, aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o zajištění stáže, stanovení harmonogramu stáže apod. - FDV si vyhrazuje právo posunout termín zahájení stáže s ohledem na aktuální stav schvalování karet stáží. - Při stanovení termínu začátku stáže musí poskytovatel respektovat aktuální informace zveřejňované na stránkách www.stazevefirmach.cz a musí být splněno pravidlo, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Je také nutné si uvědomit, že administrativní kroky mezi schválením karty stáže a zahájením stáže trvají cca 6 týdnů. - V případě vypsání karty stáže s velkým časovým předstihem je karta obvykle zveřejněna pro přihlašování uchazečů nejdříve cca 3 měsíce před předpokládaným zahájením stáže.
termín ukončení stáže - Poskytovatel uvede předpokládaný termín ukončení stáže (s ohledem na hodinovou dotaci stáže uvedenou v šabloně stáže). - Přesný termín ukončení stáže je výsledkem dohody konkrétní docházky na stáž mezi poskytovatelem stáže a stážistou při sestavování harmonogramu stáže. - Termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. den po posledním dni docházky na stáž.
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž - Poskytovatel stáže stanoví termín pro přihlašování cca 1 měsíc před předpokládaným datem zahájení stáže. - FDV si vyhrazuje právo tento termín upravit s ohledem na aktuální stav schvalování karet stáží.
25
pravidelné místo výkonu stáže - Stáž je možné vykonávat maximálně na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Jako pravidelné místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo / pobočka / provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být adresa trvalého bydliště stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo / pobočka / provozovna případného současného zaměstnavatele stážisty. - V případě, že se nejedná o sídlo, pobočku nebo provozovnu poskytovatele stáže, uvede poskytovatel kromě adresy také název firmy, u které bude na dané adrese stáž probíhat, případně odůvodní, proč bude na tomto místě stáž probíhat. - VŽDY alespoň jedno z pravidelných míst výkonu stáže musí být sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Všechna pravidelná místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě stáže – do karty stáže uvede poskytovatel jako místo výkonu stáže takové místo výkonu stáže, kde se bude stážista nejčastěji vyskytovat. Ostatní místa výkonu stáže je povinen uvést do „Dalších požadavků na stážistu a upřesnění“. - Pokud nebudou další místa výkonu stáže uvedena již v kartě stáže, vyhrazuje si FDV právo neumožnit dodatečné doplnění dalších pravidelných míst výkonu stáže do navazujících dokumentů (harmonogram, Smlouva o zajištění stáže). - Stážistovi jsou propláceny cestovní výdaje spojené s realizací stáže pouze do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě. - Všechny cesty mimo uvedená místa výkonu stáže jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“.
mentor -
Poskytovatel vybere z nabídky „Osob poskytovatele“ příslušného mentora dané stáže.
cíl stáže - Ze stručného popisu cílů stáže musí být patrné, z jakého konkrétního důvodu poskytovatel stáž vypisuje – např. příprava grafického návrhu webových stránek pro zadavatele, spolupráce s projektovým manažerem na realizaci právě probíhajícího konkrétního projektu, získání nové pracovní síly do provozu restaurace apod.
další požadavky na stážistu nebo upřesnění - V této položce poskytovatel uvede: případná další pravidelná místa výkonu stáže, požadavek na účast stážisty na služebních cestách poskytovatele, požadavek na doložení výpisu z Rejstříku trestů, zdravotní způsobilosti apod. dle vlastní potřeby nad rámec šablony.
26
- Zde je možné také uvést, že je stáž vhodná např. pro držitele průkazu ZTP, absolventy apod. POZOR! Poskytovatel nesmí v rámci karty stáže znevýhodňovat určité skupiny uchazečů o stáž. Poskytovatel může do kolonky „další požadavky na stážistu“ uvést, že pozice je vhodná pro určitou skupinu uchazečů (např. absolventy, osoby zdravotně postižené), není však možné vytvořit kartu, která znevýhodňuje některé skupiny uchazečů (např. „poskytovatel přijme ženu / muže / absolventa na pozici…“).
Do záložky „Dokumenty“ ke kartě stáže poskytovatel nahraje životopis mentora a sken čestného prohlášení mentora. Životopis mentora musí obsahovat následující údaje: vzdělání, současné zaměstnání a relevantní minulá zaměstnání (s uvedením následujících informací: od – do, pozice, popis hlavních oblastí odpovědnosti, detailní popis náplně práce a informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance a jejich počet). Čestné prohlášení mentora je přílohou č. 1 Smlouvy o zajištění stáže. Formulář je k dispozici v systému ASAP v dokumentech pro poskytovatele. Mentor podepisuje toto čestné prohlášení před vystavením karty stáže (ne dříve než dva týdny před dne vystavení) a jeho sken vkládá do systému ASAP. Formulář bude mentor znovu podepisovat ve Smlouvě o zajištění stáže, která se vyhotovuje ve 3 originálech. Je důležité, aby mentor vyplnil správný formulář, neboť je k dispozici ve trojím provedení:
Čestné prohlášení mentora - zaměstnance na hlavní pracovní poměr;
Čestné prohlášení mentora - OSVČ (Součástí prohlášení budou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým OSVČ dodávala a fakturovala. Reference musí obsahovat název, sídlo, IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, období, kdy k dodávkám docházelo a co bylo předmětem dodávek, dále kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Vzorový formulář referencí je k dispozici v systému ASAP.);
Čestné prohlášení mentora - člena statutárního orgánu společnosti poskytovatele.
V případě nedoložení výše zmíněných dokumentů nebude karta stáže schválena.
V záložce „Jazykové a jiné znalosti uchazeče“ může poskytovatel upřesnit kvalifikaci, kterou od uchazeče požaduje (požadavek na řidičské oprávnění, počítačovou gramotnost, jazykovou vybavenost13 apod.) nad rámec šablony. Je však důležité si uvědomit, že v rámci
13
Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v systému ASAP.
27
karty stáže nemůže poskytovatel měnit nároky na úroveň nebo zaměření vzdělání ani na praxi uchazeče. Tyto požadavky jsou dané šablonou stáže a jsou závazné.
Poskytovatel může k šabloně vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže současně vést dvě nebo více karet stáží. Tato podmínka se vztahuje i na souběžné vedení pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ (reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001), jehož realizátorem je rovněž FDV. Mentor, který vede odbornou stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ se může stát mentorem pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ až po ukončení stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a naopak.
Poskytovatel může vypisovat karty stáží k libovolnému počtu šablon. Vždy však musí být dodržena tato pravidla:
poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů;
mentor stáže splňuje podmínky dané šablonou stáže a tímto manuálem;
poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis);
poskytovatel může vypsat maximálně tolik karet k jedné šabloně stáže (typové pozici), aby počet stážistů, které chce přijmout na stáž, nepřesáhl 10 stážistů.
