Komunikační plán ROP Severovýchod na rok 2013 Datum zveřejnění: 1. 10. 2012 Verze: 1.0
Příloha č. 1, bod 35-13/2012
Komunikační plán ROP SV na rok 2013
~2~ 33333
Obsah 1. Výchozí situace .....................................................................................................................................................3 2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2013 ............................................................................................................3 3. Cílové skupiny pro rok 2013 .................................................................................................................................5 4. Nástroje komunikace pro rok 2013 .......................................................................................................................7 5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2013 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) .......................................................................................................21 7. Monitorování a hodnocení ..................................................................................................................................23 8. Shrnutí KoP 2013, načasování a rozpočet .........................................................................................................25
Komunikační plán ROP SV na rok 2013
~3~ 33333
1. Výchozí situace Komunikační plán pro rok 2013 vychází z Komunikačního plánu Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod na období 2007–2013 (dále jen KoP ROP SV 2007-2013), který byl schválen Evropskou komisí v srpnu 2008, a ze zkušeností s realizací ročních Komunikačních plánů uskutečněných v letech 2007 až 2011. Současně reflektuje poznatky vzešlé z realizace Výzkumu povědomí cílových skupin v regionu soudržnosti Severovýchod o Regionálním operačním programu NUTS II Severovýchod, z analýzy absorpční kapacity regionu soudržnosti Severovýchod z roku 2008 a z výsledků Evaluace realizace KoP ROP SV a realizace komunikačních a propagačních aktivit z roku 2010. KoP ROP Severovýchod pro rok 2013, stejně jako KoP ROP SV 2007-2013, respektuje evropské i národní legislativní požadavky. Zejména základní náležitosti realizace komunikačního plánu podrobně rozvedené v oddílu 1 Nařízení Komise č. 1828/2006, kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 a k nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj (Nařízení Komise). Dále vychází z obecně platných zásad dobrého řízení a nejlepší komunikační praxe.
2. Strategie a cíle komunikace pro rok 2013 Globální cíl KoP ROP SV Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 má svými informačními opatřeními přispět k naplňování dlouhodobého globálního cíle komunikace KoP ROP SV, tedy zajistit, aby podpora poskytovaná z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím Regionálního operačního programu NUTS II Severovýchod (dále jen ROP SV) v programovém období 2007 až 2013 byla dostupná a transparentní pro široce pojaté cílové skupiny. Současně podpořit vnímání pozitivní role politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU (HSS) a jejích nástrojů v regionu soudržnosti Severovýchod. Z hlediska koncepce se komunikace bude odehrávat ve třech základních rovinách: v rovině obecné neboli v rovině politiky hospodářské a sociální soudržnosti EU s cílem šířit povědomí o dotacích poskytovaných v jejím rámci a posilovat tak nepřímo image této politiky a zprostředkovaně EU jako takové mezi občany regionu Severovýchod; v rovině programové neboli rovině ROP SV s cílem vytvářet příznivé prostředí pro realizaci programu ve vztahu k subjektům zainteresovaným na jeho realizaci a ovlivňujícím prostředí, ve kterém je program realizován; v rovině projektové s cílem aktivně podporovat schopnosti příjemců realizovat kvalitní projekty naplňující cíle ROP SV. Z praktického hlediska bude komunikace v roce 2013 rozdělena do 2 fází. Fáze jsou číslovány v souladu s rámcovým KoP ROP SV (3. kapitola). Fáze III.:
Vzdělávání a podpora
Fáze IV.:
Povědomí o přínosech ROP SV
Komunikační plán ROP SV na rok 2013
~4~ 33333
Cíle fáze III. Vzdělávání a podpora: Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci a zdárnému ukončení projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Udržet a posílit image Úřadu Regionální rady jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Strategie: Vzdělávání a podpora. V roce 2013 se pozornost bude zaměřovat na příjemce finanční pomoci z ROP SV. Zaměření na potenciální žadatele již není aktuální vzhledem k plánu výzev a naplnění fáze II. Motivace a mobilizace v předchozích obdobích. Aktivity se zacílí na přímou komunikaci ve formě specializovaných, tematických seminářů a workshopů a konzultací příjemců s pracovníky Územních odborů administrace programu Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: přímá komunikace (tematické semináře pro příjemce, workshopy, konzultace), on-line komunikace (aktuality pro příjemce), publikační aktivity. Cílová skupina: příjemci podpory.
