MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 1.0 Účinnost od: 11. 9. 2014 Platnost od: 11. 9. 2014 Schválila: PhDr. Kateřina Šímová, hlavní manažer projektu Datum vydání: 11. 9. 2014
2
Obsah
Úvod ................................................................................................................................ 5 Poskytovatel stáže........................................................................................................... 6 Podpora malého rozsahu (de minimis) ........................................................................ 7 Osoby poskytovatele stáže zapojené do realizace stáže ............................................. 9 2.2.1
Základní požadavky na mentora ...................................................................... 10
2.2.2
Kvalifikační požadavky na mentora .................................................................. 11
Stážista ......................................................................................................................... 12 Stručný popis realizace stáží ......................................................................................... 14 Klíčové pojmy............................................................................................................ 14 Zapojení do projektu ................................................................................................. 16 Stáž – základní informace ......................................................................................... 18 Evaluace (hodnocení) průběhu stáže ........................................................................ 20 Registrace poskytovatele stáže ..................................................................................... 21 Registrační formulář v IS ASAP ................................................................................ 21 Přihlášení do IS ASAP .............................................................................................. 22 Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty)...................................................................... 23 Výběr šablony ........................................................................................................... 23 Můj profil ................................................................................................................... 24 Vystavení karty ......................................................................................................... 24 Dokumenty ke kartě .................................................................................................. 26 Odeslání karty ke schválení, proces schvalování karty ............................................. 28 Spárování poskytovatele stáže a stážisty ...................................................................... 30 Přihlášení uchazečů o stáž ke kartě .......................................................................... 30 Výběr stážistů, osobní pohovory ............................................................................... 31 Školení mentorů ........................................................................................................ 32 7.3.1
Uznatelné doklady nahrazující školení mentorů ............................................... 33
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV ..................... 34 Harmonogram stáže.................................................................................................. 35 8.1.1 Služební cesty/pochůzky na stáži ......................................................................... 37 Podpis Smlouvy a její doručení na FDV .................................................................... 37
3
Průběh realizace stáže .................................................................................................. 39 Zahájení stáže .......................................................................................................... 40 9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování ............................................................. 41
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník .............................................................................. 42
Probíhající stáž ......................................................................................................... 42 9.2.1
Docházka na stáž – deník ................................................................................ 43
9.2.2
Změny v průběhu realizace stáže .................................................................... 45
9.2.2.1
Změny v docházce na stáž ...................................................................... 45
9.2.2.2
Změny v docházce ze strany stážisty ...................................................... 46
9.2.2.3
Změny v docházce ze strany mentora ..................................................... 47
9.2.3
Přímá podpora stážisty .................................................................................... 47
9.2.3.1
Stravné ................................................................................................... 47
9.2.3.2
Proplacení výdajů za cestovné ................................................................ 48
9.2.3.3
Proplacení výdajů za ubytování ............................................................... 49
Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................. 49 Certifikát.................................................................................................................... 49 Způsoby ukončení stáže ........................................................................................... 50 Dokumenty za poslední měsíc stáže ......................................................................... 51 Závěrečný evaluační dotazník ................................................................................... 51 Vyhodnocení stáže a fakturace ................................................................................. 52 Kontrola realizace stáže ................................................................................................ 54 Typy kontrol .............................................................................................................. 54 11.1.1
Administrativní kontrola .................................................................................... 54
11.1.2
Kontrola na místě ............................................................................................. 55
Výsledek kontroly ...................................................................................................... 57 Předkládané dokumenty a jejich uchovávání ............................................................ 58 Odkazy a kontakty ......................................................................................................... 58 Přílohy ........................................................................................................................... 59
4
Úvod Cílem tohoto manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací a pravidly projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, reg. č. CZ.1.07/3.1.00/49.0001, krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do informačního systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu, dále jen „IS ASAP“)1 a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout praktické vzdělání stážistům. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (dále také jako „projekt“ nebo „Stáže ve firmách 2“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován na základě právního aktu ze dne 29. 8. 2014 od 1. 8. 2014 do 30. 6. 2015 a jeho hlavním cílem je rozšíření systému poskytování stáží nastaveného projektem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále také jako „Stáže ve firmách 1) o nové inovativní systémové prvky. Dojde tak k posílení stáží jako jednoho ze způsobů dalšího individuálního profesního vzdělávání obyvatel České republiky. V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 900 Smluv o zajištění stáže (dále jen „Smlouva“). Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR2. Protože se jedná o pilotní projekt, jehož cílem je rozšířit systém poskytování stáží o nové inovativní prvky, např. školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností (dále jen „školení mentorů“), poskytování stáží s částečnou úhradou celkových hrazených nákladů aj., jsou veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, prohlášení FDV, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), průběžně aktualizovány. Aktuální dokumenty a informace jsou k dispozici na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz), které je nutné pravidelně sledovat a řídit se jimi. O zásadních změnách jsou účastníkům projektu v případě zájmu zasílány informace na jejich e-mailové adresy. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby měl poskytovatel stáže možnost přístupu k internetu. V průběhu projektu budou poskytovali stáže k dispozici také regionální pracoviště projektu v krajských městech ČR. Podrobné a aktuální informace o regionálních pracovištích (adresy, kontakty) jsou průběžně dostupné na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Po výběru stážisty je poskytovateli stáže přidělen konzultant FDV, který zajišťuje administrativní vedení konkrétní stáže. Konzultant FDV připravuje Smlouvu a je poskytovateli stáže i stážistovi k dispozici v průběhu realizace stáže – od zahájení administrativních příprav stáže až po její ukončení. Není proto nutné, aby poskytovatel stáže v jakékoli fázi projektu využíval služeb externího subjektu.
IS ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatelů stáží a Fondu dalšího vzdělávání. 2 FDV je registrován na Úřadu pro ochranu osobních údajů pod číslem registrace: 00005666. 1
5
Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků FDV. Základní informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček Úřadu práce ČR (dále jen „úřad práce“). Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu prostřednictvím e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z emailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected], případně
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté z jiných zdrojů nemusí být důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a úřadem práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování administrativních služeb a informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na infolince 3 – 601 384 844, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin. FDV si vyhrazuje právo pořizovat zvukový záznam z telefonických hovorů mezi pracovníky FDV a účastníky projektu za účelem zjištění zpětné vazby na realizaci jednotlivých stáží a projektu.
Poskytovatel stáže Poskytovatelem stáže se může stát fyzická (podnikající) a/nebo právnická osoba (např. a.s.,příspěvková organizace, o.p.s.), zapsaná v některém z veřejných rejstříků4. Poskytovatel stáže může mít sídlo/místo podnikání (dále jen „sídlo“) kdekoliv na území ČR, včetně hl. m. Prahy. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínku existence alespoň 6 měsíců před odesláním karty stáže (dále jen „karta“) ke schválení a nesmí mít ke dni podpisu Smlouvy žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu k orgánům veřejné správy (zejména daňové nedoplatky a penále, nedoplatky na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, na pojistném a penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, odvody za porušení rozpočtové kázně atd., či další nevypořádané finanční závazky z jiných projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU vůči orgánům, které prostředky těchto fondů poskytují) s tím, že poskytovatel stáže podepisuje takové čestné prohlášení o bezdlužnosti. Poskytovatel stáže je povinen mít uzavřené pojištění odpovědnosti za škodu, způsobenou třetím osobám (tzn. stážistům), které je platné po celou dobu trvání stáže. Informace o konkrétní pojistné smlouvě jsou součástí Smlouvy a poskytovatel stáže je
Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu Vašeho telefonního operátora. Za předpokladu, že jsou splněny Všeobecné podmínky využívání služeb na serveru www.stazevefirmach.cz a informačního systému ASAP. 3 4
6
povinen je v průběhu přípravy Smlouvy doložit. Kopii pojistné smlouvy je poskytovatel stáže rovněž povinen předložit v rámci kontroly na místě.
Podpora malého rozsahu (de minimis) Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stáže stážistovi fakturu, jejíž náležitosti jsou podrobně uvedeny v kapitole 10.5, která je následně za stážistu poskytovateli stáže proplacena ze strany FDV (z rozpočtu projektu). Výše faktury (tj. částka, která je uvedena ve Smlouvě) je poskytovateli stáže přiznána jako veřejná podpora malého rozsahu (de minimis). Ve stejném režimu, tj. jako podpora malého rozsahu, jsou poskytovateli stáže rovněž přiznány náklady na školení mentorů (více viz kapitola 7.3). Za každého proškoleného mentora činí tyto náklady 1625,- Kč. Podpora de minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu podniku5 během předchozích tří účetních období (včetně aktuálního), tzv. rozhodného období, přesáhnout stanovený limit (viz níže). Uvedený finanční limit platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v rozhodném období. Výše podpory de minimis se řídí následujícími pravidly: Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1407/2013 ze dne 18. prosince 2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o ES na podporu de minimis, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 352/1 dne 24. prosince 2013 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za rozhodné období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1408/2013 ze dne 18. prosince 2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 352/9 dne 24. prosince 2013 nesmí přesáhnout částku 15 000 EUR za rozhodné období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 717/2014 ze dne 27. června 2014 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu a akvakultury, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 190/45 dne 28. června 2014 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za rozhodné období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2012 ze dne 25. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílená podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za rozhodné období.
Definice jednoho podniku je uvedena v Metodické příručce k aplikaci pojmu „jeden podnik“ dle pravidel podpory de minimis, dostupné zde: http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/nejcastejsi-oblasti-verejne-podpory/podporade-minimis.html 5
7
Za jeden podnik6 („propojený podnik“) jsou pro účely těchto nařízení považovány veškeré subjekty, které mezi sebou mají alespoň jeden z následujících vztahů: a) jeden subjekt vlastní více než 50 % hlasovacích práv, která náležejí akcionářům nebo společníkům, v jiném subjektu; b) jeden subjekt má právo jmenovat nebo odvolat více než 50 % členů správního, řídícího nebo dozorčího orgánu jiného subjektu; c) jeden subjekt má právo uplatňovat více než 50% vliv v jiném subjektu podle smlouvy uzavřené s daným subjektem nebo dle ustanovení v zakladatelské smlouvě nebo ve stanovách tohoto subjektu; d) jeden subjekt, který je akcionářem nebo společníkem jiného subjektu, ovládá sám, v souladu s dohodou uzavřenou s jinými akcionáři nebo společníky daného subjektu, více než 50 % hlasovacích práv, náležejících akcionářům nebo společníkům, v daném subjektu. Subjekty, které mají jakýkoli vztah uvedený pod písm. a) až d) prostřednictvím jednoho nebo více dalších subjektů, jsou také považovány za jeden podnik. Podniky, které mají přímou vazbu na tentýž orgán veřejné moci (obec, kraj apod.) a nemají žádný vzájemný vztah, se za „propojené podniky“ nepovažují. Podporu de minimis nelze dle Nařízení Komise (ES) č. 1407/2013 poskytnout:
na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím, na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností;
v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů.
Z toho plyne, že subjekty zabývající se výše uvedenými činnostmi nebo subjekty, na které se vztahují výše uvedená pravidla, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky příslušného nařízení Evropské komise týkající se přiznání podpory malého rozsahu (de minimis), a to ke dni podpisu Smlouvy. Tuto skutečnost dokládá v okamžiku vypisování karty čestným prohlášením o podpoře de minimis (příloha 8 tohoto manuálu). V případě, že poskytovatel stáže by již překročil výši stanoveného limitu podpory malého rozsahu, je povinen o tom neprodleně informovat FDV (viz kapitola 6.4).
Propojenost podniků se sleduje pouze u podniků sídlících na území stejného členského státu, tj. pouze na území ČR. 6
8
Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis 7 . Zde lze vyhledat příjemce podpory8 a zjistit, zda splňuje výše uvedené podmínky.
Osoby poskytovatele stáže zapojené do realizace stáže Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě šablony stáže (dále jen „šablona“), karty a Smlouvy, která je uzavírána mezi poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Na realizaci stáže se ze strany poskytovatele stáže podílejí zejména následující osoby, mající různé kompetence: osoba/y, která/é uzavřela/y Smlouvu za poskytovatele stáže (dále jen „oprávněná osoba poskytovatele stáže“)
osoba odpovědná za realizaci stáže na straně poskytovatele stáže;
touto osobou může být u subjektu, zapsaného ve veřejném rejstříku, osoba zapsaná jako „statutární orgán“, prokurista, osoba, pověřená k tomuto úkolu plnou mocí apod. s tím, že v případě fyzické osoby jde především o tuto osobu, která však může být zastoupena obdobně9;
podepisuje Smlouvu (příp. dodatky ke Smlouvě), deník stážisty (dále jen „deník“) a certifikát o absolvování stáže (dále jen „certifikát“);
vedle případů, vyplývajících z obecně závazných právních předpisů, je možné k podpisům výše zmíněných dokumentů pověřit jednoho ze svých zaměstnanců – např. mentora stáže (dále jen „mentor“). Rozsah pověření bude specifikován ve formuláři „Pověření k podpisu dokumentů“, který je k dispozici v IS ASAP; pověření k podpisu vkládá poskytovatel stáže do IS ASAP před zahájením stáže.
mentor
hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže (i v případě, že jsou dílčí činnosti vykonávány pod vedením jiného specialisty);
odborně a metodicky vede stážistu, aby absolvoval všechny činnosti uvedené v šabloně a kartě;
je hlavní kontaktní osobou při komunikaci s FDV v průběhu realizace stáže – poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na hlášení změn docházky, kontrolu řádné realizace stáže, dodávání požadovaných
Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 8 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search. 9 Např. u společnosti s ručením omezeným je touto osobou primárně jednatel, který však může podpis Smlouvy delegovat na jinou osobu (plnou mocí apod.). 7
9
dokumentů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, deníky apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže;
absolvuje školení mentorů (případně dokládá doklad, jímž může být nahrazena účast na tomto školení, viz kapitola 7.3);
podepisuje čestné prohlášení mentora (příloha 2 Smlouvy).
specialisté
osoby, které se vedle mentora mohou spolupodílet na zajištění odborné kvality stáže a realizaci činností uvedených v šabloně a kartě (dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže).
Konzultant FDV komunikuje v průběhu realizace stáže s mentorem, případně s oprávněnou osobou poskytovatele stáže. V případě předem nahlášené nepřítomnosti mentora řeší konzultant FDV neodkladné záležitosti s jinou osobou10, jejíž jméno a kontaktní údaje uvedl mentor v Dotazníku pro poskytovatele stáže, který vyplňuje před podpisem Smlouvy. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele stáže je zodpovědná oprávněná osoba poskytovatele stáže.
2.2.1
Základní požadavky na mentora
Mentorem může být pouze osoba, která splňuje následující požadavky:
je osobou s trvalým pobytem na území České republiky mimo území hl. m. Prahy11;
není žákem ani studentem dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, ani studentem dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů12;
vystupuje jako osoba mentora pouze u jednoho poskytovatele stáže;
není osobou blízkou ve vztahu ke stážistovi (dle § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů);
Je vhodné, aby touto osobou byl např. specialista, který má stážistu v době nepřítomnosti mentora na starosti, případně jiný zaměstnanec poskytovatele stáže. 11 Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Omezení neplatí pro mentory, kteří se nezúčastní školení mentorů (disponují náhradním dokladem, viz příloha č. 9 tohoto manuálu). 12 Omezení neplatí pro mentory, kteří se nezúčastní školení mentorů (disponují náhradním dokladem, viz příloha 9 tohoto manuálu). 10
10
není v pracovněprávním vztahu k FDV v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (platí pro pracovněprávní vztah na základě pracovní smlouvy, dohodu o provedení práce i dohodu o pracovní činnosti);
není současně stážistou v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“.
Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec poskytovatele stáže, který je u poskytovatele stáže zaměstnán v pracovním poměru v rozsahu 40 hodin/týden (v odůvodněných případech 37,5 hodin/týden) po dobu nejméně 6 měsíců před dnem, kdy poskytovatel stáže vystavil danou kartu (před odesláním karty ke schválení). Toto opatření bylo přijato z důvodu, aby poskytovatel stáže nabízel stáže pouze na takových pozicích, ve kterých má prokazatelnou zkušenost, a může tedy zajistit efektivní přenos odborného know-how. Existenci pracovněprávního vztahu mezi poskytovatelem stáže a mentorem dokládá poskytovatel stáže při vystavení karty aktuálně platnou pracovní smlouvou (tj. včetně dodatků) daného zaměstnance. Mentorem může být také osoba samostatně výdělečně činná (dále jen „OSVČ“), avšak pouze tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže, a nemá zaměstnance splňující podmínky dané šablonou konkrétní typové pozice a tímto manuálem. Zároveň musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu nejméně 6 měsíců před vypsáním karty (před odesláním karty ke schválení) v živnostenském rejstříku uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, a tuto činnost vykonává jako svoji primární činnost, tj. že se jí zabývá převážně, soustavně a kontinuálně minimálně 6 měsíců před vypsáním karty. OSVČ dokládá svoji aktuální činnost v daném oboru skeny dokladů, které jasně a dostatečně prokazují, že tuto činnost vykonává jako svou primární činnost. Doloženými doklady mohou být: 3 faktury z období posledních 12 měsíců před odesláním karty ke schválení, nebo 3 zjednodušené daňové doklady z období posledních 12 měsíců před odesláním karty ke schválení, nebo daňové přiznání za uplynulý rok. Pouze v odůvodněných případech, ve kterých nelze žádný z uvedených dokumentů doložit, mohou být k posouzení doloženy další dokumenty prokazující výše uvedenou skutečnost. FDV v takovém případě posoudí, zda takové dokumenty akceptuje či nikoliv.
2.2.2
Kvalifikační požadavky na mentora
Kvalifikační požadavky na mentora jsou vždy uvedeny v šabloně konkrétní typové pozice. Požadavky jsou definovány kombinací vzdělání a praxe mentora. Neprokáže-li mentor splnění těchto kvalifikačních předpokladů ke dni vypsání karty (tzn. ke dni odeslání karty ke schválení), nemůže vystupovat v této pozici. Vzdělání mentora Mentor dokládá doklad o požadovaném vzdělání (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom, osvědčení o absolvování kurzu), které se vztahuje k pozici (resp. šabloně), na které bude vést stáž.
11
Praxe mentora Mentor dokládá profesním životopisem své odborné znalosti a zkušenosti v daném oboru. V životopise mentora musí být uvedeny úplné, pravdivé a aktuální informace k datu vyplnění. Za uznatelnou praxi považuje FDV praxi získanou:
při distančním/kombinovaném studiu; v rámci pracovního poměru (poměrně k výši úvazku); podnikáním v dané činnosti.
FDV neuznává praxi získanou:
při denním studiu na střední škole; v rámci dohody o provedení práce.
Praxe získaná v rámci dohody o pracovní činnosti bude posuzována individuálně. U typových pozic (šablon), u kterých vzniká zákonný požadavek registrace mentora nebo poskytovatele stáže do tzv. odborných rejstříků, je tato povinnost uvedena v dané šabloně a FDV bude tuto registraci kontrolovat v rámci procesu schvalování karty vypsané k takové šabloně (viz kapitola 6.5).