Kartu stáže již nelze po jejím odeslání ke schválení editovat. V případě, že je potřeba některé údaje změnit ještě před zveřejněním karty (změna jména mentora, změna předpokládaného termínu zahájení stáže apod.), kontaktuje poskytovatel FDV (na e-mail:
[email protected]) s žádostí o editaci karty stáže. Po zveřejnění karty stáže již editace není možná, kartu lze pouze stornovat a vystavit novou. Karta stáže je po vyplnění poskytovatelem stáže kontrolována konzultantem FDV. Účelem kontroly je především zjistit, zda je konkrétní nabízená stáž v souladu se šablonou stáže, zda jsou splněny požadavky kladené na mentora, a zda je tedy dostatečně zajištěna kvalita stáže a efektivní přenos know-how. V případě, že karta stáže jeví odstranitelné nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a žádá o opravu (na opravu karty má poskytovatel 14 kalendářních dní). Nejčastějšími důvody, které vedou k navrácení karty k přepracování případně k následnému neschválení karty stáže, jsou:
nesoulad šablony a karty stáže (především činností, které by měl stážista vykonávat);
28
neodpovídající kvalifikace mentora;
nepřiložení skenu životopisu a čestného prohlášení mentora.
Je-li karta stáže v souladu se šablonou, je konzultantem FDV schválena a zveřejněna, což znamená, že se stává „viditelnou“ pro potenciální uchazeče o stáž, kteří si mohou nabídku stáže prohlédnout a začít se ke kartě stáže hlásit. O zveřejnění karty je poskytovatel informován e-mailem. Uchazeči vidí na kartách stáží jen určité informace o poskytovateli. Celý proces od vypsání karty stáže až po zahájení stáže (po podpisu Smlouvy o zajištění stáže) je znázorněn na následujícím schématu:
V souvislosti s vypisováním karet stáží je nutné si uvědomit níže uvedená pravidla:
má-li poskytovatel zájem poskytovat stáž, která probíhá na více místech (maximálně na třech), musí být splněny tyto podmínky: o
v kartě stáže bude uvedeno pravidelné místo výkonu stáže, na kterém bude stážista převážně stáž vykonávat;
o
ostatní pravidelná místa výkonu stáže (maximálně 2) budou uvedena v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“;
o
alespoň jedním z pravidelných míst výkonu stáže musí být VŽDY sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele;
o
bude-li poskytovatel vykonávat se stážistou služební cesty v rámci ČR, uvede tuto skutečnost do „Dalších požadavků na stážistu a upřesnění“;
29
o
ve Smlouvě o zajištění stáže budou uvedena všechna místa, na kterých bude stáž pravidelně probíhat (úplné adresy včetně názvu firmy případného odběratele);
o
v harmonogramu stáže budou k jednotlivým dnům docházky na stáž uvedena místa, na kterých se bude stážista zdržovat (místo A, místo B nebo místo C); v případě naplánované služební cesty bude uvedeno „X“; tento rozpis je závazný a jeho změny musí poskytovatel předem hlásit konzultantovi FDV.
vypsat různé karty stáží v různých nebo i stejných pozicích v jednom období (popř. období, která se překrývají) je možné pouze s různými mentory:
o mentor může být mentorem pouze pro stážisty přihlášené k jedné kartě stáže a tyto stáže musí být zahájeny všechny ve stejném termínu (tj. 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci). FDV si vyhrazuje právo neschválit kartu stáže, pokud již poskytovatel realizoval k dané šabloně více než 10 stáží.
Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes informační systém ASAP (tj. přes webové stránky www.stazevefirmach.cz). Pokud by byl stážista vybrán mimo systém ASAP a v nesouladu s postupem upraveným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele, nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. nebudou náklady / výdaje související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže ani stážistovi).
Poskytovatel může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek:
informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, reg. č.: CZ.1.07/3.1.00/41.0001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazevefirmach.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je karta stáže schválena ze strany realizačního týmu FDV v systému ASAP a zveřejněna na portálu www.stazevefirmach.cz.
30
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty
7.1
Přihlášení stážistů ke kartě stáže
Po zveřejnění (schválení konzultantem FDV) se karta stáže stává „viditelnou“ pro registrované uchazeče o stáž a je tedy možné se ke kartě přihlásit. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti) a nebyli s poskytovatelem stáže v obchodním vztahu (dle Obchodního zákoníku). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP. Je-li stáž nabízena pro jednoho stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů (s počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet uchazečů, kteří se mohou na stáž hlásit). Z tohoto počtu je vždy určitý počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. takové, kteří jsou registrováni déle než 6 měsíců na úřadu práce). Uchazeče o stáž po přihlášení ke kartě stáže kontroluje a schvaluje konzultant FDV (HR specialista). V případě, že se některý uchazeč na základě jím doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) jeví pro danou stáž jako nekompetentní, může být konzultantem FDV kontaktován s žádostí o doplnění poskytnutých informací, popř. vysvětlení nejasností. Pokud se potvrdí, že uchazeč nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou stáže, není uchazeč schválen. V době, kdy se uchazeči mohou na danou stáž hlásit, vidí poskytovatel v systému ASAP pouze počet přihlášených uchazečů a počet uchazečů schválených ze strany FDV (např. 5/7 – 5 přihlášených ale dosud nezkontrolovaných uchazečů, 7 již schválených uchazečů). V této fázi si poskytovatel stáže ještě nemůže prohlížet detailní informace o uchazečích (životopis, přiložené dokumenty apod.). Po zveřejnění uchazečů má poskytovatel (při jejich nízkém počtu) možnost požádat do 3 dnů od zveřejnění uchazečů o prodloužení lhůty pro přihlašování. Tento požadavek poskytovatel zasílá na adresu:
[email protected]. Možnost prodloužení pro přihlašování uchazečů bude posuzována dle aktuálního stavu realizace stáží. Obvykle do 7 kalendářních dnů od uplynutí doby, kterou uchazeči měli k přihlášení na stáž, konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam kompetentních uchazečů poskytovateli (poskytovatel o tomto bude informován e-mailem). Od tohoto okamžiku může poskytovatel na základě dokumentů, které uchazeči předložili (životopis, certifikáty apod.), vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
7.2
Výběr stážistů, osobní pohovor
Poskytovatel stáže vybere ze seznamu uchazečů na základě uvedených údajů (vzdělání, jazyková vybavenost, praxe apod.) a doložených materiálů (doklad o nejvyšším dosaženém
31
vzdělání, životopis, motivační dopis apod.) vhodné kandidáty, které kontaktuje (e-mailem) a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve uchazeče na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu realizace stáže kontrolována (zejména při kontrole na místě). Termín pohovoru musí být uchazeči oznámen s předstihem alespoň 3 pracovní dny. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Z tohoto důvodu je poskytovatel povinen zaslat informaci o termínu konání pohovoru s uvedením ID karty stáže současně také FDV na e-mail:
[email protected] (postačí v kopii e-mailu).