Cíle fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu. Posílit pozitivní vnímání role ÚRR jako efektivní veřejné správy, která ROP SV řídí. Strategie: Image kampaň, povědomostní kampaň. Prioritou kampaně bude zejména upoutání pozornosti veřejnosti a médií k ROP SV a vyvolání příznivé image, ve druhém sledu také sdělování konkrétních informací (představení úspěšně realizovaných projektů, na kterých si cílová skupina snadno představí dopad fondů EU kolem sebe, sdělení informací o pokroku v čerpání, apod.). Při prezentaci výsledků a přínosů programu budeme nenásilně komunikovat roli Regionální rady Severovýchod, potažmo Úřadu Regionální rady Severovýchod. Nástroje informovanosti a publicity: mediální komunikace (prezentace projektů v tisku, rozhlase), venkovní reklama (např. polepy MHD, LCD obrazovky v MHD), on-line komunikace (aktuality o projektech, sekce Realizované projekty, inzerce on-line), PR (presstripy), přímá komunikace (veřejné akce, semináře, výroční konference, prezentace ROP na veřejnosti), publikační činnost (plakáty, informační publikace, zpravodaj) aj. Cílová skupina: široká veřejnost a média.
Hlavní komunikační sdělení pro rok 2013: ROP Severovýchod pomáhá zkvalitnit život v regionu.
Komunikační plán ROP SV na rok 2013
~5~ 33333
ROP Severovýchod spolufinancuje užitečné projekty v regionu. Finanční prostředky ROP Severovýchod jsou v regionu vidět. Regionální rada Severovýchod je správným partnerem pro rozvoj regionu. Úřad Regionální rady Severovýchod pomáhá příjemcům dotací administrovat a zdárně ukončovat projekty. Úřad Regionální rady Severovýchod je efektivní, vstřícný a transparentní. Regionální rada NUTS II Severovýchod se připravuje na další programové období.
3. Cílové skupiny pro rok 2013 Vymezení cílových skupin respektuje: unijní legislativní požadavky na cílové skupiny pro programové období 2007 až 2013, stanovené komunikační cíle ROP SV, jednotlivé role v komunikačním procesu. Základní segmentace cílových skupin: A. Cílové skupiny komunikace, které se zabývají implementací a monitorováním ROP SV a jsou zdrojem informací o ROP SV: řídicí orgán ROP SV - Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod (Úřad Regionální rady), Monitorovací výbor ROP SV, Výbor Regionální rady, předseda RR. B. Cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV: média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva. C. Cílové skupiny obsahující příjemce informací o ROP SV: příjemci pomoci:
Komunikační plán ROP SV na rok 2013
~6~ 33333
kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí,
organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem,
nestátní neziskové organizace,
podnikatelské subjekty,
profesní organizace,
hospodářská komora a její složky,
zájmová sdružení právnických osob,
široká veřejnost regionu SV.
Cílové skupiny dominantní v jednotlivých fázích komunikace (viz kapitola 2): Fáze III. Vzdělávání a podpora: příjemci pomoci: o
kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí,
o
organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem,
o
nestátní neziskové organizace,
o
podnikatelské subjekty,
o
profesní organizace,
o
hospodářská komora a její složky,
o
zájmová sdružení právnických osob.
Fáze IV. Povědomí o přínosech ROP SV: média, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, široká veřejnost regionu SV. Charakteristika cílových skupin (jejich početnost, základní popis, vztah k fondům EU a ROP SV) jsou uvedeny v Komunikačním plánu ROP SV na období 2007–2013.
~7~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
4. Nástroje komunikace pro rok 2013 Název informačního a propagačního nástroje či opatření
Cílové skupiny
Popis NADLINKOVÁ KOMUNIKACE (ATL) Mediální komunikace - klasická reklama Hlavní cíle:
Tisk
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV). přesvědčení cílové skupiny o smysluplném rozdělování dotací z Unie (cílová skupina: veřejnost, i odborná, 20–60 let)
široká veřejnost regionu SV, média, příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy.
Prostřednictvím: klasické inzerce s informační náplní, klasické inzerce s imageovou a motivační náplní, prezentace činností RR SV v textové podobě článků. V roce 2013 bude pokračovat spolupráce s vybranými tištěnými médii.
