MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČ: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, registrační číslo CZ.1.04/2.1.00/C8.00001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 2.0 Účinnost od: 1. 2. 2015 Schválila: Mgr. Martina Vlasáková, koordinátor projektu Datum vydání: 27. 1. 2015
1
Obsah 1
Úvod................................................................................................................................ 6
2
Přehled základních pojmů ............................................................................................... 7
3
Základní informace pro poskytovatele stáže .................................................................. 10 3.1
Vymezení poskytovatele stáže ...............................................................................10
3.2
Podpora malého rozsahu – de minimis...................................................................11
3.3
Osoby poskytovatele ..............................................................................................13
4
Stážista ......................................................................................................................... 16
5
Stručný popis průběhu realizace stáží ........................................................................... 18
6
5.1
Stáže – základní informace ....................................................................................18
5.2
Zapojení do projektu...............................................................................................20
5.3
Zahájení a průběh stáže – základní informace .......................................................21
5.4
Finanční podpora (hraditelné náklady) ...................................................................22
Registrace poskytovatele stáže v IS SEP ...................................................................... 24 6.1
7
Vypsání karty stáže ....................................................................................................... 26 7.1
8
9
Registrační formulář v IS SEP ................................................................................25
Postup vypsání karty stáže.....................................................................................26
Spárování poskytovatele stáže a stážisty ...................................................................... 30 8.1
Přihlášení zájemců .................................................................................................30
8.2
Výběr stážistů.........................................................................................................31
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV ..................... 32 9.1
Harmonogram stáže ...............................................................................................33
9.2
Dohoda o provedení práce .....................................................................................37
9.3
Smlouva o stáži ......................................................................................................37
10 Zahájení stáže ............................................................................................................... 40 10.1
E-learningový kurz..................................................................................................40
10.2
Vstupní evaluační dotazník ....................................................................................40
10.3
Dotazník o poskytovateli ........................................................................................40
11 Průběh realizace stáže .................................................................................................. 41 11.1
Docházka na stáž (pracovní výkaz) ........................................................................42
11.2
Změny v průběhu realizace stáže ...........................................................................43
2
11.2.1
Změny ze strany poskytovatele stáže ..............................................................43
11.2.2
Změny v docházce na stáž ..............................................................................44
11.2.3
Změny v docházce ze strany mentora .............................................................46
12 Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................. 47 12.1
Poradenství ............................................................................................................47
12.2
Závěrečný evaluační dotazník ................................................................................47
12.3
Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) ...........................................48
12.4
Certifikát .................................................................................................................48
12.5
Ukončení stáže ......................................................................................................49
13 Fakturace ...................................................................................................................... 50 14 Kontroly ......................................................................................................................... 53 14.1
Typy kontrol............................................................................................................53
14.1.1
Administrativní kontrola ...................................................................................53
14.1.2
Kontrola na místě ............................................................................................54
14.2
Výsledky kontroly ...................................................................................................55
3
Změnový list Manuál pro poskytovatele stáží verze 2.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele stáží verze 1.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled doporučujeme prostudovat celou verzi 2.0 Manuálu pro poskytovatele stáží. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
Celý dokument
Pojem oprávněná osoba poskytovatele stáže
3.3 (s. 13)
Dotazník o poskytovateli
10.3 (s. 40)
Specifikace mentora stáže (Zapracován Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro poskytovatele stáží.)
3.3 (s. 13 14)
Specifikace kontaktní osoby: Kontaktní osoba je povinna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému vypsání karty stáže. (Zapracován Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro poskytovatele stáží)
2 (s. 8)
Změna v pravidlech plánování docházky v harmonogramu: Docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy, ty mohou být naplánovány až na 12 hodin).
9.1 (s. 34)
Hlášení změn prostřednictvím změnového listu (který je součástí dokumentu „harmonogram stáže“), další upřesnění hlášení změn v docházce. V případě náhlých neočekávaných změn (např. v případě náhlé nemoci stážisty), které nebylo možné z objektivních důvodů nahlásit předcházející pracovní den do 14:00, má mentor povinnost změnu nahlásit konzultantovi (případně kontaktuje příslušného vedoucího pracovníka FDV, jehož kontakt je uveden ve Smlouvě o stáži) jakoukoliv formou ihned po jejím zjištění.
11.2.2 (s. 44 - 45)
Doplnění pravidla schvalování služebních cest: Služební cesty jsou ze strany FDV schvalovány s ohledem na příslušnou NPP a průběh a fázi stáže.
9.1 (s. 35 36)
Po spárování stáže komunikuje FDV výhradně přímo s poskytovatelem stáže (mentorem, případně oprávněnou osobou) a stážistou. Komunikace prostřednictvím jiných osob poté již není možná (upřesnění v poznámce pod čarou).
1 (s. 7)
FDV si vyhrazuje právo pořizovat zvukový záznam z telefonických hovorů mezi pracovníky FDV a účastníky projektu za účelem zjištění zpětné vazby na realizaci jednotlivých stáží a projektu.
1 (s. 7)
Upřesnění informací k e-learningu
10.1 (s. 40)
Upřesnění informací k poradenství
12.1 (s. 47)
Doplnění, kdy si FDV si vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o stáži: V případě nesoučinnosti mentora.
9 (s. 33)
Karta stáže již není přílohou Smlouvy o stáži.
9.3 (s. 37)
Upřesnění podmínek k poskytnutí podpory de minimis, pojem propojený podnik
3.2 (s. 12)
Je-li mentor OSVČ, dokládá sken dokladů prokazujících, že rámec činností stanovených danou nabídkou pracovní pozice je primární činností poskytovatele stáže. (Zapracován Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro poskytovatele stáží.)
7.1 (s. 29)
Upřesnění podmínek pro zájemce o stáž/stážisty - studenti jednoletého denního studia jazykové školy
4 (s. 16)
V případě nejasností si FDV vyhrazuje právo vyžádat si další dokumenty prokazující, že zájemce spadá do cílové skupiny.
4 (s. 16)
Kdo nesmí být stážistou - doplnění a upřesnění informací
4 (s. 17)
E-mail, pod kterým se mentor do IS SEP zaregistruje, je v případě realizace stáže e-mailem, prostřednictvím kterého (a žádného jiného) mentor komunikuje s FDV.
6.1 (s. 25)
Veškeré doložené dokumenty a informace musí být v českém jazyce (v opačném případě bude KS vrácena k opravě a schválena bude moct být až po dodání daného dokumentu v češtině).
7.1 (s. 29)
Poskytovatel při vypsání karty stáže vkládá do IS SEP sken čestného prohlášení poskytovatele stáže k podpoře malého rozsahu (de minimis). (Zapracován Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro poskytovatele stáží.)
7.1 (s. 29)
4
Po úspěšném absolvování e-learningu má stážista možnost vygenerovat si v IS SEP certifikát.
10.1 (s. 40)
Specialista může zastoupit mentora v krátkodobé nepřítomnosti, je-li mentor nepřítomen déle, je nutné stáž přerušit, příp. změnit mentora.
11.2.3 (s. 46 - 47)
Doplnění pravidel v případě plánování harmonogramu stážisty mladšího 18 let
9.1 (s. 35) 10.2 (s. 40)
Upřesnění informací týkajících se evaluačních dotazníků
12.2 (s. 47)
Informaci o schválení daného pracovního výkazu najde stážista v systému SEP v poli „Poznámka od konzultanta“ u dané stáže.
11.1 (s. 43)
Závěrečný report není nutné zasílat přidělenému konzultantovi elektronicky ke schválení.
12.3 (s. 48)
Doplnění informací k předčasnému ukončení stáže
12.5 (s. 49 50)
FDV uhradí fakturu na ten účet poskytovatele stáže, který je uveden ve Smlouvě o stáži.
13 (s. 53)
Do textu na faktuře již není nutné uvádět termín konání stáže.
13 (s. 51 52)
Doplnění informací do kapitoly Kontroly
14 (s. 53)
5
1 Úvod Cílem tohoto manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací a pravidly projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.00001, krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do informačního systému SEP (Systém efektivního párování, dále také jen „IS SEP“) a průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (dále také jako „projekt“ nebo „Stáže pro mladé 2“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt je realizován na základě právního aktu ze dne 26. 3. 2014 od 1. února 2014 do 31. srpna 2015 a jeho hlavním cílem je podpora individuálního profesního rozvoje mladých zájemců o zaměstnání a zvýšení možnosti jejich uplatnění na trhu práce. V rámci projektu nastoupí budoucí absolventi jako stážisté k zaměstnavatelům, kde si osvojí pracovní návyky a získají praktické znalosti v oboru, který studují. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. FDV má právo v průběhu projektu vydat metodický pokyn, upravující podmínky uvedené v tomto manuálu, který je pro všechny účastníky projektu závazný s okamžitou účinností. O všech změnách jsou účastníci projektu v případě zájmu1 informováni e-mailem. Účastníci projektu jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v IS SEP a na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. FDV si vyhrazuje právo provádět změny v realizaci projektu vzhledem k průběhu čerpání finančních prostředků projektu. Úplné a závazné informace o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazepromlade.cz nebo u pracovníků FDV. Informace na webových stránkách www.stazepromlade.cz jsou průběžně aktualizovány, je proto nutné tyto webové stránky pravidelně sledovat a řídit se jimi. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ prostřednictvím e-mailové adresy
[email protected], či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Po výběru stážisty je vždy poskytovateli stáže přidělen konzultant FDV, který zajišťuje administrativní vedení konkrétní stáže. Konzultant FDV připravuje Smlouvu o stáži a je poskytovateli stáže i stážistovi k dispozici v průběhu realizace stáže – od zahájení administrativních příprav stáže až po její ukončení. Není proto nutné, aby poskytovatel stáže v jakékoli fázi projektu využíval služeb externího subjektu. Po spárování stáže komunikuje 1
V případě, že má uživatel v IS SEP zaškrtnuto, že má zájem o zasílání novinek na e-mail.
6
FDV výhradně přímo s poskytovatelem stáže (mentorem, případně oprávněnou osobou) a se stážistou. Komunikace prostřednictvím jiných osob poté již není možná.2 Bližší informace o projektu je možné obdržet také na telefonní infolince3 – 777 492 495, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin. FDV si vyhrazuje právo pořizovat zvukový záznam z telefonických hovorů mezi pracovníky FDV a účastníky projektu za účelem zjištění zpětné vazby na realizaci jednotlivých stáží a projektu. Projekt „Stáže pro mladé 2“ napomáhá efektivně řešit problém nedostatečné praxe, s nímž se potýká řada absolventů a mladých zájemců o zaměstnání při hledání pracovního uplatnění na trhu práce. Projekt přináší účastníkům řadu výhod: propojení teorie s praxí – nové znalosti, zkušenosti z oboru, který studují; možnost pracovat, získání pracovních návyků, seznámení se s firemní kulturou, adaptace v pracovní skupině, trénink týmové práce; zvýšení konkurenceschopnosti na pracovním trhu; odborný dohled mentora; navázání pracovních kontaktů; možnost nástupu do zaměstnání po skončení stáže u daného poskytovatele (stážista však nástup do zaměstnání u poskytovatele stáže nemůže nárokovat); individuálně upravený časový harmonogram stáže; získání certifikátu – dokladu o absolvování stáže; získání
certifikátu o absolvování kurzu měkkých dovedností prostřednictvím e-learningového kurzu;
absolvování individuálního poradenství zaměřeného na získání znalostí a dovedností důležitých při vstupu na trh práce.
2
Přehled základních pojmů
SEP (Systém Efektivního Párování) IS SEP (dostupný na www.stazepromlade.cz) slouží k propojení zájemců o stáž/stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, který slouží k registraci zájemců o FDV plně akceptuje zastupování dle občanského zákoníku, a to jak smluvní, tak zákonné zastoupení. Avšak pro potřeby komunikace FDV se stážistou, mentorem či oprávněnou osobou poskytovatele nemá smluvní zastoupení místo, neboť v takovém případě by byl eliminován osobnostní prvek, nezbytně nutný k realistickému vyjádření zkušenosti konkrétní osoby. Ve chvíli, kdy je stáž zahájena, FDV potřebuje komunikovat napřímo s mentorem a stážistou, protože v dané době se nejčastěji řeší konkrétní záležitosti stáže (jaké činnosti stážista na stáži vykonává, zda je mentor i stážista na stáži přítomen v garantovaném intervalu, změny v docházce, atp.). Jedná se tedy o informace, které externí subjekt nemá k dispozici. 3 Infolinka projektu je zpoplatněna podle běžného tarifu telefonního operátora volajícího. 2
7
stáž a poskytovatelů stáží, výběru vhodných stážistů, realizaci stáží, monitorování průběhu a samotného ukončení stáží. Systém zajišťuje maximální informovanost zapojených subjektů prostřednictvím vyplňovaných informací a prostřednictvím zveřejněných dokumentů. Stážista Stážista je žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu) s trvalým pobytem na území ČR, který je zároveň žákem posledního ročníku střední školy (SŠ) nebo studentem posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) či vysoké školy (VŠ), případně studentem jednoletého denního studia na jazykové škole. Poskytovatel stáže Poskytovatel stáže může být subjekt soukromého nebo soukromého neziskového sektoru, zřízený a právoplatně zapsaný jako ekonomický subjekt déle než jeden rok před vypsáním karty stáže a nesmí mít ke dni podpisu Smlouvy o stáži žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu k orgánům veřejné správy. Mentor stáže Mentor stáže (dále také jen “mentor“) je poskytovatelem stáže určená fyzická osoba zodpovědná za průběh a kvalitu stáže i za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Odborně vede stážistu v průběhu stáže, vystupuje v roli rádce a přímého nadřízeného. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže. V průběhu stáže komunikuje s konzultantem FDV. Poskytovatel stáže má povinnost zajistit mentorovi přístupové údaje do IS SEP. FDV komunikuje s mentorem pouze prostřednictvím e-mailu, kterým se mentor registroval do IS SEP. Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí zaměstnanec poskytovatele stáže, případně osoba, která je pověřená poskytovatelem stáže zastávat tuto roli (v souladu s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP). Kontaktní osoba je povinna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému vypsání karty stáže. Harmonogram stáže Harmonogram stáže je rozpis hodin, kdy bude stážista docházet na stáž. Určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli stáže, včetně hodinové dotace a uvedení garantovaného intervalu (časového intervalu tří hodin). Harmonogram je klíčovou přílohou Smlouvy o stáži.
8
Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel stáže jsou povinni ho dodržovat. Změny harmonogramu zasahující do garantovaného intervalu má mentor dané stáže povinnost předem hlásit FDV a lze je provést až po schválení ze strany FDV. Garantovaný interval Garantovaným intervalem jsou 3 hodiny souvislé docházky v každém dni stáže, které jsou součástí harmonogramu. V tomto intervalu garantuje poskytovatel stáže přítomnost stážisty na místě výkonu stáže ve dnech docházky na stáž. Konkrétní termíny garantovaného intervalu (od – do) uvede mentor přímo v harmonogramu v souladu s domluvou se stážistou. Jakákoliv změna v garantovaném intervalu musí být mentorem hlášena přidělenému konzultantovi FDV. Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje se zájemci o stáž/stážisty a s osobami poskytovatele stáže. Na základě údajů poskytnutých stážistou a poskytovatelem stáže připravuje Smlouvu o stáži, schvaluje změny v docházce na stáž apod. V průběhu realizace stáže je poskytovateli stáže i stážistovi k dispozici pro případ řešení jakýchkoliv situací souvisejících s projektem. Nabídka pracovní pozice (NPP) Nabídka pracovní pozice (dále také jen „NPP) představuje základní rámec stáže. Obsahuje výchozí informace o stáži (rámec pracovních činností, požadavky na mentora apod.), dále procentuální zapojení mentora a vyčíslení hraditelných hodinových nákladů spojených s poskytnutou stáží. Nabídky pracovních pozic jsou předdefinované v IS SEP. K těmto zveřejněným nabídkám může poskytovatel stáže vypisovat jednotlivé karty stáže (tj. konkrétní nabídky stáží). Karta stáže Kartu stáže (dále také jen „KS“) vytváří poskytovatel stáže na základě nabídky pracovní pozice. Plní roli konkrétního inzerátu a obsahuje tyto části: název pracovní pozice a její popis; místo výkonu stáže; kontaktní osoba; specifické činnosti vykonávané na pracovní stáži; další požadavky na stážistu; údaje o mentorovi; termín zahájení stáže; počet hodin; délka stáže v měsících.