Poskytovatel stáže změní přihlášeným uchazečům v systému ASAP status:
vybranému uchazeči, který jsou pozván na pohovor, změní status z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ a připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru;
není-li uchazeč pozván na pohovor, ale stále může být na pohovor pozván, zůstává jeho status nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“;
je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, změní jeho status na „Nevybrán na stáž“.
Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče na každých 5 přihlášených uchazečů. Jsou-li tedy přihlášeni 3 uchazeči, má poskytovatel povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče, je-li přihlášeno 7 uchazečů, musí poskytovatel pozvat 2 uchazeče atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, neumožní mu systém ASAP vybrat si stážistu na danou stáž. Je-li již v průběhu osobního pohovoru zřejmé, že poskytovatel má o uchazeče zájem a že jej pravděpodobně vybere na stáž, je praktické si již v tuto chvíli předběžně domluvit harmonogram stáže (viz kapitola 8). Je nutné si uvědomit, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v měsíci a že od výběru stážisty do podpisu Smlouvy o zajištění stáže je nutné učinit administrativní kroky, které trvají minimálně 2 týdny. Po zrealizovaných osobních pohovorech poskytovatel opět změní uchazečům v systému ASAP status:
Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, je jeho povinností kontaktovat uchazeče (e-mailem nebo telefonicky) a ověřit, zda zájem uchazeče o stáž přetrvává.
Nebyl-li pozvaný uchazeč u pohovoru úspěšný, je jeho status změněn na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč na stáž
32
vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (e-mailem nebo telefonicky) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele).
V okamžiku, kdy je uchazeči přiřazen status „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, dostává stáž specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že je stáž nabízena pro více stážistů (maximální počet stážistů na danou kartu je uveden v šabloně stáže) a jeden z vybraných uchazečů po spárování od realizace stáže odstoupí, může poskytovatel nabídnout tuto pozici náhradníkovi. V takovém případě vždy kontaktuje s tímto požadavkem přiděleného konzultanta FDV. Může se stát, že v souvislosti s tím dojde k posunu data zahájení všech stáží vzniklých z dané karty stáže, neboť platí pravidlo, že stáže realizované z jedné karty musí mít shodné datum zahájení stáže.
8 Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem (poskytovatel tedy změnil status uchazeče v systému ASAP na „Vybrán na stáž / Stáž čeká na schválení“), je poskytovatel stáže kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant poskytovatele kontaktuje telefonicky a následně mu zasílá klíčové informace e-mailem. Konzultant se poskytovateli představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Dále konzultant požádá poskytovatele o provedení níže uvedených kroků:
neprodlené kontaktování stážisty za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (formulář pro rozplánování harmonogramu obdrží poskytovatel od konzultanta v příloze e-mailu; nejbližší možný termín začátku stáže je za 14 dní ode dne, kdy byl poskytovatel kontaktován konzultantem FDV);
vložení vyplněného harmonogramu do systému ASAP;
vyplnění dotazníku pro poskytovatele stáže, jehož účelem je získat všechny potřebné údaje pro sepsání Smlouvy o zajištění stáže. Poskytovatel obdrží dotazník od konzultanta e-mailem. V dotazníku poskytovatel uvede jména a kontakty na mentora a kontaktní osobu, uvede údaje o bankovním spojení (číslo bankovního účtu, na který bude po ukončení stáže uhrazena ze strany FDV za stážistu částka fixních nákladů na stáž), ID datové schránky, údaje o statutárním zástupci (tj. jméno osoby oprávněné podepsat Smlouvu o zajištění stáže - ředitel, jednatel apod.) a jméno a kontaktní údaje osoby poskytovatele, které budou zasílány stravenky pro stážistu.
33
Pro účely ověření čerpání podpory de minimis je dále vyžadováno uvedení rozsahu posledních tří účetních období, uplatňovaných ve společnosti poskytovatele.
vložení vyplněného dotazníku do systému ASAP;
vložení skenu pojistné smlouvy společnosti poskytovatele o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti (poskytovatel musí odpovídat za škodu na majetku i zdraví třetích osob) do systému ASAP;
zaslání e-mailu konzultantovi FDV s informací o vložení všech dokumentů do systému ASAP.
V případě, že je termín předpokládaného začátku stáže nastaven příliš brzy a nestihla by se připravit Smlouva o zajištění stáže, zdůrazní konzultant nutnost zahájit stáž později. Výše uvedené informace a podklady je poskytovatel povinen do systému ASAP vložit nejpozději do 2 pracovních dnů. Zasláním uvedených podkladů poskytovatel závazně potvrzuje svoji účast v realizaci stáže. Pokud se po zaslání podkladů rozhodne od stáže odstoupit bez udání objektivního důvodu, může být vyloučen z účasti v projektu.
Harmonogram stáže
8.1
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o zajištění stáže. Harmonogram musí být nastaven tak, aby byly výdaje na cestovné a ubytování, které může stážista nárokovat k proplacení, využity hospodárně (například nárokuje-li stážista ubytování, je vhodné naplánovat stáž na dny, které jdou po sobě v týdnu). Harmonogram slouží mimo jiné k výpočtu maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. V případě drobných změn harmonogramu nebudou vydávány dodatky ke Smlouvě o zajištění stáže z důvodu změny maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů za cestovné a ubytování. Při sestavování harmonogramu stáže musí poskytovatel i stážista dbát následujících pravidel:
harmonogram je připraven na 12 měsíců, poskytovatel stáže vyplní po domluvě se stážistou plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat; stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stážista musí absolvovat ve stanovených dnech minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže;
34
docházka musí být rozplánována vždy na celé hodiny (do absolvovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech (viz kapitola 9.2.1)); u každého dne, ve kterém bude stáž probíhat, je nutné uvést pravidelné místo výkonu stáže (poskytovatel může uvést adresy maximálně tří míst – A, B, C); budou-li v rámci stáže realizovány služební cesty (viz níže), je nutné je v harmonogramu předem rozplánovat a uvést k těmto dnům jako místo výkonu stáže „X“; v harmonogramu musí být přesně uvedeno časové rozmezí minimálně čtyř hodin (od – do), ve kterých bude stážista v dané dny přítomen na stáži (toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den); stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (pokud je datum ukončení stáže v harmonogramu vyplněno nesprávně, má konzultant FDV právo upravit datum ukončení stáže podle výše uvedeného pravidla).