Rozhlas
Hlavní cíle:
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování, image),
příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, informační střediska o EU v regionu SV, místní a regionální samosprávy,
~8~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (informování o konkrétních výsledcích ROP SV, zviditelnění dotací v regionu, budit důvěru v ROP SV)
široká veřejnost regionu SV, média.
široká veřejnost regionu SV, média.
všechny cílové skupiny
Prostřednictvím: rozhlasového spotu. Hlavní cíle: Venkovní reklama
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV).
Prostřednictvím:
polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích, inzerce na reklamních nosičích v prostorách železničních nádraží a vlakových souprav, využití dalších reklamních kanálů (např. LCD obrazovky v prostředcích MHD v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích), promítání videospotu v multikinech regionu. On-line komunikace
Hlavní cíle: Vlastní internetové stránky (www.rada-severovychod.cz)
zajistit komplexní a aktuální informace pro široké spektrum cílových skupin v přehledné formě a se snadnou navigací, udržet pozici stránek jako nejdůležitějšího informačního nástroje, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování
~9~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, podpora při administraci a realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce – např. sekce Semináře a konference, Rady a tipy - FAQ), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV – např. sekce Realizované projekty, Tipy na výlety),
Klíčová sdělení:
legislativní rámec ve vztahu k ROP SV, podrobné informace o struktuře programu, programová dokumentace, pokyny a metodiky s možností jejich stažení, podrobné informace o implementaci programu (včetně organizační struktury orgánů a kontaktů), zveřejňování aktuálních výzev, podrobné informace o postupu při podávání žádosti, výběrová (bodovací) kritéria, zprávy o provádění programu, výsledky evaluací, seznam příjemců pomoci, příklady projektů, odpovědi na často kladené otázky, kalendář vzdělávacích a informačních akcí, vydané publikace v elektronické podobě, odkazy na další internetové stránky týkající se SF EU.
Hlavní cíl: On-line inzerce
informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), podpora informačních a propagačních nástrojů (např. banner na významné informační akce),
média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.
~ 10 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
maximálně využít možností on-line prostoru pro zvýšení návštěvnosti vlastních stránek RR.
Prostřednictvím: bannerů s prolinkem na www.rada-severovychod.cz, bannerů na podporu publicity jednotlivých informačních a propagačních nástrojů, prezentace činností RR SV v textové podobě článků on-line rozhovorů v médiích s představiteli ROP SV. Nástroj operativní komunikace pro interní cílové skupiny.
Intranet/Extranet/vyhrazené komunikační rozhraní
ŘO ROP SV (ÚRR, VRR), Monitorovací výbor ROP SV.
PODLINKOVÁ KOMUNIKACE (BTL) Public relations Hlavní cíl: Dlouhodobé vztahy s novináři
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), zajištění pravidelné nezávislé publicity ROP SV na obsahově i formálně vysoké úrovni.
Prostřednictvím:
rozesílání tiskových zpráv, individuální komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů pro články/reportáže.
média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.
~ 11 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 Výsledkem budou:
články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase.
Hlavní cíl: Tiskové zprávy
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o novinkách ROP SV), vzdělávací kampaň (včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV, informování o konkrétních výsledcích ROP SV).
Prostřednictvím:
pozitivního informování veřejnosti prostřednictvím médií, rychlého informování o důležitých krocích a novinkách a průběhu realizace programu, operativních reakcí na negativní situace či zprávy v rámci krizové komunikace, nabízení zajímavých textových i obrazových podkladových materiálů.
Hlavní cíl:
průběžná informační kampaň o výsledcích a přínosech ROP SV),
(budování
povědomí
média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.
média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů,
~ 12 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 Tiskové konference
informování zástupců médií, kteří následně prezentují či komentují sdělené informace.
místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.
Prostřednictvím:
informování o novinkách a konkrétních výsledcích ROP SV, prezentace úspěšně realizovaných projektů.
Hlavní cíl:
povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV).
Prostřednictvím:
Presstrip
seznámení médií s konkrétními výsledky programu, setkání médií s realizátory projektů a získání informací o jejich osobních zkušenostech s využitím fondů EU, seznámení médií s konkrétními úspěšnými projekty v místech jejich realizace.
média zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, široká veřejnost regionu SV.
