Leerboek Schriftelijke Communicatie. drs. A. de Leeuw

Leerboek Schriftelijke Communicatie

drs. A. de Leeuw

januari 2014

Inhoud 1.

Inleiding .................................................................................................. 1

2. 2.1. 2.2.

De huisstijl van de Belastingdienst .......................................................... 2 Achtergronden van de huisstijl .................................................................... 2 De kwaliteitseisen voor de schriftelijke communicatie ............................... 3

3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

Regels voor de presentatie ...................................................................... 6 Briefhoofd .................................................................................................... 6 Aanhef en ondertekening ............................................................................ 6 Schrijfwijze geldbedragen ............................................................................ 8 Data, namen, persoonsaanduidingen .......................................................... 8 Opsommingen ............................................................................................. 9

4. 4.1. 4.2.

Briefopbouw.......................................................................................... 10 Inleiding en slot.......................................................................................... 10 Bouwschema's ........................................................................................... 13

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8.

Standaardbouwschema's ....................................................................... 15 Vragenbrief ................................................................................................ 15 Antwoord op verzoek om informatie ........................................................ 16 Beslissing op bezwaar ................................................................................ 18 Antwoord op de klachtenbrief ................................................................... 20 Begeleidende brief ..................................................................................... 22 Slechtnieuwsbrief ...................................................................................... 23 Hoorverslag ................................................................................................ 25 Controlerapport ......................................................................................... 27

6. 6.1. 6.2.

Tekstopbouw ......................................................................................... 28 Kernzinnen ................................................................................................. 28 Structuuraanduiders .................................................................................. 29

7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9.

Lezergericht formuleren ........................................................................ 31 Formeel of informeel ................................................................................. 31 Lijdende vorm ............................................................................................ 32 Ambtelijk taalgebruik ................................................................................. 33 Moeilijkheidsgraad .................................................................................... 34 Lange aanloop ............................................................................................ 35 Tangconstructie ......................................................................................... 37 Zinslengte................................................................................................... 37 Vaktaal ....................................................................................................... 38 Omhaal van woorden ................................................................................ 38

8. 8.1. 8.2. 8.3.

Argumentatie in brieven ........................................................................ 40 Standpunt en argument ............................................................................. 40 Argumentatie structureren ........................................................................ 41 Helder, integer en zakelijk argumenteren ................................................. 43

9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4.

Spelling .................................................................................................. 45 Inleiding ..................................................................................................... 45 Spelling van uitheemse en bastaardwoorden ........................................... 45 Aaneenschrijven of koppelteken ............................................................... 47 De tussen-n in samenstellingen ................................................................. 49

9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9.

De tussen-s in samenstellingen ................................................................. 51 Meervoudsvorming ................................................................................... 52 Accenttekens ............................................................................................. 53 Werkwoorden ............................................................................................ 54 Vervoeging van de Engelse leenwerkwoorden .......................................... 54

10. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7. 10.8. 10.9. 10.10.

Grammatica: valkuilen van onze taal ..................................................... 56 Contaminaties en onbedoelde dubbele ontkenningen ............................. 56 Pleonasme en tautologie ........................................................................... 56 Foutieve samentrekking ............................................................................ 57 Foute beknopte bijzinnen .......................................................................... 57 Te, ten of ter? ............................................................................................ 58 Als of dan? ................................................................................................. 58 Hij of zij? Hem of haar? .............................................................................. 59 Die, dat of wat?.......................................................................................... 60 Enkelvoud of meervoud ............................................................................. 60 Alle of allen? Enkele of enkelen? ............................................................... 61

Checklist .............................................................................................................. 62

1

Inleiding

1.

Inleiding

De externe correspondentie wordt vaak het visitekaartje van een organisatie genoemd. Dat geldt ook voor de Belastingdienst. En dat is niet voor niets. De brieven die u namens de Belastingdienst schrijft, bepalen voor een belangrijk deel het imago of het beeld dat het publiek van u en daarmee van de Belastingdienst heeft. Het is daarbij niet voldoende ervoor te zorgen dat uw brief de juiste en relevante informatie bevat. Natuurlijk is dat van groot belang, en staat het waarschijnlijk bovenaan in het wensenlijstje van de lezer. Maar als de lezer struikelt over spelfouten, een arrogante of veel te formele toon, een rommelige lay-out, een onduidelijke alinea-indeling, dan zal dat zijn beeld van de briefschrijver en daarmee van de organisatie die hij vertegenwoordigt, niet positief beïnvloeden. De correspondentie van een organisatie is niet alleen het visitekaartje, het is helaas vaak ook het stiefkindje. Er is niet altijd tijd om rustig aandacht te besteden aan allerlei vormkenmerken van onze brieven. We zijn vaak al blij als de boodschap op papier staat, en de tekst een beetje loopt. Zo moet het dan maar... Wat de lezer denkt, kunnen we gelukkig niet horen. Maar we merken het uiteindelijk natuurlijk wel, in de relatie die we met de lezer hebben, in zijn reacties en de manier waarop hij ons tegemoet treedt. Ook corresponderen is communiceren, en de (communicatieve) kwaliteit van de brieven vraagt dan ook voortdurend onze aandacht. In dit leerboek vindt u achtergrondinformatie over en aanwijzingen voor alle aspecten van schriftelijke communicatie bij de Belastingdienst.

De huisstijl van de Belastingdienst

2.

2


"Evenals in vorige jaren het geval was, blijkt dat een groot gedeelte van het personeel nog beschikt over een soms niet onaanzienlijk aantal C36-dagen (compensatie 36 uur). Wij dringen er bij u op aan niet tot het allerlaatste gedeelte van het jaar met het opnemen van de resterende C36-dagen te wachten. Wanneer men door omstandigheden, die niet voorzien zijn, niet in staat zou zijn om de C36-dagen in de laatste dagen van het jaar op te nemen, dan gaan ze verloren, want, zoals bekend, is het overhevelen van C36-dagen, die niet werden opgenomen, naar het volgende jaar, in het algemeen niet toegestaan. Indien daartoe geen bijzondere aanleiding bestaan, moet men niet tot het laatste moment wachten met het opnemen." Waar gaat dit fragment over? Kan het niet wat eenvoudiger en beknopter? Wordt er van mij als lezer nog iets verwacht? Dit fragment vraagt om herschreven te worden. In dit leerboek krijgt u antwoord op de vraag hoe u dat het beste kunt doen. Hoe brengt u een heldere alinea-indeling aan? Hoe maakt u uw tekst prettig leesbaar, hoe schrijft u persoonlijk en toch zakelijk? Maar ook: hoe ziet een correcte ondertekening eruit? De antwoorden op deze vragen komen voort uit het beleid dat de Belasting-dienst heeft geformuleerd voor de communicatie en dienstverlening. Dat beleid is ook vertaald in regels voor de huisstijl en eisen voor de kwaliteit van de schriftelijke communicatie.

2.1.

Achtergronden van de huisstijl

Het beleid voor de communicatie en dienstverlening vloeit voort uit de doelstelling van de Belastingdienst: het onderhouden en versterken van de bereidheid van belastingplichtigen en toeslaggerechtigden tot nakoming van de wettelijke verplichtingen, ook wel 'compliance' genoemd. Communicatie en dienstverlening vervullen een belangrijke rol bij het onderhouden en versterken van de compliance. Dit betekent dat belastingplichtigen en toeslaggerechtigden moeten weten wat hun verplichtingen en rechten zijn, dat zij goed geïnformeerd moeten worden over veranderingen in die verplichtingen en dat zij voldoende ondersteund worden door de Belastingdienst om aan die verplichtingen te kunnen voldoen. Dat vraagt van de (medewerkers van de) Belastingdienst een communicatieve en dienstverlenende instelling. De Belastingdienst streeft ernaar ervaren te worden als een organisatie die integer, zakelijk, menselijk en met autoriteit optreedt. Dat is geen doel op zich, maar een voorwaarde om het contact met belastingplichtigen en toeslaggerechtigden zo goed mogelijk te laten verlopen. In onder meer de huisstijl komt dat streven van de Belastingdienst tot uiting. Wat is huisstijl? Een huisstijl is de wijze waarop een organisatie zich presenteert aan de buitenwereld en aan de eigen medewerkers (onder meer door 'eigen' kleuren en een logo). Daarmee is de organisatie in staat op een herkenbare wijze als eenheid op te treden.


3

De huisstijl is ook een (management)instrument om de organisatie te brengen tot discipline in de informatieoverdracht en de informatieverwerking. Dat brengt duidelijkheid, leidt tot minder fouten en verlaagt de kosten. Bovendien draagt een eigen huisstijl bij aan het tot uitdrukking brengen van de identiteit – het eigen gezicht – van de organisatie. Huisstijl van de Belastingdienst Ook de Belastingdienst hanteert een huisstijl. Sinds 2011 sluit de huisstijl van de Belastingdienst aan bij de rijkshuisstijl, die door de hele rijksoverheid gebruikt wordt. Daarmee presenteert de dienst zich als één, voor iedereen herkenbare, organisatie, als onderdeel van de rijksoverheid. Toch wordt het 'gezicht' van de Belastingdienst niet alleen bepaald door de kwaliteit van de uiterlijke presentatie; het gaat uiteindelijk en vooral om de houding en het gedrag van de (medewerkers van de) dienst als uitvoerder van wetgeving én ook als werkgever. De belangrijkste doelstellingen van de huisstijl van de Belastingdienst zijn: - uitdragen van de gewenste identiteit; - verbeteren van de communicatie met het publiek; - verbeteren van de interne communicatie; - verhogen van de efficiency in de communicatie. De huisstijl van de Belastingdienst heeft betrekking op alle 'informatiedragers' van de Belastingdienst. Onder informatiedragers verstaan we een breed scala aan communicatiemiddelen. Dat zijn er veel meer dan u op het eerste gezicht zou verwachten, bijvoorbeeld: - de naamgeving van de Belastingdienst en de eenheden; - de bewegwijzering in de gebouwen; - de grafische vormgeving; - het correspondentiemateriaal; - interne publicaties; - aangiftebiljetten en -diskettes; - brochures en folders; - digitale communicatiemiddelen; - de taal. Voor al deze onderwerpen zijn in de loop van de jaren normen en richtlijnen vastgelegd. Informatie over de huisstijl kunt u vinden in de digitale Huisstijlwijzer.

2.2.

De kwaliteitseisen voor de schriftelijke communicatie

Eén van de communicatiemiddelen is de taal. Het streven van de Belastingdienst in de themaregel "Leuker kunnen we 't niet maken. Wel makkelijker." is dan ook vertaald naar kwaliteitseisen voor de schriftelijke communicatie met de toeslaggerechtigden, met de leveranciers en met andere relaties van de Belastingdienst. Diezelfde eisen gelden vanzelfsprekend ook voor de interne schriftelijke communicatie. De kwaliteitseisen voor de schriftelijke communicatie worden ook wel de taalnormen genoemd. Deze normen gelden voor alle vormen van schriftelijke communicatie van de Belastingdienst. Dus voor zowel zelfgeschreven brieven als standaardbrieven, maar ook voor brochures, aangiftebiljetten, nota's en interne memo's.


4

In de taalnormen zijn drie niveaus te onderscheiden: 1. de uitgangspunten van de Belastingdienst; 2. de uitgangspunten van de schrijver; 3. de hulpmiddelen van de schrijver. De hulpmiddelen van de schrijver zijn afgeleid uit de uitgangspunten van de schrijver, en deze zijn weer afgeleid uit de uitgangspunten van de Belastingdienst. We beginnen bij een bespreking van deze laatste, om bij u als schrijver te eindigen. De uitgangspunten van de Belastingdienst in de communicatie met het publiek zijn de volgende: 1. 2.

3.

De Belastingdienst is zakelijk. Hier wordt onder verstaan, dat de Belastingdienst doelmatig en slagvaardig handelt en niet formeler dan nodig is. De Belastingdienst is integer. Dit betekent dat de Belastingdienst eerlijk en evenwichtig handelt. Het betekent bijvoorbeeld voor de praktijk dat de Belastingdienst ook oog heeft voor de rechten en voordelen van de toeslaggerechtigde. Kernwoorden zijn hier: sober, neutraal, rechtsgelijk. De Belastingdienst streeft naar samenwerking. Streven naar samenwerking betekent uitgaan van de integriteit en welwillendheid van de lezer totdat blijkt dat dit niet terecht is. Het betekent ook streven naar compliance, wat staat voor de bereidheid van de toeslaggerechtigde om zijn verplichtingen na te komen.

Wat betekenen deze uitgangspunten voor schrijvers? Grofweg vloeien er twee belangrijke eisen uit voort, die we aan alle schriftelijke informatiedragers kunnen stellen: doelgerichtheid en lezergerichtheid. Deze twee eisen lichten we hieronder kort toe. 1.

2.

De tekst moet doelgericht zijn. De lezer moet uit uw brief gemakkelijk op kunnen maken wat u van hem verwacht en waarom. Dit betekent bijvoorbeeld voor een vragenbrief dat u aan moet geven waarom u de vragen stelt, en dat u helder formuleert. De lezer zal dan eerder bereid en in staat zijn de gevraagde informatie te leveren. De tekst moet lezergericht zijn. De lezer moet zonder extra inspanning de tekst in één keer begrijpen. U moet hiervoor rekening houden met het profiel van uw lezer: zijn kennis, zijn deskundigheid. Kruip altijd in de huid van de lezer en ga nooit uit van de veronderstelling dat deze wel weet wat er van hem verwacht wordt.

Om een doelgerichte en lezergerichte brief te schrijven, staan u verschillende hulpmiddelen ter beschikking. Deze hulpmiddelen zijn in feite alle aspecten die wij aan een brief kunnen onderkennen. In volgorde van belangrijkheid zijn dat: inhoud, opbouw, argumentatie, formulering, toon en presentatie. Het huisstijlteam van de Belastingdienst heeft de taal- en tekstafspraken verwoord in een document dat u kunt downloaden van de rijkshuisstijlsite (http://www.rijkshuisstijl.nl/index.cfm/belastingdienst/organisatie/organisatienieuw/de-belastingdienst-schrijft-burgertaal/).


5

In de tabel staan de hulpmiddelen voor de schrijver beknopt beschreven. In de volgende hoofdstukken worden deze uitgebreid toegelicht. De hulpmiddelen van de schrijver .............................................................. De inhoud: deze moet juist, correct en relevant zijn. De opbouw van de tekst: deze moet de structuur van de informatie direct duidelijk maken (inleiding, kern, slot, alinea-indeling enz.). De argumentatie (uitleg en motivatie): deze moet voldoende zijn, helder en duidelijk. De formulering: deze moet helder en duidelijk zijn. De toon: deze moet zakelijk zijn en neutraal. De presentatie: deze moet verzorgd en correct zijn, volgens de regels van de huisstijl.

Regels voor de presentatie

3.

6


In deze paragraaf behandelen we de regels voor de presentatie van een brief. Het lijkt vaak te gaan om onbelangrijke details van briefindeling en lay-out, maar in de praktijk betekent een consequente toepassing van deze aanwijzingen dat u een verzorgde brief in de huisstijl van de Belastingdienst aflevert, die ook als zodanig herkenbaar is. U draagt daardoor bij aan een herkenbaar en lezergericht imago van onze dienst. Hieronder vindt u aanwijzingen voor alle kwesties rond briefindeling en lay-out. Voor de juiste spelling kunt u de Woordenlijst van de Nederlandse Taal raadplegen, ook wel het Groene Boekje genoemd. In de inleiding van de Woordenlijst vindt u een overzicht van alle spellingregels.

3.1.

Briefhoofd

Vul de verschillende vakjes van het briefhoofd als volgt in. 1.

Geef telefoon- en faxnummers correct weer: het netnummer tussen haakjes, een spatie tussen het netnummer en het abonneenummer, het abonneenummer in groepjes van twee cijfers of in een groepje van drie en vervolgens groepjes van twee cijfers met tussen elk groepje een spatie. Voorbeeld (020) 615 34 54 of (0345) 61 42 96

2.

Vermeld de naam van de afdeling voluit en begin deze met een hoofdletter. Voorbeeld Team Rechtstoepassing

3.

Vul het kenmerk in.

4.

Laat de betreftregel met een hoofdletter beginnen en eindigen zonder punt. De betreftregel van een brief is er om het de lezer makkelijk te maken en hem alvast een eerste indruk te geven van waar de brief over gaat. De betreftregel moet een korte, concrete omschrijving zijn van het onderwerp van de brief. Voorbeelden Uw bezwaarschrift Uw brief van 12 juni 2010 Uw klacht Verzoek om informatie

5.

3.2.

Voeg bij de adressering geen witregels in tussen naam en adres. Als het sjabloon automatisch een witregel geeft, verwijder deze dan handmatig.

Aanhef en ondertekening

Hieronder ziet u een overzicht van correcte en niet-correcte aanhefvormen. In de correspondentie van de Belastingdienst is de aanhef ' Geachte ...' gebruikelijk.


7

Correcte aanhefvormen zijn de volgende: - Geachte heer De Boer; - Geachte heer/mevrouw; - Geachte heer en mevrouw De Boer; of Geachte heer en mevrouw De Boer-Janssen (bij een echtpaar); - Geachte heer De Jonge en mevrouw Janssen, of Geachte heren De Boer en Bakker; of Geachte mevrouw Barends en mevrouw Blazer (bij samenwonenden of andere relatievormen); - Geacht bestuur; of Geachte commissie; of Geacht college, of Geachte heer/mevrouw (bij een groep personen). De volgende aanhefvormen zijn niet correct: - Geachte dame, heer; - Geachte Mevrouw/mijnheer; - Geachte mw. Klaassen; - Geachte heer van Scherpstra; - Geachte heer / mevrouw; - Geachte mevr. M.A. Giele; - Geachte Heer de Boer. De ondertekeningsrichtlijnen verschillen per dienstonderdeel en situatie. Zo wordt onder meer onderscheid gemaakt tussen fiscale en bestuurlijke correspondentie. Meer informatie vindt u op de huisstijlsite (http://www.rijkshuisstijl.nl/index.cfm/belastingdienst/organisatie/organisatienieuw/de-belastingdienst-schrijft-burgertaal/huisstijl/ondertekeningcorrespondentie/). Een correcte ondertekening bevat de volgende elementen: a. Hoogachtend, gevolgd door een komma; b. een witregel; c. (namens) bevoegd persoon, bijvoorbeeld: 'de inspecteur' of 'namens de inspecteur'; e. vier witregels voor de handtekening; g. voorletters en achternaam; h. dienstonderdeel, afdeling of functie (eventueel). Voorbeeld bij fiscale correspondentie: Hoogachtend, namens de inspecteur (vier witregels voor de handtekening) mevrouw H.J.A. Gerritse Belastingdienst/Holland-Noord/kantoor Alkmaar


3.3.

