UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

MANUAL MUTU

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014

MANUAL MUTU UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh

: : : :

1 12 Mei 2014 Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Ttd

Dikendalikan oleh

:

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT. Pembantu Retor II Ttd

Disetujui oleh

:

Warkum Sumitro, SH., MH. Rektor Ttd Prof.Dr.Ir. Yogi Sugito

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ............................................. i DAUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)AR ISI .......................................................... ii

1 PENDAHULUAN ................................................. 6 1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu........................ 6 1.2 Tujuan Manual Mutu ................................... 7 2 LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU .............................................................. 7 3 DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI .................... 9 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU ..............................10 4.1 Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP) .......10 4.2 Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya .......11 4.3 Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi ......................................................13 4.4 Program Kerja ...........................................20 4.5 Renstra.....................................................23 4.6 Sasaran Mutu/Quality Objective ..................24 4.7 SISTEM MANAJEMEN MUTU .......................27 4.8 SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT............33 5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN ......................34 5.1 Komitmen Top Manajemen .........................34 5.2 Kepuasan Pelanggan ..................................35 5.3 Kebijakan Mutu .........................................36 5.4 Perencanaan Sistem Mutu ..........................36 5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi ................................................................37 5.6 Tinjauan Manajemen .................................39 6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA ..........................40

6.1 Ketersediaan Sumber Daya.........................40 6.2 Ketersediaan Sarana dan Prasarana ............53 6.3 Kompetensi dan Pelatihan ..........................56 6.4 Infrastruktur dan Lingkungan Kerja .............56 6.5 Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja .....57 7 REALISASI LAYANAN PENGADAAN .............. Error! Bookmark not defined. 7.1 Perencanaan Program Layanan Pengadaan ................... Error! Bookmark not defined. 7.1.1 Pendidikan/Pengajaran ................ Error! Bookmark not defined. 7.1.2 Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat .........Error! Bookmark not defined. 7.2 Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan Stakeholder Lainnya) ...Error! Bookmark not defined. 7.2.1 Penentuan persyaratan terkait layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ....... Error! Bookmark not defined. 7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ............ Error! Bookmark not defined. 7.2.3 Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan .... Error! Bookmark not defined. 7.3 Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Fakultas, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat .. Error! Bookmark not defined. 7.3.1 Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi ............ Error! Bookmark not defined.

7.3.2 Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi . Error! Bookmark not defined. 7.3.3 Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi ....... Error! Bookmark not defined. 7.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi ....... Error! Bookmark not defined. 7.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi . Error! Bookmark not defined. 7.3.6 Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi ....... Error! Bookmark not defined. 7.3.7 Pengendalian perubahan rancangan dan pengembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi . Error! Bookmark not defined. 7.4 Pengadaan Sumber Daya Unit Layanan Pengadaan (ULP) .........Error! Bookmark not defined. 7.5 Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat ...... Error! Bookmark not defined. 7.5.1 Pengendalian penyediaan layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ............ Error! Bookmark not defined. 7.5.2 Validasi proses penyediaan layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi ............ Error! Bookmark not defined. 7.5.3 Identifikasi dan penelusuran kegiatan layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi .......... Error! Bookmark not defined.

7.6 Pengendalian instrumen pemantauan dan pengukuran keberhasilan ... Error! Bookmark not defined. 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU ................ Error! Bookmark not defined. 8.1 Rencana pemantauan dan pengukuran .. Error! Bookmark not defined. 8.2 Pemantauan dan pengukuran ............... Error! Bookmark not defined. 8.2.1 Kepuasan Pelanggan . Error! Bookmark not defined. 8.2.2 Audit Internal .....Error! Bookmark not defined. 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses .......... Error! Bookmark not defined. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan..........Error! Bookmark not defined. 8.3 Pengendalian dan Pencegahan Produk yang Tidak Sesuai. Error! Bookmark not defined. 8.4 Analisis Data Error! Bookmark not defined. 8.5 Perbaikan Berkelanjutan..... Error! Bookmark not defined. 8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan....... Error! Bookmark not defined. 8.5.2 Tindakan Perbaikan ... Error! Bookmark not defined. 1 PENDAHULUAN 1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan

tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008. Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial. Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan SMM. Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku. Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULPUB) adalah unit yang melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik (SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54 tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010. ULP-UB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel, dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya. 1.2 Tujuan Manual Mutu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULPUB)yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi

lingkungan Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. 2

LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB)didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut: 1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010; 4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012; 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala

6.