Je podstatné, aby poskytovatel zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, který je uveden v šabloně dané stáže. Nejpozději do 2 pracovních dnů vloží poskytovatel vyplněný harmonogram do systému ASAP. Konzultant FDV následně upraví harmonogram tak, aby obsahoval pouze měsíce, ve kterých bude stáž probíhat, a současně připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce deník stážisty (v podobě dalších listů sešitu). Deník stážisty konzultant odešle e-mailem poskytovateli stáže i stážistovi nejpozději v den zahájení stáže. V případě, že v průběhu realizace stáže dojde k jakékoliv změně oproti naplánovanému harmonogramu (např. přesun docházky na jiný den, změna místa výkonu stáže apod., změna času docházky), musí být o této změně bez odkladu informován e-mailem konzultant FDV. Pokud touto změnou dojde ke změně termínu ukončení stáže, musí být sepsán dodatek Smlouvy o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV). Je praktické, aby si poskytovatel stáže finální harmonogram včetně deníku stážisty uložil do počítače. Stážista je povinen každý den vyplňovat docházku a popis činností, kterými se v daném dni zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz kapitola 9). Na základě řádně vyplněného deníku je stážistovi vypláceno nejen stravné ve formě stravenek, ale je také posuzován jeho nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače. Je-li k jedné kartě stáže vypsáno více pozic (počet stážistů, kteří mohou vykonávat stáž z jedné karty stáže, je uveden v šabloně stáže), musí mít všechny stáže, vycházející z této jedné karty stáže, stejné datum zahájení stáže.
35
Služební cesty na stáži Za služební cestu je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo pravidelná místa výkonu stáže, která poskytovatel uvádí v harmonogramu stáže a následně jsou tato uvedena ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud se v rámci stáže předpokládá realizace služebních cest, musí toto poskytovatel uvést v kartě stáže. Služební cesty mimo místo/a výkonu stáže jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo pravidelná místa výkonu stáže, je nutné předem uvést v harmonogramu stáže. V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl a jaký byl její účel (resp. jaké činnosti tam vykonával). Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny (FDV hradí cestovné pouze do pravidelných míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě o zajištění stáže). Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista.
Smlouva o zajištění stáže
8.2
Konzultant FDV vyhotoví na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže i od stážisty, Smlouvu o zajištění stáže. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Jedná se o dokument, který je klíčový pro úspěšné zahájení stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Ředitel FDV nebo jím pověřená osoba podepisuje Smlouvu jako poslední a Smlouva tudíž nabývá platnosti dnem podpisu ze strany FDV.
Smlouvu o zajištění stáže zašle konzultant FDV poskytovateli stáže e-mailem ve formátu PDF. Součástí e-mailu bude také průvodní dopis s žádostí o součinnost při podpisu Smlouvy, a to realizací níže uvedených kroků:
kontrola a tisk Smlouvy včetně všech příloh ve 3 vyhotoveních (dle svých možností vytiskne poskytovatel Smlouvu jednostranně nebo oboustranně);
kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu Smlouvy;
36
realizace schůzky k podpisu Smlouvy a zajištění podepsání dokumentu poskytovatelem stáže i stážistou;
zaslání všech 3 originálů Smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta.
Poskytovatelem a stážistou podepsaná Smlouva musí být doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před zahájením stáže. Smlouvu o zajištění stáže podepisuje stážista 14 , statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a ředitel FDV (nebo jím pověřená osoba). Poskytovatel podepisuje vedle samotné Smlouvy také Přílohu č. 1 (vyplňuje a podepisuje mentor stáže) a Přílohu č. 5 (podepisuje statutární zástupce poskytovatele nebo jím pověřená osoba). Je praktické, aby si poskytovatel stáže se stážistou na schůzce k podpisu smlouvy potvrdili konkrétní čas nástupu stážisty na stáž. Společně s podepsanou Smlouvou o zajištění stáže zasílá poskytovatel všechny přílohy, které ke Smlouvě náleží:
Příloha č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
Příloha č. 2 – Kopie pojistné smlouvy společnosti poskytovatele o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti 15;
Příloha č. 3 – Šablona a karta stáže (tj. šablona stáže pro danou typovou pozici a karta stáže vyplněná poskytovatelem stáže v systému ASAP);
Příloha č. 4 – Harmonogram stáže;
Příloha č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Před odesláním Smlouvy poštou poskytovatel stáže zkontroluje, zda byla Smlouva řádně vyplněna. Zkontroluje především:
podpisy poskytovatele stáže (nebo jím pověřené osoby) a stážisty v těle Smlouvy;
vyplněné údaje o mentorovi stáže a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
14
Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o zajištění stáže podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou. 15 Smlouva musí být platná po celou dobu realizace stáže.
37
podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a uvedení data podpisu v Příloze č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Podepsanou Smlouvou o zajištění stáže včetně všech příloh má poskytovatel povinnost zaslat (ve všech třech vyhotoveních) v obálce označené nápisem „Stáže ve firmách – stáž číslo: xx“ (za xx je nutné dosadit číslo stáže) doporučeně poštou na adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta (adresa FDV: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7). Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva, podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže.
Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřené osoby a následně zanese poskytovatele stáže, resp. jemu přiznanou výši podpory do Centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Dnem poskytnutí podpory je datum podpisu Smlouvy. Jedno vyhotovení Smlouvy podepsané všemi třemi smluvními stranami zašle konzultant spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou stážistovi a jedno zašle poskytovateli stáže. Průvodní dopis informuje adresáty o klíčových meznících v průběhu realizace stáže. Všechny tyto informace jsou podrobně uvedeny v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6 tohoto manuálu. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Stáž - Probíhající stáž“.
Průběh realizace stáže
9
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže důvodem k ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany stážisty mění podmínky stáže nebo Smlouvu o zajištění stáže, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (za FDV především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být například:
změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna mentora stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě);
změna kontaktní osoby (stačí písemné sdělení (e-mailem) konzultantovi FDV);
38
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami.
V případě hrubého porušení podmínek Smlouvy o zajištění stáže a Všeobecných podmínek systému ASAP může být poskytovatel vyloučen z účasti v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria:
musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV;
stáž musí probíhat tak, aby byla pro stážistu přínosem;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonávat činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona, resp. karta stáže; v průběhu stáže musí stážista vykonat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (činnosti musí být na stáži vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky; porušení tohoto pravidla může vést k předčasnému ukončení stáže a v důsledku také k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.)16;
stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže;
poskytovatel musí stážistovi poskytnout materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže, respektive karta stáže;
mentor musí vykonávat činnosti, které mu přisuzuje šablona stáže;
stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují aktuální manuály a metodiky (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, Metodika kontrol atd.).
