MANUAL MUTU Unit Layanan Pengadaan (ULP)
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014
M
Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
Dikendalikan oleh
Disetujui oleh
: : 1 : 12 Mei 2014 : Sekretaris II
Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382 : Sekretaris I
Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002 : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001
1
PENDAHULUAN
1.1
Ruang Lingkup Manual Mutu Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB).Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam memenuhi persyaratan pelanggan.Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008. Prosedur
yang
dinyatakan
dalam
Manual
Mutu
adalah
prosedur
yang
didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008.Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial.Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan SMM.Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku. Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) adalah unit yang melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik (SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54 tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010.ULPUB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel, dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya. 1.2 Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi lingkungan Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.
1
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. 2
LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut: 1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010; 4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012; 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP. 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP No. 16 Tahun 2012 8. Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta Lampirannya. 9. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 10. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 11. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana umum Pengadaan
2
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
12. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya; 13. Keputusan
Rektor
Universitas
Brawijaya
Nomor
365/SK/2011
tentang
Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya;Visi dan Misi Universitas Brawijaya, 201 14. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. 15. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 3
DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan,
tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan b. Jaminan
mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan
pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya
dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara
dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima
atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULPUB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa). g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas
dan jurusan yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa
3
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi
yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan
jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak Pengadaan. 4 4.1
SISTEM MANAJEMEN MUTU Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP) Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan
sarana dan prasarana untuk
semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru.
Pada tahun
2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003. Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010 oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011 pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitiapanitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya. Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa.
4
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.2
Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain: Visi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya memiliki visi “Menjadi Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat”. Misi
Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat mendapatkan manfaat yang optimal.
Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang profesional dan taat hukum.
Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1. Untuk
melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem
pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog), 2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku Maklumat Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat : 1.
Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan standar pelayanan yang ditetapkan;
2.
Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang secara elektronik;
3.
Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal;
4.
Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media;
5.
Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani;
6.
Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.
5
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.3
Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadisahkan
dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013. Kepala Unit Layanan Pengadaan
Sekretaris I Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Staf
Staf
Staf
Sekretaris I Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Staf
Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Staf
Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut:
Mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa bersama PPK;
Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;
Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional; Menilai
kualifikasi
penyedia
barang/jasa
melalui
prakualifikasi
atau
pascakualifikasi; Melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang
masuk;
Menjawab sanggahan;
Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK;
Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;
Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, KAK/Spesifikasi Teknis, dan Rancangan Kontrak kepada PPK berdasarkan atas usulan Pokja ULP;
6
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Menteri melalui
KPA; Memberikan
pertanggungjawaban
atas
pelaksanaan
kegiatan
Pengadaan
Barang/Jasa kepada KPA; Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
ULP; Melaksanakan pengadaaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan
secara elektronik melalui LPSE; Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah
dilaksanakan; dan Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen
pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia. Tugas Struktur ULP 1. Tugas Kepala terdiri atas :
Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;
Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;
Menyusun program kerja dan anggaran ULP;
Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan; Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan
barang/jasa kepada Menteri melalui Pejabat Eselon I terkait;
Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;
Menetapkan Pokja ULP;
Menugaskan anggota Pokja ULP sesuai dengan beban kerja masing-masing;
Mengusulkan penempatan/ pemindahan/ pemberhentian anggota ULP kepada Pejabat Eselon I terkait; Mengusulkan pengangkatan Tim Teknis dan Staf Pendukung ULP kepada Pejabat
Eselon I terkait; Mengusulkan
penetapan
Barang/Pekerjaan
pemenang
Konstruksi/Jasa
kepada
Lainnya
Menteri
yang
untuk
bernilai
di
Penyedia atas
100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait;
7
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Rp
Mengusulkan penetapan peringkat teknis untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang
bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait; dan Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa yang telah dilaksanakan oleh
Pokja ULP kepada PPK. Kepala dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP
2. Tugas Sekretaris terdiri atas: Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,
perlengkapan, dan rumah tangga ULP;
Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;
Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;
Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Pokja ULP; Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh
penyedia barang/jasa; Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan
untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;
Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;
Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi;
Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan
Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.
