KOF KNIHA ODESLANÝCH FAKTUR GORDIC SOFTWARE UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA * SUPERVIZOR * ===================================

GORDIC® spol. s r.o. software p. box 40 586 04 Jihlava 4

GORDIC SOFTWARE

KOF ===================================

KNIHA ODESLANÝCH FAKTUR ===================================

UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA * SUPERVIZOR * verze 3.x pro Windows

Copyright © Gordic® spol. s r.o. prosinec 2001

1

Obsah 1ÚVOD ............................................................................................................................................ 4 1.1 PŘEDMLUVA ............................................................................................................................ 4 1.2 KOMPATIBILNÍ VERZE EKONOMICKÝCH ÚLOH WIN & DOS ................................................... 4 1.3 STRUČNÁ CHARAKTERISTIKA FUNKCÍ PROGRAMU WINKOF................................................... 5 2ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU..................................................................................... 6 2.1 STRUČNÝ PŘEHLED ZÁKLADNÍCH OVLÁDACÍCH PRVKŮ ........................................................... 6 2.2 OBECNÉ VLASTNOSTI .............................................................................................................. 8 2.3 VSTUP DO PROGRAMU WINKOF ............................................................................................. 9 2.3.1 Spuštění programu z operačního systému Windows ....................................................... 9 2.3.2 Zadání hesla a kontrola dat.......................................................................................... 10 3FAKTURY .................................................................................................................................. 11 3.1 VYSTAVENÍ ........................................................................................................................... 11 3.1.1 Hlavička faktury ........................................................................................................... 11 3.1.2 Položky ......................................................................................................................... 13 3.2 VYSTAVENÍ PENÁLE .............................................................................................................. 14 3.3 ÚČETNICTVÍ 1........................................................................................................................ 16 3.4 ZAPLACENÍ ............................................................................................................................ 18 3.5 ÚČETNICTVÍ 2........................................................................................................................ 19 3.6 PROHLÍŽENÍ A OPRAVY .......................................................................................................... 19 4ČÍSELNÍKY................................................................................................................................ 22 ODBĚRATELÉ ................................................................................................................................ 22 4.1.1 Pořizování..................................................................................................................... 22 4.1.2 Opravy a prohlížení ...................................................................................................... 23 4.2 FAKTUROVANÉ POLOŽKY ...................................................................................................... 24 4.2.1 Pořizování..................................................................................................................... 24 4.2.2 Opravy a prohlížení ...................................................................................................... 24 4.3 ÚČTY ..................................................................................................................................... 25 4.3.1 Pořizování..................................................................................................................... 26 4.3.2 Opravy a prohlížení ...................................................................................................... 26 4.4 STŘEDISKA ............................................................................................................................ 26 4.4.1 Pořizování..................................................................................................................... 26 4.4.2 Opravy a prohlížení ...................................................................................................... 26 4.5 JMÉNA ................................................................................................................................... 27 5TISKY.......................................................................................................................................... 28 5.1 FAKTURA............................................................................................................................... 28 5.2 FAKTURA PENALIZAČNÍ ......................................................................................................... 28 5.3 SLOŽENKA ............................................................................................................................. 28 5.4 KNIHA FAKTUR...................................................................................................................... 28 5.5 PLATBY ................................................................................................................................. 29 SOUHRN ....................................................................................................................................... 30 6.1 PARAMETRY KOF ................................................................................................................. 30 6.2 EDITOR .................................................................................................................................. 31 6.2.1 Oprava souboru............................................................................................................ 31 6.2.2 Prohlížení souboru ....................................................................................................... 31 6.3 ARCHIVACE ........................................................................................................................... 32 6.3.1 Postup archivace .......................................................................................................... 32 6.4 PŘEINDEXACE ....................................................................................................................... 34 6.5 INFO ...................................................................................................................................... 34 6.6 OBNOVENÍ ............................................................................................................................. 34 6.7 VÝSTUP ................................................................................................................................. 35 6.8 VSTUP ................................................................................................................................... 35 6.9 DÁVKA GORDIC.................................................................................................................. 36 6.10 RUŠENÍ .................................................................................................................................. 36

2

6.11 NOVÝ ROK ............................................................................................................................. 36 6.12 ZMĚNA ROKU ........................................................................................................................ 36 7POPIS ŘÍDÍCÍCH SOUBORŮ ................................................................................................. 37 7.1 OBECNĚ O POJMENOVÁNÍ SOUBORŮ ...................................................................................... 37 7.2 POPIS SOUBORŮ KOF ............................................................................................................ 37 7.3 KONFIGURAČNÍ SOUBOR KOF.CFG ...................................................................................... 38 8PROHLÍŽEČ SOUBORŮ ......................................................................................................... 41 8.1 PROHLÍŽEČ SOUBORŮ - POPIS FUNKCÍ ................................................................................... 42 8.2 EXPORT DAT DO EXCELU....................................................................................................... 43 8.2.1 Postup při exportu dat .................................................................................................. 43 8.2.2 Návod k editaci výstupního formátu ............................................................................. 43 9EDITOR SOUBORŮ.................................................................................................................. 47 9.1 OTEVŘENÍ TEXTOVÉHO SOUBORU ......................................................................................... 47 9.2 EDITOR - POPIS FUNKCÍ ...................................................................................................... 47

3

1 1.1

ÚVOD Předmluva

Vážení uživatelé - zákazníci Firma GORDIC® spol. s r.o. software Vám předkládá k prostudování první vydání rozsáhlé uživatelské příručky SUPERVIZOR s podrobným popisem funkcí programu WinKOF. Program byl převeden z původní verze pro operační systém DOS do nového prostředí Windows 95, Windows 98, příp. Windows NT. Aby byl přechod na novou verzi v prostředí Windows co nejméně problematický, data programu mají stále stejnou strukturu a není tedy třeba dělat žádné konverze dat. Ani hlavní menu programu nedoznalo v tomto novém prostředí podstatnějších změn. Je třeba se hned na počátku zmínit o tom, že verze pro Windows plně podporuje myš a zvyšuje tím uživatelský komfort při ovládání ve všech fázích programu. Tato PŘÍRUČKA SUPERVIZORA WinKOF má za úkol popsat veškeré funkce programu, tvorbu a význam datových, řídících i pomocných souborů a některé zvláštnosti při práci s programem. Program WinKOF GORDIC® je v současnosti dodáván ve dvou verzích: ♦ LOC - lokální verze sloužící ke zpracování na lokálních PC. ♦ NET - síťová verze sloužící k multiuživatelskému přístupu k jedné databázi - více uživatelů může pracovat s daty téže organizace. Přestože původní zadání vychází z potřeb organizací státní správy a místní samosprávy, modulární stavba programového vybavení zajistí pokrytí širokého rozsahu potřeb ostatních organizací, podniků a větších soukromých firem. WinKOF je to systém evidence odeslaných faktur, který funguje samostatně, spolupracuje s následujícími programy naší firmy: ♦ UCR (WinUCR) - podvojné účetnictví (rozpočtových i příspěvkových org.). ♦ KXF(WinKXF) - komukace s bankou Programové řešení nové verze programu je realizováno v jazyce INPRISE DELPHI 3.0 se systémem oken otevíraných prostřednictvím položek menu, běžných pro systémy Windows. Aktuální položka, na které stojí plošný kurzor, je ve spodním Help-Line řádku doplněna komentářem vybrané funkce a činí tak vlastní obsluhu zcela snadnou záležitostí. PŘÍRUČKU SUPERVIZORA WinKOF je možné doporučit začínajícím i zkušeným uživatelům, protože vysvětluje podrobně veškeré manipulace s daty - při pořizování faktur, prohlížení, tisku sestav, archivacích i ostatních funkcích. Všechny pořízené záznamy jsou archivovány a lze je kdykoli zpětně prohlížet. Ukládají se i informace běžnému uživateli nepřístupné, ale pro funkci systému nezbytné. Autorský tým vám přeje příjemnou práci s programem “Kniha odeslaných faktur” ve verzi pro Windows. Jestliže se před vámi objeví neřešitelný problém, který nedokážeme sami odstranit ani s pomocí této příručky, volejte vašeho dealera, resp. firemní HotLine.

1.2

Kompatibilní verze ekonomických úloh WIN & DOS

Program WinKOF je 32-bitová aplikace pracující v grafickém režimu a je součástí nabídky ekonomických úloh v tzv. WIN&DOS verzi. To znamená, že program WinKOF lze společně provozovat s DOS verzí (i v kombinaci) nad společnými daty v lokální i síťové verzi (100 % datová kompatibilita s již existujícími daty) v architektuře WIN&DOS klient-fileserver. V programu WinKOF je plně zachovaná funkčnost jako u verze pro systém MS DOS. POZOR !!! Programy - pro systém DOS i Windows musí mít stejné číslo verze!

4

1.3

Stručná charakteristika funkcí programu WinKOF

Hlavní výhody řešení lze shrnout do následujících bodů: − úloha je vhodná pro všechny uživatele – st. podniky, rozpočtové a příspěvkové organizace, podnikatele, a.s., družstva všech typů i soukromé firmy − uživatel si sám stanoví parametry knihy faktur pro danou organizaci, v němž určí místo organizace, zda bude požadovat přímý výstup do účetnictví atp. − obsahuje číselník odběratelů, ve kterém lze opravovat, vyhledávat a tisknout podle zvolené výběrové masky − obsahuje číselník fakturovaných položek, ve kterém lze opravovat, vyhledávat a tisknout podle zvolené výběrové masky − obsahuje číselník vlastních účtů, ve kterém lze opravovat, vyhledávat a tisknout podle zvolené výběrové masky − obsahuje číselník středisek, ve kterém lze opravovat a vyhledávat − obsahuje číselník jmen fakturujících, ve kterém lze opravovat a vyhledávat − všechny typy číselníků je možno doplňovat přímo při práci s knihou faktur − vysoká efektivnost práce je umožněna pomocí funkce nápovědy, kterou lze při pořizování nahlížet do jednotlivých číselníků a po vybrání varianty lze stisknutím klávesy Enter nebo tlačítka OK přenést veškeré údaje z číselníku do pořizovaných dat − systém obsahuje možnost prohledávat všechny soubory podle nejdůležitějších kritérií, které se zaznamenávají v knihách a provádět součet částek − systém je vybaven funkcí pro automatické generování záloh na penále a penalizačních faktur − všechny tiskové výstupy se tvoří formátovými soubory, které si uživatel sám může libovolně přizpůsobit svým požadavkům − systém umožňuje zpracovávat faktury vystavené na jiném počítači organizace − systém je zabezpečen pomocí možnosti provádět archivaci všech souborů na disketu čí disk − umožňuje tisk složenek typu A na předtištěný formulář a tisk složenek typu A-V na formát s předtiskem údajů zpracovatele. − dokáže zpracovat párovací dávku GORDIC vzniklou v programu KXF ( Komunikace s bankou )

5

2

ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU

Program WinKOF pracuje v prostředí Windows a při jeho ovládání se používá všech standardních zásad a základních ovládacích prvků pro ovládání aplikací ve Windows. Pokud jste dosud v prostředí Windows nepracovali, doporučujeme vám se před vlastním započetím práce se zásadami ovládání Windows seznámit. Program lze ovládat pomocí myši a většinu jeho částí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že většina administrativních pracovníků je zběhlejší v psaní na klávesnici, je v programu umožněno pohybovat se po jednotlivých položkách na obrazovce klávesou ENTER (spolu s klávesami ve Windows obvyklými TAB a SHIFTTAB).

2.1

Stručný přehled základních ovládacích prvků

Editační pole

Podle okolností můžeme zadat textovou či číselnou položku. Pokud je to potřeba, probíhá automatické formátování textu. Jsou-li na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozorněna pouze tehdy, neodpovídá-li hodnota požadavku. Pokud je položka například omezena maximálním počtem znaků, nepovede se nám více znaků zapsat. POZOR! Může se však stát, že máme text zprava doplněn mezerami a editační pole nám již neumožní napsat další znaky i když pro vás se situace jeví, jako když nemůžeme připsat text na konec (nevšimneme si mezer zprava textu). Pokud je obsah pole (masky) vybraný do bloku (označeno modrou barvou), je obsah pole (masky) při prvním stisku klávesy vymazán a nahrazen novým, námi psaným textem. V případě, že chceme hodnotu pouze upravit a nikoli celou přepsat, musíme zrušit vybrání. Zrušení vybrání pole (masky) se provede kliknutím myši kdekoli uvnitř pole (masky) nebo stisknutím některé z následujících kurzorových kláves: šipka vpřed, šipka vzad, šipka nahoru, šipka dolů. Editační pole pro zobrazení/zadání datumu

Datum se zadává ve formátu DD.MM.RRRR. Editační pole s krokováním

Do editačního pole můžeme zapsat hodnotu buď ručně, nebo se pomocí šipek nahoru a dolů či myši a pravé části editačního pole pohybovat v seznamu optimálních (doporučených) hodnot. Roletová nabídka (Combobox)

Seznam platných hodnot se zobrazí (rozvine) po kliknutí na tlačítko se šipkou dolů. Pro vyhledávání v seznamu hodnot lze použít stisk klávesy s prvním písmenem hledaného textu. Po opakovaném stisku této klávesy se periodicky výběr posouvá postupně po všech řádcích (hodnotách) začínajících tímto znakem.