8

Schrijfwijze geldbedragen

Zet voor een bedrag het valutateken gevolgd door een spatie. Voorbeeld € 4.560 Zet geldbedragen in kolommen netjes onder elkaar (rechts uitlijnen) en zet alleen voor het eerste bedrag en voor het totaalbedrag een valutateken. Zet niets voor de andere bedragen in de kolom. Voorbeeld € 4.560 2.000 567 --------------€ 7.127 Als er in een brief alleen ronde bedragen voorkomen, zoals in de voorbeelden hierboven, voegt u geen komma-nul toe (,00). Komen er verder in de brief bedragen voor met cijfers achter de komma, dan geeft u de ronde bedragen ook weer met komma-nul, als volgt: € 7.127,00. Zet altijd een punt om de duizendtallen te scheiden.

3.4. -

-

Data, namen, persoonsaanduidingen Schrijf data in de tekst als volgt: 15 april 2010. Schrijf de naam 'Belastingdienst' met een hoofdletter, maar afleidingen daarvan met een kleine letter, bijvoorbeeld 'belastingdienstmedewerkers'. Schrijf het eerste voorvoegsel voor achternamen met een hoofdletter als er geen naam of voorletters voor staan en met een kleine letter als er wel een naam of voorletters voor staan. Schrijf de woorden 'u' 'uw', 'heer' en 'mevrouw' met een kleine letter.


3.5.

9

Opsommingen

Begin de delen van een opsomming die bestaat uit zelfstandige zinnen met een hoofdletter en eindig ze met een punt. Begin de delen van een opsomming die bestaat uit onvolledige zinnen met een kleine letter en eindig ze met een puntkomma; eindig het laatste onderdeel altijd met een punt. Voorbeeld Wilt u mij vóór 12 juni toezenden: - een afschrift van uw inkomensgegevens; - een afschrift van de inkomensgegevens van uw partner; - een specificatie van de huurgegevens. Uw verzoek kan ik niet in behandeling nemen, omdat: - u uw leeftijd niet hebt ingevuld; - u geen specificaties hebt bijgevoegd; - u het sofinummer niet hebt vermeld. Ik vestig de aandacht op het volgende: - Het bestand is met 68 posten gedaald. - De geplande controledichtheid is gehaald. - De baten van de controles waren hoger dan de kosten. Wees consequent in de formulering van de opsomming: de opgesomde delen bestaan uit hele zinnen of uit delen van zinnen. Gebruik die twee vormen niet door elkaar in één opsomming.

10

Briefopbouw

4.

Briefopbouw

Een goede brief bestaat, zoals iedere tekst, in ieder geval uit drie onderdelen: een inleiding, een kern en een slot. Minimaal bevat een brief dus drie alinea's, maar vaker zal de kern langer zijn dan een alinea en de brief dus langer dan deze drie. De inleidende en afsluitende alinea's zijn belangrijke onderdelen van een brief en de huisstijl stelt dan ook speciale eisen aan inhoud en opbouw ervan (paragraaf 4.1). De daaropvolgende paragrafen behandelen verschillende aspecten van de tekstopbouw van de kern, geven aanwijzingen voor een heldere en overzichtelijke structuur en het gebruik van bouwplannen. Behalve inleiding, slot en kern zijn er nog meer vaste onderdelen te herkennen in de opbouw van een brief. Dat zijn: 1. het ingevulde briefhoofd (met betreftregel); 2. de gegevens van de geadresseerde; 3. de aanhef; 4. de ondertekening. Schematisch ziet een brief in de huisstijl er als volgt uit: Ingevuld briefhoofd Gegevens geadresseerde Ingevulde betreftregel Aanhef (Geachte …,) Inleidende alinea Kern: alinea 1 Kern: alinea 2 Kern: alinea 3 Afsluitende alinea Dienstverlenende afsluitzin (Hebt u nog vragen, …) Ondertekening

4.1.

Inleiding en slot

De inleiding en het slot van een brief zijn uw bijzondere aandacht waard, en niet alleen omdat u op die plaatsen nadrukkelijk aandacht kunt besteden aan uw relatie met de lezer. In de inleiding zet u de toon, u bereidt de lezer voor op de inhoud van de brief, u wekt zijn belangstelling. In het slot spreekt u de bereidheid uit eventuele vragen te beantwoorden en u denkt samen met de lezer vooruit door de verdere procedure te beschrijven. Hoewel deze handelingen meer op de relatie gericht zijn dan op de inhoud van uw boodschap, versterken ze in hoge mate het effect en de lezergerichtheid van uw brief.

Briefopbouw

11

Inleiding Een goede inleiding geeft de lezer onmiddellijk inzicht in: - de aanleiding van de brief; - het onderwerp van de brief; - het doel van de brief; - de opbouw van de brief (afhankelijk van de lengte en de complexiteit van de brief). De aanleiding van de brief is vaak een eerdere brief van de lezer of andere voorafgaande correspondentie. De aanleiding kan ook een gesprek zijn, een gebeurtenis of een actie van uzelf. Het onderwerp van de brief komt vaak al naar voren in de zin waarin u de aanleiding formuleert: "In uw brief van 12 juni 2010 verzoekt u om een toelichting op de nieuwe lunchregeling." Als dat niet zo is, noem het onderwerp dan expliciet of neem het duidelijk op in de zin waarin u het doel van de brief beschrijft: "In deze brief zal ik de gevolgen van de nieuwe lunchregeling voor uw afdeling op een rijtje zetten." Een vooruitblik op de opbouw van de brief is alleen nodig als de brief zodanig lang of ingewikkeld is, dat de lezer er een steuntje bij nodig heeft. Voorbeelden van inleidingen 1. Op 12 juni 2010 ontving ik uw bezwaarschrift tegen de beschikking huurtoeslag over 2010. (aanleiding) U geeft in uw bezwaarschrift aan dat u het niet eens bent met de verlaging van de maandelijkse huurtoeslag van € 244 naar € 196. (onderwerp) In deze brief zal ik uw bezwaar behandelen. (doel) 2.

In uw brief van 12 september 2010 heeft u een klacht ingediend over uw huurtoeslag. (aanleiding en onderwerp) In deze brief reageer ik op uw klacht. (doel)

3.

In uw brief van 15 februari 2010 maakt u bezwaar tegen mijn beslissing van 6 februari 2010 om u niet verder in de sollicitatieprocedure te betrekken. (aanleiding en onderwerp) In deze brief ga ik op uw bezwaar in en zet ik mijn standpunt uiteen. (onderwerp en doel)

In deze voorbeelden is de ingesleten formule "Naar aanleiding van uw brief van 12 juni delen wij u mede, dat…" vermeden. Deze formulering geeft uw inleiding onmiddellijk een oubollig toontje mee en bovendien wordt u erdoor gedwongen uw belangrijkste mededeling al in de inleiding op te nemen in de bijzin die volgt op "delen wij u mede, dat …" De inleiding is een aparte alinea, die herkenbaar moet zijn doordat hij met een witregel van de andere alinea's in de brief is gescheiden. Laat de inleiding dus niet overlopen in de kern van uw brief. Slot Het slot van de brief is de aangewezen plaats om een eventuele verdere procedure te beschrijven en de lezer gerichte aanwijzingen te geven over wat er na lezing van hem verwacht wordt. Geef aan waarop de lezer moet reageren, binnen welke termijn hij dat moet doen en hoe hij dat moet doen.

Briefopbouw

12

Neem in het slot dus op: - informatie over de verdere procedure (als van toepassing); - aanwijzingen over verlangde acties van de lezer (als van toepassing); - een telefoonnummer voor eventuele vragen. De slotzin van een brief was vroeger vaak niet meer dan een beleefdheidsfrase. Traditioneel luidde die ongeveer als volgt: "Hopende u hiermede naar genoegen te hebben geïnformeerd, verblijven wij..." Deze zin is tegenwoordig vervangen door een afsluiting die de dienstverlenende houding van de Belastingdienst tot uitdrukking brengt: "Als u nog vragen heeft, kunt u mij bereiken via telefoonnummer…" Deze zin kunt u in alle gevallen als afsluiting gebruiken. Voorbeelden van slotzinnen 1. Als u nog vragen hebt, beantwoord ik die natuurlijk graag. U kunt mij bereiken via telefoonnummer (030) 275 56 56. 2. Als u nog vragen hebt, kunt u mij bellen via telefoonnummer (030) 275 56 56. 3. Ik verzoek u mij voor 15 juni 2010 uw antwoorden op mijn vragen toe te sturen. Op 18 juni 2010 is er namelijk een directievergadering waarin een beslissing wordt genomen over deze kwestie. 4. Ik verzoek u mij uiterlijk 11 januari 2011 schriftelijk te laten weten of u akkoord gaat met mijn voorstel. 5. Graag ontvang ik het formulier ingevuld en ondertekend voor 25 september 2010 van u terug. Met vriendelijke dank voor uw medewerking. 6. Ik stel het op prijs als u voor 8 augustus 2010 contact met mij opneemt om uw reacties op de nieuwe maatregel uit te wisselen. Het slot is een aparte alinea en moet altijd met een witregel van de kern van de brief gescheiden worden, ook als het slot slechts uit één zin bestaat.

Briefopbouw

4.2.

13

Bouwschema's

Voordat u gaat schrijven, maakt u een bouwschema van de brief. Daarin kunt in de grote lijn weergeven. In het bouwschema noemt u dan alleen de belangrijkste deelonderwerpen. Maar u kunt ook een uitgebreid bouwschema maken, dat tot op alineaniveau een overzicht van de tekst geeft. Zet in trefwoorden, korte zinnetjes of vragen op een rij welke deelonderwerpen u in de brief wilt behandelen. Per deelonderwerp kunt u ook weer een bouwplannetje maken. Voor een langere brief kan dit uitmonden in een complex schema. Om de lijn van uw brief duidelijk voor ogen te krijgen, is het opstellen van een bouwschema (in uw hoofd of op papier) onontbeerlijk. Een voorlopig bouwschema kan u ook helpen bij de selectie van informatie: door het overzicht over de verschillende deelonderwerpen dat een bouwschema u biedt, kunt u gemakkelijker bepalen wat wel en wat niet in de brief thuishoort. Zo komt u na de selectiefase tot een definitief, doordacht bouwschema. In het volgende voorbeeld heeft het volgen van de standaardaanpak geleid tot het vaststellen van onderwerp en deelonderwerpen, geordend in een bouwschema. Voorbeeld van een bouwschema onderwerp: uitnodiging voor personeelsfeest deelonderwerpen: aanleiding van het feest de uitnodiging datum en aanvang plaats van het feest kosten aanmelding

14

Briefopbouw

Op grond van dit bouwschema schrijft u de volgende uitnodiging: Beste collega, Na wekenlang timmeren, schilderen en afwerken is de kantine in een geheel nieuw jasje gestoken. Een mooie aanleiding voor een gezellig personeelsfeest, dachten wij! Hierbij nodigen wij je van harte uit. datum: 11 juni 2011 aanvang: 20.00 uur plaats: kantine De kosten zijn € 6,50 per persoon. Geef je een week van tevoren op bij Piet Hanssum. Aanmelding is nodig in verband met het inkopen van drank en hapjes. We hopen dat iedereen komt! Namens de personeelsvereniging, JBrink Jos Brink De invulling van het bouwschema (= het uitschrijven van de tekst) komt neer op het formuleren van verklaringen, toelichtingen en andere uitweidingen bij de deelonderwerpen. Uw bouwschema is een beknopte weergave van uw tekst, omgekeerd is uw tekst een uitwerking van uw bouwschema.

Standaardbouwschema's

5.

15


In dit hoofdstuk bekijken we standaardbouwschema's voor specifieke tekstsoorten. Als u een standaardbouwschema gebruikt, hoeft u zich niet iedere keer opnieuw af te vragen welke deelthema's u moet behandelen; de deelthema's van dergelijke brieven en rapporten liggen immers vast. In de volgende paragrafen vindt u voor verschillende tekstsoorten bijbehorende standaardbouwplannen.

5.1.

Vragenbrief

Een vragenbrief heeft een speciaal karakter. Met een meedelende brief bent u de lezer meestal voornamelijk van dienst, u verleent een bepaalde service. U geeft antwoord op een vraag, u informeert de lezer over een belangrijke wijziging, u zet afspraken voor hem op papier. In een vragenbrief is uw doel heel anders: u bent degene die informatie van de lezer nodig heeft. De lezer moet u deze informatie verschaffen, en uw vragenbrief is in feite een verzoek daartoe. Een vragenbrief wordt dan ook gekenmerkt door de volgende twee belangrijke eigenschappen: 1.

Een vragenbrief verwacht een bepaalde actie. De lezer moet iets versturen, goedvinden, regelen, ergens naar toegaan, iets betalen: in alle gevallen moet de lezer iets doen.

2.

De schrijver heeft in eerste instantie het meeste belang bij de brief. De schrijver is uit op informatie en medewerking van de lezer. (Bij de vragenbrief in de aanslagregeling ligt dit wat anders: de lezer heeft er vaak ook veel belang bij dat de schrijver de juiste informatie ontvangt.)

De vorm en de inhoud van de vragenbrief moeten afgestemd zijn op deze bijzondere situatie. De vragen die u in uw brief stelt, moeten bijvoorbeeld specifiek genoeg zijn. De lezer moet precies weten wat u van hem verlangt. Als u verzoekt om een gesprek of bijeenkomst, geef dan duidelijk aan wanneer, waar en met wie dat zou moeten plaatsvinden. Wilt u dat de lezer u iets toestuurt, geef dan ook aan waarom en wanneer u het gevraagde wilt hebben. Verzoekt u om informatie over producten of diensten, omschrijf dan nauwkeurig welke informatie u verlangt: prijs, eigenschappen, leveringstermijn? Wilt u een offerte ontvangen, omschrijf de dienst of het product dan zo precies mogelijk. Ook de toon is belangrijk: de lezer moet immers iets doen waar hij zelf vaak minder belang bij heeft. Zoek naar het belang van de lezer bij de beantwoording van de vraag en als dat belang niet direct voor de hand ligt, vergeet dan niet hem te bedanken voor zijn medewerking. Het standaardbouwschema van de vragenbrief ziet er als volgt uit:

16


Vragenbrief ......................... Inleiding

.................................................. Aanleiding van de vraag of het verzoek Onderwerp en doel van de brief

Kern

De vraag of omschrijving van het verzoek Nadere specificatie of motivering Belang van de lezer bij reactie

Slot

Termijn van reageren op het verzoek Dank voor medewerking

Algemene vragenbrief Geachte heer/mevrouw, Wij, de redactieleden van Gout, doen onze uiterste best u een zo goed mogelijk personeelsblad aan te bieden. Of we daarin slagen, bepaalt u als lezer. In hoeverre beantwoordt het blad aan uw verwachtingen? Wat waardeert u vooral? Wat zou u graag anders zien? Er is maar een manier om dat te weten te komen: het u gewoon te vragen. Vandaar deze enquête. Op de bijgevoegde vragenlijst kunt u volstaan met het aankruisen van de antwoordmogelijkheid die u het meest van toepassing vindt. Veel tijd zal het invullen niet kosten en u bewijst ons er een grote dienst mee. U kunt de vragenlijst deponeren in mijn postvak, liefst voor 12 juli. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, namens de redactie van Gout, Jos Verschuren Jos Verschuren Bijlage: vragenlijst

In het laatste voorbeeld zijn inleiding en kern in elkaar geschoven. Dit heeft een informeel effect, het maakt de brief losjes. Tegelijkertijd wordt de aandacht van de lezer gevangen door de opeenvolging van directe vragen. De lezer wordt zo in de brief getrokken.

5.2.