3. Tugas Pokja ULP, terdiri atas: Melakukan kaji ulang terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), Spesifikasi Teknis dan
Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan Rancangan Kontrak paket-paket pengadaan barang/jasa yang akan dilelang/ diseleksi; Mengusulkan perubahan KAK, Spesifikasi Teknis dan HPS, dan Rancangan Kontrak
kepada PPK, melalui Kepala ULP; Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan menetapkan dokumen
pengadaan;
8
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Melakukan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari pengumuman kualifikasi
atau pelelangan sampai dengan menjawab Sanggah; Mengusulkan
penetapan
Barang/Pekerjaan
pemenang
Konstruksi/Jasa
kepada
Lainnya
Menteri
yang
untuk
bernilai
di
Penyedia atas
Rp
100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) dan pennyedia jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP; Mengusulkan penetapan peringkat teknis kepada Menteri untuk Penyedia Jasa
Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP;
Menetapkan pemenang untuk:
Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah); Seleksi atau PenunjukanLangsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang
bernilai palinh tinggi Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah);
Menyampaikan Berita Acara Hasil Pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP;
Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada Kepala ULP; Memberikan data dan informasi kepasa Kepala ULP mengenai Penyedia
Barang/Jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya; dan
Mengusulkan bantuan Tim Teknis dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP.
ULP melaksanakan pemilihan calon penyedia barang/jasa di lingkungan Satker yang bersangkutan. Pemilihan sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan setelah ULP menerima
paket pengadaan barang/jasa dari PPK. Paket pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud di atas dilengkapi dengan
data pendukung sebagai berikut:
Salinan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK);
KAK/ Spesifikasi Teknis;
HPS; dan/atau
Rancangan Kontrak.
9
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4. Tim Pendukung bertugas :
Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama dengan ULP.
Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri paket-paket yang akan dilelang/seleksi.
Membantu menyiapkan dokumen pengadaan.
Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.
Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Kepala ULP.
Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan.
Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang pengadaan B/J
Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri paket-paket yang akan dilelang/seleksi.
Membantu mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survei harga, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar kebutuhan barang/jasa, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar hitam penyedia.
Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya.
10
Melaksanakan tugas lain yang relevan
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
11
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
4.4
Program Kerja
NO 1
JENIS PROGRAM
TUJUAN
KEGIATAN
PELAYANAN PENGADAAN
Untuk memilih penyedia
- LAYANAN PROSES PEMILIHAN
BARANG/JASA
barang dan jasa yang
PENYEDIA BARANG/JASA melalui
professional yang dapat
LPSE UB :
menghemat keuangan
Mengkaji ulang RUP
Negara yang sesuai
Menyusun rencana pemilihan PBJ
dengan aturan yang
Pengumumkan pelaksanaan PBJ
berlaku.
Menilai kualifikasi Mengevaluasi dokumen lelang Menjawab sanggahan Menyampaikan hasil pemilihan PBJ kepada PPK Mengusulkan perubahan HPS, KAK, SpekTek dan rancangan kontrak kepada PPK Mengorganisir pelaksanan pemilihan s.d pelaporan PBJ Mengelola sistem managemen pengadaan
12
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
PELAKSANA POKJA SATKER
INDIKATOR
2
PENGEMBANGAN
Untuk memenuhi
/PENINGKATAN
persyaratan sertifikasi
KOPETENSI SDM
sebagai pelaksana pokja
- PEMBAHARUAN SERTIFIKASI PBJ
POKJA SATKER
- PELATIHAN DAN BINTEK PBJ
PERSONIL ULP
PBJ Untuk menambah/ memperbaruhi sertifikasi serta kompetensi bidang PBJ terkait 3
KEMITRAAN
Untuk meningkatkan
kerjasama kompetensi
Kerja sama dengan organisasi
ULP
profesi/lembaga l dalam bidang lainnya
bidang pengadaan lain yang terkait Untuk konsultasi, dan
menyelesaian masalah
Kerja sama dengan LKPP untuk
ULP
meningkatkan kompetensi PBJ
PBJ Untuk meningkatkan
13
Kerja sama dengan Organisasi
kerjasama kompetensi
Internasional yang berkaitan dengan
bidang pengadaan lain
peningkatan kompetensi profesi
yang terkait
pengadaan
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
ULP
4.5
Renstra Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah : 1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake holder PBJ.