6

Přepínače: volba vybrána volba nevybrána Tlačítka Běžné tlačítko – je možné stisknout klávesou mezerník, klávesou Alt+podtržené písmeno nebo kliknout myší; Přednastavené tlačítko – je možné stisknout stejnými způsoby jako u běžného tlačítka, ale také reaguje na klávesu Enter použitou kdekoliv v okně, kde se toto tlačítko vyskytuje. Zpravidla se v takovémto okně vyskytuje i tlačítko Zrušit, které je možné zvolit stiskem klávesy ESC. Tlačítko přístupné – aktivní V tomto okamžiku je možné danou volbu použít. Tlačítko nepřístupné - neaktivní V tomto okamžiku nelze danou volbu použít. Popisy editačního políčka

Černá barva návěstí pole - nepovinné vyplnění. Modrá barva návěstí pole - povinné vyplnění. Hlavička dialogového okna při otevření a uložení souboru

-

Kde hledat – po kliknutí na šipce se položka rozbalí do okénka, ve kterém je přehledně zobrazena celá struktura počítače - seznam všech disků (včetně síťových i disků okolních připojených počítačů) a adresářů na nich (možnost provedení výběru, na jakém disku a v jakém adresáři najít hledaný soubor); - První tlačítko – skok o úroveň výše (ve struktuře celého systému Windows); - Druhé tlačítko – založení nové složky (nového adresáře); - Třetí tlačítko – přepínač - zobrazí se pouze názvy adresářů a souborů; - Čtvrté tlačítko – přepínač - zobrazí se detaily adresářů i souborů (název, velikost, typ, datum poslední změny).

7

Toolbutton – rychlá volba

Tlačítka jsou umístěna na nástrojové liště přímo pod hlavním horizontálním menu WinKOF. Toto tlačítko (ikonu) lze stisknout pouze myší. Každému tlačítku je přiřazena určitá funkce z menu nebo submenu funkcemi odpovídajícího menu.

Ovládací prvky okna (nabízí se v pravém horním rohu okna):

Levé tlačítko – pracovní plocha (okno) se sbalí do minimalizované podoby - (schová se do spodního stavového řádku Windows); Prostřední tlačítko – přepínač velikosti okna – změna mezi oknem přes celou obrazovku a uživatelským nastavením velikosti okna; stejného výsledku dosáhneme i dvojitým stiskem levého tlačítka myši v horním řádku okna (současně se změnou velikosti okna se mění i vzhled prostředního tlačítka ovládacích prvků okna); Pravé tlačítko – zavření aktivního okna (ekvivalent tlačítka Konec nebo Zrušit). Hlavička okna

Po kliknutí (je možné levým i pravým tlačítkem myši) na znaku firmy GORDIC (v levém horním rohu hlavního okna) se rozbalí systémové menu, ve které je možné vybírat z činností, souvisejících s vlastnostmi hlavního okna (pracovní plochy): - obnovit - obnoví uživatelskou velikost okna; - přesunout - přesune okno pomocí klávesnice na jiné místo obrazovky; - velikost - nastaví pomocí klávesnice jinou uživatelskou velikost okna; - minimalizovat - pracovní plocha (okno) se sbalí do minimalizované podoby -(schová se do spodního stavového řádku Windows); - maximalizovat - nastaví velikost okna přes celou obrazovku; - zavřít - ukončí program - horká klávesa Alt-F4; - vystřeď - umístí okno do středu obrazovky (pouze pokud je programové okno zobrazeno v uživatelské velikosti).

2.2

Obecné vlastnosti Po kliknutí pravým tlačítkem myši na libovolném editačním poli (v režimu POŘIZOVÁNÍ i v režimu

PROHLÍŽENÍ) se zobrazí se následující menu:

- zpět - vyjmout

- obnoví zpět předchozí hodnotu pole (pouze v režimu pořizování); - vyjme obsah aktivního pole (nebo jeho část), které je označeno jako blok (pouze v režimu pořizování) a uloží jej do paměti; - kopírovat - zkopíruje obsah pole nebo jeho část (není-li pole prázdné), které je označeno jako blok do paměti; - vložit - vloží obsah paměti do aktivního pole (pouze v režimu pořizování); - odstranit - odstraní obsah pole (nebo jeho část), které je označeno jako blok, z aktivního pole a uloží jej do paměti (pouze v režimu pořizování); - vybrat vše - označí obsah pole jako blok (inverzně).

8

Výjimkou jsou celoplošná prohlížecí okna typu BROWSE, kde jsou na pravém tlačítku (po kliknutí na seznam) definována specifická místní menu (např. v pořizovači dokladů, v kartotéce, v pohledech, v prohlížení číselníků, apod. – tyto odlišná menu jsou vždy popsána v příslušných kapitolách). Pojmy ♦ levé/pravé tlačítko myši - pokud není tlačítko specifikováno, rozumí se vždy levé tlačítko myši; ♦ uchopení myší – stisknutí levého tlačítka myši na objektu (pokud není řečeno jinak) a držení tohoto tlačítka; ♦ tažení myší - za stálého držení levého tlačítka myši (pokud není řečeno jinak) přesunutí kurzoru myši na cílové místo a zde uvolnění tlačítka myši.

2.3 2.3.1

Vstup do programu WinKOF Spuštění programu z operačního systému Windows

Program je možné spustit několika způsoby: 1) Dvojklikem na ikonu umístěnou na ploše obrazovky; 2) Výběrem z nabídky START-PROGRAMY-GORDIC-WINKOF; 3) Z nabídky START-SPUSTIT spuštěním WKOF.EXE; 4) Z příkazové řádky příkazem WKOF.EXE. POZOR !!! Program WinKOF má v sobě zabudovanou kontrolu na přítomnost virů. Pokud se objeví místo vstupní obrazovky varovné hlášení: “PROGRAMOVÉ SOUBORY BYLY NÁSILNĚ NARUŠENY! OVĚŘTE SYSTÉM ANTIVIROVÝMI PROGRAMY! KOFERR=...” V takovém případě je třeba si opsat číslo uvedené u KOFERR a oznámit je nejbližšímu dealerovi firmy. S největší pravděpodobností je program WinKOF napaden virem. Je třeba ověřit existenci viru pomocí antivirových programů. V menším počtu případů může být toto hlášení způsobeno narušením ostré instalace programu. Program WinKOF obsahuje rovněž kontrolu na aktivační klíč a číslo licence, které je kontrolováno při přihlášení do programu i při všech reinstalacích programu na vyšší verze utilitou WGORUPIN. Pokud je chybný registrační soubor, program hlásí: “Chyba instalace – WKOF.GOR neexistuje nebo má špatnou strukturu.” Také v tomto případě doporučujeme kontaktovat dealera firmy GORDIC.

9

2.3.2

Zadání hesla a kontrola dat

Pokud program shledá, že licence i programové soubory jsou v pořádku, zobrazí se následující přihlašovací okno programu:

Úvodní obrazovka vybízí k zadání vstupního uživatelského hesla. Zadáme přidělené heslo (na obrazovce se však zobrazují hvězdičky, aby jej nezjistila neoprávněná osoba) a zadání potvrdíme. Zadané heslo je zkontrolováno podle tabulky hesel pracovníků a pokud se zde vyskytuje, pak se ve spodním informačním poli objeví krátce jméno uživatele, kterému byl právě povolen vstup do programu s danou úrovní přístupu. V levé části okénka se pod firemním logem vypisuje aktuální číslo verze programu WinKOF. Po potvrzení zadaného hesla následuje hlavní obrazovka se základním menu programu WinKOF. Tlačítko Zrušit naopak uzavře okno a k přihlášení do systému nedojde.

10

3

FAKTURY

3.1 3.1.1

Vystavení Hlavička faktury

♦ Číslo faktury až 10 míst ( povinný údaj ) Při zahájení práce je uvedena prázdná hodnota. Obsluha je vybídnuta k zadání čísla a pak v průběhu zpracování se tato hodnota vždy při novém zápisu automaticky zvyšuje o jednu. Číslo může obsahovat nuly z levé strany ( nedoporučuje se ). Nastavením parametru ICF=1 ( viz popis souboru KOF.CFG ), zůstává číslo nové faktury prázdné. Po zadání začátku používané číselné řady a stisku klávesy “+“ se předplní první volné číslo ze zadané číselné řady. Pokud nezadáte nic, stiskem klávesy “+“ se přednastaví navazující číslo od posledně zadávané faktury. Pokud zahajuje uživatel zpracování uprostřed roku, může plynule navázat na svoji “ručně“ vedenou knihu vystavených faktur tak, že si při zahájení zpracování napíše navazující pořadové číslo do tohoto programu KOF a pokračuje tak v číselné řadě. ♦ Vlastní účet až 19 míst( povinný údaj ) Zadání Vlastního účtu je zkontrolováno na číselník vlastních účtů. Pokud zadanému neodpovídá účet z číselníku, následuje dotaz systému, zda chcete zadat nový účet. Po odpovědi “Ano“ se objeví okno, ve kterém obsluha pořídí všechny potřebné údaje k vlastnímu účtu. Uživatel také může pomocí klávesy F2 či F4 “nahlédnout“ do číselníku Vlastních účtů a vybrat si příslušný účet a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK jej přenést do položky na hlavičce faktury. ♦ Druh dodávky až 10 míst ( nepovinný údaj ) až 8 míst ( nepovinný údaj ) ♦ Konstantní symbol Předplňuje se hodnota z naposled vystavené faktury. ♦ Smlouva – objednávka až 14 míst ( nepovinný údaj ) ♦ Dodávkový příkaz až 10 míst ( nepovinný údaj ) až 10 míst ( nepovinný údaj ) ♦ IČO odběratele Zadání IČO je zkontrolováno na číselník odběratelů. Pokud je IČO nalezeno, jsou automaticky dosazeny ostatní údaje o odběrateli. Pokud se nenalezne, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové IČO do číselníku. Po odpovědi “Ano“ se objeví okno, ve kterém obsluha pořídí všechny potřebné údaje k odběrateli.

11

Uživatel může pomocí klávesy F2 či F4 “nahlédnout“ do číselníku odběratelů, seřazeného podle IČO, vybrat si příslušného odběratele a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenést hodnoty do příslušných položek týkajících se odběratele.

Pokud existuje odběratel s jedním IČO ale různou adresou, lze ho zadat na položce Název odběratele. až 14 míst ( nepovinný údaj ) ♦ DIČ odběratele DIČ se zadává bez pomlčky, v případě rodného čísla i bez lomítka. až 23 míst ( povinný údaj ) ♦ Název odběratele Zadání názvu je zkontrolováno na číselník odběratelů. Pokud je název nalezen, jsou automaticky dosazeny ostatní údaje o odběrateli. Pokud se nenalezne, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nový název do číselníku. Po odpovědi “Ano“ se objeví okno, ve kterém obsluha pořídí všechny potřebné údaje k odběrateli. Uživatel také může pomocí klávesy F2 či F4 “nahlédnout“ do číselníku odběratelů, seřazeného podle názvu, vybrat příslušného odběratele a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenese hodnoty do příslušných položek týkajících se odběratele. Mohou-li u Vás nastat případy, že budete fakturovat subjektům, které nemají IČO a mohla by nastat duplicita jmen, zadejte odběrateli fiktivní IČO ( jednomístné až čtyřmístné ). až 23 míst ( nepovinný údaj ) ♦ Konečný příjemce ♦ DPH obsažena v ceně jednotku Ano/Ne (povinný údaj) Přednastavená hodnota se řídí nastavením parametru ZZD ( viz soubor KOF.CFG ) formát dd.mm.rrrr ( povinný údaj ) ♦ Datum vystavení Automaticky předplňováno systémové datum. Lze ho změnit. formát dd.mm.rrrr ( povinný údaj ) ♦ Datum splatnosti Automaticky předplněno tak, že k datu vystavení přičten počet dní uvedený v konfiguračním souboru KOF.CFG parametrem SPL=xx. Dodávaný KOF.CFG obsahuje xx=14. Datum lze opět měnit. ♦ Datum uskutečnění zdanitelného plnění formát dd.mm.rrrr ( povinný údaj ) Automaticky předplněno datum odeslání faktury. Datum lze opět měnit. jedno místo ( povinný údaj ) ♦ Forma úhrady • P převodní příkaz, tiskne se PP hotově, tiskne se Hotově • H inkasem, tiskne se Inkasem • I • S složenkou, tiskne se Složenkou dvě místa ( nepovinný údaj ) ♦ Způsob dopravy Číslo představuje odkaz na soubor KOF.PCV, kde si uživatel ihned vedle čísla napíše text způsobu dopravy, který se bude tisknout na fakturu. Popis práce se souborem *.PCV se nachází v dodávaném souboru GENSES.TXT. ♦ Středisko až 4 místa ( nepovinný údaj ) Po zadání kódu střediska a stisku klávesy Enter je kód zkontrolován na číselník středisek. Pokud není nalezen, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové středisko do číselníku. Po odpovědi “Ano“ se otevře okno na obrazovce a v něm je možno doplnit název střediska. Uživatel také může pomocí klávesy F2 či F4 “nahlédnout“ do číselníku středisek seřazeného podle kódu, vybrat si příslušné středisko a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenést kód příslušného střediska.

