MANUAL MUTU. Unit Layanan Pengadaan (ULP)

MANUAL MUTU Unit Layanan Pengadaan (ULP)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014

M

Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

Dikendalikan oleh

Disetujui oleh

: : 2 : 03 Oktober 2014 : Sekretaris II

Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382 : Sekretaris I

Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002 : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001

1

PENDAHULUAN

1.1

Ruang Lingkup Manual Mutu Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB).Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam memenuhi persyaratan pelanggan.Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008. Prosedur

yang

dinyatakan

dalam

Manual

Mutu

adalah

prosedur

yang

didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008.Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial.Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan SMM.Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku. Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) adalah unit yang melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik (SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54 tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010.ULPUB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel, dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya. 1.2 Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi lingkungan Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.

1

D:\2. Data Ulp\1. Data Iso\Ulp Ub\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\Mm Unit Layanan Pengadaan (Ulp) Rev.2.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. 2

LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut: 1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pengelolaan Perguruan Tinggi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010; 4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012; 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP. 6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP No. 16 Tahun 2012. 8. Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta Lampirannya. 9. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 10. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 11. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana umum Pengadaan.

2


12. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya; 13. Keputusan

Rektor

Universitas

Brawijaya

Nomor

365/SK/2011

tentang

Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya; Visi dan Misi Universitas Brawijaya, 2011. 14. Statuta Universitas Brawijaya, 2009. 15. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. 3

DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan,

tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan b. Jaminan

mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan

pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara

dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan

sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima

atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULPUB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa). g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas

dan jurusan yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa

3


h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi

yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau

menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan

jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak Pengadaan. 4 4.1

SISTEM MANAJEMEN MUTU Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP) Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan

sarana dan prasarana untuk

semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru.

Pada tahun

2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003. Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010 oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011 pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitiapanitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya. Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa.

4


4.2

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain: Visi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya memiliki visi “Menjadi Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat”. Misi 

Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat mendapatkan manfaat yang optimal.



Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang profesional dan taat hukum.

Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1. Untuk

melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem

pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog), 2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku Maklumat Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat : 1.

Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan standar pelayanan yang ditetapkan;

2.

Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang secara elektronik;

3.

Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal;

4.

Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media;

5.

Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani;

6.

Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.

5


4.3

Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya disahkan

dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013. Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Sekretaris I Divisi Pengadaan Jasa dan Jasa Konstruksi

Sekretaris II Divisi Pengadaan Barang

Staf

Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut: a. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/ Jasa; b. Menetapkan Dokumen Pengadaan; c. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran; d. Mengumumkan

pelaksanaan

Pengadaan

Barang/

Jasa

di

website

Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional; e. Menilai

kualifikasi

Penyedia

Barang/Jasa

melalui

prakualifikasi

atau

pascakualifikasi; f.

Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;

g. Khusus untuk Kelompok Kerja ULP: 1. Menjawab sanggahan; 2. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk:

6


a) Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau b) Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah); 3. Menyampaikan hasil Pemilihan dan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK; 4. Menyimpan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 5. Membuat laporan mengenai proses Pengadaan kepada Kepala ULP. h. Khusus Pejabat Pengadaan: 1. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk: a) Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan/atau b) Pengadaan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah); 2. Menyampaikan hasil Pemilihan dan salinan Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PPK; 3. Menyerahkan dokumen asli pemilihan Penyedia Barang/Jasa kepada PA/KPA; dan 4. Membuat laporan mengenai proses Pengadaan Pengadaan kepada PA/KPA. i.

Memberikan

pertanggungjawaban

atas

pelaksanaan

kegiatan

Pengadaan

Barang/Jasa kepada PA/KPA. Tugas Struktur ULP 1. Tugas Kepala terdiri atas : a. Memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP; b. Menyusun program kerja dan anggaran ULP; c. Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/ jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan; d. Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

kepada

Menteri/Pimpinan

Lembaga/Kepala

Daerah/

Pimpinan

Institusi; e. Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;

7


f.

Menugaskan/menempatkan/memindahkan anggota Kelompok Kerja sesuai dengan beban kerja masing-masing Kelompok Kerja ULP; dan

g. Mengusulkan pemberhentian anggota Kelompok Kerja yang ditugaskan di ULP kepada PA/KPA/ Kepala Daerah, apabila terbukti melakukan pelanggaran peraturan perundang-undangan dan/atau KKN. 2. Tugas Sekretaris I (Pengadaan Jasa Konstruksi) & Sekretaris II (Pengadaan

Barang) terdiri atas: a. Melaksanakan

pengelolaan

urusan

keuangan,

kepegawaian,

ketatausahaan,

perlengkapan, dan rumah tangga ULP; b. Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi; c. Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP; d. Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Pokja ULP; e. Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa; f.

Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;

g. Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa; h. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi; i.

Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan

j.

Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa.

k. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP. 3. Tim Pendukung bertugas : Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama



dengan ULP. Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri



paket-paket yang akan dilelang/seleksi. 

Membantu menyiapkan dokumen pengadaan.



Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa.



Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.

8


Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada



Kepala ULP. Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan



rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan. Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang



pengadaan B/J. Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri



paket-paket yang akan dilelang/seleksi. Membantu



mengelola

sistem

informasi

manajemen

pengadaan

dokumen

pengadaan. Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung



jawabnya. Melaksanakan tugas lain yang relevan



9


10


4.4

Program Kerja

NO 1

JENIS PROGRAM

TUJUAN

KEGIATAN

PELAYANAN PENGADAAN

Untuk memilih penyedia

Layanan Proses Pemilihan Penyedia

BARANG/JASA

barang dan jasa yang

Barang/Jasa melalui LPSE UB :

professional yang dapat

 Mengkaji ulang RUP

menghemat keuangan

 Menyusun rencana pemilihan

Negara yang sesuai

Pengadaan Barang dan Jasa

dengan aturan yang

 Pengumumkan pelaksanaan

berlaku.

Pengadaan Barang dan Jasa  Menilai kualifikasi  Mengevaluasi dokumen lelang  Menjawab sanggahan  Menyampaikan hasil pemilihan Pengadaan Barang dan Jasa kepada PPK  Mengusulkan perubahan HPS, KAK, SpekTek dan rancangan kontrak kepada PPK  Mengorganisir pelaksanan pemilihan s.d pelaporan Pengadaan Barang dan Jasa  Mengelola sistem managemen

11


PELAKSANA POKJA SATKER

INDIKATOR

pengadaan

2

PENGEMBANGAN

Untuk memenuhi

Pembaharuan Sertifikasi Pengadaan

/PENINGKATAN

persyaratan sertifikasi

Barang dan Jasa

KOPETENSI SDM

sebagai pelaksana pokja

POKJA SATKER

Pengadaan Barang dan Jasa Untuk menambah/

Pelatihan dan Bimtek Pengadaan Barang

memperbaruhi sertifikasi

dan Jasa

PERSONIL ULP

serta kompetensi bidang Pengadaan Barang dan Jasa terkait 3

KEMITRAAN

Untuk meningkatkan

Kerja sama dengan organisasi

kerjasama kompetensi

profesi/lembaga l dalam bidang lainnya

ULP

bidang pengadaan lain yang terkait Untuk konsultasi, dan

Kerja sama dengan LKPP untuk

menyelesaian masalah

meningkatkan kompetensi Pengadaan

Pengadaan Barang dan

Barang dan Jasa

Jasa

12


ULP

13

Untuk meningkatkan

Kerja sama dengan Organisasi

kerjasama kompetensi

Internasional yang berkaitan dengan

bidang pengadaan lain

peningkatan kompetensi profesi

yang terkait

pengadaan


ULP

4.5

Renstra Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah : 1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake holder Pengadaan Barang dan Jasa.

4.6

Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga lain terkait dengan pengadaan barang/jasa. Sasaran Mutu/Quality Objective Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 50%. 2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist 3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran. 4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat. 5. Sarana dan Prasarana yang memadai. 6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan.

14


Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

100%

100%

1

Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif. Rencana

Tindakan

Awal

Yang

50%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan

implementasi

sistem

penjaminan mutu internal (SPMI) pada unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

2

Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Checklist

kelengkapan

administrasi,

Mengkaji kembali dokumen lelang dan spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan terhadap evaluasi dokumen penawaran terkait dengan kualifikasi perusahaan No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

3

15

Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran


No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

80%

100%

100%

100%

100%

100%

Rencana

Tindakan

Awal

Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Proaktif

kepada

unit

kerja

untuk

mempersiapkan proses lelang, Strategi/ menjadwalkan khususnya

Proses

Dana

APBN,

lelang APBN-P

awal dan

BOPTN 4

Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan

SDM

dengan

pelatihan

tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian sertifikasi pengadaan barang dan jasa, Peningkatan system layanan pengadaan secara elektronik,

16


No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

5

Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Pemenuhan prasarana

kebutuhan yang

akan

sarana

dan

mempercepat

kinerja 6

Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan. Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan responbility sesuai dengan alokasi yang ditentukan SOP 4.7

SISTEM MANAJEMEN MUTU Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan

dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil langkah-langkah, yaitu: 1. Menentukan

Management

Representative

(MR)

dan

proses-proses

yang

dibutuhkan dalam SMM. 2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut. 3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif. 4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. 5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut. 6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

17


UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan sebagai

pertanggungjawaban

kepada

stakeholders untuk mengembangkan mutu

layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan.Dengan demikian, mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN. Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui

pelaksanaan

misinya

serta

mampu

memenuhi

kebutuhan/memuaskan

stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat. Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu (GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan pada Gambar 3 berikut ini : REKTOR