Stážista Uchazečem o stáž/stážistou se může stát pouze plně svéprávná, zletilá osoba s trvalým pobytem na území České republiky mimo území hl. m. Prahy (platí po celou dobu trvání stáže)13, a zároveň v době přihlášení na stáž (ke kartě) splňuje zařazení alespoň do jedné z těchto kategorií:
13 14
osoby ve věkové kategorii 50+; osoby ve věkové kategorii 40+ (pouze v případě, že se jedná o osoby ohrožené nezaměstnaností); osoby zapojené na trhu práce pouze na základě dohod konaných mimo pracovní poměr (dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce); osoby po mateřské/rodičovské dovolené připravující se na vstup na trh práce; osoby evidované jako uchazeči o zaměstnání na úřadu práce déle než tři měsíce (podmínka délky evidence se nevztahuje na absolventy14 a osoby, které předčasně opustily systém vzdělávání bez řádného zakončení studia po prvním vstupu na trh práce); osoby nezaměstnané déle než tři měsíce, které nejsou evidované jako uchazeči o zaměstnání na úřadu práce (podmínka délky nezaměstnanosti se nevztahuje na
Toto omezení vyplývá z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Za absolventa je považována osoba po dobu nejdéle dvou let od ukončení studia.
12
absolventy a osoby, které předčasně opustily systém vzdělávání bez řádného zakončení studia po prvním vstupu na trh práce); pedagogičtí pracovníci středních škol, kteří vyučují odborné předměty (pro tuto specifickou cílovou skupinu uchazečů o stáž/stážistů bude v průběhu projektu vydána samostatná metodika).
Stážistou nesmí být např. osoba samostatně výdělečně činná nebo osoba, která je žákem nebo studentem15. Na stáž se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5 letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro pracovněprávní vztah na základě pracovní smlouvy i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při přihlášení ke kartě. Stážistou nesmí být osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Stážista má za podmínek, které stanovuje Manuál pro stážistu, nárok na stravné formou stravovacích poukazů (dále jen „stravenky“) a na proplácení výdajů za cestovné a ubytování, případně i dalších výdajů, které definuje šablona (tzv. přímá podpora stážisty). Výdaje jsou v rámci projektu propláceny ze strany FDV. Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Podpisem Smlouvy nevzniká mezi poskytovatelem stáže a stážistou pracovněprávní vztah. Obsahem a účelem stáže je výhradně další vzdělávání stážisty. Vztah mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV se tak neřídí zákoníkem práce. Poskytovatel stáže může, stejně jako nemusí, stážistu po ukončení stáže zaměstnat, během trvání stáže však pracovněprávní vztah mezi nimi není dovoleno uzavřít. Stážistovi se z důvodu jeho ochrany doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenými typy pojištění stážista nemá právo nárokovat k proplacení. Více informací o zapojení stážisty do projektu je uvedeno v Manuálu pro stážistu, který je k dispozici na webových stránkách projektu www.stazevefirmach.cz.
Dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, ani studentem dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů 15
13
Stručný popis realizace stáží Klíčové pojmy
IS ASAP IS ASAP slouží k propojení uchazečů o stáž/stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém registrované osoby mohou dle rolí vykonávat následující činnosti: o
poskytovatelé stáží: nabízet stáže v daných oborech pro jednotlivé typové pozice (stanovené šablonami); editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o nabízených stážích; vybírat z přihlášených uchazečů o stáž vhodné kandidáty; přihlašovat mentory na školení mentorů; stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
uchazeči o stáž/stážisté: hlásit se k aktuálním nabídkám stáží; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných uchazečů o stáž (termín pohovorů, přijetí na stáž, zamítnutí přihlášení na stáž z důvodu nesplnění požadavků daných šablonou a kartou); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
konzultanti FDV: komunikovat s mentory/poskytovateli stáže a uchazeči o stáž/stážisty; spravovat klíčové dokumenty; schvalovat dokumenty vložené a uchazečem o stáž/stážistou;
mentorem/poskytovatelem
stáže
administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu. Jménem FDV komunikuje s uchazeči o stáž/stážisty, s osobami poskytovatele stáže, s úřady práce a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem účastní projektu nebo mají zájem získat o projektu bližší informace. Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu, vytváří pro stážistu deník, schvaluje
14
změny v docházce na stáž apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli stáže i stážistovi k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací souvisejících s projektem.
Šablona Šablona je vytvořena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis dané pozice, délka a celkové hrazené náklady na stáž), rámec vykonávaných činností a osvojených odborných kompetencí a požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora). Šablona obsahuje klíčové informace pro průběh stáže. V šabloně je dále uvedena informace o výši celkových hrazených nákladů na stáž, ze které je v případě částečné úhrady vypočítána poměrná procentuální výše fixních nákladů, tj. finanční částka, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV (v případě splnění všech podmínek ze strany stážisty i poskytovatele stáže) poskytovateli na základě Smlouvy uhradí. Tato částka je uvedena včetně DPH. Součástí šablony je orientační rozsah mentoringu, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat daným specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry má být do daných fází stáže zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter (nejedná se o podrobný časový harmonogram stáže, který je přílohou Smlouvy a je tak závazný). V šablonách může být uveden požadavek na doložení specifických dokumentů, kterými poskytovatel stáže prokazuje svoji schopnost zajistit kvalitní realizaci stáže na dané pozici (např. doložení organizační struktury subjektu poskytovatele stáže apod.). Na základě šablony poskytovatel stáže vypisuje tzv. kartu, tj. konkrétní nabídku stáže (viz níže). Dle jedné šablony může být vypsáno více karet od různých poskytovatelů stáží.
Karta Kartu vytváří poskytovatel stáže k příslušné šabloně. Karta plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, tj. obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži (např. místo výkonu stáže, termín stáže, jméno mentora) i upřesnění jejích cílů či požadavků na stážistu. Karta musí respektovat rámec daný šablonou, v opačném případě nebude karta ze strany FDV schválena.
Smlouva Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Ve Smlouvě je dále uvedena informace o výši fixních nákladů na stáž (tj. finanční částce, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV v případě splnění všech
15
podmínek ze strany poskytovatele stáže i stážisty poskytovateli stáže na základě Smlouvy uhradí). Tato částka je uvedena včetně DPH. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou a FDV). Každá ze smluvních stran obdrží jeden výtisk Smlouvy. Zapojení do projektu Poskytovatel stáže může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, FAQ) a šablony pro jednotlivé typové pozice. V Katalogu stáží může poskytovatel stáže vyhledávat základní informace o aktuálně nabízených stážích – obor stáže, název poskytovatele stáže, místo výkonu stáže, datum, do kterého se mohou uchazeči na stáž hlásit, a předpokládaný termín zahájení a ukončení stáže. Chce-li poskytovatel stáže na nějaké pozici nabídnout stáž, musí se na uvedeném portálu do IS ASAP zaregistrovat. Registrace je bezplatná a nezávazná. Poskytovatel stáže může v této fázi projektu využít služeb regionálních pracovišť projektu, která jsou umístěna ve všech krajských městech České republiky. Podrobné a aktuální informace o regionálních pracovištích (adresy, kontakty) jsou průběžně dostupné na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Veškeré služby poskytované regionálními konzultanty FDV jsou bezplatné. Poskytovatel stáže může jako registrovaný uživatel v IS ASAP nabídnout stáž (tj. vypsat kartu) ke konkrétní šabloně, nejprve ale musí vyplnit svůj profil (viz kapitola 6). Vypsaná karta musí respektovat podmínky dané šablonou a podléhá schválení ze strany FDV. Až poté je zveřejněna (stává se v IS ASAP viditelnou) pro přihlašování případných uchazečů o stáž. O zveřejnění karty je poskytovatel stáže informován e-mailem. Od okamžiku, kdy je karta zveřejněna, se k ní mohou přihlašovat uchazeči o stáž. Termín pro přihlašování stanoví FDV (obvyklá délka termínu pro přihlašování je stanovena na 7 kalendářních dní). Poskytovatel stáže má možnost požádat ještě před ukončením přihlašování uchazečů o stáž o prodloužení termínu pro přihlašování až do maximální délky 4 týdnů od zveřejnění karty. Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči o stáž k přihlášení na k dané kartě, se tato pro přihlašování uchazečů o stáž uzavře. Konzultant FDV (HR specialista) přihlášené uchazeče o stáž schválí/neschválí obvykle ve lhůtě 7 kalendářních dní (viz kapitola 7). Posouzení kvalifikace provádí HR specialista na základě uchazečem o stáž doložených dokumentů (životopis, certifikáty aj.). Seznam schválených uchazečů o stáž je následně zpřístupněn poskytovateli stáže (o tomto je poskytovatel stáže informován e-mailem). Poskytovatel stáže na základě realizace osobních pohovorů vybere vyhovujícího uchazeče o stáž, který se stane stážistou (podrobněji viz kapitola 7).
16
V okamžiku spárování16 poskytovatele stáže a uchazeče o stáž dostává stáž specifické číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy. V tomto okamžiku se také mentor dané stáže přihlašuje na školení mentorů prostřednictvím přihlašovacího formuláře v IS ASAP (případně dokládá náhradní doklad, viz kapitola 7.3). Obvykle do tří pracovních dnů od označení vybraného uchazeče o stáž v IS ASAP (spárování) je mentor kontaktován konzultantem FDV s žádostí o vyplnění Dotazníku pro poskytovatele stáže. V tomto dotazníku mentor uvádí klíčové informace nezbytné pro sestavení Smlouvy. Mentor zároveň ve spolupráci se stážistou sestaví časový harmonogram stáže (více viz kapitola 8.1). Takto sestavený harmonogram je pak nedílnou součástí Smlouvy a je závazný. Formulář Dotazníku pro poskytovatele stáží a harmonogramu stáže zašle mentorovi konzultant FDV e-mailem. Na základě získaných informací připraví konzultant FDV Smlouvu, kterou zašle e-mailem mentorovi (pro informaci ji zasílá také stážistovi). Mentor Smlouvu vytiskne a iniciuje schůzku se stážistou, na které je Smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8.2). Podepsanou Smlouvu odešle mentor na adresu FDV k rukám konzultanta FDV (ve 3 vyhotoveních). Jakmile je Smlouva doručena poštou na FDV a podepsána ze strany FDV, obdrží mentor pozvánku na školení mentorů, na něž se v předchozí fázi přihlásil (platí pro mentory, kteří nedoložili náhradní doklad). Úspěšné absolvování školení mentorů daným mentorem je podmínkou pro zahájení docházky na stáž – více viz kapitola 7.3. Po zahájení stáže jsou mentor i stážista povinni vyplnit vstupní a závěrečný evaluační dotazník (viz kapitola 4.4). Vzhledem k tomu, že má stážista nárok na proplacení stravného ve formě stravenek a výdajů za ubytování a cestovné (případně dalších výdajů vyplývajících ze šablony) ze strany FDV, předává stážista mentorovi vždy začátkem kalendářního měsíce klíčové dokumenty za uplynulý měsíc stáže (deník jako podklad pro vyplacení stravenek, řádně vyplněný průvodní list účetního dokladu za ubytování s účetními doklady za ubytování a řádně vyplněnou tabulku cestovních dokladů s jízdními doklady). Tyto dokumenty mentor odesílá poštou na adresu FDV – více viz kapitola 9. Všechny změny (zejména změny docházky na stáž) a nestandardní situace musí být neprodleně hlášeny konzultantovi FDV. V průběhu stáže mohou být realizovány hlášené i nehlášené kontroly řádné realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 11), a to jak kontroly na místě, tak i kontroly administrativního charakteru. Po dobu realizace stáže je poskytovatel stáže povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k výpočetní technice, umožňující vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem, není-li dále uvedeno jinak.
Spárování znamená, že si poskytovatel stáže vybral stážistu a změnil v IS ASAP jeho stav na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“. 16
17
Na konci stáže vystaví poskytovatel stáže stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané Smlouvou17. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli stáže za stážistu ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu se předpokládá uzavření minimálně 900 Smluv. S ohledem na rozpočet, podmínky a cíle projektu si FDV vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu nebo upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu/1 poskytovatele stáže. Poskytovatel stáže/stážista nemůže nárokovat k proplacení ze strany FDV žádné náklady/výdaje vzniklé před podpisem Smlouvy18. FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit vypisování karet k vybraným šablonám, případně přednostně schvalovat karty k vybraným šablonám (např. k šablonám, které jsou určeny převážně pro uchazeče o stáž s požadovanou úrovní vzdělání ISCED 3), nebo pozastavit schvalování uchazečů o stáž přihlášených ke kartám, jejichž nejvyšší dosažené vzdělání je vyšší než ISCED 3 (tj. vyšší sekundární vzdělání 19 ). Přednostně mohou být v určité míře rovněž schvalovány karty vypsané k šablonám určeným pro pedagogické pracovníky. Aktuální informace o stavu projektu včetně informací o šablonách, k nimž je aktuálně možné vypisovat karty, jsou dostupné na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz.
Stáž – základní informace Stáže probíhají u subjektů, které zapojením do projektu získají jedinečnou možnost zaškolit a vyprofilovat si budoucí odborníky v dané oblasti, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené osoby následně zaměstnat. Zároveň bude podpořeno další vzdělávání osob, které se v rámci projektu stanou mentory konkrétních stáží, a to v podobě absolvování školení mentorů. Tyto nově nabyté znalosti a dovednosti mohou mentoři nadále využívat ve své běžné denní praxi i po skončení realizace stáží. Registrace do projektu a vypisování konkrétních karet probíhá v IS ASAP (na portálu www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáží, uchazečů o stáž/stážistů a FDV. Stáž je zahájena podpisem Smlouvy, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti poskytovatele stáže, stážisty a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV.
V případě předčasného ukončení stáže bude poskytovateli stáže při dodržení pravidel projektu proplacena poměrná výše fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže. 18 Výjimkou jsou výdaje vynaložené na zdravotní prohlídku/očkování stážisty, viz kapitola 9.1.1. 19 Za vyšší sekundární vzdělání je dle Metodiky monitorovacích indikátorů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost považováno středoškolské vzdělání zakončené výučním listem nebo maturitní zkouškou (Metodika je dostupná zde: http://www.op-vk.cz/cs/prijemce/dokumenty-pro-prijemce/metodika-monitorovacichindikatoru.html). 17
18
Délka stáže je určena počtem hodin, který je stanoven v šabloně (liší se dle konkrétní typové pozice). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je nezbytným předpokladem pro naplnění podmínek stáže. Stáž lze vykonávat v rozmezí 1 – 6 měsíců (toto rozmezí je blíže závazně stanoveno v příslušné šabloně). Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky), který sestaví mentor po domluvě se stážistou. Harmonogram je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet, kolik hodin stáže v dané dny absolvuje a v jakém místě bude stáž probíhat. Samotná docházka na stáž může být zahájena až po úspěšném absolvování školení mentorů mentorem dané stáže. Termín posledního dne docházky na stáž je výsledkem rozplánování docházky na základě dohody mezi stážistou a mentorem, přičemž musí být naplněna hodinová dotace stáže. Oficiální termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. kalendářní den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu (toto datum je uvedeno v IS ASAP jako „Termín stáže do“). Stážista musí absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, docházka na stáž zároveň v jeden den nesmí přesáhnout 12 hodin. Do této doby se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat praktickou formou všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech příslušné šablony (díl 1.2)20. Pouze v takovém případě může být stážistovi při splnění všech ostatních podmínek vydán certifikát a poskytovateli stáže proplaceny fixní náklady na stáž. Stážistu v průběhu stáže u poskytovatele stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou odpovědnou za průběh a odbornou kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem specialistů, které k tomu mentor pověří. I v takovém případě ale zůstává za zajištění kvality stáže odpovědný mentor. Poskytovatel stáže má pro konkrétní stáž přiděleného svého konzultanta FDV, který s mentorem/poskytovatelem stáže komunikuje v průběhu realizace celé stáže, zasílá mu relevantní dokumenty a mentor se na něj může v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení kdykoliv obrátit. S realizací stáže u poskytovatele stáže souvisí některé administrativní povinnosti. Jedná se především o pravidelné zasílání dokumentů mentorem na konci každého kalendářního měsíce – deníku apod. V průběhu stáže dále mentor vyplňuje vstupní a závěrečný evaluační dotazník (více viz kapitola 4.4) a na konci stáže poskytovatel stáže zasílá poštou stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž a Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž. Administrace stáží není složitá ani zvlášť časově náročná, všechny potřebné informace jsou přehledně
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně (např. z důvodu sezónnosti některých činností, životního cyklu projektu apod.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a toto musí být uvedeno v deníku. 20
19
uvedeny v tomto manuálu. V případě jakýchkoliv dotazů je vždy k dispozici konzultant FDV (na infolince nebo konzultant FDV přidělený ke konkrétní stáži, viz kapitola 12). FDV proplácí v rámci projektu stážistům stravné formou stravenek a v případě oprávněnosti nároku také výdaje za cestovné a ubytování, příp. další výdaje definované konkrétní šablonou. Klíčovými dokumenty, podle kterých dokumenty“), jsou především tyto:
stáže
probíhají
(dále
jen
„projektové
Smlouva včetně příloh (především příloha 1 – Šablona stáže a příloha 3 – Harmonogram stáže);
Manuál pro poskytovatele stáží včetně příloh (aktuální verze);
Manuál pro stážistu včetně příloh (aktuální verze);
Metodické pokyny k Manuálu pro poskytovatele stáží a Manuálu pro stážistu (pokud byly k aktuálním verzím vydány);
Prohlášení FDV (zveřejňovaná na webových stránkách projektu);
Všeobecné podmínky využívání služeb na serveru www.stazevefirmach.cz a informačního systému ASAP (dále jen „Všeobecné podmínky IS ASAP“)21.
Všechny dokumenty jsou k dispozici v IS ASAP v záložce Dokumenty pro poskytovatele, příp. na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz). Poskytovatel stáže je povinen se s těmito dokumenty seznámit a v průběhu realizace stáže sledovat jejich případnou aktualizaci. Dojde-li v průběhu realizace stáže ke změnám, které mají vliv na to, zda se poskytovatel stáže může nadále účastnit projektu (například v souvislosti s bezdlužností poskytovatele stáže, mentor přestal být zaměstnancem poskytovatele stáže apod.), je nutné tyto změny neprodleně oznámit konzultantovi FDV. Neoznámení takovýchto změn bude považováno za porušení pravidel projektu a tím i Smlouvy.
Evaluace (hodnocení) průběhu stáže Mentor i stážista vyplňují v průběhu realizace stáže dva evaluační dotazníky – vstupní a závěrečný. Formuláře evaluačních dotazníků jsou dostupné na odkazu http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Dotazníky jsou zpřístupňovány postupně, v termínech, kdy je požadováno jejich vyplnění. O zpřístupnění dotazníku je mentorovi zaslána informace na e-mail, který je uveden ve Smlouvě. Po kliknutí na uvedený odkaz je mentor přesměrován do přihlašovacího formuláře, ve kterém zadá stejné přístupové údaje jako při přihlašování do IS ASAP. Po vyplnění příslušného
21
Dostupné zde: http://www.stazevefirmach.cz/clanky/vseobecne-podminky-asap.html.
20
dotazníku je nutné dotazník odeslat kliknutím na odkaz „odeslat formulář“. Po úspěšném vyplnění a uložení dotazníku je v aplikaci k dispozici jeho náhled. Smyslem evaluačních dotazníků je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazníky vyplňoval mentor osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebudou poskytovatelé stáží zpětně nijak postihováni). V souvislosti s evaluací projektu může být mentor požádán o součinnost i po skončení realizace stáže.