Antwoord op verzoek om informatie

Het schrijven van een brief in reactie op een verzoek om informatie komt in de praktijk niet zo heel veel voor. Het gebeurt namelijk niet zo vaak dat een verzoek om informatie alleen met een antwoordbrief afgehandeld kan worden. Dat kan alleen bij hele simpele vragen ('Kunt u mij vertellen wanneer de nieuwe regeling ingaat?') maar die worden meestal telefonisch gesteld en beantwoord. Meestal is het nodig op een verzoek om informatie te reageren met het toezenden van een brochure of ander schriftelijk stuk plus een begeleidende brief waarin staat dat het toegezonden stuk het antwoord op de vraag van de lezer bevat. Toch kan het voorkomen dat een lezer u vraagt iets uit te leggen en dat u besluit dit voor hem op papier te zetten. In dat geval moet u op de volgende zaken letten. Geef in uw inleiding direct de vraag van de lezer weer. Probeer daarbij in uw woordkeus zo veel mogelijk aan te sluiten op de woordkeus die de lezer heeft

17


gebruikt. Heeft de lezer meer vragen gesteld, geef ze dan puntsgewijs weer, ook al heeft de lezer dat zelf niet gedaan. Volg deze puntsgewijze weergave in de opbouw van uw brief. In de kern van de brief kunt u overgaan tot beantwoording van de vraag. Sluit aan bij de achtergrondkennis van de lezer, en wees terughoudend met het gebruik van vaktaal. Vermijd terechtwijzingen in de trant van "U heeft dit in het instructiemateriaal kunnen lezen." of "Het ligt voor de hand dat ..." Natuurlijk hadden veel vragen niet gesteld hoeven worden, als men eerst zelf had nagedacht of iets had opgezocht. Toch mag uw irritatie hierover niet in uw brief doorklinken. Geef in het afsluitende deel altijd aan dat de lezer meer informatie bij u kan inwinnen, of verwijs hem naar andere instanties of personen. Vergelijk het grote verschil in toon en lezergerichtheid van de volgende twee afsluitingen: 1. Ik hoop u met deze informatie van dienst te zijn geweest. 2. Mocht u prijs stellen op meer informatie, dan kunt u die ook telefonisch inwinnen. Onze afdeling Publieksvoorlichting is tijdens kantooruren te bereiken op nummer (070) 34 56 85. Een standaardbouwschema voor het antwoord op een verzoek om informatie ziet er als volgt uit: Antwoord op verzoek om ......................... Inleiding

informatie .................................................. Herhaling van de vraag (bevat daarmee aanleiding en onderwerp van de brief) Doel van de brief

Kern

Antwoord op de vraag

Slot

Telefoonnummer voor meer vragen

Voorbeeld Geachte heer Petersen, In uw brief van 12 januari 2010 verzoekt u om informatie en advies over de kleineondernemersregeling, ook wel KOR genoemd. In deze brief zal ik uw vraag beantwoorden. Gezien de omvang van uw btw-omzet lijkt u te kunnen profiteren van het maximale voordeel van de kleineondernemersregeling. U kunt dit zelf nalezen en -rekenen in de brochure over de KOR die ik als bijlage bij deze brief heb gevoegd. Berekeningsvoorbeelden staan op pagina 12 en 13. In deze brochure vindt u verder alle informatie die u nodig hebt. Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest. Als u nog meer vragen hebt, kunt u mij bereiken via telefoonnummer (030) 456 78 90. Hoogachtend, namens de inspecteur PvdMolen

P. van der Molen Belastingdienst/Ondernemingen Zuidstad, Bijlage: Brochure KOR


5.3.

18

Beslissing op bezwaar

In de beslissing op bezwaar reageert u op een bezwaarschrift. De beslissing moet ingaan op de gronden van het bezwaar en helder en ondubbelzinnig de gronden van de beslissing duidelijk maken. Omdat de belanghebbende beroep kan instellen tegen de beslissing op bezwaar, is het van belang dat u zowel de argumentatie van belanghebbende als uw eigen standpunt met onderbouwing helder weergeeft. De beslissing op bezwaar heeft daarom een vaste opbouw. Allereerst vat u het bezwaar van de belanghebbende samen, zoals dit in het bezwaarschrift is opgenomen. Blijf daarin zo dicht mogelijk bij de formuleringen van de belanghebbende. U kunt deze samenvatting opnemen onder het kopje Inhoud van uw bezwaar. De belanghebbende moet in de gelegenheid gesteld worden zijn bezwaren mondeling toe te lichten. Onder het kopje Hoorzitting geeft u weer of belanghebbende inderdaad is gehoord of niet. Daarna geeft u de beslissing op het bezwaarschrift weer onder het kopje Beslissing op uw bezwaarschrift. U kunt daarbij gebruik maken van de volgende standaardzinnen: Ik verklaar het bezwaar ongegrond. Dit betekent dat de beschikking van [datum] in stand blijft. Hieronder zal ik mijn beslissing toelichten. Ik verklaar het bezwaar gegrond. Dit betekent dat de beslissing [datum] wordt gewijzigd op grond van uw bezwaar. Vervolgens licht u uw beslissing toe. Let daarbij op de omvang van het geschil (wat is exact in het geding, en wat niet). Dit tekstdeel krijgt het kopje Motivering van de beslissing. Ga gemotiveerd in op de aangevoerde punten in het bezwaarschrift. Doe dit in heldere taal. Schrijf in korte zinnen en leg zo veel mogelijk verband tussen de rechtsregels die u toepast (of het beleid) en de situatie van de belanghebbende. Ten slotte geeft u informatie over de mogelijkheid in beroep te gaan. U kunt hiervoor de volgende standaardtekst gebruiken: Beroep Wanneer u het niet eens bent met deze beslissing op bezwaar, kunt u binnen zes weken na dagtekening van deze beslissing beroep instellen bij de rechtbank te [plaats] [postadres]. Bij een beslissing op bezwaar wordt een begeleidende brief gevoegd die informatie geeft over een eventuele betalingsregeling. Invordering (blauw) draagt zorg voor betalingsregelingen.

19


Hieronder ziet u het standaardbouwschema van een beslissing op bezwaar. Beslissing op bezwaar ......................... Inleiding

.................................................. Aanleiding, onderwerp en doel van de brief

Kern

Inhoud van uw bezwaar Horen van belanghebbende Beslissing op het bezwaar Motivering van de beslissing Beroep

Slot

Afsluiting

Het bouwschema zou ook in de vorm van vragen opgesteld kunnen worden: Beslissing op bezwaar ....................... Inleiding

...................................... Wat is de aanleiding van de brief? Wat is het onderwerp van de brief? Wat is het doel van de brief?

Kern

Wat houdt het bezwaar in? Is de belanghebbende gehoord? Hoe luidt de beslissing op het bezwaar? Wat is de motivering van de beslissing? Hoe is beroep mogelijk?

Slot

Hoe kan de lezer meer informatie krijgen?

In de beslissing op bezwaar is het bouwschema van de kern onmiddellijk te herkennen uit de kopjes die boven de verschillende onderdelen van de brief zijn geplaatst. Deze kopjes komen steeds in de beslissingen terug.

Voorbeeld Geachte mevrouw J, Op 12 september 2010 heb ik uw bezwaarschrift ontvangen tegen de beschikking huurtoeslag met nummer 1222.33.455.T.10.0.9012. In deze brief reageer ik op uw bezwaar. Inhoud van uw bezwaar In deze beschikking staat dat u met een toetsingsinkomen van € 26.400,00 geen recht heeft op huurtoeslag. U geeft in uw bezwaarschrift aan dat u het hier niet mee eens bent, omdat u op onze website een proefberekening heeft gemaakt waaruit wel een huurtoeslag resulteerde. Hoorzitting U bent in de gelegenheid gesteld de bezwaren mondeling toe te lichten overeenkomstig het bepaalde in artikel 7:2 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: de Awb). Van deze gelegenheid heeft u geen gebruik gemaakt. Beslissing op uw bezwaarschrift Ik verklaar het bezwaar ongegrond. Dit betekent dat de beschikking in stand blijft. Hieronder zal ik mijn beslissing toelichten. Motivering van de beslissing Op uw aanvraagformulier voor de huurtoeslag heeft u een toetsingsinkomen van € 26.400,00 vermeld van uw partner. Voor uzelf heeft u aangegeven geen inkomen te genieten. Met het gezamenlijke toetsingsinkomen van € 26.400,00 en een meerpersoonshuishouden is een


20

basishuur van € 389,86 vastgesteld. Dit is het bedrag aan huur dat u geacht wordt geheel uit eigen middelen te voldoen. De huur die u heeft aangegeven op uw aanvraagformulier bedraagt € 312,00. Dit is lager dan de vastgestelde basishuur van € 389,86. Op grond hiervan heeft u geen recht op huurtoeslag. Ik heb voor u op de site een proefberekening gemaakt met uw gegevens. Deze proefberekening bevestigt dat u geen recht heeft op huurtoeslag. Het is niet duidelijk waarom de proefberekening die u heeft uitgevoerd, wel recht op toeslag liet zien. Op de website staat vermeld dat de uitslag niet 100% zeker kan zijn. Het gaat immers om een proefberekening. Gelet op het voorgaande, acht ik het bezwaarschrift ongegrond. Beroep Wanneer u het niet eens bent met deze beslissing op bezwaar, kunt u binnen zes weken na dagtekening van deze beslissing beroep aantekenen bij de rechtbank te Amsterdam, Sector Bestuursrecht, Postbus 75850, 1070 AW te AMSTERDAM. Hoogachtend, namens de voorzitter van het managementteam

vdVen P. van der Ven Belastingdienst/Toeslagen

5.4.

Antwoord op de klachtenbrief

Als u een klacht ontvangt, is de relatie met de lezer niet optimaal. Er is ontevredenheid of irritatie. Los van de vraag of de klacht terecht is, zult u in uw brief moeite moeten doen om de relatie met de lezer te herstellen. U kunt dit allereerst doen door in uw antwoord de klacht nogmaals duidelijk te omschrijven. U geeft er daarmee duidelijk blijk van dat u een en ander goed tot u heeft laten doordringen. Doe dit in de inleidende alinea. In de kern van de brief behandelt u de klacht inhoudelijk. Geef, waar mogelijk, de lezer gelijk. Kom de lezer in woorden, maar ook in daden tegemoet. Ook als de klacht gedeeltelijk onterecht of niet uw schuld is, kan tegemoetkomen aan de wensen van de lezer een goede keuze zijn. De relatie met de lezer behouden kan een belangrijke doelstelling op de lange termijn zijn. In uw afsluiting verwijst u naar deze lange termijn. Spreek de hoop uit dat de samenwerking niet verstoord is of dat de gemaakte fouten niet nogmaals zullen optreden. Bied excuses aan, maar kruip niet onnodig door het stof. Het standaardbouwschema voor het antwoord op de klachtenbrief:

21


Antwoord op de ......................... Inleiding

klachtenbrief .................................................. Aard van de klacht Doel van de brief

Kern

Samenvatting van de klacht (Uw klacht) Reacties en acties van uw kant (Mijn bevindingen) Excuses (zo nodig)

Slot

Blik op de toekomst Extra informatie

Voorbeeld Geachte mevrouw Versteeg, In uw brief van 23 september 2010 dient u een klacht in over de toekenning van uw huurtoeslag. In deze brief reageer ik op uw klacht. Uw klacht Uw klacht houdt in, dat de huurtoeslag die u ontvangt, gebaseerd is op de huurgegevens van uw vorige woning aan de Amsterdamsestraatweg 23, 1056 HG Zuidstad. U bent sinds 1 juli 2010 verhuisd en vanaf die datum moet de huurtoeslag op de nieuwe huurgegevens gebaseerd zijn. Mijn bevindingen U heeft het wijzigingsformulier op 1 juni 2010 ingediend. Ik heb de nieuwe gegevens dus op tijd ontvangen, maar de wijziging was op 1 september 2010 nog niet doorgevoerd. Hiervoor bied ik u mijn verontschuldigingen aan. Inmiddels is de wijziging met terugwerkende kracht doorgevoerd en is de achterstallige huurtoeslag naar uw rekeningnummer overgemaakt. Als u vindt dat uw klacht met deze brief naar tevredenheid is afgehandeld, hoeft u verder niets te doen. Als u toch over uw klacht gehoord wilt worden of als u nog vragen heeft naar aanleiding van deze brief, dan kunt u contact opnemen met de klachtbehandelaar, xxx, tijdens kantooruren bereikbaar op telefoonnummer (030) 290 xxx. Hopelijk ben ik u van dienst geweest. In de bijlage vindt u meer informatie over de klachtprocedure. Hoogachtend, namens de voorzitter van het managementteam

vdVen P. van der Ven Belastingdienst/Toeslagen

Excuses aanbieden Een klacht heeft vaak een echte grond en de emoties van de klager zijn dan ook meestal terecht of in ieder geval begrijpelijk. Wees daarom nooit zuinig met het maken van excuses. Ook al kunt u zelf niets doen aan de gang van zaken of bent u zelf niet in gebreke gebleven, uw doel is de relatie met de klager te herstellen. Houd bij het excuses maken de volgende aandachtspunten in het oog. 1.

Als u een reden of oorzaak voor de vertraging of vervelende gang van zaken wilt geven, wees dan zo specifiek mogelijk. Schrijf dus niet alleen: “er is een achterstand in de afhandeling” of “er is een hoge werkdruk”, maar (zo mogelijk) de oorzaken daarvan: “door fouten in de programmatuur is er een achterstand ontstaan” of “door miscommunicatie tussen twee afdelingen is uw


22

aanvraag niet direct bij de juiste persoon terecht gekomen”. Bied daarna uw excuses aan: “Hiervoor bied ik u mijn excuses (of: verontschuldigingen) aan.” Schrijf niet te snel oprechte of welgemeende verontschuldigingen. Dit soort nadrukkelijke woorden hebben niet altijd het gewenste effect. 2.

Schrijf zoveel mogelijk in de ik-vorm: - Ik begrijp dat deze gang van zaken zeer vervelend voor u is. - Ik betreur het dat u zo lang op een reactie heeft moeten wachten. - Ik zal ervoor zorgen dat de betaling zo snel mogelijk plaatsvindt. Schrijf eventueel positieve zinnen in de wij-vorm (sprekend namens het kantoor). Bijvoorbeeld: “Wij doen er alles aan om deze achterstand zo snel mogelijk in te lopen.”

3.

Druk uw medeleven of begrip uit, maar overdrijf niet.

Voorbeelden -

Ik begrijp dat deze vertraging voor u en uw gezin heel vervelend is. Ik zal ervoor zorgen dat de verdere afwikkeling zo snel mogelijk verloopt.

-

Eerst wil ik u mijn verontschuldigingen aanbieden voor het late afhandelen van uw klacht. Belastingdienst/Toeslagen heeft door fouten in de programmatuur een achterstand gekregen in de verwerking van de aanvragen voor huurtoeslag/zorgtoeslag. Wij doen er alles aan om deze achterstand zo snel mogelijk in te lopen.

-

Voor deze gang van zaken bied ik u mijn verontschuldigingen aan.

-

Terecht merkt u op dat……

-

Hierbij bied ik u mijn excuses aan voor de late behandeling van uw bezwaar. U had erop mogen rekenen dat Belastingdienst/Toeslagen eerder zou reageren / uw bezwaar eerder zou afhandelen.

5.5.

Begeleidende brief

Na veel geploeter is eindelijk dat ingewikkelde rapport af. U print het ding uit, doet er een ringbandje omheen en pakt een envelop. Moet daar nu wel of geen begeleidende brief bij? Uw aanstaande lezer zit er al een week op te wachten, dus… Het praktische voordeel van het weglaten van een begeleidende brief is groot: u hoeft er geen tijd aan te besteden. Toch kunt u nooit iets versturen zonder minstens een aankruisformulier bij te voegen. En in veel gevallen is een meer of minder uitgebreide begeleidende brief echt noodzakelijk, zoals in het geval van uw ingewikkelde rapport. De begeleidende brief heeft een eenvoudige opbouw: kondig in de inleiding aan wat u meestuurt. In de kern van de brief kunt u aanvullende informatie kwijt. In de afsluiting kunt u verwijzen naar het gebruik van het meegestuurde ("Ik wens u veel leesplezier.") of de gevolgen ervan ("Tot ziens op ...").

23


Begeleidende brief ......................... Inleiding

.................................................. Aanbieding van het meegestuurde

Kern

Toelichting en aanvullende informatie

Slot

Dienstverlenende afsluitzin

Voorbeeld Beste Jan, Hierbij ontvang je zoals beloofd de agenda en bijbehorende stukken voor de vergadering van onze projectgroep Kwaliteit van de correspondentie op 12 juli 2010. Het verslag van de eerste voormeting is ook bijgevoegd. De vergadering wordt gehouden in de Prins Willem Alexanderzaal en zal duren van 10.00 tot 12.00 uur. Ik heb een parkeerplaats voor je geregeld. Tot ziens op de 12e. Met vriendelijke groeten, Piet Vermeulen Bijlagen 1. Agenda 12 juli 2010 2. Verslag van de eerste voormeting

5.6.

Slechtnieuwsbrief

Een slechtnieuwsbrief heeft een bijzondere opbouw. Natuurlijk begint de brief met een inleiding die de lezer de bekende aanknopingspunten verschaft (aanleiding, onderwerp, doel) en eindigt met een beleefde afsluiting. Daartussenin staat het slechte nieuws en de redenen voor het slechte nieuws (de motivering). Wat de plaats van het slechte nieuws betreft, zijn er twee mogelijkheden: 1. 2.

Het slechte nieuws staat vooraan (direct na de inleiding), in ieder geval vóór de motivering ervan. Deze opbouw wordt wel de directe structuur genoemd. Het slechte nieuws staat meer achteraan, na de motivering. Deze opbouw noemen we de indirecte structuur.

De directe structuur is in bijna alle gevallen aan te bevelen. Het is de meest duidelijke vorm en de lezer weet direct waar hij aan toe is. Als u echte verontwaardiging verwacht, of slecht nieuws moet brengen dat niet voor de hand lag en/of schokkend is, zoals bij ontslagen of reorganisaties, is een indirecte vorm aan te bevelen.

Slechtnieuwsbrief ......................... Inleiding

directe structuur .................................................. Achtergrond en aanleiding van het slechte nieuws Doel van de brief

Kern

Het slechte nieuws Motivering

Slot

Positieve blik op de toekomst

24


Voorbeeld Geachte mevrouw Balk, In uw brief van 23 mei 2010 verzoekt u het ministerie van Financiën de 300 deelnemers van het internationale congres over Vrouw en Financiën een receptie aan te bieden. In deze brief reageer ik op dit verzoek. Helaas moet ik u meedelen dat ik niet aan uw verzoek tegemoet kan komen. De leiding van het ministerie is van mening dat het ministerie terughoudend moet zijn met het honoreren van verzoeken tot het meefinancieren van ontvangsten van deelnemers aan internationale congressen. Wij hopen dat u een andere geschikte sponsor vindt en wensen u een inspirerend congres toe. Hoogachtend,

Sstam S. Stam

Hieronder ziet u het standaardbouwschema van de indirecte slechtnieuwsbrief en een voorbeeld. Slechtnieuwsbrief ......................... Inleiding

indirecte structuur .................................................. Achtergrond en aanleiding van het slechte nieuws Doel van de brief

Kern

Motivering Het slechte nieuws

Slot

Positieve blik op de toekomst

Voorbeeld Beste collega's, Nu onze verhuizing naar Hoofddorp nadert, krijg ik van veel medewerkers suggesties en verzoeken ten aanzien van het meubilair en de verdere aankleding van hun kamers. In deze brief ga ik hierop in. Onze huisvesting in Hoofddorp zal naar alle waarschijnlijkheid tijdelijk zijn. Daar komt bij dat het budget dat beschikbaar is voor de inrichting van het gebouw in de afgelopen jaren regelmatig is overschreden. De inrichting van ons nieuwe pand zal dan ook met soberheid moeten geschieden. Van inwilliging van bijzondere verzoeken kan dan ook helaas geen sprake zijn. Binnenkort zal er een overzicht rondgaan met de bestaande keuzemogelijkheden wat betreft meubilair en stoffering. Met vriendelijke groeten, Heijligers

Piet Heijligers

In veel slechtnieuwsbrieven wordt het slechte nieuws al genoemd in de inleiding. De kern van de brief lijkt dan verder op die van de indirecte slechtnieuwsbrief: u geeft eerst de motivering en herhaalt dan vervolgens (in andere woorden) het slechte nieuws.

