MANUÁL PRO POSKYTOVATELE STÁŽÍ v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“
Fond dalšího vzdělávání Na Maninách 20, 170 00 Praha 7 Tel.: 277 277 070, http://fdv.mpsv.cz IČO: 00405698, č. účtu: 33531641/0100
Manuál pro poskytovatele stáží byl vytvořen v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, registrační číslo CZ.1.07/3.1.00/41.0001, který je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Autor: Fond dalšího vzdělávání, příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí Verze: 3.0 Účinnost od: 15.2.2013 Platnost od: 8. 2. 2013 Schválil: Ing. Radek Rinn, hlavní manažer projektu Datum vydání: 8. 2. 2013
2
Obsah Změnový list ............................................................................................................................................5 1
Úvod ..................................................................................................................................................7
2
Poskytovatel stáže ............................................................................................................................8 2.1
Podpora malého rozsahu (de minimis) ........................................................................................8
2.2
Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže .....................................................................9
3
Stážista .......................................................................................................................................... 11
4
Stručný popis realizace stáží ......................................................................................................... 12
5
4.1
Klíčové pojmy ........................................................................................................................... 12
4.2
Stáže ......................................................................................................................................... 14
4.3
Průběh projektu ........................................................................................................................ 16
Registrace poskytovatele stáže ..................................................................................................... 18 5.1
Registrační formulář v systému ASAP ..................................................................................... 18
5.2
Přihlášení do systému .............................................................................................................. 19
6
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže) ........................................................................... 20
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty ...................................................................................... 26
8
9
7.1
Přihlášení stážistů ke kartě stáže ............................................................................................. 26
7.2
Výběr stážistů ........................................................................................................................... 27
Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV ............................................. 29 8.1
Harmonogram stáže ................................................................................................................. 30
8.2
Smlouva o zajištění stáže ......................................................................................................... 32
Průběh realizace stáže .................................................................................................................. 34 9.1
Zahájení stáže .......................................................................................................................... 35
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka ............................................................................................ 35
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník ............................................................................................ 36
9.2
Probíhající stáž ......................................................................................................................... 36
9.2.1
Docházka na stáž ........................................................................................................... 37
9.2.2
Změny v docházce na stáž ............................................................................................. 39
9.2.3
Stravenky........................................................................................................................ 42
3
10
9.2.4
Proplacení výdajů za cestovné ....................................................................................... 43
9.2.5
Proplacení výdajů za ubytování ..................................................................................... 43
9.2.6
Průběžný evaluační dotazník ......................................................................................... 44
Závěrečná fáze a ukončení stáže .................................................................................................. 44
10.1 Certifikát stážisty ....................................................................................................................... 44 10.2 Ukončení stáže ......................................................................................................................... 45 10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže ........................................................................................ 45 10.4 Závěrečný evaluační dotazník .................................................................................................. 46 10.5 Vyhodnocení stáže a fakturace ................................................................................................ 46 11
Kontroly .......................................................................................................................................... 48
12
Odkazy a kontakty ......................................................................................................................... 49
13
Přílohy ............................................................................................................................................ 50
4
Změnový list Manuál pro poskytovatele verze 3.0 obsahuje níže uvedené významné změny oproti Manuálu pro poskytovatele verze 2.0 s odkazem na konkrétní kapitolu, která danou změnu upravuje. Pro komplexní přehled ale důrazně doporučujeme prostudovat celou verzi 3.0 Manuálu pro poskytovatele. Změny nabývají platnosti dnem vydání dokumentu a účinné jsou od 15. 2. 2013. Touto aktualizací se ruší Metodický pokyn č. 1 k Manuálu pro stážistu - verze 2.0, Manuálu pro poskytovatele - verze 2.0 a Smlouvě o zajištění stáže - verze 2.0.
Předmět revize
Kapitola (strana)
Formální úpravy
celý dokument
Informace o dostupnosti a věrohodnosti informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“)
1 (str. 7)
Změna definice poskytovatele stáže - zrušena podmínka povinnosti mít činnost v oblasti vzdělávání.
2 (str. 8)
Nová kapitola – Podpora malého rozsahu (de minimis) - upravuje podmínky pro poskytovatele stáže v souvislosti s podporou de minimis.
2.1 (str. 8)
Nová kapitola – Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže - nově definovány osoby poskytovatele - statutární zástupce a specialisté; upraveny kompetence mentora, zrušena pozice mentor-garant
2.2 (str. 9)
Na stáž se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5ti letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP.
3 (str. 11)
Termín ukončení stáže je uveden v harmonogramu stáže a je stanoven vždy jako 14. den po posledním dni docházky na stáž.
4.2 (str. 15)
Změny v termínech pro schvalování karty stáže, přihlašování uchazečů a jejich schvalování ze strany FDV – více viz schéma na straně 21. Proces vystavení karty stáže je detailně popsán v Metodickém pokynu pro vystavení karty stáže, který je registrovaným poskytovatelům stáží dostupný v systému ASAP.
6 (str. 20)
Pravidelné místo výkonu stáže Stáž je možné vykonávat maximálně na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. Jako pravidelné místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo / pobočka / provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být trvalé bydliště stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo / pobočka / provozovna současného zaměstnavatele stážisty. Platí pravidlo, že VŽDY alespoň jedno z pravidelných míst výkonu stáže musí být sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele. Všechna pravidelná místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě stáže.
6 (str. 22)
Životopis mentora musí obsahovat následující údaje: vzdělání, současné zaměstnání a relevantní minulá zaměstnání (s uvedením následujících informací: od – do, pozice, detailní popis náplně práce, popis hlavních oblastí odpovědnosti a informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance a jejich počet).
6 (str. 23)
Čestné prohlášení mentora (Příloha č. 1 Smlouvy o zajištění stáže) V den vystavení karty stáže podepíše mentor čestné prohlášení, které naskenuje a vloží do systému ASAP. Formulář bude následně znovu podepisován mentorem ve Smlouvě o zajištění stáže, která se vyhotovuje ve 4 originálech. Je důležité, aby mentor vyplnil správný formulář, neboť je k dispozici ve trojím provedení.
6 (str. 23)
Kartu stáže nelze zpětně editovat. V případě, že je potřeba některé údaje změnit ještě před zveřejněním karty (změna jména mentora, změna předpokládaného termínu
6 (str. 25)
5
zahájení stáže apod.), kontaktuje poskytovatel FDV se žádostí o editaci karty stáže. Po zveřejnění karty stáže již editace není možná, kartu lze pouze smazat a vystavit zcela novou. V harmonogramu stáže budou k jednotlivým dnům docházky na stáž uvedena místa, na kterých se bude stážista zdržovat (místo A, místo B nebo místo C); v případě naplánované služební cesty bude uvedeno „X“; tento rozpis je závazný a jeho změny musí poskytovatel dopředu hlásit konzultantovi FDV.
6 (str. 26)
V případě, že je počet uchazečů přihlášených ke kartě stáže příliš malý, může poskytovatel před ukončením termínu pro přihlašování požádat o prodloužení lhůty pro přihlašování. Po vypršení lhůty pro přihlašování ke kartě stáže již není prodloužení lhůty pro přihlašování možné.
7.1 (str. 27)
Termín pohovoru musí být uchazeči oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dní. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Z tohoto důvodu zasílá poskytovatel informaci o termínu konání pohovoru současně také FDV na e-mail:
[email protected].
7.2 (str. 27)
Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, je jeho povinností kontaktovat uchazeče (telefonicky nebo e-mailem) a ověřit, zda zájem uchazeče o stáž přetrvává.
7.2 (str. 28)
Služební cesty na stáži
8.1 (str. 31)
Upravena pravidla realizace služebních cest na stáži. Je nezbytně nutné, aby byla smlouva, podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže.
8.2 (str. 33)
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele.
9 (str. 35)
Vstupní zdravotní prohlídka, očkování stážisty Byly významně upraveny podmínky, za kterých je stážista povinen absolvovat zdravotní prohlídku / očkování a podmínky úhrady nákladů na zdravotní prohlídku či očkování ze strany FDV.
9.1.1 (str.35)
Mentor stáže zkontroluje na konci kalendářního měsíce všechny dokumenty, které mu stážista předloží, zajistí na nich podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty tyto dokumenty odesílá doporučeně poštou konzultantovi FDV.
9.2 (str. 37)
Změny v docházce na stáž ze strany mentora – byly definovány krátkodobé a dlouhodobé změny a konkretizován postup při změnách v docházce stážisty na stáž.
9.2.2.2 (str. 40)
Trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže – nová definice trvalých změn a postup při těchto změnách.
9.2.2.2 (str. 41)
Certifikát je zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zasílán e-mailem poskytovateli stáže. Poskytovatel zajistí podpis statutárního zástupce, mentora stáže a stážisty a podepsaný certifikát odešle společně s dokumenty za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu.
10.1 (str. 44)
Nová kapitola - Dokumenty za poslední měsíc stáže
10.3 (str. 46)
Poskytovatel stáže je povinen vyčkat výzvy k vystavení faktury na fixní náklady na stáž od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována.
10.5 (str. 46)
Aktualizace všech příloh dokumentu (formální úpravy), rozlišení přílohy č. 9 na 2 typy.
přílohy
6
1
Úvod
Cílem manuálu je seznámit poskytovatele stáží s realizací projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ krok za krokem: od registrace do systému ASAP (Agendový systém aktivit projektu)1, přes průběh stáže až po její ukončení. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ zprostředkovává odborné stáže, jejichž cílem je poskytnout praktické vzdělání stážistům. Projekt „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ (dále jen „projekt“) je spolufinancován z fondů EU – z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Je realizován od června 2012 do října 2014 a jeho hlavním cílem je zavedení inovativního systému dalšího vzdělávání prostřednictvím stáží ve firmách a zvýšení uplatnitelnosti občanů na trhu práce. Realizátorem projektu je Fond dalšího vzdělávání (dále jen „FDV“), příspěvková organizace Ministerstva práce a sociálních věcí ČR. Veškeré dokumenty, které s realizací projektu souvisí (manuály, metodické pokyny, formuláře, pravidla související se zapojením do projektu apod.), jsou průběžně aktualizovány. O těchto změnách jsou účastníkům projektu zasílány informace na jejich emailové adresy. Účastníci jsou povinni se s aktuálními dokumenty seznámit a řídit se jimi. Aktuální dokumenty a metodické pokyny jsou k dispozici v systému ASAP.
Úplné a závazné informace o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ jsou k dispozici výhradně na oficiálních webových stránkách www.stazevefirmach.cz nebo u pracovníků Fondu dalšího vzdělávání (FDV). Oficiální informace o projektu mohou poskytovat také pracovníci poboček úřadů práce. Pracovníci FDV informují veřejnost o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ prostřednictvím následujících e-mailových adres:
[email protected],
[email protected],
[email protected] či z e-mailových adres jednotlivých pracovníků FDV, které jsou vždy ve formátu
[email protected]. Pouze sdělení obdržená z uvedených oficiálních e-mailových adres jsou relevantní a závazná. Informace poskytnuté mimo výše uvedené kontakty nejsou důvěryhodné. Informace o projektu podávané pracovníky FDV a poboček úřadu práce jsou zdarma. FDV se distancuje od všech forem úplatného poskytování informací o projektu. Bližší informace o projektu je možné obdržet také na bezplatné infolince – 800 779 977, která je v provozu v pracovní dny od 9 do 16 hodin.
1
ASAP byl vytvořen jako komunikační platforma pro účely projektu. Slouží k propojení cílové skupiny (stážistů), poskytovatele stáže a Fondu dalšího vzdělávání.
7
2
Poskytovatel stáže
Na rozdíl od stážistů, kteří nesmějí mít trvalé bydliště v Praze, poskytovatel stáže (dále také jen „poskytovatel“) může mít sídlo kdekoliv na území ČR včetně Prahy. Poskytovatelem stáže může být ekonomický subjekt (např. s.r.o., a.s., OSVČ) nebo jiný subjekt (např. příspěvková organizace, o.p.s.), který je právoplatně registrován v České republice. Poskytovatel stáže je povinen mít uzavřené pojištění odpovědnosti za škody na zdraví a majetku třetích osob (tzn. stážistů). Pojistná smlouva je přílohou Smlouvy o zajištění stáže.
2.1
Podpora malého rozsahu (de minimis)
Za poskytnutí stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu, která je následně za stážistu poskytovateli proplacena Fondem dalšího vzdělávání (z rozpočtu projektu). Výše faktury (tj. fixní částka, která je uvedena v příslušné šabloně stáže) je poskytovateli stáže přiznána jako podpora malého rozsahu (de minimis). De minimis představuje takovou podporu, která nesmí spolu s ostatními podporami „de minimis“ poskytnutými jednomu příjemci během předchozích 3 účetních období (včetně aktuálního) přesáhnout stanovenou výši (viz níže). Uvedený finanční limit platí bez ohledu na formu či účel podpory de minimis poskytnuté v rozhodném období. Za rozhodné období se považují poslední 3 fiskální roky používané k daňovým účelům, resp. poslední 3 účetní období. Výše podpory de minimis se řídí následujícími pravidly: Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1998/2006 ze dne 15. prosince 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 379/5 dne 28. prosince 2006 nesmí přesáhnout částku 200 000 EUR za dané období (100 000 EUR v případě podniků činných v oblasti silniční dopravy). Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 1535/2007 ze dne 20. prosince 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v produkčním odvětví zemědělských produktů publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 337/35 dne 21. prosince 2007 nesmí přesáhnout částku 7 500 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 875/2007 ze dne 24. července 2007 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o ES na podporu de minimis v odvětví rybolovu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 193/6 dne 25. července 2007 nesmí přesáhnout částku 30 000 EUR za dané období. Podpora poskytnutá dle Nařízení Komise (ES) č. 360/2006 ze dne 26. dubna 2012 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis, udílenou podnikům poskytujícím služby obecného hospodářského zájmu publikovaném v Úředním věstníku Evropské unie pod číslem L 114/8 dne 26. dubna 2012 nesmí přesáhnout částku 500 000 EUR za dané období.
8
Podporu de minimis nelze dle nařízení 1998/2006 poskytnout:
na činnosti spojené s vývozem do třetích zemí nebo do členských států, zejména podpory přímo spojené s vyváženým množstvím na vytvoření a provoz distribuční sítě nebo jiné běžné výdaje související s vývozní činností;
v případě podpory závislé na užití domácích produktů na úkor dovážených produktů;
podnikům činným v uhelném sektoru definovaného v nařízení (ES) č. 1407/2002;
v případě podpory na nabývání vozidel pro silniční nákladní dopravu pro cizí potřebu;
v případě podpory udělené podnikům v obtížích.
Z toho plyne, že subjekty, zabývající se výše uvedenými činnostmi nebo subjekty, na které se vztahují výše uvedená pravidla, nemohou být poskytovateli stáží.
Poskytovatel stáže musí splňovat podmínky příslušného nařízení Evropské komise týkající se přiznání podpory malého rozsahu (de minimis). Poskytovatel stáže se odsouhlasením podmínek ASAP (v průběhu registrace do projektu) zavazuje, že v případě realizace stáže nedojde v celém jejím průběhu (tzn. od termínu zahájení stáže, až po termín řádného ukončení stáže) k překročení maximální výše finanční podpory malého rozsahu. Více informací o centrálním registru podpor malého rozsahu je uveřejněno na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v sekci Registr de minimis2. V registru lze vyhledat příjemce3 a zjistit, zda splňuje výše uvedené podmínky.