Registrace poskytovatele stáže Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do IS ASAP na portálu www.stazevefirmach.cz. V případě, že se poskytovatel stáže zaregistroval do IS ASAP již v projektu Stáže ve firmách 1, nemusí se do informačního systému znovu registrovat (použije k přihlášení své původní uživatelské jméno a heslo). Po prvním přihlášení do systému pouze zaktualizuje své údaje a potvrdí souhlas se Všeobecnými podmínkami IS ASAP22. Po registraci je možné vyplnit profil poskytovatele a na základě toho pak vypisovat karty (konkrétní nabídky stáží) k vybraným šablonám. Je také možné nahlížet do veškerých dokumentů, se kterými bude poskytovatel stáže i stážista v průběhu realizace stáže pracovat (Smlouva, harmonogram stáže apod.). Do IS ASAP je možné se zaregistrovat pouze pod jedním identifikačním číslem podnikatelského subjektu (IČ). Dokončením registrace poskytovatel stáže souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, (souhlas je součástí Všeobecných podmínek IS ASAP, které je nutné před dokončením registrace odsouhlasit).
Registrační formulář v IS ASAP Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do IS ASAP a klíčové informace o poskytovateli stáže. Pokud není uvedeno jinak, jedná se o povinné údaje, které nelze po odeslání první karty ke schválení editovat: ZÁKLADNÍ ÚDAJE
22
název poskytovatele stáže;
IČ (po registraci již není možné údaj editovat);
DIČ (pokud má poskytovatel stáže DIČ přidělené, jedná se o povinný údaj);
Dostupné zde: http://www.stazevefirmach.cz/clanky/vseobecne-podminky-asap.html
21
adresa sídla (ulice, číslo popisné, PSČ, obec, kraj);
DALŠÍ ÚDAJE
jméno a příjmení kontaktní osoby (údaj je možné kdykoliv editovat);
kontaktní telefon (údaj je možné kdykoliv editovat);
stručný profil poskytovatele stáže (nepovinný údaj, údaj je možné kdykoliv editovat);
webové stránky poskytovatele stáže (nepovinný údaj, údaj je možné kdykoliv editovat);
obor, ve kterém má poskytovatel stáže zájem stáž nabídnout (údaj je možné kdykoliv editovat);
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE
registrační jméno do IS ASAP (slouží zároveň jako kontaktní e-mail);
heslo pro vstup do IS ASAP (heslo je možné kdykoliv změnit).
Poskytovatel stáže si může v průběhu registrace zažádat o automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter) na e-mail, který uvedl při registraci do IS ASAP. Zasílání newsletteru je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat zasláním žádosti na e-mailovou adresu
[email protected]. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se Všeobecnými podmínkami IS ASAP, uvedenými na http://www.stazevefirmach.cz. V případě nesouhlasu s nimi není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uživatel přihlášení do systému. Poskytovatel stáže je povinen uvádět v IS ASAP výhradně pravdivé a dostatečně jasné a určité informace. V opačném případě může být poskytovatel stáže vyloučen z projektu (deaktivováním profilu poskytovatele stáže).
Přihlášení do IS ASAP Do IS ASAP se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (kontaktním e-mailem) a heslem. Po přihlášení má poskytovatel stáže možnost např.:
vyplnit profil poskytovatele stáže;
vyhledávat šablony (typové pozice) dle jednotlivých oborů, seznámit se s jejich obsahem, tisknout šablony nebo je ukládat ve formátu PDF;
vystavit kartu k vybrané šabloně (tj. vytvořit a odeslat ke schválení konkrétní nabídku stáže – inzerát).
22
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty) Karta plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži a upřesnění požadavků na stážistu. Karta musí být vypsána v souladu se šablonou, která představuje základní rámec stáže (obsahuje požadavky na obsah a průběh stáže, na stážistu i na poskytovatele stáže/mentora), jinak není ze strany FDV schválena. Šablona může mít připojeno více karet – více konkrétních nabídek od poskytovatelů stáží, kteří chtějí přijmout stážistu na danou pozici. Proces vystavení karty: Proces vystavení karty je detailně popsán v Metodickém pokynu pro vystavení karty stáže (je dostupný registrovaným poskytovatelům stáží v IS ASAP). Při vypisování karty důrazně doporučujeme sledovat informace o šablonách, k nimž je možné aktuálně vypisovat karty, a aktuální výši procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž u jednotlivých šablon. Informace jsou dostupné v IS ASAP (v záložce „Šablony stáží“). Výběr šablony Poskytovatel stáže si v záložce „Šablony stáží“ vybere šablonu typové pozice, pro kterou chce vypsat kartu, tzn. konkrétní nabídku stáže. Pečlivé prostudování dané šablony je klíčové pro správné vyplnění karty, resp. pro to, aby si poskytovatel stáže vybral takovou šablonu, pro kterou splňuje podmínky stanovené šablonou (např. počet zaměstnanců poskytovatele stáže). V záložce „Šablony stáží“ je poskytovateli stáže k dispozici také informace o aktuální výši procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž u jednotlivých šablon. Aktuálně uváděná výše fixních nákladů se v kartě může měnit v návaznosti na vývoj projektu až do stavu „Karta zveřejněna“, kdy bude stanovena finální částka fixních nákladů, za niž je možno stáž ke konkrétní kartě realizovat. Poskytovatel stáže může v IS ASAP před schválením a zveřejněním karty průběžně sledovat u dané šablony aktuální výši procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž a v případě, že již nebude chtít stáž za daných podmínek realizovat, může poskytovatel stáže požádat o její stornování konzultanta FDV, který danou kartu schválil. FDV si s ohledem na vývoj zájmu o poskytování stáží na jednotlivých pozicích vyhrazuje právo upravit aktuální výši procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž u vybraných šablon kdykoli v průběhu projektu a zároveň upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu/1 poskytovatele stáže. FDV si dále vyhrazuje právo snížit míru úhrady celkových hrazených nákladů na stáž také s ohledem na počet zahájených stáží u daného poskytovatele stáže.
23
Můj profil Pro vystavení karty je nutné mít v IS ASAP vyplněný profil poskytovatele stáže. Po registraci tedy poskytovatel stáže vyplní záložku „Můj profil“. Do profilu se automaticky generují základní informace o poskytovateli stáže, které poskytovatel stáže zadal při registraci do IS ASAP (název poskytovatele stáže, adresa sídla apod.), a které je možné editovat (s výjimkou IČ a kontaktního e-mailu) až do odeslání první karty ke schválení. V případě, že bude nutné tyto údaje v průběhu projektu aktualizovat, může o to poskytovatel stáže požádat na e-mailové adrese
[email protected]. Vedle těchto informací zahrnuje profil ještě záložky:
„Kontaktní údaje“ – poskytovatel stáže uvede adresu provozovny, pobočky, event. dalších míst, na kterých bude stáž probíhat (další místa je nutné zdůvodnit); „Osoby poskytovatele“ – poskytovatel stáže uvede kontakty (telefon a e-mail) a informace o mentorovi (viz níže), příp. dalších osobách poskytovatele stáže.
Údaje o mentorovi V okamžiku, kdy má poskytovatel stáže vybranou šablonu a určenou osobu mentora, zadá do systému údaje o mentorovi dané stáže (přes záložku „Můj profil“ → „Osoby poskytovatele“). Údaje je možné editovat do okamžiku odeslání první karty s daným mentorem ke schválení (následná editace je možná pouze pracovníky FDV).
jméno, příjmení, titul mentora;
telefon, e-mail (je nutné, aby byly uvedeny kontakty přímo na mentora);
datum narození mentora;
pohlaví mentora;
adresa trvalého pobytu mentora. Vystavení karty
upřesnění pozice (je možná specifikace názvu dané pozice)
stáž vhodná pro (lze uvést, zda je stáž vhodná pro OZP/OZZ23)
termín zahájení stáže - Předpokládaný začátek stáže musí být stanoven tak, aby se mohli na danou stáž uchazeči o stáž přihlásit, aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy, stanovení harmonogramu stáže apod. - Při stanovení termínu začátku stáže musí poskytovatel stáže respektovat aktuální informace zveřejňované na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz)
23
Osoby zdravotně postižené/osoby zdravotně znevýhodněné.
24
a musí být splněno pravidlo, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. Je také nutné si uvědomit, že administrativní kroky od zveřejnění karty po zahájení stáže trvají cca 6 týdnů. - Termín zahájení stáže stanovený poskytovatelem stáže při vystavení karty je pouze orientační a je upraven při schválení karty konzultantem FDV (s ohledem na aktuální datum a stav projektu).
termín ukončení stáže - Poskytovatel stáže uvede předpokládaný termín ukončení stáže (s ohledem na hodinovou dotaci stáže uvedenou v šabloně). - Přesný termín ukončení stáže je výsledkem dohody konkrétní docházky na stáž mezi poskytovatelem stáže, resp. mentorem a stážistou při sestavování harmonogramu stáže. - Termín ukončení stáže je vždy stanoven jako 14. den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu stáže.
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž - Je vhodné, aby poskytovatel stáže stanovil termín pro přihlašování alespoň 1 měsíc před předpokládaným datem zahájení stáže. - FDV si vyhrazuje právo tento termín upravit s ohledem na aktuální stav schvalování karet.
místo výkonu stáže - Stáž je možné vykonávat maximálně na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Jako místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo / pobočka / provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být adresa trvalého pobytu stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo / pobočka / provozovna případného současného zaměstnavatele stážisty. - V případě, že se nejedná o sídlo, pobočku nebo provozovnu poskytovatele stáže, uvede poskytovatel stáže kromě adresy také název subjektu, u kterého bude na dané adrese stáž probíhat, a odůvodnění, proč bude na tomto místě stáž probíhat (tyto informace uvede poskytovatel stáže jako „Neveřejnou poznámku pro FDV“, tedy údaj, který je viditelný jen pro daného poskytovatele stáže a FDV, tedy nikoliv např. pro stážistu). FDV má v takovém případě právo vyžádat si od poskytovatele stáže doložení dokumentů, které prokazují vazbu poskytovatele stáže na tento další subjekt. - VŽDY alespoň jedno z míst výkonu stáže musí být prokazatelně sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže (uvedenou např. ve veřejném rejstříku, registru živnostenského podnikání apod.). - Všechna místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě. Nebudou-li všechna místa výkonu stáže v kartě uvedena, vyhrazuje si FDV právo neumožnit dodatečné doplnění dalších míst výkonu stáže do navazujících dokumentů (harmonogram, Smlouva). - Všechny cesty mimo uvedená místa výkonu stáže jsou považovány za služební cesty/pochůzky dle kapitoly 8.1.1, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí
25
poskytovatel stáže rovněž uvést v kartě – v poli „Další požadavky na stážistu nebo upřesnění“.
mentor - Poskytovatel stáže vybere z nabídky „Osob poskytovatele“ příslušného mentora dané stáže (zaškrtnutím jedné osoby).
cíl stáže - Ze stručného popisu cílů stáže musí být patrné, z jakého konkrétního důvodu poskytovatel stáže stáž vypisuje – např. příprava grafického návrhu webových stránek pro zákazníka poskytovatele stáže, spolupráce s projektovým manažerem na realizaci právě probíhajícího konkrétního projektu apod.
další požadavky na stážistu nebo upřesnění - V této položce poskytovatel stáže uvede např. požadavek na účast stážisty na služebních cestách/pochůzkách poskytovatele stáže, požadavek na doložení výpisu z Rejstříku trestů, zdravotní způsobilosti, je-li třeba, apod. dle vlastní potřeby nad rámec šablony. Dokumenty ke kartě
Do záložky „Dokumenty“ ke kartě poskytovatel stáže nahraje životopis mentora, doklad o požadovaném vzdělání mentora, sken čestného prohlášení o podpoře de minimis a dále také pracovní smlouvu mentora (pokud je mentorem zaměstnanec poskytovatele stáže) nebo skeny dokladů, prokazující primární činnost mentora (v případě mentora OSVČ), případně doklad o počtu zaměstnanců poskytovatele stáže nebo organizační strukturu subjektu poskytovatele stáže (vyžaduje-li to konkrétní šablona). Životopis mentora musí obsahovat následující údaje: dosažené vzdělání – jeho úroveň a obor zaměření, současné zaměstnání a relevantní minulá zaměstnání (s uvedením následujících informací: od (měsíc/rok) – do (měsíc/rok), název zastávané pozice, typ a výše pracovního úvazku (pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce, samostatně výdělečná činnost), popis hlavních oblastí odpovědnosti, detailní popis náplně práce a informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance popř. jejich počet. Životopis mentora musí být kompletní a aktuální k datu odeslání karty ke schválení. Životopis mentora již nelze následně editovat. Dokladem o požadovaném vzdělání (např. výuční list, vysvědčení o maturitní zkoušce, vysokoškolský diplom, svářečský průkaz) dokládá mentor splnění požadavků na vzdělání mentora, jež jsou na něj kladeny v příslušné šabloně. Pracovní smlouva mentora (platí pro mentory – zaměstnance) dokládaná ke kartě musí být aktuální (tzn. včetně dodatků) a musí prokazovat existenci pracovněprávního vztahu mezi poskytovatelem stáže a mentorem k datu odeslání karty ke schválení (požadovaný pracovněprávní vztah je sjednán ve výši 40 hodin/týden, v odůvodněných případech 37,5 hodin/týden). Tento pracovněprávní vztah musí trvat nejméně 6 měsíců před datem odeslání karty ke schválení.
26
Doklady, prokazující primární činnost mentora - OSVČ, mohou být: 3 faktury z období posledních 12 měsíců před odesláním karty ke schválení, nebo 3 zjednodušené daňové doklady z období posledních 12 měsíců před odesláním karty ke schválení, nebo daňové přiznání za uplynulý rok. Pouze v odůvodněných případech, ve kterých nelze žádný z uvedených dokumentů doložit, mohou být k posouzení doloženy další dokumenty prokazující výše uvedenou skutečnost. FDV v takovém případě posoudí, zda takové dokumenty akceptuje či nikoliv. Čestné prohlášení o podpoře de minimis vyplňuje poskytovatel stáže před vystavením karty. Datum podpisu čestného prohlášení nesmí být starší než 3 měsíce od vypsání karty (tzn. od odeslání karty ke schválení). Poskytovatel stáže dokládá čestné prohlášení ke kartě formou skenu. Originál dokladu pak poskytovatel stáže zasílá společně s podepsanými výtisky Smlouvy na FDV. V případě, že by poskytovatel stáže již překročil stanovenou výši limitu podpory de minimis, uvede tuto skutečnost v neveřejné poznámce pro FDV v dané kartě. Doklad o počtu zaměstnanců poskytovatele stáže, příp. organizační strukturu subjektu poskytovatele stáže dokládá poskytovatel stáže tehdy, vypisuje-li kartu k šabloně, která toto vyžaduje (informace je v šabloně uvedena jako „Počet zaměstnanců“) a nemá-li poskytovatel stáže současně v Registru ekonomických subjektů (http://registry.czso.cz/irsw/) aktuální informaci o počtu zaměstnanců. U typových pozic (šablon), u nichž vzniká zákonný požadavek registrace mentora nebo poskytovatele stáže do tzv. odborných rejstříků, bude tuto registraci FDV kontrolovat při posuzování dané karty. V případě nedoložení výše zmíněných dokumentů není možné změnit stav karty ze stavu „Koncept“ do stavu “Čeká na schválení“. V záložce „Jazykové a jiné dovednosti uchazeče“ může poskytovatel stáže upřesnit kvalifikaci, kterou od uchazeče o stáž požaduje (řidičské oprávnění, počítačová gramotnost, jazyková vybavenost24 apod.) nad rámec šablony. Je však důležité si uvědomit, že v rámci karty nemůže poskytovatel stáže měnit nároky na úroveň nebo zaměření vzdělání ani na praxi uchazeče o stáž. Tyto požadavky jsou dané šablonou a jsou závazné. Jeden mentor nemůže současně vést stáže vzniklé ze dvou nebo více karet. Tato podmínka se vztahuje i na souběžné vedení odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ a pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/C8.00001), jehož realizátorem je rovněž FDV. Mentor, který vede odbornou stáž v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, se může stát mentorem pracovní stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ až po ukončení stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ a naopak.
Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v IS ASAP. 24
27
Poskytovatel stáže může vypsat kartu s mentorem, který je již přiřazen k jiné kartě, až poté, co bude první stáž zahájena (stav „Probíhající stáž“ a navazující), případně na původní kartě nedojde z nějakého důvodu k samotné realizaci stáže (na kartu se nepřihlásí vhodný uchazeč o stáž apod.). Nová stáž může být zahájena až po ukončení předchozí stáže. V tuto chvíli je jednomu poskytovateli stáže umožněno vypsat v průběhu projektu 10 karet (bez ohledu na typovou pozici).
Odeslání karty ke schválení, proces schvalování karty Konkrétní kartu poskytovatel stáže odešle ke schválení změnou stavu karty ze stavu „Koncept“ do stavu „Čeká na schválení“. Po odeslání karty ke schválení již nelze tuto ze strany poskytovatele stáže editovat. V případě, že je potřeba některé údaje změnit ještě před zveřejněním karty (změna jména mentora, změna předpokládaného termínu zahájení stáže apod.), kontaktuje poskytovatel stáže FDV (na e-mail:
[email protected]) s žádostí o editaci dané karty. Po zveřejnění karty již editace není možná, kartu lze pouze stornovat a vystavit novou. Výše procentní úhrady celkových hrazených nákladů na stáž není ve chvíli odeslání karty ke schválení finální – může se následně změnit s ohledem na aktuální vývoj projektu, nejpozději však do okamžiku schválení a zveřejnění karty. O finální výši fixních nákladů na stáž je poskytovatel stáže informován e-mailem. Pokud poskytovatel stáže s finální výší částky fixních nákladů nesouhlasí a nechce již stáž realizovat, informuje o tom poskytovatel stáže do 3 pracovních dnů od schválení příslušné karty konzultanta FDV, který danou kartu schválil, a požádá o její stornování.
Karty jsou schvalovány v takovém pořadí, jak byly jednotlivými poskytovateli stáží vypsány (změněny do stavu „Čeká na schválení“). Výjimkou mohou být karty vypsané k šablonám určeným pro pedagogické pracovníky, které mohou být v určité míře schvalovány ze strany FDV přednostně. S ohledem na cíle projektu, jeho rozpočet a harmonogram mohou být v průběhu projektu přednostně schvalovány také vypsané karty k jiným vybraným šablonám (např. karty vypsané k šablonám, které jsou určeny převážně pro uchazeče o stáž s požadovanou úrovní vzdělání ISCED 3). O přednostním schvalování karet vypsaných k vybraných šablonám budou poskytovatelé stáží informování na webových stránkách projektu (www.stazevefirmach.cz).
Karta podléhá po vystavení poskytovatelem stáže schválení ze strany FDV. Účelem posouzení karty je především zjistit, zda je konkrétní nabízená stáž v souladu se šablonou, zda jsou splněny požadavky kladené na mentora, a zda je tedy dostatečně zajištěna kvalita stáže a efektivní přenos know-how. V případě, že karta obsahuje nejasnosti, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a žádá o opravu (na opravu karty má poskytovatel stáže lhůtu 5 pracovních dnů). Pokud poskytovatel stáže do tohoto termínu kartu neopraví, bude tato automaticky neschválena.
28
Nejčastějšími důvody, které vedou k navrácení karty k přepracování, případně k jejímu neschválení, jsou:
nesoulad šablony a karty (především činností, které by měl stážista vykonávat);
neodpovídající kvalifikace mentora;
doložení neúplných podkladů (životopisu mentora, dokladu o vzdělání mentora nebo čestného prohlášení o podpoře de minimis).