25


Voorbeeld In uw brief van 15 januari 2010 verzoekt u om toestemming voor het volgen van een tweedaagse cursus over de Arbeidsomstandighedenwet. In deze brief zet ik uiteen waarom dit niet op korte termijn mogelijk is. Uw verzoek past niet goed in het kader van het zorgvuldig uitgestippelde opleidingsbeleid van de eenheid. Voor OR-leden is een ander opleidingsprogramma opgesteld, dat u momenteel al volgt. Het opleidingsbudget voor 2010 laat het volgen van meer cursussen niet toe. Ik moet uw verzoek voor dit jaar dan ook helaas afwijzen. Voor het jaar 2011 ziet een en ander er misschien anders uit. Het opleidingstraject voor OR-leden wordt binnenkort herzien. U wordt daar nog over geïnformeerd.

5.7.

Hoorverslag

Het hoorverslag is een chronologisch opgebouwd verslag van de hoorzitting. De bijdragen van de voorzitter en de belanghebbende worden in de indirecte rede geformuleerd. De formuleringen zijn dus niet woordelijk, maar samenvattend en zo volledig en precies mogelijk. Tijdens de hoorzitting krijgt de belanghebbende uitgebreid de gelegenheid de achtergronden van het bezwaar toe te lichten. De voorzitter geeft zo nodig uitleg en een toelichting op de gevolgde procedures, maar doet geen uitspraak tijdens de zitting. Het hoorverslag bevat dan ook een samenvatting van wat de belanghebbende aanvoerde, plus eventuele uitleg en toelichting van de voorzitter. Het standaardschema van de opbouw van het hoorverslag ziet er als volgt uit:

Hoorverslag ......................... Inleiding

Kern

.................................................. Opening Toelichting doel hoorzitting Samenvatting van het bezwaar (voorzitter). Toelichting op het bezwaar (belanghebbende). Vragen (voorzitter). Nadere toelichting (belanghebbende). (Eventueel) toelichting (voorzitter). Vragen (belanghebbende). (Eventueel) toelichting (voorzitter).

Slot

Opneming van alle gegevens in het dossier; de verdere procedure.

In de inleidende alinea neemt u de volgende tekst op: De voorzitter opent de hoorzitting en legt uit dat degene die een bezwaarschrift heeft ingediend, op grond van de Algemene wet bestuursrecht in de gelegenheid wordt gesteld zijn bezwaarschrift nader toe te lichten. Daarvoor biedt deze hoorzitting de gelegenheid.

26


De afsluitende alinea bevat informatie over de verdere procedure. Noem zo mogelijk een precieze termijn waarbinnen de belanghebbende de beslissing kan verwachten. Vermeld ook dat het verslag van de hoorzitting in het dossier wordt gevoegd. De volgende standaardtekst is hiervoor bruikbaar: Een kopie van de beschikking en de betalingsspecificaties met betrekking tot de inkomensgegevens van [naam belanghebbende] is opgenomen in het dossier. De voorzitter geeft aan dat het verslag van deze hoorzitting wordt gevoegd bij de beslissing op bezwaar en dat hij binnen [termijn] een beslissing op zijn bezwaar kan verwachten. De voorzitter sluit de zitting.

Voorbeeld hoorverslag Naam: Sofinummer: Toeslagjaar: Regeling: Datum beschikking:

W.H. Kolenman 098875640 2010 Huurtoeslag 31 maart 2010

Verslag van de mondelinge toelichting op het bezwaarschrift op het Kantoor Toeslagen. Gehouden op: Aanwezige personen:

19 september 2010 Voorzitter: P. Broekman, Belastingdienst Toeslagen Notulist: H.Khan, Belastingdienst Toeslagen Belanghebbende: W.H. Kolenman

Beschikkingsnummer:

098875640.T.106.00102 (datum beschikking 31 maart 2010)

Toelichting De voorzitter opent de hoorzitting en legt uit dat degene die een bezwaarschrift heeft ingediend, op grond van de Algemene wet bestuursrecht in de gelegenheid wordt gesteld zijn bezwaarschrift nader toe te lichten. Daarvoor biedt deze hoorzitting de gelegenheid. De heer Broekman geeft een korte samenvatting van de inhoud van het bezwaarschrift. Hierna geeft hij het woord aan de heer Kolenman om zijn bezwaar toe te lichten. De heer Kolenman zegt dat hij door de gemeente is verwezen naar Belastingdienst Toeslagen voor het aanvragen van huurtoeslag. Bij beschikking van 29 december 2009 is aan hem in eerste instantie huurtoeslag toegekend. Dit betrof een voorlopige toekenning. Vervolgens ontving hij in april 2010 een nihil-beschikking. De heer Kolenman was het niet eens met deze afwijzing en nam contact op met de Belastingtelefoon. Hij kreeg te horen dat hij een beroep kan doen op de hardheidsclausule (bijzondere berekening) en dat hij bezwaar kan maken tegen de nihil-beschikking met het verzoek om een uitstel van betaling. De heer Kolenman geeft aan dat hij tijdens zijn loopbaan de huur zelf kon betalen. Nu zijn gezondheid zodanig is dat hij niet meer kan werken, is hij in de WAO terecht gekomen. Hierdoor is zijn inkomen behoorlijk gedaald waardoor hij de huur niet zelf kan betalen. Hij is reeds op zoek naar een goedkopere woning. De heer Kolenman is absoluut niet van plan langdurig gebruik te maken van een tegemoetkoming in zijn huurlasten. De heer Broekman vraagt of de woning is aangepast. Hierop antwoordt de heer Kolenman dat dit niet het geval is en ook niet noodzakelijk is. De heer Broekman adviseert de heer Kolenman bij de Gemeentelijke Sociale Dienst te informeren of hij in aanmerking kan komen voor een woonkostentoeslag. Een kopie van de beschikking en de betalingsspecificaties met betrekking tot de inkomensgegevens van de heer Kolenman is opgenomen in het dossier.


27

De voorzitter geeft aan dat het verslag van deze hoorzitting wordt gevoegd bij de beslissing op bezwaar en dat hij binnen 6 weken een beslissing op zijn bezwaar kan verwachten. De voorzitter sluit de zitting.

5.8.

Controlerapport

Een controlerapport heeft een uniforme indeling. Dit bevordert dat: het rapport voor de gebruiker duidelijk en inzichtelijk is; het rapport efficiënt en met minder inspanning kan worden geschreven; het invullen van statistiekformulieren eenvoudiger wordt. Daarnaast moet een controlerapport voldoen aan de huisstijlregels van de Belastingdienst, zodat het herkenbaar is als een product van de Belastingdienst/Douane. Voor het schrijven van een controlerapport kunt u gebruikmaken van de bouwsteenteksten Stacora. Het voordeel ervan is dat u teksten, titels en cijferoverzichten niet zelf helemaal hoeft te formuleren of op te stellen. Maar de bouwsteenteksten zijn zelden helemaal toereikend. Dit betekent dat u de bouwsteenteksten moet aanvullen met eigen tekst. Die eigen tekst noemen we de vrije tekst. Veel controlerapporten bestaan uit een combinatie van bouwsteenteksten en vrije tekst. Sommige schrijvers kiezen ervoor alleen de hoofdstuktitels en paragraafkopjes uit Stacora te gebruiken en de hoofdstukken en paragraaf helemaal te vullen met vrije tekst. Of u nu wel of niet gebruik maakt van Stacora, uw controlerapport moet altijd voldoen helder en toegankelijk zijn en voldoen aan de huisstijlregels. Wanneer u een combinatie gebruikt van bouwsteenteksten en vrije tekst, moet u ervoor zorgen dat beide teksten in dezelfde stijl zijn geschreven. Voorbeeld Niet zo De belastingplichtige verzorgt de administratie. Dit gebeurt handmatig door het bijhouden van contante ontvangsten en uitgaven. Geen kascontrole toegepast in de gecontroleerde jaren. Vermeldt thans volgens administrateur wel totaaltelling, saldi e.d. in kladkasboek.

Maar zo De belastingplichtige verzorgt de administratie. Dit gebeurt handmatig door het bijhouden van de contante ontvangsten en uitgaven. De belastingplichtige heeft geen kascontrole toegepast in de gecontroleerde jaren. Volgens de administrateur vermeldt de belastingplichtige nu wel totaaltellingen, saldi e.d. in het kladkasboek.

Tekstopbouw

6.

28

Tekstopbouw

In dit hoofdstuk vindt u algemene aanwijzingen voor de opbouw van een heldere alinea. De aanwijzingen zijn toepasbaar op alle tekstsoorten.

6.1.

Kernzinnen

De kern van de brief bestaat uit een of meer alinea's. Een alinea is een tekstdeel dat één deelonderwerp behandelt. Die deelonderwerpen komen terug in het bouwschema dat aan uw tekst ten grondslag ligt. Volgens de huisstijl moet u alinea's van elkaar scheiden met een regel wit. Dit is tegenwoordig gebruikelijk in zakelijke correspondentie. Vroeger sprongen we enkele spaties in bij een nieuwe alinea. Deze methode is nog steeds gangbaar in gedrukte teksten zoals tijdschriften, boeken en kranten. Voorbeeld Het volgende brieffragment bevat drie alinea's, die elk een ander deelthema behandelen. Bij het werken met de PZ2000-module hebben wij sinds de installatie verschillende problemen gehad. De module sluit niet goed aan bij ons tekstverwerkingsprogramma. Als we ingevoerde gegevens willen overbrengen naar het tekstscherm volgens de standaardprocedure, krijgen we een leeg scherm. Verder kan PZ2000 niet opgestart worden als de printer aanstaat. Als het programma in zo'n geval wel opgestart wordt, blijken de bestanden ontoegankelijk te zijn en te blijven. We hebben deze klacht al eerder gemeld. De toezegging dat er op korte termijn iemand langs zou komen om een en ander op te lossen, is echter niet nagekomen. Wij kampen daardoor inmiddels met een flinke achterstand in de verwerking van de personeelsgegevens. Wij verzoeken u op korte termijn, dat wil zeggen in ieder geval voor 12 juni 2010, een deskundig installateur langs te sturen. Wij willen u er verder op wijzen dat wij de PZ2000-module pas als geleverd beschouwen als alle onderdelen werken volgens de bijgeleverde specificatie. Deze brief is volgens het onderstaande schema opgebouwd: 1. beschrijving van de klacht; 2. melding van niet nagekomen toezegging; 3. verzoek om (snel) verhelpen van de klacht (het impliciete dreigement zet het verzoek kracht bij). Een tekst leest gemakkelijker als het snel duidelijk is hoe het onderliggende bouwschema van de tekst eruitziet. Dat betekent dat de schrijver ervoor moet zorgen dat de lezer de behandelde deelonderwerpen gemakkelijk herkent. U heeft hiervoor een belangrijk hulpmiddel: het formuleren van heldere kernzinnen. Een goede alinea begint met een kernzin, een zin die de lezer duidelijk maakt waar de betreffende alinea over gaat. Dat betekent dat u het deelonderwerp in de eerste zin van de alinea moet noemen of beschrijven. Eenvoudig gezegd: zet in uw

Tekstopbouw

29

alinea's steeds de kern voorop. In het voorbeeldfragment hierboven is dat netjes gebeurd. Als u alleen de eerste zinnen van de alinea's zou lezen, heeft u al een goed beeld van de globale inhoud van de brief. Voorbeeld Bij het werken met de PZ2000-module hebben wij sinds de installatie verschillende problemen gehad. We hebben deze klacht al eerder gemeld. Wij verzoeken u op korte termijn, dat wil zeggen in ieder geval voor 12 juni, een deskundig installateur langs te sturen. Wat weet de lezer na lezing van de eerste zinnen nog niet? Hij weet niet wat de problemen precies inhouden en wat er wel of niet is gebeurd na de eerdere melding van de klacht. Maar hij weet welk bouwschema er aan de brief ten grondslag ligt en hij weet ook welke informatie er in de verschillende alinea's te vinden is. Dit leest een stuk gemakkelijker. Het biedt hem bovendien de mogelijkheid selectief te lezen, dat wil zeggen zelf te bepalen welke tekstdelen hij helemaal wil lezen. Een goede kernzin geeft de lezer een aanwijzing over de inhoud van de alinea. Voor u als schrijver is het bovendien een handig hulpmiddel bij het opbouwen van uw alinea. Het dwingt u tot een goede afbakening van uw deelonderwerp. Een alinea is te beschouwen als de uitwerking van een kernzin. Behalve de kernzin bevat de alinea immers verder verklaringen, toelichtingen, uitweidingen en voorbeelden rond die kernzin.

6.2.

Structuuraanduiders

Structuuraanduiders zijn woorden of zinsdelen die het verband duidelijk maken tussen zinnen of tekstdelen (alinea's of paragrafen). Deze verbanden ontstaan eigenlijk vanzelf door de opeenvolging van de zinnen of tekstdelen. Een voorbeeld. U spreekt de volgende zinnen uit: "Jan is ziek. Hij komt niet op de vergadering." U doet in feite niet meer dan twee constateringen uitspreken, maar iedere toehoorder legt onmiddellijk een verband, en interpreteert uw zinnen als volgt: Jan is ziek, dus hij komt niet op de vergadering. U heeft dit verband niet expliciet uitgedrukt door het woordje dus te gebruiken, maar u had dit wel kunnen doen. Dus is hier een structuuraanduider: het geeft de lezer een aanduiding over het verband tussen de twee zinnen. Structuuraanduiders kunnen gebruikt worden op allerlei niveaus in een tekst. Binnen een alinea bijvoorbeeld, als u een opsomming geeft en dit duidelijk maakt met behulp van ook, bovendien, ten slotte. Maar ook op een hoger tekstniveau zijn structuuraanduiders nodig, om de ene alinea met de andere te verbinden bijvoorbeeld: Deze methode heeft voor- en nadelen. We beschrijven ze hierna. Of: Mijn standpunt is, dat de afdeling hier geen stem in heeft. Mijn argumenten hiervoor zijn ... Er zijn verschillende soorten verbanden tussen zinnen mogelijk. U kunt bovendien kiezen voor meer of minder nadrukkelijke structuuraanduiders. Hieronder ziet u een overzicht van veelgebruikte structuuraanduiders.

30

Tekstopbouw

Structuuraanduiders ........................................ ten eerste, ten tweede, 1., 2., 3., a. b. c., ook, bovendien, daarbij komt, tevens, daarnaast, vervolgens, we sommen de voordelen hierna voor u op, hieronder staan de uitgangspunten op een rijtje

Verband ........................... opsommend verband

-

enerzijds, anderzijds, toch, echter, maar

tegenstellend verband

-

voordat, nadat, vroeger, nu

tijdsverband

-

want, omdat, dus, daarom, daaruit volgt, derhalve, namelijk, mijn argumenten daarvoor zijn, mijn standpunt is dat, de conclusie luidt dan ook

argumentatief verband

-

bijvoorbeeld, ter toelichting, als illustratie hiervan, dit blijkt uit het volgende voorbeeld

toelichtend verband

-

zodat, waardoor, doordat, oorzaak hiervan is

oorzakelijk verband

In de volgende brief is nauwelijks gebruik gemaakt van structuuraanduiders. Het wordt aan de lezer overgelaten de verschillende verbanden tussen de zinnen expliciet te maken. Voorbeeld In uw brief van 10 april 2010 maakt u bezwaar tegen de standaardvoorwaarden bij de beschikking van 1 februari 2010 onder nummer 16 en 17. U verwijst hierbij naar de lopende procedure bij het Hof Amsterdam van 25 mei 2009. Volgens de uitspraak van het Hof Amsterdam is toepassing van zowel standaardvoorwaarde 16 en 17 geheel bindend. De uitspraak van het Hof Amsterdam van 24 december 2009 houdt in dat standaardvoorwaarde 17 niet strijdig is met wet of verdrag. Ik ben van mening dat ik niet aan uw bezwaar tegemoet kan komen. Mocht het arrest van de Hoge Raad anders luiden, dan ben ik alsnog bereid mijn standpunt te herzien. In de herschrijving zijn structuuraanduiders toegevoegd. De tekst is hierdoor gemakkelijker te begrijpen. In uw brief van 10 april 2010 maakt u bezwaar tegen de standaardvoorwaarden bij de beschikking van 1 februari 2010 onder nummer 16 en 17. U verwijst hierbij naar de lopende procedure bij de Hoge Raad bij het Hof Amsterdam van 25 mei 2009. Volgens de uitspraak van het Hof Amsterdam is toepassing van zowel standaardvoorwaarde 16 en 17 echter geheel bindend. De uitspraak van het Hof Amsterdam van 24 december 2009 houdt bovendien in dat standaardvoorwaarde 17 niet strijdig is met wet of verdrag. Ik ben dan ook van mening dat ik niet aan uw bezwaar tegemoet kan komen. Mocht het arrest van de Hoge Raad daarentegen anders luiden, dan ben ik alsnog bereid mijn standpunt te herzien. Ook tussen alinea's bestaan verbanden, die uitgedrukt kunnen worden door structuuraanduiders. Het opsommende verband bijvoorbeeld, uitgedrukt in reeksen als ten eerste, ten tweede, of ook, bovendien, vervolgens, komt vaak voor op alineaniveau. Dit geldt ook voor argumentatieve verbanden, uitgedrukt in zinsneden als Mijn conclusie is dan ook, dat… of Mijn argumenten bij dit standpunt zijn de volgende.