Výsledkem budou:
články v denním tisku, odborných časopisech, internetových serverech, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v regionálních televizích, regionálním zpravodajství, celostátním vysílání, reportáže/rozhovory nebo krátké relace v rozhlase. Přímá komunikace
Hlavní cíl: Síť kontaktních míst
průběžná informační kampaň (zvyšování povědomí o ROP SV),
široká veřejnost
~ 13 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
povědomostní kampaň o přínosech ROP SV, přímá distribuce publikací.
Prostřednictvím: Eurocentra v Hradci Králové, Liberci a Pardubicích (v roce 2008 byla podepsána smlouva o vzájemné spolupráci mezi RR SV a Úřadem vlády ČR za účelem spolupráce při naplňování vybraných činností KoP ROP SV, např. poskytování základních informací o programu, distribuce informačních a propagačních materiálů).
Hlavní cíle:
Databázový mailing
průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), vzdělávání a podpora (včasné poskytování informací o správném postupu při realizaci projektů, pozvánky na vzdělávací akce), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů v regionu SV).
Prostřednictvím: rozesílání aktuálních informací o ROP SV zaregistrovaným uživatelům na www.rada-severovychod.cz rozesílání pozvánek na akce osobám evidovaným v databázích (např. účastníci seminářů), rozesílání aktuálních informací o ROP SV prostřednictvím komunikačního modulu IS MONIT pro uživatele IS BENEFIT7, tedy žadatele a příjemce, zodpovídání dotazů zaslaných elektronickou poštou.
příjemci pomoci, registrovaný uživatel stránek, účastníci konferencí, a workshopů.
webových seminářů
~ 14 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
Hlavní cíl: vzdělávat příjemce v procesu realizace, administrace a udržitelnosti schváleného projektu, udržet a posílit image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu, zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady při administraci projektů (např. monitorovací zprávy, žádosti o platbu), zprostředkovat metodické a teoretické návody i praktické příklady u problematických oblastí projektového cyklu (např. realizace veřejných zakázek, publicita, IS BENEFIT7). Prostřednictvím:
Semináře a workshopy
příjemci pomoci, zpracovatelé projektů.
všechny cílové skupiny interní skupiny RR SV (VRR, ÚRR, MV)
seminářů na aktuální žádaná témata
Hlavní cíl:
Konference
průběžná informační kampaň o ROP SV (budovat povědomí o ROP SV a vzbudit zájem o konkrétnější informace), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace úspěšně realizovaných projektů, informování o konkrétních výsledcích ROP SV), prezentace výsledků programu (aktuální stav čerpání ROP SV, bilance realizace programu a vize na další období), diskuze o přípravě dalšího programovacího období 2014– 2020.
Prostřednictvím:
výroční konference ROPFÓRUM 2013 v rámci hlavní informační akce dle Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 čl. 7, bod 2b.,
~ 15 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
případně dalších konferencí zaměřených na podobu příštího programovacího období
Hlavní cíl:
Konzultace
individuální vzdělávání a podpora příjemců, a tím zvýšení úspěšnosti administrace a zdárného průběhu i dokončení realizovaného projektu, včasné poskytování srozumitelných a dostupných informací, posilování image ÚRR jako komunikativního, přátelského a vstřícného subjektu.
příjemci pomoci, zpracovatelé projektů.
široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, média.
Prostřednictvím:
Územních odborů realizace programu Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod (osobní, telefonické a emailové komunikace).
Hlavní cíl: Veřejné akce
průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu),
Prostřednictvím:
výstavy realizovaných projektů prostřednictvím plakátů, prezentace ROP při veřejných akcích, slavnostních otevřeních projektů, při dnech otevřených dveří podpořených projektů (šíření tiskovin o ROP SV, projektu) eventů za účelem prezentace realizovaných projektů a šíření povědomí o EU a ROP SV. soutěže pro širokou veřejnost
~ 16 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
Publikační aktivity Hlavní cíl:
informování subjektů zapojených do implementace ROP SV a do přípravy a realizace projektů, průběžná informační kampaň o ROP SV (zajistit jasnou prezentaci ROP SV s patřičnou délkou sdělení), vzdělávání a podpory (poskytnout pomoc a informace ve vztahu k přípravě, administraci a realizaci projektů).