12

V prohlížení slouží příkaz MASKA také k zadání kódu střediska, podle kterého je možno vyhledávat takto označené faktury a sumarizovat jejich částky. až 2 místa ( nepovinný údaj ) ♦ Fakturoval Po zadání zkratky jména fakturujícího a stisku klávesy Enter je zkratka kontrolována na číselník jmen. Pokud není nalezena, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové jméno fakturujícího. Po odpovědi “Ano“ se otevře okno na obrazovce a v něm je možno doplnit jméno fakturujícího. Toto jméno je pak možno tisknout na fakturu. Uživatel také může pomocí klávesy F2 či F4 “nahlédnout“ do číselníku jmen, seřazeného podle zkratek, vybrat si příslušné jméno a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenést zkratku do příslušné položky. ♦ Poznámka až 19 míst ( nepovinný údaj ) Alfanumerický údaj sloužící k další identifikaci faktury, zejména k textovému vyjádření obsahu faktury ( např. cement, kancel. materiál atp. ). V PROHLÍŽENÍ slouží příkaz MASKA k zadání textu z poznámky, podle kterého je možno vyhledávat takto označené faktury a sumarizovat jejich částky.

3.1.2

Položky ♦ Kód položky

až 8 místa ( zde nepovinný údaj ) Slouží k označení položky v číselníku položek. Po zadání kódu položky a stisku klávesy Enter je kód zkontrolován na číselník položek. Pokud je nalezen, jsou automaticky dosazeny i ostatní údaje o položce. Pokud není nalezen, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat novou položku. Po odpovědi “Ano“ se otevře okno na obrazovce a v něm je možno doplnit ostatní údaje o položce. Uživatel také může pomocí klávesy F4 “nahlédnout“ do číselníku položek seřazeného podle kódu, vybrat si příslušnou položku a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenese hodnoty do příslušných políček. Nezadáte-li žádný kód, je údaj v Názvu položky brán jako text (viz níže). Je vhodné jako kód použít prvních 6 čísel z číselníku JKPOV.

♦ Název položky až 40 míst ( nepovinný údaj ) Pokud nezadáte Kód položky, je zde zapsaný údaj braný jako libovolný text. Položka se stane textem na F3 a po stisku klávesy Enter se dostanete na následující řádek do Kód položky. Pokud nezadáte F3 v Názvu položky a chcete, aby položka byla textem, potvrďte následující políčka klávesou ENTER beze změny jejich hodnot -všechny by měly mít nulovou hodnotu-až na následující řádek položky do políčka Kód položky. Po zadání názvu položky a stisku Enter není název kontrolován na číselník položek. Uživatel také může pomocí klávesy F4 “nahlédnout“ do číselníku položek, seřazeného podle názvu, vybrat si příslušnou položku a stiskem klávesy Enter nebo tlačítka OK přenese hodnoty do příslušných políček. Pokud budete chtít sledovat prodejnost jednotlivých druhů fakturovaných položek, je nutné označit tyto položky číselným kódem ( to je zajištěno při zápisu položky do číselníku ). Pokud budete chtít na fakturu napsat libovolný text ( popis fakturovaných položek ), uděláte to tak, že kód položky necháte prázdný a místo názvu položky napíšete libovolný text. Ostatní údaje k položce necháte nulové a tím bude tato položka také považována za text. až 3 místa ( nepovinný údaj ) ♦ Účetní pohyb Mimo jiné toto políčko slouží jako místo pro odskok z Fakturované položky do Položka. To učiníte stiskem F5. V zde Položka zadáte jednotlivé údaje o položce, jestliže jste ji nezapsali do číselníku nebo můžete změnit údaje položky z číselníku ( změna ceny - fakturujete ještě za starou cenu, zapsání slevy atd. ). Takto se nemění hodnoty fakturované položky v číselníku, ale pouze hodnoty na této konkrétní faktuře.

13

♦ Počet jednotek

až 7 celých + 2 desetinná místa nebo 6 celých + 3 desetinná místa Počet jednotek se mění pomocí nastavení parametru PDE v souboru KOF.CFG. ♦ Cena až stamiliony Cena se zde nezadává !!! Cena je automaticky spočtena z údajů položky a počtu jednotek. Tato cena představuje kompletní cenu položky včetně DPH. Nově zadaná položka faktury je přičtena k již pořízeným položkám - změna údajů je patrna ve Fakturováno celkem. Fakturovanou položku v tabulce můžete aktualizovat pro opravy klávesou F2 či myší. Zadání dané faktury potvrdíte stiskem klávesy F10 nebo tlačítka OK. Tím se dostaneme na hlavičku následující faktury ( číslo faktury zvětšeno o jednu ). Pořizování faktur ukončíte stiskem klávesy Esc nebo tlačítka Zrušit. Po ukončení pořizování faktur následuje tisk všech právě napořizovaných faktur. Před zahájením tisku zadáte počet kopií a z nabízeného seznamu vyberete vhodný tiskový formát.

3.2

Vystavení penále

Tato nabídka slouží k vystavení záloh na penále ( pro faktury, které nebyly uhrazeny ) a k vystavení penále ( pro faktury opožděně zaplacené ). Číselná řada navazuje na poslední vystavenou fakturu nebo při nastavení parametru RPE=1 v souboru KXF.CFG navazuje na poslední vystavenou penalizační fakturu. Stav faktury je označen Záloha na penále vystavena nebo Penále vystaveno. Do poznámky se automaticky zapisuje řetězec penále, podle něhož lze později v prohlížení vybírat takto označené faktury a sčítat jejich částky.

∗ Záloha

Zobrazeny nezaplacené faktury, pro něž je možno vystavit zálohu na penále. Pokud faktura nebude uhrazena, lze po uplynutí doby splatnosti zálohy na penále vystavit další zálohu. Počet penalizovaných dní bude určen rozdílem data odeslání další zálohy na penále a datem splatnosti poslední zálohy na penále.

∗ Penále

Zobrazeny opožděně zaplacené faktury pro něž je možno vystavit penále. Pokud byla vystavena záloha na penále, počet penalizovaných dní bude určen rozdílem data odeslání penále a datem splatnosti poslední zálohy na penále.

14

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr faktur určených k penalizaci.

∗ Počet dnů

Zúžení výběrové masky. Budou zobrazeny ty faktury, jejichž počet dnů prodlení bude odpovídat zadanému rozsahu. Příklad : Chci zobrazit faktury s počtem dnů prodlení větším nebo rovno 15. Do položky Od zadám 15 a do položky Do zadám 999.

∗ Penalizační parametry

Parametry nutné k vystavení pen. faktur. Jejich funkce je stejná jako při vystavení obyčejné faktury. Výjimku tvoří parametr Penalizační procento, který funguje následovně. Pokud je zadán u odběratele ( v číselníku ) bere se tento, pokud ne, bere se hodnota z Penalizačních parametrů. Položku Řada penalizačních faktur lze zadat po nastavení parametru RPE=1 v souboru KOF.CFG. Řada penal.faktur nesmí kolidovat s řadou normálních faktur ! Např.: Normální řada: 20000001 Penalizač.řada: 200001

15

∗ Vystavení

ZÁLOHA VYSTAVENÍ FAKTUR ZÁLOH NA PENÁLE PENÁLE VYSTAVENÍ FAKTUR PENÁLE Aby generování faktur mohlo proběhnout, je nutné zadat Masku či Počet dnů (ochrana před bezmyšlenkovým vygenerováním penalizačních faktur - faktury nelze následně vymazat, pouze stornovat). Dále je nutno zadat povinné Pen. parametry jako je Vlastní účet a Penalizační procento.

3.3

Účetnictví 1

Obecně k účetnictví v systému KOF.

∗ Vazba na účetnictví nebude využívána

V konfiguračním souboru KOF.CFG vyřazen parametr UCT=0. Faktura přechází po vystavení do oddílu ZAPLACENÍ. Po zaplacení je cesta faktury v systému ukončena ( stav faktury - faktura zaplacena ). Nepoužíváno Účetnictví1 ani Účetnictví 2 (přednastaveno).

∗ Vazba na účetnictví bude využívána

V konfiguračním souboru KOF.CFG zařazen parametr UCT=1 Faktura přechází po vystavení do oddílu ÚČETNICTVÍ 1. Po zaúčtování faktury po vystavení přechází do oddílu ZAPLACENÍ. Po zaplacení přechází do oddílu ÚČETNICTVÍ 2. Po zaúčtování faktury po zaplacení je cesta faktury v systému ukončena ( stav faktury - faktura vygenerována do UCR po zaplacení ). ♦ Přímý vstup do účetnictví Tato volba předpokládá, že se na stejném počítači nebo na síti nachází účetní systém firmy GORDIC ( program UCR nebo WinUCR). Pracuje se přímo se soubory účetnictví. Využívá se kontroly na účtový rozvrh, dá se využívat automatická předkontace a další možnosti účetního systému. V parametrech úlohy (viz 6.1) nastavena hodnota Ano na položce Přímý výstup do účetnictví. Dále je nastaveno OrgNum používané v účetnictví a nastavena cesta k souborům UCR.

∗ Zaúčtování faktury

Vyberete fakturu určenou k zaúčtování (nabídku pro výběr můžete zúžit zadáním výběrové masky ve funkci Maska ).

Pomocí menu Účetnictví přejdete do účetnictví vybrané faktury.

16

Pro jednotlivé položky se vstupuje do pořizovače účetnictví.

V dolní levé části pořizovače účetnictví jsou zobrazeny údaje o konkrétné položce. Rozhodnete-li se zaúčtovat fakturu po položkách, bude každá položka uložena jako vyrovnaný účetní doklad se shodným číslem účetního dokladu. Po stisku * na pozicích MD a DAL je předplňována cena položky bez DPH. Po zaúčtování položky ( uložení dokladu ) se dostanete zpět do okna položek, kde se již zaúčtovaná položka nevyskytuje. Činnost opakujeme až do zaúčtování všech položek faktury. Rozhodnete-li se zaúčtovat fakturu jako celek, postupujete tak, že vstoupíte do pořizovače účetnictví na první položce. Po zobrazení účetního pořizovače pracujte s fakturou jako jedním celkem. Po zaúčtování ( uložení účetního dokladu ) se dostanete zpět do okna položek ( první položka zmizela - jako by se zaúčtovala ). Potvrďte OK a se objeví upozornění

Zvolíte-li možnost Ano, je daná faktura zaúčtována.

17

3.4

Zaplacení

∗ Číslo faktury

Zadáme číslo faktury určené k proplacení. Číslo faktury udává variabilní symbol na výpisu z banky. Po zadání čísla faktury je zobrazena pouze odpovídající faktura, pokud čeká na zaplacení.

∗ Proplacení

V menu Proplacení či dvojkliku na vybrané faktuře se dostanete na pozici placená částka, kde je předplňována fakturovaná částka ( částku můžete upravit v případě, že faktura bude částečně zaplacena ). Stiskem Enter se dostanete na pozici datum zaplacení, který zadáte podle výpisu z banky. Proplacení potvrdíte OK.

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr faktur určených k proplacení.

∗ F3 Platby

Menu F3 Platby či stiskem klávesy F3 lze nahlédnout do historie plateb, pokud faktura již byla částečně hrazena dříve.

18

3.5

Účetnictví 2

Postupuje se stejně jako v oddíle Účetnictví 1. Nezobrazují se jednotlivé položky faktury. Faktura se zaúčtuje jako celek. V pořizovači účetnictví se po stisku“*“ se na pozicích MD a DAL předplňuje fakturovaná částka

3.6

Prohlížení a opravy

Prohlížení patří vzhledem k rychlosti odezvy a množství poskytovaných služeb k jedné z nejčastěji využívaných funkcí systému. Volba kriteria pro prohlížení faktur (jakým způsobem budou zobrazované faktury seřazeny a tištěny v sestavách ) • Sekvenčně faktury zobrazovány v tom pořadí jak byly vystavovány, bez ohledu na číslo faktury • Podle čísla faktury faktury zobrazovány ve vzestupné řadě podle čísla faktury • Podle názvu odběratele faktury zobrazovány podle názvu odběratele • Nezaplacené zobrazeny budou ty faktury, které nebyly zaplaceny a současně mají datum splatnosti menší než systémové datum počítače. To znamená, že u nich nebylo dodrženo datum splatnosti.

19

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr faktur určených k prohlížení.

∗ Kód

Slouží pro tiskovou sestavu položek. Chcete-li z dané množiny faktur ( daná výběrovou maskou ) zjistit prodejnost jedné konkrétní položky nebo příbuzné skupiny položek. To bude závislé na tom, jak si zadáte kódy položek ( je možné využít prvních 6 čísel číselníku JKPOV ). Příklad : 110xxxxx - služby 220xxxxx - jeden druh výrobků 330xxxxx - druhý druh výrobků atd. Chcete - li nyní vysčítat, kolik jste fakturovali za službu 11058964, zadáte do políček Od a Do požadovaný kód. Poté přejdete na volbu Tisk, dále volbu Položky a zde si vyberete jednu z nabízených sestav. Chcete - li vysčítat, kolik jste fakturovali za služby celkem, zadáte do políčka Od : 11000000 a do políčka Do : 11099999. Sestavu získáte stejným způsobem jako v předešlém případě. V případě zadané masky kódu se při volbě TISK-FAKTURY a TISK-FAK+DPH nabízejí tiskové formáty pro sestavy faktur obsahující zadané kódy položek.