Lezergericht formuleren

7.

31


Zowel de toon van uw brief als de toegankelijkheid of begrijpelijkheid ervan worden vooral bepaald door de formulering die u kiest. Het is lang niet altijd mogelijk hier eenduidige adviezen voor te geven. Iedere lezer vraagt een eigen benadering; ook de relatie tot uw lezer varieert. Zoals u dat ook in een gesprek doet, zult u uw taalgebruik in een brief aanpassen aan de achtergrond van uw lezer. Het maakt een groot verschil of u een brief moet schrijven aan een collega of aan een toeslaggerechtigde. In het eerste geval kunt u rustig vaktaal gebruiken. In het tweede geval kunt u dat beter laten, en als u echt vaktermen nodig heeft, zult u ze moeten uitleggen. Ook de toon moet aangepast worden aan de specifieke lezerssituatie. In het algemeen is een zakelijke, neutrale toon een goede keuze, maar soms wilt u wellicht wat meer afstand nemen, of juist wat minder. Hoe kunt u toon en begrijpelijkheid van uw tekst beïnvloeden? Dat vindt u in de volgende paragrafen.

7.1.

Formeel of informeel

Uw brieven hebben altijd een zakelijk karakter. Toch zal de toon ervan variëren: de ene schrijfsituatie is nu eenmaal formeler dan de andere. In een enkel geval zult u een echt persoonlijke toon willen aanheffen, in een brief aan een collega die u goed kent bijvoorbeeld, of in een brief aan een relatie met wie u langdurig contact heeft onderhouden. Sommige kenmerken van een wat meer formele stijl, zoals de u-vorm en het hanteren van veelgebruikte schrijftaaltermen, kunt u dan verwisselen voor de kenmerken van een meer informele schrijftrant: de jij-vorm en het woordgebruik van de spreektaal. Deze verschillen zijn terug te vinden in onderstaande voorbeelden: Formeel/zakelijk Geachte heer Vermeer, Gisteren verzocht u mij per omgaande de verslagen van de projectgroep Ergonomie op te sturen. Helaas kan ik u vandaag pas het gevraagde toezenden, omdat de stukken waren zoekgeraakt Ik hoop dat deze vertraging u geen moeilijkheden bezorgt. Hoogachtend, J. Stoelman Informeel/persoonlijk Dag Jan, Gisteren vroeg je me of ik de verslagen van de projectgroep Ergonomie op kon sturen. Ik stuur de stukken vandaag pas op, want ik moest even zoeken. Hopelijk heeft het je geen problemen opgeleverd.


32

Tot kijk op de toogdag! Groet, Jonas Stoelman. Het is duidelijk dat u een stijl als in het laatste voorbeeld niet altijd vrij kunt hanteren. Wanneer kunt u dat beter niet doen? Als het om externe correspondentie gaat, moet u altijd een zakelijke toon hanteren. Uw lezer ervaart het wellicht als ongepast als uw brief te veel tegen de spreektaal aanhangt. Ook weet u niet of derden de tekst onder ogen krijgen. Bij interne correspondentie kunt u zich wat meer vrijheid veroorloven. Toch moet u in alle brieven die bewaard blijven en/of een officieel karakter dragen, een al te vriendschappelijke toon vermijden. Houd een neutrale toon aan, om dezelfde redenen als bij de externe correspondentie. Binnen de formele, zakelijke toon die u in uw correspondentie hanteert, is het wel belangrijk dat u niet onnodig afstandelijk schrijft. De 'wij-vorm' wordt bijvoorbeeld niet meer gehanteerd: schrijf waar mogelijk in de 'ik-vorm' en spreek de lezer aan ('u'). Schrijf actief en vermijd ambtelijke frases. Hoe u dat doet, kunt u lezen in de volgende paragrafen.

7.2.

Lijdende vorm

Een zakelijke schrijfstijl hoeft niet per se afstandelijk en onpersoonlijk te klinken. Integendeel: een goede zakelijke stijl heeft een actief en persoonlijk karakter. U bereikt dit onder andere door de lijdende vorm te vermijden die we in ambtelijke brieven zo vaak tegenkomen. De lijdende vorm (vrijwel altijd herkenbaar door gebruik van het werkwoord 'worden') heeft een sterk onpersoonlijk effect. Vergelijk de volgende zinnen: Voorbeeld - U wordt hierover binnenkort nader geïnformeerd. - Ik zal u hierover binnenkort nader informeren. Zin 1 staat in de lijdende vorm. De handelende persoon (degene die zal gaan informeren) treedt niet in de zin op. Dit is een van de bestaansredenen van de lijdende vorm: het is een handige constructie als we het echte onderwerp (degene die de handeling uitvoert) niet hoeven of willen noemen. Met behulp van de lijdende vorm kunnen we bijvoorbeeld zeggen: "De brug wordt geopend op 12 maart." Wie de opening zal verrichten, is op dit moment niet relevant, omdat de openingsdatum in deze mededeling centraal staat. Het is vaak wel mogelijk de ontbrekende handelende persoon weer in te voeren in de lijdende vorm, maar dat geeft dan de volgende omslachtige formulering: Voorbeeld - U wordt hierover binnenkort door mij nader geïnformeerd. - Onzerzijds wordt binnenkort nadere informatie hierover aan u verstrekt. In beide voorbeelden verstopt de schrijver zichzelf in zijn woordkeuze. De lezer zal zich door deze zinnen niet persoonlijk aangesproken voelen.

33


7.3.

Ambtelijk taalgebruik

Sommige woorden hebben een overduidelijk ambtelijk karakter, ze klinken verouderd en formeel: derhalve, tevens, mijnerzijds, pogen. Ze wekken bij de lezer de indruk van een formele, bureaucratische organisatie. Daarbij komt dat deze ambtelijke stijl grote afstand schept. Voorbeeld Geachte heer Vermeer, Gisteren richtte u zich tot mij met het verzoek per omgaande zorg te doen dragen voor de toezending van de verslagen van de projectgroep Ergonomie. Tot mijn spijt zie ik mij genoopt u middels dit schrijven te berichten, dat een en ander vertraagd is afgewikkeld, aangezien de onderwerpelijke stukken in het ongerede bleken te zijn geraakt. Bijgaand treft u het gevraagde aan, waarbij ik mijn hoop uitspreek dat de verlate aankomst u geen onoverkomelijke problemen zal bezorgen. Hoogachtend, J. Stoelman Voor alle typische ambtelijke woorden en uitdrukkingen (onderhavige, nopen, middels, dewelke, enz.) zijn synoniemen in onze taal aanwezig die bij een neutrale, zakelijke stijl passen. Als u deze, als meer 'gewoon' aangevoelde woorden gebruikt, maakt u de afstand tot uw lezer niet onnodig groot. Doet u dat in deze voorbeeldbrief, dan krijgt u de zakelijke versie die wij aan het begin van paragraaf 8.1 lieten zien. Hieronder ziet u een lijst met ambtelijke woorden waarvoor geschikte eigentijdse alternatieven voorhanden zijn. Niet:

Beter:

aangezien adequaat als gevolg van alsdan alsmede alvorens bedoelde behoudens betrekking hebbende bewerkstelligen bij dezen componenten conform conform continu correlatie dan wel de desbetreffende derhalve

omdat passend door dan en voordat die, dit, deze behalve die betrekking hebben op, van, over ervoor zorgen hierbij onderdelen gelijk aan, overeenkomstig overeenkomstig, overeenstemmend met voortdurend samenhang of die, de betrokken dus, daarom

34


dienaangaande doch evenbedoelde eveneens evengenoemde in dezen in toenemende mate in zijn algemeenheid indicaties inzake inzake met betrekking tot met het oog op mijnerzijds navolgende nopens omtrent onder invloed van onderhavig onderhavige onverwijld te allen tijde ten aanzien van ten behoeve van ten gevolge van teneinde ter zake ter zake van tevens tezamen thans uit dien hoofde verband houdende voorgaande voornemens zijn voorshands voorts vorenbedoelde vorenstaande welke zulks zulks, zulke

7.4.

hierover, daarover maar die, dit, deze ook die, dit deze hierin steeds meer in het algemeen aanwijzingen over over, in over, voor om van mij volgende over over door deze, dit die, dit, deze onmiddellijk altijd voor, op, over voor door om hierover voor, over ook samen nu daarom, daardoor die verband houden met, van, over die, dit, deze van plan zijn voorlopig verder die, dit, deze die, dit, deze die, dat dit, dat die, dit, deze

Moeilijkheidsgraad

De moeilijkheidsgraad van een tekst hangt van verschillende factoren af. Allereerst is een belangrijke factor natuurlijk het woordgebruik. Veel lange, moeilijke, abstracte of vreemde woorden maken een tekst moeilijker te begrijpen. Daarnaast maken lange of ingewikkelde zinnen een tekst ook lastiger. Behalve deze taaltechnische moeilijkheid heeft iedere tekst ook een inhoudelijke moeilijkheid, die we ook het abstractieniveau kunnen noemen. Hoe concreet u uw


35

tekst uitwerkt, hoeveel voorbeelden u geeft, of juist hoe abstract u uw onderwerp behandelt, al deze zaken hebben invloed op de inhoudelijke moeilijkheidsgraad. Hoe concreet of abstract moet uw tekst zijn? Dat is afhankelijk van de deskundigheid van uw lezer. Hier zijn dus ook geen algemene adviezen voor te geven. U zult zelf moeten inschatten hoe deskundig uw lezer is op het terrein van uw onderwerp en hoeveel voorkennis hij bezit. Daarnaast moet u uw stijl ook aanpassen aan het algemene kennis- en opleidingsniveau van uw lezers. In het volgende voorbeeld ziet u eerst een tekst die geschreven is voor lezers met veel voorkennis, daarna dezelfde inhoud voor lezers die minder van het onderwerp afweten. De verschillen betreffen niet alleen de abstractiegraad, maar ook woordkeuze en zinsbouw. Tekst 1 Seizoenswerkloosheid hangt samen met discontinuïteiten in het productieproces van verschillende bedrijfstakken. Als voorbeeld van dergelijke bedrijfstakken gelden de landbouw, sommige industrieën die landbouwproducten verwerken en delen van de bouwnijverheid. In deze bedrijfstakken bestaat in bepaalde perioden een vraagtekort naar arbeid. Tekst 2 In enkele bedrijfstakken wordt in bepaalde perioden harder gewerkt dan in andere. De landbouw is een voorbeeld van zo'n bedrijfstak. Wanneer de bloembollen gepeld moeten worden, halen de bloembollenbedrijven overal hun werknemers vandaan om dit handwerk te verrichten. De rest van het jaar is er weinig te doen en is er geen werk voor de bloembollenpellers. Dit noemen we seizoenswerkloosheid. Pas de moeilijkheidsgraad van uw tekst altijd aan aan de achtergrond van uw lezers. Bedenk daarbij, dat ook deskundige, hoogopgeleide lezers liever een toegankelijke tekst voor zich hebben dan een onnodig ingewikkelde.

7.5.

Lange aanloop

Bekijk eens de volgende beginzin van een aanmaning. Met het gebruik van 'naar aanleiding van' bezorgt u uw zin altijd een lange aanloop. Maar hier is deze aanloop echt wat uit de hand gelopen: Voorbeeld Naar aanleiding van de door u op 17 juni 2010 ingediende aanvraag voor reservering van computerlokalen op verschillende data in de maanden november en december, deel ik u mede dat aan deze aanvraag gedeeltelijk tegemoet kan worden gekomen en wel op de hiernavolgende data. Hoe is dit fragment te herschrijven? U laat het 'naar aanleiding van' gewoon weg en formuleert de informatie die daarop volgt in een zelfstandige zin. Dan zet u welbewust een punt en vervolgt met de kern van uw brief: Herschrijving U heeft op 17 juni 2010 een aanvraag ingediend voor reservering van computerlokalen in november en december. Een overzicht van de voor u vastgelegde data ziet u hieronder.


36

Voor alle cliché-openingszinnen (met referte aan, in antwoord op, refererend aan, onder dankzegging voor uw brief van, enz.) geldt, dat zij een onduidelijk begin van uw brief veroorzaken. Zinnen met een lange aanloop zijn meestal gewoon te lang. Knip de zin in stukken en zorg er bij de herschrijving voor, dat de kern voorop komt te staan. In de oorspronkelijke zin staat die kern meestal aan het eind, terwijl het aanloopgedeelte een minder belangrijke mededeling bevat. Voorbeeld Dat de uitwerking van de wettelijke regeling voor de horizontale en verticale prijsbinding meer tijd vergt dan was voorzien en dat daardoor nu weer verlenging van de werking van een in feite verouderde wet noodzakelijk is, betreuren wij ook. Herschrijving Ook wij betreuren het, dat de uitwerking van de wettelijke regeling voor de horizontale en verticale prijsbinding meer tijd vergt dan was voorzien. Er is daardoor nu weer verlenging van de werking van een in feite verouderde wet noodzakelijk.


7.6.

37

Tangconstructie

Een tangconstructie ontstaat als twee zinsdelen die sterk met elkaar verbonden zijn (onderwerp/gezegde, lidwoord/zelfstandig naamwoord) gescheiden worden door een tussenzin of een andere woordgroep. Hoe langer de tussenliggende woordgroep, hoe moeilijker de zin voor een lezer te verwerken is. Voorbeelden van tangconstructies 1. Uw verzoek is vanmiddag met medeweten van de hoofddirectie gelijktijdig in het afdelingsoverleg onder leiding van het plaatsvervangend afdelingshoofd en in de managementvergadering onder leiding van de adjunct-directeur besproken. 2. Hierbij ontvangt u een verslag van de door zeven leden van de Raad van Bestuur en de voltallige directie bezochte vergadering van 2 mei. In deze voorbeelden zijn de cursief gedrukte delen uit elkaar geplaatst. Er is informatie tussen geplaatst. De informatie in de zinnen is nu lastiger te verwerken. Hieronder ziet u hoe deze zinnen eenvoudig anders te formuleren zijn. 1.

2.

Uw verzoek is vanmiddag met medeweten van de hoofddirectie gelijktijdig besproken in het afdelingsoverleg onder leiding van het plaatsvervangend afdelingshoofd en in de managementvergadering onder leiding van de adjunct-directeur. Hierbij ontvangt u een verslag van de vergadering van 2 mei, die bezocht is door zeven leden van de Raad van Bestuur en de voltallige directie.

Een tangconstructie is niet fout. Teksten die veel tangconstructies bevatten, gecombineerd met lange zinnen, zijn wel vaak veel moeilijker te begrijpen dan teksten met korte, eenvoudig samengestelde zinnen. Heeft uw lezer waarschijnlijk toch al moeite met de ingewikkelde inhoud van uw brief, dan doet u er dus goed aan eenvoudige zinnen te schrijven, zonder tangconstructies. Ook als uw lezer een deskundige is, is het aan te raden ingewikkelde zinsconstructies zoals de tangconstructie, te vermijden. Hoe eenvoudiger en helderder uw zinnen, hoe sneller de kern van uw boodschap overkomt. Dat is plezierig voor uw lezer, ook al is hij inhoudelijk net zo deskundig als u. Daarbij verhoogt helderheid de overtuigingskracht van argumentatieve teksten.

7.7.

Zinslengte

Lange zinnen kunnen moeilijker leesbaar zijn dan korte zinnen. Een lezer is gewend bij een punt te pauzeren en in gedachten samen te vatten voor hij verder leest. Laat die punt lang op zich wachten, dan is het eerste deel van de zin vaak al vergeten en is de samenvatting moeilijker te maken. De lezer moet dan weer terug naar af. Voorbeeld Deze conclusie ontlenen wij aan een onderzoeksrapport van de Rijksgeneeskundige Dienst, dat is opgesteld naar aanleiding van een onderzoek na een klacht van verschillende collega's die zich na de calamiteit tot de Ondernemingsraad hadden gewend. Deze zin bevat in feite drie mededelingen. Als u elke mededeling in een aparte zin formuleert, levert dat de volgende tekst op.


38

Herschrijving Deze conclusie ontlenen wij aan een onderzoeksrapport van de Rijksgeneeskundige Dienst. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van een onderzoek na een klacht van verschillende collega's. Zij hadden zich na de calamiteit tot de Ondernemingsraad gewend. Uit deze herschrijving kunt u opmaken dat het advies 'schrijf korte zinnen' te oppervlakkig is. Het fragment is duidelijker geworden, maar niet echt prettiger leesbaar. Alle drie de zinnen zijn ongeveer even lang. Nu is het vooral de afwisseling in zinslengte die ervoor zorgt, dat een tekst prettig leesbaar is. Als u de laatste twee zinnen samenvoegt, ligt de tekst plezieriger in het gehoor. Herschrijving Deze conclusie ontlenen wij aan een onderzoeksrapport van de Rijksgeneeskundige Dienst. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van een onderzoek na een klacht van verschillende collega's, die zich na de calamiteit tot de Ondernemingsraad hadden gewend.

7.8.

Vaktaal

Als u correspondeert met een collega of een andere inhoudelijk deskundige, dan kunt u gerust vaktaal gebruiken. Sterker nog: het gebruik van vaktaal is in dat geval aan te bevelen. Binnen een groep mensen die dezelfde taken hebben of hetzelfde doel nastreven, ontwikkelt zich op den duur altijd een groepstaal. Heeft u te maken met een leek, dan kunt u die vaktermen uiteraard niet gebruiken. Uw lezer spreekt uw vaktaal niet. U zult in de taal van de lezer moeten zeggen wat u te zeggen heeft. Dat betekent dat u, waar u vaktermen nodig heeft, uitleg zult moeten geven. Voorbeeld Niet Op grond van de Instructie Informatieverstrekking, beschikking van 16 december 1982, nr. 582-26319 en op grond van artikel 67 van de Algemene wet inzake Rijksbelastingen kan ik inzake het in de brief aangehaalde individuele geval geen verdere informatie verstrekken. Maar Helaas kan ik niet ingaan op uw verzoek om informatie. De Belastingdienst kent voorschriften over het verstrekken van informatie over en aan derden. Ook bij uw verzoek ben ik aan deze voorschriften gebonden.