Prostřednictvím: Metodiky, manuály, příručky
Programového dokumentu a Prováděcího dokumentu ROP SV, resp. jejich případných aktualizací, Příručky pro žadatele a příjemce, včetně příloh - obsahují podrobné informace o zaměření a podmínkách ROP SV ve srozumitelné a jasné formě (např. popis jednotlivých prioritních os a oblastí podpory, definice příjemců, postupy při vyplňování a podávání žádostí a při realizaci projektu, postup hodnocení žádostí o financování a daných časových obdobích, seznam výběrových kritérií, způsobilé výdaje, kontakty na zdroje a osoby, které poskytnou další informace), metodiky pro žadatele a příjemce (zpracovány pro oblasti, v nichž je nutné podrobněji specifikovat postupy za účelem snadnější implementace).
příjemci pomoci: kraje v regionu SV, obce v regionu SV a dobrovolné svazky obcí, organizace zřizované nebo zakládané kraji, obcemi a státem, nestátní neziskové organizace, podnikatelské subjekty, profesní organizace, hospodářská komora a její složky, zájmová sdružení právnických osob.
Publikace jsou distribuovány v elektronické podobě na www.radaseverovychod, zveřejněny jsou v aktuálním znění. Informační publikace
Hlavní cíl:
průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování
široká veřejnost regionu SV, příjemci pomoci, místní a regionální samospráva, média.
~ 17 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu), shrnutí obecných či specifických informací o ROP SV a jeho realizaci, přehled kontaktů a další informace, které pomohou cílovým skupinám získat ucelené informace o stavu programu a jeho výsledcích.
Prostřednictvím:
informační brožury 2013 (výroční zpráva) - publikace shrnující pokrok ROP SV v roce 2012 a prezentující vybrané úspěšné projekty. brožura představující úspěšné projekty podpořené z ROP SV za období 2007 – 2013 (představení pokroku ROP SV, informace o vybraných projektech doplněné fotografiemi).
Publikace je distribuována v tištěné podobě i elektronicky na www.rada-severovychod.cz . Hlavní cíl:
Newsletters Europlan
průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV, informování o aktuálním dění a chystaných akcích), vzdělávání a podpora (podpora při administraci a realizaci projektů, informování o dokumentech, metodických pokynech zprostředkování rad, tipů či odkazů při realizaci projektů, přehled plánovaných seminářů a workshopů, apod.), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (prezentace výsledků a přínosů ROP SV, úspěšně realizovaných projektů v regionu SV).
média, zpracovatelé projektů, informační střediska o Evropské unii v regionu SV, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, vnitřní cílové skupiny.
~ 18 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 Prostřednictvím:
Europlanu (zpravodaj RR SV, vychází 4x ročně – případně ve speciálním vydání - v tištěné i elektronické podobě, zprostředkovává informace např. o průběhu realizace ROP SV, aktuálních i ukončených výzvách, aktuálních událostech, seminářích, publikacích, konkrétních projektech; zpravodaj se distribuuje na krajské úřady, obce s rozšířenou působností, do Eurocenter, knihoven i zástupcům médií a prostřednictvím aktivit přímé komunikace).
Hlavní cíl: Jiné publikační aktivity
příjemci pomoci, zpracovatelé projektů, média, místní a regionální samospráva, informační střediska o EU v regionu SV, široká veřejnost regionu SV.
všechny cílové skupiny
Prostřednictvím grafiky a tisku:
Propagační předměty
iniciace zájmu o detailnější informace o ROP SV, průběžná informační kampaň o ROP SV (zvyšování povědomí o ROP SV), povědomostní kampaň o přínosech ROP SV (budování povědomí o výsledcích a přínosech programu).
informačního letáku o realizovaném projektu, plakátů realizovaných projektů, pozvánek na akce RR, polepů dopravních prostředků městské hromadné dopravy, PF2014, dalších nástrojů vytvořených operativně dle průběžné realizace KoP. OSTATNÍ NÁSTROJE
Hlavní cíl:
nástroj budující a posilující povědomí a vztah k ROP SV a jeho nástrojům,
~ 19 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 budování image, odkazování na komplexní zdroje informací, jako jsou např. internetové stránky RR SV. Tento nástroj doplňuje především nástroje přímé komunikace.