∗ Detail

Zobrazí detail vybraného záznamu.

∗ Oprava

Oprava vybrané již existující faktury.

∗ Stav

Může být provedena násilná změna stavu faktury na : − vystavená − vygenerovaná do UCR po vystavení − zaplacená − vygenerovaná do UCR po zaplacení − částečně zaplacená − stornovaná − přeplacená

Pokud fakturu stornujete, jste vyzváni k zadání data storna ve formátu dd.mm.rrrr. Stornem se faktura bude nadále zobrazovat v prohlížení se stavem Stornovaná, ale v tiskových sestavách faktur ( s výjimkou hlavní knihy a saldokonta ) se nebude vyskytovat.

∗ F3 Platby

Menu F3 Platby či stiskem klávesy F3 lze nahlédnout do historie plateb, pokud faktura již byla částečně hrazena či zcela uhrazena.

∗ Tisk

Pro všechny tiskové výstupy je respektována zadaná výběrová maska. ♦ Faktury Z nabízených tiskových formátů si můžete vybrat ze standardně dodávaných : Sekvenčně, podle čísla faktury • 1. KOF10011.FRM výpis faktur bez jednotlivých položek 2. KOF10012.FRM výpis faktur s jednotlivými položkami 3. KOF10013.FRM výpis nezaplacených faktur po době splatnosti bez jednotlivých položek

20

• Podle názvu odběratele 1. KOF50101.FRM výpis faktur bez jednotlivých položek - součet za odběratele 2. KOF50111.FRM výpis faktur bez jednotlivých položek 3. KOF50112.FRM výpis faktur s jednotlivými položkami 4. KOF50113.FRM výpis nezaplacených faktur po době splatnosti bez jednotlivých položek ♦ Faktury + DPH • Sekvenčně, podle čísla faktury Tyto tiskové sestavy Vám umožní sledovat základy DPH 5% a 22%, cenu celkem, DPH celkem, základ celkem. 1. KOF10060.FRM výpis faktur s rozepsanou DPH 2. KOF10061.FRM výpis faktur s rozepsaným základem DPH Podle názvu odběratele • 1. KOF50260.FRM výpis faktur s rozepsanou DPH 2. KOF50261.FRM výpis faktur s rozepsaným základem DPH 3. KOF50263.FRM výpis faktur s rozepsanou DPH - součet za odběratele 4. KOF50264.FRM výpis faktur s rozepsaným základem DPH - součet za odběratele ♦ Položky Tyto tiskové sestavy Vám umožní sledovat prodejnost jednotlivých druhů fakturovaných položek. 1. KOF10030.FRM výpis vyfakturovaných položek 2. KOF10031.FRM výpis vyfakturovaných položek - rozepsaná DPH ♦ Upomínky Pro faktury, kterým vypršela doba splatnosti, je tisknuta upomínka obsahující adresu odběratele, adresu vlastní organizace, číslo nezaplacené faktury, datum splatnosti a fakturovanou částku. 1. KOF10050.FRM tisk upomínky ♦ Nezaplacené Tato funkce umožňuje vygenerovat sestavu nezaplacených a částečně zaplacených faktur i za předešlé roky. Sestava je tříděna podle klíče Rok+IČO odběratele+Čís.fak., pokud není IČO tak je použit Název odběratele. Částky jsou sumarizovány po odběratelích. Roky, pro které chce uživatel tuto sestavu vytvořit se zapíší do souboru KOF.ROK ve formě názvů souborů KOFrrrr.PTH. Např: KOF1997.PTH KOF1998.PTH Pro takto definovaný soubor KOF.ROK je vygenerována sestava za roky 1997, 1998 a aktuální rok. 1. KOF10070.FRM výpis nezap.a částečně zap.faktur za vybrané roky ♦ Saldokonto Tiskne sestavy uhrazených a neuhrazených pohledávek k zadanému datu. Toto datum se zadává jako datum vystavení ve výběrové masce. 1. KOF10080.FRM tisk saldokonta

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

21

4

ČÍSELNÍKY

4.1 4.1.1

Odběratelé Pořizování

Číselník odběratelů je soubor, který má následující položkovou strukturu : − IČO až 10 míst − DIČ až 14 míst Adresa ( tiskne se na fakturu ) − Název1 až 30 míst − Název2 až 30 míst − Ulice,číslo až 30 míst − Část obce až 30 míst − Obec až 30 míst − PSČ až 6 míst Adresa provozovny ( možno tisknout na fakturu ) − Název1 až 30 míst − Název2 až 30 míst − Ulice,číslo až 30 míst − Část obce až 30 míst − Obec až 30 míst − PSČ až 6 míst Další údaje o odběrateli − Název zkrácený až 23 míst –povinný údaj, který se zobrazuje v KOF a při pořizování se předplňuje z položky Adresa-Název1 − Číslo účtu až 19 míst − Směrový kód banky až 4 místa − Penalizační procento až 99.99 % − Skupina až 4 místa − Telefon1 až 20 míst

22

− Telefon2 − Fax − Odpovědná osoba − Poznámka Počáteční stavy − Odebráno loňský rok − Zaplaceno loňský rok − Odebráno letošní rok − Zaplaceno letošní rok

až 20 míst až 20 míst až 30 míst až 50 míst až jednotky miliard až jednotky miliard až jednotky miliard až jednotky miliard

4.1.2 Opravy a prohlížení Prohlížení lze dle kriterií: • Sekvenčně odběratelé seřazeni tak, jak byli zapsáni • Podle názvu odběratelé seřazeni podle názvu • Podle IČO odběratelé seřazeni podle IČO

∗ Tisk

Z nabízených tiskových formátů si můžete vybrat ze standardně dodávaných :

1. KOF30010.FRM 2. KOF30011.FRM

výpis odběratelů - odebráno, zaplaceno výpis odběratelů

∗ Oprava

Oprava vybrané již existující faktury.

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr odběratelů určených k prohlížení.

∗ Aktivita

Vybraného odběratele lze zneaktivnit , v levé části se zobrazí znak “X“. Opětovným stiskem „Aktivita“ se daný odběratel stane opět aktivním. Neaktivní odběratelé nejsou nabízeni při vystavování faktury a nejsou obsaženi v tiskových sestavách odběratelů.

23

∗ Detail

Zobrazí detail vybraného záznamu.

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

4.2 4.2.1

− − − − − − −

4.2.2

Fakturované položky Pořizování

Číselník fakturovaných položek je soubor, který má následující položkovou strukturu : Kód až 8 míst Název až 40 míst Jednotka až 4 místa Cena za jednotku až stamiliony DPH 0 nebo 5 nebo 22% Obchodní přirážka až 1000% Aktivita mezera nebo X

Opravy a prohlížení

Prohlížení lze dle kriterií: • Sekvenčně položky seřazeny tak, jak byly zapsány • Podle kódu položky seřazeny podle kódu • Podle názvu položky seřazeny podle názvu

∗ Výpis

Opis číselníku fakturovaných položek. 1. KOF30020.FRM

výpis položek

∗ Oprava

Oprava vybrané již existující fakturované položky.

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr fakturovaných položek.

24

∗ Aktivita

Vybranou položku lze zneaktivnit , v levé části se zobrazí znak “X“. Opětovným stiskem „Aktivita“ se daná položka stane opět aktivní. Neaktivní položky nejsou nabízeny při vystavování faktury a nejsou obsaženy v tiskových sestavách položek.

∗ Detail

Zobrazí detail vybraného záznamu.

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

4.3

Účty

25

4.3.1

Pořizování

Číselník vlastních účtů je soubor, který má následující položkovou strukturu : − Označení VÚ až 2 místa − Název vlastního účtu až 19 míst − Číslo vlastního účtu až 19 míst − Směrový kód banky až 4 místa − Specifický symbol až 19 míst − Variabilní symbol až 10 míst − Název banky až 25 míst − Pobočka banky až 25 míst

4.3.2

Opravy a prohlížení

∗ Výpis

Opis číselníku vlastních účtů. Dodáván tiskový formát : 1. KOF30030.FRM výpis vlastních účtů

∗ Oprava

Oprava vybraného již existujícího vlastního účtu.

∗ Detail

Zobrazí detail vybraného záznamu.

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

4.4 4.4.1

Střediska Pořizování

Číselník středisek je soubor, který má následující položkovou strukturu : − Kód střediska až 4 místa − Název střediska až 30 míst

4.4.2

Opravy a prohlížení

∗ Výpis

Opis číselníku středisek.

∗ Oprava

Oprava vybraného již existujícího střediska.

26

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

4.5

Jména

Číselník jmen fakturujících je soubor, který má následující položkovou strukturu : − Zkratka až 2 místa − Jméno až 23 míst Prohlížení a oprava se dělá shodným způsobem jako v předchozích případech.

27

5

TISKY

Provedení hlavních tiskových výstupů úlohy. Tisk se provádí nejprve do souboru, a jestliže je v pořádku, poté na tiskárnu pomocí prohlížeče souborů. Formát tiskových sestav je definován v textových souborech *.FRM sloužících pro interní generátor. Pomocí změny těchto souborů lze provést změnu výstupní sestavy. Tyto zásahy nejsou triviální a uživatel by o ně měl požádat dealera nebo tvůrce programu.

5.1

Faktura

Zobrazení faktur vybraných k tisku.

∗ Číslo faktury

Zadání čísla jedné faktury určené k tisku.

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr faktur určených k tisku.

∗ Tisk

Nejprve jste dotázáni na počet kopií faktury ( rozumí se tím celkový počet výtisků faktury ). Z nabízených tiskových formátů si můžete vybrat ze standardně dodávaných : 1. KOF20021.FRM tisk faktury (základní na šířku 80) 2. KOF20022.FRM tisk faktury (pro neplátce DPH) 3. KOF20025.FRM tisk faktury

∗ Konec

Zavření aktivního okna.

5.2

Faktura penalizační

∗ Záloha

Tisk faktur - záloh na penále. Standardně je nabízen formát : 1. KOF20125.FRM záloha na penále

∗ Penále

Tisk faktur - penále. Standardně je nabízen formát : 1. KOF20225.FRM penále

5.3

Složenka

Pro faktury, které mají zadán způsob úhrady složenkou “S“, lze vytisknout složenku typu A na předtištěný formulář. Pro složenky typu A-V se předpokládá formát s předtiskem údajů zpracovatele. Pro tisk složenek jsou standardně nabízeny formáty : 1. KOF20320.FRM tisk složenky 2. KOF20321.FRM tisk složenky A-V

5.4 − − − − − − − − − −

Kniha faktur

Tisknou se níže vyjmenované údaje o všech fakturách pořízených v daném roce : Číslo faktury Odběratel Konečný odběratel IČO odběratele DIČ odběratele Označení vlastního účtu VU Druh dodávky Konstantní symbol Smlouva - objednávka číslo Datum vystavení

28

− − − − − − − − − − −

Datum splatnosti Datum zdanitelného plnění Datum zaplacení Datum storna Forma úhrady FU Označení způsobu dopravy ZD Označení střediska Stř Zkratka fakturujícího Poznámka Fakturovaná částka Zaplacená částka

Údaje o každé faktuře se tisknou ve dvou řádcích. Stornovaná faktura je označena na začátku druhého řádku hvězdičkou. Příslušný formátový soubor má následující označení : 1. KOF40010.FRM kniha faktur 2. KOF40011.FRM kniha faktur s číslem účetního dokladu 3. KOF40015.FRM kniha faktur s číslem účetního dokladu pro export do MS EXCEL

5.5

Platby

Tato volba slouží k tisku sestav historie plateb. Pokud odběratel platil fakturu po částech, tak tato sestava zobrazí jednotlivé platby ( kdy, kolik ... ).

∗ Maska

Zadání výběrové masky pro užší výběr faktur.

∗ Tisk dle čísla faktury

Sestava bude tříděna podle čísla faktury

∗ Tisk dle data platby

Sestava bude tříděna podle data placení

29

6 6.1

SOUHRN Parametry KOF

Zde je nutno vyplnit nejnutnější údaje o vlastní organizaci, které se budou následně tisknout na vystavovanou fakturu. Dále jsou zde parametry důležité pro spolupráci s účetním systémem : − IČO až 10 míst ( nepovinný údaj ) − DIČ až 14 míst ( nepovinný údaj ) Adresa − Název1 až 30 míst − Název2 až 30 míst − Ulice,číslo až 30 míst − Část obce až 30 míst − Obec až 30 míst − PSČ až 6 míst Adresa provozovny − Název1 až 30 míst − Název2 až 30 míst − Ulice,číslo až 30 míst − Část obce až 30 míst − Obec až 30 míst − PSČ až 6 míst Další údaje organizace − Telefon č.1 25 míst − Telefon č.2 25 míst − Fax 25 míst − EMail 25 míst Další údaje − Přímý výstup do UCR Údaj ovlivňuje možnost provádět přímý výstup do dat úlohy účetnictví GORDIC ( podmínkou je, že se obě úlohy zpracovávají na jednom počítači nebo na počítačové síti !!! ). − OrgNum v účetnictví

30

Údaj navazující na předchozí ( tedy potřebný pouze pokud je přímý výstup ) udává pořadové číslo organizace v souboru UCR.ORG ( viz příručka UCR - SUPERVIZOR ). Pro přímý výstup do UCR nemá význam. Pro správné propojení s programem UCR je nutné správně zadat IČO vlastní organizace. − Adresář účetnictví Údaj důležitý při zapnuté funkci Přímý výstup do UCR. Určuje umístění programových a datových souborů programů UCR např. C:\UCR, C:\GORUCR ….. − Fakturováno Údaj pro tiskové formáty faktur, kde se tiskne Fakturováno ( V Jihlavě, V Prostějově .... ), zadejte místo v příslušném pádu.