7. 8. 9. 10.

11. 12. 13.

14. 15.

3

LKPP Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP No. 16 Tahun 2012 Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta Lampirannya. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana umum Pengadaan Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya; Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 365/SK/2011 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya;Visi dan Misi Universitas Brawijaya, 201 Statuta Universitas Brawijaya, 2009. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.

DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan

b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000). e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB)terdiri atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa). g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan

h.

i. j. k. l.

4 4.1

yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak Pengadaan.

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP) Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama dilaksanakan untuk melayani kebutuhankebutuhan sarana dan prasarana untuk semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru. Pada tahun 2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003. Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010 oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011 pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui sistem Pengadaan

secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitiapanitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya. Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa. 4.2

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain: Visi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamemiliki visi “Menjadi Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat”. Misi  Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat mendapatkan manfaat yang optimal.  Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang profesional dan taat hukum. Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

1. Untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog), 2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku Maklumat Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat : 1. Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan standar pelayanan yang ditetapkan; 2. Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang secara elektronik; 3. Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal; 4. Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media; 5. Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani; 6. Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.

4.3

Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi

Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadisahkan dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013. Kepala Unit Layanan Pengadaan

Sekretaris I Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Staf

Staf

Staf

Sekretaris I Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Staf

5

Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut:  Mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa bersama PPK;  Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;  Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional;  Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;  Melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang masuk;  Menjawab sanggahan;  Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK;

       

Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa; Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, KAK/Spesifikasi Teknis, dan Rancangan Kontrak kepada PPK berdasarkan atas usulan Pokja ULP; Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Menteri melalui KPA; Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada KPA; Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan ULP; Melaksanakan pengadaaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik melalui LPSE; Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah dilaksanakan; dan Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia.

Tugas Struktur ULP 1. Tugas Kepala terdiri atas :  Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;  Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;  Menyusun program kerja dan anggaran ULP;  Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;  Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa kepada Menteri melalui Pejabat Eselon I terkait;  Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;  Menetapkan Pokja ULP;

   



 

Menugaskan anggota Pokja ULP sesuai dengan beban kerja masing-masing; Mengusulkan penempatan/ pemindahan/ pemberhentian anggota ULP kepada Pejabat Eselon I terkait; Mengusulkan pengangkatan Tim Teknis dan Staf Pendukung ULP kepada Pejabat Eselon I terkait; Mengusulkan penetapan pemenang kepada Menteri untuk Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp 100.000.000.000,(seratus milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait; Mengusulkan penetapan peringkat teknis untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait; dan Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa yang telah dilaksanakan oleh Pokja ULP kepada PPK. Kepala dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP

2. Tugas Sekretaris terdiri atas:  Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan, dan rumah tangga ULP;  Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;  Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;  Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Pokja ULP;  Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa;

     

Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa; Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa; Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi; Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.

3. Tugas Pokja ULP, terdiri atas:  Melakukan kaji ulang terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), Spesifikasi Teknis dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan Rancangan Kontrak paket-paket pengadaan barang/jasa yang akan dilelang/ diseleksi;  Mengusulkan perubahan KAK, Spesifikasi Teknis dan HPS, dan Rancangan Kontrak kepada PPK, melalui Kepala ULP;  Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan menetapkan dokumen pengadaan;  Melakukan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari pengumuman kualifikasi atau pelelangan sampai dengan menjawab Sanggah;  Mengusulkan penetapan pemenang kepada Menteri untuk Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp 100.000.000.000,(seratus milyar rupiah) dan pennyedia jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP;  Mengusulkan penetapan peringkat teknis kepada Menteri untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang

bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP;  Menetapkan pemenang untuk:  Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah);  Seleksi atau PenunjukanLangsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai palinh tinggi Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah);  Menyampaikan Berita Acara Hasil Pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP;  Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada Kepala ULP;  Memberikan data dan informasi kepasa Kepala ULP mengenai Penyedia Barang/Jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya; dan  Mengusulkan bantuan Tim Teknis dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP.  ULP melaksanakan pemilihan calon penyedia barang/jasa di lingkungan Satker yang bersangkutan.  Pemilihan sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan setelah ULP menerima paket pengadaan barang/jasa dari PPK.  Paket pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud di atas dilengkapi dengan data pendukung sebagai berikut:  Salinan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK);  KAK/ Spesifikasi Teknis;  HPS; dan/atau  Rancangan Kontrak. 4. Tim Pendukung bertugas :  Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama dengan ULP.