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele. Jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je poskytovatel stáže i stážista povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka na realizovanou stáž v plné
16
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal prakticky všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti stáže roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést v deníku stážisty.
39
výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena. Porušení pravidel projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ může znamenat vyloučení z tohoto projektu i z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, jehož realizátorem je rovněž FDV.
9.1
Zahájení stáže
Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování
Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Zařazení pracoviště poskytovatele do kategorie rizikových prací musí poskytovatel stáže doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje za vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Pokud je zákonem stanoveno povinné očkování, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního dokladu dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál dokladu
40
předkládá stážista připevněný k Průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku (k dispozici v systému ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže spolu s deníkem stážisty a doklady za cestovné a ubytování a to v termínech stanovených pro předložení všech těchto dokladů (viz kapitola 9.2). Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce (netýká se jednoměsíčních stáží). Doklady, resp. těmito doklady prokazované výdaje, předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat), pokud byly vynaloženy po datu osobního pohovoru. V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kdo z nich bude výdaje spojené s touto prohlídkou hradit.
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník
Do 7 pracovních dnů od zahájení stáže poskytovatel stáže (mentor) elektronicky vyplní a vloží do systému ASAP vstupní evaluační dotazník, který je k dispozici v dokumentech pro poskytovatele v systému ASAP. Poskytovatel stáže je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku poskytovatel přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Stážista vyplněný evaluační dotazník poskytovatele v systému ASAP nevidí. Povinnost osobně vyplnit a včas odevzdat vstupní evaluační dotazník má i stážista. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž
9.2
V průběhu stáže patří mezi povinnosti poskytovatele zejména:
kontrola a potvrzení docházky stážisty na stáž (více viz kapitola 9.2.1);
komunikace s konzultantem FDV za účelem oznámení změn v docházce stážisty (zejména v případě, kdy se stážista nedostaví bez udání důvodu na stáž) a případných dalších změn;
administrace v oblasti proplácení stravného stážistovi (viz kapitola 9.2.3);
41
administrace v oblasti proplácení výdajů za cestovné a ubytování stážisty (viz kapitoly 9.2.4 a 9.2.5);
průběžná evaluace stáže (viz kapitola 9.2.6).
Mentor stáže obdrží od stážisty vždy do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, tyto dokumenty (jsou-li relevantní):
stážistou řádně vyplněný a podepsaný deník stážisty (viz příloha 1 a 2 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněnou a podepsanou tabulku cestovních dokladů (příloha 3 a 4 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněný a podepsaný průvodní list účetního dokladu za ubytování (příloha 5 tohoto manuálu);
stážistou podepsaný distribuční seznam dokládající převzetí stravenek za předcházející kalendářní měsíc stáže.
Mentor stáže všechny tyto dokumenty zkontroluje, na deníku stážisty zajistí podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty všechny tyto dokumenty odesílá doporučeně poštou konzultantovi FDV. Mentor stáže současně zkontroluje, zda stážista vložil elektronický deník stážisty za daný měsíc do systému ASAP.
9.2.1
Docházka na stáž
9.2.1.1 Deník stážisty (plán docházky a popis činností) Poskytovatel stáže má povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
42
délku přestávky na jídlo a oddech 17 (do odchozených hodin se tato přestávka nezapočítává);
popis činností, kterými se daný den zabýval a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti. Popis činností je důležité uvést tak, aby bylo z deníků zřejmé, že stážista v průběhu realizace stáže obsáhl všechny činnosti definované v šabloně stáže a naplnil tak cíle stáže. Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně stáže (uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena) – viz příloha 2. Konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže;
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede její cíl (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení případného nesouladu v docházce (který byl již předem nahlášen konzultantovi FDV) s plánovaným harmonogramem (v položce „komentář“).
Jak již bylo uvedeno výše, na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na proplacení stravného ve formě stravenek a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce ho jednorázově přepíše do elektronické podoby. Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně a vyplněný jej vždy za daný kalendářní měsíc vkládá v elektronické podobě do systému ASAP. To platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji činnost pouze za 2. polovinu kalendářního měsíce. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplněný deník vytiskne a opatří ho svým podpisem. Spolu s dalšími relevantními dokumenty (tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování) a distribučním seznamem, který dokládá převzetí stravenek stážistou) jej předá mentorovi stáže, který zajistí podpis deníku stážisty statutárním zástupcem poskytovatele (nebo jím pověřenou osobou). Datum podpisu deníku nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci.
17
Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
43
Mentor stáže nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle deník stážisty doporučeně poštou konzultantovi FDV společně se všemi ostatními relevantními dokumenty. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná konzultant FDV stážistovi nárok na proplacení stravného. O výši schváleného stravného informuje konzultant FDV dodavatele stravenek, který na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky (tj. stravenky pro stážistu jsou doručeny na adresu poskytovatele stáže, a to vždy zpětně za ukončený měsíc docházky). Stravenky za poslední kalendářní měsíc (nebo jeho část) jsou zasílány přímo stážistovi na kontaktní adresu. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele v průběhu realizace stáže nebo na kontaktní adresu stážisty po skončení docházky na stáž) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty.
9.2.2
Změny v realizaci stáže
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Stážista je tedy povinen o všech změnách, které souvisí s realizací stáže, předem písemně informovat konzultanta FDV a mentora stáže. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora stáže, který má povinnost informovat konzultanta FDV - více viz kapitola 9.2.1.
Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 9.2.1) změna trvalého bydliště změna kontaktních údajů změna bankovního spojení změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. získání statusu studenta, získání trvalého bydliště v hl. m. Praze, založení živnosti apod.)
Řádně nahlášená změna vstupních podmínek je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů – více viz kapitola 10.1. Neoznámení změny vstupních podmínek je klasifikováno jako hrubé porušení pravidel projektu. V takovém případě může být proplacení fixních nákladů na stáž v plné výši požadováno po samotném stážistovi.
44
9.2.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista má povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi stáže, který změnu neprodleně písemně nahlásí konzultantovi FDV. Mentor/poskytovatel stáže je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž (změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele) oproti harmonogramu konzultantovi FDV. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna hodinové dotace v daný den a změna místa výkonu stáže pro daný den. Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně stáže. Není proto přípustné, aby se poskytovatel se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty (viz kapitola 4.1.3). Vyplňování deníku stážisty je klíčové pro přiznání nároku na proplacení stravného a výdajů na cestovné a ubytování. V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV ještě před jejím uskutečněním).