Je-li karta v souladu se šablonou a pravidly projektu, je konzultantem FDV schválena a zveřejněna, což znamená, že se stává „viditelnou“ pro potenciální uchazeče o stáž, kteří si mohou nabídku stáže prohlédnout a přihlásit se k ní. O zveřejnění karty je poskytovatel stáže informován e-mailem, ve kterém je zároveň informován o finální výši fixních nákladů pro danou kartu a o předpokládaném termínu zahájení stáže. V případě, že poskytovatel stáže za uvedených podmínek nechce stáž realizovat, informuje o tom do 3 pracovních dnů od zveřejnění příslušné karty konzultanta FDV, který danou kartu schválil. Karta bude na žádost poskytovatele stáže stornována. Poskytovatel stáže si poté může vypsat novou kartu. Pro přihlašování uchazečů o stáž ke kartě platí následující pravidla:
Termín pro přihlašování uchazečů o stáž upraví konzultant FDV při schvalování karty dle aktuálního data, karta je zveřejněna pro přihlašování uchazečů o stáž obvykle 1 týden. Maximální doba zveřejnění karty jsou 4 týdny. O případné prodloužení lhůty pro přihlašování uchazečů o stáž ke kartě (v rámci výše uvedených lhůt) může poskytovatel stáže zažádat před ukončením termínu pro přihlašování zasláním e-mailu konzultantovi FDV, který příslušnou kartu schválil (součástí e-mailu musí být název poskytovatele stáže a ID karty). Zasláním žádosti nevzniká automaticky nárok na prodloužení lhůty, o výsledku žádosti bude poskytovatel stáže vyrozuměn e-mailem. Možnost prodloužení pro přihlašování uchazečů o stáž bude posuzována dle aktuálního stavu realizace stáží. Karta může být zveřejněna vždy nejdříve 10 týdnů a nejpozději 6 týdnů před datem předpokládaného zahájení stáže.
Přihlašování uchazečů o stáž smí probíhat pouze přes IS ASAP (tj. přes webové stránky www.stazevefirmach.cz). Pokud by byl stážista vybrán na stáž mimo IS ASAP v rozporu s postupem uvedeným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží, nebude mezi FDV, stážistou a poskytovatelem stáže uzavřena Smlouva (tj. nebudou náklady/výdaje související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže ani stážistovi). Celý proces od vypsání karty až po zahájení stáže (po podpisu Smlouvy) je znázorněn na následujícím schématu:
29
Poskytovatel stáže může nabízet jím vypsanou stáž i mimo IS ASAP (např. na svých webových stránkách), a to za níže uvedených podmínek:
informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, reg. č.: CZ.1.07/3.1.00/49.0001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu na portálu www.stazevefirmach.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je karta schválena ze strany realizačního týmu FDV v IS ASAP a zveřejněna na portálu www.stazevefirmach.cz.
Spárování poskytovatele stáže a stážisty Přihlášení uchazečů o stáž ke kartě Po zveřejnění karty (po jejím schválení konzultantem FDV) se mohou začít registrovaní uchazeči o stáž ke kartě přihlašovat. K jedné kartě se může přihlásit až 20 uchazečů o stáž. Uchazeče o stáž po přihlášení ke kartě schvaluje/zamítá konzultant FDV (HR specialista). Obsahují-li doložené dokumenty (životopis, vzdělání apod.) nejasnosti, může být uchazeč o stáž kontaktován (telefonicky nebo e-mailem) konzultantem FDV a vyzván k doplnění poskytnutých informací popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeč o stáž nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou, není jeho přihláška ke kartě schválena. V době, kdy se uchazeči o stáž mohou na danou stáž hlásit, vidí poskytovatel stáže v IS ASAP pouze počet přihlášených uchazečů o stáž a počet uchazečů o stáž schválených ze strany FDV (např. 5/7 – 5 přihlášených, ale dosud neschválených uchazečů o stáž, 7 již
30
schválených uchazečů o stáž). V této fázi si poskytovatel stáže ještě nemůže prohlížet detailní informace o uchazečích o stáž (životopis, přiložené dokumenty apod.). Obvykle do 7 kalendářních dnů od ukončení přihlašování uchazečů o stáž ke kartě konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam schválených uchazečů o stáž poskytovateli stáže (poskytovatel stáže o tomto bude informován e-mailem). Od tohoto okamžiku může poskytovatel stáže na základě dokumentů, které uchazeči o stáž předložili (životopis, motivační dopis apod.), vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
Výběr stážistů, osobní pohovory Poskytovatel stáže vybere z přihlášených uchazečů o stáž na základě uvedených údajů (vzdělání, jazyková vybavenost, praxe apod.) a doložených dokumentů (životopis, motivační dopis apod.) vhodné kandidáty. Poskytovatel stáže nesmí poskytnout stáž uchazečům o stáž, kteří byli v posledních 5 letech jeho zaměstnanci (platí pro pracovněprávní vztah na základě pracovní smlouvy i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Vybrané uchazeče o stáž poskytovatel stáže kontaktuje (e-mailem) a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve uchazeče o stáž na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu realizace stáže kontrolována ze strany FDV (zejména při kontrole na místě). Termín osobního pohovoru musí být uchazeči o stáž oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dnů. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV (HR specialista). V odůvodněných případech, kdy není možné osobní pohovor uskutečnit, může pohovor proběhnout formou skupinového hovoru prostřednictvím programu Skype, přičemž jedním z účastníků hovoru bude také zástupce FDV (HR specialista). Poskytovatel stáže změní přihlášeným uchazečům o stáž v IS ASAP stav:
vybranému uchazeči o stáž, který je pozván na pohovor, změní stav z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ a připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru;
není-li uchazeč o stáž pozván na pohovor, ale stále ještě může být na pohovor pozván, zůstává jeho stav nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“;
je-li přihlášený uchazeč o stáž na základě doloženého životopisu poskytovatelem stáže odmítnut, změní jeho stav na „Nevybrán na stáž“.
Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče o stáž na každých 5 přihlášených uchazečů o stáž. Jsou-li tedy přihlášeni 3 uchazeči o stáž, má poskytovatel stáže povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče o stáž, je-li přihlášeno 7 uchazečů o stáž, musí poskytovatel stáže pozvat minimálně 2 uchazeče o stáž atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, neumožní mu IS ASAP vybrat si stážistu na danou stáž.
31
Je-li již v průběhu osobního pohovoru zřejmé, že poskytovatel stáže má o uchazeče o stáž zájem a že jej pravděpodobně vybere na stáž, je praktické si již v tuto chvíli předběžně domluvit harmonogram stáže (viz kapitola 8.1). Při tom je nutné si uvědomit, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v měsíci a že od výběru stážisty do podpisu Smlouvy je nutné učinit administrativní kroky, které trvají minimálně 2 týdny.
Po zrealizovaných osobních pohovorech poskytovatel stáže opět změní uchazečům o stáž v IS ASAP stav:
Uspěje-li uchazeč o stáž u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než změní poskytovatel stáže stav uchazeče o stáž z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, je povinen kontaktovat uchazeče o stáž (emailem nebo telefonicky) a ověřit, zda zájem uchazeče o stáž přetrvává.
Nebyl-li pozvaný uchazeč o stáž u pohovoru úspěšný, je jeho stav změněn na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stáže stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč o stáž vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel stáže uchazeče o stáž kontaktoval (e-mailem nebo telefonicky) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinností poskytovatele stáže).
V okamžiku, kdy je uchazeči o stáž přiřazen stav „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, dostává stáž specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel stáže toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. V této fázi procesu se mentor dané stáže také přihlašuje na školení mentorů, případně dokládá náhradní doklad25 (viz kapitola 7.3.1).
Školení mentorů V okamžiku spárování uchazeče o stáž a poskytovatele stáže se mentor dané stáže přihlašuje na školení mentorů, případně dokládá dokument o absolvování jiného vzdělávacího programu (kursu apod.), kterým je možné povinné školení mentorů nahradit (viz dále). Školení mentorů bude probíhat minimálně dvakrát měsíčně (počet školení mentorů bude plánován v návaznosti na počet schválených karet k danému termínu). Konkrétní data a města konání aktuálně vypsaných školení mentorů budou vždy s dostatečným předstihem uvedena v IS ASAP. Kapacita každého školení mentorů je maximálně 50 účastníků. V případě, že bude kapacita zvoleného školení mentorů naplněna, může se mentor přihlásit na školení mentorů v daném termínu v jiném městě (pokud je zde kapacita dosud volná),
V případě, že mentor povede v průběhu projektu další stáž (nikoliv současně) a již úspěšně absolvoval školení mentorů/doložil relevantní náhradní doklad, již znovu školení mentorů neabsolvuje/nedokládá doklad. 25
32
případně kontaktovat FDV na e-mailu
[email protected]. S ohledem na termín školení mentorů se zároveň může posunout předpokládaný termín zahájení stáže (přípravu Smlouvy není možné zahájit, dokud nebude mentor řádně přihlášen na školení mentorů). Školení mentorů probíhá prezenční formou v rozsahu 5 hodin pod vedením zkušeného lektora. Cílem školení mentorů je seznámit mentory konkrétních stáží se základními principy a pravidly mentorování, s procesem učení v rámci vzdělávání dospělých a dále také rozvoj kompetencí v oblasti předávání znalostí a dovedností stážistům. Mentorům bude k dispozici v IS ASAP informativní příručka, kterou je všem účastníkům před školením mentorů doporučeno prostudovat. Účastníci školení mentorů, kteří splní podmínky pro úspěšné absolvování školení mentorů, získají certifikát FDV (bude následně odeslán poskytovateli stáže spolu s 1 originálem podepsané Smlouvy). Za úspěšné absolvování školení mentorů je považováno takové školení, kterého se mentor zúčastnil v plném rozsahu (5 hodin), v jeho závěru odevzdal vyplněný evaluační dotazník a byl mu vydán certifikát FDV o absolvování školení mentorů. Mentor je povinen dostavit se na školení mentorů osobně (není možné, aby ho zastoupila jiná osoba). Při příchodu na místo konání předloží mentor pracovníkovi FDV průkaz (např. občanský průkaz) pro ověření totožnosti a trvalého pobytu (mentor musí mít trvalý pobyt na území ČR mimo území hl. m. Prahy). Úspěšné absolvování školení mentorů daným mentorem je podmínkou pro zahájení docházky na stáž. V případě, že se mentor nebude moci z náhlých objektivních důvodů školení mentorů zúčastnit, omluví se písemně konzultantovi FDV a domluví se s ním na dalším postupu. Docházka na stáž je v dané chvíli pozastavena, dokud mentor úspěšně neabsolvuje školení mentorů v náhradním termínu. Pokud se mentor nedostaví na školení mentorů ani v náhradním termínu, odstoupí FDV od Smlouvy z důvodu porušení pravidel projektu. Mentor se může ze školení mentorů odhlásit nejpozději v den, kdy obdrží na e-mail od konzultanta FDV Smlouvu ve formátu PDF (určenou k tisku a následnému podpisu ze strany poskytovatele stáže a stážisty). Pro odhlášení písemně kontaktuje konzultanta FDV, se kterým se domluví na dalším postupu. Podrobné informace o konkrétním čase a místě školení mentorů obdrží mentor formou emailové pozvánky, jakmile bude ze strany FDV podepsána Smlouva. Podmínkou pro absolvování školení mentorů je tedy včasné doručení řádně vytištěných Smluv podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou na adresu FDV. V rámci zajištění povinné publicity projektu bude v místě konání školení mentorů pořizována fotodokumentace.
7.3.1
Uznatelné doklady nahrazující školení mentorů
V případě, že mentor disponuje některým z uznatelných dokladů o absolvování vzdělávacího programu, kursu apod., nemusí již absolvovat školení mentorů. Sken náhradního dokladu
33
o absolvovaném vzdělání (diplom, certifikát apod.) je třeba vložit do IS ASAP obratem po spárování uchazeče o stáž a poskytovatele stáže (po přihlášení přes webové rozhraní www.stazevefirmach.cz – přihlášky/stáže – konkrétní stáž – „dokumenty“ (vpravo nahoře) – „nový“ – z nabídky vyberte „Náhradní certifikát mentora“). Konzultant FDV následně ověří, že se skutečně jedná o relevantní náhradní doklad a v IS ASAP jej schválí. V opačném případě vyzve mentora k přihlášení na školení mentorů. Kompletní přehled uznatelných náhradních dokladů je přílohou 9 tohoto manuálu.
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem stáže (poskytovatel stáže tedy změnil stav uchazeče o stáž v IS ASAP na „Vybrán na stáž / Stáž čeká na schválení“), je mentor telefonicky kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant FDV se mentorovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Dále konzultant FDV požádá mentora o provedení níže uvedených kroků:
neprodlené kontaktování stážisty za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (Formulář pro rozplánování harmonogramu obdrží mentor následně od konzultanta FDV e-mailem. Nejbližší možný termín začátku stáže je obvykle za 14 dní ode dne, kdy byl mentor kontaktován konzultantem FDV, přičemž mentor musí při plánování docházky zohlednit termín, na který se přihlásil na školení mentorů (docházka na stáž může začít až po tomto termínu).);
vložení vyplněného harmonogramu do IS ASAP;
vyplnění Dotazníku pro poskytovatele stáže (Účelem dotazníku je získat všechny potřebné údaje pro sepsání Smlouvy. Mentor obdrží dotazník od konzultanta FDV emailem. V dotazníku mentor mj. uvede číslo bankovního účtu, na který bude po ukončení stáže uhrazena ze strany FDV za stážistu částka fixních nákladů na stáž, údaje o oprávněné osobě poskytovatele stáže (tj. osobě oprávněné podepsat Smlouvu - ředitel, jednatel apod.), údaje o pojistné smlouvě poskytovatele stáže (pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám) a jméno a kontaktní údaje osoby poskytovatele stáže, které budou zasílány stravenky pro stážistu.;
vložení vyplněného dotazníku do IS ASAP;
zaslání e-mailu s informací o vložení všech dokumentů do IS ASAP konzultantovi FDV.
Je-li pracoviště poskytovatele stáže zařazeno do příslušné kategorie prací dle přílohy vyhlášky č. 432/2003 Sb., je nutné doložit jako přílohu dotazníku kopii rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví (více viz kapitola 9.1.1). Výše uvedené informace a podklady je
34
mentor povinen do IS ASAP vložit nejpozději do 2 pracovních dnů od vyzvání konzultantem FDV. V případě, že nastanou v průběhu přípravy Smlouvy skutečnosti, v jejichž důsledku musí stážista od realizace stáže odstoupit, může poskytovatel stáže nabídnout tuto pozici jinému uchazeči o stáž, který je na dané kartě rovněž přihlášen. V takovém případě vždy kontaktuje s tímto požadavkem přiděleného konzultanta FDV, který mu sdělí další postup. V souvislosti s touto změnou může dojít k posunu data zahájení stáže.
Harmonogram stáže Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž (včetně hodinové dotace a garantovaného intervalu) a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy. Harmonogram slouží mimo jiné k výpočtu maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů za cestovné a ubytování stážisty, proto je důležité, aby byl domluven co nejpřesněji. Docházka na stáž musí být nastavena tak, aby byly výdaje na cestovné a ubytování, které může stážista nárokovat k proplacení, využity hospodárně (například nárokuje-li stážista ubytování, je vhodné naplánovat stáž na dny, které jdou po sobě v týdnu). Při sestavování harmonogramu stáže je třeba dbát následujících pravidel: stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin daných šablonou; stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; faktická docházka na stáž může začít až po úspěšném absolvování školení mentorů daným mentorem (první den docházky na stáž tedy musí následovat až po termínu školení mentorů, na které se mentor přihlásil); stáž nelze vykonávat o víkendu a státních svátcích; každý den, kdy bude stážista docházet na stáž, musí být stáž naplánována na minimálně 4 hodiny souvislé docházky; docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy – více viz níže); docházka musí být rozplánována vždy na celé hodiny; stáž musí být rozplánována v rozsahu počtu měsíců, který je uveden v dané šabloně (do tohoto rozsahu se nezapočítává 14-denní rezerva na konci stáže); u každého dne, ve kterém bude stáž probíhat, je nutné uvést místo výkonu stáže (mohou být uvedeny adresy maximálně tří míst – A, B, C). Poskytovateli stáže je doporučeno jednoznačně specifikovat místo výkonu stáže, a to především z důvodu realizace kontrol na místě (např. za adresu uvést, že stáž probíhá v 5. podlaží); budou-li v rámci stáže realizovány služební cesty/pochůzky (viz níže), je nutné je v harmonogramu předem rozplánovat a uvést k těmto dnům jako místo výkonu stáže „X“ (služební cesty/pochůzky jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní docházky na stáž); v harmonogramu musí být uveden časový interval 4 hodin (od – do), ve kterých poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty v místě výkonu stáže ve dnech
35
docházky na stáž (dále také „garantovaný interval“), toto časové rozmezí může být uvedeno i jako 2 + 2 hodiny za den26; datum ukončení stáže je stanoveno na 14. den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu 27 (pokud je datum ukončení stáže v harmonogramu vyplněno nesprávně, má konzultant FDV právo upravit datum ukončení stáže podle výše uvedeného pravidla). docházka na stáž musí probíhat v rozmezí od 6:00 hodin do 20:00 hodin (z tohoto pravidla jsou možné výjimky pouze u směnných provozů – více viz níže); do docházky na stáž se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech (v minimální délce 30 minut), kterou je stážista povinen dodržovat nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže. Je-li dle charakteru pozice nezbytné, aby stáž probíhala v rámci směnného provozu, musí tuto skutečnost schválit konzultant FDV. U takovýchto stáží lze následně uplatnit tyto výjimky z pravidel pro sestavení harmonogramu: docházka na stáž může být v harmonogramu naplánována do maximálního rozsahu 12 hodin stáže za den (zároveň ale musí být v daném týdnu dodržena docházka průměrně 8 hodin za den, tzn. délka výkonu stáže je maximálně 40 hodin týdně); stáž může probíhat i mimo časové rozmezí od 6:00 do 20:00 hodin, což je považováno za tzv. noční směnu 28 – noční směny je v harmonogramu stáže nutné předem rozplánovat (uvedením „N“ k místu výkonu stáže v harmonogramu) a jsou možné maximálně do výše poloviny počtu dní celkové docházky na stáž (jsou-li v harmonogramu rozplánovány zároveň služební cesty/pochůzky, nesmí součet počtu dní docházky s naplánovanými služebními cestami/pochůzkami a počtu dní s naplánovanými nočními směnami překročit polovinu počtu dní celkové docházky na stáž dle daného harmonogramu).
Nejpozději do 2 pracovních dnů od vyzvání konzultantem FDV vloží mentor vyplněný harmonogram do IS ASAP. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje a je-li v souladu s pravidly a odpovídá-li dané pozici, schválí jej (v opačném případě je nutné harmonogram přepracovat). Z harmonogramu stáže připraví konzultant FDV na všechny relevantní měsíce deník, který odešle e-mailem mentorovi i stážistovi nejpozději v den zahájení stáže. V případě, že v průběhu realizace stáže dojde k jakékoliv změně oproti naplánovanému harmonogramu (např. přesun docházky na jiný den, změna místa výkonu stáže, změna délky docházky apod.), musí mentor o této změně bez odkladu informovat písemně konzultanta FDV. Pokud touto změnou dojde ke změně termínu ukončení stáže, musí být sepsán dodatek ke Smlouvě (dodatek vyhotovuje konzultant FDV).
Pokud není reálně možné, aby mentor stanovil jeden garantovaný interval pro všechny dny docházky na stáž, kontaktuje konzultanta FDV a požádá jej o zaslání formuláře pro podrobný rozpis garantovaných intervalů. Tyto případy je nutné vždy řádně odůvodnit. 27 Dvoutýdenní rezerva slouží pro případ absence stážisty/mentora na stáži. Pokud je absence nahrazena v tomto „polštáři“, není nutné sepisovat dodatek ke Smlouvě. 28 Nejedná se o noční směnu dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 26
36
Stážista je povinen každý den vyplňovat docházku a popis činností, kterými se v daném dni zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz kapitola 9). Na základě řádně vyplněného deníku je stážistovi vypláceno nejen stravné ve formě stravenek, ale je také posuzován jeho nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby mentor stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše na počítači do elektronické podoby.