     

  

 

Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri paket-paket yang akan dilelang/seleksi. Membantu menyiapkan dokumen pengadaan. Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa. Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Kepala ULP. Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan. Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang pengadaan B/J Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri paket-paket yang akan dilelang/seleksi. Membantu mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survei harga, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar kebutuhan barang/jasa, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar hitam penyedia. Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya. Melaksanakan tugas lain yang relevan

4.4

Program Kerja NO

1

JENIS PROGRAM

PELAYANAN PENGADAAN BARANG/JASA

TUJUAN

Untuk memilih penyedia barang dan jasa yang professional yang dapat menghemat keuangan Negara yang sesuai dengan aturan yang berlaku.

KEGIATAN

-

      

LAYANAN PROSES PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA melalui LPSE UB : Mengkaji ulang RUP Menyusun rencana pemilihan PBJ Pengumumkan pelaksanaan PBJ Menilai kualifikasi Mengevaluasi dokumen lelang Menjawab sanggahan Menyampaikan hasil pemilihan PBJ kepada

PELAKSANA

POKJA SATKER

INDIKATOR







2

PENGEMBANG AN /PENINGKATA N KOPETENSI SDM

Untuk memenuhi persyaratan sertifikasi sebagai pelaksana pokja PBJ

-

PPK Mengusulkan perubahan HPS, KAK, SpekTek dan rancangan kontrak kepada PPK Mengorganisir pelaksanan pemilihan s.d pelaporan PBJ Mengelola sistem managemen pengadaan PEMBAHARUAN SERTIFIKASI PBJ

POKJA SATKER

3

KEMITRAAN

Untuk - PELATIHAN DAN menambah/ BINTEK PBJ memperbaruhi sertifikasi serta kompetensi bidang PBJ terkait Untuk  Kerja sama dengan meningkatkan organisasi kerjasama profesi/lembaga l kompetensi dalam bidang lainnya bidang pengadaan lain yang terkait Untuk konsultasi,  Kerja sama dengan dan menyelesaian LKPP untuk masalah PBJ meningkatkan kompetensi PBJ

PERSONIL ULP

ULP

ULP

Untuk meningkatkan kerjasama kompetensi bidang pengadaan lain yang terkait

4.5



Kerja sama dengan Organisasi Internasional yang berkaitan dengan peningkatan kompetensi profesi pengadaan

ULP

Renstra Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah : 1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake holder PBJ. 3. Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.

4.6

Sasaran Mutu/Quality Objective Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal adalah 80%. 2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist 3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran. 4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat. 5. Sarana dan Prasarana yang memadai. 6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan. 7. Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya No (1) 1

Indikator Target (2)

2013 (3)

Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif. Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% Mencapai Sasaran Mutu: Peningkatan implementasi sistem penjaminan mutu internal (SPMI) pada unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

2014 (4)

2015 (5)

2016 (6)

100%

100%

100%

No (1) 2

No (1) 3


2013 (3)

2014 (4)

2015 (5)

2016 (6)

Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% 100% 100% 100% Mencapai Sasaran Mutu : Checklist kelengkapan administrasi, Mengkaji kembali dokumen lelang dan spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan terhadap evaluasi dokumen penawaran terkait dengan kualifikasi perusahaan Indikator Target 2013 2014 2015 2016 (2) (3) (4) (5) (6) Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% Mencapai Sasaran Mutu: Proaktif kepada unit kerja untuk mempersiapkan proses lelang, Strategi/ menjadwalkan Proses lelang awal khususnya Dana APBN, APBN-P dan BOPTN

100%

100%

100%

No (1) 4

No (1) 5

6


2013 (3)

Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% Mencapai Sasaran Mutu: Peningkatan SDM dengan pelatihan tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian sertifikasi pengadaan barang dan jasa, Peningkatan system layanan pengadaan secara elektronik, Indikator Target 2013 (2) (3) Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% Mencapai Sasaran Mutu : Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana yang akan mempercepat kinerja

2014 (4)

2015 (5)

2016 (6)

100%

100%

100%

2014 (4)

2015 (5)

2016 (6)