Hlavní cíl: Služby fotografa
Aplikace jednotné vizuální identity (corporate identity)
získání profesionální fotodokumentace (např. realizovaných projektů či významných událostí roku 2013) pro prezentační aktivity v tiskovinách a na www.rada-severovychod.cz. Redesing Manuálu jednotného vizuálního stylu ROP SV byl vytvořen v roce 2010. V aktuálním období se řídicí orgán zaměří na jeho uplatňování, koordinaci aplikace vizuálního stylu a kontrolu jeho dodržování. Jedná se např. o vizitky, orientační systém v budově ÚRR apod.
interní cílové skupiny (ÚRR ) zprostředkovaně: příjemci pomoci, široká veřejnost, média. vnitřní cílové skupiny zprostředkovaně: zpracovatelé projektů, místní a regionální samospráva, příjemci pomoci, média, široká veřejnost regionu SV.
Hlavní cíl: Evaluace komunikačních aktivit
komplexní vyhodnocení realizovaných opatření v rámci Komunikačního plánu na rok 2013, včetně zhodnocení harmonogramu, financování komunikačních aktivit a naplňování monitorovacích indikátorů.
interní cílové skupiny (ŘO, MV, VRR)
interní cílové skupiny (ÚRR)
Prostřednictvím:
vyhodnocení KoP 2013.
Hlavní cíl: Monitoring tisku
denní monitoring médií zaměřený na klíčová slova „Regionální rada“ a „Regionální operační program“ včetně zkrácené
~ 20 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013 alternativy „ROP“. Výstupy z monitoringu tisku mají úzký vztah s komunikačním nástrojem PR/dlouhodobé vztahy s novináři.
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 21 ~
5. Využití definovaných nástrojů informovanosti a publicity pro stanovené informační a propagační opatření v roce 2013 (dle Nařízení komise čl. 7, bod 2) Jedna větší informační aktivita ročně, která představí výsledky operačního programu a případně rovněž velké projekty (čl. 7, bod 2b Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní informační akce (dále jen HIA) bude navazovat na předchozí HIA nazvané ROPfórum. Hlavní nástroje: Přímá komunikace – výroční konference. Doplňkové nástroje: Mediální komunikace – tisk, rozhlas On-line komunikace – webové stránky, on-line inzerce Public relations – tiskové zprávy, tisková konference, dlouhodobé vztahy s novináři, presstrip Přímá komunikace – databázový mailing, výstava, Publikační aktivity – plakáty, pozvánky, newsletter Ostatní nástroje – propagační předměty, digitální média Primárně oslovované cílové skupiny pro akci v roce 2013: Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV.
Vyvěšení vlajky Evropské unie na jeden týden ode dne 9. května před budovou každého řídicího orgánu (čl. 7, bod 2c Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Vlajka EU bude vyvěšena před budovou ŘO Doplňkové nástroje: On-line komunikace – webové stránky Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny Elektronické nebo jiné zveřejnění seznamu příjemců, názvů operací a výše částky financování přidělené operacím z veřejných zdrojů (čl. 7, bod 2d Nařízení komise) Možné využití následujících nástrojů informovanosti a publicity: Hlavní nástroj: On-line komunikace – webové stránky Doplňkové nástroje:
~ 22 ~
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
Mediální komunikace – redakční články Public relations – tiskové zprávy, tiskové konference Publikační aktivity – newsletter, informační brožury Primárně oslovované cílové skupiny Všechny cílové skupiny s důrazem na cílové skupiny fungující jako distributoři a zprostředkovatelé informací o ROP SV. V seznamu umístěném na webových stránkách je zveřejněn název příjemce a jeho IČ, název operace, datum alokace, alokovaná částka, datum průběžné platby, celková částka proplacená od začátku operace a stav operace. Seznam je zveřejněn formou tabulky, názvy jsou uvedeny i v anglickém jazyce. Na webových stránkách je vytvořen v sekci Výzvy a dokumenty přímý odkaz na seznam. Aktualizace elektronického seznamu příjemců bude probíhat kvartálně u ukončených projektů. Zdrojem dat pro tvorbu seznamů budou údaje z monitorovacího systému. Vybrané výstupy budou dále využívány jako podkladový materiál pro účely využití dalších nástrojů informovanosti a publicity (např. informační publikace).