PJM

Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA):  Fakultas/Program  Jurusan/PS

Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA):  Biro  Lembaga  UPT

Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya

ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :

18


Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu : 1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi 2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya 3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ 4. Proses Kerjasama Kemitraan 5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen 6. Proses Pelayanan Tata Usaha Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya

adalah

penyedia

barang/jasa,

sumber

daya

manusia

yang

bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak, pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan produk : 1. Penyedia barang/jasa 

Lulus kualifikasi



Lulus administrasi dan teknis



Lulus harga yang responsif

2. Sumber daya manusia

19




Memiliki kompetensi dibidang administrasi



Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet)



Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah

3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa Memiliki kelengkapan yang sistematis



4. Draft kontrak Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa,



dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK. 5. Pelatihan dan kerjasama 

Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE



Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah

6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen 

Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali



Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali



Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan minimal 80%

Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP) Proses Proses layanan pengadaan jasa konstruksi

Output (Produk)  Penyedia barang/jasa konstruksi

Pelanggan  Penyedia barang/jasa  Unit kerja Universitas/Lembaga /Fakultas

 Laporan proses  Draft kontrak



Proses layanan

 Penyedia barang/jasa lainnya

 Penyedia barang/jasa

pengadaan

 Laporan proses

 Unit kerja

barang/jasa

 Draft kontrak

lainnya



Proses

 Sertifikasi Tenaga

Pengembangan Sumber Daya Manusia

20

Universitas/Lembaga /Fakultas

Kependidikan

 Tenaga kependidikan dan dosen

 Ketrampilan Tenaga pendukung


Proses

Output (Produk)

Proses kerjasama

 Mou Kerjasama

kemitraan

 Laporan/surat tugas

Pelanggan  Perorangan/instansi mitra dengan ULP UB

kerjasama

 Dosen  Tenaga kependidikan  Pimpinan UB

Proses Audit

 Laporan Kinerja Unit Layanan

Internal dan

Pengadaan (ULP)

Tinjauan

 Tenaga kependidikan

 Laporan Hasil Tinjauan

Manajemen

 Dosen  Pimpinan UB

Manajemen  Laporan Hasil Audit Internal

Proses layanan

 Laporan rutin administrasi

 Tenaga kependidikan

tata usaha 4.8

SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT Adanya

sistem

dokumentasi

memungkinkan

jaminan

keselarasan

antara

perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan.Untuk itu sistem dokumentasi yang telah disusun oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut : Tabel 3. Dokumen Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO

Dokumen

Kode

1

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

2

Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

3

Renstra Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

4

Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

5

Manual

Prosedur

Pengendalian

Dokumen

dan

Rekaman 6

21

Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan


7

Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

8

Manual Prosedur Audit Internal

9

Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang

10

Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang dan jasa

11

Manual Prosedur Pelelangan Sederhana

12

Manual Prosedur Pelelangan Umum

13

Manual Prosedur Penunjukan langsung (E-Catalog)

14

Manual Prosedur Gagal Lelang

15

Manual Prosedur Sanggahan

16

Manual Prosedur Black List

17

Manual Prosedur PUMK ULP

18

Manual Prosedur Surat Menyurat

19

Instruksi Kerja

20

Dokumen Pendukung

21

Borang-borang Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit

mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal. Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat. 5 5.1

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Komitmen Top Manajemen

Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 1. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka Sekretaris Unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR)

22


dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, dibentuklan Tim di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja. 3. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu . 4. Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. 5. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM). 5.2

Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan

kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya: “Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda”. Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2 berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut. 5.3

Kebijakan Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut. Unit Layanan Pengadaan (ULP) akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-

Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan SDM dan sistem pengadaan secara elektronik yang bisa diterima oleh pengguna layanan dengan menjamin mutu layanan sesuai persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa layanan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP). Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB harus memastikan

23


bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.Dalam perencanaan sistem manajemen mutu. Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. 5.4

Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi

dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra),

Program

Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal. 5.5

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP),

maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas.Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat Sekretaris II sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu seharihari dibantu dengan Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP). Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan (ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguhsungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris II sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim di Unit Layanan Pengadaan (ULP). 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang berkaitan.

24


Tim Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, di antaranya: 1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara 2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu 3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi.Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang

bertujuan

untuk

memfasilitasi

manajemen

mutu

yang

efektif

dan

komunikatif.Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu. Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi : a. Rapat rutin MR dengan tim minimal 1x dalam 3 bulan. b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, dan tim pendukung, minimal 1x dalam 6 bulan. c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal respon balik dari unit kerja/fakultas, e-helpdesk Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis, website, pertemuan berupa rapat koordinasi. 5.6

Tinjauan Manajemen Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan

manajemen baik internal maupun eksternal/AIM.Tinjauan manajemen internal dilakukan

25


secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan

pertemuan/rapat

koordinasidalam

rangka

mengevaluasi

hasil

AIM,

memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus diambil. Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan. Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan, serta ditindaklanjuti. 6 6.1

PENGELOLAAN SUMBER DAYA Ketersediaan Sumber Daya Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan

sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya sebagai berikut :

26


Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

No 1.