9
Smlouva o stáži Smlouva o stáži (dále také jen „Smlouva“) společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Ve Smlouvě je mimo jiné uvedena informace o výši nákladů spojených s realizací stáže (tj. finanční částce, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV v případě splnění všech podmínek ze strany poskytovatele stáže i stážisty poskytovateli stáže na základě Smlouvy uhradí). Tato částka je uvedena včetně DPH. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou, resp. jeho zákonným zástupcem a FDV). Každá ze smluvních stran obdrží jeden výtisk Smlouvy. Základní pojmy jsou dále rozpracovány v příslušných kapitolách tohoto manuálu.
3 Základní informace pro poskytovatele stáže 3.1 Vymezení poskytovatele stáže Poskytovateli stáží mohou být subjekty soukromého sektoru – obchodní korporace (firmy), které podnikají na území České republiky a jsou zde právoplatně registrovány jako4: osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle
zvláštních předpisů; osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle
zvláštního předpisu. Poskytovatelem stáže může být také subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru. Subjekty veřejného sektoru (státní a veřejná správa a jimi zřízené organizace) nemohou5 být poskytovatelem stáže. Subjekty (potenciální poskytovatelé), které se rozhodnou zapojit do projektu, musí být zřízeny a právoplatně zapsány jako ekonomické subjekty déle než jeden rok před vypsáním karty stáže a nesmí mít ke dni podpisu Smlouvy žádné závazky po lhůtě splatnosti ve vztahu k orgánům veřejné správy (zejména daňové nedoplatky a penále, nedoplatky na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, na pojistném a penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, odvody za porušení rozpočtové kázně atd., či další nevypořádané finanční závazky z jiných projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU vůči orgánům, které prostředky těchto fondů poskytují) s tím, že poskytovatel stáže podepisuje takové čestné prohlášení o bezdlužnosti. 4 5
Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích). Podmínka je daná výzvou č. C8 OP LZZ, v rámci které je projekt realizován.
10
3.2 Podpora malého rozsahu – de minimis Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stáže stážistovi fakturu, jejíž náležitosti jsou podrobně uvedeny v kapitole 13 Fakturace, která je následně za stážistu poskytovateli stáže proplacena ze strany FDV (z rozpočtu projektu). Částka za poskytnutou stáž je poskytovateli stáže vyplacena ve formě veřejné podpory malého rozsahu („de minimis“). Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu podniku6 během předchozích tří účetních období (včetně aktuálního), tzv. rozhodného období, přesáhnout výši odpovídající limitní částce dle příslušného nařízení Evropské komise (viz níže). Uvedený finanční limit platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v rozhodném období. Výše podpory de minimis se řídí následujícími pravidly: Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013 ze dne 18. prosince 2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie na podporu de minimis, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 352/1 dne 24. prosince 2013 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za rozhodné období (100 000 EUR v případě podniků provozujících silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (EU) č. 1408/2013 ze dne 18. prosince 2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie na podporu de minimis v odvětví zemědělství, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 352/9 dne 24. prosince 2013 nesmí přesáhnout částku 15 000 EUR za rozhodné období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (EU) č. 717/2014 ze dne 27. června 2014 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie na podporu de minimis v odvětví rybolovu a akvakultury, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 190/45 dne 28. června 2014 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za rozhodné období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (EU) č. 360/2012 ze dne 25. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie na podporu de minimis udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu, publikovaného v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za rozhodné období.7
Definice jednoho podniku je uvedena v Metodické příručce k aplikaci pojmu „jeden podnik“ dle pravidel podpory de minimis, dostupné zde: http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/nejcastejsi-oblasti-verejne-podpory/podporade-minimis.html. 7 http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/sluzby-obecneho-hospodarskeho-zajmu.html. 6
11
Za jeden podnik8 („propojený podnik“) jsou pro účely těchto nařízení považovány veškeré subjekty, které mezi sebou mají alespoň jeden z následujících vztahů: a) jeden subjekt vlastní více než 50 % hlasovacích práv, která náležejí akcionářům nebo společníkům, v jiném subjektu; b) jeden subjekt má právo jmenovat nebo odvolat více než 50 % členů správního, řídícího nebo dozorčího orgánu jiného subjektu; c) jeden subjekt má právo uplatňovat více než 50% vliv v jiném subjektu podle smlouvy uzavřené s daným subjektem nebo dle ustanovení v zakladatelské smlouvě nebo ve stanovách tohoto subjektu; d) jeden subjekt, který je akcionářem nebo společníkem jiného subjektu, ovládá sám, v souladu s dohodou uzavřenou s jinými akcionáři nebo společníky daného subjektu, více než 50 % hlasovacích práv, náležejících akcionářům nebo společníkům, v daném subjektu. Subjekty, které mají jakýkoli vztah uvedený pod písm. a) až d) prostřednictvím jednoho nebo více dalších subjektů, jsou také považovány za jeden podnik. Podniky, které mají přímou vazbu na tentýž orgán veřejné moci (obec, kraj apod.) a nemají žádný vzájemný vztah, se za „propojené podniky“ nepovažují. Podporu de minimis dle Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013 nelze poskytnout: na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím, na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností; v případě podpory podmiňující použití domácího zboží na úkor dováženého zboží. Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky příslušného nařízení Evropské komise týkající se přiznání podpory malého rozsahu (de minimis), a to ke dni podpisu Smlouvy o stáži. Již v průběhu registrace do projektu (v IS SEP) se poskytovatel stáže odsouhlasením Všeobecných podmínek využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP (dále také jen „Všeobecné podmínky SEP“) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde ke dni podpisu Smlouvy k překročení maximální výše finanční podpory de minimis. Tuto skutečnost poté dokládá v okamžiku vypisování karty čestným prohlášením poskytovatele stáže k podpoře malého rozsahu (de minimis) (dále jen „čestné prohlášení k de minimis“) (ke stažení v IS SEP v sekci Společné dokumenty). V případě, že poskytovatel stáže by již překročil výši stanoveného limitu podpory malého rozsahu, je povinen o tom neprodleně informovat FDV.
Propojenost podniků se sleduje pouze u podniků sídlících na území stejného členského státu, tj. pouze na území ČR. 8
12
Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu (de minimis) je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis9. V registru lze vyhledat příjemce10 a zjistit, zda splňuje výše uvedené podmínky.
3.3 Osoby poskytovatele Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit odpovídající podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě nabídky pracovní pozice, karty stáže a Smlouvy o stáži, která je uzavírána mezi poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Na realizaci stáže se ze strany poskytovatele stáže podílejí zejména následující osoby, mající různé kompetence: Osoba/y, která/é uzavřela/y Smlouvu o stáži (dále jen „oprávněná osoba poskytovatele stáže“): osoba odpovědná za realizaci stáže na straně poskytovatele stáže; touto osobou může být u subjektu, zapsaného ve veřejném rejstříku, osoba zapsaná
jako „statutární orgán“, prokurista, osoba, pověřená k tomuto úkolu plnou mocí apod. s tím, že v případě fyzické osoby jde především o tuto osobu, která však může být zastoupena obdobně11; podepisuje Smlouvu o stáži (případně dodatky ke Smlouvě), čestné prohlášení k de
minimis, certifikát o absolvování stáže pro stážistu, čestné prohlášení o bezdlužnosti. Mentor stáže Mentor stáže je zaměstnanec poskytovatele stáže, který splňuje podmínky stanovené NPP a tímto manuálem (viz níže). Pouze v případě, že poskytovatelem stáže je osoba samostatně výdělečně činná (dále také jen „OSVČ“), která nemá takového zaměstnance, může být mentorem sama OSVČ. Mentor může mít přiděleného jednoho stážistu. zaměstnanec poskytovatele stáže může být mentorem, pokud jeho pracovněprávní
vztah je sjednán ve výši 40 hodin/týden (v odůvodněných případech 37,5 hodin/týden), je platný nejméně po dobu 6 měsíců před tím, než poskytovatel odeslal danou kartu stáže ke schválení, a činnosti stanovené danou nabídkou pracovní pozice tvoří převážnou část jeho aktuální pracovní náplně. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel stáže nabízel stáže pouze na takových pozicích, se kterými má již praxi, a může tedy zajistit efektivní přenos znalostí; osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) může být mentorem pouze v případě,
že je sama poskytovatelem stáže a nemá zaměstnance splňující podmínky dané nabídkou pracovní pozice konkrétní typové pozice a tímto manuálem. V případě, že OSVČ takového zaměstnance má, musí být mentorem tento zaměstnanec. To znamená, že v takovém případě nemůže být mentorem sama OSVČ. Zároveň musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu nejméně 6 měsíců před odesláním karty ke Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 10 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search. 11 Např. u společnosti s ručením omezeným je touto osobou primárně jednatel, který však může podpis Smlouvy delegovat na jinou osobu (plnou mocí apod.). 9
13
schválení v živnostenském rejstříku uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, a tuto činnost vykonává jako svoji primární činnost, tj. že se jí zabývá převážně, soustavně a kontinuálně minimálně 6 měsíců před vypsáním karty. Mentorem nesmí být spolupracující osoba; hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže; odborně a metodicky
vede stážistu, aby absolvoval všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice a kartě stáže; musí splňovat podmínky stanovené v nabídce pracovní pozice; hlavní kontaktní osoba při komunikaci s FDV v průběhu realizace stáže – poskytuje
součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na hlášení změn docházky, kontrolu řádné realizace stáže, dodávání požadovaných dokumentů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, pracovní výkazy stážisty apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže; podepisuje čestné prohlášení mentora, že splňuje základní požadavky na mentora
stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů. Splnění kvalifikačních požadavků dokládá mentor (při vypsání karty stáže, viz kapitola 7 Vypsání karty stáže) následujícími dokumenty: -
skenem originálu dokladu o dosaženém vzdělání, které je relevantní pro danou nabídku pracovní pozice;
-
kompletním životopisem mentora s aktuálními a úplnými údaji (doklad souladu kvalifikace mentora s kvalifikačními požadavky uvedenými v příslušné nabídce pracovní pozice);
-
skenem originálu pracovní smlouvy dokládajícím požadovaný pracovněprávní poměr (doklad prokazující pracovní zařazení mentora a existenci požadovaného pracovněprávního vztahu k datu odeslání karty stáže ke schválení) (je-li mentor zaměstnancem);
-
skenem dokladů prokazujících, že rámec činností stanovených danou nabídkou pracovní pozice je primární činností poskytovatele stáže (je-li mentor OSVČ).
Činnosti mentora: seznámení stážisty s fungováním organizace, její organizační strukturou a firemní kulturou, pozicí na trhu apod.; příprava materiálů (mentor zajistí veškeré pracovní potřeby a materiál pro stážistu, v případě potřeby další školící a podpůrné pomůcky a potřeby); školení v potřebných činnostech pro výkon pracovní stáže nebo zajištění takového školení; seznámení stážisty s průběhem pracovní stáže;
14
praktické vedení stážisty v praxi, zadávání a následná kontrola úkolů, poskytování zpětné vazby stážistovi; kontrola a podepisování pracovních výkazů stážisty; hlášení změn v průběhu realizace stáže;
vyplňování evaluačních dotazníků; spolupráce s konzultanty FDV, účast při kontrole na místě; sestavení závěrečného reportu, jehož součástí je i závěrečné zhodnocení stáže; další činnosti spojené s odborným vedením stáže. Specialisté
osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci činností uvedených v nabídce pracovní pozice, resp. karty stáže (dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže);
zaměstnanci poskytovatele stáže, kteří jsou zkušení v relevantních oblastech v rámci vykonávané stáže.
I v případě zapojení specialistů zůstává hlavní odpovědnou osobou mentor. Souběžně s vedením pracovní stáže v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.00001) mentor nesmí vést též v pozici mentora jinou pracovní stáž v tomto projektu ani odbornou stáž v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“ (reg. č. CZ.1.07/3.1.00/49.0001). U jednoho mentora tedy nesmí nastat souběh vedení pracovní stáže v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ a odborné stáže v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“. Mentor, který je mentorem v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, se může stát mentorem pracovní stáže v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ až poté, co ukončí mentorování stáže ve výše uvedených projektech a naopak. Mentor zapojený do projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ bere tuto skutečnost na vědomí podepsáním Čestného prohlášení – souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů, které je součástí Smlouvy o stáži. Mentorem nemůže být osoba, která je ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou ve smyslu § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah). Mentor nesmí být v pracovněprávním vztahu k Fondu dalšího vzdělávání v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (reg. č. CZ.1.04/2.1.00/C8.00001) (platí pro hlavní pracovní poměr a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr).
15
4 Stážista Stážistou může být: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu), který je zároveň: 1. Žákem posledního ročníku střední školy (SŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák SŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do posledního ročníku, během školního roku – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 2. Studentem posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) a vysoké školy (VŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může student VOŠ a VŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do předposledního semestru, s předpokládaným ukončením studia nejpozději do 12 měsíců od nástupu na stáž; během semestru – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 3. Studentem jednoletého denního studia jazykové školy s trvalým pobytem na území ČR. Jedná se o jednoleté denní studium jazykové školy, na které musí zájemce nastoupit v kalendářním roce, ve kterém ukončil vzdělání. Toto studium musí být poskytováno pouze subjekty zapsanými v aktuálním seznamu vzdělávacích institucí poskytujících jednoleté kurzy cizích jazyků s denní výukou od školního roku 2014/201512. Datum předpokládaného ukončení studia zájemce o stáž/stážisty musí být nejpozději do 12 měsíců od nástupu na danou stáž. Pro určení statusu žáka, respektive studenta je rozhodný školský zákon, respektive zákon o vysokých školách (nikoliv zákon o sociální podpoře). Dle výše zmíněných zákonů, přestává být žákem/studentem v okamžiku, kdy složí závěrečné zkoušky (případně také přeruší studium apod.). Potvrzení o studiu, které žák/student dokládá, musí zahrnovat předpokládané ukončení studia (datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky). V případě nejasností si FDV vyhrazuje právo vyžádat si další dokumenty prokazující, že zájemce o stáž spadá do cílové skupiny.