4.6
Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga lain terkait dengan pengadaan barang/jasa. Sasaran Mutu/Quality Objective Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80%. 2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist 3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran. 4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat. 5. Sarana dan Prasarana yang memadai. 6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan.
14
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya No
Indikator Target
2013
2014
2015
2016
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
100%
100%
1
Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif. Rencana
Tindakan
Awal
Yang
50%
100%
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan
implementasi
sistem
penjaminan mutu internal (SPMI) pada unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
2
Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist Rencana
Tindakan
Awal
Yang
80%
100%
100%
100%
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Checklist
kelengkapan
administrasi,
Mengkaji kembali dokumen lelang dan spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan terhadap evaluasi dokumen penawaran terkait dengan kualifikasi perusahaan No
Indikator Target
2013
2014
2015
2016
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
3
15
Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No
Indikator Target
2013
2014
2015
2016
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
80%
100%
100%
100%
100%
100%
Rencana
Tindakan
Awal
Yang
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Proaktif
kepada
unit
kerja
untuk
mempersiapkan proses lelang, Strategi/ menjadwalkan khususnya
Proses
Dana
APBN,
lelang APBN-P
awal dan
BOPTN 4
Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat Rencana
Tindakan
Awal
Yang
80%
100%
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan
SDM
dengan
pelatihan
tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian sertifikasi pengadaan barang dan jasa, Peningkatan system layanan pengadaan secara elektronik,
16
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
No
Indikator Target
2013
2014
2015
2016
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
5
Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja Rencana
Tindakan
Awal
Yang
80%
100%
100%
100%
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Pemenuhan prasarana
kebutuhan yang
akan
sarana
dan
mempercepat
kinerja 6
Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan. Rencana
Tindakan
Awal
Yang
80%
100%
100%
100%
Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan responbility sesuai dengan alokasi yang ditentukan SOP 4.7
SISTEM MANAJEMEN MUTU Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan
dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil langkah-langkah, yaitu: 1. Menentukan
Management
Representative
(MR)
dan
proses-proses
yang
dibutuhkan dalam SMM. 2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut. 3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif. 4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. 5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut. 6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.
17
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan sebagai
pertanggungjawaban
kepada
stakeholders untuk mengembangkan mutu
layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan.Dengan demikian, mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN. Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui
pelaksanaan
misinya
serta
mampu
memenuhi
kebutuhan/memuaskan
stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat. Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu (GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan pada Gambar 3 berikut ini : REKTOR
PJM
Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA): Fakultas/Program Jurusan/PS
Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA): Biro Lembaga UPT
Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya
ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :
18
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu : 1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi 2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya 3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ 4. Proses Kerjasama Kemitraan 5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen 6. Proses Pelayanan Tata Usaha Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijayaadalah
penyedia
barang/jasa,
sumber
daya
manusia
yang
bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak, pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan produk : 1. Penyedia barang/jasa Lulus kualifikasi Lulus administrasi dan teknis Lulus harga yang responsif
19
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2. Sumber daya manusia Memiliki kompetensi dibidang administrasi Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet) Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah 3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa Memiliki kelengkapan yang sistematis 4. Draft kontrak Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa, dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK. 5. Pelatihan dan kerjasama Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah 6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan minimal 80% Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP) Proses Proses layanan pengadaan jasa konstruksi
Output (Produk) Penyedia barang/jasa konstruksi
Pelanggan Penyedia barang/jasa Unit kerja Universitas/Lembaga /Fakultas
Laporan proses Draft kontrak
Proses layanan
Penyedia barang/jasa lainnya
Penyedia barang/jasa
pengadaan
Laporan proses
Unit kerja
barang/jasa
Draft kontrak
lainnya
Proses
Sertifikasi Tenaga
Pengembangan Sumber Daya Manusia
20
Universitas/Lembaga /Fakultas
Kependidikan
Tenaga kependidikan dan dosen
Ketrampilan Tenaga pendukung
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Proses
Output (Produk)
Proses kerjasama
Mou Kerjasama
kemitraan
Laporan/surat tugas
Pelanggan Perorangan/instansi mitra