9.2.2.2 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně (e-mailem) hlásit mentorovi stáže. V odůvodněných případech (například pokud není konzultant FDV předem informován o absenci stážisty na stáži) může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o návštěvě lékaře/nemoci od lékaře. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí poskytovatel stáže o této skutečnosti neprodleně a písemně informovat konzultanta FDV. V případě změny v docházce oproti harmonogramu se poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž na jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena 14-ti denní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV písemně (e-mailem) – v e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech a místa výkonu stáže. I v tomto případě je nutné dodržet pravidlo, že docházka na stáž musí představovat v daný den minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže.
45
V případě, že bude v důsledku přesunu docházky přesažen termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek ke Smlouvě. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže.
9.2.2.3 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu o zajištění stáže: krátkodobá absence mentora – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže;) stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV); není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat; Změny, které mají vliv na Smlouvu o zajištění stáže:
jedná se nejčastěji o tyto případy:
změna mentora stáže (v případě, že má poskytovatel jiného odborníka, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže);
změna termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel nemá jiného odborníka, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže);
v důsledku těchto změn je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě o zajištění stáže (dodatek sepisuje konzultant FDV); konzultant FDV vždy poskytovatele stáže informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě;
46
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
9.2.3
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit; ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.);
Stravenky
Stážista má nárok na proplacení stravného ve formě stravenek. Stravenky jsou mu poskytovány zpětně za docházku na stáž v předchozím kalendářním měsíci. Nárok na proplacení stravného ve formě stravenek schvaluje dle docházky uvedené v deníku stážisty konzultant FDV ve spolupráci s finančním manažerem. V souvislosti s urychlením předání stravenek stážistovi jsou stravenky (s výjimkou stravenek za poslední měsíc stáže) předávány stážistovi prostřednictvím poskytovatele stáže. Nárok na stravenky vzniká stážistovi za každou celou absolvovanou hodinu stáže v daném měsíci, která musí být řádně doložena vyplněnou a podepsanou docházkou stážisty (tzn. odevzdáním deníku stážisty). Poskytovatel stáže obdrží obvykle koncem kalendářního měsíce zásilku, která obsahuje obálky se stravenkami pro stážistu / jednotlivé stážisty za předchozí kalendářní měsíc stáže (tedy např. koncem měsíce května obdrží poskytovatel pro stážisty stravenky za měsíc duben). Stravenky jsou adresovány kontaktní osobě poskytovatele, jejíž jméno, adresu a telefon uvedl poskytovatel v dotazníku pro poskytovatele stáže. Poskytovatel má povinnost zásilku převzít, zkontrolovat ji a potvrdit její doručení předepsaným způsobem doručovací službě. Obálky jsou označeny jménem stážisty, nominální hodnotou stravného a počtem stravenek. Součástí zásilky je také „Distribuční seznam“ (dokument, jehož podpisem stážista potvrdí, že stravenky převzal). Povinností poskytovatele je předat stážistovi stravenky neprodleně po jejich obdržení, a to proti jeho podpisu na Distribučním seznamu. Stážistou podepsaný Distribuční seznam musí poskytovatel následně odeslat FDV společně s dalšími dokumenty, které bude odesílat za končící / právě ukončený kalendářní měsíc stáže (vytištěný a podepsaný deník stážisty, tabulku cestovních dokladů, průvodní list účetního dokladu za ubytování). Poskytovatel si zároveň může nechat od stážisty potvrdit předání stravenek (pro své vlastní účely). V případě jakýchkoliv nesrovnalostí je nutné neodkladně kontaktovat konzultanta FDV. Za poslední měsíc stáže jsou stravenky zasílány přímo na adresu stážisty, poskytovateli tak nevzniká žádná povinnost související s předáním stravenek.
47
9.2.4
Proplacení výdajů za cestovné
Veškeré uznatelné (a tedy ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže. Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže (mezi kontaktní adresou stážisty a pravidelným místem výkonu stáže). Služební cesty realizované v rámci stáže nebudou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV. Stážista má nárok na úhradu cestovních výdajů spojených se stáží po předložení originálů příslušných dokladů. Nejpozději do 3 pracovních dní od konce kalendářního měsíce, za který jsou doklady předkládány, předloží stážista tabulku cestovních dokladů (spolu s dalšími dokumenty – tzn. deníkem stážisty, průvodním listem účetního dokladu za ubytování, distribučním seznamem) mentorovi stáže. Povinností mentora je převzít od stážisty tabulku cestovních dokladů a do 3 pracovních dnů od předání podkladů stážistou zajistit její odeslání spolu s dalšími dokumenty doporučeně k rukám konzultanta FDV. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista předkládá za první kalendářní měsíc stáže doklady za cestovné pouze za 2. polovinu tohoto kalendářního měsíce.
9.2.5
Proplacení výdajů za ubytování
Stážista má po předložení příslušných dokladů nárok na proplacení výdajů za ubytování, které mu vzniknou v důsledku dojíždění na stáž. Stážista je povinen předložit mentorovi stáže průvodní list účetního dokladu za ubytování za předchozí kalendářní měsíc (společně s dalšími dokumenty – deníkem stážisty, tabulkou cestovních dokladů, distribučním seznamem) nejpozději do 3 pracovních dní od konce daného měsíce. Povinností mentora je převzít od stážisty tento dokument a zajistit jeho odeslání do 3 pracovních dní od předání podkladů stážistou doporučeně k rukám konzultanta FDV. Pokud má poskytovatel kontakt na vhodné ubytování pro stážistu, může toto ubytování stážistovi před nástupem na stáž nabídnout. Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá za první kalendářní měsíc stáže účetní doklad za ubytování pouze za 2. polovinu měsíce.
48
9.2.6
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník je vyplňován pravidelně po 30ti dnech stáže. Znamená to, že jsou průběžné evaluační dotazníky vyplňovány:
u stáží začínajících 1. den v měsíci do 30. dne daného měsíce (popř. posledního dne kalendářního měsíce);
u stáží začínajících 15. den v měsíci do 14. dne následujícího kalendářního měsíce.
Průběžné evaluační dotazníky vkládá poskytovatel do systému ASAP vždy do 3 pracovních dnů po skončení daného období. Formuláře pro průběžné evaluační dotazníky jsou k dispozici v systému ASAP v dokumentech pro poskytovatele. Poskytovatel (mentor) je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku poskytovatel přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat také stážista. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě. Za poslední měsíc realizované stáže se průběžný evaluační dotazník nevyplňuje. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. V případě, že stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňuje stážista ani poskytovatel stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník.
10
Závěrečná fáze a ukončení stáže
10.1 Certifikát stážisty Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát o absolvování stáže (formát Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát v případě, že absolvoval minimálně 90 % hodinové dotace stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zašle konzultant FDV poskytovateli stáže vyplněný certifikát s žádostí o jeho případné doplnění, vytištění (nutný barevný tisk) a zajištění podpisu statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby), mentora stáže a stážisty. Podepsaný certifikát poskytovatel odešle společně s deníkem stážisty, distribučním seznamem a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou
49
konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu.