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 23 ~
7. Monitorování a hodnocení V rámci evaluace se bude hodnotit efektivita komunikačních aktivit podle třech indikátorů: Indikátor výstupu – měří počet uskutečněných aktivit, akcí a opatření ve vztahu k plánovanému počtu aktivit, akcí a opatření, Indikátor výsledku – vyhodnocuje přímý a okamžitý dopad aktivity na cílové skupiny – počet zasažených členů CS, počet prokliků na banner, počet účastníků seminářů atd., Indikátor dopadu – sleduje změnu v informovanosti, spokojenosti a obeznámení cílových skupin s konkrétní aktivitou – změna znalosti, povědomí, vnímání a postojů. Komunikační nástroje
Indikátor výstupu a Indikátor výsledku Indikátoru dopadu plánovaný počet a plánovaný počet pro rok a plánovaný počet pro rok pro rok 2013 2013 2013 Počet vytvořených Údaje o sledovanosti Změna informovanosti, inzerátů - 10 médií použitých povědomí, vnímání, Počet uveřejněných v kampaních postojů cílových skupin inzerátů - 20 Měření spontánní znalosti Počet vytvořených podpořené znalosti Mediální komunikace rozhlasových spotů preferencí -2 Počet odvysílaných rozhlasových spotů - 180
On-line komunikace
Public relations
Počet uveřejněných Počet návštěvníků – 90 000 stránek (portálů) – Nárůst/pokles návštěvnosti 1 Počet celkově v určitém časovém úseku Počet vytvořených registrovaných uživatelů – Změna spokojenosti CS databází - 3 500 s obsahem webu Počet stáhnutých stránek/dokumentů 300 000 Počet tiskových zpráv - 12 Počet tiskových konferencí - 1 Počet rozhovorů s novináři - 50
Medializace na základě spolupráce s novináři, TZ, TK: Počet článků 30 Počet příspěvků 10 Počet reportáží 5 Počet rozhovorů 20
Změna úrovně povědomí novinářů Změna počtu pozitivních/ negativních zpráv v médiích Změna čtenosti/sledovanosti článků (příspěvků/rubrik)
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 24 ~
Počet seminářů, školení a konferencí - 6
Počet účastníků (očekávaný/reálný) - 250 Počet rozdaných materiálů během akce 250 Písemné ohlasy - 50
Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a kvalitu akce a kvalitu organizace Zvýšení/snížení počtu účastníků v nebo mezi jednotlivými kurzy za daný časový úsek
Počet publikovaných výtisků – 9
Počet distribuovaných výtisků – 6400
Změna úrovně povědomí CS Nárůst/pokles pozitivní či negativní zpětné vazby CS na obsah a podobu tiskovin
Přímá komunikace
Publikační aktivity
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 25 ~
8. Shrnutí KoP 2013, načasování a rozpočet KoP ROP NUTS II Severovýchod pro rok 2013 Komunikační cíle pro rok 2013: Zvyšovat povědomí o ROP Severovýchod u široké veřejnosti obyvatel regionu soudržnosti Severovýchod. Systematicky propagovat vzdělávací a konzultační roli Úřadu Regionální rady SV, zvyšovat povědomí o něm a zároveň směřovat k upevnění image ÚRR jako otevřeného, komunikativního, přátelského a nápomocného subjektu. Příjemcům pomoci z ROP SV poskytnout dostupné, včasné a srozumitelné informace a pomoc ve vztahu k administraci projektů. Včas zpracovat aktuální informace o změnách při administraci projektů a zajistit jejich dostupnost. Podporovat pozitivní vnímání existence a významu fondů EU pro udržitelný hospodářský a sociální rozvoj regionu soudružnosti Severovýchod, zejména image kampaněmi a zvyšováním povědomí o konkrétních přínosech fondů EU v regionu SV na základě prezentace projektů realizovaných v ROP Severovýchod. Pomocí prezentace konkrétních úspěšně realizovaných projektů podpořit znalost skutečných přínosů ROP SV v regionu.
Nástroje KoP v roce 2013: Nadlinková komunikace Nástroj
Převažující cílové skupiny (CS)
Načasování
Odhadovaný rozpočet
Mediální komunikace (zahrnují náklady na nákup prostoru v médiích, náklady na tvorbu spotu apod.)