8.1.1 Služební cesty/pochůzky na stáži Za služební cestu/pochůzku29 je v rámci projektu považována jakákoliv cesta mimo místa výkonu stáže 30 , která poskytovatel stáže specifikuje v harmonogramu stáže, a následně jsou tato uvedena ve Smlouvě. Pokud se v rámci stáže předpokládá realizace služebních cest/pochůzek, musí toto poskytovatel stáže uvést v kartě. Služební cesty/pochůzky musí přímo souviset s realizací stáže, jsou možné pouze na základě dohody poskytovatele stáže a stážisty a musí být schváleny ze strany FDV. Dny, ve kterých bude stážista vykonávat služební cesty/pochůzky, je nutné předem rozplánovat v harmonogramu stáže (v maximálním rozsahu do poloviny počtu dní naplánované docházky na stáž). V případě změn termínů služebních cest/pochůzek je o této změně vždy nutné předem informovat konzultanta FDV (jakákoliv změna docházky na stáž podléhá schválení ze strany FDV). Do deníku pak stážista vyplňuje místo služební cesty/pochůzky a jaký byl její účel (resp. jaké činnosti na ní vykonával). Výdaje spojené se služební cestou/pochůzkou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou/pochůzkou propláceny (FDV hradí cestovné pouze z kontaktní adresy stážisty do míst výkonu stáže uvedených ve Smlouvě a zpět). Doba cestování v rámci služební cesty/pochůzky se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty/pochůzky realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky.
Podpis Smlouvy a její doručení na FDV Konzultant FDV vyhotoví na základě informací a podkladů, které obdržel od poskytovatele stáže i od stážisty, Smlouvu, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže (v jeho kompetenci je mentor/specialista) a FDV při realizaci stáže. Jedná se o dokument, který je klíčový pro úspěšné zahájení stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. FDV
Označení „služební cesta/pochůzka“ je pro potřeby projektu Stáže ve firmách 2 chápáno jako jeden pojem (nelze samostatně používat pouze jednu jeho část). 30 Služební cestou/pochůzkou je i jakákoliv činnost vykonávaná mimo místo výkonu stáže, a to i v rámci stejného města, např. jednání u klienta či vyřizování korespondence na pobočce České pošty. 29
37
podepisuje Smlouvu jako poslední ze smluvních stran a Smlouva tudíž nabývá platnosti a stává se účinnou tímto dnem. Vyhotovenou Smlouvu zasílá konzultant FDV mentorovi e-mailem ve formátu PDF. Součástí e-mailu je také průvodní dopis s žádostí o součinnost při podpisu Smlouvy, a to realizací níže uvedených kroků:
kontrola a tisk Smlouvy včetně všech příloh ve 3 vyhotoveních;
kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu Smlouvy;
realizace schůzky k podpisu Smlouvy a zajištění podepsání dokumentu (včetně příloh) poskytovatelem stáže i stážistou;
zaslání všech 3 originálů Smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou doporučeně poštou na adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta FDV.
Smlouvu podepisuje stážista, oprávněná osoba poskytovatele stáže a příslušná osoba za FDV. Poskytovatel stáže podepisuje vedle samotné Smlouvy také Přílohu č. 2 (vyplňuje a podepisuje mentor) a Přílohu č. 4 (podepisuje oprávněná osoba poskytovatele stáže). Podpisy všech smluvních stran musí být vlastnoruční31. V případě vzniku pochybností o pravosti podpisů stážisty, mentora stáže nebo oprávněné osoby poskytovatele stáže si FDV vyhrazuje právo vyzvat všechny smluvní strany k osobní návštěvě FDV za účelem nového podpisu Smlouvy (podpis bude realizován po předložení OP, případně jiného identifikačního dokladu) nebo k zaslání nového dokumentu s úředně ověřeným podpisem zbylých smluvních stran. Součástí Smlouvy jsou následující přílohy:
Příloha č. 1 – Šablona stáže (tj. šablona pro danou typovou pozici);
Příloha č. 2 – Čestné prohlášení mentora stáže;
Příloha č. 3 – Harmonogram stáže;
Příloha č. 4 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele stáže.
Před odesláním vytištěné Smlouvy poštou poskytovatel stáže zkontroluje, zda byla Smlouva řádně vyplněna. Zkontroluje především:
31
podpisy oprávněné osoby poskytovatele stáže a stážisty v těle Smlouvy;
vyplněné údaje o mentorovi a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 2 – Čestné prohlášení mentora;
podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže a uvedení data a místa podpisu v Příloze č. 4 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele stáže.
Razítkové podpisy nejsou ze strany FDV akceptovány.
38
Podepsanou Smlouvu včetně všech příloh je třeba zaslat (ve všech třech vyhotoveních) v obálce označené nápisem „Stáže ve firmách 2 – stáž číslo: xx“ (za xx dosadí číslo stáže) doporučeně poštou na adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta FDV (adresa: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7). Společně s podepsanou Smlouvou zasílá poskytovatel stáže také originál vyplněného Čestného prohlášení o podpoře de minimis, které dokládal v podobě skenu při vypisování dané karty do IS ASAP. Je nezbytně nutné, aby byla Smlouva podepsaná poskytovatelem stáže i stážistou doručena konzultantovi FDV nejpozději 3 pracovní dny před datem zahájení stáže. Nebude-li Smlouva v tomto termínu doručena na FDV, nemůže FDV garantovat termín zahájení dané stáže. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy ze strany FDV a následně zanese poskytovatele stáže, resp. jemu přiznanou výši podpory do Centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Dnem poskytnutí této podpory de minimis je datum podpisu Smlouvy. Mentor následně ze strany FDV obdrží podrobnou pozvánku na školení mentorů, na něž se v předchozí fázi přípravy stáže přihlásil prostřednictvím IS ASAP. Jedno vyhotovení Smlouvy podepsané všemi třemi smluvními stranami poté konzultant FDV zašle spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou poskytovateli stáže, druhé vyhotovení obdrží stážista. Průvodní dopis informuje adresáty o klíčových meznících v průběhu realizace stáže. Tyto informace jsou podrobně uvedeny v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v přílohách 6A a 6B tohoto manuálu. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Stáž - Probíhající stáž“.
Průběh realizace stáže Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost poskytovatele stáže/stážisty může být podle Smlouvy důvodem k předčasnému ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany stážisty mění podmínky stáže nebo Smlouvu, musí být o této změně neprodleně informovány zbývající dvě smluvní strany (za FDV především konzultant FDV). Takovými skutečnostmi může být například: změna harmonogramu stáže (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); změna mentora (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou, jejími přílohami, popř. souvisejícími dokumenty.
39
Stáž musí probíhat v souladu se Smlouvou, příslušnou šablonou a kartou. Především musí být splněna tato kritéria: mentor dané stáže musí úspěšně absolvovat školení mentorů před zahájením docházky na stáž (nedoložil-li náhradní doklad); stáž musí probíhat v souladu harmonogramem, který je přílohou Smlouvy; stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona (díl 1.2), tyto činnosti musí být vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky (porušení tohoto pravidla může vést k neproplacení fixních nákladů na stáž poskytovateli stáže, resp. výdajů stážistovi, nevydání certifikátu apod.)32; smluvní strany jsou povinny plnit povinnosti, které jim stanovuje Smlouva, její přílohy, popř. související dokumenty; poskytovatel stáže je povinen stážistovi zajistit materiální a technické vybavení pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona; stážista je povinen dodržovat relevantní pokyny mentora vztahující se k bezpečnosti a výkonu činností na stáži. Výsledky z činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem poskytovatele stáže. Jakékoliv nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy jsou relevantní smluvní strany povinny neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě vzniku pochybení dle ustanovení Smlouvy nebo dle Všeobecných podmínek IS ASAP ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena stážistovi přímá podpora a poskytovateli stáže fixní náklady za realizovanou stáž ve výši stanovené Smlouvou (viz kapitola 11). V případě vzniku pochybení dle ustanovení Smlouvy nebo Všeobecných podmínek IS ASAP ze strany poskytovatele stáže může být poskytovatel stáže vyloučen z účasti v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, z projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ i z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
Zahájení stáže Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista zahajuje docházku na stáž v den, na kterém se s mentorem domluvili v harmonogramu stáže. Podmínkou pro zahájení docházky na stáž je úspěšné absolvování školení mentorů mentorem dané stáže.
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal prakticky všechny činnosti uvedené v šabloně (např. spadá-li mezi činnosti roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést v deníku stážisty. 32
40
Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování
Stážista podpisem Smlouvy mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce spadající do příslušné kategorie prací (dle přílohy vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli, ve znění pozdějších předpisů), má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den docházky na stáž vstupní zdravotní prohlídku u poskytovatele pracovnělékařských služeb (dříve závodní preventivní péče), popř. u jiného vhodného lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. Zařazení pracoviště poskytovatele stáže do příslušné kategorie prací (dle přílohy výše uvedené vyhlášky) je poskytovatel stáže povinen doložit konzultantovi FDV kopií rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví. Doloží-li poskytovatel stáže tento doklad a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje na vstupní zdravotní prohlídku proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku musí být zakotven ve Smlouvě. Pokud je v šabloně stanoveno povinné očkování ze zákona, proplácí FDV v tomto případě stážistovi také výdaje za očkování (postup je stejný jako v případě zdravotní prohlídky). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou stážistovi propláceny na základě předložení příslušného originálního účetního dokladu (vystaveného v Kč) dokládajícího vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku/očkování, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originál tohoto dokladu předkládá stážista připevněný k průvodnímu listu účetního dokladu za vstupní zdravotní prohlídku/očkování (k dispozici v IS ASAP) v prvním kalendářním měsíci stáže 33 spolu s deníkem a dalšími doklady, a to v termínech stanovených pro předložení všech těchto dokladů (viz kapitola 9.2). Výdaje na vstupní zdravotní prohlídku/očkování jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat) pouze pokud byly vynaloženy nejdříve jeden den po datu osobního pohovoru (a následně byla podepsána Smlouva). V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje vstupní zdravotní prohlídku mimo režim pracoviště poskytovatele stáže dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., je na domluvě stážisty a poskytovatele stáže, kdo z nich bude výdaje spojené s touto prohlídkou hradit.
V případě, že se jedná o očkování, kdy je nutná aplikace více vakcín s určitým časovým odstupem, doloží stážista příslušné dokumenty společně, tedy až po absolvování všech vakcín. 33
41
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník
V den zahájení stáže je mentor stáže vyzván e-mailem k vyplnění vstupního evaluačního dotazníku, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Vstupní dotazník je třeba mentorem vyplnit do 7 pracovních dnů od zahájení stáže. Smyslem vstupního evaluačního dotazníku je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazník vyplnil mentor osobně. Odpovědi budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebude poskytovatel stáže zpětně nijak postihován). Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i stážista. Evaluační dotazníky jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Zodpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
Probíhající stáž V průběhu stáže patří mezi povinnosti mentora zejména:
kontrola a potvrzení docházky stážisty na stáž (více viz kapitola 9.2.1);
komunikace s konzultantem FDV za účelem oznámení změn v docházce stážisty (zejména v případě, kdy se stážista nedostaví bez udání důvodu na stáž) a případných dalších změn;
administrace v oblasti proplácení stravného stážistovi (viz kapitola 9.2.3.1);
administrace v oblasti proplácení výdajů za cestovné a ubytování stážisty (viz kapitoly 9.2.3.2 a 9.2.3.3).
Mentor obdrží od stážisty vždy do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, tyto dokumenty (jsou-li relevantní):
stážistou řádně vyplněný a podepsaný deník (viz příloha 1 a 2 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněnou a podepsanou tabulku cestovních dokladů vč. cestovních dokladů (příloha 3 a 4 tohoto manuálu);
stážistou řádně vyplněný a podepsaný průvodní list účetního dokladu za ubytování vč. účetního dokladu/dokladů za ubytování (příloha 5 tohoto manuálu);
případně další dokumenty, na jejichž základě může být stážistovi při splnění všech podmínek proplacena přímá podpora stážisty.
Mentor všechny tyto dokumenty zkontroluje a na deníku zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže. K uvedeným dokumentům mentor přiloží stážistou podepsaný distribuční seznam dle kapitoly 9.2.3.1 dokládající převzetí stravenek za předcházející kalendářní měsíc stáže (s výjimkou prvního kalendářního měsíce) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty všechny tyto dokumenty odesílá doporučeně poštou konzultantovi FDV.
42
Mentor současně zkontroluje, zda stážista vložil elektronický deník za daný měsíc do IS ASAP.
9.2.1 Docházka na stáž – deník Mentor i stážista mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do deníku:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech 34 (do odchozených hodin se tato přestávka nezapočítává);
popis konkrétních činností, kterými se daný den zabýval a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (v průběhu realizace stáže musí stážista vykonat všechny činnosti definované v šabloně a toto musí být z deníku zřejmé; jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně (uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena, viz příloha 2); konzultant FDV na konci stáže zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu se šablonou);
místo výkonu stáže v případě služební cesty/pochůzky (stážista uvede její cíl (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení každého případného nesouladu docházky s harmonogramem stáže v položce „vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu“ (POZOR! Každá změna v docházce musí být již předem schválena konzultantem FDV).
Stážista je povinen absolvovat v každém dni, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. Docházka na stáž zároveň nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Docházka na stáž musí probíhat v rozmezí od 6:00 do 20:00 hodin (docházka mimo toto rozmezí nebude ze strany FDV uznána). Výkon stáže nad rámec tohoto rozmezí je možný pouze v případě směnných provozů, u kterých je možné rozplánovat v omezené míře také tzv. noční směny (za noční směnu se považuje taková docházka na stáž, která i jen částečně překročí uvedené rozmezí a současně splňuje pravidla pro uplatnění směnného provozu). Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci kalendářního měsíce. Ze strany FDV je při kontrole deníku schválena docházka na stáž max. v rozsahu (tj. počtu hodin), který byl na daný kalendářní měsíc naplánován v harmonogramu stáže. Z toho vyplývá, že pokud
Ze Smlouvy vyplývá, že poskytovatel stáže je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut. 34
43
nebyly v daném měsíci stáže ze strany FDV schváleny změny v docházce, je nezbytné, aby se počet naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu) shodoval s počtem skutečně odchozených hodin stáže vykázaných vdeníku za daný měsíc stáže. Docházka nad rámec naplánovaného harmonogramu (pokud se nejedná o nahlášenou a ze strany FDV schválenou změnu docházky) nebude ze strany FDV uznána. Při výkonu stáže je důležité si uvědomit, že stáž musí být realizována dle harmonogramu, který je nedílnou součástí Smlouvy a je tak závazný. Jakoukoliv změnu docházky je stážista povinen hlásit mentorovi, který je povinen ji nahlásit nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne konzultantovi FDV. Takto nahlášená změna podléhá ze strany FDV schválení (podrobně viz kapitola 9.2.2.1). Deník vyplňuje stážista průběžně za daný kalendářní měsíc. U stáží se začátkem v polovině kalendářního měsíce tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji docházku pouze za druhou polovinu kalendářního měsíce stáže. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplněný deník vytiskne a opatří ho svým podpisem. Spolu s dalšími relevantními dokumenty - tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování) a distribučním seznamem, který dokládá převzetí stravenek stážistou), - jej předá mentorovi, který zajistí podpis deníku oprávněnou osobou poskytovatele stáže. Datum podpisu deníku nesmí předcházet datu posledního dne docházky v daném měsíci. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě do IS ASAP. Mentor nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle deník doporučeně poštou konzultantovi FDV společně se všemi ostatními relevantními dokumenty. Konzultant FDV deník zkontroluje a je-li v pořádku, schválí jej v IS ASAP 35 . Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže v daném měsíci přizná konzultant FDV stážistovi nárok na proplacení stravného. O výši schváleného stravného informuje konzultant FDV dodavatele stravenek, který na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky (tj. stravenky pro stážistu jsou doručeny na adresu poskytovatele stáže, a to vždy zpětně za ukončený měsíc docházky). Stravenky za poslední kalendářní měsíc stáže (nebo jeho část) jsou zpravidla zasílány přímo stážistovi na kontaktní adresu. Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele stáže v průběhu realizace stáže nebo na kontaktní adresu stážisty po skončení docházky na stáž) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (jméno, adresu a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek prostřednictvím České pošty.
Schválení deníku v IS ASAP jsou nadřazeny výsledky kontrol řádné realizace stáže (tzn., při zjištění pochybení stážisty nebo poskytovatele stáže při administrativní kontrole nebo kontrole na místě mohou být finanční částky kráceny bez ohledu na předchozí schválení deníku v IS ASAP). 35
44
9.2.2
Změny v průběhu realizace stáže
Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. V případě změny v docházce na stáž je dostačující, když stážista předem písemně informuje mentora, který má povinnost neprodleně písemně informovat konzultanta FDV – více viz kapitola 9.2.2.1. Za změnu v realizaci stáže se považuje např.:
změna v docházce na stáž (více viz kapitola 9.2.2.1); změna mentora; změna sídla poskytovatele stáže; změna bankovního spojení poskytovatele stáže; změna právní formy poskytovatele stáže; změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu (např. přečerpání limitu podpory de minimis apod.).
Řádně nahlášená změna vstupních podmínek je důvodem k předčasnému ukončení stáže z objektivních důvodů (více viz kapitola 10.2). Neoznámení změny vstupních podmínek je klasifikováno jako porušení pravidel projektu. V takovém případě nejsou poskytovateli stáže proplaceny fixní náklady na stáž.
9.2.2.1 Změny v docházce na stáž Stážista i poskytovatel stáže mají povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy. Za změnu v docházce je považována zejména: změna dne docházky na stáž, změna místa výkonu stáže (vč. služebních cest/pochůzek), změna garantovaného časového intervalu, nebo taková změna hodinové dotace stáže, která bude mít vliv na celkový počet hodin stáže v daném kalendářním měsíci. Na změny v docházce se vztahují stejná pravidla jako na sestavení harmonogramu stáže (viz kapitola 8.1). Stážista je povinen jakoukoli změnu v docházce na stáž oproti harmonogramu předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi. Mentor je povinen předem písemně hlásit všechny změny v docházce na stáž oproti harmonogramu (tj. změny ze strany stážisty i změny ze strany poskytovatele stáže) konzultantovi FDV. Každou změnu docházky musí mentor nahlásit konzultantovi FDV nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne. Takto nahlášená změna docházky následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat.
45
V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu. Neakceptování neschválení změny bude klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, vedoucí k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení výdajů stážistovi a fixních nákladů poskytovatele stáže. V případě, že konzultant FDV není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s příslušným nadřízeným pracovníkem FDV, který je uveden ve Smlouvě (článek I., odst. 11). Stážista musí v průběhu stáže absolvovat přesně stanovený počet hodin stáže, který je uvedený v šabloně36. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku. V případě, že se docházka neshoduje s plánovaným harmonogramem, je stážista povinen uvést následně v deníku důvod nesouladu (tato změna ale zároveň musí být nahlášena konzultantovi FDV, kterým musí být schválena ještě před jejím uskutečněním).