2.2
Osoby poskytovatele zapojené do realizace stáže
Poskytovatel stáže musí být schopen vytvořit podmínky pro úspěšnou realizaci stáže na základě šablony a karty stáže i Smlouvy o zajištění stáže, která je uzavírána mezi poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Na realizaci stáže se ze strany poskytovatele podílejí zejména statutární zástupce, kontaktní osoba poskytovatele, mentor stáže a další specialisté, kteří mají následující kompetence:
statutární zástupce
osoba zodpovědná za proces realizace stáže na straně poskytovatele stáže;
podepisuje Smlouvu o zajištění stáže, deníky stážisty, doklady za cestovné a ubytování, certifikát Europass;
2
Informace o Centrálním registru podpor malého rozsahu jsou zveřejněny na http://www.compet.cz/verejnapodpora/registr-de-minimis/. 3 Vyhledat příjemce podpory lze na http://eagri.cz/public/app/RDM/Portal/Subject/Search.
9
k podpisům výše zmíněných dokumentů může pověřit jednu osobu (rozsah pověření bude specifikován ve formuláři „Pověření k podpisu dokumentů“, který je k dispozici v systému ASAP);
kontaktní osoba
jedna osoba určená poskytovatelem stáže, která poskytuje členům realizačního týmu projektu (FDV) součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže;
více viz kapitola 4.1;
mentor
hlavní osoba, která odborně garantuje průběh a kvalitu stáže;
odborně a metodicky vede stážistu, aby absolvoval všechny činnosti uvedené v šabloně a kartě stáže;
dokládá profesním životopisem své odborné znalosti a zkušenosti v oboru;
podepisuje čestné prohlášení mentora (příloha 1 smlouvy) a certifikát Europass;
více viz kapitola 4.1;
specialisté
osoby, které se vedle mentora spolupodílejí na zajištění odborné kvality stáže a realizaci všech činností uvedených v šabloně a kartě stáže (dílčím způsobem přispívají k odborné kvalitě stáže).
Za dodržování kompetencí jednotlivých osob poskytovatele je zodpovědný poskytovatel stáže. Mentor může mít přiděleného jednoho nebo více stážistů (maximální počet stážistů na jednoho mentora je specifický pro danou typovou pozici a je uveden v šabloně stáže). Z důvodu zajištění kvality poskytované stáže je přednostně vyžadováno, aby mentorem byl zaměstnanec poskytovatele, který je u poskytovatele stáže zaměstnán na hlavní pracovní poměr s úvazkem 1,0 po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž. Toto opatření bylo přijato z toho důvodu, aby poskytovatel nabízel stáže pouze na takových pozicích, ve kterých má prokazatelnou zkušenost, a může tedy zajistit efektivní přenos odborného know-how.
10
Disponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou šablonou a tímto manuálem, pak musí být mentorem tento zaměstnanec. Nedisponuje-li subjekt takovým zaměstnancem, který by splňoval kvalifikaci na pozici mentora stáže danou šablonou a tímto manuálem, může být mentorem jiná osoba, která tyto podmínky splňuje, např.: o
člen statutárního orgánu (jednatel společnosti s r.o., ředitel o.p.s., komplementář u komanditní společnosti apod.) – musí být splněna podmínka, že mentor zastává tuto pozici po dobu nejméně 6 měsíců před tím, než poskytovatel vypsal danou stáž;
OSVČ může být mentorem jen tehdy, když je sama OSVČ poskytovatelem stáže. Zároveň musí být splněna podmínka, že má OSVČ po dobu minimálně 6 měsíců v živnostenském listu uvedenou činnost v oboru, ve kterém chce poskytnout stáž. Mentorem nesmí být osoba spolupracující. Zkušenosti, které dokladují, že je OSVČ schopna poskytnout kvalitní odbornou stáž pro zvolenou typovou pozici doloží OSVČ předložením referencí (ne starší než 1 rok) od třech různých subjektů, kterým dodávala a fakturovala (formulář na doložení referencí se všemi povinnými náležitostmi je k dispozici v systému ASAP).
Stážista
3
Cílovou skupinou projektu jsou občané České republiky (mimo OSVČ a osoby se statusem studenta4) s trvalým bydlištěm mimo území Hl. m. Praha5. Stážistou může být:
absolvent s ukončeným vzděláním dle požadavků uvedených v šabloně stáže;
uchazeč o zaměstnání;
osoba vracející se na trh práce (např. osoba na rodičovské dovolené6 apod.);
osoba mající zájem o kariérní vzdělávání.
Na stáž se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5ti letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP.
4
Status studenta je definován v zákoně č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře. Toto omezení vychází z pravidel Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. 6 Stážistou nemůže být matka na mateřské dovolené. 5
11
Stážistou se může stát také nezletilá osoba nebo osoba nesvéprávná. V tomto případě je nutné, aby byly všechny dokumenty, které stážista v průběhu projektu podepisuje, podepsány zákonným zástupcem stážisty. V případě, že by zajištění podpisů od zákonného zástupce mělo vliv na dodržení lhůt, je stážista o této skutečnosti povinen informovat příslušného konzultanta FDV a dojednat s ním individuální plán termínů. Stážista má za podmínek, které stanovuje Manuál pro stážistu, nárok na proplácení výdajů za cestovné, ubytování a stravné. Výdaje jsou v rámci projektu propláceny ze strany FDV. Stážista nemá nárok na finanční odměnu za výkon stáže. Stážista po skončení stáže nemůže u poskytovatele nárokovat nástup do zaměstnání. Poskytovatel stážistu může zaměstnat, záleží však pouze na jeho rozhodnutí, zda tak učiní. Stážistovi se doporučuje zřídit si pojištění odpovědnosti v běžném občanském životě 7 a v případě výkonu rizikovějších stáží také úrazové pojištění po dobu výkonu stáže. Výdaje vzniklé s uvedenou pojistnou smlouvou stážista nemá právo nárokovat k proplacení.
4
Stručný popis realizace stáží
4.1
Klíčové pojmy
ASAP (Agendový systém aktivit projektu) Systém ASAP slouží k propojení stážistů, poskytovatelů stáží a FDV. Jedná se o informační systém, ve kterém registrovaní uchazeči mohou dle rolí vykonávat následující činnosti: o
poskytovatelé stáží: editovat a aktualizovat údaje o poskytovateli stáže a o nabízených stážích; nabízet stáže v daných oborech pro jednotlivé typové pozice (stanovené šablonami stáží); vybírat z přihlášených uchazečů o stáž vhodné kandidáty; stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty;
o
uchazeči o stáž: editovat a aktualizovat údaje ve svém profilu;
7
V opačném případě bude odpovědnost za škodu na majetku poskytovatele vypořádána podle občanského zákoníku, tj. do plné výše škody.
12
hlásit se k aktuálním stážím; získat informace o průběhu výběru vhodných uchazečů o stáž (termín pohovorů, přijetí na stáž, zamítnutí přihlášení na stáž z důvodu nesplnění požadavků daných šablonou a kartou stáže); stahovat dokumenty, které využívají v průběhu realizace konkrétní stáže; vkládat dokumenty; o
konzultanti FDV: komunikovat s poskytovateli a stážisty; archivovat klíčové dokumenty; vkládat dokumenty a schvalovat dokumenty vložené poskytovateli a stážisty; administrativně zajišťovat a podporovat průběh stáží.
Konzultant FDV Konzultant FDV je členem realizačního týmu projektu, jménem FDV komunikuje s uchazeči o stáž, se stážisty, s poskytovateli stáže, s úřady práce a dalšími subjekty, které se jakýmkoliv způsobem projektu účastní nebo mají zájem získat bližší informace.
Mentor Mentor je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže (i v případě, že jsou dílčí činnosti vykonávány pod vedením jiného specialisty). Zodpovídá za dodání všech výstupů požadovaných v rámci projektu od poskytovatele stáže. Mentor poskytuje součinnost členům realizačního týmu projektu, a to především s ohledem na kontrolu kvality stáže, dodání požadovaných podkladů (harmonogram stáže, evaluační dotazníky, hodnocení stážisty apod.) a řešení případných problémů v průběhu stáže.
Kontaktní osoba Kontaktní osobou se rozumí osoba poskytovatele stáže, která je schopna zajistit členům realizačního týmu projektu součinnost potřebnou k řádnému průběhu stáže. Může se jednat například o administrativního pracovníka nebo pracovníka personálního oddělení, který bude informován o tom, že poskytovatel zajišťuje stáž v rámci projektu. Jedná se o osobu, kterou budou členové realizačního týmu projektu kontaktovat také v případě, že nelze zastihnout mentora, nebo je nutné řešit situace organizačního či administrativního charakteru (které například nespadají do působnosti mentora). Vedle mentora je tedy kontaktní osoba dalším zaměstnancem poskytovatele stáže, na kterého se bude realizační tým projektu v souvislosti se stáží obracet. Z tohoto důvodu je vhodné, aby funkci kontaktní osoby neplnil přímo mentor. Z důvodu přehlednosti komunikace je požadováno, aby byla jako kontaktní osoba uvedena pouze jedna osoba poskytovatele.
13
Šablona stáže Šablona stáže je vytvářena pro konkrétní typovou pozici a představuje základní rámec stáže. Obsahuje základní informace o stáži (popis pozice, délka a celková cena stáže), rámec činností vykonávaných na stáži, rámec osvojených odborných kompetencí, požadavky na stážistu i na poskytovatele stáže (včetně požadavků na mentora) a obecný výčet činností a zapojení mentora. K šabloně stáže může poskytovatel stáže vyplnit tzv. kartu stáže, tj. konkrétní nabídku stáže (viz níže). K šabloně stáže může být připojeno více karet stáže, od jednoho i více poskytovatelů. Součástí šablony je také orientační harmonogram stáže, který určuje, kolik hodin by se měl stážista věnovat specifickým činnostem, aby bylo dosaženo co nejefektivnějšího přenosu znalostí a zkušeností, a do jaké míry by do daných fází stáže měl být zapojen mentor. Tento harmonogram má pouze informativní charakter a bude blíže specifikován ve Smlouvě o zajištění stáže. V některých šablonách je uveden požadavek na doložení specifických dokumentů, kterými poskytovatel prokazuje svoji schopnost zajistit kvalitní realizaci stáže (např. doložení organizační struktury společnosti apod.).
Karta stáže Kartu stáže vytváří poskytovatel stáže k příslušné šabloně stáže. Karta stáže obsahuje bližší informace o konkrétní nabízené stáži a musí být v souladu se šablonou stáže, ke které se vztahuje (tj. respektovat rámec daný touto šablonou). Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž, tj. obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži i upřesnění požadavků na stážistu.
Smlouva o zajištění stáže Smlouva o zajištění stáže společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran (tj. poskytovatelem stáže, stážistou a FDV).
4.2
Stáže
Stáže probíhají u subjektů, které zapojením do projektu získají jedinečnou možnost zaškolit a vychovat si budoucí odborníky v oblasti, ve které vykonávají činnost, s možností (nikoli povinností) tyto proškolené pracovníky následně zaměstnat. Registrace do projektu a vypisování konkrétních stáží probíhá v systému ASAP (na portálu www.stazevefirmach.cz), který slouží k propojení poskytovatelů stáže, stážistů a FDV. V tomto systému pak probíhá podstatná část komunikace mezi stážistou, poskytovatelem a Fondem dalšího vzdělávání.
14
Stáž je zahájena podpisem Smlouvy o zajištění stáže, která společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti poskytovatele stáže, stážisty a FDV při realizaci stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Délka stáže je určena počtem hodin, který je předepsán v šabloně stáže (liší se dle konkrétní profese). Docházka na stáž v předepsaném rozsahu hodin je zásadním předpokladem pro naplnění podmínek stáže. Stáž lze vykonávat v rozmezí 1–6 měsíců, toto rozmezí je blíže stanoveno v příslušné šabloně stáže. Stáže mohou začínat pouze 1. nebo 15. den8 v kalendářním měsíci. Stáže probíhají podle předem stanoveného harmonogramu (rozpisu docházky) – ten je závazný a stanovuje, které dny bude stážista na stáž docházet a kolik hodin stáže v dané dny absolvuje. Rozvržení docházky na stáž je předmětem dohody mezi stážistou a poskytovatelem stáže. Termín ukončení stáže je uveden v harmonogramu stáže a je stanoven vždy jako 14. den po posledním dni docházky na stáž. Stážista musí absolvovat v každém dnu, kdy dochází na stáž, minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže. FDV proplácí v rámci projektu stážistům stravné formou stravenek, a v případě oprávněnosti nároku také výdaje za cestové a ubytování. Aby byly naplněny podmínky stáže, musí stážista v průběhu stáže absolvovat všechny činnosti (aktivity), které jsou uvedeny v rámcových činnostech šablony stáže. Jen v takovém případě může být stážistovi vydán certifikát o absolvování stáže9. Na realizaci projektu se váže řada administrativních povinností, především se jedná o řádné a včasné dokládání požadovaných dokumentů – dotazníků, formulářů a žádostí (viz dále). Stážistu v průběhu stáže odborně vede mentor, který je hlavní osobou zodpovědnou za průběh a kvalitu stáže. Během realizace stáže může stážista vykonávat některé dílčí činnosti pod dohledem různých specialistů, které k tomu pověří mentor stáže. I v takovém případě je ale za zajištění kvality stáže odpovědný mentor. Poskytovatel stáže má pro konkrétní stáž přiděleného svého konzultanta FDV, kterému průběžně zasílá relevantní dokumenty a na kterého se obrací v případě jakýchkoliv dotazů či oznámení.
Klíčovými dokumenty, podle kterých stáže probíhají, jsou především tyto materiály, se kterými je poskytovatel stáže povinen se seznámit:
8
Stáže začínající 15. den v kalendářním měsíci jsou administrativně náročnější. Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. z důvodu sezónnosti činností, životního cyklu projektu apod.), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen. 9
15
Smlouva o zajištění stáže včetně příloh (především harmonogram, šablona stáže a karta stáže);
Manuál pro poskytovatele stáže včetně příloh;
Metodický pokyn pro vystavení karty stáže;
Metodické pokyny k manuálu pro poskytovatele (byly-li k aktuální verzi manuálu vydány).
Všechny dokumenty jsou k dispozici v systému ASAP ve složce Dokumenty pro poskytovatele. Poskytovatel stáže je povinen se s těmito dokumenty seznámit.