Nama Dr. Ir. Achmad As’ad

NIP 19591128 198710 1 001

Pend.

Tahun

terakhir

Masuk

S3

1987

Jabatan

Email

Ketua ULP

[email protected]

Sonief, MT 2.

Muchammad Rikhi

.id 860601 1321 0382

Toufan, ST 3.

Khoirul Azhar, ST

S1 Teknik

2009

Arsitektur 19810709 200910 1 002

S1 Teknik

2004

Sipil 4.

Hari Mulyanto

19760627 200710 1 001

SMA

1999

Sekretaris

riecyarch@ub

ULP

.ac.id

Sekretaris

Khoirul_azha

ULP

[email protected]

Staf ULP

haripengadaa [email protected]

5.

Eko Wahyudi, SH

820425 13 2 1 0224

S1 Hukum

2008

Staf ULP

exwahyudi@ ub.ac.id

6.

Joko Sumahdiawan, SE

830307 13 2 1 0225

S1 Ekomoni

2008

Staf ULP

joksuma@ub .ac.id

7.

Mahfud

830317 13 2 1 0619

SMK

2010

Staf ULP

mahfudpeng [email protected] .id

8.

Edi Sunandar

820412 13 2 1 0616

SMK

2010

Staf ULP

edypengadaa [email protected]

9.

Virga M.R., S.Kom

201404 820829 21001

S1 Teknik

2014

Staf ULP

Informatika 10.

Zahra Firdausyia, SE

201404 891220 22001

S1 Ekonomi

virgakoe@ub .ac.id

2014

Staf ULP

yachrow@ub. ac.id

Keterangan : Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.

27


Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM) Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi

No 1.

Nama Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

Pend. S3

Jabatan Kepala ULP

Pengalaman

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Memimpin

dan

dan

seluruh

Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat

 Menyusun

dan

melaksanakan

III  Pelatihan

strategi pengadaan

Ujian

barang/jasa ULP;

Sertifikasi

 Menyusun program

dan Nasional

Pengadaan Barang

kerja dan anggaran

dan

ULP;

Universitas

 Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan

melaporkan

apabila

ada

Jasa

Airlangga

di

(Tahun

2009)  Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa

penyimpangan

Layanan

dan/atau

Pengadaan Secara

indikasi

penyimpangan;  Membuat

Elektronik

laporan

Dikti

(LPSE)

–Kemdiknas

pertanggungjawaba

Jakarta

n atas pelaksanaan

Batu (Tahun 2009)

kegiatan pengadaan

 Pelatihan Training

barang/jasa kepada

Of Trainer (TOT)

Menteri

e-procurement

Pejabat

melalui Eselon

I

terkait;  Melaksanakan pengembangan dan

28

 Pendidikan Pelatihan

ULP;

Komp.

Pengadaan

mengkoordinasikan kegiatan

Analisa

Pelatihan

Pemkot

Di

Kota

Surabaya

Di Job Placement Centre Universitas Brawijaya


v

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas Pokok dan Fungsi pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;  Menetapkan

Pokja

ULP;

Pengalaman

(Februari 2010)  Pelatihan Layanan Pengadaan Secara

anggota Pokja ULP

LKPP

sesuai

dengan

Jakarta

beban

kerja

Jakarta

(Nopember2010) -procurement)

penempatan/

Lingkungan

pemindahan/

Universitas

pemberhentian

Brawijaya

anggota

ULP

(Desember 2010)

Pejabat

Eselon I terkait;  Mengusulkan pengangkatan

Tim

Teknis

Staf

dan

Pendukung kepada

ULP Pejabat

Eselon I terkait;  Mengusulkan penetapan pemenang Menteri

kepada untuk

Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya

yang

bernilai di atas Rp 100.000.000.000,-

29

Di

 Sosialisasi LPSE (e

 Mengusulkan

kepada

(LPSE)

e-procurement

masing-masing;

Komp.

Pengadaan

Elektronik

 Menugaskan

Analisa

Pelatihan


di

No

Nama

Pend.

Jabatan

Pengalaman

Standart Tugas Pokok dan Fungsi (seratus

milyar

rupiah)

melalui

Pejabat

Eselon

Pelatihan Pengadaan

Analisa Komp.