kerjasama
dengan ULP UB Dosen Tenaga kependidikan Pimpinan UB
Proses Audit
Laporan Kinerja Unit Layanan
Internal dan Tinjauan
Pengadaan (ULP) Laporan Hasil Tinjauan
Manajemen
Dosen Tenaga kependidikan Pimpinan UB
Manajemen Laporan Hasil Audit Internal
Proses layanan
Laporan rutin administrasi
Tenaga kependidikan
tata usaha
4.8
SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT Adanya
sistem
dokumentasi
memungkinkan
jaminan
keselarasan
antara
perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan.Untuk itu sistem dokumentasi yang telah
21
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
disusun oleh GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut : Tabel 3. Dokumen GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO
Dokumen
Kode
1
Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
2
Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
3
Renstra
Unit
Layanan
Pengadaan
(ULP)
Universitas Brawijaya 4
Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)
5
Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman
6
Manual
Prosedur
Tindakan
Korektif
dan
Pencegahan 7
Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
8
Manual Prosedur Audit Internal
9
Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang
10
Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang dan jasa
11
Manual Prosedur Pelelangan Sederhana
12
Manual Prosedur Pelelangan Umum
13
Manual Prosedur Penunjukan langsung (ECatalog)
14
Manual Prosedur Gagal Lelang
15
Manual Prosedur Sanggahan
16
Manual Prosedur Black List
17
Manual Prosedur PUMK ULP
18
Manual Prosedur Surat Menyurat
19
Instruksi Kerja
20
Dokumen Pendukung
21
Borang-borang
22
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal (00600 04004). Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat. 5 5.1
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen Top Manajemen
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 7. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka Kepala unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR) dalam menjalanka manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, dibentuklan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. 8. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja. 9. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim GJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu 10. Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 11. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).
23
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
5.2
Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan
kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya: “Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda”. Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2 berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut. 5.3
Kebijakan Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut. Unit Layanan Pengadaan (ULP)akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-
Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan SDM dansistem pengadaan secara elektronik yang bisa diterima oleh pengguna layanan dengan menjamin mutu layanan sesuai persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa layanan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP). Tim GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.Dalam perencanaan sistem manajemen mutu.GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. 5.4
Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi
dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra),
24
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Program
Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal. 5.5
Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP),
maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas.Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu seharihari dibantu dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM) ULP. Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan (ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguhsungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP). 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang berkaitan. Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, di antaranya: 1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara 2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu 3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya.
25
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi.Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang
bertujuan
untuk
memfasilitasi
manajemen
mutu
yang
efektif
dan
komunikatif.Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu. Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi : a. Rapat rutin MR dengan tim GJM minimal 1x dalam sebulan b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, Ketua GJM, tenaga kependidikan dan tim pendukung, minimal 1x dalam 2 bulan c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal respon balik dari unit kerja/fakultas, e-help desk Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis, website, pertemuan berupa rapat koordinasi. 5.6
Tinjauan Manajemen Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan
manajemenbaik internal maupun eksternal/AIM.Tinjauan manajemen internal dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan
pertemuan/rapat
koordinasidalam
rangka
mengevaluasi
hasil
AIM,
memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus diambil. Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan,
26
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan. Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan, sertaditindaklanjuti. 6 6.1
PENGELOLAAN SUMBER DAYA Ketersediaan Sumber Daya Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan
sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya sebagai berikut :
27
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
No 1.
Nama Dr. Ir. Achmad As’ad
NIP 19591128 198710 1 001
Pend.
Tahun
terakhir
Masuk
S3
1987
Jabatan
Email
Ketua ULP
[email protected]
Sonief, MT 2.
Muchammad Rikhi
.id 860601 1321 0382
Toufan, ST 3.