10.2 Ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o zajištění stáže.
Stáž může být podle Smlouvy o zajištění stáže ukončena dvojím způsobem: řádně ukončená stáž o
stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh;
o
dle Smlouvy o zajištění stáže je stáž považována za řádně ukončenou naplněním hodinové dotace stáže (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat);
předčasně ukončená stáž: o
ukončení stáže z objektivních důvodů (např. stážista si našel práci na plný úvazek, stážista získal status studenta, stážista získal trvalé bydliště na území Hl. m. Prahy, společnost poskytovatele zanikla): -
o
tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením o studiu, potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); stáž je předčasně ukončena dodatkem ke Smlouvě, který vyhotoví konzultant FDV a podepíší jej všechny tři smluvní strany; výdaje/náklady jsou pak uhrazeny jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže.
ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran (poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh). -
V takovém případě se posuzuje, na čí straně bylo pochybení. Bylo-li pochybení na straně poskytovatele, jsou ze strany FDV stážistovi proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže. Poskytovateli nebudou v takovém případě proplaceny fixní náklady na stáž, nebude mu umožněno vypsat další kartu stáže a mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže. Bylo-li pochybení na straně stážisty, jsou fixní náklady na stáž poskytovateli proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně
50
-
realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže). Stážista nemá v takovém případě nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (ty, které mu dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny). Pokud spolu smluvní strany komunikují, je stáž ukončena dodatkem ke Smlouvě. Pokud spolu smluvní strany nekomunikují, je stáž ukončena odstoupením od Smlouvy jedné ze smluvních stran. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám.
Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy přihlásit se na stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena stážistou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž. Do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je stážista vždy (tj. v případě řádného i předčasného ukončení stáže) povinen předat mentorovi deník stážisty za poslední měsíc stáže, tabulku cestovních dokladů, případně průvodní list účetního dokladu za ubytování, včetně dokladu za ubytování dle pravidel uvedených výše. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) jsou zaslány přímo stážistovi (má-li na ně nárok). Stážista i poskytovatel jsou také povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník a vložit jej do systému ASAP.
10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž předloží stážista mentorovi stáže vyplněný a podepsaný deník stážisty, tabulku cestovních dokladů, průvodní list účetního dokladu za ubytování za poslední měsíc stáže a distribuční seznam za předposlední měsíc stáže (pokud již stážista stravenky obdržel). Mentor zajistí podpis statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby) na deníku stážisty a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí podkladů od stážisty zajistí odeslání veškerých dokumentů konzultantovi FDV. Stravenky za poslední měsíc (nebo jeho část) stáže jsou zaslány přímo stážistovi. Stážista i poskytovatel jsou povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník.
51
10.4
Závěrečný evaluační dotazník
Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je poskytovatel stáže povinen vyplnit a vložit do systému ASAP závěrečný evaluační dotazník. Formulář je k dispozici v systému ASAP. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i stážista. Konzultant FDV oba závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí a přistoupí k uzavření dané stáže.
10.5
Vyhodnocení stáže a fakturace
Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže cca do 10 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována.
Dle Smlouvy o zajištění stáže vystaví poskytovatel stáže fakturu za fixní náklady na stáž stážistovi (stážista je na faktuře uveden jako osoba odběratele) a to nejpozději do 10 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl poskytovatel k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Přesná výše částky fixních nákladů uvedená na faktuře je dána šablonou stáže. Tato částka je konečná – tzn. je-li poskytovatel plátcem DPH, jedná se o částku včetně DPH. Fakturovaná částka může být nižší, než je částka uvedená v šabloně stáže (například v případě, že má poskytovatel v rámci limitu de minimis k dispozici nižší částku, než je uvedeno v šabloně stáže). V případě předčasného ukončení stáže je poskytovateli zaslána informace o výši poměrné částky fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže. Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že stážista musí v papírové podobě zaslat Fondu dalšího vzdělávání Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž).
52
Povinnými náležitostmi faktury jsou: a) je-li poskytovatel stáže plátcem DPH
označení Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – POZOR! faktura musí být vystavena na stážistu, nikoliv na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském nebo obchodním rejstříku (platí pro podnikatelské subjekty); datum vydání a datum splatnosti faktury; datum uskutečnění zdanitelného plnění (shodné se dnem vystavení faktury); položka faktury – na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: xx 18 ; termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx“19; informace o fakturované peněžní částce (tato vychází ze šablony stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a musí odpovídat částce fixních nákladů, kterou konzultant deklaroval ve výzvě k vystavení faktury); základ daně – POZOR! Výše fixních nákladů na stáž uvedená v šabloně stáže je částkou včetně DPH; informace o % výši DPH; výše DPH; podpis poskytovatele stáže.
b) není-li poskytovatel stáže plátcem DPH
označení Faktura; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – POZOR! faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském nebo obchodním rejstříku (platí pro podnikatelské subjekty); datum vydání a datum splatnosti faktury; položka faktury – na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: xx 20 ; termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx“19;
18
Bude doplněno dle konkrétní stáže. Termín konání stáže dle aktuálního harmonogramu (oficiální datum zahájení a ukončení stáže). 20 Bude doplněno dle konkrétní stáže. 19
53
informace o fakturované peněžní částce (tato vychází ze šablony stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže a musí odpovídat částce fixních nákladů, kterou konzultant deklaroval ve výzvě k vystavení faktury); podpis poskytovatele stáže.
Poskytovatel stáže fakturu naskenuje a její originál a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (příloha 7 tohoto manuálu), který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž je k dispozici v systému ASAP. Současně s odesláním faktury stážistovi poskytovatel vloží sken faktury do systému ASAP. Stážista po obdržení faktury vyplní Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OP VK). FDV uhradí fakturu na účet poskytovatele stáže, který uvedl v dotazníku pro poskytovatele stáže a je tedy uvedený ve Smlouvě o zajištění stáže.
Kontrola realizace stáže
11
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV intenzivní kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Cílem kontrol realizace stáží je ověřit, zda stáže probíhají v souladu se Smlouvou o zajištění stáže, a včas identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Metodice kontrol (dostupná v systému ASAP).
Kontrolní činnost má dvě formy:
administrativní – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a poskytovatelem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a poskytovatelem stáže.
54
fyzickou – kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě jím určeném. Kontroly mohou být předem hlášené i nehlášené, kontrola může proběhnout opakovaně. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně.
Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny výdaje spojené se stáží, resp. náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, vychází z podnětů konzultanta FDV, z vyhodnocení evaluačních dotazníků odevzdávaných v měsíčních intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů;
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou uhrazeny náklady na stáž.