I

terkait;  Mengusulkan penetapan peringkat

teknis

untuk

Penyedia

Jasa

Konsultansi

yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,(sepuluh

milyar

rupiah)

melalui

Pejabat

Eselon

I

terkait; dan  Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa

yang

telah

dilaksanakan

oleh

Pokja

ULP

kepada PPK.  Kepala

dapat

merangkap bertugas

dan sebagai

anggota Pokja ULP 2

Muchammad Rikhi Toufan, ST

30

S1

Sekretaris ULP

 Melaksanakan

 Pelatihan

pengelolaan urusan

Pengadaan

keuangan,

Barang/Jasa

kepegawaian,

Layanan

ketatausahaan,

Pengadaan Secara


v

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas Pokok dan Fungsi

Pelatihan Pengadaan

perlengkapan, dan

Elektronik (Lpse)

rumah tangga ULP;

Pusat Jakarta Di

 Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;  Menyiapkan dokumen

Kota Batu (Tahun 2009)  Pelatihan Training Of Trainer eprocurement

pendukung dan

Pemkot Surabaya

informasi yang

Di Job Placement

dibutuhkan Pokja

Centre Of

ULP;

Brawijaya

 Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia

University (Februari 2010)  Pelatihan e-

barang/jasa yang

procurement Di

dilaksanakan oleh

Pemerintah Kota

Pokja ULP;

Surabaya Di

 Mengagendakan dan mengkoordinasikan

Pemkot Surabaya (Juni 2010)

sanggahan yang

 Pelatihan Layanan

disampaikan oleh

Pengadaan Secara

penyedia

Elektronik (LPSE)

barang/jasa;

e-procurement Di

 Mengelola sistem

Lkpp Pusat Jakarta

pengadaan dan

Di LKPP Jakarta

sistem informasi data

(Nopember 2010)

manajemen

31

Pengalaman

 Sosialisasi LPSE (e

pangadaan untuk

-procurement)

mendukung

Seluruh Fakultas

pelaksanaan

Universitas

pengadaan

Brawijaya Di

barang/jasa;

Universitas


Analisa Komp.

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Mengelola dokumen

Pengalaman Pelatihan Pengadaan

Analisa Komp.

Brawijaya Malang,

pengadaan

Jawa Timur

barang/jasa;

(Desember 2010)

 Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi;  Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan  Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa.  4)

Sekretaris dapat

merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP. 3

Khoirul Azhar, ST

S1

Sekretaris ULP

 Melaksanakan pengelolaan urusan

nasional

keuangan,

pengadaan barang

kepegawaian,

dan jasa di

ketatausahaan,

Universitas

perlengkapan, dan

Brawijaya (tahun

rumah tangga ULP;

2010)

 Mengiventarisasi paket-paket yang

32

 Pelatihan dan ujian

 Pelatihan Pengadaan


v

No

Nama

Pend.

Jabatan


Pelatihan Pengadaan

akan dilelangkan/

Barang/Jasa

diseleksi;

Layanan

 Menyiapkan dokumen

Pengadaan Secara

pendukung dan

Elektronik (Lpse)

informasi yang

Pusat Jakarta Di

dibutuhkan Pokja

Kota Batu (Tahun

ULP;

2009)

 Memfasilitasi


pelaksanaan

Of Trainer e-

pemilihan penyedia

procurement

barang/jasa yang

Pemkot Surabaya

dilaksanakan oleh

Di Job Placement

Pokja ULP;

Centre Of

 Mengagendakan dan

Brawijaya

mengkoordinasikan

University

sanggahan yang

(Februari 2010)

disampaikan oleh

 Pelatihan e-

penyedia

procurement Di

barang/jasa;

Pemerintah Kota

 Mengelola sistem

Surabaya Di

pengadaan dan

Pemkot Surabaya

sistem informasi data

(Juni 2010)

manajemen

 Pelatihan Layanan

pangadaan untuk

Pengadaan Secara

mendukung

Elektronik (LPSE)

pelaksanaan

e-procurement Di

pengadaan

Lkpp Pusat Jakarta

barang/jasa;

Di LKPP Jakarta

 Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;  Melakukan evaluasi

33

Pengalaman

(Nopember 2010)  Sosialisasi LPSE (e -procurement) Seluruh Fakultas


Analisa Komp.

No

Nama

Pend.

Jabatan



terhadap pelaksanaan

Universitas

pengadaan dan

Brawijaya Di

menyusun laporan

Universitas

evaluasi;

Brawijaya Malang,

 Menyusun laporan pelaksanaan

Analisa Komp.

Jawa Timur (Desember 2010)

pengadaan barang/jasa; dan  Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa.  Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP. 4

Eko Wahyudi, SH

S1

Staf

 Membantu Panitia


Dalam Pembuatan

Of Trainer e-

Dokumen Lelang

procurement

 Membantu Proses Pelaksanaan Lelang  Membantu

pemkot surabaya di job placement center (jpc)

Pembuatan Dokumen

universitas

Kontrak

brawijaya (tahun

 Trainer LPSE  Tim Verifikator LPSE

2010)  Pelatihan training of trainer eprocurement di pemkot surabaya

34


v

No

Nama

Pend.

Jabatan



Analisa Komp.

(tahun 2010)  Pelatihan lpse eprocurement di lkpp - jakarta (tahun 2010)  Sosialisasi lpse (eprocurement) seluruh fakultas dilingkungan universitas brawijaya (tahun 2010) 5

Joko

S1

Sumahdiawan, SE

Staf

 Panitia Pengadaan


Barang dan Jasa.

Of Trainer e-

 Membantu Proses

procurement

Pelaksanaan Lelang.  Membantu

Pemkot Surabaya Di Job Placement

Pembuatan Dokumen

Center (JPC)

Kontrak

Universitas Brawijaya (Tahun 2010)  Pelatihan/Manage ment Training Lpse e-procurement Di Lkpp Pusat Jakarta Selatan (09 - 12 Nopember 2010)  Sosialisasi LPSE (eprocurement) Seluruh Fakultas Di Lingkungan

35


v

No

Nama

Pend.

Jabatan



Analisa Komp.

Universitas Brawijaya (Desember 2010) 6

Hari Mulyanto

SMA

Staf

 Panitia Pengadaan

 Pelatihan Dan

Barang dan Jasa.

Ujian Pengadaan

 Memmbantu Proses

Barang Dan Jasa

Pelaksanaan Lelang.  Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak

v

(I-M Here) Di Yogyakarta (Tahun 2010)  Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Unair Surabaya (Tahun 2010)  Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Universitas Brawijaya (Tahun 2010)  Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (e-proc) Di LPSE-UB (03-07 Januari 2011)

7

Mahfud

SMK

Staf

 Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.  Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang.  Membantu

36

 Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (E-Proc)

Pembuatan Dokumen

Di Lpse-Ub (03-07

Kontrak

Januari 2011)


v

No 8

Nama Edi Sunandar

Pend. SMK

Jabatan Staf

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.  Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang.  Membantu

Pengalaman Pelatihan Pengadaan  Pelatihan

Analisa Komp. v

Management Training Pengadaan Secara Elektronik ( E-

Pembuatan Dokumen

Proc) Di Lpse

Kontrak

Universitas Brawijaya (03-07 Januari 2011)  Pendidikan Dan Pelatihan Kesekretarisan Perguruan Tinggi Universitas Brawijaya (29-30 April 2011)

9

Virga M.R., S.Kom

S1

Staf

a. Membuat

Paket

Kelompok

Kerja

v

(Pokja) LPSE. b. Membantu

Proses

Pelaksanaan Lelang. c. Mengelola Website ULP d. e-Helpdesk LPSE 10

Zahra Firdausyia, SE

S1

Staf

a. Verifikasi

Penyedia

Pengadaan Barang/Jasa LPSE b. Membantu

Proses

Pelaksanaan Lelang.

37


v

Analisis Jabatan (Job Analysis) Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

No

Education Skill Experience Training Jabatan di Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu Follow BAK Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally Up sis sis sis sis

Nama

1 Dr. Ir. Kepala ULP Achmad As’ad Sonief, MT

2 Much. Rikhi Toufan, ST

3 Khoirul Azhar, ST

38

S3

√

Tidak Manajemen Ada (baik)

baik

√

Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa

Gol III/d Gol III/d Sek. ULP S1 S1

√

Tidak TIK (baik) Ada Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)

baik

√

baik

√

Refres hing Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa,

Sek. ULP

√

Tidak Manajemen Ada (baik) TIK (baik)

baik

√

S1

S3

S1

√

Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa

√

Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing barang dan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE

√

√

Learning by doing

Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa Learnin Pernah Pernah g by mengikuti mengikuti doing pelatihan pelatihan LKPP tentang LKPP pengadaan tentang barang dan pengadaan jasa barang dan jasa

√

Learnin Sertifikat Ahli g by pengadaan doing rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE

√

√

Learning by doing

√


√

√

Learning by doing


Analisis Jabatan (Job Analysis) No

Nama

Jabatan di BAK

Education Skill Experience Training Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu Follow Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally Up sis sis sis sis

4

Eko Wahyudi, SH

Staff ULP S1/SMA/ SMK

S1

√

Tidak Ada

Manajemen (baik) TIK (baik)

baik

√

5

Joko Staff ULP S1/SMA/ Sumahdiawan, SMK SE

S1

√

Tidak Ada


baik

√

6

Hari Mulyanto

Staff ULP S1/SMA/ SMA SMK

√

Tidak Ada


baik

√

7

Edi Sunandar

Staff ULP S1/SMA/ SMK SMK

√

Tidak Ada


baik

√

39

Learnin Pernah g by mengikuti doing pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa

Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa Learnin Pernah Pernah g by mengikuti mengikuti doing pelatihan pelatihan LKPP tentang LKPP pengadaan tentang barang dan pengadaan jasa barang dan jasa Learnin g by doing

Learnin g by doing


√


√

√

Learning by doing

√


√

√

Learning by doing

Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE

√

√

Learning by doing

√

√

Learning by doing

Analisis Jabatan (Job Analysis) Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya No

Nama

Education Skill Experience Training Jabatan Gap Gap Gap Gap Require Actu Follow Actu Follow Follow Actu di BAK Analy Requirement Analy Requirement Actually Analy Requirement Analy ment ally Up ally Up Up ally sis sis sis sis

8

Mahfud

Staff ULP

S1/SMA/ SMK SMK

√


baik

√

Learning by doing

9

Virga M.R., S.Kom

Staff ULP

S1/SMA/ SMK

S1

√


baik

√

Learning by doing

10 Zahra Firdausyia, SE

Staff ULP

S1/SMA/ SMK

S1

√


baik

√

Learning by doing

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

40


Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan , Aplikasi LPSE

Follow Up

√

√

Learning by doing

√

√

Learning by doing

√

√

Learning by doing

6.2

Ketersediaan Sarana dan Prasarana Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO

JENIS PERALATAN

JUMLAH

KONDISI

1 2 3 4 5 6

Komputer (PC) Printer Scanner AC laptop Telephon

1 2 1 1 1 1

unit unit unit unit unit unit

Baik Baik Baik Baik Baik Baik

7

Meja kerja

1

unit

Baik

8 9 10

Kursi Almari Locker

3 6 1

unit unit unit

Baik Baik Baik

KETERANGAN

Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO 1

JENIS PERALATAN Komputer (PC)

JUMLAH 10 unit

KONDISI Baik

2

Printer

10

unit

Baik

3

Scanner

2

unit

Baik

4

AC

1

unit

Baik

5

Fotocopy

1

unit

Baik

6

Telephon + Fax

2

unit

Baik

7

Camera

3

unit

Baik

8

Handycam

1

unit

Baik

9

Mesin ketik elektrik

1

unit

Baik

10

Meja kerja

10

unit

Baik

11

Kursi

12

unit

Baik

12

Almari

2

unit

Baik

KETERANGAN

Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1

Komputer (PC)

2

unit

Baik

2

Kursi

2

unit

Baik

41


Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO 1

JENIS PERALATAN Komputer (PC)

JUMLAH 9 unit

2

Printer

1

unit

Baik

3

LCD Proyektor

1

unit

Baik

4

Layar LCD

1

unit

Baik

5

AC

1

unit

Baik

6

Meja kerja

6

unit

Baik

7

Kursi

9

unit

Baik

8

Almari

2

unit

Baik

6.3

KONDISI Baik

KETERANGAN

Kompetensi dan Pelatihan Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas. 6.4

Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang

diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja.Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja.Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi.Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan. Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab dan wewenangn untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

42


instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana

prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,

keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan Barang dan Aset Inventaris 6.5

Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja

yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan. Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk: 1. Kebijakan tentang suasana kerja, 2. Menyediakan sarana dan prasarana, 3. Dukungan dana, 4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk pengembangan perilaku profesional. 7. REALISASI LAYANAN 7.1 Perencanaan Layanan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya telah merencanakan jasa layanan sesuai dengan Manual Prosedur yang telah dibuat. Perencanaan pemenuhan layanan harus berjalan sesuai dengan persyaratan proses dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan sebagai berikut: a) Kebutuhan dalam penetapan layanan, dokumentasi dan penyediaan layanan. b) Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan dan tindakan berkelanjutan untuk memperoleh layanan yang lebih baik melalui boring yang terkait didalam Manual Prosedur. c) Mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai bukti proses pelayanan telah memenuhi persyaratan.

43


7.2 Proses terkait dengan Pelanggan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya telah menentukan persyaratan realisasi layanan yang dilakukan peninjauan persyaratan secara berkala, maka dari itu Unit Layanan Pengadaaan (ULP) Universitas Brawijaya menentukan: a) Mencakup persyaratan ketepatan waktu proses, mutu isi, kuantitas, akuntabilitas yang telah ditinjau. b) Persyaratan dari Undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan produk. c) Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB menentukan persyaratan lainnya. 8. PENINGKATAN BERKELANJUTAN 8.1 UMUM Layanan e-Procurement Bagian Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melakukan kegiatan peningkatan berkelanjutan dalam memberikan pelayanan prima kepada pelanggan. Peningkatan berkelanjutan dapat dilakukan melalui kegiatan audit internal, analisis data, pemantauan dan pengukuran proses, rapat tinjauan manajemen, dan sebagainya. 8.2 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN 

Audit Mutu Internal a) Program audit internal dibuat oleh Manajement Representatif (MR) dan disahkan oleh Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya untuk memastikan bahwa semua aspek Sistem Manajemen Mutu diaudit secara periodik setiap periode lelang berakhir. b) Audit ditetapkan berdasarkan pengalaman sebelumnya, status dan pentingnya kegiatan yang diaudit, dengan mengingat bahwa setiap unsur Sistem Manajemen Mutu harus diaudit sekurang-kurangnya setiap periode pelaksanaan lelang berakhir. c) Audit harus dilaksanakan oleh personel yang memenuhi kualifikasi yang ditetapkan dan tidak bertanggung jawab langsung dibidang yang diaudit. d) Hasil-hasil audit harus didokumentasikan dan diberitahukan kepada penanggung jawab bidang yang bersangkutan.

44


e) Bagian yang bertanggung jawab untuk bidang yang diaudit harus menentukan agar tindakan koreksi yang tepat dilaksanakan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan selama pelaksanaan audit. f) Tindak lanjut harus dilakukan untuk memverifikasi dan merekam bahwa tindakan koreksi telah dilakukan dengan efektif. Bila hasil tindakan koreksi belum memuaskan, maka tindakan koreksi harus terus dilakukan sampai diperoleh hasil yang memuaskan. g) Disamping audit internal, terhadap Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan, juga dilakukan audit oleh badan sertifikasi eksternal dengan periode / frekuensi pelaksanaan sesuai jadwal yang ditentukan dari badan sertifikasi. 

Pemantauan Kepuasan Pelanggan a) Pengukuran kepuasan pelanggan dipantau antara lain dengan cara : melakukan survey dengan memberikan kuisioner, melakukan kunjungan atau kontak dengan Pejabat Pembuat Komitmen(PPK), peserta lelang dan panitia lelang, menyimpan arsip keluhan baik dari PPK, peserta lelang maupun pelanggan. Hasil pemantauan kepuasan pelanggan tersebut direkam dan disimpan oleh Bagian Helpdesk. b) Keluhan

pelanggan

yang

masuk

ditampung

di

bagian

Helpdesk

untuk

ditindaklanjuti ke bagian pelayanan terkait. Seluruh tindak lanjut keluhan dipantau efektivitas penerapannya untuk menjamin keluhan/permasalahan yang sama tidak terulang. c) Bagian Helpdesk mencatat seluruh keluhan dan permintaan informasi yang diminta oleh pengguna e-Procurement dalam Log Informasi dan Keluhan termasuk penyelesaiannya apabila penyelesaian itu merupakan kewenangannya.



Pengukuran dan Pemantauan Proses dan Pelayanan Pemantauan proses dilakukan dengan mengukur parameter pada setiap tahapan proses lelang yang mempengaruhi mutu dengan metode yang sesuai. Pemantauan dilakukan dengan mengevaluasi seluruh pelaksanaan lelang secara periodik, seperti kesesuaian jadwal lelang dengan pelaksanaannya dan efektivitas pelaksanaan lelangnya.

8.3 ANALISIS DATA 

Penanggung jawab pada setiap bagian harus menetapkan data apa yang akan diolah, bagaimana metode analisisnya, penyajian hasil analisis, frekuensi analisis

45


dan oleh siapa analisis tersebut dilaksanakan, serta melakukan analisis data untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan system manajemen mutu. 

Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan : a) Kepuasan Pelanggan b) Kesesuaian pada persyaratan pelayanan c) Karakteristik dan kecenderungan proses pelayanan termasuk usaha untuk selalu meningkatkan pada proses serta peluang untuk tindakan pencegahan.

8.4 KETIDAKSESUAIAN PELANGGAN 

Ketidaksesuaian yang penyelesaiannya merupakan tanggungjawab seksi e-Proc hanyalah ketidaksesuaian yang berhubungan dengan software dan hardware.



Untuk ketidaksesuaian yang tidak berhubungan dengan hardware dan software pendukung e-Proc maka pihak e-Proc hanya menyediakan fasilitas penyelesaian saja.

8.5 TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN a) Semua staf dan bagian terkait bertanggung jawab terhadap pendeteksian ketidaksesuaian terhadap proses yang telah ditentukan dalam dokumen sistem mutu. b) Koordinator bagian terkait menentukan penyebab ketidaksesuaian dan menilai kebutuhan tindakan perbaikan yang harus dilakukan. c) Analisis berbagai informasi dari laporan proses, audit maupun keluhan pelayanan dari Panitia Lelang dan Rekanan dilakukan untuk mengidentifikasi diperlukannya tindakan pencegahan yang diperlukan. d) Tindakan koreksi dan pencegahan yang dilaksanakan harus dipantau dan ditinjau keefektifannya. e) Catatan/ arsip ketidaksesuaian dan tindak lanjutnya disampaikan kepada Management Representative sebagai masukan untuk Rapat Tinjauan Manajemen. 8.6 PERBAIKAN BERLANJUT Perbaikan berlanjut dilakukan dengan analisis data antara lain mengenai: a) Keefektifan sistem mutu. b) Keluhan pelanggan, langsung atau tidak langsung. c) Hasil evaluasi dari pemantauan kegiatan lelang. d) Pemantauan tindakan perbaikan seluruh laporan permasalahan yang ada.

46


MANUAL MUTU. Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Recommend Documents