Khoirul Azhar, ST
S1 Teknik
2009
Arsitektur 19810709 200910 1 002
S1 Teknik
2004
Sipil 4.
Hari Mulyanto
19760627 200710 1 001
SMA
1999
Sekretaris
riecyarch@ub
ULP
.ac.id
Sekretaris
Khoirul_azha
ULP
[email protected]
Staf ULP
haripengadaa
[email protected]
5.
Eko Wahyudi, SH
820425 13 2 1 0224
S1 Hukum
2008
Staf ULP
exwahyudi@ ub.ac.id
6.
Joko Sumahdiawan, SE
830307 13 2 1 0225
S1 Ekomoni
2008
Staf ULP
joksuma@ub .ac.id
7.
Mahfud
830317 13 2 1 0619
SMK
2010
Staf ULP
mahfudpeng
[email protected] .id
8.
Edi Sunandar
820412 13 2 1 0616
SMK
2010
Staf ULP
edypengadaa
[email protected]
9.
Virga M.R., S.Kom
201404 820829 21001
S1 Teknik
2014
Staf ULP
Informatika 10.
Zahra Firdausyia, SE
201404 891220 22001
S1 Ekonomi
virgakoe@ub .ac.id
2014
Staf ULP
yachrow@ub. ac.id
Keterangan : Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.
28
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM) Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi
No 1.
Nama Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT
Pend. S3
Jabatan Kepala ULP
Pengalaman
Standart Tugas Pokok dan Fungsi Memimpin
dan
dan
seluruh
Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat
Menyusun
dan
melaksanakan
III Pelatihan
strategi pengadaan
Ujian
barang/jasa ULP;
Sertifikasi
Menyusun program
dan Nasional
Pengadaan Barang
kerja dan anggaran
dan
ULP;
Universitas
Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan
melaporkan
apabila
ada
Jasa
Airlangga
di
(Tahun
2009) Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
penyimpangan
Layanan
dan/atau
Pengadaan Secara
indikasi
penyimpangan; Membuat
Elektronik
laporan
Dikti
(LPSE)
–Kemdiknas
pertanggungjawaba
Jakarta
n atas pelaksanaan
Batu (Tahun 2009)
kegiatan pengadaan
Pelatihan Training
barang/jasa kepada
Of Trainer (TOT)
Menteri
e-procurement
Pejabat
melalui Eselon
I
terkait; Melaksanakan pengembangan dan
29
Pendidikan Pelatihan
ULP;
Komp.
Pengadaan
mengkoordinasikan kegiatan
Analisa
Pelatihan
Pemkot
Di
Kota
Surabaya
Di Job Placement Centre Universitas Brawijaya
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi pembinaan Sumber Daya Manusia ULP; Menetapkan
Pokja
ULP;
Pengalaman
(Februari 2010) Pelatihan Layanan Pengadaan Secara
anggota Pokja ULP
LKPP
sesuai
dengan
Jakarta
beban
kerja
-procurement) Lingkungan
pemindahan/
Universitas
pemberhentian
Brawijaya
anggota
ULP
(Desember 2010)
Pejabat
Eselon I terkait; Mengusulkan pengangkatan
Tim
Teknis
Staf
dan
Pendukung
ULP Pejabat
Eselon I terkait; Mengusulkan penetapan pemenang Menteri
kepada untuk
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya
yang
bernilai di atas Rp 100.000.000.000,-
30
Jakarta
(Nopember2010)
penempatan/
kepada
Di
Sosialisasi LPSE (e
Mengusulkan
kepada
(LPSE)
e-procurement
masing-masing;
Komp.
Pengadaan
Elektronik
Menugaskan
Analisa
Pelatihan
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
di
No
Nama
Pend.
Jabatan
Pengalaman
Standart Tugas Pokok dan Fungsi (seratus
milyar
rupiah)
melalui
Pejabat
Eselon
Pelatihan Pengadaan
Analisa Komp.