4.3
Průběh projektu
Poskytovatel stáže může jako neregistrovaný uživatel na portálu www.stazevefirmach.cz prohlížet veřejně přístupné dokumenty (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, FAQ). V Katalogu stáží může poskytovatel stáže vyhledávat základní informace o aktuálně nabízených stážích – obor stáže, název poskytovatele stáže, místo výkonu stáže, datum, do kterého se mohou uchazeči na stáž hlásit, a předpokládaný termín realizace stáže. Chce-li poskytovatel získat podrobnější informace o nabízených stážích nebo chce-li sám nějakou pozici na stáž nabídnout, musí se na uvedeném portálu do systému ASAP zaregistrovat. Registrace je nezávazná. Poskytovatel stáže může jako registrovaný uživatel v systému ASAP prohlížet šablony stáží pro jednotlivé typové pozice. Šablona obsahuje požadavky na poskytovatele stáže i na stážistu a informace o výši fixních nákladů na stáž, tj. finanční částce, která bude po skončení stáže fakturována stážistovi ze strany poskytovatele stáže a kterou FDV (v případě splnění všech podmínek ze strany stážisty i poskytovatele stáže) poskytovateli na základě Smlouvy o zajištění stáže uhradí10. Chce-li poskytovatel k šabloně nabídnout (vypsat) stáž (tj. vyplnit kartu stáže), musí nejprve vyplnit svůj profil v systému ASAP. Vypsané karty stáží musí respektovat limity dané šablonou a podléhají schválení ze strany FDV. Až poté jsou zveřejněny (stávají se v systému ASAP viditelnými) pro případné uchazeče o stáž. Od okamžiku, kdy je karta stáže zveřejněna, se k ní mohou přihlašovat uchazeči o stáž. Termín pro přihlašování je 7 kalendářních dní. Po uplynutí doby, kterou měli uchazeči k přihlášení na stáž, se karta pro přihlašování uchazečů uzavře. Konzultant FDV (HR specialista) přihlášené uchazeče zkontroluje (ve lhůtě 7 kalendářních dní) a kandidáty, kteří nemají dostatečnou kvalifikaci, ze seznamu odhlašuje (viz kapitola 7). Posouzení plnění
10
FDV vystupuje v roli operátora, který uhradí danou částku za stážistu.
16
podmínek provádí konzultant FDV (HR specialista) na základě uchazečem doložených údajů (životopis, certifikáty aj.). Poté konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam kompetentních uchazečů poskytovateli stáže. Poskytovatel na základě realizace osobních pohovorů vybere vyhovujícího uchazeče o stáž, který se stane stážistou (viz kapitola 7). V okamžiku spárování je poskytovatel kontaktován konzultantem FDV se žádostí o vyplnění dotazníku pro poskytovatele stáže. V tomto dotazníku poskytovatel potvrdí klíčové informace o mentorovi a o kontaktní osobě. Dále vyplní údaje o účetních obdobích, která společnost poskytovatele uplatňuje, uvede jméno a adresu osoby, které budou v průběhu realizace stáže zasílány stravenky pro stážistu a další údaje klíčové pro sestavení Smlouvy o zajištění stáže. Dalším důležitým dokumentem je závazný časový harmonogram stáže – ten stanovuje, ve kterých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista na stáž docházet, včetně hodinové dotace. Harmonogram sestaví poskytovatel stáže společně se stážistou (viz kapitola 8). Formuláře dotazníku pro poskytovatele a harmonogramu stáže zašle poskytovateli konzultant FDV e-mailem. Konzultant FDV sepíše Smlouvu o zajištění stáže, kterou zašle e-mailem poskytovateli stáže. Ten smlouvu vytiskne a iniciuje schůzku k podpisu smlouvy se stážistou. Na schůzce je smlouva oběma přítomnými stranami podepsána (viz kapitola 8) a je také potvrzeno konkrétní datum nástupu stážisty na stáž. Podepsanou smlouvu odešle poskytovatel konzultantovi na adresu FDV. Po zahájení stáže poskytovatel i stážista průběžně vyplňují evaluační dotazníky. Vzhledem k tomu, že má stážista ze strany FDV nárok na proplacení výdajů za ubytování, cestovné a na stravenky, odesílají poskytovatel stáže a stážista vždy začátkem kalendářního měsíce Fondu dalšího vzdělávání klíčové dokumenty (deník stážisty jako podklad pro vyplacení stravenek, doklady za ubytování a cestovné) – viz kapitola 9. V průběhu stáže může být iniciována kontrola průběhu stáže ze strany FDV (viz kapitola 11). Všechny nestandardní situace musí být v průběhu projektu konzultovány s FDV. Po dobu stáže je poskytovatel povinen umožnit stážistovi alespoň 2x měsíčně přístup k počítači, tiskárně, skeneru a kopírce, a to za účelem vyřízení administrativních úkonů spojených s projektem. Na konci stáže vystaví poskytovatel stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž, a to přesně ve výši dané šablonou stáže. Faktura je, za předpokladu dodržení veškerých podmínek stanovených Smlouvou o zajištění stáže a příslušnými manuály, uhrazena poskytovateli za stážistu ze strany FDV do data splatnosti (viz kapitola 10). V rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ Fond dalšího vzdělávání neprovádí selekci nabídky stáží ze strany poskytovatelů, ani poptávky o nabízené stáže ze strany uchazečů. FDV dohlíží pouze na to, aby byly vypsané karty stáží v souladu s danými šablonami, a aby uchazeči o stáže odpovídali předpokladům, které jsou na ně kladeny šablonou, resp. kartou stáže.
17
V okamžiku, kdy dojde ke spárování11 poskytovatele stáže a uchazeče o stáž, dostává stáž číslo, které určuje pořadí, v jakém jsou uzavírány Smlouvy o zajištění stáže. V rámci projektu se předpokládá uzavření 5 000 Smluv o zajištění stáže. S ohledem na rozpočet si však FDV vyhrazuje právo Smlouvu o uzavření stáže neuzavřít. Zároveň si FDV vyhrazuje právo, s ohledem na podmínky projektu, upravit počet realizovaných stáží pro 1 šablonu. Např. byla-li šablona „programátor“ otestována 110x, tedy proběhlo-li 110 stáží, vyhrazuje si FDV právo neuzavírat další Smlouvy o zajištění stáže, jež by umožňovaly realizaci dalších stáží pro šablonu „programátor“, neboť by v rozpočtu projektu nezbyly dostatečné finanční prostředky na testování dalších šablon. Příklad je pouze hypotetický.
FDV si dále vyhrazuje právo dočasně či trvale pozastavit některé schválené šablony stáží, a to z výše uvedených či jiných důvodů.
Registrace poskytovatele stáže
5
Subjekt, který se chce stát poskytovatelem stáže, se musí registrovat do systému ASAP na portálu www.stazevefirmach.cz. Registrace je nezávazná. Po registraci je možné prohlížet šablony stáží pro jednotlivé typové pozice, vyplnit profil poskytovatele a na základě toho pak vystavovat karty stáží (konkrétní nabídky stáží) k vybraným šablonám. Je také možné nahlédnout do veškerých dokumentů, se kterými přijde poskytovatel stáže i stážista v průběhu stáže do kontaktu (Smlouva o zajištění stáže, harmonogram stáže, evaluační dotazníky apod.). Dokončením registrace poskytovatel souhlasí se zpracováním, shromažďováním a uchováváním osobních údajů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů.
Registrační formulář v systému ASAP
5.1
Registrace sestává z vyplnění registračního formuláře, který obsahuje přihlašovací údaje do systému ASAP a klíčové informace o poskytovateli stáže:
ZÁKLADNÍ ÚDAJE
název společnosti;
IČ;
11
Spárování znamená, že poskytovatel si vybral stážistu a změnil v systému ASAP jeho status na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“.
18
DIČ (údaj povinný pro poskytovatele, který DIČ má);
adresa sídla (ulice, číslo popisné, PSČ, obec, kraj);
DALŠÍ ÚDAJE
jméno a příjmení kontaktní osoby (je informována o průběhu stáže, komunikuje s FDV a se stážistou v případě nepřítomnosti mentora; je důležité, aby tyto údaje byly stále aktuální);
kontaktní telefon a e-mail;
stručný profil společnosti (nepovinný údaj);
webové stránky společnosti (nepovinný údaj);
obor, ve kterém má poskytovatel zájem stáž nabízet.
PŘIHLAŠOVACÍ ÚDAJE
registrační jméno do systému ASAP (e-mail);
heslo do systému ASAP.
V případě zapomenutí hesla bude poskytovateli stáže na požádání vygenerováno nové heslo, které mu bude zasláno na jeho e-mailovou adresu. Poskytovatel si může v průběhu registrace objednat automatické zasílání aktuálních informací o projektu (tzv. newsletter). Zasílání novinek je možné v průběhu projektu kdykoliv deaktivovat. Předpokladem pro úspěšné dokončení registrace je potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami systému ASAP. V případě nesouhlasu není možné registraci dokončit. Proběhne-li registrace v pořádku, obdrží poskytovatel stáže automaticky generovaný e-mail s potvrzením přihlašovacích údajů. Registraci je nutné potvrdit kliknutím na odkaz uvedený v notifikaci. Následně je již možné provést jako registrovaný uchazeč přihlášení do systému. Veškeré údaje kromě registračního jména (e-mailu) a IČ může poskytovatel stáže libovolně editovat.
5.2
Přihlášení do systému
Do systému se poskytovatel stáže přihlašuje přihlašovacím jménem (e-mailem) a heslem. Po přihlášení do systému má poskytovatel možnost:
19
6
editovat údaje zadané při registraci (kromě e-mailu, který je přihlašovacím jménem, a IČ);
vyhledávat vložené šablony (typové pozice) dle jednotlivých oborů, seznámit se s jejich obsahem, tisknout šablony nebo je ukládat ve formátu PDF;
vyplnit profil poskytovatele stáže, přihlásit se k vybrané šabloně a vyplnit kartu stáže (vložit konkrétní nabídku stáže – inzerát).
Vypsání konkrétní stáže (vystavení karty stáže)
Karta stáže plní roli inzerátu pro konkrétní stáž – obsahuje podrobnější informace o nabízené stáži a upřesnění požadavků na stážistu. Karta musí být vypsána v souladu s šablonou stáže, která představuje základní rámec stáže a obsahuje požadavky na obsah a průběh stáže, na stážistu i na poskytovatele stáže. Šablona může mít připojeno více karet stáží. Např. šablona (typová pozice) autoelektrikář může mít 3 karty stáží – 3 konkrétní nabídky od poskytovatelů, kteří chtějí přijmout stážistu na pozici autoelektrikář. Jeden poskytovatel stáže může k dané šabloně vyplnit více karet stáží. Proces vystavení karty stáže: Proces vystavení karty stáže je detailně popsán v Metodickém pokynu pro vystavení karty stáže, který je registrovaným poskytovatelům stáží dostupný v systému ASAP. 1. Výběr šablony stáží Poskytovatel si v záložce „Šablony stáží“ vybere šablonu typové pozice, pro kterou chce vypsat kartu stáže, tzn. konkrétní nabídku stáže. Znalost dané šablony je klíčová pro správné vyplnění karty stáže. V šabloně stáže je uvedena hodinová dotace stáže, která je pro stážistu i poskytovatele stáže závazná.
2. Můj profil Pro vystavení karty stáže je nutné mít vyplněný profil poskytovatele. Po registraci tedy poskytovatel v systému ASAP vyplní záložku „Můj profil“. Do profilu se automaticky generují základní informace o společnosti, které poskytovatel zadal při registraci do systému ASAP (název společnosti, adresa sídla apod.), a které je možné editovat (s výjimkou IČ). Vedle těchto informací zahrnuje profil ještě záložky: „Kontaktní údaje“ – poskytovatel uvede adresu sídla, provozovny, pobočky, eventuálně dalších míst, na kterých bude stáž probíhat.
20
„Osoby poskytovatele“ – poskytovatel uvede kontakty (telefon a e-mail) a informace o statutárním zástupci, mentorovi stáže, kontaktní osobě event. dalších osobách poskytovatele12;
3. Údaje o mentorovi stáže V okamžiku, kdy má poskytovatel jasnou představu, jakou stáž bude vypisovat, zadá do systému údaje o mentorovi dané stáže (přes záložku „Můj profil“ → „Osoby poskytovatele“:
jméno, příjmení,
telefon, e-mail,
nejvyšší dosažené vzdělání mentora.
4. Vystavení karty stáže
upřesnění pozice (specifikace názvu dané pozice)
počet nabízených pozic - Počet nabízených pozic na jedné kartě stáže je omezen šablonou, která stanovuje maximální počet stážistů na jednoho mentora.
termín začátku stáže - Předpokládaný začátek stáže musí být stanoven tak, aby se stihli uchazeči na stáž přihlásit, aby poskytovatel stáže stihl realizovat osobní pohovory a aby byl zohledněn čas potřebný na vyřízení administrativních náležitostí – sepsání Smlouvy o zajištění stáže, stanovení harmonogramu stáže apod. - Termíny zahájení stáže (s ohledem na datum vypsání karty stáže) jsou uvedeny v „Tabulce termínů pro vypsání karty stáže“, která je k dispozici v dokumentech pro poskytovatele v systému ASAP). - Při stanovení termínu začátku stáže musí být splněna všechna tato pravidla: o stáž může být zahájena nejdříve za 6 týdnů od data, kdy byla vypsána karta stáže13; o stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci;
12
Jména a kontakty na mentora a kontaktní osobu jsou v první fázi neveřejné údaje, které má k dispozici z organizačních důvodů FDV. 13 FDV si z organizačních důvodů vyhrazuje právo po dohodě s poskytovatelem posunout termín začátku stáže tak, že nebude tato podmínka splněna.
21
o doba mezi datem vypsání karty stáže a datem předpokládaného zahájení stáže nesmí být delší než 3 měsíce.
termín ukončení stáže - Termín ukončení stáže se odvíjí od počtu měsíců, po které stáž probíhá; rozsah měsíců realizace stáže je dán šablonou stáže.
termín, do kterého se mohou stážisté přihlašovat na stáž - Musí být stanoven nejdříve za 2 týdny od data vypsání karty stáže. - Bude-li termín nastaven jinak, vyhrazuje si FDV právo tento termín upravit podle uvedeného pravidla.
pravidelné místo výkonu stáže - Stáž je možné vykonávat maximálně na 3 místech, která jsou sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele stáže. - Jako pravidelné místo výkonu stáže může být uvedeno i jiné místo (například sídlo / pobočka / provozovna významného zákazníka), nesmí jím však být trvalé bydliště stážisty, jeho kontaktní adresa, ani sídlo / pobočka / provozovna případného současného zaměstnavatele stážisty. - Platí pravidlo, že VŽDY alespoň jedno z pravidelných míst výkonu stáže musí být sídlem, pobočkou nebo provozovnou poskytovatele. - Všechna pravidelná místa výkonu stáže musí být uvedena v kartě stáže – do karty stáže uvede poskytovatel jako místo výkonu stáže takové místo výkonu stáže, kde se bude stážista nejčastěji vyskytovat. Ostatní místa výkonu stáže je povinen uvést do „Dalších požadavků na stážistu a upřesnění“. - Pokud nebudou další místa výkonu stáže uvedena již v kartě stáže, vyhrazuje si FDV právo neumožnit dodatečné doplnění dalších pravidelných míst výkonu stáže do navazujících dokumentů (např. Smlouva o zajištění stáže). Stážistovi jsou následně propláceny cestovní výdaje jen do míst uvedených ve smlouvě.