100%

100%

100%

Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan. Rencana Tindakan Awal Yang Dilakukan Untuk 50% 100% 100% 100% Mencapai Sasaran Mutu : Peningkatan responbility sesuai dengan alokasi yang ditentukan SOP

4.7

SISTEM MANAJEMEN MUTU Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil langkah-langkah, yaitu: 1. Menentukan Management Representative (MR) dan prosesproses yang dibutuhkan dalam SMM. 2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut. 3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi maupun prosesproses ini efektif. 4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut. 5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut. 6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan. UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN. Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT

LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat. Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu (GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan pada Gambar 3 berikut ini : REKTOR

PJM

Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA):  Fakultas/Program  Jurusan/PS

Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA):  Biro  Lembaga  UPT

Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya

ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :

Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu : 1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi 2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya 3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ 4. Proses Kerjasama Kemitraan 5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen 6. Proses Pelayanan Tata Usaha Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijayaadalah penyedia barang/jasa, sumber daya manusia yang bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak, pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan produk :

1. Penyedia barang/jasa  Lulus kualifikasi  Lulus administrasi dan teknis  Lulus harga yang responsif 2. Sumber daya manusia  Memiliki kompetensi dibidang administrasi  Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet)  Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah 3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa  Memiliki kelengkapan yang sistematis 4. Draft kontrak  Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa, dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK. 5. Pelatihan dan kerjasama  Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE  Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah 6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen  Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali  Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali  Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan minimal 80% 7.

Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP) Proses

Output (Produk)  Penyedia barang/jasa konstruksi  Laporan proses  Draft kontrak

Pelanggan  Penyedia barang/jasa  Unit kerja Universitas/Lembaga /Fakultas 

 Penyedia barang/jasa lainnya  Laporan proses  Draft kontrak

 Penyedia barang/jasa  Unit kerja Universitas/Lembaga /Fakultas 

Proses Pengembangan Sumber Daya Manusia Proses kerjasama kemitraan

 Sertifikasi Tenaga Kependidikan  Ketrampilan Tenaga pendukung  Mou Kerjasama  Laporan/surat tugas kerjasama

 Tenaga kependidikan dan dosen 

Proses Audit Internal dan Tinjauan Manajemen

 Laporan Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)  Laporan Hasil Tinjauan Manajemen  Laporan Hasil Audit Internal  Laporan rutin administrasi

Proses layanan pengadaan jasa konstruksi Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya

Proses layanan tata usaha

 Perorangan/instansi mitra dengan ULP UB  Dosen  Tenaga kependidikan  Pimpinan UB  Dosen  Tenaga kependidikan  Pimpinan UB

 Tenaga kependidikan

Gambar 5.Proses BisnisUnit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

4.8

SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk itu sistem dokumentasi yang telah disusun oleh GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut : Tabel 3. Dokumen GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO

Dokumen

1

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Renstra Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Tindakan Korektif dan Pencegahan Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Audit Internal Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang dan jasa Manual Prosedur Pelelangan Sederhana Manual Prosedur Pelelangan Umum Manual Prosedur Penunjukan langsung (E-Catalog) Manual Prosedur Gagal Lelang

2 3 4 5

Kode

Manual Prosedur Manual Prosedur Manual Prosedur Manual Prosedur 6 7 8

Sanggahan Black List PUMK ULP Surat Menyurat

Instruksi Kerja Dokumen Pendukung Borang-borang

Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas. Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal (00600 04004). Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau perolehan sertifikat.

5

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Top Manajemen Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan: 7. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka Kepala unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR) dalam menjalanka manajemen mutu sehari-hari.

8.

9. 10. 11.

Dalam rangka membantu MR, dibentuklan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim GJM dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan Mutu. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).

5.2

Kepuasan Pelanggan Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya: “Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda”. Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2 berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut.

5.3

Kebijakan Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut. Unit Layanan Pengadaan (ULP)akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan SDM dansistem pengadaan secara elektronik yang bisa diterima oleh pengguna layanan dengan menjamin mutu layanan sesuai persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa layanan, dengan cara berupaya menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas, dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP). Tim GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu. GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. 5.4

Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra),

Program Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen pendukung lainnya. Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal. 5.5

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci dan jelas. Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-hari dibantu dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM) ULP. Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan (ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguhsungguh dengan jalan: 1. Mengangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP). 2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang berkaitan. Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua

GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, di antaranya: 1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara 2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu 3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu. Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi : a. Rapat rutin MR dengan tim GJM minimal 1x dalam sebulan b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, Ketua GJM, tenaga kependidikan dan tim pendukung, minimal 1x dalam 2 bulan

c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal respon balik dari unit kerja/fakultas, e-help desk Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis, website, pertemuan berupa rapat koordinasi. 5.6

Tinjauan Manajemen Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan manajemenbaik internal maupun eksternal/AIM. Tinjauan manajemen internal dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan/rapat koordinasidalam rangka mengevaluasi hasil AIM, memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus diambil. Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.

Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan, sertaditindaklanjuti. 6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1 Ketersediaan Sumber Daya Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayasebagai berikut :

Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

S3

Tah un Mas uk 1987

Ketua ULP

[email protected]

860601 1321 0382

S1 Teknik Arsitektur

2009

Sekretaris ULP

[email protected]

19810709 200910 1 002

S1 Teknik Sipil

2004

Sekretaris ULP

[email protected]

Hari Mulyanto

19760627 200710 1 001

SMA

1999

Staf ULP

[email protected]

5.

Eko Wahyudi, SH

820425 13 2 1 0224

S1 Hukum

2008

Staf ULP

[email protected]

6. 7.

Joko Sumahdiawan, SE Mahfud

830307 13 2 1 0225 830317 13 2 1 0619

S1 Ekomoni SMK

2008 2010

Staf ULP Staf ULP

[email protected] [email protected]

8.

Edi Sunandar

820412 13 2 1 0616

SMK

2010

Staf ULP

[email protected]

201404 820829 21001 201404 891220 22001

S1 Teknik Informatika S1 Ekonomi

2014 2014

Staf ULP Staf ULP

[email protected] [email protected]

N o

Nama

NIP

1.

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

19591128 198710 1 001

2.

Muchammad Rikhi Toufan, ST

3.

Khoirul Azhar, ST

4.

9. Virga M.R., S.Kom 10. Zahra Firdausyia, SE

Pend. terakhir

Jabatan

Email

Keterangan : Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang belum berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.

Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM) Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi N o. 1.

Nama Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

Pendidikan terakhir S3

Jabatan Kepala ULP

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;  Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;  Menyusun program kerja dan anggaran ULP;  Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;  Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa kepada Menteri melalui Pejabat Eselon I terkait;  Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;  Menetapkan Pokja ULP;











Pengalaman Pelatihan Pengadaan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan (Diklatpim) Tingkat III Pelatihan dan Ujian Nasional Sertifikasi Pengadaan Barang dan Jasa di Universitas Airlangga (Tahun 2009) Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Dikti –Kemdiknas Jakarta Di Kota Batu (Tahun 2009) Pelatihan Training Of Trainer (TOT) e-procurement Pemkot Surabaya Di Job Placement Centre Universitas Brawijaya (Februari 2010) Pelatihan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) e-procurement Di

Analisa Komp. v

N o.

Nama

Pendidikan terakhir

Jabatan

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Menugaskan anggota Pokja ULP sesuai dengan beban kerja masingmasing;  Mengusulkan penempatan/ pemindahan/ pemberhentian anggota ULP kepada Pejabat Eselon I terkait;  Mengusulkan pengangkatan Tim Teknis dan Staf Pendukung ULP kepada Pejabat Eselon I terkait;  Mengusulkan penetapan pemenang kepada Menteri untuk Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp 100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait;  Mengusulkan penetapan peringkat teknis untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait; dan  Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa yang telah

Pengalaman Pelatihan Pengadaan LKPP Jakarta Jakarta (Nopember2010)  Sosialisasi LPSE (e procurement) di Lingkungan Universitas Brawijaya (Desember 2010)

Analisa Komp.

N o.

Nama

Pendidikan terakhir

Jabatan

Standart Tugas Pokok dan Fungsi

Pengalaman Pelatihan Pengadaan

Analisa Komp.

 Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (Lpse) Pusat Jakarta Di Kota Batu (Tahun 2009)  Pelatihan Training Of Trainer e-procurement Pemkot Surabaya Di Job Placement Centre Of Brawijaya University (Februari 2010)  Pelatihan e-procurement Di Pemerintah Kota Surabaya Di Pemkot Surabaya (Juni 2010)  Pelatihan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) e-procurement Di Lkpp Pusat Jakarta Di LKPP Jakarta (Nopember 2010)

v

dilaksanakan oleh Pokja ULP kepada PPK.  Kepala dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP 2

Muchammad Rikhi Toufan, ST

S1

Sekretaris ULP

 Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan, dan rumah tangga ULP;  Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;  Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;  Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Pokja ULP;  Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa;  Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;

N o.