7.9.

Omhaal van woorden

Schrijf precies op wat u bedoelt: verhul de boodschap niet in wollige taal. De taalnormen vragen van ons een heldere en duidelijke formulering. In het volgende voorbeeld is hieraan geen gevolg gegeven. Het gaat hier om een antwoord op een brief waarin de belanghebbende vraagt om een reactie op zijn bezwaarschrift. Voorbeeld Ten antwoord op de in margine genoemde brief deel ik u mede dat uw bezwaarschrift op 27 december is binnengekomen. Verder deel ik u mede dat


39

het onderwerpelijke bezwaarschrift de eindfase van de verwerkingsprocedure heeft bereikt. De beschikking kunt u dan ook binnen afzienbare tijd tegemoet zien. De tweede zin is niet echt informatief en dus overbodig. De derde zin klinkt mooi, maar wat is 'binnen afzienbare tijd'? De omhaal van woorden in deze brief moet verhullen, dat de schrijver zich niet vast wil leggen. Ook als dat niet zo is, wekt hij beslist wel die indruk. Herschrijving In uw brief van ... informeert u naar de afhandeling van uw bezwaarschrift. Wij hebben uw bezwaarschrift op 27 december ontvangen. De beschikking kunt u binnen twee weken verwachten. Ook beleefdheidsfrasen maken brieven nodeloos omslachtig en kunnen de tekst minder dwingend maken. Vergelijk de volgende zinnen: 1. Gelieve mij, indien enigszins mogelijk, een specificatie betreffende de door u gemaakte onkosten te doen toekomen. 2. Ik verzoek u mij een specificatie van uw onkosten toe te zenden. 3. Wilt u mij een specificatie van uw onkosten toezenden?

Argumentatie in brieven

8.

40


In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de opbouw van argumentatie en de schriftelijke vastlegging ervan. Het gaat hier niet om het leren opbouwen van uitgebreide betogen. In de meeste correspondentie gaat het om eenvoudige argumentaties.

8.1.

Standpunt en argument

U moet een verzoek afwijzen, een beslissing meedelen, een verzoek doen, informatie inwinnen. In bijna alle gevallen zult u gebruik maken van uitleg en argumentatie. Waarom wijst u het verzoek af? Wat was de reden van de beslissing? Wat is de achtergrond van uw verzoek? Waarom heeft u deze informatie nodig? Als u geen argumenten aanvoert die de lezer inzicht geven in achtergrond en doel van uw brief, zal uw brief bot, onbegrijpelijk, ongevoelig of onbeleefd overkomen, afhankelijk van de situatie. Daarbij komt dat de lezer alleen kan reageren op uw argumentatie als hij weet wat uw onderbouwing daarbij is. Als u een standpunt inneemt, bent u het aan de lezer verplicht dit standpunt voldoende te onderbouwen. Waarom zou de lezer uw standpunt anders accepteren? In een slechtnieuwsbrief geeft u aanleiding en achtergrond van het slechte nieuws: de ondersteuning voor uw standpunt. Als u een reactie op een klacht schrijft, zet u uiteen waarom u de klacht gegrond dan wel ongegrond vindt. In een beslissing op een bezwaar legt u uit wat de gronden van uw beslissing zijn. U moet uw standpunt dus altijd met argumenten onderbouwen. U doet dit niet alleen omwille van de duidelijkheid. Door uit te leggen waarom u een beslissing heeft genomen, kunt u de lezer bovendien overtuigen van de redelijkheid van uw standpunt. De eerste stap bij het schrijven van (de argumentatie in) een brief is vaststellen wat uw standpunt is. Voor de lezer is het van belang dat hij dit standpunt in de tekst gemakkelijk kan terugvinden. Signalen voor een standpunt zijn: - Mijn standpunt is … - Ik ben van mening dat … - Ik zal hier beargumenteren waarom … - Mijn conclusie is … Voorbeelden - Ik ben van mening dat de huurtoeslag juist is vastgesteld. - In deze brief zal ik aangeven waarom ik u niet aan uw bezwaar tegemoet kan komen. - Mijn conclusie is dat u geen recht heeft op zorgtoeslag. Zo'n expliciete formulering is erg duidelijk, maar overdaad schaadt. Veelvuldige herhaling van deze signalen geven uw tekst al snel iets belerends. U kunt daarom ook gebruik maken van zogenoemde structuuraanduiders om uw standpunt te verduidelijken. Voorbeelden hiervan zijn:


-

41

dus; daarom; hieruit volgt; …dan ook…

Een argument is het antwoord op de vraag: “Waarop baseer ik dat?” Om uw standpunt te onderbouwen, moet u nagaan met welke argumenten u dat het beste kunt doen. Welke argumenten motiveren de keuze van het standpunt? Voorbeeld De maximale huurgrens voor jongeren tot 23 jaar is € 331,78. Omdat uw huur hoger is dan dit bedrag, heeft u helaas geen recht op huurtoeslag. Standpunt: U heeft geen recht op huurtoeslag. Waarop baseer ik dat? Argument: De maximale huurgrens voor jongeren tot 23 jaar is € 331,78. Uw huur is hoger dan dit bedrag. In uw antwoord moet u ingaan op alle argumenten die de toeslaggerechtigde in zijn verzoek of bezwaarschrift opvoert. U geeft in dat geval aan waarom de argumenten van de toeslaggerechtigde ontoereikend zijn. Voorbeeld U stelt wel recht te hebben op huurtoeslag, omdat er in uw gemeente geen of weinig huizen beschikbaar zijn met een huur die lager is dan €331,78. Daarom heeft u moeten kiezen voor een huis met een iets hogere huur. De wet houdt met deze omstandigheden echter geen rekening en heeft een maximale huurgrens vastgesteld voor jongeren tot 23 jaar. Ik adviseer u om volgend jaar, als u 23 jaar wordt, opnieuw een aanvraag voor huurtoeslag in te dienen. Ook argumenten kunt u in de tekst markeren met structuuraanduiders. Voorbeelden hiervan zijn: want; omdat; immers; aangezien. Voorbeeld U heeft geen recht heeft op huurtoeslag. Uw huur is hoger dan het bedrag van de maximale huurgrens. Of: U heeft geen recht op huurtoeslag, omdat uw huur hoger is dan het bedrag van de maximale huurgrens.

8.2.

Argumentatie structureren

In de vorige paragraaf heeft u gezien hoe u standpunt en argumenten kunt onderscheiden. De vraag die vervolgens opkomt, is hoe standpunt en argumenten duidelijk gestructureerd kunnen worden, zodat uw betoog logisch is en daardoor makkelijk te volgen. In deze paragraaf wordt daarom dieper ingegaan op de opbouw van standpunt en argumenten. De volgorde waarin u standpunt en argumenten aanbiedt, is niet voorgeschreven. Nederlanders zijn vaak erg direct. Ze geven eerst het standpunt. Daarna leggen ze

42


uit waarom ze dat vinden en geven ze argumenten. Mensen uit andere culturen bereiden het standpunt vaak voor. Ze beginnen met de argumenten. De lezer wordt zo voorbereid op de conclusie (het standpunt). Als u uw argumentatie goed structureert, bouwt u een helder betoog op. Een betoog bestaat uit minstens één standpunt en vaak uit meer argumenten. Om zo'n betoog op te zetten, kunt u voor uzelf eerst een zogenoemd argumentatieschema opzetten. Uit zo'n schema blijkt duidelijk: - wat het standpunt is; - welke argumenten het standpunt ondersteunen; - welke argumenten ook weer een standpunt zijn. Het eerste standpunt noemen we het hoofdstandpunt. Dit wordt onderbouwd met argumenten. Als deze argumenten zelf ook weer onderbouwd worden, dan noemen we ze substandpunten. Substandpunten moeten ook weer onderbouwd worden met argumenten. Schematisch ziet de structuur van hoofdstandpunt, substandpunten en argumenten er bijvoorbeeld als volgt uit: Hoofdstandpunt: U heeft geen recht op huurtoeslag 



Substandpunt: Substandpunt: U bent jonger dan 23 jaar én: Uw huur is hoger dan de maximale huurgrens voor jongeren onder de 23 jaar.   Argument (wetsregel) De maximale huurgrens is €331,78 én

Argument (feit) Uw huur bedraagt € 402,23

Om uw betoog te structureren neemt u de volgende stappen: 1. Bepaal uw standpunt en noteer het bovenaan uw blad. 2. Bepaal het “waarom” van het standpunt. Dit zijn de argumenten. Schrijf alle argumenten onder het standpunt. 3. Ga van elk argument na of het ook een “waarom” heeft. Noteer dat argument dan onder het substandpunt. 4. Herhaal stap 3 tot u geen substandpunten meer kunt vinden en geen argumenten meer kunt geven. 5. Trek van elk (sub)standpunt steeds een pijl naar het argument dat het ondersteunt. 6. Controleer of de opbouw van standpunt en argumenten juist is door bij elke pijl “want” te zetten: <standpunt>, “want” <argument>. 7. U heeft nu een argumentatieschema gemaakt van uw standpunt en argumenten. Werk uw betoog vervolgens uit. Het argumentatieschema hierboven kan uitgewerkt worden in de volgende tekst. U heeft geen recht op huurtoeslag. De wet bepaalt namelijk dat voor jongeren onder de 23 jaar een maximale huurgrens geldt van € 331,78. Uw huur bedraagt € 402,23. Uw huur is dan ook hoger dan het bedrag van de maximale huurgrens.


43

Zoals u ziet, is het betoog opgebouwd volgens de structuur in het argumentatieschema. De standpunten en argumenten zijn in het betoog uitgeschreven in hele zinnen. Ook zijn er woorden tussengevoegd die de structuur weergeven, zoals “namelijk” en “dan ook”. Het standpunt staat voorop. Daarna zijn de argumenten uitgewerkt, te beginnen bij de wetsregels en feiten onderin het argumentatieschema. Zorg er altijd voor dat de lezer standpunt en argumenten duidelijk kan onderscheiden. Als de argumentatie complex is, werk dan de verschillende argumenten in aparte alinea's uit. Maak zo nodig ook gebruik van kopjes. Deze geven in het kort weer waar de alinea over gaat.

8.3.

Helder, integer en zakelijk argumenteren

Als ambtenaar moet u uw standpunten innemen op zakelijke basis. Uw argumenten moeten daarop aansluiten. U mag dus geen argumenten noemen die voortkomen uit uw persoonlijke overtuiging. Als medewerker van een professionele organisatie noemt u alleen heldere, integere en zakelijke argumenten. Heldere argumenten gebruiken, betekent dat u: - uitsluitend argumenten gebruikt die echt slaan op het standpunt; - zichzelf niet tegen spreekt; - een duidelijk verschil maakt tussen feiten en meningen. Integer argumenteren, betekent dat u geen standpunt mag verdedigen, waarvan u weet dat het niet verdedigbaar is. Ook moet u geen argumenten aanvoeren, waarvan u weet dat ze niet kunnen worden gebruikt. Zakelijke argumenten gebruiken, betekent dat u uw persoonlijke mening achterwege laat. Zakelijk betekent ook dat u geen argumenten gebruikt die verdachtmakingen, persoonlijke aanvallen, intimidaties of dreigementen inhouden. Verder mag u de situatie van de toeslaggerechtigde niet generaliseren. Bovendien mag u geen vooroordelen laten doorschemeren. Hieronder vindt u schrijfadviezen die de helderheid van uw argumentatie zullen verhogen. Geef inzicht in bronnen Als medewerker van de Belastingdienst verkondigt u geen persoonlijk standpunt, maar een standpunt dat u ontleent aan bepaalde wetten, besluiten, regels of jurisprudentie. Het is ook verplicht aan te geven welke wetten, besluiten of uitspraken u heeft gebruikt voor uw argumentatie. Stem bronvermeldingen af op lezer Of u een wet moet benoemen, hangt af van het publiek waarvoor u een brief schrijft. In een brief naar een toeslaggerechtigde kunt u de aangehaalde wet beter zoveel mogelijk ook in gangbaar Nederlands beschrijven. In veel gevallen (bijvoorbeeld in het geval van een uitspraak op bezwaar) zult u ook de betreffende wetsartikelen moeten noemen. Zet de verwijzing naar het artikel dan achter het standpunt en tussen haakjes. De zin wordt dan niet hinderlijk onderbroken door een verwijzing.


44

Vermeld verband wet en situatie Als u een wet of regel aanhaalt of beschrijft, vergeet dan niet de koppeling te maken tussen die wet of regel en de concrete situatie van de toeslaggerechtigde. Als schrijver heeft u natuurlijk haarscherp in uw hoofd wat dat verband is. Ga er echter niet vanuit dat de lezer dit verband ook meteen legt. Geef het verband dus altijd duidelijk aan. Schrijf dus niet alleen: “U heeft geen recht op huurtoeslag. De wet bepaalt namelijk dat voor jongeren onder de 23 jaar een maximale huurgrens geldt van € 331,78“, maar voeg uitleg toe: “Uw huur van€ 402,23 is namelijk hoger dan de maximale huurgrens.”

45

Spelling

9.

Spelling

9.1.

Inleiding

Spelling: we willen er allemaal over meepraten, want de vormgeving van onze eigen taal gaat ons persoonlijk aan. Helaas hebben we zelf weinig stem: we hebben ons maar neer te leggen bij de regels van de officiële spelling die de Nederlandse Taalunie vaststelt. Niet altijd stemmen de wijzigingen die de Taalunie van tijd tot tijd in onze spelling invoert, tot algemene tevredenheid. Maar het moet gezegd dat veel onvrede eigenlijk voortvloeit uit een gebrek aan kennis van de regels. Deze leesbundel hoopt dan ook bij te dragen aan een betere onderbouwing van uw kritische blik op onze spellingregels. Dat onze spelling te pas en te onpas gewijzigd wordt, is een veelgespuide misvatting. In 1947 was er de ingrijpende wijziging van vleesch en mensch in vlees en mens. Ook schrijven wij vanaf dat jaar lopen in plaats van loopen. Bijna een halve eeuw lang gebeurde er vervolgens niets. De laatste spellingwijziging in onze taal dateert van 1995, aangescherpt in 2005. In dat jaar werd de dubbelspelling (inspecteur / inspekteur) afgeschaft en zijn er nieuwe regels opgesteld voor de spelling van samengestelde woorden en de tussen-n. Over deze laatste regel, in het bijzonder de uitzonderingsregels op de hoofdregel, is veel ophef geweest. Met de herziening van de Woordenlijst van de Nederlandse taal (het Groene Boekje) verdwijnt één van de meest omstreden uitzonderingsregels: die van de paarde(n)bloem. Verder heeft de spellingcommissie de spelling van een groot aantal woorden in de Woordenlijst gewijzigd en de regels op sommige punten aangescherpt. De wijzigingen in de nieuwe Woordenlijst houden in: - Incourante woorden en woorden zonder spellingproblemen (geldadel, geldaristocratie, geldauto enzovoorts) zijn geschrapt; - 6.000 nieuwe woorden die wel spellingproblemen kunnen opleveren, zijn toegevoegd. - Fouten, tegenstrijdigheden en inconsistenties uit de vorige editie zijn gecorrigeerd. - De paardebloem-regel is geschrapt. - De regels zijn uitvoeriger en helderder geformuleerd. - De Leidraad bevat een nuttige lijst van vaktermen. Deze leesbundel biedt een overzicht van de belangrijkste spellingregels op grond van de nieuwe editie van de Woordenlijst van de Nederlandse taal, oktober 2005. Voor een volledig overzicht verwijzen we u naar de Leidraad in de Woordenlijst. Overigens is de Woordenlijst ook te raadplegen op www.woordenlijst.org. Er zijn bovendien verschillende websites waar u terecht kunt met uw vragen over de spelling. De website van de Taalunie, www.onzetaal.nl, is daarvan een zeer bruikbaar voorbeeld.

9.2.

Spelling van uitheemse en bastaardwoorden

Naarmate een woord uit een andere taal zich aanpast aan het Nederlandse taalsysteem, wordt ook de schrijfwijze vernederlandst. Dat is gebeurd met van

46

Spelling

oorsprong Latijnse en Franse woorden als komedie, karakter, akte, strikt, maar niet met contact, locomotief, product, college, actrice. Gebruik de Woordenlijst als u twijfelt tussen c of k. Van oorsprong Latijnse of Franse woorden (bastaardwoorden) die een k-klank hebben, worden met c of qu gespeld. Dat geldt bijvoorbeeld voor: contact, directeur, inspecteur, controle, product, college, actrice, conform, cadeau, locatie, reactie, consequent, conclusie, quasi, enquête, correctie Van een aantal woorden uit deze groep is de spelling met een k vastgesteld, omdat dat de meest gebruikte (vernederlandste vorm) was. Het gaat hier bijvoorbeeld om: kopie, akte, lokaal, karakter, oktober, vakantie, klassiek, akkoord, praktijk, kritiek, kwadraat, elektriciteit Soms treden er door deze uitzonderingen inconsequente reeksen op: locatie/lokaal, akkoord/accorderen. Gelukkig gaat het hier slechts om enkele gevallen. Let ook op de spelwijze van elektronica en elektrocutie. Twee lijsten met voorbeelden (van k- en c-woorden) ziet u hieronder. Met een k ………………………………………………………………………………………….. akkoord (maar: accorderen) kerosine anekdote klasseren cirkel klassiek dokter (maar: doctor) kliniek elektricien kolonie elektrode kopie elektriciteit kopiëren fotokopie korporaal frikadel korset helikopter kosmetisch hypothekeren kostuum kabinet krediet kadaster kritiek (maar: criticus) kadaver kroket kajak lokaliseren kalender lokaal kaliber kosmos kalibreren oktober kandidaat praktijk kantine predikaat kapsones riskeren karbonade sekte kardinaal ticket karikatuur traktaat karma traktatie karton vakantie kassa vulkanisatie

47

Spelling

Met een c ……………………………………………………………………………………………. academie clandestien accijns classificatie accommodatie clausule accorderen (maar: akkoord) cliché accountant cliënt accrediteren coach acryl code actief comfort actueel component actie compromis acuut concept adjunct concern attractie conclaaf aspect conclusie cabine conflict cachet controle cadeau direct café effect cafetaria fabricage camera factor camoufleren fiscus capaciteit focus capsule indicatie caravan insect carburator inspecteur cargo lectuur carpool locatie carrière object carrosserie product cassatie publicatie cassette secundair catalogus selectie chic structuur circa traject

9.3.