I
terkait; Mengusulkan penetapan peringkat
teknis
untuk
Penyedia
Jasa
Konsultansi
yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,(sepuluh
milyar
rupiah)
melalui
Pejabat
Eselon
I
terkait; dan Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa
yang
telah
dilaksanakan
oleh
Pokja
ULP
kepada PPK. Kepala
dapat
merangkap bertugas
dan sebagai
anggota Pokja ULP 2
Muchammad Rikhi Toufan, ST
31
S1
Sekretaris ULP
Melaksanakan
Pelatihan
pengelolaan urusan
Pengadaan
keuangan,
Barang/Jasa
kepegawaian,
Layanan
ketatausahaan,
Pengadaan Secara
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi
Pelatihan Pengadaan
perlengkapan, dan
Elektronik (Lpse)
rumah tangga ULP;
Pusat Jakarta Di
Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi; Menyiapkan dokumen
Kota Batu (Tahun 2009) Pelatihan Training Of Trainer eprocurement
pendukung dan
Pemkot Surabaya
informasi yang
Di Job Placement
dibutuhkan Pokja
Centre Of
ULP;
Brawijaya
Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia
University (Februari 2010) Pelatihan e-
barang/jasa yang
procurement Di
dilaksanakan oleh
Pemerintah Kota
Pokja ULP;
Surabaya Di
Mengagendakan dan mengkoordinasikan
Pemkot Surabaya (Juni 2010)
sanggahan yang
Pelatihan Layanan
disampaikan oleh
Pengadaan Secara
penyedia
Elektronik (LPSE)
barang/jasa;
e-procurement Di
Mengelola sistem
Lkpp Pusat Jakarta
pengadaan dan
Di LKPP Jakarta
sistem informasi data
(Nopember 2010)
manajemen
32
Pengalaman
Sosialisasi LPSE (e
pangadaan untuk
-procurement)
mendukung
Seluruh Fakultas
pelaksanaan
Universitas
pengadaan
Brawijaya Di
barang/jasa;
Universitas
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisa Komp.
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi Mengelola dokumen
Pengalaman Pelatihan Pengadaan
Analisa Komp.
Brawijaya Malang,
pengadaan
Jawa Timur
barang/jasa;
(Desember 2010)
Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi; Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa. 4)
Sekretaris dapat
merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP. 3
Khoirul Azhar, ST
S1
Sekretaris ULP
Melaksanakan pengelolaan urusan
nasional
keuangan,
pengadaan barang
kepegawaian,
dan jasa di
ketatausahaan,
Universitas
perlengkapan, dan
Brawijaya (tahun
rumah tangga ULP;
2010)
Mengiventarisasi paket-paket yang
33
Pelatihan dan ujian
Pelatihan Pengadaan
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi
Pelatihan Pengadaan
akan dilelangkan/
Barang/Jasa
diseleksi;
Layanan
Menyiapkan dokumen
Pengadaan Secara
pendukung dan
Elektronik (Lpse)
informasi yang
Pusat Jakarta Di
dibutuhkan Pokja
Kota Batu (Tahun
ULP;
2009)
Memfasilitasi
Pelatihan Training
pelaksanaan
Of Trainer e-
pemilihan penyedia
procurement
barang/jasa yang
Pemkot Surabaya
dilaksanakan oleh
Di Job Placement
Pokja ULP;
Centre Of
Mengagendakan dan
Brawijaya
mengkoordinasikan
University
sanggahan yang
(Februari 2010)
disampaikan oleh
Pelatihan e-
penyedia
procurement Di
barang/jasa;
Pemerintah Kota
Mengelola sistem
Surabaya Di
pengadaan dan
Pemkot Surabaya
sistem informasi data
(Juni 2010)
manajemen
Pelatihan Layanan
pangadaan untuk
Pengadaan Secara
mendukung
Elektronik (LPSE)
pelaksanaan
e-procurement Di
pengadaan
Lkpp Pusat Jakarta
barang/jasa;
Di LKPP Jakarta
Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa; Melakukan evaluasi
34
Pengalaman
(Nopember 2010) Sosialisasi LPSE (e -procurement) Seluruh Fakultas
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisa Komp.