3

Nama

Khoirul Azhar, ST

Pendidikan terakhir

S1

Jabatan

Sekretaris ULP

Standart Tugas Pokok dan Fungsi  Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;  Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi;  Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan  Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa.  4) Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.  Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan, dan rumah tangga ULP;  Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;  Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;  Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh Pokja ULP;  Mengagendakan dan

Pengalaman Pelatihan Pengadaan  Sosialisasi LPSE (e procurement) Seluruh Fakultas Universitas Brawijaya Di Universitas Brawijaya Malang, Jawa Timur (Desember 2010)





Pelatihan dan ujian nasional pengadaan barang dan jasa di Universitas Brawijaya (tahun 2010) Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Layanan Pengadaan Secara Elektronik (Lpse) Pusat Jakarta Di Kota Batu (Tahun 2009)

Analisa Komp.

v

N o.

Nama

Pendidikan terakhir

Jabatan




 

 



mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh penyedia barang/jasa; Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa; Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa; Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan evaluasi; Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam proses pengadaan barang/jasa. Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.









Pengalaman Pelatihan Pengadaan Pelatihan Training Of Trainer e-procurement Pemkot Surabaya Di Job Placement Centre Of Brawijaya University (Februari 2010) Pelatihan e-procurement Di Pemerintah Kota Surabaya Di Pemkot Surabaya (Juni 2010) Pelatihan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) eprocurement Di Lkpp Pusat Jakarta Di LKPP Jakarta (Nopember 2010) Sosialisasi LPSE (e procurement) Seluruh Fakultas Universitas Brawijaya Di Universitas Brawijaya Malang, Jawa Timur (Desember 2010)

Analisa Komp.

N o. 4

Nama Eko Wahyudi, SH

Pendidikan terakhir S1

Jabatan Staf

Standart Tugas Pokok dan Fungsi - Membantu Panitia Dalam Pembuatan Dokumen Lelang - Membantu Proses Pelaksanaan Lelang - Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak - Trainer LPSE - Tim Verifikator LPSE









5

Joko Sumahdiawan, SE

S1

Staf

- Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. - Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang. - Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak





Pengalaman Pelatihan Pengadaan Pelatihan Training Of Trainer e-procurement pemkot surabaya di job placement center (jpc) universitas brawijaya (tahun 2010) Pelatihan training of trainer e-procurement di pemkot surabaya (tahun 2010) Pelatihan lpse eprocurement di lkpp jakarta (tahun 2010) Sosialisasi lpse (eprocurement) seluruh fakultas dilingkungan universitas brawijaya (tahun 2010) Pelatihan Training Of Trainer e-procurement Pemkot Surabaya Di Job Placement Center (JPC) Universitas Brawijaya (Tahun 2010) Pelatihan/Management Training Lpse e-procurement Di Lkpp Pusat - Jakarta

Analisa Komp. v

v

N o.

Nama

Pendidikan terakhir

Jabatan




6

Hari Mulyanto

SMA

Staf

- Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. - Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang. - Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak









7

Mahfud

SMK

Staf

- Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. - Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang.

Pengalaman Pelatihan Pengadaan Selatan (09 - 12 Nopember 2010) Sosialisasi LPSE (eprocurement) Seluruh Fakultas Di Lingkungan Universitas Brawijaya (Desember 2010) Pelatihan Dan Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa (I-M Here) Di Yogyakarta (Tahun 2010) Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Unair Surabaya (Tahun 2010) Ujian Pengadaan Barang Dan Jasa Di Universitas Brawijaya (Tahun 2010) Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (e-proc) Di LPSEUB (03-07 Januari 2011)

Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik (EProc) Di Lpse-Ub (03-07 Januari

Analisa Komp.

v

v

N o.

8

Nama

Edi Sunandar

Pendidikan terakhir

SMK

Jabatan

Staf

Standart Tugas Pokok dan Fungsi - Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak - Panitia Pengadaan Barang dan Jasa. - Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang. - Membantu Pembuatan Dokumen Kontrak

Pengalaman Pelatihan Pengadaan 2011) 



Pelatihan Management Training Pengadaan Secara Elektronik ( E- Proc) Di Lpse Universitas Brawijaya (03-07 Januari 2011) Pendidikan Dan Pelatihan Kesekretarisan Perguruan Tinggi Universitas Brawijaya (29-30 April 2011)

Analisa Komp.

v

9

Virga M.R., S.Kom

S1

Staf

- Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang.

v

10

Zahra Firdausyia, SE

S1

Staf

- Memmbantu Proses Pelaksanaan Lelang.

v

Analisis Jabatan (Job Analysis) Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Education No

Nama

Jabatan di BAK

1

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

Kepala ULP

Skill

Requirement

Actually

Gap Analysis

Follow Up

S3

S3

√

Tidak Ada

Gol III/d

Gol III/d

√

2

Much. Rikhi Toufan, ST

Sek. ULP

S1

S1

√

3

Khoirul Azhar, ST

Sek. ULP

S1

S1

√

Experience

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Manajemen (baik)

baik

√

Learning by doing

Tidak Ada Tidak Ada

TIK (baik)

baik

√

Refreshing

Manajemen (baik) TIK (baik)

baik

√

Learning by doing

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing

Requirement

Training Act Gap uall Analysis y

Gap Analysis

Follow Up

Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa

√

Learning by doing

Sertifikat Ahli pengadaan rang dsan jasa pemerintahan, Aplikasi LPSE

√

√

Learni ng by doing


√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing


√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

Requirement

Actually


Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa, Pernah mengikuti pelatihan LKPP tentang pengadaan barang dan jasa

Requirement

Follo w Up


Nama

Skill

Jabatan di BAK

Requirement

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement

Experience

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement


Follo w Up

4

Eko Wahyudi, SH

Staff ULP

S1/SMA/SMK

S1

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing



√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

5

Joko Sumahdiawan, SE

Staff ULP

S1/SMA/SMK

S1

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing



√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

6

Hari Mulyanto

Staff ULP

S1/SMA/SMK

SMA

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

7

Edi Sunandar

Staff ULP

S1/SMA/SMK

SMK

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing


Nama

Skill

Jabatan di BAK

Requirement

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement

Experience

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement

Actually

Gap Analysis

Follow Up

Requirement


Follo w Up

8

Mahfud

Staff ULP

S1/SMA/SMK

SMK

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

9

Virga M.R., S.Kom

Staff ULP

S1/SMA/SMK

S1

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

10

Zahra Firdausyia, SE

Staff ULP

S1/SMA/SMK

S1

√

Tidak Ada


baik

√

Learning by doing


√

√

Learni ng by doing

Sarana dan Prasarana

Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

6.2

Ketersediaan Sarana dan Prasarana

Tabel 6.Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1 Komputer (PC) 1 unit Baik 2

Printer

2

unit

Baik

3

Scanner

1

unit

Baik

4

AC

1

unit

Baik

5

laptop

1

unit

Baik

6

Telephon

1

unit

Baik

7

Meja kerja

1

unit

Baik

8

Kursi

3

unit

Baik

9

Almari

6

unit

Baik

10

Locker

1

unit

Baik

Tabel 6.Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1 Komputer (PC) 10 unit Baik 2 Printer 10 unit Baik 3 Scanner 2 unit Baik 4 AC 1 unit Baik 5 Fotocopy 1 unit Baik 6 Telephon + Fax 2 unit Baik 7 Camera 3 unit Baik 8 Handycam 1 unit Baik 9 Mesin ketik elektrik 1 unit Baik 10 Meja kerja 10 unit Baik 11 Kursi 12 unit Baik 12 Almari 2 unit Baik Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1 Komputer (PC) 2 unit Baik 2 Kursi 2 unit Baik

Tabel 6.Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya 1 Komputer (PC) 9 unit Baik 2 Printer 1 unit Baik 3 LCD Proyektor 1 unit Baik 4 Layar LCD 1 unit Baik 5 AC 1 unit Baik 6 Meja kerja 6 unit Baik 7 Kursi 9 unit Baik 8 Almari 2 unit Baik

6.3

Kompetensi dan Pelatihan Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas. 6.4

Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja. Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi. Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan. Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab dan wewenanguntuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung

jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan Barang dan Aset Inventaris 6.5

Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan. Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk: 1. Kebijakan tentang suasana kerja, 2. Menyediakan sarana dan prasarana, 3. Dukungan dana, 4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk pengembangan perilaku profesional.

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

Recommend Documents