6.2

Editor

Tato funkce nabízí dvě možnosti: • Oprava souboru • Prohlížení souboru

6.2.1

Oprava souboru

Slouží k opravě menších textových souborů. Např. úprava konfiguračního souboru KOF.CFG, tento soubor je přednastaven. Nikdy needitujte datové soubory s konvencí KOF*.D*. Nejedná se o textové soubory a jejich otevření by znamenalo narušení příslušného souboru. Aplikace GOREditor je MDI prohlížeč a editor většího množství jednoduchých ASCI textových souborů, který je dodáván spolu s dalšími produkty firmy GORDIC s.r.o. software. Tento produkt podporuje následující vlastnosti: editace souborů o velikosti až 16MB tisk souboru v grafickém režimu na všech tiskárnách instalovaných ve Windows odeslání editovaného souboru el.poštou (pomocí klieta podporujícího MAPI) veškeré funkce clipboardu undo/redo (vracení změn) bloky, včetně ukládání bloků do textových souborů a konverze kódování české diakritiky jen v bloku vkládání dalších souborů do editovaného souboru hledání zadaného řetězce (stejný řetězec pro všechny editované soubory) hledání a záměna zadaného řetězce za jiný (společné pro všechny soubory) přesuny na zadaný řádek podporuje WordStar příkazy Změnu kódování diakritiky pro prohlížení i uložení Zarovnání textu do okna nebo na zadanou délku řádky Různé typy tabulátorů O editoru souborů podrobněji viz.Editor souborů

6.2.2

Prohlížení souboru

Slouží k prohlížení textových souborů podle zadané masky. Přednastavena maska KOFT.LST. Tento soubor se vytváří při generování každé tiskové sestavy. O prohlížeči souborů podrobněji viz. Prohlížeč souborů

31

6.3

Archivace

ARCHIVACE je nejdůležitější funkcí ochraňující uživatele před ztrátou dat. Tato činnost je doporučena zejména po pořízení velkých objemů dat a před všemi fázemi zpracování dat, které mají nevratný charakter. Funkce provede archivaci dat na záložní médium (např. na disketu).

Maska pro výběr souborů k archivaci (přednastavená, ale lze ji upravit přepisem). Disk - Volba výstupního zařízení (disketa, disk, elektronická pošta). % - Část okna, určená pro zobrazování ukazatelů průběhu nápočtu, která znázorňuje, kolik procent z celkového množství dat již bylo zarchivováno. Název - Seznam souborů vybraných dle masky pro archivaci. Název Velikost - Postupný výpis právě zarchivovaných souborů (vybraných dle masky). Volba Komprimace – vnitřní komprimace souborů (při komprimovaném archivu je první znak jména souboru nahrazen znakem @). Odhadovaný počet disket (podle typů) nutných k archivaci. Celkem souborů - Zobrazení celkového počtu archivovaných souborů a jejich velikost v Bytech. Tlačítko OK nebo klávesa Enter – zahájení archivace. A Tlačítko Přerušit nebo Esc – přerušení již probíhající archivace vybraných souborů. B Tlačítko Nápověda nebo F1 - podrobná nápověda k archivaci. C Tlačítko Zrušit nebo Esc – okno „Archivace“ se uzavře.

6.3.1 ♦ ♦

♦

♦

Postup archivace

Po zvolení funkce ARCHIV se objeví dialogové okno s přednastavenou maskou (např. KOF*.D*) pro soubory, které budou archivovány. Masku však měňte jen ve výjimečných případech. Dalším krokem je volba výstupního zařízení, na kterou bude provedena archivace. Kliknutím na šipku u pole Disk dojde k rozvinutí nabídky, ze které si můžeme vybírat a přednastavenou hodnotu změnit. Zobrazí se všechny přístupné diskové a disketové mechaniky určené k záznamu dat, které program najde, síťové i lokální a nastavený adresář emailových adres. Změnu mechaniky potvrdíme klávesou ENTER nebo TAB nebo kliknutím myši na tlačítku OK. Pak stiskneme klávesu ENTER nebo TAB nebo klikneme myší na okně se seznamem souborů k archivaci a počítač nám ukáže názvy všech souborů, které odpovídají přednastavené masce. Zároveň zobrazí počet souborů a celkovou velikost v bytech a vlevo dole odhadne počet disket, které bude potřeba k provedení archivace (podle jednotlivých typů disket). Všechno je prováděno automaticky a obsluha nemusí vůbec znát význam všech názvů souborů.

32

♦

♦ ♦

Další (nepovinná) možnost výběru je možná pomocí klávesy TAB (pohyb po aktivních položkách v okně) a následným stisknutím SPACE (MEZERNÍK) nebo pouhým kliknutím myši na volbě Komprimace (vnitřní komprimace souborů při archivaci. Políčko se po akci zaškrtne nebo se zaškrtnutí zruší. Pokud máme problémy se zadáním některého údaje v okně „Archivace“, pak je zde on-line kontextová Nápověda. Po spuštění archivace se v případě výstupního zařízení Disketa a: nebo b: zobrazí dotaz:

"Původní obsah disket smazat Ano/Ne?"

Pozor! Program nemaže adresáře! Je tedy předem třeba mít jistotu, že máme připravenu disketu, jejíž obsah je možné archivací přepsat. Po odpovědi „ANO“ následuje další dotaz s příkazem: "Vložte disketu ---- je disketa vložena Ano/Ne?" ♦

Vložíme disketu do mechaniky a odpovíme „ANO“. Počítač provede archivaci, přičemž průběh archivace vidíme na ukazateli průběhu archivace v horní části dialogového okna, který znázorňuje, kolik procent z celkového množství dat již bylo nahráno a v pravém části okna se vypisují již zarchivované soubory. Pokud je třeba k archivaci více disket, objeví se další dotaz:

"Vložte disketu---- je disketa vložena Ano/Ne?" ... a pokračujeme stejným způsobem jak je uvedeno výše na další volnou disketu, dokud není archivace kompletní. Pozor! Pořadí disket je nutné poznamenat na diskety (program dělí soubory), poněvadž v případě obnovení dat musí být diskety vkládány v tom pořadí, v jakém byly archivací pořízeny! Pokud je disketa vadná, program hlásí: "Špatná disketa, chcete pokračovat Ano/Ne?" Jestliže odpovíme „NE“, vrátí nás program zpět do hlavního menu. Jestliže odpovíme „ANO“, následuje další dialogové okno: "Vložte disketu ---- je disketa vložena Ano/Ne?" Pokud někdy v průběhu celého cyklu potřebujeme proces archivace ukončit, pak stiskneme klávesu ESC nebo klikneme na tlačítko Přerušit. Program ohlásí: "Přerušit tento cyklus? " Po kladné odpovědi následuje před návratem zpět do hlavního menu ještě informace: "Archivace přerušena obsluhou nebo proběhla neúspěšně !" V tomto případě nesmíme použít obnovená data k další práci, protože archiv nebyl regulérně dokončen! L Seznam chybových kódů (hlášení) pro komprimace (archiv, obnovení): ♦ 1 - chyba otevření zdrojového souboru; ♦ 2 - chyba otevření cílového souboru; ♦ 3 - nedostatek volné paměti; ♦ 4 - chyba čtení ze souboru; ♦ 5 - chyba zápisu do souboru; ♦ 6 - chyba při uzavírání souboru; ♦ 7 - soubor poškozen. Vždy je důležité udržovat pořádek ve značení disket, v jejich číslování a označování datumem provedené archivace !

33

6.4

Přeindexace

Obnova všech indexových souborů (po jejich náhodném poškození nebo ztrátě).

6.5

Info

Informační tabulka o datové základně úlohy obsahující tyto základní údaje o fakturách a jejich stavech včetně vyjádření v Kč : − celkem počet zapsaných faktur − z toho - faktury vystavené - vygenerované do účetnictví po vystavení - zaplacené - přeplacené - částečně zaplacené - vygenerované do účetnictví po zaplacení - vyřazené ( stornované ) − celkem nafakturováno − celkem zaplaceno − pohledávka − přeplaceno − počet odběratelů − počet druhů fakturovaných položek − počet vlastních účtů − počet středisek

6.6

Obnovení

Funkce ARCHIVACE a OBNOVENÍ jsou prakticky totožné. Jediným rozdílem je směr přenosu zvolených souborů. Funkce umožňuje uvést data do stavu před odpovídající archivací. Před spuštěním této funkce není třeba rušit data, protože funkce OBNOVENÍ automaticky provádí přepsání stávajících dat. Obnovení se řídí cestou nastavenou v souboru KOF.PTH.

34

POZOR !!! Pokud je třeba obnovovat data z více disket, je třeba dodržet takové pořadí disket, v jakém byly archivací pořízeny (program dělí soubory)!

Maska pro výběr souborů k obnovení (přednastavená, ale lze ji upravit přepisem). Disk - Volba vstupního zařízení (disketa, disk). % - Část okna, určená pro zobrazování ukazatelů průběhu nápočtu, který znázorňuje, kolik procent z celkového množství dat již bylo obnoveno. Název - Seznam souborů vybraných dle masky pro obnovení. Název Velikost - Postupný výpis právě obnovovaných měsíčních souborů (vybraných dle masky). Volba Komprimace – vnitřní komprimace souborů (u komprimovaných souborů je první znak jména souboru nahrazen znakem @), zde vždy nepřístupná. Odhadovaný počet disket (při obnovování nemá význam). Zobrazení celkového počtu souborů a jejich velikost v Bytech (při obnovování nemá význam). Tlačítko OK nebo klávesa Enter – zahájení obnovování. Tlačítko Přerušit nebo Esc – přerušení již probíhajícího obnovování souborů. Tlačítko Nápověda nebo F1 - podrobná nápověda k funkci „Obnovení“. Tlačítko Zrušit nebo Esc – okno „Obnovení“ se uzavře.

6.7

Výstup

Výstup faktur v zadaném rozsahu na disketu pro případ jejich následného zpracování na jiném počítači. Poslední vystupující faktura a datum výstupu je zaznamenán v souboru KOFPAR01.DPA. Příště vystoupí ty faktury, které dosud nevystoupily. Chcete-li výstup opakovat, je nutno zrušit parametrický soubor KOFPAR01.DPA. To se provede volbou RUŠENÍ a v ní volbou Parametr. Při nastavení parametru EIM=1 v souboru KOF.CFG vystoupí faktury v zadaném intervalu bez ohledu na stav souboru KOFPAR01.DPA.

6.8

Vstup

Vstup faktur z jiného počítače ( na němž proběhl VÝSTUP ). Vstoupí pouze ty faktury, jejichž číslo se dosud v seznamu faktur nenachází. Tím je vyloučeno zdvojení dat. Při nastavení parametru EIM=1 v souboru KOF.CFG dojde při vstupu faktur k občerstvení již existujících faktur a připojení dosud neexistujících faktur.

35

6.9

Dávka GORDIC

Dávka GORDIC vzniklá v programu KXF se bude párovat s doposud nezaplacenými fakturami. Pokud bude v dávce obsažena platba, která najde odpovídající fakturu v úloze KOF, doplní jí datum zaplacení a změní stav na zaplacená. Vzniknou dva výsledné protokoly. V prvním budou obsaženy všechny úspěšně napárované platby z této dávky při zpracování a na druhém doposud nezpracované platby v dávce GORDIC.

6.10 Rušení Představuje možnost vymazání celých souborů podle submenu: FAKTURY ODBĚRATELÉ FAKTUROVANÉ POLOŽKY ÚČTY STŘEDISKA JMÉNA PARAMETRY Po volbě některého ze submenu následuje dotaz : „Opravdu chcete zrušit ( vymazat ) soubor ...... A/N?“. Po kladné odpovědi následuje další dotaz : „ Ještě jednou se ptám. Opravdu zrušit soubor ......... A/N? “.

6.11 Nový rok Tato volba slouží k přesunu dat uplynulého roku do záložního podadresáře KOFrrrr a k přípravě dat nového roku. Dále je vytvořen soubor KOFrrrr.PTH, který ukazuje na data uzavřeného roku rrrr v podadresáři KOFrrrr. K přechodu do minulých let slouží volba ZMĚNA ROKU. Z minulého roku zůstávají všechny číselníky ( mimo souboru faktur ) a navíc v číselníku odběratelů dojde k přesunu částek Letos odebral do Loni odebral a z Letos zaplatil do Loni zaplatil. Pokud některý číselník v novém roce nebude vyhovovat, lze ho vymazat volbou RUŠENÍ viz 6.10.