Nejčastějším pochybením při kontrolách stáže je nehlášená absence stážisty v místě výkonu stáže uvedeném v harmonogramu. Absence stážisty musí být vždy nahlášena předem konzultantovi dané stáže (zpětné nahlášení absence je porušením ustanovení Smlouvy o zajištění stáže). Pokud FDV nebyla sdělena informace o absenci stážisty na stáži, jedná se o porušení Smlouvy ze strany poskytovatele i ze strany stážisty (viz kapitola 9.2.2). Pro případy nehlášené kontroly je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy aktivit stážisty, vést evidenci jeho docházky a předložit ji ke kontrole (ideálně, je-li to možné, začlenit stážistu do docházkového systému poskytovatele). Porušení Smlouvy v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ vede k vyloučení nejen z tohoto projektu, ale také z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, jehož realizátorem je rovněž FDV.
12
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na www.stazevefirmach.cz.
55
Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby mentor / poskytovatel stáže kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
13
[email protected];
informační linka 800 779 977 – dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod.
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – vzor Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – vzor Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Příloha 6C – Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8A – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – zaměstnanec) Příloha 8B – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – OSVČ) Příloha 8C – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – člen statutárního orgánu společnosti) Příloha 9 – Čestné prohlášení uchazeče
56
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce předchozího kalendářního měsíce mantorovi stáže, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzení na FDV spolu s dalšími dokumenty. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za aktuální kalendářní měsíc potřebuje. V případě, že stážista zakoupil časový kupon nebo průkazku na MHD, připevňuje do tabulky doklad o zaplacení (doklad musí být vystaven na jeho jméno, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi) a kopii průkazky na MHD popř. časového kuponu (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období: Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Jméno a podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 5
Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s průvodním listem účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi stáže, který zašle originál účetního dokladu i průvodní list účetního dokladu za ubytování do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty. V případě předkládání více dokladů musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování sešité sešívačkou. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty: Datum: V případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty. Podpis zákonného zástupce: Datum: Vyplní FDV: Číslo jednací: Schválil konzultant:
Schválil finanční manažer: Datum:
Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 6A
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - zaslání harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a domluví s ním schůzku k podpisu smlouvy.
Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž.
Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B
Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Zahájení stáže 1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 1. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel stáže certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 6C
Termín
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Zahájení stáže 1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den ve 2. polovině měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od 15. dne v měsíci
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v polovině kalendářního měsíce do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní půběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV schválí elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na deníku stážisty. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stáistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - konzultant FDV odešle stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 Praha 7, 170 00 IČ: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě úspěšné realizace stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Jméno (firma): FAKTURA NA NÁKLADY STÁŽE VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž č.: Datum: Podpis stážisty (v případě nezletilosti stážisty bude uvedeno jméno a podpis zákonného zástupce stážisty):
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant (datum a podpis): Vyplní finanční manažer FDV: Číslo jednací: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8A
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Zaměstnavatel:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
jsem u výše uvedeného zaměstnavatele zaměstnán na hlavní pracovní poměr (min. úvazek 1,0) po dobu alespoň 6 měsíců, splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), byl jsem pověřen metodickým vedením stáže (resp. stážisty), byl jsem poučen zaměstnavatelem o skutečnosti, že nesu plnou odpovědnost za realizaci stáže; nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha slouží pro zaměstnance na hlavní pracovní úvazek. Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas). 2
Příloha 8B
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení (obchodní firma): IČ: Datum narození: Trvalé bydliště:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám jako OSVČ po dobu alespoň 6 měsíců, což dokládám přiloženými referencemi, 2 nebudu / nejsem osobou blízkou ve vztahu k osobě stážisty ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, 2 nebudu / nejsem s osobou stážisty v období posledních 5 let v obchodním vztahu dle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty) a nesu plnou odpovědnost za její realizaci, nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro OSVČ bez zaměstnanců, kteří by splňovali kvalifikaci na mentora danou šablonou. Součástí přílohy budou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým potenciální OSVČ dodávala a fakturovala. Reference musí obsahovat název, adresu, příp. IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, a období, kdy k dodávkám docházelo, dále kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Pokud není možno reference doložit, dokládá mentor čestné prohlášení s výše uvedenými informacemi a kontaktními údaji na zástupce subjektu, kterému dodával, a zdůvodnění, proč nebyly poskytnuty reference. 2 Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas).
Příloha 8C
Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů1
Mentor: Jméno, příjmení: Datum narození: Trvalé bydliště: Obchodní firma poskytovatele stáže: IČ poskytovatele stáže:
Já, výše uvedený, svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže, předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám u poskytovatele stáže po dobu alespoň 6 měsíců, 2 nebudu / nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů, souběžně s vedením odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (reg. č. 2 CZ.1.07/3.1.00/41.0001) nebudu vést / nevedu též v pozici mentora pracovní stáž v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/99.00001), souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty), nesu plnou odpovědnost za její realizaci, nejsem v pracovně-právním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti).
Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001.
V………………….. dne………………….
1
………………………………………….. podpis
Tato příloha platí pro členy statutárního orgánu společnosti bez zaměstnanců, kteří by splňovali kvalifikaci na mentora danou šablonou - např. jednatele s.r.o., komplementáře komanditní společnosti aj. 2 Mentor podepisuje čestné prohlášení dvakrát – při vypsání karty stáže (platí budoucí čas) a ve Smlouvě o zajištění stáže (platí přítomný čas).
Příloha 9
Čestné prohlášení uchazeče
Já ………………………………………………………, datum narození ……………………….., bytem ……………………………………………………., tímto čestně prohlašuji, že mnou níže uvedené skutečnosti jsou přesné, pravdivé, úplné a aktuální. Jsem si vědom/a toho, že pokud by mnou uvedené informace v tomto čestném prohlášení byly nepravdivé, budu čelit všem z toho vyplývajícím právním následkům. Čestně prohlašuji, že: (v tabulce prosím zaškrtněte křížkem všechny skutečnosti, které se vztahují k Vaší osobě)
jsem občanem České republiky jsem osoba s trvalým bydlištěm na území Hlavního města Praha jsem osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) jsem osoba se statusem studenta (dle zákona č. 117/1995 Sb.) jsem matka na mateřské dovolené jsem rodič na rodičovské dovolené jsem evidován/a na Úřadu práce ČR jsem držitelem/držitelkou průkazu mimořádných výhod ZTP nebo ZTP/P jsem osoba pečující o osobu blízkou jsem nezletilá osoba jsem osoba mající zájem o kariérní vzdělávání (tj. zaměstnaná osoba) jsem dosud neabsolvoval/a stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ Pokud v tuto chvíli víte, že dojde ke změně některé z těchto skutečností, informujte nás o tom prosím zde:
V ………………………………… dne ………………………… .................................. podpis