9.2.2.2 Změny v docházce ze strany stážisty Jakoukoliv změnu v docházce stážisty (např. náhlý zdravotní problém, nemoc, návštěva lékaře) je stážista povinen předem (nebo jakmile je to možné) písemně hlásit mentorovi. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí mentor o této skutečnosti neprodleně písemně informovat konzultanta FDV. V odůvodněných případech může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o důvodu absence na stáži. V případě absence stážisty na stáži se mentor domluví se stážistou na náhradě docházky v jiný den (pro tyto účely je v harmonogramu připravena 14-denní rezerva na konci stáže) a tuto skutečnost nahlásí konzultantovi FDV písemně (e-mailem), příp. telefonicky, a to SMS zprávou – hlášení změny podléhá pravidlům uvedeným výše. V e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní byla docházka přesunuta a na které dny, včetně časové dotace a garantovaného intervalu docházky v daných dnech a místa výkonu stáže. Pro náhradu docházky platí stejná pravidla jako pro sestavení harmonogramu stáže. Pokud bude v důsledku přesunu docházky překročen termín ukončení stáže, je nutné (za dodržení dalších podmínek projektu) sepsat dodatek ke Smlouvě, který vyhotoví konzultant FDV. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě.
Není proto přípustné, aby se mentor se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. 36
46
9.2.2.3 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor předem písemně informovat stážistu a konzultanta FDV. Změny, které nemají vliv na Smlouvu: krátkodobá absence mentora (do 5 pracovních dnů) – např. návštěva u lékaře (mentor by měl tyto absence plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže); stáž může pokračovat bez přerušení, zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (tj. specialista) – i v tomto případě je ale nutné písemně předem informovat konzultanta FDV; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže – o této změně musí být informován konzultant FDV písemně (e-mailem), tj. mentor uvede, na které dny byla stáž přesunuta, kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet a kde bude stáž probíhat. Změny, v jejichž důsledku je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě:
dlouhodobá absence mentora (nad 5 pracovních dnů) – v jejím důsledku může nejčastěji dojít: ke změně mentora (v případě, že má poskytovatel stáže jinou osobu, která je schopna zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou a tímto manuálem; náhradní mentor musí rovněž úspěšně absolvovat školení mentorů, příp. doložit náhradní doklad); ke změně termínu ukončení stáže (v případě, že poskytovatel stáže nemá jinou osobu, která splňuje podmínky dané šablonou a stáž je tedy nutné dočasně přerušit);
konzultant FDV vždy mentora/poskytovatele stáže informuje o krocích, které jsou nezbytné k sepsání dodatku ke Smlouvě.
Změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
9.2.3
jedná se o změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit; ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel stáže již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla nahradit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.).
Přímá podpora stážisty
9.2.3.1 Stravné Stážista má nárok na proplacení stravného ve formě stravenek. Stravenky jsou mu poskytovány zpětně za docházku na stáž v předchozím kalendářním měsíci. Nárok na
47
proplacení stravného schvaluje dle docházky uvedené v deníku konzultant FDV ve spolupráci s finančním manažerem FDV. Stravenky jsou stážistovi zpravidla předávány prostřednictvím poskytovatele stáže (s výjimkou posledního kalendářního měsíce stáže, resp. posledního kalendářního měsíce stáže, ve kterém probíhala faktická docházka na stáž). Nárok na stravenky vzniká stážistovi za každou celou absolvovanou hodinu stáže v daném měsíci, která musí být řádně doložena vyplněnou a podepsanou docházkou stážisty (tzn. odevzdáním deníku). Poskytovatel stáže obdrží obvykle koncem kalendářního měsíce (s výjimkou prvního a posledního) zásilku, která obsahuje obálky se stravenkami pro stážistu/jednotlivé stážisty za předchozí kalendářní měsíc stáže (tedy např. koncem měsíce listopadu obdrží poskytovatel pro stážisty stravenky za měsíc říjen). Stravenky jsou adresovány kontaktní osobě poskytovatele stáže, jejíž jméno, adresu (adresou pro doručení stravenek může být pouze sídlo/pobočka/provozovna poskytovatele stáže) a telefon uvedl mentor v Dotazníku pro poskytovatele stáže. Poskytovatel stáže má povinnost zásilku převzít, zkontrolovat ji a potvrdit její doručení předepsaným způsobem doručovací službě. Obálky jsou označeny jménem stážisty, nominální hodnotou stravného a počtem kusů stravenek. Součástí zásilky je také „Distribuční seznam“ (dokument, jehož podpisem stážista potvrdí, že stravenky převzal, více viz níže). Povinností poskytovatele stáže je předat stážistovi stravenky neprodleně po jejich obdržení, a to proti jeho vlastnoručnímu podpisu na Distribučním seznamu. Stážistou podepsaný Distribuční seznam poskytovatel stáže uchová pro následné odeslání konzultantovi FDV společně s dalšími dokumenty za končící kalendářní měsíc stáže (vytištěným a podepsaným deníkem, tabulkou cestovních dokladů s jízdními doklady, průvodním listem účetního dokladu za ubytování s doklady za ubytování). V případě jakýchkoliv nesrovnalostí je nutné neodkladně kontaktovat konzultanta FDV. Za poslední měsíc stáže jsou stravenky zpravidla zasílány přímo na kontaktní adresu stážisty, poskytovateli stáže tak nevzniká žádná povinnost související s předáním stravenek.
9.2.3.2 Proplacení výdajů za cestovné Veškeré uznatelné (a tedy ze strany FDV proplatitelné) výdaje za cestovné, vznikají až po podpisu Smlouvy všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže. Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu Smlouvy, nebudou ze strany FDV proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže (mezi kontaktní adresou stážisty, příp. adresou místa ubytování a místy výkonu stáže uvedenými ve Smlouvě), výdaje za cestování v průběhu přestávky na jídlo a oddech FDV nehradí. Případné cesty mezi jednotlivými místy výkonu stáže (uvedenými ve Smlouvě) během jednoho dne (tzv. „přejezdy“) stejně jako služební cesty/pochůzky realizované v rámci stáže nejsou ze strany FDV propláceny v rámci cestovních výdajů. Stážista má nárok na úhradu cestovních výdajů spojených se stáží po předložení originálů příslušných dokladů. Nejpozději do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, za který jsou doklady předkládány, předloží stážista tabulku cestovních dokladů (spolu s dalšími
48
dokumenty – tzn. deníkem, distribučním seznamem, příp. průvodním listem účetního dokladu za ubytování vč. účetního dokladu za ubytování) mentorovi. Povinností mentora je převzít od stážisty tabulku cestovních dokladů a do 3 pracovních dnů od předání podkladů stážistou zajistit její odeslání spolu s dalšími dokumenty doporučeně k rukám konzultanta FDV. Doklady za cestovné předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce. U stáží, které začínají 15. den v měsíci tedy stážista předkládá za první kalendářní měsíc stáže doklady za cestovné pouze za 2. polovinu tohoto kalendářního měsíce.
9.2.3.3 Proplacení výdajů za ubytování Stážista má po předložení příslušných dokladů nárok na proplacení výdajů za ubytování, které mu vzniknou v důsledku dojíždění na stáž. Stážista je povinen předložit mentorovi průvodní list účetního dokladu za ubytování vč. účetního dokladu za ubytování za předchozí kalendářní měsíc (společně s dalšími dokumenty – deníkem, distribučním seznamem, příp. tabulkou cestovních dokladů) nejpozději do 3 pracovních dní od konce daného měsíce. Povinností mentora je převzít od stážisty tento dokument a zajistit jeho odeslání do 3 pracovních dní od předání podkladů stážistou doporučeně k rukám konzultanta FDV. Pokud má poskytovatel stáže kontakt na vhodné ubytování pro stážistu, může toto ubytování stážistovi před nástupem na stáž nabídnout. Doklady za ubytování předkládá stážista vždy za období kalendářního měsíce. U stáží, které začínají 15. den v měsíci tedy stážista dokládá za první kalendářní měsíc stáže účetní doklad za ubytování pouze za 2. polovinu měsíce.
Závěrečná fáze a ukončení stáže Certifikát Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát. Je-li stáž ukončena předčasně z objektivních důvodů, obdrží stážista certifikát pouze v případě, že odchodil minimálně 90 % hodinové dotace stáže a absolvoval na stáži všechny činnosti dle šablony (díl 1.2). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi vydán. Zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zašle konzultant FDV e-mailem mentorovi vyplněný certifikát s žádostí o jeho vytištění (nutný barevný tisk) a zajištění podpisu oprávněné osoby poskytovatele stáže. Podepsaný certifikát mentor odešle společně s deníkem, distribučním seznamem a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu (podmínkou pro odeslání certifikátu stážistovi je doručení všech distribučních seznamů (včetně distribučního seznamu za poslední měsíc stáže) konzultantovi FDV).
49
Způsoby ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy a je tak její nedílnou součástí. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (vyhotovením dodatku ke Smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě. Stáž může být ukončena dvojím způsobem: 1. řádně ukončená stáž stáž, kdy stážista, poskytovatel stáže a FDV naplní veškeré povinnosti vyplývající ze Smlouvy a jejích příloh; dle Smlouvy je stáž považována za řádně ukončenou: uplynutím doby realizace stáže, která byla sjednána ve Smlouvě, a současně absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně a absolvováním všech činností dle šablony nebo absolvováním celkové hodinové dotace stáže stanovené v šabloně a absolvováním všech činností dle šablony, pokud je toto splněno před uplynutím doby realizace stáže a schváleno ze strany FDV (poté je již možné stážistu u poskytovatele stáže zaměstnat); 2. předčasně ukončená stáž ukončení stáže z objektivních důvodů např. v případě, že si stážista našel zaměstnání, získal trvalý pobyt na území hl. m. Prahy apod.; tyto objektivní důvody je nutné doložit (např. potvrzením od budoucího zaměstnavatele apod.); stáž je předčasně ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV (nutná součinnost všech smluvních stran); výdaje/fixní náklady jsou uhrazeny na základě doložených dokladů jak stážistovi, tak poskytovateli stáže poměrně k počtu dnů řádně realizované stáže. ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran poskytovatel stáže, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy a jejích příloh; v takovém případě se posuzuje, na čí straně k pochybení došlo: o k pochybení došlo na straně poskytovatele stáže: - stážistovi jsou ze strany FDV proplaceny výdaje za cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže (v případě doložení potřebných dokladů); - poskytovateli stáže nebudou proplaceny fixní náklady na stáž a nemusí mu být umožněno vypsat další kartu (mohou mu být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže a stornovány karty čekající na schválení); o k pochybení došlo na straně stážisty:
50
- poskytovateli stáže jsou fixní náklady na stáž proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže) na základě žádosti zaslané stážistou; - stážista nemá nárok na vydání certifikátu a nebudou mu proplaceny výdaje spojené se stáží (všechny, které dosud nebyly ze strany FDV uhrazeny). Nepřítomnost stážisty v místě výkonu stáže v garantovaném intervalu je považována za pochybení stážisty i poskytovatele stáže. Stáž je ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV. Odstoupení od Smlouvy se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Stáž je ukončena dnem doručení odstoupení poslední ze smluvních stran. Odstoupí-li stážista od Smlouvy z objektivních důvodů, které řádně doložil, a nebyl mu vydán certifikát, je možné, aby se v případě, že důvody pro předčasné ukončení stáže opět pominou, přihlásil na novou stáž. Tuto možnost (tedy absolvovat stáž znovu v případě, že byla předchozí stáž ukončena dohodou z objektivních důvodů) má však stážista pouze jednou. Stážista může absolvovat v rámci projektů „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ a „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (a za předpokladu, že stážista na stáž řádně docházel) nebo z objektivních důvodů na straně stážisty, pokud důvody pro předčasné ukončení stáže pominou (viz výše), a stážistovi nebyl vydán certifikát. V takovém případě bude stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž.
Dokumenty za poslední měsíc stáže Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž předloží stážista mentorovi vyplněný a podepsaný deník spolu s dalšími relevantními dokumenty. Mentor zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže na deníku a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí podkladů od stážisty zajistí odeslání veškerých dokumentů konzultantovi FDV. Stravenky za poslední měsíc stáže (nebo jeho část) jsou zpravidla zaslány přímo stážistovi na jeho kontaktní adresu. Stážista i mentor jsou povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník. Závěrečný evaluační dotazník V poslední den docházky na stáž dle harmonogramu, který je uvedený ve Smlouvě, je mentor stáže vyzván k vyplnění závěrečného evaluačního dotazníku na http://dotaznik.stazevefirmach.cz. Závěrečný dotazník je třeba mentorem vyplnit do 3 pracovních dnů od ukončení docházky na stáž. Smyslem závěrečného evaluačního dotazníku je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazník vyplnil mentor osobně. Odpovědi
51
budou vyhodnocovány anonymně (na základě těchto informací tedy nebude poskytovatel stáže zpětně nijak postihován). Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i stážista. Evaluační dotazníky jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Zodpovědným vyplněním dotazníků stážista a mentor přispějí k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží.
Vyhodnocení stáže a fakturace Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty doloženy v řádných termínech, je mentor zpravidla do 10 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou k vystavení faktury za fixní náklady na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy od konzultanta FDV k vystavení faktury. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude ze strany FDV akceptována. V souladu se Smlouvou vystaví poskytovatel stáže fakturu za fixní náklady na stáž stážistovi (stážista je na faktuře uveden jako osoba odběratele), a to nejpozději do 10 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl mentor k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Přesná výše částky fixních nákladů uvedená na faktuře je dána Smlouvou a uvádí se s DPH. Fakturovaná částka může být nižší, než je částka uvedená ve Smlouvě (například v případě předčasného ukončení stáže). V případě předčasného ukončení stáže je poskytovateli stáže zaslána informace o výši poměrné částky fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže. Splatnost faktury je 40 kalendářních dní od data jejího vystavení (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že má stážista povinnost zaslat poštou na adresu FDV řádně vyplněnou Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž včetně kopie faktury). Povinnými náležitostmi faktury jsou:
označení „Faktura“ – vystavuje poskytovatel stáže, který není plátcem DPH / „Faktura – daňový doklad“ – vystavuje poskytovatel stáže, který je plátcem DPH; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty (POZOR! Faktura musí být vystavena na stážistu);
52
zmínka o zápisu poskytovatele stáže ve veřejných rejstřících dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů; datum vystavení a datum splatnosti faktury (40 kalendářních dnů od data vystavení); položka faktury – na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: SvF 2/xx37 v rozsahu xx hodin stáže“38; informace o fakturované peněžní částce (tato vychází ze Smlouvy, musí odpovídat částce fixních nákladů deklarované ve výzvě k vystavení faktury); podpis osoby pověřené poskytovatelem stáže k vystavení faktury za fixní náklady, příp. podpis poskytovatele stáže.
Je-li poskytovatel stáže plátcem DPH, bude „Faktura – daňový doklad“ obsahovat tyto další náležitosti:
datum uskutečnění zdanitelného plnění; základ daně v Kč (POZOR! Výše fixních nákladů na stáž uvedená ve Smlouvě je částkou včetně DPH); informace o sazbě DPH (aktuálně 21%); částka DPH v Kč.
Poskytovatel stáže originál faktury a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně stážistovi (případně předá osobně oproti podpisu), a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za neproplacení faktury do data splatnosti. Poskytovateli stáže je doporučeno, aby si před odesláním faktury stážistovi opatřil a uschoval její kopii. K zásilce poskytovatel stáže přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (příloha 7 tohoto manuálu), který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář Žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž je k dispozici v IS ASAP. Stážista po obdržení faktury vyplní Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro
Bude doplněno dle konkrétní stáže Skutečně absolvovaný počet hodin stážistou je uveden ve výzvě k fakturaci, kterou mentor obdržel na e-mail od konzultanta FDV. 37 38
53
konkurenceschopnost. FDV uhradí fakturu na ten účet poskytovatele stáže, který uvedl v Dotazníku pro poskytovatele stáže a je tedy uvedený ve Smlouvě.
Kontrola realizace stáže Cílem kontroly řádné realizace stáže je ověřit, zda realizace stáže probíhá jak v souladu s ustanoveními Smlouvy, tak i v souladu s aktuálním zněním projektových dokumentů. Případně pak včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit řádnou realizaci stáže. Na základě vyhodnocení výsledků kontroly řádné realizace stáže jsou hrazeny jak výdaje za přímou podporu stážisty (výdaje za stravné, cestovné, ubytování, příp. další výdaje definované šablonou), tak náklady poskytovatele stáže spojené s realizací stáže (tzv. fixní náklady na stáž).
Typy kontrol Před zahájením realizace stáže a v jejím průběhu jsou prováděny dva typy kontrol: administrativní kontrola a kontrola na místě. Administrativní kontrola může probíhat i po ukončení stáže.
Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol: •
předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných mentorem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti HR specialistů na osobních pohovorech;
•
průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže. Jedná se o kombinaci kontroly administrativní a kontroly na místě;
•
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže zejména na základě předložených dokumentů (např. faktury) a tato kontrola má administrativní charakter.
11.1.1 Administrativní kontrola Administrativní kontrola stáží spočívá ve vyhodnocování dokumentace předkládané uchazečem o stáž/stážistou a poskytovatelem stáže. Kontrola probíhá na pracovišti FDV. Tento typ kontroly je součástí vyhodnocení stáže a má vliv na proplácení výdajů za přímou podporu stážisty a fixních nákladů poskytovatele stáže na realizovanou stáž. Tuto kontrolu provádí členové realizačního týmu projektu.