6.12 Změna roku Úloha vždy po spuštění pracuje s daty aktuálního roku ( tj. s daty, kam ukazuje soubor KOF.PTH, nebo když neexistuje , tak s daty v adresáři, kde je umístěn soubor KOF.EXE ). Data minulých let jsou uložena v podadresářích KOFrrrr, kam se přesunou při zakládání nového roku. Po zadání roku, ke kterému existuje soubor KOFrrrr.PTH, úloha pracuje s daty daného roku. Pokud chcete opět pracovat s daty aktuálního roku, zadejte aktuální rok.

36

7

POPIS ŘÍDÍCÍCH SOUBORŮ

7.1

Obecně o pojmenování souborů

Název jakéhokoliv souboru se skládá ze jména ( max. 8 míst ) a přípony ( max. 3 místa ), oddělených od sebe tečkou takto : xxxxxxxx.xxx např. KOFC0001.D00, KOFO0001.DAT Více souborů se společnými znaky ve jménech se dá při vyvolávání, případně kopírování a dalších operacích zastoupit tzv. maskou. * značí vždy všechny varianty různého počtu znaků až do konce jména nebo přípony souboru ? nahrazuje právě jeden znak v názvu nebo příponě souboru Příklady názvů souborů KOFF0001.DAT, KOF.EXE, KOFPAR01.DPA, KOFC0001.DAT atd. Příklady masek, které vždy reprezentují více souborů se společnými znaky ve svém názvu : maska KOFF*.* - znamená, že jde o všechny soubory, které mají v počátku názvu KOFF a potom libovolný počet a druh znaků zastoupených hvězdičkou až po tečku ( nejvíce do počtu osm ) a za tečkou zase libovolný počet znaků ( nejvíce do počtu tři ) maska KOFF*.?A? - znamená, že jde o všechny soubory, jejichž název začíná KOFD a libovolný počet a druh až po tečku a v příponě je uprostřed písmeno A maska K*.* - znamená, že zastupuje všechny soubory, u nichž je v názvu na prvním písmeno K a dále cokoliv !!! Nikdy však nemůže být napsána maska souborů takto : KOF*??.* nebo KOF??*.*?? nebo KOF*?.* Hvězdička musí být vždy uvedena jako poslední před koncem jména nebo přípony souborů !

7.2

Popis souborů KOF

Tvůrce programu přidělil každému souboru určitý název - všechny soubory mají společné, že první tři písmena v názvu odpovídají zkratce úlohy, tedy “KOF“. Rozdělení souborů je následující : • programové soubory WKOF.EXE • hlavní řídící soubory KOF.PSW - soubor pro definování přístupových kódů úlohy KOF.PTH - soubor definující nastavení cest, adresářů a podadresářů KOF.CFG - soubor pro definování různých konfigurací ( viz 7.3 ) KOF.PAR - soubor obsahující hlavní parametry úlohy ( viz 6.1 ) KOFR.PAR - soubor obsahující poslední čísla řad norm.a pen faktur (viz 1.2) KOF.PEN - soubor obsahující parametry pro vystavování pen. faktur KOF.STR - soubory proměnných, nutných pro vytváření tiskových sestav užívaných ve formátových souborech KOF*.FRM KOF.PCV - soubor pro definování způsobu dopravy WKOF.GOR - soubor obsahuje instalační parametry programu KOF.MSL, KOF.MSH - soubory semaforů ( pro síťovou verzi ) ERROR.MSG - soubor chybových hlášení pro prohlížeč a generátor • soubory číselníků KOFO0001.DAT - soubory odběratelů KOFO0001.D00 KOFO0001.D01 KOFP0001.DAT - soubory fakturovaných položek KOFP0001.D01 KOFP0001.D02 KOFV0001.DAT - soubory vlastních účtů organizace KOFV0001.D00 KOFT0001.DAT - soubory středisek KOFT0001.D00

37

KOFJ0001.DAT - soubory jmen fakturujících KOFJ0001.D00 • vlastní soubory dat KOF KOFF0001.DAT - soubory hlaviček faktur KOFF0001.D00 KOFF0001.D01 KOFC0001.DAT - soubory nafakturovaných položek KOFC0001.D00 KOFH0001.DAT - soubory historie plateb KOFH0001.D00 KOFH0001.D01 • parametrický soubor výstupu faktur KOFPAR01.DPA

7.3

Konfigurační soubor KOF.CFG

Pomocí konfiguračního souboru lze předefinovat některé, programem určené postupy, a tak při instalaci u uživatele co nejvíce vyhovět jeho přáním. Zároveň může v některých případech sloužit k úpravě metodiky. Tento soubor je v ASCII tvaru. Pro jeho úpravu použijte vestavěný editor ( viz 6.2.2 ) a tvar souboru může být například tento : SPL=14 ZAO=100 Každý parametr je na novém řádku, mezery vedle znaku = nevadí. ♦ Parametr “ CDO “ Tento parametr zapíná možnost zadávat číslo účetního dokladu při zaplacení faktury. Dá se použít v případě, že se nebudete využívat účetnictví v programu KOF. Tím se ovšem ztrácí možnost kontroly na duplicitu čísla účetního dokladu. 0 - přednastaveno ( číslo dokladu se nebude zadávat ) 1 - číslo dokladu možno zadávat (stav faktury bude „zaplacená“) ♦ Parametr “ EIM “ Tento parametr řídí chování exportu a importu faktur. 0 - přednastaveno – vystoupí pouze faktury pořízené od posledního výstupu,při importu ze zapíší pouze nové faktury 1 – vystoupí faktury v libovolně zadaném intervalu, při importu se již existující faktury občerství a nové připojí ♦ Parametr “ ICF “ Tento parametr zapíná možnost předplňovat následující volné číslo řady faktur při zapsání jednoznačného začátku .číselné řady a stisku klávesy “+“. Podmínkou správné funkce je stejná délka navolených číselných řad např. 20001001 a 20002001. Obsluha pořizující řadu 20002 zadá 20002 a stiskne klávesu “+“. Tím získá první volné číslo z řady 20002. 0 - přednastaveno – předplňuje se číslo poslední pořízené faktury zvětšené o jedničku. Klávesa “+“ není funkční 1 – číslo faktury není předplňováno, možno zadat začátek číselné řady a stiskem klávesy “+“se předplní nové číslo dané řady ♦ Parametr “ LPE “ Tento parametrem ovlivňuje limit penalizace - od jaké částky se má penalizovat ( generovat penalizační faktura ) neuveden - přednastaveno – penalizační faktura se generuje, pokud bude na větší částku než 0 XX - penalizační faktura se generuje, pokud bude na větší částku nebo rovna částce XX ♦ Parametr “ MDS “ Tento parametrem ovlivňuje maximální počet řádků na stránku v tiskových sestavách neuveden - přednastaveno 65řádků ♦ Parametr “ NDP “ Tímto parametrem se ovlivňuje pořizování data zdanitelného plnění. 0 - přednastaveno - datum zdanitelného plnění se rovná datu vystavení 1 - datum zdanitelného plnění bude prázdné - vhodné pro neplátce DPH ♦ Parametr “ PDE “ Parametr nastavuje počet desetinných míst u počtu fakturovaných položek. Přednastavena hodnota PDE=2.

38

♦ Parametr “ PMB “ Tímto parametrem lze nastavit počet dní pro převod mezi bankami. O tuto hodnotu se snižuje počet penalizovaných dní při vystavování záloh na penále a penále. Přednastavena je hodnota 0. ♦ Parametr “ POI “ Tento parametr řídí chování výběru z číselníku odběratelů pro některé tiskové sestavy , kteří mají stejné IČO. 0 - přednastaveno – nepoužívá více adres pro jedno IČO 1 – používá více adres pro jedno IČO ♦ Parametr “ PUC “ Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit přenos textů do popisu řádku účetního dokladu. 0 - přednastaveno – neprobíhá 1 – do popisu řádku dokladu UCR se předává název položky 2 - do popisu řádku dokladu UCR se předává název položky a kód položky ♦ Parametr “ RPE “ Tento parametr umožňuje zadat samostatnou číselnou řadu pro penalizační faktury v menu Faktura – VystaveníPe – Parametry. Poslední použitá čísla faktur jsou uloženy v binárním souboru KOFR.PAR. 0 – přednastaveno – pro penalizační faktury není samostatná řada 1 – pro penalizační faktury lze nastavit samostatnou řadu faktur ♦ Parametr “ RPF “ Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit režim automatického párování faktur. 0 – přednastaveno -fak=placena 1 – fak!=plac ♦ Parametr “ SPL “ Tímto parametrem lze ovlivnit počet dní splatnosti automaticky připočítávaný programem k datu odeslání faktury. Přednastavena je hodnota 14. KofCFGSpl : B1 = 14; Příklad : pokud uvedeme SPL=10, pak se k datu odeslání faktury automaticky připočítá tato hodnota a výsledné datum splatnosti zapíše do pole pro pořizování data splatnosti Obsluha může toto datum přepsat podle své potřeby. ♦ Parametr “ TUC “ Zadáním tohoto parametru lze ovlivnit přenos textů do popisu účetního dokladu. 0 - přednastaveno – neprobíhá 1 – do popisu dokladu UCR se předává poznámka 2 – do popisu dokladu UCR se předává poznámka a název odběratele 3 - do popisu dokladu UCR se předává poznámka a název odběratele a IČO odběratele dodělat ♦ Parametr “ UCT “ Tento parametr určuje pohyb faktury v systému. Není-li nastaven, faktura přechází po Vystavení do oddílu Zaplacení. Po zaplacení je cesta faktury v systému ukončena ( stav faktury = faktura zaplacena ). Je-li nastaven, přechází po Vystavení do oddílu Účetnictví1, po zaúčtování následuje Zaplacení. Poté následuje oddíl Účetnictví2. Po zaúčtování je cesta faktury v systému ukončena ( stav faktury - faktura zaúčtována po zaplacení ). 0 - přednastaveno ( UCT nebude využíváno) 1 - UCT bude využíváno, výstup do programu UCR (volán program Wkofucr.exe) ♦ Parametr “ UDP “ Tímto parametrem se ovlivňuje přednastavení měsíce v účetním pořizovači 0 - přednastaveno - předplňuje se datum vystavení 1 - předplňuje se datum zdanitelného plnění ♦ Parametr “ UNF “ Tento parametr určuje, zda lze uložit fakturu s nulovou fakturovanou částkou. 0 - přednastaveno – nelze uložit fakturu s nulovou částkou 1 - lze uložit fakturu s nulovou částkou

39

♦ Parametr ” VNS ” Vícenásobné spuštění úlohy. Pro VNS>0 je při prvním spuštění úlohy vytvořen soubor KOF.VNS v adresáři C:\GORDIC. 0 – přednastaveno-povoleno 1 - varování 2 – blokováno ♦ Parametr “ ZAD “ Parametr nastaví zaokrouhlování celkové fakturované částky vždy dolů. 0 - přednastaveno ( zaokrouhlování podle normálních pravidel ) 1 - zaokrouhlování celkové fakturované částky dolů ♦ Parametr “ ZAH “ Tímto parametrem lze nastavit zaokrouhlení DPH 1 – přednastaveno – zaokrouhluje DPH na desetihaléře nahoru 0 – DPH není zaokrouhlována ♦ Parametr “ ZAO “ Tímto parametrem lze nastavit hodnotu zaokrouhlení celkové ceny faktury. “Velikost“ zaokrouhlení se nastavuje v haléřích. Přednastavena je hodnota 100 ( = 1 Kč ). Příklad : pokud uvedeme ZAO=50, pak bude celková cena faktury zaokrouhlena na 50 haléřů ( 1000.45 -> 1000.50 ) ♦ Parametr “ ZAP “ Tímto parametrem lze nastavit hodnotu zaokrouhlení penalizačních faktur ( záloh na penále a penále ). Funguje stejně jako parametr ZAO. ♦ Parametr “ ZUR “ Tímto parametrem se ovlivňuje rok v programu UCR při přímém vstupu. Parametr „Zaúčtování Uzavřeného Roku“ ovlivňuje do jakých dat UCR bude vstupováno při zaúčtování 0 - přednastaveno - vstup do aktuálního roku programu UCR bez ohledu na zvolený v KOF (běžný rok) 1 - rok v UCR bude odpovídat zvolenému roku v KOF ♦ Parametr “ ZZD “ Tento parametr určuje předplňování hodnoty položky “DPH obsažena“ při pořizování hlavičky faktury. Pokud parametr není nastaven, tak v ceně/jednotku není DPH zahrnuta. (Způsob Zahrnutí DPH v cene/jednotku) 0 - přednastaveno ( není obsažena ) 1 - bude obsažena

40

8

PROHLÍŽEČ SOUBORŮ

Prohlížeč je univerzálním prostředkem pro prohlížení a tisk vytvořených textových souborů či tiskových sestav. Zobrazenou sestavu je možné prohlížet pomocí kurzorových kláves, lze používat horké klávesy pro provedení různých funkcí (viz dále) nebo lze vstoupit do interního menu prohlížeče (stiskem klávesy F10 nebo Alt nebo kliknutím myši na menu). Většina funkcí menu má přiřazenou horkou klávesu, takže uživatel nemusí pro každou funkci vstupovat do interního menu, ale může pouze stisknout příslušnou horkou klávesu (kombinaci kláves). Vstupem do Prohlížeče souborů dochází ke změně prostředí (s vlastním interním menu - popis viz dále), protože tento prohlížeč je zaměřen buď na práci s textovými sestavami a na jejich následný tisk, nebo na práci s grafickými sestavami (XML). Vlastní tisk na tiskárně je řízen systémem Windows. Okno „Prohlížeč souborů“ pro textovou sestavu má následující vzhled:

Okno „Prohlížeč souborů“ pro grafickou sestavu má následující vzhled:

V prohlížeči souborů je možné prohlížet libovolně velké textové soubory, provádět jejich vytištění na tiskárně, případně z nich označením začátku a konce bloku tisknout libovolný úsek. Tyto schopnosti jsou obecně považovány za velký přínos celého systému, který tímto umožňuje obsluze zvýšení operativnosti a racionální využití sestavových výstupů. Dále je možné prohledávat textový soubor pomocí hledání zadaného řetězce (slova), provádět výstupy do programu EXCEL a mnoho dalších funkcí. Manipulace s prohlížečem je možná i prostřednictvím menu, které je zobrazeno v horní části obrazovky. Pokud potřebujeme s určitou funkcí poradit, je možné vyvolat nápovědu pomocí klávesy F1. V nápovědě pak uživatel najde všechny pokyny k ovládání a práci s prohlížečem. L Pokud máme vytvořenou sestavu již zobrazenou na obrazovce a chceme ji vytisknout na tiskárně, postupujeme tímto způsobem: ♦ Zapneme tiskárnu a stiskneme klávesu F10 nebo klávesu ALT nebo klikneme na menu myší a to se zaktivní. ♦ Zvolíme funkci TISK. Objeví se další nabídka. ♦ Prvním řádkem této nabídky je funkce TISKNI (CTRL + P), kterou zvolíme. ♦ Program zobrazí dialogové okno automaticky obsahující předvolenou tiskárnu a její nastavení pro tisk dle seznamu formátů tisku (program vybere první ze seznamu, který vyhovuje rozsahu sestavy tak, aby byla vytištěna celá bez ztráty informací - jedná se o šířku sestavy). V případě, že žádný z nabízených formátů nevyhovuje (sestava je příliš široká), program na to upozorní: „Jen zobrazení – nelze tisknout“ ♦

♦ ♦

Také místo formátu tiskárny se nastaví „Jen zobrazení – nelze tisknout“. Program doplní a zobrazí v prohlížeči sestav červené odrážky signalizující, že případné vytištění stránek by neobsahovalo všechny údaje. Pro vytištění celého rozsahu stránky je nutné vytvořit nový formát stránky, který bude např. naležato nebo jiným fontem písma. Dále je zde možno změnit zvolený formát tisku na jiný, zvolit rozsah tisku, počet kopií a zdroj papíru, případně další možnosti nastavení. Po potvrzení následuje vytištění sestavy na tiskárně.

41

L Ze sestavy je možné vytisknout i určitý úsek - tzv. BLOK a to následujícím způsobem: ♦ Kurzorem najdeme první řádek a sloupec, který chceme tisknout a stiskneme klávesu SHIFT. Klávesu držíme stále stisknutou a šipkou dolů odjedeme na poslední řádek a sloupec úseku sestavy, který ještě chceme tisknout a klávesu SHIFT pustíme. Blok pro tisk lze označit i pomocí myši - najdeme první řádek a sloupec, který chceme tisknout a stiskneme levé tlačítko myši. Tlačítko držíme stále stisknuté a šipkou dolů odjedeme na poslední řádek a sloupec úseku sestavy, který ještě chceme tisknout. Pak levé tlačítko myši uvolníme a tím označíme blok. ♦ Po označení můžeme blok, který je barevně odlišen od ostatního textu, vytisknout na tiskárně. ♦ Další postup je shodný s předchozím popisem tisku celé sestavy. ♦ Kromě jiných nastavení, které je zde možné provést, je pro tisk bloku potřeba vybrat ve skupině Rozsah tisku volbu Označený blok. ♦ Po potvrzení zadání následuje vytištění označeného bloku sestavy na tiskárně.

8.1

Prohlížeč souborů - Popis funkcí

Při horním okraji okna je možno v horizontálním menu volit některou volbu z následujících nabídnutých možností: Soubor Editace Hledání Tisk Pohled Akce Nastavení Nápověda V jednotlivých submenu jsou obsaženy tyto funkce: Ø SOUBOR-OTEVŘI - (CTRL-O) - v prohlížeči můžeme otevřít i jiný soubor, než právě vytvořenou sestavu. Je třeba ale

vědět, v jakém adresáři a pod jakým názvem je která sestava uložena.

Ø SOUBOR-ULOŽ JAKO - (CTRL-S) - nabídne se možnost uložit právě prohlíženou sestavu pod libovolným jménem do

Ø

Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø

Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø

libovolného adresáře v klasickém textovém formátu nebo ve formátu RTF pro přenos do libovolného textového editoru. Pokud uložíme sestavu, jež byla právě vytvořena, pod jiným jménem, zabráníme jejímu zrušení při uzavření prohlížeče! SOUBOR-ODESLAT - (CTRL-M) - možnost odeslání právě prohlíženého souboru pomocí elektronické pošty na libovolnou e-mailovou adresu. Pro plnou funkčnost je nutné mít na počítači již nainstalován prostředek elektronické pošty, který podporuje funkce standardu MAPI ! Nejprve vybereme z adresáře jméno příjemce, kterému bude zpráva určena. Dále již vstoupíme do okna elektronické pošty, kam se soubor přenese z prohlížeče programu a připojí se k textu nové zprávy. Doplníme předmět zprávy a vlastní text zprávy, kam se automaticky dosadí text „Sem můžete napsat zprávu pro příjemce“ (lze přepsat). Potom stačí pouze dodržovat standardní postupy jako při běžné práci s elektronickou poštou. Po stisku tlačítka „Odeslat“ bude zpráva odeslána a my se vrátíme zpět do prohlížeče programu evidence majetku. SOUBOR-KONEC - (ESC) - uzavření prohlížeče souborů, při kterém dojde ke zrušení právě vytvořené sestavy. EDITACE-ZKOPÍROVAT - (CTRL-C) - zkopíruje označený blok do paměti. EDITACE-ZRUŠIT OZNAČENÍ - (CTRL-H) - zruší označení bloku. EDITACE-OZNAČIT CELOU STRANU - (CTRL-Z) - označí celou stranu. EDITACE-OZNAČIT CELÝ DOKUMENT - (CTRL-A) - označí celý dokument. EDITACE-ULOŽIT OZNAČENÍ - uloží obsah označeného bloku do libovolného souboru (postup označení bloku popis viz výše). HLEDÁNÍ-HLEDAT - (CTRL-F) - hledání řetězce v dokumentu. Slouží k vyhledání řetězce znaků v textovém souboru. Po zadání hledaného řetězce je dle nastavení procházen celý soubor nebo jen jeho část od pozice kurzoru do konce souboru a po nalezení je zobrazen první shodný text. Při porovnávání záleží také na nastavení, zda jsou rozlišována malá a velká písmena abecedy a zda zadaný řetězec může být částí slova. Pokračování v prohledávání dokumentu zabezpečí klávesa F3. HLEDÁNÍ-DALŠÍ VÝSKYT - (F3) - další výskyt hledaného řetězce v dokumentu. HLEDÁNÍ-JDI NA STRANU - (CTRL-N) - zobrazí zadanou stranu v prohlížeči. TISK-TISKNI - (CTRL-P) - tisk dokumentu nebo jeho části. TISK-NASTAVENÍ TISKÁRNY - (CTRL-T) - výběr a nastavení tiskárny. TISK-VÝBĚR FORMÁTU TISKU - (CTRL-Q) - výběr formátů tisku (standardní, zhuštěný, naležato, malé písmo apod.) POHLED-LUPA - (CTRL-L) - přepínač zobrazení (100% zobrazení nebo náhled na celou stranu). POHLED-PŘIBLÍŽIT - (CTRL-I) - zvětšování sestavy o 10 %. POHLED-ODDÁLIT - (CTRL-U) - zmenšování sestavy o 10 %. AKCE-EXPORT DO EXCELU - (CTRL-E) - vyexportuje soubor do formátu XLS.

42

Ø NASTAVENÍ-NASTAVENÍ FORMÁTU TISKU - možnost nastavení, editování nebo přidání nového formátu pro

příslušnou tiskárnu.

Ø NÁPOVĚDA-REJSTŘÍK - (F1) - pro bližší seznámení s dalšími funkcemi prohlížeče doporučujeme seznámit se

s nápovědou, která obsahuje seznam hesel nápovědy a jejich podrobný popis.

Ø NÁPOVĚDA-O PROGRAMU - informace o programové verzi prohlížeče souborů. Ø NÁPOVĚDA-PLUG-INY či Zásuvné moduly - informace o interních programových modulech prohlížeče souborů.

8.2

Export dat do Excelu

L Pro exportování dat prostřednictvím prohlížeče souborů při použití editoru exportního formátu platí: ♦ Pro export jsou vhodné sestavy, které mají pevnou strukturu sloupců; ♦ V případě, že sestava obsahuje jakýkoli charakter nadpisů, který se vymyká obecně platnému formátu sloupců sestavy, je zapotřebí provést úpravy v Excelu do jejich správného tvaru; ♦ Formát buněk v Excelu je nastaven na TEXT z důvodu správnosti výsledků exportu. Pokud si uživatel přeje provádět nad exportovanými čísly matematické operace, je zapotřebí v Excelu změnit formát buněk na číselný; ♦ V případě, že sestava obsahuje hlavičku na každém řádku, je možné ji při exportu do Excelu ignorovat.

8.2.1

Postup při exportu dat

L Export dat do Excelu je možno provést následujícím postupem: ♦ Vygeneruje se jakákoli sestava nebo se otevře jakýkoli soubor textového charakteru a zobrazí se v prohlížeči textových souborů; ♦ Provede se volba AKCE-EXPORT DO EXCELU; ♦ Vybere se požadovaný exportní formát; ♦ Automaticky se otevře Excel a provede se případné uložení souboru nebo i úprava výstupu již v Excelu. L V případě, že není k dispozici odpovídající exportní formát, postupujeme podle následujícího postupu: ♦ Vygeneruje se jakákoli sestava nebo se otevře jakýkoli soubor textového charakteru a zobrazí se v prohlížeči textových souborů; ♦ Provede se volba AKCE-EXPORT DO EXCELU; ♦ V případě editace stávajícího exportního formátu se vybere požadovaný exportní formát a stiskne se tlačítko Editovat. V případě nového formátu se stávající formát nevybírá a klikne se na tlačítko Nový; ♦ Provede se činnost popsaná v části Návod k editaci výstupního formátu a po ukončení editace se vybere nový formát; ♦ Automaticky se otevře Excel a provede se případné uložení souboru nebo i úprava výstupu již v Excelu.

8.2.2

Návod k editaci výstupního formátu

Editace výstupního formátu se provádí v prostředí editoru. Do prostředí editoru výstupního formátu je možno vstoupit po kliknutí na tlačítko Nový nebo na tlačítko Editovat v okně „Export do Excelu“.

Po kliknutí na některé z výše zmíněných tlačítek se otevře okno editace formátu výstupních sestav. V případě na kliknutí na tlačítko Nový se v tomto okně objeví první (vzorová) stránka sestavy, která má vystoupit do Excelu. V případě kliknutí na tlačítko Editovat se navíc zobrazí nastavení editovaného formátu. Editace sestavy do formy pro Excel spočívá ve výběru sloupců ze sestavy, které mají být přeneseny do Excelu. Sloupec číslo 1 se přenese jako sloupec A, sloupec číslo 2 jako sloupec B atp. Sloupce se mohou vzájemně překrývat, tj. některé údaje mohou být přeneseny několikrát.

43

Grafické nastavení formátu Editor výstupních formátů je zobrazen na následujícím obrázku:

Prostřednictvím myši je možno založit a editovat hlavičku sestavy a jednotlivé sloupce. Sloupce je dále možno posunout tažením, hlavička začíná vždy na úrovni horního okraje stránky. Po kliknutí na pravé tlačítko myši nad sloupcem se objeví menu na obrázku. Volba SMAZAT smaže daný sloupec. Volby PŘESUNOUT NAHORU a PŘESUNOUT DOLŮ mají význam v případě, kdy se několik sloupců vzájemně překrývá. V hlavičce obrazovky se nachází pole Formát, ve kterém je zaznamenán editovaný formát sestavy. Volba Zobrazit podrobnosti slouží k převedení editoru do numerického režimu nastavení formátu. Tlačítka OK a Zrušit slouží k ukončení práce v editoru, tlačítko Nápověda slouží k vyvolání nápovědy. Nastavení hlavičky Hlavička se nastaví prostřednictvím tažení myši při tvaru kurzoru myši dvojitá šipka nahoru a dolů od horního okraje stránky. Řádky označené hlavičkou se neexportují. Platí to pro všechny strany sestavy. Nový sloupec Nový sloupec se vytvoří kliknutím na libovolné místo první, vzorové stránky zobrazené v editoru výstupních formátů a tažením myši doprava nebo doleva. Při volbě jednoho ze směrů tažení myši se objeví slabě červené podbarvení vybraných sloupců. Směr tažení myši již nelze změnit; pokud byl sloupec vytvořen tažením myší doleva, nelze jej změnit na tažení doprava od původního bodu. V případě, že byl sloupec takto vytvořen v nesprávném směru, využijeme možnosti změn šířky sloupce nebo možnosti posunu sloupce. Posun sloupce Při přejezdu kurzorem myši nad vytvořeným sloupcem se tvar kurzoru změní z původní šipky na kříž. Při kurzoru ve tvaru kříže je možné stiskem levého tlačítka myši sloupec uchopit a tažením myší jej přesunout do požadované polohy.