Aaneenschrijven of koppelteken

Hoofdregel De hoofdregel voor het spellen van een samengesteld woord is heel eenvoudig: voeg de samenstellende delen aaneen als die geen afkorting zijn of hoofdletters bevatten. Voorbeelden: belastingverlaging, vakantiedagen, buitendienstmedewerker, accountmanager, overgangsregeling, nachtdienst. De regel geldt ook voor samenstellingen met Engelse delen, zoals: online, fitnesscentrum, accountmanager, airbag, computernerd, humanresourcesmanager, opensourcesoftware, eyeopener. Let op: Als het niet om een samenstelling gaat, maar om een woordgroep (het eerste deel is een bezitsaanduiding, een telwoord of een bijvoeglijk naamwoord), dan worden de delen, net als in het Nederlands, los geschreven. Voorbeelden: blind date, collector's item, full colour, low budget, off the record, real time, second opinion, compact disc. Ook drieledige samenstellingen (samengestelde woorden die uit drie delen bestaan) schrijven we aaneen: langetermijnplanning, kleineondernemersregeling, hogesnelheidslijn, gekkekoeienziekte, humanresourcesmanager, handsfreecarkit, multiplechoicevraag, worstcasescenario, realtimebeurskoersen.

Spelling

48

Invoegen van een koppelteken De spelling van samengestelde woorden kan problemen opleveren als er door het aaneenschrijven van de delen een vreemd of onleesbaar woordbeeld ontstaat. Dat is bijvoorbeeld het geval bij woorden als autoongeluk, douaneunie en renteinkomsten. Omdat de oo, eu en ei ook als één klank gelezen kunnen worden, zijn deze woorden door het aaneenschrijven van de samenstellende delen minder gemakkelijk herkenbaar. Daarom zetten we in dergelijke woorden bij klinkerbotsing een koppelteken. Van klinkerbotsing is sprake in de volgende combinaties van klinkers: aa: thema-avond ae: horeca-etablissement ai: valuta-inkomsten au: massa-uitkomst ee: café-eigenaar ei: rente-inkomsten eu: douane-unie ie: roei-equipe ii: kiwi-import ij: ski-jack oe: zo-even oi: auto-inbraak oo: auto-ongeluk ou: radio-uurtje ui: accu-import uu: continu-uitstoot Bij klinkercombinaties die niet in deze lijst voorkomen, zetten we geen koppelteken: ao: cameraopstelling ea: suppletieaangifte eo: licentieovereenkomst ia: antiapartheid iji: rijinstructeur io: skiongeluk iu: miniurn oa: fotoalbum ua: milieuactivist ue: bureaueigenaar uo: menuoptie In de volgende gevallen zetten we ook een koppelteken tussen de samenstellende delen: 1.

In samenstellingen met letters, cijfers en tekens: BTW-tarief, verbindings-s, CDW-bepalingen, EG-voorschriftgeving, 65-plusser, 4%-regeling, €-teken, T-kruising, NOS-journaal.

2.

In samenstellingen met als eerste deel: niet, non, bijna, oud, ex, adjunct, aspirant, substituut, chef, kandidaat, interim, stagiair, leerling, assistent, collega of meester: adjunct-directeur, leerling-loodgieter, assistent-notaris, oud-voorzitter, vicepresident, niet-roker, ex-vrouw.

49

Spelling

Let op: anti, co, des, duo, semi, pro en sub komen direct aan woord vast: desinteresse, duozitje, subtropisch, coauteur. 3.

Bij rangaanduidingen: minister-president, adjunct-commies, directeur-generaal, executeur-testamentair.

4.

Alle aardrijkskundige samengestelde namen: West-Fries, Midden-Amerika, Oost-Spanje, West-Vlaams.

5.

Bij woordgroepen met gelijkwaardige delen zoals: leer-werktraject, man-vrouwfirma, prijs-kwaliteitverhouding.

9.4.

De tussen-n in samenstellingen

In 1995 zijn er nieuwe regels opgesteld voor de tussen-n in samenstellingen. De regels zijn niet van toepassing op samenstellingen waarvan het eerste deel als afzonderlijk woord al op -en eindigt, zoals binnendeur, havenhoofd en rekenmeester. Ook gelden de regels niet voor samenstellingen met een oude naamvals-n. Deze n blijft gewoon staan: 's anderendaags, grotendeels, meestentijds, merendeel. In schema Hieronder ziet u de hoofdregel voor de tussen-n weergegeven in een schema.

Is het linkerdeel een zelfstandig naamwoord? nee

ja

-e-

Heeft het linkerdeel een m.v. op –en?

rodekool

nee

spinnewiel

-e-

ja Heeft het linkerdeel een m.v. op –es?

aspergesoep

ja

nee

gerstenat

-e-

-en-

weidevogel gedachtegang

perensap, kippensoep vrouwenverblijf

Hieronder vindt u een toelichting op de hoofdregel. Daarna is een overzicht opgenomen van de uitsluitingen (de gevallen waarin we de hoofdregel niet toepassen) en van de uitzonderingen (de gevallen die uitgezonderd zijn van de hoofdregel). Hoofdregel We schrijven de tussenklank als –en als het linkerdeel van de samenstelling een zelfstandig naamwoord is dat een meervoud heeft op –en, maar geen meervoud op –es. In andere gevallen schrijven we –e. Dat geldt bijvoorbeeld voor: zelfstandigenaftrek, getuigenloon, aandelenkapitaal, uitgavenpatroon, bessensap, boerendochter, boekenbon, kippensoep, krantenartikel, perensap, lerarenopleiding, linzensoep.

Spelling

50

Drie gevallen waarin we de hoofdregel niet toepassen 1. Als het linkerdeel van de samenstelling al eindigt op –en, is er geen echte tussenklank. We behouden de schrijfwijze van dat deel. Voorbeelden: havengebied, keukentafel, molensteen. 2.

In sommige samenstellingen kunnen we de samenstellende delen nauwelijks of niet herkennen. We noemen ze versteende samenstellingen. Andere woorden lijken alleen maar op samenstellingen, maar zijn dat eigenlijk niet. Op deze woorden passen we de regel niet toe. Het gaat hier vaak om verouderde woorden, die in de zakelijke schrijfpraktijk nauwelijks voorkomen. Voorbeelden: apezuur, bullebak, elleboog, kinnebak, klerezooi, schattebout, zinnebeeld. Het woord ruggespraak hoort ook in deze lijst thuis.

3.

Sommige samenstellingen zijn ontstaan doordat een woordgroep aan elkaar is gegroeid. Vaak hebben de zelfstandige naamwoorden een oude naamvalsvorm. Deze naamvalsvorm bepaalt dan de schrijfwijze. Voorbeelden: goedendag, grotendeels, ingebrekestelling, meestentijds, merendeel, ondercurateleplaatsing.

Drie uitzonderingen op de hoofdregel 1. Als het linkerdeel van een samenstelling verwijst naar een persoon of zaak die in de gegeven context uniek is, schrijven we –e. Een handjevol woorden valt in deze categorie. Het gaat om de samenstellingen met Onze-Lieve-Vrouw, zon, maan en hel. Voorbeelden: onzelievevrouwebedstro, zonnestraal, zonnebril, maneschijn, helleveeg. Ook de woorden Koninginnedag en koninginnenacht schrijven we zonder tussen-n. Het woord koninginnensoep krijgt wel een tussen-n, omdat dit woord niet verwijst naar onze koningin. 2.

Als het linkerdeel van een samenstelling een versterkende betekenis heeft en het geheel is een bijvoeglijk naamwoord, dan schrijven we –e. Voorbeelden: apetrots, beresterk, boordevol, stekeblind.

3.

Het eerste deel van de samenstelling is een vrouwelijke nevenvorm met een stomme e (klinkt als "eh") achter het grondwoord, zoals studente. “Vrouwelijke nevenvorm” wil zeggen dat er een mannelijke tegenhanger van het woord bestaat, zoals student. De samenstellingen met deze vrouwelijke nevenvormen krijgen net zoals hun mannelijke tegenhangers een tussen-n: studentenzwangerschap, agentenuniformrokje.

51

Spelling

Woorden op –e die in een samenstelling geen -n- krijgen In de tabel hierna ziet u woorden die eindigen op een -e en een (dubbel) meervoud hebben op -en en -s. Ze krijgen in een samenstelling geen tussen-n: aktetas, aangiftebiljet, gemeenteambtenaar. Woorden op –e (geen –n in een samenstelling) ………………………………………………………………………………………… aangifte eigenaresse methode aanname einde oorkonde akte etappe oplage analyse fase opname attitude geboorte orde barricade gedaante parterre bede gedachte pauze behoefte gelofte periode belofte gemeente ronde bijdrage gewoonte route bode hoogte schade boete kade uitgifte cassette keuze volume collecte kudde waarde diepte lade zone douane lengte

We schrijven dus zonder tussen-n: aangiftedossier, aannamebeleid, attitudeprobleem, behoeftebevrediging, bijdragebedrag, boeterente, cassettedeck, douaneambtenaar, geboorteakte, gedaantewisseling, gedachtestroom, gemeentehuis, hoogtevrees, keuzevrijheid, opnameafdeling, pauzemuziekje, rondewinnaar, routeplanner, schadeuitkering.

9.5.

De tussen-s in samenstellingen

Schrijf in de volgende gevallen een tussen-s in een samenstelling: 1. Het eerste deel eindigt als afzonderlijk woord niet op een sisklank en het tweede deel begint niet met een sisklank, maar tussen de delen hoort u wel een s (klank): heffingsrente, afschrijvingskosten, vennootschapsbelasting, ondernemersregeling, bakkersroom, moederskindje, meningsverschil, stadsdeel. 2.

Het tweede deel begint met een sisklank, en als u een vergelijkbare samenstelling maakt, verschijnt er een s: jongensschool, want jongensboek; werknemersspaarregeling, want werknemersaandeel; aflossingsschema, want aflossingstermijn; uitkeringsspecificatie, want uitkeringsgerechtigde.

Helaas gaat de tweede regel niet altijd op (in de Woordenlijst: tijdperk, tijdmeter, tijdsbalk, tijdsindeling enz.) Ook: beroepschrift en beroepsprocedure. Er zijn veel samenstellingen die door de één met tussen-s en door de ander zonder tussen-s worden uitgesproken. In deze gevallen heeft u de keuze, beide spelwijzen zijn toegestaan (dit was al zo). Voorbeelden:  dood(s)kist;  drug(s)beleid;  inkoop(s)prijs;  tijd(s)verschil;  voorbehoed(s)middel.

52

Spelling

Schrijf geen -s in samenstellingen met belasting: belastingaangifte.

9.6.

Meervoudsvorming

Woorden die eindigen op a, i, o, u en y, krijgen 's in het meervoud: - agenda's, legenda's; - taxi's, ski's; - macro's, veto's, - paraplu's, accu's; - baby's, (tenzij de y wordt voorafgegaan door een klinker, bijv. essay - essays. De apostrof staat er voor de uitspraak: vergelijk agendas, taxis, kanos, paraplus, babys. In alle andere gevallen komt de s direct achter het zelfstandig naamwoord. (Dus als het woord eindigt op e, é, ie, ee, eau, ieu, ui.) Voorbeelden: - rondes, vitamines, - cafés, procédés, logés - acties, fusies, noties, families - dictees, entrees; - cadeaus, bureaus, niveaus. Woorden die eindigen op -ie met klemtoon krijgen ën: - melodieën; - strategieën; - knieën; - fantasieën. Woorden die eindigen op -ie zonder klemtoon krijgen meestal -s: - series; - vakanties. Soms krijgen deze woorden een -n, waarbij dan de laatste -e een trema krijgt: - poriën; - oliën; - ceremoniën. Woorden die eindigen op -ee krijgen meestal -ën: - zeeën; - ideeën; - reeën. Soms krijgen deze woorden een -s: - abonnees; - dictees. Woorden die aan het Latijn zijn ontleend, hebben naast de oorspronkelijke Latijnse vorm vaak een Nederlandse meervoudsvorm: - museums/musea; - catalogussen/catalogi.

53

Spelling

Soms is alleen de Nederlandse meervoudsvorm mogelijk: - prospectussen; - cactussen; - rebussen.

9.7.

Accenttekens

In onze taal gebruiken we drie accenttekens om de uitspraak aan te geven. Dat zijn: accent aigu (zoals op de é in logé), de accent grave (zoals op de è in scène) en de accent circonflexe (zoals op de ê in crêpe). In woorden van Franse herkomst die inmiddels algemeen gangbaar zijn geworden in onze taal, gebruiken we deze accenttekens alleen nog op de e: é, è en ê. Voorbeelden: comité, coupé, crêpe, fêteren, scène, volière. De â, ô, û en á worden voor deze categorie woorden dus niet (meer) gebruikt: controle, paté, compote, ragout. Vrouwelijke nevenvormen van woorden op é krijgen geen ée maar ee: attachee, prostituee (vóór 1995 schreven we nog: attachée, prostituée). Als de eerste lettergreep in het Frans bestaat uit een é of medeklinker(s) plus é, dan blijft het accentteken ook achterwege: bechamelsaus, etage, rechaud, present. In niet-algemeen gangbare woorden en uitdrukkingen - die nog als zuiver Frans worden aangevoeld - blijven de accenttekens staan: à, dégénéré, déjà vu, tête-àtête. Let op Het is per se en surseance (zonder accenten!).

54

Spelling

9.8.

Werkwoorden

werken o.t.t. ....................... ik werk jij werkt / werk jij hij/zij/het werkt

o.v.t. ....................... ik werkte jij werkte / werkte jij hij/zij/het werkte

voltooid deelwoord ....................... gewerkt

wij werken jullie werken zij werken

wij werkten jullie werkten zij werkten

de gewerkte uren

o.t.t. ....................... ik brand jij brandt / brand jij hij/zij/het brandt

o.v.t. ....................... ik brandde jij brandde /brandde jij hij/zij/het brandde

voltooid deelwoord ....................... gebrand

wij branden jullie branden zij branden

wij brandden jullie brandden zij brandden

de gebrande noten

o.t.t. ....................... ik beloof jij belooft/ beloof jij hij/zij/het belooft

o.v.t. ....................... ik beloofde jij beloofde / beloofde jij hij/zij/het beloofde

voltooid deelwoord ....................... beloofd

wij beloven jullie beloven zij beloven

wij beloofden jullie beloofden zij beloofden

de beloofde toestemming

o.t.t. ....................... ik wacht jij wacht / wacht jij hij/zij/het wacht

o.v.t. ...................... ik wachtte jij wachtte / wachtte jij hij/zij/het wachtte

voltooid deelwoord ....................... gewacht

wij wachten jullie wachten zij wachten

wij wachtten jullie wachtten zij wachtten

de afgewachte beslissing

o.t.t. ....................... ik jog jij jogt / jog jij hij/zij jogt

o.v.t. ....................... ik jogde jij jogde / jogde jij hij/zij jogde

voltooid deelwoord ....................... gejogd

wij joggen jullie joggen zij joggen

wij jogden jullie jogden zij jogden

de gejogde afstand

ik heb gewerkt

branden

het vuur heeft gebrand

beloven

ik heb beloofd

wachten

ik heb gewacht

joggen

9.9.

ik heb gejogd

Vervoeging van de Engelse leenwerkwoorden

De basisregels voor de vervoeging gelden voor alle werkwoorden, dus ook die voor Engelse. Dat wil zeggen dat u de stam van het Engelse werkwoord als uitgangspunt neemt en (eventueel) de 'T eX-KoFSCHiP-regel toepast.

55

Spelling

Voorbeelden o.t.t. ....................... ik download jij downloadt / download jij hij/zij/het downloadt

o.v.t. ....................... ik downloadde jij downloadde / downloadde jij hij/zij/het downloadde

voltooid deelwoord ....................... gedownload

wij downloaden jullie downloaden zij downloaden

wij downloadden jullie downloadden zij downloadden

de gedownloade uren

o.t.t. ....................... ik fax jij faxt / fax jij hij/zij/het faxt

o.v.t. ....................... ik faxte jij faxte / faxte jij hij/zij/het faxte

voltooid deelwoord ....................... gefaxt

wij faxen jullie faxen zij faxen

wij faxten jullie faxten zij faxten

de gefaxte uren

ik heb gedownload

ik heb gefaxt

Nog enkele voorbeelden: hele werkwoord .................. rugbyen saven upgraden stressen lunchen managen switchen racen

o.t.t. .................. rugby / rugbyt save / savet upgrade / upgradet stres / strest lunch / luncht manage / managet switch / switcht race / racet

o.v.t. .................. rugbyde savede upgradede streste lunchte managede switchte racete

voltooid deelwoord .................. gerugbyd gesaved geüpgraded gestrest geluncht gemanaged geswitcht geracet

Grammatica: valkuilen van onze taal

10.

56


Een lezergerichte tekst is een tekst zonder grammaticale fouten. Natuurlijk leest u iedere tekst die naar buiten gaat, eerst zorgvuldig door op vergissingen in de zinsbouw. En waarschijnlijk ziet u meer fouten in teksten van anderen dan van uzelf… Toch kent onze taal verschillende venijnige valkuilen, waar iedereen wel eens in valt. In dit hoofdstuk passeren er twaalf de revue.