54
11.1.2 Kontrola na místě Kontrolu na místě provádí pověření zástupci FDV. Prostřednictvím kontroly na místě dochází k ověřování, zda je stáž realizována v souladu se Smlouvou a projektovými dokumenty. Zároveň dochází k ověřování, zda výdaje za přímou podporu stážisty a fixní náklady na stáž jsou skutečně vynakládány dle ustanovení Smlouvy. Kontrolou na místě je ověřováno, zda je zajištěn soulad realizace stáže s podmínkami odpovídajícími Smlouvě, zejména pak soulad realizace stáže se šablonou, která tvoří nedílnou součást Smlouvy - příloha č. 1 a harmonogramem stáže, který tvoří taktéž nedílnou součást Smlouvy - příloha č. 3. Kontrola na místě probíhá v místě výkonu stáže (v případě, že jsou hrazeny výdaje za ubytování ze strany FDV, může kontrola na místě taktéž probíhat v místě ubytování stážisty.) V rámci kontroly se porovnává skutečný stav se stavem deklarovaným, přičemž kontrola obsahuje i kontrolu dokladů nezbytných k řádné realizaci stáže (např. deník, jízdní doklady, dokládání naplňování cíle stáže - e-mailová komunikace, výstupy stážistovy činnosti v listinné či elektronické podobě, příp. modely, výrobky aj.). Kontrola na místě může být u konkrétní stáže i u jednoho poskytovatele stáže provedena opakovaně. Kontrolu na místě mohou provádět pouze osoby, které jsou ze strany FDV k provedení kontroly na místě pověřeny. Pověření zástupci FDV se vždy na úvod kontroly prokážou Pověřením ke kontrolám na místě FDV, přičemž pověření zástupci jsou povinni dodržovat mlčenlivost a údaje z kontrol jsou považovány za důvěrné, což je uvedeno i v Poučení o právech a povinnostech kontrolujících a kontrolovaných osob v souvislosti s prováděním kontrol realizace stáží v rámci projektu (dále jen „Poučení“). Přítomnost oprávněné osoby poskytovatele stáže při kontrole na místě není nutná. Kontrola na místě může být hlášená i nehlášená. Hlášená kontrola je poskytovateli stáže a stážistovi předem oznámena, a to písemně minimálně 5 kalendářních dnů před jejím vykonáním. Nehlášená kontrola může být vykonána kdykoli v průběhu realizace stáže, a to bez předchozího oznámení poskytovateli stáže a stážistovi. Realizace kontroly na místě probíhá dle níže uvedeného postupu: Pověření zástupci FDV se dostaví na adresu místa výkonu stáže, která je uvedena ve Smlouvě, v příloze č. 3 – Harmonogram stáže. Poskytovateli stáže je doporučeno jednoznačně specifikovat místo výkonu stáže, a to především z důvodu realizace kontrol na místě (např. za adresu uvést, že stáž probíhá v 5. podlaží) a vhodným způsobem místo výkonu stáže označit. Po příchodu do místa výkonu stáže pověření zástupci FDV kontaktují poskytovatele stáže dostupným způsobem (např. prostřednictvím zvonku, případně recepce) s žádostí o umožnění přístupu do místa výkonu stáže, případně do míst, která souvisí s realizací stáže (např. ubytovací zařízení). V případě, že není místo výkonu stáže řádně označeno a pověřeným zástupcům FDV není umožněn přístup do místa výkonu stáže, jsou mentor, oprávněná osoba poskytovatele stáže a stážista kontaktováni telefonicky na čísla uvedená ve Smlouvě. Z telefonických rozhovorů mohou být ze strany FDV pořizovány záznamy, a to především z důvodu zjištění zpětné
55
vazby na realizaci stáže a projektu. Je vhodné, aby telefonní číslo mentora bylo v průběhu realizace stáže dostupné pro potřeby kontaktování ze strany pověřených zástupců FDV, kteří vykonávají kontrolu na místě. Kontaktování mentora, oprávněné osoby poskytovatele stáže a stážisty je ze strany pověřených zástupců FDV prováděno opakovaně. Poskytovatel stáže je povinen od okamžiku prvotního pokusu o kontaktování (osobního, či telefonického) umožnit pověřeným zástupcům FDV přístup do místa výkonu stáže, a to neprodleně. V případě, že v místě výkonu stáže není přítomna některá ze smluvních stran, případně mentor, je daná osoba kontaktována telefonicky na čísle uvedeném ve Smlouvě. Vykonají-li pověření zástupci FDV veškeré výše uvedené kroky pro kontrolu realizace stáže v místě výkonu stáže a ze strany mentora (resp. poskytovatele stáže), případně stážisty nebude umožněn přístup do místa výkonu stáže, bude takovéto jednání považováno ze strany FDV za nedostranitelné pochybení vzniklé dle ustanovení čl. VI. odst. 2 Smlouvy, a to jak na straně stážisty, tak i na straně poskytovatele stáže. Je-li pověřeným zástupcům FDV umožněn přístup do místa výkonu stáže, případně do míst, která souvisí s realizací stáže (např.: ubytovací zařízení), jsou přítomným osobám ze strany pověřených zástupců FDV předloženy identifikační průkazy (občanský průkaz) a Pověření ke kontrolám na místě FDV. Pověření ke kontrolám na místě FDV obsahuje jméno a příjmení zaměstnance FDV (včetně čísla občanského průkazu), který je oprávněn provádět kontrolu na místě. Stážista a mentor (příp. oprávněná osoba poskytovatele stáže) jsou následně povinni předložit pověřeným zástupcům FDV identifikační průkazy s fotografií nebo jedinečným identifikačním údajem (rodné číslo, datum narození). Pověření zástupci FDV následně vysvětlí účel kontroly a seznámí kontrolované osoby s průběhem kontroly a Poučením. Poučení popisuje proces kontroly na místě (záhájení kontroly, oprávnění kontrolujících, povinnosti stážisty a poskytovatele stáže apod.) a informaci, zdali bude z kontroly na místě pořizován zvukový záznam. FDV je oprávněn celý proces kontroly na místě zaznamenávat, a to především z důvodu zjištění zpětné vazby na realizaci stáže a projekt. Poučení je nutné ze strany přítomných osob vlastnoručně podepsat. Nebude-li Poučení ze strany stážisty či mentora podepsáno, bude takovéto jednání považováno ze strany FDV za neodstranitelné pochybení na straně stážisty i poskytovatele stáže vzniklé dle ustanovení čl. VI. odst. 2 Smlouvy.
Po podepsání Poučení přítomnými osobami je zahájena část kontroly, která je zaměřena na ověření řádné realizace stáže a činností vykonávaných na stáži s ohledem na danou typovou pozici. Ověřování probíhá formou oddělených pohovorů s mentorem a stážistou. Z pohovorů jsou na místě vyhotoveny Záznamy z pohovoru, které podepisuje stážista, mentor a pověření zástupci FDV. Pro případy nehlášené kontroly na místě je nutné mít na stáži stále k dispozici výstupy z činnosti stážisty, řádně vést evidenci docházky v deníku a předložit jej ke kontrole. Předmětem kontroly na místě je zejména dokumentace o proškolení stážisty v bezpečnosti a ochraně zdraví při výkonu stáže, pojistná smlouva poskytovatele stáže (pojištění
56
odpovědnosti za škodu způsobenou třetím osobám) nebo dokumentace poskytovatele stáže související s realizací stáže. V případě, že není ze strany stážisty či ze strany poskytovatele stáže požadovaná a relevantní dokumentace doložena, může se jednat o nesoučinnost při kontrole řádné realizace stáže, která může vyústit v předčasné ukončení stáže. Na základě proběhlé kontroly na místě je vyhotoven Protokol z kontroly na místě – část I., který obsahuje základní údaje o kontrole, a informaci o tom, zdali je kontrola na místě uzavřena ihned či bude uzavřena až zasláním Oznámení o ukončení kontroly (viz kapitola 11.2).
Výsledek kontroly V případě zjištění pochybení stážisty či poskytovatele stáže při kontrole řádné realizace stáže může být ze strany FDV přerušena docházka stážisty na stáž a administrace dané stáže. S přerušením docházky současně dochází k přerušení proplácení výdajů za přímou poporu stážisty/fixních nákladů souvisejících s realizací stáže dle Smlouvy. V případě pochybení poskytovatele stáže je pozastavena také veškerá činnost daného poskytovatele stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ a může být pozastavena jeho činnost také v dalších projektech FDV, tzn. poskytovateli stáže nejsou schvalovány další vypsané karty, u poskytovatele stáže není zahájena nová stáž atp. Přerušení docházky na stáž je vždy oznámeno všem smluvním stranám písemně, a to na e-mailové kontakty stážisty a mentora uvedené ve Smlouvě, a trvá až do řádného vypořádání kontroly. O výsledku kontroly a o jejím ukončení mohou být jak stážista, tak i poskytovatel stáže, v případě kontroly na místě ukončené bez zjištění informováni ihned v závěru kontroly na místě (část I). V ostatních případech jsou informováni písemně zasláním Protokolu z kontroly na místě, který je stážistovi i poskytovateli stáže zaslán na kontaktní adresu uvedenou ve Smlouvě. Jedná se o případy, kdy v místě výkonu stáže není k dispozici veškerá požadovaná dokumentace, a ze strany poskytovatele stáže je nutné tuto dokumentaci dodat, a to ve lhůtě 5 pracovních dní. Po dodání požadované a relevantní dokumentace je kontrola uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. V případě, že není ze strany stážisty či ze strany poskytovatele stáže požadovaná dokumentace doložena, může se jednat o nesoučinnost při kontrole řádné realizace stáže, která může vyústit v předčasné ukončení stáže. Protokol z kontroly na místě (část II) je zasílán jak poskytovateli stáže, tak i stážistovi také v případě, že je ze strany FDV dožadováno vyjádření ke zjištěným neodstranitelným pochybení uvedených v Protokolu z kontroly na místě (část II), která vyplynula z realizované kontroly na místě. Smluvní strany se mohou k výsledkům kontroly vyjádřit. Vyjádření smluvních stran musí být na FDV doručeno ve lhůtě 5 pracovních dní ode dne jejich doručení smluvním stranám. Kontrola je uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. Protokol z kontroly na místě (část II) je taktéž zasílán jak poskytovateli stáže, tak i stážistovi v případě zjištění neodstranitelného pochybení dle čl. VI. odst. 2 Smlouvy:
57
„a) Absence stážisty na stáži v době, kterou poskytovatel stáže stanovil jako garantovaný časový interval v harmonogramu. b) Neoznámení změny docházky či absence stážisty na stáži v době, kterou poskytovatel stáže stanovil v harmonogramu jako garantovaný časový interval.“ tedy v případě, že stážista není přítomen v garantovaném intervalu v místě výkonu stáže. Kontrola je uzavřena zasláním Oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. O výsledku administrativní kontroly a o jejím ukončení jsou jak stážista, tak i poskytovatel stáže informováni písemně. V rámci zaslaných výstupů z realizované kontroly řádné realizace stáže (jak administrativní, tak i kontroly na místě) může být jak po poskytovateli stáže, tak i po stážistovi požadováno se k výsledku kontroly ve lhůtě 5 pracovních dní vyjádřit. Vyjádření musí být v dané lhůtě doručeno na FDV. Nevyjádří-li se žádná ze smluvních stran ve stanovené lhůtě, či není zaslaným vyjádřením zjištění řádně vysvětleno, jsou zjištěná pochybení z kontroly ze strany FDV považována za relevantní.
Předkládané dokumenty a jejich uchovávání Veškerá dokumentace nutná k realizaci stáže je zasílána ze strany FDV ostatním smluvním stranám a dotčeným subjektům. Dokumentace (např. Dotazník pro poskytovatele stáže, deník apod.) je nahrávána do IS ASAP stážistou a poskytovatelem stáže, nebo jsou další relevantní dokumenty zasílány příslušnému konzultantovi FDV poštou nebo elektronicky. V souladu s pravidly definovanými v šabloně je poskytovatel stáže povinen po dobu realizace stáže archivovat veškeré originální dokumenty, které se k realizaci stáže vztahují a které FDV zaslal pouze v elektronické podobě (naskenované). Ve vlastním zájmu stážisty a poskytovatele stáže však doporučujeme uchovat v období po skončení realizace stáže následující dokumenty:
Smlouva včetně dodatků (poskytovatel stáže i stážista); Certifikát (stážista); Faktura za fixní náklady na stáž (poskytovatel stáže i stážista).
Odkazy a kontakty Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ je zveřejněno na stránkách projektu www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je vyžadováno, aby mentor/poskytovatel stáže přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. V případě, že konzultant FDV není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
na e-mailu, příp. telefonním čísle další osoby FDV uvedené ve Smlouvě;
na e-mailu:
[email protected];
58
na infolince39 projektu 601 384 844 (dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod).
Přílohy Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – vzor Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – vzor Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Zjednodušené schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Zjednodušené schéma průběhu stáže Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8 – Čestné prohlášení poskytovatele stáže k podpoře malého rozsahu (de minimis) Příloha 9 – Přehled uznatelných dokladů nahrazujících školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností Příloha 10A – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení mentora stáže (mentor – zaměstnanec) Příloha 10B – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení mentora stáže (mentor – OSVČ)
39
Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu Vašeho telefonního operátora.
59
Příloha 1
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do IS ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stáže, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty oprávněnou osobou poskytovatele stáže a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími případnými dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název: 0 Mentor Jméno: 0 Stážista Jméno: 0
Vyplní konzultant FDV: Číslo stáže: 0 Termín stáže: Konzultant FDV Jméno, příjmení, titul: 0 Schválil konzultant FDV: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: 0
Poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na stáži v časovém intervalu
0
nebo také
0
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut (v případě, že je stážista povinen vyplnit přestávku, zbarví se odchozené hodiny červeně). Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky konzultantovi FDV), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). září 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
1
po
0
0
0:00
2
út
0
0
0:00
3
st
0
0
0:00
4
čt
0
0
0:00
5
pá
0
0
0:00
6
so
0
0
0:00
7
ne
0
0
0:00
8
po
0
0
0:00
9
út
0
0
0:00
10
st
0
0
0:00
11
čt
0
0
0:00
12
pá
0
0
0:00
13
so
0
0
0:00
14
ne
0
0
0:00
15
po
0
0
0:00
16
út
0
0
0:00
17
st
0
0
0:00
18
čt
0
0
0:00
19
pá
0
0
0:00
20
so
0
0
0:00
21
ne
0
0
0:00
22
po
0
0
0:00
23
út
0
0
0:00
24
st
0
0
0:00
25
čt
0
0
0:00
26
pá
0
0
0:00
27
so
0
0
0:00
28
ne
0
0
0:00
29
po
0
0
0:00
30
út
0
0
0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže:
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
0 0:00 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2 (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 2
Deník stážisty (rozpis docházky a popis činností) Deník stážisty vyplňuje stážista elektronicky za každý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala (i jen částečně). Stážista předá vytištěný a podepsaný deník za daný měsíc mentorovi, a to do 3 pracovních dnů od konce daného měsíce, za který je deník předkládán. Stážista současně vloží deník v elektronické podobě (tj. bez podpisů) do IS ASAP, a to do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stáže, za který je deník předkládán. Mentor zajistí podpis tištěného deníku stážisty oprávněné osoby poskytovatele stáže a do 3 pracovních dnů od převzetí deníku od stážisty jej zašle konzultantovi FDV spolu s dalšími případnými dokumenty. Základní údaje o stáži: Poskytovatel stáže Název: Poskytovatel Mentor Jméno: Mentor Stážista Jméno: Stážista
Vyplní konzultant FDV: Číslo stáže: 125 Termín stáže: 1.9.2014 - 15.12.2014 Konzultant FDV Jméno, příjmení, titul: 0 Schválil konzultant FDV: Datum: Počet hodin nahlášených schválených změn v docházce (+/-):
Název šablony: Sociální pracovník (480/3 - 6)
Poskytovatel stáže garantuje přítomnost stážisty na stáži v časovém intervalu
10-12
nebo také
13-15
Do níže uvedené tabulky uveďte Vaši docházku na stáž v daném měsíci. Trvá-li docházka déle než 6 hodin, má stážista povinnost přestávky na jídlo a oddech v délce minimálně 30 minut (v případě, že je stážista povinen vyplnit přestávku, zbarví se odchozené hodiny červeně). Stážista musí každý den docházky absolvovat minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže, stáž nesmí trvat déle než 12 hodin (do této délky se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech). Stáž může začínat nejdříve v 6:00 hod. a končit nejpozději ve 20:00 hod. (výjimka je možná pouze u směnných provozů). Stážista musí být na stáži každý den přítomen v garantovaném časovém intervalu. POZOR: Docházka se sčítá v rámci měsíce. Počet skutečně odchozených hodin stáže se na konci měsíce musí shodovat s počtem hodin docházky naplánovaným v harmonogramu stáže na daný měsíc. Bude-li stážista v daném měsíci docházet na stáž více hodin, než bylo naplánováno v harmonogramu stáže (aniž by předem nahlásil změnu docházky konzultantovi FDV), docházka nebude ze strany FDV uznána (hodiny se nezapočítají do docházky na stáž a stážista za tyto hodiny neobdrží stravenky). Do docházky se započítávají pouze celé odchozené hodiny v součtu za daný měsíc. V průběhu stáže musí stážista absolvovat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (díl 1.2). září 2014
místo výkonu stáže
plánovaná docházka dle harmonogramu
čas příchodu (např. 8:02)
čas odchodu (např. 16:49)
přestávka (např. 0:36)
odchozené hodiny
popis konkrétních činností vykonávaných na stáži
písmeno označující činnost v dílu 1.2. šablony stáže
1
po
0
0
2
út
A
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Seznámení se s organizací, školení BOZP
3
st
A
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Seznámení se s dokumentací, individuálním plánem klienta,tvorba individuálního plánu
4
čt
A
8
7:02
15:23
0:30
7:51
Náslech práce s klientem v rámci sociálně právního poradenství, studium odborných časopisů
f
5
pá
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Doprovod klienta na úřad v Praze, vyřízení dávek hmotné nouze, zpracování individuálního plánu klienta
d,g
6
so
0
0
vysvětlení změn docházky oproti harmonogramu, případně další poznámky
0:00
g,f
změna místo výkonu stáže - nahlášeno 4.9.2014
0:00
7
ne
0
0
8
po
A
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Individuální práce s klientem pod dohledem mentora, zajištění kompenzačních pomůcek pro klientku
b,f
9
út
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Studium hodnotících standardů organizace, zapracování nových podnětů pod dohledem mentora
e,g
10
st
A
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Účast na pravidelném sezení s dlouhodobě nezaměstnanými klienty, pomoc s hledáním možností
b,c a,g,e a,b
0:00
11
čt
B
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Náslech sociálně právního poradenství v občanské poradně, tvorba dokumentace pro poradnu s mentorem
12
pá
B
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Stínování mentora při sociálně právním poradenství, sezení s klienty
13
so
0
0
14
ne
0
0
15
po
B
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Sociálně právní poradenství v oblasti exekucí klientů, spolupráce s mentorem na žádosti o oddlužení
a
16
út
B
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Pomoc klientce při komunikaci s OSPOD, vyřízení potřebných dokumentů ohledně přídavku na děti
b,d
17
st
B
8
7:05
15:17
0:30
7:42
Vyřízení žádosti o kompenzační pomůcky pro nevidomého klienta, vedení dokumentace - indiv. plány klientů
d,c,g
18
čt
X
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Doprovod klienta na ÚP (Praha 4), pomoc při vyřízení sociálních dávek a dávek hmotné nouze
d
19
pá
C
8
6:57
15:43
0:34
8:12
Seznámení se s fungováním manželské poradny, seznámení se s pravidly poradenství, náslech poradenství
a
20
so
0
0
21
ne
0
0
22
po
C
8
6:52
15:15
0:31
7:52
Zapojení se do rozhovorů s klienty pod dohledem mentora, zpracování zápisů z jednotlivých schůzek dle vzoru
a,g
23
út
C
8
6:54
15:34
0:30
8:10
Účast na pravidelném skupinovém sezení rodin se zdravotně postiženými dětmi v poradně, četba rodinných
c,a
24
st
X
8
7:00
15:30
0:32
7:58
Doprovod mentora do základní školy na Praze 4 - přednáška o drogové prevenci a šikaně
c
25
čt
A
8
6:50
15:40
0:35
8:15
hlášená nepřítomnost z důvodu nemoci, bude nahrazeno 1.12.2014
26
pá
A
8
6:57
15:43
0:34
8:12
hlášená nepřítomnost z důvodu nemoci, bude nahrazeno 2.12.2014
27
so
0
0
28
ne
0
0
29
po
X
8
6:54
15:34
0:30
8:10
30
út
B
8
7:15
15:00
0:32
7:13
0:00 0:00
0:00 0:00
0:00 0:00
Celkem naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu): Celkem skutečně odchozených hodin stáže:
Podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže:
Stážista obdrží stravenky za počet celých hodin stáže, který skutečně odchodil v souladu s harmonogramem stáže, případně mimo plánovanou docházku, pokud tuto změnu předem schválil konzultant FDV. Stravné bude proplaceno maximálně do výše nároku uvedeného ve Smlouvě o zajištění stáže.
168 168:19 Datum:
Na základě řádně realizované docházky na stáž v daném měsíci stážista tímto v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2 (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001) žádá Fond dalšího vzdělávání o budoucí úhradu poměrné částky fixních nákladů na stáž za výše uvedený měsíc v rozsahu vykázaných odchozených hodin stáže. Stážista žádá, aby úhrada byla zaslána na účet poskytovatele stáže po ukončení stáže.
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní finanční manažer FDV: Počet hodin docházky, za které budou stážistovi vyplaceny stravenky: Počet neuznaných hodin docházky: Odůvodnění: nenahlášené změny v docházce jiný důvod: Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 3
Tabulka cestovních dokladů Tabulka cestovních dokladů slouží k přehledné organizaci a celkové kompletaci cestovních dokladů za daný měsíc stáže. Cestovní doklady stážista průběžně připevňuje za roh sešívačkou (tak, aby nedošlo k zakrytí obsahu jízdenky) nebo lepí lepidlem do příslušného pole k danému datu. Doklady NESMÍ být přeložené a NESMÍ se překrývat. Vyplněnou tabulku cestovních dokladů stážista předá do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce mentorovi, který ji odešle do 3 pracovních dnů od převzetí na FDV spolu s dalšími dokumenty za daný měsíc. Stránku pro organizaci cestovních dokladů si stážista vytiskne (kopíruje) tolikrát, kolikrát ji pro evidenci cestovních dokladů za daný kalendářní měsíc potřebuje. Zakoupil-li stážista časovou jízdenku/časový kupon na veřejnou dopravu, připevňuje do tabulky také originál dokladu o zaplacení. Jedná-li se o personifikovaný cestovní doklad, dokládá stážista také kopii průkazu/karty. Doklad o zaplacení musí být v takovém případě vystaven na jméno stážisty, popř. musí být jinak prokázáno, že zakoupený kupon náleží stážistovi (více viz Manuál pro stážistu). Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže:
CESTOVNÍ DOKLADY Cestovní doklady za období (měsíc): Celková hodnota přiložených cestovních dokladů: Stážista nárokuje k proplacení: Počet stran přílohy s doloženými cestovními doklady:
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní FDV: Schválil konzultant FDV: Datum:
Schválil finanční manažer FDV: Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Celkem k proplacení (schválil FM): Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
Příloha 4
Datum
Cesta na stáž (popř. zpáteční jízdenka)
Cesta ze stáže
Příloha 5 Průvodní list účetního dokladu za ubytování Originál účetního dokladu za ubytování předává stážista spolu s tímto průvodním listem do 3 pracovních dnů od konce daného kalendářního měsíce mentorovi. Mentor odesílá oba dokumenty do 3 pracovních dnů od převzetí od stážisty konzultantovi FDV spolu s dalšími dokumenty za daný měsíc. V případě předkládání více účetních dokladů za ubytování musí být doklady seřazené chronologicky (od nejstaršího po nejnovější doklad) a s průvodním listem účetního dokladu za ubytování musí být sešité sešívačkou, více viz Manuál pro stážistu. Vyplní stážista:
STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo stáže: UBYTOVÁNÍ Ubytování za období: Přílohy:
Číslo originálu účetního dokladu za ubytování
Výše dokladu v Kč
Celková výše účetních dokladů:
Podpis stážisty:
Datum:
Vyplní FDV: Schválil konzultant: Datum:
Schválil finanční manažer: Datum:
Poznámky:
Poznámky:
Výše uznaných nákladů:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, DIČ: CZ00405698, č. účtu: 33531641/0100
Dny ubytování, ke kterým se doklad vztahuje
Příloha 6A
Uchazeč o stáž (stážista)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Zjednodušené schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže (dále jen "Smlouva") Konzultant FDV zašle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž, který obsahuje: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu; - informace o ubytování a cestovném; - žádost o zaslání čísla bankovního účtu stážisty. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a zašle mu aktuální formulář harmonogramu a dotazník pro poskytovatele stáže, který obsahuje: - kontakt na mentora; - informace o pojistné smlouvě poskytovatele stáže; - žádost o zaslání čísla bankovního účtu poskytovatele stáže; Poskytovatel stáže kontaktuje vybraného uchazeče o stáž za účelem domluvení závazného harmonogramu (tzn. rozpis docházky na stáž). Ve lhůtě 2 pracovních dnů vloží poskytovatel stáže harmonogram spolu s dotazníkem pro poskytovatele stáže, příp. dalšími dokumenty do IS ASAP.
Uchazeč o stáž vloží ve lhůtě 2 pracovních dnů od vyzvání elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu s oboustranným skenem občanského průkazu do IS ASAP.
Uchazeč o stáž domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram. Konzultant FDV připraví Smlouvu. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže i uchazeči o stáž k prostudování. Poskytovatel stáže 3 x tiskne Smlouvu, kontaktuje uchazeče o stáž a domluví s ním schůzku k podpisu Smlouvy.
Uchazeč o stáž je pozván poskytovatelem stáže na schůzku k podpisu Smlouvy.
Poskytovatel stáže a uchazeč o stáž: - podepíší Smlouvu; - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 3 originály Smlouvy spolu s vyplněným originálem čestného prohlášení o podpoře de minimis doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis Smlouvy ze strany FDV; - zasílá mentorovi pozvánku na školení; - zanáší poskytovatele stáže do registru podpory de-minimis; - odesílá po jednom originálu Smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy.
Příloha 6B Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže (mentor)
Zjednodušené schéma průběhu stáže Zahájení stáže po oficiálním termínu zahájení stáže, nejpozději však 1 den před nástupem stážisty na stáž
ŠKOLENÍ MENTORA Mentor dané stáže úspěšně absolvuje školení v oblasti rozvoje mentorských dovedností (platí v případě, že nedoložil náhradní doklad dle přílohy 9).
1. den docházky na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně jsou však stáže zahajovány pouze 1. nebo 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den docházky na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele stáže zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den docházky na stáž absolvovat vstupní zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od zahájení stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor vyplní do 7 pracovních dnů od zahájení stáže vstupní evaluační dotazník, který je dostupný on-line na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně
každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž (čas příchodu, čas odchodu, délku přestávky na oběd). Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v průběhu měsíce (s výjimkou prvního a posledního)
v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista převezme po kontrole od poskytovatele stáže stravenky za daný kalendářní měsíc. Převzetí potvrdí svým podpisem na distribučním seznamu, který je následně zaslán na FDV.
STRAVENKY Na základě řádně vyplněné docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stáže stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zaslán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od ubytovacího zařízení účetní doklad za ubytování. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (rozpis docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do IS ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV zkontroluje elektronicky vyplněný deník v IS ASAP. S jeho schválením vyčká na dodání tištěného deníku (nutná kontrola souladu). DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi.
TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem účetního dokladu ho odevzdá mentorovi.
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty; - tabulku cestovních dokladů; - účetní doklad za ubytování včetně průvodního listu; - je-li pracoviště poskytovatele stáže zařazeno do ketagorie rizikových prací, předává stážista v prvním měsíci stáže také průvodní list účetního dokladu za zdravotní prohlídku spolu s originálem dokladu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce poskytovatele stáže na deníku stážisty, příp. na průvodním listu účetního dokladu za zdravotní prohlídku. Všechny výše uvedené dokumenty spolu se stážistou podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
Konzultant FDV zkontroluje deník stážisty. Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant FDV zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů; - účetní doklad za ubytování s průvodním listem; - příp. další doložené doklady (dle šablony stáže a Smlouvy). Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady proplaceny na jeho bankovní účet.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné, příp. další náklady (dle šablony stáže a Smlouvy) na bankovní účet.
Dodavatel stravenek zašle na základě dat poskytnutých ze strany FDV poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem mentorovi. Mentor certifikát vytiskne a zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže. Certifikát odesílá na FDV s ostatními doklady za poslední kalendářní měsíc docházky na stáž.
do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Mentor do 3 pracovních dnů od ukončení stáže vyplní závěrečný evaluační dotazník, který je dostupný na http://dotaznik.stazevefirmach.cz.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany FDV je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž.
FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel stáže vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“.
ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž; - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 15 pracovních dní před datem splatnosti faktury.
Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže fixní náklady na stáž; - konzultant FDV odešle stážistovi po doručení všech distribučních seznamů na FDV certifikát o úspěšně realizované stáži.
Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli stáže je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 7
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20 170 00 Praha 7 IČO: 00405698
Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Na základě řádné realizace stáže v rámci projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001, Vás žádám o úhradu fixních nákladů na stáž. Žádám, aby tato úhrada byla zaslána na bankovní účet poskytovatele stáže. Vyplní stážista: Číslo stáže: STÁŽISTA Jméno, příjmení, titul: Číslo občanského průkazu: POSKYTOVATEL STÁŽE Název poskytovatele stáže: FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ VYSTAVENÁ POSKYTOVATELEM STÁŽE Číslo faktury: Výše faktury: Přílohy: Kopie faktury za fixní náklady na stáž Datum: Podpis stážisty:
Vyplní FDV: Zkontroloval konzultant FDV (podpis): Datum: Vyplní finanční manažer FDV: Schválil: Datum: Poznámky:
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 8
Čestné prohlášení poskytovatele stáže1 k podpoře malého rozsahu (de minimis) Název projektu
Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2
Registrační číslo projektu
CZ.1.07/3.1.00/49.0001
Obchodní název/Jméno, příjmení poskytovatele stáže Sídlo/místo podnikání IČO 1. Účetní období Poskytovatel stáže prohlašuje, že jako účetní období používá: jsou shodná s kalendářními roky (tedy vždy 1. 1. – 31. 12. příslušného roku). nejsou shodná s kalendářními roky (tj. subjekt používá jako účetní období hospodářský rok), a jsou následující: Od
Do
současné účetní období předcházející účetní období předcházející účetní období 2 2. Podniky2 propojené s podnikem poskytovatele stáže Podnik poskytovatele stáže se považuje za propojený 3 s jinými podniky, pokud mezi sebou mají tyto subjekty některý z následujících vztahů: a) jeden subjekt vlastní více než 50 % hlasovacích práv, která náležejí akcionářům či společníkům, v jiném subjektu; b) jeden subjekt má právo jmenovat nebo odvolat více než 50 % členů správního, řídícího nebo dozorčího orgánu jiného subjektu; c) jeden subjekt má právo uplatňovat více než 50% vliv v jiném subjektu podle smlouvy uzavřené s daným subjektem nebo dle ustanovení v zakladatelské smlouvě nebo ve stanovách tohoto subjektu; d) jeden subjekt, který je akcionářem nebo společníkem jiného subjektu, ovládá sám, v souladu s dohodou uzavřenou s jinými akcionáři nebo společníky daného subjektu, více než 50 % hlasovacích práv, náležejících akcionářům nebo společníkům, v daném subjektu.
Subjekty, které mají s poskytovatelem stáže jakýkoli vztah uvedený pod písm. a) až d) prostřednictvím jednoho nebo více dalších subjektů, se také považují za podnik propojený s poskytovatelem stáže. Do výčtu podniků propojených přímo či zprostředkovaně s poskytovatelem stáže se zahrnují osoby zapsané v základním registru právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci ("registr osob") v souladu se zákonem č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
Za poskytovatele stáže je považován žadatel o podporu malého rozsahu (de minimis). Za podnik lze považovat podnikatele definovaného v zákoně č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. 3 Bližší informace o propojeném podniku naleznete v METODICKÉ PŘÍRUČCE k aplikaci pojmu „jeden podnik“ z pohledu pravidel podpory de minimis dostupné na http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/aktuality-z-verejne-podpory/1811-poskytovani-podpor-deminimis-od-1-7-2014-dle-novelizovanych-predpisu.html 1 2
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Poskytovatel stáže prohlašuje, že: není ve výše uvedeném smyslu propojen s jiným podnikem. je ve výše uvedeném smyslu propojen s následujícími podniky: Obchodní jméno podniku/ Jméno a příjmení Sídlo/Adresa
IČ/Datum narození
3. Poskytovatel stáže dále prohlašuje, že jeho podnik v současném a 2 předcházejících účetních obdobích: nevznikl spojením podniků či nabytím podniku *. vznikl spojením (fúzí splynutím4) níže uvedených podniků: nabytím (fúzí sloučením5) převzal jmění níže uvedeného/uvedených podniku/ů: Obchodní jméno podniku
Sídlo
IČ
Výše uvedené změny spočívající ve spojení či nabytí podniků: jsou již zohledněny v Centrálním registru podpor malého rozsahu. nejsou zohledněny v Centrálním registru podpor malého rozsahu. 4. Poskytovatel stáže prohlašuje, že podnik v současném a 2 předcházejících účetních obdobích: nevznikl rozdělením (rozštěpením nebo odštěpením6) podniku *. vznikl rozdělením níže uvedeného podniku: Obchodní jméno podniku
Sídlo
IČ
a převzal jeho činnosti, na něž byla dříve poskytnutá podpora de minimis použita7. Poskytovateli stáže byly přiděleny následující (dříve poskytnuté) podpory: Datum poskytnutí
Poskytovatel podpory
Částka v Kč
* Pokud poskytovatel stáže v bodě 3 tohoto prohlášení prohlásil, že nevznikl spojením podniků či nabytím podniku, další údaje v bodě 3 nevyplňuje. Pokud poskytovatel stáže v bodě 4 tohoto prohlášení prohlásil, že nevznikl rozdělením (rozštěpením nebo odštěpením) podniku, další údaje v bodě 4 nevyplňuje. 4 Viz § 62 zákona č. 125/2008 Sb., o přeměnách obchodních společností a družstev, ve znění pozdějších předpisů. 5 Viz § 61 zákona č. 125/2008 Sb. 6 Viz § 243 zákona č. 125/2008 Sb. 7 Pokud by na základě převzatých činností nebylo možné dříve poskytnuté podpory de minimis rozdělit, rozdělí se podpora poměrným způsobem na základě účetní hodnoty vlastního kapitálu nových podniků k datu účinku rozdělení (viz čl. 3 odst. 9 nařízení č. 1407/2013, č. 1408/2013 a nařízení č. 717/2014).
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Výše uvedené změny spočívající v rozdělení podniků: jsou již zohledněny v Centrálním registru podpor malého rozsahu. nejsou zohledněny v Centrálním registru podpor malého rozsahu. 5. Poskytovatel stáže níže svým podpisem
potvrzuje, že výše uvedené údaje jsou přesné a pravdivé a jsou poskytovány dobrovolně;
se zavazuje k tomu, že v případě změny předmětných údajů v průběhu administrativního procesu poskytnutí podpory de minimis bude neprodleně informovat poskytovatele dané podpory o změnách, které u něj nastaly;
souhlasí se zpracováním svých osobních údajů obsažených v tomto prohlášení ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, za účelem evidence podpor malého rozsahu v souladu se zákonem č. 215/2004 Sb., o úpravě některých vztahů v oblasti veřejné podpory a o změně zákona o podpoře výzkumu a vývoje, ve znění pozdějších předpisů. Tento souhlas uděluji správci a zpracovateli 8 , kterým je Fond dalšího vzdělávání pro všechny údaje obsažené v tomto prohlášení, a to po celou dobu 10 let ode dne udělení souhlasu. Zároveň si je žadatel vědom svých práv podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.
V ……………………….…
dne …………………………
……………………………………………………………… Razítko a podpis poskytovatele stáže
Správcem je koordinační orgán ve smyslu zákona č. 215/2004 Sb., o úpravě některých vztahů v oblasti veřejné podpory a o změně zákona o podpoře výzkumu a vývoje, ve znění p. p., zpracovatelem je poskytovatel podpory de minimis. 8
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 9
Přehled uznatelných dokladů nahrazujících školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností Školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností může být nahrazeno platnými doklady o absolvování níže uvedených programů akreditovaných MŠMT (pokud není uvedeno jinak): A. Doklady o absolvování rekvalifikací či akreditovaných kurzů: 1. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Lektor dalšího vzdělávání 2. Doklady o absolvování akreditovaného kurzu Lektor/lektorka (pro oblast vzdělávání dospělých) 3. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Lektor/lektorka 4. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Kouč1 5. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Instruktor odborného výcviku 6. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Pedagogické minimum (též Doplňující pedagogické studium, Studium v oblasti pedagogických věd) 7. Doklady o absolvování akreditovaných kurzů Pedagogické minimum pro instruktory odborného výcviku B. Doklady o absolvování vysokoškolského studia v oblasti pedagogiky a andragogiky: 1. Doklady o absolvování vysokoškolského studia v programu Andragogika 2. Doklady o absolvování vysokoškolského studia v programu Pedagogika, Učitelství pro základní školy, Učitelství pro střední školy a Specializace v pedagogice C. Doklady o složení zkoušek dle Národní soustavy kvalifikací: 1. Doklady o složení zkoušky profesní kvalifikace Lektor dalšího vzdělávání 2. Doklady o složení zkoušky profesní kvalifikace Instruktor praktického vyučování (nyní ve schvalovacím procesu)
Kromě akreditace MŠMT jsou uznatelné doklady akreditované International Coach Federation, European Mentoring and Coaching Council a Českou asociací pro mentoring a koučink, které splňují mezinárodní standardy zkoušek pro mentoring a koučing. 1
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Příloha 10A
Čestné prohlášení mentora stáže - zaměstnance poskytovatele stáže
Mentor stáže: Jméno, příjmení (titul): Datum narození: Adresa trvalého pobytu: Název/jméno poskytovatele stáže: IČO poskytovatele stáže: Já, výše uvedený/á……………………………………………………………..., svým podpisem stvrzuji, že:
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže; jsem s poskytovatelem stáže v pracovněprávním vztahu po dobu alespoň 6 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení; souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty) a nesu plnou odpovědnost za její realizaci; beru na vědomí, že v průběhu realizace stáže budu na straně poskytovatele stáže zajišťovat komunikaci s Fondem dalšího vzdělávání; nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; souběžně s vedením odborné stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (reg. č. CZ.1.07/3.1.00/49.0001) nevedu v pozici mentora jinou odbornou stáž v tomto projektu ani pracovní stáž v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.00001); nejsem v pracovněprávním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (platí pro pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti); nejsem žákem ani studentem (dle zákona č. 561/2004 Sb., ani dle zákona č. 111/1998 Sb.)1.
Čestně prohlašuji, že všechny mnou v tomto čestném prohlášení uvedené informace jsou pravdivé. Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001.
V………………….. dne………………….
…………………………………………. vlastnoruční podpis mentora
Tato podmínka se vztahuje pouze na mentory, kteří v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ absolvují školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností. 1
Příloha 10B
Čestné prohlášení mentora stáže - fyzické osoby podnikající podle živnostenského zákona nebo podle zvláštních předpisů
Mentor stáže: Jméno, příjmení: Datum narození: Adresa trvalého pobytu/místo podnikání: Název/jméno poskytovatele stáže: IČO poskytovatele stáže:
Já, výše uvedený/á…………………………………………………………….., svým podpisem stvrzuji, že: :
splňuji kvalifikaci danou šablonou stáže; předmět mé činnosti je v souladu s kvalifikací danou šablonou stáže a danou činnost vykonávám jako svoji primární činnost, tj. že jí zabývám převážně, soustavně a kontinuálně minimálně 6 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení; souhlasím s metodickým vedením stáže (resp. stážisty) a nesu plnou odpovědnost za její realizaci; beru na vědomí, že v průběhu realizace stáže budu na straně poskytovatele stáže zajišťovat komunikaci s Fondem dalšího vzdělávání; nejsem ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; souběžně s vedením odborné stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (reg. č. CZ.1.07/3.1.00/49.0001) nevedu též v pozici mentora jinou odbornou stáž v tomto projektu ani pracovní stáž v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.00001); nejsem v pracovněprávním vztahu s Fondem dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (platí pro pracovní poměr, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti); nejsem žákem ani studentem (dle zákona č. 561/2004 Sb., ani dle zákona č. 111/1998 Sb.) 1.
Čestně prohlašuji, že všechny mnou v tomto čestném prohlášení uvedené informace jsou pravdivé. Zároveň souhlasím s poskytnutím a zpracováním osobních údajů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, pro účely projektu s názvem „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/49.0001. V………………….. dne………………….
…………………………………………. vlastnoruční podpis mentora stáže
Tato podmínka se vztahuje pouze na mentory, kteří v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ absolvují školení mentorů v oblasti rozvoje mentorských dovedností. 1