22
- Cesty mimo uvedená místa výkonu stáže jsou považovány za služební cesty, jejichž zařazení v průběhu realizace stáže musí poskytovatel rovněž uvést v kartě stáže – v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“.
mentor
cíl stáže - Ze stručného popisu cílů stáže musí být patrné, z jakého konkrétního důvodu poskytovatel stáž vypisuje – např. příprava grafického návrhu webových stránek pro zadavatele, spolupráce s projektovým manažerem na realizaci právě probíhajícího konkrétního projektu apod.
další požadavky na stážistu nebo upřesnění - V této položce poskytovatel uvede: případná další pravidelná místa výkonu stáže, požadavek na účast stážisty na služebních cestách poskytovatele, požadavek na doložení výpisu z Rejstříku trestů, zdravotní způsobilosti apod. dle vlastní potřeby nad rámec šablony. - Zde je možné také uvést, že stáž je vhodná např. pro držitele průkazu ZTP, absolventy apod.
POZOR! Poskytovatel v rámci karty nesmí znevýhodňovat určité skupiny uchazečů o stáž. Poskytovatel může do kolonky „další požadavky na stážistu“ uvést, že pozice je vhodná pro určitou skupinu uchazečů (např. absolventy, osoby zdravotně postižené), není však možné vytvořit kartu, která záměrně znevýhodňuje některé skupiny uchazečů (např. „poskytovatel přijme ženu / muže / absolventa na pozici…“).
Do záložky „Dokumenty“ ke kartě stáže poskytovatel nahraje životopis mentora a sken čestného prohlášení mentora. Životopis mentora musí obsahovat následující údaje: vzdělání, současné zaměstnání a relevantní minulá zaměstnání (s uvedením následujících informací: od – do, pozice, detailní popis náplně práce, popis hlavních oblastí odpovědnosti a informace, zda mentor v rámci dané pozice vedl jiné zaměstnance a jejich počet). Čestné prohlášení mentora je přílohou č. 1 Smlouvy o zajištění stáže. Formulář je k dispozici v systému ASAP v dokumentech pro poskytovatele. V den vystavení karty stáže podepíše mentor toto čestné prohlášení, které naskenuje a vloží do systému ASAP. Formulář bude následně znovu podepisován mentorem ve Smlouvě o zajištění stáže, která se vyhotovuje ve 4 originálech. Je důležité, aby mentor vyplnil správný formulář, neboť je k dispozici ve trojím provedení:
Čestné prohlášení mentora - zaměstnance na hlavní pracovní poměr;
Čestné prohlášení mentora - OSVČ (součástí přílohy budou i reference od třech různých subjektů (ne starší než 1 rok), kterým OSVČ dodávala a fakturovala.
23
Reference musí obsahovat název, adresu, příp. IČ subjektu, se kterým OSVČ spolupracovala, období, kdy k dodávkám docházelo a co bylo předmětem dodávek, dále kontaktní údaje na osobu, u které lze tyto informace ověřit. Vzorový formulář referencí je k dispozici v systému ASAP. Pokud není možné reference doložit, dokládá mentor čestné prohlášení s výše uvedenými informacemi a kontaktními údaji na zástupce subjektu, kterému dodával, a zdůvodnění, proč nebyly poskytnuty reference.
Čestné prohlášení mentora - člena statutárního orgánu společnosti poskytovatele;
V případě nedoložení výše zmíněných dokumentů nebude karta stáže schválena.
V záložce „Jazykové a jiné znalosti uchazeče“ může poskytovatel dle vlastní potřeby upřesnit kvalifikaci, kterou od uchazeče požaduje (požadavek na řidičské oprávnění, počítačovou gramotnost, jazykovou vybavenost 14 apod.) nad rámec šablony. Je však důležité si uvědomit, že v rámci karty stáže nemůže poskytovatel měnit nároky na úroveň nebo zaměření vzdělání ani na praxi uchazeče. Tyto požadavky jsou dané šablonou stáže a jsou závazné.
Poskytovatel může k šabloně vytvořit více karet stáží. Jednotlivé karty stáží se mohou lišit např. předpokládaným dnem nástupu na stáž a ukončením stáže, místem výkonu stáže apod. Každá karta stáže musí mít přiděleného svého mentora. Jeden mentor nemůže současně vést dvě nebo více karet stáží.
Poskytovatel může vypisovat libovolný počet karet stáží k libovolnému počtu šablon. Vždy však musí být dodržena tato pravidla:
poskytovatel disponuje dostatečným množstvím mentorů;
poskytovatel splňuje podmínky nařízení Evropské komise týkající se podpory malého rozsahu (de minimis);
mentor stáže splňuje podmínky dané šablonou stáže a tímto manuálem.
Kartu stáže nelze zpětně editovat. V případě, že je potřeba některé údaje změnit ještě před zveřejněním karty (změna jména mentora, změna předpokládaného termínu zahájení stáže
14
Požadavky na jazykovou vybavenost se řídí Evropskými jazykovými standardy, jejich přesná specifikace je uvedena v systému ASAP.
24
apod.), kontaktuje poskytovatel FDV se žádostí o editaci karty stáže. Po zveřejnění karty stáže již editace není možná, kartu lze pouze smazat a vystavit zcela novou. Karta stáže je po vyplnění poskytovatelem stáže zkontrolována konzultantem FDV (ve lhůtě 7 kalendářních dní). Účelem kontroly je především zjistit, zda je konkrétní nabízená stáž v souladu se šablonou stáže, zda jsou splněny požadavky kladené na mentora, a zda je tedy dostatečně zajištěna kvalita stáže a efektivní přenos know-how. V případě, že karta stáže jeví určité nedostatky, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele stáže a žádá o opravu. Nejčastějšími důvody, které vedou k neschválení karty stáže, jsou:
nesoulad šablony a karty stáže (především činností, které by měl stážista vykonávat);
neodpovídající kvalifikace mentora;
špatně nastavené datum předpokládaného zahájení stáže (datum je stanovováno příliš brzy);
nepřiložení skenu životopisu a čestného prohlášení mentora.
Je-li karta stáže naplněna v souladu se šablonou, je konzultantem FDV schválena a zveřejněna, což znamená, že se stává „viditelnou“ pro potenciální uchazeče o stáž, kteří si mohou nabídku stáže prohlédnout a začít se ke kartě stáže hlásit. Uchazeči vidí na kartách stáží jen určité informace o poskytovateli.
V souvislosti s vypisováním karet stáží je důležité si uvědomit níže uvedená ustanovení:
má-li poskytovatel zájem poskytovat stáž, která probíhá na více místech (maximálně na třech), musí být splněny tyto podmínky: o
v kartě stáže bude uvedeno pravidelné místo výkonu stáže, na kterém bude stážista převážně stáž vykonávat;
o
případná ostatní pravidelná místa výkonu stáže (maximálně 2) budou uvedena v „Dalších požadavcích na stážistu a upřesněních“;
o
jedním z pravidelných mist výkonu stáže musí být VŽDY sídlo, pobočka nebo provozovna poskytovatele;
o
bude-li poskytovatel vykonávat se stážistou služební cesty v rámci ČR, uvede tuto skutečnost do „Dalších požadavků na stážistu a upřesnění“;
o
ve Smlouvě o zajištění stáže budou uvedena všechna místa, na kterých bude stáž probíhat;
25
o
v harmonogramu stáže budou k jednotlivým dnům docházky na stáž uvedena místa, na kterých se bude stážista zdržovat (místo A, místo B nebo místo C); v případě naplánované služební cesty bude uvedeno „X“; tento rozpis je závazný a jeho změny musí poskytovatel dopředu hlásit konzultantovi FDV.
nelze poskytovat více různých stáží (tj. vypsat různé karty stáže v různých nebo i stejných pozicích) v jednom období (popř. období, která se překrývají) s jedním mentorem:
o mentor může být mentorem pouze pro stážisty přihlášené k 1 kartě stáže a tyto stáže musí být zahájeny všechny ve stejném termínu (tj. 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci).
Přihlašování stážistů na stáž smí probíhat pouze přes informační systém ASAP (tj. přes webové stránky www.stazevefirmach.cz). Pokud by byl stážista vybrán mimo systém ASAP a v nesouladu s postupem upraveným v Manuálu pro stážistu a Manuálu pro poskytovatele, nebude stáž podpořena v rámci projektu (tj. nebudou náklady související se stáží uhrazeny poskytovateli stáže ani stážistovi). Poskytovatel může na svém nebo jiném webovém portálu nabízet jím vypsanou stáž, a to za níže uvedených podmínek:
informace o stáži musí obsahovat odkaz na realizaci stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, reg. č.: CZ.1.07/3.1.00/41.0001; pro přihlášení na stáž je nutné odkázat na konkrétní kartu stáže na portálu www.stazevefirmach.cz, kde je možné se po bezplatné a nezávazné registraci na stáž přihlásit; stáž může být mimo webový portál projektu zveřejněna až ve chvíli, kdy je nabídka stáže schválena ze strany realizačního týmu v systému ASAP a zveřejněna na portálu www.stazevefirmach.cz.
7
Spárování poskytovatele stáže a stážisty
7.1
Přihlášení stážistů ke kartě stáže
Po zveřejnění (odsouhlasení konzultantem FDV) se karta stáže stává „viditelnou“ pro registrované uchazeče o stáž a je tedy možné se ke kartě přihlásit. Pro přihlášení ke kartě mají uchazeči lhůtu 7 kalendářních dní. Ke kartě stáže se mohou přihlásit jen ti uchazeči, kteří nebyli v posledních 5ti letech zaměstnanci poskytovatele stáže (platí pro hlavní pracovní poměr i pro dohodu o provedení
26
práce a dohodu o pracovní činnosti). Tento údaj uchazeči čestně prohlašují při registraci do systému ASAP. Je-li stáž nabízena pro 1 stážistu, může se k dané kartě stáže přihlásit až 15 uchazečů (s počtem nabízených pozic pro stážisty roste počet uchazečů, kteří se mohou na stáž hlásit). Z tohoto počtu je vždy určitý počet míst určen pro znevýhodněné uchazeče (tj. takové, kteří jsou registrováni déle než 6 měsíců na úřadu práce). Uchazeče o stáž po jejich přihlášení ke kartě stáže kontroluje a schvaluje konzultant FDV (HR specialista). V případě že se některý uchazeč na základě jím doložených materiálů a údajů (životopis, certifikáty, vzdělání apod.) jeví pro danou stáž jako nekompetentní, může být konzultantem FDV kontaktován s žádostí o doplnění poskytnutých informací, popř. vysvětlení nejasností. V případě, že se potvrdí, že uchazeč nesplňuje požadavky dané šablonou a kartou stáže, je ze seznamu uchazečů odhlášen. V době, kdy se uchazeči mohou na danou stáž hlásit, vidí poskytovatel v systému ASAP pouze počet přihlášených uchazečů a počet uchazečů schválených ze strany FDV (např. 5/7 – 5 přihlášených ale dosud nezkontrolovaných uchazečů, 7 již schválených uchazečů). V této fázi si poskytovatel stáže ještě nemůže prohlížet detailní informace o uchazečích (životopis, přiložené dokumenty apod.). V případě, že je počet uchazečů přihlášených ke kartě stáže příliš malý, může poskytovatel před ukončením termínu pro přihlašování požádat o prodloužení lhůty pro přihlašování. Tento požadavek poskytovatel zasílá na adresu:
[email protected]. Po vypršení lhůty pro přihlašování ke kartě stáže již není prodloužení lhůty pro přihlašování možné. Do 7 kalendářních dnů od uplynutí doby, kterou uchazeči měli k přihlášení na stáž, konzultant FDV (HR specialista) zpřístupní seznam kompetentních uchazečů poskytovateli (poskytovatel o tomto bude informován e-mailem). Od tohoto okamžiku může poskytovatel na základě dokumentů, které uchazeči předložili (životopis, certifikáty apod.), vybírat vhodné kandidáty, které pozve na osobní pohovory.
7.2
Výběr stážistů
Poskytovatel stáže vybere ze seznamu uchazečů na základě uvedených údajů (vzdělání, jazyková vybavenost, praxe apod.) a doložených materiálů (doklad o nejvyšším dosaženém vzdělání, motivační dopis apod.) vhodné kandidáty, které kontaktuje (e-mailem) a domluví s nimi termín, čas a místo osobního pohovoru. Poskytovatel stáže je povinen archivovat emaily, v rámci kterých zve uchazeče na osobní pohovory. Tato korespondence může být v průběhu stáží kontrolována (zejména při kontrole na místě). Termín pohovoru musí být uchazeči oznámen s předstihem alespoň 3 pracovních dní. Osobního pohovoru se může kromě poskytovatele stáže účastnit také zástupce FDV. Z tohoto důvodu zasílá poskytovatel informaci o termínu konání pohovoru současně také FDV na e-mail:
[email protected].
27
Poskytovatel stáže změní přihlášeným uchazečům v systému ASAP status:
vybraným uchazečům, kteří jsou pozváni na pohovor, změní status z „Přihlášen ke kartě stáže“ na „Pozván na pohovor“ a připíše termín, čas a místo konání osobního pohovoru;
není-li uchazeč pozván na pohovor, ale stále může být na pohovor pozván, je jeho status nastaven jako „Přihlášen ke kartě stáže“;
je-li přihlášený uchazeč na základě doloženého životopisu poskytovatelem odmítnut, je jeho status změněn na „Nevybrán na stáž“.
Poskytovatel stáže má povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče na každých 5 přihlášených uchazečů. Jsou-li tedy přihlášeni 3 uchazeči, má poskytovatel povinnost pozvat na osobní pohovor minimálně 1 uchazeče, je-li přihlášeno 7 uchazečů, musí poskytovatel pozvat 2 uchazeče atd. Pokud poskytovatel stáže nesplní výše uvedenou podmínku, neumožní mu systém ASAP vybrat si stážistu na danou stáž a uzavřít následně Smlouvu o zajištění stáže. Je-li již v průběhu osobního pohovoru zřejmé, že poskytovatel má o uchazeče zájem, a že ho vybere na stáž, je praktické si již v tuto chvíli předběžně domluvit harmonogram stáže (viz kapitola 8) a stanovit, který den a v kolik hodin nastoupí stážista na stáž. Je nutné si uvědomit, že stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v měsíci a že od výběru stážisty do podpisu Smlouvy o zajištění stáže je nutné učinit administrativní kroky, které trvají minimálně 2 týdny. Po zrealizovaných osobních pohovorech poskytovatel opět změní uchazečům v systému ASAP status:
Uspěje-li stážista u osobního pohovoru, je vybrán na stáž. Ještě před tím, než změní poskytovatel status uchazeče z „Pozván na pohovor“ na „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, je jeho povinností kontaktovat uchazeče (telefonicky nebo emailem) a ověřit, zda zájem uchazeče o stáž přetrvává.
Nebyl-li pozvaný uchazeč u pohovoru úspěšný, je status změněn na „Nevybrán na stáž“. Současně poskytovatel stručně vypíše důvod, proč nebyl uchazeč na stáž vybrán. Je také vhodné, aby poskytovatel uchazeče kontaktoval (telefonicky nebo emailem) a tuto skutečnost mu sdělil (není to ovšem povinnost poskytovatele).