MŠMT v souladu s § 15 odst. 1 zákona č. 117/1995 Sb. o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, zveřejňuje seznam vzdělávacích institucí poskytujících jednoleté kurzy cizích jazyků s denní výukou od školního roku 2014/2015. 12
16
Stážistou nesmí být: 1. osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ); 2. žák/student, který se přihlásí na danou stáž ke konkrétnímu poskytovateli stáže, se kterým již v minulosti byl či aktuálně je v pracovněprávním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr)13 nebo v obdobném vztahu, který zakládá propojení mezi poskytovatelem stáže a stážistou, např. majetkové (jednatel, společník, majitel, statutární orgán, člen představenstva nebo dozorčí rady atd.); případně další obdobné případy, ve kterých by nebyl zachován základní princip projektu, tj. poskytnout praxi „externímu“ zájemci o stáž14 (např. odborná praxe v rámci školy); 3. osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle § 22 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah); 4. osoba, která má s FDV uzavřenou pracovní smlouvu či dohodu o práci konané mimo pracovní poměr dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů; 5. osoba, která absolvovala stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ (CZ.1.04/2.1.00/99.00001) nebo již absolvovala stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ (CZ.1.04/2.1.00/C8.00001)15; 6. osoba, která porušila podmínky projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ či projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ či jiného projektu realizovaného FDV. Zájemci o stáž mohou nastoupit pouze na takové stáže, které odpovídají oboru/programu, který momentálně studují. Pokud studují v době, kdy žádají o stáž, více studijních oborů/programů, je možné je uvést a rozšířit si možnost stáží v rozdílných odborných směrech16. V IS SEP je k dispozici veřejná databáze, která obsahuje doporučené obory studia pro dané pozice. Tato databáze je průběžně aktualizována. Na aktualizaci jsou zájemci o stáž v případě zájmu upozorněni e-mailem17, popř. aktualitou či prostřednictvím Facebooku. Studenti gymnázií a jazykových škol mohou z důvodu všeobecného zaměření jejich studií absolvovat pouze stáže, které nejsou odborně zaměřené (viz databáze). Zájemci o stáž musí být v době zahájení stáže žáky/studenty školy. Zahájením stáže se rozumí první den realizace stáže dle Smlouvy o stáži.
Neplatí o dohodě o provedení práce uzavírané v rámci Smlouvy o stáži. Sporné případy mohou být posuzovány individuálně. 15 Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž. 16 V tomto případě je žádoucí, aby zájemce o stáž doložil potvrzení o studiu vztahující se svým oborem k relevantní stáži. 17 V případě, že má uživatel v IS SEP zaškrtnuto, že má zájem o zasílání novinek na e-mail. 13
14
17
Oprávnění patřit do cílové skupiny doloží zájemce o stáž zejména potvrzením o studiu. Potvrzení o studiu musí být vydáno pro daný školní/akademický rok, kdy zájemce žádá o stáž, a musí být platné ke dni zahájení stáže18. Stážistou se může stát také nezletilá osoba. V tomto případě je nutné, aby byla Smlouva o stáži podepsána také zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Zákonný zástupce podepisuje vedle Smlouvy o stáži také žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže, ostatní dokumenty (DPP, čestné prohlášení stážisty, pracovní výkazy atd.) podepisuje sám stážista. Nedílnou součástí Smlouvy o stáži je čestné prohlášení stážisty, že je zájemcem o zaměstnání s cílem získat pracovní zkušenosti pro své budoucí uplatnění. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží však pouze na něm, zda tak učiní.
5 Stručný popis průběhu realizace stáží 5.1 Stáže – základní informace Stáže probíhají u soukromých subjektů, které zapojením do projektu získají možnost zaměstnat mladé zájemce o zaměstnání, navázat kontakty se studenty, budoucími absolventy a příležitost zaučit potencionálního budoucího pracovníka, případně se s ním domluvit na další spolupráci. Délka stáže je určena počtem hodin (volí poskytovatel stáže, dle svých možností a potřeb). Stáž lze realizovat v rozmezí 1 až 4 měsíců, s maximální časovou dotací 300 hodin. Počty hodin jsou rozděleny podle cílových skupin: žáci středních škol – min. 50, max. 300 hodin; studenti vysokých a vyšších odborných škol – min. 100, max. 300 hodin. Stážista má nárok na odměnu ve výši 60 Kč/hodinu za každý kalendářní měsíc, ve kterém odpracoval odpovídající počet hodin dle harmonogramu stáže, na základě dohody o provedení práce, kterou uzavře s poskytovatelem stáže. Celková výše náhrady mzdy stážisty se vypočítá podle skutečné délky stáže (podle skutečně odpracovaných hodin u poskytovatele stáže za celou dobu stáže). Poskytovatel stáže může stážistovi nabídnout vyšší odměnu, ovšem případné navýšení hodinové odměny stážisty ze strany poskytovatele stáže nad 60 Kč (výše stanovená ze strany FDV) není hraditelné v rámci realizace projektu a tyto náklady nese konkrétní poskytovatel stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci, dle data stanoveného v kartě stáže a následně ve Smlouvě o stáži, na kterém se všechny tři 18
Pro stáže začínající od 1. 10. a později musí být potvrzení o studiu platné pro aktuální školní/akademický rok.
18
strany dohodly. Začátek realizace stáže volí poskytovatel stáže dle možných termínů, které jsou nabízeny v IS SEP. Termín zahájení stáže uvedený v kartě při jejím vypsání je však pouze orientační. Jedná se o termín nejdříve možného začátku stáže, který může být z kapacitních důvodů ze strany FDV posunut. O případném posunu je poskytovatel stáže vždy informován. FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje po dohodě s poskytovatelem a stážistou upravit a posunout termín zahájení stáže ve vztahu na aktuální vývoj projektu. Stáž musí být realizována nad rámec školního kurikula. To znamená, že nesmí plnit funkci odborné praxe, která je součástí studijního programu (respektive studijního oboru) stážisty. V opačném případě zaniká poskytovateli nárok na úhradu nákladů spojených s realizací stáže v souladu se Smlouvou o stáži. Stážista nemůže vykonávat stáž v době, kdy se má dle studijního řádu či jiného pokynu účastnit školní docházky či praktické výuky. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu stáže (rozpisu docházky) – ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Harmonogram stanoví poskytovatel stáže ve spolupráci se stážistou. Jakékoli změny v harmonogramu musí být vždy v souladu s pravidly v kapitole 11.2 tohoto manuálu. Při změnách v docházce musí být dodržena celková hodinová dotace stáže, která je uvedena ve Smlouvě o stáži. Stáž je zahájena prvním dnem realizace stáže, který je uveden ve Smlouvě o stáži, příloze č. 2 – Harmonogram stáže. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou stanoveny rámcem činností v nabídce pracovní pozice, resp. kartě stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže. Pokud stážista nevykoná všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice, resp. kartě stáže prakticky a není se zbývajícími seznámen alespoň teoreticky,19 dochází k závažnému porušení podmínek projektu. Stážistu v průběhu stáže odborně vede poskytovatelem stáže určený mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Na průběhu stáže se mohou podílet také další osoby poskytovatele – specialisté, kteří dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže. Specialisté jsou pověřeni mentorem, který zůstává i v případě jejich zapojení hlavní osobou odpovědnou za zajištění kvality stáže. Poskytovatel stáže má přiděleného svého konzultanta FDV, kterému průběžně zasílá relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. V případě, že se subjekt (potenciální poskytovatel) rozhodne zapojit do projektu, registruje se do IS SEP (na adrese www.stazepromlade.cz), který slouží k propojení poskytovatelů Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice prakticky (např. z důvodu sezónnosti činnosti, životního cyklu realizovaného projektu atp.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen mentorem, případně jím pověřenými specialisty. 19
19
stáže, zájemců o stáž/stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi zúčastněnými stranami. Pokud není poskytovatel registrovaným uživatelem, je možné na portálu www.stazepromlade.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty. Pro získání podrobnějších informací o již nabízených stážích nebo pro vypsání vlastní karty stáže je nutné se na uvedeném portálu registrovat do IS SEP (viz kapitola 6 Registrace poskytovatele stáže v IS SEP). Registrace je nezávazná a bezplatná. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit: Smlouva o stáži včetně příloh; Manuál pro poskytovatele stáží a Manuál pro stážistu; Metodické pokyny k Manuálu pro poskytovatele stáží a Manuálu pro stážistu (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány). Tyto dokumenty jsou k dispozici v IS SEP ve složce pro poskytovatele stáže a v sekci Společné dokumenty (pro registrované do IS SEP).
5.2 Zapojení do projektu Pro zapojení do projektu je nutná registrace do IS SEP na portálu www.stazepromlade.cz. Dokončením registrace souhlasí poskytovatel stáže se Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP. Registrovaný poskytovatel stáže si v IS SEP pomocí přednastavených filtrů zvolí v jakém odborném směru a k jaké konkrétní nabídce pracovní pozice má zájem stáž poskytovat. Pro vybranou nabídku pracovní pozice pak v IS SEP vytvoří kartu stáže, kterou schvaluje konzultant FDV (viz kapitola 7 Vypsání karty stáže). Nabízené pracovní pozice vychází z nabídky šablon, která vznikla v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ realizovaného FDV. Více o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ naleznete na www.stazevefirmach.cz. Využití konkrétních nabídek pracovních pozic (a jejich zveřejňování) se odvíjí od průběhu projektu a od aktuální situace na trhu práce. S ohledem na aktuální situaci si FDV vyhrazuje právo NPP deaktivovat a jejich využívání omezit. Ke schválené kartě stáže se mohou přihlašovat zájemci o stáž, a to až do termínu, který je na kartě uveden. Zájemci, kteří nestudují obor, který je v souladu s vypsanou kartou stáže, případně nesplňují podmínky příslušnosti k cílové skupině projektu, jsou z výběru u dané karty stáže vyřazeni. Do 5 pracovních dnů od ukončení termínu, do kterého se mohou zájemci o stáž ke kartě stáže hlásit, zpřístupní FDV poskytovateli seznam zájemců, kteří na
20
základě doložených dokumentů splňují podmínky dané Manuálem pro stážistu. Z těchto zájemců o stáž si může poskytovatel vybírat ty, které pozve na osobní pohovor20. Poskytovatel na základě osobních pohovorů vybere vhodného zájemce o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 8 Spárování poskytovatele stáže a stážisty). Vybraného stážistu označí v IS SEP jako „vybrán na stáž“. Přidělený konzultant FDV přibližně 14 dní před začátkem stáže poskytovatele i stážistu telefonicky kontaktuje a zadaný výběr ověří. Stáž je spárována a je jí přiděleno vlastní specifické číslo.
5.3
Zahájení a průběh stáže – základní informace
V této fázi se stává klíčovým dokumentem harmonogram stáže, který je poskytovatel stáže povinen dodat konzultantovi FDV pro přípravu Smlouvy o stáži (viz kapitola 9 Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV). Formulář je k dispozici v IS SEP v sekci Společné dokumenty. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o stáži, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu Smlouvy se stážistou. Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž a podepsána dohoda o provedení práce (DPP), jejíž závazný vzor je k dispozici v IS SEP. Dohoda o provedení práce je podepsána ve 3 vyhotoveních (1x pro stážistu, 1x pro poskytovatele stáže a 1x pro FDV). Dohodu uzavírá poskytovatel stáže se stážistou na dobu realizace stáže, přesně podle termínu zahájení a ukončení stáže, jak je uvedeno v harmonogramu stáže. Podepsaná DPP je přílohou č. 7 Smlouvy o stáži. Na schůzce k podpisu Smlouvy předá stážista poskytovateli stáže vyplněný originál potvrzení o studiu a informovanosti školy, které poskytovatel odešle konzultantovi FDV společně s podepsanou Smlouvou (a podepsanou dohodou o provedení práce a dalšími povinnými přílohami) a originálem čestného prohlášení k de minimis (sken tohoto čestného prohlášení vkládal poskytovatel stáže do IS SEP při vypsání dané karty stáže). Bez podepsané Smlouvy, platného originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy a čestného prohlášení k de minimis nemůže být zahájena realizace stáže. V případě, že před zvoleným termínem zahájení stáže neobdrží FDV výše zmíněné dokumenty, bude začátek stáže posunut na další možný termín. Pokud FDV neobdrží dané dokumenty ani před zahájením dalšího termínu, vyhrazuje si FDV právo stáž nerealizovat. Po zahájení stáže je stážistovi umožněn přístup do e-learningového kurzu, který je povinnou součástí stáže. Přístupová data ke kurzu stážista obdrží e-mailem. Stážista musí tento kurz absolvovat nejpozději do 14 kalendářních dnů od obdržení zmíněného e-mailu. Po úspěšném absolvování kurzu má stážista možnost vygenerovat si certifikát o jeho absolvování (viz kapitola 10.1 E-learningový kurz). Po zahájení stáže má povinnost poskytovatel stáže vyplnit dotazník o poskytovateli, který obsahuje informace týkající se poskytovatele samého. Zpřístupněn je současně se vstupním evaluačním dotazníkem. FDV nezaručuje potenciálním poskytovatelům určitý počet přihlášených zájemců. Z toho plyne, že může nastat situace, kdy se k vypsané kartě stáže nepřihlásí žádný zájemce, případně kdy přihlášení zájemci nebudou splňovat stanovené podmínky. 20
21
Mentor vyplňuje v průběhu realizace stáže celkem dva evaluační dotazníky – vstupní a závěrečný. Dotazníky jsou dostupné v IS SEP. Jsou zpřístupňovány postupně v termínech, kdy je požadováno jejich vyplnění. O zpřístupnění dotazníku je mentorovi zaslána informace na e-mail, který je uveden ve Smlouvě o stáži v kontaktních údajích. Po kliknutí na uvedený odkaz v e-mailu (nebo přímo v IS SEP) je mentor přesměrován do přihlašovacího formuláře, ve kterém zadá stejné přístupové údaje jako při přihlašování do IS SEP. Po vyplnění příslušného dotazníku je nutné dotazník odeslat kliknutím na odkaz „odeslat formulář“. Po úspěšném vyplnění a uložení dotazníku je v aplikaci k dispozici jeho náhled. Smyslem evaluačních dotazníků je získat informace o skutečném průběhu stáže. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby evaluační dotazníky vyplňoval přímo mentor stáže. V souvislosti s evaluací projektu může být mentor stáže požádán o součinnost i po skončení realizace stáže. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplňovat pracovní výkaz21 (viz kapitola 11.1 Docházka na stáž (pracovní výkaz)). V průběhu stáže může být iniciována kontrola realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 14 Kontroly). Pro stážistu je povinnou součástí stáže také poradenství, které musí absolvovat v závěru stáže. Cílem poradenství je zlepšit postavení stážisty při vstupu na trh práce. Stážista je během stáže kontaktován realizačním týmem FDV – obdrží informační e-mail o postupu přihlášení na poradenství (viz kapitola 12.1 Poradenství). Je-li stáž ukončena řádně a jsou-li veškeré dokumenty v pořádku doloženy, vystaví poskytovatel stáže po jejím ukončení stážistovi fakturu na částku ve výši stanovené finanční podpory, která je sjednána ve Smlouvě o stáži (příloha č. 5 Smlouvy o stáži). Faktura je za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o stáži a příslušnými manuály uhrazena ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 13 Fakturace). V případě vzniku pochybení dle ustanovení Smlouvy nebo dle Všeobecných podmínek SEP ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplaceny poskytovateli stáže náklady spojené s realizací stáže ve výši stanovené Smlouvou. V případě vzniku pochybení dle ustanovení Smlouvy nebo Všeobecných podmínek SEP ze strany poskytovatele stáže může být poskytovatel stáže vyloučen z účasti v projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, z projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí 2“, i z dalších projektů, jejichž realizátorem je FDV.