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi
Pengalaman Pelatihan Pengadaan
terhadap pelaksanaan
Universitas
pengadaan dan
Brawijaya Di
menyusun laporan
Universitas
evaluasi;
Brawijaya Malang,
Menyusun laporan pelaksanaan
Analisa Komp.
Jawa Timur (Desember 2010)
pengadaan barang/jasa; dan Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP. 4
Eko Wahyudi, SH
S1
Staf
Membantu Panitia
Pelatihan Training
Dalam Pembuatan
Of Trainer e-
Dokumen Lelang
procurement
Membantu Proses Pelaksanaan Lelang Membantu
pemkot surabaya di job placement center (jpc)
Pembuatan Dokumen
universitas
Kontrak
brawijaya (tahun
Trainer LPSE Tim Verifikator LPSE
2010) Pelatihan training of trainer eprocurement di pemkot surabaya
35
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi
Pengalaman Pelatihan Pengadaan
Analisa Komp.
(tahun 2010) Pelatihan lpse eprocurement di lkpp - jakarta (tahun 2010) Sosialisasi lpse (eprocurement) seluruh fakultas dilingkungan universitas brawijaya (tahun 2010) 5
Joko
S1
Sumahdiawan, SE
Staf
Panitia Pengadaan
Pelatihan Training
Barang dan Jasa.
Of Trainer e-
Membantu Proses
procurement
Pelaksanaan Lelang. Membantu
Pemkot Surabaya Di Job Placement
Pembuatan Dokumen
Center (JPC)
Kontrak
Universitas Brawijaya (Tahun 2010) Pelatihan/Manage ment Training Lpse e-procurement Di Lkpp Pusat Jakarta Selatan (09 - 12 Nopember 2010) Sosialisasi LPSE (eprocurement) Seluruh Fakultas Di Lingkungan
36
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No
Nama
Pend.
Jabatan
Standart Tugas Pokok dan Fungsi
Pengalaman Pelatihan Pengadaan
Analisa Komp.
Universitas Brawijaya (Desember 2010) 6
Hari Mulyanto
SMA
Staf
Panitia Pengadaan
Pelatihan Dan
Barang dan Jasa.
Ujian Pengadaan
Memmbantu Proses
Barang Dan Jasa
Pelaksanaan Lelang. Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak
v
(I-M Here) Di Yogyakarta (Tahun 2010) Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Unair Surabaya (Tahun 2010) Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Universitas Brawijaya (Tahun 2010) Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (e-proc) Di LPSE-UB (03-07 Januari 2011)
7
Mahfud
SMK
Staf
Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang. Membantu
37
Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (E-Proc)
Pembuatan Dokumen
Di Lpse-Ub (03-07
Kontrak
Januari 2011)
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
No 8
Nama Edi Sunandar
Pend. SMK
Jabatan Staf
Standart Tugas Pokok dan Fungsi Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang. Membantu
Pengalaman Pelatihan Pengadaan Pelatihan
Analisa Komp. v
Management Training Pengadaan Secara Elektronik ( E-
Pembuatan Dokumen
Proc) Di Lpse
Kontrak
Universitas Brawijaya (03-07 Januari 2011) Pendidikan Dan Pelatihan Kesekretarisan Perguruan Tinggi Universitas Brawijaya (29-30 April 2011)
9
Virga M.R., S.Kom
S1
Staf
Membantu Proses
v
Pelaksanaan Lelang. 10
Zahra Firdausyia, SE
S1
Staf
Membantu Proses Pelaksanaan Lelang.