Všechny CS
jaro a podzim 2013, průběžně
600 000,- Kč
Tisk (inzerce, články) Rozhlas (rozhlasový spot)
Všechny CS
jaro a podzim 2013
150 000,- Kč
Široká veřejnost
Průběžně
1 130 000,- Kč
Venkovní reklama (polepy MHD,
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 26 ~
LCD obrazovky v MHD, kampaň ČD) On-line komunikace (zahrnuje náklady na nákup médií a služby související se správou webu) Vlastní internetové stránky (www.rada-severovychod.cz)
Všechny CS
Průběžně
Inzerce on-line (bannery internet, on-line rozhovory, články)
Všechny CS
Průběžně
Intranet, extranet
ÚRR, VRR, MV
Průběžně
100 000,- Kč 100 000,- Kč 0,- Kč
Podlinková komunikace Public relations (zahrnují náklady související s pořádáním dané akce – nájem, občerstvení, doprava) 0,- Kč
Dlouhodobé vztahy s novináři
Média
Průběžně
Tiskové zprávy
Média
Průběžně
Tiskové konference
Média
Operativně
10 000,- Kč
Presstrip
Média
2013
50 000,- Kč
Vysílání spotu v multikinech krajských měst regionu
Široká veřejnost
Průběžně
0,- Kč
230 000,- Kč
Přímá komunikace (zahrnují náklady na pronájem, občerstvení a další služby nezbytné pro zajištění konferencí a seminářů) Síť kontaktních míst (Eurocentra)
Široká veřejnost
Databázový mailing
Zaregistrovaní na webu, účastníci seminářů/konferencí, příjemci pomoci
Průběžně
Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů
03/2013 a 11/2013
Semináře a workshopy
Konference a veletrhy
Všechny CS
Průběžně
0,- Kč
0,- Kč
10/13
150 000,- Kč Hlavní informační akce (HIA) je součástí rozpočtu v položce povinná publicita HIA.
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 27 ~
Konzultace (e-maily, telefonicky, osobní schůzky) Veřejné akce (výstavy plakátů, otevření projektů, akce pro veřejnost, prezentace úspěšných projektů, dny otevřených dveří vybraných projektů)
Příjemci pomoci, zpracovatelé projektů
Široká veřejnost, příjemci pomoci
Průběžně
Průběžně
0,- Kč
345 000,- Kč
Publikační aktivity (zahrnují náklady na grafiku a tisk) Metodiky, manuály, příručky (programový a prováděcí dokument, příručka pro žadatele a příjemce) Informační publikace (výroční brožura 2013, brožura s projekty 0713)
Newsletters Europlan Jiné publikační aktivity (diáře a kalendáře 2014, PF 2014; pozvánky na akce, letáky o úspěšných projektech)
0,- Kč Příjemci pomoci
Průběžně
Všechny CS
jaro 2013
Všechny CS
1/13, 4/13, 7/13, 10/13 + jedno mimořádné číslo
Všechny CS
Průběžně
275 000,- Kč
170 000,- Kč
175 000,- Kč
Ostatní nástroje (zahrnují náklady na grafiku a výrobu propagačních předmětů a další služby nezbytné pro výrobu nebo distribuci publikací/propagačních předmětů) Propagační předměty (jinde neuvedené)
Všechny CS
Průběžně
60 000,- Kč
Služby fotografa
Interní CS (ÚRR)
Operativně
10 000,- Kč
Aplikace jednotné vizuální identity (novelizace vnitřního systému jmenovky na dveře)
Interní CS
Průběžně
Evaluace komunikačních aktivit (vyhodnocení KoP 2013)
Interní CS (ŘO, MV, VRR)
12/2013
Monitoring médií
Interní CS (ÚRR)
Průběžně
Povinná publicita dle Nařízení komise čl. 7, bod 2b
10 000,- Kč
0,- Kč 70 000,- Kč
Komunikační plán ROP SV pro rok 2013
~ 28 ~
HIA - ROPfórum 2013
Celkem
Všechny CS, Interní CS (VRR, MV, ÚRR)
10/2013
165 000,- Kč
3 800 000,- Kč
Pražská 320/8 500 04 Hradec Králové tel.: +420 498 501 011 e-mail:
[email protected]
www.rada-severovychod.cz