5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady) Finanční podpora je vypočítána ke každé stáži individuálně v závislosti na její délce (počtu hodin) a podle toho, o jaký typ stáže se jedná. Po ukončení stáže vystaví poskytovatel stáže fakturu stážistovi. Faktura bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž vycházející ze Smlouvy o stáži a ze skutečného počtu odpracovaných hodin. Stážista, jakožto žadatel a příjemce těchto nákladů, pověří FDV
Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi 1x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. 21
22
prostřednictvím formuláře „Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“ k proplacení vystavené faktury poskytovateli stáže (viz kapitola 13 Fakturace). Hraditelné náklady (cena stáže) jsou dopředu stanoveny formou UNIT COST – bez nutnosti dokládat reálné náklady (s výjimkou uhrazené mzdy stážistovi). Jsou vypočteny na základě požadované minimální mzdy stážisty a částečné refundace mzdy mentora. Jedná se o způsob výpočtu nákladů na stáž, nikoliv o skutečné položky, na které jsou samotné hraditelné náklady určeny. Hraditelné náklady jsou stanoveny včetně DPH, jelikož stáž je poskytována ve formě služby. Odměna stážisty je stanovena na 60 Kč/hod. Je vyplácena na základě dohody o provedení práce. Poskytovatel stáže má možnost nabídnout stážistovi odměnu vyšší než 60 Kč/hod. V rámci projektu však bude pro výpočet hraditelných nákladů za stáž použita vždy pouze částka ve výši 60 Kč/hod. Náklady hraditelné ze strany FDV nebudou navyšovány o případné povinné odvody ze mzdy, které by vznikly s překročením měsíční mzdy stážisty přes hranici 10 000 Kč. Částečná refundace mzdy mentora vychází ze způsobu nacenění šablon odborných stáží vytvářených a realizovaných v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ financovaného z Evropského sociálního fondu (Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost), který byl také realizovaný FDV. Konkrétní hodnoty vycházejí z Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV), který je systémem pravidelného monitorování výdělkové úrovně a pracovní doby zaměstnanců v České republice. Šablony byly vytvořeny na základě výstupů kvalifikovaných odborníků z oboru, čímž je zaručen objektivní pohled stanovení míry zapojení mentora a vymezení jeho požadované kvalifikace. Nabídka pracovní pozice obsahuje položku celkové hodinové náklady na stáž. Částka je vypočtena na základě výše uvedené částečné refundace mzdy mentora ošetřené o jeho procentní zapojení a hodinové odměny stážisty (60 Kč/h).
Příklad výpočtu finanční podpory: Stáž: Mzdová účetní Délka stáže: 200 hod Mentor: zařazení pracovní pozice dle ISPV – 3313 Odborní pracovníci v oblasti účetnictví, ekonomiky, personalistiky Mzda mentora: 218 Kč/hod (dle ISPV včetně ZP a SP za zaměstnavatele) Zapojení mentora: 52 % Výpočet ceny stáže: Stážista 60 x 200 =12 000 Kč
23
Mentor 218 x 200 x 0,52 = 22 672 Kč Cena stáže: 12 000 + 22 672 = 34 672 Kč Hraditelné náklady na stáž budou poskytovateli stáže uhrazeny ex-post (po ukončení stáže) na základě vystavené faktury a doložení vyplacení odměny stážistovi (výpis z účtu, výdajový pokladní doklad apod.). Poskytovatel stáže hradí náklady, včetně odměny stážisty, po dobu stáže ze svého rozpočtu.
6 Registrace poskytovatele stáže v IS SEP Před registrací do IS SEP může neregistrovaný uživatel na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz procházet veřejně přístupné informace a následující materiály: Manuál pro poskytovatele stáží; Manuál pro stážistu; seznam často kladených otázek (FAQ); přehled stáží (zveřejněných karet stáží); přehled typových pozic (nabídek pracovních pozic). V přehledu pozic může poskytovatel stáže vyhledávat informace o aktuálně zveřejněných nabídkách pracovních pozic, ke kterým může vypsat vlastní kartu stáže. Pro získání podrobnějších informací musí být uživatel registrován. Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do IS SEP na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. Registrace je nezávazná a bezplatná. Po registraci je možné: vyplnit profil poskytovatele stáže, na jehož základě je možné vystavovat karty stáže; zvolit v jakém odborném směru a jakou konkrétní pracovní pozici bude poskytovatel stáže nabízet jako stáž; editovat údaje zadané při registraci (výjimkou je e-mail, který je přihlašovacím jménem, IČO a jméno a příjmení zaregistrovaných osob poskytovatele); pro vybranou nabízenou pracovní pozici pak v registračním systému vytvořit kartu stáže (vložit konkrétní inzerát), která následně podléhá schválení ze strany FDV, až poté je zveřejněna (stává se v IS SEP viditelnou) pro přihlašování případných zájemců o stáž. O zveřejnění karty je poskytovatel stáže informován e-mailem; vkládat dokumenty; vybírat stážistu apod. Systém umožní poskytovateli nahlédnout také do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o stáži apod.).
24
Dokončením registrace souhlasí poskytovatel se Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP, jejichž součástí je souhlas se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů. Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem.
6.1 Registrační formulář v IS SEP Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do IS SEP a klíčové informace o poskytovateli stáže: ZÁKLADNÍ ÚDAJE název společnosti; IČO (po registraci již není možné údaj editovat); DIČ (pokud má poskytovatel stáže DIČ přidělené, jedná se o povinný údaj); adresa sídla (obec, ulice, číslo popisné, PSČ, kraj). DALŠÍ ÚDAJE jméno a příjmení kontaktní osoby; kontaktní telefon a e-mailová adresa; stručný profil společnosti (nepovinný údaj); webové stránky společnosti (nepovinný údaj). PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE registrační jméno do IS SEP (e-mail); heslo do IS SEP. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na link uvedený v notifikaci22. Následně je již možné přihlásit se do systému jako registrovaný uživatel. E-mail, pod kterým se mentor do IS SEP zaregistruje, je v případě realizace stáže e-mailem, prostřednictvím kterého (a žádného jiného) mentor komunikuje s FDV. Je tedy nutné, aby měl mentor na tento e-mail pravidelný přístup. V případě zapomenutí hesla si uživatel může vyžádat zaslání nového hesla na svůj e-mail, a to prostřednictvím tlačítka „zapomenuté heslo“ v přihlašovacím formuláři na www.stazepromlade.cz. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat. S ohledem na nastavení e-mailových schránek může dojít k situaci, kdy bude e-mail přesměrován do složky s nevyžádanou poštou (tzv. SPAM). 22
25
7 Vypsání karty stáže Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž. Přejímá požadavky určené nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. Kartu stáže vystavuje poskytovatel stáže v IS SEP. Poskytovatel stáže může mít v systému pouze jednu kartu stáže v řešení (tj. ve stavu: Čeká na schválení, K opravě, Opraveno, Zveřejněno, Po přihláškách, Odkryto poskytovateli), anebo jednu kartu stáže aktivní (tj. kartu, na níž je právě realizována stáž). Možnost odeslat další kartu stáže ke schválení má poskytovatel stáže až ve chvíli, kdy již předchozí karta stáže není platná (tj. stáž na ní je ukončená23, nebo stáž nebude realizována). Karty stáží jsou schvalovány postupně dle data odeslání ke schválení. Termín zahájení stáže uvedený v kartě při jejím vypsání je pouze orientační. Jedná se o termín nejdříve možného začátku stáže, který může být z kapacitních důvodů ze strany FDV posunut24. O případném posunu je poskytovatel stáže vždy informován. Mentor musí splňovat podmínky stanovené v nabídce pracovní pozice. Pokud FDV při kontrole karty stáže zjistí, že tomu tak není, nebude karta stáže schválena. Mentorem může být zaměstnanec poskytovatele stáže, nebo osoba samostatně výdělečně činná. FDV komunikuje pouze prostřednictvím e-mailů uvedených v IS SEP.
7.1 Postup vypsání karty stáže Poskytovatele stáže provádí krok po kroku vypisováním karty stáže dokument Průvodce poskytovatele systémem SEP, který je vyvěšen na webových stránkách projektu a v IS SEP. Poskytovatel stáže v záložce „Nabídky pracovních pozic“ vybere pracovní pozici, pro kterou chce vypsat svoji kartu stáže, resp. konkrétní stáž. Poskytovatel stáže zvolí možnost „Přidat kartu stáže“. Do této nově vytvořené karty stáže se automaticky vygenerují všechny potřebné informace z nabídky pracovní pozice. Stážista musí v průběhu stáže prakticky vykonávat všechny činnosti, které jsou v nabídce pracovní pozice uvedeny v „rámci činností vykonávaných na pracovní stáži“. Z toho důvodu je třeba, aby tyto činnosti tvořily primární a převážnou část aktuální pracovní náplně mentora, a to po dobu nejméně 6 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení. Každá nabídka pracovní pozice klade kvalifikační požadavky na mentora. Jedním z požadavků je praxe mentora. Uvedená pracovní praxe mentora bude na základě doloženého životopisu a pracovní smlouvy hodnocena vzhledem k vykonávané pracovní pozici. Toto kritérium posouzení praxe vzhledem k vykonávané pracovní pozici bude uplatňováno i u těch karet stáží, u kterých nabídka pracovní pozice stanoví požadavek praxe v dané oblasti.
Určující je datum ukončení stáže, které je uvedeno v kartě stáže. O termínech, ke kterým jsou karty stáže aktuálně schvalovány, jsou poskytovatelé průběžně informováni prostřednictvím webových stránek projektu. 23 24
26
U pozic, u kterých vzniká zákonný požadavek registrace mentora nebo poskytovatele do odborných rejstříků, bude tuto registraci FDV kontrolovat při posouzení karty stáže. (Mentor na pozici Daňový specialista musí být zapsán do seznamu daňových poradců, poskytovatel realizující stáž na pozici Specialista náboru musí být oprávněn ke zprostředkování zaměstnání v souladu s požadavky zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti – tj. bylo mu uděleno povolení ke zprostředkování zaměstnání). Doplnění dalších údajů potřebných pro vystavení karty stáže Místo výkonu stáže – místem výkonu stáže může být sídlo, provozovna nebo pobočka poskytovatele stáže. Není-li z objektivních důvodů možné, aby místem výkonu stáže bylo sídlo, provozovna či pobočka poskytovatele stáže, je ve výjimečných případech umožněno, aby stáž probíhala i na jiném místě (tím je například sídlo, pobočka nebo provozovna významného zákazníka poskytovatele stáže). FDV si v tomto případě vyhrazuje právo vyžádat si odůvodnění, proč bude na tomto místě stáž realizována, případně také dokumenty, kterými poskytovatel stáže doloží, že na daném místě skutečně vykonává činnosti relevantní pro stáž. Místem výkonu stáže nesmí být adresa trvalého bydliště stážisty či jeho kontaktní adresa, ani adresa sídla/provozovny/pobočky případného současného zaměstnavatele stážisty. Vykonávat stáž z domova (formou tzv. home office apod.) tedy není možné (ani mimo garantovaný interval). Cesty mimo uvedené místo výkonu stáže v rámci její realizace jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže může poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v položce „Další požadavky na stážistu“. Služební cesty je možné vykonávat pouze v rámci ČR. Kontaktní osoba – kontaktní osoba zajišťuje členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému vypsání karty stáže. Specifikace činností vykonávaných na pracovní stáži – poskytovatel stáže může doplnit bližší informace pro zájemce o stáž, např. upřesnit činnosti vykonávané na pracovní stáži. V případě zájmu o studenta specifického studijního oboru může poskytovatel stáže tento obor uvést ve specifikaci činností, včetně odůvodnění tohoto požadavku. Konzultant FDV následně posoudí relevantnost tohoto požadavku. Další požadavky na stážistu – poskytovatel stáže může uvést další požadavky na stážistu, např. jazykové znalosti, řidičské oprávnění, zkušenost s programovacími jazyky C++, PHP či HTML, schopnost pracovat v týmu apod. Pokud bude stáž probíhat v jiném než českém jazyce, je poskytovatel tuto informaci povinen uvést do karty stáže. Údaje o mentorovi – poskytovatel stáže do karty stáže zadává následující údaje o mentorovi: jméno, příjmení, telefon, e-mail, pracovní pozici, na níž mentor u poskytovatele stáže pracuje, datum nástupu na tuto pracovní pozici (pracovněprávní vztah musí být sjednán ve výši 40 hodin/týden, v odůvodněných případech 37,5
27
hodin/týden). Údaje o mentorovi budou zároveň uloženy do záložky „Osoby poskytovatele“. Termín zahájení stáže – poskytovatel stáže vybere termín nejdříve možného začátku stáže. Skutečný termín zahájení stáže však může být z kapacitních důvodů ze strany FDV posunut. Počet hodin (časová dotace stáže) – maximální časová dotace stáže je 300 hodin, minimální časová dotace u stáže žáka střední školy je 50 hodin, u stáže studenta vyšší a vysoké školy je 100 hodin. Počet hodin při realizaci stáže nesmí přesáhnout počet hodin uvedený v kartě stáže. Počet míst – poskytovatel smí realizovat v jeden okamžik pouze jednu stáž, počet míst je z toho důvodu vždy roven 1. Délka stáže v měsících – stáž může trvat 1 až 4 měsíce.
K dané kartě stáže je poskytovatel povinen nahrát následující 4 dokumenty: a) kompletní životopis mentora s aktuálními a úplnými údaji; Životopis daného mentora musí být v IS SEP pouze jeden, a to úplný a platný. V případě více verzí bude brán jako platný první nahraný dokument (dle data vložení do IS SEP). V případě, že nastane faktická změna a mentor by chtěl svůj životopis aktualizovat, je nutné zažádat e-mailem na:
[email protected] a doložit doklad o dokončeném vzdělání, praxi atp. Životopis mentora musí obsahovat informace minimálně v této struktuře:
dosažené vzdělání – jeho úroveň a obor/zaměření
současné a minulá zaměstnání, s uvedením následujících informací: - časové období: od (měsíc/rok) – do (měsíc/rok); - název zastávané pozice; - popis hlavních oblastí odpovědnosti; - detailní popis náplně práce; - informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance, popř. jejich počet.
Praxe, kterou mentor stáže nabyde v průběhu studia střední školy, není pro posouzení pracovní praxe mentora relevantní. b) sken originálu dokladu o dosaženém vzdělání, které je relevantní pro danou nabídku pracovní pozice25;
25
V případě, že má mentor pouze titul MBA, je toto posuzováno individuálně.
28
Doloží-li mentor doklad o vzdělání z instituce, která není akreditovaná u MŠMT ČR, musí doložit kromě dokladu o dosaženém vzdělání také doklad o nostrifikaci. c) sken originálu pracovní smlouvy (je-li mentor zaměstnancem); Pracovní smlouva mentora dokládaná ke kartě stáže musí být aktuální (tzn. včetně dodatků) a musí prokazovat existenci požadovaného pracovněprávního vztahu k datu odeslání karty stáže ke schválení. (Požadovaný pracovněprávní vztah je sjednán ve výši 40 hodin/týden, v odůvodněných případech 37,5 hodin/týden). Tento pracovněprávní vztah musí být sjednán nejméně 6 měsíců před datem odeslání karty stáže ke schválení. sken dokladů prokazujících, že rámec činností stanovených danou nabídkou pracovní pozice je primární činností poskytovatele stáže26 (je-li mentor OSVČ); Mentor stáže, který je osobou samostatně výdělečně činnou, je povinen doložit doklady, které jasně a dostatečně prokazují, že rámec činností stanovený nabídkou pracovní pozice odpovídá primární činnosti mentora, tzn., že se jí zabývá soustavně a kontinuálně nejméně po dobu 6 měsíců před tím, než odeslal poskytovatel danou kartu stáže ke schválení27. Doloženými doklady mohou být: 3 faktury z období posledních 12 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení, nebo 3 zjednodušené daňové doklady z období posledních 12 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení, nebo daňové přiznání za uplynulý rok. Pouze v odůvodněných případech, ve kterých nelze žádný z uvedených dokumentů doložit, mohou být k posouzení doloženy další dokumenty prokazující výše uvedenou skutečnost. FDV v takovém případě posoudí, zda takové dokumenty akceptuje či nikoliv. Osoba samostatně výdělečně činná může být u karty stáže mentorem pouze tehdy, pokud nedisponuje žádným zaměstnancem, který splňuje kvalifikační požadavky nabídky pracovní pozice. d) sken čestného prohlášení poskytovatele stáže k podpoře malého rozsahu (de minimis)28; Poskytovatel stáže v čestném prohlášení uvádí, zejména zda je či není podnik poskytovatele stáže propojen s jiným podnikem, zda podnik nevznikl spojením podniků, nabytím podniku či rozdělením podniku. Originál čestného prohlášení zasílá poskytovatel poštou na Fond dalšího vzdělávání společně s podepsanou Smlouvou o stáži. V případě jakýchkoli pochybností, či nejasností si FDV vyhrazuje právo vyžádat si od poskytovatele stáže doložení dalších dokumentů. Veškeré doložené dokumenty a informace musí být v českém jazyce (v opačném případě bude KS vrácena k opravě a schválena bude moct být až po dodání daného dokumentu v češtině).
Platí pouze pro osoby samostatně výdělečně činné. Obor činnosti mentora je v souladu s oborem dané stáže po dobu minimálně 6 měsíců před odesláním karty stáže ke schválení. 28 Formulář je ke stažení v systému SEP ve Společných dokumentech. 26 27
29
Je-li karta stáže vyplněna správně, je konzultantem FDV schválena a zveřejněna a stává se viditelnou pro potenciální zájemce o stáž, kteří si mohou kartu stáže prohlédnout a začít se k dané kartě stáže hlásit. Zájemci o stáž vidí v popisu stáže jen vybrané informace o poskytovateli stáže. Každá karta stáže je zveřejněna po dobu 6 pracovních dnů od jejího schválení konzultantem FDV. V případě zájmu ze strany poskytovatele stáže je možné dobu zveřejnění karty stáže prodloužit. Žádost o prodloužení je možné podat nejpozději 24 hodin před koncem zveřejnění karty, a to přímo na kartě stáže pomocí tlačítka Požádat o prodloužení. Obsahuje-li karta stáže drobný nedostatek, je konzultantem FDV vrácena k opravě s požadavkem na opravu uvedeným v poli „Poznámka pro poskytovatele stáže“. O této skutečnosti je poskytovatel stáže informován automaticky generovaným e-mailem. Lhůta pro opravu karty stáže činí 3 pracovní dny. Obsahuje-li karta stáže závažný nedostatek (např. chybí-li požadované dokumenty, nesplňuje-li mentor kvalifikační požadavky), není karta stáže schválena. Přihlašování zájemců o stáž smí probíhat pouze přes IS SEP (tj. přes webové stránky www.stazepromlade.cz). Pokud by byl stážista vybrán na stáž mimo IS SEP v rozporu s postupem uvedeným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží, nebude mezi FDV, stážistou a poskytovatelem stáže uzavřena Smlouva o stáži (tj. poskytovateli nebudou uhrazeny náklady za stáž). Poskytovatel stáže může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek: informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/C8.00001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazepromlade.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je nabídka stáže schválena ze strany realizačního týmu v IS SEP a zveřejněna na portálu www.stazepromlade.cz.
8 Spárování poskytovatele stáže a stážisty 8.1 Přihlášení zájemců Ke kartě stáže se může přihlásit maximálně 15 zájemců o stáž. Zájemce o stáž po jejich přihlášení ke kartě stáže kontroluje konzultant FDV. Pokud není na základě doložených údajů jasné, zda zájemce skutečně splňuje požadavky dané Manuálem pro stážistu a kartou stáže resp. nabídkou pracovní pozice, je konzultantem FDV kontaktován a je požadováno upřesnění informací, popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že zájemce o stáž nesplňuje výše uvedené požadavky, je z karty stáže odhlášen. V případě jakýchkoli pochybností, či nejasností si FDV vyhrazuje právo vyžádat si od
30
zájemce o stáž doložení dalších dokumentů, které prokazují, že zájemce spadá do cílové skupiny. Stážista se může hlásit pouze na stáž v odborném směru, který odpovídá zaměření jeho studia. V případě, že poskytovatel požaduje, aby stážista studoval jím upřednostňovaný obor, uvede tak s odůvodněním do specifikace v kartě stáže. Konzultant FDV posoudí v rámci schvalování relevantnost tohoto požadavku. Do 5 pracovních dnů29 od uplynutí doby, kterou zájemci o stáž měli pro přihlášení k vybrané kartě stáže, zpřístupní konzultant FDV poskytovateli seznam těch, kteří na základě doložených dokumentů splňují požadavky pro cílovou skupinu. Od tohoto okamžiku může poskytovatel procházet profily schválených přihlášených zájemců o stáž a na základě toho vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
8.2 Výběr stážistů Poskytovatel stáže kontaktuje (e-mailem30) vybrané zájemce o stáž a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Osobní pohovor se musí uskutečnit v pracovní den. Poskytovatel doplní v IS SEP k vybraným zájemcům datum, čas a místo pohovoru. Tyto informace budou po uložení odeslány na e-mail zástupce FDV, který se může osobního pohovoru se zájemcem o stáž také zúčastnit (po předchozí komunikaci s poskytovatelem stáže). V případě oboustranné dohody mezi zájemcem o stáž a poskytovatelem stáže je možné realizovat pohovor formou video pohovoru. Pohovor nelze realizovat telefonicky. Poskytovatel stáže na základě svého výběru změní v IS SEP status jednotlivých zájemců, kteří jsou přihlášeni ke kartě stáže: zájemcům o stáž, které pozval na osobní pohovor, změní status v IS SEP z „Přihlášen“ na „Pozván na pohovor“, zájemcům o stáž, které nepozval na osobní pohovor, změní status na „Nevybrán před pohovorem“. Zájemcům, které poskytovatel na osobní pohovor nepozval a je u nich nastaven status „Nevybrán před pohovorem“, bude zaslán automaticky generovaný e-mail, který je o této skutečnosti bude informovat. Zájemce o stáž, který uspěje u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vybraného zájemce o stáž nejprve kontaktovat telefonicky, sdělit mu skutečnost, že je vybrán na stáž a ověřit si jeho zájem na stáž nastoupit. V případě potvrzení nástupu na stáž poskytovatel v IS SEP označí vybraného stážistu změnou jeho statusu z „Pozván na
S ohledem na vývoj projektu a možnost velkého množství přihlášek odeslaných ke schválení si FDV vyhrazuje právo prodloužit tento termín. 30 Poskytovatel může stážistu kontaktovat také telefonicky. Zároveň je nutné, aby stážistovi informace osobním pohovoru potvrdil ještě do e-mailu. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve zájemce o stáž na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu stáží kontrolována (zejména při kontrole na místě). 29
31
pohovor“ na „Vybrán na stáž“. U ostatních zájemců, kteří byli pozváni na osobní pohovory a nebyli vybráni na stáž, poskytovatel změní status na „Nevybrán na stáž“. Aby mohl být zájemce vybrán na stáž, musí před tím absolvovat osobní pohovor u poskytovatele stáže. Zároveň je poskytovatel povinen oznámit neúspěšným zájemcům skutečnost, že u přijímacího pohovoru neuspěli. Na výběr nejvhodnějšího zájemce má poskytovatel 7 pracovních dnů od zpřístupnění seznamu zájemců přihlášených ke kartě stáže. Nejpozději sedmý pracovní den musí poskytovatel označit vybraného zájemce o stáž v IS SEP (změnou statusu „Vybrán na stáž“). V případě, že bude tato změna statusu provedena později, než 10 pracovních dnů před plánovaným zahájením realizace stáže, vyhrazuje si FDV právo začátek stáže posunout na další nejbližší možný termín zahájení. Zájemce o stáž a poskytovatel stáže jsou spárováni v okamžiku, kdy je konzultantem FDV u obou stran (vybraný zájemce o stáž a poskytovatel stáže) telefonicky ověřen jejich zájem o danou stáž. Konzultant po ověření výběru změní stav v IS SEP na „Stáž schválena“ a stáži je následně přiděleno specifické číslo. V souladu s vývojem projektu je stáži přiděleno číslo nejdříve 1 měsíc před zahájením stáže. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel stáže toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV.
9 Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem stáže a FDV Poskytovatel stáže bude kontaktován přibližně 14 dní před plánovaným začátkem realizace stáže (dle údajů v odpovídající kartě stáže) přiděleným konzultantem FDV. Konzultant se telefonicky spojí s poskytovatelem stáže a následně mu zasílá klíčové informace k přípravě Smlouvy e-mailem (mimo jiné také specifické číslo stáže). Konzultant zasílá e-mailem vedle klíčových informací také formulář „harmonogram stáže“ a vzor „dohody o provedení práce“ (který je závazný). Požadované formuláře jsou k dispozici v IS SEP. Dále konzultant požádá poskytovatele stáže o provedení níže uvedených kroků: neprodlené kontaktování stážisty a domluvení harmonogramu – docházky na stáž (je potřeba, aby poskytovatel stáže i stážista respektovali datum zahájení stáže, ukončení stáže a počet hodin stáže, tak jak je uvedeno v kartě stáže), včetně uvedení garantovaných intervalů; kontrolu jména a kontaktních údajů mentora;
32
kontrolu, zda k aktuálnímu datu (a následně také k datu podpisu Smlouvy o stáži) nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de minimis), zda poskytovatel stáže splňuje podmínky nařízení EU, uvedených v kap. 3.2; vyplnění potřebných údajů v profilu v IS SEP (číslo bankovního účtu, prohlášení o čerpání podpory malého rozsahu, číslo datové schránky); vložení vyplněného harmonogramu stáže a vyplněné dohody o provedení práce do IS SEP k příslušné stáži do 3 pracovních dnů (doba 3 pracovních dnů se počítá od data obdržení informačního e-mailu od přiděleného konzultanta).
V případě nezletilého stážisty je poskytovatel povinen před uzavřením dohody o provedení práce se stážistou vyslat stážistu ke vstupní lékařské prohlídce31. Pokud nebudou dokumenty potřebné pro přípravu Smlouvy dodány v požadované lhůtě, bude termín zahájení stáže posunut. Při opakování této situace si FDV vyhrazuje právo stáž nerealizovat. (Poskytovatel stáže i stážista v takovém případě obdrží informaci o zrušení emailem.) S ohledem na rozpočet, podmínky a cíle projektu si FDV vyhrazuje právo Smlouvu o stáži neuzavřít. Důvodem pro neuzavření Smlouvy o stáži může být: -
naplnění kapacity projektu;
-
nedostatečná výše rozpočtu projektu;
-
vyřazení poskytovatele z jiných projektů realizovaných Fondem dalšího vzdělávání;
-
rozpor s cíli projektu;
-
porušení všeobecných podmínek SEP, pravidel projektu apod.
Nesoučinnost mentora může být též důvodem k neuzavření Smlouvy o stáži.
9.1 Harmonogram stáže Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli stáže, včetně hodinové dotace a garantovaného intervalu, a kde bude v dané dny stáž probíhat. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o stáži, je její přílohou. Konkrétní počet odpracovaných hodin stáže za den záleží na domluvě stážisty a poskytovatele stáže.
Náklady na tuto prohlídku hradí poskytovatel stáže. Poskytovatel stáže také musí zajistit stážistovi dostatečné a přiměřené informace a pokyny o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci. 31
33
Při sestavování harmonogramu stáže musí mentor i stážista dbát následujících pravidel: stáž musí být rozvržena přesně na počet hodin, které jsou uvedeny v kartě stáže (v případě, že se stážista a poskytovatel stáže dohodnou na jiném časovém rozsahu stáže, je nutné, aby tato změna byla oznámena přidělenému konzultantovi stáže); stáž musí být rozplánována do počtu měsíců, které jsou uvedeny v kartě stáže (do tohoto rozsahu se nezapočítává 14 denní rezerva na konci stáže); stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci (V praxi může stážista nastupovat až např. 3. den stáže – k tomu může dojít např., pokud je 1. den v měsíci neděle a stážista se domluví s poskytovatelem stáže, že bude docházet na stáž v úterý a čtvrtek.); každý den, kdy bude stážista docházet na stáž, musí být naplánována na minimálně 3 hodiny souvislé docházky; docházka musí být rozplánována vždy na celé hodiny; docházka na stáž nesmí být naplánována na více než 8 hodin denně (výjimkou jsou směnné provozy, ty mohou být naplánovány až na 12 hodin); stážisté mladší 18 let mohou vykonávat práci maximálně 8 hodin denně; součet odpracovaných hodin za týden nesmí překročit 40 hodin; docházka na stáž musí probíhat v pracovní dny v intervalu 6:00 – 20:00 hodin. Výjimkou jsou nabídky pracovních pozic se směnným provozem a nabídky pracovních pozic s víkendovým provozem (viz níže). Obecně stáž nelze vykonávat o víkendu a ve státních svátcích; do odpracovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech, čas strávený absolvováním e-learningového kurzu a poradenského pohovoru; poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut nejdéle po 6 hodinách stáže (u stážistů mladších 18 let po 4,5 hodinách); v harmonogramu musí být uveden „garantovaný interval“ ve dnech docházky na stáž. Jedná se o interval 3 hodin, ve kterém poskytovatel garantuje přítomnost stážisty na místě výkonu stáže ve dnech docházky na stáž. Konkrétní termíny garantovaného intervalu (od – do) uvede mentor přímo v harmonogramu v souladu s domluvou se stážistou32; obecně platí, že stáž je realizována pouze na jednom místě výkonu stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži. Pokud pro stáž z objektivních důvodů není možné, aby probíhala pouze na jednom místě, může do harmonogramu poskytovatel stáže uvést až 3 místa výkonu stáže s tím, že všechna budou uvedena ve Smlouvě V případě, že není možné určit jeden garantovaný interval pro všechny dny docházky, je ve formuláři harmonogramu stáže k dispozici list pro podrobný rozpis intervalu stáže. 32
34
a poskytovatel stáže bude schopen do harmonogramu naplánovat, ve kterém z těchto míst které dny docházky bude stážista přítomen33. Stáž nemůže být vykonávána z domova (formou tzv. home office apod.); služební cesty nesmí přesáhnout 50 % dní celkové docházky na stáž, poskytovatel je povinen je vždy předem hlásit konzultantovi FDV; jsou-li v harmonogramu rozplánovány služební cesty i směnný nebo víkendový provoz zároveň, nesmí součet počtu dní docházky se služebními cestami a počtu dní s nočními směnami či víkendy překročit 50 % počtu dní celkové docházky na stáž v harmonogramu. Znamená to tedy, že stážista musí být alespoň z 50 % dní docházky na stáž přítomen v místě výkonu stáže v garantovaném intervalu s tím, že tyto dny musí stáž probíhat v pracovní dny v čase od 6:00 do 20:00; datum ukončení stáže je stanoveno na 14. kalendářní den po posledním dni docházky na stáž dle harmonogramu – s ohledem na možný výskyt neočekávaných skutečností, které by mohly ovlivnit docházku stážisty, bude v každé Smlouvě o stáži nastavený konec realizace stáže na 14. kalendářní den od posledního dne docházky na stáž, který bude uvedený v Harmonogramu. (Např.: V praxi bude v harmonogramu uveden poslední den docházky 1. 10. 2014, ve Smlouvě o stáži pak bude uveden den 15. 10. 2014.). Při plánování harmonogramu docházky stážisty mladšího 18 let je nutné řídit se následujícím:
stáž nesmí probíhat déle než 8 hodin denně (zároveň součet odpracovaných hodin za týden nesmí překročit 40 hodin, což platí pro souběh všech pracovních smluv a dohod stážisty);
poskytovatel musí poskytnout stážistovi přestávku na stáži vždy po 4,5 hodinách v trvání nejméně 30 minut;
stážista musí mít nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami alespoň 12 hodin;
je-li v rámci dané nabídky pracovní pozice umožněn směnný provoz, smí stážista pracovat na noční směně pouze do 22:00 hodin, neboť práce v noci je pro mladistvé obecně zakázána.
Služební cesta Služební cestou je pracovní činnost v rámci stáže, která je vykonávána na jiném místě, než je ve Smlouvě o stáži uvedené „místo výkonu stáže“, a může zasahovat do garantovaného intervalu. Každá služební cesta stážisty musí být poskytovatelem stáže předem nahlášena jako změna docházky, tedy do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne, přidělenému konzultantovi prostřednictvím IS SEP (viz kap. 11.2.2 Změny v docházce na stáž). Nahlášení služební cesty podléhá schválení ze strany FDV. Realizována tedy může být až poté, co mentor obdrží e-mail se schválením od přiděleného konzultanta. Zároveň musí být služební V tomto případě bude docházka naplánována do harmonogramu pro 3 místa výkonu stáže, který po předchozí domluvě obdrží mentor e-mailem od přiděleného konzultanta. 33
35
cesty uvedeny v pracovním výkazu stážisty. Služební cesty jsou ze strany FDV schvalovány s ohledem na příslušnou NPP a průběh a fázi stáže a nesmí přesáhnout 50 % dní celkové docházky na stáž. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. Drobné pochůzky Za služební cestu se nepovažují drobné pochůzky stážisty v obci místa výkonu stáže spojené s výkonem pracovní činnosti, tyto pochůzky nemusí být hlášeny konzultantovi FDV. Mezi drobné pochůzky patří např.: -
zajištění drobného nákupu pro poskytovatele stáže;
-
návštěva pošty spojená s pracovní činností stážisty;
-
návštěva úřadu územní samosprávy (městský úřad, obecní úřad, magistrát a další) spojená s pracovní činností stážisty.
Současně platí, že drobné pochůzky nemohou být realizovány v době garantovaného intervalu, kdy má stážista povinnost být přítomen v místě výkonu stáže. Nabídka pracovní pozice se směnným provozem V rámci směnného provozu může stážista pracovat i v noční směně (tedy mimo interval 6:00 – 20:00), včetně víkendů, ovšem ne více než 50 % dní celkové docházky na stáž. V případě směnného provozu platí, že docházka na stáž nesmí přesahovat 12 hodin denně a součet odpracovaných hodin za týden nesmí překročit 40 hodin. Nabídka pracovní pozice s víkendovým provozem U nabídky pracovní pozice, která se nachází ve víkendovém provozu, je možné stáž realizovat i o víkendu (v intervalu 6:00 – 20:00), a to maximálně z 50 % dní celkové docházky na stáž. Docházka nesmí přesahovat 8 hodin denně a součet odpracovaných hodin za týden nesmí překročit 40 hodin. Poskytovatel stáže vyplní (na základě komunikace se stážistou) plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat. Je důležité, aby poskytovatel stáže zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, které poskytovatel uvedl do karty stáže. Konzultant FDV harmonogram zkontroluje, a je-li vyplněn správně, schválí jej (vykazuje-li harmonogram nedostatky, je nutné jej přepracovat). Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Podpisem Smlouvy všechny smluvní strany vyjadřují souhlas s tím, že bude harmonogram dodržován. Drobné změny harmonogramu jsou považovány za změnu docházky a nebudou kvůli nim vydávány dodatky ke Smlouvě. Významnější změny musí být řešeny dodatkem (o nutnosti sepsat dodatek ke Smlouvě informuje konzultant FDV). Důležité informace k tomu,
36
jak postupovat v případě změn v harmonogramu, obsahuje kapitola 11.2 Změny v průběhu realizace stáže.
9.2 Dohoda o provedení práce V souvislosti se stáží uzavírá poskytovatel se stážistou dohodu o provedení práce. Při její tvorbě vychází poskytovatel stáže z informací daných kartou stáže, respektive nabídkou pracovní pozice34. Závazný vzor dohody o provedení práce je k dispozici v IS SEP. Přidělený konzultant zasílá vzor dohody o provedení práce mentorovi k vyplnění jako přílohu e-mailu s informacemi k přípravě Smlouvy o stáži. Originál dohody o provedení práce je přílohou č. 7 Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže a stážista podepisují dohodu společně se Smlouvou.35
9.3 Smlouva o stáži Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o stáži. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti poskytovatele stáže (v jeho kompetenci je mentor/specialista), stážisty a FDV při realizaci stáže. Jedná se o dokument, který je klíčový pro úspěšné zahájení stáže. Upravuje zároveň veškeré postupy v případě, že zúčastněné strany svá práva a své povinnosti poruší. Povinné přílohy, které ke Smlouvě náleží: 1. Nabídka pracovní pozice; 2. Harmonogram stáže; 3. Čestné prohlášení mentora, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů; 4. Čestné prohlášení stážisty, že je zájemcem o zaměstnání; 5. Výpočet finanční podpory za poskytnutou stáž; 6. Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele stáže; 7. Dohoda o provedení práce. Smlouvu o stáži podepisuje stážista36, oprávněná osoba poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a příslušná osoba za FDV. Smlouva se podepisuje ve 3 originálech. FDV podepisuje Smlouvu jako poslední ze smluvních stran, a Smlouva tudíž nabývá platnosti a stává se účinnou tímto dnem. Vyhotovená Smlouva bude poskytovateli stáže zaslána e-mailem ve formátu PDF zpravidla do 3 pracovních dnů od vložení vyplněného harmonogramu a dohody o provedení práce do Pracovní náplň, místo výkonu, doba trvání stáže, časová dotace, stanovená hodinová mzda a další. Jelikož je podepsaná DPP součástí Smlouvy o stáži, kterou poskytovatel stáže obdrží zpět po podpisu ze strany FDV až v průběhu stáže, doporučuje FDV zhotovení kopie DPP poskytovatelem stáže. 36 Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o stáži podepisuje také jeho zákonný zástupce. 34
35
37
IS SEP. Součástí e-mailu bude žádost o součinnost při podpisu Smlouvy, a to realizací čtyř níže uvedených kroků: kontrola a tisk Smlouvy včetně všech příloh ve 3 vyhotoveních; kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu Smlouvy (a dohody o provedení práce, která je přílohou Smlouvy); realizace schůzky k podpisu Smlouvy (včetně příloh) a zajištění podpisů obou smluvních stran; převzetí originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy od stážisty (bez platného originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy není možné stáž zahájit); zaslání všech 3 originálů Smlouvy včetně příloh podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou spolu s originálem potvrzení o studiu a informovanosti školy37 převzatého od stážisty a originálem čestného prohlášení k de minimis (jehož sken poskytovatel stáže vkládal do IS SEP při vypsání příslušné karty stáže) doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám přiděleného konzultanta. V případě, že FDV neobdrží podepsanou Smlouvu se všemi náležitostmi (ve třech vyhotoveních), originál platného potvrzení o studiu a informovanosti školy či originál čestného prohlášení k de minimis k termínu zahájení stáže, nemůže být stáž zahájena a termín zahájení stáže bude posunut. V případě, že FDV neobdrží výše zmíněné dokumenty ani k dalšímu termínu zahájení, vyhrazuje si FDV právo stáž nerealizovat. Poskytovatel stáže je povinen výše uvedené kroky realizovat a být tak součinný při podpisu Smlouvy, která je klíčovým dokumentem pro úspěšné zahájení stáže. Poskytovatel stáže je při podpisu Smlouvy povinen ověřit totožnost stážisty (případně také jeho zákonného zástupce) a správnost údajů týkajících se osoby stážisty na základě relevantních dokumentů (občanský průkaz, cestovní pas atp.). Přílohou Smlouvy je také čestné prohlášení mentora, potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (podepisuje mentor stáže), čestné prohlášení stážisty, že je zájemce o zaměstnání (podepisuje stážista), a čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele stáže (podepisuje oprávněná osoba poskytovatele stáže). Všechny tři dokumenty musí být podepsány ke každému pare Smlouvy o stáži. Na schůzce k podpisu Smlouvy uzavře poskytovatel stáže se stážistou také dohodu o provedení práce. Dohoda bude vyhotovena ve 3 výtiscích, bude podepsána poskytovatelem i stážistou a jako příloha přiložena ke každému z vyhotovení Smlouvy o stáži.
Formulář stážista obdrží od konzultanta FDV jako přílohu e-mailu v rámci přípravy Smlouvy o stáži, případně je k dispozici v IS SEP. 37
38
Podpisy všech smluvních stran musí být vlastnoruční38. V případě vzniku pochybností o pravosti podpisů stážisty, mentora stáže nebo oprávněné osoby poskytovatele stáže si FDV vyhrazuje právo vyzvat všechny smluvní strany k osobní návštěvě FDV za účelem nového podpisu Smlouvy (podpis bude realizován po předložení OP, případně jiného identifikačního dokladu) nebo k zaslání nového dokumentu s úředně ověřeným podpisem zbylých smluvních stran. Před odesláním vytištěné Smlouvy poštou poskytovatel stáže zkontroluje, zda byla Smlouva řádně vyplněna. Zkontroluje především:
podpisy oprávněné osoby poskytovatele stáže a stážisty v těle Smlouvy;
vyplněné údaje o mentorovi a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 3 – Čestné prohlášení mentora;
vyplněné údaje o stážistovi a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 4 – Čestné prohlášení stážisty;
podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže a uvedení data a místa podpisu v Příloze č. 6 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele stáže;
podpisy poskytovatele stáže a stážisty v Příloze č. 7 – Dohoda o provedení práce.
Podepsanou Smlouvu o stáži včetně všech příloh má poskytovatel povinnost zaslat (ve všech třech vyhotoveních) do 3 pracovních dnů od jejího obdržení od FDV39 v obálce označené nápisem „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2 – stáž číslo: xx“ (za xx je nutné dosadit číslo stáže) doporučeně poštou na níže uvedenou adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7. Společně s podepsanou Smlouvou zasílá poskytovatel stáže také originál platného potvrzení o studiu a informovanosti školy a originál vyplněného čestného prohlášení k de minimis, které dokládal v podobě skenu při vypsání dané karty stáže do IS SEP. Obsahuje-li Smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání Smlouvy příslušnou osobou za FDV a následně zanese poskytovatele stáže, resp. jemu přiznanou výši podpory do Centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Dnem poskytnutí této podpory de minimis je datum podpisu Smlouvy. Jedno vyhotovení Smlouvy podepsané všemi třemi stranami zašle konzultant FDV spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou poskytovateli stáže, druhé vyhotovení obdrží stážista. Třetí vyhotovení Smlouvy si ponechá FDV. Tímto krokem přechází „Schválená stáž“ do fáze „Podepsaná smlouva“. Při zahájení stáže obdrží poskytovatel i stážista od přiděleného konzultanta e-mailem informace o klíčových meznících v průběhu nastávající stáže. Všechny tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu. 38 39
Razítkové podpisy nejsou ze strany FDV akceptovány. Podepsané výtisky Smlouvy o stáži musí dorazit na FDV nejpozději 1 pracovní den před zahájením stáže.
39
10 Zahájení stáže Stáž může být oficiálně zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista zahajuje docházku na stáž v den, na kterém se s mentorem domluvili v harmonogramu stáže. Stáž je považována za zahájenou dnem, který je ve Smlouvě o stáži uveden jako první den realizace stáže.
10.1 E-learningový kurz E-learnigový kurz je zaměřen na rozvoj soft skills, tzv. měkkých dovedností, které jsou velmi důležité při vstupu do prvního zaměstnání. Je rozdělen do pěti modulů. Kurz bude stážistovi zpřístupněn po zahájení stáže. Absolvování kurzu je podmínkou pro úspěšné ukončení stáže. Stážista je povinen absolvovat e-learningový kurz nejpozději do 14 kalendářních dnů od obdržení zmíněného e-mailu. Kurz je zakončen testem, úspěšné absolvování e-learningu je potvrzeno výstupním certifikátem, který má stážista možnost si vygenerovat ihned po absolvování kurzu. Absolvování e-learningového kurzu nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený realizací e-learningového kurzu se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
10.2 Vstupní evaluační dotazník Po 10 kalendářních dnech od zahájení stáže je mentorovi v IS SEP zpřístupněn vstupní evaluační dotazník. Mentor je na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem. Dotazník je nutné vyplnit do 4 kalendářních dnů. Mentor stáže je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu a hodnocení kvality poskytovaných stáží a jsou významným podkladem pro závěrečnou evaluaci projektu. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit i stážista.
10.3 Dotazník o poskytovateli Dotazník o poskytovateli je poskytovateli / mentorovi stáže zpřístupněn současně se vstupním evaluačním dotazníkem. Tento dotazník je nutné vyplnit při zahájení první stáže daného poskytovatele stáže. V případě, že poskytovatel stáže zahájí další stáž, není nutné dotazník vyplňovat znovu, stačí jej pouze aktualizovat, došlo-li ke změnám.
40
11 Průběh realizace stáže Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o stáži považována za důvod k předčasnému ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany stážisty mění podmínky stáže nebo Smlouvu, musí o této skutečnosti neprodleně informovat ostatní strany (za FDV především konzultanta FDV). Takovými skutečnostmi může být například: změna harmonogramu stáže (v určitých případech je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); změna mentora (je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě); jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o stáži, jejími přílohami, popř. souvisejícími dokumenty. Poskytovatel stáže je povinen navrhnout řešení této nové situace a zajistit souhlas všech zúčastněných stran. Stáž musí probíhat v souladu se Smlouvou o stáži a dohodou o provedení práce, příslušnou NPP a kartou stáže. Především musí být splněna tato kritéria: musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV, které jim stanovuje Smlouva, její přílohy, popř. související dokumenty; stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují manuály (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží) a případné aktuální metodické pokyny; stáž musí probíhat v souladu s harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o stáži; stážista musí v průběhu realizace stáže vykonat všechny činnosti, jejichž rámec stanovuje nabídka pracovní pozice, resp. karta stáže. Činnosti musí být vykonány prakticky, nikoliv pouze teoreticky (porušení tohoto pravidla může vést k neproplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli, nevydání certifikátu stážistovi apod.);40 mentor musí vykonávat činnosti, které vyplývají z aktivit uvedených ve Smlouvě o stáži a v tomto manuálu; poskytovatel musí stážistovi zajistit odpovídající prostředí pro výkon stáže (materiální a technické vybavení pro danou typovou pozici, které stanovuje nabídka pracovní pozice);
Pokud není možné z objektivních důvodů, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice, resp. kartě stáže prakticky, musí být s jejich výkonem alespoň teoreticky seznámen a tuto skutečnost musí uvést do pracovního výkazu. 40
41
stážista je povinen dodržovat relevantní pokyny mentora vztahující se k bezpečnosti a výkonu činností na stáži. Je povinností stážisty i poskytovatele stáže neprodleně nahlásit konzultantovi FDV jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o stáži. V průběhu stáže patří mezi povinnosti mentora zejména: řídit se harmonogramem stáže; kontrolovat a potvrdit docházku stážisty na stáž (pracovní výkaz stážisty) (viz kapitola 11.1); vyplňovat evaluační dotazníky (viz kapitola 10.2 a 12.2); hlásit konzultantovi FDV změny v harmonogramu týkající se garantovaného intervalu a celkové měsíční hodinové dotace stáže; hlásit konzultantovi FDV a stážistovi veškeré další změny, které nastanou v průběhu realizace stáže; poskytovat součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže; poskytovat součinnost členům kontrolního týmu při kontrole na místě; vést stážistu, aby vykonal v průběhu stáže všechny činnosti dle nabídky pracovní pozice, resp. karty stáže; vést stážistu k absolvování e-learningové kurzu; vést stážistu k absolvování závěrečného poradenství zaměřeného na usnadnění vstupu na trh práce.
11.1 Docházka na stáž (pracovní výkaz) Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do pracovního výkazu: docházku – počet hodin (čas příchodu na stáž a čas odchodu); v případě docházky delší než 6 hodin (u stážistů mladších 18 let 4,5 hodiny) délku přestávky na jídlo a oddech (min. 30 minut); popis konkrétních činností, které daný den vykonal, případně s nimi byl seznámen, a přiřadit je k pracovním činnostem uvedeným v nabídce pracovní pozice41 (uvede se písmeno, kterým je daná činnost v NPP označena); konzultant FDV zhodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s NPP); služební cestu (účel a cíl), pokud ji daný den absolvoval;
Bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi pracovní výkaz na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat výkaz průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače. 41
42
vysvětlení případného nesouladu docházky s plánovaným harmonogramem do Poznámky v pracovním výkazu. (Každá změna v docházce musí být již předem schválena konzultantem FDV). Docházka na stáž nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Pracovní výkaz je jednotný pro všechny stážisty a je ke stažení v IS SEP v sekci Společné dokumenty. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala (případně od ukončení stáže), stážista vyplněný pracovní výkaz vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho mentorovi. Mentor stáže pracovní výkaz zkontroluje a podepíše a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí pracovního výkazu od stážisty uloží sken podepsaného výkazu do IS SEP k dané stáži. Originál pracovního výkazu si poskytovatel stáže ponechá až do kompletace závěrečného reportu. Originály všech pracovních výkazů týkajících se konkrétní stáže a konkrétního stážisty přiloží mentor jako přílohy závěrečného reportu. U stáží, které probíhají jen jeden měsíc, je stážista povinen vyplnit a odevzdat pracovní výkaz po 14 dnech docházky na stáž, a to nejdéle 15. kalendářní den od data zahájení realizace stáže dle Smlouvy o stáži. Mentor je následně povinen uložit sken podepsaného výkazu do 2 pracovních dnů od jeho obdržení do IS SEP k dané stáži. Informaci o schválení daného pracovního výkazu najde stážista v IS SEP v poli „Poznámka od konzultanta“ u dané stáže.
11.2 Změny v průběhu realizace stáže Obecně platí pravidlo, že změnu, která souvisí s realizací stáže, hlásí ten, na jehož straně změna vznikla. Změnu je třeba hlásit předem a písemně zbývajícím dvěma smluvním stranám. Všechny změny v docházce týkající se garantovaného intervalu má povinnost hlásit konzultantovi FDV vždy mentor stáže. 11.2.1 Změny ze strany poskytovatele stáže Za změny v průběhu realizace stáže, se považuje např.: změna v docházce na stáž (viz kapitola 11.2.2); změna kontaktních údajů mentora; změna adresy sídla; změna bankovního účtu; změna vstupních podmínek umožňujících účast v projektu. Neoznámení nové skutečnosti, která vznikla na straně poskytovatele stáže a je v rozporu s pravidly projektu (a v jejím důsledku tudíž není možné stáž dokončit), je klasifikováno jako hrubé porušení podmínek daných Smlouvou o stáži.
43
11.2.2
Změny v docházce na stáž
Ke změnám v docházce oproti naplánovanému harmonogramu může dojít neočekávaně (např. náhlý zdravotní problém stážisty či mentora) i očekávaně (např. návštěva lékaře nebo hospitalizace v nemocnici). Stážista je povinen jakoukoli změnu v docházce oproti harmonogramu předem (nebo jakmile je to možné) hlásit mentorovi stáže. Mentor stáže je povinen hlásit přidělenému konzultantovi FDV všechny změny v docházce na stáž oproti původnímu harmonogramu, které mají dopad na garantovaný interval (např. přesun dne docházky na stáž, změna v garantovaném intervalu, změna místa výkonu stáže či služební cesta) nebo na celkovou měsíční hodinovou dotaci uvedenou v harmonogramu stáže. Změny je nutné je hlásit přidělenému konzultantovi FDV prostřednictvím změnového listu (viz níže) nejdéle 1 pracovní den předem, a to nejpozději do 14:00, nebo pokud se jedná o neočekávanou změnu, ihned po jejím zjištění. V harmonogramu je pro případné náhrady docházky na stáž připravena dvoutýdenní rezerva na konci stáže. Pokud bude v důsledku přesunu docházky překročen termín ukončení stáže, je nutné sepsat dodatek ke Smlouvě (dodatek sepíše konzultant FDV). Změny mimo garantovaný interval není nutno hlásit předem, pokud nepřekročí měsíční hodinovou dotaci stanovenou v harmonogramu; změny musí být následně uvedeny v pracovním výkaze. Mezi takové změny patří např. drobné pochůzky mimo garantovaný interval (viz kapitola 9.1 Harmonogram stáže).
Očekávané změny v docházce:
K hlášení změn docházky konzultantovi FDV využije mentor tzv. změnový list, který je součástí harmonogramu stáže, který mentor vyplnil v rámci přípravy Smlouvy (dokument v excelu). Do změnového listu popíše změnu – uvede termín a důvod změny a další důležité informace, zároveň do změnového listu s touto změnou zaznamená také náhradu docházky (na které dny byla docházka přesunuta, včetně počtu hodin a garantovaného intervalu) dle domluvy se stážistou. Vlastní harmonogram mentor nemění, zůstává tedy stejný, jako je ve Smlouvě. Harmonogram s vyplněným změnovým listem mentor vloží do IS SEP k odpovídající stáži (nikoliv do profilu poskytovatele) nejpozději do 14:00 hodin předcházejícího pracovního dne42. Nahlášená změna následně podléhá schválení ze strany FDV. Konzultant FDV zkontroluje, zda je nahlášená změna docházky v souladu s pravidly a pokud ano, obratem změnu písemně schválí e-mailem. Teprve poté je možné změnu docházky realizovat. Neakceptováním neschválení změny se poskytovatel stáže a stážista vystavují riziku, že bude toto při kontrole stáže klasifikováno jako neodstranitelné pochybení, které může vést k předčasnému ukončení stáže bez nároku na proplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli stáže.
Nahlášení změny po 14:00 je možné pouze z objektivních důvodů (a pouze před začátkem garantovaného intervalu). 42
44
Na změny v docházce se vztahují stejná pravidla jako na sestavení harmonogramu stáže. Schválená změna ze strany FDV je stejně závazná jako harmonogram ve Smlouvě (dochází tím k aktualizaci přílohy Smlouvy – harmonogramu stáže), a tudíž se na změnu vztahují stejná pravidla. Byla-li tedy daná změna již ze strany FDV schválena, musí být provedena, nebo do 14:00 předcházejícího pracovního dne zrušena prostřednictvím změnového listu (v takovém případě musí být dodržena stejná pravidla jako při hlášení změn docházky). Dochází-li v průběhu stáže k více změnám, jsou průběžně do změnového listu doplňovány. S další změnou je vždy nutné harmonogram s doplněným změnovým listem vložit do IS SEP. V případě, že nebude změna nahlášena ve výše uvedeném termínu, nebude ze strany FDV schválena a docházka musí probíhat podle předem schváleného harmonogramu.
Neočekávané změny v docházce:
V případě náhlých neočekávaných změn (např. v případě náhlé nemoci stážisty), které nebylo možné z objektivních důvodů nahlásit předcházející pracovní den do 14:00, má mentor povinnost změnu nahlásit konzultantovi (případně kontaktuje příslušného vedoucího pracovníka FDV, jehož kontakt je uveden ve Smlouvě o stáži) jakoukoliv formou ihned po jejím zjištění43. Mentor také změnu zaznamená do změnového listu, a jakmile je to možné, vloží jej do IS SEP k dané stáži. V odůvodněných případech (např. pokud není konzultant FDV předem informován o absenci stážisty na stáži) může FDV požadovat od stážisty doložení potvrzení o návštěvě lékaře/nemoci od lékaře. To potom musí obsahovat: jméno stážisty; termín, na který lékař zneschopňuje stážistu vykonávat stáž (od – do); datum, podpis a razítko lékaře. V případě, že se stážista bez udání důvodu nedostaví na stáž, musí mentor o této skutečnosti neprodleně jakýmkoliv způsobem informovat konzultanta FDV. Docházka na stáž nesmí překročit v daný den 12 hodin (do této délky se nezapočítává délka přestávky na jídlo a oddech). Docházka nad rámec 12 hodin nebude ze strany FDV uznána. Docházka v jednotlivých dnech se sčítá v rámci kalendářního měsíce. Ze strany FDV je při kontrole pracovního výkazu schválena docházka na stáž max. v rozsahu (tj. počtu hodin), který byl na daný kalendářní měsíc naplánován v harmonogramu stáže. Z toho vyplývá, že pokud nebyly v daném měsíci stáže ze strany FDV schváleny změny v docházce, je nezbytné, aby se počet naplánovaných hodin docházky v daném měsíci (dle harmonogramu) shodoval s počtem skutečně odchozených hodin stáže vykázaných v pracovním výkazu za daný měsíc stáže. Docházka nad rámec naplánovaného harmonogramu (pokud se nejedná o nahlášenou a ze strany FDV schválenou změnu docházky) nebude ze strany FDV uznána.
43
Je nutné mít na paměti, že toto musí být nahlášeno před začátkem garantovaného intervalu.
45
Stážista tedy musí v průběhu stáže absolvovat celkový počet hodin stáže uvedený v harmonogramu. Není přípustné, aby se mentor se stážistou domluvili na tom, že dostane stážista „volno“ bez náhrady docházky. 11.2.3 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor / poskytovatel stáže bez zbytečného odkladu informovat stážistu a konzultanta FDV. V příslušné NPP je vždy uvedeno zapojení mentora, tedy z jaké části je mentor povinen se aktivně věnovat stážistovi. Po zbytek času, kdy se stážistovi nemusí věnovat aktivně, je ale nutné, aby byl na daném místě výkonu stáže přítomen, případně aby byl přítomen specialista. 1) Krátkodobé změny za krátkodobé se považují změny kratší než 5 pracovních dní (včetně); krátkodobé změny (např. návštěvu u lékaře) by měl mentor plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže; o krátkodobé změně musí poskytovatel stáže bez odkladu informovat stážistu (telefonicky/e-mailem) a konzultanta FDV (prostřednictvím změnového listu); zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru (specialista), může stáž pokračovat, mentor nahlásí konzultantovi FDV změnu prostřednictvím změnového listu, následně bude změna zaznamenána v pracovním výkazu stážisty za daný měsíc stáže; hlavní osobou odpovědnou za kvalitu a správný průběh stáže zůstává mentor; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny v termínu realizace stáže; o této změně bude informován stážista i konzultant FDV (prostřednictvím vyplněného změnového listu v IS SEP, tj. mentor uvede, na které dny byla stáž přesunuta a kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet). 2) Dlouhodobé nebo trvalé změny za dlouhodobé se považují změny nad 5 pracovních dnů – v jejím důsledku může nejčastěji dojít: ke změně mentora – za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny osoby mentora, v případě, že poskytovatel stáže disponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice a byl by oprávněn nahradit mentora. Poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky/e-mailem) a konzultanta FDV (telefonicky, e-mailem), s nímž změnu mentora projedná; zároveň musí poskytnout konzultantovi veškerou 46
potřebnou dokumentaci potvrzující skutečnost, že mentor splňuje veškeré požadované podmínky v souladu s tímto manuálem a s nabídkou pracovní pozice; osoba nahrazujícího mentora podléhá schválení ze strany FDV a není-li schválena, musí být stáž přerušena až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen; je-li zastupující mentor konzultantem FDV schválen, sepíše konzultant FDV dodatek ke Smlouvě o stáži z důvodu změny mentora; ke změně termínu ukončení stáže – v případě, že poskytovatel stáže nemá jinou osobu, která splňuje podmínky dané NPP, a stáž je tedy nutné dočasně přerušit, případně předčasně ukončit.
12 Závěrečná fáze a ukončení stáže 12.1 Poradenství Cílem poradenství je zlepšit připravenost stážistů pro vstup na trh práce. Stážista absolvuje individuální pohovor s lektorem zaměřený na tvorbu životopisu, psaní motivačních dopisů a přípravu na pracovní pohovory a výběrová řízení, např. assessment centra. Stážista je během stáže kontaktován realizačním týmem FDV – obdrží informační e-mail o postupu přihlášení na poradenství. E-mail obsahuje všechny potřebné informace týkající se absolvování poradenského pohovoru. Stážista je povinen se na pohovor registrovat do posledního dne docházky na stáž (dle harmonogramu stáže, který je přílohy č. 2 Smlouvy o stáži) a absolvovat poradenský pohovor před ukončením stáže (před posledním dnem realizace stáže). Výstupem z pohovoru je nově sestavený životopis stážisty, který má stážista povinnost nahrát do IS SEP, a to do následujících 24 hodin po konání poradenského pohovoru. Poradenský pohovor je povinnou součástí stáže a jeho absolvování je podmínkou pro její úspěšné ukončení. Absolvování poradenského pohovoru nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený na poradenském pohovoru se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
12.2 Závěrečný evaluační dotazník Závěrečný evaluační dotazník je mentorovi zpřístupněn poslední den docházky na stáž v IS SEP. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem. Je nutné jej vyplnit do 4 kalendářních dnů. Mentor je povinen odpovědět na všechny otázky uvedené v dotazníku a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu
47
kvality poskytovaných stáží. k efektivnímu průběhu stáží.
Zodpovědným
vyplněním
dotazníku
přispěje
mentor
Závěrečný evaluační dotazník vyplňuje také stážista.
12.3 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) Závěrečný report představuje shrnutí výstupů stáže, které sbírá a sestavuje mentor. Na základě správně vyhotoveného závěrečného reportu může poskytovatel stáže vystavit fakturu. Formulář je k dispozici v IS SEP v sekci Společné dokumenty. Obsah závěrečného reportu: skutečný počet odpracovaných hodin stáže; stručné zhodnocení činností stážisty v průběhu stáže z pohledu mentora; zhodnocení a připomínky k celému procesu stáže z pohledu poskytovatele. Přílohy závěrečného reportu: podepsané originály pracovních výkazů stážisty za všechny měsíce stáže v papírové podobě; relevantní doklad(y) potvrzující vyplacení mzdy stážistovi za všechny měsíce realizované stáže (např. kopie bankovního výpisu, podepsané výdajové pokladní doklady). V případě, že stážista nevykonával veškeré pracovní činnosti uvedené v NPP, resp. kartě stáže prakticky, je mentor povinen tuto skutečnost v závěrečném reportu zdůvodnit, respektive popsat, jakým způsobem byl stážista s činnostmi seznámen teoreticky. Po schválení pracovního výkazu za poslední měsíc stáže obdrží mentor od konzultanta FDV e-mailem informaci o schválení všech doložených pracovních výkazů a je vyzván k vyhotovení závěrečného reportu. Současně konzultant zasílá certifikát pro stážistu v elektronické podobě (má-li na něj stážista nárok). Nejpozději do 5 pracovních dnů od vyplacení mzdy stážisty za poslední měsíc stáže je poskytovatel povinen odeslat podepsaný závěrečný report včetně všech příloh konzultantovi FDV doporučeně poštou. Současně zasílá také vytisknutý certifikát pro stážistu podepsaný oprávněnou osobou poskytovatele (více viz kapitola 12.4 Certifikát). Jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován zpravidla do 5 pracovních dnů od data doručení závěrečného reportu konzultantem FDV (e-mailem) a je vyzván k vystavení faktury za náklady spojené s realizací stáže. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována.
12.4 Certifikát Po ukončení stáže stážista získá certifikát o absolvování stáže v případě, že jsou splněny následující podmínky: 48
-
absolvoval minimálně 90 % hodinové dotace stáže;
-
splnil všechny činnosti stanovené příslušnou NPP (doložil v pracovních výkazech);
-
úspěšně absolvoval e-learning v termínu daném Smlouvou o stáži;
-
absolvoval poradenství a nahrál životopis schválený lektorem do IS SEP;
-
vyplnil vstupní a závěrečný evaluační dotazník v požadovaných termínech.
Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení, není certifikát stážistovi vystaven. Předvyplněný certifikát obdrží mentor e-mailem společně s informací o schválení všech doložených pracovních výkazů stážisty a žádostí k vypracování závěrečného reportu. Certifikát obsahuje základní informace o stáži a její popis, bude písemně stvrzen poskytovatelem stáže (oprávněnou osobou poskytovatele stáže) a příslušnou osobou FDV . Poskytovatel certifikát vytiskne (nutný barevný tisk), zajistí podpis oprávněné osoby poskytovatele stáže a společně se závěrečným reportem včetně příloh jej zašle poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát po splnění všech podmínek stanovených Manuálem pro stážistu zaslán stážistovi doporučeně na uvedenou kontaktní adresu.
12.5 Ukončení stáže Oficiální datum ukončení stáže je uvedeno v harmonogramu stáže, který je přílohou č. 2 Smlouvy o stáži, a je tak její nedílnou součástí. Je stanoveno jako 14. kalendářní den od posledního dne docházky na stáž. Úprava data ukončení stáže je možná pouze se souhlasem FDV a vyžaduje dodatek ke Smlouvě. Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o stáži. Stáž může být podle Smlouvy o stáži ukončena dvojím způsobem: 1. řádně ukončená stáž – stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré náležitosti, které plynou ze Smlouvy o stáži a jejích příloh; 2. předčasně ukončená stáž
ukončení stáže z objektivních důvodů
např. v případě výpovědi mentora, stážista si našel zaměstnání apod.; FDV si může vyžádat doložení těchto objektivních důvodů (např. potvrzení od budoucího zaměstnavatele apod.); stáž ukončená dohodou všech 3 zúčastněných stran (stážista, poskytovatel stáže, FDV); stáž může být ukončena jedině v případě, že situace neumožňuje dokončení stáže v plném smluveném rozsahu (splnění všech činností uvedených v NPP apod. není důvodem k předčasnému ukončení stáže); stáž je ukončena dohodou o předčasném ukončení stáže;
49
je-li stáž ukončená z objektivních důvodů, jsou náklady stáže uhrazeny poměrně k počtu hodin realizované stáže;
ukončení stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran
stáž, kdy poskytovatel stáže nebo stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o stáži a jejích příloh a stáž byla jejich vinou ukončena; v takovém případě se posuzuje, na čí straně k pochybení došlo: k pochybení došlo na straně poskytovatele stáže: - poskytovateli stáže nebudou proplaceny náklady spojené s realizací stáže a nemusí mu být umožněno vypsat další kartu stáže (může mu být stornována karta čekající na schválení); k pochybení došlo na straně stážisty: - poskytovateli stáže jsou náklady spojené s realizací stáže proplaceny ze strany FDV poměrně (dle počtu skutečně realizovaných, konzultantem FDV schválených hodin stáže) na základě žádosti zaslané stážistou; - stážista se již nemůže na stáž přihlásit; stáž je ukončena odstoupením od Smlouvy, které vyhotoví konzultant FDV. Odstoupení od Smlouvy se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám. Stáž je ukončena dnem doručení odstoupení poslední ze smluvních stran. Stážista může absolvovat v rámci projektů „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ a „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ pouze jednu stáž. Toto neplatí pouze tehdy, pokud stáž nebyla dokončena z důvodu překážek/pochybení na straně poskytovatele stáže (a za předpokladu, že stážista na stáž řádně docházel) nebo z objektivních důvodů na straně stážisty, pokud tyto důvody pro předčasné ukončení stáže pominou a stážistovi nebyl vydán certifikát o absolvování stáže. V takovém případě může být stážistovi umožněno přihlásit se na novou stáž. Fond dalšího vzdělávání si vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o stáži s poskytovatelem, který byl vyloučen z projektu/ů realizovaných Fondem dalšího vzdělávání a vyhrazuje si právo v takovém případě deaktivovat jeho profil v IS SEP.
13 Fakturace Po ukončení stáže a zaslání všech dokumentů (závěrečný report s přílohami - pracovní výkazy, doklad(y) o zaplacení mzdy stážistovi) konzultantovi FDV, dojde k vyhodnocení stáže. Jsou-li všechny dokumenty v pořádku, obdrží poskytovatel stáže od konzultanta FDV e-mail s výzvou k stavení faktury za poskytnutou stáž.
50
Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury za stáž. Pokud bude faktura vystavená dříve než v den vyzvání, nebude ze strany FDV akceptována. Dle Smlouvy o stáži vystaví poskytovatel stážistovi (stážista je na faktuře uveden jako osoba odběratele) po ukončení stáže fakturu, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž, a to nejpozději 10 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Faktura nesmí být vystavena dříve, než je datum ukončení stáže podle Smlouvy. Výše částky určené k fakturaci je uvedena v příloze č. 5 Smlouvy a uvádí se s DPH. Fakturovaná částka může být nižší, než je částka uvedená ve Smlouvě (např. při předčasném ukončení stáže; v tomto případě je částka uvedena v dokumentu o předčasném ukončení stáže). Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že stážista musí v papírové podobě zaslat FDV žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže). Povinné náležitosti faktury: a) plátce DPH označení Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČO a DIČ; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském nebo obchodním rejstříku, včetně spisové značky (platí pro podnikatelské subjekty), nebo v jiné evidenci (jedná-li se o nepodnikatelské subjekty); zmínka o zápisu poskytovatele stáže ve veřejných rejstřících dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob; datum vystavení (nesmí předcházet datu ukončení stáže dle Smlouvy o stáži) a datum splatnosti faktury (40 kalendářních dní od data vystavení); datum uskutečnění zdanitelného plnění (je zpravidla shodné s datem, kdy byl poskytovatel k vystavení faktury vyzván, tj. kdy bylo ukončení stáže ze strany FDV akceptováno); položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ na základě Smlouvy o stáži číslo: xx44“;
44
Bude doplněno dle konkrétní stáže.
51
informace o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži, musí odpovídat částce nákladů spojených s realizací stáže deklarované ve výzvě k vystavení faktury); základ daně – UPOZORNĚNÍ: částka uvedená ve Smlouvě o stáži je částka včetně DPH; informaci o % výši DPH;45 výši DPH; podpis osoby pověřené poskytovatelem stáže k vystavení faktury za náklady spojené s realizací stáže, příp. podpis poskytovatele stáže. b) neplátce DPH označení Faktura; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČO a DIČ; informace, že se jedná o neplátce DPH; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV!; zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vystavení a datum splatnosti; položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: „Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“ na základě Smlouvy o stáži číslo: xx46“; informaci o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži); podpis osoby pověřené poskytovatelem stáže k vystavení faktury za náklady spojené s realizací stáže, příp. podpis poskytovatele stáže.
V případě, že bude faktura vystavená neplátcem DPH a bude nazvána „Faktura – daňový doklad“, či bude obsahovat „datum uskutečnění zdanitelného plnění,“ nebude faktura akceptována a bude poskytovateli vrácena k přepracování. Poskytovatel stáže následně zašle originál a 1 prostou kopii faktury (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. Poskytovateli stáže je doporučeno, aby si před odesláním faktury stážistovi opatřil a uschoval její kopii. 45 46
Ke dni účinnosti tohoto manuálu jde o 21 %. Bude doplněno dle konkrétní stáže.
52
K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“, který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář žádosti o úhradu nákladů spojených s realizací stáže je k dispozici v IS SEP v sekci Společné dokumenty. Stážista po obdržení faktury vyplní žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV fakturu na účet poskytovatele, a to v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2“, který je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ). FDV uhradí fakturu na ten účet poskytovatele stáže, který je uveden ve Smlouvě o stáži.
14 Kontroly Cílem kontroly realizace stáže je zajistit, aby realizace stáže probíhala jak v souladu s ustanoveními Smlouvy, tak i v souladu s aktuálním zněním projektových dokumentů, zejména Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží, a případně včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáže. Na základě vyhodnocení výsledků kontroly realizace stáže jsou po ukončení stáže propláceny náklady spojené s realizací stáže dle Smlouvy.
14.1 Typy kontrol Před zahájením realizace stáže a v jejím průběhu jsou prováděny dva typy kontrol: administrativní kontrola a kontrola na místě. Administrativní kontrola může probíhat i po ukončení stáže. Dle časového hlediska rozlišujeme tři druhy kontrol: Předběžná kontrola – probíhá před podpisem Smlouvy a vyhodnocuje vstupní
dokumenty předkládané poskytovatelem stáže a zájemcem o stáž, tento druh kontroly zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na vstupních pohovorech.
Průběžná kontrola – probíhá po podpisu Smlouvy a zahájení realizace stáže. Tento druh kontroly zahrnuje vyhodnocování dokumentů vyžadovaných v průběhu stáže ze strany poskytovatele stáže a stážisty a kontrolu na místě vykonanou v místě realizace stáže, které je uvedeno ve Smlouvě.
Následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, a to na základě
vyhodnocení předložených dokumentů (např. faktury). 14.1.1 Administrativní kontrola Administrativní kontrola stáží spočívá ve vyhodnocování dokumentace předkládané zájemcem o stáž / stážistou a poskytovatelem stáže. Základním zdrojem informací jsou údaje nahrávané ze strany stážisty či poskytovatele do IS SEP nebo údaje zasílané stážistou
53
či poskytovatelem konzultantovi elektronicky nebo poštou. Tento typ kontroly je součástí celkového vyhodnocení úspěšnosti stáže a má vliv na proplacení nákladů spojených s realizací stáže poskytovateli stáže. 14.1.2 Kontrola na místě Kontrolou na místě je ověřováno, zda je stáž realizována v souladu se Smlouvou (zejména pak v souladu s nabídkou pracovní pozice a s kartou stáže) a s aktuálním zněním projektových dokumentů. Kontrolu na místě provádějí pověření zástupci FDV. Kontrola na místě probíhá v místě výkonu stáže. Porovnává se při ní skutečný stav se stavem deklarovaným, přičemž kontrola obsahuje i kontrolu dokladů nezbytných k realizaci stáže (např. průběžného vyplňování pracovního výkazu, dokládání naplňování cíle stáže – e-mailová komunikace, výstupy stážistovy činnosti – modely, výrobky aj.). Kontrola na místě může být u konkrétní stáže i u jednoho poskytovatele stáže provedena opakovaně. Kontrola na místě může být hlášená i nehlášená. Hlášená kontrola je poskytovateli stáže a stážistovi oznámena předem a písemně minimálně 5 kalendářních dnů před jejím vykonáním. Nehlášená kontrola může být v místě výkonu stáže vykonána kdykoli v průběhu realizace stáže, a to bez předchozího oznámení poskytovateli stáže a stážistovi. Poskytovatel stáže a stážista jsou povinni pověřeným zástupcům FDV umožnit přístup do místa výkonu stáže, prokázat se pověřeným zástupcům FDV identifikačním dokladem s fotografií, na vyžádání předložit veškerou dokumentaci, která se vztahuje k realizaci stáže. Předmětem kontroly na místě může být např. dokumentace dokládající hlavní pracovní poměr mentora s dobou trvání pracovního poměru. Realizace kontroly na místě probíhá dle níže uvedeného postupu: Pověření zástupci FDV se dostaví na adresu místa výkonu stáže, která je uvedena ve Smlouvě, resp. v příloze č. 2 – Harmonogram stáže. Poskytovateli stáže je doporučeno jednoznačně specifikovat místo výkonu stáže (např. do harmonogramu stáže za adresu uvést, že stáž probíhá v 5. podlaží) a vhodným způsobem místo výkonu stáže označit. Po příchodu do místa výkonu stáže kontaktují pověření zástupci FDV poskytovatele stáže dostupným způsobem (např. prostřednictvím zvonku či recepce). V případě, že není místo výkonu stáže řádně označeno a není ani možné kontaktovat poskytovatele stáže dostupným způsobem, jsou mentor a stážista kontaktováni telefonicky na čísla uvedená ve Smlouvě. Z telefonických hovorů mohou být ze strany FDV pořizovány záznamy. Pověření zástupci FDV se vždy na úvod kontroly prokážou Pověřením FDV ke kontrolám na místě a identifikačními průkazy s fotografií. Pověření FDV ke kontrolám na místě obsahuje jméno a příjmení zaměstnance FDV (včetně čísla občanského průkazu), který je oprávněn provádět kontrolu na místě. Mentor a stážista (případně oprávněná osoba poskytovatele stáže) jsou povinni předložit pověřeným zástupcům FDV identifikační doklady s fotografií. Pověření zástupci FDV seznámí kontrolované osoby s průběhem kontroly na místě a předají jim Poučení o právech a povinnostech kontrolujících a kontrolovaných osob v souvislosti s prováděním kontrol realizace stáží v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2 (dále jen „Poučení“).
54
Kontrola na místě dále probíhá formou pohovorů s mentorem a stážistou. Z pohovorů mohou být vyhotoveny Záznamy z pohovoru, které podepisuje stážista, mentor a pověření zástupci FDV. K ukončení kontroly je nutné, aby proběhl pohovor se stážistou i s mentorem. Předmětem kontroly na místě je také příslušná dokumentace – doklad o proškolení stážisty v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, pracovní smlouva mentora, Smlouva o stáži a aktuální pracovní výkaz stážisty. Výstupem z kontroly na místě je Protokol z kontroly na místě, se kterým jsou stážista a poskytovatel seznámeni v závěru kontroly na místě. Protokol z kontroly na místě obsahuje vždy Část I, v případech, kdy při kontrole na místě došlo ke zjištění závažných pochybení na straně stážisty či poskytovatele stáže, obsahuje i Část II, kterou vypracují pověření zástupci FDV.
14.2 Výsledky kontroly O výsledku kontroly a o jejím ukončení jsou stážista i poskytovatel stáže v případě kontroly na místě ukončené bez zjištění informováni ihned v závěru kontroly, v ostatních případech jsou informováni písemně Oznámením o ukončení kontroly (dále jen „Oznámení“), které je stážistovi i poskytovateli stáže zasláno na adresu uvedenou ve Smlouvě. Přílohou Oznámení v případě ukončení kontroly na místě je vždy kopie Protokolu z kontroly na místě (Část I). V případě zjištění závažných pochybení stážisty či poskytovatele stáže při kontrole realizace stáže (administrativní kontrole či kontrole na místě) může být ze strany FDV dočasně přerušena docházka stážisty na stáž a administrace dané stáže (stážistovi též v této chvíli není umožněno zúčastnit se e-learningu, poradenství a dalších aktivit, které jsou součástí stáže). Toto je vždy oznámeno všem smluvním stranám písemně (e-mailem) a trvá až do řádného vypořádání kontroly, tj. do oznámení o ukončení kontroly všem smluvním stranám. Zároveň s přerušením docházky na stáž z důvodu zjištění závažného pochybení u poskytovatele stáže může být dočasně, tj. do řádného vypořádání kontroly, pozastavena veškerá činnost daného poskytovatele stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání 2 i v ostatních projektech realizovaných FDV, tzn., poskytovateli nejsou schvalovány další vypsané karty, u poskytovatele není zahájena nová stáž atp.
55