38
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
v
Analisis Jabatan (Job Analysis) Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
No
Education Skill Experience Training Jabatan di Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu Follow BAK Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally Up sis sis sis sis
Nama
1 Dr. Ir. Kepala ULP Achmad As’ad Sonief, MT
2 Much. Rikhi Toufan, ST
3 Khoirul Azhar, ST
39
S3
√
Tidak Manajemen Ada (baik)
baik
√
Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa
Gol III/d Gol III/d Sek. ULP S1 S1
√
Tidak TIK (baik) Ada Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)
baik
√
baik
√
Refres hing Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa,
Sek. ULP
√
Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)
baik
√
S1
S3
S1
√
Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa
√
Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing barang dan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa Learnin Pernah Pernah g by mengikuti mengikuti doing pelatihan pelatihan LKPP tentang LKPP pengadaan tentang barang dan pengadaan jasa barang dan jasa
√
Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
√
Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Analisis Jabatan (Job Analysis) No
Nama
Jabatan di BAK
Education Skill Experience Training Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu Follow Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally Up sis sis sis sis
4
Eko Wahyudi, SH
Staff ULP S1/SMA/ SMK
S1
√
Tidak Ada
Manajemen (baik) TIK (baik)
baik
√
5
Joko Staff ULP S1/SMA/ Sumahdiawan, SMK SE
S1
√
Tidak Ada
Manajemen (baik) TIK (baik)
baik
√
6
Hari Mulyanto
Staff ULP S1/SMA/ SMA SMK
√
Tidak Ada
Manajemen (baik) TIK (baik)
baik
√
7
Edi Sunandar
Staff ULP S1/SMA/ SMK SMK
√
Tidak Ada
Manajemen (baik) TIK (baik)
baik
√
40
Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa
Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa Learnin Pernah Pernah g by mengikuti mengikuti doing pelatihan pelatihan LKPP tentang LKPP pengadaan tentang barang dan pengadaan jasa barang dan jasa Learnin g by doing
Learnin g by doing
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
√
Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
√
Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
√
√
Learning by doing
√
√
Learning by doing
Analisis Jabatan (Job Analysis) Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya No
Nama
Education Skill Experience Training Jabatan Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu di BAK Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally sis sis sis sis
8
Mahfud
Staff ULP
S1/SMA/ SMK SMK
√
Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)
baik
√
Learning by doing
9
Virga M.R., S.Kom
Staff ULP
S1/SMA/ SMK
S1
√
Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)
baik
√
Learning by doing
10 Zahra Firdausyia, SE
Staff ULP
S1/SMA/ SMK
S1
√
Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)
baik
√
Learning by doing
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
41
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE
Follow Up
√
√
Learning by doing
√
√
Learning by doing
√
√
Learning by doing
6.2
Ketersediaan Sarana dan Prasarana Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO
JENIS PERALATAN
JUMLAH
KONDISI
1 2 3 4 5 6
Komputer (PC) Printer Scanner AC laptop Telephon
1 2 1 1 1 1
unit unit unit unit unit unit
Baik Baik Baik Baik Baik Baik
7
Meja kerja
1
unit
Baik
8 9 10
Kursi Almari Locker
3 6 1
unit unit unit
Baik Baik Baik
KETERANGAN
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO 1
JENIS PERALATAN Komputer (PC)
JUMLAH 10 unit
KONDISI Baik
2
Printer
10
unit
Baik
3
Scanner
2
unit
Baik
4
AC
1
unit
Baik
5
Fotocopy
1
unit
Baik
6
Telephon + Fax
2
unit
Baik
7
Camera
3
unit
Baik
8
Handycam
1
unit
Baik
9
Mesin ketik elektrik
1
unit
Baik
10
Meja kerja
10
unit
Baik
11
Kursi
12
unit
Baik
12
Almari
2
unit
Baik
KETERANGAN
Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1
Komputer (PC)
2
unit
Baik
2
Kursi
2
unit
Baik
42
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO 1
JENIS PERALATAN Komputer (PC)
JUMLAH 9 unit
2
Printer
1
unit
Baik
3
LCD Proyektor
1
unit
Baik
4
Layar LCD
1
unit
Baik
5
AC
1
unit
Baik
6
Meja kerja
6
unit
Baik
7
Kursi
9
unit
Baik
8
Almari
2
unit
Baik
6.3
KONDISI Baik
KETERANGAN
Kompetensi dan Pelatihan Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas. 6.4
Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang
diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja.Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja.Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi.Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan. Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab dan wewenanguntuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan
43
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana
prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,
keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan Barang dan Aset Inventaris 6.5
Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja
yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan. Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk: 1. Kebijakan tentang suasana kerja, 2. Menyediakan sarana dan prasarana, 3. Dukungan dana, 4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk pengembangan perilaku profesional.
44
D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA