MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“
Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7, Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČ: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, registrační číslo CZ.1.04/2.1.00/99.00001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 3.0 Datum vydání: 23. 9. 2013 Schválil: Mgr. Veronika Pelíšková, MBA, zástupkyně ředitele odboru projektové kanceláře
1
Obsah Změnový list ........................................................................................................................... 4 1
Úvod.................................................................................................................................. 6
2
Přehled základních pojmů ................................................................................................. 7
3
Poskytovatel stáže .......................................................................................................... 10
3.1 Vymezení poskytovatele stáže ........................................................................................ 10 3.2 Podpora malého rozsahu – de-minimis ........................................................................... 10 3.3 Osoby poskytovatele ....................................................................................................... 12 4
Stážista ........................................................................................................................... 15
5
Stručný popis realizace stáží ........................................................................................... 17
5.1 Stáže ............................................................................................................................... 17 5.2 Proces párování .............................................................................................................. 18 5.3 Zahájení a průběh stáže .................................................................................................. 19 5.4 Finanční podpora (hraditelné náklady) ............................................................................ 20 6
Registrace poskytovatele stáže v systému SEP .............................................................. 22
6.1 Registrační formulář v systému SEP ............................................................................... 22 6.2 Přihlášení do systému ..................................................................................................... 23 7
Vypsání karty stáže ......................................................................................................... 24
8
Párování poskytovatele stáže a stážisty .......................................................................... 28
8.1 Přihlášení stážistů ke kartě stáže .................................................................................... 28 8.2 Výběr stážistů .................................................................................................................. 28 9
Uzavření smluvního vztahu ............................................................................................. 30
9.1 Harmonogram stáže ........................................................................................................ 31 9.2 Dohoda o provedení práce .............................................................................................. 33 9.3 Smlouva o stáži ............................................................................................................... 33 10 E-learningový kurz........................................................................................................... 36
2
11 Průběh realizace stáže .................................................................................................... 37 11.1 Zahájení stáže ................................................................................................................. 38 11.1.1
Vstupní evaluační dotazník ...................................................................................... 38
11.2 Probíhající stáž ............................................................................................................... 38 11.2.1
Docházka na stáž ..................................................................................................... 39
11.2.2
Změny v docházce na stáž ....................................................................................... 39
11.2.2.1
Změny v docházce ze strany stážisty.................................................................... 39
11.2.2.2
Změny v docházce ze strany mentora .................................................................. 40
11.2.2.3
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže ............................... 42
11.2.3
Průběžný evaluační dotazník ................................................................................... 42
12 Poradenství ..................................................................................................................... 44 13 Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................... 45 13.1 Závěrečný evaluační dotazník ......................................................................................... 45 13.2 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) .................................................... 45 13.3 Certifikát .......................................................................................................................... 46 13.4 Ukončení stáže ............................................................................................................... 46 14 Fakturace ........................................................................................................................ 48 15 Kontroly ........................................................................................................................... 51 15.1
Zdroje informací pro administrativní kontrolu ..........................................................52
15.2
Zdroje informací o průběhu stáže při kontrole na místě ..........................................52
16 Odkazy a kontakty ........................................................................................................... 54
3
Změnový list Manuál pro poskytovatele stáží verze 3.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele stáží verze 2.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled doporučujeme prostudovat celou verzi 3.0 Manuálu pro poskytovatele. Změny nabývají platnosti dnem vydání dokumentu a účinné jsou od 24. 9. 2013. Touto aktualizací se ruší Metodický pokyn č. 2 k Manuálu pro poskytovatele verze 2.0. Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
celý dokument
Specifikace kontaktní osoby
2 (str. 7)
Nabídka pracovní pozice: S ohledem na aktuální situaci si FDV vyhrazuje právo používané nabídky deaktivovat a jejich používání omezit
2 (str. 8) 3.3 (str. 12)
Specifikace specialistů.
5.1 (str. 18)
Upřesnění podmínek pro zapojení se do projektu u OSVČ.
3.3 (str. 13)
Upřesnění dokumentace předkládané při kontrole na místě: Mentor také dokládá pracovní smlouvou splnění podmínky pracovního úvazku a délky pracovního poměru před vypsáním karty stáže.
3.3 (str. 13)
Upřesnění podmínek pro stážisty: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu).
4 (str. 15)
Upřesnění pracovních pozic pro studenty gymnázií. Jedná se o pozici Asistentka.
4 (str. 16)
Doplnění informace a potvrzení o studiu: Pro stáže začínající od 1. 10. 2013 a později musí být potvrzení o studiu platné pro školní akademický rok 2013/2014 (poznámka pod čarou).
4 (str. 16)
Specifikace podmínky o charakteru stáže: Stáž musí být realizována nad rámec školního kurikula. To znamená, že nesmí plnit funkci odborné stáže, která je součástí studijního programu (respektive studijního oboru) stážisty.
5.1 (str. 17)
Upřesnění podmínky změny harmonogramu: Při změnách v docházce musí být dodržená celková hodinová dotace stáže, která je uvedena ve Smlouvě o stáži.
5.1 (str. 17)
V případě, že stážista nevykonává všechny činnosti v kartě stáže prakticky a není se zbývajícími alespoň seznámen teoreticky, dochází k závažnému porušení podmínek projektu.
5.1 (str. 18)
Upozornění k notifikačnímu e-mailu: S ohledem na nastavení e-mailových schránek může dojít situaci, kdy bude e-mail přesměrován do složky s nevyžádanou poštou (tzv. SPAM) (poznámka pod čarou).
6.1 (str. 23)
Žádost o prodloužení doby zveřejnění karty stáže je možné podat nejpozději 24 hodin před koncem zveřejnění karty, a to přímo na kartě stáže pomocí tlačítka Požádat o prodloužení.
7 (str. 24)
FDV si s ohledem na vývoj projektu ovlivňující rozpočet, harmonogram a kapacity realizačního týmu, vyhrazuje právo omezit počet nabízených pracovních pozic na jedné kartě stáže (poznámka pod čarou).
7 (str. 25)
V případě oboustranné dohody mezi zájemcem o stáž a poskytovatelem je možné realizovat osobní pohovor formou video pohovoru.
8.2 (str. 29)
Výběr stážisty změnou statusu v systému SEP: V případě, že bude tato změna statusu provedena později, než 10 pracovních dnů před plánovaným zahájením realizace stáže, vyhrazuje si FDV právo začátek stáže posunout na další nejbližší možný termín zahájení.
8.2 (str. 29)
Po výběru konkrétního zájemce na stáž bude poskytovatel kontaktován nejdříve 1 měsíc před plánovaným začátkem realizace stáže (dle údajů v odpovídající kartě stáže).
9 (str. 30)
Do odpracovaných hodin se nezapočítává čas strávený absolvováním e-learningového kurzu a poradenského pohovoru.
9.1 (str. 31)
Maximální počet hodin výkonu stáže je 12 hodin denně.
9.1 (str. 31)
Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v pracovním výkaze
9.1 (str. 31)
4
stážisty za daný měsíc. Porušení této povinnosti patří mezi významné porušení podmínek stáže. V případě, že v průběhu stáže došlo k výše specifikovaným změnám v harmonogramu, je poskytovatel povinen vyplnit aktualizovaný harmonogram jako součást Závěrečného reportu. Aktualizovaný harmonogram musí být v souladu se skutečností a s pracovními výkazy stážisty.
9.1 (str. 31)
Specifikace charakteru služebních cest.
9.1 (str. 31)
DPP mezi stážistou a poskytovatelem stáže je potřeba uzavřít nejpozději v den podpisu Smlouvy o stáži.
9.2 (str. 33)
Bez platného originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy není možné stáž zahájit.
9.3 (str. 33)
Absolvování e-learningového kurzu nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený realizací e-learningového kurzu se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
10 (str. 36)
Doplňující informace ke změnám harmonogramu.
11.2.2.1 (str. 40)
Posun data ukončení realizace stáže je možný maximálně o 14 kalendářních dnů od data ukončení realizace stáže uvedeného ve Smlouvě o stáži.
11.2.2.1(str. 40)
Specifikace a doplnění Dlouhodobých nebo trvalých změn.
11.2.2.2 (str. 40)
Ztráta statutu studenta v průběhu realizované stáže nemá vliv na průběh realizace stáže.
11.2.2.3 (str. 42)
Doplnění informací o přípravě na poradenství.
12 (str. 44)
Absolvování poradenského rozhovoru nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený na poradenském rozhovoru se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
12 (str. 44)
V případě, že stážista nevykonával veškeré pracovní činnosti uvedené v Kartě stáže prakticky, je mentor povinen tuto skutečnost v závěrečném reportu zdůvodnit, respektive popsat, jakým způsobem byli stážisté s činnostmi seznámeni teoreticky.
13.2 (str. 45)
Upřesnění podmínek pro zisk certifikátu.
13.3 (str. 46)
Fond dalšího vzdělávání si vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o stáži s poskytovatelem, u kterého byla stáž (realizovaná v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání) předčasně ukončena z důvodu nedodržení náležitostí plynoucích ze Smlouvy o stáži či aktuálních manuálů.
13.4 (str. 47)
Upřesnění způsobu fakturace a náležitostí faktury.
14 (str. 48)
Kontrola na místě může být hlášená, anebo nehlášená
15 (str. 51)
Doplnění zdrojů informací o průběhu stáže při kontrole na místě.
15.2 (str. 52)
Nesoučinnost případně záměrné uvádění členů kontrolního týmu v omyl je významným porušením Smlouvy o stáži, které má za důsledek odstoupení FDV od smlouvy bez povinnosti hradit náklady spojené s realizací stáže.
15.2 (str. 53)
5
1 Úvod Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ krok za krokem: od základních pojmů a ustanovení, přes registraci do systému SEP (Systém efektivního párování), průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Projekt je realizován od září 2012 do srpna 2015 a jeho hlavním cílem je podpora individuálního profesního rozvoje mladých zájemců o zaměstnání a zvýšení jejich uplatnění na trhu práce. V rámci projektu nastoupí budoucí absolventi jako stážisté do firem, kde si osvojí pracovní návyky a získají praktické znalosti v oboru, který studují. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (metodiky, manuály, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. FDV má právo v průběhu projektu vydat metodický pokyn, který je pro všechny účastníky projektu závazný s okamžitou účinností. O těchto změnách jsou účastníci projektu e-mailem informováni. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému SEP a na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. Úplné a závazné informace o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazepromlade.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ prostřednictvím následujících e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na telefonní infolince – 776 514 176, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
6
2 Přehled základních pojmů Harmonogram stáže Harmonogram stáže slouží jako rozpis hodin, kdy bude stážista docházet na stáž. Určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je přílohou Smlouvy o stáži. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže na základě Nabídky pracovní pozice. Plní roli konkrétního inzerátu a obsahuje tyto části: Název pracovní pozice a její popis. Rámec činností vykonávaných na pracovní stáži / oblast aktivit stážisty a specifikace činností Délka nabízené stáže, termín stáže (od – do). Místo výkonu stáže. Termín pro přihlášení na stáž. Osoba mentora. Počet nabízených míst/pozic a další. Podrobnější popis karty stáže je uveden v kapitole 7 – Vypsání karty stáže. Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí zaměstnanec poskytovatele stáže, případně osoba, která je jako kontaktní osoba pověřená statutárním zástupcem poskytovatele (v souladu s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP). Kontaktní osoba je schopna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka anebo specialistu personálního oddělení, který bude informován o tom, že poskytovatel zajišťuje stáž v rámci projektu. Vedle mentora je tedy kontaktní osoba dalším zaměstnancem poskytovatele stáže, na kterého se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z tohoto důvodu je vhodné, aby funkci kontaktní osoby neplnil přímo mentor. Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje se zájemci o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, případně se školami a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní anebo mají zájem získat bližší informace. Mentor
7
Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže i za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Stážistu v průběhu stáže odborně vede, je pro něj v roli rádce/školitele a přímého vedoucího. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže. Nabídka pracovní pozice Nabídky pracovních pozic jsou předdefinované v systému SEP. K těmto zveřejněným Nabídkám může poskytovatel vypisovat jednotlivé karty stáže (tj. konkrétní nabídky stáží). Nabídka pracovní pozice představuje základní rámec stáže. Obsahuje výchozí informace o stáži (rámec pracovních činností, požadavky na mentora apod.), dále procentuální zapojení mentora a vyčíslení hraditelných hodinových nákladů spojených s poskytnutou stáží. Nabízené pracovní pozice vychází z nabídky šablon, která je schvalována v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, realizovaného FDV. Více o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ naleznete na www.stazevefirmach.cz. Využití konkrétních nabídek pracovních pozic (a jejich zveřejňování) se odvíjí od procesu schvalování nových šablon stáží v projektu Stáže ve firmách a od aktuální situace na trhu práce. S ohledem na aktuální situaci si FDV vyhrazuje právo používané nabídky deaktivovat a jejich používání omezit. Množství nabídek pracovních pozic se bude v průběhu projektu postupně rozšiřovat. Poskytovatel má možnost projevit zájem o vypsání i jiných pracovních pozic v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání. Realizační tým posoudí možnosti vypsání této pozice. Odborný směr Obor, případně oblast trhu práce, který seskupuje pracovní pozice s podobným odborným zaměřením (př. stavebnictví, gastronomie, obchod). Smlouva o stáži Smlouva o stáži společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou, resp. jeho zákonným zástupcem a FDV). SEP (Systém Efektivního Párování) Systém SEP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáže a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém mohou registrovaní uživatelé vykonávat následující činnosti dle přidělených rolí. Poskytovatelé stáže: nabízet stáže v daných oborech v souladu s Nabídkami pracovní pozice;
8
vybírat z přihlášených zájemců o stáž vhodné kandidáty; editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o vypsaných stážích (karty stáže); komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.).
Zájemci o stáž: hlásit se k aktuálním kartám stáží; editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu; získat informace o průběhu výběru vhodných zájemců o stáž, na kterou se přihlásili; komunikovat s FDV o průběhu stáže (nahrávat dokumenty atd.). Konzultanti FDV: komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží. Zájemce o stáž Žák/student, který splňuje stanovené podmínky a projeví zájem zapojit se do projektu. Stanoveným způsobem se registruje do databáze zájemců o stáž prostřednictvím informačního systému SEP. Závěrečný report Jedná se o závěrečnou zprávu o průběhu stáže, jejíž jednotný formulář vyplní jménem poskytovatele stáže jím určený mentor. Na základě závěrečného reportu a jeho příloh bude stáž vyhodnocena konzultanty FDV a při řádném ukončení stáže bude následně uhrazena vystavená faktura za poskytnutou stáž.
9
3 Poskytovatel stáže 3.1 Vymezení poskytovatele stáže Poskytovateli stáží mohou být subjekty soukromého sektoru – firmy, které podnikají na území České republiky a jsou zde právoplatně registrovány jako1: osoba zapsaná v obchodním rejstříku; osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění; osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle
zvláštních předpisů; osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle
zvláštního předpisu. Poskytovatelem stáže může být také subjekt spadající do soukromého neziskového sektoru. Subjekty veřejného sektoru (státní a veřejná správa a jimi zřízené organizace) nemohou2 být poskytovatelem stáže. Subjekty (potenciální poskytovatelé), které se rozhodnou zapojit do projektu musí být zřízeny a právoplatně zapsány jako ekonomické subjekty déle než jeden rok před vypsáním karty stáže.
3.2 Podpora malého rozsahu – de-minimis Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena FDV (z rozpočtu projektu). Částka za poskytnutou stáž je poskytovateli vyplacena ve formě veřejné podpory malého rozsahu („de minimis“). Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu příjemci za dobu předchozích tří let přesáhnout výši odpovídající limitní částce dle příslušného nařízení Evropské komise. Uvedený finanční strop platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v předchozím tříletém období. Za tříleté období se považují fiskální roky používané k daňovým účelům. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním 1
2
Zákon č. 513/1991 sb., obchodní zákoník (odst. 2, §2) Podmínka je daná výzvou č. 99, v rámci které je projekt realizován.
10
odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2006 ze dne 26. dubna 2012 o
použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období.3 Podporu de minimis dle nařízení č. 1998/2006 nelze poskytnout: na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností; v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů; podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v nařízení (ES) č. 1407/2002; v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu; v případě podpory udělené podnikům v obtížích.
Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi, nemohou být poskytovateli stáží. Poskytovatel stáže se odsouhlasením podmínek SEP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže, až po termín řádného ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu (de minimis). Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu (de minimis) je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis4. V registru lze vyhledat příjemce5 a zjistit, zda splňuje výše uvedenou podmínku.
3
http://www.uohs.cz/cs/verejna-podpora/sluzby-obecneho-hospodarskeho-zajmu.html Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 5 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search. 4
11
3.3 Osoby poskytovatele Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit odpovídající podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě nabídky pracovní pozice a karty stáže i Smlouvy o stáži. Na stáži se podílejí zejména – statutární zástupce, kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence: Statutární zástupce osoba zodpovědná za proces realizace stáže ve společnosti poskytovatele stáže; čestné prohlášení o bezdlužnosti; podepisuje Smlouvu o stáži a související dodatky.
Kontaktní osoba jeden zaměstnanec poskytovatele stáže, případně osoba, která je jako kontaktní
osoba pověřená statutárním zástupcem poskytovatele (v souladu s Všeobecnými podmínkami využívání služeb na serveru www.stazepromlade.cz a informačního systému SEP), který je schopen zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže; více viz kapitola 2 – Přehled základních pojmů.
Mentor zaměstnanec poskytovatele a hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu
stáže; podepisuje pracovní výkazy stážistů a sestavuje Závěrečný report stáže; podepisuje certifikát Europass – doklad o stáži; podepisuje čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na
mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů) a certifikát Europass – doklad o stáži; více viz kapitola 2 – Přehled základních pojmů.
Specialisté osoba/osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže
a realizaci všech činností uvedených v nabídce v pracovní pozice, resp. karty stáže; zaměstnanci poskytovatele stáže s úvazkem 1,0, kteří jsou zkušení pracovníci
v relevantních oblastech v rámci vykonávané stáže. Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže.
12
Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů. Maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v nabídce pracovní pozice. Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je přednostně vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou kartu stáže. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, se kterými má již praxi, a může tedy zajistit efektivní přenos znalostí. Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou Nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, pak musí být mentorem tento zaměstnanec. Nedisponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou Nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem, může být mentorem jiná osoba, která tyto podmínky splňuje, např.: člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.) – musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž, OSVČ může být mentorem jen tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž, mentorem nesmí být spolupracující osoba. Zároveň musí být splněna podmínka, že OSVČ vznikla jako ekonomický subjekt minimálně 1 rok před dnem vypsání karty stáže. Splnění kvalifikačních požadavků na mentora stáže je, mimo jiné, předmětem kontroly na místě, prováděné ze strany FDV. Mentor dokládá svoji kvalifikaci předložením životopisu, který je v souladu s kvalifikačními požadavky uvedenými v příslušné nabídce pracovní pozice a zároveň dokládá pracovní smlouvou splnění podmínky pracovního úvazku a délky pracovního poměru před vypsáním karty stáže. Činnosti mentora: seznámení stážisty s fungováním organizace, její organizační strukturou a firemní kulturou, pozicí na trhu apod.; příprava materiálů (mentor zajistí veškeré pracovní potřeby a materiál pro stážistu, v případě potřeby další školící a podpůrné pomůcky a potřeby); školení v potřebných činnostech pro výkon pracovní stáže nebo zajištění takového školení; seznámení stážisty s průběhem pracovní stáže;
13
praktické vedení stážisty v praxi, zadávání a následná kontrola úkolů, poskytování zpětné vazby stážistovi;
průběžné vyplňování evaluačních dotazníků; spolupráce s konzultanty FDV, účast při kontrole na místě; vyplnění závěrečného reportu, jehož součástí je i závěrečné zhodnocení stáže; další činnosti spojené s odborným vedením stáže. Mentorem pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání nesmí být mentor, který by byl v průběhu této stáže zároveň mentorem odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí. U jednoho mentora tedy nesmí nastat souběh vedení pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání a odborné stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí. Mentor, který je mentorem v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí se může stát mentorem pracovní stáže v projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání až poté, co ukončí mentorování stáže v projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí a naopak. Mentor zapojený do projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání bere tuto skutečnost na vědomí podepsáním Čestného prohlášení – souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů. Mentorem nemůže být osoba, která je ve vztahu k osobě stážisty osobou blízkou dle § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah).
14
4
Stážista
Cílovou skupinou projektu jsou zájemci o zaměstnání (není nutné být evidován na Úřadu práce ČR jako zájemce o zaměstnání). Stážistou může být: Žák/student prezenčního (denního) studia (student do 26 let včetně, případně až do 28 let včetně, jde-li o prezenční formu studia v doktorském programu); 1. Žák posledního ročníku střední školy (SŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák SŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do posledního ročníku, během školního roku – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. 2. Student posledních 2 semestrů vyšší odborné školy (VOŠ) a vysoké školy (VŠ) s trvalým pobytem na území ČR. Na stáž může žák VOŠ a VŠ nastoupit: během letních prázdnin před nástupem do předposledního semestru, s předpokládaným ukončením studia nejpozději do 12 měsíců od nástupu na stáž, během semestru – průběh stáže nesmí narušovat studijní povinnosti. Pro určení statusu žáka, respektive studenta je rozhodný školský zákon, respektive zákon o vysokých školách (nikoliv zákon o sociální podpoře). Dle výše zmíněných zákonů, ztrácí žák/student svůj status dnem složení závěrečné zkoušky. Potvrzení o studiu, které žák/student dokládá, musí zahrnovat předpokládané ukončení studia (datum předpokládaného složení závěrečné zkoušky). Stážistou nemůže být: 1. osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ); 2. žák/student, který se přihlásí na danou stáž ke konkrétnímu poskytovateli stáže, se kterým byl již v minulosti v pracovně-právním vztahu (hlavní pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti a další formy spolupráce). Platí také pro odbornou praxi v rámci školy; 3. osoba, která je ve vztahu k osobě mentora osobou blízkou dle § 116 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník ve znění pozdějších předpisů (tj. existuje mezi nimi např. manželský, příbuzenský vztah v přímé linii nebo obdobný vztah); 4. osoba, která má s FDV uzavřenou pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce.
15
Zájemci o stáž mohou nastoupit pouze na takové stáže, které odpovídají oboru/programu, jejž momentálně studují. Pokud studují v době, kdy žádají o stáž, více studijních oborů/programů, je možné je uvést a rozšířit si možnost stáží v rozdílných odborných směrech6. Studenti gymnázií mohou z důvodu všeobecného zaměření jejich studií absolvovat pouze stáže, které nejsou odborně zaměřené. Jedná se o pozice: Asistentka Studenti jazykových škol mohou nastoupit pouze na takovou stáž, která odpovídá studijnímu oboru/programu, v rámci kterého dosáhli jejich nejvyššího dosaženého vzdělání. V případě, že nejvyššího vzdělání dosáhli tito studenti na gymnáziu, mohou absolvovat stáže pouze na pozicích: Asistentka Zájemci o stáž musí být v době zahájení stáže žáky/studenty školy. Oprávněnost patřit do cílové skupiny doloží zájemce o stáž potvrzením o studiu. V případě studentů jazykových škol doloží zájemci vedle potvrzení o studiu také doklad o jejich nejvyšším dosaženém vzdělání (například sken maturitního vysvědčení). Potvrzení o studiu musí být vydáno pro daný školní/akademický rok, kdy zájemce žádá o stáž, a musí být platné ke dni zahájení stáže7. Stážista se nemůže ucházet o další stáž, pokud již nějakou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ absolvoval8. Stážistou se může stát také nezletilá osoba. V tomto případě je nutné, aby byla Smlouva o stáži podepsána také zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Ostatní dokumenty (DPP, čestné prohlášení, pracovní výkazy atd.) podepisuje stážista. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel může stážistu zaměstnat, záleží pouze na něm, zda tak učiní.
6
V tomto případě je žádoucí, aby zájemce o stáž doložil potvrzení o studiu vztahující se svým oborem k relevantní stáži. 7 Pro stáže začínající od 1. 10. 2013 a později musí být potvrzení o studiu platné pro školní akademický rok 2013/2014. 8
Výjimkou je případ, kdy první stáž byla ukončena z důvodu pochybení na straně poskytovatele stáže. V takovém případě se stážista může přihlásit na novou stáž.
16
Stručný popis realizace stáží
5 5.1
Stáže
Stáže probíhají u soukromých subjektů, které zapojením do projektu získají možnost zaměstnat mladé zájemce o zaměstnání, navázat kontakty se studenty, budoucími absolventy a příležitost zaučit potencionálního budoucího pracovníka, případně se s ním domluvit na další spolupráci. Délka stáže je určena počtem hodin (volí poskytovatel, dle svých možností a potřeb). Stáž lze realizovat v rozmezí 1–3 měsíců, s maximální časovou dotací 300 hodin. Počty hodin jsou rozděleny podle cílových skupin: žáci středních škol – min. 50, max. 300 hodin; studenti vysokých a vyšších odborných škol – min. 100, max. 300 hodin. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci, dle data stanoveném v kartě stáže a následně ve Smlouvě o stáži. Začátek realizace stáže volí poskytovatel stáže dle možných termínů, které jsou automaticky generovány systémem SEP. Stáž musí být realizována nad rámec školního kurikula. To znamená, že nesmí plnit funkci odborné stáže, která je součástí studijního programu (respektive studijního oboru) stážisty. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) – ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Harmonogram stanoví poskytovatel ve spolupráci se stážistou. Jakékoli změny v harmonogramu je poskytovatel povinen konzultantovi FDV nahlásit a zároveň také nahlásí případný náhradní termín nebo změnu. Při změnách v docházce musí být dodržená celková hodinová dotace stáže, která je uvedena ve Smlouvě o stáži. Stáž je zahájena prvním dnem realizace stáže, který je uveden v kartě stáže a následně také ve Smlouvě o stáži. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech v nabídce pracovní pozice, resp. karty stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v nabídce pracovní pozice (např. z důvodu sezónnosti činnosti, životního cyklu realizovaného projektu atp.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen mentorem, případně jím pověřenými specialisty.
17
Specialisté jsou mentorem pověření zaměstnanci poskytovatele (s pracovním úvazkem 1,0 u poskytovatele), kteří v případě potřeby zastřešují činnost stážisty z pověření mentora. Jedná se o odborníky pro vykonávanou činnost v rámci realizace stáže. V případě, že stážista nevykonává všechny činnosti v kartě stáže prakticky a není se zbývajícími alespoň seznámen teoreticky, dochází k závažnému porušení podmínek projektu. Stážistu v průběhu stáže odborně vede poskytovatelem určený mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Na průběhu stáže se mohou podílet také další osoby poskytovatele – specialisté, kteří dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže. Specialisté jsou pověřeni mentorem, který je i v případě jejich zapojení hlavní osobou odpovědnou za zajištění kvality stáže. Poskytovatel stáže má přiděleného svého konzultanta FDV, kterému zasílá průběžné relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení. Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). V případě, že se firma (potenciální poskytovatel) rozhodne zapojit do projektu, registruje se do systému SEP (na adrese www.stazepromlade.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi zúčastněnými stranami. Pokud není poskytovatel registrovaným uživatelem, je možné na portálu www.stazepromlade.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty. Pro získání podrobnějších informací o již nabízených stážích, nebo pro vypsání vlastní karty stáže, je nutné se na uvedeném portále registrovat do systému SEP (viz kapitola 6 - Registrace poskytovatele stáže v systému SEP). Registrace je nezávazná a bezplatná. Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit: Smlouva o stáži včetně příloh (především karta stáže a harmonogram). Manuál pro poskytovatele stáže. Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány).
5.2
Proces párování
Registrovaný poskytovatel si pomocí přednastavených filtrů zvolí v jakém odborném směru a k jaké konkrétní nabídce pracovní pozice má zájem stáž poskytovat. Pro vybranou Nabídku pracovní pozice pak v registračním systému vytvoří kartu stáže, kterou schvaluje konzultant FDV (viz kapitola 7 - Vypsání karty stáže).
18
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené Nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné Nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. FDV v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ neprovádí selekci nabídky karet stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany zájemců o stáž. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu. Ke schválené kartě stáže se mohou přihlašovat zájemci o stáž, a to až do termínu, který je na kartě uveden. Konzultant FDV průběžně přihlášené zájemce o stáž kontroluje. Zájemci, kteří nestudují obor, který je v souladu s vypsanou kartou stáže, případně nesplňují podmínky příslušnosti k cílové skupině projektu, jsou z výběru u dané karty stáže vyřazeni. Do 5 pracovních dnů od ukončení termínu, do kterého se mohou zájemci o stáž ke kartě stáže hlásit, zpřístupní FDV poskytovateli seznam zájemců, kteří splňují podmínky dané Nabídkou pracovní pozice, resp. kartou stáže a Manuálem pro stážistu. Z těchto zájemců o stáž si může poskytovatel vybírat ty, které pozve na osobní pohovor9. Poskytovatel na základě osobních pohovorů vybere vhodného zájemce o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 8 – Párování poskytovatele stáže a stážisty). Vybraného stážistu označí v systému SEP jako „vybrán na stáž“. Konzultant FDV zadaný výběr ověří. Stáž je následně spárována a dostává vlastní specifické číslo. V rámci projektu se předpokládá uzavření 840 Smluv o stáži. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o stáži neuzavřít.
5.3
Zahájení a průběh stáže
V této fázi se stává klíčovým dokumentem harmonogram stáže a další přílohy, které je poskytovatel povinen dodat konzultantovi FDV pro přípravu Smlouvy o stáži (viz kapitola 9 – Uzavření smluvního vztahu). Formuláře lze také stáhnout ze systému SEP v sekci dokumenty. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o stáži, kterou zašle poskytovateli stáže. Ten iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou (viz kapitola 9 – Uzavření smluvního vztahu mezi poskytovatelem, stážistou a FDV). Na schůzce je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž a podepsána dohoda o provedení práce (DPP), jejíž závazný vzor je k dispozici v systému SEP. Dohoda o provedení práci bude podepsána ve 3 vyhotoveních (1x pro stážistu, 1x pro poskytovatele a 1x pro FDV). Dohodu uzavírá poskytovatel se stážistou na dobu realizace stáže, přesně podle termínu zahájení a ukončení stáže, jak je uvedeno v kartě stáže a ve Smlouvě o stáži. Jedno paré dohody odesílá poskytovatel společně s podepsanou Smlouvou o stáži konzultantovi FDV.
9
FDV nezaručuje potenciálním poskytovatelům určitý počet přihlášených zájemců. Z toho plyne, že může nastat situace, kdy se k vypsané kartě stáže nepřihlásí žádný zájemce, případně kdy přihlášení zájemci nebudou splňovat stanovené podmínky.
19
Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli vyplněný originál potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s podepsanou dohodou o provedení práce a podepsanými smlouvami a dalšími povinnými přílohami konzultantovi FDV. Po podpisu Smlouvy o stáži je stážistovi umožněn přístup do e-learningového kurzu, který je povinnou součástí stáže. Stážista musí tento kurz absolvovat nejpozději do 14 kalendářních dnů od data zahájení realizace stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži (viz kapitola 10 – E-learningový kurz). Po zahájení stáže mají poskytovatel i stážista povinnost průběžně vyplňovat evaluační dotazníky. Dotazníky vyplňují v systému SEP, který poskytovatele, resp. mentora stáže, e-mailem upozorní na termín jejich vyplnění (viz kapitola 11 – Průběh realizace stáže). V průběhu stáže může být iniciována kontrola realizace stáže ze strany FDV (viz kapitola 15 - Kontroly). Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi 1x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Pro stážistu je povinnou součástí stáže také poradenství, které musí absolvovat v závěru stáže, nejpozději den před datem ukončení stáže, které je uvedeno ve Smlouvě o stáži. Cílem poradenství je zlepšit postavení stážisty při vstupu na trh práce. Stážista bude kontaktován konzultantem FDV, který s ním domluví konkrétní termín pro individuální poradenský rozhovor (viz. Kapitola 12 - Poradenství). Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu ve výši stanovené finanční podpory, která je sjednána ve Smlouvě o stáži (příloha č. 5 Smlouvy o stáži). Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o stáži a příslušnými manuály, uhrazena ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 14 – Fakturace).
5.4
Finanční podpora (hraditelné náklady)
Finanční podpora je vypočítána ke každé stáži individuálně v závislosti na její délce (počtu hodin) a podle toho, o jaký typ stáže se jedná. Po ukončení stáže vystaví poskytovatel fakturu stážistovi, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž vycházející ze Smlouvy o stáži. Stážista, jakožto žadatel a příjemce těchto nákladů, pověří FDV prostřednictvím formuláře „Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“ k proplacení vystavené faktury poskytovateli stáže (viz kapitola 14 – Fakturace). Hraditelné náklady (cena stáže) jsou dopředu stanoveny formou UNIT COST – bez nutnosti dokládat reálné náklady (s výjimkou uhrazené mzdy stážistovi). Jsou vypočteny na základě požadované minimální mzdy stážisty a částečné refundace mzdy mentora. Hraditelné náklady jsou stanoveny včetně DPH.
20
Mzda stážisty je stanovena na 60 Kč/hod. Je vyplácena na základě dohody o provedení práce. Dohodu o provedení práce uzavírá poskytovatel se stážistou na schůzce k podpisu Smlouvy o stáži. Poskytovatel stáže má možnost nabídnout stážistovi mzdu vyšší než 60 Kč/hod. V rámci projektu však bude poskytovateli uhrazena vždy pouze do výše 60 Kč/hod. Náklady hraditelné ze strany FDV nebudou navyšovány o případné povinné odvody ze mzdy, které by vznikly s překročením měsíční mzdy stážisty přes hranici 10 000 Kč. Částečná refundace mzdy mentora vychází z nacenění šablon odborných stáží vytvářených a realizovaných v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ financovaného z Evropského sociálního fondu (Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost), který je také realizovaný FDV. Šablony jsou tvořeny na základě výstupů kvalifikovaných odborníků z oboru, čímž je zaručen objektivní pohled stanovení míry zapojení mentora a vymezení jeho požadované kvalifikace. V šabloně je vyčíslená superhrubá mzda mentora k refundaci a podíl jeho zapojení na stáž. Nabídka pracovní pozice (v projektu „Stáže pro mladé“) obsahuje položku celkové hodinové náklady na stáž. Částka zahrnuje částečnou refundaci mzdy mentora, ošetřenou o jeho procentní zapojení, i hodinovou odměnu stážisty (60 Kč/h). Finanční vyčíslení nákladů mentora vychází z průměrného celorepublikového hodinového výdělku v konkrétním odvětví z Informačního systému o průměrném výdělku (ISPV). Příklad výpočtu finanční podpory: Stáž: Strojní inženýr projektant Délka stáže: 300 hod Mentor: zařazení pracovní pozice dle ISPV – 2144 Strojní inženýři Mzda mentora: 322,67 Kč/hod (dle ISPV včetně ZP a SP za zaměstnavatele) Zapojení mentora: 67,5% Výpočet ceny stáže: Stážista 60 x 300=18 000 Kč Mentor 322,67 x 300x 0,675 = 65 341 Kč Cena stáže: 18 000 + 65 341 = 83 341 Kč Náklady na částečnou refundaci mzdy mentora a proplacení mzdy stážisty budou poskytovateli stáže uhrazeny ex-post (po ukončení stáže) na základě vystavené faktury a doložení vyplacení mzdy stážistovi (výpis z účtu, výdajový pokladní lístek apod.). Poskytovatel stáže hradí náklady, včetně odměny stážisty, po dobu stáže ze svého rozpočtu.
21
Registrace poskytovatele stáže v systému SEP
6
Před registrací do systému SEP může neregistrovaný uživatel na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz procházet veřejně přístupné informace a následující materiály: manuál pro poskytovatele stáže; manuál pro stážistu; seznam často kladených otázek (FAQ); přehled stáží (zveřejněných karet stáží); přehled pozic (Nabídek pracovní pozice). V přehledu pozic může poskytovatel stáže vyhledávat informace o aktuálně zveřejněných Nabídkách pracovní pozice, ke kterým může vypsat vlastní kartu stáže. Pro získání podrobnějších informací musí být uživatel registrován. Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému SEP na webových stránkách projektu www.stazepromlade.cz. Registrace je nezávazná a bezplatná. Po registraci je možné: vyplnit profil poskytovatele, na jehož základě je možné vystavovat karty stáže; zvolit v jakém odborném směru a jakou konkrétní pracovní pozici bude nabízet jako stáž; pro vybranou nabízenou pracovní pozici pak v registračním systému vytvořit kartu stáže, kterou bude schvalovat konzultant FDV10. Systém umožní poskytovateli nahlédnout také do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o stáži, dotazníky apod.). Dokončením registrace souhlasí poskytovatel se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
6.1
Registrační formulář v systému SEP
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému SEP a klíčové informace o poskytovateli stáže: ZÁKLADNÍ ÚDAJE název společnosti; 10
V rámci schvalovacího procesu je úkolem FDV dohlížet na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu.
22
IČ; DIČ (nepovinný údaj); adresa sídla (obec, ulice, číslo popisné, PSČ, kraj). DALŠÍ ÚDAJE
jméno a příjmení kontaktní osoby (je informována o průběhu stáže, komunikuje s FDV, v případě nepřítomnosti mentora se stážistou);
kontaktní telefon a e-e-mailová adresa;
stručný profil společnosti (nepovinný údaj);
webové stránky společnosti (nepovinný údaj).
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE registrační jméno do systému SEP (e-mail); heslo do systému SEP. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému SEP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na link uvedený v notifikaci11. Následně již je možné přihlásit se do systému jako registrovaný uživatel. Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže libovolně editovat. V případě zapomenutí hesla si uživatel může vyžádat zaslání nového hesla na svůj e-mail, a to prostřednictvím tlačítka „zapomenuté heslo“ v přihlašovacím formuláři na www.stazepromlade.cz. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu. Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat.
6.2
Přihlášení do systému
Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost: editovat údaje zadané při registraci (kromě e-mailu, který je přihlašovacím jménem, a IČ); vyplnit profil poskytovatele stáže a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní inzerát). 11
S ohledem na nastavení e-mailových schránek může dojít situaci, kdy bude e-mail přesměrován do složky s nevyžádanou poštou (tzv. SPAM).
23
7
Vypsání karty stáže
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, přejímá požadavky určené Nabídkou pracovní pozice a obsahuje další podrobnější informace o nabízené stáži i bližší specifikaci požadavků na stážistu ze strany poskytovatele. K jedné nabídce pracovní pozice může být vypsáno více karet stáží. Kartu stáže vystavuje poskytovatel v informačním systému SEP. Každá karta stáže bude zveřejněna po dobu 6 pracovních dnů od jejího schválení12 konzultantem FDV. V případě zájmu ze strany poskytovatele je možné dobu zveřejnění karty stáže prodloužit. Žádost o prodloužení je možné podat nejpozději 24 hodin před koncem zveřejnění karty, a to přímo na kartě stáže pomocí tlačítka Požádat o prodloužení. Proces vystavení karty stáže: 1. Výběr z nabídky pracovních pozic Poskytovatel si v záložce „Nabídky pracovních pozic“ vybere pracovní pozici, pro kterou chce vypsat svojí vlastní kartu stáže, resp. konkrétní stáž. Poskytovatel zvolí možnost „Vystavit kartu stáže“, kam se mu automaticky vygenerují všechny potřebné informace z Nabídky pracovní pozice. Kartu stáže bude poskytovatel dále upravovat podle následujících bodů procesu vystavení karty stáže. 2. Údaje o mentorovi V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu, pro jakou pracovní pozici bude stáž vypisovat, zadá do karty stáže také údaje o jejím mentorovi.
Jméno, příjmení. Telefon, e-mail. Pracovní pozice, na níž u poskytovatele pracuje. Datum nástupu na tuto pracovní pozici (HPP, úvazek 1,0).
Údaje o mentorovi budou zároveň uloženy do záložky „Osoby poskytovatele“. 3. Rámec pracovních činností a specifikace pracovních činností Rámec pracovních činností je ve vytvářené kartě automaticky generován z Nabídky pracovní pozice. Stážista musí v průběhu stáže vykonávat všechny aktivity, které jsou uvedeny v „rámci činností“. Pokud to není z objektivních důvodů možné (např. z důvodu sezónnosti, životního cyklu projektu atp.), musí být s dotčenými aktivitami alespoň teoreticky seznámen. Specifikaci pracovních činností vyplňuje sám poskytovatel. Pole slouží k bližšímu popisu a upřesnění stáže. Není určeno pro výpis činností z Rámce pracovních činností, ale k doplnění informací pro zájemce o stáž.
12
V rámci schvalovacího procesu je úkolem FDV dohlížet na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s podmínkami projektu.
24
4. Doplnění dalších údajů potřebných pro vystavení karty stáže Počet nabízených pozic13. Termín zahájení stáže – systém SEP poskytovateli automaticky nabídne nejbližší možné datum pro zahájení stáže – stáž je možné zahájit nejdříve za 40 pracovních dnů od data vypsání karty stáže14. (Začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli zájemci o stáž přihlásit, dále aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o stáži, stanovení harmonogramu stáže apod.). Počet hodin (časová dotace stáže) – počet hodin při realizaci stáže nemůže přesáhnout počet hodin uvedených v kartě stáže. Termín ukončení stáže – vyplní poskytovatel podle zvoleného počtu hodin, resp. měsíců. Místo výkonu stáže – sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele stáže; Cesty mimo uvedená místa výkonu stáže v rámci její realizace jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže může poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v položce „Další požadavky na stážistu“. Další požadavky na stážistu: Jazykové znalosti, řidičské oprávnění apod.; Upřesnění pracovní pozice (např. účetní v malém podniku), cesty mino uvedená místa výkonu stáže – služební cesty. Kontaktní osoba poskytovatele. Poskytovatel může k jednotlivým Nabídkám pracovní pozice vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže ale musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže být současně uveden na dvou anebo více kartách stáže, překrývají-li se termíny stáží v těchto kartách uvedené. Pro vypisování více karet stáží (k libovolnému počtu nabídek pracovních pozic) musí být vždy dodržena následující pravidla: poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů; poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis);
13
FDV si s ohledem na vývoj projektu ovlivňující rozpočet, harmonogram a kapacity realizačního týmu, vyhrazuje právo omezit počet nabízených pracovních pozic na jedné kartě stáže. 14
FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje právo po dohodě s poskytovatelem posunout termín začátku stáže tak, že nebude tato podmínka splněna.
25
mentor stáže splňuje podmínky dané nabídkou pracovní pozice a tímto manuálem.
V souvislosti s vypisováním karet stáží platí níže uvedená ustanovení:
nelze poskytovat více různých stáží (tj. vypsat různé karty stáže v různých nebo i stejných oborech) v jednom období (popř. období, která se překrývají) s jedním mentorem:
mentor nemůže být mentorem na více kartách stáže, pokud se termíny těchto stáží vzájemně překrývají. Karty stáží s jedním mentorem na sebe však mohou termínově navazovat. Mentor může vést další stáž (buď pracovní stáž v rámci projektu Stáže pro mladé, anebo odbornou stáž v rámci projektu Stáže ve firmách) ve chvíli, kdy je vyčerpána hodinová dotace docházky na stáži předcházející. má-li poskytovatel zájem poskytovat stáž, která probíhá na více pravidelných místech (maximálně na třech), musí být splněny tyto podmínky: jedním z pravidelných míst výkonu stáže musí být VŽDY sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele; v kartě stáže bude v položce „Místo výkonu stáže“ uvedeno pravidelné místo výkonu stáže, na kterém bude stážista převážně stáž vykonávat; případná ostatní pravidelná místa výkonu stáže (max. 2) budou uvedena v kartě stáže jako „Další místa výkonu stáže“;
pravidelným místem nesmí být trvalé bydliště stážisty či jeho kontaktní adresa;
bude-li poskytovatel vykonávat se stážistou služební cesty v rámci ČR, uvede tuto skutečnost do „Dalších požadavků na stážistu“; ve Smlouvě o stáži budou uvedena všechna místa, na kterých bude stáž pravidelně probíhat. Karta stáže je po vyplnění poskytovatelem stáže nejpozději do 5 pracovních dnů od vypsání této karty zkontrolována konzultantem FDV. Účelem kontroly je správnost všech vyplněných údajů v souladu s podmínkami projektu. V případě, že karta stáže jeví určité nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a zažádá o opravu. Je-li karta stáže naplněna správně, je konzultantem FDV schválena a stává se viditelnou pro potenciální zájemce o stáž, kteří si mohou kartu stáže prohlédnout a začít se na stáž hlásit. Zájemci o stáž vidí v popisu stáží jen vybrané informace o poskytovateli. Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes systém SEP (tj. přes webové stránky www.stazepromlade.cz). Pokud by byl stážista vybrán mimo systém SEP a v nesouladu s postupem upraveným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele,
26
nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. finanční podpora související se stáží nebude poskytovateli stáže uhrazena). Poskytovatel může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek: informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, reg. č.: CZ.1.04/2.1.00/99.00001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazepromlade.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je nabídka stáže schválena ze strany realizačního týmu v systému SEP a zveřejněna na portálu www.stazepromlade.cz.
27
8 8.1
Párování poskytovatele stáže a stážisty Přihlášení stážistů ke kartě stáže
Po zveřejnění karty stáže (schválení konzultantem FDV) se karta stává viditelnou pro registrované zájemce o stáž. Zájemci o stáž se mohou ke kartě stáže přihlašovat 6 pracovních dnů od jejího zveřejnění. Poskytovatel má možnost požádat v systému SEP o prodloužení této lhůty. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti zájemci o stáž, kteří nebyli u poskytovatele nikdy v žádném zaměstnaneckém poměru (platí pro hlavní pracovní poměr, dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Vztahuje se také na školní praxi v rámci ŠVP15. Tento údaj zájemce o stáž čestně prohlašuje při registraci do systému SEP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 zájemců (s počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet zájemců o stáž, kteří se mohou na stáž hlásit)16. Zájemce o stáž po jejich přihlášení ke kartě stáže průběžně kontroluje konzultant FDV. Pokud není na základě doložených údajů jasné, zda zájemce skutečně splňuje požadavky dané manuálem pro stážistu a kartou stáže resp. Nabídkou pracovní pozice, je konzultantem FDV kontaktován, a je požadováno upřesnění informací, popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že zájemce o stáž nesplňuje výše uvedené požadavky, je z karty stáže odhlášen. Do 5 pracovních dnů od uplynutí doby, kterou zájemci o stáž měli pro přihlášení k vybrané kartě stáže, konzultant FDV zpřístupní poskytovateli seznam těch, kteří splňují požadavky dané kartou stáže, resp. Nabídkou pracovní pozice a jejich obor studia odpovídá vybrané stáži. Od tohoto okamžiku může poskytovatel procházet profily schválených přihlášených zájemců o stáž a na základě toho vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
8.2
Výběr stážistů
Poskytovatel stáže kontaktuje (e-mailem17) vybrané zájemce o stáž a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Termín pohovoru musí být zájemci o stáž oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dnů. Osobní pohovor se musí uskutečnit v pracovní den. Poskytovatel doplní v systému SEP k vybraným zájemcům datum, čas a místo pohovoru. Tyto informace budou po uložení odeslány na e-mail zástupce FDV. Osobního pohovoru se zájemcem se může zúčastnit také zástupce FDV (po předchozí komunikaci s poskytovatelem). 15
Školní vzdělávací program. Pokud poskytovatel nabízí stáž např. pro 3 stážisty, může se k dané kartě přihlásit až 45 zájemců. 17 Poskytovatel může stážistu kontaktovat také telefonicky. Zároveň je nutné, aby stážistovi informace osobním pohovoru potvrdil ještě do e-mailu. Poskytovatel stáže je povinen archivovat e-maily, v rámci kterých zve zájemce o stáž na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu stáží kontrolována (zejména při kontrole na místě). 16
28
V případě oboustranné dohody mezi zájemcem o stáž a poskytovatelem je možné realizovat osobní pohovor formou video pohovoru. Pohovor nelze realizovat telefonicky. Poskytovatel stáže na základě svého výběru změní v systému SEP status jednotlivých zájemců, kteří jsou přihlášeni ke kartě stáže: zájemcům o stáž, které pozval na osobní pohovor, změní status v systému SEP z „Přihlášen“ na „Pozván na pohovor“, zájemcům o stáž, které nepozval na osobní pohovor, změní status na „Nevybrán před pohovorem“. Zájemcům, které poskytovatel na osobní pohovor nepozval a je u nich nastaven status „Nevybrán před pohovorem“, bude zaslán automaticky generovaný e-mail, který je o této skutečnosti bude informovat. Zájemce o stáž, který uspěje u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vybraného zájemce o stáž nejprve kontaktovat telefonicky, sdělit mu skutečnost, že je vybrán na stáž a ověřit si jeho zájem na stáž nastoupit. V případě potvrzení nástupu na stáž, poskytovatel v systému SEP označí vybraného stážistu změnou jeho statusu z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž“. U ostatních zájemců, kteří byli pozváni na osobní pohovory a nebyli vybráni na stáže, poskytovatel změní status na „Nevybrán na stáž“. Aby mohl být stážista vybrán na stáž, musí před tím absolvovat osobní pohovor u poskytovatele stáže. Zároveň je poskytovatel povinen oznámit neúspěšným zájemcům skutečnost, že u přijímacího pohovoru neuspěli. Na výběr nejvhodnějšího stážisty má poskytovatel 7 pracovních dnů od zpřístupnění seznamu zájemců přihlášených ke kartě stáže. Nejpozději sedmý pracovní den musí poskytovatel označit vybraného zájemce o stáž v systému SEP (změnou statusu „Vybrán na stáž“). V případě, že bude tato změna statusu provedena později, než 10 pracovních dnů před plánovaným zahájením realizace stáže, vyhrazuje si FDV právo začátek stáže posunout na další nejbližší možný termín zahájení. Stážista a poskytovatel jsou spárováni v okamžiku, kdy je u obou stran (vybraný zájemce o stáž a poskytovatel) telefonicky ověřen výběr konkrétního stážisty konzultantem FDV, který stáži přidělí specifické číslo.
29
9
Uzavření smluvního vztahu
Po označení vybraného zájemce o stáž v systému SEP poskytovatelem, je poskytovatel stáže kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Poskytovatel bude kontaktován nejdříve 1 měsíc před plánovaným začátkem realizace stáže (dle údajů v odpovídající kartě stáže). Konzultant se telefonicky spojí s poskytovatelem a následně mu sdělí klíčové informace emailem. Konzultant také sdělí poskytovateli specifické číslo stáže, které bylo stáži přiděleno. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta FDV. Konzultant zasílá e-mailem vedle klíčových informací také následující formuláře: formulář „Harmonogram stáže“ (v harmonogramu bude vyplněno číslo stáže, kontakt na konzultanta FDV); formulář pro vyplnění bankovního spojení a ID datové schránky; vzor DPP. Dále konzultant požádá poskytovatele o provedení níže uvedených kroků: neprodlené kontaktování stážisty a domluvení harmonogramu – docházky na stáž (je potřeba, aby poskytovatel i stážista respektovali datum zahájení stáže, ukončení stáže a počet hodin stáže, tak jak je uvedeno v kartě stáže); kontrolu jmen a kontaktních údajů mentora a kontaktní osoby; kontrolu, zda k aktuálnímu datu nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de minimis); zaslání vyplněného Harmonogramu stáže; zaslání vyplněného formuláře, kde poskytovatel vyplnil bankovní spojení a ID datové schránky; přípravu dohody o provedení práce dle zaslaného vzoru a její zaslání v elektronické podobě konzultantovi ke schválení. Všechny tyto dokumenty odešle poskytovatel e-mailem zpět do 3 pracovních dnů přidělenému konzultantovi FDV. Doba 3 pracovních dnů se počítá od data obdržení informačního e-mailu od přiděleného konzultanta. Výše požadované dokumenty budou také ke stažení v systému SEP.
30
9.1
Harmonogram stáže
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o stáži. Konkrétní počet odpracovaných hodin stáže za den záleží na domluvě stážisty a poskytovatele. Do odpracovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech, čas strávený absolvováním e-learningového kurzu a poradenského pohovoru. Maximální počet hodin výkonu stáže je 12 hodin denně. Stážisté mladší 18 let mohou vykonávat práci maximálně 8 hodin denně a po každých 4,5 hodinách jim musí být poskytnuta přestávka na jídlo a oddech. Poskytovatel stáže vyplní (na základě komunikace se stážistou) plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat. Je důležité, aby poskytovatel zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, které poskytovatel uvedl do karty stáže. Stáž může být zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. (V praxi může stážista nastupovat až například 3. den stáže. Pokud je 1. den v měsíci neděle a stážista se domluví s poskytovatelem, že bude docházet na stáž v úterý a čtvrtek, bude tak první den stáže v harmonogramu označen 3. den v měsíci.) Harmonogram stáže je přílohou Smlouvy o stáži. Harmonogram stáže je závazný a jak stážista, tak poskytovatel jsou povinni ho dodržovat. Jakékoliv plánované změny v docházce je potřeba nahlásit dopředu konzultantovi FDV a současně je uvést v pracovním výkaze stážisty za daný měsíc. Porušení této povinnosti patří mezi významné porušení podmínek stáže. V případě, že v průběhu stáže došlo k výše specifikovaným změnám v harmonogramu, je poskytovatel povinen vyplnit aktualizovaný harmonogram jako součást Závěrečného reportu. Aktualizovaný harmonogram musí být v souladu se skutečností a s pracovními výkazy stážisty. S ohledem na možný výskyt neočekávaných skutečností, které by mohly ovlivnit docházku stážisty, bude v každé Smlouvě o stáži nastavený konec realizace stáže na 14. kalendářní den od posledního dne docházky na stáž, který bude uvedený v Harmonogramu. (Př.: V praxi bude v harmonogramu uveden poslední den docházky 1. 10. 2013, ve Smlouvě o stáži pak bude uveden den 15. 10. 2013.) Ve formuláři Harmonogramu vyplní poskytovatel také informaci, zda stážista bude v rámci stáže vykonávat služební cesty. Služební cesta je pracovní činnost v rámci stáže, která je vykonávána na jiném místě, než je ve Smlouvě uvedené „pravidelné místo výkonu stáže“. Pokud bude stážista vykonávat 31
v průběhu stáže služební cesty, musí být tato skutečnost uvedena ve Smlouvě o stáži a v Harmonogramu. Každá služební cesta stážisty musí být předem hlášena e-mailem přidělenému konzultantovi. Zároveň musí být hlášené služební cesty uvedeny v pracovním výkazu stážisty. Za služební cestu se nepovažují drobné pochůzky stážisty v obci místa výkonu stáže spojené s výkonem pracovní činnosti. Mezi drobné pochůzky patří: -
Zajištění drobného nákupu pro poskytovatele;
-
návštěva pošty spojená s pracovní činností stážisty;
-
návštěva úřadu územní samosprávy (městský úřad, obecní úřad, magistrát a další) spojená s pracovní činností stážisty.
32
9.2
Dohoda o provedení práce
V souvislosti se stáží uzavírá poskytovatel se stážistou dohodu o provedení práce. Při její tvorbě vychází z informací daných kartou stáže, respektive Nabídkou pracovní pozice18. Závazný vzor dohody o provedení práce je ke stažení v systému SEP. Poskytovatel je povinen připravit dohodu o provedení práce tak, aby ji mohl společně se stážistou uzavřít nejpozději v den podpisu Smlouvy o stáži.
9.3
Smlouva o stáži
Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže a od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o stáži. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Upravuje zároveň veškeré postupy v případě, že zúčastněné strany svá práva a své povinnosti poruší. Smlouvu o stáži podepisuje stážista19, statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a statutární zástupce FDV (nebo jím pověřená osoba). Dokument bude poskytovateli stáže zaslán e-mailem do 3 pracovních dnů od obdržení požadované dokumentace (vyplněný harmonogram, sken podepsaného čestného prohlášení mentor, bankovní spojení a ID datové schránky). E-mail bude odeslán s žádostí o součinnost při podpisu smlouvy, a to realizací čtyř níže uvedených kroků: žádost o kontrolu smlouvy a tisk smlouvy ve 4 kopiích; žádost o kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce; žádost o realizaci schůzky k podpisu smlouvy a dohody o provedení práce a podepsání dokumentů oběma zúčastněnými stranami; žádost o zaslání všech 4 originálů smlouvy včetně příloh podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou, podepsanou dohodu o provedení práce a doložené potvrzení o studiu a informovanosti školy převzaté od stážisty, doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta. Na schůzce k podpisu smlouvy předá stážista poskytovateli potvrzení o studiu a informovanosti školy, které odešle poskytovatel společně s originálem podepsané DPP a podepsanými smlouvami konzultantovi FDV. Bez platného originálu potvrzení o studiu a informovanosti školy není možné stáž zahájit. 18
Pracovní náplň, místo výkonu, doba trvání stáže, časová dotace, stanovená hodinová mzda a další. Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o stáži podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou. 19
33
Poskytovatel stáže je povinen výše uvedené kroky realizovat a být tak součinný při podpisu smlouvy, která je klíčovým dokumentem pro úspěšné zahájení stáže. Poskytovatel je při podpisu smlouvy povinen ověřit totožnost stážisty a správnost údajů týkajících se osoby stážisty na základě relevantních dokumentů (občanský průkaz, cestovní pas atp.). Přílohou smlouvy je také Čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů), Čestné prohlášení stážisty, že je zájemce o zaměstnání a Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele. Všechny tři dokumenty musí být podepsány ke každé z verzí smlouvy o stáži. Na schůzce k podpisu smlouvy uzavře poskytovatel stáže se stážistou také dohodu o provedení práce. Jedno paré dohody, podepsané poskytovatelem i stážistou, zašle společně s podepsanou smlouvou a jejími přílohami konzultantovi FDV. Povinné přílohy, které ke smlouvě náleží: 1. Nabídka pracovní pozice a Karta stáže. 2. Harmonogram stáže. 3. Čestné prohlášení mentora (potvrzení, že splňuje základní požadavky na mentora stáže a vyjadřuje souhlas s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů). 4. Čestné prohlášení stážisty, že je zájemce o zaměstnání. 5. Výpočet finanční podpory za poskytnutou stáž. 6. Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele. Podepsanou Smlouvu o stáži včetně všech příloh má poskytovatel povinnost zaslat (ve čtyřech výtiscích) do 3 pracovních dnů od jejího obdržení od FDV20 v obálce označené nápisem „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání – stáž číslo: xx“ (za xx je nutné dosadit číslo stáže) doporučeně poštou na níže uvedenou adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7. Obsahuje-li smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání smlouvy statutárním zástupcem FDV nebo jím pověřenou osobou a následně zanese potřebné informace do centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Smlouvu podepsanou všemi třemi stranami zašle konzultant FDV spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. Průvodní dopis informuje
20
Podepsané výtisky Smlouvy o stáži musí dorazit na FDV nejpozději 1 pracovní den před zahájením stáže.
34
adresáty o klíčových meznících v průběhu nastávající stáže. Všechny tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu. Dvě vyhotovení smluv si ponechá FDV. Tímto krokem je stáž schválená a přechází do fáze „Podepsaná smlouva“.
35
10
E-learningový kurz
E-learnigový kurz je zaměřen na rozvoj soft skills, tzv. měkkých dovedností, které jsou velmi důležité při vstupu do prvního zaměstnání. Je rozdělen do pěti modulů: 1. Průvodce komunikací při nástupu na stáž. 2. Zapojení se do týmové práce jako základ úspěšné realizace stáže i základní kompetence pro úspěšné profesní uplatnění. 3. Předpoklady, schopnosti a dovednosti pro týmovou práci a komunikaci v rámci stáže. 4. Předpoklady, schopnosti a dovednosti pro samostatné plnění úkolů v rámci stáže. 5. Kompetence ve vztahu k sobě samému aneb jak si udržet kondici a zvládat pracovní zátěž. Kurz bude stážistovi zpřístupněn po podepsání Smlouvy o stáži ze strany FDV. Absolvování kurzu je podmínkou pro úspěšné ukončení stáže. Stážista absolvuje e-learningový kurz před zahájením stáže, případně v jejím začátku a to nejpozději do 14 kalendářních dnů od zahájení stáže. Kurz je zakončen testem, úspěšné absolvování e-learningu je potvrzeno výstupním certifikátem, který má stážista povinnost nahrát do systému SEP. Absolvování e-learningového kurzu nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený realizací e-learningového kurzu se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
36
11
Průběh realizace stáže
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o stáži považována za důvod k ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo i ze strany stážisty mění podmínky stáže, musí o této skutečnosti neprodleně informovat ostatní strany (především konzultanta FDV). Takovými skutečnostmi může být například: změna harmonogramu; změna mentora; jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o stáži nebo s příslušnými manuály a metodikami. Poskytovatel je povinen navrhnout řešení této skutečnosti a zajistit souhlas všech zúčastněných stran. Stáž musí probíhat podle příslušné karty stáže a v souladu se Smlouvou o stáži a dohodou o provedení práce. Především musí být splněna tato kritéria: musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV; stáž musí probíhat tak, aby byla přínosem pro stážistu i pro poskytovatele stáže; stážista musí vykonávat především rámec činností, které stanovuje Nabídka pracovní pozice, resp. karta stáže; mentor musí vykonávat činnosti, které vyplývají z aktivit uvedených ve Smlouvě o stáži a v tomto manuálu; poskytovatel musí stážistovi zajistit odpovídající prostředí pro výkon stáže (materiální a technické zabezpečení stáže); stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o stáži; stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují manuály (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží). Je povinností stážisty i poskytovatele stáže neprodleně nahlásit konzultantovi FDV jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o stáži.
37
11.1 Zahájení stáže Stáž může být zahájena pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Např. začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci. Stáž je považována za zahájenou dnem, který je ve Smlouvě o stáži uveden jako první den realizace stáže. 11.1.1 Vstupní evaluační dotazník Vstupní evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP do 14 kalendářních dnů od zahájení stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem, který mu bude odeslán na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání tohoto dotazníku. Mentor stáže je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží. Vstupní evaluační dotazník má povinnost vyplnit i stážista. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o stáži, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
11.2 Probíhající stáž Mezi povinnosti mentora stáže patří: řídit se harmonogramem stáže; kontrolovat pracovní výkaz stážisty (viz podkapitola 11.2.1); průběžně vyplňovat evaluační dotazníky (viz podkapitola 11.1.1; 11.2.3. a 13.1); poskytovat součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných otázek v průběhu stáže; poskytovat součinnost členům kontrolního týmu při kontrole na místě; vést stážistu k absolvování e-learningové kurzu; vést stážistu k absolvování závěrečného poradenství zaměřeného na usnadnění vstupu na trh práce.
38
11.2.1
Docházka na stáž
Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do pracovního výkazu: docházku – počet hodin (čas příchodu na stáž a čas odchodu); popis činností, které daný den dělal, případně s nimi byl seznámen21. Pracovní výkaz je jednotný pro všechny stážisty a bude ke stažení v systému SEP. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala (případně od ukončení stáže), stážista vyplněný pracovní výkaz vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho mentorovi. Mentor stáže pracovní výkaz podepíše a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí pracovního výkazu od stážisty odešle sken podepsaného výkazu e-mailem konzultantovi FDV. Originál pracovního výkazu si poskytovatel ponechá až do kompletace závěrečného reportu. Originály všech pracovních výkazů týkajících se konkrétní stáže a konkrétního stážisty přiloží mentor jako přílohy závěrečného reportu. 11.2.2
Změny v docházce na stáž
11.2.2.1 Změny v docházce ze strany stážisty Ke změnám v docházce ze strany stážisty může dojít neočekávaně (např. náhlý zdravotní problém stážisty) i očekávaně (např. návštěva lékaře nebo hospitalizace v nemocnici). Ve všech těchto případech musí jakoukoliv změnu v plánu docházky stážista neprodleně hlásit mentorovi a současně konzultantovi FDV (e-mailem). V případě nemoci stážista neprodleně informuje o této skutečnosti mentora stáže a e-mailem také konzultanta FDV. Po návratu na stáž zašle stážista e-mailem konzultantovi FDV sken potvrzení od lékaře, které obsahuje: jméno stážisty; termín, na který lékař zneschopňuje stážistu vykonávat stáž (od–do); datum, podpis a razítko lékaře. Změna v docházce na stáž může být: krátkodobá (v jejím důsledku není nutné měnit oficiální datum ukončení); dlouhodobá (oficiální datum ukončení stáže bude změněno). Při realizaci stáže je nutnost vycházet ze Smlouvy o stáži a jejích příloh. Počet hodin stáže, který je uveden v kartě stáže a ve Smlouvě o stáži je závazný a nelze jej měnit. Změna v harmonogramu a docházce je možná pouze v řádně zdůvodněných případech, které nastaly neočekávaně a nebylo možné je předvídat. V případě krátkodobé změny se 21
Bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi pracovní výkaz na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat výkaz průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače.
39
poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV (v e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech). V případě, že je změna dlouhodobějšího charakteru a bude vyžadovat posun termínu ukončení stáže oproti datu uvedenému ve smlouvě, kontaktuje poskytovatel stáže neprodleně konzultanta FDV. Konzultant FDV vyzve stážistu a poskytovatele, aby se domluvili na novém harmonogramu stáže, a připraví dodatek ke smlouvě, který umožní posun data ukončení realizace stáže. Posun data ukončení realizace stáže je možný maximálně o 14 kalendářních dnů od data ukončení realizace stáže uvedeného ve Smlouvě o stáži. V případě, že bude možné změny realizovat takovým způsobem, že stáž nepřesáhne původně stanovený termín ukončení realizace stáže, není potřeba dodatek ke smlouvě uzavírat.
11.2.2.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže bez zbytečného odkladu informovat stážistu. Neprodleně informuje také konzultanta FDV. 1) Krátkodobé změny krátkodobé změny (např. návštěvu u lékaře) by měl mentor plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže; za krátkodobé se považují změny kratší než 5 pracovních dní (včetně); zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru, může stáž pokračovat (specialista); není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny (o této změně bude detailně informován konzultant FDV e-mailem, tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta a kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet); o krátkodobé změně musí poskytovatel stáže bez odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a konzultanta FDV (e-mailem). 2) Dlouhodobé nebo trvalé změny Dlouhodobé nebo trvalé změny bez vlivu na průběh realizace stáže: za dlouhodobé změny bez vlivu na průběh realizace stáže se považují změny delší než 5 pracovních dní a kratší než 10 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel disponuje specialistou, který je schopen zajistit požadovanou
40
kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice (tato osoba může nahradit nepřítomného mentora); poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky/e-mailem) a konzultanta FDV (telefonicky, e-mailem) a sdělit jim jméno specialisty, který bude plnit funkci mentora v době jeho nepřítomnosti; specialista musí být odborníkem v odboru stáže a zároveň zaměstnancem poskytovatele na 1,0 úvazek; hlavní osobou odpovědnou za kvalitu a správný průběh stáže zůstává mentor. Dlouhodobé nebo trvalé změny s vlivem na průběh realizace stáže – změna mentora: za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny delší než 10 pracovních dní, v případě, že poskytovatel disponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice a byl by oprávněn nahradit mentora; poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky/e-mailem) a konzultanta FDV (telefonicky, e-mailem) a změnu mentora projednat s konzultantem FDV; osoba zastupujícího mentora podléhá schválení ze strany FDV a není-li schválena, musí být stáž přerušena až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen; je-li zastupující mentor konzultantem FDV schválen, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o stáži z důvodu změny mentora. Dlouhodobé nebo trvalé změny s vlivem na průběh realizace stáže – změna data ukončení realizace stáže za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel nedisponuje specialistou, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a případně změny delší než 10 pracovních dní, v případě, že poskytovatel nedisponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané v nabídce pracovní pozice; stáž je nutné přerušit až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen; poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (osobně / telefonicky / e-mailem) a situaci oznámit konzultantovi FDV (e-mailem).
41
poskytovatel i stážista se domluví na změně harmonogramu, kterou musí schválit konzultant FDV; v případě, že bude v důsledku změny harmonogramu změněn termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o stáži z důvodu změny harmonogramu. 11.2.2.3
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže
Za trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže se považují změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit. Strana, u které ke změně došlo, má povinnost bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat zbývající dvě zúčastněné strany (stážista informuje poskytovatele a FDV, poskytovatel informuje stážistu a FDV). Ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.). Neoznámení nové skutečnosti, která vznikla na straně stážisty a je v rozporu s pravidly projektu (a v jejím důsledku tudíž není možné stáž dokončit), je klasifikováno jako hrubé porušení podmínek daných Smlouvou o stáži. Poskytovateli stáže bude uhrazena poměrná část fixních nákladů odpovídající počtu řádně absolvovaných poskytnutých hodin stáže. V případě hrubého porušení ze strany stážisty může být proplacení nákladů požadováno po samotném stážistovi. Ztráta statutu studenta v průběhu realizované stáže nemá vliv na průběh realizace stáže. 11.2.3
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP nejpozději 30. kalendářní den od zahájení stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem, zaslaným na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání dotazníku. Pokud stáž trvá méně než 30 dnů, mentor průběžný dotazník nevyplňuje. Pokud stáž trvá déle než 60 dnů, (2 měsíce) musí poskytovatel vyplnit 2 průběžné evaluační dotazníky. Na vyplnění každého z dotazníků bude upozorněn e-mailem. Průběžný evaluační dotazník se nevyplňuje za poslední měsíc realizované stáže. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. Mentor je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží.
42
Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit i stážista. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o stáži, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě.
43
12
Poradenství
Poradenství je povinná část stáže a podmínka jejího ukončení. Cílem poradenství je zlepšit připravenost stážistů pro vstup na trh práce. Stážista bude absolvovat individuální pohovor s lektorem zaměřený na tvorbu životopisu, psaní motivačních dopisů a přípravu na pracovní pohovory a výběrová řízení, např. assessment centra. Pohovor s lektorem bude trvat 90 minut. Formy poradenství: 1. Osobně v sídle FDV (Na Maninách 20, Praha 7), případně v předem určeném sídle dodavatele poradenství. 2. S využitím Skype. Výběr formy poradenského pohovoru je v kompetenci stážisty. Na poradenský rozhovor si stážista připraví: 1. Informace o jeho stáži – název pracovní pozice, krátký popis pracovních činností. 2. Aktuální životopis (pokud má již vytvořen). V případě, že životopis nemá, připraví si nejdůležitější informace – od kdy do kdy a kde studoval, kde byl na praxi či brigádě, jaké kurzy absolvoval a jaké certifikáty získal, případně kdo mu může poskytnout reference. 3. Motivační dopis (pokud má již vytvořen). Stážista obdrží „skripta“ – podkladové materiály, které mu budou k dispozici pro další využití při přípravě pro vstup na trh práce. Absolvování poradenského rozhovoru nespadá do činností vykonávaných v rámci stáže. To znamená, že čas strávený na poradenském rozhovoru se nezapočítává do odpracovaných hodin v rámci stáže.
44
13
Závěrečná fáze a ukončení stáže
13.1 Závěrečný evaluační dotazník Závěrečný evaluační dotazník vyplňuje mentor stáže v systému SEP nejpozději v den ukončení stáže dle data v kartě stáže. Mentor bude na vyplnění dotazníku upozorněn automaticky generovaným e-mailem, který mu bude odeslán na jeho e-mailovou adresu 4 dny před stanoveným termínem pro odevzdání tohoto dotazníku. Mentor je povinen odpovědět na všechny otázky, které se v dotazníku nacházejí, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Zodpovědným vyplněním dotazníku přispěje mentor k efektivnímu průběhu stáží.
13.2 Závěrečný report (závěrečná zpráva o průběhu stáže) Závěrečný report představuje shrnutí veškerých výstupů stáže, které sbírá a sestavuje poskytovatel. Na základě správně vyhotoveného závěrečného reportu může poskytovatel stáže vystavit fakturu. Formulář je k dispozici v systému SEP. Závěrečný report vyplní mentor stáže jménem poskytovatele nejpozději do 5 pracovních dní od posledního dne docházky na stáž. Obsah závěrečného reportu: předem dohodnuté hodinové náklady na stáž a počet odpracovaných hodin stáže; stručné zhodnocení činností stážisty v průběhu stáže z pohledu mentora; zhodnocení a připomínky k celému procesu stáže z pohledu poskytovatele. Přílohy závěrečného reportu: podepsané originály pracovních výkazů stážisty za všechny měsíce stáže v papírové podobě; aktuální harmonogram dle skutečné docházky stážisty v průběhu stáže; doložení relevantního dokladu potvrzujícího vyplacení stážisty za všechny měsíce realizované stáže (např. kopie bankovního výpisu, podepsané výdajové pokladní doklady). Po vyhotovení závěrečného reportu jej poskytovatel zasílá e-mailem konzultantovi FDV ke kontrole a schválení. V případě nejasností je poskytovatel požádán o vysvětlení a případně o doplnění chybějících informací. Pokud je report v pořádku a obsahuje veškeré potřebné náležitosti, je následně konzultantem FDV e-mailem schválen. V případě, že stážista nevykonával veškeré pracovní činnosti uvedené v Kartě stáže prakticky, je mentor povinen tuto skutečnost v závěrečném reportu zdůvodnit, respektive popsat, jakým způsobem byli stážisté s činnostmi seznámeni teoreticky.
45
Nejpozději do 5 pracovních dnů od vyplacení mzdy stážisty za poslední měsíc stáže je poskytovatel povinen odeslat podepsaný schválený závěrečný report včetně všech příloh konzultantovi FDV doporučenou poštou. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován do 5 pracovních dnů od data doručení závěrečného reportu konzultantem FDV (e-mailem) a je vyzván k vystavení faktury za náklady spojené s realizací stáže. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována. Na základě závěrečného reportu bude uhrazena vystavená faktura za realizaci stáže. Závěrečné reporty budou podkladem k celkové evaluaci konkrétní stáže.
13.3 Certifikát Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát o absolvování stáže (Europass – doklad o stáži). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát v případě, že absolvoval minimálně 90 % hodinové dotace stáže, úspěšně absolvoval e-learningový kurz a účastnil se poradenského pohovoru. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi udělen. Předvyplněný certifikát obdrží poskytovatel e-mailem společně s finálním schválením závěrečného reportu. Poskytovatel certifikát vytiskne, zajistí podpis mentora (nebo jím pověřené osoby) a mentora stáže a společně se závěrečným reportem jej posílá konzultantovi FDV.
13.4 Ukončení stáže Den ukončení stáže je dán harmonogramem stáže, přílohou č. 2 Smlouvy o stáži, a je stanoven jako 14. den od posledního dne docházky na stáž. Úprava data ukončení stáže je možná pouze se souhlasem FDV a vyžaduje dodatek ke smlouvě. Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o stáži. Stáž může být podle Smlouvy o stáži ukončena dvojím způsobem: řádně ukončená stáž – stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré náležitosti, které plynou ze Smlouvy o stáži a jejích příloh; předčasně ukončená stáž stáž ukončená dohodou všech 3 zúčastněných stran (stážista, poskytovatel stáže, FDV); stáž, která je ukončena z objektivních důvodů předčasně. V takovém případě jsou náklady stáže uhrazeny poměrně k počtu hodin realizované stáže;
46
stáž, kdy poskytovatel nebo stážista nedodržel náležitosti plynoucí ze Smlouvy o stáži a jejích příloh a stáž byla jejich vinou ukončena. Fond dalšího vzdělávání si vyhrazuje právo neuzavřít Smlouvu o stáži s poskytovatelem, u kterého byla stáž (realizovaná v rámci projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání) předčasně ukončena z důvodu nedodržení náležitostí plynoucích ze Smlouvy o stáži či aktuálních manuálů.
47
14
Fakturace
Po ukončení stáže a zaslání všech dokumentů (závěrečný report, pracovní výkazy, doklad o zaplacení mzdy stážistovi) konzultantovi FDV, dojde k vyhodnocení stáže. Jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou k vystavení faktury za poskytnutou stáž. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury za stáž. Pokud bude faktura vystavená dříve než v den vyzvání, nebude ze strany FDV akceptována. Dle Smlouvy o stáži vystaví poskytovatel stáže stážistovi (stážista je na faktuře uveden jako osoba odběratele) po ukončení stáže fakturu, která bude obsahovat vyčíslení nákladů na stáž a to nejpozději 10 pracovních dnů od okamžiku, kdy byl k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum uskutečnění zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Faktura nesmí být vystavena dříve, než je datum ukončení stáže podle smlouvy. Přesná výše částky určené k fakturaci je uvedená v příloze č. 5 smlouvy, v relevantních případech pak v příloze č. 2 dohody o ukončení stáže.
Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že stážista musí v papírové podobě zaslat FDV žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže). Povinné náležitosti faktury: a) plátce DPH označení Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vydání (ne dříve než poslední den realizace stáže dle smlouvy) a datum splatnosti; datum uskutečnění zdanitelného plnění (zpravidla shodné se dnem vystavení faktury); položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ na základě Smlouvy o stáži
48
číslo: xx22; Termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx (termín musí být v souladu se smlouvou); informaci o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži); základ daně – UPOZORNĚNÍ: částka uvedená ve Smlouvě o stáži je částka včetně DPH; informaci o % výši DPH; výši DPH; podpis poskytovatele stáže. b) neplátce DPH označení Faktura; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – UPOZORNĚNÍ: faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vydání a datum splatnosti; položka faktury, tj. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnutou stáž v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ na základě Smlouvy o stáži číslo: xx23; Termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx; informaci o fakturované peněžní částce (musí vycházet ze Smlouvy o stáži); podpis poskytovatele stáže. Poskytovatel stáže fakturu naskenuje, vloží do systému SEP a její originál a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže“, který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář žádosti o úhradu nákladů spojených s realizací stáže je k dispozici v systému SEP. V případě osobního převzetí faktury stážistou bude na faktuře uveden podpis stážisty s textem „Faktura převzata dne: xx. xx. xxxx24“.
22 23
Bude doplněno dle konkrétní stáže. Bude doplněno dle konkrétní stáže.
49
Současně s odesláním faktury stážistovi poskytovatel vloží do systému SEP sken faktury, včetně skenu podacího lístku, kterým doloží odeslání faktury stážistovi. V případě osobního převzetí stážistou vloží poskytovatel do systému SEP pouze sken faktury, na které je uveden text dle předchozího odstavce. Stážista po obdržení faktury vyplní žádost o úhradu nákladů spojených s realizací stáže a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí FDV fakturu na účet poskytovatele, který je uvedený ve Smlouvě o stáži, a to v rámci projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“, který je spolufinancován z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ).
24
Bude uvedeno datum podpisu a převzetí faktury ze strany stážisty.
50
15
Kontroly
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV kontrolní mechanismy, které mají zajistit naplnění cílů projektu. Cílem kontrol realizace stáží je zajistit, aby realizace stáží probíhala v souladu se Smlouvou o stáži a aktuálním zněním Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele stáží (dále jen „manuály“), a včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Poskytovatel je povinen poskytnout pověřeným osobám FDV součinnost při realizaci kontrolních aktivit. Kontrolní činnost probíhá dvěma způsoby: administrativní kontrola a poskytovatelem stáže, a poskytovatelem stáže;
– monitoring dokumentů předkládaných případně telefonické pohovory se
stážistou stážistou
kontrola na místě – kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě jím určeném pověřenými zástupci FDV (kontrola může být hlášená, anebo nehlášená). Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol: předběžná kontrola – probíhá před podpisem smlouvy, jedná se o kombinaci kontrol administrativního typu a kontroly na místě, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a zájemcem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech; průběžná kontrola – probíhá po podpisu smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativního typu a kontroly na místě. Bude vycházet ze zhodnocení výsledků elektronických evaluačních dotazníků zasílaných v měsíčních intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů; následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po ukončení této kontroly budou uhrazeny náklady na stáž. Případná pochybení (odstranitelná i neodstranitelná) a k nim se vztahující opravná opatření jsou uvedena ve Smlouvě o stáži. Závažné porušení pravidel a podmínek ze strany účastníka projektu Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání nebo účastníka projektu Stáže ve firmách – vzdělávání praxí (registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001) má za následek jeho vyřazení z další účasti na obou projektech.
51
15.1 Zdroje informací pro administrativní kontrolu Základním zdrojem informací jsou údaje nahrávané ze strany stážisty či poskytovatele do informačního systému SEP (Systému Efektivního Párování) nebo údaje zasílané stážistou či poskytovatelem konzultantovi dané stáže elektronicky nebo poštou. Zdrojem informací ze strany poskytovatele jsou níže uvedené dokumenty, přičemž při kontrole se budou zároveň hlídat lhůty doručení dokumentů. Lhůty jsou zapsány v systému SEP, v manuálu pro poskytovatele stáže a v průvodním dopise smlouvy. Administrativní kontrola se týká níže uvedených dokumentů:
ověření identifikačních údajů poskytovatele v Administrativním registru ekonomických subjektů na http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares_es.html.cz, ověření plnění podmínek v rámci podpory malého rozsahu (de minimis) na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search, karta stáže, Smlouva o stáži, přílohy Smlouvy o stáži (harmonogram stáže, karta stáže a Nabídka pracovní pozice, čestné prohlášení mentora a stážisty, čestné prohlášení o bezdlužnosti, výpočet finanční podpory), vstupní, průběžný a závěrečný evaluační dotazník (v SEP), podepsaný pracovní výkaz stážisty, závěrečný report (zhodnocení stážisty, pracovní výkaz stážisty s docházkou a stručným popisem náplně práce v průběhu stáže a její stručné zhodnocení), doklad o proplacení odměny stážisty za každý měsíc stáže, vystavená faktura.
15.2 Zdroje informací o průběhu stáže při kontrole na místě Zdrojem informací budou údaje ze SEPu, kde bude v elektronické formě uložena veškerá dokumentace k realizované stáži (smlouva, evaluační dotazníky, check list aj.). Zdrojem informací při kontrole na místě budou tyto dokumenty:
doklady totožnosti Smlouva o stáži, dohoda o provedení práce mezi poskytovatelem stáže a stážistou, životopis mentora a dokumentace, která prokazuje příslušnost mentora k firmě a dobu jeho působení (pracovní smlouva / jmenování statutárního zástupce / výpis z živnostenského rejstříku), výstupy pracovních aktivit stážisty v dosavadním průběhu stáže.
52
Nesoučinnost případně záměrné uvádění členů kontrolního týmu v omyl je významným porušením Smlouvy o stáži, které má za důsledek odstoupení FDV od smlouvy bez povinnosti hradit náklady spojené s realizací stáže.
53
16
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže pro mladé zájemce o zaměstnání“ je zveřejněno na www.stazepromlade.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby mentor / poskytovatel stáže kontaktoval přiděleného konzultanta. V případě, že by konzultant nebyl ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
[email protected] Pro uživatelskou podporu systému SEP se obraťte na helpdesk.
[email protected]
54