44

Změny šířky sloupce Při přejezdu nad okrajem zvýrazněné plochy sloupce se kurzor myši změní z původní šipky na tvar dvojité šipky s hroty orientovanými vlevo a vpravo. Při tomto tvaru kurzoru myši je možné stiskem levého tlačítka myši a tažením upravit okraj aktivního sloupce. Změna polohy sloupce V případě, že se sloupce překrývají, má význam jejich poloha, tj. jeden ze sloupců je "níže" a druhý ze sloupců je "výše" - sloupec, který je výše je celý viditelný, kdežto sloupec, který je níže je zobrazen pouze po tu část, jež je překryta vyšším sloupcem. Po nastavení kurzoru nad daný sloupec (kurzor ve tvaru kříže) a kliknutí na pravé tlačítko myši se objeví nabídka, která umožňuje změnit viditelnost sloupce. Po volbě nabídky "Přesunout dopředu" je skrytý sloupec přesunut výše, tj. je celý viditelný. Po volbě nabídky "Přesunout dozadu" je sloupec přesunut níže, tedy je viditelná pouze ta část sloupce, která není překryta jinými sloupci. Odstranění sloupce Po nastavení kurzoru myši nad daný sloupec (kurzor ve tvaru kříže) je možné po stisknutí pravého tlačítka myši vybrat volbu nabídky Smazat, čímž dojde k odstranění sloupce. Ukončení editace Editace se ukončí kliknutím na tlačítko OK v případě, že si uživatel přeje uložit změny, nebo na tlačítko Zrušit v případě, že změny nemají být uloženy.

Numerické nastavení formátu Do numerického režimu se program převede po zatržení volby Zobrazit podrobnosti. Ve skupině Parametry pro export se nachází volba Počet řádků hlavičky, sloužící k zadání nebo ke zobrazení počtu

řádku hlavičky. Tlačítko Přidat slouží k přidání dalšího sloupce. Dále jsou přítomny volby Sloupec 1 až Sloupec n, podle počtu vytvořených sloupců. Pro každý sloupec jsou zobrazeny pole Od pozice a pole Do pozice, ve kterých jsou zobrazeny příslušné souřadnice daného sloupce. Dále je ke každému sloupci k dispozici tlačítko se symbolem popelnice sloužící k odstranění sloupce.

45

Nastavení hlavičky Hlavička se nastaví prostřednictvím zadání čísla do odpovídajícího pole prostřednictvím klávesnice nebo vložením čísla z klávesnice. Řádky označené hlavičkou se neexportují. Platí to pro všechny strany sestavy. Nový sloupec Nový sloupec se vytvoří kliknutím na tlačítko Přidat. Změny šířky sloupce Souřadnice počátku a konce sloupce je nutné zadat do odpovídajících polí buď prostřednictvím označení čísla v poli a přepsáním z klávesnice nebo pomocí odpovídajících šipek. Posun sloupce Sloupec je nutné přesunout prostřednictvím nového nastavení jeho levého a pravého okraje. Odstranění sloupce Daný sloupec je možné smazat prostřednictvím kliknutí na tlačítko se symbolem popelnice. Ukončení editace Editace se ukončí kliknutím na tlačítko OK v případě, že si uživatel přeje uložit změny, nebo na tlačítko Zrušit v případě, že změny nemají být uloženy.

46

9 9.1

EDITOR SOUBORŮ Otevření textového souboru

Tato funkce umožňuje vytvářet nové textové soubory nebo opravovat již existující textové soubory na pevném disku počítače (nebo i na disketě). Může se jednat o úpravu nebo tvorbu formátů výstupů, o dodatečné úpravy výstupů zapsaných do souboru, o změnu hodnot v konfiguračních souborech nebo o opravy zcela jiných textových souborů. Po výběru funkce v menu SOUHRN-EDITOR se zobrazí dialogové okno „Otevření textového souboru“, kde je třeba vybrat soubor k editaci. V okně se zobrazí všechny soubory vyhovující přednastavenému typu souborů. V položce okna Soubory typu je možné přednastavený typ zobrazovaných souborů změnit za jiný. Tlačítkem Otevřít nebo stiskem klávesy Enter nebo dvojklikem na jménu souboru provedeme otevření vybraného souboru k editaci (opravě), případně otevřeme nový neexistující soubor .

9.2

EDITOR - Popis funkcí

Při horním okraji okna je možné výběrem položky v horizontálním menu otevřít libovolné submenu s nabídkou funkcí: Soubor Úpravy Hledání Volby Nápověda V jednotlivých submenu editoru jsou obsaženy tyto funkce: Ø SOUBOR-NOVÝ - v editoru otevřeme zcela nový soubor, do kterého můžeme napořizovat libovolný text. V hlavičce editoru se objeví dočasný název „Nepojmenovaný“. Tento dočasný název souboru program nabídne k přejmenování při prvním uložení souboru . Ø SOUBOR-OTEVŘÍT - (F3) - v editoru otevřeme jiný, již vytvořený soubor. Je třeba ale vědět, v jakém adresáři a pod jakým názvem je tento soubor uložen. Ø SOUBOR-ULOŽIT - (F2) - uložení právě editovaného souboru pod aktuálním jménem do aktuálního adresáře. Pokud je ukládán nový soubor „Nepojmenovaný“, program nabídne dialogové okno. Ø SOUBOR-ULOŽIT JAKO - (CTRL-F2) - nabídne se možnost uložit právě editovaný soubor pod libovolným jménem v klasickém textovém formátu nebo v jiném vybraném formátu. Ø SOUBOR-TISK - (CTRL-P) - nabídne se možnost tisku celého souboru a nebo (je-li označen blok) jen jeho vybrané části, v zadaném počtu kopií. Ø SOUBOR-NASTAVENÍ TISKU - výběr a nastavení tiskárny, výběr formátu a orientace papíru . Ø SOUBOR-ODESLAT - (CTRL-M) - možnost odeslání právě zobrazeného (editovaného) souboru pomocí elektronické pošty na libovolnou e-mailovou adresu. Pro plnou funkčnost je nutné mít na počítači již nainstalován prostředek elektronické pošty, který podporuje standardy MAPI! Nejprve vybereme z adresáře jméno příjemce, kterému bude zpráva určena. Dále již vstoupíme do okna elektronické pošty, kam se soubor přenese z editoru programu a připojí se k textu nové zprávy. Doplníme předmět zprávy a vlastní text zprávy, kam se automaticky dosadí text „Sem můžete napsat zprávu pro příjemce“ (lze přepsat). Potom stačí pouze dodržovat standardní postupy jako při běžné práci s elektronickou poštou. Po stisku tlačítka ODESLAT bude zpráva odeslána a my se vrátíme zpět do editoru programu. Ø SOUBOR-KONEC - (ESC) - uzavření okna editoru a návrat zpět do hlavního menu. Pokud byly ještě po posledním uložení souboru provedeny nějaké změny, program se dotáže, zda má tyto změny do souboru uložit . Ø ÚPRAVY-ZPĚT - (CTRL-Z) - pokud jsme provedli při psaní do souboru nějaký chybný krok a chceme se před něj vrátit, pomocí této funkce se můžeme vrátit o několik kroků zpět. Ø ÚPRAVY-ZNOVU - (CTRL-SHIFT-Z) - pokud jsme zjistili, že krok, před který jsme se pomocí předchozí funkce vrátili, nebyl chybný, ale byl v pořád-ku, pomocí této funkce se můžeme vrátit o několik kroků vpřed. (Funkce pracuje ve smyslu „Odvolávám, co jsem odvolal a slibuji, co jsem slíbil.“) Ø ÚPRAVY-VYJMOUT - (CTRL-X) - smaže označený blok a uloží jej do paměti. Ø ÚPRAVY-KOPÍROVAT - (CTRL-C) - uloží označený blok do paměti. Ø ÚPRAVY-VLOŽIT - (CTRL-V) - zkopíruje blok z paměti do místa souboru, kde právě stojí kurzor. Ø ÚPRAVY-SMAZAT - (DEL) - pokud je označen blok, smaže označený blok; pokud není označen, smaže pouze jeden znak za kurzorem. Ø ÚPRAVY-VYBRAT VŠE - označí celý soubor jako blok (postup označení bloku - popis viz níže). Ø HLEDÁNÍ-NAJÍT - (CTRL-F) - slouží k vyhledání řetězce znaků v textovém souboru. Po zadání hledaného řetězce je dle nastavení procházen celý soubor (globální vyhledávání) nebo jen jeho část od pozice kurzoru (hledání pouze

47

Ø

Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø

směrem vpřed nebo směrem vzad) a po nalezení je zobrazen první shodný text. Při porovnávání záleží také na nastavení, zda jsou rozlišována malá a velká písmena abecedy. Po nalezení výskytu řetězce je tento v souboru zobrazen a inverzně odlišen. Pokračování v prohledávání dokumentu zabezpečí stisk kombinace kláves CTRLL. HLEDÁNÍ-ZAMĚNIT - (CTRL-A) - nahrazení určitého hledaného řetězce (textu) v souboru řetězcem (textem) jiným. Po zadání hledaného řetězce je dle nastavení procházen celý soubor (globální vyhledávání) nebo jen jeho část od pozice kurzoru (hledání pouze směrem vpřed nebo směrem vzad). Při porovnávání záleží také na nastavení, zda jsou rozlišována malá a velká písmena abecedy a zda zadaný řetězec musí být celé slovo nebo může být i částí slova. Po nalezení prvního výskytu řetězce je tento v souboru zobrazen a inverzně odlišen. Program se dotáže, zda nahradit zobrazený text řetězcem jiným a po kladné odpovědi provede záměnu. Poté program hledá další výskyty řetězce a při každém výskytu vždy znovu zobrazí dotaz na jeho nahrazení. Pokud ovšem při zadávání řetězců v okně „Nahrazení textu textem“ klikneme na tlačítko VŠE, dojde k okamžitému nahrazení všech výskytů řetězce v celém souboru nebo v jeho části (dle zadání). HLEDÁNÍ-NAJÍT DALŠÍ - (CTRL-L) - najde další výskyt hledaného řetězce v souboru. HLEDÁNÍ-JDI NA - (CTRL-G) - zadání čísla řádku - najde a zobrazí n-tý řádek souboru a nastaví na něj kurzor. VOLBY-VYTVOŘIT ZÁLOŽNÍ SOUBOR - přepínač - pokud zapneme tuto volbu, pak při každém uložení editovaného souboru bude docházet zároveň k ukládání původní verze do záložního *.BAK souboru (před položkou v menu se zobrazí znak „"“). VOLBY-PÍSMO - volba písma (typ písma, styl, řez, velikost, barva, skript); VOLBY-TABULÁTORY - volba typu použitých tabelátorů (pevné, reálné, smart, podle uživatelského nastavení). VOLBY-ZAROVNÁNÍ - volba zarovnání dokumentu (do okna, do sloupce). VOLBY-WORDSTAR PŘÍKAZY - možnost používání WordStar příkazů (při aktivaci volby se před položkou v menu zobrazí znak „"“). NÁPOVĚDA - popis funkcí, ovládacích prvků a částí okna editoru souborů.

Textový soubor v okně je možné libovolně upravovat a po ukončení editace je třeba jej uložit. Pokud tak z nějakého důvodu neučiníme sami, program pozná, že soubor nebyl uložen a sám se před ukončením funkce ještě zeptá: "Text byl změněn, uložit Ano/Ne ?" Po kladné odpovědi dojde k uložení editovaného (resp. nově vytvořeného) souboru a návratu zpět do hlavního menu. Poznámka: Pokud po stisknutí klávesy ENTER editor nevloží do souboru další řádek, je třeba stisknout INSERT (změní se režim přepisu na režim vkládání). Maximální velikost editovaného souboru je 16 MB ! L OZNAČENÍ BLOKU Kurzorem najdeme první řádek a sloupec (začátek bloku), který chceme označit a stiskneme klávesu SHIFT. Klávesu držíme stále stisknutou a šipkou dolů odjedeme na poslední řádek a sloupec úseku souboru (konec bloku), který ještě chceme tisknout a klávesu SHIFT pustíme. Blok pro tisk lze označit i pomocí myši - najdeme první řádek a sloupec (začátek bloku), který chceme tisknout a stiskneme levé tlačítko myši. Tlačítko držíme stále stisknuté a šipkou dolů odjedeme na poslední řádek a sloupec úseku souboru (konec bloku), který ještě chceme tisknout. Pak levé tlačítko myši uvolníme a tím označíme blok.

48