V okamžiku, kdy je uchazeči přiřazen status „Vybrán na stáž/stáž čeká na schválení“, dostává stáž specifické číslo a je jí přidělen konkrétní konzultant FDV. Pro usnadnění komunikace a efektivnější a rychlejší administraci projektu je vyžadováno, aby poskytovatel toto číslo uváděl při jakémkoliv kontaktu s FDV (např. v předmětu e-mailu) a aby přednostně kontaktoval přiděleného konzultanta.
28
V případě, že je stáž nabízena pro více stážistů (v kartě stáže lze vypsat až čtyři pozice) a jeden z vybraných uchazečů po spárování od realizace stáže odstoupí, může poskytovatel nabídnout tuto pozici náhradníkovi. V takovém případě obvykle dochází k posunu data zahájení všech stáží vypsaných z dané karty stáže, neboť platí pravidlo, že stáže realizované z jedné karty musí mít shodné datum zahájení stáže.
8 Uzavření smluvního vztahu mezi stážistou, poskytovatelem a FDV Zpravidla do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je stážista spárován s poskytovatelem, je poskytovatel stáže kontaktován přiděleným konzultantem FDV. Konzultant poskytovatele kontaktuje telefonicky a následně zasílá klíčové informace e-mailem. Konzultant se stážistovi představí a sdělí mu specifické číslo stáže. Dále konzultant zažádá poskytovatele o provedení níže uvedených kroků:
neprodlené kontaktování stážisty za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže, který poskytovatel obdrží od konzultanta v příloze e-mailu (nejbližší možný termín začátku stáže je za 14 dní ode dne, kdy byl poskytovatel konzultantem kontaktován);
vložení vyplněného harmonogramu do systému ASAP;
vyplnění krátkého dotazníku, jehož účelem je získat všechny potřebné údaje pro sepsání Smlouvy o zajištění stáže. Poskytovatel obdrží dotazník od konzultanta emailem. V dotazníku poskytovatel zkontroluje jména a kontakty na mentora a kontaktní osobu, uvede údaje o bankovním spojení, ID datové schránky, údaje o statutárním zástupci (tj. jméno osoby oprávněné podepsat Smlouvu o zajištění stáže ředitel, jednatel apod.) a jméno a kontaktní údaje osoby poskytovatele, které budou zasílány stravenky pro stážistu. Pro účely ověření čerpání podpory de minimis je dále vyžadováno uvedení rozsahu posledních tří účetních období, uplatňovaných ve společnosti.
vložení vyplněného dotazníku do systému ASAP;
vložení skenu pojistné smlouvy subjektu o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti (poskytovatel musí odpovídat za škodu na majetku i zdraví třetích osob) do systému ASAP.
V případě, že je termín předpokládaného začátku stáže příliš brzy a nestihla by se připravit Smlouva o zajištění stáže, zdůrazní konzultant nutnost zahájit stáž později. Výše uvedené informace a podklady je poskytovatel povinen do systému ASAP vložit nejpozději do 2 pracovních dnů.
29
Harmonogram stáže
8.1
Harmonogram stáže určuje, v jakých měsících bude stáž probíhat a které dny v týdnu bude stážista docházet na stáž k poskytovateli, včetně hodinové dotace. Harmonogram je závazný a představuje klíčový dokument pro podpis Smlouvy o zajištění stáže. Harmonogram musí být nastaven tak, aby byly prostředky na cestovné a ubytování, které může stážista nárokovat k proplacení, využity hospodárně (tj. v případě, že je to možné, je vhodné naplánovat stáž na dny, které jdou po sobě v týdnu). Harmonogram slouží mimo jiné k výpočtu maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů na cestovné a ubytování stážisty, proto je vhodné, aby byl domluven co nejpřesněji. V případě drobných změn harmonogramu (například změna místa výkonu stáže pro daný den) nebudou vydávány dodatky ke Smlouvě o zajištění stáže z důvodu změny maximálních částek pro nárok na proplacení výdajů za cestovné a ubytování. Při sestavování harmonogramu stáže musí poskytovatel i stážista dbát následujících pravidel:
stáž může začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci; stážista musí absolvovat ve stanovených dnech minimálně 4 hodiny nepřetržité stáže; počet absolvovaných hodin je počítán vždy na celé hodiny (do absolvovaných hodin se nezapočítává přestávka na jídlo a oddech (viz kapitola 9.3.1)); harmonogram je připraven na 12 měsíců, poskytovatel stáže vyplní (na základě komunikace se stážistou) plánovanou docházku pouze u těch měsíců, ve kterých bude stáž probíhat; u každého dne, ve kterém bude stáž probíhat, je nutné uvést místo výkonu stáže (A, B, C); budou-li v rámci stáže realizovány služební cesty (viz níže), je nutné je rozplánovat předem a v harmonogramu uvést k těmto dnům jako místo výkonu stáže „X“; stáž je oficiálně ukončena 14. den po posledním dnu docházky na stáž; v případě, že je datum ukončení stáže v harmonogramu vyplněno nesprávně, má konzultant FDV právo upravit datum ukončení stáže podle výše uvedeného pravidla.
Je podstatné, aby poskytovatel zkontroloval, že součet hodin v měsících, ve kterých bude stáž probíhat, souhlasí s celkovým počtem hodin, který je uveden v šabloně dané stáže. Nejpozději do 2 pracovních dnů vloží poskytovatel vyplněný harmonogram do systému ASAP. Konzultant FDV následně upraví harmonogram tak, aby sestával pouze z relevantních měsíců, ve kterých bude stáž probíhat, a současně připraví pro stážistu na všechny relevantní měsíce deník stážisty (v podobě dalších listů sešitu). Takto upravený dokument konzultant odešle poskytovateli stáže i stážistovi nejpozději v den zahájení stáže. V případě, že v průběhu realizace stáže dojde ke změně harmonogramu (např. stážista měl chodit na stáž každé pondělí a úterý, podle nového harmonogramu bude docházet každou středu a čtvrtek; popř. stážista chodil každé pondělí na 8 hodin na stáž, nyní bude docházet pouze na 7 hodin), kontaktuje poskytovatel bez odkladu konzultanta FDV, se kterým změnu harmonogramu projedná (v případě změny termínu ukončení stáže dojde k sepsání dodatku
30
Smlouvy o zajištění stáže, v případě změny harmonogramu, která nemění termín ukončení stáže, bude harmonogram aktualizován a odeslán poštou na FDV spolu s průvodním dopisem). Je praktické, aby si poskytovatel stáže finální harmonogram včetně deníku stážisty uložil do počítače. Stážista je povinen každý den vyplňovat docházku a popis činností, kterými se v daném dni zabýval, a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti (viz kapitola 9). Na základě řádně vyplněného deníku jsou stážistovi vypláceny nejen stravenky, ale je také posuzován jeho nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, bude-li stáž takového charakteru, že stážista nebude mít každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci měsíce ho jednorázově přepíše do počítače. Je-li k jedné kartě stáže vypsáno více pozic (počet pozic, které mohou být vypsány k jedné kartě stáže, je uveden v šabloně stáže), musí mít všechny stáže, vycházející z této jedné karty stáže, shodné datum zahájení stáže.
Služební cesty na stáži Pokud se v rámci stáže předpokládá větší míra cestování v rámci celé ČR (mimo místa výkonu stáže uvedená ve Smlouvě o zajištění stáže), je toto nutné uvést v kartě stáže a následně také ve Smlouvě o zajištění stáže. Služební cesty mimo místo/a výkonu stáže jsou možné pouze na základě dohody a souhlasu poskytovatele stáže a stážisty. Dny, ve kterých bude stážista cestovat mimo pravidelná místa výkonu stáže, je nutné předem uvést v harmonogramu stáže. V případě změn termínů služebních cest je o této změně vždy nutné předem (nejpozději v den změny) informovat konzultanta FDV. Do deníku stážisty pak stážista vyplňuje, kde na služební cestě byl a jaký byl její účel (resp. jaké činnosti tam vykonával). Výdaje spojené se služební cestou jsou hrazeny dle dohody mezi poskytovatelem stáže a stážistou. Ze strany FDV nejsou cestovní a jiné výdaje spojené se služební cestou propláceny. Doba cestování v rámci služební cesty se nezapočítává do doby výkonu stáže. Služební cesty realizované v průběhu stáže mohou být vykonávány pouze na území České republiky. V případě, že není na služební cestě přítomen mentor stáže, ručí za to, že se stážistovi věnuje jiný k tomu kompetentní specialista.
31
Smlouva o zajištění stáže
8.2
Na základě informací a podkladů, které konzultant FDV obdržel od poskytovatele stáže i od stážisty, vyhotoví konzultant FDV Smlouvu o zajištění stáže. Smlouva společně s přílohami stanovuje práva a povinnosti stážisty, poskytovatele stáže a FDV při realizaci stáže. Jedná se o dokument, který je klíčový pro úspěšné zahájení stáže. Smlouva musí být stvrzena podpisem všech tří smluvních stran: poskytovatelem stáže, stážistou a FDV. Dokument bude poskytovateli stáže zaslán e-mailem ve formátu PDF s žádostí o součinnost při podpisu smlouvy, a to realizací níže uvedených kroků:
žádost o kontrolu smlouvy a tisk smlouvy ve 4 vyhotoveních (dle svých možností vytiskne poskytovatel smlouvu jednostranně nebo oboustranně);
žádost o kontaktování stážisty a smluvení schůzky k podpisu smlouvy;
žádost o realizaci schůzky k podpisu smlouvy a podepsání dokumentu poskytovatelem stáže a stážistou;
žádost o zaslání všech 4 originálů smlouvy podepsaných poskytovatelem stáže a stážistou doporučeně poštou na adresu Fondu dalšího vzdělávání k rukám konzultanta.
Poskytovatelem a stážistou podepsaná smlouva musí být doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před zahájením stáže. Smlouvu o zajištění stáže podepisuje stážista 15 , statutární zástupce poskytovatele stáže (nebo jím pověřená osoba) a ředitel FDV (nebo jím pověřená osoba). POZOR! Poskytovatel podepisuje vedle samotné smlouvy také Přílohu č. 1 (vyplňuje a podepisuje mentor stáže) a Přílohu č. 5 (podepisuje statutární zástupce poskytovatele nebo jím pověřená osoba). Je praktické, aby si poskytovatel stáže se stážistou na schůzce k podpisu smlouvy potvrdili konkrétní datum a čas nástupu stážisty na stáž. Společně s podepsanou Smlouvou o zajištění stáže zasílá poskytovatel všechny přílohy, které ke smlouvě náleží:
Příloha č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
Příloha č. 2 – Kopie pojistné smlouvy subjektu o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z jeho činnosti 16;
15
Pokud je stážista nezletilý, Smlouvu o zajištění stáže podepisuje jeho zákonný zástupce. Toto pravidlo se vztahuje i na všechny další dokumenty, které mají být dle tohoto manuálu podepsané stážistou. 16 Smlouva musí být platná po celou dobu realizace stáže.
32
Příloha č. 3 – Šablona a karta stáže (tj. šablona stáže pro danou typovou pozici a karta stáže vyplněná poskytovatelem stáže v systému ASAP);
Příloha č. 4 – Harmonogram stáže;
Příloha č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Před odesláním smlouvy poskytovatel stáže zkontroluje, zda byla smlouva řádně vyplněna. Zkontroluje především:
podpisy poskytovatele stáže (nebo jím pověřené osoby) a stážisty v těle smlouvy;
vyplněné údaje o mentorovi stáže a jeho podpis s uvedením data a místa podpisu v Příloze č. 1 – Čestné prohlášení mentora;
Přílohu č. 2 – Kopii pojistné smlouvy poskytovatele;
podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a uvedení data podpisu v Příloze č. 5 – Čestné prohlášení o bezdlužnosti poskytovatele.
Podepsanou Smlouvou o zajištění stáže včetně všech příloh má poskytovatel povinnost spojit sešívačkou a zaslat (ve všech čtyřech vyhotoveních) v obálce označené nápisem „Stáže ve firmách – stáž číslo: xx“ (za xx je nutné dosadit číslo stáže) doporučeně poštou na adresu FDV k rukám přiděleného konzultanta (adresa FDV: Fond dalšího vzdělávání, Na Maninách 20, 170 00 Praha 7). Je nezbytně nutné, aby byla smlouva, podepsaná poskytovatelem i stážistou, doručena konzultantovi FDV nejpozději jeden den před datem zahájení stáže.
Obsahuje-li smlouva všechny náležitosti, zajistí konzultant FDV podepsání smlouvy ředitelem FDV nebo jím pověřené osoby a následně zanese poskytovatele stáže do centrálního registru podpor malého rozsahu (de minimis). Dnem poskytnutí podpory je datum podpisu smlouvy. Smlouvu podepsanou všemi třemi smluvními stranami zašle konzultant spolu s průvodním dopisem doporučeně poštou stážistovi i poskytovateli stáže. Průvodní dopis informuje adresáty o klíčových meznících v průběhu nastávající stáže. Všechny tyto informace jsou k dispozici v následujících kapitolách manuálu, přehledně pak v příloze 6 tohoto manuálu. K datu zahájení stáže přechází stáž do fáze „Probíhající stáž“.
33
Průběh realizace stáže
9
Poskytovatel stáže, mentor i stážista mají povinnost spolupracovat s FDV po celou dobu realizace stáže. Nesoučinnost může být podle Smlouvy o zajištění stáže důvodem k ukončení stáže. V případě, že se poskytovatel stáže dozví o skutečnosti, která z jeho strany nebo ze strany stážisty mění podmínky stáže, musí být o této změně neprodleně informovány všechny tři smluvní strany (především konzultant FDV) a musí být zajištěn souhlas všech zapojených aktérů. Takovými skutečnostmi může být například:
změna harmonogramu;
změna mentora;
změna kontaktní osoby;
jakákoliv další změna, která má vliv na realizaci stáže a je v rozporu se Smlouvou o zajištění stáže nebo s příslušnými manuály a metodikami.
V případě hrubého porušení podmínek Smlouvy o zajištění stáže a Podmínek systému ASAP může být poskytovatel vyloučen z účasti v projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Stáž musí probíhat v souladu s příslušnou šablonou a kartou stáže a v souladu se Smlouvou o zajištění stáže. Především musí být splněna tato kritéria:
musí být dodržena práva a povinnosti poskytovatele stáže, mentora, stážisty a FDV;
stáž musí probíhat tak, aby byla přínosem pro stážistu i pro poskytovatele stáže;
stážista musí v průběhu realizace stáže vykonávat činnosti, jejichž rámec stanovuje šablona, resp. karta stáže; v průběhu stáže musí stážista vykonat všechny činnosti uvedené v šabloně stáže17;
stáž musí probíhat v souladu s časovým harmonogramem, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže;
poskytovatel musí stážistovi poskytnout materiální a technické zabezpečení stáže a specifika pro danou typovou pozici, které stanovuje šablona stáže, respektive karta stáže;
17
Pokud není z objektivních důvodů možné, aby stážista vykonal všechny činnosti uvedené v šabloně stáže (např. spadá-li mezi činnosti stáže roční uzávěrka, kterou ale nelze provést v období realizace stáže), musí být s jejich výkonem stážista alespoň teoreticky seznámen.
34
mentor musí vykonávat činnosti, které mu přisuzuje šablona stáže;
stážista a poskytovatel stáže musí plnit povinnosti, které jim stanovují aktuální manuály a metodiky (Manuál pro stážistu, Manuál pro poskytovatele stáží, Metodika kontrol atd.).
Výsledky a produkty činnosti stážisty na stáži (např. zdrojový kód) jsou i po skončení stáže majetkem společnosti poskytovatele. Jakékoli nedodržení práv a povinností vyplývajících ze Smlouvy o zajištění stáže je poskytovatel stáže i stážista povinen neprodleně nahlásit konzultantovi FDV. V případě hrubého porušení Smlouvy o zajištění stáže ze strany stážisty nemusí být ze strany FDV proplacena za stážistu poskytovateli fixní částka na realizovanou stáž v plné výši. FDV by v takovém případě uhradil poskytovateli pouze poměrnou část fixních nákladů do okamžiku, kdy byla stáž z důvodu hrubého porušení ze strany stážisty přerušena.
9.1
Zahájení stáže
Stáž může oficiálně začít pouze 1. nebo 15. den v kalendářním měsíci. V praxi však stážista nastupuje na stáž v den, na kterém se s poskytovatelem domluvili v harmonogramu stáže. Tento den se nemusí shodovat s 1. nebo 15. dnem kalendářního měsíce, musí se ale shodovat s předem stanoveným harmonogramem. Např. Začíná-li stáž 1. den v měsíci, který připadá na pondělí, ale stážista podle harmonogramu dochází na stáž pouze v úterý a ve středu, dostaví se stážista na stáž poprvé v úterý, tedy 2. den v kalendářním měsíci.
9.1.1
Vstupní zdravotní prohlídka
Stážista podpisem Smlouvy o zajištění stáže mimo jiné čestně prohlašuje, že je zdravotně způsobilý k výkonu stáže. V případě, že stáž probíhá na pracovišti, na kterém jsou vykonávány práce, spadající do kategorie rizikových prací (dle vyhlášky č. 432/2003 Sb., kterou se stanoví podmínky pro zařazování prací do kategorií, limitní hodnoty ukazatelů biologických expozičních testů, podmínky odběru biologického materiálu pro provádění biologických expozičních testů a náležitosti hlášení prací s azbestem a biologickými činiteli) má poskytovatel stáže povinnost zajistit stážistovi nejpozději 1. den nástupu na stáž zdravotní prohlídku u svého podnikového lékaře. Stážista je povinen zdravotní prohlídku podstoupit. V případě, že poskytovatel stáže nedisponuje podnikovým lékařem, zajistí si stážista vstupní prohlídku u svého lékaře. Pokud je vstupní zdravotní prohlídka vyžadována (tedy pracoviště poskytovatele spadá do kategorie rizikových prací) a jsou-li splněny všechny podmínky, které vyplývají ze Smlouvy o zajištění stáže a z tohoto manuálu, budou stážistovi výdaje za vstupní zdravotní prohlídku
35
proplaceny ze strany FDV. Nárok na proplacení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku je zakotven ve Smlouvě o zajištění stáže. Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku jsou stážistovi vypláceny na základě předložení příslušných originálních dokladů dokládajících vynaložení výdajů na vstupní zdravotní prohlídku, a to převodem na bankovní účet stážisty. Originály dokladů dokládající úhradu vstupní zdravotní prohlídky (pokud má stážista na proplacení těchto výdajů nárok – viz podmínky výše) předkládá stážista spolu s deníkem stážisty a doklady za cestovné a ubytování za první kalendářní měsíc stáže. Ve výjimečných případech jsou ze strany FDV akceptovány doklady předložené stážistou se zpožděním jednoho měsíce (netýká se jednoměsíčních stáží). Doklady předložené stážistou se zpožděním delším než jeden kalendářní měsíc nebudou stážistovi proplaceny. Výdaje za vstupní zdravotní prohlídku jsou uznatelné (a stážista je tedy může nárokovat), pokud byly vynaloženy po datu osobního pohovoru. V případě, že poskytovatel stáže vyžaduje zdravotní prohlídku nadstandardně (tzn., její povinnost nevyplývá z režimu pracoviště poskytovatele dle vyhlášky č. 432/2003 Sb.), je na domluvě stážisty a poskytovatele, kde bude takovou prohlídku hradit.
9.1.2
Vstupní evaluační dotazník
Do 7 pracovních dnů od zahájení stáže poskytovatel stáže (mentor) elektronicky vyplní a vloží do systému ASAP vstupní evaluační dotazník, který je k dispozici v dokumentech pro poskytovatele v systému ASAP. Poskytovatel stáže je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku poskytovatel přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Povinnost vyplnit a včas odevzdat vstupní evaluační dotazník má i stážista. Konzultant FDV oba vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž
9.2
V průběhu stáže patří mezi povinnosti poskytovatele zejména:
kontrola a potvrzení docházky stážisty na stáž (viz kapitola 9.2.1);
komunikace s konzultantem FDV za účelem oznámení změn v docházce stážisty a případných dalších změn;
36
administrace v oblasti proplácení stravného stážistů (viz kapitola 9.2.3);
administrace v oblasti proplácení výdajů za cestovné stážistů (viz kapitola 9.2.4);
administrace v oblasti proplácení výdajů za ubytování stážistů (viz kapitola 9.2.5);
průběžná evaluace stáže (viz kapitola 9.2.6).
Mentor stáže obdrží od stážisty vždy do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, tyto dokumenty (jsou-li relevantní):
stážistou podepsaný deník stážisty (příloha 1 a 2);
stážistou podepsanou tabulku cestovních dokladů (příloha 3 a 4);
stážistou podepsaný účetní doklad za ubytování včetně průvodního listu (příloha 5);
stážistou podepsaný distribuční seznam dokládající převzetí stravenek.
Mentor stáže všechny tyto relevantní dokumenty zkontroluje, zajistí na nich podpis statutárního zástupce poskytovatele (nebo jím pověřené osoby) a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty tyto dokumenty odesílá doporučeně poštou konzultantovi FDV.
9.2.1
Docházka na stáž
9.2.1.1 Deník stážisty (plán docházky a popis činností) Poskytovatel stáže má povinnost řídit se harmonogramem stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Docházku na stáž vyplňuje stážista průběžně do deníku stážisty. Každý den, kdy stážista dochází na stáž, je stážista povinen vyplnit do deníku stážisty:
docházku – čas příchodu na stáž a čas odchodu;
délku přestávky na jídlo a oddech18 (do odchozených hodin se tato přestávka nezapočítává);
18
Ze Smlouvy o zajištění stáže vyplývá, že poskytovatel je povinen poskytnout stážistovi nejdéle po 6 hodinách nepřetržité stáže přestávku na jídlo a oddech v trvání nejméně 30 minut; mladistvému stážistovi (osobě mladší 18 let) musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité stáže.
37
popis činností, kterými se daný den zabýval a ve kterých tak zlepšoval své znalosti a dovednosti. Popis činností je důležité uvést tak, aby bylo z deníků jasné, že stážista v průběhu realizace stáže obsáhl všechny činnosti definované v šabloně stáže a naplnil tak cíl stáže. Jednotlivé konkrétní činnosti vykonávané na stáži stážista přiřadí k činnostem definovaným v šabloně stáže (uvede písmeno, kterým je daná činnost v šabloně označena) – viz příloha 2. Konzultant FDV na konci stáže hodnotí, zda byly všechny činnosti absolvovány v souladu s cíli šablony stáže;
místo výkonu stáže v případě služební cesty (stážista uvede její cíl (adresu) v popisu činností, které daný den vykonával);
vysvětlení případného nesouladu v docházce s plánovaným harmonogramem (v položce komentář).
Na základě řádně vyplněného deníku stážisty je stážistovi přiznán nárok na stravné a dále je posuzován i nárok na proplacení výdajů za ubytování a cestovné. Proto, je-li stáž takového charakteru, že stážista nemá každý den přístup k počítači, je doporučeno, aby poskytovatel stážistovi deník na aktuální měsíc vytiskl. Stážista tak bude mít možnost vyplňovat deník průběžně v papírové podobě a na konci kalendářního měsíce ho jednorázově přepíše do elektronické podoby. Deník stážisty vyplňuje stážista průběžně a vyplněný jej vždy za daný kalendářní měsíc vkládá v elektronické podobě do systému ASAP. To platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista v prvním zaslaném deníku dokládá svoji činnost pouze za 2. polovinu kalendářního měsíce. Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplněný deník vytiskne a opatří ho svým podpisem. Spolu s dalšími relevantními dokumenty (tabulkou cestovních dokladů (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za cestovné), účetním dokladem za ubytování včetně průvodního listu (nárokuje-li stážista proplacení výdajů za ubytování) a distribučním seznamem, který dokládá převzetí stravenek stážistou) jej předá mentorovi stáže, který zajistí podpis relevantních dokumentů statutárním zástupcem poskytovatele (nebo jím pověřenou osobou). Mentor stáže nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty odešle deník stážisty doporučeně poštou konzultantovi FDV společně se všemi ostatními relevantními dokumenty. Podle počtu schválených celých odchozených hodin stáže přizná konzultant FDV stážistovi nárok na stravné. O výši nároku na stravenky informuje konzultant FDV dodavatele stravenek, který na základě dat poskytnutých ze strany FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky (tj. stravenky pro stážistu jsou doručeny na adresu poskytovatele stáže, a to vždy zpětně za ukončený měsíc docházky). Stravenky za poslední kalendářní měsíc (nebo jeho část) jsou zasílány přímo stážistovi.
38
Za účelem doručení stravenek (na adresu poskytovatele v průběhu realizace stáže nebo na kontaktní adresu stážisty po skončení docházky na stáž) poskytne FDV dodavateli stravenek veškeré nezbytné podklady (tedy jméno, adresu a telefon příjemce). Telefonický kontakt je dodavatelem požadován pro případ nutného kontaktování příjemce při doručování stravenek.
9.2.2
Změny v docházce na stáž
9.2.2.1 Změny v docházce ze strany stážisty Ke změnám v docházce ze strany stážisty může dojít neočekávaně (např. náhlý zdravotní problém stážisty) i očekávaně (např. návštěva lékaře nebo hospitalizace v nemocnici). Ve všech těchto případech musí jakoukoliv změnu v plánu docházky stážista neprodleně hlásit mentorovi a současně konzultantovi FDV (e-mailem). V případě nemoci stážista neprodleně informuje o této skutečnosti mentora stáže a e-mailem také konzultanta FDV. Po návratu na stáž zašle stážista e-mailem konzultantovi FDV sken čestného prohlášení o nemoci (formulář je k dispozici v systému ASAP) nebo sken potvrzení od lékaře, které obsahuje:
jméno stážisty;
termín, na který lékař zneschopňuje stážistu vykonávat stáž (od – do);
datum, podpis a razítko lékaře.
Změna v docházce na stáž může být:
krátkodobá (v jejím důsledku není nutné měnit oficiální datum ukončení stáže – tzn. že součet všech případných krátkodobých změn docházky na stáž nepřekročí oficiální datum ukončení stáže); dlouhodobá (oficiální datum ukončení stáže bude změněno).
V případě krátkodobé změny se poskytovatel stáže domluví se stážistou na přesunu docházky na stáž a tuto skutečnost oznámí konzultantovi FDV (v e-mailu bude uvedeno, ze kterých dní přesně byla docházka přesunuta na které jiné dny, včetně časové dotace v daných dnech). V případě, že je změna dlouhodobějšího charakteru, kontaktuje poskytovatel stáže neprodleně konzultanta FDV – bude nutné změnit harmonogram stáže, což povede k sepsání dodatku smlouvy. Konzultant FDV vyzve stážistu a poskytovatele, aby se domluvili na novém harmonogramu stáže, a připraví dodatek ke smlouvě. Dojde-li ke změně docházky oproti harmonogramu, nevzniká stážistovi automaticky nárok na proplacení výdajů za cestovné, ubytování a stravné dle aktuální docházky. Proplacení těchto
39
výdajů je posuzováno a schvalováno individuálně konzultantem FDV s ohledem na limity stanovené ve Smlouvě o zajištění stáže.
9.2.2.2 Změny v docházce ze strany mentora O změně, která nastane, musí mentor/poskytovatel stáže bez zbytečného odkladu informovat stážistu. Neprodleně informuje také konzultanta FDV: 1) Krátkodobé změny krátkodobé změny (např. návštěva u lékaře) by měl mentor plánovat, pokud mu to situace dovoluje, mimo harmonogram stáže; za krátkodobé se považují změny kratší než 5 pracovních dní (včetně); zastoupí-li mentora osoba, která má odbornost v daném oboru, může stáž pokračovat; není-li k dispozici osoba, která by mentora mohla zastoupit, musí se stáž v daných dnech zrušit a naplánovat na jiné dny (o této změně bude detailně informován konzultant FDV e-mailem, tj. poskytovatel stáže uvede, na které dny byla stáž přesunuta a kolik hodin bude stážista v těchto dnech na stáž docházet); o krátkodobé změně musí poskytovatel stáže bez odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a konzultanta FDV (e-mailem). 2) Dlouhodobé nebo trvalé změny dlouhodobé nebo trvalé změny bez vlivu na průběh realizace stáže: o
za dlouhodobé změny bez vlivu na průběh realizace stáže se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel disponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže (tato osoba může nahradit nepřítomného mentora);
o
poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (telefonicky / e-mailem) a změnu mentora konzultovat s konzultantem FDV (telefonicky, e-mailem);
o
poskytovatel stáže vloží do systému ASAP životopis zastupujícího mentora a sken čestného prohlášení zastupujícího mentora (Příloha č. 1 Smlouvy o zajištění stáže);
o
konzultant FDV změnu mentora schválí nebo zamítne (v případě, že nesplňuje požadavky uvedené v šabloně stáže);
40
o
je-li zastupující mentor konzultantem FDV schválen, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o zajištění stáže z důvodu změny mentora;
o
osoba zastupujícího mentora podléhá schválení ze strany FDV a není-li schválena, musí být stáž přerušena až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen;
dlouhodobé nebo trvalé změny s vlivem na průběh realizace stáže: o
za dlouhodobé změny s vlivem na průběh realizace stáže (tzn. změny, které ale nejsou důvodem k ukončení stáže) se považují změny delší než 5 pracovních dní, a to v případě, že poskytovatel nedisponuje jiným odborníkem, který je schopen zajistit požadovanou kvalitu stáže a splňuje podmínky dané šablonou stáže;
o
stáž je nutné přerušit až do doby, než bude mentor uschopněn/přítomen;
o
poskytovatel stáže má povinnost bez zbytečného odkladu informovat stážistu (osobně / telefonicky / e-mailem) a situaci oznámit konzultantovi FDV (e-mailem);
o
poskytovatel i stážista se domluví na změně harmonogramu, aktuální harmonogram vloží poskytovatel do systému ASAP;
o
konzultant FDV změnu harmonogramu schválí;
o
v případě, že bude v důsledku změny harmonogramu změněn termín ukončení stáže, sepíše konzultant FDV dodatek Smlouvy o zajištění stáže z důvodu změny harmonogramu.
trvalé změny s negativním vlivem na průběh realizace stáže: o
za trvalé změny s negativním vlivem na průběh stáže se považují změny, v jejichž důsledku není možné stáž nadále realizovat a je potřeba ji předčasně ukončit;
o
strana, u které ke změně došlo, má povinnost bez zbytečného odkladu o této skutečnosti informovat zbývající dvě zúčastněné strany (stážista informuje poskytovatele a FDV, poskytovatel informuje stážistu a FDV);
o
ze strany poskytovatele stáže může nastat taková změna v případě, že poskytovatel již nedisponuje mentorem ani jinou osobou, která by ho mohla zastoupit (např. rozvázání pracovního poměru, dlouhodobá nemoc apod.);
o
ze strany stážisty může být důvodem k ukončení například získání statusu studenta, změna trvalého bydliště (stážista získá trvalý pobyt na území Hl.m. Prahy nebo zřízení živnosti).
41
Neoznámení nové skutečnosti, která vznikla na straně stážisty a je v rozporu s pravidly projektu (a v jejím důsledku tudíž není možné stáž dokončit), je klasifikováno jako hrubé porušení podmínek daných Smlouvou o zajištění stáže. Poskytovateli stáže bude uhrazena poměrná část fixních nákladů odpovídající počtu řádně absolvovaných poskytnutých hodin stáže. V případě hrubého porušení ze strany stážisty může být proplacení nákladů požadováno po samotném stážistovi.
9.2.3
Stravenky
Stážista má nárok na proplacení stravného ve formě stravenek. Stravenky jsou mu poskytovány zpětně za docházku na stáž v předchozím kalendářním měsíci. Nárok na stravenky vypočítává dle docházky uvedené v deníku stážisty konzultant FDV ve spolupráci s finančním manažerem. V souvislosti s urychlením obdržení stravenek stážistou jsou stravenky (s výjimkou stravenek za poslední měsíc stáže) předávány stážistovi prostřednictvím poskytovatele stáže. Nárok na stravenky vzniká stážistovi za každou celou absolvovanou hodinu stáže, která musí být řádně doložena vyplněnou a podepsanou docházkou stážisty (tzn. odevzdáním deníku stážisty). Poskytovatel obdrží koncem kalendářního měsíce zásilku, která bude obsahovat obálky se stravenkami pro stážistu / jednotlivé stážisty za předchozí kalendářní měsíc stáže. Stravenky budou zaslány kontaktní osobě poskytovatele, jejíž jméno, adresu a telefon uvede poskytovatel v dotazníku pro poskytovatele stáže. Poskytovatel má povinnost zásilku převzít, zkontrolovat ji a potvrdit její doručení předepsaným způsobem doručovací službě. Obálky budou označeny jménem stážisty, nominální hodnotou stravného a počtem stravenek. V zásilce bude také předtištěný formulář „Distribuční seznam“, jehož podpisem stážista potvrdí, že stravenky převzal. Povinností poskytovatele je předat stážistovi stravenky neprodleně po jejich obdržení, a to oproti jeho podpisu na distribučním seznamu. Stážistou podepsaný distribuční seznam musí být následně odeslán FDV společně s dalšími dokumenty, které je poskytovatel stáže povinen odesílat za jednotlivé kalendářní měsíce stáže (vytištěný a podepsaný deník stážisty, podepsanou tabulku cestovních dokladů, podepsaný průvodní list faktury za ubytování). Poskytovatel si zároveň může nechat od stážisty potvrdit předání stravenek (pro své vlastní účely). V případě jakýchkoliv nesrovnalostí je nutné neodkladně kontaktovat konzultanta FDV. Za poslední měsíc stáže jsou stravenky zasílány přímo na adresu stážisty, poskytovateli tak nevzniká žádná povinnost.
42
9.2.4
Proplacení výdajů za cestovné
Veškeré uznatelné (a tedy ze strany FDV proplatitelné) výdaje, vznikají až po podpisu Smlouvy o zajištění stáže všemi třemi smluvními stranami, nejdříve však od prvního dne zahájení realizace stáže. Z toho vyplývá, že výdaje, které uchazeč o stáž vynaloží cestováním na osobní pohovor nebo na schůzku k podpisu smlouvy, nebudou proplaceny. FDV proplácí pouze výdaje spojené s cestou na stáž a ze stáže. Služební cesty realizované v rámci stáže nebudou propláceny v rámci cestovních výdajů ze strany FDV, ale jsou hrazeny poskytovatelem stáže. Stážista má nárok na úhradu cestovních výdajů spojených se stáží po předložení originálů příslušných dokladů. Nejpozději do 3 pracovních dní od konce kalendářního měsíce, za který jsou doklady předkládány, předloží stážista tabulku cestovních dokladů (spolu s dalšími dokumenty – tzn. deníkem stážisty, průvodním listem účetního dokladu za ubytování, distribučním seznamem) mentorovi stáže. Povinností mentora je převzít od stážisty tabulku cestovních dokladů a zajistit její podpis statutárním zástupcem poskytovatele (nebo jím pověřenou osobou). Poskytovatel má následně povinnost odeslat podklady do 3 pracovních dní od předání podkladů stážistou doporučeně k rukám konzultanta FDV. Výdaje za proplacení cestovného dokládá stážista vždy za období kalendářního měsíce, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista předkládá za první kalendářní měsíc stáže doklady za cestovné pouze za 2. polovinu tohoto kalendářního měsíce.
9.2.5
Proplacení výdajů za ubytování
Stážista má po předložení příslušných dokladů nárok na proplacení výdajů za ubytování, které mu vzniknou v důsledku dojíždění na stáž. Stážista je povinen předložit mentorovi stáže průvodní list účetního dokladu za ubytování za předchozí kalendářní měsíc (společně s dalšími dokumenty – deníkem stážisty, tabulkou cestovních dokladů, distribučním seznamem) nejpozději do 3 pracovních dní od konce daného měsíce. Povinností mentora je převzít od stážisty tento dokument a zajistit jeho podepsání statutárním zástupcem poskytovatele (nebo jím pověřenou osobou). Poskytovatel má následně povinnost odeslat veškeré podklady do 3 pracovních dní od předání podkladů stážistou doporučeně k rukám konzultanta FDV. Pokud má poskytovatel kontakt na vhodné ubytování pro stážistu je vhodné toto ubytování stážistovi před nástupem na stáž nabídnout. Výdaje na proplacení ubytování dokládá stážista vždy za období kalendářního měsíce, což platí jak pro stáže začínající 1. den v měsíci, tak pro stáže začínající 15. den v měsíci. U stáží, které začínají v polovině kalendářního měsíce, tedy stážista dokládá za první kalendářní měsíc stáže účetní doklad za ubytování pouze za 2. polovinu měsíce.
43
9.2.6
Průběžný evaluační dotazník
Průběžný evaluační dotazník je vyplňován pravidelně po 30ti dnech stáže. Znamená to, že jsou průběžné evaluační dotazníky vyplňovány:
u stáží začínajících 1. den v měsíci do 30. dne daného měsíce (popř. posledního dne kalendářního měsíce);
u stáží začínajících 15. den v měsíci do 14. dne následujícího kalendářního měsíce.
Průběžné evaluační dotazníky vkládá stážista i poskytovatel do systému ASAP vždy do 3 pracovních dnů po skončení daného období. Formuláře pro průběžné evaluační dotazníky jsou k dispozici v systému ASAP. Poskytovatel (mentor) je povinen odpovědět na všechny otázky, které jsou v dotazníku uvedeny, a tam, kde je vyžadován komentář, uvést stručné odůvodnění. Evaluační dotazníky slouží k monitoringu kvality poskytovaných stáží. Odpovědným vyplněním dotazníku poskytovatel přispěje k efektivnímu nastavení systému poskytování stáží. Průběžný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat také stážista. Konzultant FDV oba evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, může konzultant FDV iniciovat kontrolu na místě. Za poslední měsíc realizované stáže se průběžný evaluační dotazník nevyplňuje. Evaluaci posledního měsíce obsahuje závěrečný evaluační dotazník. V případě, že stáž trvá pouze 1 měsíc, nevyplňuje stážista ani poskytovatel stáže průběžný evaluační dotazník, ale pouze vstupní a závěrečný evaluační dotazník.
10
Závěrečná fáze a ukončení stáže
10.1 Certifikát stážisty Je-li stáž ukončena řádně, obdrží stážista po absolvování stáže certifikát o absolvování stáže (Europass). Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení poskytovatele, obdrží stážista certifikát i v případě, že absolvoval minimálně 90% hodinové dotace stáže. Je-li stáž ukončena předčasně z důvodu pochybení stážisty, není certifikát stážistovi udělen. Zpravidla týden před posledním dnem docházky na stáž zašle konzultant FDV poskytovateli stáže předvyplněný certifikát s žádostí o jeho doplnění, jeho vytištění a zajištění podpisu statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby), mentora stáže a stážisty. Takto podepsaný certifikát poskytovatel odešle společně s deníkem stážisty, distribučním seznamem a dokumenty za cestovné a ubytování za poslední měsíc stáže poštou konzultantovi FDV. Po podpisu certifikátu ze strany FDV je certifikát zaslán stážistovi doporučeně na kontaktní adresu.
44
10.2 Ukončení stáže Datum ukončení stáže je uveden v harmonogramu stáže, který je přílohou Smlouvy o zajištění stáže. Upravit toto datum je možné pouze se souhlasem FDV (resp. vyhotovením dodatku ke smlouvě). Podmínky ukončení stáže jsou stanoveny ve Smlouvě o zajištění stáže. Stáž může být podle Smlouvy o zajištění stáže ukončena dvojím způsobem:
řádně ukončená stáž – stáž, kdy všichni účastníci naplní veškeré náležitosti, které plynou ze Smlouvy o zajištění stáže a jejich příloh;
předčasně ukončená stáž: o
odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže z objektivních důvodů (např. stážista si našel práci na plný úvazek 19 , stážista získal status studenta, stážista získal trvalé bydliště na území hl. m. Prahy). V takovém případě jsou náklady stáže uhrazeny jak stážistovi, tak poskytovateli poměrně k počtu dnů realizované stáže;
o
odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže z důvodu pochybení některé ze smluvních stran (poskytovatel, stážista nebo FDV nedodrželi náležitosti plynoucí ze Smlouvy o zajištění stáže a jejích příloh). V takovém případě se posuzuje, na čí straně bylo pochybení, které vedlo k odstoupení od smlouvy. Bylo-li pochybení na straně poskytovatele, jsou ze strany FDV stážistovi proplaceny výdaje na cestovné, ubytování a stravné za dny realizované stáže. V případě pochybení na straně poskytovatele nebude již poskytovateli umožněno vypsat další kartu stáže a mohou být ukončeny i ostatní jeho probíhající stáže. Bylo-li pochybení na straně stážisty, jsou poměrné náklady na stáž poskytovateli za stážistu proplaceny ze strany FDV. Stážista nemá v takovém případě nárok na vydání certifikátu. Odstoupení od Smlouvy o zajištění stáže se vždy provádí písemnou formou a oznamuje se všem zúčastněným stranám.
10.3 Dokumenty za poslední měsíc stáže Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž stážista předloží mentorovi stáže vyplněný a podepsaný deník stážisty, tabulku cestovních výdajů, průvodní list účetního dokladu za ubytování a distribuční seznam za předposlední měsíc stáže. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce (nebo jím pověřené osoby) na předložených relevantních dokumentech a nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí podkladů od stážisty zajistí
19
Tento fakt je nutné doložit potvrzením od (budoucího) zaměstnavatele.
45
poskytovatel odeslání veškerých dokumentů konzultantovi FDV. Stravenky za poslední měsíc (nebo jeho část) stáže jsou zaslány přímo stážistovi. Stážista i poskytovatel jsou povinni vyplnit závěrečný evaluační dotazník.
10.4
Závěrečný evaluační dotazník
Nejpozději do 3 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž je poskytovatel stáže povinen vyplnit a vložit do systému ASAP závěrečný evaluační dotazník. Formulář je k dispozici v systému ASAP. Závěrečný evaluační dotazník má povinnost vyplnit a včas odevzdat i stážista. Konzultant FDV oba závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
10.5
Vyhodnocení stáže a fakturace
Po ukončení stáže jsou konzultantem FDV překontrolovány všechny dokumenty a stáž je celkově vyhodnocena. Je-li realizovaná stáž ukončena řádně a jsou-li všechny dokumenty v pořádku, je poskytovatel stáže cca do 10 pracovních dnů od posledního dne docházky na stáž kontaktován konzultantem FDV (e-mailem) s výzvou o vystavení faktury za uhrazení nákladů na stáž. Poskytovatel stáže je povinen vyčkat této výzvy k vystavení faktury od konzultanta FDV. Faktura vystavená dříve než v den vyzvání konzultantem FDV nebude Fondem dalšího vzdělávání akceptována.
Dle Smlouvy o zajištění stáže vystaví poskytovatel stáže fakturu za fixní náklady na stáž stážistovi a to nejpozději do 10ti pracovních dnů od okamžiku, kdy byl poskytovatel k vystavení faktury vyzván konzultantem FDV. Den vyzvání k vystavení faktury lze rovněž považovat za datum zdanitelného plnění, které bude uvedeno na faktuře. Přesná výše částky na faktuře je dána šablonou stáže. Tato částka je konečná – tzn. je-li poskytovatel plátcem DPH, jedná se o částku včetně DPH. Fakturovaná částka může být nižší, než je částka uvedená v šabloně stáže (například v případě, že má poskytovatel v rámci limitu de minimis k dispozici nižší částku, než je uvedeno v šanbloně stáže). V případě předčasného ukončení stáže je poskytovateli zaslána informace o výši poměrné částky fixních nákladů na stáž, která je vypočítána finančním manažerem FDV. Tato poměrná částka je vypočítána na základě počtu skutečně realizovaných, resp. schválených hodin stáže.
46
Splatnost faktury je 40 kalendářních dní (s ohledem na potřebné administrativní kroky včetně toho, že stážista musí v papírové podobě zaslat Fondu dalšího vzdělávání žádost o úhradu fixních nákladů na stáž).
Povinnými náležitostmi faktury jsou: a) je-li poskytovatel stáže plátce DPH
označení Faktura – daňový doklad; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – POZOR! faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vydání a datum splatnosti; datum uskutečnění zdanitelného plnění (zpravidla shodné se dnem vystavení faktury); položka faktury – tzn. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: xx 20 ; termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx; informace o fakturované peněžní částce (musí odpovídat fixní částce uvedené v šabloně stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže); základ daně – POZOR! částka fixního nákladu na stáž uvedená v šabloně stáže je částka včetně DPH; informace o % výši DPH; výše DPH; podpis poskytovatele stáže.
b) není-li poskytovatel stáže plátce DPH
20
označení Faktura; evidenční číslo dokladu; jméno a adresa poskytovatele stáže, včetně IČ a DIČ; jméno a adresa stážisty – POZOR! faktura musí být vystavena na stážistu, ne na FDV! zmínka o zápisu poskytovatele v živnostenském rejstříku; datum vydání a datum splatnosti; položka faktury – tzn. na faktuře bude uveden text: Fakturujeme Vám za poskytnuté vzdělávání formou odborné stáže v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání
Bude doplněno dle konkrétní stáže.