10.1. -

Contaminaties en onbedoelde dubbele ontkenningen

Wij moeten ons goed beseffen wat de gevolgen zijn De ondernemingsraad had bij de fusiebesprekingen weinig melk in de pap te brokkelen.

U voelt wellicht dat er iets mis is met deze zinnen. Een uitdrukking als zich beseffen is een onjuiste vermenging van beseffen en zich realiseren. In dezelfde sfeer ligt het door veel taalgebruikers verfoeide zich irriteren (zich ergeren en irriteren). In de uitdrukking weinig melk in de pap te brokkelen hebben worden de zegswijzen niets in de melk te brokkelen hebben en een vinger in de pap hebben op een wonderlijke wijze vermengd. Dit type foutieve vermenging heet contaminatie. Contaminaties kunnen ook ontstaan door het verkeerd gebruik van woorden die verkapt ontkennend zijn: - Met deze handige syllabus kunt u voorkomen dat u zo min mogelijk fouten maakt. - In de lift geldt een niet-rookverbod. Wees op uw hoede voor dergelijke opeenstapelingen van ontkenningen. U loopt het risico het omgekeerde te beweren van wat u eigenlijk bedoelt en in ieder geval maakt u het de lezer flink lastig.

10.2. -

Pleonasme en tautologie

Witte sneeuw dwarrelde gestaag neer op de groene velden.

Deze zin bevat overbodige informatie. Vallende sneeuw is immers altijd wit en dat velden meestal groen zijn, weet ook iedereen. Dat had dus niet extra vermeld hoeven worden. Wellicht wilde de schrijver het tafereel echter zo beeldend mogelijk in taal vangen en koos hij welbewust voor deze stijlfiguur, die pleonasme heet. Pleonasmen, en ook tautologieën, zijn uitdrukkingen waarin twee keer hetzelfde wordt gezegd. Bij een tautologie gaat het om twee dezelfde woordsoorten (enkel en alleen), bij een pleonasme gaat het om twee verschillende woordsoorten (witte sneeuw, jonge baby's). Een schrijver kan op deze wijze de aandacht vestigen op een bijzonderheid of zijn tekst meer kleur geven. Als de betekenisherhaling in het pleonasme echter geen duidelijke functie heeft, werkt dit stijlmiddel juist als betekenisverslapper. Kijk maar eens naar de volgende voorbeelden: - Ik heb dit opgenomen met mijn medecompagnons.


-

57

De oppositie had kritiek op de al te overhaaste besluitvorming. De scholen tekenden een wederzijdse overeenkomst. Het lijkt mij beter om de vergadering tot later uit te stellen. Ik ben helaas gedwongen u dit te moeten meedelen. Daarom is het dan ook nodig extra op te letten. Deze ambtenaren willen zo optimaal mogelijk presteren.

Maak alleen gebruik van tautologie of pleonasme als ze een duidelijke functie hebben, bijvoorbeeld om een mededeling kracht bij te zetten: -

Hoe je de zaak ook wendt of keert, jullie zaten fout. Dat zal nooit ofte nimmer meer gebeuren. Bovendien is er, gratis en voor niets, extra ondersteuning mogelijk.

10.3.

Foutieve samentrekking

Hier zet men koffie en over. Dit standaardgrapje over een opschrift dat bij een veerpont zou hebben gestaan, is het bekendste voorbeeld van een foutieve samentrekking. Vergelijk de volgende zinnen: - Paul heeft griep gekregen en Paul heeft zijn afspraak afgezegd. - Paul heeft griep gekregen en zijn afspraak afgezegd. In de tweede zin zijn het onderwerp en bovendien de persoonsvorm, Paul en heeft, weggelaten, waardoor de zin veel vlotter leesbaar is. Dit verschijnsel heet samentrekking. U mag echter alleen een zinsdeel weglaten als in de eerste zin een zinsdeel met dezelfde functie staat: -

Paul heeft griep en zijn afspraak afgezegd.

In dit geval kan heeft in het tweede zinsdeel niet worden weggelaten, omdat het daar hulpwerkwoord is en in het eerste zinsdeel niet. Dit is dezelfde fout als die bij de veerpont, waar men zet heeft weggelaten, terwijl het de eerste keer sloeg op koffie zetten en daarna op overzetten. Foutieve samentrekkingen zijn niet altijd gemakkelijk te herkennen. Voorbeelden: -

De uitrijkaart wordt geprint en kunt u straks afhalen bij de garderobe. De depressieve patiënt vergaat de eetlust en slaapt slecht. Hij heeft een prachtige baan, maar er ook jaren voor moeten werken. Tegenslagen vinden wij leerzaam en vormen geen bedreiging voor ons.

10.4.

Foute beknopte bijzinnen

Geïrriteerd door deze fout wordt een tekst maar al te snel weggelegd. In de deze zin lijkt het of de tekst geïrriteerd is. Dat kan niet de bedoeling zijn. Hier is sprake van een foute beknopte bijzin. Wanneer een schrijver wil weten wat er fout kan gaan in een beknopte bijzin, moet eerst duidelijk zijn hoe een bijzin kan worden verkort. De volgende voorbeelden beginnen met een bijzin die loopt tot de komma: - Nadat hij deze voorbeelden gelezen had, begreep hij het.


-

58

Na deze voorbeelden gelezen te hebben, begreep hij het. Deze voorbeelden gelezen hebbende, begreep hij het.

Een bijzin kan worden verkort door het onderwerp (in dit geval hij) weg te laten, de vorm van het werkwoord te veranderen en het voegwoord (in dit geval nadat) te schrappen. Wanneer mag men nu het onderwerp in een bijzin weglaten? Dit mag alleen als het onderwerp gelijk is aan dat van de hoofdzin (begreep hij het). Daarom is de eerste zin van deze paragraaf fout. Daar was het onderwerp van geïrriteerd de lezer, maar het onderwerp van wordt weggelegd is een tekst. Enkele voorbeelden van foute beknopte bijzinnen: - Na een welverdiende vakantie nam de Here tot zich mijn lieve echtgenoot. - In euro's uitgedrukt schiet de minister er niets mee op. - Verwikkeld in een moeizaam overleg vlogen de uren voorbij. Strikt gezien zijn de volgende zinnen ook fout: - Ingesloten treft u een nieuw contract aan. - Bijgaand sturen wij u een kopie van het dossier. - Onderstaand vindt u een overzicht van de kosten. Deze drie formuleringen zijn niet juist, want de 'u' is niet ingesloten, de 'wij' gaat niet bij en evenmin staat 'u' onder. Maar in zakelijke correspondentie zijn ze wel algemeen geaccepteerd.

10.5.

Te, ten of ter?

Alles waar te voor staat, is onderwerp van onzekerheid. Moet het los of aan elkaar, moet het te, ten of ter zijn? Een regel is moeilijk te geven, daarom volgt hier een lijst met woorden waarbij, afhankelijk van de spelling, betekenisverschillen optreden: tegoed: te goed: tekort: te kort: ten einde: teneinde: teveel: te veel: tenminste: ten minste: tenslotte: ten slotte:

10.6.

mijn tegoed was € 60 hij is te goed voor deze wereld het tekort bedraagt miljoenen euro's die broekspijp is te kort de voorstelling is ten einde deze maatregel is nodig teneinde de misbruik te voorkomen geef mij het teveel maar terug ik heb te veel budget verbruikt (althans) dat wordt tenminste beweerd (minimaal) hij is ten minste driemaal gehoord (immers) hij heeft daar tenslotte niets over te zeggen (tot slot) ten slotte concluderen wij het volgende

Als of dan?

Het woordje als is aan een ware zegetocht bezig. Steeds vaker hoor je zinnen als; - Duitse hooligans zijn nog erger als Engelse. - Pele was een betere voetballer als Cruijff.


59

Vooral in spreektaal wordt in dit soort zinnen zeer frequent als gebruikt, waar het volgens de traditionele regels dan hoort te zijn. In schrijftaal verdient het de voorkeur de traditionele regels te volgen. Na een vergrotende trap volgt dan: - Zij kan beter leren dan haar broer. - Mijn reistijd is korter dan die van jou. In een vergelijking waarin sprake is van een overeenkomst, gebruikt u als: - Hij is even ervaren als zij. - Er waren net zoveel mannen als vrouwen aanwezig. Soms is juist de angst om te zondigen tegen deze als-dan-regel de oorzaak van een andere fout: - De rechter heeft net zo goed naar de ene partij geluisterd dan naar de andere. In deze fout is dan niet juist, het moet als zijn. De hier gemaakte fout heet hypercorrectie. Een ander struikelblok is de woordcombinatie niet dan nadat, die regelmatig wordt verminkt tot niet nadat: - De Tweede Kamer ging akkoord, maar niet dan nadat de minister aanvullende maatregelen had aangekondigd. Als hieruit dan wordt weggelaten, ontstaat er een zin met een tegengestelde betekenis: de Kamer gaat dan niet akkoord, juist vanwege de aanvullende maatregelen.

10.7.

Hij of zij? Hem of haar?

De regering heeft haar eigen verantwoordelijkheden, maar zij moet wel voeling houden met maatschappelijke ontwikkelingen. In deze zin wordt met haar en zij verwezen naar de regering; dat is correct, want regering is een vrouwelijk woord. Vaak echter worden haar en zij ten onrechte gebruikt. Daarom in deze paragraaf een korte uitleg. Alle zelfstandige naamwoorden hebben in het Nederlands een woordgeslacht: mannelijk (lidwoord: de), vrouwelijk (lidwoord: de) of onzijdig (lidwoord: het). Bij verwijzing naar een vrouwelijk zelfstandig naamwoord: zij en haar. En bij verwijzing naar een onzijdig zelfstandig naamwoord: het en zijn: - De minister en zijn staf. (In deze zin is de minister kennelijk een man.) - De regering en haar verantwoordelijkheden. - Het comité en zijn aanhangers. Vaak zult u niet weten of een woord mannelijk of vrouwelijk is: is een kast een hij of een zij? Daar kunt u alleen maar achter komen door een woordenboek te raadplegen. In het Groene Boekje staat bij mannelijke woorden de (m) en bij vrouwelijke woorden de (v). Bij een woord als kast treft u alleen maar de aan: dat betekent dat kast zowel mannelijk als vrouwelijk kan zijn. U heeft hier dus de keuze. Soms kunt u ontkomen aan het mannelijk/vrouwelijk-dilemma door uit te wijken naar woorden als die of deze: - De fractieleider verdedigde de motie fel, maar deze werd toch weggestemd.


60

Tot slot: namen van plaatsen, landen, (sport)clubs en dergelijke zijn meestal onzijdig (het huidige Ajax, het naoorlogse Portugal): Portugal is trots op zijn ontdekkingsreizigers

10.8.

Die, dat of wat?

Moet u nu dat of wat gebruiken als u terug wilt verwijzen naar een zelfstandig naamwoord? In de spreektaal lijkt wat het meest populair. In de schrijftaal echter moeten we nog steeds onderscheid maken tussen deze twee verwijswoorden. In het algemeen geldt dat u als betrekkelijk voornaamwoord die of dat moet gebruiken om te verwijzen naar een voorafgaand zelfstandig naamwoord: - De zaak, die u bedoelt, is gesloten. - Ik bekeek het bezwaarschrift dat te laat was ingediend. We gebruiken wat als we terug willen verwijzen naar een hele zin of een overtreffende trap: - Hij protesteerde daartegen, wat niet in goede aarde viel. - Het beste wat hij kon doen, was vertrekken. Het gebruik van dat of wat kan de betekenis van een zin dan ook sterk beïnvloeden: - Ik gaf hem een boek, wat hij geweldig vond. (wat slaat terug op de voorafgaande zin: hij vond dus het feit, dat ik hem een boek gaf, geweldig, maar het boek wellicht onleesbaar); - Ik gaf hem een boek, dat hij geweldig vond. (dat slaat terug op het boek: hij vond het boek geweldig).

10.9.

Enkelvoud of meervoud

Het onderwerp en het bijbehorende werkwoord staan altijd beide óf in het enkelvoud óf in het meervoud. In eenvoudige zinnen als De brief is verstuurd / De brieven zijn verstuurd zal niemand deze regel overtreden. Maar zodra er meer informatie tussen het onderwerp en het bijbehorende werkwoord staat, gaat het gemakkelijk mis, zoals in de volgende zinnen: -

De oproerpolitie, die gealarmeerd was toen de betogers in grote aantallen oprukten in de richting van het kantoor van de Belastingdienst, moesten proberen orde op zaken te stellen.

Moesten moet in deze zin in het enkelvoud staan, maar onder invloed van het meervoud van betogers is het hier misgegaan. Ook de constructie een van de zorgt in dit verband voor verwarring: - Een van de bezwaarschriften die is ingediend, was niet op tijd. Er zijn meer bezwaarschriften ingediend, waarvan er één niet op tijd was. De bijzin moet dus luiden: die zijn ingediend,… Bij woorden voor een hoeveelheid, soort, maat, gewicht en tijd staat het werkwoord dat bij het onderwerp hoort, soms in het meervoud, soms in het enkelvoud. Voorbeelden:


-

61

Een kudde kamelen staat in de wei. Een tiental ambtenaren protesteerde(n). Dat soort leidinggevenden vind ik geschikt. Honderd kilo appels was/waren uit de vrachtauto gerold.

Na een aantal kan zowel enkelvoud als meervoud volgen, maar na het aantal staat het werkwoord dat bij het onderwerp hoort, altijd in het enkelvoud: - Een aantal kinderen bleef/bleven thuis vanwege de griep. - Het aantal kinderen dat griep kreeg, was niet groot.

10.10.

Alle of allen? Enkele of enkelen?

Woorden als alle, andere, beide, deze, eerste, enige, enkele, laatste, meeste, sommige, verscheidene, weinige moeten soms met een n aan het eind worden geschreven (allen, anderen), maar het is niet altijd duidelijk wanneer ze die slot-n krijgen. Hiervoor bestaan de volgende vuistregels: 1. Deze woorden krijgen nooit een n als ze terugslaan op dieren of dingen. 2.

Hij heeft de mappen op de kast gezet en ze alle voorzien van een sticker. Er staan hier te veel stoelen. We moeten er enkele op de gang zetten.

Slaan de woorden terug op personen, dan gelden de volgende twee regels: a. Ze krijgen geen n als ze worden gevolgd door het zelfstandig naamwoord waar ze op terugslaan of als dit zelfstandig naamwoord er gemakkelijk achter gedacht kan worden. -

b.

De meeste ontvangers bestuderen hun correspondentie niet heel grondig. Vele mensen hebben de berichten ontvangen, maar weinige hebben deze goed gelezen.

Ze krijgen wel een n als ze niet worden gevolgd door het zelfstandig naamwoord waar ze op terugslaan of als dit zelfstandig naamwoord er ook niet gemakkelijk achter gedacht kan worden. -

Velen kennen de wet niet meer. Sommigen juichen de maatregel toe, maar anderen vrezen dat deze niets zal uithalen. De bestuurders hadden beiden schuld.

Checklist

62

Checklist

Check je tekst op de onderstaande punten voordat je deze verstuurt. De lijst is een handig hulpmiddel om de kwaliteit van je tekst snel te beoordelen. (U vindt deze checklist ook op de huisstijlsite. U kunt daar direct naar een onderdeel van de huisstijlwijzer springen door een kopje te klikken.) Lezergericht  De zinnen zijn niet onnodig lang of ingewikkeld  De zinnen zijn helder en volledig  De tekst is in één keer te begrijpen  De tekst bevat geen onnodige vaktermen, moeilijke woorden en ambtelijke uitdrukkingen  De tekst is slechts voor één uitleg vatbaar  De tekst roept geen vragen op waarop de lezer in de tekst geen antwoord krijgt  De lezer weet wat de Belastingdienst van hem verwacht  De lezer weet wat hij van de Belastingdienst kan en mag verwachten Formulering  De schrijver hanteert een gepaste toon  De schrijver toont respect voor de lezer  De schrijver schrijft zo persoonlijk mogelijk  De schrijver neemt zichtbaar verantwoordelijkheid voor zijn tekst Doelgericht  Schrijf zo concreet mogelijk  Schrijf handelingsgericht  Sluit, zo mogelijk, aan bij een gebeurtenis  Geef snel toegankelijk informatie op hoofdlijnen Tekstopbouw  De tekst is logisch opgebouwd met een inleiding, kern en slot  De inleiding maakt de aanleiding, het onderwerp en het doel van de tekst duidelijk  De kern behandelt het onderwerp van de tekst  Het slot behandelt de afsluitende onderwerpen en de verdere procedure  De eerste zin van elke alinea geeft aan waar de alinea over gaat  In iedere alinea wordt één (deel)onderwerp behandeld  De samenhang tussen en binnen de alinea's is duidelijk. Dit blijkt uit:  een logische volgorde van de (deel)onderwerpen  een juist en voldoende gebruik van structuuraanduiders  een juist en voldoende gebruik van verwijswoorden  Er staan witregels tussen de alinea's  De zinnen zijn binnen een alinea achter elkaar doorgeschreven  De tekst is overzichtelijk Argumentatie  De schrijver argumenteert zuiver, integer en met respect voor de lezer  In de tekst zijn feiten en meningen duidelijk van elkaar te onderscheiden  Het is duidelijk voor de lezer wat de standpunten en wat de argumenten zijn

Checklist

  

63

De schrijver ondersteunt, waar nodig, de argumenten met bronnen De schrijver legt een duidelijk verband tussen de regelgeving en de concrete situatie De argumentatie is logisch opgebouwd

Inhoud  De schrijver zorgt voor een correcte inhoud  De schrijver bewaakt een goed evenwicht tussen inhoud en begrijpelijkheid  De schrijver geeft niet te veel en niet te weinig informatie Spelling  De schrijver hanteert de spelling volgens het Groene boekje  De spelling van de werkwoorden is correct Grammatica  De schrijver houdt zich aan de grammaticale regels van de Nederlandse taal Huisstijlafspraken  De schrijver houdt zich aan de taalregels van de Huisstijlwijzer

Leerboek Schriftelijke Communicatie. drs. A. de Leeuw

Recommend Documents