47
praxí“ na základě Smlouvy o zajištění stáže číslo: xx 21 ; termín konání stáže: xx. xx. xxxx – xx. xx. xxxx; informace o fakturované peněžní částce (musí odpovídat fixní částce uvedené v šabloně stáže, která je přílohou Smlouvy o zajištění stáže); podpis poskytovatele stáže.
Poskytovatel stáže fakturu naskenuje a její originál a 1 prostou kopii (kopie faktury bude označena textem „KOPIE“) následně obratem zašle doporučeně na adresu stážisty, a to nejpozději do 3 pracovních dní od jejího vystavení. V opačném případě si FDV vyhrazuje právo nedodržet datum splatnosti faktury. Současně ani FDV, ani stážistovi nevzniká povinnost uhradit sankce za nezaplacení faktury do data splatnosti. K zásilce poskytovatel přiloží také prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“ (příloha 7), který vyplňuje stážista. Důvodem tohoto požadavku je pravděpodobná nízká flexibilita možnosti tisku ze strany stážisty. Formulář žádosti o úhradu fixních nákladů na stáž je k dispozici v systému ASAP. V případě osobního převzetí faktury stážistou bude na faktuře uveden podpis stážisty s textem „Faktura převzata dne: xx. xx. xxxx22“. Současně s odesláním faktury stážistovi poskytovatel vloží do systému ASAP sken faktury, včetně skenu podacího lístku, kterým doloží odeslání faktury stážistovi. V případě osobního převzetí stážistou vloží poskytovatel do systému ASAP pouze sken faktury, na které je uveden text dle předchozího odstavce. Stážista po obdržení faktury vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž a spolu s kopií faktury ji odešle konzultantovi FDV. Je-li úhrada nárokována řádně a včas, uhradí Fond dalšího vzdělávání za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž, a to v rámci projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OP VK). FDV následně uhradí fakturu na účet poskytovatele stáže uvedený ve Smlouvě o zajištění stáže.
11
Kontroly
V průběhu celého procesu stáží probíhají ze strany FDV kontrolní mechanismy, které mají zajistit kontrolu plnění cílů projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“. Cílem kontrol realizace stáží je zajistit, aby realizace stáží probíhala v souladu se Smlouvou o zajištění
21 22
Bude doplněno dle konkrétní stáže. Bude uvedeno datum podpisu a převzetí faktury ze strany stážisty.
48
stáže, a včasně identifikovat nedostatky, které by mohly ovlivnit úspěšnou realizaci stáží. Detailní informace o kontrolách jsou k dispozici v Metodice kontrol.
Kontrolní činnost má dvě formy:
administrativní – monitoring dokumentů předkládaných stážistou a poskytovatelem stáže, případně telefonické hovory se stážistou a poskytovatelem stáže. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně.
fyzickou – kontrola na místě – fyzická kontrola stážisty a poskytovatele stáže v sídle poskytovatele, případně jiném místě jím určeném. V průběhu kontroly na místě mohou být kontrolovány výstupy stáže například pořizováním fotografií, printscreen a podobně.
Na základě vyhodnocení výsledků kontrol jsou hrazeny náklady na stáž. Dle časového hlediska se rozlišují tři druhy kontrol:
12
předběžná kontrola – probíhá před podpisem smlouvy, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické, která vychází z vyhodnocení vstupních dokumentů předkládaných poskytovatelem a uchazečem o stáž a která zároveň zahrnuje možnost účasti členů realizačního týmu na osobních pohovorech;
průběžná kontrola – probíhá po podpisu smlouvy a zahájení realizace stáže, jedná se o kombinaci kontroly administrativní a fyzické. Bude vycházet ze zhodnocení výsledků elektronických evaluačních dotazníků zasílaných v měsíčních intervalech stážistou a poskytovatelem stáže a dalších pravidelně dokládaných dokumentů;
následná kontrola – probíhá po ukončení realizace stáže, na základě vyhodnocení evaluací, tj. zhodnocení průběhu stáže poskytovatelem stáže i stážistou a předložených dokumentů (např. faktury). Po jejím ukončení budou uhrazeny náklady na stáž.
Odkazy a kontakty
Více informací o projektu „Stáže ve firmách – vzdělávání praxí“ je zveřejněno na www.stazevefirmach.cz. Pro zodpovězení konkrétních dotazů je přednostně vyžadováno, aby mentor / poskytovatel stáže kontaktoval přiděleného konzultanta.
49
V případě, že konzultant není ze závažných důvodů dostupný, je možné využít přímého kontaktu s jinými konzultanty FDV:
13
[email protected];
informační linka 800 779 977 – dostupná v pracovních dnech od 9 do 16 hod.
Přílohy
Příloha 1 – Deník stážisty Příloha 2 – Deník stážisty – příklad Příloha 3 – Tabulka cestovních dokladů Příloha 4 – Tabulka cestovních dokladů – příklad Příloha 5 – Průvodní list účetního dokladu za ubytování Příloha 6A – Schéma podpisu smlouvy o zajištění stáže Příloha 6B – Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Příloha 6C – Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Příloha 7 – Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž Příloha 8A – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – zaměstnanec) Příloha 8B – Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – OSVČ) Příloha 8C . Příloha č. 1 – Čestné prohlášení, souhlas mentora s metodickým vedením stáže a s poskytnutím a zpracováním osobních údajů (mentor – člen statutárního orgánu společnosti) Příloha 9 – Čestné prohlášení uchazeče
50
R
O
VZ
R
O
VZ
R
O
VZ
R
O
VZ
Příloha 6A
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma podpisu Smlouvy o zajištění stáže Konzultant FDV pošle stážistovi (uchazeči) dotazník pro uchazeče o stáž: - žádost o zaslání skenu občanského průkazu - informace o ubytování a cestovném - žádost o zaslání čísla účtu. Konzultant FDV současně kontaktuje poskytovatele stáže a požádá ho o: - zaslání harmonogramu stáže do 2 pracovních dnů - potvrzení kontaktní osoby a mentora - kontrolu, zda nedošlo k přečerpání limitu podpory malého rozsahu (de-minimis). Stážista (uchazeč) pošle e-mailem konzultantovi FDV ve lhůtě 2 pracovních dnů elektronicky vyplněný dotazník pro uchazeče o stáž spolu se skenem občanského průkazu.
Poskytovatel stáže kontaktuje stážistu za účelem domluvení závazného harmonogramu stáže (tzn. rozpis docházky na stáž). Poté vloží harmonogram spolu s dalšími dokumenty do systému ASAP.
Stážista (uchazeč) domlouvá s poskytovatelem stáže harmonogram stáže. Konzultant FDV připraví Smlouvu o zajištění stáže. Dokument pošle jako PDF e-mailem poskytovateli stáže. Stážista (uchazeč) je pozván na schůzku k podpisu smlouvy do pracoviště poskytovatele.
Poskytovatel stáže 4 x tiskne Smlouvu o zajištění stáže, kontaktuje stážistu a zve ho na schůzku k podpisu smlouvy.
Poskytovatel a stážista (uchazeč): - podepíší Smlouvu o zajištění stáže - potvrdí si podle harmonogramu přesné datum nástupu stážisty na stáž. Poskytovatel stáže zasílá všechny 4 originály smlouvy doporučeně poštou konzultantovi FDV. Konzultant FDV: - zajistí podpis smlouvy ze strany FDV - zanáší poskytovatele do registru de-minimis - odesílá po jednom originálu smlouvy doporučeně poštou poskytovateli stáže i stážistovi. Stážista (uchazeč) obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Poskytovatel stáže obdrží doporučeně poštou originál podepsané Smlouvy o zajištění stáže.
Příloha 6B
Termín
Stážista
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 1. den v měsíci Zahájení stáže před začátkem stáže, popř. nejpozději v den ubytování
Stážista musí nahlásit e-mailem svému konzultantovi nejpozději v den ubytování adresu ubytovacího zařízení včetně termínů ubytování.
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den na začátku měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 1. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů v 1. měsíci stáže
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se kdykoliv v průběhu měsíce kdykoliv v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu distribučního seznamu.
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě. DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV archivuje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na těchto dokumentech. Všechny výše uvedené dokumenty spolu s podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje: - deník stážisty Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od ukončení stáže
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3. pracovního dne od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - FDV uhradí za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - FDV vystaví stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži. Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
Příloha 6C
Termín
Stážista (uchazeč o stáž)
Konzultant FDV
Poskytovatel stáže
Schéma procesu stáží začínajících 15. den v měsíci Zahájení stáže před začátkem stáže, popř. nejpozději v den ubytování
Stážista musí nahlásit e-mailem svému konzultantovi nejpozději v den ubytování adresu ubytovacího zařízení včetně termínů ubytování.
1. den nástupu na stáž
Stážista nastoupí na stáž. Podle harmonogramu může zahájit docházku na stáž kterýkoliv den v 2. polovině měsíce, oficiálně je však stáž zahájena 15. den v měsíci.
nejpozději 1. den nástupu na stáž
Pokud je pracoviště poskytovatele zařazeno mezi riziková pracoviště, musí stážista nejpozději 1. den nástupu na stáž absolvovat zdravotní prohlídku.
do 7 pracovních dnů od 15. dne v měsíci
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP (do dokumentů Moje přihlášky/stáže).
VSTUPNÍ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 7 pracovních dnů od zahájení stáže elektronicky vyplní vstupní evaluační dotazník (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV vstupní evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a žádat nápravu.
Probíhající stáž - činnosti opakující se denně/týdně každý den stáže
DENÍK STÁŽISTY Každý den stáže stážista vyplní do deníku stážisty docházku na stáž. Ke každému dni docházky také uvede popis vykonávaných činností v daném dni. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Každý den stáže stážista připevní cestovní doklady, jejichž proplacení bude nárokovat, do tabulky cestovních dokladů.
Probíhající stáž - činnosti opakující se kdykoliv v průběhu měsíce kdykoliv v průběhu měsíce
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu stravenky.
STRAVENKY Stážista od poskytovatele stáže po kontrole převezme stravenky za daný kalendářní měsíc oproti podpisu
STRAVENKY Na základě řádně plněné a doložené docházky stážisty jsou poskytovateli stáže pro stážistu dodavatelem doručeny v průběhu měsíce stravenky za minulý kalendářní měsíc, ve kterém stáž probíhala. Poskytovatel stravenky předá stážistovi oproti jeho podpisu distribučního seznamu, který je následně zasílán na FDV.
Probíhající stáž - činnosti opakující se v polovině kalendářního měsíce do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce stážista elektronicky vyplní půběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce
PRŮBĚŽNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Do 3 pracovních dnů od 14. dne následujícího kalendářního měsíce poskytovatel stáže elektronicky vyplní průběžný evaluační dotazník za uplynulý měsíc (k dispozici v systému ASAP), který vloží do systému ASAP.
Konzultant FDV průběžné evaluační dotazníky vyhodnotí. V případě, že by vyšlo najevo, že stáž neprobíhá v souladu s uzavřenou Smlouvou o zajištění stáže, bude konzultant FDV kontaktovat stážistu či poskytovatele stáže a může iniciovat kontrolu na místě.
Probíhající stáž - činnosti opakující se na konci kalendářního měsíce na konci kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Na konci každého kalendářního měsíce si stážista vyžádá od poskytovatele ubytování fakturu (účetní doklad) za ubytování.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala
DENÍK STÁŽISTY Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněný deník stážisty (plán docházky a popis činností). Elektronicky vyplněný deník stážista vloží do systému ASAP.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
Konzultant FDV archivuje elektronicky vyplněný deník v systému ASAP. DENÍK STÁŽISTY Stážista deník vytiskne, opatří ho svým podpisem a předá ho do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, mentorovi stáže. TABULKA CESTOVNÍCH DOKLADŮ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista překontroluje, zda je řádně vyplněná tabulka cestovních dokladů. Tento dokument opatří svým podpisem a předá ho mentorovi stáže.
do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce
DOKUMENTY K ODESLÁNÍ NA FDV Mentor od stážisty do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, převezme tyto dokumenty: - deník stážisty - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování včetně průvodního listu. Mentor zajistí podpis statutárního zástupce na těchto dokumentech. Všechny výše uvedené dokumenty spolu s podepsaným distribučním seznamem odešle mentor/poskytovatel stáže doporučeně poštou FDV. Učiní takto nejpozději do 3 pracovních dnů od převzetí dokumentů od stážisty.
FAKTURA ZA UBYTOVÁNÍ Do 3 pracovních dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém stáž probíhala, stážista vyplní průvodní list účetního dokladu za ubytování a spolu s originálem faktury ho odevzdá mentorovi stáže. Konzultant FDV zkontroluje: - deník stážisty Podle počtu odchozených hodin stáže přizná stážistovi nárok na stravenky, přidělené v následujícím měsíci za daný kalendářní měsíc. Podle popisu činností vyhodnotí, zda stáž probíhá v souladu se šablonou a kartou stáže. Dále konzultant zkontroluje: - tabulku cestovních dokladů - fakturu za ubytování s průvodním listem. Na základě doložených dokladů budou stážistovi náklady na ubytování a cestovné proplaceny.
do 30 pracovních dnů od doručení podkladů FDV
Dodavatel stravenek na základě dat poskytnutých FDV zašle poskytovateli stáže pro stážistu
Stážistovi jsou proplaceny náklady na ubytování a cestovné na bankovní účet.
Ukončení stáže týden před posledním dnem docházky na stáž
Konzultant FDV vyplní certifikát o absolvování stáže a pošle jej v PDF e-mailem poskytovateli. Poskytovatel certifikát vytiskne a zajistí potřebné podpisy (mentor, statutární zástupce, stážista). Uchová jej pro další kroky. Stážista podepíše certifikát.
do 3 pracovních dnů od ukončení stáže
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Stážista do 3 pracovních dnů od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP.
ZÁVĚREČNÝ EVALUAČNÍ DOTAZNÍK Poskytovatel stáže do 3. pracovního dne od ukončení stáže elektronicky vyplní závěrečný evaluační dotazník, který vloží do systému ASAP. Konzultant FDV závěrečné evaluační dotazníky vyhodnotí.
Kontrola stáže a proplacení fixních nákladů na stáž lhůta pro kontrolu dokumentů ze strany KZ je 14 pracovních dnů
Je-li realizovaná stáž ukončena řádně, kontaktuje konzultant FDV poskytovatele s výzvou o vystavení faktury za fixní náklady na stáž. FAKTURA ZA FIXNÍ NÁKLADY NA STÁŽ Poskytovatel vystaví stážistovi fakturu za fixní náklady na stáž: - stážistovi je zaslán/předán originál a prostá kopie faktury a prázdný formulář „Žádost o úhradu fixních nákladů na stáž“. ŽÁDOST O ÚHRADU FIXNÍCH NÁKLADŮ NA STÁŽ Stážista po obdržení faktury: - vyplní žádost o úhradu fixních nákladů na stáž - kopii faktury spolu s žádostí odešle konzultantovi FDV doporučeně poštou tak, aby byly dokumenty doručeny na FDV nejpozději 10 pracovních dní před datem splatnosti faktury. Je-li úhrada nárokována řádně a včas: - uhradí FDV za stážistu poskytovateli stáže náklady na stáž - vystaví stážistovi certifikát o úspěšně realizované stáži. Stážista obdrží certifikát.
Poskytovateli je uhrazena faktura za fixní náklady na stáž.
